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Umsetzung SEPA-Überweisungen in SFirm
Stand: 11.11.2013
Dieser Leitfaden soll Ihnen beim Umstieg vom alten inländischen DTAUS-Format auf
das neue SEPA-Format helfen. Die einzelnen Punkte sind durch die jeweiligen Überschriften
thematisch getrennt.
1. Liegt die aktuelle Version vor?
Als erstes prüfen Sie, ob Sie die aktuelle Version 2.5 von SFirm einsetzen.
Prüfen können Sie dies, indem Sie das gelbe Fragezeichen in der oberen Symbolleiste
anklicken und anschließend die angezeigte Version prüfen.
Hier muss 2.5 stehen, die Angaben in Klammern dahinter mindestens bei (14/14).
Bei Versionen kleiner 2.5 über Menüpunkt Extra,
Online Update das Update auf die Version 2.5
starten.
2. Umrechnung bereits hinterlegter inländischer Bankverbindungen
SFirm prüft beim Start, ob in den Empfänger-/Kundendaten noch IBAN und BIC fehlen
und schlägt eine automatische Berechnung vor. Dies wird Ihnen durch folgende
Bildschirmmeldung auf dem Startbildschirm (SFirm Finanzstatus) angezeigt.
Hier starten Sie durch Klick auf den blau hinterlegten Link „hier“ die Umrechnung.
Dieser Vorgang kann unter Umständen häufiger erforderlich werden, wenn im Laufe
der Zeit noch weitere alte Kontodaten importiert werden. Anschließend können Sie
diese Daten dann zur Erfassung von SEPA-Zahlungen verwenden.
3. Konvertierung von alten Zahlungsordnern ins SEPA-Format
Um die bisher genutzte Ordnerstruktur nicht neu anlegen zu müssen, sollten Sie die
Ordner in das SEPA-Format konvertieren. Wechseln Sie dazu in den Ordner, den Sie
konvertieren möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste (wie bei „Neu
anlegen einer Überweisung“). Aus dem sich dann öffnenden Menü wählen Sie den
Punkt SEPA-Konvertierung aus.
Checkliste_SFirm_Ueberweisungen.doc

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Hier sind jetzt alle Zahlungen
mit einem Kreuz und Status OK
markiert, die konvertiert werden
können.
Der Name des neuen SEPA-
Ordners wird üblicherweise
identisch mit dem Namen des
alten Ordners vorgeschlagen,
könnte aber auch von Ihnen
geändert werden.
Die Frage, ob der alte Ordner
erhalten bleiben soll, beantworten
Sie sinnvollerweise mit
„Nein“, damit Sie ihn später
nicht manuell löschen müssen.
Zum Abschluss bekommen Sie dann noch eine
Meldung, wie viele Zahlungen erfolgreich
konvertiert werden konnten.
4. Umrechnung Konto-Nummer in IBAN bei der Erfassung
Wenn Sie bei neuen inländischen Empfängern nur die alten 10-stelligen Konto-
Nummern und die Bankleitzahl haben, ist dies auch kein Problem. SFirm rechnet
diese während der Erfassung in die neue IBAN und BIC um. Gehen Sie zum Erfassen
einer Zahlung in den jeweiligen Zahlungs-Ordner und rufen dort die Erfassungsmaske
auf.
Checkliste_SFirm_Ueberweisungen.doc
Im Feld IBAN geben Sie einfach
die Konto-Nummer und im Feld
SWIFT-BIC die alte BLZ ein.
Sobald Sie jetzt die TAB-Taste
betätigen oder das Feld SWIFT-
BIC mit der Maus verlassen, bekommen
sie die folgende
(nächste Seite) Bildschirmeinblendung,
die Sie über die erfolgte
Umrechnung informiert.
Über das Feld im blauen Kreis können Sie die Umrechnung ebenfalls einleiten, dieser
Weg dauert allerdings etwas länger, so dass wir ihnen die erste Variante empfehlen.

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Damit Sie diese
Meldung nicht
permanent mit OK
quittieren müssen,
sollten Sie den
Haken im roten
Kreis setzen und
mit „OK“ bestätigen.
Somit
wird Ihnen diese
Meldung nicht bei
jeder weiteren Erfassung
angezeigt.
5. Import und Konvertierung von Zahlungsverkehrsdateien (DTAUS)
Natürlich können Sie weiterhin Zahlungsverkehrsdateien im DTAUS-Format in SFirm
importieren und durch die anschließende Bestandskonvertierung ins SEPA-Format
umwandeln und versenden. Gehen Sie dazu in SFirm über den Menüpunkt Datei,
DTA-Datei, DTA-Datei importieren. In dem jetzt geöffneten Fenster wählen Sie die
DTAUS-Datei, die Sie importieren wollen.
Nun sind folgende Einstellungen zu tätigen
bzw. zu prüfen. Im oberen Bereich
prüfen Sie, ob die richtige Ursprungsdatei
ausgewählt wurde. Die Haken setzen Sie
so, wie Sie auf dem nebenstehenden Bild
gesetzt sind. Den Namen des Ordners (im
Beispiel SEPA-Transfer) können Sie frei
wählen. Wichtig ist nur, dass Sie sich den
Namen merken, da Sie diesen Ordner im
zweiten Schritt wieder ins SEPA-Format
konvertieren müssen.
Der erfolgreiche Import wird wieder durch
diese Meldung konstatiert.
Die nun folgende Frage nach dem Löschen
der importierten Datei sollten Sie mit „Ja“
beantworten. So verhindern Sie doppelte
Dateien auf Ihrem System.
Setzen Sie nun die Konvertierung der Daten ins SEPA-Format wie oben unter
„Konvertierung von alten Zahlungsordnern ins SEPA-Format“ fort.
Nach erfolgreichem Versand löschen Sie den SEPA-Transfer-Ordner wieder, damit er
beim Import der nächsten DTAUS-Datei wieder angelegt werden kann.
Checkliste_SFirm_Ueberweisungen.doc

