Handout - PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich ...

Potentiale 

von 

Dokumententechnologien 

PROJECT 

CONSULT 

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 

Hamburg 2006

Potentiale von Dokumententechnologien 

Inhalt 

• Grundlagen der Dokumententechnologien 

o Artikel: „Dokumentenmanagement und Dokumententechnologien“ 

o Folien 

• Anwendungsgebiete 

o Artikel: „ECM – Vision und Potentiale“ 

o Folien 

• Rechtliche Anforderungen 

o Artikel: „Compliance“ 

o Folien 

• Wirtschaftlicher Einsatz 

o Artikel: „Wirtschaftlichkeit einmal anders“ 

o Folien 

• Strategien und Trends der Anbieter 

o Artikel: „Marktüberblick“ 

o Folien 

• Ausblick 

o Artikel: „Ausblick“ 

o Folien 

• Profil des Unternehmens 

• Profil des Autors 

• Newsletter 

• Seminare

Dokumentenmanagement und 


Dr. Ulrich Kampffmeyer 




Hamburg 2006



Dokumentenmanagement und Dokumententechnologien 

Dokumentenmanagement & Dokumenten-Technologien 

Dokumentenmanagement dient zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer 

Dokumente. Unter dem Begriff versteht man in Deutschland die Verwaltung von 

ursprünglich meist papiergebundenen Dokumenten in elektronischen Systemen. Bei 

der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von 

Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff EDM 

Elektronisches Dokumentenmanagement (Electronic Document Management) 

verwendet. Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und 

wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im 

Amerikanischen steht "Document Management" dagegen begrifflich eingeschränkter 

für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen 

Funktionen. Inzwischen gilt Dokumentenmanagement als eine Komponente des 

übergreifenden ECM Enterprise Content Management. 

Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinn 

Da die Perzeption des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im 

Amerikanischen gemeint, sich von der deutschen Begriffsfindung sehr stark 

unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen 

Dokumentenmanagement im weiteren Sinn als Branchenbezeichnung und 

Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie 

Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klassischen 

Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden. 

Dokumentenmanagement im engeren Sinn 

Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn, sind 

solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden 

sind, Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dateibestände zur 

Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man 

• Compound Document Management, 

• Electronic Filing und 

• dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente 

vor der elektronischen Archivierung. 

Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, 

Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Indizierung und 

Suchtechnologien. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr 

Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateisystem zur Verfügung stellt. Im 

Dateisystem kann der Anwender nur über Dateiname, ggf. Dateiendung, Größe oder 

Änderungsdatum suchen. Beim Dokumentenmanagement stehen beliebige Felder 

zur Verfügung wie bspw. Kundennummer, Auftragsnummer, Betreuer etc. 

Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind 

annähernd in der ISO-Norm DFR 10166 definiert, die jedoch keine Bedeutung 

erlangte. 

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff 

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig 

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0 

© PROJECT CONSULT GmbH 2006 Seite 2 von 13



Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Document 

Imaging, Workflow und Groupware spricht man auch häufig von Compound- 

Document-Management-Lösungen. Sie werden z.B. zum Produktdatenmanagement 

(vgl. Digital Asset Management) und Verwaltung von Office-Dokumenten eingesetzt. 

Dokumentenmanagement im weiteren Sinn 

Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden 

verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie 

• Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s.o.), 

• Bürokommunikation, 

• Document Imaging, 

• Scannen, 

• COLD (Computer Output on Laserdisk), 

• Workflow, 

• Groupware und 

• elektronische Archivierung. 

Die unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Technologien sind in starkem Maße 

voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im allgemeinen nicht ohne 

den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist 

gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten - gescannte Faksimiles, 

Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. - 

datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen 

Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt 

die Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne 

Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel 

der Bereich Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten 

Dokumenten) unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um 

eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem 

Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet. 

Was ist ein elektronisches Dokument? 

Dokument 

Dokumentenmanagementsysteme dienen zur Verwaltung elektronischer Dokumente. 

Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im 

angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum 

Beispiel deutlich an der verwendeten Endung ”.doc” für Dateinamen von 

Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung 

von gescanntem Schriftgut, und Document Management, der Verwaltung von bereits 

digital erzeugten Texten unterschieden. 

Im Deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu 

papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein 

Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden. 

Das Dokument wird damit sehr nah an den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff 







gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie 

Dokumentenechtheit. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff 

Dokumentenmanagement zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich 

damit nur in einem Teilgebiet dieser Technologien. Im angloamerikanischen 

Sprachraum entspricht dem inhaltlich/rechtlich definierten Dokument der Begriff 

Record. Records Management wird daher dort auch nicht mit Document 

Management gleichgesetzt. 

Der Begriff ”elektronisches Dokument” bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von 

unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als 

Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital 

übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, 

einen Datenbankauszug oder eine Liste handeln. 

Eine weitere Quelle für den Begriff Dokument in Zusammenhang mit 

Dokumentenmanagement-Systemen ist die Bezeichnung ”Dokumentation”, die sich 

auf eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Sachverhalt 

bezieht. Einige ”klassische” Dokumenten-Management-Systeme verfolgen daher 

auch das Ziel, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in 

unterschiedlichen Versionen vorliegen können, zu einem definierten Zeitpunkt eine in 

sich geschlossene, aktuelle Dokumentation zusammenzustellen. 

Elektronische Dokumente definieren sich durch ihren Inhalt und ihren 

Rechtscharakter, nicht durch ihren Dateityp oder ihre Form. 

Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokument wird auch verständlich, 

wie sich bei Anbietern und Anwendern Mißverständnisse hinsichtlich der 

unterschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten. Wichtig ist daher zu ermitteln, 

welche Dokumente in eine Dokumentenmanagement-Lösung überführt werden 

sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind. Ausschlaggebend 

für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente: 

dynamische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von unveränderbar und 

langfristig aufzubewahrenden Dokumenten zu unterscheiden. Ein Dokument hat 

daher in der Regel folgende Merkmale: 

• physische Eigenschaften (Papier, Datei u.ä.), 

• formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u.ä.), 

• Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.), 

• Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.), 

• Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten 

u.ä.), 

• Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung u.ä.), 

• Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor u.ä.), 

• Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.). 







In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie 

werden in DV-Systemen für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung 

genutzt. Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale für das 

Dokumentenmanagementsystem. 

Im folgenden wird der Begriff Dokument für elektronische Dokumente aus 

unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer 

Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. 

Formen von Dokumenten 

Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein Dokumentenmanagementsystem 

gelangen: 

• von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien (zum Beispiel Druck- oder 

Textdatei) oder Datensätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank), 

• analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte wie Faksimiles (gescannte 

Images) oder Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikrofon 

erfaßt werden. 

Ein Dokument kann weiterhin aus einem oder mehreren Einzelobjekten wie 

beispielsweise 

• Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik, 

• Images, zum Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos, 

• Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI), 

• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk; siehe ECM-Komponenten), 

• ASCII Textdokumente, 

• Video-Clips oder 

• Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufgezeichnetes Interview, 

bestehen. 

Entsprechend ihrer Komplexität können elementare Dokumente, Compound 

Documents und Container-Dokumente unterschieden werden. 

• Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten 

eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer 

Objekte. 

• Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als 

Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus 

zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. 

sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten können. 

• Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links, Metadaten und 

interne Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in Containern 

zusammengefasst werden. 







Selbstbeschreibende elektronische Dokumente 

Container-Dokumente können in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt, 

interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument aus 

verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oder über andere als das 

erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen 

werden, muß das Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- und 

Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt, 

bezeichnet man Dokumente als "selbstbeschreibend". 

Ein selbstbeschreibendes elektronisches Dokument besteht neben seinem Inhalt aus 

Attributdaten (Metadaten), die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisierung 

erlauben. Diese werden heute meisten in XML auf Basis einer DTD oder eines 

Schema abgebildet. Im englischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als 

”Selfcontained Document Object” bezeichnet. Im deutschen werden sie auch als 

”selbstbeschreibende Informationsobjekte” bezeichnet. Sie setzen sich aus einer 

beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste u.ä.) und einem 

vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbundenen ”Header” zusammen. Die 

Headerkomponente kann selbst aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein. 

Sie beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und 

Attribute im Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruht der 

selbsterklärende Charakter der Dokumente. 

Ein Header beinhaltet im allgemeinen folgende Attribute, die als Metadaten zum 

Dokument gehören: 

• Codes für die Selbsterklärungsfunktionalität 

Hierzu gehören zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute, 

Attributnamen, Attributformate etc., heute meistens in XML definiert und extern in 

einer DTD oder einem Schema referenziert 

• Eindeutige Identifizierung des Objektes 

Dies wird in der Regel durch einen ”Unique Identifier”, einen eindeutigen 

Schlüssel für die Identifizierung jedes Objektes gehandhabt. Für Unique Identifier 

existieren sowohl allgemeine Standardisierungen als auch brancheninterne 

Festlegungen. Der Unique Identifier wird benutzt, um auf das Objekt zuzugreifen 

und es als einmalig vorhandenes Dokument zu identifizieren. In der Regel sind im 

Unique Identifier Entstehungsort und -datum des Objektes mit Uhrzeit kodiert. 

• Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der einzelnen Teile der 

Inhaltskomponente 

Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu verstehen, die nur aus einem 

einzelnen Faksimile, aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem 

mehrseitigen Dokument oder einem zusammengesetzten Container bestehen 

kann. 

• Formatinformationen 

Hierzu gehören beschreibende Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente. 

Formatinformationen werden zur Reproduktion der Information ausgewertet (zum 

Beispiel für Anzeige, Bearbeitung und Druck). 







• Nutzungsinformationen 

Beispiele für Nutzungsinformationen sind Erzeuger, vorgesehene 

Benutzergruppe, Status der Information oder Verknüpfung auf zulässige 

Bearbeitungsoperationen. 

• Schutzinformationen 

Hierzu gehören Prüfsummen, Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eine 

elektronische Signatur und andere Attribute. 

• Referenzinformationen 

Referenzinformationen beinhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wie 

Folgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatz anderer Dokumente durch 

”logische Löschung”, Notizen, Versionsmanagement, Hintergrund-Faksimile, etc. 

• Inhaltliche Informationen 

Hierunter sind beschreibende Attribute und Ordnungsmerkmale zu verstehen, die 

in der Regel in der Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriff benutzt 

werden. Sie dienen im Header für Prüfungs-, Wiederherstellungs- und 

Anzeigefunktionen. 

Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn die Verwaltungsdatenbank 

nicht im Zugriff ist oder das Informationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des 

erzeugenden Systems versandt wurde. 

Verschiedene Dokumentarten 

Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich je nach Art der Dokumente. 

Technische Zeichnungen 

In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen 

werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar 

Hunderttausende von oftmals großformatigen Zeichnungen handeln, die 

typischerweise in großen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen 

heißen hier Zeichnungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das 

Dokumentenmanagement erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung, 

insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur 

Verfügung. Daneben werden weitere Produktionshinweisen, etwa geeignete 

Maschinen, mit angegeben, Die Zeichnungen werden meist formatabhängig 

abgespeichert. 

Bibliotheken 

Bibliotheken haben ihre Bücher in riesigen Arsenalen gespeichert, zu denen der 

Besucher üblicherweise keinen Zugang hat. Er sucht in einem 

Dokumentenmanagementsystem am Bildschirm, ermittelt die 

Registraturbezeichnung und bestellt anhand dieser das Buch zur Ausleihe. Ein 

Beispiel hierfür findet sich auf den Seiten der Deutschen Bibliothek extern als Online- 

Katalog OPAC. 







Behördenakten 

Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten 

werden üblicherweise in der Registratur aufbewahrt und ggf. vom Beamten 

angefordert. Die Anforderung erfolgt über das Aktenzeichen. Über die Art des 

Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde 

verschieden sind. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte traditionell nicht mehr 

aufgefunden werden. Ein Beispiel für die Aktenzeichenvergabe beim 

Bundessozialgericht findet sich im dortigen Aktenplan. 

Sonstige Unterlagen 

Unzählige Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser, 

Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige usw. Die grundlegenden Probleme 

des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders 

gelagert. So ist die Größenordnung der Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es 

ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten 

verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr 

unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer 

Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die 

Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes 

Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch 

nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob 

sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf die 

zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumentenmanagementsysteme 

unterschiedlich ausgelegt werden. 

Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements 

Nutzenargumentation für elektronisches Dokumentenmanagement 

• Sicherstellen der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, 

Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren) 

• Sicherstellen der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische 

Konvertierung in aller Voraussicht nach "zeitlose" Dateiformate wie TIFF oder 

PDF) 

• Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren) 

• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen) 

• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, 

Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei 

Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil- 

Workflow, Archivierungs-Workflow) 

• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten 

• Sicherstellen eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und 

Datenschutz) 

• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der 

Weiterleitungen der Dokumente 







• Verhindern vermeidbarer Speicherplatzkosten, die oft durch Mehrfachablage von 

Dokumenten entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und 

Benutzerlaufwerken) 

• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und 

Konflikten durch parallele Änderungen 

• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage 

Umfeld und Einsatzgebiete 

Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme aus Datenbankservern 

mit den Dokumentendaten, File-Servern auf denen Dokumente im 

Bearbeitungszustand gehalten werden (genannt "Vaults"), mehrstufigen 

Archivierungssystemen auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden, 

Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen und 

Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf 

Netzwerkprozessebene verwalten. 

Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage von 

Client-Server-Technologie oder neuerdings Web-Technologie, die dezentral auf den 

Netzwerk-PCs der Benutzer letztere in deren Internet-Browser laufen, die 

Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das 

Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen. 

Aufgrund dieser komplexen Technologie sind Hardwareanschaffungen, 

Softwarelizenzen aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme extrem 

teuer. Nicht unterschätzt werden dürfen vor allem auch die hohen 

Administrationsaufwände für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort-Wörterbüchern 

(Klassifikationssysteme) u.ä. 

Oftmals hängen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere 

Personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, 

zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, Dokumenten-Import 

und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu 3 

Level. 

Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird 

nicht allein durch das elektronische System sichergestellt, sondern durch die 

Aufstellung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassifizierungssysteme, 

Thesaurus) und die entsprechende Verschlagwortung bei der Ablage/beim Speichern 

von Dokumenten. 

Dieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der Dokumentenablage 

auf einfachen File-Servern im Firmennetzwerk mindestens um Faktor 2 langsamere 

Ablage von Dokumenten verursacht Mehraufwände bei allen Mitarbeitern die ihre 

Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem ablegen. Diese 

Mehraufwände kommen durch eingesparte Suchaufwände wieder herein, wobei 

jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal 

abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss. 

Der eigentliche Mehrwert der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems 

entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher 

Erfordernisse wiederaufgefunden werden müssen und durch das Wiederauffinden 







entsprechende finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein 

Unternehmen erheblich sein können. Ein anderer Fall ist, dass durch das Auffinden 

eines alten Dokumentes eine kostenintensive Doppelentwicklung vermieden werden 

kann. 

Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit-Risiken nicht pauschal 

Rückstellungen treffen, ist der sog. Return-Of-Investment für den Einsatz von 

Dokumentenmanagementsystemen kaufmännisch teils nur schwer vermittelbar. 

Des weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls schwer zu quantifizierende 

Qualitätsvorteile, die vor allem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung 

kommen. 

Weitere betriebswirtschafliche Herausforderungen stellen die hohen Fix-Kosten für 

Softwarelizenzen und Betrieb und Betreuung einerseits und die beträchtlichen 

Kosten pro Anwender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfiguration, Training 

und für das "interne Marketing" der Einführung der Dokumentenmanagement- 

Anwendung und der genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar. 

Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl stetig zunehmen, sinkt mit 

steigender Systemanwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht-Auffindbarkeit 

wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar 

auf den ersten Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fix-Kosten jedoch 

weiterhin erheblich und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein 

Nutzen gegenüber. 

Oftmals stoßen zentrale Dokumentenmanagementsysteme heute noch an Grenzen, 

bei mobilen Mitarbeitern mit internationaler Geschäftstätigkeit. Hierfür wären "Koffer- 

Packen"- und "Synchronisations"-Funktionen mit z.B. projektweisen Kopien von 

Dokumentenbeständen auf Laptops als Dokumentenmanagement-Funktionalität 

dringend erforderlich. 

Des weiteren bieten die meisten Dokumentenmanagementsysteme zwar die 

Funktion an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im System abgelegten 

Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt es an Verwaltungsmöglichkeiten für modular 

zusammengebaute Dokumente, bei denen z.B. ein Dokument als Teil eines anderen 

angezeigt wird (vgl. Funktionalität der Hyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken u.ä.). 

Oftmals sind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenmanagementsystem 

heraus geöffneten Dokumenten durch die entsprechende Applikation dann nicht 

mehr auflösbar. Die Abhilfe mit der Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter, auf derartige 

Modularisierungen zu verzichten, bringt dann wieder einige Nachteile mit sich, die 

der Einsatz von Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll, nämlich 

Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Dokumente(nmodule) und Probleme bzgl. 

der Aktualität solcher Mehrfachinstanzen. 

Ein weiteres wesentliches Problem stellt oftmals die Pflege und die Schulung der 

Schlagwort-Wörterbücher (auch Klassifizierungssysteme oder Thesauri genannt) dar. 

Die für die Pflege des Thesaurus zuständige Organisationseinheit ist oft mit den 

inhaltlichen Bedeutungen der Schlagworte und damit mit der Sicherstellung von 

Einordnungsrichtigkeit und Redundanzfreiheit überfordert. Sie gibt deshalb den 

Anträgen auf neue Ablage-Begriffe zu leichtgebig nach. Andererseits überblicken die 

Antragsteller aus den Geschäftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbau der 







Schlagwortstruktur. Die Folge ist dann sehr oft ein babylonisches Gewirr an 

Schlagwortsystematiken und –redundanzen, das den Vorteil der leichten 

Wiederauffindbarkeit von Dokumenten in einem EDM-System nach inhaltlichen 

Kriterien schnell grundsätzlich in Frage stellen kann. 

