Handlungsleitfaden Be- und Überlastungsanzeige für ... - präwin

Möglichkeiten der anonymen Be- und Überlastungsanzeige
Gefördert durch:
• Einerseits können Belastungsmeldungen zunächst an Vertrauenspersonen (evtl. aus dem
Betriebsrat) gegeben werden, die dann Informationen und Empfehlungen zur weiteren
Entscheidung an entsprechende Leitungsebenen weiterleiten. In diesem Fall weiß nur die
Vertrauensperson, wer Absender der Meldung ist. Rückmeldungen der Leitungsebene
können über die Vertrauensperson zurückgeleitet werden. Achtung: Evtl. lässt sich aufgrund
der Aufgabenbeschreibung trotzdem gut nachvollziehen, um welchen Freelancer es sich hier
genau handelt. Je mehr Freelancer mit dem jeweiligen Unternehmen kooperieren, um so
besser lassen sich anonyme Formen der Be- und Überlastungsanzeige verwirklichen. Werden
bestimmte Belastungen öfter angezeigt, können z.B. anonyme Befragungen zum Thema
unter Freelancern eingeleitet werden. Die Ergebnisse können als Grundlage für eine
Diskussion zum Thema Kooperation mit Freelancern dienen: Wenn deutlich wird, dass
bestimmte Belastungen kein persönliches Problem darstellen, sondern auch viele andere
Freelancer betreffen, können Sie evtl. leichter öffentlich darüber sprechen.
• Für die komplett anonyme Be- und Überlastungsanzeige müssen Sie sicher sein können, dass
Sie als Sender oder die Senderin tatsächlich nicht ermittelt werden kann. Eine Möglichkeit
wäre, im Unternehmens-Intranet entsprechende Formulare zu nutzen, die ausgefüllt werden
können und die dann an den Betriebsrat oder Vertrauenspersonen geschickt werden.
Natürlich können auch einfach Zettel ausgefüllt und bei den Vertrauenspersonen abgegeben
werden. Weisen Sie darauf hin, dass das entsprechende Postfach so platziert sein muss, dass
ein unauffälliges Einwerfen der Meldungen möglich ist. Für Sie als Freelancer gilt der gleiche
Hinweis wie oben: Evtl. kann man Sie anhand Ihrer Aufgabenbeschreibung dennoch gut
identifizieren.
• Gesetzlich verpflichtende Überlastungsanzeigen können nicht anonym getätigt werden.
Anforderungen an Vertrauenspersonen
Die Vertrauensperson sollte idealerweise...
• ...Kontakte zu allen wichtigen Bereichen im Betrieb haben.
• ...das Vertrauen von Mitarbeitenden genießen und versuchen, einen Interessenausgleich
zwischen Führung und Mitarbeitenden herbeizuführen.
• ...einfühlsam, verschwiegen und integer sein.
PRÄWIN
Prävention in
Unternehmen der
Wissensökonomie

