Vorreiter in der effizienten Informationsbereitstellung

Case Study
Mag. Franz F. Folkendt
„Durch die Verwendung von Fabasoft
Mindbreeze Enterprise stehen unseren
Mitarbeitern rasch und effizient alle benötigten
Informationen zur Verfügung. Mit nur einer
Suchabfrage finden Mitarbeiter des Service-
Centers alle relevanten Informationen und
können unverzüglich Auskunft geben. Dadurch
wird die Servicequalität für unsere Kunden
nochmals erhöht und gleichzeitig die Arbeit für
unsere Mitarbeiter erleichtert.“
Vorreiter in der effizienten
Informationsbereitstellung
Wirtschaftskammer, Oberösterreich
Die Wirtschaftskammer Oberösterreich (WKOÖ) gilt als Vorreiter unter den Kammern in Österreich. Beispielsweise
sind die WKOÖ und das WIFI OÖ führend beim Einsatz der elektronischen und der Amtssignatur, da sie als
eine der ersten Organisationen in Österreich diesen Service anbieten. Darüber hinaus stehen den rund 60.000
Mitgliedern der Wirtschaftskammer umfangreiche Online-Services zur Verfügung. Das WIFI OÖ betreut jährlich
etwa 70.000 Veranstaltungsteilnehmer in Oberösterreich. Neben der hohen Qualität im Kundenservice legen die
WKOÖ und das WIFI großen Wert darauf, den Mitarbeitern die tägliche Arbeit zu erleichtern, damit Anfragen
kompetent und rasch erledigt werden können.
Aufgabenstellung
Mitarbeiter des Service-Centers sollen bei Anfragen noch einfacher und bequemer die benötigten Informationen
finden. Zusammenhänge bei komplexen Sachverhalten müssen durch eine übersichtliche Darstellung leicht
erkennbar sein. Die Arbeit im Service-Center soll erleichtert und zeitintensive Recherchetätigkeiten reduziert
werden. Die Anwender sollen mit Treffern in den gewohnten Anwendungen nahtlos weiterarbeiten können.
.........................................................................................
Überblick
Kunde/Interessenvertretung
Die Wirtschaftskammer Oberösterreich (WKOÖ) ist
die Interessenvertretung der Wirtschaftstreibenden
in Oberösterreich. Sie dient als Informations- und
Beratungsdienstleister und gemeinsam mit dem
Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) OÖ als Aus- und
Weiterbildungseinrichtung. Bereits seit 2003 arbeiten
die WKOÖ und das WIFI OÖ mit Produkten der
Fabasoft-Gruppe, beispielsweise im Kursmanagement
oder im Service-Center.
Lösung
Fabasoft Mindbreeze Enterprise ermöglicht den
unternehmensweiten Zugriff auf Informationen aus
unterschiedlichen Datenbeständen (z.B.: E-Mail-
Systeme, Dateisysteme, Datenbanken).
®

Chronologie
November 2010: Start der Mindbreeze Suche
in Fabasoft Produkten
Dezember 2010:
Einbindung der vorhandenen Dateisysteme
Januar 2011: Einbindung der Suche in
Microsoft Exchange Server
Durch Erweiterung des Einsatzgebietes von Fabasoft
Mindbreeze haben die Mitarbeiter im Service-
Center die Möglichkeit mit nur einer Suchan frage alle
relevanten Informationen auf einen Blick zu erhalten.
Die einfache und intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche
benötigt keine zeitintensiven Einschulungsphasen.
Fakten und Funktionalitäten
• 630 Benutzer in der Wirtschaftskammer
Oberösterreich
• Dynamische Facetten über alle verfügbaren
Informationen (wie Themengebiet, Autor, Bearbeiter)
• 9 Mio. Dokumente und Objekte
(Fabasoft eGov-Suite)
• 12 Mio. Objekte in Microsoft Exchange Server
• 3,5 Mio. Dokumente von Dateifreigaben
• 36 Index Services, über die eine Suche parallel
beantwortet werden kann
.........................................................................................
Lösungsansatz
Umsetzung
Nach der Entscheidung das Einsatzgebiet von Fabasoft
Mindbreeze Enterprise in der WKOÖ zu erweitern,
erfolgte die Umsetzung von der hauseigenen IT-
Abteilung in Zusammenarbeit mit dem Fabasoft-Team.
Über einen Zeitraum von drei Monaten (November 2010
bis Januar 2011) wurden die relevanten Datenquellen
(Microsoft Exchange, Dateifreigaben, Fabasoft eGov-
Suite) an Mindbreeze angebunden. Es folgten
Benutzer-Tests durch mehrere Anwendergruppen mit
entsprechenden Feedback-Runden. Die Informationen
für die Suche stehen unmittelbar zur Verfügung.
Mindbreeze prüft bei jeder getätigten Suchanfrage
die bestehenden Benutzerrechte. Auf Treffer können
die Aktionen des jeweiligen Quellsystems ausgeführt
werden, wie „Versenden als PDF“ um ein Dokument als
PDF per E-Mail zu versenden.
Mindbreeze GmbH, Honauerstraße 4, 4020 Linz, Austria
Zielerreichung
t: +43 732 606162 620, f: +43 732 606162 609, e: office@mindbreeze.com, www.mindbreeze.com
Durch die sukzessive Einbindung der relevanten
Datenquellen in Fabasoft Mindbreeze stand den
Mitarbeitern des Service-Centers der WKOÖ innerhalb
kürzester Zeit ein einfaches und effizientes Werkzeug
zur Verfügung. Mit nur einer Suchabfrage werden alle
Informationen zu dem Suchbegriff angezeigt und
deren Beziehung zueinander übersichtlich dargestellt.
Mitarbeiter im Service-Center können bei Anfragen
jetzt noch rascher Auskunft geben ohne lange
Recherchezeiten. Damit konnte die Servicequalität der
WKOÖ für ihre Mitglieder nachhaltig gesteigert und
gleichzeitig die Arbeit für die Mitarbeiter erleichtert
werden.
Copyright© Mindbreeze GmbH, A-4020 Linz, 2013.
Alle verwendeten Hard- und Softwarenamen sind Handelsnamen und/oder
Marken der jeweiligen Hersteller. Irrtümer und Druckfehler vorbehalten.
®