E-Mails und die rechtlichen Folgen - iBusiness

sprechend abgesichert und ausgeschlossen werden muss.
10. Die Rechtslage bei digitalen Dokumenten
Eine Archivierung digital erstellter Unterlagen auf Bildträgern ist vor dem Hintergrund der oben
beschriebenen GDPdU unzulässig. Archiviert der Unternehmer seine Daten und Dokumente
auf Mikrofilme, elektro-optische Speicherplatten oder ausschließlich im COM-Verfahren (sog.
„Computer-Output-on-Microfilm) ist eine maschinelle Auswertung – wie vom Gesetz vorgegeben
9 – nicht möglich.
Unternehmen sind daher gut beraten, wenn sie Ihre Daten und Dokumente auf unveränderbaren
Datenträger speichern, die eine maschinelle Auswertbarkeit ermöglichen. Hierzu gehören
beispielsweise neben Disketten, Magnetplatten, Magnetbändern und CD-ROMS auch Worm-
Speichertechnologien. Letztere insbesondere für große Datenvolumina bis in den Pieta-Bereich.
Werden nun elektronische Dokumente archiviert, so ist es unverzichtbar auch die entsprechenden
E-Mails sowie elektronische Signaturen zu archivieren. Die Erfüllung der rechtlichen Gegebenheiten,
eine Effizienzsteigerung sowie eine weitere Optimierung von Geschäftsprozessen
erreicht man jedoch nur durch eine sinnvoll durchdachte Archivierungslösung. Eine derartige
Lösung muss unter anderem beinhalten, dass nicht nur die bestimmte E-Mail, die gerade gesucht,
auch wieder gefunden wird. Es erfordert auch, dass alle Attachments wieder aufgefunden
werden können – und dies selbstverständlich mit kürzester Zugriffszeit. Denn es könnte ja
sein, dass gerade die gesuchte Mail im Anhang ein steuerrechtlich relevantes Angebot enthielt,
auf dessen Grundlage es zum Vertragsabschluss gekommen ist.
11. Schutz des Unternehmens bei prozessualen Streitigkeiten
Mit der Umsetzung der EG-Signaturrichtlinie in deutsches materielles Recht wurde der europaweite
Weg für den Umstieg vom eigenhändig unterschriebenen Papierdokument hin zum elektronisch
signierten elektronischen Dokument geebnet.
Die „elektronische Form mit qualifiziert elektronischer Signatur“ 10 ist nun der Schriftform des
BGB 11 ausdrücklich gleichgestellt worden. Vor diesem Hintergrund sind auch elektronische Verträge,
die per E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur 12 versehen sind,
rechtswirksam. Dies erfordert aber, dass neben der E-Mail und dem Attachment auch die Signaturschlüssel
sowie bei Einsatz von Kryptographietechniken auch die verschlüsselten und die
entschlüsselten Dokumente sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung des elektronischen Dokumentes
aufbewahrt werden müssen. Andernfalls ging ein Prozess unter Umständen aus
9 § 147 Absatz 2 Nr. 2 AO
10 § 126 a Bürgerliches Gesetzbuch (nachfolgend BGB)
11 § 126 BGB
12 § 2 Nummer 3 Signaturgesetz (nachfolgend SigG)