1. Das betriebliche Rechnungswesen - Manz

1. Das betriebliche Rechnungswesen
1.1. Der Inhalt des betrieblichen Rechnungswesens
Das betriebliche Rechnungswesen beinhaltet alle Verfahren, mit denen die quantifizierbaren
betrieblichen Vorgänge und die Beziehungen des Unternehmens zur Außenwelt zahlenmäßig
erfasst, den gesetzlichen Bestimmungen und betriebsinternen Anforderungen
entsprechend geordnet und dokumentiert werden. Das Rechnungswesen umfasst daher
alle wertmäßigen und mengenmäßigen Informationen über das betriebliche Geschehen.
Die Gliederung des Rechnungswesens kann wie folgt erfolgen:
BETRIEBLICHES RECHNUNGSWESEN
Finanzrechnung Betriebsrechnung Sonderrechnungen
Buchhaltung Kostenrechnung Planungsrechnung
Gewinn- und Verlustrechnung Leistungsrechnung betriebsw. Statistik
Bilanz Wirtschaftlichkeitsrechnungen
Rentabilitätsrechnungen
Bestands- Erfolgs- Betriebs- Kalkulation Sonderbilanzen
rechnung rechnung rechnung etc.
Hauptbestandteil des betrieblichen Rechnungswesens sind die Betriebsrechnung und
die Finanzrechnung, welche noch durch Sonderrechnungen ergänzt werden.
Die Finanzrechnung ist eine Unternehmensrechnung mit pagatorischem Charakter und
mündet im offiziellen Jahresabschluss, der für Zwecke der Gewinnfeststellung und -verteilung,
der Steuerbemessung, der Information der Unternehmensführung und als Grundlage
für Unternehmenskontrollen und Dispositionen benötigt wird.
In der Betriebsrechnung, die eine interne Rechnung mit kalkulatorischem Charakter
darstellt, wird hingegen eine Erfassung und Erklärung der betrieblichen Vorgänge versucht.
Die Betriebsrechnung zerfällt in die Kostenrechnung, die die Kosten erfasst und
bestimmten Bezugsgrößen zurechnet, und in die (kurzfristige) Erfolgsrechnung (Betriebsergebnisrechnung),
die Kosten und Leistungen gegenüberstellt und den Betriebserfolg
ermittelt.
In der Finanzrechnung werden die Aufwendungen und Erträge (= externer Wertestrom,
externe Verrechnung) dokumentiert und kontrolliert, während die Kosten und Leistungen
(= interner Wertestrom, interne Verrechnung) der Betriebsrechnung zugrunde liegen.
Diese beiden verschiedenen Rechnungsarten, deren Unterschiedlichkeit sich in der Art
der Bewertung (Bewertungsunterschiede), im Umfang der zulässigen Wertansätze
(Umfangsunterschiede) und in der Zurechnung der Werte zu den einzelnen Abrechnungsperioden
(Periodenverschiedenheiten) manifestiert, stehen trotz dieser Trennlinien
ursächlich im Zusammenhang, da die Kostenrechnung direkt aus der Finanzrechnung
abgeleitet wird. Die Aufwendungen der Finanzbuchhaltung müssen in Kosten umgewandelt
werden. Diese Notwendigkeit verlangt einen entsprechenden organisatorischen
Zusammenhang zwischen Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung.
1.2. Die Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens
Die Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens bestehen vor allem in der Dokumentation
des betrieblichen Geschehens sowie in der Bereitstellung von Informationen zur
zielgerichteten Steuerung des Unternehmens und seiner Überwachung.
Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis 1

Die Finanzrechnung dient vornehmlich der externen Rechnungslegung und damit Dokumentationszwecken,
während die Kosten- und Leistungsrechnung, die Kennzahlenrechnung
sowie die Planungsrechnung als interne Unternehmensrechnungen Steuerungs- und
Überwachungsaufgaben übernehmen.
1.3. Der Zweck des betrieblichen Rechnungswesens
Grundsätzlich gibt es zwei Beweggründe zur Installierung eines betrieblichen Rechnungswesens.