Selbstlernende Systeme mit Ähnlichkeitsvektoren und/oder neuronalen Netzen, 

mindestens aber die Möglichkeit der Volltextsuche wären hier die Lösung. Solche 

Technologien werden heute aber noch nicht bei allen 

Dokumentenmanagementsystemen angeboten bzw. führen bei einer zu großen 

Menge von Dokumenten zu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren 

Beeinträchtigung der Performanz seiner Suchanfragen,weshalb solche Möglichkeiten 

in der Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems oftmals deaktiviert 

werden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind. 

Der Einsatz von Workflow-Management-Komponenten muss mit einem 

entsprechenden konventionellen Ressourcen-Management einhergehen. Die 

schnelle, elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte nützt nichts, wenn im 

Prozess Flaschenhälse an Arbeitskapazität den Bearbeitungsfluss immer wieder zum 

Halten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durch Workflow-Protokolle die 

Gelegenheit zum Auffinden solcher Flaschenhälse. Regelrechte berichtsmäßige 

Auswertungen verbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechende 

Arbeitnehmerschutz-Vorschriften. 

Bei höheren Geschäftsprozessen dürfen Workflows auf keinen Fall zu starr 

programmiert werden, da sonst die konventionelle Abarbeitung z.B. per Klärungen 

durch gemeinsame Sitzungen klar im Vorteil ist und durch das 

Dokumentenmanagementsystem nicht unterstützt werden kann. 

Überhaupt ist es schwierig die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen 

bei allen Anwendern durchzusetzen, das gilt für die Anwendung elektronischer 

Workflows wie für die umständlichere Ablage von Dokumenten. In vielen 

Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mitarbeiter durch Rationalisierungsmassnahmen 

heute derart verdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwände für administrative 

Tätigkeiten kaum als dauerhaft durchhaltbar erscheinen. 

Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepte auch als zu offen 

empfunden. Man kann durch Offenheit den Nutzen vergrößern, aber auch 

verkleinern, wenn zu große Offenheit die Mitarbeiter abschreckt ihre Dokumente mit 

dem Dokumentenmanagementsystem abzulegen. 

Absolute Voraussetzung ist deshalb, dass das Unternehmensmanagement, d.h. die 

Führungskräfte auf allen Ebenen, voll hinter der flächendeckenden Verwendung 

eines Dokumentenmanagementsystems mindestens für alle wesentlichen 

Dokumente steht. Das Management muss sich der oben beschriebenen 

betriebswirtschaflichen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechend 

verantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantreiben des Systemseinsatzes 

durch die EDV-Abteilung allein reicht nicht aus. 

Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements 

Dokumentenmanagement als Bestandteil eines übergreifenden Enterprise Content 

Management. Durch die Zusammenführung herkömmlicher Technologien des 

Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) mit Internettechnologien, Web Content 







Management und Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise Content 

Management. Dokumentenmanagement gilt heute nur noch als eine integrierte 

Komponente von übergreifenden Systemen mit Workflow, Collaboration, Records 

Management, elektronischer Archivierung, Inputmanagement und 

Outputmanagement. Übergreifend hat sich seit ca. dem Jahr 2000 der Begriff 

Dokumenten-Technologien oder (engl.) DRT Document related Technologies 

eingebürgert. ILM Information Lifecycle Management überlappt sich zunehmend mit 

den traditionellen Funktionen von Dokumentenmanagement. 

Dokumenten-Technologien 

Dokumenten-Technologien ist die Übertragung des englischsprachigen Begriffes 

DRT Document Related Technologies. Dokumenten-Technologien dienen zur 

Erzeugung, Erfassung, Erschließung, Verwaltung, Aufbereitung, Bereitstellung, 

Verteilung, Sicherung und Bewahrung von elektronischen Dokumenten. 

Dokumenten-Technologien sind Dienste einer IT-Infrastruktur zur kontrollierten 

Nutzung elektronischer Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und 

Erzeuger. Elektronische Dokumente definieren sich durch ihren Inhalt und 

rechtlichen Charakter und können in unterschiedlicher Form als strukturierte, 

schwach strukturierte oder unstrukturierte digitale Information vorliegen. 

Der Begriffsbestandteil Dokument (siehe auch Dokumentenmanagement) ist dabei 

aus inhaltlicher und rechtlicher Sicht definiert. Er hat damit eine andere Qualität als 

Daten, Information oder Content im Umfeld der Informationstechnik. Im Gegensatz 

zu den Anbietern klassischer DM-Systeme oder ECM-Systeme positionieren sich 

Anbieter von digitalen Drucksystemen, Outputmanagementlösungen und anderen 

dokumentenorientierten Produkten eher unter dieser Klassifikation. Hier wird dieser 

Begriff z.T. auch auf Verfahren und Technologien angewendet, die nicht auf 

elektronischer Informationstechnik basieren, und sich am Begriff des 

Papierdokumentes orientieren. Der Begriff Dokumenten-Technologien ist aus 

technologischer Sicht geprägt und damit im Unterschied zu 

Dokumentenmanagement wesentlich weitergefaßt. 

Beispiele 

Beispiele für den weitgefaßten Anspruch von Dokumenten-Technologien sind 

Content Management Systeme und Dokumentenmanagement, Methoden des 

Informationsmanagement und der Dokumentation, beispielsweise in Bibliotheken und 

Archiven. Dokumenten-Technologien stellen die Basisfunktionen für Enterprise 

Content Management bereit. 

Beispiele für die funktionalen Elemente und Komponenten von Dokumenten- 

Technologien entsprechend der aufgeführten Begriffe in der Definition sind: 

• Erzeugung: z.B. Textverarbeitung, E-Mail 

• Erfassung: z.B. Scannen, Dateiimport 

• Erschließung: z.B. Indizierung, Kategorisierung, Klassifikation, Registratur (Akten) 

• Verwaltung: z.B. Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, 

Datenbank, Dateisystem 

• Aufbereitung: z.B. Konverter, OCR, PDF 







• Bereitstellung: z.B. Intranet, Portale, Webseiten, Druck, Elektronische Publikation 

• Verteilung: z.B. Workflow, E-Mail, Groupware 

• Sicherung: z.B. elektronische Signatur, Datensicherung 

• Bewahrung: z.B. elektronische Archivierung, Information Lifecycle Management 

Literatur 

BARC-Studie: DMS. Business Application Research Center, Würzburg 2004, 427 

Seiten, ISBN 3-9808289-7-2 

Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke: Dokumenten- 

Management. Dpunkt Verlag, 2004, 358 Seiten, ISBN 3-8986425-8-5 

Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack-Zimmermann: Dokumenten- 

Management. Springer, Berlin, 2002, 700 Seiten, ISBN 3-5404357-7-8 

Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Dokumentenmanagement. Grundlagen und 

Zukunft. PROJECT CONSULT, Hamburg 1999, 321 Seiten, ISBN 3-9806756-0-2 

Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?. PROJECT 

CONSULT, Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4-5 

Öghan Karakas: Document Related Technologies: Das Fundament für E-Business. 

Hansebuch Verlag, Hamburg 2003, 230 Seiten, ISBN 3-934880-07-X 

Wolfgang Limper: Dokumenten-Management. DTV-Beck, 2001, 320 Seiten, ISBN 3- 

4235023-6-3 

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Ein uraltes Thema 

Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von 

Jahren: 

Wissensmanagement basierte zunächst auf 

mündlicher Überlieferung 







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1







Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren 

wurde es möglich, Informationen und 

Vereinbarungen zu überliefern: 

Das Dokument war geboren 







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Die Verwaltung der Dokumente, 

modern Dokumentenmanagement genannt, 

entstand ebenfalls bereits vor 5.000 Jahren in den 

frühen Kulturen 







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2




Ein altes Thema 

Elektronisches Dokumentenmanagement existiert 

seit ca. 25 Jahren. 

