E-Mails und die rechtlichen Folgen - iBusiness

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Dokumente mehr zu produzieren, um der rechtlichen Situation aus dem Wege zu gehen, aber wer kann das schon? Gerade die elektronische Abwicklung von Vorgängen führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und bietet klare Vorteile. Durch die Vorlage einer E-Mail, die aufgestellte Behauptungen und Vermutungen entkräftet, kann ja letztendlich auch eine Verfahrenseinstellung oder die Korrektur von Beschlüssen und Urteilen zu Gunsten des Unternehmens erreicht werden. 14. Schutz Ihres Unternehmens in Bereichen der Geldwäsche und der Umsatzsteuer Unter Geldwäsche bezeichnet man den Umstand, dass aus illegalen Geschäften stammendes Bargeld wieder dem legalen Wirtschafts- und Finanzkreislauf zugeführt wird. Eine mögliche Maßnahme zur Bekämpfung der organisierten Kriminalität liegt daher in der Eindämmung von Geldwäsche-Aktivitäten. Die Bundesregierung hat hierzu ein sog. „Geldwäschebekämpfungsgesetz (GwG)“ verabschiedet um auch die Bekämpfung der Finanzierung von Terrorismus einzudämmen. Aufstrebende und erfolgreiche Unternehmen haben nichts mit kriminellen Machenschaften einiger schwarzer Schafe zu tun. An derartigen Aktivitäten wollen sie sich gar nicht erst beteiligen oder etwa den Anschein einer Beteiligung gegenüber Behörden erwecken. Hierzu ist aber unverzichtbar, dass Unternehmen lückenlose Nachweise entsprechender Papier- und elektronischer Dokumente zur eigenen Verteidigung vorlegen können. Nur so können auch die im rechtlichen Rahmen handelnden Unternehmen von den „schwarzen Schafen“ unterschieden werden. Zu beachten ist, dass die Berufsgruppe der Wirtschaftsprüfer – ganz im Gegensatz zu beispielsweise Rechtsanwälten und Steuerberatern – sowie auch die Kreditwirtschaft nach diesem Gesetz der Verpflichtung unterliegt, bereits den Verdacht von Geldwäsche- Aktivitäten zu melden. Gewonnene Identifizierungsunterlagen müssen beispielsweise von der Kreditwirtschaft für sechs Jahre aufbewahrt werden. 16 15. Neue gesetzliche Regelungen seit Januar 2002 Der Gesetzgeber hat unter anderem durch das Steueränderungsgesetz 2001 umsatzsteuerliche Regelungen modifiziert. Im Einzelnen betraf dies das Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz, dessen Änderungen zum 01.01.2002 in Kraft getreten sind. Unter anderem wurden hierin Regelungen getroffen, die der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetruges, insbesondere in Form von sog. „Karussellgeschäften“ dienen. Unter Karussellgeschäften versteht man Geschäfte, bei denen Rechnungen mit Umsatzsteuer ausgestellt werden, um den Rechnungsempfängern den Vorsteuerabzug zu ermöglichen, ohne dass die ausgewiesene und geschuldete Umsatzsteuer entrichtet wird. Die Schädigung des Umsatzsteueraufkommens stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. 17 Wenn die 16 §§ 2, 3, 6, 9 GwG 17 § 26 b Umsatzsteuergesetz (nachfolgend UStG)
Schädigung gewerbs- oder bandenmäßig erfolgt, liegt sogar eine Straftat vor. 18 Nach einer neuen Vorschrift 19 wurden in diesem Zusammenhang die Ermittlungsbefugnisse der Behörden dahingehend erweitert, dass die jeweiligen Amtsträger während der Geschäfts- und Arbeitszeiten und außerhalb einer Außenprüfung Gründstücke und Räume des Unternehmers betreten dürfen. Dieses sogar ohne vorherige Ankündigung. Wohnräume des Unternehmers dürfen dagegen ohne Einwilligung nur dann betreten werden, wenn dies zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung erforderlich ist. Auch hier muss der Unternehmer auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen und Auskünfte erteilen. Des Weiteren können die Behörend sogar zur Außenprüfung übergehen, ohne dass eine vorherige Prüfungsanordnung erfolgen musste. Die hierbei festgestellten Verhältnisse können von den Finanzämtern auch für die Festsetzung und Erhebung anderer Steuern als der Umsatzsteuer herangezogen werden. 16. Schutz bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen Modernes Arbeitsrecht beinhaltet heute auch den Umgang und die Kommunikation mit neuen Medien, wie E-Mail, Internet und Intranet. Betriebsinterne Daten und arbeitsrechtliche Anweisungen werden häufig per E-Mail an die jeweiligen Mitarbeiter gesandt. Aufgrund der schnellen Kommunikation können so selbst sensible Unternehmensdaten – aus Versehen oder absichtlich – verschickt werden. Unter Zeit- und Leistungsdruck lassen sich überlastete Mitarbeiter schon einmal zu einer unbeherrschten und nicht nachvollziehbaren Reaktion hinreißen. E-Mails werden manipuliert, in dem darin befindliche Aufträge beispielsweise verändert oder fingiert werden. Der gute Ruf des Unternehmens ist in Gefahr. 17. Probleme durch private E-Mails Schwierigkeiten bereiten oft auch private E-Mails am Arbeitsplatz. Potentielle Gefahren bestehen bereits deshalb, da Unternehmensinteressen mit Interessen der Mitarbeiter und deren Schutz der Privatsphäre kollidieren. Auch der Betriebsratsinteressen spricht hier ein Wort mit. So verweigern Mitarbeiter teilweise die Herausgabe von Passwörtern um dem Arbeitgeber keine Einblicke in private E-Mails zu gewähren. Probleme für Ihr Unternehmen im Krankheitsoder Urlaubsfall dieses Mitarbeiters sind damit vorprogrammiert. 18. E-Mails als Beweismittel Die Rechtslage, ob sich E-Mails ohne elektronische Signatur auch als Beweismittel in einen Prozess einführen lassen, ist problematisch. Gesetzlich geregelt 20 ist jedenfalls die Einführung als Beweismittel bei E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur in Form eines Anscheins- 18 § 26 c UStG 19 § 27 b UStG 20 § 292 a ZPO
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Seite 11 und 12: 20. Löschen ist keine Lösung Unab
Seite 13: Der Benutzer - und das sind bei ein

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