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Dokumenten-Management-Systeme - PROJECT CONSULT ...

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Vereon DMS-Seminarreihe 2005<br />

Dokumentation zum Seminar<br />

<strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-<strong>Systeme</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2005


Inhaltsverzeichnis<br />

a) <strong>Dokumenten</strong>management<br />

b) <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

c) ECM<br />

d) Compliance<br />

e) Ausblick<br />

f) Marktübersicht<br />

g) Merger und Acquisitionen<br />

h) Foliensets<br />

i) Profil <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

j) <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Newsletter 20050817


<strong>Dokumenten</strong>management<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2005


<strong>Dokumenten</strong>management<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH<br />

Managing Partner der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> International Ltd.<br />

Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG<br />

Abstract<br />

<strong>Dokumenten</strong>management dient zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer<br />

Dokumente. Unter dem Begriff versteht man in Deutschland die Verwaltung von<br />

ursprünglich meist papiergebundenen <strong>Dokumenten</strong> in elektronischen <strong>Systeme</strong>n. Bei<br />

der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von<br />

Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff EDM<br />

Elektronisches <strong>Dokumenten</strong>management (Electronic Document <strong>Management</strong>)<br />

verwendet. Die Abkürzung DMS steht für <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-System und<br />

wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im<br />

Amerikanischen steht "Document <strong>Management</strong>" dagegen begrifflich eingeschränkter<br />

für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen<br />

Funktionen. Inzwischen gilt <strong>Dokumenten</strong>management als eine Komponente des<br />

übergreifenden ECM Enterprise Content <strong>Management</strong>.<br />

<strong>Dokumenten</strong>management im engeren und im weiteren Sinn<br />

Da die Perzeption des Begriffes <strong>Dokumenten</strong>management, wie ursprünglich im<br />

Amerikanischen gemeint, sich von der deutschen Begriffsfindung sehr stark unterscheidet,<br />

wurde von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen <strong>Dokumenten</strong>management<br />

im weiteren Sinn als Branchenbezeichnung und Kategorisierung für verschiedene<br />

<strong>Dokumenten</strong>-Technologien sowie <strong>Dokumenten</strong>management im engeren Sinn, dem<br />

klassischen <strong>Dokumenten</strong>management amerikanischer Prägung, unterschieden.<br />

<strong>Dokumenten</strong>management im engeren Sinn<br />

Unter den klassischen <strong>Dokumenten</strong>managementsystemen im engeren Sinn, sind<br />

solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden<br />

sind, Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dateibestände zur<br />

Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man<br />

• Compound Document <strong>Management</strong>,<br />

• Electronic Filing und<br />

• dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente<br />

vor der elektronischen Archivierung.<br />

Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout,<br />

Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Indizierung und<br />

Suchtechnologien. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder<br />

recherchierbar, als sie ein Dateisystem zur Verfügung stellt. Im Dateisystem<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: <strong>Dokumenten</strong>management.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 2 von 14


<strong>Dokumenten</strong>management<br />

kann der Anwender nur über Dateiname, ggf. Dateiendung, Größe oder<br />

Änderungsdatum suchen. Beim <strong>Dokumenten</strong>management stehen beliebige Felder<br />

zur Verfügung wie bspw. Kundennummer, Auftragsnummer, Betreuer etc.<br />

Umfang und Funktionalität klassischer <strong>Dokumenten</strong>managementsysteme sind<br />

annähernd in der ISO-Norm DFR 10166 definiert, die jedoch keine Bedeutung<br />

erlangte.<br />

Zur Abgrenzung klassischer <strong>Dokumenten</strong>management-Produkte von Document<br />

Imaging, Workflow und Groupware spricht man auch häufig von Compound-<br />

Document-<strong>Management</strong>-Lösungen. Sie werden z.B. zum Produktdatenmanagement<br />

(vgl. Digital Asset <strong>Management</strong>) und Verwaltung von Office-<strong>Dokumenten</strong> eingesetzt.<br />

<strong>Dokumenten</strong>management im weiteren Sinn<br />

Unter einem <strong>Dokumenten</strong>managementsystem im weiteren Sinn werden<br />

verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie<br />

• <strong>Dokumenten</strong>management im engeren Sinn (s.o.),<br />

• Bürokommunikation,<br />

• Document Imaging,<br />

• Scannen,<br />

• COLD (Computer Output on Laserdisk),<br />

• Workflow,<br />

• Groupware und<br />

• elektronische Archivierung.<br />

Die unterschiedlichen <strong>Dokumenten</strong>management-Technologien sind in starkem Maße<br />

voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im allgemeinen nicht ohne<br />

den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist<br />

gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von <strong>Dokumenten</strong> - gescannte Faksimiles,<br />

Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. – datenbankgestützt<br />

und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen<br />

verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung<br />

großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und<br />

<strong>Dokumenten</strong>gruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich<br />

Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten <strong>Dokumenten</strong>) unter<br />

dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von<br />

<strong>Dokumenten</strong> handelt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld <strong>Dokumenten</strong>management<br />

zugerechnet.<br />

Was ist ein elektronisches Dokument?<br />

Dokument<br />

<strong>Dokumenten</strong>managementsysteme dienen zur Verwaltung elektronischer Dokumente.<br />

Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im<br />

angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: <strong>Dokumenten</strong>management.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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<strong>Dokumenten</strong>management<br />

Beispiel deutlich an der verwendeten Endung ”.doc” für Dateinamen von<br />

Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung<br />

von gescanntem Schriftgut, und Document <strong>Management</strong>, der Verwaltung von bereits<br />

digital erzeugten Texten unterschieden.<br />

Im Deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu<br />

papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein<br />

Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden.<br />

Das Dokument wird damit sehr nah an den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff<br />

gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie<br />

<strong>Dokumenten</strong>echtheit. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff<br />

<strong>Dokumenten</strong>management zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich<br />

damit nur in einem Teilgebiet dieser Technologien. Im angloamerikanischen<br />

Sprachraum entspricht dem inhaltlich/rechtlich definierten Dokument der Begriff<br />

Record. Records <strong>Management</strong> wird daher dort auch nicht mit Document<br />

<strong>Management</strong> gleichgesetzt.<br />

Der Begriff ”elektronisches Dokument” bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von<br />

unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als<br />

Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital<br />

übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm,<br />

einen Datenbankauszug oder eine Liste handeln.<br />

Eine weitere Quelle für den Begriff Dokument in Zusammenhang mit<br />

<strong>Dokumenten</strong>management-<strong>Systeme</strong>n ist die Bezeichnung ”Dokumentation”, die sich<br />

auf eine Zusammenstellung von <strong>Dokumenten</strong> zu einem bestimmten Sachverhalt<br />

bezieht. Einige ”klassische” <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-<strong>Systeme</strong> verfolgen daher<br />

auch das Ziel, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unterschiedlichen<br />

Versionen vorliegen können, zu einem definierten Zeitpunkt eine in sich<br />

geschlossene, aktuelle Dokumentation zusammenzustellen.<br />

Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokument wird auch verständlich,<br />

wie sich bei Anbietern und Anwendern Mißverständnisse hinsichtlich der<br />

unterschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten. Wichtig ist daher zu ermitteln,<br />

welche Dokumente in eine <strong>Dokumenten</strong>management-Lösung überführt werden<br />

sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind. Ausschlaggebend<br />

für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente:<br />

dynamische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von unveränderbar und<br />

langfristig aufzubewahrenden <strong>Dokumenten</strong> zu unterscheiden. Ein Dokument hat<br />

daher in der Regel folgende Merkmale:<br />

• physische Eigenschaften (Papier, Datei u.ä.),<br />

• formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u.ä.),<br />

• Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.),<br />

• Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.),<br />

• Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten<br />

u.ä.),<br />

• Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung u.ä.),<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />

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<strong>Dokumenten</strong>management<br />

• Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor u.ä.),<br />

• Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.).<br />

In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie<br />

werden in DV-<strong>Systeme</strong>n für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung<br />

genutzt. Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale für das<br />

<strong>Dokumenten</strong>managementsystem.<br />

Im folgenden wird der Begriff Dokument für elektronische Dokumente aus<br />

unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer<br />

Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.<br />

Formen von <strong>Dokumenten</strong><br />

Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein<br />

<strong>Dokumenten</strong>managementsystem gelangen:<br />

• von <strong>Systeme</strong>n selbst erzeugte Objekte wie Dateien (zum Beispiel Druck- oder<br />

Textdatei) oder Datensätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank),<br />

• analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte wie Faksimiles<br />

(gescannte Images) oder Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera<br />

oder Mikrofon erfaßt werden.<br />

Ein Dokument kann weiterhin aus einem oder mehreren Einzelobjekten wie<br />

beispielsweise<br />

• Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,<br />

• Images, zum Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos,<br />

• Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI),<br />

• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk; siehe ECM-<br />

Komponenten),<br />

• ASCII Textdokumente,<br />

• Video-Clips oder<br />

• Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufgezeichnetes Interview,<br />

bestehen.<br />

Entsprechend ihrer Komplexität können elementare Dokumente, Compound<br />

Documents und Container-Dokumente unterschieden werden.<br />

• Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten<br />

eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer<br />

Objekte.<br />

• Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als<br />

Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus<br />

zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen<br />

etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten<br />

können.<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />

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<strong>Dokumenten</strong>management<br />

• Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links, Metadaten<br />

und interne Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in<br />

Containern zusammengefasst werden.<br />

Selbstbeschreibende elektronische Dokumente<br />

Container-Dokumente können in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt,<br />

interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument aus<br />

verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oder über andere als das<br />

erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen<br />

werden, muß das Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- und<br />

Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt,<br />

bezeichnet man Dokumente als "selbstbeschreibend".<br />

Ein selbstbeschreibendes elektronisches Dokument besteht neben seinem Inhalt aus<br />

Attributdaten (Metadaten), die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisierung<br />

erlauben. Diese werden heute meisten in XML auf Basis einer DTD oder eines<br />

Schema abgebildet. Im englischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als<br />

”Selfcontained Document Object” bezeichnet. Im deutschen werden sie auch als<br />

”selbstbeschreibende Informationsobjekte” bezeichnet. Sie setzen sich aus einer<br />

beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste u.ä.) und einem<br />

vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbundenen ”Header” zusammen. Die<br />

Headerkomponente kann selbst aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein.<br />

Sie beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und<br />

Attribute im Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruht der<br />

selbsterklärende Charakter der Dokumente.<br />

Ein Header beinhaltet im allgemeinen folgende Attribute, die als Metadaten zum<br />

Dokument gehören:<br />

• Codes für die Selbsterklärungsfunktionalität<br />

Hierzu gehören zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute,<br />

Attributnamen, Attributformate etc., heute meistens in XML definiert und extern<br />

in einer DTD oder einem Schema referenziert<br />

• Eindeutige Identifizierung des Objektes<br />

Dies wird in der Regel durch einen ”Unique Identifier”, einen eindeutigen<br />

Schlüssel für die Identifizierung jedes Objektes gehandhabt. Für Unique<br />

Identifier existieren sowohl allgemeine Standardisierungen als auch<br />

brancheninterne Festlegungen. Der Unique Identifier wird benutzt, um auf das<br />

Objekt zuzugreifen und es als einmalig vorhandenes Dokument zu<br />

identifizieren. In der Regel sind im Unique Identifier Entstehungsort und -<br />

datum des Objektes mit Uhrzeit kodiert.<br />

• Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der einzelnen Teile der<br />

Inhaltskomponente<br />

Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu verstehen, die nur aus<br />

einem einzelnen Faksimile, aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem<br />

mehrseitigen Dokument oder einem zusammengesetzten Container bestehen<br />

kann.<br />

• Formatinformationen<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

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<strong>Dokumenten</strong>management<br />

Hierzu gehören beschreibende Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente.<br />

Formatinformationen werden zur Reproduktion der Information ausgewertet<br />

(zum Beispiel für Anzeige, Bearbeitung und Druck).<br />

• Nutzungsinformationen<br />

Beispiele für Nutzungsinformationen sind Erzeuger, vorgesehene<br />

Benutzergruppe, Status der Information oder Verknüpfung auf zulässige<br />

Bearbeitungsoperationen.<br />

• Schutzinformationen<br />

Hierzu gehören Prüfsummen, Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eine<br />

elektronische Signatur und andere Attribute.<br />

• Referenzinformationen<br />

Referenzinformationen beinhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wie<br />

Folgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatz anderer Dokumente durch<br />

”logische Löschung”, Notizen, Versionsmanagement, Hintergrund-Faksimile,<br />

etc.<br />

• Inhaltliche Informationen<br />

Hierunter sind beschreibende Attribute und Ordnungsmerkmale zu verstehen,<br />

die in der Regel in der Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriff benutzt<br />

werden. Sie dienen im Header für Prüfungs-, Wiederherstellungs- und<br />

Anzeigefunktionen.<br />

Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn die Verwaltungsdatenbank<br />

nicht im Zugriff ist oder das Informationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des<br />

erzeugenden Systems versandt wurde.<br />

Verschiedene Dokumentarten<br />

Das <strong>Dokumenten</strong>management unterscheidet sich je nach Art der Dokumente.<br />

Technische Zeichnungen<br />

In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen<br />

werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar<br />

Hunderttausende von oftmals großformatigen Zeichnungen handeln, die<br />

typischerweise in großen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen<br />

heißen hier Zeichnungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das<br />

<strong>Dokumenten</strong>management erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung,<br />

insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur<br />

Verfügung. Daneben werden weitere Produktionshinweisen, etwa geeignete<br />

Maschinen, mit angegeben, Die Zeichnungen werden meist formatabhängig<br />

abgespeichert.<br />

Bibliotheken<br />

Bibliotheken haben ihre Bücher in riesigen Arsenalen gespeichert, zu denen der<br />

Besucher üblicherweise keinen Zugang hat. Er sucht in einem<br />

<strong>Dokumenten</strong>managementsystem am Bildschirm, ermittelt die<br />

Registraturbezeichnung und bestellt anhand dieser das Buch zur Ausleihe. Ein<br />

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Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />

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<strong>Dokumenten</strong>management<br />

Beispiel hierfür findet sich auf den Seiten der Deutschen Bibliothek extern als Online-<br />

Katalog OPAC.<br />

Behördenakten<br />

Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten<br />

werden üblicherweise in der Registratur aufbewahrt und ggf. vom Beamten<br />

angefordert. Die Anforderung erfolgt über das Aktenzeichen. Über die Art des<br />

Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde<br />

verschieden sind. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte traditionell nicht mehr<br />

aufgefunden werden. Ein Beispiel für die Aktenzeichenvergabe beim<br />

Bundessozialgericht findet sich im dortigen Aktenplan.<br />

Sonstige Unterlagen<br />

Unzählige Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser,<br />

Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige usw. Die grundlegenden Probleme<br />

des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders<br />

gelagert. So ist die Größenordnung der Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es<br />

ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von <strong>Dokumenten</strong><br />

verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr<br />

unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer<br />

Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die<br />

Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes<br />

Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch<br />

nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob<br />

sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf die<br />

zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen <strong>Dokumenten</strong>managementsysteme<br />

unterschiedlich ausgelegt werden.<br />

Betriebswirtschaftliche Betrachtung des <strong>Dokumenten</strong>managements<br />

Nutzenargumentation für elektronisches <strong>Dokumenten</strong>management<br />

• Sicherstellen der leichten Wiederauffindbarkeit von <strong>Dokumenten</strong><br />

(Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-<br />

Identifikatoren)<br />

• Sicherstellen der langfristigen Lesbarkeit von <strong>Dokumenten</strong> (durch<br />

automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach "zeitlose" Dateiformate<br />

wie TIFF oder PDF)<br />

• Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)<br />

• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)<br />

• Unterstützung der <strong>Dokumenten</strong>erstellung (Vorlagenverwaltung,<br />

Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei<br />

<strong>Dokumenten</strong>erstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-<br />

Workflow, Archivierungs-Workflow)<br />

• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit <strong>Dokumenten</strong><br />

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<strong>Dokumenten</strong>management<br />

• Sicherstellen eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit<br />

und Datenschutz)<br />

• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den <strong>Dokumenten</strong> und der<br />

Weiterleitungen der Dokumente<br />

• Verhindern vermeidbarer Speicherplatzkosten, die oft durch Mehrfachablage<br />

von <strong>Dokumenten</strong> entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungsund<br />

Benutzerlaufwerken)<br />

• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von <strong>Dokumenten</strong>ständen und<br />

Konflikten durch parallele Änderungen<br />

• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage<br />

Umfeld und Einsatzgebiete<br />

<strong>Dokumenten</strong>managementsysteme sind komplexe <strong>Systeme</strong> aus Datenbankservern<br />

mit den <strong>Dokumenten</strong>daten, File-Servern auf denen Dokumente im<br />

Bearbeitungszustand gehalten werden (genannt "Vaults"), mehrstufigen<br />

Archivierungssystemen auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden,<br />

Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen und<br />

Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf<br />

Netzwerkprozessebene verwalten.<br />

Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage von<br />

Client-Server-Technologie oder neuerdings Web-Technologie, die dezentral auf den<br />

Netzwerk-PCs der Benutzer letztere in deren Internet-Browser laufen, die<br />

Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das<br />

Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.<br />

Aufgrund dieser komplexen Technologie sind Hardwareanschaffungen,<br />

Softwarelizenzen aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige <strong>Systeme</strong> extrem<br />

teuer. Nicht unterschätzt werden dürfen vor allem auch die hohen<br />

Administrationsaufwände für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort-Wörterbüchern<br />

(Klassifikationssysteme) u.ä.<br />

Oftmals hängen an einem umfassenden <strong>Dokumenten</strong>management auch weitere<br />

personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung,<br />

zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, <strong>Dokumenten</strong>-Import<br />

und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu 3<br />

Level.<br />

Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird<br />

nicht allein durch das elektronische System sichergestellt, sondern durch die<br />

Aufstellung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassifizierungssysteme,<br />

Thesaurus) und die entsprechende Verschlagwortung bei der Ablage/beim Speichern<br />

von <strong>Dokumenten</strong>.<br />

Dieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der <strong>Dokumenten</strong>ablage<br />

auf einfachen File-Servern im Firmennetzwerk mindestens um Faktor 2 langsamere<br />

Ablage von <strong>Dokumenten</strong> verursacht Mehraufwände bei allen Mitarbeitern die ihre<br />

Dokumente mit einem <strong>Dokumenten</strong>managementsystem ablegen. Diese<br />

Mehraufwände kommen durch eingesparte Suchaufwände wieder herein, wobei<br />

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<strong>Dokumenten</strong>management<br />

jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal<br />

abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss.<br />

Der eigentliche Mehrwert der Verwendung eines <strong>Dokumenten</strong>managementsystems<br />

entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher<br />

Erfordernisse wiederaufgefunden werden müssen und durch das Wiederauffinden<br />

entsprechende finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein<br />

Unternehmen erheblich sein können. Ein anderer Fall ist, dass durch das Auffinden<br />

eines alten Dokumentes eine kostenintensive Doppelentwicklung vermieden werden<br />

kann.<br />

Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit-Risiken nicht pauschal<br />

Rückstellungen treffen, ist der sog. Return-Of-Investment für den Einsatz von<br />

<strong>Dokumenten</strong>managementsystemen kaufmännisch teils nur schwer vermittelbar.<br />

Des weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls schwer zu quantifizierende<br />

Qualitätsvorteile, die vor allem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung<br />

kommen.<br />

Weitere betriebswirtschafliche Herausforderungen stellen die hohen Fix-Kosten für<br />

Softwarelizenzen und Betrieb und Betreuung einerseits und die beträchtlichen<br />

Kosten pro Anwender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfiguration, Training<br />

und für das "interne Marketing" der Einführung der <strong>Dokumenten</strong>management-<br />

Anwendung und der genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar.<br />

Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl stetig zunehmen, sinkt mit<br />

steigender Systemanwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht-Auffindbarkeit<br />

wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar<br />

auf den ersten Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fix-Kosten jedoch<br />

weiterhin erheblich und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein<br />

Nutzen gegenüber.<br />

Oftmals stoßen zentrale <strong>Dokumenten</strong>managementsysteme heute noch an Grenzen,<br />

bei mobilen Mitarbeitern mit internationaler Geschäftstätigkeit. Hierfür wären "Koffer-<br />

Packen"- und "Synchronisations"-Funktionen mit z.B. projektweisen Kopien von<br />

<strong>Dokumenten</strong>beständen auf Laptops als <strong>Dokumenten</strong>management-Funktionalität<br />

dringend erforderlich.<br />

Des weiteren bieten die meisten <strong>Dokumenten</strong>managementsysteme zwar die<br />

Funktion an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im System abgelegten<br />

<strong>Dokumenten</strong> zu erstellen, jedoch fehlt es an Verwaltungsmöglichkeiten für modular<br />

zusammengebaute Dokumente, bei denen z.B. ein Dokument als Teil eines anderen<br />

angezeigt wird (vgl. Funktionalität der Hyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken u.ä.).<br />

Oftmals sind solche Beziehungen bei aus einem <strong>Dokumenten</strong>managementsystem<br />

heraus geöffneten <strong>Dokumenten</strong> durch die entsprechende Applikation dann nicht<br />

mehr auflösbar. Die Abhilfe mit der Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter, auf derartige<br />

Modularisierungen zu verzichten, bringt dann wieder einige Nachteile mit sich, die<br />

der Einsatz von <strong>Dokumenten</strong>management eigentlich beseitigen soll, nämlich<br />

Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Dokumente(nmodule) und Probleme bzgl.<br />

der Aktualität solcher Mehrfachinstanzen.<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: <strong>Dokumenten</strong>management.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 10 von 14


<strong>Dokumenten</strong>management<br />

Ein weiteres wesentliches Problem stellt oftmals die Pflege und die Schulung der<br />

Schlagwort-Wörterbücher (auch Klassifizierungssysteme oder Thesauri genannt) dar.<br />

Die für die Pflege des Thesaurus zuständige Organisationseinheit ist oft mit den<br />

inhaltlichen Bedeutungen der Schlagworte und damit mit der Sicherstellung von<br />

Einordnungsrichtigkeit und Redundanzfreiheit überfordert. Sie gibt deshalb den<br />

Anträgen auf neue Ablage-Begriffe zu leichtgebig nach. Andererseits überblicken die<br />

Antragsteller aus den Geschäftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbau der<br />

Schlagwortstruktur. Die Folge ist dann sehr oft ein babylonisches Gewirr an<br />

Schlagwortsystematiken und -redundanzen, das den Vorteil der leichten<br />

Wiederauffindbarkeit von <strong>Dokumenten</strong> in einem EDM-System nach inhaltlichen<br />

Kriterien schnell grundsätzlich in Frage stellen kann.<br />

Selbstlernende <strong>Systeme</strong> mit Ähnlichkeitsvektoren und/oder neuronalen Netzen,<br />

mindestens aber die Möglichkeit der Volltextsuche wären hier die Lösung. Solche<br />

Technologien werden heute aber noch nicht bei allen<br />

<strong>Dokumenten</strong>managementsystemen angeboten bzw. führen bei einer zu großen<br />

Menge von <strong>Dokumenten</strong> zu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren<br />

Beeinträchtigung der Performanz seiner Suchanfragen, weshalb solche<br />

Möglichkeiten in der Konfiguration des <strong>Dokumenten</strong>managementsystems oftmals<br />

deaktiviert werden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind.<br />

Der Einsatz von Workflow-<strong>Management</strong>-Komponenten muss mit einem<br />

entsprechenden konventionellen Ressourcen-<strong>Management</strong> einhergehen. Die<br />

schnelle, elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte nützt nichts, wenn im<br />

Prozess Flaschenhälse an Arbeitskapazität den Bearbeitungsfluss immer wieder zum<br />

Halten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durch Workflow-Protokolle die<br />

Gelegenheit zum Auffinden solcher Flaschenhälse. Regelrechte berichtsmäßige<br />

Auswertungen verbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechende<br />

Arbeitnehmerschutz-Vorschriften.<br />

Bei höheren Geschäftsprozessen dürfen Workflows auf keinen Fall zu starr<br />

programmiert werden, da sonst die konventionelle Abarbeitung z.B. per Klärungen<br />

durch gemeinsame Sitzungen klar im Vorteil ist und durch das<br />

<strong>Dokumenten</strong>managementsystem nicht unterstützt werden kann.<br />

Überhaupt ist es schwierig die Verwendung von <strong>Dokumenten</strong>managementsystemen<br />

bei allen Anwendern durchzusetzen, das gilt für die Anwendung elektronischer<br />

Workflows wie für die umständlichere Ablage von <strong>Dokumenten</strong>. In vielen<br />

Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mitarbeiter durch Rationalisierungsmassnahmen<br />

heute derart verdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwände für administrative<br />

Tätigkeiten kaum als dauerhaft durchhaltbar erscheinen.<br />

Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepte auch als zu offen<br />

empfunden. Man kann durch Offenheit den Nutzen vergrößern, aber auch<br />

verkleinern, wenn zu große Offenheit die Mitarbeiter abschreckt ihre Dokumente mit<br />

dem <strong>Dokumenten</strong>managementsystem abzulegen.<br />

Absolute Voraussetzung ist deshalb, dass das Unternehmensmanagement, d.h. die<br />

Führungskräfte auf allen Ebenen, voll hinter der flächendeckenden Verwendung<br />

eines <strong>Dokumenten</strong>managementsystems mindestens für alle wesentlichen<br />

Dokumente steht. Das <strong>Management</strong> muss sich der oben beschriebenen<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: <strong>Dokumenten</strong>management.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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<strong>Dokumenten</strong>management<br />

betriebswirtschaflichen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechend<br />

verantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantreiben des Systemseinsatzes<br />

durch die EDV-Abteilung allein reicht nicht aus.<br />

Weiterentwicklung des <strong>Dokumenten</strong>managements<br />

Durch die Zusammenführung herkömmlicher Technologien des <strong>Dokumenten</strong>managements<br />

(im weiteren Sinn) mit Internettechnologien, Web Content<br />

<strong>Management</strong> und Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise Content<br />

<strong>Management</strong>. <strong>Dokumenten</strong>management gilt heute nur noch als eine integrierte<br />

Komponente von übergreifenden <strong>Systeme</strong>n mit Workflow, Collaboration, Records<br />

<strong>Management</strong>, elektronischer Archivierung, Inputmanagement und<br />

Outputmanagement. Übergreifend hat sich seit ca. dem Jahr 2000 der Begriff<br />

<strong>Dokumenten</strong>-Technologien oder (engl.) DRT Document related Technologies<br />

eingebürgert. ILM Information Lifecycle <strong>Management</strong> überlappt sich zunehmend mit<br />

den traditionellen Funktionen von <strong>Dokumenten</strong>management.<br />

Literatur<br />

• Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke:<br />

<strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>. Dpunkt Verlag, 2004, 358 Seiten, ISBN 3-<br />

8986425-8-5<br />

• Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack-Zimmermann: <strong>Dokumenten</strong>-<br />

<strong>Management</strong>. Springer, Berlin, 2002, 700 Seiten, ISBN 3-5404357-7-8<br />

• Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: <strong>Dokumenten</strong>management. Grundlagen<br />

und Zukunft. <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong>, Hamburg 1999, 321 Seiten, ISBN 3-<br />

9806756-0-2<br />

• Ulrich Kampffmeyer: <strong>Dokumenten</strong>-Technologien: Wohin geht die Reise?.<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong>, Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4-5<br />

• Wolfgang Limper: <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>. DTV-Beck, 2001, 320 Seiten,<br />

ISBN 3-4235023-6-3<br />

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Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />

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<strong>Dokumenten</strong>management<br />

Anschrift des Autors<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH, Büro Hamburg<br />

Breitenfelder Str. 17<br />

D-20251 Hamburg<br />

Tel.: 040 / 460 762 20<br />

Fax: 040 / 460 762 29<br />

E-Mail: Presse@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Web: www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Autorenrecht und CopyRight<br />

Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH<br />

Breitenfelder Str. 17<br />

D-20251 Hamburg<br />

Tel.: 040 / 460 762 20<br />

Fax: 040 / 460 762 29<br />

E-Mail: Presse@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Web: www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH 2005. Alle Rechte vorbehalten<br />

Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors. Jeglicher Abdruck,<br />

auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu<br />

genehmigen. Die Verwendung von Texten, Textteilen, grafischen oder bildlichen Elementen ohne<br />

Kenntlichmachung der Autorenschaft ist ein Verstoß gegen geltendes Urheberrecht. Belegexemplare,<br />

auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.<br />

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Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />

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<strong>Dokumenten</strong>management<br />

Profil<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Gründer und<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung<br />

GmbH, Hamburg, eine der führenden produkt- und<br />

herstellerunabhängigen Beratungsgesellschaften für ECM Enterprise<br />

Content <strong>Management</strong>, BPM Business Process <strong>Management</strong>,<br />

Knowledge <strong>Management</strong> und andere DRT Document Related<br />

Technologies. Er ist Gründer und Managing Partner der <strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong> International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden<br />

aller Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und<br />

Einführung von DRT-Lösungen. Von der IT-Zeitschrift<br />

ComputerWoche wurde er im Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten IT-<br />

Machern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im Jahr<br />

2001 als einziger Berater zu den 25 wichtigsten Köpfen der DMS-<br />

Branche gezählt.<br />

Als Gründer und langjähriger Vorstandssitzender des VOI Verband Organisations- und<br />

Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prägte er wesentlich den deutschen Markt für<br />

<strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>. Beim internationalen <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-Anbieter<br />

Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors. Seit dem<br />

Zusammenschluss des IMC und der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International, den<br />

weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise Content<br />

<strong>Management</strong> Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender<br />

des European Board of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002 Mitglied des<br />

internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM<br />

Komitees.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europäischen Kommission,<br />

leitete das DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Barcelona 2002 und ist<br />

einer der Direktoren des DLM-Network EEIG.<br />

Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen wie<br />

elektronische Archivierung, Records-<strong>Management</strong>, <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>, Workflow,<br />

Rechtsfragen, Business Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf<br />

zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als<br />

Keynote-Sprecher mit.<br />

Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best<br />

Practice zur elektronischen Archivierung“ und das Handbuch „<strong>Dokumenten</strong>management –<br />

Grundlagen und Zukunft“. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers für<br />

elektronisches <strong>Dokumenten</strong>-, Records- und Content <strong>Management</strong> für den öffentlichen Sektor<br />

in Europa. Fachartikel in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in<br />

führenden Zeitschriften veröffentlicht.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im<br />

Umfeld des Workflow-, <strong>Dokumenten</strong>- und Records-<strong>Management</strong>. Er lehrt an der Universität<br />

Kiel / MMC MultiMedia Campus zu Themen des <strong>Dokumenten</strong>-, Content- und<br />

Wissensmanagement.<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />

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<strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2005


<strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

<strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH<br />

Managing Partner der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> International Ltd.<br />

Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG<br />

<strong>Dokumenten</strong>-Technologien ist die Übertragung des englischsprachigen Begriffes<br />

DRT Document Related Technologies. <strong>Dokumenten</strong>-Technologien dienen zur<br />

Erzeugung, Erfassung, Erschließung, Verwaltung, Aufbereitung, Bereitstellung,<br />

Verteilung, Sicherung und Bewahrung von elektronischen <strong>Dokumenten</strong>.<br />

<strong>Dokumenten</strong>-Technologien sind Dienste einer IT-Infrastruktur zur kontrollierten<br />

Nutzung elektronischer Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und<br />

Erzeuger. Elektronische Dokumente definieren sich durch ihren Inhalt und<br />

rechtlichen Charakter und können in unterschiedlicher Form als strukturierte,<br />

schwach strukturierte oder unstrukturierte digitale Information vorliegen.<br />

Der Begriffsbestandteil Dokument (siehe auch <strong>Dokumenten</strong>management) ist dabei<br />

aus inhaltlicher und rechtlicher Sicht definiert. Er hat damit eine andere Qualität als<br />

Daten, Information oder Content im Umfeld der Informationstechnik. Im Gegensatz<br />

zu den Anbietern klassischer DM-<strong>Systeme</strong> oder ECM-<strong>Systeme</strong> positionieren sich<br />

Anbieter von digitalen Drucksystemen, Outputmanagementlösungen und anderen<br />

dokumentenorientierten Produkten eher unter dieser Klassifikation. Hier wird dieser<br />

Begriff z.T. auch auf Verfahren und Technologien angewendet, die nicht auf<br />

elektronischer Informationstechnik basieren, und sich am Begriff des<br />

Papierdokumentes orientieren. Der Begriff <strong>Dokumenten</strong>-Technologien ist aus<br />

technologischer Sicht geprägt und damit im Unterschied zu<br />

<strong>Dokumenten</strong>management wesentlich weitergefaßt.<br />

Beispiele<br />

Beispiele für den weitgefaßten Anspruch von <strong>Dokumenten</strong>-Technologien sind<br />

Content <strong>Management</strong> <strong>Systeme</strong> und <strong>Dokumenten</strong>management, Methoden des<br />

Informationsmanagement und der Dokumentation, beispielsweise in Bibliotheken und<br />

Archiven. <strong>Dokumenten</strong>-Technologien stellen die Basisfunktionen für Enterprise<br />

Content <strong>Management</strong> bereit.<br />

Beispiele für die funktionalen Elemente und Komponenten von <strong>Dokumenten</strong>-<br />

Technologien entsprechend der aufgeführten Begriffe in der Definition sind:<br />

• Erzeugung: z.B. Textverarbeitung, E-Mail<br />

• Erfassung: z.B. Scannen, Dateiimport<br />

• Erschließung: z.B. Indizierung, Kategorisierung, Klassifikation, Registratur<br />

(Akten)<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: Status: Fertig<br />

Datei: <strong>Dokumenten</strong>-Technologien.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 2 von 5


<strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

• Verwaltung: z.B. <strong>Dokumenten</strong>management, Enterprise Content <strong>Management</strong>,<br />

Datenbank, Dateisystem<br />

• Aufbereitung: z.B. Konverter, OCR, PDF<br />

• Bereitstellung: z.B. Intranet, Portale, Webseiten, Druck, Elektronische<br />

Publikation<br />

• Verteilung: z.B. Workflow, E-Mail, Groupware<br />

• Sicherung: z.B. elektronische Signatur, Datensicherung<br />

• Bewahrung: z.B. elektronische Archivierung, Information Lifecycle<br />

<strong>Management</strong><br />

Literatur<br />

• Ulrich Kampffmeyer [1]: <strong>Dokumenten</strong>-Technologien: Wohin geht die Reise?.<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> [2], Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4-5<br />

160-seitiger Auszug als PDF aus dem Buch <strong>Dokumenten</strong>-Technologien:<br />

Wohin geht die Reise?<br />

• Öghan Karakas: Document Related Technologies: Das Fundament für E-<br />

Business. Hansebuch Verlag, Hamburg 2003, 230 Seiten, ISBN 3-934880-07-<br />

X<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: Status: Fertig<br />

Datei: <strong>Dokumenten</strong>-Technologien.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 3 von 5


Anschrift des Autors<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH, Büro Hamburg<br />

Breitenfelder Str. 17<br />

D-20251 Hamburg<br />

Tel.: 040 / 460 762 20<br />

Fax: 040 / 460 762 29<br />

E-Mail: Presse@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Web: www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Autorenrecht und CopyRight<br />

Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH<br />

Breitenfelder Str. 17<br />

D-20251 Hamburg<br />

Tel.: 040 / 460 762 20<br />

Fax: 040 / 460 762 29<br />

E-Mail: Presse@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Web: www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH 2005. Alle Rechte vorbehalten<br />

Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors. Jeglicher Abdruck,<br />

auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu<br />

genehmigen. Die Verwendung von Texten, Textteilen, grafischen oder bildlichen Elementen ohne<br />

Kenntlichmachung der Autorenschaft ist ein Verstoß gegen geltendes Urheberrecht. Belegexemplare,<br />

auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.


<strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

Profil<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer,<br />

Jahrgang 1952, ist Gründer und Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, eine der führenden produkt- und<br />

herstellerunabhängigen Beratungsgesellschaften für ECM Enterprise<br />

Content <strong>Management</strong>, BPM Business Process <strong>Management</strong>, Knowledge<br />

<strong>Management</strong> und andere DRT Document Related Technologies. Er ist<br />

Gründer und Managing Partner der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> International<br />

Ltd., London.<br />

Er beriet namhafte Kunden aller Branchen im In- und Ausland bei der<br />

Konzeption und Einführung von DRT-Lösungen.<br />

Von der IT-Zeitschrift Computerwoche wurde er im Jahr 2002 zu den 100<br />

wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im<br />

Jahr 2001 als einziger Berater zu den 25 wichtigsten Köpfen der DMS-Branche gezählt.<br />

Als Gründer und langjähriger Vorstandsvorsitzender des VOI Verband Organisations- und<br />

Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prägte er wesentlich den deutschen Markt für<br />

<strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>. Beim internationalen <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-Anbieter-Fachverband<br />

IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors.<br />

Seit dem Zusammenschluss des IMC und der AIIM im Jahre 1999 hat er aktiv die AIIM International,<br />

den weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise-Content-<strong>Management</strong>-<br />

Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender des European Board<br />

of Directors der AIIM Europe, und von 2002 – 2004 Mitglied des internationalen Board der AIIM<br />

International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM-Komitees.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission, leitete<br />

das DLM Scientific Committee der DLM-Forum-Konferenz 2002 in Barcelona, und ist einer der<br />

Geschäftsführer des DLM-Network EEIG.<br />

Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie<br />

elektronische Archivierung, Records-<strong>Management</strong>, <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>, Workflow,<br />

Rechtsfragen, Business Re-Engineering, Wissensmanagement und Projektmanagement. Auf<br />

zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-<br />

Sprecher mit.<br />

Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best Practice<br />

zur elektronischen Archivierung“, das Handbuch „<strong>Dokumenten</strong>management – Grundlagen und<br />

Zukunft“ sowie das aktuelle Buch „<strong>Dokumenten</strong>-Technologien: Wohin geht die Reise?“.<br />

Er ist Herausgeber der sieben DLM/AIIM Industry White Papers für elektronisches <strong>Dokumenten</strong>-,<br />

Records- und Content-<strong>Management</strong> für den öffentlichen Sektor in Europa. Fachartikel in mehreren<br />

Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in führenden Zeitschriften veröffentlicht.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im Umfeld des<br />

Workflow-, <strong>Dokumenten</strong>- und Records-<strong>Management</strong>.<br />

www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com; info@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

©<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH <strong>Dokumenten</strong>-Technologien.doc 2004


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2005


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH<br />

Managing Partner der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> International Ltd.<br />

Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG<br />

Die Definition von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im<br />

Umfeld des Content <strong>Management</strong>s. Enterprise Content <strong>Management</strong> hat den<br />

Anspruch, auch Web Content <strong>Management</strong> mit einzuschließen. Der allgemeine<br />

Oberbegriff Content <strong>Management</strong> ist äußerst facettenreich und schließt seinerseits<br />

Web Content <strong>Management</strong>, Content Syndication, Digital oder Media Asset<br />

<strong>Management</strong> und natürlich<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> ein. Dieser „circulosus virtuosus“ der Begriffe zeigt<br />

denn auch Mangel an Klarheit bei den Marketingaussagen der Hersteller.<br />

Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise Content <strong>Management</strong> eine<br />

neue Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen für die Anwender verbinden<br />

lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim ganzheitlichen<br />

Anspruch von ECM Enterprise Content <strong>Management</strong> der Fall. Jedoch muss man<br />

auch angesichts des allumfassenden Anspruch und der zahllosen Komponenten von<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision,<br />

Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – eine geschlossene<br />

Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECM<br />

gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Document<br />

Lifecycle <strong>Management</strong> nur als eine mögliche zusammenfassende<br />

Gruppenbezeichnung für die verschiedenste Technologien und Unternehmen<br />

positionieren.<br />

ECM – Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> ist auf den ersten Blick nur eine Transformation<br />

bestehender Technologien oder gar nur von Marketingaussagen - frei nach der<br />

Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content-Server<br />

wird ein Portal-Server wird ein „xyz“-Server wird ein ...".<br />

Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren mehrfach neu interpretiert und mit<br />

anderen Inhalten versehen (es wurden etwa ursprünglich verwendete Begriffe wie<br />

„Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt). 2003 wurde ECM von der AIIM<br />

noch wie folgt interpretiert: „The technologies used to capture, manage, store,<br />

deliver, and preserve information to support business processes”.<br />

Im Jahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider die Prozesskomponente in<br />

der Definition zum Opfer fiel: “Enterprise Content <strong>Management</strong> is the technologies,<br />

tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content<br />

across an enterprise.“ Immerhin wurde BPM von der AIIM als wesentliche<br />

Komponente in Whitepapern und Postern herausgestellt. Ins Deutsche übertragen<br />

würde die Definition also somit lauten: „ECM sind Technologien und Methoden zur<br />

Kunde: Vereon Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 2 von 27


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung<br />

von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.“<br />

Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Definition von ECM gewesen sein. Die<br />

AIIM Show & Conference 2005 in Philadelphia stand unter den Logo-Mottos „Capture<br />

-:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“.<br />

Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität<br />

traditioneller Archiv-, <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>- und Workflow-Lösungen auf die<br />

Anforderungen des Content <strong>Management</strong> umgebaut oder neue Produktsuiten<br />

generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten<br />

verbinden. Aus Content <strong>Management</strong> wird in diesem Zusammenhang dann meistens<br />

ECM Enterprise Content <strong>Management</strong>. Damit soll deutlich gemacht werden, dass es<br />

nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller<br />

strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus<br />

der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf<br />

B2E, „business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen<br />

neue Komponenten, die das Content <strong>Management</strong> sinnvoll erweitern - automatische<br />

Klassifikation, Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere.<br />

Mit dem Begriff Enterprise Content <strong>Management</strong> werden daher Lösungen<br />

zusammengefasst, die zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber<br />

schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen.<br />

Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und<br />

B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-,<br />

Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig<br />

umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen,<br />

finden sich auch in dieser Kategorie wieder. ECM Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

verfolgt dabei einen Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die notwendige<br />

Infrastruktur für beliebige Anwendungen bereitstellt.<br />

Merkmale des Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von<br />

ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den<br />

Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die<br />

Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was<br />

heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner<br />

oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen,<br />

auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für<br />

die interne Informationsbereitstellung sein. Der Anspruch eines Enterprise Content<br />

<strong>Management</strong> Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche<br />

Lösungen vom Web Content <strong>Management</strong> unterscheiden.<br />

• Enterprise Content <strong>Management</strong> als integrative Middleware<br />

ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“-<br />

Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit<br />

einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich<br />

quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-<br />

Kunde: Vereon Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 3 von 27


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

<strong>Systeme</strong>n etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die<br />

Einführung und Nutzung von ECM spielt daher EAI Enterprise Application<br />

Integration eine besondere Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil von<br />

SOA Service-orientierten Architekturen.<br />

• Enterprise Content <strong>Management</strong> Komponenten als unabhängige Dienste<br />

ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der<br />

benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst<br />

bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden<br />

kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität<br />

jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante,<br />

aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität<br />

vermieden wird.<br />

• Enterprise Content <strong>Management</strong> als einheitliches Repository für alle Typen<br />

von Informationen<br />

ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und<br />

DocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlich<br />

strukturierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit<br />

verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden.<br />

Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab,<br />

das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> funktioniert dann richtig, wenn der Anwender<br />

praktisch davon nichts merkt. ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als<br />

nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen.<br />

ECM ordnet sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein<br />

Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur<br />

Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> stellt damit eine der notwendigen<br />

Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar. ECM<br />

erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als<br />

universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.<br />

Die ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in verschiedene Kategorien<br />

einordnen, von der<br />

• Erfassung (Capture),<br />

• Verwaltung (Manage),<br />

• Speicherung (Store),<br />

• Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen<br />

• Sicherung (Preserve).<br />

Die bisherigen Anwendungsfelder<br />

• DM Document <strong>Management</strong> (DMS, <strong>Dokumenten</strong>management),<br />

• Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende <strong>Systeme</strong>, Groupware),<br />

Kunde: Vereon Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

• WCM Web Content <strong>Management</strong> (einschließlich Portale),<br />

• RM Records <strong>Management</strong> (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit<br />

Langzeitspeichermedien) und<br />

• Workflow / BPM Business Process <strong>Management</strong> (Vergangsbearbeitung)<br />

bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und<br />

Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.<br />

Während Document <strong>Management</strong>, Web Content <strong>Management</strong>, Collaboration,<br />

Workflow und Business Process <strong>Management</strong> eher für den dynamischen Teil des<br />

Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records<br />

<strong>Management</strong> die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information. Während BPM<br />

und Workflow als Rückrat von ECM betrachtet werden, wurden im Jahr 2005<br />

Manage-Komponenten wie E-Mail-<strong>Management</strong> und Digital-Asset-<strong>Management</strong><br />

sowie Schnittstellen, Content Integration und Enterprise-Application-Integration als<br />

Verbindungskomponenten ergänzt. Über allem schwebt die Nutzung der Information,<br />

sei durch eigenständige Clienten der ECM-System-Komponenten oder in Gestalt<br />

eines „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität der ECM-<br />

Dienste und die gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch die<br />

Integration bestehender Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue<br />

Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende Kraft positioniert.<br />

Die fünf „C“ des Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Fünf wichtige Begriffe, die im angloamerikanischen mit „C“ beginnen,<br />

charakterisieren heute das Anwendungsumfeld von ECM.<br />

Content<br />

Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektronische Inhalte. Er umfasst „Records“,<br />

„Data“ und „Metadata“ ebenso wie Dokumente und Webseiten. Content steht heute<br />

nicht mehr nur für schwach- oder unstrukturierte Informationen sondern schließt auch<br />

strukturierte Daten, die in ECM-Lösungen mitverwaltet werden bzw. die Objekte in<br />

einem ECM beschreiben, mit ein. Content wird entsprechend seiner Nutzung und<br />

seinem Lebenszyklus unterschieden: dynamischer, noch veränderbarer Content<br />

während der Bearbeitung; statischer, unveränderbarer Content, auch Fixed-Content<br />

genannt, im Archiv. Ist Content aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig<br />

werden aus ihm Records. ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, sicher zu<br />

verwalten, zu erschließen und in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als<br />

Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird hat Content einen inhärenten Wert.<br />

Collaboration<br />

ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, in dem es die benötigten<br />

Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt. Zur Unterstützung<br />

der Gruppenarbeit und Kommunikation kommen dabei verschiedene Ansätze zum<br />

tragen:<br />

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Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

• Unterstützung der direkten Kommunikation mit Chats, Foren, Instant<br />

Messaging, White Boards, Video Conferencing und anderen Technologien.<br />

• Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen und deren<br />

Bereitstellung in Prozessen.<br />

• Unterstützung der Projektarbeit mit geeigneten Werkzeugen.<br />

• Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten Erschließung,<br />

Bereitstellung und Aufbereitung benötigter Information.<br />

Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist eine der großen Herausforderungen<br />

für effizientere Arbeit in der Bürowelt.<br />

Compliance<br />

Compliance ist einer der Markttreiber für den Einsatz von ECM. Die Einhaltung<br />

rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation,<br />

sichere Speicherung und Nahvollziehbarkeit der Transaktionen ist in allen<br />

Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um die<br />

Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die Nutzung der Informationen in den<br />

eigenen Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und die Umsetzung effizienterer<br />

Prozesse sind wirtschaftliche Aspekte, die man bei der Erfüllung der gesetzlichen<br />

Vorgaben wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer nicht aus den<br />

Augen verlieren sollte. ECM kann hier einen Beitrag liefern, die notwendigen<br />

Investitionen für Compliance auf wirtschaftlich nutzbar zu machen.<br />

Continuity<br />

Business Continuity ist ein Begriff, dessen Bedeutung m Zusammenhang mit ECM<br />

noch längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir befinden uns in einer immer größeren<br />

Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information. Die<br />

Sicherstellung der Verfügbarkeit ist mit erheblichen Kosten verbunden. ECM liefert<br />

hier Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei<br />

zentraler Verwaltung auch verteilt bereit zustellen, die Nachvollziehbarkeit der<br />

Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie<br />

intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen<br />

elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und dese<br />

gezielt mit Daten und <strong>Dokumenten</strong> zu versorgen, und mit geeigneten Recovery-<br />

Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu<br />

stellen. ECM hat hier längst den gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere<br />

operative <strong>Systeme</strong>, ohne die ein modernes Unternehmen nicht mehr arbeits- und<br />

konkurrenzfähig ist.<br />

Cost<br />

Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung und Aufbau neuer Geschäftsfelder<br />

ganz oben auf Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist sehr kostenintensiv,<br />

besonders in der Einführungsphase. Durch die Zusammenführung von<br />

Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung<br />

der Administration und des Betriebes von <strong>Systeme</strong>n, Verbesserungen in<br />

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Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Arbeitsweisen und –abläufen, und viele andere Potentiale lassen sich die<br />

Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet die notwendige Klammer um<br />

Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu<br />

kontrollieren. Damit verringern sich die Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM<br />

sondern in allen anderen Bereichen der IT-Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte<br />

nicht der ROI im Vordergrund stehen, der bei einzelnen Aspekten sehr schnell<br />

erreicht wird, sondern die nachhaltige Veränderung des Unternehmens. ECM ist<br />

heute als notwendige Infrastruktur zu betrachten, um eine Unternehmen<br />

wirtschaftlich führen zu können. Auch unter Kostengesichtspunkten ist es heute<br />

keine Frage des „Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“.<br />

Ein Haus für Enterprise Content<br />

Die AIIM International und andere haben in den vergangenen Jahren eine Reihe von<br />

Postern und Grafiken kreiert, die die Komplexität und den Funktionsumfang von<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> darstellen sollten. Im Jahr 2001 wurde das<br />

„Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses Poster definierte nicht nur den Umfang von<br />

ECM sondern diente auch als Grundlage für einen ECM-Kurs der AIIM international<br />

mit 10 Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA werden gern mit dem Kürzel<br />

„101“ (steht in Ausbildungsprogrammen für den einführende Grundlagenseminare)<br />

bezeichnet und so hat sich auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“<br />

eingebürgert.<br />

Das ECM-Lifecycle-Modell<br />

(AIIM International 2001)<br />

Aus der ursprünglichen Vorlage der AIIM leitete <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> ihr Modell ab.<br />

Neben dem Gesamtbild entstanden 5 Detailbilder, die auch mit den dazugehörigen<br />

Texten der Wikipedia.de zur Verfügung gestellt wurden und unter der GNU-Lizenz<br />

inzwischen weite Verbreitung gefunden haben.<br />

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Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Die ECM-Komponenten<br />

(<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2001)<br />

Im Jahr 2003 folgten seitens der AIIM zwei neue Poster, eines aus den USA und<br />

eines von der AIIM Europe aus England. Das amerikanische Poster ging vom Ansatz<br />

eines Puzzles aus, bei dem die einzelnen Komponenten von ECM beliebig zu einer<br />

Gesamtlösung kombiniert werden können.<br />

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Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Das ECM-Puzzle<br />

(AIIM International 2003)<br />

Die AIIM Europe wählte dagegen das Motiv einer Autobahn, die die Prozesse und<br />

Verbindungen darstellt und auf denen sich die Informationen wie Fahrzeuge von<br />

einer Station zur nächsten bewegen. Die Komponenten sind die gleichen wie im<br />

ECM-Puzzle.<br />

Die ECM-Autobahn<br />

(AIIM Europe 2003)<br />

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Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Im Jahr 2005 kam ein neues Poster der AIIM heraus, in dem ECM als großes Haus,<br />

mit Eingang und Ausgang von Information im Erdgeschoss und Business Process<br />

<strong>Management</strong> als der verbindende Aufzug über alle Stockwerke, dargestellt ist. In<br />

diesem neuen Modell sind eine Reihe weiterer Komponenten wie E-Mail-<br />

<strong>Management</strong>, Digital-Asset-<strong>Management</strong>, Content-Integration und andere<br />

hinzugekommen.<br />

Ein Haus für Enterprise Content<br />

(AIIM International 2005)<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> hat dieses Modell des Hauses für Enterprise Content in<br />

vereinfachter Form übernommen und um weitere Komponenten ergänzt.<br />

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Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Ein Haus für Enterprise Content<br />

(<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005)<br />

Usage<br />

Fat Client<br />

Enabling Web Client other Devices<br />

SECURITY<br />

CAPTURE MANAGE<br />

Web Content <strong>Management</strong><br />

Digital Asset <strong>Management</strong><br />

E-Mail <strong>Management</strong><br />

Records <strong>Management</strong><br />

Document <strong>Management</strong><br />

Indexing<br />

Categorization<br />

Recognition<br />

Forms Processing<br />

Document Imaging<br />

Scanning<br />

PKI Electronic<br />

Signature<br />

Entry<br />

SECURITY<br />

Collaboration<br />

Business<br />

Process<br />

<strong>Management</strong><br />

Workflow<br />

EAI<br />

User Managment<br />

Directory Service<br />

SECURITY<br />

User Rights<br />

<strong>Management</strong><br />

Repositories<br />

Storage<br />

Long-Term Archival<br />

Backup / Recovery<br />

Migration<br />

Content Integration<br />

Search / Retrieval<br />

Syndication<br />

Localization<br />

Personalization<br />

Publish<br />

Electronic<br />

Paper<br />

DELIVER<br />

PRESERVE STORE<br />

SECURITY<br />

DRM Firewall<br />

Exit<br />

Komponenten von ECM<br />

Für ECM Enterprise Content <strong>Management</strong> Lösungen werden die unterschiedlichsten<br />

Technologien und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige<br />

Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar<br />

sind.<br />

Capture (Erfassung)<br />

Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung,<br />

Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen<br />

Informationen. Dabei kann man mehrere Stufen und Technologien unterschieden,<br />

von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen<br />

Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten<br />

werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst.<br />

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Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Manuell erzeugte und erfasste Informationen<br />

Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen,<br />

von Papierdokumenten, elektronischen Office-<strong>Dokumenten</strong>, E-Mails, Vordrucken,<br />

MultiMedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm.<br />

Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XML-<br />

Dokumente, kaufmännische und ERP-Anwendungen oder bestehende<br />

Fachanwendungssysteme die Quelle für die Erfassung sein.<br />

Technologien zur Be- und Verarbeitung erfasster Informationen<br />

Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles werden verschiedene<br />

Erkennungstechnologien (Recognition) eingesetzt. Zu Ihnen gehören:<br />

• OCR (Optical Charakter Recognition)<br />

Hierbei werden die Bildinformationen in maschinenlesbare Zeichen umgesetzt.<br />

OCR wird für Maschinenschrift eingesetzt.<br />

• HCR (Handprint Charakter Recognition)<br />

Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR, die<br />

jedoch bei Fließtexten immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse liefert.<br />

Beim Auslesen von definierten Feldinhalten ist die Methode doch bereits sehr<br />

sicher.<br />

• ICR (Intelligent Charakter Recognition)<br />

ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualität der<br />

ausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhänge,<br />

Abgleich mit Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhandene Stammdaten<br />

verbessert.<br />

• OMR (Optical Mark Recognition)<br />

OMR, zum Beispiel für Strichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle<br />

Markierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich bei<br />

Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken bewährt.<br />

• Barcode<br />

Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken können beim<br />

Einlesen der Rückläufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden.<br />

Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur zur Anzeige von<br />

gescannten Bildern sondern ermöglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit für<br />

die Erfassung. Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von isolierten<br />

Bildpunkten oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schief eingezogenen<br />

Vorlagen verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechnologien. Document-<br />

Imaging-Funktionen werden beim Erfassungsprozess bei der Qualitätskontrolle<br />

eingesetzt. Zunehmend haben elektronische Abbildung von <strong>Dokumenten</strong> denselben<br />

rechtlichen Status wie Papierdokumente.<br />

Kunde: Vereon Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen von<br />

Technologien unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der<br />

Dokumente gleich sein kann.<br />

• Forms Processing (Vordruckverarbeitung)<br />

Das „Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung von industriell oder<br />

individuell gedruckten Vordrucken mittels Scannen. Hierbei kommen<br />

anschließend häufig Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut gestaltete<br />

Vordrucke eine weitgehend automatische Verarbeitung ermöglichen. Viele der<br />

heutigen industriellen Vordrucke sind strukturiert, aber auch die Bearbeitung<br />

von unstrukturierten Vordrucken entwickelt sich immer weiter.<br />

• E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare)<br />

Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine automatische<br />

Verarbeitung möglich, wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte dem<br />

Erfassungssystem bekannt sind.<br />

COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturierten<br />

Eingangsdateien. Der Begriff COLD steht für Computer Output on LaserDisk und hat<br />

sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr am Markt ist.<br />

Das Akronym ERM steht für Enterprise Report <strong>Management</strong>. In beiden Fällen geht<br />

es darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen<br />

so aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeugenden System indiziert und an<br />

eine Speicherkomponente wie eine dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv<br />

(Preserve) übergeben werden können.<br />

Die „Aggregation“ stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben<br />

verschiedener Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck<br />

ist die Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus<br />

unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die<br />

Speicher- und Bearbeitungssysteme zu übergeben.<br />

Komponenten zur inhaltlichen Erschließung erfasster Informationen<br />

Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kommen in den <strong>Systeme</strong>n weitere<br />

Komponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationen<br />

aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören:<br />

• Indexing (manuelle Indizierung)<br />

Anders als im Deutschen beschränkt sich im Angloamerikansichen der Begriff<br />

Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank<br />

einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und Zugriff auf die Informationen<br />

benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“,<br />

„Attributieren“ oder „Verschlagworten“ benutzt.<br />

• Input Designs (Profile)<br />

Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durch<br />

hinterlegte Profile erleichtert und verbessert werden. Solche Profile können<br />

zum Beispiel <strong>Dokumenten</strong>klassen beschreiben, die die Anzahl der möglichen<br />

Kunde: Vereon Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Indexwerte beschränken oder bestimmte Kriterien automatisch vergeben.<br />

Input Designs schließt auch die Eingabemasken und deren Logik bei der<br />

manuellen Indizierung ein.<br />

• Taxonomy<br />

Die taxonomische Verarbeitung ermöglicht eine formale Anordnung von<br />

Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens. Hier<br />

spielen Nomenklaturen, Thesaurus und Ablagesystematiken eine Rolle.<br />

• Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung)<br />

Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es per OCRgewandelte<br />

Faksimiles, Office-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen<br />

Informationen können Programme zur automatischen Klassifikation<br />

selbstständig Index-, Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren.<br />

Solche <strong>Systeme</strong> können auf Basis vordefinierter Kriterien oder selbstlernend<br />

Informationen auswerten.<br />

Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten Informationen zur<br />

Weiterbearbeitung oder Archivierung den „Manage“-Komponenten bereitzustellen.<br />

Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung)<br />

Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der<br />

Informationen. Sie besitzen hierfür<br />

• Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederauffinden sowie<br />

• Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz<br />

von Informationen. Ziel eines geschlossenen ECM-<strong>Systeme</strong>s ist dabei, diese beiden<br />

Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document<br />

<strong>Management</strong>, Collaboration, Web Content <strong>Management</strong>, Records <strong>Management</strong> und<br />

Workflow / Business Process <strong>Management</strong> als Dienste bereitzustellen. Zur<br />

Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über<br />

standardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der<br />

Kommunikation zwischen den Komponenten verfügen.<br />

DM Document <strong>Management</strong> (<strong>Dokumenten</strong>management)<br />

Unter Document <strong>Management</strong> ist hier nicht die Branchenbezeichnung wie in<br />

Deutschland zum Beispiel DMS zu verstehen, sondern eher die<br />

<strong>Dokumenten</strong>managementsysteme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“. Die<br />

Aufgabe dieser <strong>Systeme</strong> ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der<br />

Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Document<br />

<strong>Management</strong> gehören unter anderem folgende Funktionen:<br />

• Checkin/Checkout<br />

zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen<br />

Kunde: Vereon Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 14 von 27


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

• Versionsmanagement<br />

zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen,<br />

Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen<br />

Format)<br />

• Suchen und Navigieren<br />

zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten<br />

• Visualisierung<br />

zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten,<br />

Verzeichnissen und Übersichten<br />

Die Funktionen des Document <strong>Management</strong> überschneiden sich jedoch zunehmend<br />

mit denen der andere „Manage“-Komponenten, der immer weiter ausgreifenden<br />

Funktionalität von Office-Anwendungen wie Outlook/Exchange oder Notes/Domino<br />

und den Eigenschaften von „Library Services“ zur speichertechnischen Verwaltung<br />

der Informationen.<br />

Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative <strong>Systeme</strong>, Groupware)<br />

Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser<br />

Lösungen, die sich aus der herkömmlichen Groupware entwickelt haben, geht jedoch<br />

weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Knowledge <strong>Management</strong> mit ein.<br />

Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen:<br />

• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen<br />

• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen<br />

• Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die<br />

gemeinsame Bearbeitung von Informationen<br />

• Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen,<br />

Terminpläne, Projektmanagement und andere<br />

• Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing<br />

• Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der<br />

gemeinsamen Informationsbearbeitung<br />

E-Mail-<strong>Management</strong> (Verwaltung, Speicherung und Verteilung von E-Mails)<br />

Der heutige Standard, bei dem E-Mails vom Server entfernt und in der Ablage<br />

gespeichert werden, reicht nicht aus. E-Mails sollten stetig, wie jedes andere<br />

Dokument auch, klassifiziert, gespeichert und vernichtet werden.<br />

Digital Asset <strong>Management</strong> (Verwaltung, Speicherung und Nutzung von<br />

multimedialen Inhalten)<br />

Vergleichbar mit dem <strong>Dokumenten</strong>management, konzentriert sich DAM auf die<br />

Speicherung, die Verfolgung und das Gebrauchen von Rich Media <strong>Dokumenten</strong>, wie<br />

z.B. Videos, Logos und Fotos.<br />

Kunde: Vereon Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

WCM Web Content <strong>Management</strong><br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> erhebt den Anspruch Web Content <strong>Management</strong> zu<br />

integrieren. Die Bereitstellung von Inhalten Im Internet und Extranet oder auf einem<br />

Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung<br />

gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein.<br />

Zum Web Content <strong>Management</strong> gehören unter anderem folgende Funktionen:<br />

• Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem<br />

kontrollierten Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess<br />

• Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für die Web-Präsentation<br />

• Automatische Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate,<br />

personalisierte Anzeigen und Versionierung<br />

• Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche und nicht-öffentliche<br />

Informationen<br />

• Visualisierung für die Präsentation mit Internet-Mitteln (Browser-Darstellung,<br />

HTML, XML u.a.)<br />

• RM Records <strong>Management</strong> (Ablage- und Archivverwaltung)<br />

Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records<br />

<strong>Management</strong> (RM; Electronic Records <strong>Management</strong> ERM) die reine Verwaltung von<br />

Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen<br />

Informationen. Records <strong>Management</strong> ist Speichermedien-unabhängig und kann zum<br />

Beispiel auch die nicht in elektronischen <strong>Systeme</strong>n gespeicherten Informationen<br />

mitverwalten. Zum Web Records <strong>Management</strong> gehören unter anderem folgende<br />

Funktionen:<br />

• Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur<br />

geordneten Ablage von Informationen<br />

• Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von<br />

Informationen<br />

• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und<br />

Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)<br />

• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf<br />

einzelnen Inhaltskomponenten in <strong>Dokumenten</strong><br />

• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit<br />

standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung<br />

der gespeicherten Informationen<br />

Wf Workflow / BPM Business Process <strong>Management</strong> (Vorgangsbearbeitung)<br />

Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch<br />

den Begriff BPM Business Process <strong>Management</strong> eindeutig. BPM und Workflow<br />

stellen eine wesentliche Verbindungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktion im ECM-<br />

Modell dar. Sie sind daher im „Haus-Modell“ aus den Manage-Komponenten<br />

herausgelöst und bilden den „Backbone“ von ECM.<br />

Kunde: Vereon Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 16 von 27


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so zum Beispiel den<br />

• „Production Workflow“, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse<br />

steuert und kontrolliert, und „den<br />

• ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des<br />

Prozesses vorgibt.<br />

Workflow-Lösungen können als<br />

• „Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clienten realisiert werden, mit<br />

dem Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer<br />

• „Workflow Engine“, die als Dienst im Untergrund der <strong>Systeme</strong> den<br />

Informations- und Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein eigener Client<br />

erforderlich ist.<br />

Zum Workflow <strong>Management</strong> gehören unter anderem folgende Funktionen:<br />

• Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen<br />

• Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von<br />

zusammenhängenden Informationen mit zugehörigen <strong>Dokumenten</strong> oder<br />

Daten<br />

• Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (zum Beispiel<br />

Fachanwendungen) und Dokumente (zum Beispiel Office-Produkte)<br />

• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich<br />

Mitzeichnung<br />

• Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität<br />

• Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und<br />

Ergebnisse der Bearbeitung<br />

• Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen<br />

Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung<br />

aller notwendigen Ressourcen.<br />

BPM Business Process <strong>Management</strong> geht in seinem Anspruch noch einen Schritt<br />

weiter als Workflow. BPM strebt die vollständige Integration aller betroffenen<br />

Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und<br />

Zusammenführung aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter<br />

anderem folgende Funktionen:<br />

• Vollständige Workflow-Funktionalität<br />

• Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene<br />

• EAI Enterprise Application Integration zur Verbindung verschiedener<br />

Anwendungen<br />

• BI Business Intelligence mit hinterlegten Regelwerken, Integration von<br />

InformationWarehouses und den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeit<br />

unterstützenden Hilfsprogrammen<br />

Kunde: Vereon Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 17 von 27


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

„Manage“-Komponenten werden heute einzeln oder integriert als „Suite“ angeboten.<br />

Sie beinhalten vielfach bereits die „Store“-Komponenten.<br />

Store (Speichern)<br />

Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Speicherung von Informationen,<br />

die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medien<br />

zum Einsatz kommen, die für eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist der<br />

„Store“ von der „Preservation“ abgegrenzt. durch den Inhalt Im deutschen<br />

Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ im Unterschied zum<br />

„Archiv“ gleichzusetzen.<br />

Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei<br />

unterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, „Library<br />

Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als<br />

unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur-<br />

Komponenten, die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt<br />

sind, gehören die Sicherheitstechnologien, die aber erst weiter unten im Abschnitt<br />

„Deliver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließlich<br />

des Berechtigungssystems als übergreifende Komponente einer ECM-Lösung zu<br />

betrachten.<br />

Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme)<br />

Zu den möglichen Repositories eines ECM, die auch kombiniert eingesetzt werden<br />

können, gehören unter anderem:<br />

• Filesysestem<br />

Das Filesystem wird vorrangig zur temporären Zwischenspeicherung, so. zum<br />

Beispiel Eingangs- und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM ist es, das<br />

Filesystem von Informationen zu entlasten und diese durch „Manage“-,<br />

„Store“- und „Preservation“-Technologien allgemein verfügbar bereitzustellen.<br />

• Content <strong>Management</strong> System<br />

An dieser Stelle ist das eigentliche Speichersystem für den Content gemeint,<br />

bei dem es sich um eine Datenbank oder ein spezialisiertes eigenständigen<br />

Speichersystem handeln kann.<br />

• Datenbanken<br />

Zum einen dienen Datenbanken zur Verwaltung der Zugriffsinformationen. Sie<br />

können aber auch direkt zur Speicherung von <strong>Dokumenten</strong>, Content oder<br />

Media Assets benutzt werden.<br />

• Data Warehouses<br />

Data Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, die<br />

Informationen aus unterschiedlichsten Quellen referenzieren oder direkt<br />

bereitstellen. Sie können auch mit einem globaleren Anspruch als Document<br />

Warehouse oder Information Warehouse konzipiert sein.<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Library Services (Informationsverwaltungsdienste)<br />

Library Services haben nur im übertragenen Sinn mit Bibliotheken zu tun. Sie sind<br />

die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die<br />

Informationen realisiert wird. Der Library Service ist letztlich für den Empfang und die<br />

Speicherung der Informationen aus den „Capture“- und den „Manage“-Komponenten<br />

verantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die Speicherorte in der dynamischen<br />

Ablage, dem eigentlichen „Store“, und im Langzeitarchiv, der Kategorie „Preserve“.<br />

Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und<br />

Klassenzugehörigkeit der zu speichernden Information bestimmt. Der Library Service<br />

arbeitet mit der Datenbank der „Manage“-Komponenten zusammen.<br />

Hierdurch werden die notwendigen<br />

• Search (Suche) und<br />

• Retrieval (Wiederfinden, Wiederbereitstellen)<br />

Funktionen bedient. Hierzu rechnet man heute auch Suchmaschinen,<br />

Volltextdatenbanken, Agenten und andere Suchtechnologien. Während die<br />

Datenbank keine Kenntnis über den physischen Speicherort eines Objektes hat,<br />

verwaltet der Library Service<br />

• Online-Speicher<br />

für Daten und Dokumente im direkten Zugriff,<br />

• Nearline-Speicher<br />

für Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des<br />

Laufwerks befindet, aber zum Beispiel erst durch eine Robotik eingelegt<br />

werden muss<br />

• Offline-Speicher<br />

für Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und<br />

nicht im automatisierten Zugriff eines Systems befindet.<br />

Sofern nicht ein übergelagertes <strong>Dokumenten</strong> oder Records-<strong>Management</strong>-System die<br />

Funktionalität bereitstellt, muss der Library Service selbst die Funktionen<br />

• Versionsmanagement<br />

zur Kontrolle unterschiedlicher Stände der Information, und<br />

• Checkin/Checkout<br />

für die kontrollierte Bereitstellung der Information<br />

besitzen. Eine wichtige Funktion des Library Services ist die Erzeugung von<br />

Protokollen und Journalen zur Nutzung der Information und über Veränderungen an<br />

den Informationen, die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ bezeichnet werden.<br />

Weitere Komponenten sind:<br />

• Content Integration<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

ermöglicht verschiedenen Content aus unterschiedlichen Quellen wie ein<br />

einzelnes Repository betrachten und Inhalte virtuell zusammenzuführen.<br />

• Syndication<br />

ist die Verteilung von Content zur Wiederverwendung und Integration in<br />

anderen Content.<br />

• Localization<br />

ist die Anpassung von Content an die kulturellen und sprachlichen Bedürfnisse<br />

verschiedener globaler Märkte.<br />

Speicher-Technologien<br />

Für die Speicherung der Informationen können je nach Anwendungszweck und<br />

Systemumgebung sehr unterschiedliche Medien zum Einsatz kommen.<br />

Mehrfach beschreibbare magnetische Online-Speicher<br />

Hierzu gehören Festplatten als RAID (Redundant Array of Independent Disks)<br />

Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als<br />

Speicherinfrastruktur oder NAS (Network Attached Storage) direkt in Netzwerken<br />

zugänglich gemachte Speicherbereiche.<br />

• Tape (Magnetbänder)<br />

in automatisierten Speichereinheiten wie “Libraries” oder “Silos” mit Robotik<br />

für den Zugriff dienen eher wie DAT-Bänder in kleineren Umgebungen der<br />

Datensicherung und nicht zum Online-Zugriff.<br />

• Digital Optische Speichermedien)<br />

wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrfach<br />

beschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto<br />

Optical) und andere können zur Sicherung und zur Verteilung aber auch in<br />

Jukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetzt<br />

werden.<br />

Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)<br />

Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen langfristig stabilen, statischen und<br />

unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. zur temporären<br />

Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder<br />

archivierungspflichtig sind. Im deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld<br />

der elektronischen Archivierung. Letztere besitzt heute aber wesentlich mehr<br />

Funktionalität als unter „Preserve“ subsummiert. Elektronische Archivsysteme sind<br />

heute meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records<br />

<strong>Management</strong>, Imaging oder Document <strong>Management</strong>, Library Services (IRS<br />

Information Retrieval <strong>Systeme</strong>) und Speicher-Subsystemen.<br />

Aber nicht nur elektronische Medien eigenen sich zur langfristigen Aufbewahrung.<br />

Zur reinen Sicherung von Informationen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, der<br />

inzwischen in hybriden <strong>Systeme</strong>n mit elektronischen Medien und<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

datenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden kann. Entscheidend bei allen<br />

Langfristspeichersystemen ist die rechtzeitige Einplanung und regelmäßige<br />

Durchführung von Migrationen um die Information in sich verändernden technischen<br />

Umgebungen verfügbar zu halten. Dieser kontinuierliche Prozess wird auch<br />

Continuous Migration genannt. Zu den „Preserve“-Komponenten rechnet man unter<br />

anderem:<br />

• WORM (Write Once Read Many)<br />

rotierende digital optische Speichermedien zu denen die klassischen WORM<br />

in einer Schutzhülle in 5 ¼“ oder 3 ½“ Technologie ebenso wie CD-R und<br />

DVD-R gehören. Die Aufzeichnungstechniken der Medien, die in Jukeboxen<br />

für einen Online- und automatisierten Nearline-Zugriff bereitgestellt werden,<br />

sind unterschiedlich.<br />

• WORM-Tape (Magnetband mit WORM-Eigenschaften)<br />

wird in speziellen Laufwerken eingesetzt, die mit besonders abgesicherten<br />

Bändern bei ordnungsgemäßem Betrieb ähnliche Sicherheit wie ein<br />

traditionelles WORM Medium erreichen können.<br />

• CAS (Content Adressed Storage) magnetische Festplattenspeicher<br />

die durch spezielle Software gegen Überschreiben, Löschen und Verändern<br />

wie ein WORM-Medium geschützt sind<br />

• NAS/SAN (Network Attached Storage / Storage Area Networks<br />

können ebenfalls eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen der<br />

Revisionssicherheit mit unveränderbarer Speicherung, Schutz vor<br />

Manipulationen und Löschen etc. erfüllen.<br />

• Mikrofilm<br />

kann als Sicherungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informationen nicht<br />

mehr in der Nutzung sind und keine maschinelle Auswertbarkeit gefordert ist.<br />

• Papier<br />

ist als Langzeitspeicher von Informationen ebenfalls weiterhin zu<br />

berücksichtigen, da die Aufzeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittel<br />

gelesen werden kann. Ebenso wie beim Mikrofilm handelt es sich aber nur um<br />

die Sicherung originär elektronischer Information.<br />

Deliver (Liefern, bereitstellen. ausgeben)<br />

Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen<br />

aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auch<br />

Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in <strong>Systeme</strong> (zum<br />

Beispiel Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter<br />

Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (zum Beispiel<br />

Konvertierung oder Kompression) für die „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Da<br />

die Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht<br />

als Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch<br />

als „Output“ bezeichnet und unter dem Begriff „Output <strong>Management</strong>“<br />

zusammengefasst.<br />

Die “Deliver“-Komponente umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien:<br />

„Transformation Technologies“, „Security Technologies“ und „Distribution“.<br />

Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und<br />

sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen. Für die<br />

„Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen wichtig:<br />

• Layout/Design<br />

mit Werkzeugen zur Gestaltung und Formatierung der Ausgaben und<br />

• Publishing<br />

Anwendungen zur Bereitstellung der Informationen für die Distribution und<br />

Publikation.<br />

Transformation Technologies (Transformations-Technologien)<br />

Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen.<br />

Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwender in<br />

der Regel nicht zeigen. Zu den Transformation Technologien werden unter anderem<br />

folgende gerechnet:<br />

• COLD / ERM<br />

ist hier im Gegensatz zur „Capture“-Komponente als Aufbereitung von Daten<br />

von Ausgaben für Verteilung, Druck und Übergabe an das Archiv zusehen.<br />

Typische Anwendungen sind Listen und formatierter Output, zum Beispiel<br />

individualisierte Kundenanschreiben. Zu diesen Technologien gehören auch<br />

die Journale und Protokolle, die von den ECM-Komponenten erzeugt werden.<br />

• Personalization (Personalisierung)<br />

ist nicht mehr nur eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern gilt für<br />

alle ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhält der Nutzer nur<br />

noch die Funktionalität und Informationen angeboten, die er benötigt.<br />

• XML (eXtended Markup Language)<br />

ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen, Strukturen,<br />

Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als die universelle<br />

Technologie zur Beschreibung von Informationen durch.<br />

• PDF (Printable Document Format)<br />

ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubt<br />

Informationen plattformunabhängig bereitzustellen. Im Gegensatz zu reinen<br />

Bildformaten wie TIFF können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügt<br />

und elektronische Signaturen eingebettet werden.<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

• Konverter und Viewer<br />

dienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitliche<br />

Formate zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichen<br />

Formates wieder anzuzeigen und auszugeben.<br />

• Compression (Kompression, Komprimierung)<br />

wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf für bildhafte Informationen zu<br />

reduzieren. Für s/ wird hier auf das ITU-Verfahren (CCITT) für TIFF und für<br />

Farbbilder auf JPEG2000 zurückgegriffen. Mit „ZIP“-Verfahren können auch<br />

beliebige Dateien für die Datenübermittlung komprimiert werden.<br />

• Syndication<br />

dient zur Bereitstellung von Content in unterschiedlichen Formaten,<br />

Selektionen und Aufbereitungsformen im Umfeld des Content <strong>Management</strong>.<br />

Durch Syndication kann der gleiche Inhalt mehrfach in verschiedener Form<br />

und für verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.<br />

Security Technologies (Sicherheitstechnologien)<br />

Die Sicherheitstechnologien gehören zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM-<br />

Komponenten als Dienste zur Verfügung stehen. So kommen elektronische<br />

Signaturen nicht nur bei der Versendung von <strong>Dokumenten</strong> zum Einsatz sondern<br />

können auch beim der Erfassung beim Scannen benötigt werden, um die<br />

Vollständigkeit der Erfassung zu dokumentieren. Dazu gehören PKI (Private Key<br />

Infrastructure) als Basistechnologie für den Einsatz elektronischer Signaturen. Sie<br />

verwaltet Schlüssel und Zertifikate, und prüft die Authentizität von Signaturen. Weiter<br />

elektronische Signaturen, die dazu dienen, für Dokumente bei Übermittlungen die<br />

Authentizität des Absenders und die Integrität der übermittelten Nachricht, das heißt,<br />

die Unverändertheit und Vollständigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es drei<br />

Formen der elektronischen Signatur mit unterschiedlicher Qualität und Sicherheit:<br />

einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. In Deutschland ist die qualifizierte<br />

elektronische Signatur im Rechtsverkehr und Vertragswesen gesetzlich verankert.<br />