Der erste Grund ist rechtlicher Natur, da aufgrund unternehmens- und
steuerrechtlicher Bestimmungen die Mehrzahl der Unternehmer zur Führung von Aufzeichnungen
oder Büchern verpflichtet ist, um den dem Eigentümer des Unternehmens
auszahlbaren Gewinn zu bestimmen und um die Grundlage für die Steuerbemessung zu
ermitteln. Der zweite Anlass ist wirtschaftlicher Natur und äußert sich in der Notwendigkeit
einer rechnerischen Unterlage für die Planungs- und Überwachungsfunktion der
unternehmerischen Tätigkeit.
Schließlich liegt der Zweck der Buchführung auch in einem zivilrechtlichen Bereich, der
sich mit dem steuerrechtlichen überschneidet. Wird die Organisation der Aufbewahrung
von Belegen oder Aufzeichnungen vernachlässigt, sodass Unterlagen abhanden kommen
oder kommen können, ist nicht nur die steuerliche Anerkennung der diesen Belegen oder
Aufzeichnungen zu Grunde liegenden Tatbestände gefährdet, sondern auch im zivilrechtlichen
Verfahren im Falle von Streitfällen ein Beweisnotstand gegeben. Dieser könnte
z.B. beim Nachweis von Leistungsverpflichtungen, wie Zahlungen, oder bei Diebstählen
von Angestellten, die nur bei ordnungsgemäßer Buchführung einwandfrei nachgewiesen
werden können, auftreten.
Der Wert der Buchführung besteht daher für den Unternehmer in der Information über
das Geschehen in seinem Unternehmen und der damit verbundenen Kontrollmöglichkeit.
Weiters besteht der Wert der Buchführung darin, dass sie, wenn sie gemäß den Bestimmungen
der Bundesabgabenordnung bzw. des Umsatzsteuergesetzes (als maßgebliche
Gesetzesquellen) geführt werden, auch die Vermutung materieller Ordnungsmäßigkeit
beinhaltet. Dies bedeutet, dass bei ordnungsgemäßer Führung von Büchern die Beweiskraft
für sachliche Unrichtigkeiten bei der Finanzbehörde liegt. Sind Bücher und Aufzeichnungen
jedoch formell nicht in Ordnung, trifft die Beweislast den Steuerpflichtigen,
der sich bei fehlenden und mangelnden Aufzeichnungen, wie z.B. nicht aufgezeichneten
Einnahmen, in einem Beweisnotstand befindet.
2 Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis

2. Die Buchhaltung (Buchführung)
2.1. Die Aufgaben der Buchhaltung
Die Buchhaltung hat neben der Dokumentationsfunktion auch die Funktion der Erfolgsfeststellung,
der Kontrolle und der Information zu erfüllen.
(1) Die Buchhaltung hat alle wertmäßigen Veränderungen des Vermögens und des Kapitals
lückenlos aufzuzeichnen.
DOKUMENTATIONSFUNKTION
Das Vermögen gibt Auskunft darüber, wie die finanziellen Mittel im Unternehmen
investiert (verwendet) wurden. Das Vermögen besteht u.a. aus Grundstücken, Gebäuden,
Fahrzeugen, Schreibtischen, Waren aller Art, aber auch aus Bargeld, Bankguthaben
und Wertpapieren.
Das Kapital hingegen zeigt die Finanzierungsquellen, d.h. woher das Geld stammt
(aus Bankkrediten, von Lieferanten oder von Eigentümern des Unternehmens).
(2) Das Zahlenmaterial der Buchhaltung wird am Ende einer Rechnungsperiode zusammengefasst
und ergibt aufbereitet die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung.
Damit wird die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens dargestellt.
FUNKTION DER ERFOLGSFESTSTELLUNG
(3) Die Buchhaltung und der Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung)
bilden die Grundlage für Sonderrechnungen, die der
dienen.
KONTROLL- UND DISPOSITIONSFUNKTION
(4) Die Finanzrechnung erfüllt aber auch eine Informationsaufgabe, und zwar gegenüber
– den Eigentümern;
– der Unternehmensleitung;
– den Arbeitnehmern;
– den Gläubigern;
– den Lieferanten und Kunden;
– dem Finanzamt;
– dem Steuerberater, etc.
