Access Tabellen verwenden - Lehrer

Access
Tabellen verwenden
Eberhart 1
Öffnen und leere Datenbank anlegen:
suche Speicherort und Name
Eberhart 2
21.01.2009
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Übung: Schuldatenbank
• Festlegen von Feldname, Felddatentyp usw.:
• Feldname: ist die spätere „SPALTENÜBERSCHRIFT“.
• Der Felddatentyp bestimmt die Art von Daten (Zahl,
Text…)
Eberhart 3
Felddatentyp
• AutoWert bei Lehrernummer – automatische Vergabe
der Nummer
• Bei E-Mail muss „Hyperlink“ eingestellt werden
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Umschalten der Ansicht
Klick auf „Absicht“ und
wähle Datenblattansicht.
Danach speichere unter
„Lehrer“
Eberhart 5
Ansichten von Tabellen
• In der Entwurfsansicht wird die neue Tabelle angelegt
und die Struktur verändert.
• In der Datenblattansicht werden Daten eingegeben und
können geändert bzw. gelöscht werden. Zum Löschen
und Ändern wird das Kontextmenü verwendet (rechte
Maustaste).
Außerdem können Daten sortiert und gefiltert werden.
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Datenblattansicht
• Spaltenüberschriften eingeben (durch Doppelklick) oder
ändern
• Mindestens einen Datensatz eingeben, damit Access am
Feldinhalt die Art der Information erkennt (z.B. Text)
• Von einem Feld zum nächsten springe mit der Tabulator
Taste. Mit RET + TAB kann man ein Feld zurück. Die
Taste ESC bricht die Eingabe ab, ohne zu speichern.
• Schaltfläche in der „Datensatznavigation“ verwenden:
• Danach speichern
• Primärschlüssel akzeptieren (z.B. ID – Autowert)
Eberhart 7
Daten eingeben
1. Register START / Neuer Datensatz, oder
2. mittels Tastenkombination „STRG und +“ Zeichen, oder
3. mit dem Sternsymbol in der Datensatznavigation
• Besonders schnell, vor allem, wenn der Inhalt eines
Feldes gleich sein soll wie jener des Datensatzes zuvor,
wähle „STRG und #“ Zeichen.
• Aktuelles Datum einfügen:
„Shift und STRG und ;“ Zeichen
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Daten bearbeiten
• Ein Autowertfeld kann man mit Enter überspringen. Es
wird automatisch ausgefüllt.
• Mit ESC kann man die Erfassung eines Datensatzes
jederzeit wieder abbrechen.
• Die Änderung am Datensatz wird gespeichert, sobald
man einen anderen Datensatz anklickt, einen neuen
hinzufügt oder die Tabelle schließt.
Eberhart 9
Datensatz
• In den Zeilen befinden sich die Datensätze. Ein
Datensatz enthält die zusammengehörigen Daten aller
Felder.
• Im Beispiel: ein Datensatz liefert alle Daten für die
Lehrer z.B. Bacher Edith….
Eberhart 10
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Primärschlüssel vergeben
...in MS-Access ein Soll, kein Muss
ein Feld als Primärschlüssel definieren: mittels RM –
Kontextmenü, Primärschlüssel oder das
Schlüsselsymbol in der Symbolleiste
Besonders geeigneter Feldtyp: AutoWert
Eine Tabelle kann immer nur einen Primärschlüssel
haben, der eindeutig sein soll!
Beispiele: Kundennummer,
Sozialversicherungsnummer
Nicht: die Katalognummer von Schülern, da
diese ja in jeder Klasse vorkommen.
Eberhart 11
Tipps
• Sollte das Datenbankfenster einmal nicht zu sehen sein
z.B. wenn es von hinter anderen
Fenstern versteckt ist), so
drücke F11 um es in den
Vordergrund zu holen.
• Primärschlüssel löschen:
Markiere eines der Primärschlüsselfelder und klicke
erneut auf das Primärschlüsselsymbol. Es wird für alle
Felder wieder ausgeschaltet.
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Daten suchen und finden
• Je mehr Informationen in einer Datenbank erfasst sind,
umso schwieriger wird es, eine bestimmte Information zu
finden. Dafür verwendet man hauptsächlich Such- und
Filtermöglichkeiten.
• Grundlagen zum besseren Verständnis:
– Abfrage: Eine bestimmte Auswahl von Informationen
aus einem Datenbankbestand. Diese Informationen
werden nach einer spezifizierten Beschreibung
gesucht, die man Abfrage nennt.
– SQL: (=Structured Query Language). Eine Sprache
für die Abfrage von Datenbanken. Diese kann auch in
Access benutzt werden.
Eberhart 13
Daten sortieren und suchen
• Öffne die Datenbank „152.MP3Sammlung.accdb“
• In dieser Datenbank sind Sängerinnen und Sänger,
sowie Musikrichtungen gespeichert.
• Um ein Feld (eine Spalte) zu sortieren muss diese
markiert werden und dann die Sortierung ausgewählt
werden.
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Sortierfunktion
• Aufsteigende Sortierung:
– Sortiert alphabetisch von A nach Z und
– numerisch vom niedrigsten zum höchsten Wert
• Absteigende Sortierung:
– Sortiert alphabetisch von Z nach A und
– numerisch vom höchsten zum niedrigsten Wert
Eberhart 15
Übung:
sortiere die Tabelle „Interpreten“ aufsteigend
nach dem Geburtsdatum
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Mehrere Felder sortieren
• Markierte Felder können ab- oder aufsteigend sortiert
werden.