Und drittens Digital Rights <strong>Management</strong>/Watermark (elektronische<br />

Rechteverwaltung). Diese dient besonders bei der Content Syndication und in MAM<br />

Media Asset <strong>Management</strong> der Verwaltung und Absicherung von Urherrechten und<br />

CopyRights. Hierzu kommen Techniken wie elektronische Wasserzeichen<br />

(Watermarks), die direkt in die Dokumente eingebunden werden, zum Einsatz. Ziel<br />

ist die Wahrung von Rechten und die Sicherung der Inhalte bei der Veröffentlichung<br />

im Internet.<br />

Distribution (Verteilung)<br />

Alle zuvor erwähnten Technologien dienen im Wesentlichen dazu, die<br />

unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert auf<br />

unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu können aktive<br />

Komponenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern oder Rundschreiben ebenso<br />

gehören wie die passive Publikation auf Webseiten und Portalen, wo sich die<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Zielgruppe aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- und<br />

Distributionsmedien können zum Einsatz kommen:<br />

• Internet, Extranet und Intranet<br />

• E-Business-Portale<br />

• E-Mail und Fax<br />

• Datenübermittlung mittels EDI, XML oder anderen Formaten<br />

• Mobile Geräte wie Mobiltelefone, Kommunikator-Geräte und andere<br />

• Datenträger wie CD oder DVD<br />

• Digitales Fernsehen und andere Multimedia-Dienste<br />

• Papier<br />

Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Komponenten ist die Information immer für den<br />

Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen und die Nutzung möglichst<br />

zu kontrollieren.<br />

Was ist eine ECM-Suite?<br />

ECM ist ein Thema für Suiten. ECM beinhaltet, wie dargelegt, fünf große<br />

Komponenten: Capture, Manage, Deliver, Store und Preservation. Manage beinhaltet<br />

die die Teilkomponenten Collaboration, Records <strong>Management</strong>, Workflow/Business<br />

Process <strong>Management</strong>, Document <strong>Management</strong> und Web Content <strong>Management</strong>.<br />

ECM - eine „eierlegende Wollmilchsau“, die auch Trendthemen wie ILM Information<br />

Lifecycle <strong>Management</strong>, DRT Document Related Technologies und in Teilbereichen<br />

KM Knowledge <strong>Management</strong> abdecken will. Daher ist das Gesamtthema nur mit<br />

Suiten abzudecken.<br />

Werfen wir zunächst einmal ein Blick auf den Anspruch an eine Suite: Eine Suite ist<br />

die Zusammenstellung verschiedener kompatibler Komponenten zur Lösung eines<br />

Gesamtszenarios, bei dem die Komponenten auch einzeln und unabhängig<br />

eingesetzt werden können.<br />

Definition einer Suite<br />

Folgende Eigenschaften machen den Produktcharakter einer Suite aus:<br />

(1) Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen Komponenten<br />

(2) Modular und komponentenweise erweiterbar<br />

(3) Nutzung gemeinsamer Administrationskomponenten und Ressourcen in<br />

Bereichen wie Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen, Metadaten,<br />

Speicherorte, Kommunikation etc.<br />

(4) Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle Komponenten der Suite<br />

(5) Plattform-Konformität, d.h. alle Komponenten sind auf allen Plattformen der<br />

Gesamtsuite lauffähig<br />

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Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

(6) Einheitliche Clienten, die die Nutzung des Gesamtportfolios der Suite möglich<br />

machen<br />

(7) Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die Rolle als Bestandteil der<br />

Suite, wobei sich die Komponenten als Dienste innerhalb einer gemeinsamen<br />

Architektur positionieren<br />

(8) Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der die Kompatibilität der<br />

Einzelkomponenten als auch der Suite selbst sicherstellt<br />

(9) Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung aller Komponenten die<br />

üblicherweise zum Funktionsumfang gerechnet werden<br />

(10) Einhaltung von Standards, um Komponenten von Dritten ebenso konform<br />

einbinden zu können wie die eigenen Komponenten der Suite<br />

(11) Gemeinsames, konsistentes Vertriebs- und Marketing-Konzept für die Suite<br />

und alle ihre enthaltenen Komponenten einschließlich entsprechender<br />

Preismodelle für Suite und Komponenten<br />

Wenn man sich auf diese Eigenschaften als Kennzeichen einer Suite einigen kann,<br />

ist es natürlich sehr schnell möglich, Suiten einzuschätzen und zu bewerten. Einige<br />

Merkmale sind sofort ersichtlich, wie z.B. die Vollständigkeit oder das Marketing-<br />

Konzept. Bei der Kompatibilitätsfrage auf den verschiedenen Ebenen muss man<br />

häufig schon in Detail gehen und mit bohrenden Fragen an die Entwickler gehen. Da<br />

Suiten durch die Veränderung des Marktes und neue Gruppierungen per<br />

Definitionem nie vollständig sind, muss man auch auf die Pläne zur<br />

Weiterentwicklung achten. Dies ist besonders im ECM-Umfeld bei der langzeitigen<br />

Bewahrung und Verfügbarmachung der gespeicherten Informationen über<br />

Jahrzehnte wichtig. Aufkäufe, neue Schlagworte, neue Trends oder neue<br />

Unternehmensfokussierung ändern den Charakter von Suiten laufend.<br />

Ausblick<br />

<strong>Dokumenten</strong>-Technologien wie ECM Enterprise Content <strong>Management</strong> sind die<br />

Ergänzung zur herkömmlichen Datenverarbeitung. Sie führen strukturierte,<br />

schwachstrukturierte und unstrukturierte Information zusammen. Jedes<br />

Unternehmen, jede Behörde, jede Organisation muss sich heute mit dem Thema<br />

auseinandersetzen. Auch wenn man nicht vorhat, selbst kurzfristig ein System<br />

einzuführen, muss man sich mit dem beschäftigen, was man quasi mitgeliefert<br />

bekommt – beim nächsten Update der Serverlizenzen, in der nächsten Office-Suite,<br />

beim nächsten Datenbank- oder ERP-Upgrade. In vielen Unternehmen mit<br />

heterogener IT-Landschaft ist bereits heute die Frage wichtiger, welche redundante<br />

Funktionalität vorhandener Produkte man nicht einsetzt, als die Frage, ob man sich<br />

ein neues Softwaresystem zusätzlich leistet. Die wichtigste Aufgabe ist, die<br />

Informationen im Haus unter Kontrolle zu halten. Aktuelle Fragen: wo lässt man die<br />

Abertausenden von E-Mails, was tue ich mit elektronisch signierten Handelsbriefen,<br />

wo lasse ich meine steuerrelevanten Daten, wie überführe ich Informationen aus<br />

dem unorganisierten Filesystem, wie konsolidiere ich Informationen in einem<br />

gemeinsam nutzbaren Repository, wie bekomme ich einen Single-Login über alle<br />

meine <strong>Systeme</strong> hin, wie erstelle ich einen einheitlichen Posteingangskorb für alle<br />

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Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

Datei: ECM.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

eingehende Information, wie kontrolliere ich, dass keine Information verloren geht<br />

oder nicht bearbeitet wird, usw. usw. Bei allen diesen Fragen spielen <strong>Dokumenten</strong>-<br />

Technologien eine wichtige Rolle. ECM-Lösungen sind notwendige<br />

Basiskomponenten für viele Anwendungen.<br />

Jeder potentielle Anwender wird natürlich seine individuellen Anforderungen prüfen.<br />

Entscheidungen zu vertagen, ist jedoch nicht sinnvoll. Es wird jedes Jahr etwas<br />

Neues, vermeintlich besseres, komfortableres geben. Mit dieser Einstellung wird man<br />

jedoch nie etwas installieren. Mit jeder Vertagung einer Entscheidung wächst der<br />

Berg unkontrollierter und ungenutzter Information – erkannte Probleme werden<br />

meistens größer. Bei einer vernünftigen langfristigen Migrationsplanung verliert auch<br />

der schnelle technologische Wechsel bei Produkten seinen Schrecken. <strong>Dokumenten</strong>-<br />

Technologien sind in ihren Grundfunktionen ausgereift. Die meisten Produkte sind<br />

verlässlich, stabil, sicher und zunehmend sogar preiswert. In manchen Branchen<br />

entscheidet der Einsatz von <strong>Dokumenten</strong>-Technologien inzwischen über die<br />

Wettbewerbsfähigkeit. ECM Enterprise Content <strong>Management</strong> gehört heute in jede<br />

moderne IT-Infrastruktur.<br />

(Quellen: AIIM international 2001 - 2005; AIIM Europe 2003; Doculabs „ECM 101“ 2003; Dr. Ulrich<br />

Kampffmeyer in den <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Newsletter-Ausgaben 20010508, 20020305, 20031021,<br />

20031117, 20031215, 20040903 und 20050404 sowie mehrere Zweitveröffentlichungen)<br />

Anschrift des Autors<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH, Büro Hamburg<br />

Breitenfelder Str. 17<br />

D-20251 Hamburg<br />

Tel.: 040 / 460 762 20<br />

Fax: 040 / 460 762 29<br />

E-Mail: Presse@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Web: www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Autorenrecht und CopyRight<br />

Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH<br />

Breitenfelder Str. 17<br />

D-20251 Hamburg<br />

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Web: www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH 2005. Alle Rechte vorbehalten<br />

Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors. Jeglicher Abdruck,<br />

auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu<br />

genehmigen. Die Verwendung von Texten, Textteilen, grafischen oder bildlichen Elementen ohne<br />

Kenntlichmachung der Autorenschaft ist ein Verstoß gegen geltendes Urheberrecht. Belegexemplare,<br />

auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Profil<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Gründer und<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung<br />

GmbH, Hamburg, eine der führenden produkt- und<br />

herstellerunabhängigen Beratungsgesellschaften für ECM Enterprise<br />

Content <strong>Management</strong>, BPM Business Process <strong>Management</strong>,<br />

Knowledge <strong>Management</strong> und andere DRT Document Related<br />

Technologies. Er ist Gründer und Managing Partner der <strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong> International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden<br />

aller Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und<br />

Einführung von DRT-Lösungen. Von der IT-Zeitschrift<br />

ComputerWoche wurde er im Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten IT-<br />

Machern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im Jahr<br />

2001 als einziger Berater zu den 25 wichtigsten Köpfen der DMS-<br />

Branche gezählt.<br />

Als Gründer und langjähriger Vorstandssitzender des VOI Verband Organisations- und<br />

Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prägte er wesentlich den deutschen Markt für<br />

<strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>. Beim internationalen <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-Anbieter<br />

Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors. Seit dem<br />

Zusammenschluss des IMC und der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International, den<br />

weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise Content<br />

<strong>Management</strong> Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender<br />

des European Board of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002 Mitglied des<br />

internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM<br />

Komitees.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europäischen Kommission,<br />

leitete das DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Barcelona 2002 und ist<br />

einer der Direktoren des DLM-Network EEIG.<br />

Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen wie<br />

elektronische Archivierung, Records-<strong>Management</strong>, <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>, Workflow,<br />

Rechtsfragen, Business Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf<br />

zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als<br />

Keynote-Sprecher mit.<br />

Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best<br />

Practice zur elektronischen Archivierung“ und das Handbuch „<strong>Dokumenten</strong>management –<br />

Grundlagen und Zukunft“. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers für<br />

elektronisches <strong>Dokumenten</strong>-, Records- und Content <strong>Management</strong> für den öffentlichen Sektor<br />

in Europa. Fachartikel in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in<br />

führenden Zeitschriften veröffentlicht.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im<br />

Umfeld des Workflow-, <strong>Dokumenten</strong>- und Records-<strong>Management</strong>. Er lehrt an der Universität<br />

Kiel / MMC MultiMedia Campus zu Themen des <strong>Dokumenten</strong>-, Content- und<br />

Wissensmanagement.<br />

Kunde: Vereon Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Archivierung Topic: ECM Status: Fertig<br />

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© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 27 von 27


Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen<br />

treiben den Markt für <strong>Dokumenten</strong>-<br />

Technologien<br />

Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2004


Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den<br />

Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

Compliance<br />

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH<br />

Managing Partner der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> International Ltd.<br />

Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG<br />

Abstract<br />

Seit einem Jahr sorgt der Begriff Compliance für Furore. Zahlreiche Anbieter haben<br />

sich unter der Fahne Compliance versammelt – nicht nur herkömmliche Anbieter von<br />

DRT-Lösungen, sondern auch Hersteller von Speichersystemen, <strong>Management</strong>-<br />

Informations-Programmen und ERP-Lösungen. Mit dem Begriff Compliance hat sich<br />

zugleich ein neues Marktsegment gebildet. Compliance-Anforderungen sind auch für<br />

den deutschen Markt relevant, auch wenn bisher dieser Begriff kaum benutzt wurde.<br />

Rechtliche und regulative Vorgaben für Dokumentationspflichten nehmen zu, von<br />

den GDPdU bis Basel II. Der Kunde hat nun die Wahl zwischen spezialisierten<br />

Insellösungen zur Erfüllung bestimmter Compliance-Anforderungen oder übergreifenden<br />

Lösungen, die die Compliance-Anforderungen so quasi nebenbei mit<br />

erledigen.<br />

Was verbirgt sich hinter dem Begriff Compliance<br />

Als gäbe es noch nicht genug schwer verständliche Begriffe aus den USA, zumindest<br />

für deutsche Ohren. Nun ist es der Begriff „Compliance“. Es gibt für ihn keine<br />

Übersetzung in nur einem Wort, man benötigt schon einen ganzen Satz:<br />

Übereinstimmung mit und Erfüllung von<br />

rechtlichen und regulativen Vorgaben.<br />

Compliance-Anforderungen gab es schon immer, auch im Ursprungland des<br />

Begriffes. Er hat jedoch durch die Skandale um ENRON und WorldCom eine neue<br />

Brisanz erhalten: neue, strafbewehrte Anforderungen zur Aufbewahrung<br />

geschäftsrelevanter elektronischer Informationen. Auch hier gab es in der<br />

Vergangenheit schon eine Reihe von Anforderungen, Finanzbuchhaltungssoftware<br />

musste schon immer Compliance-Standards erfüllen. Jedoch wurde durch wurde<br />

durch den neuen Stellenwert von E-Mails der Ruf nach elektronischen Archiven<br />

immer lauter.<br />

Betrachtet man die einzelnen Komponenten der deutschen Definition<br />

„Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben“,<br />

dann werden unterschiedliche Aspekte von Compliance deutlich.<br />

• „Übereinstimmung“<br />

Zum ersten wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle<br />

Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist. Hier ist<br />

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Thema: Compliance Topic: Status: Fertig<br />

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Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den<br />

Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

„Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische<br />

Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist. Dies ist auch sinnvoll, da<br />

sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein<br />

paar Jahren schon wieder obsolet ist.<br />

• „Erfüllung“<br />

Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei: Einmal, das die Anforderungen in einer<br />

Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Prozess ist,<br />

keine einmalige Aktion. Das Unternehmen oder die Organisation muss<br />

kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen. „Erfüllung“ geht<br />

dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch<br />

organisatorische und <strong>Management</strong>-Aspekte.<br />

• „Rechtliche Vorgaben“<br />

Hierbei handelt es sich um Gesetze oder behördliche Verordnungen, die<br />

bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils<br />

aufgeführten Regelungen einzuhalten. Hier kann man sich auch nicht um die<br />

Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und<br />

Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum.<br />

• „Regulative Vorgaben“<br />

Warum unterscheidet man hier noch zwischen „rechtlich“ und „regulativ“? Es gibt<br />

eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen,<br />

Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben. Diese<br />

werden im Folgenden als „regulative Vorgaben“ abgegrenzt. Vielfach ergeben<br />

sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen<br />

und implizite Anforderungen für andere Fälle.<br />

Der bindende Charakter einer Vorgabe kann aus den oben genannten Gründen sehr<br />

unterschiedlich sein. Auch Steckdosen, Lebensmittel, Flugzeuge, elektrische Geräte,<br />

Medikamente, Kindergärten, Bildschirme usw. müssen bestimmte Compliance-<br />

Anforderungen erfüllen. Nur haben diese Anforderungen, die sich z.B. in Prüfsiegeln<br />

niederschlagen – ein Thema dem wir uns im Softwareumfeld noch gesondert widmen<br />

müssen -, wenig zu tun mit dem, was heute unter dem Schlagwort „Compliance“ an<br />

informationstechnologischen Lösungen assoziiert wird. Wir werden uns daher nur im<br />

Folgenden nur noch mit der „Information <strong>Management</strong> Compliance“ beschäftigen.<br />

Information <strong>Management</strong> Compliance<br />

Die Compliance-Anforderungen der letzten Jahre vollziehen nur einen logischen<br />

Schritt. Was bisher in einer physisch greifbaren Welt sich abspielte hat sich<br />

zunehmend in die virtuelle elektronische Welt verlagert. Information <strong>Management</strong><br />

Compliance (auch hierfür gibt es schon ein Akronym: IMC) hat nicht nur mit Technik<br />

zu tun. Sie muss sich im gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in<br />

den Prozessen einer Organisation widerspiegeln. Sie hat mit Verantwortung von<br />

Personen und deren Tätigkeit zu tun. Information <strong>Management</strong> Sie hat mit<br />

Nachvollziehbarkeit und Qualitätsstandards zu tun. Information <strong>Management</strong><br />

Compliance ist letztlich nur eine Abbildung all dieser Komponenten in elektronischen<br />

<strong>Systeme</strong>n. Diese <strong>Systeme</strong> beinhalten nicht nur Komponenten wie Records<br />

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Thema: Compliance Topic: Status: Fertig<br />

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Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den<br />

Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

<strong>Management</strong> und Archivierung, wie es uns manche Anbieter suggerieren wollen,<br />

sondern Datensicherung und Datensicherheit, Zugriffsschutz, Kontrollsysteme und<br />

andere Komponenten.<br />

Gegenstand von Compliance Anforderungen sind in erster Linie Dokumente und<br />

Dokumentationspflichten. Dies schließt den Zusammenhang von <strong>Dokumenten</strong> als<br />

Bestandteile von Geschäftsvorgängen und elektronischen Akten ebenso ein wie die<br />

Nachweise der Entstehung, Veränderung, Nutzung, Speicherung und Löschung auf<br />

Basis von Journalen und Protokollen. Der Wert und Charakter eines Dokumentes<br />

ergibt sich in der Regel erst durch diese inhaltlichen, prozessabhängigen, zeitlichen<br />

oder fachlichen Zusammenhänge. Im englischsprachigen Raum spricht man von<br />

Records. Ein Record ist entsprechend der ISO 15489-11 eine „Information, die<br />

erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder<br />

Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen<br />

Handlung zu dienen.“ Ein Record definiert sich also wie ein Dokument durch seinen<br />

Inhalt und seinen Rechtscharakter. Ein Record kann in elektronischer Form in<br />

unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Es können Inhalte einer E-Business-<br />

Webseite, ein elektronisches Fax, ein Attachment am E-Mail, ein Datensatz aus<br />

einem ERP-System, eine ausgegebene Liste oder ein mit einer Textverarbeitung<br />

erzeugter Brief sein. Lösungen zur Verwaltung und Aufbewahrung von <strong>Dokumenten</strong><br />

müssen dabei unter anderem die<br />

• Authentizität,<br />

• Vollständigkeit,<br />

• Nachvollziehbarkeit,<br />

• Zugriffssicherheit,<br />

• Geordnetheit,<br />

• Integrität,<br />

• Auffindbarkeit,<br />

• Reproduzierbarkeit,<br />

• Unverändertheit,<br />

• Richtigkeit,<br />

• Prüfbarkeit,<br />

• Portabilität und<br />

• Vertrauenswürdigkeit<br />

sicherstellen. Herausforderungen sind somit nicht nur schnelle technologische<br />

Veränderungen. Noch schwieriger ist z.B. das inhaltliche Problem, zu erkennen,<br />

wann ein Objekt wie eine E-Mail überhaupt den Charakter eines aufzubewahrenden<br />

Record annimmt.<br />

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Thema: Compliance Topic: Status: Fertig<br />

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Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den<br />

Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

Vier Komponenten für Information <strong>Management</strong> Compliance<br />

Die wesentlichen Anforderungen an Information <strong>Management</strong> Compliance kann man<br />

in vier Punkten zusammenfassen:<br />

1. Information <strong>Management</strong> Policy<br />

Grundregeln und Verwaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und<br />

Informationen, die sich in der „Corporate Governance“ niederschlagen. Dies<br />

schließt die das Bewusstmachen, die Zuordnung der Verantwortung, und die<br />

Verankerung der Policy im <strong>Management</strong> der Organisation ein. Das<br />

<strong>Management</strong> trägt hier nicht nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung<br />

der Regularien, sondern auch für Umsetzung im Unternehmen mit<br />

Vorbildfunktion.<br />

2. Delegation<br />

Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den<br />

nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von<br />

Compliance-Regeln deutlich macht. Dies schlägt sich auch in den<br />

Arbeitsprozessen, Arbeitsplatzbeschreibungen, Verträgen und Arbeitsanweisungen<br />

nieder. Auf den verschiedenen Ebenen einer Organisation muss<br />

abhängig von Aufgaben und Zuständigkeiten der Mitarbeiter eine<br />

Durchgängigkeit erzeugt werden.<br />

3. Nachhaltung<br />

Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu<br />

gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. Hierbei ist<br />

auf eine ständige Verbesserung der Prozesse und auf die Nachführung der<br />

Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen Wert zu legen.<br />

4. Sichere <strong>Systeme</strong><br />

Die IT-<strong>Systeme</strong> müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit<br />

und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen.<br />

Compliance beschränkt sich hier nicht nur auf die Anwendungsfunktionalität<br />

und das <strong>Dokumenten</strong>management sondern schließt den gesamten Betrieb der<br />

Lösung ein.<br />

Obwohl Compliance sehr viel mit <strong>Dokumenten</strong> und Dokumentation zu tun, gilt es bei<br />

den Anforderungen immer in Prozessen zu denken. Das Hauptproblem von<br />

Compliance ist dabei, dass die Maßnahmen zunächst einmal viel Geld und<br />

organisatorischen Aufwand kosten ohne dass hierdurch mehr Geschäft generiert<br />

wird. Compliance ist daher meisten ein ungeliebtes Kind. Wenn man aber sein<br />

Unternehmen konsequent und strukturiert organisiert, ist durch die Transparenz, die<br />

Nachvollziehbarkeit und die integre Verfügbarkeit von Information ein hoher<br />

qualitativer Nutzen gegeben, der sich auf längere Sicht auch betriebswirtschaftlich<br />

auszahlt.<br />

Wie der Hype begann<br />

In den USA gab es schon sehr lange Compliance-Anforderungen an<br />

Softwaresysteme. Bekannt sind z.B. die Regularien der FDA Federal Drug<br />

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Thema: Compliance Topic: Status: Fertig<br />

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Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den<br />

Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

Administration, die bindend für die Herstellung von Lebensmitteln, Pharmazeutika<br />

und Medikamenten sind. Allein für die Beantragung eines neuen Medikamentes mit<br />

allen Testnachweisen und Produktionsverfahren hat sich in der Pharma-Branche die<br />

Anschaffung eines <strong>Dokumenten</strong>managementsystems gelohnt. Die Erfüllung von<br />

CFR 21, Part 11 ist unumgänglich.<br />

Richtig Druck kam auf das Thema jedoch erst durch die Skandale um ENRON,<br />

WorldCom und einige andere Unternehmen, die unter Zurücklassung von zahllosen<br />

Arbeitslosen und riesigen Schulden insolvent wurden. Die Frage entzündete sich<br />

dabei an den Zertifikaten der Wirtschaftsprüfer und den Berichten der Unternehmen.<br />

Mehr oder weniger durch Zufall wurde dabei E-Mail als eine der möglichen<br />

Nachweisquellen für ungesetzliches Handeln entdeckt. Dies führte im Jahr 2002 zu<br />

SOX, dem Sarbanes-Oxley-Act. Typisch amerikanisch wurde es nach den beiden<br />

Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz entworfen haben. SOX hat die<br />

Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei<br />

Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern.<br />

Äquivalent wären in Deutschland die Steuerbehörden mit Steuerprüfung und<br />

Steuerfahndung. SOX hat in den USA besonders auf Grund von Abschnitt 802<br />

Bedeutung erlangt, weil hier empfindliche Strafen in der Strafgesetzgebung verankert<br />

worden sind. Die Zerstörung oder Veränderung von aufbewahrungspflichtigen<br />

Unterlagen kann mit bis zu 20 Jahren Gefängnis bestraft werden. Dieser Abschnitt<br />

schreckte alle amerikanischen Unternehmensführer auf und machte den zur Zeit zu<br />

beobachtenden Boom von Compliance-Lösungen erst möglich. Aber auch besonders<br />

die Wirtschaftsprüfer legen in ihrer Beratung nunmehr sehr viel Wert auf Compliance,<br />

da im Rahmen der Skandale große, namhafte Wirtschaftsberatungsfirmen wie<br />

Andersen vom Markt verschwanden. Es ist aber nicht allein SOX, sondern aus den<br />

CFR Code of Federal Regulations lassen sich inzwischen eine Vielzahl weiterer<br />

Anforderungen für spezielle Branchen und Geschäftstätigkeiten ableiten. Ein Beispiel<br />

ist der CFR 17, § 240, mit harten Regularien für Börsenmakler. SOX ist daher nur die<br />

groß gedruckte Hauptaufschrift auf dem Compliance-Banner.<br />

Auch in anderen Bereichen gibt es rechtliche und regulative Vorgaben. Besondere<br />

Aufmerksamkeit verdient z.B. HIPAA, der Health Insurance and Accountability Act.<br />

HIPAA zieht sowohl im Krankenhaus- als auch im Versicherungsbereich<br />

Investitionen in Milliardenhöhe nach sich. Im Bereich der Fertigungsindustrie macht<br />

sich inzwischen der Tread Act mit umfangreichen Anforderungen Produkt-, Qualitätsund<br />

Herstellungsdokumentation im Rahmen des Supply Chain <strong>Management</strong><br />

bemerkbar. Auch die EPA, Environmental Protection Agency, macht mit neuen<br />

Dokumentationspflichten auf sich aufmerksam. Viele dieser Regelwerke beziehen<br />

sich auf die neugefassten FSG, Federal Sentencing Guidelines von 2002, so dass<br />

Verstöße mit erheblichen Strafen belegt werden können. Zu den regulativen<br />

Vorgaben gehört in den USA z.B. die Richtlinie des Department of Defense, DoD<br />

5015.2. Hierbei handelt es sich um eine Vorgabe für die Anbieter von<br />

<strong>Dokumenten</strong>management-Lösungen. Produkte ohne eine DOD 5015.2 Compliance<br />

haben kaum eine Chance im öffentlichen Sektor in den USA platziert zu werden.<br />

Man kann nun die Frage stellen, welche Auswirkungen haben all diese<br />

amerikanischen Regularien. Wie bereits erwähnt kommt auch kein deutscher<br />

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Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den<br />

Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

Pharma-Hersteller, der im Ausland seine Produkte vermarkten will, um die FDA-<br />

Regularien herum. Aber auch SOX besitzt eine erhebliche Bedeutung für<br />

Unternehmen mit amerikanischer Muttergesellschaft oder mit Niederlassungen in<br />

den USA. Und man darf eines nicht übersehen, die Regularien für die elektronische<br />

Bereitstellung von Informationen sind unerlässlich, weil immer mehr Information<br />

originär elektronisch entsteht und sich nicht mehr in Papier niederschlägt. Man kann<br />

es in einem Satz fassen: ohne Information <strong>Management</strong> Compliance kann die<br />

Informationsgesellschaft nicht funktionieren.<br />

Gibt es Compliance-Anforderungen auch in Deutschland?<br />

Natürlich, man nennt es nur nicht so. Einige Beispiele sollen dies verdeutlichen. Die<br />

GDPdU Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen sind<br />

ein typisches Beispiel. Zwar noch nicht strafbewehrt wie SOX, aber durch aus mit<br />

anderen Anforderungen des SEC in den USA vergleichbar. Die Bereithaltung von<br />

steuerlich relevanten Daten in auswertbarer Form ist eine Pflichtvorgabe. Die<br />

GDPdU selbst ist eine Verordnung, die auf den Änderungen im<br />

Steueränderungsgesetz und HGB Abgabenordnung basiert. Sie stellt eine Richtlinie<br />

für das Vorgehen der Finanzbehörden bei Außenprüfungen dar. Die Unternehmen<br />

müssen sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Daten identifiziert, unverändert und<br />

vollständig und über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Auch bei den<br />

GDPdU spielen inzwischen Dokumente und E-Mails neben den Daten aus ERP- und<br />

Buchhaltungssystemen eine zunehmend wichtigere Rolle. In eine ähnliche Kerbe<br />

schlägt auch das Gesetz zu den Dokumentationspflichten bei Verrechnungspreisen,<br />

das anders als die GDPdU strafbewehrt ist.<br />

Aber auch bereits vor den GDPdU gab es verbindliche Vorgaben. Es sei hier nur an<br />

die GoBS erinnert, die die Aufbewahrung von kaufmännischen Unterlagen in<br />

elektronischer Form regelt. Neben sicheren <strong>Systeme</strong>n wird hier auf die Prozesse und<br />

die Verfahrensdokumentation besonderes Augenmerk gelegt.<br />

Ein gutes Beispiel für direkte und indirekte Auswirkungen der Gesetzgebung ist<br />

Basel II. Auch wenn man in Bezug auf die Kreditvergabe und die Dokumentationspflichten<br />

hier zunächst nur an die Banken denkt, hat Basel II auch erhebliche<br />

Auswirkungen auf alle Unternehmen. Kaum ein Unternehmen kommt ohne Kredite<br />

der Banken aus. Da sich die Kreditnehmer einem Rating unterziehen müssen,<br />

schlagen die Transparenzanforderungen von Basel II praktisch auf die Unternehmen<br />

durch. Um einen Kredit überhaupt noch oder zu günstigen Konditionen zu erhalten,<br />

müssen sich die Unternehmen neu aufstellen. Hinter Schlagworten wie Corporate<br />

Governance, Enterprise Information Policy oder Records <strong>Management</strong> Policy und<br />

Projekten zur Erarbeitung und Einführung solcher Regelwerke verbergen sich auch<br />

viele Ansätze zum Thema Compliance.<br />

Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen<br />

Gesetzgebung. Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen<br />

Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick<br />

auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen. Bereits durch die<br />

Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von<br />

Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden. Erinnert sei hier nur an<br />

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Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den<br />

Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

die elektronische Rechnung, die nur zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn sie<br />

qualifiziert elektronisch signiert wurde. Auch eine europäische Variante von SOX wird<br />

sich kaum vermeiden lassen. Der elektronische Geschäftsverkehr und die<br />

Umstellung der öffentlichen Verwaltung auf elektronisch unterstütze Verfahren wird<br />

weitere Compliance-Anforderungen nach sich ziehen. Auch deshalb ist es wichtig,<br />

nicht nur auf eine Einzellösung für ein bestimmtes Problem zu schauen, sondern<br />

eine IT-Strategie zu entwickeln, die mit einer Lösung möglichst viele Compliance-<br />

Anforderungen erfüllt und darüber hinaus für das Unternehmen auch im<br />

Geschäftsbetrieb nutzbringend eingesetzt werden kann.<br />

Compliance-Anforderungen treiben den Markt für <strong>Dokumenten</strong>-<br />

Technologien<br />

Die Anbieterschaft im <strong>Dokumenten</strong>management-Marktsegment reibt sich angesichts<br />

den vielen neuen Compliance-Anforderungen, die in nahezu allen Staaten wie Pilze<br />

aus dem Boden schießen, die Hände. Fast alle amerikanischen ECM Enterprise-<br />

Content-<strong>Management</strong>-Anbieter haben jetzt Compliance-Angebote im Programm.<br />

Umfang und Zielsetzung der angebotenen Software und <strong>Systeme</strong> sind aber sehr<br />

unterschiedlich. Die größeren Anbieter setzen auf eine vollständige Kontrolle und<br />

Dokumentation des Informationsflusses und beschränken sich nicht nur auf das<br />

Thema Archivierung oder Records <strong>Management</strong>. Andere Anbieter preisen Lösungen<br />

für E-Mail-Archivierung an und bringen damit die Anwender in die Gefahr, auf einer<br />

Compliance-Insellösung sitzen zu bleiben. E-Mails und ihre Attachments gehören in<br />

einen fachlichen Zusammenhang, in elektronische Kunden-, Produkt- oder<br />

Vorgangsakten. E-Mails separat zu archivieren bringt mittelfristig mehr Probleme<br />

denn Vorteile. Ähnlich ist es mit dem Ansatz, nur zur Erfüllung der Vorgaben der<br />

GDPdU sich ein Archiv für steuerrelevante Daten anzuschaffen. Ziel sollte die<br />

Einführung von Lösungen sein, die alle Informationen verwalten und bereitstellen –<br />

und dabei die Anforderungen der GDPdU so „nebenbei“ erfüllen. Steuerrelevante<br />

Daten sind nur ein kleiner Ausschnitt aus allen Daten und ihre Archivierung ist nur<br />

schwer wirtschaftlich zu rechnen, wenn nur der Steuerprüfer alle paar Jahre mal ein<br />

paar Daten sehen will.<br />

Die Compliance-Anforderungen zogen aber auch Verwerfungen nach sich und<br />

kurbelten die Konsolidierung Marktes nach einer kurzen Periode der Ruhe wieder an.<br />

Übernahmen waren in den letzten Monaten häufig zu vermelden, auch wenn hier<br />

Ergänzungen des Portfolios in Bezug auf Compliance-Anforderungen häufig nur eine<br />

Nebenrolle spielten. Gravierender war der Eintritt der Speichersystem-Anbieter in<br />

diesen Markt. EMC lieferte hierfür mit Produkten wie Centera und Übernahmen wie<br />

Legato und Documentum die Steilvorlage. Inzwischen haben alle Anbieter von<br />

Storage Technologien nachgezogen und mit ILM Information Lifecycle <strong>Management</strong><br />

auch gleich ein eigenes Etikett etabliert. Die Speichersysteme werden um immer<br />

mehr Software ergänzt und dringen damit in die traditionellen Heimstätten von<br />

Records <strong>Management</strong>, Archivierung und <strong>Dokumenten</strong>management vor. Entweder<br />

man kaufte Unternehmen oder Produkte hinzu, entwickelte selbst oder schloss<br />

Partnerschaften mit den traditionellen Anbietern. Der Markt für Compliance-<br />

Lösungen bot die Chance, aus dem engen, hart umkämpften Hardwaresegment für<br />

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Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den<br />

Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

Speicherlösungen ins Lösungsgeschäft auszubrechen. Da jedes Unternehmen sich<br />

zur Zeit mit dem Thema Compliance in der einen oder anderen Form<br />

auseinandersetzt, die Konsolidierung von IT-Plattformen ebenfalls auf den<br />

Wunschlisten der CIOs steht, ist der Zeitpunkt gut gewählt. Der Markt für Document<br />

Related Technologies hat zahlreiche neue Mitspieler erhalten und viele der<br />

bekannten Namen, die ihn noch in den 90er Jahren bestimmten, sind heute<br />

verschwunden.<br />

Für den Anwender ist es sehr schwierig, sich zu orientieren. Dies liegt nicht nur an<br />

den Anglizismen, den Akronymen und den immer neuen Begriffen. Die Anwender<br />

wissen häufig selbst nicht, was sie wollen oder was sie tun müssen. Zu nebulös sind<br />

viele der Vorgaben und die Werbeschlacht der Anbieter irritiert mehr als sie hilft. So<br />

schaut sich der potentielle Kunde gerade im Umfeld von Compliance-Lösungen nach<br />

Stempeln, Siegeln und Zertifikaten um, die ihm Sicherheit in seiner Entscheidung<br />

geben sollen. Er geht vielfach davon aus, wenn es ein Gesetz mit Vorgaben gibt,<br />

dann müsse es auch doch jemanden geben, der dies prüft, die Konformität feststellt<br />

und den Produkten bestätigt. Weit gefehlt. Es gibt keine Zertifikate für Produkte wie<br />

z.B. von Anbietern für GDPdU-konforme Lösungen suggeriert wird. Eine Lösung<br />

kann auch nur im Zusammenhang mit den Prozessen und den eingesetzten<br />

Verfahren im Unternehmen selbst geprüft werden. Solche Prüfungen erledigen die<br />

Wirtschaftsprüfer. Sie sind jedoch keine generelle Aussage, ob ein Produkt auch<br />

geeignet ist, denn es muss auch entsprechend den Vorgaben eingesetzt und<br />

betrieben werden. Auch wenn es wünschenswert wäre, offizielle Zertifikate auf den<br />

Verpackungen der Produkte zu finden, die Komplexität der Lösungen und die<br />

Individualität des Einsatzes sprechen dagegen. So bleibt dem Anwender nur der<br />

Rückzug auf Standards, Codes of Best Practice und Richtlinien, wie z.B. das<br />

Grundschutzhandbuch des BSI, um zu einer sicheren Lösung zu kommen, die<br />

technologisch die Compliance-Anforderungen abdeckt. Eines darf man aber in<br />

keinem Fall vergessen: Compliance ist nicht nur ein Thema für<br />

<strong>Dokumenten</strong>management und Archivierung, Compliance zieht sich durch alle<br />

Softwarekomponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und<br />

Dokumente entstehen und verwaltet werden.<br />

Fazit<br />

Fassen wir das Thema Compliance unter dem Gesichtspunkt Information<br />

<strong>Management</strong> Compliance zum Schluss in einer Reihe von Merksätzen zusammen:<br />

1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheiderebene, die die<br />

Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben<br />

2. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate Governance<br />

Strategie<br />

3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine<br />

Information Policy, die die Compliance-Anforderungen und die Lösung zur<br />

Umsetzung der Anforderungen beinhaltet<br />

4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden um<br />

wirksam zu sein<br />

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Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den<br />

Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

5. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt,<br />

sondern ein kontinuierlicher Prozess<br />

6. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach<br />

definierten Verfahren überprüft werden<br />

7. Information <strong>Management</strong> Compliance betrifft nicht nur Software und <strong>Systeme</strong><br />

sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit<br />

den <strong>Systeme</strong>n<br />

8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive sondern<br />

alle Systemkomponenten in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen<br />

und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden<br />

9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen<br />

Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und<br />

Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter<br />

einzustellen.<br />

10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar<br />

verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche<br />

Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind<br />

Compliance-Anforderungen sind ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen<br />

auseinandersetzen muss, wenn es Bestand im Informationszeitalter haben will.<br />

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Anschrift des Autors<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensbratung GmbH<br />

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Tel.: 040 / 460 762 20<br />

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Autorenrecht und CopyRight<br />

Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH 2004. Alle Rechte vorbehalten<br />

Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors. Jeglicher Abdruck,<br />

auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu<br />

genehmigen. Die Verwendung von Texten, Textteilen, grafischen oder bildlichen Elementen ohne<br />

Kenntlichmachung der Autorenschaft ist ein Verstoß gegen geltendes Urheberrecht. Belegexemplare,<br />

auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.


