E-Mails und die rechtlichen Folgen - iBusiness

Eine KVS-Information zum Thema rechtliche Bestimmungen für die E-Mail-Archivierung
im Unternehmen.
E-Mails und die rechtlichen Folgen
Themen
1. Schöne neue Welt
2. E-Mails und die neue Rechtslage
3. Aufbewahren von Buchhaltungsunterlagen – Fristen und Grundsätze
4. Neue Möglichkeiten in der digitalen Steuerprüfung
5. Der Unternehmer haftet persönlich
6. Problemfeld Ablaufhemmung
7. Nicht nur steuerlich relevante E-Mails müssen aufbewahrt werden
8. Aufbewahrungspflicht für Unterlagen aus Arbeitsverhältnissen
9. Verträge und Vereinbarungen
10. Die Rechtslage bei digitalen Dokumenten
11. Schutz des Unternehmens bei prozessualen Streitigkeiten
12. Hightech bei Gericht
13. Chancen für Unternehmen bei behördlichen Auskunftsersuchen oder
Untersuchungen
14. Schutz Ihres Unternehmens in Bereichen der Geldwäsche und der
Umsatzsteuer
15. Neue gesetzliche Regelungen seit Januar 2002
16. Schutz bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen
17. Probleme durch private E-Mails
18. E-Mails als Beweismittel
19. Personenbezogene Daten und das Bundesdatenschutzgesetz
20. Löschen ist keine Lösung
21. Backup- und Storage-Strategien bieten Schutz
22. Beweisen ist besser als Behaupten
23. Mit KVS auf der sicheren Seite

Als Verantwortlicher in Ihrem Unternehmen tragen Sie heute ein großes Risiko. Denn
seit Januar 2002 müssen digitale Dokumente wie „normale“ Schriftstücke bis zu zehn
Jahre lang aufbewahrt werden. Ob Angebot, Vereinbarung oder Hintergrundinformation
– nicht nur bei einer Betriebsprüfung verlangt man Einblick.
Was geschieht, wenn Mitarbeiter wichtige E-Mails löschen? Wie steht es mit der Kapazität
der einzelnen Postfächer? Kopieren Ihre Mitarbeiter wichtige E-Mails für den „Tag
danach“? Und wie handlungsfähig sind Sie, wenn Kunden oder Partner sich nicht an getroffene
Vereinbarungen halten? Dieses Informationspapier zeigt den Stand der Dinge
und bietet praxisgerechte Lösungen.
.
1. Schöne neue Welt
Im Informationszeitalter ist Kommunikation so einfach wie nie zuvor. Die explosionsartige Entwicklung
der neuen Medien, des Internets und insbesondere die Kommunikation per E-Mail
haben dazu geführt, dass immer mehr Menschen immer mehr Informationen erhalten. Die
Kommunikation via E-Mail ist nicht nur im beruflichen Alltag Standard geworden. Wir sind es
gewohnt, dass Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Und die Zeit zur Be- und
Verarbeitung der Informationen wird laufend geringer.
Probleme machen dabei sensible Daten, die als Anhänge alias Attachments den E-Mails angehängt
und versandt werden. Jeder Empfänger kann sie individuell speichern, kopieren und mitnehmen.
Wenn man bedenkt, dass seit Anfang 2001 die durchschnittliche Nachrichtengröße
von 97 KB auf 286 KB und somit um 192 % angestiegen ist, wird die Brisanz des Themas klar,
zumal immer mehr E-Mails an Verteilerlisten, als CCs oder BCCs verschickt werden. Aus einem
Papier-Dokument, das früher beispielsweise von einer Assistentin in einem Ordner abgelegt
wurde, sind heute virtuelle Kopien geworden, die bequem über das Netz verbreitet und
multipliziert werden, oft ohne ausreichende Kontrolle. Das vorliegende KVS-Informationspapier
beschreibt die rechtlichen Grundlagen der Kommunikation per E-Mail, deren Folgen, Auswirkungen
sowie die damit verbundenen Probleme für Unternehmen, Geschäftsleitung und IT-
Verantwortliche.
2. E-Mails und die neue Rechtslage
Ein exklusives „E-Mail-Gesetz“ gibt es nicht. Dies bedeutet aber nicht, dass sich eine E-Mail im
rechtsfreien Raum bewegt. Durch die Schuldrechts- und Zivilrechtsreform Anfang 2002, durch
Änderungen im Bereich des Signaturgesetzes, des Umsatzsteuergesetzes sowie Änderungen
im Bereich der Abgabenordnung wurden klare und verbindliche rechtliche Rahmenbedingungen
für E-Mails geschaffen. Ausdrückliche allgemeine Regelungen über die Abfassung, Aufbewahrung,
Übermittlung und Wiederherstellung von E-Mails fehlen dabei aber.

