Leistungsbeschreibung und Preise Secure Dataroom - Telekom

Leistungsbeschreibung und Preise
Secure Dataroom.
1 Allgemeines
Mit Secure Dataroom erhält der Kunde und die von ihm autorisierten
Nutzer die technische Möglichkeit und Berechtigung, auf
die Softwareapplikation Secure Dataroom, welche auf einem
zentralen Server der Telekom Deutschland GmbH (im Folgenden
Telekom genannt) gehostet wird, mittels Internet zuzugreifen
und die Funktionalitäten der Softwareapplikation im Rahmen
dieses Vertrages zu nutzen. Die Gesamtzahl der Nutzer ist begrenzt
und ergibt sich aus den im Vertrag getroffenen Regelungen.
Die Internetverbindung ist nicht Gegenstand dieses Vertrages.
Secure Dataroom ist eine komplette, internetbasierte Lösung zur
unternehmensübergreifenden Bearbeitung von Geschäftsdokumenten.
Der Secure Dataroom beinhaltet Dokumentenmanagement-Funktionalitäten
mit entsprechender Speicherkapazität
auf einer ASP Umgebung in Rechenzentren der Telekom. Die
Anbindung der Rechenzentren der Telekom erfolgt über das Internet-Backbone
der Telekom an das Internet. Secure Dataroom
kann als Online-Dienstleistung unmittelbar über das Internet erreicht
werden.
Die zentralen Leistungspunkte des Secure Dataroom :
- Sicherer, unternehmensübergreifender Dokumentenaustausch
- Nahtlose Integration von Partnern und Zulieferern
- Integriertes Dokumentenmanagement
- Einfaches Nachvollziehen der gesamten Datenraum Kommunikation
- Effizientes, zentrales Bereitstellen der Dokumente für alle Beteiligten
- Tools zur Aufgabenverfolgung und Benachrichtigung
- Intuitive Nutzung ohne Training - intelligente und benutzerfreundliche
Handhabung
- Weltweite Verfügbarkeit
- sicherer Zugriff jederzeit und überall per Web Browser.
Secure Dataroom verbessert die verteilte Bearbeitung von Dokumenten
über Unternehmensgrenzen hinweg. Sämtliche Beteiligte
arbeiten dadurch so transparent und effizient zusammen,
als wären sie im selben Raum. Dabei bietet der Einsatz des Secure
Dataroom die vollständige Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
aller Aktionen.
Die Abbildung typischer Prozesse und Workflows beim Management
wichtiger Dokumente unterstützt die Zusammenarbeit in
Teams.
Das Dokumenten-Repository des Datenraums dient zur Ablage
von Dokumenten beliebigen Typs. Benutzer können verschiedene
Versionen anlegen sowie Attribute definieren. Weiterhin
kann direkt per WebDAV auf den Datenraum als virtuelle Festplatte
zugegriffen werden.
Eine Änderung der Menüsprache kann nutzerbezogen einfach
per Mausklick erfolgen. Zurzeit stehen die Sprachen Deutsch,
Englisch und Französisch zur Verfügung.
2 Leistungen von Secure Dataroom 1)
Der Secure Dataroom Version 8.0 ist in drei Produktvarianten
verfügbar.
Das Produkt Secure Dataroom Entry ist die Einstiegslösung mit
der Begrenzung auf einen Datenraum. Dieses Produkt hat festgelegte
Leistungsmerkmale mit der Begrenzung auf einen Datenraum
mit maximal 49 Nutzern.
Die Secure Dataroom Solution ist demgegenüber deutlich umfassender,
dem Kunden wird ein Datenraum-Center zur Verfügung
gestellt in diesem er mehrere Datenräume selbst anlegen
kann, hat theoretisch keine Begrenzung in der Anzahl der Nutzer
und verfügt über erhöhte Sicherheitsfunktionen.
Das Produkt Secure Dataroom Enterprise richtet sich insbesondere
an Kunden mit besonders hohen Anforderungen hinsichtlich
Kennzeichnung und Schutz von Dokumenten. Beispielsweise
als elektronischer Boardroom zur Kommunikation und Beschlussfassung
zwischen Vorstand und Aufsichtsrat, für vertrauliche,
unternehmensübergreifende Projekte oder als virtueller
Dealroom bei M&A Transaktionen, für die nachvollziehbare, vertrauliche
Kommunikation mit Kunden und Partnern.
Die jeweiligen Leistungsmerkmale der Produktvarianten sind
der untenstehenden Tabelle zu entnehmen.
2.1 Integriertes Dokumenten Management
a) Dokumentenverwaltung
Strukturierte Ablage, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten
jeder Art. Es bestehen Dokument-Attribute für Eigentümer,
Beschreibung, Status und Versionsinformation. Darüber
hinaus wird eine vollständige Liste aller Änderungen
unveränderbar in der Historie gehalten.
b) Versionierung
Das konfigurierbare Versionsmanagement bildet den Lebenszyklus
der Dokumente ab und unterstützt die verteilte
Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teilnehmern.
c) Check-in / Check-out
Hiermit können Dokumente für längere Bearbeitungszyklen
reserviert werden.
d) Links und Dokumentensammlungen
Mehrere Dokumente können in eine Dokumentensammlung
mit separatem Versionsmanagement und Zugriffsrechten zusammengefasst
werden. Links können Querverweise auf andere
Dokumente, andere Datenräume oder externe Ressourcen
und Applikationen abbilden.