Compliance<br />

Rechtliche und regulative Anforderungen treiben den<br />

Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

Profil des Autors<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Gründer und<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung<br />

GmbH, Hamburg, eine der führenden produkt- und<br />

herstellerunabhängigen Beratungsgesellschaften für ECM Enterprise<br />

Content <strong>Management</strong>, BPM Business Process <strong>Management</strong>,<br />

Knowledge <strong>Management</strong> und andere DRT Document Related<br />

Technologies. Er ist Gründer und Managing Partner der <strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong> International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden aller<br />

Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und Einführung von<br />

DRT-Lösungen. Von der IT-Zeitschrift ComputerWoche wurde er im<br />

Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von<br />

der Fachzeitschrift DoQ im Jahr 2001 als einziger Berater zu den 25<br />

wichtigsten Köpfen der DMS-Branche gezählt.<br />

Als Gründer und langjähriger Vorstandssitzender des VOI Verband<br />

Organisations- und Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998<br />

prägte er wesentlich den deutschen Markt für <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>. Beim internationalen<br />

<strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-Anbieter Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of<br />

Directors. Seit dem Zusammenschluss des IMC und der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International,<br />

den weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender des European Board<br />

of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002 Mitglied des internationalen Board der AIIM<br />

International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM Komitees.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europäischen Kommission, leitete das<br />

DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Barcelona 2002 und wirkt als Mitglied im<br />

Steering Committee des DLM-Network of Excellence mit.<br />

Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische<br />

Archivierung, Records-<strong>Management</strong>, <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>, Workflow, Rechtsfragen, Business<br />

Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf zahlreichen nationalen und<br />

internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit.<br />

Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best Practice<br />

zur elektronischen Archivierung“ und das Handbuch „<strong>Dokumenten</strong>management – Grundlagen und<br />

Zukunft“. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers für elektronisches<br />

<strong>Dokumenten</strong>-, Records- und Content <strong>Management</strong> für den öffentlichen Sektor in Europa. Fachartikel<br />

in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in führenden Zeitschriften<br />

veröffentlicht.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im Umfeld des<br />

Workflow-, <strong>Dokumenten</strong>- und Records-<strong>Management</strong>.<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Compliance Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Kff_Compliance_2004.doc Datum: 29.03.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 12 von 12


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Ausblick<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2005


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

AusblickKeynote auf der DMS EXPO 2005<br />

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH<br />

Managing Partner der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> International Ltd.<br />

Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG<br />

Informationsflut<br />

„Drowned by the Flood“ – zunächst würde man heute hier an Flutkatastrophen in<br />

Indonesien, am Yangtse oder am Ganges denken. Mit einer anderen Flut muss sich<br />

derzeit jeder Anwender eines E-Mail-Postkorbes auseinandersetzen. Die<br />

Geschwindigkeit, mit der Informationen elektronisch erstellt und verteilt werden,<br />

steigt exponentiell. Inzwischen ist das Problem der Überführung von Papier in<br />

elektronische <strong>Systeme</strong> fast nachrangig geworden. Diese Sturmflut der Informationen<br />

trifft auf Lösungen, die für die Erschließung, Verwaltung und Bereitstellung von<br />

großen Datenmengen kaum vorbereitet sind – auf hierarchische Dateimanager, E-<br />

Mail-Postkörbe, verlinkte URL-Strukturen. Zwar bieten Content-, <strong>Dokumenten</strong>-,<br />

Records-, Media-Asset- und Archiv-<strong>Management</strong>-<strong>Systeme</strong> notwendige Komponenten<br />

an. Jedoch gehören diese noch lange nicht zur Basisausstattung der IT-<br />

Infrastruktur. Sie fristen vielfach noch als Insellösungen ihr Dasein. „In den 80er<br />

Jahren wurde ein Mangel an Information postuliert, der Entscheidungen<br />

beeinträchtigt. Das Blatt hat sich gewendet: seit den 90er Jahren gilt es aus der Flut<br />

von Information die entscheidungsrelevante herauszufiltern. „<br />

Der Wert von Information, die Abhängigkeit von der ständigen Verfügbarkeit von<br />

Information und die einfache Erschließbarkeit strukturierter wie auch unstrukturierter<br />

Information sind immer noch nicht überall erkannt. <strong>Dokumenten</strong>-Technologien haben<br />

häufig noch einen nachgeordneten, „Nice-to-Have“-Stellenwert. Es wird gern über<br />

Wissensmanagement philosophiert – vor einigen Jahren hätte man auch noch die<br />

Meinung vertreten können, man habe zu wenig Information – inzwischen haben sich<br />

aber die Fronten gedreht. Der Anwender erstickt in Information. Die Ermittlung der<br />

richtigen Information in der richtigen Qualität schluckt immer mehr Zeit. Auch die Idee<br />

des Internets als öffentlich zugänglicher globaler, universeller Informationsspeicher<br />

wird zunehmend in Frage gestellt – strukturierte, qualitätsgesicherte, zielgerichtete<br />

Informationssammlungen, Verzeichnisse und Datenbanken sind wieder auf dem<br />

Vormarsch. Die Anwender stellen sich sogar wieder darauf ein, dass Information<br />

nicht mehr kostenfrei ist, sondern in Abhängigkeit ihres Wertes bezahlt werden muss.<br />

Einerseits ertrinken wir in Information – und dürsten nach Wissen (um dieses Zitat zu<br />

bringen) - andererseits treten die ersten digitalen Überlieferungslücken auf. Solange<br />

nur irgendwelche Webseiten für immer verschwinden, war man bereit dieses in Kauf<br />

zu nehmen. Anders ist dies bei wirtschaftlich, wissenschaftlich, rechtlich oder aber<br />

historisch wichtigen Informationen. Allein auf Grund von Technologie- und Format-<br />

Lücken sehen die End-70er und Anfangs-80er heute schon sehr düster aus.<br />

Während uns die <strong>Systeme</strong> ständig nach dem Moore`schen Gesetz steigende<br />

Kapazitäten bereitstellen werden, so kann die Bewahrung von Information und die<br />

effiziente Verwaltung bereits heute kaum mehr Schritt halten.<br />

Information Overload, Information Gap und Information Divide<br />

Kunde: Vereon Projekt: Vortrag Autor: Kff<br />

Thema: Ausblick Topic: Handout Status: Fertig<br />

Datei: Ausblick.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 2 von 8


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

AusblickKeynote auf der DMS EXPO 2005<br />

„Wir erleben gleichzeitig einen ‚Information Overload’ und ein sich auftuendes<br />

‚Information Gap’ während die ‚Information Divide’ zunehmend Wissende mit Zugang<br />

zu Information von der Masse der Menschen trennt.“<br />

Die organisatorische Dimension, die Frage der Bewertung und die Abhängigkeit von<br />

der Verfügbarkeit werden eher komplexer und aufwendiger denn einfacher. Wir<br />

können auch nicht mehr einfach „STOP“ sagen und uns zurücklehnen – eine<br />

Nichtbeteiligung an der informations- und telekommunikationstechnologischen<br />

Entwicklung würde uns schnell ins „Aus“ bringen. So erleben wir gegenwärtig quasi<br />

gleichzeitig eine „Information Divide“, ein sich öffnendes „Information Gap“ und einen<br />

„Information Overflow“. <strong>Dokumenten</strong>-Technologien müssen endlich ihren Platz in<br />

globalen, nationalen, regionalen, unternehmensweiten und individuellen Sphären<br />

finden. Die Informationsflut macht auch nicht mehr vor dem Privatmann halt.<br />

Moderne <strong>Dokumenten</strong>-Technologie-Lösungen müssen daher nicht mehr nur auf den<br />

sogenannten professionellen Be-nutzer im Büro, sondern auch auf Privatleute und<br />

Menschen, die wenig mit IT zu tun haben, zugeschnitten werden. Das Problem der<br />

Bewältigung der Informationsflut zieht damit immer größere Kreise und hat leider den<br />

Nachteil, dass die einmal überschwemmten Gebiete nie wieder freigegeben werden.<br />

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von Information<br />

In Herstellerpräsentationen von neuen Softwaresystemen werden immer die Vorteile,<br />

die einfach zu bedienenden Oberflächen, der Nutzen für eine schnellere und<br />

medienbruchfreie Bearbeitung von Informationen usw. in den Vordergrund gerückt.<br />

Die potentiellen Anwender denken an neue Funktionalität, an die Steigerung des<br />

Durchsatzes in der Antragsbearbeitung, bessere Integration, medienbruchfreie<br />

Bereitstellung von Informationen in elektronischen Akten, intelligent unterstütztende<br />

Vorgangsbearbeitungslösungen, Einsparung von Räumen und vieles mehr.<br />

Eines wird jedoch häufig übersehen und wird mancherorts erst bemerkt, wenn die<br />

<strong>Systeme</strong> einmal stehen. In dem Maße wie wir auf die Nutzung elektronischer<br />

<strong>Systeme</strong> setzen, sind wir von ihrer ständigen Verfügbarkeit abhängig. Dies kann<br />

bereits existentiell bedrohend sein. Beim letzten größeren Erdbeben in Kalifornien<br />

haben ca. 10% der betroffenen Firmen die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebes<br />

nicht hinbekommen – nicht etwa weil Lagerhallen eingestürzt waren – nein, weil sie<br />

ihre DV- und Datenhaltungssysteme nicht rechtzeitig wieder in Betrieb nehmen<br />

konnten.<br />

Jeder Bank ist hinlänglich bekannt was passiert, wenn die operativen <strong>Systeme</strong> ein<br />

paar Tage oder gar mehr als eine Woche still stehen, wenn der Zahlungsverkehr<br />

nicht mehr abgewickelt werden kann, wenn der Broker keine elektronischen Order<br />

mehr platziert, wenn Bewegungs- und Stammdaten korrupt werden ... das Geschäft<br />

kommt sehr schnell zum Erliegen. Die Mitarbeiter kann man noch eine Zeitlang mit<br />

der übergangsweisen Arbeit mit Papier beschäftigen – aber, was wenn man sich<br />

entschlossen hat, ein elektronisches System mit früher Erfassung und Vernichtung<br />

aller Papierunterlagen zu installieren? Wenn beide <strong>Systeme</strong> nicht mehr laufen,<br />

kommt die produktive Arbeit innerhalb weniger Stunden zum Erliegen. Steht eines<br />

Kunde: Vereon Projekt: Vortrag Autor: Kff<br />

Thema: Ausblick Topic: Handout Status: Fertig<br />

Datei: Ausblick.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 3 von 8


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

AusblickKeynote auf der DMS EXPO 2005<br />

der <strong>Systeme</strong>, dann entsteht ein Medienbruch, der langwieriges Nachführen und<br />

Konsolidieren nach sich zieht.<br />

Rechenzentren in größeren Betrieben und Verbünden haben das Problem der<br />

Datensicherung und Hochverfügbarkeit im Griff - redundante Systemauslegungen,<br />

automatisierte Sicherungen, regelmäßige Überprüfung der <strong>Systeme</strong>. Also warum<br />

denn Panik? Die Frage ist, gilt dies auch für Dokumente in den Archiven, Daten im<br />

Workflow, der unabhängig von der führenden operativen Anwendung läuft, für die<br />

Massen von E-Mails, für die Inhalte der Portale?<br />

Nichtverfügbarkeit und Verlust von Information sind existenzbedrohend<br />

Die Verfügbarkeit von Informationen in DRT-Lösungen ist inzwischen als genauso<br />

kritisch anzusehen wie die in den traditionellen Legacy-<strong>Systeme</strong>n. Ein Hauch des<br />

Erkennens zuckte in den Köpfen der Entscheider beim Anblick der Millionen<br />

Dokumente, die am 11. September durch die Straßen New Yorks wehten. Für eine<br />

kurze Zeit war dann „Desaster Recovery“ eines der brandheißen Themen auf<br />

Kongressen und in Publikationen. An dieser Diskussion hat sich auch die DRT-<br />

Branche mit konkreten Lösungsszenarien beteiligt. Doch die Erinnerung schwindet<br />

beim Menschen schnell. Alle redeten von Sicherheit, umgesetzt wurde aber wenig.<br />

Dabei bieten gerade <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-Lösungen mit auslagerbaren<br />

Medien, von denen einfach und billig Sicherheitskopien gefertigt werden können, die<br />

Möglichkeit digitalisiertes Papier und originär elektronische Information kontrolliert in<br />

beliebiger Menge bereitzustellen.<br />

Jedes Unternehmen muss bei der Einführung einer IT-Lösung sich Klarheit darüber<br />

verschaffen, in welche Abhängigkeit es sich begibt. Leider fehlen meistens in<br />

Konzepten zur Einführung Risiko-Analysen und Fall-Back-Strategien. Ganz zu<br />

schweigen, dass es in kaum einem Unternehmen eine „Records <strong>Management</strong> Policy“<br />

gibt, die den Umgang mit aufbewahrenswerter Information und die Kriterien der<br />

Sicherung der Verfügbarkeit beschreibt. Dabei müssen es nicht einmal Katastrophen<br />

sein, die Informationsverfügbarkeit beeinträchtigen. Auch Nachlässigkeit z. B. beim<br />

regelmäßigen Überprüfen der Lesbarkeit von Medien oder bei der Planung von<br />

Systemwechseln kann zu irreparablen Informationsverlusten führen. So sind z. B.<br />

heute die Magnetbänder der NASA-Mars-Expeditionen nicht mehr auswertbar. Ein<br />

unersätzlicher wissenschaftlicher und monetärer Verlust.<br />

Wir müssen uns zunehmend darauf einrichten, dass auch intentionell Angriffe auf<br />

unsere Informationen durchgeführt werden. Das derzeitige Hacking von Webseiten<br />

ist dabei nur ein kleiner Vorgeschmack zukünftiger Herausforderungen. Auch die<br />

Stilllegung des gesamten Internets für ein paar Stunden lässt sich gerade eben noch<br />

verkraften. Wenn jedoch die entscheidenden Informationsbestände vernichtet oder<br />

verändert werden, wird aus dem Traum des Informationszeitalters ein lang<br />

anhaltendes Trauma. Erste Beispiele, wo die aktuellen Pläne elektronisch beim<br />

Wettbewerber liegen und im eigenen System nur geänderte, unbrauchbare Kopien<br />

auffindbar sind (zumindest hiervor hätten Offline-aufbewahrte WORM-Medien<br />

bewahren können) zeigen, dass dieses Problem alle angeht.<br />

<strong>Dokumenten</strong>-Technologie-Lösungen müssen daher nicht nur an der vordersten Front<br />

der technologischen Entwicklung „mitspielen“, sie müssen die Gewähr bieten, dass<br />

der Wert der Information durch gesicherte langfristige Verfügbarkeit, Nutzbarkeit und<br />

Kunde: Vereon Projekt: Vortrag Autor: Kff<br />

Thema: Ausblick Topic: Handout Status: Fertig<br />

Datei: Ausblick.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 4 von 8


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

AusblickKeynote auf der DMS EXPO 2005<br />

Authentizität erhalten bleibt. Die Anbieter müssen Lösungen entwickeln, die die<br />

Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen auf ein<br />

Mindestmaß reduzieren. Dies ist auch eine Chance, ein neues eigenständiges Profil<br />

zu entwickeln – als „Bewahrer der digitalen Überlieferung“.<br />

Wirtschaftlichkeit einmal anders gesehen<br />

In fast allen Projekten – ob sie nun unter der Titelzeile <strong>Dokumenten</strong>management,<br />

Archivierung, Wissensmanagement, Informationslebenszyklusverwaltung,<br />

Contentmanagement oder Geschäftsprozessmanagement laufen – ist es immer das<br />

gleiche Thema: der Nachweis der Wirtschaftlichkeit. Kosten-/Nutzenuntersuchungen,<br />

finanzielle Ist- und Soll-Gegenüberstellungen, Abschätzung des zu erwartenden ROI<br />

Return on Invest oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind vor der Investition in<br />

<strong>Dokumenten</strong>-Technologien vom Team vorzulegen. Sie entscheiden häufig darüber,<br />

ob das Projekt durchgeführt wird. Aber hat jemand schon einmal diese Fragen<br />

ernsthaft bei der Investition in SAP, in neue Netzwerkkabel oder in das Update einer<br />

populären Office-Software als Grundlage für eine Entscheidung darüber, ob man<br />

etwas überhaupt tut, benutzt?<br />

Meines Erachtens ist der bisherige Ansatz grundsätzlich falsch. Es geht beim<br />

Anwender nicht darum einen Nachweis der Wirtschaftlichkeit für die Einführung einer<br />

DRT-Lösung zu fordern sondern von der Unternehmensleitung, der Organisation,<br />

den Kontrolleuren und anderen Entscheidern den Nachweis abzuverlangen, dass es<br />

ohne den Einsatz von ECM-, DMS- KM- oder ILM-Technologien eine Chance für das<br />

Überleben des Unternehmens gibt. Diese Technologien sind heute notwendige<br />

Infrastrukturen!. Der Spiess muss also umgedreht werden. Wir wissen heute, dass<br />

moderne DRT-Lösungen sicher und kostengünstig sind, dass wir ohne sie weder die<br />

Compliance-Anforderungen, noch die Anforderungen an einen effizienten<br />

Kundenservice erfüllen können, dass wir ohne sie hilflos von der Informationslawine<br />

überrollt werden, dass wir ohne sie die Information in unserem Unternehmen nicht<br />

als Wissen nutzen können, dass wir ohne den Einsatz dieser Lösungen im<br />

Wettbewerb nicht bestehen können. Diese Erkenntnis, dass ECM genauso wichtig<br />

wie CRM oder ERP ist, muss in die Entscheideretagen transportiert werden.<br />

Besonders in einer Gesellschaft mit hohen Lohnkosten und hohen Ansprüchen an<br />

den Lebensstandard, die über kaum natürliche Ressourcen verfügt, sind<br />

Schnelligkeit, Innovation, Kundenservice und „Information at your Fingertips“<br />

entscheidende Faktoren für die Wirtschaft und für das Überleben unserer<br />

Unternehmen.<br />

Wo liegen die größten Wirtschaftlichkeitspotentiale – nicht beim Sparen von<br />

Raumkosten oder Organisationsmitteln, sondern in den Personalkosten, direkt und<br />

indirekt. Schnellere Bearbeitung durch Prozessunterstützung, automatisierter<br />

elektronischer Posteingang, vollständige virtuelle Aktensichten auf alle Informationen<br />

zu Kunden, Produkten und Vorgängen, elektronische Archivierung aller Daten ...<br />

weitere Positionen gibt es ohne Ende. Jedoch laufen sie alle auf das Gleiche hinaus<br />

– Einsparung von Arbeitszeit, Einsparung von Personal. Auch wenn wir Mitarbeiter in<br />

Deutschland nicht einfach auf die Straße setzen können, zielen alle Bestrebungen<br />

zur Verbesserung der Ergebnisse, zur Straffung der Prozesse und zur Vermeidung<br />

Kunde: Vereon Projekt: Vortrag Autor: Kff<br />

Thema: Ausblick Topic: Handout Status: Fertig<br />

Datei: Ausblick.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 5 von 8


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

AusblickKeynote auf der DMS EXPO 2005<br />

von Kosten auf das Personal ab. Der Einsatz von <strong>Dokumenten</strong>-Technologien wie<br />

Collaboration, Knowledge <strong>Management</strong>, Workflow und ähnlichen Lösungen<br />

vernichtet Arbeitsplätze. Und in unserer Dienstleistungsgesellschaft gibt es wenig<br />

Alternativen, wenn nun auch die Büros durchoptimiert werden.<br />

Kunde: Vereon Projekt: Vortrag Autor: Kff<br />

Thema: Ausblick Topic: Handout Status: Fertig<br />

Datei: Ausblick.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 6 von 8


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

AusblickKeynote auf der DMS EXPO 2005<br />

Anschrift des Autors<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensbratung GmbH<br />

Breitenfelder 17<br />

D-20251 Hamburg<br />

Tel.: 040 / 460 762 20<br />

Fax: 040 / 460 762 29<br />

E-Mail: Presse@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Web: www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Autorenrecht und CopyRight<br />

Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH 2005. Alle Rechte vorbehalten<br />

Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors. Jeglicher Abdruck,<br />

auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu<br />

genehmigen. Die Verwendung von Texten, Textteilen, grafischen oder bildlichen Elementen ohne<br />

Kenntlichmachung der Autorenschaft ist ein Verstoß gegen geltendes Urheberrecht. Belegexemplare,<br />

auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.<br />

Kunde: Vereon Projekt: Vortrag Autor: Kff<br />

Thema: Ausblick Topic: Handout Status: Fertig<br />

Datei: Ausblick.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 7 von 8


Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

AusblickKeynote auf der DMS EXPO 2005<br />

Profil des Autors<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Gründer und<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung<br />

GmbH, Hamburg, eine der führenden produkt- und<br />

herstellerunabhängigen Beratungsgesellschaften für ECM Enterprise<br />

Content <strong>Management</strong>, BPM Business Process <strong>Management</strong>,<br />

Knowledge <strong>Management</strong> und andere DRT Document Related<br />

Technologies. Er ist Gründer und Managing Partner der <strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong> International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden<br />

aller Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und<br />

Einführung von DRT-Lösungen. Von der IT-Zeitschrift<br />

ComputerWoche wurde er im Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten IT-<br />

Machern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im Jahr<br />

2001 als einziger Berater zu den 25 wichtigsten Köpfen der DMS-<br />

Branche gezählt.<br />

Als Gründer und langjähriger Vorstandssitzender des VOI Verband Organisations- und<br />

Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prägte er wesentlich den deutschen Markt für<br />

<strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>. Beim internationalen <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-Anbieter<br />

Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors. Seit dem<br />

Zusammenschluss des IMC und der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International, den<br />

weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise Content<br />

<strong>Management</strong> Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender<br />

des European Board of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002 Mitglied des<br />

internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM<br />

Komitees.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europäischen Kommission,<br />

leitete das DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Barcelona 2002 und ist<br />

einer der Direktoren des DLM-Network EEIG.<br />

Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen wie<br />

elektronische Archivierung, Records-<strong>Management</strong>, <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>, Workflow,<br />

Rechtsfragen, Business Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf<br />

zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als<br />

Keynote-Sprecher mit.<br />

Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best<br />

Practice zur elektronischen Archivierung“ und das Handbuch „<strong>Dokumenten</strong>management –<br />

Grundlagen und Zukunft“. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers für<br />

elektronisches <strong>Dokumenten</strong>-, Records- und Content <strong>Management</strong> für den öffentlichen Sektor<br />

in Europa. Fachartikel in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in<br />

führenden Zeitschriften veröffentlicht.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im<br />

Umfeld des Workflow-, <strong>Dokumenten</strong>- und Records-<strong>Management</strong>. Er lehrt an der Universität<br />

Kiel / MMC MultiMedia Campus zu Themen des <strong>Dokumenten</strong>-, Content- und<br />

Wissensmanagement.<br />

Kunde: Vereon Projekt: Vortrag Autor: Kff<br />

Thema: Ausblick Topic: Handout Status: Fertig<br />

Datei: Ausblick.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 8 von 8


<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

170 Systems Inc. http://www.170systems.com 170 MarkView x x x<br />

1A Computersysteme GmbH http://www.1a-computersysteme.de 1A Archiv x x<br />

A+A AG http://www.aplusa.ch Digital DataFinder x x 20030219<br />

A & P GmbH http://www.objectsite.de Objectsite x<br />

A2iA http://www.a2ia.com FieldReader x x x<br />

a3 systems GmbH http://www.a3systems.com danteR 4i x<br />

Abbyy Europe GmbH http://www.abbyy.com FineReader x x x 20041014<br />

ablony AG http://www.ablony.de ablony PortalSystem x x<br />

abmedia GmbH http://www.dev4u.de Dev4u 1.8 x<br />

acadon GmbH http://www.acadon.de ArchiveLink x<br />

accantum GmbH http://www.accantum.de Accantum x 20050404<br />

AccuSoft Corp. http://www.accusoft.com ImageGear x x x x<br />

Accutrac Inc. http://www.accutrac.com Accutrac x x x<br />

Access & Archive Technology Ltd. http://www.aatech.co.uk Alchemy x x x x<br />

aClass+aWeaver GbR http://www.freestyleone.de freestyle ONE 3.00.01 x<br />

active mining AG http://www.active-mining.de BeCube x x<br />

activeWeb GmbH http://www.active-web.de contentserver x<br />

Adobe Systems http://www.adobe.de Content Server 3 x x x 20040512<br />

Agfa GmbH http://www.agfa.de Digital File Office x x x 20030425<br />

AGI http://www.agi-imc.de/ Information Center x<br />

agorum Software GmbH http://www.agorum.de ROI x x<br />

AH-Datentechnik http://www.ah-datentechnik.de AutoVue x 20000727<br />

AIDOS Software AG http://www.aidossoftware.de AIDOS x<br />

AIXPLAIN AG http://www.aixplain.de PLAINClassify x<br />

Akten - James Software GmbH http://www.akten-james.de/ Akten-James DMS x x x<br />

Aladdin Knowledge Systems GmbH http://www.aladdin.de/ Privilege x x x<br />

Algo Vision GmbH http://www.algovision.de LuraTech x 20030425<br />

All-Dynamics Software GmbH http://www.all-dynamics.de Contentmanagement x x<br />

Allgeier IT Solutions AG http://www.allgeier.com AC Archive x x<br />

Alpha x digital AG http://www.docbox.de Doc-Box x x x<br />

altavier Informationssysteme GmbH http://www.altavier.de Publicity x x<br />

amenotec GmbH http://www.amenotec.de Cortics Search x x 20030425<br />

AMMMa AG http://www.ammma.de Community::Web x 20010710<br />

Ancoma AG http://www.ancoma.li SEO x<br />

Anite Public Sector http://www.aniteps.com Anite@Work x x x x x<br />

AntzSystem GmbH http://www.antzsystem.de DIPclassic x<br />

AnyDoc GmbH http://www.anydocsoftware.com AnyDoc x x x x x<br />

AP AG http://www.ap-ag.com P2plus DMS x x<br />

arago AG http://www.arago.de arago DocMe x<br />

Archivista GmbH http://www.archivista.ch Archivista Version 5 x x<br />

Arcusoft GmbH http://www.arcusoft.de DokuBit x x x<br />

AREXERA Information GmbH http://www.arexera.de X-Dokument Classifier x<br />

arge.webstuhl http://www.webstuhl.net quickpage v 4.1 x<br />

arte media productions GmbH http://www.arte-media.net neXT 3.7 x<br />

Artec Computer GmbH http://www.artec-it.de EMA x<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH April 2005 Alle Rechte vorbehalten Seite 1 von 11


<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

AS GmbH http://www.as-computer.de workflowgen x<br />

Assetlink AG http://www.assetlink.de <strong>Management</strong> x<br />

ASM GmbH & Co. KG http://www.asm-jukebox.de Tape/WORM/CD x 20040617<br />

asOne XP GmbH http://www.asone.de Server x x 19991112<br />

aStec GmbH http://www.astec.de aDIS/BMS x x x<br />

Astoria Software Inc. http://www.astoriasoftware.com Astoria CMS x x<br />

Atomz http://www.atomz.com Atomz Publish x x<br />

Attachmate GmbH http://de.attachmate.com INFOConnect x 19990716<br />

Authentica Inc. http://www.authentica.com PageRecall x 20000508<br />

AuthentiDate AG http://www.authentidate.de/ eArchive x 20011121<br />

AuthorIT Software Corp. http://www.authorit.de AuthorIT V4 x x<br />

Autonomy http://www.autonomy.com IDOL Server x x 20030807<br />

avenit AG http://www.avenit.de vivego - cms x<br />

Axentic http://www.axentic.com Site/Serverlizenz x<br />

Axinom GmbH http://www.axinom.de Enterprise Web Suite x x<br />

Axiome Alpha SA http://www.axiome.ch axm x<br />

Axios Systems GmbH http://www.axiossystems.de assyst x<br />

Axtel Inc. http://www.axtel.com SDK for QR Code x x<br />

B & L OCR <strong>Systeme</strong> GmbH http://www.blocr.de/ FormStar x x<br />

B.I.O.S. GmbH http://www.bios-online.de Enterprise Portal x x<br />

BancTec GmbH http://www.banctec.de/ eFirst archive+ x x x x x x 20040903<br />

Banta Integrated Media http://www.banta-im.com Bmedia 2.7 x<br />

Barr Systems Inc. http://www.barrsystems.com BARR Print Server x x x<br />

BasWare GmbH http://www.basware.de Rechnungsverarb. x x 20030425<br />

Batix Software GmbH http://www.batix.com <strong>Management</strong> System x<br />

BDV Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH http://www.bdv.com Uniarchiv / Unides x x<br />

Be.Beyond GmbH & Co http://www.bebeyond.de MIRAR x<br />

Beta Systems AG (+Kleindienst) http://www.betasystems.com/ Icr u.a. x x x x x x x x x 20041014<br />

Biermann Internet Service Engen http://www.bise.de BISE - CMS x<br />

BioMedion GmbH http://www.biomedion.com BM windream x<br />

BOGS Marketing & IT GmbH http://www.bogs.de BOGS CMS PRO 2.0 x<br />

BOO Technologies GmbH & Co. KG http://www.boo.de S4EP x x x x 20030306<br />

Böwe Bell & Howell L.L.C. http://www.bhscanners.com Scanner x x<br />

BOX6 Networking GmbH http://www.box6.net SiteSupra VCS2 Pro DE x<br />

BOXALINO AG http://www.boxalino.com Software x<br />

Bricolage http://bricolage.cc Bricolage x<br />

BroadVision Inc. http://www.broadvision.com One-To-One Content x<br />

BuddyWorX http://www.buddyw.de BuddyW 1.0 x x<br />

C:1 Financial Services GmbH http://www.c1-fse.de contelligent 1.8 x x<br />

CACI Inc. http://www.caci.com Impass x x x x x<br />

cactus GmbH http://www.cactus-group.de Cactus CMS 1.2 x<br />

Cad-Capture Limited http://www.cadcap.co.uk CadCap x x<br />

camindo systems http://www.camindo.de camindo CMS 3 x<br />

Canon GmbH http://www.canon.de ScanFile x x x x x x<br />

Captaris http://www.captaris.com/ Captaris x x x<br />

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<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

Captiva Software GmbH http://german.captivasoftware.com/ inputAccel x x 20040617<br />

Captovation Inc. http://www.captovation.com Check Capture x x<br />

CARNOT GmbH & Co. KG http://www.carnot.de/ eProcessEngine x x 20020422<br />

casotec GmbH http://www.casotec.de KeyContract<br />

CC Data Ltd. http://www.ccdata.co.uk e-marc x x x x x x x<br />

Cendris GmbH http://www.cendris.de Cendris x<br />

Centra Software Inc. http://www.centra.com Centra 7 x 20030612<br />

Central PA Data Services Inc. http://www.cpds.net Net Intelligence x x x x x<br />

CESOFT GmbH http://www.cesoft.de IMP/3 x x<br />

CEYONIQ Technology GmbH http://www.ceyoniq.de Content Manager x x x x x 20040817<br />

Clickability http://www.clickability.com cmPublish x<br />

Coextant Systems AG http://www.coextant.de/ hyper.net4 x x x 20020521<br />

COI GmbH http://www.coi.de/ businessflow x x x x x x x 20030903<br />

Cominformatic AG http://www.cominformatic.ch Axxento x x x<br />

Comline AG http://www.comline.de/ e4 x x x x<br />

Compart GmbH http://www.compart.net DocBridge x<br />

Component Software http://www.csn.no ConTempus.Archive x x x<br />

Comprendium AG http://www.comprendium.de infoStore x x x x x 20040903<br />

Compris Intelligence GmbH http://www.compris.com/ textMark x x 20010710<br />

Conet AG http://www.youatweb.de Manager x 20040512<br />

CONTENS Software GmbH http://www.contens.de Contens Enterprise x x<br />

ContentServ GmbH http://www.contentserv.de ContentServ CMS x<br />

Context Media Inc. http://www.contextmedia.com interchange suite x x x x<br />

Convera http://www.convera.de RetrievalWare 8 x x 20010809<br />

Convergent EDM Inc. http://www.convergentedm.com Workgroup x x x x x x x<br />

CoreMedia AG http://www.coremedia.com SmartContent x x x x 20040315<br />

Create!form Inc. http://www.createform.com create!form x x<br />

CrownPeak Technology http://www.crownpeak.com Advantage CMS x<br />

Cyco Software http://www.cyco.com Meridian x x x<br />

CYMINDS http://www.cyminds.com cymanager x x x<br />

d.velop AG http://www.d-velop.de d.velop/d.3 x x x x x x x x x 20041126<br />

daa Systemhaus AG http://www.daa.de/ scanview x x x 20041217<br />

Daeja Image Systems http://www.daeja.com ViewOne x x<br />

dakota imaging http://www.dakotaimaging.com HealthClaim Expert x x x x<br />

Datacap Inc. http://www.datacap.com TaskMaster x x x<br />

Datamatics Ltd. http://www.datamatics.de div. x x<br />

Datascan GmbH http://www.datascan.de dsScanCapture x x<br />

Datasec GmbH http://www.datasec.de Doku@Web x x 20030516<br />

Day AG http://www.day.com Day Communiqué 3.5 x 20050512<br />

Decos Document <strong>Management</strong> http://www.decos.de Decos Document x x x<br />

Decision <strong>Management</strong> Inc. http://www.questys.com Questys Web x x x x x x x x<br />

DETEC GmbH http://www.detec.de LaserSoft x x<br />

DIaLOGIKa GmbH http://www.dialogika.de/ multiDESK x x<br />

DICOM AG http://www.dicom.de Kofax Ascent Capture x x x 20010329<br />

DIGIDOK GmbH http://www.digidok.com DD-SmartCapture x x<br />

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<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

DIGISYS Digitale <strong>Systeme</strong> GmbH http://www.digisys.de ArcExtender x x x<br />

Digital Check Corp. http://www.digitalcheck.com TS Serie x<br />

Digital Collections GmbH http://www.digicol.de DC4 x<br />

Digitech Systems Inc. http://www.digitechsystems.com Paperflow x x x x x<br />

DISC Inc. http://www.disc-storage.com/ Orion Series (u.a.) x x x<br />

divine oHG http://www.divine.de divine x<br />

dms GmbH http://www.dms-gmbh.de dmsTree x x<br />

DMSFACTORY GmbH http://www.dmsfactory.com Tinca x x<br />

DocStar http://www.docstar.com DocStar RAID x x x x<br />

DocStream GmbH http://www.docstream.de D-CLASS x x x<br />

Docubase Inc. http://www.docubase.net Docubase basic x x x x<br />

Doculex Inc. http://www.doculex.com OCR-it x x x<br />

Document Sciences http://www.docscience.com xpression x x<br />

DocuPortal Gbr http://www.docuportal.de DocuPortal 2002 x x 20040722<br />

Docustore http://www.docustore.de DocuStore 2000 x x<br />

Docutec AG http://www.docutec.de Xtract x x 20030903<br />

DocuWare AG http://www.docuware.de DocuWare 4.5 x x x x 20030219<br />

Dr. Pfaff Ltd. http://www.drpfaff.de Dr.Doc x x 20010302<br />

DSM Handhabungssysteme GmbH http://www.terastore.de Terastore Jukebox x<br />

DST Systems Inc. http://www.dstawd.com AWD x x x x x<br />

dti AG http://www.dti.ch Retrievalware x x x x<br />

EASY Software AG http://www.easy.de EASY Enterprise x x x x x x 20040315<br />

eGain http://www.egain.com Gateway x<br />

egip Software AG http://www.egip.com egip Process Engine x x<br />

EGOTEC GMbH http://www.egotec.de EGOCMS x x<br />

Ektron http://www.ektron.com Ektron CMS 300 x<br />

ELO Digital Office GmbH http://www.elo-digital.de Elo Office x x x x x 20020327<br />

Elsag Solutions http://www.elsag-solutions.de EBES ICRM x x x 20040219<br />

EMC GmbH (+Documentum,+Legato) http://www.emc2.de Documentum, x x x x x x x x x x x x 20041014<br />

emineo AG http://www.emineo.ch InfoRouter x x<br />

Emojo http://www.emojo.com Affino x<br />

empolis GmbH http://www.empolis.de e:KMS x<br />

e-novative GmbH http://www.e-novative-gmbh.de e-novative cms x<br />

Equitrac http://www.equitrac.com equitrac x<br />

Esker GmbH http://www.esker.de DeliveryWare x x 20030903<br />

e-spirit GmbH http://www.e-spirit.de FIRSTspirit x<br />

ES-Services AG http://www.conthek.ch ConThek®<br />

Ever http://www.ever.fr EverSuite x x x x 20030612<br />

ewerk GmbH http://www.ewerk.de conrad:// x<br />

Exigen GmbH http://www.exigengroup.com exigen Process x 20010508<br />

Fabasoft Software AG http://www.fabasoft.com Components x x x x x x 20030710<br />

Falken http://www.falken-documenttechnologies.com FDTfile x x<br />

FatWire http://www.fatwire.com FatWire Content Server x<br />

Feith Systems Inc. http://www.feith.com FDD x x x x x x x<br />

FileNet Corp. http://www.filenet.de P8 ECM x x x x x x x x x 20040817<br />

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<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

Fischer Computertechnik GmbH http://www.fct.de TIM DA x x<br />

FJA Feilmeier & Junker AG http://www.fja.com FJA LifeFactory x x x x x x<br />

Flying Dog Software http://www.flyingdog.biz Edition x x 20031117<br />

Fog Creek Software http://www.fogcreek.com CityDesk x x<br />

FORBATEC GmbH http://www.forbatec.de Forba Doxis x x x x<br />

forcont business technology GmbH http://www.forcont.de forcont factory x x 20040722<br />

Formscan http://www.formscan.com OCR for Forms x x x<br />

FormScape GmbH http://www.formscape.com DocsOnline x x 20011002<br />

foxray AG http://www.foxray.de ScanRay x x x x<br />

Frontline Ltd. http://www.frontline.eu.com ICARuS x x x x x x<br />

Fujitsu Deutschland GmbH http://www.fdg.fujitsu.com/ Scanner, Tape Libraries x x x x x x x<br />

FUP 3i GmbH http://www.fup3i.de Livenet3.media x<br />

Future Soft Inc. http://www.futuresoft.com DCS 8 x x x 20021119<br />

GAIN GmbH http://www.gain.de GAIN System x<br />

GDA GmbH http://www.gda.com DynaWO 2300 x x 20021218<br />

Gedys GmbH http://www.gedys.de GEDYS Intraware x x x x<br />

GEHAG-DSK GmbH http://www.gehag-dsk.de eLEU x x x 20020327<br />

Gelas GmbH http://www.gelas.de Questys<br />

GenieTek Innovations http://www.docugenie.com Docugenie x x<br />

GFT Solutions GmbH http://www.hyparchiv.com HYPARCHIV x x x x x 20040903<br />

GID GmbH http://www.gid-it.de onBase x x x x x x<br />

GIS GmbH http://www.gish.de GIS ICM x<br />

Global 360° http://www.global360.com KoVIS x x x x x 20040219<br />

Gradwerk interaktive medien GmbH http://www.gradwerk.de Content-Manager pro x<br />

Grau AG http://www.graudatastorage.de Infinistore x x 20031215<br />

Group 1 Software Ltd. http://www.g1.com DOC1 x x x x<br />

Group Technologies AG http://www.group-technologies.com/de iQ Suite x x x x<br />