Nichtsdestotrotz, jedes Unternehmen, jede Organisation und auch die öffentlichen Verwaltungen
des Bundes, der Länder und Gemeinden müssen die bereits bestehenden Gesetze anwenden
bzw. deren Aussagen entsprechend umsetzen und danach handeln. Die Herausforderung
besteht darin, die enormen E-Mail-Datenvolumen richtig zu managen und so den Nachrichtenverkehr
per E-Mail auch weiterhin zu gewährleisten.
Dabei zwingen die rechtlichen Voraussetzungen alle Unternehmen dazu, die technischen Umsetzungsmöglichkeiten
zu nutzen, die den erforderlichen effizienten und lückenlosen Nachweis
des elektronischen Schriftverkehrs gewährleisten. Die entsprechenden Gesetzlichen Verordnungen
sind in den entsprechenden Fußnoten aufgeführt.
3. Aufbewahren von Buchhaltungsunterlagen – Fristen und Grundsätze
Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind von steuerpflichtigen Unternehmen
zu führen und aufzubewahren. 1 Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen beispielsweise
neben den Büchern und den Aufzeichnungen, Inventare, empfangene und abgesandte
Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die
Besteuerung von Bedeutung sind. 2 Die Aufbewahrungszeiten betragen grundsätzlich sechs
bzw. zehn Jahre. 3
4. Neue Möglichkeiten in der digitalen Steuerprüfung
Aufgrund des Steuersenkungsgesetzes wurden auch die Vorschriften über die Aufbewahrung
von Buchführungsunterlagen geändert. So wurde den Finanzbehörden bei Außenprüfungen
das Recht eingeräumt, ab dem 01.01.2002 auf die mit Hilfe einer EDV-gestützten Buchhaltung
erzeugten Daten zuzugreifen. Die Finanzbehörde darf hierbei auch das EDV-System des Unternehmens
nutzen. 4 Nach den gesetzlichen Bestimmungen muss sichergestellt werden, dass
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist, also während sechs bzw. zehn Jahren, die Daten
jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht werden können und dass eine maschinelle
Auswertbarkeit möglich ist. Die Kosten hierfür hat der Steuerpflichtige zu tragen. Zur Klarstellung
dieser Gesetzesänderung hat das Bundesministerium für Finanzen (kurz „BMF“) in einem
Anwendungsschreiben (sog. „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen - GDPdU“) entsprechende Grundsätze erläutert.
Da die E-Mail im Wirtschaftsalltag nahezu zum Kommunikationsmedium Nummer eins aufgestiegen
ist, bedeutet dies rechtlich auch, dass E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten zur steuerlichen
Überprüfung vorgehalten, also archiviert werden müssen. Hierzu steht im Gegensatz
häufig die unternehmensinterne Realität. Manche E-Mail Systeme erfordern, dass E-Mail-
1 § 146 Absatz 2, Satz 1 Abgabenordnung (nachfolgend „AO“)
2 § 147 Absatz 1 AO
3 § 147 Absatz 3 AO
4 § 147 Absatz 6 AO

Postfächer von Mitarbeiter von Zeit zu Zeit durchsucht werden und alte E-Mails gelöscht werden.
Beinhaltet die E-Mail aber einen steuerrelevanten Inhalt, darf Sie jedoch unter keinen Umständen
gelöscht werden. Wer aber qualifiziert im Unternehmen die entsprechenden E-Mails
als steuerrelevant oder nicht?
5. Der Unternehmer haftet persönlich
Kann ein Unternehmer entsprechende E-Mails nicht vorlegen, so haftet er – unter Umständen
sogar persönlich – gegenüber dem Finanzamt. Es wäre daher fatal, wenn ein Unternehmen die
Qualifizierung von steuerrechtlich relevant oder nicht, dem einzelnen Mitarbeiter überließe.
Schafft ein Unternehmer Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er
nach dem Handelsrecht verpflichtet ist, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beiseite
oder zerstört er diese, kann dies unter Umständen mit einer Geldstrafe bzw. mit einer
Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren bestraft werden. 5 Im Bereich des Steuerrechts macht sich
dieser Unternehmer dann sogar der Steuerhinterziehung schuldig, was mit einer Geldstrafe
bzw. mit einer Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren geahndet wird. 6 Eine lückenlose E-Mail-Archivierung
ist also unabdingbar.
6. Problemfeld Ablaufhemmung
Zu beachten ist im Zusammenhang mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten,
dass diese durch die Ablaufhemmung 7 verloren gehen können, deren Festsetzungsfrist
noch nicht abgelaufen ist. Praktisch gesehen bedeutet dies, das die festen Aufbewahrungsfristen
faktisch verlängert oder gar ad absurdum geführt werden, da eine Aussortierung
derjenigen Unterlagen, deren Festsetzungsfrist bereits abgelaufen ist, für die Unternehmer sehr
schwierig und mit einem hohen Aufwand verbunden ist. Dies auch deshalb, da in bestimmten
Fällen eine Ablaufhemmung erst nach Ablauf der Festsetzungsfrist eintritt. Als Faustregel kann
man sagen, dass nach Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nur diejenigen Unterlagen
aufbewahrt werden, die für eine bereits begonnene steuerliche Außenprüfung, für eine vorläufige
Steuerfestsetzung, für anhängige straf- oder bußgeldrechtliche Verfahren, oder für ein anhängiges
oder aufgrund der Außenprüfung zu erwartendes Verfahren zur Begründung eigener
Anträge oder zur Verteidigung eigener Rechtpositionen von Bedeutung sind.