Durch die elektronische Informationsverarbeitung 

wird der Dokumentbegriff neu definiert: 

Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles 

Datenobjekt 







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Das herkömmliche Dokument 







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• wichtig 

• unterschrieben 

• auf Papier 

• nahe am Urkundenbegriff 

• greifbar und taktil erfahrbar 

• ohne Hilfsmittel lesbar 

• auf dem Schreibtisch verstreubar 

• das war doch da oben in dem Ordner links, mit dem 

blauen Rand 

• beweisfähig 

• eine Willensbekundung 

• © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulr ich Kampffmeyer 


6 


3

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 




Die frühen Anfänge 

Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den 

Dokumentenbegriff nicht 







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Das elektronische Dokument 

• Der Begriff Dokument wird für elektronische 

Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in 

einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei 

oder Objekt vorliegen, verwendet 







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4


Zeichen, Daten, Informationen und Wissen 

Beispiele 

Marktmechanismen 

des Devisenmarktes 

Devisenkurs 

$1 = 0,82 € 

0,82 

Wissen 

Information 

Daten 

Zusammenhänge 

Vernetzung 

Kontext 

Syntax 

„0“, „2“, „8“ 

und „,“ 

Zeichen 

Zeichenvorrat 







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Beziehungen zwischen den Ebenen der 

Begriffshierarchie 


9 

Zeichen, Daten, Informationen und Wissen 

Wissen 

Information 

Daten 

Zeichen 







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Papier ist längst nicht mehr das 

Hauptproblem – 

immer mehr Dokumente entstehen digital 

und sind nicht mehr für eine physische 

Repräsentation geeignet 







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Immer mehr Dokumente entstehen digital 

und sind nicht mehr für eine physische 

Repräsentation geeignet 







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Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 


Der neue Dokumenten-Begriff 







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Ein Dokument kann heute alles sein 

• gescannte Faksimiles 

• E-Mails mit Attachement 

• Office-Dateien 

• Host-Output 

• Web-E-Business-Formulare © 

• Transaktionen 

• dynamische HTML-Seiten 

• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen 

• dreidimensionale Vektorgebilde 

• Datensätze mit zugewiesener Struktur 

• elektronisch signierte Dateien 

• Container mit beliebigen digitalen Komponenten 

• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ... 




Elementar Komplex Container 

Einseitiges 

FAX 

Textdatei mit 

Bild / Grafik 

Vorgang 

Information 1 

Textdatei mit 

Bild / Grafik 







Textdatei 

Tabelle 

eingebunden 

Audio 

Information 2 

Einseitiges FAX 

Information 3 

Tabelle 

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Gleichstellung 



• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt 

und sind nicht mehr für eine Präsentation in 

Papierform ausgelegt 

• Dynamische Dokumente 

• Elektronisch signierte Dokumente © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ul rich Kampffmeyer 

• Automatisch erzeugte Massendrucke 

• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und 

Formatinformationen erst zum Dokument werden 

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und 

elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten 

Voraussetzungen für das Informationszeitalter 





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Ein aktuelles Thema 

Elektronische Dokumente erhalten ein neue 

Qualität: 

Elektronisch signierte Dokumente erhalten die 

gleiche rechtliche Qualität wie herkömmliche 

Papierdokumente 







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Babylonische Sprachverwirrung 







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Document-Management 

Scanning 

COLD 

Portale 

Content 

Web Content Management 

Management 

Intranet 

Workflow 

DRT Document Related Repository 

Technologies 

MultiMedia-Datenbanken 

ECM 

EDRMS 

EDM BPM 

Electronic Engineering Document Document -Management 

Digital Management 

Rights Imaging Management 

ILM 

EDM 

Enterprise Content Asset Management 

Elektronische Management 

DMS 

Archivierung 

Records Business Management 

Process Management 

E-Business 

Enterprise Application 

UDM 

Digital Optical Filing 

Integration Signature 

EAI 

Collaborative Commerce 

Knowledge Management 

Groupware 

Document Warehouse 

ASP // DMCO 

Collaborative Commerce 


9



PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 



Die Hybris des Marktes 

Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte 

Trends: 







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• ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender, 

verringern das Investitionsinteresse und lassen das 

Bild der Branche verschwimmen 

• die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue 

Produkte zu kreieren, Copyright 

Umetikettierung überwiegt 

• der Spagat, immer das Neueste zu bieten und 

gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit 

zu garantieren, meistern nur wenige 

Was ist der Unterschied? 

Document Management (DM) 







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DM KM ECM 

Archival Collaboration Federated Repository 

Groupw are Groupw are Collaboration 

Workflow Workflow eProcess 

Document Management Document Management Content Management 

Intranet Intranet Intranet 

Scanning Capture Capture 

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization 

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines 

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse 

Records Management Personalisation Web-Content-Management 

Portal 

Portal 


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Knowledge Management (KM) 







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DM KM ECM 











Portal 

Portal 


21 


Enterprise Content Management (ECM) 







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DM KM ECM 











Portal 

Portal 


22 


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DM, KM & ECM 







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DM KM ECM 











Portal 

Portal 


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DRT 

Document Related Technologies 







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• Internet, Intranet & Extranet 

• Document, Workflow & Knowledge Management 

• eCommerce & Electronic Signature 

• Document Input, Distribution & Storage 

• OCR, ICR & Pattern Recognition 

• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval 

• Imaging & Multimedia 

• Archival & Records Management 

• Secure Communication & Unified Messaging 

• Groupware & Office Automation Solutions 

• Forms & Output Management 

• Middleware & Componentware 

• Content Management, Syndication & Distribution 


24 


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DRT 

Document Related Technologies 







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• Internet, Intranet & Extranet 

• DRT Document, sind Workflow & Knowledge Management 

• eCommerce & Electronic Signature 

a) Systeme, die auf die Verarbeitung 

• Document Input, Distribution & Storage 

• OCR, 

un-ICR oder 

& Pattern 

schwachstrukturierter 

Recognition 

• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval 

• Imaging sind & Multimedia 

• Archival & Records Management 

• Secure Communication & Unified Messaging 

• Groupware & Office Automation Solutions 

• Forms & Output Management 

• Middleware & Componentware 

• Content Management, Syndication & Distribution 

Information („Dokumente“) spezialisiert 

b) Dokumentenorientierte Funktionen, 

die in beliebige Anwendungen und 

IT-Infrastrukturen integriert werden 


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ECM 

– 

Vision und Potentiale 

Content Management 





Hamburg 2006

ECM – Vision und Potentiale 

ECM Enterprise Content Management: Definitionen, Komponenten 

und Suiten 

Die Definition von ECM 

Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im 

Umfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat den 

Anspruch, auch Web Content Management mit einzuschließen. Der allgemeine 

Oberbegriff Content Management ist äußerst facettenreich und schließt seinerseits 

Web Content Management, Content Syndication, Digital oder Media Asset 

Management und natürlich Enterprise Content Management ein. Dieser „circulosus 

virtuosus“ der Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei den 

Marketingaussagen der Hersteller. 

Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise Content Management eine 

neue Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen für die Anwender verbinden 

lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim ganzheitlichen 

Anspruch von ECM Enterprise Content Management der Fall. Jedoch muss man 

auch angesichts des allumfassenden Anspruchs und der zahllosen Komponenten 

von Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision, 

Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – eine geschlossene 

Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECM 

gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Document 

Lifecycle Management nur als eine mögliche zusammenfassende 

Gruppenbezeichnung für die verschiedenste Technologien und Unternehmen 

positionieren. 

ECM – Enterprise Content Management 

Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick nur eine Transformation 

bestehender Technologien oder gar nur von Marketingaussagen - frei nach der 

Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content-Server 

wird ein Portal-Server wird ein „xyz“-Server wird ein ...". 

Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren mehrfach neu interpretiert und mit 

anderen Inhalten versehen (es wurden etwa ursprünglich verwendete Begriffe wie 

„Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt). 2003 wurde ECM von der AIIM 

noch wie folgt interpretiert: „The technologies used to capture, manage, store, 

deliver, and preserve information to support business processes”. 

Im Frühjahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider die Prozesskomponente 

in der Definition zum Opfer fiel: “Enterprise Content Management is the technologies, 

tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content 

across an enterprise.“ Immerhin wurde BPM von der AIIM als wesentliche 

Komponente in Whitepapern und Postern herausgestellt. Ins Deutsche übertragen 

würde die Definition also somit lauten: „ECM sind Technologien und Methoden zur 

Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung 

von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.“ ECM 

schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, 

Collaboration, Web-Content-Management, Digital Asset Management, 


Thema: ECM Topic: Status: Fertig 

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0 



E-Mail-Management, Workflow, Business Process Management, Output- 

Management, Storage und elektronische Archivierung ein. 

Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Definition von ECM gewesen sein. Die 

AIIM Show & Conference 2005 in Philadelphia stand unter den Logo-Mottos „Capture 

-:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“. So änderte die AIIM international im Herbst 

des Jahres 2005 erneut die Definition: “Enterprise Content Management is the 

technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver content and 

documents related to organizational processes.” “Enterprise Content Management 

(ECM) sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung 

und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von 

organisatorischen Prozessen.„ Hiermit ergab sich eine Rückwendung zur 

ursprünglichen Definition und die besondere Betonung der Prozesskomponente. In 

der neuen Definition sind nunmehr auch die drei Begriffe der Branchendefinition von 

PROJECT CONSULT, DRT, Document Related Technologies, in der AIIM-Definition 

enthalten. 

Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität 

traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die 

Anforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produktsuiten 

generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden. 

Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens 

ECM Enterprise Content Management. Damit soll deutlich gemacht werden, dass es 

nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller 

strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus 

der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf 

B2E, „business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen 

neue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatische 

Klassifikation, Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere. 

Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lösungen 

zusammengefasst, die zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig 

auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind 

hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die 

Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow- 

Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig umgestellt haben und lediglich 

einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser 

Kategorie wieder. ECM Enterprise Content Management verfolgt dabei einen 

Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die notwendige Infrastruktur für 

beliebige Anwendungen bereitstellt. 

Merkmale des Enterprise Content Management 

Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von 

ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den 

Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die 

Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was 

heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner 

oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen, 

auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für 






die interne Informationsbereitstellung sein. Der Anspruch eines Enterprise Content 

Management Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche 

Lösungen vom Web Content Management unterscheiden. 

Enterprise Content Management als integrative Middleware 

ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“- 

Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer 

ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich quasi als dritte 

Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet 

ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt 

daher EAI Enterprise Application Integration eine besondere Rolle. ECM ist somit 

wesentlicher Bestandteil von SOA Service-orientierten Architekturen. 

Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste 

ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der 

benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, 

der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann. Der Vorteil eines 

Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst 

zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität 

gleicher Funktionalität vermieden wird. 

Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen von 

Informationen 

ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und 

DocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlich 

strukturierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit 

verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle 

Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das 

wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt. 

Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender 

praktisch davon nichts merkt. ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als 

nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen. 

ECM ordnet sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein 

Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur 

Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM 

Enterprise Content Management stellt damit eine der notwendigen 

Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar. ECM 

erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als 

universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken. 

Die ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in verschiedene Kategorien 

einordnen, von der: 

• Erfassung (Capture), 

• Verwaltung (Manage), 

• Speicherung (Store), 

• Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen 

• Sicherung (Preserve). 






Die bisherigen Anwendungsfelder 

• DM Document Management (DMS, Dokumentenmanagement), 

• Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware), 

• WCM Web Content Management (einschließlich Portale), 

• RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit 

Langzeitspeichermedien) und 

• Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung) 

bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und 

Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können. 

Während Document Management, Web Content Management, Collaboration, 

Workflow und Business Process Management eher für den dynamischen Teil des 

Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records 

Management die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information. Während BPM 

und Workflow als Rückgrat von ECM betrachtet werden, wurden im Jahr 2005 

Manage-Komponenten wie E-Mail-Management und Digital-Asset-Management 

sowie Schnittstellen, Content Integration und Enterprise-Application-Integration als 

Verbindungskomponenten ergänzt. Über allem schwebt die Nutzung der Information, 

sei durch eigenständige Clienten der ECM-System-Komponenten oder in Gestalt 

eines „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität der ECM- 

Dienste und die gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch die 

Integration bestehender Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue 

Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende Kraft positioniert. 

Die fünf „C“ des Enterprise Content Management 

Fünf wichtige Begriffe, die im angloamerikanischen mit „C“ beginnen, 

charakterisieren heute das Anwendungsumfeld von ECM. 

Content 

Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektronische Inhalte. Er umfasst „Records“, 

„Data“ und „Metadata“ ebenso wie Dokumente und Webseiten. Content steht heute 

nicht mehr nur für schwach- oder unstrukturierte Informationen sondern schließt auch 

strukturierte Daten, die in ECM-Lösungen mitverwaltet werden bzw. die Objekte in 

einem ECM beschreiben, mit ein. Content wird entsprechend seiner Nutzung und 

seinem Lebenszyklus unterschieden: dynamischer, noch veränderbarer Content 

während der Bearbeitung; statischer, unveränderbarer Content, auch Fixed-Content 

genannt, im Archiv. Ist Content aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig 

werden aus ihm Records. ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, sicher zu 

verwalten, zu erschließen und in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als 

Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird hat Content einen inhärenten Wert. 

Collaboration 

ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, in dem es die benötigten 

Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt. Zur Unterstützung 

der Gruppenarbeit und Kommunikation kommen dabei verschiedene Ansätze zum 

tragen: 






• Unterstützung der direkten Kommunikation mit Chats, Foren, Instant Messaging, 

White Boards, Video Conferencing und anderen Technologien. 

• Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen und deren 

Bereitstellung in Prozessen. 

• Unterstützung der Projektarbeit mit geeigneten Werkzeugen. 

• Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten Erschließung, 

Bereitstellung und Aufbereitung benötigter Information. 

Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist eine der großen Herausforderungen 

für effizientere Arbeit in der Bürowelt. 

Compliance 

Compliance ist einer der Markttreiber für den Einsatz von ECM. Die Einhaltung 

rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation, 

sichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist in allen 

Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um die 

Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die Nutzung der Informationen in den 

eigenen Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und die Umsetzung effizienterer 

Prozesse sind wirtschaftliche Aspekte, die man bei der Erfüllung der gesetzlichen 

Vorgaben wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer nicht aus den 

Augen verlieren sollte. ECM kann hier einen Beitrag liefern, die notwendigen 

Investitionen für Compliance auch wirtschaftlich nutzbar zu machen. 

Continuity 

Business Continuity ist ein Begriff, dessen Bedeutung im Zusammenhang mit ECM 

noch längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir befinden uns in einer immer größeren 

Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information. Die 

Sicherstellung der Verfügbarkeit ist mit erheblichen Kosten verbunden. ECM liefert 

hier Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei 

zentraler Verwaltung auch verteilt bereit zustellen, die Nachvollziehbarkeit der 

Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie 

intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen 

elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und diese 

gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten Recovery- 

Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu 

stellen. ECM hat hier längst den gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere 

operative Systeme, ohne die ein modernes Unternehmen nicht mehr arbeits- und 

konkurrenzfähig ist. 

Cost 

Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung und Aufbau neuer Geschäftsfelder 

ganz oben auf Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist sehr kostenintensiv, 

besonders in der Einführungsphase. Durch die Zusammenführung von 

Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung 

der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in 

Arbeitsweisen und –abläufen, und viele andere Potentiale lassen sich die 

Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet die notwendige Klammer um 






Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren. 

Damit verringern sich die Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM 

sondern in allen anderen Bereichen der IT-Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte 

nicht der ROI im Vordergrund stehen, der bei einzelnen Aspekten sehr schnell 

erreicht wird, sondern die nachhaltige Veränderung des Unternehmens. ECM ist 

heute als notwendige Infrastruktur zu betrachten, um ein Unternehmen wirtschaftlich 

führen zu können. Auch unter Kostengesichtspunkten ist es heute keine Frage des 

„Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“. 

Ein Haus für Enterprise Content 

Die AIIM International und andere haben in den vergangenen Jahren eine Reihe von 

Postern und Grafiken kreiert, die die Komplexität und den Funktionsumfang von 

Enterprise Content Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 wurde das 

„Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses Poster definierte nicht nur den Umfang von 

ECM sondern diente auch als Grundlage für einen ECM-Kurs der AIIM international 

mit 10 Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA werden gern mit dem Kürzel 

„101“ (steht in Ausbildungsprogrammen für den einführende Grundlagenseminare) 

bezeichnet und so hat sich auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“ 

eingebürgert. 

Das ECM-Lifecycle-Modell 

(AIIM International 2001) 

Aus der ursprünglichen Vorlage der AIIM leitete PROJECT CONSULT ihr Modell ab. 

Neben dem Gesamtbild entstanden 5 Detailbilder, die auch mit den dazugehörigen 

Texten der Wikipedia.de zur Verfügung gestellt wurden und unter der GNU-Lizenz 

inzwischen weite Verbreitung gefunden haben. 






Die ECM-Komponenten 

(PROJECT CONSULT 2001) 

Im Jahr 2003 folgten seitens der AIIM zwei neue Poster, eines aus den USA und 

eines von der AIIM Europe aus England. Das amerikanische Poster ging vom Ansatz 

eines Puzzles aus, bei dem die einzelnen Komponenten von ECM beliebig zu einer 

Gesamtlösung kombiniert werden können. 

Das ECM-Puzzle 







Die AIIM Europe wählte dagegen das Motiv einer Autobahn, die die Prozesse und 

Verbindungen darstellt und auf denen sich die Informationen wie Fahrzeuge von 

einer Station zur nächsten bewegen. Die Komponenten sind die gleichen wie im 

ECM-Puzzle. 

Die ECM-Autobahn 

(AIIM Europe 2003) 

Im Jahr 2005 kam ein neues Poster der AIIM heraus, in dem ECM als großes Haus, 

mit Eingang und Ausgang von Information im Erdgeschoss und Business Process 

Management als der verbindende Aufzug über alle Stockwerke, dargestellt ist. In 

diesem neuen Modell sind eine Reihe weiterer Komponenten wie E-Mail- 

Management, Digital-Asset-Management, Content-Integration und andere 

hinzugekommen. 








PROJECT CONSULT hat dieses Modell des Hauses für Enterprise Content in 

vereinfachter Form übernommen und um weitere Komponenten ergänzt. 