GSD mbH http://www.gsd-software.com GSD Docuframe x<br />

GSE http;//www.graebert-gse.de ArchivPlus/400 x x x<br />

H&S http://www.hs-soft.de PAM-Storage x x x x<br />

Habel GmbH & Co. KG http://www.habel.de Habel x<br />

HandySoft Corp. http://www.handysoft.com BizFlow x x x x<br />

HAUK & SASKO GmbH http://www.hauk-sasko.de UKiS x<br />

HAVI GmbH & Co. KG http://www.havi.de AFP Solutions x x x<br />

Heidelberg AG http://www.heidelberg.com Prinect x x x x<br />

Herrlich & Ramuschkat GmbH http://www.herrlich-ramuschkat.de iRacer x x x<br />

Hewlett Packard GmbH http://www.hp.com/de HP StorageWorks, u.a. x x x x x x 20040512<br />

hinrichs & müller GmbH http://www.hinrichs-mueller.de AMS++ x<br />

Hitachi Data Systems GmbH http://www.hds.de HiCommand, div. x x<br />

HMSL Ltd. http://www.hmsl.co.uk WebFlo x x x x<br />

Hohsoft-Produkte AG http://www.hohsoft.de ArcSoft<br />

HospiData http://www.hospidata.de HospiData*MED x<br />

hoyh http://www.hoyh.com im2 x x<br />

HSP GmbH http://www.archivierungspflicht.de Opti.List Professional x x x<br />

Hummingbird Ltd. http://www.hummingbird.com DOCSOpen x x x x x x x x x 20041217<br />

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<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

Hyland Software http://www.hyland.com OnBase DMS x x x x x x x x 20020422<br />

Hyperwave AG http://www.hyperwave.de eKnowledge Suite x x x x x x x 20030903<br />

I QUADRAT AG http://www.i2ag.de/ IBAS x<br />

IBM GmbH (+Lotus) http://www.ibm.com/de Content Manager, u.a. x x x x x x x x x x x x x 20040903<br />

ic4b AG http://www.ic4b.de web4biz x<br />

Identitech Inc. http://www.identitech.com FYI Content x x x x 20010508<br />

Image Access Inc. http://imageaccess.com/html/default.htm Bscan x x<br />

Image Processing Systems Inc. http://www.imageserv.com Image OnSite x x x<br />

Image Transfer GmbH http://www.image-transfer.de management by objects x x<br />

Imaging Business Machines LLC http://www.ibml.com SoftTrac x<br />

iMarkup Inc. http://www.imarkup.com iMarkup Server v4 x x 20020121<br />

im-brain GmbH http://www.im-brain.de im-brain server x x x x<br />

Imixs Software Solution GmbH http://www.imixs.com <strong>Management</strong> System x x<br />

Impression Technology Inc. http://www.impression-technology.com iCapture x x x x x<br />

INCEDO AG http://www.incedo.de webscaler x x<br />

infoAsset AG http://www.infoasset.de infoAsset Broker x x<br />

InfoCAP Technologies Limited http://www.infocap.co.uk infoCap x<br />

InfoMiner AG http://www.infominer.de Text Mining TASSOS x x<br />

Infopark AG http://www.infopark.de NPS CMS x x x x x x x 20020327<br />

Information <strong>Management</strong> http://www.imrgold.com Alchemy x x x x x x<br />

Informatique-MTF SA http://www.imtf.com Hypersuite x x x x x x x<br />

Informed Imaging Limited http://www.informedimaging.com xPert x x x<br />

INFOSOFT GmbH http://www.easys.com eASys x x x<br />

Ingeniux Corp. http://www.ingeniux.com System 4.0 x<br />

Innovation Gate GmbH http://www.innovationgate.de/ WebGate x<br />

InoTec GmbH Organisationssysteme http://www.scamax.com Scamax x<br />

insiders GmbH http://www.insiders.de mindaccess x x 20020611<br />

Integic http://www.integic.com e.Power x x x<br />

intelligent views GmbH http://www.intelligent-views.de K-Infinity x<br />

Intermate A/S http://www.intermate.com InterForm400 x x<br />

InterRed GmbH http://www.interred.de interred x x<br />

Interwoven Inc. (+iManage) http://www.interwoven.com WorkSuite x x x x x x 20040817<br />

IntraFind Software AG http://www.intrafind.de TopicFinder x<br />

IntraWare Inc. http://www.intraware.com ESDM x x 20000530<br />

IQDoQ GmbH http://www.iqdoq.de HYPERDOC x x x x 20020710<br />

iq's Software http://www.iqs.de iqs Documentcenter x<br />

Iron Mountain http://www.ironmountain.com Connect x x x<br />

ISIS Papyrus GmbH http://www.isis-papyrus.com papyrus x x x x x 20020305<br />

ITESOFT http://www.itesoft.de/ ITESOFT.FreeMind x x x 20030516<br />

itiniumSoft http://www.itinionsoft.de Accantum x 20050504<br />

iUpload http://www.iupload.com iUpload x<br />

JVC Professional Ltd. http://www.jvcpro.de Optical Disc Libraries x x<br />

Keyproducts GmbH http://www.keyproducts.de keydox x x x x x x 20000817<br />

KMtechnologies http://www.kmtechnologies.com Work2gether x x x x<br />

KnowledgeLake Inc. http://www.knowledgelake.com tablerock x x<br />

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<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

knowledgepark AG http://www.knowledgepark-ag.de knowledge mission x x x<br />

Kodak Document Imaging GmbH http://wwwde.kodak.com/ div. x<br />

DICOM http://www.dicom.ch Ascent Capture x x x 20030903<br />

Konica Inc. http://www.konica.de docmaster x<br />

Kühn & Weyh Software GmbH http://www.kwsoft.de M/DMS x x x x<br />

LEAD technologies Inc. http://www.leadtools.com leadtools web services x x x<br />

Leapfrog Interactive AB http://www.leapfrog.se Leapfrog Asset Manager x<br />

Level 8 Systems Inc. http://www.level8.com Cicero x 20000215<br />

levigo solutions GmbH http://www.levigo.de jadice DS CM6.x x<br />

Liberty IMS http://www.liberty.com LibertyNET x x x x x x x x x<br />

LIMBAS http://www.limbas.com LIMBAS<br />

Liquent http://www.liquent.com/de Regulatory Intelligence x x<br />

Liske http://www.liske.de MIRAKEL x x x x x<br />

LizardTech Inc. http://www.lizardtech.com DjVu x x<br />

Logic DATA GmbH http://www.logicdata.de Server x<br />

Lorenz Archivsysteme GmbH http://www.lorenz.cc LDMS; Docubridge x x x 20010329<br />

Maas GmbH http://www.maas.de XML4Cobol x x x x 20000620<br />

MACH AG http://www.mach.de MACH Web x x x<br />

Macro 4 GmbH http://www.macro4.de BIL x x x<br />

Mambo Ltd. http://www.mamboserver.com Mambo Server x<br />

Marabu EDV GmbH http://www.marabu-edv.de PEGASOS x x<br />

MDY Inc. http://www.mdy.com FileSurf Document x x<br />

Mediasurface Inc. http://www.mediasurface.com morello x<br />

mediaworx AG http://www.mediaworx.de openworx x<br />

Meridio Limited http://www.meridio.com Meridio x x x x x<br />

Serena Inc. (+Merant) http://www.serena.de Team Track x x x x x<br />

Metafile Information Systems Inc. http://mv.metafile.com MetaViewer Enterprise x x x x x x<br />

META-LEVEL AG http://www.meta-level.de META-DOK x x<br />

Metastorm http://www.metastorm.com eWork 5 x x x 20040903<br />

Microbox GmbH http://www.microbox.de ARCBase x x<br />

Microform GmbH http://www.microform.de ADMIS x x<br />

Microsoft GmbH http://www.microsoft.com/germany Server x x x x 20040219<br />

Microstrategy GmbH http://www.microstrategy.de 7i Plattform x x 20000215<br />

Mitek Systems Inc. http://www.miteksys.com Checkquest x x x x x<br />

Mobius Inc. http://www.mobius.com ViewDirect TCM x x x x x x x 20040512<br />

moresophy GmbH http://www.moresophy.de L4 Semantic Networking x<br />

Movaris Inc. http://www.movaris.com Certainty x x<br />

Multi.Support Deutschland http;//www.multiarchive.de MultiArchive DMS x x<br />

neeb & partner GmbH http://www.np-gmbh.de np-Safe x x x 20011011<br />

NeoGeo GmbH http://www.neogeo.com neoMediaCenter .NET x<br />

Nodevision GmbH http://www.nodevision.de Nodevision-CMS x<br />

Noxum GmbH http://www.noxum.com Studio x x<br />

NetStorage Software s.r.l. http://www.netstorage.it OVM x x x<br />

Network Appliance http://www.netapp.com ONTAP x x x 20031215<br />

Neurascript http://www.neurascript.com INDICUS x x<br />

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<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

Newgen Software Inc. http://www.newgen.net OmniDocs x x x x x<br />

nextScan Inc. http://www.nextscan.com Phoenix x x<br />

NOEO OHG http://www.noeo.com NOEO CM x<br />

novere GmbH http://www.novere.de novere.portal x<br />

NT Neue Technologie AG http://www.nt.ag Simply Docs x<br />

Océ Document Technologies GmbH http://www.odt-oce.com DOKuStar x x x x x 20040817<br />

OIT Ltd. http://www.oituk.com DOCFinity x x x x x 20020710<br />

OKI Ltd. http://www.okieurope.co.uk div. x x x<br />

OKS Software AG http://www.opas-g.com OPAS-G.archive x x x 20021025<br />

Onison AG http://www.onison.com Taggon x<br />

OpenCMS http://www.opencms.org OpenCMS x<br />

Open Text Corp. (+Ixos,+Gauss, etc.) http://www.opentext.de Livelink, ixos etc. x x x x x x x x x x 20041217<br />

Opex Corp. http://www.opex.com div. x x<br />

Oracle GmbH http://www.oracle.com/de oracle 9i x x x x x x 20041217<br />

ORTEC GmbH http://www.ortec.org Document Store x x<br />

OS OPTIMAL SYSTEMS GmbH http://www.optimal-systems.de OS:DRT x x x x x x 20030612<br />

Panasonic Corp. http://www.panasonic.com/scanners div. x<br />

Pandora GmbH http://www.pan-open.de ORA System x<br />

PaperThin Inc. http://www.paperthin.com Server x<br />

Para-Docs LLC http://www.para-docs.com Edition x x x x x<br />

Parametric Technology Corp. http://www.ptc.com Windchill x<br />

Parascript LLC http://www.parascript.com/ CheckPlus x<br />

Pavone AG http://www.pavone.de Office x x x<br />

Pegasus Imaging Corp. http://www.pegasusimaging.com TWAINpro x x x x x<br />

Perceptive Vision Inc. http://www.imagenow.com Imagenow x x x x<br />

Percussion Software Inc. http://www.percussion.com Rythmix ECM x x 20030929<br />

pi Consult GmbH http://www.pi-consult.de osiris x<br />

Pironet NDH AG http://www.pironet-ndh.com Pirobase CM x x x x x x 20021025<br />

Pixel Translations http://www.pixtran.com/ PixTools x<br />

Planet AG http://www.planet.de ITR Brain x x x 20010903<br />

Plasmon Limited http://www.plasmon.co.uk div. opt. storage x x 20040512<br />

Polygon Visual GmbH http://www.polygon.de Polygon Framework x<br />

portamundi GmbH & Co. KG http://www.contentxxl.de contentXXL x x<br />

Powervision Inc. http://www.powervisionsw.com Powerview x x x x x<br />

Printrak Limited http://www.sunriseimaging.com ScanFlo x x x x<br />

PROCAD GmbH & Co. KG http://www.procad.de PRO*FILE x x x 20040512<br />

PROMUC GmbH http://www.promuc.de Archie x x<br />

PSi AG http://www.psi.de PSIPENTA x 19991112<br />

Pyromedia GmbH http://www.pyromedia.de ENID professional 1.8.1 x<br />

Pyxis Consulting group GmbH http://www.pyxis-online.de Create!form x x x<br />

Qumas http://www.qumas.com DocCompliance x x x<br />

RASTERPUNKT GmbH http://www.rasterpunkt.de RSD Folders x x<br />

ratiodata GmbH http://www.ratiodata.de web-archiv x x<br />

ReadSoft http://www.readsoft.de Forms/Invoices x x x x 20040722<br />

Readware http://www.readware.de ConSearch x 20000727<br />

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<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

Recognition Research http://www.rrinc.com FormWorks x x x<br />

RedDot Solutions AG http://www.reddot.de ECM Suite x x x x x x x 20040817<br />

Ricoh GmbH http://www.ricoh.de DesktopBinder x x<br />

Robosync http://www.robosync.com robosync x x x x<br />

ROH Inc. http://www.roh-inc.com OCULUS x x x x x x x<br />

ROHA Software Support GmbH http://www.roha.at SpoolMaster x<br />

RSD Inc. http://www.rsd.com RSD Folders x x<br />

Samhammer AG http://www.samhammer.de eServices x x<br />

SAP AG http://www.sap-ag.de Records <strong>Management</strong> x x x x x 20040617<br />

Saperion AG http://www.saperion.de SAPERION x x x x x x x x 20041126<br />

Scan-Optics Inc. http://www.scanoptics.com docWise x x<br />

Scansoft Inc. http://www.scansoft.com Omnipage x x<br />

Scantron Corp. http://www.scantron.com OMR x x<br />

SCHEMA GmbH http://www.schema.de ST4 x x x 20040817<br />

Scrittura Ltd. http://www.scrittura.com DocManager x x x x x x x x<br />

SE Padersoft GmbH & Co. KG http://www.padersoft.de UniDMS x<br />

SEAL GmbH http://www.seal-gmbh.de Beamflow x x<br />

SecCommerce GmbH http://www.seccommerce.de SecArchive x<br />

SER Solutions GmbH http://www.ser.de DOXiS, iECM x x x x x x x x x x 20040722<br />

SI Software Innovation GmbH http://www.si-software.de LDMS x x x x<br />

SIGHT Ltd. http://www.sightplm.com sightDSC x<br />

Signature Perfect KG http://www.signature-perfect.com Signature Verification x 20030929<br />

Silkroad Technologies Inc. http://www.silkroadtech.com Eprise x<br />

Sitecore Inc. http://sitecore.net Manager x<br />

SiteOS AG http://www.siteos.de SiteOS x<br />

SIX Offene <strong>Systeme</strong> GmbH http://www.six.de SixCMS_Basis 5.1 x x<br />

Snowbound Corp. http://www.snowbound.com Blizzard x x x<br />

Softwarebüro Krekeler http://www.krekeler.de OfficeManager x<br />

Software Engineering GmbH http://www.easyarc.de EasyARC x x x<br />

Solimar Systems Inc. http://www.solimarsystems.com Print/Director x x x<br />

Solyp GmbH http://www.solyp.de MCMS 4.10 x<br />

Sony Inc. http://www.storagebysony.com/ AIT Libraries x x 20011029<br />

Spescom Software Inc. http://www.spescomsoftware.com eB Workplace x x x x<br />

Spicer http://www.spicer.com imagination x x x<br />

Square3 Technologies http://www.square3.net Office Manager Pro 5.0 x<br />

Stella GmbH http://www.stella-systemhaus.de WinREG x x x x 20030612<br />

Stellent Inc. (+ Optika) http://www.stellent.com <strong>Management</strong> x x x x x x x 20040512<br />

step one GmbH http://www.stepone.de Server 2.0 x<br />

Stibo Catalog Inc. http://www.stibocatalog.com/de STEP ECM Suite 4.6 x x x 20030306<br />

StorageTek GmbH http://www.storagetek.de Tape/Disc-Liberies x x<br />

StratOz GmbH http://www.stratoz.de The Document Store x x<br />

Struktur GmbH & Co. KG http://www.icoya.de icoya OpenContent x 20040415<br />

SWT http://www.swt-concept.com b-wize Form x x<br />

Sycor GmbH http://www.sycor.de Workflow Connector x x<br />

Sylphen GmbH & Co. KG http://www.sylphen.de C1 x<br />

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<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

SYNFOtec Informationssysteme GmbH http://www.synfotec.de ZyIMAGE x x<br />

System Connect AG http://www.systemconnect.ch jump CMS x<br />

Systemware Inc. http://www.systemware-inc.com xact x x x<br />

TDS Deutschland AG http://www.tds.de modus-suite 4.x x<br />

Team Centric Software GmbH & Co. KG http://www.tcs.de Dynasite Universal CMS x x<br />

Teamware http://www.teamware.com Pl@za 3.5 x x 20000620<br />

teamwork software http://www.teamwork.de teamwork/office x x x<br />

Technodat GmbH http://www.technodat.at CIMgraph x x<br />

Technotrans http://www.technotrans.de docuglobe x<br />

The SSI Group Inc. http://www.thessigroup.com ClickON x x x x<br />

ThinkPHP GmbH http://www.thinkphp.de Application Suite x<br />

Thunderhead http://www.thunderhead.com Thunderhead x x<br />

Tibco Inc. (+ Staffware) http://www.tibco.com ActiveEnterprise x x x x 20040512<br />

TIS Top Image Systems Ltd. http://www.topimagesystems.com eFlow x x x 20000418<br />

TMSSequoia Corp. http://www.tmsinc.com Formfix x 20040722<br />

TNM GmbH http://www.tnmsoft.com TNM:Community x<br />

Tomorrow Focus AG http://www.tomorrow-focus-technologies.de HPS cms x<br />

Tower Software http://www.ustrim.com TrimContext x x x x<br />

Transflow GmbH http://www.transflow.com COSA x x 20030710<br />

Triade GmbH http://www.triade.de TriWSA x 20030903<br />

Triaton GmbH http://www.triaton.de Documents@Work x<br />

Tridion http://www.tridion.com/de Tridion R5 x x 20030903<br />

tsa ADVET http://www.tsaadvet.co.uk Falcon/DMS x x x x x x x<br />

T-Systems GmbH http://www.t-systems.com/imagemaster ImageMaster x x x x x 20020211<br />

Typo3 http://typo3.org Typo3 x<br />

Ultimus http://www.ultimus.de Ultimus x<br />

unicomputer GmbH http://www.unicomputer.de MIAMI (mBL, CRM, etc.) x x x x<br />

Uniplex GmbH http://www.uniplex.de onGO-Serie x x x x x x 20040512<br />

Unisys http://www.unisys.com InfoImage x x x x<br />

Uptime AG http://www.uptime.ch ARTS x x x x x x 20040617<br />

vectorworx http://www.vectorworx.com Slideshow x<br />

Veritas Corp. (+KVS) http://www.veritas.com Enterprise Vault x x x x 20040415<br />

Verity Inc. (+Cardiff Software) http://www.verity.com/de Office x x x x x x 20040722<br />

Vignette Corp. (+Tower Technology) http://www.vignette.com V7, Tower IDM x x x x x x x 20040722<br />

Viking Software http://www.vikingsoft.com Viking Scanner Module x<br />

Virtual Image Technology Inc. http://www.vimagetech.com Vital Access x x x<br />

Volera (Novell) http://www.volera.com Content Controller x 20020305<br />

Vredenburg http://www.vredenburg.com HighView x x x<br />

W3 Solutions GmbH http://www.w3solutions.de W3 DMS x x x<br />

Wausau Inc. http://www.wausaufs.com Optima IMS x x x x<br />

Webdynamix GmbH http://www.dynamixcontent.com business x<br />

Webfair AG http://www.webfair.com/ KnowledgeNet x<br />

Webware http://www.webwarecorp.com ActiveMedia x<br />

Werum AG http://www.werum.de KM-<strong>Systeme</strong> x<br />

Wicks & Wilson Ltd. http://www.wwl.co.uk div. Scanner x<br />

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<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

DRT Marktübersicht<br />

Unternehmen URL Produkt Cap Klas OCR ECM Arc RM COLD DMS Coll WCM Out Sto KM SiG WF ILM<br />

WindFire Technology http://www.windfiretechnology.com xtorm Object Manager x x x<br />

Windream GmbH http://www.windream.de windream x x x x 20021025<br />

Workflow Systems LLC http://www.workflowsystems.com RAPID x x x x<br />

XenData Software Limited http://www.xendata.com Archive Series x 20020805<br />

Xerox Corp. http://www.xerox.com DocuShare x x x x x 20030425<br />

XyEnterprise Inc. http://www.xyenterprise.com/ Contant@ x x<br />

Xythos Inc. http://www.xythos.com WFS x x<br />

zeta software GbR http://www.zeta-producer.de zeta producer 6.0 x x x<br />

zetVisions AG http://www.zetvisions.com zetSmartPortal x 20020121<br />

Zope http://www.zope.org Framework<br />

ZyLAB http://www.zylab.com ZyImage x x x x x x x x x x<br />

Legende:<br />

Cap = Capture Klas = Klassifikation OCR = OCR/ICR/HCR/OMR/Barcode ECM = Enterprise Content <strong>Management</strong> Suite<br />

Arc = Archivierung RM = Records <strong>Management</strong> COLD = Computer Output on Laserdisc DMS = Document Lifecycle <strong>Management</strong><br />

Coll = Colaboration WCM = Web Content <strong>Management</strong> Out = Output <strong>Management</strong> Sto = Storage<br />

KM = Knowledge <strong>Management</strong> SiG = Elektronische Signatur WF = Workflow ILM = Information Lifecycle <strong>Management</strong><br />

Newsletter = Zuletzt behandelt im<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Newsletter<br />

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Merger und Acquisitionen<br />

Dr. Ulrich Kampfmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2005


Merger und Acquisitionen<br />

Merger und Acquisitionen<br />

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH<br />

Managing Partner der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> International Ltd.<br />

Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG<br />

Konsolidierung des DRT-Marktes (1)<br />

Aus dem <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Newsletter 20031021<br />

Der Markt für DRT Document Related Technologies befindet sich in einer massiven<br />

Konsolidierungsphase. Mit IBM, EMC, OpenText und FileNet haben sich nunmehr<br />

vier große Unternehmen gebildet, die mit dem Mission ECM den Markt zunächst<br />

dominieren werden. Bei der Konsolidierung sind eine Reihe sehr unterschiedlicher<br />

Entwicklungen zu beobachten. Zum einen wird die Liste der Anbieter länger,<br />

andererseits verschwinden aber auch zunehmend Anbieter. Betrachten wir einmal<br />

die unterschiedlichen Aspekte dieser Marktveränderungen:<br />

Mehr Produkte, mehr Anbieter ?<br />

Die Liste der Anbieter wird länger, weil immer mehr ursprünglich getrennte<br />

Produktkategorien Bestandteil von DRT Document Related Technologies oder ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> oder BPM Business Process <strong>Management</strong> oder<br />

DLM Document Life-cycle <strong>Management</strong> oder KM Knowledge <strong>Management</strong> oder,<br />

oder, oder ... werden. Das eigenständige Profil der Branche verwischt sich immer<br />

mehr, <strong>Dokumenten</strong>-Technologien werden zunehmend Bestandteil der IT-Infrastruktur<br />

und Allgemeingut. Betrachtet man die klassischen Anbieter und Produkte aus dem<br />

ursprünglichen DMS-Markt der 90er Jahre, so wird hier deutlich, dass immer mehr<br />

Produkte und Unternehmen vom Markt verschwunden sind. Im klassischen Workflow<br />

gibt es nur noch eine Handvoll Anbietern wie Staffware oder Transflow, die noch eine<br />

eigenständige Workflow-Engine anbieten. Beim klassischen Dokumentmanagement<br />

sieht es ähnlich aus, hier finden sich nur noch Firmen wie EMC/Documentum oder<br />

Hummingbird wieder. Die Mehrzahl der klassischen Anbieter hat sich längst mit<br />

Suiten oder neuen Produkten in Arenen wie BPM, Collaboration oder ECM<br />

abgesetzt. Lediglich der Markt für elektronische Archivierung ist in Deutschland noch<br />

mit zu vielen eigenständigen Produkten überbesetzt – lichtet sich aber auch<br />

zusehends. Beim Records <strong>Management</strong> ist die Konsolidierung bereits fast<br />

abgeschlossen – die klassischen Anbieter wie Tarian, TrueArc oder andere wurden<br />

längst von größeren Anbietern übernommen. Ähnliches spielt sich auch im Capture-<br />

Markt ab. Geht man von den traditionellen Marktsegmenten aus, ist die „Liste“<br />

deutlich kürzer geworden. Aber auch bei den Unternehmen auf der „Liste“ ist eine<br />

markante Veränderung zu beobachten: Eine Trennung<br />

a) in Komponenten- und Subsystemlieferanten,<br />

b) in Anbieter mit eigenen Produkten und zugehörigen Dienstleistungen und<br />

c) Anbieter mit spezialisierten oder Branchenlösungen hat sich vollzogen.<br />

Die Unternehmen auf solchen Listen sind daher nicht mehr direkt vergleichbar.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 2 von 14


Merger und Acquisitionen<br />

Mergers & Acquisitions treiben die Konsolidierung<br />

Der gesamte Markt für DRT ist nach der Flaute der letzten Jahre im Jahr 2003<br />

wieder in Bewegung gekommen. Die Nachrichten, dass EMC zunächst Legato und<br />

dann das führende Collaboration und Document <strong>Management</strong> Unternehmen<br />

Documentum aufgekauft hat, und Open Text sich IXOS und SER eGovernment<br />

zulegt, sind nur zwei Beispiele der massiven Veränderungen im Markt. Sie zeigen<br />

deutlich, dass keines der mittelständischen Unternehmen eine ausreichende Größe<br />

hat, um allein zu überleben - besonders wenn sich die großen<br />

Standardsoftwareanbieter entschließen, konzentriert in diesen Markt einzusteigen<br />

und zum Beispiel die notwendigen Komponenten einfach integriert mitzuliefern.<br />

Dieses Problem haben auch, wie wir aktuell sehen, die größeren der Anbieter wie<br />

FileNet, Banctec, IXOS oder Documentum. Man wird also zwei Trends beobachten<br />

können. Die größeren der klassischen Anbieter, die bereits durch Mergers &<br />

Acquisitions ihr Portfolio ergänzt haben, werden weiterhin im Rahmen ihrer<br />

Möglichkeiten dazukaufen, um mehr Gewicht auf die Waage zu bringen. In der<br />

Vergangenheit diente der Aufkauf von Firmen vorrangig zur Ergänzung des<br />

Produktportfolios. Zukünftig wird es mehr um die Gewinnung von Marktanteilen und<br />

Marktsegmenten gehen. Dies zeigt sich deutlich bei OpenText, die sich mit dem<br />

IXOS-Portfolio, den Lösungen von SER eGovernment und der Gauss Interprise-<br />

Produktpalette massenweise Überschneidungen ins Haus geholt haben. Die<br />

Technologie der aufgekauften Unternehmen bleibt bei dieser Strategie auf der<br />

Strecke. Andererseits werden die großen IT- und Softwarehäuser ihrerseits nach<br />

DRT-Anbietern Ausschau halten, um ihre Portfolios zu vervollständigen oder<br />

Zusatzfunktionalität ihren bereits vorhanden Kunden nachverkaufen zu können. Die<br />

kleineren Anbieter werden hierdurch zunehmend in die Aufgabe oder Nischen<br />

gedrängt. Nahezu alle kleineren Anbieter suchen zur Zeit nach Kapital und<br />

Partnerschaften.<br />

Die wahren Gegner<br />

Die Wettbewerber der klassischen DRT-Anbieter finden sich inzwischen außerhalb<br />

des ursprünglichen DMS-Marktes. Im Umfeld der betriebssystemnahen Software:<br />

drängt Microsoft immer mehr mit dem SPS Sharepoint Portal Server und anderen<br />

zugehörigen Server in den Bereich der Intranets der Unternehmen vor, um dort<br />

Portal-, Content-, <strong>Dokumenten</strong>- und Prozess-<strong>Management</strong> abzudecken. SAP als<br />

klassischer ERP-Anbieter dehnt sich von datenorientierten zu<br />

dokumentenorientierten Lösungen aus. Die derzeitigen integrierten Produkte wie<br />

Records <strong>Management</strong>, Workflow und Portale sind nur der Einstieg. Oracle ergänzt<br />

sein Portfolio kontinuierlich und greift damit inzwischen auch den klassischen DMS-<br />

Markt an. Aus dem Datenbank-Partner, dessen Datenbank man gern für die<br />

Verwaltung der Indizes in einem klassischen DMS oder Archiv verwendet, entwickelt<br />

sich ein gewichtiger Wettbewerber. IBM greift mit dem wohl umfassendsten ECM-<br />

Portfolio neue Märkte an. Besonders WebSphere als Portalplattform wird immer<br />

weiter ausgebaut. Mit Einstiegspaketen zu günstigen Preisen will IBM neue Märkte<br />

erschließen. Storage-System-Anbieter ergänzen ihre Speicherlösungen um die<br />

entsprechenden Verwaltungssysteme wie <strong>Dokumenten</strong>management, siehe z.B.<br />

EMC. Selbst Netzwerkinfrastrukturfirmen wie Cisco bewegen sich langsam über den<br />

Storage-Bereich angreifend in das Gebiet des Content- und Document-<strong>Management</strong>.<br />

Mit ILM Information Lifecycle <strong>Management</strong> haben StorageTek, HP, EMC und Hitachi<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 3 von 14


Merger und Acquisitionen<br />

einen neuen Trend ins Leben gerufen, der den klassischen DMS-Markt im Kern<br />

angreift. Wo diese Großgewichte der Branche nicht selbst Produkte haben, wir<br />

dazugekauft. Selbst bei dem neuen ECM-Schwergewicht OpenText ist es noch<br />

fraglich, ob die kritische Größe mit 2100 Mitarbeitern und einem zu erwartenden<br />

kombinierten Umsatz von ca. 370 Millionen US$ erreicht wurde, aber vielleicht ist ja<br />

auch nach den Aufkäufen von IXOS und SER eGovernment noch Geld in der Kasse.<br />

Preiskampf<br />

Und was macht der Rest der Branche, die Vielzahl der Anbieter in Deutschland? Der<br />

Trend der Vertikalisierung mit Branchenlösungen setzt sich fort – vom<br />

Produktanbieter zum Lösungsanbieter oder Systemhaus. Einige suchen ihr Heil<br />

jedoch darin, über den Preis ihren Marktanteil zu erhöhen. Der derzeit zu<br />

beobachtende Preiskampf schadet jedoch allen. Die Dumping-Anbieter können mit<br />

den Erlösen die langfristige Weiterentwicklung nicht sicher stellen geschweige denn<br />

die Vielzahl der „gekauften“ Projekte professionell abwickeln. Die Strategie ist daher<br />

nicht als Nachhaltig für die Unternehmensentwicklung zu sehen. Das Vordringen der<br />

großen Anbieter setzt den Kleinen besonders bei der „Vertrauensfrage“ zu – wird das<br />

Produkt, wird das Unternehmen überleben. Der Preiskampf ist offenbar das letzte<br />

Aufbäumen der ursprünglichen DMS-Branche vor der Neuordnung des Marktes für<br />

DRT- und ECM-Lösungen.<br />

Konsolidierung des DRT-Marktes (2)<br />

Aus dem <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Newsletter 20050530<br />

Es wird viel darüber philosophiert, ob sich der Markt für <strong>Dokumenten</strong>-Technologien<br />

konsolidiert oder nicht. <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> ist der Auffassung, dass sich der Markt<br />

konsolidiert, und zwar im Sinne der Konzentration auf einige große Anbieter, die in<br />

ihre Suiten immer mehr Komponenten aufnehmen. Natürlich wachsen auch viele<br />

kleinere, neue Firmen nach. Diese haben aber wenig Chancen noch einen<br />

tragfähigen Marktanteil zu erreichen. Die guten, innovativen Newcomer werden im<br />

Idealfall schnell aufgekauft. Der Mittelstand der Anbieter orientiert sich neu, da er den<br />

Wettlauf um vollständige Suiten-Angebote nicht gewinnen kann. Spezialisierung oder<br />

Lösungsgeschäft, Zusammenschlüsse und Aufkäufe, bestimmen hier die Szene.<br />

Damit sich der Leser selbst ein Bild machen kann, haben wir in der folgenden<br />

Übersicht eine Reihe von Mergern in der DRT-Branche zusammengestellt. Die Liste<br />

erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie beginnt im Jahr 1999 mit dem ersten<br />

Erscheinen des <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Newsletter. In der rechten Spalte finden Sie<br />

die Links auf die entsprechenden Kommentierungen. Bei „Mergern unter<br />

Gleichberechtigten“ haben wir diejenige Firma in der Spalte „Firma“ aufgeführt, die<br />

sich anschließend noch am Markt befand, bzw. das Produkt übernommen hatte. In<br />

der Spalte „Produkte“ finden sich die Produktschwerpunkte der übernommenen<br />

Firma wieder, die das Portfolio der übernehmenden „Firma“ ergänzten. Die<br />

Abkürzungen sind in der Legende am Ende der Tabelle aufgeführt.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Merger und Acquisitionen<br />

1999<br />

Monat Firma Übernommene Firma Produkte Newsletter<br />

Jan OpenText LAVA Col<br />

Sun iPlanet Portal<br />

Adobe GoLive WCM<br />

Dataware Sovreign Hill RM<br />

Plasmon Philips LMS Sto<br />

Feb Hummingbird PC DOCS DM<br />

Brio Scribe Portal<br />

Mrz Interleaf Texcel CM<br />

Apr Lotus Onestone WF<br />

Alpnet EP Electronic Publishing CM<br />

Mai Alpnet Stork CM<br />

Jun IntraWare Pro Urbis CM<br />

Lernout & Hauspie BTG<br />

Seacrest Imagen DM<br />

Jul Macromedia Elemental WCM<br />

Vignette Diffusion Out<br />

SER Macrosoft DM, Arc<br />

Dicom Kofax Cap 19990820<br />

Plasmon Cygnet Sto<br />

Aug ANACOMP Begin DM 19991008<br />

OpenText PSSoftware RM<br />

Open Market FutureTense CM<br />

Interwoven Lexington WCM<br />

OpenText Microstar DM<br />

Sep TSI Novera CM<br />

Engage AdKnowledge KM<br />

Intranet Solutions infoAccess CM<br />

Razorfish i-cube WCM<br />

Okt Cascade MidSystem Technology CM<br />

Enigma Inso CM<br />

Nov PSi NSM Jukebox Sto 19991112<br />

CE TREEV DM, Arc, WF 19991126<br />

Tumbleweed WorldTalk Klass<br />

TSC CourseNet KM<br />

Critical Path DocSpace DM, Col<br />

Tibco Inconcert WF<br />

Dez SER CSE WF<br />

EASY Zeres Klass 19991217<br />

2000<br />

Monat Firma Übernommene Firma Produkte Newsletter<br />

Jan Thiel Logistik Ley WF 20000114<br />

Scansoft Caere Cap<br />

Broadvision Interleaf CM<br />

CE BOO DM, Col 20000114<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

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Merger und Acquisitionen<br />

TRIA eDoc DM 20000114<br />

SER EIS Klass 20000128<br />

Vignette DataSage CM<br />

Feb Softmatic CRR Datensysteme DM 20000215<br />

CE Insiders IM Klass 20000307<br />

FlyPaper.com TeamSpace Col<br />

Iona Watershed CM<br />

Gauss Magellan DM<br />

Mrz Allaire Open Sesame CM<br />

Hummingbird Diamond Head DM<br />

Mai Kleindienst DataSec Arc 20000508<br />

WebMethods Active Software WCM<br />

Vignette OnDisplay CM<br />

Jun Sun Microsystems Forté Sto 20000620<br />

StarBase Genitor Col, WCM<br />

Engage MediaBridge CM<br />

Macro4 Viewpoint DM<br />

Macro4 ISI DM<br />

Jul Interwoven Neonyoyo WCM<br />

Bluestone Arjuna CM<br />

Aug Dicom PDS S.r.l. Sto 20000817<br />

Critical Path Peer Logic 20000817<br />

Intershop Subotnic WCM<br />

Accrue<br />

Pilot<br />

Tibco Extensibility CM<br />

Adobe<br />

Glassbook<br />

Okt Ligos Sequoia DM<br />

HP Bluestone CM<br />

Interwoven Ajuba CM<br />

Interwoven Metacode Klass<br />

OpenText BlueBird Arc, DM, WF<br />

Nov Eastman Kodak Bell & Howell Cap 20001124<br />

SoftSquad ADEi CM<br />

Software AG SAGA CM<br />

OpenText LeadingSide KM<br />

2001<br />

Monat Firma Übernommene Firma Produkte Newsletter<br />

Jan Logica pdv Arc 20010120<br />

CE Treev DM, Arc, WF<br />

NextPage NetLens Klass<br />

Macromedia Allaire WCM<br />

Merant NetObjects CM<br />

March MainSource CM<br />

GFT ACS Systemberatung Arc, DM<br />

Feb Open Pages Viveca CM<br />

divine SageMaker Portal<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Merger und Acquisitionen<br />

StarBase Worldweb.net CM<br />

iSyndicate Kurion CM<br />

Iona Netfish WCM<br />

Iona<br />

OOC<br />

Mrz CE SoftMatic DM 20010329<br />

Vitria XML Solutions CM<br />

OTG Smart Storage Sto 20010508<br />

SAP Toptier Portal 20010419<br />

Apr IBM Informix DB 20010508<br />

FOCUS Digital HEXMAC WCM<br />

SAP TopTier Portal<br />

EMC FilePool Sto<br />

Microsoft PlaceWare Col<br />

Mai Microsoft Ncompass Labs WCM<br />

Jun OTG Smart Storage Sto 20010607<br />

CSC RecordsCenter RM<br />

Jul Corel SoftSquad CM<br />

Hummingbird Peopledoc Col<br />

Intranet Solutions RESoft CM<br />

OTG UniTree Sto<br />

Aug Artesia TeamToolz WCM<br />

Cocomore 4Content WCM<br />

divine Open Market CM<br />

eiStream ViewStar DM, Arc, WF 20011002<br />

Sep divine Eprise WCM<br />

IteSoft<br />

HRH Business<br />

Cap<br />

Technology<br />

Okt daa Autodigit DM, Arc 20011029<br />

Netegrity DataChannel Portal<br />

WebCom Compelis CM<br />

Nov Pitney Bowes Danka DM<br />

Dez OpenShop USU KM 20011218<br />

divine Eprise Corporation WCM<br />

windream A.I.S. Arc 20020211<br />

Documentum Bulldog DAM<br />

InoData Isigen CM<br />

TopicalNet TeraLytics Klass<br />

Adobe Fotiva DAM<br />

2002<br />

Monat Firma Übernommene Firma Produkte Newsletter<br />

Jan IBM CrossWorlds Coll<br />

SDL<br />

Language Partners<br />

Documentum Boxcar WCM<br />

Peoplesoft Annuncio WCM 20020121<br />

Mediagrif Flow Systems WF<br />

divine Northern Light DB<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Merger und Acquisitionen<br />

