Landrätetagung 2012 - Bayerischer Landkreistag

Bayerischer Landkreistag
Landrätetagung am 17. und 18. Oktober 2012
Personalbemessung und Steuerung in der
Kinder und Jugendhilfe auf der Grundlage von
Qualitätsstandards
„Personalbemessung der Jugendämter in Bayern - PeB“
Stefanie Krüger,
Peter Tomaschko,
Marco Szlapka

Personalbemessung der Jugendämter in Bayern (PeB)
PeB-Standorte (1. Runde):
1. Stadt Nürnberg
2. Landkreis Fürstenfeldbruck
3. Landkreis Neumarkt in der Oberpfalz
25
6
5
28
Stand: September 2012
PeB-Standorte (2. Runde):
23
4. Stadt Ingolstadt
5. Stadt Hof
6. Landkreis Hof
7. Landkreis Cham
8. Landkreis Landshut
9. Landkreis Regen
17. Landkreis Neuburg
Schrobenhausen
18. Landkreis Dachau
19. Landkreis Donau-Ries
24
31
22
32
1
21
3
29
35 36
7
9
10. Landkreis Freising
11. Landkreis Ebersberg
12. Landkreis München
13. Landkreis Landsberg am Lech
14. Landkreis Lindau (Bodensee)
15. Landkreis Dillingen an der Donau
16. Landkreis Aichach-Friedberg
20. Landkreis Augsburg
21. Landkreis Nürnberger Land
22. Landkreis Erlangen-Höchstadt
23. Landkreis Schweinfurt
24. Landkreis Würzburg
25. Landkreis Bad Kissingen
26
3
20
19
16
17
2
4
18
34
13 12
10
11
8
33
27
30
Standorte außerhalb von PeB:
26. Landkreis Günzburg
27. Landkreis Traunstein
28. Landkreis Wunsiedel i. Fichtel.
29. Landkreis Schwandorf
30. Landkreis Altötting
31. Stadt Fürth
32. Landkreis Fürth
33. Stadt Rosenheim
14
34. Landkreis Pfaffenhofen a. d. Ilm
35. Landkreis Weißenburg-Gunzenhausen
36. …
37. …
38. …

Bundeskinderschutzgesetz – BKiSchG
§ 79a SGB VIII
Qualitätsentwicklung in der Kinder- und Jugendhilfe
(1) Um die Aufgaben der Kinder- und Jugendhilfe nach § 2 zu erfüllen, haben
die Träger der öffentlichen Jugendhilfe Grundsätze und Maßstäbe für die
Bewertung der Qualität sowie geeignete Maßnahmen zu ihrer Gewährleistung
für
1. die Gewährung und Erbringung von Leistungen
2. die Erfüllung anderer Aufgaben
3. den Prozess der Gefährdungseinschätzung nach § 8a
4. die Zusammenarbeit mit anderen Institutionen
zu entwickeln, anzuwenden und regelmäßig zu überprüfen.
Dazu zählen auch Qualitätsmerkmale für die Sicherung der Rechte von Kindern
und Jugendlichen in Einrichtungen und ihren Schutz vor Gewalt. Die Träger der
öffentlichen Jugendhilfe orientieren sich dabei an den fachlichen Empfehlungen
der nach § 85 Absatz 2 zuständigen Behörden und an bereits angewandten
Grundsätzen und Maßstäben für die Bewertung der Qualität sowie Maßnahmen
zu ihrer Gewährleistung.

Quantität und Qualität
Leistungen der Sozialen Dienste
Leistungsbereiche
SGB VIII
Definierte
Qualität
Arbeitsprozesse
Aktivitäten
Erforderliche
Ressourcen
Standards
Qualität
Ressourcen

Rechtliche, fachliche und wirtschaftliche Beschreibung
von Arbeitsprozessen
Zugang
über anderes JA
Zugang
über „Falleingang“,
oder einem „anderen
KP/TP“
Teilprozess 1b:
Fallübergabe
durch anderes JA
Meldung KWG
Gewichtige
Anhaltspunkte
Statistik
24 Stunden
Ende
Entscheidung
KP § 16
Beratungsangebot
Teilprozess 2:
Teilprozess 1a:
Gefährdungsersteinschätzung
Vorortabschätzung
Gewichtige
Anhaltspunkte
Vorortabschätzung
KP § 42
Inobhutnahme
Ende
Entscheidung
5
KP §§ 50/1666
Familiengericht

