Präsentationsfolien herunterladen - Schüler- und Juniorfirmen ...
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<strong>Schüler</strong>- <strong>und</strong> <strong>Juniorfirmen</strong> Beratungsstelle<br />
c/o IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg<br />
Romäusring 4<br />
78050 Villingen-Schwenningen<br />
Melanie John<br />
Fon: 07721 / 922-206<br />
Fax: 07721 / 922-182<br />
E-Mail: john@villingen-schwenningen.ihk.de<br />
Dozent:<br />
Rolf Karl, staatl. gepr. Betriebswirt<br />
Workshop<br />
Buchführung für <strong>Schüler</strong>firmen
Workshop: Buchführung für <strong>Schüler</strong>firmen<br />
1.<br />
2.<br />
3.<br />
Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma<br />
»» Die Pflicht zur einfachen Buchführung<br />
»» Die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen<br />
»» Die einfache <strong>und</strong> die doppelte Buchführung<br />
»» Die Gr<strong>und</strong>sätze ordnungsgemäßer Buchführung<br />
Buchhaltung<br />
»» Aufgaben der Buchhaltung<br />
»» Anlegen der Bücher<br />
»» Belege<br />
»» Belegarbeit / Bücher führen<br />
»» Jahresabschluss<br />
Praktische Übungen<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Die Pflicht zur einfachen Buchführung<br />
<strong>Schüler</strong>firmen sind als reale Unternehmen <strong>und</strong> anerkannte Schulprojekte im rechtlich<br />
geschützten Raum der Schule zur einfachen Buchführung verpflichtet.<br />
Je nach gewählter Rechtsform müssen <strong>Schüler</strong>firmen nachweisen, dass sie<br />
»» die Gemeinnützigkeitsgrenzen bzw.<br />
»» die steuerlichen Geringfügigkeitsgrenzen nicht überschreiten.<br />
Ermittlung des unternehmerischen<br />
Erfolgs der <strong>Schüler</strong>firma<br />
»» Wie groß ist unser Vermögen?<br />
Wie viele Schulden haben wir?<br />
»» Macht unsere Firma Gewinn<br />
oder Verlust? ...<br />
»»<br />
»»<br />
Ordnungsgemäßer <strong>und</strong><br />
kontrollierter Ablauf der Tätigkeiten<br />
in der <strong>Schüler</strong>firma<br />
Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten<br />
(mit Lieferanten, K<strong>und</strong>en,<br />
Behörden ...)<br />
Ermittlung durch Buchführung<br />
Kontrolle durch Buchführung<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen<br />
Alle Geschäftsvorfälle, d. h. sämtliche Einnahmen <strong>und</strong> Ausgaben eurer Firma, sind<br />
genau aufzuzeichnen. Geschäftsvorfälle stellen Wertänderungen dar.<br />
Sie enstehen durch:<br />
»»<br />
»»<br />
»»<br />
»»<br />
»»<br />
»»<br />
»»<br />
»»<br />
Wareneinkauf (Anzahl <strong>und</strong> Gesamtwert eurer Lagerware erhöht sich)<br />
Warenverkauf (Anzahl <strong>und</strong> Gesamtwert eurer Lagerware verringert sich)<br />
Kasseneinzahlung<br />
(z. B. Bargeld eingenommen <strong>und</strong> in die Kasse gelegt » » » ergo, mehr Geld in der Kasse)<br />
Kassenauszahlung (z. B. Geld aus der Kasse genommen » » » ergo, weniger Geld in der Kasse)<br />
Auszahlungen / Überweisungen vom Bankkonto<br />
(z. B. Lieferantenrechnung per Überweisung gezahlt » » » ergo, weniger Geld auf eurem Konto)<br />
Einzahlungen / Überweisungen auf das Bankonto<br />
(z. B. K<strong>und</strong>e hat eure Rechnung durch Überweisung gezahlt » » » ergo, mehr Geld auf eurem Konto)<br />
...<br />
Früher wurde alles in Büchern aufgeschrieben. Heute werden vorrangig EDV-gestützte<br />
Systeme genutzt. Der Sprachgebrauch ist geblieben: Wir sprechen von Buchführung,<br />