Mrz Semio Kalepa Networks Klass<br />

divine Delano CM<br />

Adobe Accelio DM, WF 20020305<br />

AlgoVision LuraTech 20020327<br />

Sun Microsystems Clustra Systems Sto<br />

Interwoven XYZFind Klass<br />

Apr FileNet eGrail WCM 20020422<br />

LingoMotors FocusEngine Klass<br />

Stellent Kinecta CM<br />

Mai IDS Scher Seco WF 20020521<br />

Legato OTG Arc<br />

Intelliseek Coreintellect Klass<br />

Jun Insiders GmbH Insiders AG Klass 20020611<br />

Novell Silverstream WCM<br />

Jul Inktomi Quiver DB<br />

XML Global VertaPort CM<br />

Aug Captiva ActionPoint Cap 20020805<br />

WebVersa<br />

Semio<br />

Sep Protege Voquette Klass<br />

IBM TrelliSoft Sto<br />

IBM Holosofx BPM<br />

Okt Avid iKnowledge KM<br />

MediaSurface Reef WCM<br />

Progress eXcelon WCM<br />

Borland Starbase DB, WCM<br />

Mobius Cytura WCM<br />

Nov Documentum TrueArc RM 20021119<br />

IBM Tarian RM 20021119<br />

Verity Inktomi DB 20021119<br />

Transflow Weber Data Service WF<br />

Dez Vignette Epicentric Portal<br />

Documentum eRoom Col<br />

Translations.com Convey<br />

IBM<br />

Rational<br />

2003<br />

Monat Firma Übernommene Firma Produkte Newsletter<br />

Jan Ixos Obtree WCM 20030219<br />

Ixos PowerWork WF 20030219<br />

Transflow COSA-Produkt WF 20030219<br />

Open Text Eloquent WCM 20030122<br />

Macromedia<br />

Presedia<br />

Feb OpenText Corechange Portal<br />

Mrz BMC Software IT Masters DM 20030328<br />

iUpload WebPartz WCM<br />

Hummingbird LegalKey RM<br />

Stellent IQ Assets KM<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 8 von 14


Merger und Acquisitionen<br />

SER<br />

VorTecs<br />

Apr FileNet Shana WCM<br />

Google Applied Semantics Klass<br />

Kofax (Dicom) Mohomine Klass<br />

Mai FatWire divine CM<br />

SDL<br />

Lomac<br />

Netsol Altvia KM, CM<br />

Jun IBM Aptrix WCM<br />

e-media Viatx CM<br />

Jul EMC Legato Sto, Arc<br />

Hummingbird Kramer,Lee&Assoc. RM<br />

Actuate Nimble DB<br />

Hummingbird Valid Information Systems RM 20030710<br />

Business Objects Chrystal Decisions BPM<br />

Hyperion Brio BPM<br />

WAVE B-Media CM<br />

Interwoven MediaBin DAM 20030710<br />

eMotion ArtMachine DAM<br />

Aug Interwoven I-Manage Col, DM 20031215<br />

OpenText Gauss WCM, DM 20030903<br />

JDA Engage DAM<br />

Autonomy Virage Klass 20030807<br />

Mercury Kintana DM, WF<br />

Stellent Ancept DAM<br />

Sep Versant Poet DB<br />

Xenos XML Global Technologies CM 20030929<br />

Vignette Intraspect CM<br />

eiStream Lexign DM, WF<br />

Okt OpenText Ixos DM, Arc, WCM, 20031021<br />

WF<br />

EMC Documentum ECM, RM, WCM, 20031021<br />

DM, DAM<br />

OpenText SER eGovernment WF 20031117<br />

IBM CrossAccess Col 20031021<br />

Dez EMC OuterBay CM 20031021<br />

EMC<br />

Vmware<br />

IBM Green Pasture DM 20040219<br />

2004<br />

Monat Firma Übernommene Firma Produkte Newsletter<br />

Jan Stellent Optika DM, Arc, WF 20040121<br />

Verity Cardiff Cap 20040219<br />

Veritas Ejasent Sto 20040121<br />

Comergent Profile Systems RM<br />

Interwoven<br />

Component Insights<br />

Captiva ADP Context Cap 20040219<br />

Feb Blast Radius XmetaL Coll, CM<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 9 von 14


Merger und Acquisitionen<br />

HP Triaton DM 20040315<br />

eiStream Identitech BPM 20040219<br />

Mrz Seeburger Freeformation Klass<br />

Documentum AskOnce DB 20040415<br />

Vignette Tower Technologies DM, Arc 20040219<br />

Beta Systems Kleindienst Cap, Arc 20040415<br />

Documentum AskOnce DB 20040415<br />

Click Commerce Webridge Portal<br />

IBM<br />

Trigo<br />

Apr Sybase Dejima DB<br />

Mobius eManage DM, Arc, RM 20040512<br />

TIBCO Staffware WF 20040512<br />

Serena Merant WCM, CM 20040415<br />

Onyx Visuale BPM<br />

Microsoft ActiveViews Out<br />

Thales Arisem KM<br />

Mai Adobe Q-Link BPM<br />

Plasmon RaidTec Sto 20040512<br />

Sohu.com G. Feel WCM, DAM<br />

SunGard Octigon WCM<br />

Jun Silkroad Pendulab DAM<br />

Immedius Vektas KM<br />

Jul SAP A2i CM<br />

Microsoft Lookout DB<br />

IBM AlphaBlox BPM<br />

Veritas Invio BPM<br />

Cisco Actona Technologies Sto<br />

Aug Veritas KVS Arc 20040903<br />

Documentum Dolphin DM<br />

OpenText Artesia DAM 20040817<br />

Pitney Bowes Group 1 Arc 20040817<br />

Interwoven Software Intelligence RM 20040817<br />

ATG Primus KM<br />

Optio VertiSoft Out<br />

Sep IBM Venetica DM 20040903<br />

OpenText Quest Out<br />

Agfa ProImage WF<br />

ArtiSoft Vertical Networks KM<br />

OpenText Vista-Plus DB<br />

Okt Arbortext Advent CM<br />

Infotrieve LabVelocity WCM<br />

Captaris IMR Cap, Arc, DM, WF<br />

IBM<br />

Trigo<br />

EMC Dantz Sto<br />

Scanvec Amiable Treved WF<br />

Corel<br />

Jasc<br />

Nov Certina Holding COI DM, Arc, Klass,<br />

WF<br />

20041217<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Merger und Acquisitionen<br />

Dicom NeuraScript WF<br />

SideScape Imidio Coll<br />

Xyleme Novizio CM<br />

Dez Adobe OKYZ<br />

Readsoft Consit Development DB<br />

i-flex SRA WF, DM<br />

EMC Smarts ILM, Sto<br />

2005<br />

Monat Firma Übernommene Firma Produkte Newsletter<br />

Jan Pironet Imperia WCM<br />

Hyperion Razza Solutions BPM<br />

Verity Dralasoft WF 20050125<br />

Feb Pironet Cataloom DAM<br />

Autonomy Ncorp Klass<br />

WebSideStory Atomz WCM<br />

Global 360 Cape Visions BPM<br />

Agile Cimmetry Col<br />

Mrz Microsoft Groove Col<br />

IBM<br />

Ascential<br />

Apple SchemaSoft WF<br />

ASG Cypress Out<br />

Carefree Arrow RM<br />

ArchivesOne Sterling RM<br />

Talisma KnowledgeBase.net KM<br />

Apr MediaSurface Class-Act WCM<br />

Autonomy<br />

eTalk<br />

Symantec Veritas Sto, Arc, ILM<br />

Adobe<br />

Macromedia<br />

Cisco TopSpin Sto<br />

Tibco ObjectStar BPM<br />

VillageEDOCS Resolutions DM, Arc<br />

Mai Captiva SWT Cap, DM<br />

Cisco FineGround Sto<br />

Juni Sun StorageTek Sto, ILM<br />

LionBridge<br />

Bowne<br />

Hummingbird RedDot WCM, ECM, DM<br />

SDL<br />

TRADOS<br />

Stellent e-Onehundred RM<br />

Netapps Decru ILM<br />

SER Solutions Pylon (Schweiz) DM<br />

Sun SeeBeyond BPM<br />

BrainTribe Comprendium ECM, DMS<br />

Stratos Doxys DM, Arc<br />

Juli IBM PureEdge Solutions CM<br />

PTC Arbortext DM, CM<br />

Microsoft FrontBridge RM<br />

August IBM DWL<br />

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Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

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Merger und Acquisitionen<br />

BEA<br />

Plumtree<br />

Legende:<br />

Cap<br />

Klass<br />

OCR<br />

ECM<br />

Arc<br />

RM<br />

COLD<br />

DMS<br />

Coll<br />

CM<br />

WCM<br />

Out<br />

Sto<br />

KM<br />

SiG<br />

WF<br />

ILM<br />

DB<br />

Newsletter<br />

Capture<br />

Klassifikation<br />

OCR/ICR/HCR/OMR/Barcode<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> Suite<br />

Archivierung<br />

Records <strong>Management</strong><br />

Computer Output on Laserdisc<br />

Document Lifecycle <strong>Management</strong><br />

Collaboration<br />

Content <strong>Management</strong> allgemein<br />

Web Content <strong>Management</strong><br />

Output <strong>Management</strong><br />

Storage<br />

Knowledge <strong>Management</strong><br />

Elektronische Signatur<br />

Workflow<br />

Information Lifecycle <strong>Management</strong><br />

Datenbank<br />

Übernahme behandelt in <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Newsletter<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Ausblick<br />

Anschrift des Autors<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensbratung GmbH<br />

Breitenfelder 17<br />

D-20251 Hamburg<br />

Tel.: 040 / 460 762 20<br />

Fax: 040 / 460 762 29<br />

E-Mail: Presse@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Web: www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Autorenrecht und CopyRight<br />

Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung GmbH 2005. Alle Rechte vorbehalten<br />

Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors. Jeglicher Abdruck,<br />

auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu<br />

genehmigen. Die Verwendung von Texten, Textteilen, grafischen oder bildlichen Elementen ohne<br />

Kenntlichmachung der Autorenschaft ist ein Verstoß gegen geltendes Urheberrecht. Belegexemplare,<br />

auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Ausblick<br />

Profil des Autors<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Gründer und<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Unternehmensberatung<br />

GmbH, Hamburg, eine der führenden produkt- und<br />

herstellerunabhängigen Beratungsgesellschaften für ECM Enterprise<br />

Content <strong>Management</strong>, BPM Business Process <strong>Management</strong>,<br />

Knowledge <strong>Management</strong> und andere DRT Document Related<br />

Technologies. Er ist Gründer und Managing Partner der <strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong> International Ltd., London. Er beriet namhafte Kunden<br />

aller Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und<br />

Einführung von DRT-Lösungen. Von der IT-Zeitschrift<br />

ComputerWoche wurde er im Jahr 2002 zu den 100 wichtigsten IT-<br />

Machern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im Jahr<br />

2001 als einziger Berater zu den 25 wichtigsten Köpfen der DMS-<br />

Branche gezählt.<br />

Als Gründer und langjähriger Vorstandssitzender des VOI Verband Organisations- und<br />

Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prägte er wesentlich den deutschen Markt für<br />

<strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>. Beim internationalen <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-Anbieter<br />

Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors. Seit dem<br />

Zusammenschluss des IMC und der AIIM 1999 hat er aktiv die AIIM International, den<br />

weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise Content<br />

<strong>Management</strong> Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender Vorsitzender<br />

des European Board of Directors der AIIM Europe und ist seit 2002 Mitglied des<br />

internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren AIIM<br />

Komitees.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Komitee der Europäischen Kommission,<br />

leitete das DLM Scientific Committee der DLM-Forum Konferenz in Barcelona 2002 und ist<br />

einer der Direktoren des DLM-Network EEIG.<br />

Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen wie<br />

elektronische Archivierung, Records-<strong>Management</strong>, <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>, Workflow,<br />

Rechtsfragen, Business Re-engineering, WIssensmanagement und Projektmanagement. Auf<br />

zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als<br />

Keynote-Sprecher mit.<br />

Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best<br />

Practice zur elektronischen Archivierung“ und das Handbuch „<strong>Dokumenten</strong>management –<br />

Grundlagen und Zukunft“. Er ist Herausgeber der sechs DLM/AIIM Industry Whitepapers für<br />

elektronisches <strong>Dokumenten</strong>-, Records- und Content <strong>Management</strong> für den öffentlichen Sektor<br />

in Europa. Fachartikel in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in<br />

führenden Zeitschriften veröffentlicht.<br />

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im<br />

Umfeld des Workflow-, <strong>Dokumenten</strong>- und Records-<strong>Management</strong>. Er lehrt an der Universität<br />

Kiel / MMC MultiMedia Campus zu Themen des <strong>Dokumenten</strong>-, Content- und<br />

Wissensmanagement.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Konsolidierung Topic: Status: fertig<br />

Datei: Merger und Acquisitionen.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />

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© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002<br />

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Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

P R O J E C T<br />

C O N S U L T<br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

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Breitenfelder Straße 17<br />

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1<br />

Ein uraltes Thema<br />

Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von<br />

Jahren:<br />

Wissensmanagement basierte zunächst auf<br />

mündlicher Überlieferung<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

1


© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002<br />

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© Copyright <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002<br />

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Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Ein uraltes Thema<br />

Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren<br />

wurde es möglich, Informationen und<br />

Vereinbarungen zu überliefern:<br />

Das Dokument war geboren<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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3<br />

Ein uraltes Thema<br />

Die Verwaltung der Dokumente,<br />

modern <strong>Dokumenten</strong>management genannt,<br />

entstand ebenfalls bereits vor 5.000 Jahren in den<br />

frühen Kulturen<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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4<br />

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2


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Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Ein altes Thema<br />

Elektronisches <strong>Dokumenten</strong>management existiert<br />

seit ca. 25 Jahren.<br />

Durch die elektronische Informationsverarbeitung<br />

wird der Dokumentbegriff neu definiert:<br />

Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles<br />

Datenobjekt<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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5<br />

Das herkömmliche Dokument<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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• wichtig<br />

• unterschrieben<br />

• auf Papier<br />

• nahe am Urkundenbegriff<br />

• greifbar und taktil erfahrbar<br />

• ohne Hilfsmittel lesbar<br />

• auf dem Schreibtisch verstreubar<br />

• das war doch da oben in dem Ordner links, mit dem<br />

blauen Rand<br />

• beweisfähig<br />

• eine Willensbekundung<br />

• © <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002 Urheberrechte Dr. Ulr ich Kampffmeyer<br />

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6<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

3


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Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Die frühen Anfänge<br />

Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den<br />

<strong>Dokumenten</strong>begriff nicht<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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7<br />

Das elektronische Dokument<br />

• Der Begriff Dokument wird für elektronische<br />

Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in<br />

einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei<br />

oder Objekt vorliegen, verwendet<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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8<br />

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4


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Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Papier ist längst nicht mehr das<br />

Hauptproblem –<br />

immer mehr Dokumente entstehen digital<br />

und sind nicht mehr für eine physische<br />

Repräsentation geeignet<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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9<br />

Immer mehr Dokumente entstehen digital<br />

und sind nicht mehr für eine physische<br />

Repräsentation geeignet<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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10<br />

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5


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Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Der neue <strong>Dokumenten</strong>-Begriff<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

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11<br />

Ein Dokument kann heute alles sein<br />

• gescannte Faksimiles<br />

• E-Mails mit Attachement<br />

• Office-Dateien<br />

• Host-Output<br />

• Web-E-Business-Formulare ©<br />

• Transaktionen<br />

• dynamische HTML-Seiten<br />

• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen<br />

• dreidimensionale Vektorgebilde<br />

• Datensätze mit zugewiesener Struktur<br />

• elektronisch signierte Dateien<br />

• Container mit beliebigen digitalen Komponenten<br />

• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ...<br />

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Das elektronische Dokument<br />

Elementar Komplex Container<br />

Einseitiges<br />

FAX<br />

Textdatei mit<br />

Bild / Grafik<br />

Vorgang<br />

Information 1<br />

Textdatei mit<br />

Bild / Grafik<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

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Textdatei<br />

Tabelle<br />

eingebunden<br />

Audio<br />

Information 2<br />

Einseitiges FAX<br />

Information 3<br />

Tabelle<br />

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12<br />

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6


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Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Das elektronische Dokument<br />

Gleichstellung<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt<br />

und sind nicht mehr für eine Präsentation in<br />

Papierform ausgelegt<br />

• Dynamische Dokumente<br />

• Elektronisch signierte Dokumente © <strong>PROJECT</strong> CO NSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ul rich Kampff meyer<br />

• Automatisch erzeugte Massendrucke<br />

• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und<br />

Formatinformationen erst zum Dokument werden<br />

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und<br />

elektronischen <strong>Dokumenten</strong> ist eine der wichtigsten<br />

Voraussetzungen für das Informationszeitalter<br />

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13<br />

Ein aktuelles Thema<br />

Elektronische Dokumente erhalten ein neue<br />

Qualität:<br />

Elektronisch signierte Dokumente erhalten die<br />

gleiche rechtliche Qualität wie herkömmliche<br />

Papierdokumente<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

14<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

7


© <strong>PROJECT</strong> CO NSULT 2002<br />

© Copyright <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002<br />

Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Wege aus der babylonischen<br />

Sprachverwirrung<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

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15<br />

Babylonische Sprachverwirrung<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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16<br />

Document-<strong>Management</strong><br />

Scanning<br />

COLD<br />

Portale<br />

Content<br />

Web Content <strong>Management</strong><br />

<strong>Management</strong><br />

Intranet<br />

Workflow<br />

DRT Document Related Repository<br />

Technologies<br />

MultiMedia-Datenbanken<br />

ECM<br />

EDRMS<br />

EDM BPM<br />

Electronic Engineering Document Document -<strong>Management</strong><br />

Digital <strong>Management</strong><br />

Rights Imaging <strong>Management</strong><br />

ILM<br />

EDM<br />

Enterprise Content Asset <strong>Management</strong><br />

Elektronische <strong>Management</strong><br />

DMS<br />

Archivierung<br />

Records Business <strong>Management</strong><br />

Process <strong>Management</strong><br />

E-Business<br />

Enterprise Application<br />

UDM<br />

Digital Optical Filing<br />

Integration Signature<br />

EAI<br />

Collaborative Commerce<br />

Knowledge <strong>Management</strong><br />

Groupware<br />

Document Warehouse<br />

ASP // DMCO<br />

Collaborative Commerce<br />

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8


© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002<br />

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<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002<br />

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Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Die Hybris des Marktes<br />

Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte<br />

Trends:<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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17<br />

• ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender,<br />

verringern das Investitionsinteresse und lassen das<br />

Bild der Branche verschwimmen<br />

• die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue<br />

Produkte zu kreieren, Copyright<br />

Umetikettierung überwiegt<br />

• der Spagat, immer das Neueste zu bieten und<br />

gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit<br />

zu garantieren, meistern nur wenige<br />

Was ist der Unterschied?<br />

Document <strong>Management</strong> (DM)<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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18<br />

DM KM ECM<br />

Archival Collaboration Federated Repository<br />

Groupw are Groupw are Collaboration<br />

Workflow Workflow eProcess<br />

Document <strong>Management</strong> Document <strong>Management</strong> Content <strong>Management</strong><br />

Intranet Intranet Intranet<br />

Scanning Capture Capture<br />

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization<br />

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines<br />

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse<br />

Records <strong>Management</strong> Personalisation Web-Content-<strong>Management</strong><br />

Portal<br />

Portal<br />

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9


Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Was ist der Unterschied?<br />

Knowledge <strong>Management</strong> (KM)<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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DM KM ECM<br />

Archival Collaboration Federated Repository<br />

Groupw are Groupw are Collaboration<br />

Workflow Workflow eProcess<br />

Document <strong>Management</strong> Document <strong>Management</strong> Content <strong>Management</strong><br />

Intranet Intranet Intranet<br />

Scanning Capture Capture<br />

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization<br />

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines<br />

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse<br />

Records <strong>Management</strong> Personalisation Web-Content-<strong>Management</strong><br />

Portal<br />

Portal<br />

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19<br />

Was ist der Unterschied?<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> (ECM)<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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DM KM ECM<br />

Archival Collaboration Federated Repository<br />

Groupw are Groupw are Collaboration<br />

Workflow Workflow eProcess<br />

Document <strong>Management</strong> Document <strong>Management</strong> Content <strong>Management</strong><br />

Intranet Intranet Intranet<br />

Scanning Capture Capture<br />

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization<br />

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines<br />

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse<br />

Records <strong>Management</strong> Personalisation Web-Content-<strong>Management</strong><br />

Portal<br />

Portal<br />

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20<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

10


Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Was ist der Unterschied?<br />

DM, KM & ECM<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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Breitenfelder Straße 17<br />

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DM KM ECM<br />

Archival Collaboration Federated Repository<br />

Groupw are Groupw are Collaboration<br />

Workflow Workflow eProcess<br />

Document <strong>Management</strong> Document <strong>Management</strong> Content <strong>Management</strong><br />

Intranet Intranet Intranet<br />

Scanning Capture Capture<br />

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization<br />

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines<br />

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse<br />

Records <strong>Management</strong> Personalisation Web-Content-<strong>Management</strong><br />

Portal<br />

Portal<br />

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21<br />

DRT<br />

Document Related Technologies<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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• Internet, Intranet & Extranet<br />

• Document, Workflow & Knowledge <strong>Management</strong><br />

• eCommerce & Electronic Signature<br />

• Document Input, Distribution & Storage<br />

• OCR, ICR & Pattern Recognition<br />

• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval<br />

• Imaging & Multimedia<br />

• Archival & Records <strong>Management</strong><br />

• Secure Communication & Unified Messaging<br />

• Groupware & Office Automation Solutions<br />

• Forms & Output <strong>Management</strong><br />

• Middleware & Componentware<br />

• Content <strong>Management</strong>, Syndication & Distribution<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

22<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

11


Was ist <strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

DRT<br />

Document Related Technologies<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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23<br />

• Internet, Intranet & Extranet<br />

• DRT Document, sind Workflow & Knowledge <strong>Management</strong><br />

• eCommerce & Electronic Signature<br />

a) <strong>Systeme</strong>, die auf die Verarbeitung<br />

• Document Input, Distribution & Storage<br />

• OCR,<br />

un-ICR oder<br />

& Pattern<br />

schwachstrukturierter<br />

Recognition<br />

• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval<br />

• Imaging sind & Multimedia<br />

• Archival & Records <strong>Management</strong><br />

• Secure Communication & Unified Messaging<br />

• Groupware & Office Automation Solutions<br />

• Forms & Output <strong>Management</strong><br />

• Middleware & Componentware<br />

• Content <strong>Management</strong>, Syndication & Distribution<br />

Information („Dokumente“) spezialisiert<br />

b) <strong>Dokumenten</strong>orientierte Funktionen,<br />

die in beliebige Anwendungen und<br />

IT-Infrastrukturen integriert werden<br />

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Was ist<br />

<strong>Dokumenten</strong>management?<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

WebSite, Newsletter, Informationen ...<br />

http://www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

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Unternehmensberatung<br />

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24<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

12


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Anwenderanforderungen versus<br />

Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

P R O J E C T<br />

C O N S U L T<br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

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1<br />

Trends aus Anwendersicht<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

1


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Trends aus Anwendersicht (1)<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

• Rechtssichere Archivierung<br />

Die Diskussion um die GDPdU hat nunmehr – mit fast zwei<br />

Jahren Verspätung – auch die Anwenderunternehmen<br />

erreicht. Da schon die letzten zwei Jahrgänge digital<br />

aufbereitet für Prüfungen bereitstehen müssen, erhöht sich<br />

der Druck.<br />

• Virtuelle elektronische Akten<br />

Als eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit CRM-<br />

Lösungen sollen alle Dokumente und Informationen eines<br />

Kunden oder Vorganges zusammenhängend, strukturiert,<br />

übersicht und beliebig konfigurierbar dargeboten werden.<br />

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3<br />

Trends aus Anwendersicht (2)<br />

• Die universelle Inbox<br />

Nicht mehr an verschiedenen Stellen suchen müssen,<br />

sondern alle Eingangsinformationen aus den<br />

unterschiedlichsten Quellen und in beliebigen Formaten in<br />

einem einheitlichen Posteingangskorb zusammenführen und<br />

in einen Workflow einspeisen.<br />

• Entlastung für E-Mail und ERP<br />

Weiterhin ein großes Desiderat ist die Entlastung von<br />

überquellenden Bürokommunikationsprogrammen und immer<br />

größer und komplexer werdenden ERP-<strong>Systeme</strong>n.<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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4<br />

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2


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Trends aus Anwendersicht (3)<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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• Personal und Kosten sparen durch<br />

Prozessunterstützung<br />

Wieder im Kommen sind BPR-, BPM- und Workflow-Themen.<br />

Bestehende Organisationen sind häufig bereits<br />

durchoptimiert, so dass weitere Verbesserungspotentiale nur<br />

durch Prozesssoftware erreicht werden können.<br />

• Erschließung und Wiedernutzung<br />

vorhandener Inhalte<br />

Das Aufräumen vorhandener Datengräber zur Verbesserung<br />

der Informationsqualität, die Vermeidung redundanter<br />

Aufbereitung von Content und die Erschließung von<br />

Informationen als Wissen gewinnen an Bedeutung und lassen<br />

selbst das fast verschwundene Schlagwort<br />

Wissensmanagement wieder aufleben.<br />

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5<br />

Trends aus Anwendersicht (4)<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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• Effiziente Posteingangsverarbeitung<br />

<strong>Systeme</strong> zur weitgehenden automatischen Erfassung von<br />

Schriftgut, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und<br />

gesteuerten Weiterleitung werden inzwischen als wichtiges<br />

Effizienz- und Automatisierungspotential erkannt. Auch wenn<br />

mancher gleich von Rechnungen auf Papier abrückt und auf<br />

einen vollständigen elektronischen Informationsaustausch<br />

setzt.<br />

• Elektronische Signatur<br />

Zumindest bei Projekten in der öffentlichen Verwaltung<br />

gewinnt die elektronische Signatur an Fahrt und die ersten<br />

großen Vorhaben mit Einsatz der „Massensignatur“ beim<br />

Scannen bahnen sich an.<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

6<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

3


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Trends aus Anwendersicht (5)<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

• Ablösung von Inseln und proprietären<br />

<strong>Systeme</strong>n<br />

Die Integration in die vorhandene IT-Landschaft, die<br />

Einbettung von <strong>Dokumenten</strong>-Technologien in vorhandene<br />

Anwendungen und die Abkehr von älteren Insellösungen<br />

lassen das Thema Migration zum Dauerbrenner werden.<br />

• Bereinigung der IT-Infrastruktur<br />

Server-, Netzwerk- und Anwendungsarchitekturkonsolidierungen<br />

beschäftigen alle IT-Manager in großen<br />

Unternehmen. Im Rahmen dieser Maßnahmen wird auch über<br />

Information Lifecycle <strong>Management</strong> mit Vereinheitlichung der<br />

Speichersysteme, Archive und Datenbanken nachgedacht.<br />

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7<br />

Investitionsplanung<br />

Geplante Investitionen 2004 / 2005 (US $)<br />

(Quelle: AIIM 2003)<br />

USA<br />

IRE<br />

BRA<br />

GER<br />

UK<br />

CAN<br />

$1.000.000<br />

11<br />

26<br />

14<br />

18<br />

21<br />

24<br />

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8<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

4


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Trends aus Anwendersicht<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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• Rechtssichere Archivierung<br />

• Virtuelle elektronische Akten<br />

• Die universelle Inbox<br />

• Entlastung für E-Mail und ERP<br />

• Personal und Kosten sparen durch<br />

Prozessunterstützung<br />

• Erschließung und Wiedernutzung<br />

vorhandener Inhalte<br />

• Effiziente Posteingangsverarbeitung<br />

• Elektronische Signatur<br />

• Ablösung von Inseln und proprietären<br />

<strong>Systeme</strong>n<br />

• Bereinigung der IT-Infrastruktur<br />

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9<br />

Marktanalysen<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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10<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

5


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Nutzenerwartung bei Unternehmen ohne<br />

ein DMS System<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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11<br />

Quelle: VOI-DMS Marktstudie<br />

Gründe für DMS-Projektabbruch<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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12<br />

Quelle: VOI-DMS Marktstudie<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

6


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Deutschland im internationalen Vergleich –<br />

Gründe für Investitionen in ECM<br />

Wichtigster Grund für Investition in ECM Technologien (in %)<br />

(Quelle: AIIM Oktober 2003)<br />

USA<br />

IRE<br />

BRA<br />

D<br />

UK<br />

CAN<br />

Effizienzsteigerung<br />

5<br />

6<br />

6<br />

5<br />

10<br />

6<br />

Risk <strong>Management</strong><br />

4<br />

3<br />

3<br />

3<br />

4<br />

13<br />

Schnellere Reaktionsfähigkeit<br />

9<br />

6<br />

8<br />

5<br />

4<br />

13<br />

Verbesserter Kundenservice<br />

14<br />

14<br />

24<br />

7<br />

17<br />

4<br />

Compliance<br />

17<br />

9<br />

3<br />

2<br />

13<br />

21<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Kostenreduzierung<br />

18<br />

19<br />

10<br />

31<br />

15<br />

10<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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Verbesserung der<br />

Wettbewerbsfähigkeit<br />

6<br />

4<br />

10<br />

3<br />

6<br />

2<br />

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Höhere Gewinne,<br />

bessere Performance<br />

27<br />

36<br />

33<br />

40<br />

31<br />

31<br />

13<br />

Anwenderschwerpunkte<br />

Geplante Projekte in 2004 und 2005 (in %)<br />

(Quelle: AIIM 2003)<br />

USA<br />

IRE<br />

BRA<br />

D<br />

UK<br />

CAN<br />

Prozessautomation/Workflow<br />

22<br />

27<br />

45<br />

16<br />

26<br />

23<br />

Technisches <strong>Dokumenten</strong>management<br />

22<br />

21<br />

42<br />

29<br />

33<br />

E-Mail-<strong>Management</strong><br />

22<br />

28<br />

30<br />

20<br />

30<br />

33<br />

Web-Publishing<br />

24<br />

31<br />

31<br />

14<br />

33<br />

38<br />

Knowledge <strong>Management</strong><br />

25<br />

29<br />

41<br />

14<br />

36<br />

33<br />

Information Capture<br />

27<br />

30<br />

33<br />

18<br />

38<br />

35<br />

<strong>Dokumenten</strong>kontrolle<br />

34<br />

40<br />

57<br />

22<br />

50<br />

44<br />

Archivierung / Records<br />

<strong>Management</strong><br />

44<br />

34<br />

53<br />

14<br />

46<br />

48<br />

Compliance<br />

20<br />

Formularverarbeitung<br />

18<br />

18<br />

26<br />

25<br />

Anwenderanforderungen<br />

Business Continuity<br />

23<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

CRM Costumer Service<br />

29<br />

34<br />

33<br />

23<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Human Ressource<br />

<strong>Management</strong><br />

28<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

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Buchhaltung<br />

14<br />

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14<br />

eGovernment<br />

28<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

7


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Trends aus Marktsicht<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

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15<br />

Trends aus Marktsicht<br />

Allgemeine Markterscheinungen<br />

• Marktkonsolidierung<br />

• Konvergenz<br />

• Keine geschlossene DMS-Branche mehr<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

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16<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

8


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Lösungsanbieter im Wettbewerb<br />

Collaboration<br />

IBM, Microsoft, Oracle<br />

Outputmanagement<br />

WCM/Portal<br />

Vignette, Interwoven,<br />

Stellent, RedDot<br />

BetaSystems, ISIS<br />

ERP-Workflow/<br />

Records Manag.<br />

SAP, Oracle, Sage<br />

Traditionelle ECM-Anbieter<br />

EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,<br />

FileNet, Banctec, etc.<br />

Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,<br />

ELO, Docuware, etc.<br />

Xerox, Canon, Ricoh<br />

Hardware<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

FSC, Bearing Point,<br />

Accenture<br />

Integration<br />

HP, Storagetek, EMC,<br />

Hitachi, Veritas<br />

Storage/Archivierung<br />

Oracle, Microsoft, IBM,<br />

Verity<br />

Database<br />

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17<br />

Lösungsanbieter im Wettbewerb<br />

Collaboration<br />

IBM, Microsoft, Oracle<br />

Outputmanagement<br />

WCM/Portal<br />

Vignette, Interwoven,<br />

Stellent, RedDot<br />

BetaSystems, ISIS<br />

ERP-Workflow/<br />

Records Manag.<br />

SAP, Oracle, Sage<br />

Traditionelle ECM-Anbieter<br />

EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,<br />

FileNet, Banctec, etc.<br />

Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,<br />

ELO, Docuware, etc.<br />

Xerox, Canon, Ricoh<br />

Hardware<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

FSC, Bearing Point,<br />

Accenture<br />

Integration<br />

HP, Storagetek, EMC,<br />

Hitachi, Veritas<br />

Storage/Archivierung<br />

Oracle, Microsoft, IBM,<br />

Verity<br />

Database<br />

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18<br />

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9


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Traditionelle ECM-Anbieter<br />

Internationale Anbieter:<br />

• EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,<br />

FileNet, Banctec, etc.<br />

Deutscher Mittelsstand:<br />

• Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq, ELO,<br />

Docuware, etc.<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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19<br />

Lösungsanbieter im Wettbewerb<br />

Collaboration<br />

IBM, Microsoft, Oracle<br />

Outputmanagement<br />

WCM/Portal<br />

Vignette, Interwoven,<br />

Stellent, RedDot<br />

BetaSystems, ISIS<br />

ERP-Workflow/<br />

Records Manag.<br />

SAP, Oracle, Sage<br />

Traditionelle ECM-Anbieter<br />

EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,<br />

FileNet, Banctec, etc.<br />

Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,<br />

ELO, Docuware, etc.<br />

Xerox, Canon, Ricoh<br />

Hardware<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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Unternehmensberatung<br />

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FSC, Bearing Point,<br />

Accenture<br />

Integration<br />

HP, Storagetek, EMC,<br />

Hitachi, Veritas<br />

Storage/Archivierung<br />

Oracle, Microsoft, IBM,<br />

Verity<br />

Database<br />

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20<br />

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10


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Lösungsanbieter im Wettbewerb<br />

Collaboration<br />

IBM, Microsoft, Oracle<br />

Outputmanagement<br />

WCM/Portal<br />

Vignette, Interwoven,<br />

Stellent, RedDot<br />

BetaSystems, ISIS<br />

ERP-Workflow/<br />

Records Manag.<br />

SAP, Oracle, Sage<br />

Traditionelle ECM-Anbieter<br />

EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,<br />

FileNet, Banctec, etc.<br />

Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,<br />

ELO, Docuware, etc.<br />

Xerox, Canon, Ricoh<br />

Hardware<br />

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Accenture<br />

Integration<br />

HP, Storagetek, EMC,<br />

Hitachi, Veritas<br />

Storage/Archivierung<br />

Oracle, Microsoft, IBM,<br />

Verity<br />

Database<br />

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Lösungsanbieter im Wettbewerb<br />

Collaboration<br />

IBM, Microsoft, Oracle<br />

Outputmanagement<br />

WCM/Portal<br />

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BetaSystems, ISIS<br />

ERP-Workflow/<br />

Records Manag.<br />

SAP, Oracle, Sage<br />

Traditionelle ECM-Anbieter<br />

EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,<br />

FileNet, Banctec, etc.<br />

Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,<br />

ELO, Docuware, etc.<br />

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22<br />

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11


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Lösungsanbieter im Wettbewerb<br />

Collaboration<br />

IBM, Microsoft, Oracle<br />

Outputmanagement<br />

WCM/Portal<br />

Vignette, Interwoven,<br />

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BetaSystems, ISIS<br />

ERP-Workflow/<br />

Records Manag.<br />

SAP, Oracle, Sage<br />

Traditionelle ECM-Anbieter<br />

EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,<br />

FileNet, Banctec, etc.<br />

Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,<br />

ELO, Docuware, etc.<br />

Xerox, Canon, Ricoh<br />

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Lösungsanbieter im Wettbewerb<br />

Collaboration<br />

IBM, Microsoft, Oracle<br />

Outputmanagement<br />

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BetaSystems, ISIS<br />

ERP-Workflow/<br />

Records Manag.<br />

SAP, Oracle, Sage<br />

Traditionelle ECM-Anbieter<br />

EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,<br />

FileNet, Banctec, etc.<br />

Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,<br />

ELO, Docuware, etc.<br />

Xerox, Canon, Ricoh<br />

Hardware<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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Unternehmensberatung<br />

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FSC, Bearing Point,<br />

Accenture<br />

Integration<br />

HP, Storagetek, EMC,<br />

Hitachi, Veritas<br />

Storage/Archivierung<br />

Oracle, Microsoft, IBM,<br />

Verity<br />

Database<br />

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24<br />

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12


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Lösungsanbieter im Wettbewerb<br />

Collaboration<br />

IBM, Microsoft, Oracle<br />

Outputmanagement<br />

WCM/Portal<br />

Vignette, Interwoven,<br />

Stellent, RedDot<br />

BetaSystems, ISIS<br />

ERP-Workflow/<br />

Records Manag.<br />

SAP, Oracle, Sage<br />

Traditionelle ECM-Anbieter<br />

EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,<br />

FileNet, Banctec, etc.<br />

Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,<br />

ELO, Docuware, etc.<br />

Xerox, Canon, Ricoh<br />

Hardware<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

FSC, Bearing Point,<br />

Accenture<br />

Integration<br />

HP, Storagetek, EMC,<br />

Hitachi, Veritas<br />

Storage/Archivierung<br />

Oracle, Microsoft, IBM,<br />

Verity<br />

Database<br />

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25<br />

Trends aus Marketingsicht<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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Unternehmensberatung<br />

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26<br />

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13


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Trends aus Marketingsicht<br />

• ECM Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

• RM Records <strong>Management</strong><br />

• DAM Digital Asset <strong>Management</strong><br />

• ILM Information Lifecycle <strong>Management</strong><br />

• Capture<br />

• Compliance<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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Unternehmensberatung<br />

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27<br />

ECM-Suiten<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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28<br />

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14


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Definition Suiten (1)<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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• Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen<br />

Komponenten<br />

• Modular und komponentenweise erweiterbar<br />

• Nutzung gemeinsamer Administrationskomponenten<br />

und Ressourcen in Bereichen wie<br />

Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen,<br />

Metadaten, Speicherorte, Kommunikation etc.<br />

• Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle<br />

Komponenten der Suite Plattform-Konformität, d.h.<br />

alle Komponenten sind auf allen Plattformen der<br />

Gesamtsuite lauffähig<br />

• Einheitliche Clienten, die die Nutzung des<br />

Gesamtportfolios der Suite möglich machen<br />

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29<br />

Defintion Suiten (2)<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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30<br />

• Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die<br />

Rolle als Bestandteil der Suite, wobei sich die<br />

Komponenten als Dienste innerhalb einer<br />

gemeinsamen Architektur positionieren<br />

• Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der die<br />

Kompatibilität der Einzelkomponenten als auch der<br />

Suite selbst sicherstellt<br />

• Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung<br />

aller Komponenten die üblicherweise zum<br />

Funktionsumfang gerechnet werden<br />

• Einhaltung von Standards, um Komponenten von<br />

Dritten ebenso konform einbinden zu können wie<br />

die eigenen Komponenten der Suite<br />

• Gemeinsames, konsistentes Vertriebs und<br />

Marketing Konzept für die Suite und alle ihre<br />

enthaltenen Komponenten einschließlich<br />

entsprechender Preismodelle für Suite und<br />

Komponenten<br />

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15


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Was ist eine ECM-Suite?<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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• Anspruch an eine Suite: Eine Suite ist die<br />

