VERHALTENSKODEX - Alcoa

VERHALTENSKODEX
HINTERGRUND:
Die folgenden Richtlinien gelten weltweit für Mitarbeiter von Alcoa Inc. („Alcoa“) und allen
innerhalb und außerhalb der USA angesiedelten Tochterunternehmen, angegliederten Betrieben,
Partnern, Unternehmungen oder anderen, direkt oder indirekt von Alcoa kontrollierten Unternehmen
(das „Unternehmen“) sowie für alle Mitglieder der Geschäftsleitung (Directors), leitende Angestellte
(Officers) und sonstige Mitarbeiter des Unternehmens.
Alle Führungskräfte und leitenden Angestellten des Unternehmens sind für die Bekanntgabe
und Anwendung dieser Richtlinien in ihrem Zuständigkeitsbereich verantwortlich.
RICHTLINIEN:
1. Das Unternehmen sowie alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitende Angestellte und sonstige
Mitarbeiter des Unternehmens müssen alle für die Aktivitäten des Unternehmens geltenden Gesetze
und Vorschriften einhalten.
2. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstige Mitarbeiter sind
verpflichtet, die Unternehmensrichtlinien hinsichtlich Insiderhandel einzuhalten.
3. Es ist untersagt, Geldmittel, Eigentum, Dienstleistungen oder sonstige Wertsachen anzunehmen
oder in Zahlung zu geben mit der Absicht, sie ganz oder zu einem Teil für ungesetzliche Zwecke oder zu
einem aus den Begleitdokumenten der Transaktion nicht ersichtlichen Zweck zu verwenden.
4. Die allgemeinen Grundsätze der Rechnungslegung und die entsprechenden Kontrollmaßnahmen
sind jederzeit einzuhalten. Alle bei der Börsenaufsichts‐ oder irgendeiner anderen Behörde einzureichenden
Berichte und Dokumente sowie auch alle anderen Offenlegungen sind vollständig, gerecht, akkurat und
zeitgerecht anzufertigen.
5. Es ist untersagt, aus welchen Gründen auch immer in den Geschäftsbüchern und
Aufzeichnungen des Unternehmens falsche, unwahre oder irreführende Einträge vorzunehmen. Es
dürfen keine Geldmittel oder Vermögenswerte, die nicht sachgemäß verbucht sind, vorhanden sein, und
es ist verboten, Buchungen oder Eintragungen vorzunehmen, die die zugrunde liegende Transaktion
nicht richtig wiedergeben.
6. Zeichen der Gastfreundschaft (einschließlich Mahlzeiten, Getränke, Freizeitgestaltung,
Unterhaltung, Verkehrsmittel und Unterkunft) und Geschenke dürfen auf Kosten des Unternehmens
erfolgen oder von Mitgliedern der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten oder sonstigen Mitarbeitern
des Unternehmens angeboten, gegeben oder angenommen werden, die an einer geschäftlichen
Beziehung mit dem Unternehmen interessiert sind, wenn:
a. dies den geschäftlichen Gepflogenheiten entspricht und dadurch keine Gesetze oder
ethischen Grundsätze verletzt werden
b. sie im Einklang mit der Richtlinie zur Korruptionsbekämpfung von Alcoa stehen und
die entsprechenden Vorgehensweisen eingehalten werden
c. sie keinen hohen Wert haben
d. sie nicht als Bestechung, Schmiergeld oder ungehörige Beeinflussung ausgelegt werden können
e. ein öffentliches Bekanntwerden dieser Zuwendungen den Ruf des Unternehmens bzw.
des Mitglieds der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten oder sonstigen Mitarbeiters nicht
schädigen würde
Im Rahmen der Geschäftstätigkeit des Unternehmens dürfen unter keinen Umständen Barzahlungen
oder Barzuwendungen (einschließlich Aktien, Geschenkkarten oder Geschenkgutscheine) von
Mitgliedern der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten oder sonstigen Mitarbeitern angeboten,
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(Business Conduct Policies – Final Revised May 2012 – GERMAN)

gegeben oder angenommen werden. Honorare und Spenden für wohltätige Zwecke sind jedoch erlaubt,
sofern sie rechtlich zulässig sind, die Richtlinie zur Korruptionsbekämpfung des Unternehmens
eingehalten wird und sie im Rahmen der entsprechen Alcoa‐Vorgehensweisen genehmigt sind.