(PROJECT CONSULT 2005) 

Usage 

Fat Client 

Enabling Web Client other Devices 

SECURITY 

CAPTURE MANAGE 


Digital Asset Management 

E-Mail Management 

Records Management 

Document Management 

Indexing 

Categorization 

Recognition 

Forms Processing 

Document Imaging 

Scanning 

PKI elektronische 

Signatur 

Entry 

SECURITY 

Collaboration 

Business 

Process 

Management 

Workflow 

EAI 

User Managment 

Directory Service 

SECURITY 

User Rights 

Management 

Repositories 

Storage 

Long-Term Archival 

Backup / Recovery 

Migration 

Content Integration 

Search / Retrieval 

Syndication 

Localization 

Personalization 

Publish 

Electronic 

Paper 

DELIVER 

PRESERVE STORE 

SECURITY 

DRM Firewall 

Exit 

Komponenten von ECM Enterprise Content Management 

Für ECM Enterprise Content Management Lösungen werden die unterschiedlichsten 

Technologien und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige 

Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar 

sind. 

Capture (Erfassung) 

Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung, 

Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. 

Dabei kann man mehrere Stufen und Technologien unterscheiden, von der 

einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine 

automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als 

„Input“-Komponenten zusammengefasst. 

Manuell erzeugte und erfasste Informationen 

Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen, 

von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vordrucken, 

MultiMedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm. 

Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XML- 

Dokumente, kaufmännische und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachanwendungssysteme 

die Quelle für die Erfassung sein. 






Technologien zur Be- und Verarbeitung erfasster Informationen 

Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles werden verschiedene Erkennungstechnologien 

(Recognition) eingesetzt. Zu Ihnen gehören: 

• OCR (Optical Charakter Recognition) 

Hierbei werden die Bildinformationen in maschinenlesbare Zeichen umgesetzt. 

OCR wird für Maschinenschrift eingesetzt. 

• HCR (Handprint Charakter Recognition) 

Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR, die 

jedoch bei Fließtexten immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse liefert. 

Beim Auslesen von definierten Feldinhalten ist die Methode doch bereits sehr 

sicher. 

• ICR (Intelligent Charakter Recognition) 

ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualität der 

ausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhänge, Abgleich 

mit Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhandene Stammdaten verbessert. 

• OMR (Optical Mark Recognition) 

OMR, zum Beispiel für Strichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle 

Markierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich bei 

Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken bewährt. 

• Barcode 

Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken können beim Einlesen 

der Rückläufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden. 

Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur zur Anzeige von 

gescannten Bildern sondern ermöglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit für 

die Erfassung. Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von isolierten Bildpunkten 

oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schief eingezogenen 

Vorlagen verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechnologien. Document- 

Imaging-Funktionen werden beim Erfassungsprozess bei der Qualitätskontrolle 

eingesetzt. Zunehmend haben elektronische Abbildung von Dokumenten denselben 

rechtlichen Status wie Papierdokumente. 

Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen von 

Technologien unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der 

Dokumente gleich sein kann. 

• Forms Processing (Vordruckverarbeitung) 

Das „Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung von industriell oder individuell 

gedruckten Vordrucken mittels Scannen. Hierbei kommen anschließend häufig 

Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut gestaltete Vordrucke eine 

weitgehend automatische Verarbeitung ermöglichen. Viele der heutigen 

industriellen Vordrucke sind strukturiert, aber auch die Bearbeitung von 

unstrukturierten Vordrucken entwickelt sich immer weiter. 






• E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare) 

Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine automatische Verarbeitung 

möglich, wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte dem Erfassungssystem 

bekannt sind. 

COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturierten 

Eingangsdateien. Der Begriff COLD steht für Computer Output on LaserDisk und hat 

sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr am Markt ist. 

Das Akronym ERM steht für Enterprise Report Management. In beiden Fällen geht 

es darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen 

so aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeugenden System indiziert und an 

eine Speicherkomponente wie eine dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv 

(Preserve) übergeben werden können. 

Die „Aggregation“ stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben verschiedener 

Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck ist die 

Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen 

Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und 

Bearbeitungssysteme zu übergeben. 

Komponenten zur inhaltlichen Erschließung erfasster Informationen 

Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kommen in den Systemen weitere 

Komponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationen 

aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören: 

• Indexing (manuelle Indizierung) 

Anders als im Deutschen beschränkt sich im Angloamerikansichen der Begriff 

Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank 

einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und Zugriff auf die Informationen 

benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“, 

„Attributieren“ oder „Verschlagworten“ benutzt. 

• Input Designs (Profile) 

Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durch 

hinterlegte Profile erleichtert und verbessert werden. Solche Profile können zum 

Beispiel Dokumentenklassen beschreiben, die die Anzahl der möglichen 

Indexwerte beschränken oder bestimmte Kriterien automatisch vergeben. Input 

Designs schließt auch die Eingabemasken und deren Logik bei der manuellen 

Indizierung ein. 

• Taxonomy 

Die taxonomische Verarbeitung ermöglicht eine formale Anordnung von 

Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens. Hier 

spielen Nomenklaturen, Thesaurus und Ablagesystematiken eine Rolle. 

• Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung) 

Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es per OCRgewandelte 

Faksimiles, Office-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen 

Informationen können Programme zur automatischen Klassifikation selbstständig 






Index-, Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren. Solche Systeme 

können auf Basis vordefinierter Kriterien oder selbstlernend Informationen auswerten. 

Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten Informationen zur 

Weiterbearbeitung oder Archivierung den „Manage“-Komponenten bereitzustellen. 

Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung) 

Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der 

Informationen. Sie besitzen hierfür Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederauffinden 

sowie Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz von 

Informationen. Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beiden 

Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document 

Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und 

Workflow / Business Process Management als Dienste bereitzustellen. Zur 

Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte 

Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommunikation 

zwischen den Komponenten verfügen. 

DM Document Management (Dokumentenmanagement) 

Unter Document Management ist hier nicht die Branchenbezeichnung wie in 

Deutschland zum Beispiel DMS zu verstehen, sondern eher die 

Dokumentenmanagementsysteme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“. Die 

Aufgabe dieser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der 

Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Document 

Management gehören unter anderem folgende Funktionen: 

• Checkin/Checkout 

zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen 

• Versionsmanagement 

zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen, 

Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen 

Format) 

• Suchen und Navigieren 

zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten 

• Visualisierung 

zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeichnissen 

und Übersichten 

Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend 

mit denen der andere „Manage“-Komponenten, der immer weiter ausgreifenden 

Funktionalität von Office-Anwendungen wie Outlook/Exchange oder Notes/Domino 

und den Eigenschaften von „Library Services“ zur speichertechnischen Verwaltung 

der Informationen. 






Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, Groupware) 

Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser 

Lösungen, die sich aus der herkömmlichen Groupware entwickelt haben, geht jedoch 

weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Knowledge Management mit ein. 

Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen: 

• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen 

• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen 

• Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die 

gemeinsame Bearbeitung von Informationen 

• Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, 

Projektmanagement und andere 

• Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing 

• Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der 

gemeinsamen Informationsbearbeitung 

E-Mail-Management (Verwaltung, Speicherung und Verteilung von E-Mails) 

Der heutige Standard, bei dem E-Mails vom Server entfernt und in der Ablage 

gespeichert werden, reicht nicht aus. E-Mails sollten stetig, wie jedes andere 

Dokument auch, klassifiziert, gespeichert und vernichtet werden. 

Digital Asset Management (Verwaltung, Speicherung und Nutzung von 

multimedialen Inhalten) 

Vergleichbar mit dem Dokumentenmanagement, konzentriert sich DAM auf die 

Speicherung, die Verfolgung und das Gebrauchen von Rich Media Dokumenten, wie 

z.B. Videos, Logos und Fotos. 

WCM Web Content Management 

Enterprise Content Management erhebt den Anspruch Web Content Management zu 

integrieren. Die Bereitstellung von Inhalten im Internet und Extranet oder auf einem 

Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte 

Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein. Zum 

Web Content Management gehören unter anderem folgende Funktionen: 

• Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem 

kontrollierten Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess 

• Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für die Web-Präsentation 

• Automatische Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate, personalisierte 

Anzeigen und Versionierung 

• Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche und nicht-öffentliche Informationen 

• Visualisierung für die Präsentation mit Internet-Mitteln (Browser-Darstellung, 

HTML, XML u.a.) 

• RM Records Management (Ablage- und Archivverwaltung) 






Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records 

Management (RM; Electronic Records Management ERM) die reine Verwaltung von 

Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen. 

Records Management ist Speichermedien-unabhängig und kann zum 

Beispiel auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen 

mitverwalten. Zum Web Records Management gehören unter anderem folgende 

Funktionen: 

• Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur 

geordneten Ablage von Informationen 

• Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von 

Informationen 

• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und 

Vernichtungsfristen (Deletion Schedules) 

• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf 

einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten 

• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit 

standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der 

gespeicherten Informationen 

Wf Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung) 

Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch 

den Begriff BPM Business Process Management eindeutig. BPM und Workflow 

stellen eine wesentliche Verbindungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktion im ECM- 

Modell dar. Sie sind daher im „Haus-Modell“ aus den Manage-Komponenten 

herausgelöst und bilden den „Backbone“ von ECM. 

Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so zum Beispiel den 

• „Production Workflow“, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse steuert 

und kontrolliert, und den 

• „ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des 

Prozesses vorgibt. 

Workflow-Lösungen können als 

• „Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clienten realisiert werden, mit dem 

der Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer 

„Workflow Engine“, die als Dienst im Untergrund der Systeme den Informations- und 

Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein eigener Client erforderlich ist. 

Zum Workflow Management gehören unter anderem folgende Funktionen: 

• Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen 

• Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhängenden 

Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten 

• Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (zum Beispiel 

Fachanwendungen) und Dokumente (zum Beispiel Office-Produkte) 






• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich 

Mitzeichnung 

• Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität 

• Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse 

der Bearbeitung 

• Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen 

Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung 

aller notwendigen Ressourcen. 

BPM Business Process Management geht in seinem Anspruch noch einen Schritt 

weiter als Workflow. BPM strebt die vollständige Integration aller betroffenen 

Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammenführung 

aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter anderem folgende 

Funktionen: 

• Vollständige Workflow-Funktionalität 

• Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene 

• EAI Enterprise Application Integration zur Verbindung verschiedener 

Anwendungen 

• BI Business Intelligence mit hinterlegten Regelwerken, Integration von 

InformationWarehouses und den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeit 

unterstützenden Hilfsprogrammen 

„Manage“-Komponenten werden heute einzeln oder integriert als „Suite“ angeboten. 

Sie beinhalten vielfach bereits die „Store“-Komponenten. 

Store (Speichern) 

Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Speicherung von Informationen, 

die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medien 

zum Einsatz kommen, die für eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist der 

„Store“ von der „Preservation“ abgegrenzt. durch den Inhalt. Im deutschen 

Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ im Unterschied zum 

„Archiv“ gleichzusetzen. 

Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei 

unterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, „Library 

Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als 

unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur- 

Komponenten, die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt 

sind, gehören die Sicherheitstechnologien, die aber erst weiter unten im Abschnitt 

„Deliver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließlich 

des Berechtigungssystems als übergreifende Komponente einer ECM-Lösung zu 

betrachten. 

Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme) 

Zu den möglichen Repositories eines ECM, die auch kombiniert eingesetzt werden 

können, gehören unter anderem: 






• Filesystem 

Das Filesystem wird vorrangig zur temporären Zwischenspeicherung, so zum 

Beispiel Eingangs- und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM ist es, das Filesystem 

von Informationen zu entlasten und diese durch „Manage“-, „Store“- und 

„Preservation“-Technologien allgemein verfügbar bereitzustellen. 

• Content Management System 

An dieser Stelle ist das eigentliche Speichersystem für den Content gemeint, bei 

dem es sich um eine Datenbank oder ein spezialisiertes eigenständiges 

Speichersystem handeln kann. 

• Datenbanken 

Zum einen dienen Datenbanken zur Verwaltung der Zugriffsinformationen. Sie 

können aber auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Content oder Media 

Assets benutzt werden. 

• Data Warehouses 

Data Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, die 

Informationen aus unterschiedlichsten Quellen referenzieren oder direkt 

bereitstellen. Sie können auch mit einem globaleren Anspruch als Document 

Warehouse oder Information Warehouse konzipiert sein. 

Library Services (Informationsverwaltungsdienste) 

Library Services haben nur im übertragenen Sinn mit Bibliotheken zu tun. Sie sind 

die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die 

Informationen realisiert wird. Der Library Service ist letztlich für den Empfang und die 

Speicherung der Informationen aus den „Capture“- und den „Manage“-Komponenten 

verantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die Speicherorte in der dynamischen 

Ablage, dem eigentlichen „Store“, und im Langzeitarchiv, der Kategorie „Preserve“. 

Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und Klassenzugehörigkeit 

der zu speichernden Information bestimmt. Der Library Service arbeitet 

mit der Datenbank der „Manage“-Komponenten zusammen. 

Hierdurch werden die notwendigen 

• Search-(Suche) und 

• Retrieval-(Wiederfinden, Wiederbereitstellen) 

Funktionen bedient. Hierzu rechnet man heute auch Suchmaschinen, 

Volltextdatenbanken, Agenten und andere Suchtechnologien. Während die 

Datenbank keine Kenntnis über den physischen Speicherort eines Objektes hat, 

verwaltet der Library Service 

• Online-Speicher 

für Daten und Dokumente im direkten Zugriff, 

• Nearline-Speicher 

für Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks 

befindet, aber zum Beispiel erst durch eine Robotik eingelegt werden muss 






• Offline-Speicher 

für Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und sich 

nicht im automatisierten Zugriff eines Systems befindet. 

Sofern nicht ein übergelagertes Dokumenten- oder Records-Management-System 

die Funktionalität bereitstellt, muss der Library Service selbst die Funktionen 


zur Kontrolle unterschiedlicher Stände der Information, und 


für die kontrollierte Bereitstellung der Information 

besitzen. Eine wichtige Funktion des Library Services ist die Erzeugung von 

Protokollen und Journalen zur Nutzung der Information und über Veränderungen an 

den Informationen, die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ bezeichnet werden. 

Weitere Komponenten sind: 

• Content Integration 

ermöglicht verschiedenen Content aus unterschiedlichen Quellen wie ein 

einzelnes Repository betrachten und Inhalte virtuell zusammenzuführen. 

• Syndication 

ist die Verteilung von Content zur Wiederverwendung und Integration in anderen 

Content. 

• Localization 

ist die Anpassung von Content an die kulturellen und sprachlichen Bedürfnisse 

verschiedener globaler Märkte. 

Speicher-Technologien 

Für die Speicherung der Informationen können je nach Anwendungszweck und 

Systemumgebung sehr unterschiedliche Medien zum Einsatz kommen. 

Mehrfach beschreibbare magnetische Online-Speicher 

Hierzu gehören Festplatten als RAID (Redundant Array of Independent Disks) 

Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als Speicherinfrastruktur 

oder NAS (Network Attached Storage) direkt in Netzwerken zugänglich 

gemachte Speicherbereiche. 

• Tapes (Magnetbänder) 

in automatisierten Speichereinheiten wie “Libraries” oder “Silos” mit Robotik 

dienen wie DAT-Bänder in kleineren Umgebungen eher der Datensicherung und 

nicht zum Online-Zugriff. 

• Digitale Optische Speichermedien 

wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrfach 

beschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto 

Optical) und andere können zur Sicherung und zur Verteilung aber auch in 

Jukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetzt werden. 






Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren) 

Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen zur langfristig stabilen, statischen und 

unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. Im 

deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der elektronischen 

Archivierung. Letztere besitzt heute aber wesentlich mehr Funktionalität als unter 

„Preserve“ subsummiert. Archivsysteme werden auch zur temporären Speicherung 

von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind 

benutzt und unterstützen so den Dokumentenlebenszyklus. Elektronische 

Archivsysteme sind heute meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie 

Records Management, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS 

Information Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen. 

Aber nicht nur elektronische Medien eignen sich zur langfristigen Aufbewahrung. Zur 

reinen Sicherung von Informationen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, der inzwischen 

in hybriden Systemen mit elektronischen Medien und datenbankgestütztem Zugriff 

eingesetzt werden kann. Entscheidend bei allen Langfristspeichersystemen ist die 

rechtzeitige Einplanung und regelmäßige Durchführung von Migrationen um die 

Information in sich verändernden technischen Umgebungen verfügbar zu halten. 

Dieser kontinuierliche Prozess wird auch Continuous Migration genannt. Zu den 

„Preserve“-Komponenten rechnet man unter anderem: 

• WORM (Write Once Read Many) rotierende digital optische Speichermedien zu 

denen die klassischen WORM in einer Schutzhülle in 5 ¼“ oder 3 ½“ Technologie 

ebenso wie CD-R und DVD-R gehören. Die Aufzeichnungstechniken der Medien, 

die in Jukeboxen für einen Online- und automatisierten Nearline-Zugriff bereitgestellt 

werden, sind unterschiedlich. 

• WORM-Tape (Magnetband mit WORM-Eigenschaften) 

wird in speziellen Laufwerken eingesetzt, die mit besonders abgesicherten 

Bändern bei ordnungsgemäßem Betrieb ähnliche Sicherheit wie ein traditionelles 

WORM Medium erreichen können. 

• CAS (Content Adressed Storage) magnetische Festplattenspeicher 

die durch spezielle Software gegen Überschreiben, Löschen und Verändern wie 

ein WORM-Medium geschützt sind 

• NAS/SAN (Network Attached Storage / Storage Area Networks 

können ebenfalls eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen der 

Revisionssicherheit mit unveränderbarer Speicherung, Schutz vor Manipulationen 

und Löschen etc. erfüllen. 

