Bericht zur Kassenprüfung des LSN am 21. Februar 2004

Bericht zur Kassenprüfung
des Landesschwimmverbandes Niedersachsen e.V. (LSN)
am Samstag, den 21. Februar 2004, von 10.00 - 18.00 Uhr
in der Geschäftsstelle des LSN, Hannover
- Zwischenprüfung zum 30. Juni 2003 -
I. Umfeld und Teilnehmer der Prüfung
Für die Kassenprüfung des LSN zum Stichtag 30. Juni 2003 wurde durch den Vizepräsidenten
Finanzen am 6. Februar 2004 insofern Prüfungsfähigkeit angezeigt, als dass den Kassenprüfern der
oben genannte Prüfungstermin vorgeschlagen wurde.
Die Prüfung erfolgte in der neuen Geschäftsstelle des LSN in den Räumlichkeiten des Landessportbundes
Niedersachsen e.V. (LSB) in Hannover. Zugegen waren als Prüfer Andreas Lange (Einbeck),
Michael Neumann (Oldenburg) und Claus Rettkowski (Osnabrück); Gisela Kristen und Gerd
Weber konnten aus persönlichen bzw. beruflichen Gründen nicht an der Prüfung teilnehmen und
fehlten entschuldigt. Seitens der Verantwortlichen des LSN wurde die Prüfung betreut durch Herrn
Klaus Ellrott (Vizepräsident Finanzen) und Frau Ute Köbe (Mitarbeiterin im Finanzbereich). Für
einleitende Erläuterungen und Fragen stand den Prüfern Frau Wenning aus dem Steuerbüro Seiler
& Partner zur Verfügung.
Hauptverantwortlich für den Finanzbereich des LSN war zu Beginn des Prüfungszeitraumes Herr
Klaus Hiekmann, der das Amt des Vizepräsidenten Finanzen mit Schreiben vom 12. Februar 2003
mit sofortiger Wirkung niederlegte; Klaus Hiekmann wurde im Bereich der praktischen Abwicklung
unterstützt durch Frau Kerstin Rosenberg. Nach Ausscheiden von Klaus Hiekmann wurde die
Leitung des Finanzbereiches kommissarisch durch Herrn Klaus Ellrott (Pattensen) übernommen;
die Übergabe der Kassenunterlagen erfolgte am 8. März 2003. Als Mitarbeiterin ist nach dem
Ausscheiden von Frau Rosenberg seit dem 1. April 2003 Frau Ute Köbe als hauptamtliche Mitarbeiterin
des LSN beschäftigt.
Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes des LSN gem. § 26 BGB waren im Prüfungszeitraum
neben den vorgenannten Vizepräsidenten Finanzen Herr Götz Gero Moeller (Präsident),
Frau Marlene Fahnemann (Vizepräsidentin Verwaltung), Herr Wolfgang Kasten (Vizepräsident
Sport bis zum 22. April 2003) und Herr Wolfgang Kroker (Vizepräsident Sport ab dem 10. Mai
2003).
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II.
Darstellung der Prüfungsergebnisse
Aufgrund der Verbandstage von Goslar (2002) und Emden (2003) stand für das Prüferteam die
Frage im Vordergrund, ob das Rechnungswesen des LSN grundsätzlich in der Lage ist, den zuständigen
Gremien – d.h. in erster Linie dem Verbandstag, dem Hauptausschuss und dem Präsidium –
einen zeitnahen und zuverlässigen Überblick über die Finanz- und Liquiditätssituation des Verbandes
zu geben. Insofern lag der Schwerpunkt der aktuellen Prüfung in erster Linie im Bereich der
Buchungssystematik und des Aufbaus des Rechnungswesens; inhaltliche oder geschäftspolitische
Wertungen wurden noch nicht vorgenommen.
Zu Beginn der Prüfung wurde durch die im Finanzbereich des LSN Tätigen ein ausführlicher Überblick
über die bisherigen Aktivitäten und die eingeleiteten Maßnahmen gegeben. Frau Köbe, Frau
Wenning und Herr Ellrott waren im Anschluss für die Prüfer während der gesamten Prüfung erreichbar.
Fragen zum Rechnungswesen wurden schnell und eingehend beantwortet, benötigte
Unterlagen konnten meist umgehend vorgelegt werden.
Der – gemessen am Prüfungsstichtag – relativ späte Prüfungstermin erklärt sich vor allem durch
Sichtungs- und Restrukturierungsmaßnahmen im Finanzbereich, die ihren Anfang im März 2003
haben. Über Details und Hintergründe wurde durch den amtierenden Vizepräsidenten Finanzen
sowie durch die Kassenprüfer für das Jahr 2002 bereits anlässlich des Verbandstages im Emden am
10. Mai 2003 berichtet, so dass weitere Erläuterungen hier nicht mehr als notwendig erachtet
werden. Für die Buchführung ab dem 1. Januar 2003 wurden grundlegende Änderungen im Vergleich
zu den Vorjahren umgesetzt, die zwar zu einer konsequenten Ausrichtung auf die Belange
eines gemeinnützigen Verbandes mit modernem Controlling führten, dafür jedoch auch einen
erhöhten Kontierungs- und Buchungsaufwand mit sich brachten.