INFORMATIONSFUNKTION
Die Buchhaltung dient dabei als Grundlage für die Besteuerung und als Beweismittel
vor Gericht.
Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis 3

2.2. Grundlegende Begriffe
In der Buchhaltung werden Wertbewegungen zahlenmäßig abgebildet, wobei Begriffe
verwendet werden, die im Gegensatz zum täglichen Sprachgebrauch exakt zu definieren
und voneinander abzugrenzen sind. Dies sind insbesondere die Begriffspaare
Einzahlungen Auszahlungen
Einnahmen Ausgaben
Ertrag Aufwand
Leistung Kosten
Im Steuerrecht existiert weiters das Begriffspaar
Betriebseinnahmen Betriebsausgaben
welches sich mit keinem der obigen Begriffspaare voll deckt.
Auszahlungen und Einzahlungen
Bei Auszahlungen handelt es sich um reine Zahlungsvorgänge in Form von Geldmittelabflüssen
aus dem Unternehmen.
Einzahlungen sind Geldmitteleingänge, also ebenfalls reine Zahlungsvorgänge.
Die Zu- und Abgänge des „Geldes“ können entweder durch die Übergabe von Banknoten
und Münzen oder in bargeldloser Form durch die Überweisung von Geldbeträgen
von Guthaben bei Kreditinstituten erfolgen.
Ausgaben und Einnahmen
Ausgaben sind Auszahlungen + Schuldenzunahmen + Forderungsabnahmen.
Einnahmen sind Einzahlungen + Forderungszunahmen + Schuldenabnahmen.
Aufwendungen und Erträge
Unter Aufwand ist der in Geldeinheiten ausgedrückte Vermögenseinsatz einer bestimmten
Periode (Abrechnungsperiode) zu verstehen. Der Vermögenseinsatz ist der gesamte
Wertverbrauch des Unternehmens, ausgenommen dem privaten Zweck des Unternehmers
dienende Wertänderungen. Aufwendungen können, müssen aber nicht in der betreffenden
Periode Ausgaben sein. Es können sogar Aufwendungen entstehen, die zu keiner
Zeit zu Ausgaben führen.
Umgekehrt gilt, dass nicht jede Ausgabe auch Aufwand sein muss; als Beispiel dienen
der Ankauf von einem unbebauten Grundstück, das keiner Wertminderung unterliegt und
damit keine Aufwendungen in Form von Abschreibungen hervorruft oder die Entnahme
von Geldbeträgen durch den Unternehmer (= Vermögensverlagerung und nicht Wertverzehr).
Erträge sind sinngemäß die in Geld bewerteten Gegenleistungen für erbrachte Leistungen,
d.h. die Erträge sind die einer bestimmten Periode zurechenbaren Einnahmen. Auch
hier gilt, dass nicht jeder Ertrag zu einer Einnahme führt und dass nicht jede Einnahme
einen Ertrag darstellt.
4 Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis

Kosten und Leistung
Die Kosten sind der Werteinsatz zur Leistungserstellung in einer Unternehmung, wobei
die Wertkomponente vom Zielsystem der Unternehmung abgeleitet wird.
Die Leistung ist die Summe der im betrieblichen Produktionsprozess in Entsprechung
des Betriebszweckes erstellten materiellen Güter und Dienstleistungen. Diese sind das
bewertete Ergebnis der betrieblichen Tätigkeit und umfassen sowohl die für den Markt
bestimmten als auch die für den Betrieb selbst bestimmten Leistungen.
Sonstige wesentliche Begriffe
Neben diesen für die Buchhaltung als Rechnung in Werten bedeutsamen Begriffen gibt
es noch eine Reihe weiterer fachspezifischer Begriffe, die sich auf das Rechnungswesen
beziehen bzw. für dessen Verständnis benötigt werden, weshalb im Folgenden die wichtigsten
kurz dargestellt werden:
Absatz
Der Absatz ist die Menge der in einer Periode verkauften Güter.
