Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und

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Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente
Checkliste
Erster Prüfungsschritt – Notwendigkeit der
Aufbewahrung:
3 Bestimmung des Dokumentenbestands
3 Qualifizierung der Dokumente in Kategorien
und/oder Arten
3 Bestimmung gesetzlicher Dokumentations- und
Aufbewahrungspflichten für die Dokumentkategorien
und/oder -arten
3 Bestimmung von Aufbewahrungszwecken im
eigenen Interesse für die Dokumentkategorien
und/oder -arten
Zweiter Prüfungsschritt – Ausgestaltung der
Aufbewahrung:
3 Beachtung der Grundanforderungen der Aufbewahrung:
Integrität, Authentizität, Lesbarkeit
3 Bestimmung weiterer Anforderungen für die
Dokumentkategorien und/oder –arten
– Aufbewahrungsdauer
– Verkehrsfähigkeit
– Vollständigkeit
– Vertraulichkeit
3 Eignungsbestimmung der bestehenden system-,
datenträger- und dokumentbezogenen Sicherungsmittel
in Bezug auf die zu erfüllenden
Anforderungen
3 Auswahl der konkret einzusetzenden Sicherungsmittel
– Beachte die Qualitätsunterschiede elektronisch
signierter und elektronisch unsignierter
Dokumente
– Entscheidung über den Einsatz von Archiveingangszeitstempeln
3 Beachte die Notwendigkeit der Pflege der eingesetzten
Sicherungsmittel für die dauerhafte
Sicherung der Anforderungen
– Notwendigkeit der Transformation
– Notwendigkeit der Verifikationsdatenbeschaffung
– Notwendigkeit der Neusignierung
3 Auswahl der entsprechenden Komponenten des
elektronischen Archivssystems