Rechtliche, fachliche und wirtschaftliche Beschreibung
von Arbeitsprozessen
Teilprozess 1a
Ziel / Ergebnis
Aktivitäten
Prozessbeteiligte
Instrumente /
Dokumente
Gefährdungsersteinschätzung
Der Hinweis ist dahingehend bewertet, ob gegenwärtig Anhaltspunkte
für eine mögliche Gefährdungssituation des Kindes vorliegen.
Sofortige Bearbeitung von Anliegen, Hinweisen und Mitteilungen:
• schriftliche Dokumentation der Informationen
• erste Bewertung der Informationen
• Prüfung, ob die Familie bereits bekannt ist
• Klärung der Zuständigkeit, ggf. direkte Weitergabe an die zuständige
Fachkraft (oder das zuständige Jugendamt)
• Erörterung des Sachverhaltes mit einer anderen Fachkraft und/oder
Leitung und Dokumentation des Ergebnisses
• Mitteilende Person
• Leitung (kollegiale Reflexion)
• „Meldung Kindeswohlgefährdung“ „Gewichtige Anhaltspunkte“
• „Bundesstatistik KWG“ Fallakte elektronische Fallakte
Zeit
Gespräch mit
Mitteilende
Person
Dokumentation
Datenabgleich
Kurzgespräche
(z.B.
Kita, Schule)
Beratung mit
Leitung
Zeitbedarf 20 min 20 min 10 min 15 min 15 min
Häufigkeit 1 Gespräch 1 x 1 x 1 x 1 x

Berechnung von Arbeitszeiten (Klientenzeit)
Kernprozess:
"§8a"
TP 1: Gefährdungsersteinschätzung
Dauer in
Minuten
Faktor
Zeitvolumen in
Minuten pro
Tätigkeit
Gespräche 20 1 20
Dokumentation 20 1 20
Administration 10 1 10
Kurzgespräche 15 1 15
Koll. Reflexion 15 1 15
Fahrzeiten 0
0
0
1800
Zeitvolumen in Minuten pro einzelner TP 80
Anzahl der TP 120
Zeitvolumen in Stunden insgesamt 160

Bestandteile der Arbeitszeit in der Jugendhilfe
Ausführungszeit
Klientenzeit
Verteilzeit
Rüstzeit
Systemzeit
=100%

„Qualität und Quantität in der Jugendhilfe wird sichtbar“
Arbeitsprozesse in der Jugendhilfe lassen sich beschreiben und damit
auch vergleichen
Arbeitsabläufe und Standards sind rechtlich, fachlich und wirtschaftlich
zu beurteilen und transparent
Gewünschte und erforderliche Qualität lässt sich durch Leitung
definieren
Notwendige Arbeitszeiten können berechnet und Handlungsbedarfe
rechtzeitig erkannt werden
Leitung kann Qualität und Quantität steuern
Politik erhält transparente Entscheidungsgrundlage hinsichtlich
fachlicher Qualität und notwendiger Ressourcen

Organisationsuntersuchungen durch den
Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband
Ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung
Nachvollziehbare Berechnung des hierfür notwendigen
Personalbedarfs
Unklare Zuständigkeiten beseitigen
Schwächen und Stärken transparent werden lassen
Sachgerechte Entscheidungsgrundlage und Basis für
künftige Verwaltungsentwicklung
Verbesserung der Abläufe, Leistungsfähigkeit und der
Arbeitsbedingungen

Geschäftsverteilung
Sind die Aufgaben nach sachlichen Gesichtspunkten
zugeordnet?
Gibt es mehrfache Zuständigkeiten?
Sind problematische Schnittstellen vorhanden?
Sollten Aufgaben zweckmäßigerweise einer anderen
Organisationseinheit zugeordnet werden?
Berücksichtigung örtlicher Besonderheiten
Berücksichtigung Bürgerfreundlichkeit und räumliche
Verhältnisse

Ablauforganisation - Geschäftsprozessoptimierung
Wie werden die Aufgaben erledigt?
Welche Hilfsmittel werden eingesetzt?
Welche Aufgaben könnten besser EDV-gestützt erledigt
werden?
Werden vorhandene EDV-Verfahren umfassend genutzt?
Sind die Zuständigkeiten und Befugnisse für eine optimale
Aufgabenerledigung ausreichend?