e) Erweiterte Dokumentensammlung /Sitzungsmappen
Mehrere Dokumente, z. B. Unterlagen für Sitzungen und Entscheidungsvorlagen,
können in einer Dokumentensammlung/Sitzungsmappe
zusammengefasst, bearbeitet und versioniert
werden. Die Dokumentensammlung bzw. Sitzungsmappe
kann besonders einfach versendet werden. Der Empfänger
kann die Dokumenten-Sammlung als eine komplette
Datei mit einem einzigen Klick herunterladen. Die Reihenfolge
der Dokumente kann dabei frei festgelegt werden und zur
besseren Orientierung können Zwischenüberschriften vor jedem
neuen Dokument eingefügt werden. Ein Inhaltsverzeichnis
sowie Trennblätter zwischen den Dokumenten werden
automatisch generiert.
f) Automatische Konvertierung nach PDF /Basis-Brainmark
Vertrauliche Dokumente werden geschützt als automatisch
generierte Brainmark-Version auf den Client heruntergeladen.
Dabei kann eine Brainmark-Version je nach Schutz-
Bedürftigkeit des Dokumentes technisch unterschiedliche
Ausprägungen haben. Brainmark-Versionen basieren auf
dem PDF-Format. Die Konvertierung erfolgt automatisch
beim Herunterladen.
g) Dokumentdiskussionen und Notizen
Diskussionen und Notizen unterstützen den Abstimmungsund
Redaktionsprozess.
h) Einstellbare Dokumentaufgaben
Prozesse für Genehmigung, Freigabe und Publikation von
Dokumenten werden abgebildet.
i) Sicherer und nachvollziehbarer Dokumentenversand
Verteilung von Dokumenten auch an datenraumexterne Benutzer
über spezielle, protokollierte Downloads statt Versand
von unsicheren E-Mail Attachments.
1)
Die im Dokument genannten Produkt- und Firmennamen sind Marken
der jeweiligen Eigentümer.
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2.2 Organisation und Kommunikation
a) Aufgaben und Meilensteine
Hier erfolgt die Verteilung und Statusverfolgung von Aufgaben
im Datenraum. Zusammengehörende Aufgaben können
in Ordner gruppiert werden. Eingehende Aufgaben erscheinen
auf der persönlichen Einstiegsseite und können angenommen
oder abgelehnt werden. Der Status einer Aufgabe
wird durch das Benachrichtigungssystem überwacht. Aufgaben
und Dokumente können in Meilensteine mit integriertem
Freigabeprozess zusammengefasst werden.
b) Personalisierte Einstiegsseite (Radar Screen)
Liefert einen sofortigen Überblick über alle relevanten Aktivitäten
im Datenraum, u. a. neue Aufgaben, Statusänderungen
bei Dokumenten und Aufgaben, populäre Dokumente und
Ordner.
c) Postfächer
Unterschiedliche Postfächer helfen, den Überblick über ausgehende
und eingehende Nachrichten, Aufgaben und andere
Kommunikations-Objekte zu behalten. Zusätzlich sind
Nachrichten im Posteingang und -ausgang mit einem spezifischen
Bearbeitungsstatus gekennzeichnet, so dass der Anwender
auf einen Blick erkennen kann, ob noch etwas zu tun
ist oder ob z. B. alle Empfänger das entsprechende Dokument
schon heruntergeladen haben.
d) Verschlüsselte E-Mails
Diese Funktion verschlüsselt während der Übertragung die
Begleittexte, die evtl. beim Versand eines Dokumentenlinks
mitgeschickt werden. Sie setzt voraus, dass die Zertifikate für
den Datenraum aktiviert sind und dass der Empfänger ebenfalls
ein Zertifikat (welches er vom Zertifikatsserver des Datenraums
bekommt) installiert hat. Abhängig vom Profil des
Empfängers erhält dieser die Nachricht mit einem X.509-
Zertifikat verschlüsselt oder lediglich eine Ersatz-E-Mail als
Benachrichtigung z.B. über ein neu eingestelltes Dokument.
Im Datenraum sind Dokument und evtl. vorhandener Kommentar-
und Begleittext selbstverständlich verschlüsselt abgelegt.
e) Datenraum Index
Hier werden alle Objekte des Datenraums in der Reihenfolge
ihres Erscheinens aufgelistet. Die Ausgabe ist konfigurierbar
und kann z.B. die Beschreibung, die Größe, den Besitzer, etc.
des Objektes enthalten.
f) Frage & Antwort (Q&A)
Das Funktionsmodul Q&A unterstützt die Konfiguration von
Frage-Antwort Prozessen z.B. innerhalb einer Due Diligence
Prüfung. Dafür stehen entsprechende Rollenprofile und
Funktionen zur Verfügung. Selbstverständlich sind unterschiedliche
Bietergruppen vollständig voneinander abgeschirmt.