7. Nicht nur steuerlich relevante E-Mails müssen aufbewahrt werden
Darüber hinaus gibt es im Unternehmen aber noch eine Reihe weiterer wichtiger Dokumente,
die ebenfalls über die oben beschriebenen Aufbewahrungspflichten hinaus aufbewahrt werden
müssen. Dies beinhaltet beispielsweise neben den Gründungsprotokollen einer AG bzw. einer
5 § 283 b Strafgesetzbuch (nachfolgend „StGB“)
6 § 370 AO
7 § 147 Absatz 3 Satz 3 AO

GmbH, den Gründungsprüfungsberichten, Aufsichtsratsbeschlüsse und Versammlungsprotokolle
sowie Satzungsänderungsbeschlüsse, aufgrund derer zwischenzeitlich gerichtliche Verfahren
anhängig geworden sind. Außenhandelsunterlagen, Code-Pläne für die DV-gestützte
Buchführung und COM-Verfahrensbeschreibungen sind beispielsweise ebenfalls zehn Jahre
aufzubewahren. Urteile und Vollstreckungsbescheide sind unter Umständen sogar bis zu 30
Jahre aufzubewahren.
8. Aufbewahrungspflicht für Unterlagen aus Arbeitsverhältnissen
Arbeitsverträge aus beendeten Arbeitsverhältnissen sind sechs Jahre aufzubewahren. Dies gilt
auch für Nachweise über Zuschüsse des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, Fahrtkostenerstattungen
an Arbeitnehmer und Essensgeldabrechnungen. An-, Ab- und Ummeldungen der
AOK und Ersatzkassen und Sozialversicherungsunterlagen erfordern vom Arbeitgeber ebenfalls
eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht. Lohnbelege, Lohnlisten und Lohnsteuerkonten
sowie Mutterschaftsgeldunterlagen müssen sogar zehn Jahre aufbewahrt werden. Werden die
oben aufgeführten Unterlagen aber zur Überprüfung der Lohnbelege benötigt, ist es auch in
diesem Zusammenhang für eigene Beweiszwecke ratsam, diese Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren
9. Verträge und Vereinbarungen
Geschäftliche Verträge und Vereinbarungen sollten mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.
Hierunter fallen beispielsweise Darlehns-, Kauf- und Leasingverträge. Wichtig ist aber
auch, dass nicht nur die Verträge, sondern auch die im Zusammenhang damit stehende Korrespondenz
aufbewahrt werden muss. Auch über die gesetzliche Mindestaufbewahrungszeit
hinaus, kann es für ein Unternehmen aus beweisrechtlichen Gründen erforderlich sein, eine
längere als die vorgesehene Aufbewahrung in Erwägung zu ziehen. Können in einem Gerichtsprozess
nämlich entsprechende Unterlagen nicht vorgelegt werden, können Prozesse bereits
aus diesem Grund verloren werden.
Darüber hinaus ist zu beachten, dass sich auch aus anderen Gesetzen und Verordnungen entsprechende
Aufbewahrungspflichten ergeben können. Im medizinischen Bereich gibt es beispielsweise
spezialgesetzliche Regelungen, die eine Aufbewahrungszeit von bis zu 30 Jahren
vorsehen. 8 Da aber unter Umständen auch Schadensersatzansprüche erst in 30 Jahren verjähren
können, ist die Aussage über die Dauer der Aufbewahrungspflichten recht problematisch
und muss im Einzelfall untersucht werden. Vor einer Vernichtung von Unterlagen, ist neben der
Beachtung der Aufbewahrungspflicht immer noch zu bedenken, ob eine Verwendung dieser
Unterlagen unter Umständen zu Beweissicherungszwecken nicht doch noch in Frage kommen
könnte. Dies bedeutet für das Unternehmen aber gleichzeitig, dass das Risiko erkannt und ent-
8 § 28 Absatz 4 Röntgen-VO, § 43 Absatz 3 StrahlenschutzVO

sprechend abgesichert und ausgeschlossen werden muss.
10. Die Rechtslage bei digitalen Dokumenten
Eine Archivierung digital erstellter Unterlagen auf Bildträgern ist vor dem Hintergrund der oben
beschriebenen GDPdU unzulässig. Archiviert der Unternehmer seine Daten und Dokumente
auf Mikrofilme, elektro-optische Speicherplatten oder ausschließlich im COM-Verfahren (sog.