Ablauforganisation im Kreisjugendamt
Beispiel: Kernprozess §§ 27 ff. SGB VIII - Hilfen zur Erziehung
13

Qualität in der Leistungserbringung
Beispiel: Kernprozess §§ 27 ff. SGB VIII - Hilfen zur Erziehung
14

Berechnung von erforderlichen Auftragszeiten auf
der Grundlage von Kern- und Teilprozessen
(Personalbedarf)
Teilprozess 5.1:
Klärung
4 Gespräche
Dokumentation
Administration
Koll. Reflexion (50%)
530 Min.
x
Häufigkeit
des Teilprozesses
=
Teilprozess 5.2:
Bewilligungsteam
Teilprozess 5.3:
Kontakt mit
Leistungserbringer
Team
Dokumentation
Administration
2 Gespräche
Dokumentation
Administration
80 Min.
240 Min.
x
x
Häufigkeit
des Teilprozesses
Häufigkeit
des Teilprozesses
=
Zeitbedarf
für
den
Kernprozess
=
Teilprozess 5.4:
1. Hilfeplangespräch
(HPG)
Gespräche
Dokumentation
Administration
Koll. Reflexion (50%)
178 Min.
x
Häufigkeit
des Teilprozesses
=

Stellenbemessung und Stellenbewertung
Stellenbemessung Sozialdienst
Zeitbedarf für …
Stunden im Jahr (FK)
Stunden im Jahr
(VZÄ)
Klientenzeit 8.844 8.844 79,1%
Fahrzeiten 300 300 2,7%
Rüstzeit 623 548 4,9%
Systemzeit 1.110 1.002 9,0% Stellenbewertung
WiHi
Verteilzeit 498 492 4,4%
Aufgabenbereich Stunden Anteil %
11.374 11.186
100%
Leistungsgewährung 643,97 17,03
Zahlbarmachung 641,75 16,97
Refinanzierung 872,92 23,08
Kostenerstattung 100,33 2,65
Sonstige Aufgaben 271,63 7,18
Prosoz Administration 389,00 10,29
Haushalt 91,00 2,41
Rüstzeit 267,00 7,06
Systemzeit 360,00 9,52
Verteilzeit 144,53 3,82
Gesamt 3782,13 100,00

Steuerung der Jugendhilfe
Ergebnisse & Wirkungen
Was wollen wir erreichen?
Programme, Leistungen
Was wollen wir tun?
Ressourcen
Was wenden wir auf?
Prozesse & Strukturen
Wie wollen wir etwas tun?

Steuerung mit Hilfe von PeB und JuBB
(JuBB = Jugendhilfeberichterstattung in Bayern)
JuBB Zahlen
für das Jugendamt
und für Vergleiche
PeB Zahlen
für das Jugendamt
und für Vergleiche
Landesstatistik
(„Wirkungen“)
Fallzahlen
Alter
Klientenzeit
Auftragszeit
Zeit pro Fall
Anregung zur
Hilfe
Gesamtkosten
Kosten pro Fall
Personalbedarf
Personalkosten
Grund für die
Hilfe
Laufzeit
Anteil a. Leistungen
Jugendeinwohnerwert
Standards
Informationen zur
Beendigung
Nachfolgende
Hilfen

Merkmale zur Steuerung von Erziehungshilfen
Heimerziehung
§ 34 SGB VIII
mittlere
Bearbeitungszeit
Kosten pro Fall Laufzeit Personalkosten
vorangegangene
Hilfen
Begründung
der Hilfe
Ende der Hilfe
Anschlusshilfen