Anhang
Der Anhang ist die für Kapitalgesellschaften verpflichtende verbale Erläuterung von Bilanz
und Gewinn- und Verlustrechnung und Teil des Jahresabschlusses.
Beleg
Belege sind schriftliche Aufzeichnungen über tatsächliche oder geplante betriebliche
Vorgänge, die im Rechnungswesen erfasst werden müssen.
Betrieb
Die Abgrenzung des Begriffes Betrieb erfolgt in der Betriebswirtschaftslehre sehr uneinheitlich.
Meist wird unter Betrieb eine wirtschaftliche Leistungseinheit verstanden,
die der Leistungserstellung (z.B. Produktion, Dienstleistung, Tausch) dient. Statt des
Begriffes Betrieb wird manchmal auch der Begriff Unternehmung oder Unternehmen
verwendet.
Bilanz
Mit Bilanz wird die wertmäßige Gegenüberstellung des Vermögens auf der sog. Aktivseite
und der Schulden und des Kapitals auf der sog. Passivseite in Form eines Kontos
verstanden. Die Bilanz ist Teil des Jahresabschlusses.
Erfolg
Der Erfolg ist die Differenz zwischen Erträgen und Aufwendungen.
Ergebnis
siehe Erfolg
Faktura
siehe Rechnung
Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis 5

Finanzierung
Die Finanzierung besteht in der Versorgung des Unternehmens mit Geldmittel, die für
die Erfüllung von Zahlungsverpflichtungen benötigt werden. Finanzierung kann auch als
Mittelaufbringung bezeichnet werden.
Firma
Die Firma ist der Name des Unternehmens. (Unter diesem Namen betreibt der Unternehmer
die Geschäfte, schließt die Verträge, erstellt Rechnungen.)
Gewinn
Der Gewinn ist der Überhang der Erträge über die Aufwendungen.
Gewinn- und Verlustrechnung
Unter Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird die Gegenüberstellung von Erträgen
und Aufwendungen einer Periode (vielfach in Staffelform) verstanden. Die Gewinn- und
Verlustrechnung ist Teil des Jahresabschlusses.
Inventar
Eine Aufstellung des dem Unternehmen gewidmeten Vermögens.
Inventur
Mengen- und wertmäßige Erfassung des Inventars.
Investition
Als Investition wird die Verwendung von Geldmitteln zur Beschaffung von Vermögensgütern
bezeichnet (z.B. Kauf einer Maschine).
Jahresabschluss
Der Jahresabschluss ist einmal jährlich vom Kaufmann aufzustellen und besteht aus Bilanz
und Gewinn- und Verlustrechnung (bzw. Anhang bei Kapitalgesellschaften).
Kapital
Das Kapital ist die Summe der Geldmittel und sonstigen Werte, die dem Unternehmen
überlassen wurden. Es wird in das Eigenkapital, das dem Unternehmen durch die Eigentümer
überlassen wurde, und in das Fremdkapital (= Schulden), das dem Unternehmen
von Dritten (Gläubigern) zur Verfügung gestellt wurde, unterschieden.
Konto
Konten sind zweiseitige Rechenfelder, auf denen der Buchungsstoff (= Inhalt der Geschäftsvorfälle)
erfasst wird; die linke Seite wird mit SOLL, die rechte Seite mit HABEN
bezeichnet.
Rechnung
Als Rechnung bezeichnet man jedes Schriftstück, mit dem ein Unternehmen über eine
Lieferung oder Leistung abrechnet.
6 Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis

Reinvermögen
Das Reinvermögen ist die Differenz zwischen Gesamtvermögen und Schulden (Fremdkapital).
Umsatz
Der Umsatz ist die mit den Verkaufspreisen bewertete Absatzmenge
(= verkaufte Menge x Preis).
Unternehmen
siehe Betrieb
Verlust
Der Verlust ist der Mehrbetrag der Aufwendungen über die Erträge.
Vermögen
Das Vermögen ist die Gesamtheit aller im Eigentum eines Unternehmens stehenden Güter.