Postfächer, Suchfunktionen und Reporting verschaffen
den notwendigen Überblick über neue oder beantwortete
Fragen.
g) Beschlussfassung/ Abstimmungen
Abstimmungen im Umlauf- oder Präsenzverfahren erleichtern
die effiziente Gremienarbeit. Beschlüsse können direkt in der
Anwendung verabschiedet werden. Sämtliche Ergebnisse
sind revisionssicher dokumentiert und für berechtigte Beteiligte
einsehbar.
h) Vertreterregelung
Gremienmitglieder können Vertreter berechtigen, die an Stelle
des Mitglieds handeln. Sämtliche Aktionen sind so dokumentiert,
dass sowohl das Mitglied als auch der ggf. handelnde
Vertreter feststellbar ist.
i) Erweitertes Reporting
Funktion der Administrationsoberfläche. Sie umfasst die Berichte:
Berechtigungsauswertung, Benutzerzugehörigkeit, Aktivitätsbericht
(über die einzelnen Datenraummitglieder; separat abschaltbar).
j) Diskussionen und Notizen
Diskussionsforen und Notizen für Ordner, Aufgaben und Dokumente
sind integriert und erlauben eine umfassende Kommunikation
zwischen den einzelnen Parteien.
k) Multikanal Broadcast
Broadcasts über SMS oder E-Mail an einzelne Anwender
oder alle Mitglieder einer Datenraumgruppe.
l) Internationalisierung
Um die Zusammenarbeit zwischen Anwendern, die sich in
unterschiedlichen Sprachregionen und Zeitzonen befinden,
zu erleichtern, erkennt der Brainloop Secure Dataroom automatisch
die Sprach- und Zeiteinstellungen einer Arbeitsumgebung
oder Web-Browsers.
2.3 Infrastruktur und Werkzeuge
a) Integration in den Desktop
Jeder Datenraumordner ist mittels WebDAV auch im Windows
Explorer als Netzwerklaufwerk zugreifbar. Microsoft Office
Dokumente können direkt in der entsprechenden Applikation
geöffnet, dort editiert und mit einem Klick in den Datenraum
zurück gespeichert werden. Die WebDAV Pfade
müssen kleiner als 255 Zeichen bleiben, da WebDAV/File
Explorer keine Pfade, die länger als 255 Zeichen sind unterstützt.
Die Web-DAV-Schnittstelle bietet volle Unterstützung
bei Versionierung, Zugriffskontrolle, Änderungsverfolgung
und verschlüsselte Datenübertragung.
Dateigrößenbeschränkung:
Die maximale Dateigrösse beträgt 2 GB.
b) Suche
Volltextsuche mit umfangreichen Filtermöglichkeiten. Suche
mit allen Filtereinstellungen für spätere Recherchen speicherbar.
Die Volltextsuche funktioniert auch bei der Suche in
verschlüsselten Dokumenten.
c) Suchvorlagen
Über Suchvorlagen kann der Datenraum-Administrator die
Auswahl und Vorbelegung von Suchkriterien entsprechend
der Anforderungen eines Projektes vorkonfigurieren. Vorlagen
können bequem über eine Auswahlliste selektiert werden.
d) Benachrichtigungen
Über die individuell konfigurierbare Watchlist können relevante
Dokumente, Ordner und Aufgaben beobachtet werden.
Das System versendet personalisierte Benachrichtigungen
über E-Mail und SMS.
2.4 Administration und Customizing
a) Datenraum Templates
Applikationsvorlagen für die schnelle Einrichtung neuer Datenräume
mit vorkonfiguriertem Inhalt und Parametern, u. a.
Rollen und Rechte, Sicherheits- und Authentisierungspolicy,
Layout und Logos.
b) Dezentrale Administration
Der Kunden-Administrator des Datenraums kann selbst im
Rahmen der beauftragten Limits weitere Teilnehmer einladen
und entsprechende rollenbasierte Zugriffsrechte verteilen.
c) Dataroom Center (Mandantenfähigkeit)
Betrieb von gekapselten und unabhängig administrierbaren
logischen Mandanten mit einheitlicher Verwaltung von Nutzern,
Templates, Stylesheets, Reporting.
d) Archiv-Exportfunktion
Archivierung des kompletten Datenraumes mit allen Dokumenten,
Aufgaben, Meilensteinen sowie der Historie z. B. am
Ende eines Projektes. Nachdem ein Projekt im Datenraum
abgeschlossen worden ist, kann nun der komplette Datenraum
durch den Administrator archiviert werden. Das Archiv
(HTML) kann im Anschluss heruntergeladen, auf ein Medium
gespeichert und sicher abgelegt werden. Das Archiv mit allen
Objekten, Dokumenten und der vollständigen Historie öffnet
der Benutzer bequem im Internet Explorer. Diese Funktion ist
eine Zusatzoption und steht Datenraum-Administratoren erst
nach Freischaltung zur Verfügung.
e) Private Branding Option
Durchgängige Anpassung an kundenspezifische Designrichtlinien
(Farbklima, Schriftarten etc.)
f) Corporate Design
Die Erweiterte Private Branding Option ermöglicht eine weitergehende
Anpassung an kundenspezifische Designrichtlinien.
2.5 Integrierte Sicherheitsarchitektur
a) Zwei-Faktor-Authentisierung
Optional kann eine zusätzliche, Token-basierte Authentisierung
aktiviert werden. Hierbei werden über SMS kurzlebige
Einmalschlüssel verschickt, die dann zur Authentisierung
eingegeben werden. Diese Option kann für jeden Datenraum
separat oder auch nur für sicherheitskritische Operationen,
wie z.B. das erstmalige Registrieren der Benutzer oder den
Zugriff auf die Sicherheitskonfiguration eines Datenraums,
aktiviert werden. Es ist einstellbar, wie oft ein Benutzer seine
Identität über den Token bestätigen muss: Bei jeder Anmeldung,
einmal täglich oder nur einmal wöchentlich. Benutzer
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ohne Mobiltelefon können den Token optional per E-Mail
empfangen.