7. Mitarbeiter von Alcoa dürfen sich in ihrer Freizeit natürlich auf eigene Kosten politisch
betätigen. Die Verwendung von Geldern, Eigentum, Dienstleistungen oder Wertgegenständen des
Unternehmens für oder zur Unterstützung politischer Parteien oder Kandidaten für öffentliche Ämter ist
generell verboten. Demhingegen ist es zulässig, dass das Unternehmen politische Gremien oder Fonds
der Mitarbeiter unterstützt und im Zusammenhang mit deren Gründung bescheidene Geldmittel
aufbringt, sofern diese gesetzlich zulässig sind und im Einklang mit der Satzung oder anderen, vom Chief
Legal and Compliance Officer von Alcoa genehmigten, Regelungen stattfinden.
8. Es ist verboten, Vermögenswerte des Unternehmens für ein Gremium zu verwenden, dessen
Hauptziel darin besteht, den Ausgang eines Referendums oder eines anderen Volksentscheids zu
beeinflussen. Ausnahmen hierzu bedürfen der schriftlichen Genehmigung durch den Chief Executive
Officer und die rechtliche Zulässigkeit muss vorab vom Chief Legal and Compliance Officer von Alcoa
schriftlich genehmigt werden.
9. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstige Mitarbeiter dürfen
keine kollidierenden Interessen haben, wenn sie das Unternehmen bei Verhandlungen vertreten oder
hinsichtlich der Vorgangsweise des Unternehmens gegenüber Dritten Empfehlungen abgeben oder
anderweitig die Interessen des Unternehmens wahrnehmen. Im Umgang mit Lieferanten, Kunden,
Auftragnehmern sowie Personen und Firmen, die mit dem Unternehmen in Geschäftsbeziehung stehen,
dürfen nur die Interessen des Unternehmens berücksichtigt werden. Es ist nicht gestattet, Dritte aus
persönlichen Überlegungen bevorzugt zu behandeln. Hierbei ist vor allem Folgendes zu beachten:
a. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstigen Mitarbeiter,
die mit Dritten zu tun haben, die mit dem Unternehmen in Geschäftsbeziehung stehen bzw.
an einer Geschäftsbeziehung interessiert sind, oder in diesem Zusammenhang
Empfehlungen abgeben oder Entscheidungen treffen, dürfen an diesen Firmen weder
beteiligt sein noch irgendwelche Vereinbarungen getroffen haben, die die
Entscheidungsfreiheit des Geschäftsmitglieds, leitenden Angestellten oder Mitarbeiters
beeinflussen könnten, sofern die entsprechende Beteiligung oder Vereinbarung nicht
bekanntgegeben und schriftlich genehmigt wurde.
b. Es ist Mitgliedern der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstigen Mitarbeitern
untersagt, einen Personalkredit oder sonstige Dienste von Personen oder Firmen, die mit
dem Unternehmen in Geschäftsbeziehung stehen bzw. an einer Geschäftsbeziehung
interessiert sind, direkt oder indirekt anzufordern oder anzunehmen, sofern diese
Kreditinstitute oder Finanzdienste ähnliche Kredite oder Dienste nicht im Rahmen ihrer
üblichen Geschäftstätigkeit anbieten.
c. Es ist Mitgliedern der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstigen Mitarbeitern
untersagt, mit engen Verwandten im Namen des Unternehmens Geschäfte abzuwickeln,
sofern dies nach Bekanntgabe des Verwandtschaftsverhältnisses nicht ausdrücklich in
schriftlicher Form genehmigt wird.