Das Gesamtvermögen unterteilt man in Anlage- und Umlaufvermögen. Das Anlagevermögen
umfasst alle jene Güter, die dem Unternehmen langfristig zur Verfügung stehen
(z.B. Grundstücke, Maschinen usw.). Das Umlaufvermögen ist nur zur kurzfristigen
Nutzung bestimmt (z.B. Warenvorräte, Geldbestand usw.).
2.3. Die Rechtsgrundlagen der Buchführung
Für die Betriebsrechnung bestehen keine gesetzlichen Vorschriften.
Bei der Finanzrechnung (Buchhaltung) jedoch ist
– der Inhalt gesetzlich vorgeschrieben
sowie
– die Form gesetzlich geregelt.
Bestimmungen über die Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht sind vor allem im
– Unternehmensgesetzbuch (§§ 189–283 UGB/„Rechnungslegungsgesetz“)
und in der
– Bundesabgabenordnung (§§ 124–132 BAO)
enthalten.
2.3.1. Die Rechnungslegungspflicht
Im Zuge der Reformierung des österreichischen Handelsrechts durch das Handelsrechts-
Änderungsgesetz (HaRÄG; BGBl I 120/2005) im Jahr 2005, kam es unter anderem zu
einer umfassenden Novellierung der Rechnungslegungspflicht, die in einem neuen § 189
UGB ihre gesetzliche Verankerung fand. Das HaRÄG trat mit 1.1.2007 in Kraft (zu beachten
sind aber die Übergangsbestimmungen gem. § 907 Abs 16 und Abs 17 UGB).
Durch das Rechnungslegungs-Änderungsgesetz (RÄG; BGBl I 2009/140) wurden die in
§ 189 festgesetzten Schwellenwerte erhöht.
Gem § 189 UGB ist das dritte Buch über die Rechnungslegung anzuwenden auf:
– Kapitalgesellschaften sowie unternehmerisch tätige Personengesellschaften ohne
natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter (Abs 1 Z 1) und
Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis 7

– alle anderen Unternehmer (mit Ausnahme von Abs 4), die mehr als € 700.000 Umsatzerlöse
pro Jahr erzielen (Abs 1 Z 2).
Kapitalgesellschaften unterliegen daher nach wie vor, unabhängig von Größe und Tätigkeit,
immer der Rechnungslegungspflicht. Auch Personengesellschaften ohne natürliche
Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter sind, sofern eine unternehmerische
Tätigkeit ausgeführt wird, rechnungslegungspflichtig. Bei diesen sogenannten verdeckten
Kapitalgesellschaften kommt vor allem der GmbH & Co KG eine besondere praktische
Bedeutung zu. Für alle anderen Unternehmen, also Einzelunternehmer wie auch
Personengesellschaften (mit natürlichen Personen als unbeschränkt haftende Gesellschafter)
stellt die Rechnungslegungspflicht auf das Überschreiten eines festgelegten Schwellenwerts
für die Umsatzerlöse gem § 232 Abs 1 UGB ab. Die Grenze bezieht sich dabei
auf den Umsatz pro einzelnen einheitlichen Betrieb. Sind die Umsatzerlöse an den Abschlussstichtagen
von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren (Regelgeschäftsjahr
von zwölf Monaten) größer € 700.000, tritt grundsätzlich die Rechnungslegungspflicht
ein. Die Rechnungslegungspflicht tritt jedoch nicht sofort sondern erst ab dem der zweimaligen
Überschreitung zweitfolgenden Geschäftsjahr ein. Werden also beispielsweise
sowohl im Jahr X0 wie auch im Jahr X1 Umsatzerlöse über € 700.000 erzielt, tritt die
Rechnungslegungspflicht ab dem Jahr X3 ein. Eine Ausnahme von dieser generellen Regelung
stellt das sogenannte qualifizierte Überschreiten des Schwellenwertes (um mindestens
€ 300.000 – dh ab € 1.000.000) dar. In diesem Fall tritt die Rechnungslegungspflicht
bereits ab dem der einmaligen Überschreitung folgenden Geschäftsjahr ein, da davon
ausgegangen werden kann, dass es in der Regel auch im Folgejahr zumindest zu
einem Überschreiten der Grenze von € 700.000 kommen wird. Kommt es beispielsweise
im Jahr X0 zu Umsatzerlösen von mehr als € 1.000.000, tritt die Rechnungslegungspflicht
bereits ab dem Jahr X1 ein. Die qualifizierte Schwelle wurde insbesondere im
Hinblick auf die Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit mit einem sehr großen
Betrieb und einem unter diesen Umständen nicht zu rechtfertigenden Eintritt der Rechnungslegungspflicht
erst im vierten Jahr der Geschäftstätigkeit eingeführt. Darüber hinaus
kommt es zu Besonderheiten im Zusammenhang mit Unternehmensübergängen.