nehmen Buchungen vor, buchen Geschäftsvorfälle ...<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Die einfache <strong>und</strong> die doppelte Buchführung<br />
Man unterscheidet zwischen einfacher Buchführung <strong>und</strong> doppelter Buchführung.<br />
Nicht buchführungpflichtige Firmen (kleine Unternehmen mit leicht überschaubaren<br />
Geschäftsvorfällen, z. B. <strong>Schüler</strong>firmen) kommen mit der<br />
einfachen Buchführung aus. Dabei<br />
»»<br />
»»<br />
»»<br />
werden Einnahmen <strong>und</strong> Ausgaben einfach gegenübergestellt,<br />
erfolgt die Auswertung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung,<br />
gelten die Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung.<br />
Zur doppelten Buchführung sind Aktiengesellschaften <strong>und</strong> GmbHs verpflichtet<br />
sowie sonstige Firmen, die jährlich mehr als 500.000 € Umsatz<br />
oder 50.000 € Gewinn erzielen. Man spricht von doppelter Buchführung,<br />
weil jeder Geschäftsvorfall in zweifacher Weise erfaßt wird.<br />
»» Es gelten die Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung.<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Die Gr<strong>und</strong>sätze ordnungsgemäßer Buchführung<br />
Übersichtlich<br />
Ein Dritter muß sich in eurer Buchführung in<br />
angemessener Zeit zurechtfinden <strong>und</strong> sich<br />
einen Überblick über die Geschäftsvorfälle<br />
<strong>und</strong> die Vermögenslage eurer Firma verschaffen<br />
können.<br />
Vollständig<br />
Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle,<br />
d. h. alle Ein- <strong>und</strong> Ausgaben, müssen vollständig<br />
(lückenlos) erfasst sein.<br />
Richtig<br />
Eintragungen in Büchern dürfen weder unleserlich<br />
sein noch korrigiert* oder überschrieben<br />
werden.<br />
*(Fehlerhafte Eintragungen sind sauber durchzustreichen. Der richtige<br />
Eintrag wird daneben geschrieben <strong>und</strong> mit Namenskürzel versehen.)<br />
Zeitgerecht<br />
Alle Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen,<br />
d. h. möglichst am selben Tag oder<br />
spätestens innerhalb einer Woche.<br />
Geordnet<br />
Geschäftsvorfälle müssen immer richtig<br />
zugeordnet sein. Alle Eintragungen bzw.<br />
Belege sind nach Datum zu sortieren <strong>und</strong><br />
bestimmten Bereichen zuzuordnen. Belege<br />
müssen immer im Original vorliegen.<br />
Nachprüfbar<br />
Alle Buchungen müssen durch Belege, z. B.<br />
durchnumerierte Rechnungen <strong>und</strong> Quittungen,<br />
nachgewiesen werden.<br />
Keine Buchung ohne Beleg!<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Buchhaltung<br />
Verschiedene Aufgabenbereiche » » » Verschiedene Abteilungen<br />
Geschäftsführung<br />
Buchhaltung Einkauf Produktion Vertrieb Marketing Personal<br />
Erstellt die<br />
Buchführung<br />
Das heißt, die sachlich<br />
geordnete <strong>und</strong> lückenlose<br />
Aufzeichnung aller<br />
Geschäftsvorfälle eines<br />
Unternehmens anhand<br />
von Belegen.<br />
Ermittlung des<br />
Materialbedarfs,<br />
Herstellung <strong>und</strong><br />
Pflege von Lieferantenkontakten,<br />
Einholen von<br />
Angeboten, Führen<br />
von Preisverhandlungen,<br />
Materialeinkauf ...<br />
Herstellung von<br />
Produkten,<br />
Erbringung von<br />
Dienstleistungen,<br />
Ablauforganisation,<br />
Qualitätskontrolle<br />
...<br />
Identifikation von<br />
Abnehmern,<br />
Kontaktaufnahme<br />
zu potentiellen K<strong>und</strong>en,<br />
