Das Bordbuch der Birgit Böhm UnternehmerBeratung

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Vorlagen fürs Segel trimmen
Um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied auf die gleichen Dokumente und Unterlagen zugreift,
wurde ein für alle zugängliches Laufwerk eingerichtet. Die Vorlagen zu allgemeinen
Geschäftstätigkeiten, wie zu Geschäftsbriefen, E-Mails, Verträgen, Bewirtungsaufwendungen, etc.
werden in diesem Arbeitsordner zur Verfügung gestellt.
Sämtliche Aufzeichnungen und Unterlagen zu den jeweiligen Projekten werden in eigens dafür zur
Verfügung stehenden Ordnern elektronisch und/oder schriftlich abgelegt. Dabei obliegt es jedem
Mitarbeiter, die vertrauensvoll zur Verfügung gestellten Kundendaten und -unterlagen sorgfältig
und auftragsgemäß zu verarbeiten und abzulegen. Die gesetzlich und behördlich vorgegebenen
Auflagen (z.B. Archivierungsvorgaben) werden dabei eingehalten.
Für einen reibungslosen und fehlerfreien Ablauf der einzelnen Projekte sind klare
Aufgabenverteilungen und Arbeitsanweisungen, angepasst an die individuellen Kundenwünsche,
erforderlich. Dies erfolgt zwischen Birgit Böhm und den Mitarbeitern durch mündliche Absprachen
sowie durch schriftliche Anweisungen per E-Mail oder Post-It’s auf den jeweiligen
Kundenunterlagen. Die zur Verfügung gestellten und erarbeiteten Unterlagen werden in einem für
jeden Kunden vorhandenen elektronischen Ordner und/oder Aktenordner abgelegt. Diese
Kundenordner beinhalten auch die zugehörigen Geschäftsbriefe.
In Zusammenhang mit der ISO 9001 stehend:
4.2.3 Lenkung von Dokumenten
4.2.4 Lenkung von Aufzeichnungen