b) Zertifikatsbasierte Authentisierung
Eine bestehende Infrastruktur für die Authentisierung, basierend
auf Zertifikaten, kann nahtlos integriert werden. Dabei
werden sowohl software- als auch hardwarebasierte Zertifikatssysteme
wie z.B. Chipkarten unterstützt.
c) Zugriffsrechte
Ein Flexibles Berechtigungssystem sorgt für eine genaue Definition
und Überwachung von Rollen und Rechten für die
Teilnehmer des Datenraums.
d) Verschlüsselte Ablage und Datenübertragung
Vertrauliche Dokumente können auf dem Server mit 256-bit
Verschlüsselung abgelegt und so konsequent vor unbefugtem
Zugriff geschützt werden. Jede Datenübertragung zwischen
Client und Server (Upload und Download von Dokumenten,
Anzeige von Datenrauminhalten) wird über 128-bit
Verschlüsselung geschützt (unterstützt ab Microsoft Explorer
Version 6.0; siehe Ziffer 3 - Nutzervoraussetzungen auf Kundenseite
-).
e) Revisionssichere Protokollierung
Sämtliche Aktionen werden in einem Audit Trail unveränderbar
und revisionssicher aufgezeichnet. Dies gewährleistet die
Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen und
Zugriffen.
f) Sichere Betriebsführung
Durch konsequente Trennung von Anwendungs- und Systemadministration
und integrierte Freigabeprozesse mit Vier-
Augen-Prinzip für sicherheitsrelevante Administrationsfunktionen
werden vertrauliche Dokumente vor dem Zugriff durch
IT-Administratoren des internen oder externen Betreibers geschützt.
g) Integrierter Virenscanner
Durchsucht die Datenraumdokumente nach Viren, isoliert infizierte
Dateien und verhindert deren Download.
h) Dokumentenfingerprint
Aus dem Dokumenteninhalt wird nach einem bestimmten Algorithmus
ein eineindeutiger Wert berechnet und einem Dokument
bzw. einer bestimmten Dokumentenversion zugeordnet
und damit abgespeichert. Sobald Änderungen am
Dokument stattfinden, ändert sich der Fingerprint.
i) Sicherheitskategorien/ Vertraulichkeitsklassen für Dokumente
Sicherheitskategorien definieren die Schutz-Bedürftigkeit eines
Dokumentes und damit die beim Download anzuwendende
Schutz-Methode. So können unternehmensinterne Informationsschutzrichtlinien
direkt umgesetzt werden. Typische
Sicherheitsstufen sind zum Beispiel „intern“, „geheim“
und „streng vertraulich“. An die Sicherheitskategorien sind
definierbare Berechtigungen gebunden, die bestimmen, wie
der Dokumenten-Empfänger zugreifen kann.
j) Secure Dokument Viewer
Der integrierte Secure Document ermöglicht die sichere Präsentation
von Dokumenten ohne Übertragung der Originaldatei
auf den Arbeitsplatz. Stattdessen wird das Dokument in
Form von gekachelten Bildfragmenten übertragen. Die Möglichkeit
zum Download wird dabei ausgeschlossen. Nach Abschluss
der Sitzung verbleiben keine vertraulichen Daten auf
dem Arbeitsplatz und auch nicht im Cache des Anwenders.
k) Wasserzeichen/ Stamping
Dynamisch generierte Wasserzeichen bieten zusätzlichen
Schutz vor der unberechtigten Weitergabe von Unterlagen.
Zum Beispiel kann der Name des handelnden Anwenders
automatisch in den Hintergrund jeder Seite eines Dokumentes
eingebettet werden. Inhalt und Layout des eingedruckten
Wasserzeichens sind konfigurierbar.
l) Brainmark-Management
Brainmark-Management umfasst alle Funktionen, die das geschützte
Verteilen von Dokumenten über die Brainmark- Version
komfortabel und effizient machen. Dazu gehören neben
den Sicherheitskategorien, Secure Document Viewer und
dem Einlagern von Wasserzeichen auch Funktionen zur zentralen
Steuerung und effizienten Verwaltung von Dokumenten-Konvertierungen.
3 Nutzungsvoraussetzungen auf Kundenseite
Die nachfolgend genannten Produkte und Dienstleistungen sind
nicht Gegenstand des Vertrages.
– Endgeräte
Es wird ein PC mit Zugangsmöglichkeit zum Internet benötigt.
– Software
Mindestvoraussetzungen:
Microsoft Internet Explorer (IE) ab Version 7.0 oder Mozilla Firefox
ab Version 3.6, Javascript- und Cookie Aktivierung, Windows
XP und Office XP oder höher.
Alle Browserversionen werden nur ab den jeweils zwei neuesten
Service Packs unterstützt, IE 6.0 mit eingeschränktem Nutzungskomfort.
Voraussetzung für die Nutzung der Integration in Microsoft Office
ist die Verwendung des .Net Framework ab Version 3.0. Bei
Verwendung der Integration von Adobe LiveCycle Rights Management
sind Acrobat Reader ab 9.0 oder Acrobat 9.1 nötig.
Für die Nutzung der Brainloop App für iPad ist eine iOS Version
4.3 oder höher erforderlich.
Brainloop Mobile für Smartphones ist verfügbar für iPhones mit
IOS 4.2 und Safari Browser, sowie Android
Telefonen mit OS 2.3 (Gingerbread) mit Standard Browser und
Blackberry 6.0
– Arbeitsplätze mit einer anderen Ausstattung, beispielsweise
- älteren IE-Versionen oder Windows Office Versionen
- andere Browser
- mit einer individuellen Installation, bei der die Microsoft-
Standardinstallation verändert wurde
können ebenfalls mit dem Secure Dataroom arbeiten, möglicherweise
können dann aber einzelne Funktionen des Secure
Dataroom nur eingeschränkt verwendet werden.