„Computer-Output-on-Microfilm) ist eine maschinelle Auswertung – wie vom Gesetz vorgegeben
9 – nicht möglich.
Unternehmen sind daher gut beraten, wenn sie Ihre Daten und Dokumente auf unveränderbaren
Datenträger speichern, die eine maschinelle Auswertbarkeit ermöglichen. Hierzu gehören
beispielsweise neben Disketten, Magnetplatten, Magnetbändern und CD-ROMS auch Worm-
Speichertechnologien. Letztere insbesondere für große Datenvolumina bis in den Pieta-Bereich.
Werden nun elektronische Dokumente archiviert, so ist es unverzichtbar auch die entsprechenden
E-Mails sowie elektronische Signaturen zu archivieren. Die Erfüllung der rechtlichen Gegebenheiten,
eine Effizienzsteigerung sowie eine weitere Optimierung von Geschäftsprozessen
erreicht man jedoch nur durch eine sinnvoll durchdachte Archivierungslösung. Eine derartige
Lösung muss unter anderem beinhalten, dass nicht nur die bestimmte E-Mail, die gerade gesucht,
auch wieder gefunden wird. Es erfordert auch, dass alle Attachments wieder aufgefunden
werden können – und dies selbstverständlich mit kürzester Zugriffszeit. Denn es könnte ja
sein, dass gerade die gesuchte Mail im Anhang ein steuerrechtlich relevantes Angebot enthielt,
auf dessen Grundlage es zum Vertragsabschluss gekommen ist.
11. Schutz des Unternehmens bei prozessualen Streitigkeiten
Mit der Umsetzung der EG-Signaturrichtlinie in deutsches materielles Recht wurde der europaweite
Weg für den Umstieg vom eigenhändig unterschriebenen Papierdokument hin zum elektronisch
signierten elektronischen Dokument geebnet.
Die „elektronische Form mit qualifiziert elektronischer Signatur“ 10 ist nun der Schriftform des
BGB 11 ausdrücklich gleichgestellt worden. Vor diesem Hintergrund sind auch elektronische Verträge,
die per E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur 12 versehen sind,
rechtswirksam. Dies erfordert aber, dass neben der E-Mail und dem Attachment auch die Signaturschlüssel
sowie bei Einsatz von Kryptographietechniken auch die verschlüsselten und die
entschlüsselten Dokumente sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung des elektronischen Dokumentes
aufbewahrt werden müssen. Andernfalls ging ein Prozess unter Umständen aus
9 § 147 Absatz 2 Nr. 2 AO
10 § 126 a Bürgerliches Gesetzbuch (nachfolgend BGB)
11 § 126 BGB
12 § 2 Nummer 3 Signaturgesetz (nachfolgend SigG)

Mangel an derartigen Beweisen verloren.
12. Hightech bei Gericht
Auch die Gerichte sind zwischenzeitlich mit modernster Technik ausgestattet. So werden beispielsweise
bis Herbst 2002 an Baden-Württembergs Gerichten alle Richter, Rechtspfleger und
Serviceeinheiten einen Internet-Zugang erhalten und Post elektronisch verschicken können –
„Justus“ heißt hier das Schlagwort. Dies führt dazu, dass der gesetzlich bereits – auch in prozessualer
Hinsicht 13 – geschaffene Rahmen für die Einreichung von vorbereitenden Schriftsätzen
und deren Anlagen, von Anträgen und Erklärungen der Parteien sowie für Auskünfte, Aussagen,
Gutachten und Erklärungen Dritter in Form von elektronischen Dokumenten auch tatsächlich
in die Praxis umgesetzt wird. Das Hamburger Finanzgericht ist hier bereits bundesweit
ein Vorreiter. Bei diesem Finanzgericht können künftig Klageverfahren komplett per E-Mail abgewickelt
werden. Damit zählt das Hamburger Finanzgericht zum bundesweit ersten „Internet-
Gericht“. Der bisher noch parallel verlaufende Postversand ist dort seit dem 01.01.2002 überflüssig.
14
13. Chancen für Unternehmen bei behördlichen Auskunftsersuchen oder
Untersuchungen
Häufig werden Unternehmen auch von behördlichen Auskunftsersuchen, behördlichen Untersuchungen
oder Anfragen von staatlichen Stellen in Anspruch genommen, die eine Unmenge
von Informationen, also Dokumenten erfordern – elektronische Dokumente eingeschlossen.
