HoCHTieF Facility Management GmbH - Avantum.de

avantum
Best Practice in
Performance-Management
Aus drei mach eins:
die erfolgreiche Verschmelzung
dreier Controllingsysteme
HoCHTieF Facility Management GmbH – Service rund um Gebäude
im Controlling ordnung schaffen
Sammeln, sortieren und einpflegen für optimales Reporting
Konsistente Daten, einfach aufbereitet
Flexibilität zahlt sich aus
Kundennutzen im Überblick
„Der kompetente Support, die reibungslose Einführung
des neuen Systems und die fundierten Schulungen
durch avantum consult haben aus der Zwischenlösung
längst eine etablierte Dauerlösung gemacht.“
Birgit Schade
Leiterin Controlling, HOCHTIEF Facility Management GmbH

Aus drei mach eins: die erfolgreiche Verschmelzung
dreier Controllingsysteme
Drei unterschiedliche Controllingsysteme sollen zentral an die Konzern-
mutter berichten – nach Handelsgesetzbuch (HGB) und International Fi-
nancial Reporting Standards (IFRS). Das war die wichtigste Vorgabe von
HOCHTIEF Facility Management GmbH (HT FM) nach einem Merger mit
zwei Partnern. Mit Hilfe von avantum consult führt das Unternehmen
nun alle relevanten Daten über Schnittstellen aus den verschiedenen Systemen
zusammen. Zudem sparen automatisierte Prozesse Zeit, vermeiden
Fehler und schaffen Transparenz.
HoCHTieF Facility Management GmbH –
Service rund um Gebäude
HOCHTIEF Facility Management GmbH ist einer der führenden Anbieter
integrierter Facility-Management-Lösungen in Europa. Mit etwa 5.500
Mitarbeitern werden Leistungen in Branchensegmenten wie Automotive,
Chemisch/pharmazeutischer Industrie, Elektrotechnik/Halbleiterindustrie,
Finanzdienstleister/Immobilieninvestoren, Airports/Aviation, Gesundheitswesen
und Sportstätten erbracht. Die Lösungen von HOCHTIEF Facility
im Controlling ordnung schaffen
Seit 2004 gehören die ehemaligen Facility-Management-Sparten von
Siemens und Lufthansa zum Unternehmen. Beim Zusammenschluss
trafen nicht nur drei Unternehmenskulturen, sondern auch unterschiedliche
technische Systeme aufeinander. Jede Gesellschaft arbeitete mit
eigenen Buchhaltungs- und Controllingsystemen – das bedeutete beispielsweise
jeweils drei unterschiedliche Kontenpläne, Kostenstellen,
Gliederungen und Abrechnungsverfahren. So mussten die Controller
die nötigen Daten für eine Umsatzbetrachtung aus allen drei Syste-
Abb. 2: Die Projektstrukturen in den drei Unternehmen der
HT FM-Gruppe sind unterschiedlich angelegt
Abb. 1: Positionierung von HT FM als starke Marke durch Ver-
schmelzung mit Siemens Gebäudemanagement und Lufthansa
Gebäudemanagement
Management GmbH gehen deutlich über den Ansatz des klassischen
Facility-Managements hinaus. Das Unternehmen betrachtet Gebäude,
Liegenschaften sowie Prozesse und Anlagen ganzheitlich. Neben der
Zentrale in Essen befinden sich weitere Standorte in Deutschland sowie
zusätzliche Gesellschaften im Ausland.
men manuell zusammenstellen und danach zentral zusammenführen.
Im September 2005 entschied sich HOCHTIEF Facility Management
GmbH, eine bedarfsgerechte Lösung zu implementieren, die ab Februar
2006 einsatzfähig sein sollte. avantum consult entwickelte daraufhin
eine Plattform für Controlling und Reporting, die alle relevanten Daten
aus den drei bestehenden Buchhaltungssystemen vereint und in die gemeinsame
Schnittstelle des Konzernberichtssystems (HACE) einbringt.
Abb. 3: Beim Datenimport erfolgen die Zusammenführung und
Harmonisierung der Buchungsdaten aus den drei Quellsystemen
über Umsatztabellen in eine gemeinsame Buchungsdatenbank