– Telekommunikationsdienste
Es wird ein Zugang zum Internet vorausgesetzt.
4 Betrieb und Technik
Alle Server und Systemkomponenten, die zum Betreiben des
Secure Dataroom Service notwendig sind, werden in einem
technisch und organisatorisch abgesicherten Rechnerverbund
in einem Rechenzentrum der Telekom betrieben. Die in diesem
Rechnerverbund bereitgestellten Secure Dataroom Service sind
durch ein Firewallsystem vor Manipulationen durch unautorisierte
Dritte geschützt.
4.1 Betriebsmodell
Der Betrieb erfolgt im Service- und Computerzentrum der Telekom
mit Standort Frankfurt. Die Anbindung des Rechnerverbundes
an den Internet Backbone der Telekom erfolgt über
eine - nicht exklusiv für den Kunden genutzte - Verbindung mit
einer dem Stand der Technik entsprechenden Übertragungsgeschwindigkeit
sowie einer redundanten Verbindung mit anderer
Wegeführung an einen anderen PoP des Internet Backbone der.
4.2 Datensicherung, Archivierung, Restore
Die regelmäßigen Datensicherungen werden nach dem Drei-
Generationen-Prinzip durchgeführt. Dieses beinhaltet grundsätzlich
eine tägliche inkrementelle Sicherung sowie eine wöchentliche
Vollsicherung. Die Aufbewahrungszeit beträgt 30 Tage.
Außergewöhnliche Datensicherungen sind gegen Berechnung
eines gesonderten Entgelts möglich.
4.2.1 Datensicherung von Systemdaten
Um dem Ausfall eines Dienstes vorzubeugen, werden die Systemdaten
auf überschreibbaren Medien gesichert (Images). Datensicherung
sind immer unmittelbar nach und vor einem Softwarechange
auf Betriebssystem oder Applikationsebene durchgeführt.
4.2.2 Datensicherung von Kundendaten, Metadaten und Dokumente
Folgende Sicherungsmethoden werden durch die Telekom angeboten:
MS SQL Datenbank (Metadaten, Berechtigungen, Benutzerdaten,
Index-Daten) werden gesichert.
– Tägliche Sicherung als inkrementelle Sicherung
Inhalt:
Alle Dokumente in einem NAS werden gesichert.
– Wöchentliche Sicherung als Vollsicherung
Inhalt:
Alle Dokumente werden auf optische Medien gesichert.
4.2.3 Restore des Systems
Im Falle eines Systemausfalls können die gesicherten Daten aus
der Datensicherung zurückgespielt werden. Dieses erfolgt
grundsätzlich innerhalb der Zeiten des bedienten Betriebes.
– Zeit für Neustart:
< 24 Stunden (Ausfall während der Zeiten des bedienten Be-
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triebs)
– Zeit für Neustart:
< 36 Stunden (Ausfall außerhalb der Zeiten des bedienten
Betriebs)
Der genannte Zeitraum für den Neustart entspricht der Wiederherstellungszeit.
4.2.4 Backup / Restore eines Datenraums
Wöchentlich – jeweils am Wochenende – erfolgt außerdem eine
Sicherung aller Datenräume. Die Sicherung erfolgt auf das NAS.
Die Sicherungskopien werden jeweils zwei Wochen aufbewahrt.
Im Falle eines Datenverlusts (Löschen von Dokumenten durch
den Anwendern oder Löschen des kompletten Datenraums) besteht
die Möglichkeit, diesen Sicherungsstand des Datenraums
dem Kunden wieder bereitzustellen (kundenspezifischer Restore).
4.3 Betriebszeiten
Die Telekom übernimmt im Störungsfall bei der Aktivierung die
Störungsbearbeitung die Koordination der weiteren Fehlerbehebung.
– montags bis sonntags
techn. Betriebszeiten: 0.00 bis 24.00 Uhr
bedienter Betrieb: 8.00 bis 17.00 Uhr montags bis freitags
– samstags
techn. Betriebszeiten: 0.00 bis 24.00 Uhr
bedienter Betrieb: unbedient
– sonntags
techn. Betriebszeiten: 0.00 bis 24.00 Uhr
bedienter Betrieb: unbedient
– feiertags (bundeseinheitlich und nichtbundeseinheitlich)
techn. Betriebszeiten: 0.00 bis 24.00 Uhr
bedienter Betrieb: unbedient
4.4 Wartung
Geplante Wartungsarbeiten sind vorhersehbare, betriebserhaltende
Arbeiten an den Diensten, um z. B. neue Soft- oder
Hardware zu installieren. Dies können z. B. Patches, neue Software-Versionen,
der Einbau neuer Hardware o. ä. sein. Innerhalb
der festgelegten Wartungsfenster kann das Betriebszentrum der
Telekom seine technischen Einrichtungen außer Betrieb nehmen.
Alle geplanten Wartungen werden vorher über eine Datenraum-Ankündigung
kommuniziert.
Eventuelle Beeinträchtigungen der Verfügbarkeit durch solche
Arbeiten sind nicht als Ausfallzeiten zu werten und gelten als erbrachte
Servicezeit.
Das Wartungsfenster ist dienstags 22.00 und 2.00 Uhr sowie jeden
zweiten Samstag im Monat zwischen 18.00 und 4.00 Uhr.