Zusammenstellung verschiedener kompatibler<br />

Komponenten zur Lösung eines Gesamtszenarios,<br />

bei dem die Komponenten auch einzeln und<br />

unabhängig eingesetzt werden können<br />

• ECM beinhaltet fünf große Komponenten Capture,<br />

Manage, Deliver, Store und Preservation wobei<br />

sich Manage in die Teilkomponenten Collaboration,<br />

Records <strong>Management</strong>, Workflow/Business Process<br />

<strong>Management</strong>, Document <strong>Management</strong> und Web<br />

Content <strong>Management</strong><br />

• ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision, kein<br />

einzelnes Produkt<br />

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31<br />

Records <strong>Management</strong><br />

• Records <strong>Management</strong> oder Electronic Records <strong>Management</strong><br />

bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und<br />

Organisationskomponente zur Handhabung von<br />

Aufzeichnungen<br />

• ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher<br />

Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier<br />

wiederfinden<br />

• ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECM.<br />

Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in<br />

Deutschland und wird durch zahlreiche internationale<br />

Standards gestützt<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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32<br />

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16


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Digital Asset <strong>Management</strong><br />

• DAM Digital Asset <strong>Management</strong>, oder MAM Media Asset<br />

<strong>Management</strong>, oder RMM Rich Media <strong>Management</strong>, oder ...<br />

• Vielfältigste Akronyme leiten bereits heute die nächste Welle<br />

der Entwicklung ein, die sich versucht von CM Content<br />

<strong>Management</strong>, WCM Web Content <strong>Management</strong> und ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong> abzuheben<br />

• Noch bewegen sich die Anbieter nur im Randbereich von<br />

DRT und sind im traditionellen Marktsegment noch nicht<br />

richtig sichtbar geworden<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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33<br />

ILM Information Lifecycle <strong>Management</strong><br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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• Neues „Schlagwort“ der Anbieter von Speicher-Technologien<br />

(Storage)<br />

• Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zur<br />

Verwaltung des Lebenszyklus von Daten<br />

• Hinterlegte „Policies“ (Regeln) steuern die Speicherung,<br />

Speicherorte und Aussonderung von Informationen<br />

• Weiterentwicklung des HSM hierarchischen<br />

Speichermanagements in Richtung elektronische<br />

Archivierung, <strong>Dokumenten</strong>management und Enterprise<br />

Content <strong>Management</strong><br />

• Betriebssystemnahe Infrastruktur<br />

• Wird zum Teil als Oberbegriff von ECM ... +...+... benutzt,<br />

stellt sich aber auch als Store- und Preserve-Komponente<br />

innerhalb von ECM dar<br />

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34<br />

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17


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Capture<br />

• Unter der diesem Obergriff versammeln sich die Anbieter von<br />

Erfassungs-, OCR/ICR- und Klassifikationslösungen<br />

• Dieser Unterbereich von ECM hat inzwischen ein<br />

eigenständiges Profil gewonnen, obwohl die Komponenten<br />

meistens nur als Subsysteme anderer DRT-Lösungen zum<br />

Einsatz kommen<br />

• Rechungseingang<br />

• automatische Klassifikation der 2. Generation<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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Unternehmensberatung<br />

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35<br />

Compliance<br />

Die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von<br />

rechtlichen und regulativen Vorgaben.<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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36<br />

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18


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

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Rechtliche Anforderungen<br />

Anwenderanforderungen<br />

versus Marketing-Trends<br />

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• Sarbanes-Oxley<br />

• GDPdU<br />

• Verrechnungspreisdokumentation<br />

• GoBS<br />

• BASEL II<br />

• FDA<br />

• Kontrag<br />

• Elektronische Rechnung<br />

• HIPAA<br />

• ...<br />

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37<br />

Trends aus Technologiesicht<br />

und Produktentwicklungssicht<br />

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38<br />

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19


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

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Architekturen und Standards<br />

• Dienste-Konzept<br />

(Service-Oriented Architecture)<br />

• Standards<br />

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39<br />

Plattformen<br />

• Linux<br />

• Browser-basierte Clienten<br />

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40<br />

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20


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

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Sprachen<br />

• JAVA<br />

• XML<br />

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41<br />

Produktentwicklungen<br />

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• Branchenlösungen<br />

• E-Mail-Archivierung<br />

• Records <strong>Management</strong><br />

• Workflow<br />

• Farbscannen<br />

• Rechnungseingangserfassung<br />

• Automatische Klassifikation<br />

• Portallösungen<br />

• ECM Suiten<br />

• Administrationstools<br />

• „Intelligente“ Speichersysteme<br />

• Output-<strong>Management</strong><br />

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42<br />

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21


Anwenderanforderungen versus Marketing-Trends<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !<br />

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E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

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22


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

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Nutzen und Einsatzgebiete<br />

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Nutzen und Einsatzgebiete<br />

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P R O J E C T C O N S U L T<br />

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1<br />

ROI Return of Invest<br />

ROI<br />

Return on Investment<br />

in 6 Monaten, einem Jahr, usw.<br />

zu kurz gesprungen ?<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

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2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

1


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

ROI ist nicht alles!<br />

ROI betrachtet nur die Kostenseite!<br />

Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit sind<br />

bedeutsamer !<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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3<br />

Nachhaltigkeit des DRT-Einsatzes<br />

Nachhaltigkeit<br />

ist nicht der projektbezogene Erfolg<br />

und auch nicht der ROI<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

sondern der akzeptierte, effiziente und<br />

langfristige Einsatz im Produktivbetrieb<br />

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4<br />

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2


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Erfolg des DRT-Einsatzes<br />

Erfolg ?!<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Messgrößen fehlen meistens<br />

• IST-Analyse mit ausreichender<br />

Vollständigkeit<br />

• Ziele mit überprüfbaren Ergebnissen<br />

• Vergleichbarkeit von IST, SOLL und<br />

späterer Entwicklung<br />

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5<br />

Kosten-/Nutzenüberlegungen<br />

Ermittlung und Bewertung der<br />

quantifizierbaren Kriterien<br />

Kostengrößen<br />

- einmalige Kosten<br />

- laufende Kosten<br />

Leistungsgrößen<br />

- Einsparungen<br />

Ermittlung und Bewertung der<br />

nicht quantifizierbaren Kriterien<br />

Informationsangebot<br />

Flexibilitätssteigerungen<br />

Qualitätssteigerungen<br />

Humankriterien<br />

etc.<br />

Wirtschaftlichkeitsrechnung<br />

Arbeitssystemwert<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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6<br />

Beurteilung des Entscheidungsproblems aus ganzheitlicher Sicht<br />

Zusammenführung der Ergebnisse Abschätzung<br />

- Wirtschaftlichkeitsrechnung - Restrisiko<br />

- Arbeitssystemwertermittlung - ev. Fehleinschätzung<br />

Entscheidungsgrundlage<br />

09020107<br />

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3


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte<br />

Relevante Kostenarten<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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7<br />

Arbeitskosten für Archivierungs- und<br />

Retrievalfunktionen<br />

• <strong>Dokumenten</strong>eingang und –ersterfassung,<br />

Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport,<br />

Kopierzeiten, Systempflege und –wartung,<br />

Benutzerbetreuung<br />

Sachkosten<br />

• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,<br />

Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten<br />

Einführungskosten<br />

• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,<br />

interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten,<br />

Schulung, Qualifizierung<br />

• (gegebenenfalls externer Scanservice)<br />

Kapitalkosten<br />

Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte<br />

Rechenbarer Nutzen<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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8<br />

• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit<br />

und Ort<br />

• Vollständigkeit von Unterlagen<br />

• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und<br />

Sichten<br />

• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen<br />

• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten<br />

• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen<br />

Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche<br />

• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen<br />

• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung<br />

• Geringerer Raumbedarf für Archive<br />

• Sicherung vor Verlust und Verfälschung<br />

• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und<br />

elektronischen Daten<br />

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4


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte<br />

Qualitativer Nutzen<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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9<br />

• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von<br />

Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige<br />

Informationsbereitstellung<br />

• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst,<br />

über das Internet, für Heimarbeit)<br />

• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von<br />

Informationen<br />

• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung<br />

modernerer Technologien als bisher<br />

• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff<br />

• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)<br />

• Entlastung von Routinetätigkeiten<br />

• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher<br />

Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)<br />

• Reduzierung geistiger Rüstzeiten<br />

• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen<br />

Nutzenpotenziale<br />

Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition<br />

Raumkosten<br />

Personalkosten<br />

verbesserte<br />

Prozesse<br />

Informationsverfügbarkeit<br />

Kundenzufriedenheit<br />

Mitarbeitermotivation<br />

techn. Ausstattung<br />

z.B.:<br />

Papierlogistik<br />

Mikroverfilmung<br />

administrativer Aufwand<br />

Informationsschutz<br />

Qualität der<br />

Arbeitsergebnisse<br />

neue Services/Produkte<br />

verbesserte<br />

Organisationsstruktur<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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10<br />

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5


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Zu berücksichtigende Faktoren bei der<br />

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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Unternehmensberatung<br />

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11<br />

• Zeitersparnis bei Erfassung, Recherche, Transport,<br />

Bereitstellung<br />

und Rücksortierung aus der Ist-Analyse multipliziert mit den<br />

jeweiligen Stundensätzen der betroffenen Mitarbeiter<br />

• Ersparnis von Arbeits- und Archivmitteln sowie Archivräumen<br />

aus der Ist-Analyse mit Berücksichtigung, daß bestehende<br />

Papierarchive nicht sofort, sondern erst stufenweise aufgelöst<br />

werden können<br />

• Ermittlung der Kosten für Hard- und Software des neu zu<br />

beschaffenden Archivsystems auf Basis der ermittelten<br />

Mengengerüste und benötigten Infrastruktur<br />

• Berücksichtigung des gegebenenfalls zusätzlich benötigten<br />

Personals bzw. der zu schulenden und zu qualifizierenden<br />

Mitarbeiter<br />

• Allgemeine Projekt- und Einführungskosten<br />

• Bewerteter qualitativer Nutzen<br />

Zu berücksichtigende Faktoren bei der<br />

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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12<br />

• Zeitersparnis bei Erfassung, Recherche, Transport,<br />

Bereitstellung<br />

und Rücksortierung aus der Ist-Analyse multipliziert mit den<br />

jeweiligen Stundensätzen der betroffenen Mitarbeiter<br />

• Ersparnis von Arbeits- und Archivmitteln sowie Archivräumen<br />

aus der Ist-Analyse mit Berücksichtigung, daß bestehende<br />

Papierarchive nicht sofort, sondern erst stufenweise aufgelöst<br />

werden können<br />

• Ermittlung der Kosten für Hard- und Software des neu zu<br />

beschaffenden Archivsystems auf Basis der ermittelten<br />

Mengengerüste und benötigten Infrastruktur<br />

• Berücksichtigung des gegebenenfalls zusätzlich benötigten<br />

Personals bzw. der zu schulenden und zu qualifizierenden<br />

Mitarbeiter<br />

• Allgemeine Projekt- und Einführungskosten<br />

• Bewerteter qualitativer Nutzen<br />

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6


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Verfälschung von<br />

Wirtschaftlichkeitsaussagen<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

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13<br />

• Ansatz kalkulatorischer Kosten- und Erlösgrößen<br />

anstatt Ausgaben- und Einnahmengrößen<br />

• Vernachlässigung von Planungs-, Wartungs-,<br />

Beratungs-, Vorsorge- und Umstellungsaufwänden<br />

• Überbetonung der Hardwarekosten und zu<br />

niedriger Ansatz der Software- und<br />

Dienstleistungskosten<br />

• Vernachlässigung der Leistungsseite<br />

• Vernachlässigung langfristiger Folgewirkungen<br />

• Vernachlässigung von Überwälzungseffekten durch<br />

zu engen Betrachtungswinkel<br />

Ganzheitliche Wirtschaftlichkeitsanalyse<br />

Ermittlung der<br />

Kostenarten<br />

Ermittlung der<br />

Einsparungsarten<br />

Berechnung<br />

der Leistungsverbesserung<br />

Gesamteinsparungsübersicht<br />

nach<br />

Tätigkeiten<br />

Analyse der<br />

Leistungseffekte<br />

Gesamtkostenübersicht<br />

Gesamteinsparungsübersicht<br />

nach<br />

Kostenarten<br />

Berechnung der<br />

Wirtschaftlichkeitskenngrößen<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

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14<br />

09010123<br />

09010104<br />

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7


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Wirtschaftlichkeit von datenbankgestützten<br />

<strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>-<strong>Systeme</strong>n<br />

Ablage<br />

Rückgriff<br />

• Keine Falschablagen<br />

• Erhöhte Datensicherheit durch Backup<br />

der Optical Discs<br />

• Schnelle Rückgriffe<br />

• Gleichzeitig durch mehrere Benutzer<br />

• Unterschiedliche und kombinierbare<br />

Zugriffskriterien<br />

• Erhöhung Datenschutz durch<br />

Zugriffsberechtigung<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Qualität<br />

• Reproduzierbarkeit<br />

• Output-Qualität<br />

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15<br />

09010103<br />

0901010201<br />

Wirtschaftlichkeitsbestimmung als<br />

Kosten-Nutzen-Vergleich<br />

Kosten<br />

Investitions-<br />

Vorhaben<br />

Nutzen<br />

zusätzliche laufende<br />

Kosten/Jahr<br />

jährliche<br />

Kosteneinsparung<br />

„Wirtschaftlichkeit“<br />

Leistungsverbesserung<br />

Pro Jahr<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

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16<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

8


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Kosten-Nutzen-Bestimmung eines DRT-Szenarios<br />

(Praxisbeispiel)<br />

Kosten<br />

DRT-<br />

Vorhaben<br />

Nutzen<br />

laufende Kosten<br />

• Systembetreuung (Org.-Service)<br />

EUR 39.000<br />

Investitionskosten<br />

• Jährlicher Abschreibungsbetrag<br />

EUR 65.000<br />

jährlicher Gewinn<br />

EUR 129.000<br />

+Leistungsverbesserungen<br />

jährliche Kosteneinsparung<br />

• Personalkosteneinsparung<br />

ÉUR 233.000<br />

qualitative Leistungsverbesserung<br />

• Schnellerer Dokumentzugriff<br />

• Reduktion von Mehrfachablagen<br />

• Kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten<br />

• Unterstützung bei der Erfüllung von<br />

Aufbewahrungspflichten<br />

• Unabhängigkeit von Personen<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

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17<br />

EUR 233.000<br />

+ Leistungsverbesserungen<br />

EUR 233.000<br />

+ Leistungsverbesserungen<br />

Kennwerte der Prozesse von Informationsarbeiten<br />

nicht<br />

Wert steigend<br />

(„shadow<br />

Functions“)<br />

Wert steigend<br />

bis zu<br />

75%<br />

Transportzeiten<br />

> 50%<br />

Liegezeiten<br />

Bis zu 99,9 %<br />

bis zu 50%<br />

Bearbeitungszeit<br />

Durchlaufzeit<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

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18<br />

Quelle: (u.a.) IOT, IAO, BIfOA<br />

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9


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Ich weiß bereits so schon, was ich will<br />

Für das bisschen Archivierung setze ich<br />

mich eine halbe Stunde hin und schreib<br />

das Konzept mal eben runter<br />

Die ganzen Begriffe sind nur Marketing,<br />

das wird das Produkt schon leisten<br />

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Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

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19<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?<br />

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

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20251 Hamburg<br />

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20<br />

DMS ist kein geschäftskritisches System<br />

Eine kleine kostengünstige Lösung für das<br />

bisschen Archivieren und Recherchieren<br />

reicht schon aus<br />

Warum soll ich mir über eine Lösung für ein<br />

paar Zehntausend DM große Gedanken<br />

machen<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

10


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

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21<br />

Was muss vorbereitet werden?<br />

Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?<br />

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?<br />

Technische Rahmenbedingungen<br />

Fachliche / organisatorische Anforderungen<br />

Rechtliche Anforderungen<br />

Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP<br />

Lösungsarchitektur: Quellen, Repository,<br />

Standards, Formate, Schichten, Integration...<br />

Wirtschaftlichkeit...<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

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© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

22<br />

Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?<br />

Was muss vorbereitet werden?<br />

Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?<br />

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?<br />

Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?<br />

Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind<br />

vorhanden:<br />

• Lösungsansätze<br />

• Technische Spezifika<br />

• Anbieter- / Produkt-Markt<br />

Wie grenze ich Anforderungen/Komponenten<br />

voneinander ab?<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

11


© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

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23<br />

Unser Softwarehouse für die Anwendungs-<br />

Welcher Partner kommt überhaupt in Frage?<br />

Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?<br />

Was muss vorbereitet werden?<br />

lösung<br />

Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?<br />

Ist Unser eine Vorbereitung Haus- und überhaupt Hofberater nötig?<br />

Die Beratungskollegen unserer Wirtschaftsprüfer<br />

Die Top Ten der Consultinggesellschaften<br />

Freie Berater aus der DMS-Branche<br />

Beratungshäuser / Integratoren aus der<br />

DMS-Branche<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Wie sieht denn das mit den Kosten und Nutzen aus?<br />

Rechenbarer Nutzen<br />

Leistungs- und Qualitätsverbesserungen<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

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24<br />

• Reduktion Personalkosten<br />

- Ablegen<br />

- Suchzeiten<br />

- Ausgeben<br />

- Kopieren<br />

- Transportzeiten<br />

- Archivunterhalt<br />

- keine Mehrfachablagen<br />

- Telefonate / Fax<br />

- Bearbeitungszeiten<br />

- Rückstellzeiten<br />

• Reduktion Infrastrukturkosten<br />

- Archivsysteme<br />

- Bürohilfsmittel<br />

• Reduktion externe Kosten<br />

- Mikroverfilmung<br />

- Kopierkosten<br />

- Porti / Transport<br />

• Reduktion Raumkosten<br />

Eher gering<br />

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten<br />

• direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen<br />

und kombinierbaren<br />

Zugriffskriterien<br />

• mehrfache, ortsunabhängige<br />

Informationsnutzung<br />

• breitere Informationsbasis<br />

• höhere Produktivität durch schnellere<br />

Rückgriffe<br />

• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für<br />

mehrere Benutzer das weitaus<br />

• höhere Sicherheit<br />

• mehr Transparenz,<br />

höhere<br />

bessere Steuerung<br />

• keine Fehlablagen<br />

• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte<br />

Zugriffsberechtigung Potenzial<br />

• Qualität des Outputs (entspricht<br />

weitestgehend dem Original) auch bei<br />

Langzeitspeicherung<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

12


Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Wirtschaftlichkeit<br />

Ist-Zustand vor ECM-Einführung<br />

Kosten<br />

Leistungen<br />

Kostendifferenz<br />

Wirtschaftlichkeit<br />

Leistungsdifferenz<br />

Kosten<br />

Leistungen<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

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25<br />

Soll-Zustand nach ECM-Einführung<br />

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Nutzen und Einsatzgebiete<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

WebSite, Newsletter, Informationen ...<br />

http://www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

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26<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

13


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil<br />

von ECM Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

P R O J E C T<br />

C O N S U L T<br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

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1<br />

Wesentliche Strategien und<br />

Hauptkomponenten von ECM<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

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2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

1


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Integriertes ECM-System mit Einbindung<br />

von WCM und Applikationen<br />

Firewall<br />

Präsentation<br />

eBusiness-<br />

Transaktionen<br />

Web<br />

Server<br />

Portal<br />

Interface<br />

Portal<br />

Intranet<br />

Server<br />

Redaktions-<br />

Applikation<br />

Capture<br />

Classification<br />

Content<br />

Knowledge<br />

<strong>Management</strong><br />

<strong>Management</strong><br />

Content<br />

Repository<br />

DMS<br />

Workflow<br />

Content<br />

enabled<br />

Application<br />

Server<br />

Legacy<br />

Fachanwendung<br />

Groupware-<br />

Kommunikation<br />

Content<br />

enabled<br />

Groupware<br />

Server<br />

Groupware<br />

Repository<br />

ERP<br />

Application<br />

ERP<br />

ERP<br />

Repository<br />

EAI<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

3<br />

Enterprise Records <strong>Management</strong><br />

(Archivierung)<br />

ECM als Unternehmensinfrastruktur<br />

Anforderungen<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

4<br />

• Speicherung aller Arten von Informationen<br />

• Speicherung dynamischer und unveränderlicher<br />

Informationen<br />

• Dienstekonzept<br />

• Große und kleine Lösungen<br />

• Eigener Client oder Einbindung in vorhandene<br />

Anwendungen<br />

• Zentrale und verteilte Datenbanken<br />

• Konsistente Langzeitspeicherung<br />

• Modular ausbaubar<br />

• Verteilte Repositories<br />

• Integration in vorhandene <strong>Systeme</strong><br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

2


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

ECM als Unternehmensinfrastruktur<br />

Implementationsfragen<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren<br />

• Import, Konvertierung, Migration<br />

• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client<br />

• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,<br />

Back Office Integration<br />

• Prozess- und Workflow-Modellierung<br />

• Kulturelle Grenzen bei Online- versus Offline-Arbeit<br />

• Wie werden die Komponenten vernetzt?<br />

(EAI Enterprise Application Integration)<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

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© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

5<br />

ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision,<br />

kein einzelnes Produkt<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

6<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

3


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

ECM als integrative Middleware<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

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7<br />

ECM als Unternehmensinfrastruktur<br />

AIIM International<br />

E-Business<br />

ERP<br />

AP/AR RM/A CRM HRM<br />

EAI<br />

Enterprise<br />

Applications<br />

Integration<br />

Workflow<br />

Data Warehousing<br />

Mining<br />

Web Content<br />

<strong>Management</strong><br />

Collaboration<br />

Doc Mgmt<br />

Imaging<br />

Enterprise<br />

Content<br />

<strong>Management</strong><br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Domino Exchange RDMS<br />

File<br />

System<br />

Infrastructure<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

8<br />

Quelle: AIIM 2001 Industry Study<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

4


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

ECM Basisideen<br />

Integrative Middleware<br />

AIIM International<br />

E-Business<br />

ERP<br />

AP/AR RM/A CRM HRM<br />

EAI<br />

Enterprise<br />

Applications<br />

Integration<br />

Workflow<br />

Data Warehousing<br />

Mining<br />

Basis Idee Nr. 1<br />

Web Content<br />

<strong>Management</strong><br />

Collaboration<br />

Integrative Middleware<br />

Doc Mgmt<br />

Imaging<br />

Enterprise<br />

Content<br />

<strong>Management</strong><br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Domino Exchange RDMS<br />

File<br />

System<br />

Infrastructure<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

Quelle: AIIM 2001 Industry Study<br />

9<br />

ECM Basisideen<br />

Dienstekonzept<br />

AIIM International<br />

E-Business<br />

ERP<br />

AP/AR RM/A CRM HRM<br />

Enterprise<br />

Applications<br />

EAI<br />

Basis Idee Nr. 2<br />

Integration<br />

Workflow<br />

Collaboration<br />

Unabhängige Dienste Enterprise<br />

Content<br />

Data Warehousing für alle Web Anwendungen<br />

Content Doc Mgmt <strong>Management</strong><br />

Mining<br />

<strong>Management</strong> Imaging<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Domino Exchange RDMS<br />

File<br />

System<br />

Infrastructure<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

Quelle: AIIM 2001 Industry Study<br />

10<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

5


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

ECM Basisideen<br />

Einheitlicher Speicherort<br />

AIIM International<br />

E-Business<br />

ERP<br />

AP/AR RM/A CRM HRM<br />

Enterprise<br />

Applications<br />

EAI<br />

Basis Idee Nr. 3<br />

Integration<br />

Ein einheitliches, Workflow<br />

Collaboration übergreifendes<br />

Enterprise Repository<br />

Data Warehousing Web Content Doc Mgmt<br />

Miningfür jeden <strong>Management</strong> Informationstyp<br />

Imaging<br />

Enterprise<br />

Content<br />

<strong>Management</strong><br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Domino Exchange RDMS<br />

File<br />

System<br />

Infrastructure<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

Quelle: AIIM 2001 Industry Study<br />

11<br />

Komponenten des Enterprise Content<br />

<strong>Management</strong><br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

12<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

6


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

AIIM Modell für ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

MANAGE<br />

DM<br />

Collab<br />

CAPTURE<br />

STORE<br />

WCM<br />

DELIVER<br />

WF/<br />

BPM<br />

RM<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

PRESERVE<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

13<br />

CAPTURE<br />

Human created<br />

• Office Documents<br />

• Form<br />

• Rich Media<br />

• Microfilm<br />

Application created<br />

• ERP<br />

• XML<br />

• Finacial Applications<br />

Recogniton<br />

• OCR<br />

• HCR<br />

• ICR<br />

• OMR<br />

• Barcode<br />

Forms Processing<br />

E-Forms/Web-Forms<br />

Aggregation<br />

Indexing<br />

Input Designs<br />

Categorization<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

• E-Billing<br />

COLD/ERM<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

14<br />

Input<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

7


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

MANAGE<br />

DM<br />

Collab<br />

STORE<br />

WCM<br />

WF/<br />

BPM<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

RM<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

15<br />

Document <strong>Management</strong><br />

Document<br />

<strong>Management</strong><br />

DM<br />

Collab<br />

• Checkin/Checkout<br />

• Versionsmanagement<br />

• Suchen und Navigieren<br />

• Visualisierung<br />

WF/<br />

BPM<br />

STORE<br />

WCM<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

RM<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

16<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

8


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Document <strong>Management</strong><br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

• Checkin/Checkout<br />

zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten<br />

Informationen<br />

• Versionsmanagement<br />

zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher<br />

Information mit Versionen, Revisionen und<br />

Renditionen (gleiche Information in einem<br />

unterschiedlichen Format)<br />

• Suchen und Navigieren<br />

zum Auffinden von Informationen und zugehörigen<br />

Informationskontexten<br />

• Visualisierung<br />

zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie<br />

virtuellen Akten, Verzeich-nissen und Übersichten<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

17<br />

Collaboration<br />

Collab<br />

Collaboration<br />

DM<br />

STORE<br />

WCM<br />

• Gemeinsames Editieren<br />

• Wissensbasen<br />

• Whiteboards<br />

• Videoconferencing<br />

• Informationszusammenführung<br />

WF/<br />

BPM<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

RM<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

18<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

9


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Web Content <strong>Management</strong><br />

Collab<br />

DM<br />

Web Content<br />

<strong>Management</strong><br />

STORE<br />

WCM<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

WF/<br />

BPM<br />

RM<br />

• Editieren und Gestalten<br />

• Publikationsprozess<br />

• Konvertierung<br />

• Sicherheit<br />

• Visualisierung<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

19<br />

Records <strong>Management</strong><br />

Collab<br />

DM<br />

STORE<br />

WCM<br />

• Ablagesystematik<br />

• Indizierung und<br />

Thesaurus<br />

• Aufbewahrungsfristen<br />

•Meta-Daten<br />

• Archiverwaltung<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

WF/<br />

BPM<br />

RM<br />

Records<br />

<strong>Management</strong><br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

20<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

10


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Workflow /<br />

Business Process <strong>Management</strong><br />

• Ablauf- und Aufbauorganisation<br />

• Prozessdesign<br />

• Vorgangsbildung<br />

• Routen<br />

• Mitzeichnung<br />

• Paralleles und<br />

DM<br />

sequentielles Bearbeiten<br />

• Wiedervorlage, Fristen<br />

• Kontrolle<br />

• Protokollierung<br />

Workflow /<br />

Business Process<br />

<strong>Management</strong><br />

WF/<br />

BPM<br />

Collab<br />

STORE<br />

RM<br />

WCM<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

21<br />

STORE<br />

Repositories<br />

• File Systems<br />

• Content <strong>Management</strong> Systems<br />

• Databases<br />

• Data Warehouses<br />

Library Services<br />

• Search/Retrieval<br />

• Version Control<br />

• Check In/Check Out<br />

• Audit Trail<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

22<br />

• SAN<br />

• NAS<br />

• Magneto Optical<br />

• DVD<br />

• CD-ROM<br />

Technologies<br />

• Tape<br />

• Magnetic Storage<br />

• RAID<br />

• Optical Disc<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

11


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

PRESERVE<br />

Archive<br />

• Paper<br />

• Mikrofilm<br />

• NAS/SAN<br />

• CAS<br />

• WORM<br />

• WORM-TAPE<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Aussonderung<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

23<br />

DELIVER<br />

Layout/Design<br />

Security as ECM Infrastructure<br />

Transformation<br />

Security<br />

Ditribution<br />

Technologies<br />

• COLD/ERM<br />

• PKI<br />

• Internet, Intranet, Extranet<br />

• Personalization<br />

• E-Business-Portale<br />

• XML<br />

• PDF<br />

• Compression<br />

• Digital Rights<br />

<strong>Management</strong>/<br />

Watermark<br />

• Email und Fax<br />

• Datenübermittlung mittels<br />

EDI, XML u. anderer Formate<br />

• Syndication<br />

• CD / DVD<br />

Publishing<br />

• Konverter<br />

• Digital Signature<br />

• Digitales Fernsehen<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Viewer<br />

• Papier<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

Output<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

24<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

12


<strong>Dokumenten</strong>management als Bestandteil von ECM<br />

Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

ECM-Haus<br />

Usage<br />

Fat Client<br />

Enabling Web Client other Devices<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

SECURITY<br />

CAPTURE MANAGE<br />

Web Content <strong>Management</strong><br />

Digital Asset <strong>Management</strong><br />

E-Mail <strong>Management</strong><br />

Records <strong>Management</strong><br />

Document <strong>Management</strong><br />

Indexing<br />

Categorization<br />

Recognition<br />

Forms Processing<br />

Document Imaging<br />

SECURITY<br />

Collaboration<br />

Business<br />

Process<br />

<strong>Management</strong><br />

Workflow<br />

EAI<br />

SECURITY<br />

Repositories<br />

Storage<br />

Long-Term Archival<br />

Backup / Recovery<br />

Migration<br />

Content Integration<br />

Search / Retrieval<br />

Syndication<br />

Localization<br />

Personalization<br />

Publish<br />

Electronic<br />

DELIVER<br />

PRESERVE STORE<br />

SECURITY<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

Scanning<br />

PKI Electronic<br />

Signature<br />

Entry<br />

User Managment<br />

Directory Service<br />

User Rights<br />

<strong>Management</strong><br />

Paper<br />

DRM<br />

Exit<br />

Firewall<br />

25<br />

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

<strong>Dokumenten</strong>management<br />

als Bestandteil von ECM<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

WebSite, Newsletter, Informationen ...<br />

http://www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

26<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005<br />

13


P R O J E C T<br />

C O N S U L T<br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Unternehmensprofil<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH ist ein hersteller- und<br />

produktunabhängiges Beratungsunternehmen für IT-<br />

Strategie, Fachberatung, Planung und Organisation zu<br />

Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen,<br />

Projektmanagement und Coaching für Projekte<br />

der DRT Document Related Technologies wie<br />

elektronische und E-Mail-Archivierung, <strong>Dokumenten</strong>-,<br />

Enterprise-Content-, Information Lifecycle-<strong>Management</strong><br />

und Compliance.<br />

2005


P R O J E C T<br />

C O N S U L T<br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Inhaltsverzeichnis<br />

Inhaltsverzeichnis............................................................................................................................ 02<br />

Unternehmensdaten........................................................................................................................ 03<br />

Unternehmensgrundsätze ............................................................................................................... 04<br />

Mission Statement............................................................................................................ 04<br />

Arbeitsgebiete Projektmanagement, Informationstechnologie und Organisation ........... 04<br />

Unabhängigkeit ................................................................................................................ 04<br />

Transparenz ..................................................................................................................... 04<br />

Qualität............................................................................................................................. 05<br />

Kommunikation ................................................................................................................ 05<br />

Qualifikation unserer Mitarbeiter...................................................................................... 05<br />

Methoden, Werkzeuge und Philosophie der Zusammenarbeit....................................................... 06<br />

Beratungsfelder ............................................................................................................................... 08<br />

Fachberatung .................................................................................................................................. 09<br />

Strategie Informationstechnologie ................................................................................... 09<br />

Analysen .......................................................................................................................... 09<br />

Systemberatung ............................................................................................................... 09<br />

Organisationsberatung..................................................................................................... 09<br />

Projektberatung und -durchführung ................................................................................. 10<br />

Qualifizierung und Schulungen........................................................................................ 10<br />

Gutachten......................................................................................................................... 10<br />

Dokumentation ................................................................................................................. 10<br />

Seminare ......................................................................................................................................... 11<br />

Vorträge / Keynotes......................................................................................................................... 12<br />

Kunden ............................................................................................................................................ 13<br />

Banken und Finanzdienstleister....................................................................................... 13<br />

Versicherungen und Rententräger................................................................................... 13<br />

Fortsetzung Versicherungen und Rententräger .............................................................. 14<br />

Industrie und Handel........................................................................................................ 14<br />

Pharma und Chemie ........................................................................................................ 14<br />

Energie und Logistik ........................................................................................................ 14<br />

Öffentliche Verwaltung..................................................................................................... 15<br />

Sonstige Branchen........................................................................................................... 15<br />

Internationale Beratungsprojekte..................................................................................... 15<br />

Verbände, Gremien und Standardisierungsorganisationen............................................................ 16<br />

Mitgliedschaft ................................................................................................................... 16<br />

Awards............................................................................................................................................. 18<br />

Auszeichnungen für <strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Kunden ....................................................... 18<br />

Auszeichnungen für <strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Mitarbeiter .................................................. 18<br />

Einige Erläuterungen zu den Auszeichnungen................................................................ 18<br />

Informationsportal............................................................................................................................ 19<br />

www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com ..................................................................................... 19<br />

Publikationen ................................................................................................................................... 20<br />

<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Newsletter zu Document Related Technologies......................... 20<br />

Bücher.............................................................................................................................. 21<br />

Studien ............................................................................................................................. 21<br />

White Papers.................................................................................................................... 22<br />

Artikel ............................................................................................................................... 22<br />

Unternehmensprofil 2 von 22


P R O J E C T<br />

C O N S U L T<br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Unternehmensdaten<br />

Firma<br />

Abkürzung<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH<br />

Sitz Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

Deutschland<br />

Kommunikation Tel.: +49-40-46076220<br />

Fax: +49-40-46076229<br />

E-Mail: info@project-consult.com<br />

Website: www.project-consult.com<br />

Geschäftsführung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer (Beratung)<br />

Karin Begemann (kaufmännisch)<br />

Handelsregister AG Hamburg HRB 57970<br />

USt.-IdNr. DE 152199335<br />

D-U-N-S® Nummer 34-492-5540<br />

Verlagskennnummern ISBN 3-9806756<br />

ISBN 3-936534<br />

ISSN 1349-0809<br />

Stammkapital € 51.129,19<br />

Gründung 01.07.1992<br />

Bankverbindung<br />

Hamburger Sparkasse<br />

BLZ: 200 505 50<br />

Kto.: 1009 245 455<br />

IBAN: DE27 2005 0550 1009 2454 55<br />

BIC: HASPDEHHXXX<br />

Beteiligung<br />

PCI <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

International Business Services Ltd., London<br />

DLM Network EEIG, Worcester<br />

Unternehmensprofil 3 von 22


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Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Unternehmensgrundsätze<br />

Mission Statement<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> berät und unterstützt ihre Kunden produkt- und herstellerneutral<br />

bei der ganzheitlichen Konzeption, optimalen Einführung und effizienten<br />

Nutzung von modernen Informationstechnologien unter Berücksichtigung aller<br />

Faktoren: Unternehmensstrategie, Mensch, Firmenkultur, Organisation, Wirtschaftlichkeit,<br />

Technik, Zukunftssicherheit und Projektarbeit.<br />

Arbeitsgebiete Projektmanagement, Informationstechnologie und Organisation<br />

Wir sind auf Projektmanagement-, Organisations- und Informationstechnologie-<br />

Beratung in den Geschäftsfeldern <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>, Vorgangsbearbeitung,<br />

elektronische Archivierung mit digitalen optischen Speichern und anderen „Document<br />

Related Technologies“ spezialisiert und gelten als qualifizierter, anerkannter Partner.<br />

Wir beraten und unterstützen Anwender ausschließlich in Arbeitsfeldern, in denen wir<br />

über umfangreiches Spezialwissen und Erfahrung verfügen.<br />

Konsequentes Qualitätsmanagement, ständige Weiterbildung, teamorientiertes<br />

Arbeiten, internationale Verbindungen und „das Ohr am Markt“ garantieren unseren<br />

Kunden optimale Lösungen.<br />

Unabhängigkeit<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> berät herstellerunabhängig und produktneutral ausschließlich<br />

Endanwender von DRT- und E-Business-Lösungen. Unsere Beratung ist immer individuell<br />

auf die spezifische Situation unserer Kunden ausgelegt.<br />

Wir vertreiben keine Hard- und Software und führen keine Integrations- oder<br />

Programmierarbeiten durch.<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> ist durch keinerlei Absprachen, Kooperationsverträge,<br />

Vertriebspartnerschaften oder Provisionsvereinbarungen an Hersteller, Integratoren,<br />

Softwarehäuser, Consulting-Unternehmen oder andere DRT-Anbieter gebunden.<br />

Transparenz<br />

Durch interdisziplinäre Ressourcen und ein übersichtliches Gesamtkonzept von der<br />

Analyse über die Begleitung der Realisierung bis zur Abnahme bieten wir unseren<br />

Kunden Transparenz im Projekt.<br />

Wir arbeiten erfolgsorientiert allein im Interesse des Auftraggebers. Zielerreichung,<br />

Nachvollziehbarkeit, Termintreue, Budgeteinhaltung und Vermeidung unnötiger Aufwände<br />

sind die Grundlagen unserer Beratungs- und Unterstützungstätigkeiten.<br />

Unsere Unabhängigkeit sorgt gleichermaßen für zukunftssichere, praxistaugliche,<br />

wirtschaftliche und bedarfsgerechte Lösungen.<br />

Unternehmensprofil 4 von 22


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Qualität<br />

Wir arbeiten nach den Grundsätzen:<br />

- ISO 8204 TQM Total Quality <strong>Management</strong><br />

- BDU Bund Deutscher Unternehmensberater e.V. und<br />

- GPM Gesellschaft für Projektmanagement e.V.,<br />

um zeitgerecht, strukturiert, effizient, nachprüfbar und wirtschaftlich unsere Kunden<br />

bei ihren Aufgaben zu unterstützen.<br />

Kommunikation<br />

Gemeinsam sind wir stark.<br />

Offenheit, Ehrlichkeit und Fairness sind unsere Grundprinzipien der Kommunikation.<br />