Wird der Schwellenwert in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschritten
tritt der Entfall der Rechnungslegungspflicht in der Regel im unmittelbar darauf folgenden
Geschäftsjahr ein.
Vom Anwendungsbereich der Rechnungslegungsvorschriften ausgenommen sind gem
§ 189 Abs 4 UGB:
– Angehörige der freien Berufe, die ihren Beruf als Einzelunternehmer oder im Rahmen
einer offenen Personengesellschaft oder Kommanditgesellschaft ausüben,
– Land- und Forstwirte, die ihren Beruf als Einzelunternehmer oder im Rahmen einer
offenen Personengesellschaft oder Kommanditgesellschaft ausüben und
– Unternehmer, die ausschließlich außerbetriebliche Einkünfte erzielen, die gem. § 2
Abs 4 EStG durch den Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten ermittelt
werden.
Angehörige der freien Berufe sowie Land- und Forstwirte und Unternehmer, die ausschließlich
außerbetriebliche Einkünfte erzielen, die gem. § 2 Abs 4 EStG durch den
Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten ermittelt werden, sind daher, sofern
ihr Unternehmen nicht in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft bzw einer verdeckten
Kapitalgesellschaft geführt wird, von der Rechnungslegungspflicht ausgenommen.
Ein Überschreiten des Schwellenwertes ist, ebenso wie eine etwaige freiwillige Firmenbucheintragung
irrelevant. Darüber hinaus sind auch die so genannten „Überschussrechner“
von der Rechnungslegungspflicht ausgenommen.
8 Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis

Aus steuerrechtlicher Sicht (§ 124 BAO) hat derjenige, der nach Unternehmensrecht
oder anderen gesetzlichen Bestimmungen zur Führung von Büchern verpflichtet ist, diese
Verpflichtung auch im Interesse der Abgabenerhebung zu erfüllen. Darüber hinaus
müssen auch jene Unternehmer Bücher führen, die die in § 125 BAO festgelegten Grenzen
überschreiten. Hierbei ist anzumerken, dass die Reform der unternehmensrechtlichen
Rechnungslegungspflicht auch zu einer Anpassung der steuerlichen Bestimmungen führte,
die durch das StruktAnpG 2006 (BGBl. 2006/100) umgesetzt wurden.
Demnach betragen die Grenzen in der BAO:
Buchführungspflicht gem. § 125 BAO
Betriebsart wirtschaftlicher Land- und forstwirtschaftliche
Kriterium Geschäftsbetrieb (§ 31) Betriebe
Umsatz mehr als € 400.000 mehr als € 400.000
Einheitswert – mehr als € 150.000
Exkurs: Rückblick auf die Rechtslage vor dem HaRÄG bzw StruktAnpG 2006:
Vor der Reform des Handelsrechts war die Buchführungspflicht an den Vollkaufmannsbegriff
geknüpft. § 189 Abs 1 HGB verpflichtete jeden Kaufmann Bücher zu führen und
in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen
ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen.
Kaufmann war derjenige, der ein Handelsgewerbe nach § 1 HGB betrieb, das die Grenzen
des Handwerkes oder Kleingewerbes überschritt. Diese Kaufleute, die so genannten
IST-Kaufleute, waren mit Beginn ihres Handelsgewerbes buchführungspflichtig, unabhängig
von der Eintragung in das Firmenbuch.