• Sollen mehrere Felder sortiert werden, muss die
Reihenfolge so geändert werden, dass das erste
Sortierfeld links vom zweiten usw. steht. „Je mehr links,
desto wichtiger.“
• Dann können beide oder mehr nebeneinander liegende
Felder markiert und sortiert werden.
• Markiere erfolgt mit gedrückter „Shift“ – Taste.
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Übung:.
• Öffne die Tabelle „Song“ und sortiere diese aufsteigend
nach
– „Musikrichtung“ und
– „Titel“.
• Tipp: verschiebe die Felder!
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Suchfunktion
• Mit „Suchen“ kann nach Inhalten
von Feldern gesucht werden.
Anschließend können diese auch
ersetzt werden. Dafür muss vorher der Spaltenkopf
markiert werden.
• Vergleichen:
– Ganzes Feld: der Inhalt muss komplett mit der
Suchabfrage übereinstimmen
– Feldanfang: es genügt, wenn der Beginn mit dem
Suchbegriff übereinstimmt
– Teil des Feldinhalts: es ist egal, an welcher Stelle in
einem Feld die Zeichenkette vorkommt
Eberhart 19
• Der JOKER ersetzt beliebig viele Zeichen. (= * Zeichen)
• Eine Wildcard ersetzt nur ein Zeichen. (= ? Zeichen)
• Beispiel:
Suche nach „Harpo“ mit Hilfe von „Har??“
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Übung „Suche“
• Im Feld „Interpreten“ suche nach allen Interpreten, deren
Namen mit „Ba“ beginnt.
• Tipp: wähle die Option „Anfang des Feldinhalts“
• Drücke „Weitersuchen“ um alle anzeigen zu lassen.
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Übung „Ersetzen“
• Suche den Interpreten „Jürgen Von Der Lippe“ und
ersetzte diesen durch „Jürgen von der Lippe“.
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Filter:
= Eine schnelle Suchmöglichkeit, um eine Auswahl von
Datensätzen an Hand von Kriterien aus einer Datenbank
zu bekommen. Ein Filter lässt sich auch als Abfrage
speichern und dadurch wiederholt benutzen.
• Auswahlbasierter Filter: Der schnellste Weg, Daten zu
filtern, aber auch der unflexibelste, da nur nach einem
Kriterium in einem Feld gefiltert werden kann.
• Formularbasierter Filter: Filtern über ein leeres
Datenblattformular. Es können auch mehrere Kriterien in
unterschiedlichen Feldern angegeben werden.
Eberhart 23
Daten filtern
• Mit einem Filter können unerwünschte Datensätze
ausgeblendet werden. Man unterscheidet:
1. Auswahlbasierter Filter:
Damit werden nur jene Datensätze angezeigt, die das
markierte Wort enthalten. Über mehrere Felder jedoch
kombinierbar.
2. Formularbasierter Filter:
Es werden beliebige Kriterien in einem Formular
gesammelt und dann angewendet, in der
Datenblattansicht. Dabei kann auch das Register
„ODER“ verwendet werden.
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Übung „Filter“
• Filtere mithilfe des auswahlbasierten Filters in der
Tabelle Song jene Lieder, die eine Länge von mehr als 4
Minuten haben und 1997 erschienen sind.
• Tipp: sortiere das Feld „Länge“ und markiere danach das
Feld „00:04:00“ und klicke auf „Auswahl“ und dann „Bei
oder nach“
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• Danach setze erneut einen Filter und zwar für das Jahr
1997.
• Ergebnis:
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Formulargebundener Filter
• Öffne „Interpreten“
• Klicke auf die Schaltfläche Formularbasierter
Filter. Ein neues Fenster
wird eingeblendet, das nur eine Zeile anzeigt.
• Klicke in das Feld „InterpretenName“ und
anschließend auf den Listpfeil in diesem Feld.
• Kriterium: Alle Interpreten, die mit F beginnen „F*“.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter/Sortierung anwenden“.
Eberhart 27
• Access nimmt die Filterung der Daten vor und zeigt
diese im gleichen Fenster an. Um die Filterung
aufzuheben, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche
Filter/Sortierung anwenden.
• Resultat:
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Übung:
Mehrere Kriterien
• Es sollen alle Interpreten gesucht werden, die mit „F“
beginnen und nach 1985 geboren wurden.
• Tipp: verwende den Operator „größer“ „>“
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Filter speichern
• Benötigt man einen Filter immer wieder, liegt es nahe,
die Einstellungen zu speichern.
Aber: Nur im Filterdefinitionsfenster ist das Speichern
von Filtern möglich – nicht im Fenster mit dem
Filterergebnis.
Hat man Filter erst ausprobiert, muss dieses Fenster
wieder geschlossen werden, bevor man den eigentlichen
Filter speichern kann. Dies kann man mit einem Klick auf
die Schaltfläche
Formularbasierter Filter
erreichen.
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Übung:
• Verwende den eben erstellten formularbasierten Filter.
• Wähle aus dem Register „Sortieren und filtern“ die
Option Als Abfrage speichern
oder klicke auf die rechte
Maustaste und wähle die
Option aus dem Kontextmenü.
• Gib der Abfrage einen Namen,
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• Um später die Abfrage neu zu nutzen, klicke im
formularbasierten Filter wieder mit der rechten
Maustaste und wählen aus dem
Kontextmenü „Von Abfrage
laden…“.
• Aus dem Dialogfenster wähle die gewünschte Abfrage
und bestätigen mit OK. Damit sind die Abfragekriterien
ins Abfragefenster übertragen. Sie müssen noch auf die
Schaltfläche Filter angewendet, werden damit der Filter
ausgeführt wird.
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