Auszugsweise sei hier folgendes erwähnt: 15
• Anfragen von Insolvenzverwaltern oder Nachlassverwaltern
• Mitarbeiter von Rentenversicherungsanstalten (BfA, LVA) zur Überprüfung der Lohnkonten
und den darin ausgewiesenen Sozialversicherungsbeiträgen
• Finanzämter im Rahmen von Außenprüfungen (Betriebsprüfungen)
• Steuerfahndung zur Aufdeckung und Verfolgung von Steuerstraftaten und Steuerordnungswidrigkeiten
• Staatsanwaltschaftliche Ermittlungen zur Aufdeckung und Verfolgung von
Wirtschaftskriminalität
• Staatsanwaltschaftliche Ermittlungen zur Aufdeckung und Verfolgung von Verdachtsmomenten
bei Insidergeschäften
Natürlich wäre die einfachste Lösung keine Dokumente und insbesondere keine elektronischen
13 § 130 a Zivilprozessrecht (nachfolgend ZPO)
14 Quelle: Justizbehörde Hamburg
15 auf die Problematik ob die Aufforderung zur Herausgabe von Unterlagen rechtmäßig erfolgt und auf
welcher Rechtsgrundlage eine Herausgabe resultiert, wird hier nicht näher eingegangen

Dokumente mehr zu produzieren, um der rechtlichen Situation aus dem Wege zu gehen, aber
wer kann das schon? Gerade die elektronische Abwicklung von Vorgängen führt zu einer erheblichen
Effizienzsteigerung und bietet klare Vorteile. Durch die Vorlage einer E-Mail, die aufgestellte
Behauptungen und Vermutungen entkräftet, kann ja letztendlich auch eine Verfahrenseinstellung
oder die Korrektur von Beschlüssen und Urteilen zu Gunsten des Unternehmens
erreicht werden.
14. Schutz Ihres Unternehmens in Bereichen der Geldwäsche und der Umsatzsteuer
Unter Geldwäsche bezeichnet man den Umstand, dass aus illegalen Geschäften stammendes
Bargeld wieder dem legalen Wirtschafts- und Finanzkreislauf zugeführt wird. Eine mögliche
Maßnahme zur Bekämpfung der organisierten Kriminalität liegt daher in der Eindämmung von
Geldwäsche-Aktivitäten. Die Bundesregierung hat hierzu ein sog. „Geldwäschebekämpfungsgesetz
(GwG)“ verabschiedet um auch die Bekämpfung der Finanzierung von Terrorismus einzudämmen.
Aufstrebende und erfolgreiche Unternehmen haben nichts mit kriminellen Machenschaften
einiger schwarzer Schafe zu tun. An derartigen Aktivitäten wollen sie sich gar nicht
erst beteiligen oder etwa den Anschein einer Beteiligung gegenüber Behörden erwecken.
Hierzu ist aber unverzichtbar, dass Unternehmen lückenlose Nachweise entsprechender Papier-
und elektronischer Dokumente zur eigenen Verteidigung vorlegen können. Nur so können
auch die im rechtlichen Rahmen handelnden Unternehmen von den „schwarzen Schafen“ unterschieden
werden. Zu beachten ist, dass die Berufsgruppe der Wirtschaftsprüfer – ganz im
Gegensatz zu beispielsweise Rechtsanwälten und Steuerberatern – sowie auch die Kreditwirtschaft
nach diesem Gesetz der Verpflichtung unterliegt, bereits den Verdacht von Geldwäsche-
Aktivitäten zu melden. Gewonnene Identifizierungsunterlagen müssen beispielsweise von der
Kreditwirtschaft für sechs Jahre aufbewahrt werden. 16
15. Neue gesetzliche Regelungen seit Januar 2002
Der Gesetzgeber hat unter anderem durch das Steueränderungsgesetz 2001 umsatzsteuerliche
Regelungen modifiziert. Im Einzelnen betraf dies das Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz,
dessen Änderungen zum 01.01.2002 in Kraft getreten sind. Unter anderem wurden hierin
Regelungen getroffen, die der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetruges, insbesondere in Form
von sog. „Karussellgeschäften“ dienen. Unter Karussellgeschäften versteht man Geschäfte, bei
denen Rechnungen mit Umsatzsteuer ausgestellt werden, um den Rechnungsempfängern den
Vorsteuerabzug zu ermöglichen, ohne dass die ausgewiesene und geschuldete Umsatzsteuer
entrichtet wird.
Die Schädigung des Umsatzsteueraufkommens stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. 17 Wenn die
16 §§ 2, 3, 6, 9 GwG
17 § 26 b Umsatzsteuergesetz (nachfolgend UStG)

Schädigung gewerbs- oder bandenmäßig erfolgt, liegt sogar eine Straftat vor. 18 Nach einer
neuen Vorschrift 19 wurden in diesem Zusammenhang die Ermittlungsbefugnisse der Behörden
dahingehend erweitert, dass die jeweiligen Amtsträger während der Geschäfts- und Arbeitszeiten
und außerhalb einer Außenprüfung Gründstücke und Räume des Unternehmers betreten
dürfen. Dieses sogar ohne vorherige Ankündigung. Wohnräume des Unternehmers dürfen
dagegen ohne Einwilligung nur dann betreten werden, wenn dies zur Verhütung dringender
Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung erforderlich ist. Auch hier muss der Unternehmer
auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen
und Auskünfte erteilen. Des Weiteren können die Behörend sogar zur Außenprüfung
übergehen, ohne dass eine vorherige Prüfungsanordnung erfolgen musste. Die hierbei festgestellten
Verhältnisse können von den Finanzämtern auch für die Festsetzung und Erhebung
anderer Steuern als der Umsatzsteuer herangezogen werden.
