SAP® Financial Closing cockpit - Stellwerk Consulting GmbH

SAP ® Financial 

Closing cockpit 

Nice-To-Know 

Stand Juli 2012 

SAP ® ERP. Wir stellen die Weichen.

SAP ® ERP. Wir stellen die Weichen. 

Inhalt 

! Ausgangssituation Seite 3 

! Historie der SAP ® Abschluss-Tools Seite 8 

! Operatives Arbeiten mit dem SAP ® Closing Cockpit Seite 9 

! Nutzungsrechte Seite 21 

! Erweiterte Funktionalitäten des SAP ® Financial Closing cockpit Seite 23 

! Projektvorgehensweise Seite 32 

2


Ausgangssituation (1) 

Der Abschluss – Ein dynamischer Prozess 

! Steigende Anforderungen an die Qualität der Monats- und 

Jahresabschlüsse 

! Notwendigkeit stetiger Anpassung der Prozesse an neue Vorschriften 

oder geänderte Organisationsstrukturen 

! Zunehmender Druck durch die Unternehmensleitungen, die 

Periodenabschlüsse immer weiter zu beschleunigen 

3



Beteiligte Unternehmenseinheiten 

! Der Periodenabschluss ist ein hochkomplexer Prozess, an dem fast das 

gesamte Unternehmen beteiligt ist. 

Anlagen Finanzen Konzern Geschäftsleitung 

Monatsabschluss 

Personalwesen Vertrieb Einkauf Controlling 

4



Anforderungen an einen Periodenabschluss 

Transparenz 

Vorgaben 

Qualität 

! Verständlicher, nachvollziehbarer Abschluss 

! Klare Verantwortlichkeit für alle Prozessbeteiligten 

! Auditfähige Protokollierung und Aufbewahrung 

! Einhaltung der Abgabetermine trotz 

! verringerter Ressourcen und 

! komplexer werdender Prozesse 

! Einhaltung der Vorgaben und Fristen 

! Sicherstellung gleichbleibender Informationsqualität 

! Externe Prüfbarkeit der Ergebnisse 

5

Organisation Systeme 

! Es fehlt ein genauer zentraler 

Ablaufplan (Pläne in Excel, 

Word, handschriftlich) 

! Kommunikation über 

Telefon oder E-Mails 

Übersicht 

! Fehlender Überblick 

über den Status 

! Fehlende zentrale 

Koordination 

! Keine zentrale Fehleranalyse 



Verzögerungen im Abschlussprozess 

6 

! Unterschiedliche Datenquellen 

! Medienbrüche durch unter- 

schiedliche Systeme 

Abläufe 

! Keine optimierten 

Prozessabläufe 

! Viele manuelle Arbeiten 

! Technisches Know-how für 

Automatisierung erforderlich



Anforderungen an ein Abschluss-Tool 

! Einfacher Aufbau von Prozessketten 

! Automatisierung von Prozessketten 

! Klare Zuordnung und Dokumentation der Aufgaben 

! Nachvollziehbarkeit der Aufgaben 

! Automatische Prüfungen und Kontrollen 

! Zentrales Monitoring mit übersichtlicher Statusanzeige 

L Ö S U N G S A N S A T Z 

Das SAP ® Financial Closing cockpit 

7

Historie der SAP ® Abschluss-Tools 

Ab Release SAP ® R/3 4.6 

! Einführung des Schedule Managers zur Optimierung der Abschlussarbeiten; 

hat eine unzureichende Prozessüberwachung und wird nicht mehr weiterentwickelt 

Ab SAP ® ERP 5.0 

! Einführung des SAP ® Closing Cockpit auf Basis des Schedule 

Managers mit einer voll integrierten Prozessüberwachung 


Ab SAP ® ERP 6.0, EHP3 

! Entwicklung funktionaler Erweiterungen 

des SAP ® Closing Cockpit unter dem Namen 

SAP ® Financial Closing cockpit 

8

Operatives Arbeiten mit dem SAP ® Closing Cockpit (1) 

Funktionen des SAP ® Closing Cockpit 

! Das SAP ® Closing Cockpit ist eine auf SAP ® ERP 5.0 basierende 

Funktionalität. 

! Es ermöglicht, Abschlussaktivitäten transparent darzustellen, zu 

automatisieren und zu kontrollieren. 

! Die gesamte Planung, Überwachung und Analyse erfolgt dabei zentral 

und über eine Bildschirmfunktionalität. 