Sammeln, sortieren und einpflegen für optimales Reporting
Die zwei Hauptziele der neuen Lösung waren, die Berichtsfähigkeit herzustellen
und die Management- sowie Gesellschaftsstrukturen abzubilden,
obwohl diese in den drei ERP-Systemen noch gar nicht umgesetzt waren.
Um den knappen Zeitrahmen einhalten zu können, ließ avantum consult
die operativen Systeme zunächst im Einsatz. Darauf aufbauend stellt nun
ein Management-Informationssystem (MIS) die neuen Strukturen dar. Es
verknüpft die heterogenen Daten der Vorsysteme mit HACE. Herzstücke
sind die Tools PPConsis und PPFinance. Diese ermöglichen es beispielsweise,
die Daten aus den Finanzbuchhaltungsmodulen zu verarbeiten und
nach HGB oder IFRS zu berichten – sowohl per Einzelabschluss als auch
auf Konzernebene als Gesamtabschluss.
Konsistente Daten, einfach aufbereitet
Ergebnis ist eine einheitliche Datenbasis, aus der die Controller von
HOCHTIEF Facility Management GmbH nun einfach Berichte erstellen
und Daten abfragen können – sowohl im hauseigenen Controllingberichtssystem
als auch im konzernweiten Reportingsystem. Zudem deckt
das neue System Differenzen zwischen der Finanzbuchhaltung und den
Controllingmodulen auf. Eine wichtige Vorgabe für avantum consult war
auch, die Nutzerfreundlichkeit sicherzustellen und damit ungeachtet der
kurzen Einführungsphase für eine hohe Akzeptanz zu sorgen. Das gelang
vor allem durch den integrativen Beratungsansatz von avantum consult,
der von Beginn an auf eine konsequente Einbindung der Mitarbeiter in
die Konzeption setzte. Die Implementierung einer Bedienoberfläche, die
das Look-and-feel der firmeneigenen Website aufweist und weitgehend
selbsterklärend ist, erhöhte die Akzeptanz der Nutzer. So konnte der
Schulungsbedarf für die Mitarbeiter auf einem sehr niedrigen und damit
Kosten sparenden Niveau gehalten werden. Die neue Lösung ist so gestaltet,
dass HOCHTIEF Facility Management GmbH auch seine ausländischen
Gesellschaften problemlos integrieren kann.
Flexibilität zahlt sich aus
Der ambitionierte Zeitplan verlangte dem Unternehmen und avantum
consult sehr viel Flexibilität ab. Insbesondere durch agile Methoden bei
der Projektsteuerung, also praxisorientierte und unbürokratische Prozesse,
sowie kurze Entscheidungswege konnte der Ablauf hocheffizient
gestaltet werden. Im Vordergrund standen die Ziele des Projekts. So war
es möglich, wie geplant zum 1. Februar zu starten.
Kundennutzen im Überblick:
Reporting- und Controllingplattform über die drei unabhängigen Vor-
systeme hinweg
Erhebliche Zeitersparnis durch dezentrale Datenerfassung und -aus-
wertung, Vermeidung von Kommunikationsaufwand und Medien-
brüchen
Zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten mit höherer Detaillierung
durch die Zwischenschaltung der Data-Staging-Area zwischen die
drei Systeme und das MIS
Vereinfachung der Meldung in das Konzernberichtssystem HACE durch
Harmonisierung der Vorsystemdaten in der Data-Staging-Area
Im Zuge der Umstellung mussten die Essener mit Hilfe von avantum consult
zahlreiche Klippen umschiffen. So wurden etwa Daten erfasst und gleichzeitig
bereits Strukturen geändert. Auch gestaltete sich das Sammeln und
Vereinheitlichen der Daten aus den Vorsystemen komplexer als geplant.
Durch die bisherige Unabhängigkeit der Firmen waren zum Beispiel die
Umsatzzahlen an verschiedenen Stellen abgelegt. Die Mitarbeiter mussten
daher manuell Anpassungen vornehmen und die Modelle harmonisieren.
Mit Beginn des Geschäftsjahres 2006 stand dann ein transparentes,
flexibles und schnelles Steuerungsberichtssystem zur Verfügung, das die
Integrität der Daten sicherstellt.
Abb. 4: HTML-oberfläche des MiS
„Der kompetente Support, die reibungslose Einführung des neuen Systems
und die fundierten Schulungen durch avantum consult haben aus
der Zwischenlösung längst eine etablierte Dauerlösung gemacht“, erklärt
Birgit Schade, Leiterin Controlling bei HOCHTIEF Facility Management
GmbH.
Durch Automatisierung der Strukturanlage „wächst“ das System mit
den sich vergrößernden Unternehmensstrukturen mit
Dank teilweiser Übernahme des Systembetriebs durch avantum
consult waren die Berater immer nah am operativen Geschehen und
konnten bei Bedarf schnell reagieren
Zusätzliche Reports und Detailauswertungen konnten vom Kunden
selbst umgesetzt werden

Über avantum consult
avantum consult ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen mit
Sitz in Düsseldorf und München. Wir sind fokussiert auf die Steigerung
der Leistungsfähigkeit von mittleren und großen Unternehmen.
Unser Ziel ist es, dass unsere Kunden nachhaltig besser performen
als vergleichbare Unternehmen. Der Beratungsansatz von
avantum consult verbindet die konzeptionelle Gestaltung mit der
praktischen Umsetzung und der Realisierung von maßgeschneiderten
IT-Lösungen.
Die Umsetzung der Projekte erfolgt auf der Basis eines eigenen Projekt-
und Change-Management-Ansatzes.
avantum consult trägt mit jedem einzelnen Projekt dazu bei, einen
messbaren Beitrag zur Performance-Steigerung von Unternehmen zu
leisten. Weitere Informationen dazu auf www.avantum.de.
avantum consult AG · Alt-Niederkassel 67 · 40547 Düsseldorf · Tel.: +49 (0)211 687838-0 · post@avantum.de
Büro München · Augustenstraße 46 · 80333 München · Tel.: +49 (0)89 125942-0
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