16. Schutz bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen
Modernes Arbeitsrecht beinhaltet heute auch den Umgang und die Kommunikation mit neuen
Medien, wie E-Mail, Internet und Intranet. Betriebsinterne Daten und arbeitsrechtliche Anweisungen
werden häufig per E-Mail an die jeweiligen Mitarbeiter gesandt. Aufgrund der schnellen
Kommunikation können so selbst sensible Unternehmensdaten – aus Versehen oder absichtlich
– verschickt werden. Unter Zeit- und Leistungsdruck lassen sich überlastete Mitarbeiter
schon einmal zu einer unbeherrschten und nicht nachvollziehbaren Reaktion hinreißen. E-Mails
werden manipuliert, in dem darin befindliche Aufträge beispielsweise verändert oder fingiert
werden. Der gute Ruf des Unternehmens ist in Gefahr.
17. Probleme durch private E-Mails
Schwierigkeiten bereiten oft auch private E-Mails am Arbeitsplatz. Potentielle Gefahren bestehen
bereits deshalb, da Unternehmensinteressen mit Interessen der Mitarbeiter und deren
Schutz der Privatsphäre kollidieren. Auch der Betriebsratsinteressen spricht hier ein Wort mit.
So verweigern Mitarbeiter teilweise die Herausgabe von Passwörtern um dem Arbeitgeber
keine Einblicke in private E-Mails zu gewähren. Probleme für Ihr Unternehmen im Krankheitsoder
Urlaubsfall dieses Mitarbeiters sind damit vorprogrammiert.
18. E-Mails als Beweismittel
Die Rechtslage, ob sich E-Mails ohne elektronische Signatur auch als Beweismittel in einen
Prozess einführen lassen, ist problematisch. Gesetzlich geregelt 20 ist jedenfalls die Einführung
als Beweismittel bei E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur in Form eines Anscheins-
18 § 26 c UStG
19 § 27 b UStG
20 § 292 a ZPO

eweises. Ohne eine derartige Signatur ist vor dem Hintergrund der „Vertraulichkeit bei der
Kommunikation“ und der Manipulationsgefahr von E-Mails umstritten, ob diese ohne weiteres
als Beweismittel zu lässig und möglich ist. Die kaum vorhandene Rechtsprechung ist hierzu
uneinheitlich. In einem Gerichtsverfahren wird aber die Gegenseite durch die Vorlage einer E-
Mail aus Ihrem Unternehmen in die Situation versetzt, begründet argumentieren zu müssen,
warum ein bestimmter vorgelegter E-Mail-Schriftverkehr nicht statt gefunden haben soll.
19. Personenbezogene Daten und das Bundesdatenschutzgesetz
Im Jahre 1977 wurde in Deutschland das erste Bundesdatenschutzgesetz 21 geschaffen. Im
Jahre 2001 trat inzwischen die dritte Novellierung des BDSG in Kraft. Auch wenn das BDSG
noch verbesserungsfähig ist, so trägt es jedoch bereits jetzt Grundsätze über die Erhebung,
Verwendung und Nutzung von personenbezogenen Daten.
Unternehmen müssen über den Zweck, zu dem sie personenbezogene Daten verarbeiten, insbesondere,
ob die Daten zu Werbezwecken verwendet werden sollen 22 , informieren. Eins der
obersten Prinzipien des BDSG ist die gesetzlich geregelte Datenvermeidung und Datensparsamkeit.
23 Diese Kerngedanken bedeuten aber auch, dass sich Datenverarbeitungssysteme
darin auszurichten haben, keine oder so wenig personenbezogene Daten wir möglich zu erheben,
zu verarbeiten oder zu nutzen. Von den Möglichkeiten der Anonymisierung und Pseudonymisierung
ist dabei ebenfalls Gebrauch zu machen.
Eines der Prinzipien des Datenschutzes ist, dass die Daten nicht länger als notwendig vorgehalten
werden dürfen. Gerade im Bereich des E-Commerce und dort bei B2C bedeutet dies,
dass beispielsweise per E-Mail erhaltene personenbezogene Daten grundsätzlich so früh wie
möglich gelöscht werden sollten.