Nicht geplante Wartungsarbeiten werden bei dem Zugriff der
Anwender auf das System durch eine Webseite angezeigt. Die
Zeiten für nicht geplante Wartungsarbeiten gelten als Ausfallzeiten.
4.5 Verfügbarkeit
Die zum Betrieb der Anwendung erforderlichen Server- und Systemkomponenten
stehen mit einer mittleren Verfügbarkeit von
99,9 % im Jahresdurchschnitt zur Verfügung.
In die Berechnung der Verfügbarkeit gehen Ausfallzeiten, die
vom Kunden zu vertreten sind oder die während der von der Telekom
genutzten Wartungsfenster bzw. während der vom Kunden
beauftragten Arbeiten entstehen, nicht ein.
Die Hardware-Verfügbarkeit wird durch einen permanenten
Ping-Request abgefragt.
Die Applikationsverfügbarkeit wird auf mit Hilfe eines Überwachungstool
auf Basis von Referenztransaktionen gemonitort
z. B.
– Verfügbarkeit der Web-Applikation / WebDAV Schnittstelle
– Verbindung zum SMS Gateway / SMTP Gateway
– Verfügbarkeit Volltextsuche / PDF Konvertierung.
4.6 Sicherheit Rechenzentrum
a) Redundante Stormversorgung
Die autonome Stromversorgung des Rechenzentrums erfolgt
über eine eigene - in das Gebäude integrierte - Trafostation.
Die redundante Nord/Süd-Einspeisung über zwei unabhängige
Stromtrassen garantiert höchste Ausfallsicherheit.
b) Unterbrechungsfreie Stormversorgung
Der gesamte Energieverbrauch des Rechenzentrums wird
über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) sichergestellt.
Im Falle eines Stromausfalls garantiert die USV-
Batterie eine unterbrechungsfreie Umschaltung auf das Notstrom-Dieselaggregat.
c) Notstrom-Dieselgenerator
Eine leistungsstarke Netzersatzanlage (Dieselaggregat) versorgt
bei Stromausfall das komplette Rechenzentrum und die
Kühlsysteme mit konstanter Energie. Die Kraftstoffbevorratung
ist für mindestens 48 Stunden bei Volllast ausreichend.
d) Raumklimatisierung
Eine leistungsstarke Netzersatzanlage (Dieselaggregat) versorgt
bei Stromausfall das komplette Rechenzentrum und die
Kühlsysteme mit konstanter Energie. Die Kraftstoffbevorratung
ist für mindestens 48 Stunden bei Volllast ausreichend.
Die Klimatisierung der einzelnen Serverracks erfolgt über
Luftdurchlässe im Doppelboden.
e) Wasser- und Brandfrüherkennung
Ein flächendeckendes Wasser- und Brandfrühwarnsystem
(Bosch/Telenorma) reagiert bereits bei geringer Überschreitung
definierter Grenzwerte, um größere Schäden zu verhindern.
f) CO 2 -Feuerbekämpfungsanlage
Das Rechenzentrum besteht aus zwei unabhängigen Gebäudeteilen.
In jedem dieser Gebäudeteile befinden sich
zwei Brandabschnitte. Sollte es zu einer Rauchentwicklung
oder gar einem Brand kommen, flutet die Feuerbekämpfungsanlage
mit 150-fachem Luftdruck das Rechenzentrum
innerhalb von nur 60 Sekunden vollständig mit dem Löschgas
CO 2 .
g) Alarm- und Zugangskontrollsystem
Elektronische Zugangskontrollsysteme und Sicherheitspersonal
überwachen und gewährleisten den Zutritt zum Rechenzentrum
nur für autorisierte Personen. Die physikalische
Datensicherheit wird dabei durch Videokameras sowie Bewegungs-
und Einbruchsmelder mit Aufschaltung zur örtlichen
Polizei sowohl für die Gebäudeaußenhaut sowie alle
Innenzonen sichergestellt.
h) 45 Minuten Reaktionszeit in der Servicezeit
Im Falle eines Server-Stillstands oder in anderen, von Kunden
gewünschten Fällen, gewährleistet der Auftragnehmer während
der bedienten Betriebszeiten einen Neu-Start (Reboot)
des Servers innerhalb einer Frist von 45 Minuten ab Eingang
der Anforderung bei dem Support-Portal.
4.7 Applikationsmanagement
Ergänzend zum Betrieb der Serverinfrastruktur muss die aufgespielte
Applikations-Software betreut werden. Dies wird allgemein
als Applikationsmanagement bezeichnet. Hierunter fallen
folgende Leistungen:
– Backup Windows überprüfen und ggf. erweitern
– Einspielen von neuen Software- Patches
– Einspielen von Updates und Upgrades unter Beibehaltung
des Initialen Telekom CI/CD
– Analyse und Kommunikation (in der Richtung von Produktmanagement,
Betrieb) der BDRS History auf Angriffs- bzw.
Einbruchsversuche
– Planung, Überprüfung und Erweiterung von Festplattenspeicher
– Überwachung Service-Fenster des SMS Providers (Kommunikation
der geplanten Wartungsfenster und Prüfung der
SLA’s)
– Monitoring des Betriebs und sofortige Benachrichtigung per
SMS des Verantwortlichen bei der Telekom inkl. Protokollierung
der Ausfallszeiten.
5 Hotline und Support
Die angebotenen Leistungen beinhalten einen kostenlosen Hotline-Support.
