Kontierungsleitfaden Universität zu Köln - Verwaltung

Erläuterungen zum Kontenplan inklusive Kontierungsrichtlinien
Die nachfolgende Darstellung enthält Erläuterungen sowie Beispiele zu den Konten des Kontenplans der
Universität zu Köln. Sie sollen es Ihnen ermöglichen, die einzelnen Rechnungen bzw. Rechnungspositionen
den entsprechenden Konten zuordnen zu können.
Die Beispiele zu den einzelnen Konten sind als nicht verbindliche Kontierungsvorschläge zu betrachten.
Zwar ist die Kontenfindung in vielen Fällen eindeutig (z. B. Briefmarken sind eindeutig auf das Konto „Porto,
Versandkosten, Zustelldienste“ zu kontieren), es gibt jedoch auch Fälle, in denen ein bestimmter Aufwand
nicht eindeutig einem Konto zugeordnet werden kann! In diesen Fällen entscheiden die Art des Gebrauchs
bzw. der Grund der Anschaffung über das zu verwendende Sachkonto.
Beispielsweise hinge die Kontierung bei der Anschaffung von Reinigungsbenzin davon ab, ob das
Reinigungsbenzin zur Hausreinigung (Konto „Gebäudereinigung allgemein“) oder in einer Werkstatt (Konto
„Werkstattmaterial“) verwendet würde.
Darüber hinaus enthält der Leitfaden nur jeweils einige Beispiele zu bestimmten Konten. Eine vollständige
Aufnahme des kompletten Buchungsstoffes einer Universität konnte und sollte nicht das Ziel sein. Der
vorliegende Kontierungsleitfaden kann folglich zwar eine Arbeitshilfe sein, die endgültige Kontierung des
jeweiligen Buchungsstoffes wird jedoch häufig von einer Einzelfallbetrachtung abhängen.
Kontenklasse 6 – Sachkonten –
Betriebliche Aufwendungen
In der Kontenklasse 6 wird der Großteil der zur Erfüllung des Betriebszwecks erforderlichen, regelmäßig
wiederkehrenden und das Kalenderjahr betreffenden betrieblichen Aufwendungen erfasst.
Auf die Konten der Kontenklasse 6 (äquivalent zur Kosten-/Erlösart im alten System) sind die betrieblichen
bzw. universitären Aufwendungen zu buchen, die wirtschaftlich dem laufenden Geschäftsjahr (=
Kalenderjahr) zugehören, unabhängig davon, ob die Ausgabe (Zahlung) bereits erfolgt ist oder nicht.
In der Kontenklasse 6 ist nach dem Bruttoprinzip zu buchen, d. h. Erstattungen für einzelne Aufwendungen
sind auf den dafür vorgesehenen Ertragskonten zu erfassen. (Ausnahmen: Skonti, Boni und Rabatte sind
direkt vom Rechnungsbetrag abzusetzen).
Kontakt
Fragen zur Auswahl der richtigen Sachkonten richten Sie bitte an
die Mail-In-Adresse Kreditoren@verw.uni-koeln.de.
Anfragen können auch telefonisch an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung gestellt
werden. Die entsprechenden Durchwahlen finden Sie unter:
http://verwaltung.unikoeln.de/abteilung62/content/sachgebiet_622___brkontokorrentbuchhaltung/6222___kreditorenbuchhaltung/
Mit freundlichen Grüßen
Christof Brüsselbach