Elektronische Briefpost - Project Consult Unternehmensberatung Dr ...

Elektronische Briefpost
Dr. Ulrich Kampffmeyer im Interview mit ECM Guide
Service beinhalten kann. Übrigens wäre dies auch eine Anwendung, wo man
den E-Postbrief einsetzen kann.
Eh:
Kff:
Eh:
Kff:
Werfen wir jetzt einen Blick auf Rechnungseingangslösungen. Hier soll es
erhebliche Einsparpotenziale geben. Wie weit haben sich solche Lösungen
schon durchgesetzt?
Bei Rechungseingangslösungen sind zwei Wege zu berücksichtigen: der
papiergebundene Rechnungseingang, der als Speziallösung oder Bestandteil
einer Universal-Scan-Lösung die Dokumente erfasst. Mit Hilfe von OCR- und
ICR-Software werden die Inhalte ausgelesen und in verarbeitungsfähige
Daten umgesetzt. Hier beginnt das größte Potential des
Rechnungseinganges: Man kann die gewonnenen Daten auf Fehler prüfen,
z.B. die Rechnung „nachrechnen“, die Rechnungsdaten mit Stammdaten zu
Kunden und Verträgen im ERP abgleichen, und die Daten direkt zur Buchung
(oder Fehlerbehandlung) an das ERP- oder ein vorgeschaltetes
Rechnungseingangsworkflow-System übergeben. Nicht mehr das Archivieren
der Dokumente und Daten, was natürlich weiterhin Bestandteil des Szenarios
ist, steht im Vordergrund, sondern die schnelle softwaregestützte Verarbeitung
der Rechnungsdaten. Natürlich müssen sich auch die elektronischen
Kommunikationswege in diesen Erkennungsprozess einfügen – elektronische
Rechnungen, die per E-Mail übermittelt wurden, EDI-Rechnungen und andere
Formate. Diese sind bereits digital vorliegend, müssen aber mit der gleichen
Qualität und dem gleichen Ergebnis, wie gescannte Rechnungen
weiterverarbeitet werden. Ziel ist die einheitliche Verarbeitung aller
Eingangsquellen. Solche Systeme, ob nun nur für Papier oder wie skizziert als
umfassende Lösung, sind sehr effektiv und sparen viel Zeit und Geld.
Papierrechnungseingangsverarbeitungs- und E-Invoincing-Lösungen gelten
als ECM-Komponenten mit dem schnellsten ROI (Return-on-Invest). Daher
werden sie auch häufig unabhängig von ECM-, DMS- oder Archivsystemen
implementiert, um schnell die Daten aus den Dokumenten zu gewinnen und
im ERP zu verarbeiten. Der Rechnungseingang (und natürlich auch der
Rechnungsausgang) ist so nicht nur eine ECM-Komponente sondern auch
ein Subsystem für ERP, CRM, Lagerwirtschaft, Logistik und andere
kaufmännische Systeme.
Wagen Sie einen Ausblick, sagen wir zwei bis drei Jahre. Auf welche Trends
sollen sich unsere Leser im Postbearbeitungs-Segment dann einstellen?
Die traditionellen papiergebundenen und die elektronischen Eingänge
wachsen zusammen. Sie werden über die bisherigen Scan-, Fax- und Mail-
Eingänge ergänzt um automatischen Import und Download von Nachrichten
aus Portalen und datenbankbasierten Kollaborationsanwendungen. Alle
Eingänge werden mit der gleichen Systematik und Qualität voll
verarbeitungsfähig über Workflows in den einheitlichen Posteingangskorb des
Sachbearbeiters eingestellt. Dieser Posteingangskorb überwindet die
Medienbrüche zwischen E-Mail, gescannten Dokumenten, elektronischer
Akte, Mobile-Messages, Multi-Media-Nachrichten mit Ton und Video,
Workflow, SMS, Anwendungsdaten, Imaging mit Scans, Fax usw. – eine
Kunde: ECM Guide Projekt: Interview Autor: Eh_Kff
Thema: Elektronische Briefpost Topic: Elektronische Briefpost Status: fertig
Datei: Interview_Kff_ECMguide_2011 Datum: 25.07.2011 Version: 1.0
© PROJECT CONSULT GmbH 2011 Seite 4 von 5