Kontaktdaten und Erreichbarkeit:
– Telefon: 0800 330 2431
montags bis freitags (an Werktagen) 8.00 bis 18.00 Uhr
– E-Mail: sds_support@telekom.de
täglich 0.00 bis 24.00 Uhr
5.1 Reaktionszeit (innerhalb der Geschäftzeiten)
– Bestätigung der Störungsmeldung:
nach 50 Minuten
– Reaktionszeit / erste Qualifizierte Zwischenmeldung:
nach fünf Stunden
– Weitere Zwischenmeldungen:
alle drei Stunden
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– Rückmeldung:
spätestens nach der Wiederanlaufzeit
Als Reaktionszeit wird der Zeitraum zwischen der Störungsmeldung
und der ersten Rückmeldung an den Kunden definiert.
Diese Rückmeldung beinhaltet Informationen über die vorliegenden
Informationen zur Störung, und die Abschätzung der
Maßnahmen für die komplette Behebung der Störung.
5.2 Leistungsmerkmale Hotline Support
– Bereitstellung einer dreistufigen Hotline mit First Level- und
Second Level- und Last Level Support
– First Level Support (FLS) dient als telefonisches Eingangstor.
– Second Level Support (SLS) als Weiterleitungsziel per Troubleticketsystem:
– Last Level Support (LLS) vertreten durch die T-Systems International
GmbH am Standort Kiel (Betrieb der technischen
Plattform) als Weiterleitungsziel per Troubleticketsystem:
– Bereitstellung und Einbindung des telefonisches Eingangstores
auf die ACD und das Troubleticketsystem
– Erreichbarkeit FLS: montags bis freitags 8.00 bis 18.00 Uhr,
außer an bundeseinheitliche Feiertagen. Außerhalb der Servicezeit
kann der Kunde über die angegebene Support-
E-Mail Adresse Störungen melden.
– Bedienter Betrieb und Servicezeiten SLS: montags bis freitags
9.00 bis 18.00 Uhr, außer an bundeseinheitlichen Feiertagen
– Die Erreichbarkeit der Hotline ist definiert durch die Anzahl
der Belegungen abzüglich der im Ansagetext abgebrochenen
Verbindungen (Kurzzeitbelegungen < 120 Sekunden)
dividiert durch angenommene Anrufe.
Sämtliche Störungsmeldungen werden zunächst bei First Level
Support angenommen und bearbeitet. Von dort erfolgt dann die
Weitergabe an den Second Level Support zur Bearbeitung. Die
Rückmeldung an den Kunden erfolgt in den definierten Reaktionszeiten.
Der Second Level Support übernimmt innerhalb der Servicezeit
nach Zuweisung durch den First Level Support die weitere Störungsbearbeitung
bzw. die Koordination der weiteren Störungsbearbeitung.
6 Funktionsumfang Secure Dataroom
Secure Dataroom
Entry
Secure Dataroom
Solution
Secure Dataroom
Enterprise
Konsequenter Schutz vertraulicher Dokumente
Zwei-Faktor Zugangskontrolle - x x
Zertifikatsbasierte Authentisierung - x x
Zugriffsrechte (definierbar auf Benutzer, Benutzergruppen
und Dokumentenebene) x x x
Rollen und Gruppenmodell x x x
Verschlüsselte Übertragung (Dokumente werden verschlüsselt
übertragen x x- x
Stark verschlüsselte Dokumentenablage - x x
revisionssicherer Audit-Trail (Historie) x x x
Dokumenten-Fingerabdruck (Dokument-Integrität) x x x
Sicherheitskatagorien (Vertraulichkeitsklassen für Dokumente
- - x
Wasserzeichen (personalisierbar) - - x
Secure Document Viewer - - x
Brainmark-Management - - x
Sichere Betriebsführung
Abschirmung des Betreibers (sämtliche Inhalte sind für Betreiber
nicht zugänglich x x x
Komfortables Dokumentenmanagement
Basis Dokumenten-Meta-Information (Dokumentverwaltung)
x x x
Einfrieren/Versionierung - x x
Check-in/Check-out - x x
Dokumentensammlungen (in Form von ZIP-File) - x x
Links (Querverweise auf andere Dokumente, Datenräume
oder externe Ressourcen) x x x
Verbinden elektron. Version – Papierversion via Brainmark-
ID (Basis Brainmark) - x x
Automatische Konvertierung nach PDF (Basis Brainmark) - x x
Erweiterte Dokumentensammlung/Sitzungsmappen (strukturiert
und als Brainmark-Datei herunterladbar) - - x
Dokumentendiskussion und Notizen - x x
Einstellbare Dokumentenaufgaben - x x
Sichere Dokumentenzustellung an Externe (external Link) x x x
Infrastruktur und Werkzeuge
Integration in den Desktop (WebDAV) x x x
Konfigurierbare Benachrichtigungen (Watchlist) x x x
Volltextsuche x x x
Konfigurierbare Suche zu Zeiträumen, Erweiterungen,
Strings x x x
Telekom, Stand: 30.01.2013 5

Leistungsbeschreibung und Preise, Secure Dataroom.