Der beste Weg für ein Unternehmen um den Zielen des BDSG gerecht zu werden, ist dabei
eine klare interne Datenschutz-Regelung. Sie regelt verbindlich das Zusammenspiel der Sicherstellung
der rechtlichen Voraussetzungen im Unternehmen verbunden mit entsprechenden
Softwarelösungen und unternehmensinternen Regulaarien. Nur so kann das Unternehmen sicherstellen,
dass es zum einen den unterschiedlichen Interessen gerecht wird und zum anderen
bei etwaigen Anfragen von Behörden oder Prüfungen von Behörden nur die gesetzlich geforderten
Daten herausgeben werden. Damit vermeidet das Unternehmen auch die Begehung
von Ordnungswidrigkeiten oder Straftaten, die mit einem Bußgeld bis zu 250.000,-- EUR oder
sogar mit Freiheitsstrafen von bis zu 2 Jahren geahndet werden können. 24
21 nachfolgend „BDSG“
22 §§ 28, 29 BDSG
23 § 3a BDSG
24 §§ 43, 44 BDSG

20. Löschen ist keine Lösung
Unabhängig von den aufgeführten gesetzlichen Regelungen 25 gibt es keine spezialgesetzliche
Verpflichtung der E-Mail-Aufbewahrung bzw. deren Aufbewahrungsform. Wie aufgezeigt, ist die
Zerstörung bzw. Löschung von E-Mails aber unter Umständen eine Straftat. Im Übrigen sind
Unternehmen auch besser beraten, etwa im Falle außergerichtlicher oder gerichtlicher Streitigkeiten,
keine Dokumente gelöscht zu haben. In den meisten Fällen ist es nämlich keine gute
Idee Beweise zu vernichten. Mit einem derartigen Vorgehen ist die Niederlage oft bereits vorprogrammiert.
Das Unternehmen verliert „aus Mangel an Beweisen.
Dieses zeigt sich beispielsweise an den skandalbehafteten Fällen Enron/Andersen. Bei Enron,
einem der größten Insolvenzskandale der amerikanischen Unternehmensgeschichte, wurde
eine Vielzahl von Akten von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Arthur Andersen sowie von
der Buchhaltungsabteilung von Enron vernichtet. Die Aktenvernichtung fand dabei zu einer Zeit
statt, als gegen Enron bereits von Seiten der Staatsanwaltschaft offiziell ermittelt wurde. Spätestens
hier hat sich gezeigt, dass „Löschen“ nicht die richtige Lösung ist. Neben dem Ausspruch
von erheblichen Strafen hat dieser Fall auch zur Konsequenz, dass nunmehr die
Staatsanwaltschaft bei den Geschäftspartnern Auskünfte einholt.
21. Backup- und Storage-Strategien bieten Schutz
Die oben aufgezeigten Situationen haben gezeigt, dass sich auch die rechtlichen Rahmenbedingungen
an dem Fortschritt im IT-Umfeld immer stärker anpassen. Gerichte und Behörden
nutzen die Technologie zu ihren Gunsten (Beispiel Justizbehörden Hamburg). Die Gesetze
werden immer komplexer und deren Umsetzung versucht mit der IT-Technik Schritt zu halten.
Zusätzlich zeigen die Gerichte immer mehr Fachkenntnisse in diesen Bereichen. Einen einfachen
E-Mail-Ausdruck wird heute kein Gericht mehr als alleinigen Beweis für ausreichend erachten.
26 Wenn das Unternehmen aber Beweise erbringen kann, die mit Hilfe von Storage-
Lösungen, Backup-Strategien und dem Protokollierungen von Veränderungen untermauert
sind, ist es auf der sicheren Seite.
22. Beweisen ist besser als Behaupten
Die Kosten für aufwendige Gerichtsverfahren hinsichtlich der Handhabung von Unternehmensdokumenten
können ins Unermessliche steigen. Um den Ansprüchen von Finanzämtern,
Staatsanwaltschaften und anderen Behörden gerecht zu werden, vergeuden komplette Abteilungen
Zeit und Geld beim Suchen von Dokumenten. Dies kann zeitweise ganze Geschäftsbereiche
in Teilen lahm legen – strafrechtliche Konsequenzen und Auswirkungen auf das Ansehen
und den Ruf des Unternehmens einmal außer Acht gelassen.
25 bitte beachten Sie, dass diese nicht abschließend im vorliegenden Briefing erörtert werden können,
es soll nur ein allgemeiner Überblick gegeben werden
26 siehe hierzu eine Entscheidung des AG Bonn vom 25.10.2001, in: CuR 2002, 301

Unternehmen müssen die Risiken kennen, auf die sie sich vorbereiten müssen. Die Risiken
müssen bewertet und möglichst ausgeschlossen werden. Risk-Management heißt hier das
Schlagwort. Es sind klare unternehmensinterne Regeln und Standardabläufe zu schaffen, welche
die sichere Archivierung und das schnelle Management von E-Mails und elektronischen
Daten und Dokumenten ermöglichen und diese in Technologien implementieren, welche die
relevanten Standards unterstützen.
23. Mit KVS auf der sicheren Seite
KVS bietet eine kompetente, preiswerte und zukunftssichere Lösung. Namhafte nationale und internationale
Unternehmen vertrauen auf KVS Enterprise Vault, dem führenden Programm für E-Mail-Archivierung
und Knowledge Management. Enterprise Vault bietet für jede Funktion im Unternehmen zahlreiche
Vorteile.