Weiters waren alle diejenigen Unternehmer ab der Eintragung in das Firmenbuch buchführungspflichtig,
die ein Handelsgewerbe betrieben, das nach Art und Umfang einen
in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erforderte. Diese Unternehmer,
die so genannten SOLL-Kaufleute, mussten in das Firmenbuch eingetragen werden und
einen Gewerbebetrieb betreiben. Schließlich bestimmte das Handelsrecht (§ 6 HGB),
dass die Kaufmannseigenschaft und somit auch die Buchführungspflicht, auch auf alle
Handelsgesellschaften (Aktiengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung, offene
Handelsgesellschaft und Kommanditgesellschaft) anzuwenden war (FORM-Kaufleute).
Aus steuerrechtlicher Sicht (§ 124 BAO) hatte derjenige, der nach Handelsrecht oder anderen
gesetzlichen Bestimmungen zur Führung von Büchern verpflichtet ist, diese Verpflichtung
auch im Interesse der Abgabenerhebung zu erfüllen. Darüber hinaus mussten
auch jene Unternehmer Bücher führen, die die in § 125 BAO festgelegten Grenzen überschritten.
Die Grenzen betrugen dabei:
Buchführungspflicht gem. § 125 BAO
Betriebsart Gewerbebetriebe Land- und forstwirtschaftliche
Kriterium Betriebe
Umsatz mehr als € 400.000*) mehr als € 400.000
Einheitswert – mehr als € 150.000
*) € 600.000 für Lebensmitteleinzelhandel und Gemischtwarenhandel
Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis 9

Wurde die Umsatzgrenze in zwei unmittelbar aufeinander folgenden Wirtschaftsjahren
überschritten, so trat ab 1.1. des Folgejahres Buchführungspflicht ein. Eine bescheidmäßige
Feststellung des Überschreitens der Umsatzgrenze war nicht für den Eintritt der Buchführungspflicht
erforderlich. Angehörige freier Berufe, wie Ärzte, Rechtsanwälte, Wirtschaftstreuhänder,
Journalisten usw. waren davon nicht betroffen. Allerdings konnten Unternehmer,
die die Grenzen des § 125 BAO nicht überschritten, ebenso wie die freiberuflich
Tätigen freiwillig Bücher führen. Wurde die Einheitswertgrenze bei land- und forstwirtschaftlichen
Betrieben aufgrund des Einheitswertbescheides überschritten, trat Buchführungspflicht
mit dem Beginn des zweitfolgenden Kalenderjahres ein.
2.3.2. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Damit ein Unternehmer den Vorschriften des Unternehmensrechtes bei seiner Aufzeichnungspflicht
bzw. Rechnungslegungspflicht entspricht, ist als Buchungssystem die doppelte
Buchführung anzuwenden, deren gesetzliche Rahmenbedingung im Wesentlichen
das Rechnungslegungsgesetz ist.
Weiters wird in § 190 UGB auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
verwiesen. Gemäß der einschlägigen Rechtsprechung ist die Ordnungsmäßigkeit der
Buchführung nach jenen Kriterien zu beurteilen, die dem allgemeinen Bewusstsein der
anständigen und ordentlichen Kaufmannschaft entspringen. In der Praxis gründen sich
die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung auf gesetzliche Bestimmungen und die
diesbezüglichen Rechtsprechungen, auf die zum Gewohnheitsrecht gewordene allgemein
anerkannte Übung der kaufmännischen Praxis und auf Gutachten der Kammer der Wirtschaftstreuhänder
und der Vertreter der Unternehmer.
Eine Buchführung ist grundsätzlich dann als ordnungsgemäß anzusehen, wenn alle gesetzlichen
und sonstigen Vorschriften beachtet worden sind und alle Geschäftsvorfälle
vollständig
wahr
klar
ordentlich und
leicht nachprüfbar
erfasst sind.
Formelle Ordnungskriterien
Die Buchführung ist in einer lebenden Sprache und in deren Schriftzeichen zu führen.
Es dürfen keine leeren Zwischenräume an Stellen gelassen werden, die der Regel nach
zu beschreiben sind.
Es darf nicht radiert werden.
Gemachte Eintragungen dürfen nicht unkenntlich gemacht werden.
Die Eintragungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht
vorgenommen werden.
Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen mindestens täglich aufgezeichnet werden.