d. Die für alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstigen Mitarbeiter
des Unternehmens geltende Anforderung, dass es zu keinen Interessenskonflikten kommen
darf, bezieht sich auch auf enge Verwandte. Hierzu gehören in der Regel Ehegatten, Eltern,
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(Business Conduct Policies – Final Revised May 2012 – GERMAN)

Kinder und Geschwister, Schwiegereltern, Schwäger und Schwägerinnen sowie alle Personen,
die mit solchen Verwandten zusammen wohnen, es sei denn, dass es sich bei diesen
Mitbewohnern um Bedienstete der Verwandten handelt.
e. Die Entscheidung, welche Maßnahmen im Falle eines tatsächlichen oder potentiellen
Interessenskonflikts zu ergreifen sind, obliegt dem Unternehmensleiter von Alcoa oder, im
Falle von Mitgliedern der Geschäftsleitung oder leitenden Angestellten, dem Verwaltungsrat
(Board of Directors).
10. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstige Mitarbeiter sind
verpflichtet, die Vermögenswerte des Unternehmens, einschließlich der unternehmenseigenen
Informationen und Informationen Dritter, zu deren Geheimhaltung das Unternehmen verpflichtet ist, zu
schützen. Mitglieder der Geschäftsleitung, leitende Angestellte und sonstige Mitarbeiter dürfen für sich
persönlich keine Geschäftsgelegenheiten wahrnehmen, die sich durch Verwendung von
Unternehmenseigentum, unternehmenseigenen Informationen oder aufgrund ihrer Vertrauensstellung
innerhalb des Unternehmens ergeben. Auch ist es keinem Mitglied der Geschäftsleitung, leitenden
Angestellten oder Mitarbeiter erlaubt, Unternehmenseigentum oder unternehmenseigene
Informationen zum eigenen Vorteil auszunutzen.
11. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung, Amtsträger und sonstige Mitarbeiter, die von fragwürdigen,
betrügerischen oder illegalen Vorkommnissen Kenntnis haben, sind aufgefordert, gegenüber dem Chief Legal
and Compliance Officer, dem Chefsyndikus von Alcoa oder der Ethik‐ und Verhaltenskodex‐Hotline von Alcoa
umgehend intern Meldung zu erstatten. Repressalien gegenüber Mitgliedern der Geschäftsleitung,
Amtsträgern oder Mitarbeitern werden auf keinen Fall geduldet, unabhängig davon, was die Repressalien
ausgelöst hat: i) eine Handlung in Übereinstimmung mit geltendem Gesetz oder Unternehmensrichtlinien;
ii) Meldung eines Problems oder Anliegens oder Einreichung einer Beschwerde bezüglich eines
mutmaßlichen Verstoßes gegen ein Gesetz oder eine Unternehmensrichtlinie; oder iii) Mithilfe bei einer
internen oder von der Regierung durchgeführten Untersuchung oder Ermittlung zu einem Verhalten, von
dem allgemein ausgegangen wird, dass es gegen ein Gesetz oder eine Unternehmensrichtlinie verstößt.
Repressalien oder Vergeltungsmaßnahmen richten sich gegen eine Person, die sich gemäß des Gesetzes bzw.
der Unternehmensrichtlinien verhalten hat, den Vorwurf oder Verdacht eines Fehlverhaltens gemeldet hat
oder bei einer internen oder von der Regierung durchgeführten Untersuchung oder Ermittlung in einer
solchen Angelegenheit mitgeholfen hat.
12. Verstöße durch leitende Angestellte oder sonstige Mitarbeiter gegen die vorangehenden
Richtlinien haben entsprechende Sanktionen einschließlich Zurückstufung oder Entlassung zur Folge. Das
Unternehmen darf keine wesentliche Ermessensfreiheit an Personen übertragen, die in der
Vergangenheit bewiesen haben, sich unter Ausnutzung des seitens des Unternehmens in sie gesetzten
Vertrauens an illegalen Aktivitäten zu beteiligen.
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