Angebotsverfolgung,<br />
Auftragsabwicklung,<br />
Verkauf, K<strong>und</strong>enbetreuung<br />
...<br />
Förderung des<br />
Absatzes von<br />
Produkten oder<br />
Dienstleistungen,<br />
Produktpolitik,<br />
Verkaufsförderung<br />
durch Werbung,<br />
Messeauftritte<br />
...<br />
Personalplanung,<br />
Personalsuche,<br />
Personalauswahl,<br />
Neueinstellungen,<br />
Arbeitsverträge,<br />
Kündigungen ...<br />
Weitere Aufgaben der Buchhaltung sind:<br />
»» die sachlich geordnete <strong>und</strong> lückenlose Aufzeichnung aller Veränderungen des Vermögens <strong>und</strong> der Schulden<br />
»» die Ermittlung des Unternehmenserfolgs (Gewinn oder Verlust, Vermögens- <strong>und</strong>/oder Schuldenstand)<br />
»» Lieferung der Zahlen für die Kalkulation (z. B. für die Preisberechnung)<br />
»» Nachweis über die Unterschreitung der Steuerfreigrenzen bzw. Bereitstellung der Zahlen für die Steuerberechnung ...<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Aufgaben der Buchhaltung<br />
Erfassen der<br />
Ausgangssituation<br />
»»<br />
»»<br />
»»<br />
Inventur durchführen<br />
Inventar anlegen<br />
Eröffnungsbilanz* erstellen<br />
(Vermögenswerte <strong>und</strong> Schulden ermitteln)<br />
(Verzeichnis über Vermögen <strong>und</strong> Schulden mit Wertangaben)<br />
(Gegenüberstellung von Vermögen <strong>und</strong> Kapital)<br />
Anlegen der<br />
Bücher<br />
Kassenbuch<br />
Bankbuch<br />
Eingangsrechnungsbuch<br />
Formularvorlagen besorgen oder selbst erstellen<br />
Ausgangsrechnungsbuch<br />
Belegarbeit<br />
Führen der<br />
Bücher<br />
Kontrolle der<br />
Bücher<br />
Ermittlung des<br />
Erfolgs<br />
Sammeln - Prüfen - Sortieren - Nummerieren - Erfassen - Aufbewahren<br />
Laufende, lückenlose, sachlich <strong>und</strong> zeitlich geordnete Erfassung <strong>und</strong> Aufzeichnung<br />
aller Geschäftsvorfälle. ( = Erfassung der Wertänderungen anhand von Belegen)<br />
Regelmäßige Durchführung von Inventuren (Kassenaufnahme, Warenbestand im<br />
Verkaufsbereich <strong>und</strong> im Lager, Kontrolle der Kontoauszüge)<br />
Ermittlung der Veränderung zur Ausgangssituation (Inventur, Inventar, Schlussbilanz*)<br />
* Die Erstellung von Eröffnungs- <strong>und</strong> Schlussbilanz ist nicht vorgeschrieben aber ratsam. Eine einfache Bestandsermittlung<br />
zu Beginn des Geschäftsbetriebs gefolgt von einer jährlichen Einnahmen - Überschuss - Rechnung genügt.<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Anlegen der Bücher<br />
In der Buchhaltung wird je nach Herkunft der Belege zwischen externen Belegen<br />
(Fremdbelege) <strong>und</strong> internen Belegen (Eigenbelege) unterschieden.<br />
Inventarbuch<br />
»»<br />
informiert über Vermögens- <strong>und</strong> Schuldenstand sowie die Höhe des Eigenkapitals<br />
(sehr hilfreich für die Erfolgsermittlung)<br />
Kassenbuch<br />
Bankbuch /<br />
Kontoauszüge<br />
Eingangsrechnungsbuch<br />
Ausgangsrechnungsbuch<br />
»»<br />
»»<br />
»»<br />
»»<br />
zur Erfassung aller Bargeldeinnahmen <strong>und</strong><br />
Bargeldausgaben<br />
umfasst alle Umsätze, die über ein Konto getätigt werden<br />
(Ein- & Auszahlungen, Überweisungen & Gutschriften)<br />
zur Erfassung aller Lieferantenrechnungen<br />
(Schulden, die die <strong>Schüler</strong>firma bei Lieferanten hat)<br />
zur Erfassung aller K<strong>und</strong>enrechnungen<br />