Steuerung des Produktes Heimerziehung
Zielfelder Prozessebene Ziele
Erwartungen
Ergebnisse,
Wirkungen Was
wollen wir erreichen?
Heimerziehung /
Betreutes Wohnen
(inkl. Junge Volljährige)
Der junge Mensch erhält
eine individuelle
Förderung außerhalb
seines Familiensystems.
Ziele sind die Rückkehr
in die Herkunftsfamilie,
die integration in eine
andere Familie, die
selbständige
Lebensführung.
Indikatoren
Schlüsselzahlen
In 80 % der Hilfen wird
das Ziel erreicht (Ziel
im Hilfeplan). In 20%
der Hilfen gelingt die
Rückkehr in die
Herkunftsfamilie, in
20% die Integration in
eine andere Familie
und in 40% die
Verselbständigung.
Leistungen,
Programme Was wollen
wir tun?
Heimerziehung /
Betreutes Wohnen
(inkl. Junge Volljährige)
Junge Menschen
erhalten entsprechend
ihres Förderbedarfes die
geeignete Hilfe.
Anzahl der jungen
Menschen nach Alter
und Einrichtungsart
(Heimerziehung und
betreutes Wohnen) -
Fahlzahlen
Anteil der
Heimerziehung
gemessen an der
Anzahl aller HzE
Anteil der
Heimerziehung
gemessen an der
Anzahl EW-Wert 0-21
Prozesse, Strukturen
Wie wollen wir es tun?
Heimerziehung /
Betreutes Wohnen
(inkl. Junge Volljährige)
Der junge Mensch wird
so gefördert, dass der
Hilfeerfolg zeitnah
realisiert werden kann.
Dabei stehen ambulante
und/oder teilstationäre
Hilfen im Vordergrund.
In 80% der stationären
Hilfen gab es eine
vorangegangene
ambulante oder
teilstationäre Hilfe.
Die durchschnittliche
Hilfedauer liegt bei 12
Monaten.

Steuerung auf der Grundlage von
Leistungserbringung für den Bürger
Ablauforganisation in den Kernprozessen ….
Trennungsund
Scheidungsberatung
(§ 17/18)
Mittwirkung
Familiengericht
(§ 50)
Allgemeine Beratung
(§ 16)
Erziehungshilfe
(§ 27 )
TP 1
TP 1
TP 1
TP 1
TP 2 TP 2
TP 2
TP 2
TP 3 TP 3
TP 2
TP 3
TP 4
TP 3
TP 3

Bestandteile der Arbeitszeit (Beispiel: Sozialdienst)
Auftragszeit = Netto-Jahresarbeitszeit (VZÄ)
Ausführungszeit
Rüstzeit
Klientenbezug
Systembezug
Verteilzeit
5% bis
8%
70% bis 80%
10% bis
20%
5%
=100%
© INSO 22

Steuerung auf der Grundlage von Auftragszeiten
Teilprozess 5.1:
Klärung
4 Gespräche
Dokumentation
Administration
Koll. Reflexion (50%)
530 Min.
x
Häufigkeit
des Teilprozesses
=
Teilprozess 5.2:
Bewilligungsteam
Teilprozess 5.3:
Kontakt mit
Leistungserbringer
Team
Dokumentation
Administration
2 Gespräche
Dokumentation
Administration
80 Min.
240 Min.
x
x
Häufigkeit
des Teilprozesses
Häufigkeit
des Teilprozesses
=
Zeitbedarf
für
den
Kernprozess
=
Teilprozess 5.4:
1. Hilfeplangespräch
(HPG)
Gespräche
Dokumentation
Administration
Koll. Reflexion (50%)
178 Min.
x
Häufigkeit
des Teilprozesses
=

Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Stefanie Krüger,
Zentrum Bayern Familie und Soziales, Bayerisches Landesjugendamt
Peter Tomaschko,
Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband
Marco Szlapka,
Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung e.V.

Ergebnisse in den Landratsämtern vor Ort
Beschreibung der Ablauforganisation sowie der
Fachlichen Standards (Qualitätshandbuch)
Fortschreibungsfähiges Konzept der Ermittlung
von Auftragszeiten (Personalbemessung)
Mittlere Bearbeitungszeiten für die Anpassung bei
neuen Aufgaben und Standards (Ressourcensteuerung)
Ressourcenorientierte Grundlagen für das
Controlling (Qualitative und Quantitative Steuerung)