Die Bezeichnung der Konten und Bücher soll erkennen lassen, welche Geschäftsvorgänge
auf den betreffenden Konten verbucht werden.
Konten, die den Verkehr mit Geschäftsfreunden verzeichnen, sollen Namen und Anschrift
der Geschäftsfreunde aufweisen.
Soweit Bücher gebunden werden, sollen sie Blatt für Blatt oder Seite für Seite fortlaufend
nummeriert werden.
10 Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis

Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis 11

Werden Bücher oder Aufzeichnungen in loser Blattform geführt, so sollen diese Blätter
in einem laufend geführten Verzeichnis (Kontenregister) festgehalten werden.
Die Verwendung von Datenträgern (elektronische Datenverarbeitung) ist erlaubt,
wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle
und die Einhaltung von Datensicherungs- und Datenschutzmaßnahmen jederzeit gewährleistet
ist.
Bücher und Aufzeichnungen sind ebenso wie die Belege und sonstigen Unterlagen sieben
Jahre hindurch aufzubewahren.
Materielle Ordnungskriterien
Die Grundsätze materieller Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beinhalten folgende
Verbote und Gebote.
Das Verbot der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, die nicht stattgefunden haben.
Das Verbot der unrichtigen Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen.
Das Gebot, alle stattgefundenen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen.
Das Gebot der vollständigen körperlichen Erfassung aller Vermögensgegenstände bei der
Inventur.
Das Gebot der richtigen, d.h. dem Gesetz entsprechenden Bewertung.
Verstößt ein Unternehmer gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, können
damit verschiedene Folgen verbunden sein. Die Steuerbehörde kann dem Steuerpflichtigen
die Anerkennung von Steuerbegünstigungen, wie z.B. Investitionsbegünstigungen,
verweigern. Weiters ist die Finanzbehörde bei nicht ordnungsgemäßer Durchführung legitimiert,
die Aussagekraft der Buchführung zu verwerfen und ebenso die darin ermittelte
Bemessungsgrundlage für die Steuerberechnung (Gewinn). Die Bemessungsgrundlage
kann in weiterer Folge daher geschätzt werden. Die Aberkennung der Beweiskraft für
die Aufzeichnungen bzw. Bücher ist auch im zivilrechtlichen Verfahren (z.B. bei Erbauseinandersetzungen
oder Schadenersatzansprüchen) im Falle einer nicht ordnungsgemäßen
Buchführung geschmälert bzw. nicht gegeben. Schließlich kann die nicht ordnungsgemäße
Buchführung auch Geldstrafen nach sich ziehen.
2.3.3. Der Jahresabschluss
Die doppelte Buchhaltung mündet am Ende des Wirtschaftsjahres in die Bilanz bzw. in
die Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Bilanz ist die Gegenüberstellung der zum Bilanzstichtag vorhandenen Vermögensund
Kapitalteile, die nach bestimmten vom Bilanzerstellungszweck abhängigen Gliederungs-
und Bewertungsgesichtspunkten ermittelt werden.
Die Aktivseite der Bilanz gibt eine Übersicht über die Art und die Werte der zum Bilanzstichtag
vorhandenen Vermögensgegenstände. Neben den einzelnen Posten des Anlage-
und Umlaufvermögens sind auf der Aktivseite auch Korrekturposten zur Passivseite
und Posten zur periodengerechten Zuordnung von Vermögensänderungen auszuweisen.
Auf der Aktivseite ist zu ersehen, welche Vermögensgegenstände zum Bilanzstichtag
vorhanden sind (Mittelverwendung).
Die Passivseite (Kapitalseite) der Bilanz zeigt die Mittelherkunft, die ersichtlich macht,
welche in Geld ausgedrückten Mittelbeträge dem Unternehmen zur Verfügung gestellt
wurden und in welcher rechtlichen Form dies geschah. Erfolgte die Mittelzufuhr von
rechtlich am Unternehmen beteiligten Personen in der Absicht, es dem Unternehmen als
12 Bertl/Deutsch/Hirschler, Buchhaltungs- und Bilanzierungshandbuch 7 , LexisNexis