Gefördert durch:
• ...über eine gute Menschenkenntnis verfügen, um beurteilen zu können, wem welche
Informationen in welcher Form zugemutet werden können (z.B. im Konfliktgespräch) und
wer mit der verantwortungsvollen Bearbeitung von Problemen betraut werden kann.
• ...geschickt in der Gesprächsführung und dabei diplomatisch sein.
• ...über Grundkenntnisse der Kommunikation verfügen (s. „Downloads und Tipps“).
• ...sich abgrenzen können: Vertrauenspersonen sollten Freunde oder nahestehende Personen
genauso professionell behandeln wie andere und sich zudem durch Probleme und Konflikte
anderer nicht zu schnell überlastet fühlen.
Für Mitarbeitervertreter und Vertrauenspersonen: Konstruktiven Umgang mit
zwischenmenschlichen Problemen einfordern
Sprechen Sie die Person an, welche die Anzeige eingereicht hat. Machen Sie ihr zunächst
deutlich, dass Sie einen konstruktiven und möglichst sachlichen Umgang mit
zwischenmenschlichen Problemen wünschen. Dazu gehört z.B., dass die Person, die sich an die
Vertrauensperson wendet, dies in mündlicher Form tut und dass sie zunächst versucht hat, den
Konflikt selbst zu lösen. Stellen Sie klar: Zu einem Konflikt gehören immer zwei Personen („It
takes two to tango.“). Zunächst müssen einige Aspekte erfüllt sein, bevor Sie sich bereit erklären
sollten, als Mittlerin oder Mittler aufzutreten. Hier einige zentrale Aspekte:
• Der Konfliktpartner oder die Konfliktpartnerin darf nicht als gesamte Person beschuldigt
werden, sondern nur Aspekte seines oder ihres Verhaltens dürfen kritisiert werden.
• Die Person, die sich an die Vertrauensperson gewendet hat, sollte genau ausdrücken können,
warum das Verhalten einer anderen Person für ihn oder sie nicht akzeptabel ist: Inwiefern
wird dadurch ihre oder seine Arbeit erschwert?
• Eigenanteile, die für die Entstehung oder den Erhalt des Problems mitverantwortlich sind,
sollten erkannt werden.
Wenden Sie sich anschließend an die „Zielperson“ und holen Sie deren Sichtweise ein. Verfallen Sie
auf keinen Fall selbst in Beschuldigungen, sondern stellen Sie ihr das Problem in nun differenzierter
Weise vor. Bereiten Sie danach beide Perspektiven auf, holen Sie beide Konfliktpartner zusammen
und stellen Sie das Problem aus Ihrer Sicht dar. Lassen Sie beide Seiten kommentieren und suchen
Sie gemeinsam nach möglichen Lösungen. Rechnen Sie damit, ggf. zuvor noch ein paar
Rückkopplungsschleifen ziehen zu müssen, in denen Sie den einzelnen Partnern jeweils die
Sichtweisen des oder der anderen beschreiben und die Reaktion darauf ermitteln. Erfolgreich
verlaufene Aktionen können evtl. an die Betriebsöffentlichkeit weitergeleitet werden (sofern sie
keine zu persönlichen Aspekte betreffen – hierfür brauchen Sie natürlich das Einverständnis der
beiden Konfliktparteien, auch wenn Sie den „Fall“ anonymisieren), damit auch andere Mitarbeitende
und Vorgesetzte erfahren, dass Konflikte lösbar sind.

Typische Probleme, die Be- und Überlastungen auslösen können
Wir können Ihnen nicht für alle anfallenden Probleme pauschale Lösungen bieten – für einige
Schwierigkeiten, wie zu hohe Koordinationsanforderungen oder zu viele Überstunden, sollten Sie
darauf dringen, dass Sie Gelegenheiten bekommen, Ansätze für spezifische
Veränderungsmaßnahmen zu entwickeln, die für Ihren Betrieb passen (z.B. in Teambesprechungen
im Handlungsfeld Eigeninitiative oder im Workshop Nachhaltige Arbeitsqualität im Handlungsfeld
Arbeitsorganisation). Diese Lösungsansätze können dann mit Vorgesetzten oder ggf. der
Geschäftsführung abgestimmt werden. Möglichkeiten sind z.B., Aufgaben anders zu verteilen
(Kapazitätsplanung), oder/und Arbeitszeitkonten (jeweils im Handlungsfeld Arbeitsorganisation) im
Unternehmen einzurichten. Evtl. sollte die Projektplanung optimiert werden. Versuchen Sie ihre
Vorgesetzten und die Geschäftsführung davon zu überzeugen, dass es dem Unternehmen langfristig
nicht helfen wird, wenn wichtige Freelancer sich verausgaben und ihre Leistungsfähigkeit
erschöpfen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen einige Hinweise auf, die Ihnen dabei helfen sollen,
mögliche Ursachen von Be- und Überlastungen leichter zu erkennen:
Hier einige Hinweise für mögliche Ursachen von Belastungen:
Widersprüchliche Arbeitsanforderungen
Widersprüchliche Arbeitsanforderungen können mit Unsicherheiten einhergehen und zeit- wie
energieraubend sein. Hier einige Beispiele, die Ihnen dabei helfen, auf widersprüchliche
Arbeitsanforderungen aufmerksam zu werden:
• Widersprüchliche Arbeitsziele:
Diese entstehen z.B., wenn Kunden während des Projekts nachträgliche Wünsche äußern, die
früheren Zielvorgaben widersprechen oder deren Bearbeitung in der Terminplanung nicht
berücksichtigt wird.
• Widersprüche zwischen Ausführungsbedingungen und Aufgaben:
Z.B. können Mitarbeitende durch unangemessene Hard- oder Softwarekomponenten in der
Ausführung ihrer Arbeitsaufgaben behindert werden.
• Widersprüche zwischen Aufgaben und Aneignungsbedingungen:
Mitarbeitenden fehlen in diesem Fall Möglichkeiten, an alle zur Bearbeitung ihrer Aufgaben
notwendigen Informationen und Erfahrungswerte zu gelangen, etwa, weil sie zu wenig Einblick in
die betrieblichen Bedingungen beim Kunden erhalten.
• Widersprüche zwischen persönlichen und arbeitsbezogenen Zielen:
Die Qualitätsansprüche von Mitarbeitenden stehen im Konflikt mit den offen kommunizierten
oder verdeckten Qualitätsvorgaben des Auftrags (z.B., wenn aus Kostengründen
Qualitätssicherungsmaßnahmen eingespart wurden).
Gefördert durch:

• Widersprüche zwischen arbeits- und privaten Anforderungen:
Hierunter fallen Vereinbarkeitsprobleme von Berufs- und Privatleben, z.B. wenn die Arbeit
schlecht planbar ist (aufgrund von arbeitsintensiven Hochphasen, ungeplant auftretenden
Problemen im Projekt oder häufigen Bereitschaftsdiensten).
→ Näheres hierzu siehe Latniak, E./Gerlmaier, A. (2006): Zwischen Innovation und alltäglichem
Kleinkrieg. Zur Belastungssituation von IT-Beschäftigten. IAT.Report unter: http://www.iaq.unidue.de/iat-report/2006/report2006-04.pdf
Kooperation mit Auftraggebern
Die Qualität der Kooperation mit Auftraggeber hat einen Einfluss auf Ihre Gesundheit und Ihr
Belastungsempfinden. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass Sie selbst zu einer guten Kooperation
beitragen, aber auch Ihre Auftraggeber dazu bewegen.
Gefördert durch:
• Insgesamt bilden eine gegenseitige Wertschätzung und ein gutes Arbeitsklima die Basis für
Ihre Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Kreativität.
• Gerade in Projekten sollten Sie als Freelancer in engem Kontakt mit Projektleitern und -
teams bleiben, um alle wichtigen Informationen zu erhalten und größere auftretende
Probleme frühzeitig bearbeiten zu können.
• Achten Sie ggf. darauf, genügend Kontakt zum Kunden des Auftraggebers zu erhalten, wenn
Sie Aufgaben bearbeiten, die es erfordern, dass Sie Informationen vom Kunden bekommen.
• Lassen Sie sich nach abgeschlossenen Projekten positives Kunden-Feedback nicht entgehen –
erkundigen Sie sich bei Ihren Auftraggebern nach entsprechenden Reaktionen: Oft werden
nur negative Reaktionen automatisch an Freelancer weitergegeben, nicht aber positive!
Mögliche Folgen von längerfristigen Überlastungen
Längerfristige Überlastungen (ab 8 Wochen) können psychische und körperliche Folgen haben. Hier
einige Beispiele, an denen Sie Folgewirkungen von Überlastungen erkennen können:
• Häufige Kopfschmerzen
• Rückenschmerzen
• Nach Feierabend nur schwer oder gar nicht abschalten können
• Ein- und/oder Durchschlafstörungen

Leitfragen für die Formulierung von Be- und Überlastungsanzeigen und für die
Vorbereitung von Analyse-Gesprächen
An diesen Leitfragen können Sie sich sowohl für die Formulierung von Be- und Überlastungsanzeigen
als auch zur Vorbereitung von Gesprächen mit Vertrauenspersonen/Mitarbeitervertretern
orientieren. Ergänzen oder ersetzen Sie einzelne Fragen, wenn Ihnen dies sinnvoll erscheint.
Gefördert durch:
Fragen für die Problem-Analyse Raum für Ihre Notizen
In welchen Hinsichten fühlen Sie sich
belastet? Inwieweit werden Sie dabei in der
Ausführung Ihrer Arbeitsaufgaben behindert?
Welche Aspekte des Problems sind hierfür
evtl. mehr von Bedeutung als andere?
Was könnte zur Lösung des Problems
beitragen?
Was können Sie selbst dazu beitragen, das
Problem zu lösen?
Wäre darüber hinaus Hilfe nötig?
Wer sind die Ansprechpartner für diese
Schritte?