Die neutrale Position an der Seite unserer Kunden, das Zusammenwirken im Team,<br />

der Einsatz effizienter Projektmanagement- und Moderationstechniken, die faire Zusammenarbeit<br />

mit den Realisierungspartnern unserer Kunden, die Mitarbeit in Verbänden<br />

und Standardisierungsgremien und die Zusammenarbeit mit Informationsanbietern<br />

dienen zur Erreichung optimaler Ergebnisse in unseren Kundenprojekten.<br />

Qualifikation unserer Mitarbeiter<br />

Unsere Mitarbeiter setzen sich unternehmerisch, verantwortlich, offen und innovativ<br />

zum Nutzen des Kunden ein.<br />

Durch ständige Weiterbildung und Erfahrungsaustausch zwischen Teams und<br />

Mitarbeitern hält <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> einen hohen Qualitätsstandard.<br />

Unsere Berater und Projektleiter sind nach ihren Erfahrungen eingruppiert und<br />

werden ausschließlich entsprechend ihrer Qualifikation und ihrem Fachwissen<br />

eingesetzt.<br />

Unsere Seniorberater haben seit mehr als 10 Jahren als Experten im Umfeld<br />

<strong>Dokumenten</strong>technologien Projekte nachgewiesen erfolgreich durchgeführt und<br />

verfügen über exzellente Fach-, Methoden- und Sozialkompetenzen.<br />

Sie sind z. B. zertifiziert nach<br />

- CDIA+ Certified Document Imaging Architech<br />

- PMI zertifizierter Project <strong>Management</strong> Professional (PMP)<br />

- Interner Auditor ISO 9000ff<br />

- u. a.<br />

Unternehmensprofil 5 von 22


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Methoden, Werkzeuge und Philosophie der<br />

Zusammenarbeit<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> setzt eine Vielzahl von erprobten, problemorientierten<br />

Methoden zur Sicherung des Beratungserfolges ein.<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> geht mit einer ganzheitlichen Betrachtungsweise vor, die<br />

Strategie, Organisation, Mensch und Technik einschließt. Dabei gilt:<br />

Strategie<br />

• Strategie vor Organisation, Mensch und Organisation vor Technik.<br />

• <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> arbeitet gemäß den „Grundsätzen für die Berufsausübung<br />

der Unternehmensberater“ (BDU Bundesverband Deutscher Unternehmensberater<br />

e.V.).<br />

Projektarbeit<br />

• Projekte werden in Stufen oder Phasen mit definierten Ergebnissen und Reviews<br />

der Ergebnisse durchgeführt.<br />

• Die Projektmanagement-Verfahren der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> basieren auf den<br />

Empfehlungen der GPM Gesellschaft für Projektmanagement e.V., die für DRT-<br />

Projekte angepasst wurden.<br />

• Die eingesetzten Projektmanagement-Techniken sorgen für die ständige Nachvollziehbarkeit<br />

und Transparenz jedes Projektes.<br />

• Ergebnisse, Durchführung und Status von Projekten werden in regelmäßigen<br />

Abständen durch Qualitätsbeauftragte oder Qualitätssicherungsteams von<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> überprüft.<br />

• Know-how-Transfer und -Sicherung in allen Projektphasen erfolgen durch die<br />

Zusammensetzung der Projektteams aus Projektmitarbeitern des Kunden sowie<br />

<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Beratern.<br />

• Modularisierung der Arbeitspakete und Einbindung der Mitarbeiter des Kunden<br />

ermöglichen die effiziente und wirtschaftliche Dimensionierung von Projekten.<br />

Unternehmensprofil 6 von 22


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Fachwissen<br />

Nationale und internationale Trendforschung, Mitarbeit in Standardisierungsgremien<br />

und Verbänden, die Erstellung von Studien sowie die systematische Auswertung aller<br />

Marktinformationen in unseren Geschäftsfeldern garantieren hohe Qualitätsstandards<br />

und die Berücksichtigung künftiger Anforderungen.<br />

Kontinuierliche Aufbereitung von Fachinformationen und Projektergebnissen und<br />

deren Bereitstellung in der <strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-KnowledgeBase zusammen mit<br />

ständiger Weiterbildung und Erfahrungsaustausch im <strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Team<br />

sichern den Informationsvorsprung zum Vorteil der Kunden.<br />

Programmgestützte Werkzeuge<br />

Der Einsatz <strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-eigener Werkzeuge für Ausschreibungen,<br />

Kriterienkatalogerstellung, Ist-Analysen, Bedarfsanalysen, Nomenklatur- und<br />

Thesaurusaufbau sowie von BPR-Tools wie z. B. ARIS Toolset erhöhen die Effizienz<br />

und beschleunigen die Projektarbeit.<br />

Spezielle, für unsere Kunden erstellte Werkzeuge wie standardisierte<br />

Erhebungsbögen oder datenbankgestützte Ist-Analyse-Tools, Nomenklatur- und<br />

Ordnungssystematik-Verwaltungsprogramme und andere sichern die kontinuierliche<br />

Nutzung von Projektergebnissen.<br />

Bedarfsgerechte Lösungen<br />

Empfehlungen werden nur auf Basis zuvor ermittelter Anforderungen und exakt auf<br />

die Kundensituation zugeschnitten ausgesprochen.<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> garantiert die vollständige Unabhängigkeit von Herstellern,<br />

Systemintegratoren und Produkten.<br />

Unternehmensprofil 7 von 22


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Beratungsfelder<br />

• Ablageorganisation<br />

• Application Service Providing (ASP)<br />

• Automatische Klassifikation<br />

• Betriebsorganisation<br />

• Business Process Re-engineering (BPR)<br />

• COLD (Computer Output on LaserDisk)<br />

• Collaborative und Groupware<br />

• Compliance<br />

• Content <strong>Management</strong> (CM)<br />

• Directory Services<br />

• Document Related Technologies (DRT)<br />

• <strong>Dokumenten</strong>management (DM)<br />

• E-Business<br />

• Elektronische Archivierung und Records <strong>Management</strong> (s. u.)<br />

• Elektronische Formulare<br />

• Elektronische Signatur<br />

• E-Mail-Archivierung<br />

• Enterprise Content <strong>Management</strong> (ECM)<br />

• Geschäftsprozessoptimierung (GPO)<br />

• ILM Information Lifecycle <strong>Management</strong><br />

• Imaging<br />

• Indizierung, Thesauri und Nomenklatur<br />

• Information Retrieval<br />

• XML<br />

• IT-Strategie und IT-Architektur<br />

• Knowledge <strong>Management</strong> (KM)<br />

• Migration<br />

• Multilinguale Informationssysteme<br />

• Multimediale Informationsverarbeitung<br />

• Output-<strong>Management</strong><br />

• Portale<br />

• Posteingangserfassung<br />

• Qualitätsmanagement (QM, TQM)<br />

• Rechtliches Umfeld des <strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong>s<br />

• Records <strong>Management</strong><br />

• Revisionssicherheit<br />

• Sicherheit<br />

• Standardisierung<br />

• System-Design<br />

• Test- und Prüfkriterien<br />

• Verfahrensdokumentation nach GoBS<br />

• Vordruckgestaltung und -optimierung<br />

• Web Content <strong>Management</strong> (WCM)<br />

• Workflow<br />

Unternehmensprofil 8 von 22


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Fachberatung<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH berät Unternehmen, Organisationen und Institutionen,<br />

die moderne IT-, E-Business- und DRT-Lösungen konzeptionieren, auswählen,<br />

einführen und betreiben wollen.<br />

Beratungsformen<br />

Bei ihrer Beratungstätigkeit unterscheidet <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong>:<br />

• Umfangreiche Projektarbeit auf Basis des „Gemischte-Teams-Konzepts“<br />

• Projektmanagement mit Übernahme von Projektleitungs- und Projektunterstützungsfunktionen<br />

• Coaching als individuelle Unterstützung für Projektleiter und Projektteams<br />

• Individuelle Workshops und Seminare als punktuelle Unterstützung der Projektarbeit<br />

Strategie Informationstechnologie<br />

Document Related Technologies und ihre Integration in Informationssysteme<br />

• Organisationsoptimierung<br />

• Einführungsstrategien<br />

• Marktentwicklung und Standards<br />

Analysen<br />

• Bedarfs- und Organisationskonzepte<br />

• Ist-Analysen<br />

• Kosten-/Nutzenanalysen<br />

• Vorbereitung von Ausschreibungen; neutrale Empfehlung für Anbieterauswahl<br />

• Systemvorschlag und Detailangebot für anschließende Realisierung<br />

• Begutachtung von Systemdesign und Ablauforganisation<br />

Systemberatung<br />

• Pflichten- und Lastenhefte, Detailkonzepte<br />

• Systemdesign<br />

• Testkonzeption und -durchführung<br />

• Qualitätsmanagement<br />

• Produktleistungsevaluation<br />

Organisationsberatung<br />

• Organisationskonzepte<br />

• Prozessdefinition und -optimierung (BPR)<br />

• Berechtigungs- und Sicherheitskonzepte<br />

• Inhaltliche Erschließung von Informationen<br />

• Betriebskonzepte<br />

• Vertragsmanagement<br />

Unternehmensprofil 9 von 22


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Projektberatung und -durchführung<br />

• Projektmanagement: Organisation, Planung, Steuerung, Controlling und Begleitung<br />

• Coaching der Kunden-Projektteams<br />

• Konzeption, Einführung, Test und Abnahme<br />

• Review- und Lenkungsausschusstätigkeiten<br />

• Qualitätssicherung<br />

• Moderation und Konfliktmanagement<br />

• Anbieterkontrolle<br />

• Konzeptions- und Ergebniskontrolle<br />

Qualifizierung und Schulungen<br />

• Bedarfsermittlung<br />

• Konzepte, Organisation und Durchführung<br />

• Personalkonzepte<br />

• Workshops, Coaching<br />

Gutachten<br />

• Verfahrensdokumentation nach GoBS<br />

• Begutachtung von Konzepten und Lösungen<br />

• Zertifizierungsvorbereitung<br />

• Rechtliche Anerkennung von revisionssicheren <strong>Systeme</strong>n<br />

• Abnahme<br />

• Schlichtung in Streitfällen<br />

Dokumentation<br />

• Projektdokumentation<br />

• Fachliche Dokumentation und Konzepte<br />

• Vorbereitung von Publikationen und Präsentationen<br />

Studien<br />

• Vorstudie<br />

• Machbarkeitsstudie<br />

• Wirtschaftlichkeitsstudie<br />

• Marktstudie<br />

• Potentialbewertung<br />

Unternehmensprofil 10 von 22


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Seminare<br />

Die Bedeutung von <strong>Dokumenten</strong>-Technologien für Wirtschaft und Gesellschaft<br />

wächst unaufhaltsam.<br />

Wie erzielt man den richtigen Nutzen der <strong>Systeme</strong>, die Wettbewerbsvorteile, die Effizienzsteigerungen?<br />

Wie vermeidet man Fehler bei IT-Strategie, Projektmanagement,<br />

Auswahl von Lösungs-Anbietern bei der Einführung oder Migration von <strong>Dokumenten</strong>-<br />

Technologien? Wie plant man richtig im Spagat zwischen Kosten und Nutzen?<br />

Welche gesetzlichen Vorgaben sind zu beachten?<br />

Zur Aus- und Weiterbildung für IT-Professionals und Mitarbeiter bietet <strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong> Kurse und Seminare im Umfeld von DRT Document Related<br />

Technologies an:<br />

K 112<br />

S 202<br />

S 203<br />

S 301/302<br />

S 101<br />

S 103<br />

S 113<br />

S 112<br />

S 110<br />

CDIA+ Zertifizierung: 4-tägiger Kurs mit Prüfung<br />

zum CDIA+ Certified Document Imaging Architech<br />

Aktuelle <strong>Dokumenten</strong>-Technologien: Lösungen, Trends<br />

Compliance / ILM Information Lifecycle <strong>Management</strong><br />

Projektmanagement<br />

Einführung von DRT-Lösungen<br />

ECM Enterprise Content <strong>Management</strong><br />

Revisionssichere Archivierung<br />

Verfahrensdokumentation nach GoBS<br />

Test und Abnahme<br />

Die Seminare und Kurse richten sich an Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter<br />

aus den Bereichen Geschäftsführung, Bereichsleitung, betroffene Fachabteilungen,<br />

Informationsmanagement, Organisation und Datenverarbeitung, Archiv- und<br />

<strong>Dokumenten</strong>management und Revision.<br />

Sie werden von <strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Seniorberatern durchgeführt, die als<br />

Spezialisten in Theorie und Praxis bereits viele Projekte der <strong>Dokumenten</strong>technologien<br />

erfolgreich durchgeführt haben.<br />

Weitere Informationen unter: http://www.project-consult.net/portal.asp?UR=53<br />

Anfragen zum Seminarprogramm, Preisen und Terminen: info@project-consult.com<br />

Unternehmensprofil 11 von 22


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Vorträge / Keynotes<br />

Herr Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu<br />

Themen wie elektronische Archivierung, Records <strong>Management</strong>, <strong>Dokumenten</strong>management,<br />

Workflow, Rechtsfragen, Business Re-Engineering, Wissensmanagement<br />

und Projektmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalen<br />

Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit.<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> bietet Kongress- und Konferenzveranstaltern, Anbieter- und<br />

Anwenderunternehmen für öffentliche und inhouse-Veranstaltungen an:<br />

• Standard-Vorträge: Sie sind weitgehend vorbereitet und werden nur auf die<br />

spezielle Veranstaltung angepasst.<br />

• Individuelle Vorträge und Keynotes, die eigens im Auftrag erstellt werden. Diese<br />

werden nach individuell nach Kundenanforderung angeboten (Inhalt, Honorar).<br />

Die folgende Übersicht gibt die Themen (Auswahl) von Standard-Vorträgen wieder.<br />

V 101<br />

V 102<br />

V 103<br />

V 108<br />

V 112<br />

V 118<br />

V 119<br />

V 120<br />

Die Dimensionen des Content <strong>Management</strong><br />

Document Related Technologies – aktuelle Trends<br />

Einführungsstrategien für <strong>Dokumenten</strong>-Technologie-Lösungen<br />

Konzeption und Durchführung von Ist-Analysen bei DRT-Einführungen<br />

Elektronische Signatur und elektronische Archivierung<br />

Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des<br />

Informationszeitalters<br />

Die GDPdU und die elektronische Archivierung<br />

<strong>Dokumenten</strong>-Technologien: Wohin geht die Reise?<br />

Weitere Informationen unter: http://www.project-consult.net/portal.asp?UR=54<br />

Eine Übersicht zu internationalen Keynotes mit dazugehörigen Texten und<br />

Folienpräsentation siehe http://www.project-consult.net/portal.asp?SR=500<br />

Anfragen zum Seminarprogramm, Preisen und Terminen: info@project-consult.com<br />

Unternehmensprofil 12 von 22


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Kunden<br />

Banken und Finanzdienstleister<br />

Unternehmen<br />

Ort<br />

• ADIG Investment München<br />

• BHF Bank Frankfurt<br />

• BLB Bayerische Landesbank München<br />

• Consors Discount Brokers Nürnberg<br />

• Credit Suisse Frankfurt<br />

• DSGV Deutscher Sparkassen- und Giroverband Berlin, Bonn<br />

• dvg Rechenzentrum der Sparkassenorganisation Hannover<br />

• Fiducia Rechenzentrum der Volksbankengruppe Karlsruhe<br />

• Fondsdepot Bank Nürnberg<br />

• Hamburgische Landesbank (aufgegangen in der HSH Nordbank) Hamburg<br />

• Kreditwerk Hamburg<br />

• Kreissparkasse Hannover Hannover<br />

• LBBW Landesbank Baden-Württemberg Stuttgart<br />

• LG Landesgirokasse (aufgegangen in der LBBW) Stuttgart<br />

• IZB SOFT (IT-Dienstleister der bayerischen Sparkassen) München<br />

• Landesbank Sachsen Leipzig<br />

• Nassauische Sparkasse Wiesbaden<br />

• NORD/LB Norddeutsche Landesbank Hannover<br />

• OSGV Ostdeutscher Sparkassen- und Giroverband Berlin<br />

• SI Sparkassen Informatik (und Vorgänger-Rechenzentren) Köln, Frankfurt,<br />

Münster, Stuttgart<br />

• SIZ Informatikzentrum der Sparkassenorganisation Bonn<br />

• Sparkasse Erlangen Erlangen<br />

• Sparkasse Freiburg Freiburg<br />

• Sparkasse Ludwigshafen Ludwigshafen<br />

• Stadtsparkasse Köln Köln<br />

• Volksbank Freiburg Freiburg<br />

• VW Financial Services / Volkswagen Bank Braunschweig<br />

• WestLB Westdeutsche Landesbank Düsseldorf<br />

Versicherungen und Rententräger<br />

Unternehmen<br />

Ort<br />

• Albingia (aufgegangen in der AXA) Hamburg<br />

• AXA Colonia Köln<br />

• Bahn-Betriebskrankenkasse Frankfurt<br />

• Basler Securitas Versicherungen Frankfurt<br />

• BfA Bundesversicherungsanstalt für Angestellte Berlin<br />

• Deutscher Ring Hamburg<br />

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• Generali, Generali Lloyd München, Wien<br />

Fortsetzung Versicherungen und Rententräger<br />

Unternehmen<br />

Ort<br />

• Generali Office-Service und Consulting Wien<br />

• LVA Landesversicherungsanstalt Rheinprovinz Düsseldorf<br />

• LVA Landesversicherungsanstalt Westfalen Münster<br />

• IKK Landesverband der Innungskrankenkassen Brandenburg und Berlin Berlin<br />

• KZVK Kirchliche Zusatzversorgungskasse Köln<br />

• Münchener Rück München<br />

• Nürnberger Versicherung Nürnberg<br />

• Swiss Life Schweizerische Lebensversicherungs- und Rentenanstalt Zürich<br />

• TKK Techniker Krankenkasse Hamburg<br />

• Universa Versicherungen Nürnberg<br />

Industrie und Handel<br />

Unternehmen<br />

Ort<br />

• DaimlerChrysler Stuttgart<br />

• Gardena Ulm<br />

• Hochtief Essen<br />

• Kabeltrommel Köln<br />

• Mahle Stuttgart<br />

• Pfeifer & Langen Köln<br />

• Robert Bosch Stuttgart<br />

• Seele Gersthofen<br />

• Tchibo Hamburg<br />

Pharma und Chemie<br />

Unternehmen<br />

Ort<br />

• Schering Berlin<br />

• Wacker Chemie München<br />

Energie und Logistik<br />

Unternehmen<br />

Ort<br />

• E.DIS Aktiengesellschaft Fürstenwalde<br />

• HEIN GAS (E.ON Hanse) Hamburg<br />

• Lufthansa Systems Norderstedt<br />

• Minol (aufgegangen in elf) Berlin<br />

• Ruhrgas (E.ON Ruhrgas) Essen<br />

• Rheinbraun (RWE Rheinbraun) Köln<br />

• RWE-DEA Hamburg<br />

• Stadtwerke Gießen Gießen<br />

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• Vasa Energy (HEW / Vattenfall) Hamburg<br />

Öffentliche Verwaltung<br />

Unternehmen<br />

Ort<br />

• Bundesamt für Finanzen Bonn<br />

• Bundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung Bonn<br />

• Bundesministerium der Verteidigung Bonn<br />

• ISB Informatikstrategieorgan Bund Bern<br />

• LAROV Landesamt zur Regelung offener Vermögensfragen Berlin<br />

• LIT Landesamt für Informationstechnik Berlin<br />

• Senatsverwaltung für Bau- und Wohnungswesen Berlin<br />

• Senatsverwaltung für Finanzen Berlin<br />

• Service Information et Presse (Regierung Luxemburg) Luxemburg<br />

• Stadt Köln Köln<br />

Sonstige Branchen<br />

Unternehmen<br />

Ort<br />

• DB-Touristik Kassel<br />

• DLR Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. Stuttgart<br />

• Debitel Stuttgart<br />

• DSV Deutscher Sparkassenverlag Stuttgart<br />

• GAP German Academic Publishers Hamburg<br />

• MSG Media Service (Schwäbischer Verlag) Leutkirch<br />

• SÜDOST WOBA Dresden<br />

• wilhelm.tel Norderstedt<br />

Internationale Beratungsprojekte<br />

Unternehmen<br />

Ort<br />

• DLM-Forum, Europäische Kommission Brüssel<br />

• ESA/ESRIN European Space Agency Frascati<br />

• Generali Wien<br />

• ISB Informatikstrategieorgan Bund Bern<br />

• Service Information et Presse (Regierung Luxemburg) Luxemburg<br />

• Swiss Life, Schweizerische Lebensversicherungs- und Rentenanstalt Bern<br />

• UNEP HEM, UNO Umweltorganisation München, Nairobi<br />

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Verbände, Gremien und Standardisierungsorganisationen<br />

Mitgliedschaft<br />

AIIM<br />

Association for Information and Image <strong>Management</strong> International, Silver Springs, USA.<br />

Member of the Board of Directors, Vice Chair und Executive Director AIIM Europe:<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer (1998 – 2004).<br />

Mitarbeit in Standardisierungsgruppen, Industry White Papers, Durchführung von Veranstaltungen,<br />

Vertretung der AIIM bei der Europäischen Kommission<br />

AWV<br />

Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., Eschborn.<br />

Mitarbeit in Arbeitsgruppen zur Erstellung von Fachpublikationen im Umfeld DRT<br />

BITKOM<br />

Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., Berlin.<br />

Mitglied des Vorstands des AK KEM „Knowledge Engineering und <strong>Management</strong>“:<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer.<br />

Mitarbeit in den Arbeitsgruppen Rechtsfragen, Knowledge <strong>Management</strong> u. a.<br />

Programmkommitee der KnowTech 2001<br />

DLM-Forum<br />

Europäische Kommission, Brüssel.<br />

Mitglied im DLM-Monitoring Committee und Vorsitzender der DLM/ICT-Working-Group:<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

Mitarbeit bei der Durchführung der DLM-Foren in Brüssel und Barcelona, Aufbau des DLM-<br />

Network, Vertretung der ICT-Industrie<br />

DGI<br />

Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis e.V., Frankfurt.<br />

Mitarbeit an Studien<br />

GI<br />

Gesellschaft für Informatik e. V., Darmstadt.<br />

Mitarbeit in Arbeitskreisen zu Themen wie Workflow, Knowledge <strong>Management</strong> etc.<br />

GPM<br />

Gesellschaft für Projektmanagement e. V., München.<br />

Mitarbeit in der Regionalgruppe Hamburg, Schulungen, Durchführung von Veranstaltungen<br />

Unternehmensprofil 16 von 22


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Aktive Mitarbeit in Standardisierungs- und Fachgremien<br />

DIN<br />

Deutsches Institut für Normung, Berlin.<br />

Mitarbeit NABD 15 Archiv- und Schriftgutverwaltung: Felix v. Bredow (1999 – 2000)<br />

DMA<br />

Document <strong>Management</strong> Alliance (AIIM), Silver Springs.<br />

Mitarbeit bei der Architekturdefinition: Dr. Ulrich Kampffmeyer (1996 – 1998)<br />

ISO<br />

International Standardisation Organisation, New York.<br />

Mitarbeit an der ISO 15489: Felix v. Bredow, Dr. Ulrich Kampffmeyer (2000)<br />

Mitarbeit an der ISO 19005: Dr. Ulrich Kampffmeyer (2003 – 2004)<br />

ODMA<br />

Open Document <strong>Management</strong> API (AIIM), Silver Springs.<br />

Mitarbeit Dr. Ulrich Kampffmeyer (1997 – 1998)<br />

VOI<br />

Verband Optische Informationssysteme e.V., Darmstadt.<br />

Gründer und Vorstandsvorsitzender: Dr. Ulrich Kampffmeyer (1991 – 1998)<br />

Herausgabe VOI-Newsletter, Durchführung VOI-Rechtsinitiative, Autorenschaft und Mitarbeit von<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> an den Codes of Practice „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ und<br />

„Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS“, Vorträge, Veranstaltungen<br />

WfMC<br />

Workflow <strong>Management</strong> Coalition (AIIM).<br />

Mitarbeit: Dr. Ulrich Kampffmeyer (1998 – 1999)<br />

Unternehmensprofil 17 von 22


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Awards<br />

Auszeichnungen für <strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Kunden<br />

Für die erfolgreiche Durchführung von Projekten zur Konzeption und Einführung von DRT-<br />

Lösungen erhielten folgende Kunden von <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> internationale<br />

Auszeichnungen:<br />

Verband Auszeichnung Empfänger Jahr<br />

IMC, USA Award of Excellence Bernd Murst, LAROV, Berlin, für die<br />

1995<br />

erfolgreiche Durchführung des VERADOK-<br />

Projektes<br />

IMC, USA Award of Excellence Dieter R. Bartl, SIZ, Bonn, für die<br />

1997<br />

Standardisierung von Archivsystemen für die<br />

gesamte Sparkassen-Finanzgruppe<br />

AIIM,<br />

Europe<br />

Award of Excellence Dr. Wolfgang Klein, DSGV, Berlin/Bonn, für die<br />

erfolgreiche Durchführung des EBK-Projektes<br />

2000<br />

Auszeichnungen für <strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Mitarbeiter<br />

<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Mitarbeiter erhielten internationale Auszeichnungen für ihre<br />

erfolgreiche Tätigkeit in der DRT-Branche:<br />

Verband Auszeichnung Empfänger Jahr<br />

IMC, USA Award of Excellence Dr. Ulrich Kampffmeyer 1992<br />

IMC, USA Fellow of IMC Award Dr. Ulrich Kampffmeyer 1994<br />

IMC, USA Fellow of Merit Award Dr. Ulrich Kampffmeyer 1997<br />

AIIM<br />

International<br />

Fellow of Merit of<br />

AIIM Award<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer 1999<br />

AIIM<br />

International<br />

AIIM<br />

Europe<br />

MIT Master of<br />

Information<br />

Technology<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer 2000<br />

2002<br />

2002<br />

Award of Excellence Silvia Kunze-Kirschner 2000<br />

Einige Erläuterungen zu den Auszeichnungen<br />

Verbände und offizielle Institutionen verleihen Auszeichnungen an verdiente Mitglieder und<br />

für Innovationen, herausragende Lösungen oder Entwicklung von Standards.<br />

Awards wie der „Master of Information Technology“ werden in der Regel auf Basis konkreter<br />

Bewertungskriterien und Nachweise verliehen.<br />

Bei allen Verbänden und Institutionen werden die Auszeichnungen in einem reglementierten<br />

Nominierungs- und Vergabeverfahren verliehen. Die Nominierungsgremien werden für ein<br />

oder zwei Jahre von den Mitgliedern gewählt und sind unabhängige Gremien.<br />

Im Umfeld DRT Document Related Technologies sind die Awards der AIIM Association for<br />

Information and Image <strong>Management</strong> International die begehrtesten. Der IMC International<br />

Information <strong>Management</strong> Congress, eine reine DRT-Herstellervereinigung, wurde 1999 mit<br />

der AIIM vereinigt. Seitdem werden keine IMC Awards mehr vergeben.<br />

Unternehmensprofil 18 von 22


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C O N S U L T<br />

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Informationsportal<br />

www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com<br />

Das <strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Informationsportal verfügt über folgende Hauptrubriken:<br />

Unternehmen Informationen zu <strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong> und AGB<br />

News Neuigkeiten aus unserem Haus<br />

und der Branche<br />

Beratungsangebo<br />

t<br />

Leistungen + Schwerpunkte<br />

von <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Wissen Informationen zu DRT mit<br />

großem Downloadmaterial<br />

Seminarangebote DRT: Programme, Termine,<br />

Anmeldung<br />

Markt Übersicht über Anbieter und<br />

Produkte der DRT<br />

Projekte Branchen + Lösungen Foren Links zu wichtigen Foren der<br />

DRT<br />

Karriere Stellenangebote Webpartne Links zu Onlinepublikationen<br />

r<br />

Presse<br />

Interviews,<br />

Pressemitteilungen, Recht<br />

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Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Publikationen<br />

<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Newsletter zu Document Related Technologies<br />

Der E-Mail-Newsletter von <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> enthält Meldungen und<br />

Kommentare zu Märkten & Trends, Unternehmen & Produkten, Informationen von<br />

Verbänden usw. Er berichtet über Ergebnisse von international arbeitenden<br />

Marktforschungsinstituten und bietet Hintergrundinformationen zu allen Themen von<br />

Document Related Technologies (DRT).<br />

Mit der durchgängigen Kombination von Meldung und Kommentar hat der Newsletter<br />

einzigartigen Charakter in der deutschen IT-Presselandschaft. Die Kommentare<br />

werden von Geschäftsführer Dr. Ulrich Kampffmeyer bzw. von den Experten<br />

(Projektleiter) der jeweiligen Wissensgebiete erstellt.<br />

Er erscheint alle drei bis vier Wochen mit 12 bis 14 Ausgaben im Jahr und wird im<br />

Jahresabonnement per E-Mail am Erscheinungstag an die Abonnenten versendet.<br />

Das Abonnement schließt auf Anfrage eine Kennung und ein Passwort für den<br />

geschützten Bereich des Archivs ein.<br />

Es stehen folgende Abonnements zur Auswahl:<br />

• Persönliches Einzelabonnement (keine Weitergabe gestattet)<br />

• Gruppenabonnement (Weitergabe in der Arbeitsgruppe an bis zu 10 weitere<br />

Empfänger erlaubt; Verbreitung an andere Unternehmensteile, Partner oder Dritte<br />

nicht gestattet)<br />

• Abteilungsabonnement (Weitergabe in der Abteilung oder dem Unternehmensbereich<br />

an bis zu 50 weitere Empfänger erlaubt; Verbreitung an andere<br />

Unternehmensteile, Partner oder Dritte nicht gestattet)<br />

• Unternehmensabonnement (Weitergabe an die Mitarbeiter des bestellenden<br />

Unternehmens und Einstellen in das Intranet des bestellenden Unternehmens<br />

erlaubt; Verbreitung an andere Unternehmensteile, Partner oder Dritte nicht<br />

gestattet)<br />

Der Newsletter wird kostenfrei an <strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>-Kunden (während der<br />

jeweils aktuellen Projektlaufzeit) und an bei <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> akkreditierte<br />

Journalisten und Redaktionen versendet.<br />

Die für die Webpublikation freigegebenen Ausgaben stehen auch als<br />

recherchierfähiges Volltextarchiv (öffentlich zugängliche und recherchierbare<br />

Datenbank; der aktuelle Newsletter jedoch nur mit Passwort) zur Verfügung.<br />

Die Suchfunktion erfasst deutsche, englische, französische und spanische Texte.<br />

(Die russischen Texte sind nicht recherchierfähig).<br />

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Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

Bücher<br />

Titel / Autor Verlag Jahr<br />

<strong>Dokumenten</strong>-Technologien:<br />

Wohin geht die Reise ?<br />

Ulrich Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Libri Books (BoD)<br />

ISBN 3-9806756-4-5<br />

2003<br />

<strong>Dokumenten</strong>-<strong>Management</strong> -<br />

Grundlagen & Zukunft<br />

Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel<br />

Grundsätze der Verfahrensdokumentationen<br />

nach GoBS<br />

VOI Code of Practice 2<br />

(VOI-Kompendium 4)<br />

Ulrich Kampffmeyer, Karl-Georg Henstorf, Jan<br />

Prochnow et al.<br />

(eine überarbeitete Neuauflage ist geplant)<br />

Grundsätze der elektronischen Archivierung<br />

VOI Code of Practice 1<br />

(VOI-Kompendium 3)<br />

Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla, et al.<br />

(eine überarbeitete Neuauflage ist geplant)<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Libri Books (BoD)<br />

ISBN 3-90806756-0-2<br />

VOI e.V. Eigenverlag<br />

ISBN 3-932898-04-4<br />

VOI e.V. Eigenverlag<br />

ISBN 3-932898-03-6<br />

1999<br />

1999<br />

1997<br />

Studien<br />

Titel / Autor Verlag Jahr<br />

Workflow & EAI Studie 2000<br />

Von Business Process <strong>Management</strong> bis<br />

eBusiness – Produkte und Middleware-<br />

Komponenten (EAI)<br />

Martin Fichter, Ulrich Kampffmeyer<br />

Textband, Auswertungsband, CD<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Eigenverlag<br />

ISBN 3-9806756-1-0<br />

2000<br />

Workflow Studie 1999<br />

Martin Fichter, Ulrich Kampffmeyer<br />

Textband, Auswertungsband, CD<br />

Single- und Multi-Client-Studien<br />

auf Anfrage<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Eigenverlag<br />

ISBN 3-9806756-3-7<br />

1999<br />

Unternehmensprofil 21 von 22


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Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

White Papers<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> ist Herausgeber der sieben DLM/AIIM Industry White Papers<br />

für elektronisches <strong>Dokumenten</strong>-, Records- und Content-<strong>Management</strong> für den<br />

öffentlichen Sektor in Europa.<br />

Reihe / Titel / Autor Verlag Jahr<br />

AIIM Industry White Papers on Records,<br />

Document and Enterprise Content<br />

<strong>Management</strong> for the Public Sector<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

ISBN 3-936534-00-4<br />

2002<br />

Band 1: Capture, Indexing & Auto-Categorisation ISBN 3-936534-01-2 2002<br />

Band 2: Conversion & Document Formats ISBN 3-936534-02-0 2002<br />

Band 3: Content <strong>Management</strong> ISBN 3-936534-03-9 2002<br />

Band 4: Access & Protection ISBN 3-936534-04-7 2002<br />

Band 5: Availability & Preservation ISBN 3-936534-05-5 2002<br />

Band 6: Education, Training & Operation ISBN 3-936534-06-3 2002<br />

Band 7: E-Learning & E-Term ISBN 3-936534-08-X 2003<br />

Alle Industry White Papers stehen kostenfrei im Downloadbereich der <strong>PROJECT</strong>-<br />

<strong>CONSULT</strong>-Website.<br />

Artikel<br />

Es werden regelmäßig Fachartikel und ständige Kolumnen von Herrn Dr.<br />

Kampffmeyer und Seniorberatern von <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> in mehreren Sprachen<br />

in Fach- und Branchenzeitschriften wie Bit, CIO, Computerwoche, Computerzeitung,<br />

DoQ, GI Geldinstitute, Government Computing, Handelsblatt, impulse, information<br />

week, IT Director, manage IT, Mittelstand IT u. a. veröffentlicht.<br />

Eine Übersicht über Titel und Medien ist im Pressespiegel auf der <strong>PROJECT</strong>-<br />

<strong>CONSULT</strong>-Homepage zu erhalten.<br />

Unternehmensprofil 22 von 22


<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

NEWSLETTER<br />

20050817<br />

Inhalt<br />

Unternehmen & Produkte ............................................... 1<br />

Verity K2 Architektur ..............................................................1<br />

T-Systems & EMC: Partnerschaft für ILM.............................1<br />

Stellent präsentiert Version 7.5 ihrer ECM-Suite..................1<br />

OCE Mail CENTER für die Postbearbeitung ........................2<br />

Liskes Mirakel...........................................................................2<br />

IBM akquiriert DWL ................................................................2<br />

Hans Held stellt M.A.U.S. IQ vor...........................................3<br />

Messen & Kongresse ........................................................ 3<br />

DMS-Expo .................................................................................3<br />

BPM/Compliance-Kongress ...................................................3<br />

In der Diskussion.............................................................. 4<br />

Geschäftsprozesse.....................................................................4<br />

Marginalien ...............................................................................5<br />

Der elektronische Pass .............................................................5<br />

Corporate Governance.............................................................6<br />

Normen & Standards ........................................................ 7<br />

BPEL...........................................................................................7<br />

Recht & Gesetz................................................................... 7<br />

UMAG........................................................................................7<br />

Artikel.................................................................................. 8<br />

Scannen mit elektronischer Signatur .....................................8<br />

GDPdU & Elektronische Archivierung (Teil 4) ....................9<br />

Leserbriefe ........................................................................ 19<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> News .......................................... 19<br />

CDIA+ Zertifizierung für Document <strong>Management</strong><br />

Professionals ................................................................... 19<br />

Veranstaltungen mit <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

Beteiligung....................................................................... 19<br />

Marlene’s WebLinks....................................................... 19<br />

abaXX Technology, ABBYY, neeb & partner, Centric<br />

Software, FileNet, Hyperion, SAP, Luratech,<br />

MACH, Scanpoint Europe, Softwin, TIBCO<br />

Software, Universe Software, Varial, Windream<br />

Impressum ........................................................................ 21<br />

Newsletter-Bestellformular ........................................... 21<br />

Unternehmen & Produkte<br />

Verity K2 Architektur<br />

Darmstadt - Die Verity K2-<strong>Systeme</strong><br />

(http://www.verity.de) bestehen aus zwei Elementen,<br />

dem K2-Broker, zur Entgegennahme und Verteilung<br />

der Anfragen der Benutzer, und dem K2-Server, welcher<br />

die Suche ausführt. Durch diese Architektur soll<br />

eine hohe Flexibilität geboten werden, weil die Last auf<br />

das gesamte Netzwerk verteilt wird und so auch bei<br />

starken Belastungen beständige Leistungen möglich<br />

sind. Bei K2 handelt es sich um eine parallel arbeitende<br />

Architektur, welche Suchanfragen über einen oder<br />

mehrere Broker auf einen oder mehrere Suchserver<br />

verteilt.<br />

(CM)<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Kommentar:<br />

Verity, zuletzt behandelt im Newsletter 20050404, gilt als<br />

eines der führenden Produkthäuser im Bereich Volltextdatenbanken,<br />

Suchmaschinen und Knowledge <strong>Management</strong>.<br />

Die neue Architektur unterstützt nunmehr den Zugriff auf<br />

verschiedene Repositories und Verteilung der Zugriffe entsprechend<br />

Last. Damit ist eine bessere Skalierbarkeit und<br />

Integrationsfähigkeit der K2-Komponenten gegeben. Zahlreiche<br />

DMS-Anbieter benutzen K2 als integrale Komponente<br />

ihrer <strong>Systeme</strong>. Dort ergänzt K2 die traditionellen relationellen<br />

Datenbanken um einen direkteren Zugriff auf die Inhalte<br />

der Dokumente zu erreichen.<br />

(Kff)<br />

T-Systems & EMC: Partnerschaft für ILM<br />

Frankfurt/Schwalbach - T-Systems (http://www.tsystems.de)<br />

und EMC (http://www.emc.de) knüpfen<br />

eine internationale Partnerschaft. Zusammen wollen<br />

sie ihren Kunden integrierte ICT- und Speicherdienste<br />

als Produkt- und Service-Pakete anbieten. Auch im Bereich<br />

Information-Lifecycle-<strong>Management</strong>-Services planen<br />

die beiden Unternehmen Musterlösungen zu entwickeln<br />

und testen, welche dann nach kurzer Zeit für<br />

T-Systems Kunden verfügbar sein könnten. Die Lösungen<br />

werden zunächst nur in Deutschland, Österreich<br />

und der Schweiz vertrieben.<br />

(FH/CM)<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Kommentar:<br />

Die Anbieter von Speichersystemen umwerben wieder verstärkt<br />

die großen Systemintegratoren. ILM Information Lifecycle<br />

<strong>Management</strong> mit seinen Softwarekomponenten und<br />

den Anforderungen an kundenindividuelle Anpassungen ist<br />

eben kein Produkt „out-of-the-box“. Entscheidend bei solchen<br />

Kooperationen ist immer, ob es nur um den Mitverkauf<br />

von ein wenig Hardware geht – da lassen sich die großen<br />