Ausschreibung Hamburg-Präsentation Tag der Deutschen Einheit

Hamburg
Marketing GmbH
Öffentlicher Teilnahmewettbewerb mit anschließender beschränkter
Ausschreibung nach VOL/A
Hamburg-Präsentation beim Tag der Deutschen Einheit 2009ff
Die Hamburg Marketing GmbH (HMG) beabsichtigt, eine Agentur mit der Konzeption und
Umsetzung der Hamburg-Präsentation im Rahmen des Bürgerfestes beim Tag der
Deutschen Einheit 2009 und der darauffolgenden Jahre zu beauftragen. Bewerber werden
gebeten, ihr Interesse und ihre Eignung durch einen Teilnahmeantrag zu bekunden.
1. Projektbeschreibung
Die Bundesrepublik Deutschland begeht alljährlich am 03. Oktober den Tag der Deutschen
Einheit mit offiziellen Feierlichkeiten. Diese bestehen aus einem protokollarischen Teil und
einer öffentlichen Veranstaltung, dem Bürgerfest, auf der sich die 16 Bundesländer und drei
der Verfassungsorgane (Bundesrat, -tag und –regierung) präsentieren. Hamburg stellt sich
als Bundesland mit einem Auftritt auf der Ländermeile, bei der Musikparade und dem
Drachenbootrennen dar. Dabei ist der Auftritt auf der Ländermeile zentrales Element der
Hamburg-Präsentation, der in der Regel in Form eines Messestandes in einheitlichen
Pagodenzelten mit Informations-, Unterhaltungs- und Gastronomieelementen umgesetzt
wird.
Ziel:
Die Präsentation Hamburgs inszeniert in der unten definierten Zielgruppe ausgewählte
Hamburg-Themen, die sich am Profil der Marke Hamburg orientieren, welches unter
www.marketing.hamburg.de/Erfolgsbausteine.200.0.html ausführlich dargestellt ist. In 2009
wird Hamburg als die Metropole der pulsierenden Szene kommuniziert. Durch einen für das
Bürgerfest einzigartigen Auftritt, wird eine regionale und nationale Aufmerksamkeit bei den
Besuchern und ausgewählten Medien erzielt.
Zielgruppe:
Die Hamburg-Präsentation spricht die Creative Class an. Aus Sicht der HMG handelt es sich
bei der Creative Class um eine Gruppe der Gestalter (Hoffnungsträger) und
Meinungsbildner, die ihr Umfeld überdurchschnittlich beeinflussen können und die sich aktiv
innovativ „schöpferisch“ engagieren. Es sind Trendsetter, Multiplikatoren und führende Köpfe
(Opinion Leader), in einer heterogenen Zusammenstellung.
Agenturleistungen:
Die Agentur soll folgende Leistungen erbringen:
- Konzeption, Organisation und Umsetzung der Hamburg-Präsentation (Länderauftritt,
Musikparade, Drachenbootrennen) in 2009ff,
- Konzeption von Kommunikationsmaßnahmen zur markenprofilierten Darstellung
Hamburgs,
- Sponsorenakquise und Einbindung weiterer Partner (z.B. Hamburg Tourismus
GmbH, Kulturinstitutionen),
- Erstellung eines Projektbudgets, das auch Sponsoringeinnahmen ausweist,
- Projektmanagement zur Organisation und Abwicklung des Gesamtauftrages.
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Hamburg
Marketing GmbH
Budget
Der Auftraggeber stellt die Grundfinanzierung für die Konzeption und Umsetzung der
Hamburg-Präsentation im ersten Jahr mit einem finanziellen Beitrag von max. 90.000€ (zzgl.
MwSt.) sicher. Das Gesamtbudget wird durch Sponsoringeinnahmen der Agentur
aufgestockt. Die HMG beabsichtigt für die darauf folgenden Jahre, ihre finanzielle Beteiligung
degressiv zu reduzieren und geht dabei davon aus, dass gleichzeitig die
Sponsoringeinnahmen erhöht werden.
Ausschreibungsverfahren
Für die Vorbereitung der Vergabe ist ein zweistufiges Verfahren mit vorgeschaltetem
Teilnahmewettbewerb nach VOL/A vorgesehen. Im ersten Schritt bewerben sich
interessierte Agenturen um die Teilnahme und stellen dabei ihre Leistungsfähigkeit und
Fachkunde dar. Im zweiten Schritt werden aus dem Kreis der Bewerber die bis zu fünf
qualifiziertesten ausgewählt und zur Abgabe konkreter Angebote aufgefordert.
2. Bewerbungsfrist:
Die Agenturen sind aufgefordert, sich um die Teilnahme an dieser Ausschreibung zu
bewerben mit der Einsendung Ihrer Unterlagen
an:
3. Erforderliche Unterlagen:
bis zum 10. Februar 2009, 12.00 Uhr
Hamburg Marketing GmbH
Frau Caroline Bader
Habichtstraße 41
22305 Hamburg
Bitte belegen Sie erstens Ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) mit
aussagekräftigen Unterlagen und Referenzen. Zweitens bitten wir Sie um ein Kurzkonzept
(max. zwei Seiten) mit ersten Ideen zur inhaltlichen Ausgestaltung der Hamburg-
Präsentation mit dem Fokus auf den Hamburg-Auftritt auf der Ländermeile. Bitte legen Sie
drittens Kompetenzen, Größe und Struktur Ihres Unternehmens dar und welcher
externer Hilfe Sie sich gegebenenfalls bedienen. Es besteht die Möglichkeit,
Bietergemeinschaften zu bilden.
Bitte teilen Sie uns ausdrücklich mit, wenn Sie Ihre Unterlagen im Fall, dass Sie nicht zur
Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, zurückgesandt haben möchten. Unterlagen
und Absagen im Teilnahmewettbewerb werden erst nach Abschluss des Verfahrens (d.h.
Auftragsvergabe, voraussichtlich 13. KW 2009) verschickt. Die Aufforderungen zur Abgabe
von Angeboten werden voraussichtlich in der 7. KW erfolgen. Änderungen an diesem
Zeitplan sind vorbehalten.
Im Sinne eines fairen und gleichen Verfahrens können Rückfragen einzelner Bewerber in
dieser Phase des Verfahrens nicht beantwortet werden.
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