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6. Batch-Booking (Sammlerauflösung)
Mit der Einführung des SEPA-Formates gibt es auch eine Erweiterung bezüglich der
Dokumentation der Sammlereinreichung im Kontoauszug. Bisher war es grundsätzlich
so, dass wir die Buchung einer Zahlungsdatei in einer Summe dargestellt haben.
Der Text lautete
„Sammelüberweisung Datei-Nr. XXXXX“ oder
„Sammelüberweisung Online Datum, Uhrzeit, Anzahl“.
Sie können nun je Zahlungsvorgang entscheiden, ob Sie die Einreichung in einer
Summe oder als einzelne Posten im Kontoauszug gebucht haben möchten.
Bisher bestehende Sondervereinbarungen sind mit der Einführung von SEPA hinfällig
geworden.
Ab sofort entscheiden Sie also selbst, wie die Buchungen auf dem Konto aussehen.
Im Rahmen der Zahlungsausgabe gelangen Sie zu diesem Bildschirm.
Durch Setzen dieses Hakens bei
Sammelbuchung wird der Auftrag
in einer Summe gebucht, durch
Entfernen werden die Aufträge
dann einzeln auf dem Kontoauszug
zu sehen sein.
Diese Lösung bietet sich insbesondere
dann an, wenn die Daten
der normalen Rechnungsbegleichungen
einzeln, die Lohnund
Gehaltsüberweisungen aber in
einer Summe gebucht werden sollen.
Wir haben alle Vorkehrungen getroffen, damit Sie individuell beim Versand die für
Sie beste Lösung wählen können. Wir wissen natürlich nicht, wie Ihre anderen Bankverbindungen
mit diesem Thema umgehen. Sie sollten bei diesen Banken nachfragen,
bevor Sie die Funktion das erste Mal verwenden möchten.
7. Besondere Textschlüssel
Um die Überweisung mit besonderen Textschlüsseln zu versehen, ist das Feld „Art
der Zahlung“ im unteren Bereich des Erfassungsvordruckes vorgesehen.
Im Normalfall ist die Standardeinstellung
korrekt. Nur bei Sonderformen
wählen Sie den entsprechenden
Code aus.
Checkliste_SFirm_Ueberweisungen.doc

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8. Telegrafische Überweisung URGD (gilt nur für EBICS-Kunden) früher DTE
Bisher konnten Sie im Rahmen des Versandes einer Zahlung im Feld „DTE“ die taggleiche
Ausführung einer Zahlung anstoßen.
Im Rahmen der SEPA-Einführung wird die Beauftragung von telegrafischen Überweisungen
mit der Auftragsart CCU vorgenommen.
Dies jedoch nicht mehr wie früher über einen Haken beim Versand, sondern es gibt
dazu einen separaten Ordner, den Sie in SFirm anlegen können.
Wählen Sie dazu in der
linken weißen Leiste
den Punkt Inlandszahlungen
mit der rechten
Maustaste an. Im sich
öffnenden Fenster
nehmen Sie den Punkt
„Neuer Ordner“ und füllen die erste Seite dann wie obenstehend aus.
Anschließend klicken Sie unten auf „Weiter“
und tragen auf der folgenden Seite die
Werte wie nebenstehend dargestellt ein.
In den gelben Feldern stehen natürlich
Ihre individuellen Absenderdaten.
In diesen Ordner erfassen Sie dann in Zukunft
alle Zahlungen, die als telegrafische
Überweisungen versendet werden sollen.
Der weitere Ablauf ist mit dem normalen Zahlungsverkehr identisch. Die erforderliche
Auftragsart wird von SFirm dann automatisch richtig gewählt.
9. Taggleiche Europa-Überweisung (EUE) (gilt nur für EBICS-Kunden)
Die bisherige Form der taggleichen Europa-Eilüberweisung (EUE) wird unter SEPA
ebenfalls als telegrafische Zahlung ausgeführt. Die Vorgehensweise ist identisch mit
der Vorgehensweise unter Punkt 8. dieser Anleitung.
Checkliste_SFirm_Ueberweisungen.doc