9


Erstellung eines Aufgabenplans aus einer Vorlage 

Eigene Vorlage erstellen 

Transaktion: CLOCOC 

(Closing Cockpit) 

Vorlagen (für Aufgabenpläne) 

Eigene Vorlage (Z-FC-MONAT) 

SAP ® -Monatsabschluss (1-FC-MONTH) 

SAP ® -Quartalsabschluss (1-FC-QUAR) 

SAP ® -Jahresabschluss (1-FC-YEAR) 


10 

Aufgabenplan Z-FC-MONAT 

Monatsabschluss 10/2009


Anlegen einer Aufgabe (2) 


Die tatsächliche Startzeit einer Aufgabe wird 

ausgehend von dem Stichtag des Aufgabenplans 

(Starttag des Abschlusses) berechnet. 

Der konkrete Starttermin dieser Aufgabe ist 

(ausgehend vom Stichtag 01.10.2009) der 

02.10.2009, 13:00 Uhr. 

12


Das SAP ® Closing Cockpit – Übersicht als Einbildtransaktion 


13


Aufbau des SAP ® Closing Cockpit: Aufteilung des Bildschirms 

Organisationsstruktur 

Abbildung des strukturierten 

Aufgabenplans 


14 

Vorhandene Abschlusspläne 

Anzeige aller schon durchgeführten Aufgabenpläne 

Listanzeige 

Anzeige der technischen und betriebswirtschaftlichen Informationen zu 

allen Aufgaben des Aufgabenplans 

Monitor 

Grafische Darstellung der Aufgaben in einem Balkenplan 

Detailinformationen 

Alle Status-Informationen einer einzelnen Aufgabe auf einen Blick 

Abhängigkeiten 

Bestimmung von Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben


Aufbau des SAP ® Closing Cockpit: 

Bildschirmbereich „Organisationsstruktur“ 


15 

Das Bildschirmbild erscheint 

zunächst etwas unübersichtlich 

zu sein. 

Die Strukturierung des 

Aufgabenplans kann nach 

Arbeitsgebieten erfolgen.



Bildschirmbereich „Vorhandene Abschlusspläne“ 


16 

Alle Abschlüsse auf einen Blick: 

- Dokumentation 

- Nachvollziehbarkeit


Aufbau des SAP ® Closing Cockpit: Bildschirmbereich „Listanzeige“ 


Nur die Aufgaben aus dem 

Fachbereich werden angezeigt. 

Alle wichtigen Informationen 

auf einen Blick 

Das Ausführen von Aufgaben 

erfolgt aus der Listanzeige. 

17


Aufbau des SAP ® Closing Cockpit: Bildschirmbereich „Monitor“ 


Farbige Darstellung des 

Aufgabenstatus 

Aktuelle Zeitangabe 

18



Bildschirmbereich „Detailinformationen“ 


19 

Alle Informationen einer 

Aufgabe auf einen Blick


Nutzungsrechte (1) 

! Das SAP ® Closing Cockpit ist fester Bestandteil des SAP ® ERP und 

kann direkt genutzt werden, ohne separate Aktivierung und ohne 

zusätzliche Lizenzkosten. 

! Das SAP ® Closing Cockpit wurde auf dem Entwicklungsstand SAP ® 

ERP 6.0 eingefroren. 

! Neue Funktionalitäten und Erweiterungen bestehender Funktionalitäten 

werden über den Nachfolger SAP ® Financial Closing cockpit 

(im Folgenden auch SAP ® FCc genannt) ausgeliefert. 

! Die Erweiterungen des SAP ® FCc basieren auf dem Entwicklungsstand 

des SAP ® Closing Cockpit. 

Wegen der stetigen Verbesserungen und Erweiterungen empfiehlt sich 

für anstehende Fast Close-Projekte der Einsatz des SAP ® FCc. 

21


Erweiterte Funktionalitäten (1) 

SAP ® FCc mit SAP ® ERP 6.0, EHP3 

! Erweiterte Gruppierung von Aufgaben in Phasen und Aufgabenlisten 

nach Status 

! Unterstützung abteilungs- bzw. bereichsübergreifender Prozesse 

! System- und mandantenübergreifende Bearbeitung von Aufgabenplänen 

über die Integration in das SAP ® NetWeaver-Portal 

23




! Auf BI-Queries basierende, weitere Funktionen zur Überwachung von 

Prozessabläufen 

! Erweiterung des Berichtswesens im BI-Reporting 

24




! Möglichkeit, aus der Detailanzeige einer Aufgabe den Workflow- 

Monitor zu öffnen 

! Bereitstellung einer Status-Historie für manuell zu verwaltende 

Aufgaben, wie Transaktionen oder Merkhilfen 

! Die Felder Berechtigungsrolle und kritischer Pfad werden in der 

Web-Anzeige des Aufgabenplans zusätzlich mit angezeigt. 