Im Rechnungswesen nach dem System DATEV waren am Prüfungstag die Geschäftsvorfälle bis
zum 14. Oktober 2003 erfasst, so dass eine Prüfung per Stichtag 30. Juni 2003 möglich war.
Während die Einführung des Systems DATEV aufgrund der vorbereitenden Strukturierungs- und
Kontierungsarbeiten erst im Herbst 2003 erfolgen konnte, wurde durch den Vizepräsidenten
Finanzen bereits seit März / April 2004 eine laufend aktualisierte „Haushaltsüberwachungsliste“
(HÜL) auf Basis der Anwendung Microsoft Excel geführt. Einsatzbereich der HÜL, die für das
Gesamtjahr 2003 zum Einsatz kam, war im Wesentlichen der zeitnahe Abgleich der anfallenden
Geschäftsvorfälle mit dem durch den Verbandstag genehmigten Haushaltsplan. Die Kassenprüfer
gehen daher davon aus, dass das Präsidium auch ohne den Einsatz der DATEV-Software grundsätzlich
über die laufenden Haushaltsgeschäfte des LSN informiert war. Seitens des Steuerbüros
wurde die Arbeit der handelnden Personen seit März 2003 ausdrücklich gewürdigt.
Eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung ist derzeit im System DATEV noch nicht umgesetzt.
Entsprechende Maßnahmen sind jedoch in Planung und wurden für das Jahr 2003 vom Grundkonzept
her bereits buchungsbegleitend über die HÜL abgebildet. Zur Verwendung ab dem Geschäftsjahr
2003 wurde zudem ein Kontenrahmen eingeführt, der speziell auf die Belange gemeinnütziger
Vereine und Verbände abgestimmt ist (DATEV SKR 49).
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Den Kassenprüfern wurden die Unterlagen des Rechnungswesens (u.a. Kontoauszüge der Kreditinstitute
und des internen Rechnungswesens, Belege, Summen- und Saldenliste, Kontenplan,
Buchungsjournal, Erläuterungen zu Buchungstexten etc.) in sauberer und gut geordneter Form vorlegt;
ein Zwischenabschluss per 30. Juni 2003 lag uns nicht vor. Geschäftsvorfälle konnten anhand
der Unterlagen – zumindest für den Tätigkeitszeitraum von Klaus Ellrott und Ute Köbe – ohne
Probleme nachvollzogen werden.
Auf dieser Grundlage unterzogen wir die Buchungsjournale und internen Kontoblätter einer Gesamtschau,
um einen Überblick über die praktische Umsetzung des Rechnungswesens zu gewinnen.
Das zugrunde liegende Belegmaterial wurde in Stichproben bzgl. Vollständigkeit und interner Aufbereitung
im Finanzbereich des LSN geprüft; zu vier Konten wurden detaillierte Prüfungen der
Einzelbuchungen vorgenommen. Im Gespräch wurden einzelne Vorgänge hinterfragt und vertieft
geprüft.
Durch die Prüfung haben wir den Eindruck gewonnen, dass die im Finanzbereich Tätigen mit dem
von ihnen zu verantwortenden Buchungswerk sehr gut vertraut und in der Lage sind, zu allen
wesentlichen Sachverhalten zeitnah Auskunft zu geben. Die Geschäftsvorfälle werden nach unserer
Einschätzung mit großer Sorgfalt im Interesse der Verbandsfinanzen geprüft und verarbeitet.
Hinsichtlich der formellen Grundlage einiger Abrechnungsmodalitäten besteht bzw. bestand u.E. in
einigen Bereichen noch erhöhter Klärungs- und Dokumentationsbedarf, der jedoch nach unserem
Eindruck durch den Vizepräsidenten Finanzen bereits intensiv aufgegriffen wird.
Wir sind zuversichtlich, dass die noch bestehenden Optimierungspotentiale so bald wie möglich
genutzt werden. Allerdings sollte nicht unerwähnt bleiben, dass der angestrebte und im Interesse der
Verbandsmitglieder notwendige Standard des Rechnungswesens auf Dauer auch die Bereitstellung
angemessener personeller Ressourcen erfordern dürfte.
Eine explizite inhaltliche Prüfung der einzelnen Abschlusspositionen sowie ein Abgleich mit den
vom Verbandstag beschlossenen Haushaltsbereichen ist nicht erfolgt und bleibt der Prüfung des
Gesamtjahres 2003 vorbehalten. Ergänzende Anregungen und Handlungsfelder wurden dem Präsidium
in separaten Prüfungsfeststellungen aufgegeben; die Umsetzung einzelner Sachverhalte wurde
auch bereits während der Prüfung diskutiert. Sofern sich die Notwendigkeit ergibt, werden die
Kassenprüfer die Umsetzung der Handlungsfelder anlässlich zukünftiger Prüfungen verfolgen und
ggf. in angemessener Weise berichten.
Einbeck / Oldenburg / Osnabrück, den 22. Februar 2004
Andreas Lange Claus Rettkowski Michael Neumann
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