Secure Dataroom
Entry
Secure Dataroom
Solution
Secure Dataroom
Enterprise
Organisation und Kommunikation
Aufgaben und Aufgabenordner - x x
Meilensteine - x x
Personalisierbare Einstiegsseite (Radar Screen) x x x
Persönliche Postfächer (Eingang, Ausgang) x x x
Persönliche Benachrichtigungen (Watchlist) - x x
Verschlüsselte E-Mails - - x
Datenraum Index - - x
Namenskonventionen x x x
Frage & Antwort (Q&A) - - x
Beschlussfassung/Abstimmung - - x
Erweitertes Reporting - - x
Diskussionen und Notizen - - x
Multikanal Broadcast (Mail, SMS) - x x
Regeln um Publizieren von Dokumenten - x x
Internationalisierung x x x
Aufbewahrungsfristen - - x
Administration und Customizing
Dataroom Center Administration x x x
Standard Reports x x x
Template-Bibliothek: > ein Systemdatenraumtemplate - x x
Benutzerspezifische Datenraumtemplates - x x
Dezentrale Datenraumadministration x x x
Archiv-Exportfunktion - x x
Private Branding (in Form von Logo und Stylesheet) x x x
Weitere Funktionen
Stellvertreter - - x
Abstimmungen - - x
Corporate Design - - x
Datenraumindex - - x
Q&A-Modul (meist erforderlich bei M&A-Projekten zur Beantwortung
der Fragen der Bieter) - - x
Verschlüsselte Datenraum-Nachrichten
(setzt X.509-Zertifikat auf Empfängerseite voraus. Falls nicht
vorhanden erhält der Empfänger eine Stellvertreter-Mail) - x x
Outlook-Add-in (Clientseitig zu installierendes Plug-In, welches
Speichern von Mails und Attachments aus Outlook direkt
in den Datenraum / Sicherer Versand ermöglicht) - - x
Brainloop Mobile for iPad - - x
LDAP-Integration - - x
Send-Tool (clientseitig zu installierendes Tool zum Speichern
grösserer Dokumenten über die API aus dem Desktop
in den Datenraum hinein) - - x
Webservices-API x x x
Sonstige Features
Limitierte Nutzerzahl max. 49 keine Beschränkung keine Beschränkung
Speicher pro User 100 MB 100 MB 100 MB
Zusätzlicher Speicherplatz gegen zusätzl. Entgelt gegen zusätzl. Entgelt gegen zusätzl. Entgelt
Begrenzung auf einen Datenraum x keine keine
Telekom, Stand: 30.01.2013 6

Leistungsbeschreibung und Preise, Secure Dataroom.
7 Preise
Die angegebenen Preise mit Umsatzsteuer (USt) sind auf volle Cent aufgerundete Beträge. Maßgeblich für die Abrechnung der in Anspruch genommenen
Leistungen sind die angegebenen Preise ohne USt. Diese werden von der Telekom für die Rechnungslegung zusammengefasst und sind
Grundlage für die Berechnung des Umsatzsteuerbetrages.
Die Preise mit USt errechnen sich aus den Preisen ohne USt zuzüglich der Umsatzsteuer in der jeweils gesetzlich vorgeschriebenen Höhe. Bei einer
Änderung des Umsatzsteuersatzes werden die Preise mit USt entsprechend angepasst.
Nr. Leistung ohne USt
EUR
Preis
mit USt
EUR
1 Überlassung Secure Dataroom Entry für den 1-ten bis 49-ten Nutzer und 100 MByte Speicherplatz,
je Nutzer monatlich .................................................................................................................................... 14,95 17,80
2 Überlassung Secure Dataroom Solution
2.1 für den 1-ten bis 49-ten und 100 MByte Speicherplatz, je Nutzer monatlich ............................................. 39,00 46,41
2.2 für den 50-ten bis 499-ten Nutzer und 100 MByte Speicherplatz, je Nutzer monatlich........................... 35,00 41,65
2.3 ab dem 500-ten Nutzer und 100 MByte Speicherplatz, je Nutzer monatlich ............................................. 30,00 35,70
3 Überlassung Secure Dataroom Enterprise
3.1 für den 1-ten bis 499-ten Nutzer und 100 MByte Speicherplatz, je Nutzer monatlich ............................. 80,00 95,20
3.2 ab dem 500-ten und mehr Nutzer und 100 MByte Speicherplatz, je Nutzer monatlich .......................... auf Anfrage
4 Weitere Leistungen
4.1 Zusätzlicher Speicherplatz im Datenraum-Center, je GByte monatlich ..................................................... 10,00 11,90
4.2 Online-Schulung für Administration und Bedienung (max. für vier Teilnehmer)
4.2.1 für das Produkt Secure Dataroom Entry
4.2.1.1 Administrator (Zeitbedarf ca. 1,5 Std.) ............................................................................................................. 585,00 696,15
4.2.1.2 Endnutzer (Zeitbedarf ca. 1,0 Std.) ................................................................................................................... 195,00 232,05
4.2.2 für das Produkt Secure Dataroom Solution
4.2.2.1 Administrator (Zeitbedarf ca. 2,0 Std.) ............................................................................................................. 682,50 812,18
4.2.2.2 Endnutzer (Zeitbedarf ca. 1,5 Std.) ................................................................................................................... 292,50 348,08
4.2.3 für das Produkt Secure Dataroom Enterprise
4.2.3.1 Administrator (Zeitbedarf ca. 3,0 Std.) ............................................................................................................. 975,00 1 160,25
4.2.3.2 Endnutzer (Zeitbedarf ca. 2,0 Std.) ................................................................................................................... 390,00 464,10
4.3 Consultingleistungen, Schulungen ................................................................................................................... auf Anfrage
4.4 Sonstige Leistungen ............................................................................................................................................ auf Anfrage
Telekom, Stand: 30.01.2013 7