25



SAP ® FCc mit SAP ® ERP 6.0, EHP6* 

! Möglichkeit, mehrere Dokumente und kundeneigene Felder zu einer 

Aufgabe hinzuzufügen 

! Vereinfachte Erstellung und Freigabe von Aufgabenplänen über einen 

Report (TA: CREATE_TASKLIST(S)) als schnelle Alternative zum Aufruf 

der klassischen Transaktion CLOCOT 

! Unterstützung von verschiedenen Zeitzonen in einem Aufgabenplan 

(z. B. für weltweit operierende Unternehmen) 

! Verwaltung (Ändern, Hinzufügen und Löschen) von Aufgaben in einem 

Aufgabenplan auch nach der Erstellung 

! Einführung des neuen Aufgabenstatus „geprüft“ 

! Allgemeine Verbesserungen der Performance 

* Auslieferung erfolgte am 12.05.2012 

26

SAP ® FCc Add-On 1.0 



! Signifikante Verbesserungen durch neue Funktionen und 

Erweiterung bestehender Funktionen in Bezug auf: 

Sicherheit 

Prüfbarkeit 

Transparenz 

Effektivität 

! Das Add-On 1.0 kann auf EHP4 oder höher implementiert werden, 

da die Erweiterungen aus EHP5 und EHP6 enthalten sind. 

! Das Ramp-up hat am 23.04.2012 begonnen (Verfügbarkeit 

voraussichtlich ab 22.10.2012). 

27



SAP ® FCc Add-On 1.0 - Sicherheit 

! Erweitertes Berechtigungskonzept 

! Einrichtung von Berechtigungsgruppen nach dem HR-ORG-Modell vom 

Aufgabenplan über Organisationseinheiten (Ordner) bis auf 

Aufgaben-Ebene möglich 

! Berechtigungen werden im Benutzerprofil hinterlegt 

! Berechtigungsprüfung erfolgt über alle Ebenen 

Erhöhter Nutzen: 

Mehrere Bearbeiter (z. B. Vertreter) je Aufgabe einsetzbar 

Verbesserter Informationsfluss durch das Einbeziehen von Gruppen in 

Benachrichtigungs-Szenarien 

28



SAP ® FCc Add-On 1.0 - Transparenz 

! Bessere Darstellung der Abhängigkeiten 

! Nummerierung der Aufgaben 

! Anzeige der zur Ausführung bereitstehenden Aufgaben 

! Anzeige mehrerer Aufgabenlisten übergreifend 


Erhöhte Transparenz während der Monatsabschluss-Arbeiten und durch 

bereichsübergreifende Kontrollanzeigen 

30



SAP ® FCc Add-On 1.0 - Effektivität 

! Up-/Download von Aufgabenplänen (Möglichkeit der Pflege von 

Aufgabenplänen über Excel) 

! Definition von wiederverwendbaren Aufgabenblöcken (Kopieren von 

logischen Aufgabenfolgen, z. B. in verschiedene Buchungskreise) 

! Konfiguration von Benachrichtigungsszenarien mit individuellen 

E-Mailtexten (z. B. bei fehlerhaften Jobs) 

! Definition zusätzlicher Aufgaben während der Abschlussarbeiten 


Effizientere Template-Pflege und erhöhte Automatisierung des 

gesamten Abschlussprozesses 

31

Prämissen 


Projektvorgehensweise (1) 

Die Vorgehensweise zur Einführung des SAP ® Financial Closing cockpit hängt 

von der Beantwortung einiger Fragen ab: 

! Ist die Optimierung der Monatsabschluss-Prozesse schon 

abgeschlossen? 

! Zu welchem Release-Stand soll die Einführung erfolgen? 

! Sind mehrere SAP ® -Systeme oder Non-SAP ® -Systeme einzubinden? 

32

Prämissen 



Sind die 

Monatsabschluss- 

Prozesse schon optimiert? 

J N 

Release-Stand < SAP ® ERP 6.0.3? 

J N 

Release-Wechsel auf 

SAP ® ERP 6.0.3 und 

Einführung SAP ® FCc 

Mehrere SAP ® -Systeme 

oder Non-SAP ® -Systeme 

vorhanden? 

Empfehlung: 

vorab Optimierung der 

Monatsabschluss- 

Prozesse über ein 

Fast Close-Projekt 

J N 

Einführung SAP ® FCc 

mit systemübergreifender 

Job-Steuerung 

33 

Einführung 

SAP ® FCc



Erstellung eines Ablaufplans 

In Arbeit !!!!!! 

34


Ihr Ansprechpartner 

Wolfgang Juranek 

SAP ® Seniorberater Rechnungswesen 

STELLWERK Consulting GmbH 

Toyota-Allee 99 

50858 Köln 

Fon: +49 (0)22 34 - 69 67 18 

Fax: +49 (0)22 34 - 69 67 19 

Mail: Juranek@Stellwerk.net 

Web: www.stellwerk.net 

35

SAP® Financial Closing cockpit - Stellwerk Consulting GmbH

Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.

Template löschen?

Als Template speichern?