Kontierungsleitfaden UniversitÃ¤t zu KÃ¶ln - Verwaltung

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Erläuterungen zum Kontenplan inklusive Kontierungsrichtlinien Die nachfolgende Darstellung enthält Erläuterungen sowie Beispiele zu den Konten des Kontenplans der Universität zu Köln. Sie sollen es Ihnen ermöglichen, die einzelnen Rechnungen bzw. Rechnungspositionen den entsprechenden Konten zuordnen zu können. Die Beispiele zu den einzelnen Konten sind als nicht verbindliche Kontierungsvorschläge zu betrachten. Zwar ist die Kontenfindung in vielen Fällen eindeutig (z. B. Briefmarken sind eindeutig auf das Konto „Porto, Versandkosten, Zustelldienste“ zu kontieren), es gibt jedoch auch Fälle, in denen ein bestimmter Aufwand nicht eindeutig einem Konto zugeordnet werden kann! In diesen Fällen entscheiden die Art des Gebrauchs bzw. der Grund der Anschaffung über das zu verwendende Sachkonto. Beispielsweise hinge die Kontierung bei der Anschaffung von Reinigungsbenzin davon ab, ob das Reinigungsbenzin zur Hausreinigung (Konto „Gebäudereinigung allgemein“) oder in einer Werkstatt (Konto „Werkstattmaterial“) verwendet würde. Darüber hinaus enthält der Leitfaden nur jeweils einige Beispiele zu bestimmten Konten. Eine vollständige Aufnahme des kompletten Buchungsstoffes einer Universität konnte und sollte nicht das Ziel sein. Der vorliegende Kontierungsleitfaden kann folglich zwar eine Arbeitshilfe sein, die endgültige Kontierung des jeweiligen Buchungsstoffes wird jedoch häufig von einer Einzelfallbetrachtung abhängen. Kontenklasse 6 – Sachkonten – Betriebliche Aufwendungen In der Kontenklasse 6 wird der Großteil der zur Erfüllung des Betriebszwecks erforderlichen, regelmäßig wiederkehrenden und das Kalenderjahr betreffenden betrieblichen Aufwendungen erfasst. Auf die Konten der Kontenklasse 6 (äquivalent zur Kosten-/Erlösart im alten System) sind die betrieblichen bzw. universitären Aufwendungen zu buchen, die wirtschaftlich dem laufenden Geschäftsjahr (= Kalenderjahr) zugehören, unabhängig davon, ob die Ausgabe (Zahlung) bereits erfolgt ist oder nicht. In der Kontenklasse 6 ist nach dem Bruttoprinzip zu buchen, d. h. Erstattungen für einzelne Aufwendungen sind auf den dafür vorgesehenen Ertragskonten zu erfassen. (Ausnahmen: Skonti, Boni und Rabatte sind direkt vom Rechnungsbetrag abzusetzen). Kontakt Fragen zur Auswahl der richtigen Sachkonten richten Sie bitte an die Mail-In-Adresse Kreditoren@verw.uni-koeln.de. Anfragen können auch telefonisch an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung gestellt werden. Die entsprechenden Durchwahlen finden Sie unter: http://verwaltung.unikoeln.de/abteilung62/content/sachgebiet_622___brkontokorrentbuchhaltung/6222___kreditorenbuchhaltung/ Mit freundlichen Grüßen Christof Brüsselbach
Meistverwendete Sachkonten Meistverwendete Sachkonten Bezeichnung Sachkonto Alte Kostenart Erläuterungen/Beispiele Labor-Verbrauchsmaterial 607100 Monographien 681100 33100 Reisekosten Interne 685000 Zeitschriften u. Zeitungen (print) 681300 33300 Büromaterial Direktkauf 680000 31200 Sonstiger Materialaufwand 607000 31900 Lehrgänge, Kolloquien, Gastvorträge 657350 18300 Bsp.: Chemikalien, Flaschengas, Fotomaterial, Gas, Tabletten (für wissenschaftliche Versuche), Reagenzgläser, etc. Bsp.: Einzelveröffentlichungen in gedruckter Form. Einzelveröffentlichungen in Mikroform (Mikrofiche, Mikrofilm) und Einzelveröffentlichungen in elektronischer Form (unabhängigdavon, ob auf physischen Datenträgern wie CD- ROM, Diskette etc. oder als Onlineversion im Netz). Bsp.: Wegstreckenentschädigung, Kilometergeld, Dienstreisen jeweils Beschäftigte der Universität betreffend. Bearbeitung erfolgt im Wesentlichen durch Reisekostenstelle, Abteilung 41.7 Bsp.: Alle abonnierten Periodika: Periodisch erscheinende Zeitungen, Zeitschriften und zeitschriftenartige Reihen (z.B. Jahrbücher, Jahresberichte, Adressbücher) in gedruckter Form Bsp.: Ablagekörbe, Abreibbuchstaben,Adressetiketten, Aktenordner, Batterien (z. B. für Taschenrechner), Bleistifte, Bleistiftminen, Briefwaage, Block, Buchstützen, Büroklammern, Büromaterial , Dienstsiegel, Dienststempel, Dosenspitzer, Druckertoner, Druckerpatronen, Entklammerer, etc. Auffangposition für Verbräuche, die anderen Sachkonten (Labor-, DV-, Werkstattverbrauchsmaterial, Büromaterial) nicht zugeordnet werden konnten. Bsp.: Abdeckgläser für Lampen DV-Verbrauchsmaterial 607400 31400 Bsp.: Disketten, Diskettenkasten, EDV-Ersatzteile (Kabel, Verbindungsmodule), EDV-Verbrauchsmaterial, EDV-Zubehör, Festplatten, Magnetbänder, Magnetplatten, Maus, Mousepads, RAM (PCArbeitsspeicher), Tastaturen, ZIP-Disketten, etc. Sonstige Kopier- und Druckkosten 680600 36900 Bsp.: Druckfarbe, Drucktücher, Einbanddecken, Leim, Matrizen SofortAbschreibung GWG- Betr. Gesch. Ausstattung 664920 Bsp.: (Büro-)Möbel, die wertmäßig zwischen 150€ und 410€ netto liegen. Reisekosten Externe 685200 Bsp.: Kilometergeld, Hotelkosten welche nicht Beschäftigte der Universität der Universität betreffen. SofortAbschr. GWG techn. Anlagen und Maschinen 663910 Bsp.: Wissenschaftliche Anlagen und Maschinen, die wertmäßig zwischen 150€ und 410€ netto liegen. Elektro und Elektronikmaterial Sonstige Fremdleistungen/Dienstleist g. Einkauf Kleingeräte / Bürogeräte unter 150 € 607500 31500 Bsp.: Kabel, Sicherungen 613000 39999 Bezogene Leistungen, die anderen Sachkonten (z.B. Werkverträge, Wartung, Reinigung) nicht zugeordnet werden konnten. 680100 35200 Bsp.: Diktiergeräte, Rechenmaschinen unter 150,- Euro Kontierungsleitfaden Universität zu Köln Seite 3
Seite 1: Kontierungsleitfaden Universität z
Seite 5 und 6: Typische Sachkonten Bezeichnung Sac

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