E-Mails und die rechtlichen Folgen - iBusiness

Als Verantwortlicher in Ihrem Unternehmen tragen Sie heute ein großes Risiko. Denn
seit Januar 2002 müssen digitale Dokumente wie „normale“ Schriftstücke bis zu zehn
Jahre lang aufbewahrt werden. Ob Angebot, Vereinbarung oder Hintergrundinformation
– nicht nur bei einer Betriebsprüfung verlangt man Einblick.
Was geschieht, wenn Mitarbeiter wichtige E-Mails löschen? Wie steht es mit der Kapazität
der einzelnen Postfächer? Kopieren Ihre Mitarbeiter wichtige E-Mails für den „Tag
danach“? Und wie handlungsfähig sind Sie, wenn Kunden oder Partner sich nicht an getroffene
Vereinbarungen halten? Dieses Informationspapier zeigt den Stand der Dinge
und bietet praxisgerechte Lösungen.
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1. Schöne neue Welt
Im Informationszeitalter ist Kommunikation so einfach wie nie zuvor. Die explosionsartige Entwicklung
der neuen Medien, des Internets und insbesondere die Kommunikation per E-Mail
haben dazu geführt, dass immer mehr Menschen immer mehr Informationen erhalten. Die
Kommunikation via E-Mail ist nicht nur im beruflichen Alltag Standard geworden. Wir sind es
gewohnt, dass Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Und die Zeit zur Be- und
Verarbeitung der Informationen wird laufend geringer.
Probleme machen dabei sensible Daten, die als Anhänge alias Attachments den E-Mails angehängt
und versandt werden. Jeder Empfänger kann sie individuell speichern, kopieren und mitnehmen.
Wenn man bedenkt, dass seit Anfang 2001 die durchschnittliche Nachrichtengröße
von 97 KB auf 286 KB und somit um 192 % angestiegen ist, wird die Brisanz des Themas klar,
zumal immer mehr E-Mails an Verteilerlisten, als CCs oder BCCs verschickt werden. Aus einem
Papier-Dokument, das früher beispielsweise von einer Assistentin in einem Ordner abgelegt
wurde, sind heute virtuelle Kopien geworden, die bequem über das Netz verbreitet und
multipliziert werden, oft ohne ausreichende Kontrolle. Das vorliegende KVS-Informationspapier
beschreibt die rechtlichen Grundlagen der Kommunikation per E-Mail, deren Folgen, Auswirkungen
sowie die damit verbundenen Probleme für Unternehmen, Geschäftsleitung und IT-
Verantwortliche.
2. E-Mails und die neue Rechtslage
Ein exklusives „E-Mail-Gesetz“ gibt es nicht. Dies bedeutet aber nicht, dass sich eine E-Mail im
rechtsfreien Raum bewegt. Durch die Schuldrechts- und Zivilrechtsreform Anfang 2002, durch
Änderungen im Bereich des Signaturgesetzes, des Umsatzsteuergesetzes sowie Änderungen
im Bereich der Abgabenordnung wurden klare und verbindliche rechtliche Rahmenbedingungen
für E-Mails geschaffen. Ausdrückliche allgemeine Regelungen über die Abfassung, Aufbewahrung,
Übermittlung und Wiederherstellung von E-Mails fehlen dabei aber.