(Forderungen, die die <strong>Schüler</strong>firma ihren K<strong>und</strong>en gegenüber hat)<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Belege<br />
In jeder <strong>Schüler</strong>firma sollte zumindest ein Kassenbuch geführt werden (Minimalanforderung).<br />
Darüber hinaus sind jedoch weitere Bücher sinnvoll.<br />
Keine Buchung ohne Beleg!*<br />
* (Wenn Originalbelege verloren gehen, sind Ersatzbelege auszustellen.<br />
Auf ihnen müssen mindestens das Datum, der Gr<strong>und</strong> <strong>und</strong> die Höhe der<br />
Ausgabe bzw. Einnahme vermerkt sein.)<br />
Externe Belege<br />
»» Eingangsrechungen<br />
»» Quittungen <strong>und</strong> Kassenbons<br />
»» Bankbelege (Kontoauszüge, Überweisungsscheine,<br />
Einzahlungsbelege »»<br />
...)<br />
Interne Belege<br />
»» Kopien der Ausgangsrechnungen<br />
»» Quittungsdurchschriften<br />
»» Belege über Privatentnahmen<br />
»» ...<br />
Alle Bücher <strong>und</strong> Belege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden!<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Belegarbeit / Bücher führen<br />
Sammeln der<br />
Belege<br />
Sortieren der<br />
Belege<br />
Alles externen <strong>und</strong> internen Belege (inklusive der Eigenbelege) sammeln.<br />
Alle Belege sachlich, d. h. ihrer Art nach (Kasse, Bank, Lieferant, K<strong>und</strong>e), sortiert.<br />
Kassenbelege<br />
Bankbelege<br />
Eingangsrechnungen<br />
Ausgangsrechnungen<br />
Die gruppierten Belege werden nach Datum sortiert <strong>und</strong> fortlaufend nummeriert.<br />
Buchen der<br />
Belege <strong>und</strong><br />
Ablage<br />
Anschließend werden die sortierten Belege in die entsprechenden Bücher<br />
eingetragen <strong>und</strong> ebenso sortiert in die entsprechenden Ablagen eingeordnet.<br />
Eintrag ins<br />
Kassenbuch &<br />
Belegablage<br />
Eintrag ins<br />
Bankbuch &<br />
Belegablage<br />
Eintrag ins<br />
ER - Buch &<br />
Belegablage<br />
Eintrag ins<br />
AR - Buch &<br />
Belegablage<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Jahresabschluss<br />
a) Inventar<br />
Das Inventar bildet die Gr<strong>und</strong>lage für einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss. Es ist ein Verzeichnis,<br />
in dem die Vermögensgegenstände <strong>und</strong> Schulden eines Unternehmens vollständig, detailliert <strong>und</strong><br />
unter Angabe eines Wertes aufgeführt sind. Es gliedert sich in die drei Teile:<br />
»» Vermögensgegenstände<br />
»» Schulden<br />
»» Reinvermögen.<br />
b) Einnahmen - Überschuss - Rechnung<br />
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung dient der Auswertung des Geschäftsjahres. Die Einnahmen des<br />
Geschäftsjahres werden dabei den Ausgaben des Geschäftsjahres gegenüber gestellt.<br />
c) Bilanz<br />
Eine Bilanz ist eine auf einen bestimmten Stichtag bezogene Gegenüberstellung von Vermögen <strong>und</strong><br />
Kapital eines Unternehmens. Die Bilanz wird aus dem Inventar abgeleitet. Im Gegensatz zum Inventar<br />
enthält eine Bilanz ausschließlich Wertangaben, auf Mengenangaben <strong>und</strong> die Auflistung von Einzelpositionen<br />
wird verzichtet.<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
Praktische Übungen<br />
Inventur<br />
Inventar Kassenbuch Bankbuch<br />
Eingangsrechnungsbuch<br />
Ausgangsrechnungsbuch<br />
Einnahmen-<br />
Überschuss-<br />
Rechnung<br />
Bilanz<br />
1. Buchführung in der <strong>Schüler</strong>firma 2. Buchhaltung 3. Praktische Übungen
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