Als Geschäftsführer oder Vorstand bietet Ihnen KVS Enterprise Vault revisionssichere Archivierung
und rechtzeitiges Löschen aller Informationen die in Exchange gespeichert werden. Außerdem können
Sie sich über eine massive Reduzierung der IT-Kosten freuen: Für die gleiche Investition wie in
einen teuren Exchange-Store lassen sich mit KVS Enterprise Vault bis zu zehnmal mehr
Informationen abspeichern. Sie stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten können und
dass das Know-how Ihres Unternehmens, das zu mehr als 50% in Messaging-Systemen gehalten
wird, nicht verloren geht. Mit KVS Enterprise Vault steht es jedem einzelnen Benutzer schnell und
sicher zur Verfügung. Wo früher wichtige Informationen im Speicherchaos untergegangen sind,
werden sie heute mit KVS Enterprise Vault in Sekunden-Bruchteilen vollständig gefunden und
angezeigt.
Als IT-Verantwortlicher beenden sie den ewigen Streit zwischen den Benutzern und der Exchange-
Fachabteilung wegen der Beschränkung der Mailbox- und Message-Größen. Endlich erhalten alle E-
Mail-Benutzer eine unlimitierte Mailbox und der Exchange-Administrator kann sich um wichtigere
Dinge kümmern, da die Archivierung vollkommen automatisiert abläuft. Jeder IT-Chef wird aufatmen -
er ist die lästigen und unbequemen PST-Files los. Er bekommt die volle Kontrolle über die
Speicherung der Daten. Backup- und Recovery-Zeiten werden extrem reduziert, da keine Datenbank
mehr gesichert werden muss, sondern einzelne Files. Eine entscheidende Konsequenz - die Mail-
Anwendungen laufen sicherer, stabiler und leistungsfähiger. Darüber hinaus ist KVS Enterprise Vault
hochskalierbar und lediglich vom Stellplatz im Rechenzentrum limitiert Auch extremes Wachstum,
sowohl in der Anzahl der Benutzer als auch in der Größe der Nachrichten, kostet keine schlaflosen
Nächte. Exchange bleibt klein und fein und alles Wachstum wird problemlos abgefangen. Kurzum - als
IT-Leiter können Sie das IT-Budget reduzieren und gleichzeitig die Service-Level-Agreements
verbessern.

Der Benutzer - und das sind bei einem Mail-System in der Regel fast alle Mitarbeiter des
Unternehmens - braucht sich endlich nicht mehr um die „lästigen“ Mails des Administrators kümmern,
der ihn auffordert, seine Mailbox aufzuräumen. Die Zeit, die er benötigt ältere E-Mails aufzuräumen
wird jetzt effektiver fürs Unternehmen genutzt. Vor allem kann der Benutzer beruhigt davon ausgehen,
dass auch seine ältesten Daten sicher aufbewahrt werden und er sie schnell und einfach wieder
finden kann. Die heute noch notwendige Selbstorganisation (Verschieben in verschiedenste Ordner)
ist nicht mehr notwendig. Die Mailbox funktioniert mit KVS Enterprise Vault wie eine große
Wissensansammlung des einzelnen Mitarbeiters, welche er Dank der intelligenten integrierten
Suchmaschine optimal und effizient nutzen kann. Alle gespeicherten Mails können nach Kategorien
archiviert und durchsucht werden.
Enterprise Vault unterstützt alle derzeit auf dem Markt befindlichen Exchange Versionen, kann jedes
verfügbare Speichersystem ansprechen und läuft auch in heterogenen Exchange-Umgebungen mit
unterschiedlichen Betriebssystemen und Plattformen. Doch was neben allen Vorteilen am Wichtigsten
ist – das E-Mail-Handling mit KVS Enterprise Vault erfüllt die gesetzlichen Forderungen und die
Verantwortlichen im Unternehmen sind rechtlich auf der sicheren Seite. Sprechen Sie mit uns. Wir
erstellen Ihnen gerne ein Angebot.
KVS kVault Software Plc
Landsberger Strasse 302
D-80687 München
www.kvsplc.com
Ansprechpartner:
Herbert Höhlein
General Manager KVS Central Europe
herbert.hoehlein@kvsplc.com
Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass mit vorliegendem Informationspapier keine Rechtsberatung
verbunden ist. Es dient ausschließlich der Information und ersetzt nicht die individuelle
Beratung durch einen Rechtsanwalt oder die Rechtsabteilung im Unternehmen.
Wir danken der RA-Kanzlei Goldbach. Goldbach-Rechtsanwälte ist eine Rechtsanwaltskanzlei
in Ludwigshafen mit Spezialisierung auf die Zukunftstechnologien. Dieses umfasst neben den
gesamten Bereichen des IT-Rechts und des Steuerrechts, auch die Probleme im Zusammenhang
mit Internet und E-Mails.