• Mikrofilm 

kann als Sicherungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informationen nicht 

mehr in der Nutzung sind und keine maschinelle Auswertbarkeit gefordert ist. 

• Papier 

ist als Langzeitspeicher von Informationen ebenfalls weiterhin zu berücksichtigen, 

da die Aufzeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittel gelesen werden kann. 

Ebenso wie beim Mikrofilm handelt es sich aber nur um die Sicherung originär 

elektronischer Information. 






Deliver (Liefern, bereitstellen, ausgeben) 

Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen 

aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auch 

Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in Systeme (zum 

Beispiel Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter 

Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (zum Beispiel Konvertierung 

oder Kompression) für die „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Da die 

Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht als 

Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer 

Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch 

als „Output“ bezeichnet und unter dem Begriff „Output Management“ 

zusammengefasst. 

Die “Deliver“-Komponente umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien: 

„Transformation Technologies“, „Security Technologies“ und „Distribution“. 

Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und 

sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen. Für die 

„Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen wichtig: 

• Layout/Design 

mit Werkzeugen zur Gestaltung und Formatierung der Ausgaben und 

• Publishing 

Anwendungen zur Bereitstellung der Informationen für die Distribution und 

Publikation. 

Transformation Technologies (Transformations-Technologien) 

Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. 

Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwender in 

der Regel nicht zeigen. Zu den Transformations-Technologien werden unter 

anderem folgende gerechnet: 

• COLD / ERM 

ist hier im Gegensatz zur „Capture“-Komponente als Aufbereitung von Daten von 

Ausgaben für Verteilung, Druck und Übergabe an das Archiv zu sehen. Typische 

Anwendungen sind Listen und formatierter Output, zum Beispiel individualisierte 

Kundenanschreiben. Zu diesen Technologien gehören auch die Journale und 

Protokolle, die von den ECM-Komponenten erzeugt werden. 

• Personalization (Personalisierung) 

ist nicht mehr nur eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern gilt für alle 

ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhält der Nutzer nur noch die 

Funktionalität und Informationen angeboten, die er benötigt. 

• XML (eXtended Markup Language) 

ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen, Strukturen, 

Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als die universelle 

Technologie zur Beschreibung von Informationen durch. 






• PDF (Printable Document Format) 

ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubt Informationen 

plattformunabhängig bereitzustellen. Im Gegensatz zu reinen Bildformaten wie 

TIFF können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügt und elektronische 

Signaturen eingebettet werden. 

• Konverter und Viewer 

dienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitliche Formate 

zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichen Formates 

wieder anzuzeigen und auszugeben. 

• Compression (Kompression, Komprimierung) 

wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf für bildhafte Informationen zu 

reduzieren. Für s/w wird hier auf das ITU-Verfahren (CCITT) für TIFF und für 

Farbbilder auf JPEG2000 zurückgegriffen. Mit „ZIP“-Verfahren können auch 

beliebige Dateien für die Datenübermittlung komprimiert werden. 


dient zur Bereitstellung von Content in unterschiedlichen Formaten, Selektionen 

und Aufbereitungsformen im Umfeld des Content Management. Durch 

Syndication kann der gleiche Inhalt mehrfach in verschiedener Form und für 

verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden. 

Security Technologies (Sicherheitstechnologien) 

Die Sicherheitstechnologien gehören zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM- 

Komponenten als Dienste zur Verfügung stehen. So kommen elektronische 

Signaturen nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz sondern 

können auch beim der Erfassung beim Scannen benötigt werden, um die 

Vollständigkeit der Erfassung zu dokumentieren. Dazu gehören PKI (Private Key 

Infrastructure) als Basistechnologie für den Einsatz elektronischer Signaturen. Sie 

verwaltet Schlüssel und Zertifikate, und prüft die Authentizität von Signaturen. Weiter 

elektronische Signaturen, die dazu dienen, für Dokumente bei Übermittlungen die 

Authentizität des Absenders und die Integrität der übermittelten Nachricht, das heißt, 

die Unverändertheit und Vollständigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es drei 

Formen der elektronischen Signatur mit unterschiedlicher Qualität und Sicherheit: 

einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. In Deutschland ist die qualifizierte 

elektronische Signatur im Rechtsverkehr und Vertragswesen gesetzlich verankert. 

Und drittens Digital Rights Management/Watermark (elektronische 

Rechteverwaltung). Diese dient besonders bei der Content Syndication und in MAM 

Media Asset Management der Verwaltung und Absicherung von Urheberrechten und 

CopyRights. Hierzu kommen Techniken wie elektronische Wasserzeichen 

(Watermarks), die direkt in die Dokumente eingebunden werden, zum Einsatz. Ziel 

ist die Wahrung von Rechten und die Sicherung der Inhalte bei der Veröffentlichung 

im Internet. 

Distribution (Verteilung) 

Alle zuvor erwähnten Technologien dienen im Wesentlichen dazu, die 

unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert auf unterschiedlichen 

Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu können aktive 






Komponenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern oder Rundschreiben ebenso 

gehören wie die passive Publikation auf Webseiten und Portalen, wo sich die 

Zielgruppe aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- und 

Distributionsmedien können zum Einsatz kommen: 

• Internet, Extranet und Intranet 

• E-Business-Portale 

• E-Mail und Fax 

• Datenübermittlung mittels EDI, XML oder anderen Formaten 

• Mobile Geräte wie Mobiltelefone, Kommunikator-Geräte und andere 

• Datenträger wie CD oder DVD 

• Digitales Fernsehen und andere Multimedia-Dienste 

• Papier 

Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Komponenten ist die Information immer für den 

Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen und die Nutzung möglichst 

zu kontrollieren. 

Was ist eine ECM-Suite? 

ECM ist ein Thema für Suiten. ECM beinhaltet, wie dargelegt, fünf große 

Komponenten: Capture, Manage, Deliver, Store und Preservation. Manage beinhaltet 

die Teilkomponenten Collaboration, Records Management, Workflow/Business 

Process Management, Document Management und Web Content Management. 

ECM - eine „eierlegende Wollmilchsau“, die auch Trendthemen wie ILM Information 

Lifecycle Management, DRT Document Related Technologies und in Teilbereichen 

KM Knowledge Management abdecken will. Daher ist das Gesamtthema nur mit 

Suiten abzudecken. 

Werfen wir zunächst einmal einen Blick auf den Anspruch an eine Suite: Eine Suite 

ist die Zusammenstellung verschiedener kompatibler Komponenten zur Lösung eines 

Gesamtszenarios, bei dem die Komponenten auch einzeln und unabhängig 

eingesetzt werden können. 

Definition einer Suite 

Folgende Eigenschaften machen den Produktcharakter einer Suite aus: 

(1) Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen Komponenten 

(2) Modular und Komponentenweise erweiterbar 

(3) Nutzung gemeinsamer Administrationskomponenten und Ressourcen in 

Bereichen wie Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen, Metadaten, 

Speicherorte, Kommunikation etc. 

(4) Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle Komponenten der Suite 

(5) Plattform-Konformität, d.h. alle Komponenten sind auf allen Plattformen der 

Gesamtsuite lauffähig 






(6) Einheitliche Clienten, die die Nutzung des Gesamtportfolios der Suite möglich 

machen 

(7) Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die Rolle als Bestandteil der Suite, 

wobei sich die Komponenten als Dienste innerhalb einer gemeinsamen 

Architektur positionieren 

(8) Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der die Kompatibilität der 

Einzelkomponenten als auch der Suite selbst sicherstellt 

(9) Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung aller Komponenten die 

üblicherweise zum Funktionsumfang gerechnet werden 

(10) Einhaltung von Standards, um Komponenten von Dritten ebenso konform 

einbinden zu können wie die eigenen Komponenten der Suite 

(11) Gemeinsames, konsistentes Vertriebs- und Marketing-Konzept für die Suite 

und alle ihre enthaltenen Komponenten einschließlich entsprechender Preismodelle 

für Suite und Komponenten 

Wenn man sich auf diese Eigenschaften als Kennzeichen einer Suite einigen kann, 

ist es natürlich sehr schnell möglich, Suiten einzuschätzen und zu bewerten. Einige 

Merkmale sind sofort ersichtlich, wie z.B. die Vollständigkeit oder das Marketing- 

Konzept. Bei der Kompatibilitätsfrage auf den verschiedenen Ebenen muss man 

häufig schon ins Detail gehen und mit bohrenden Fragen an die Entwickler gehen. 

Da Suiten durch die Veränderung des Marktes und neue Gruppierungen per 

Definitionem nie vollständig sind, muss man auch auf die Pläne zur 

Weiterentwicklung achten. Dies ist besonders im ECM-Umfeld bei der langzeitigen 

Bewahrung und Verfügbarmachung der gespeicherten Informationen über 

Jahrzehnte wichtig. Aufkäufe, neue Schlagworte, neue Trends oder neue 

Unternehmensfokussierung ändern den Charakter von Suiten laufend. 

Content Management und XML – ein ideales Paar? 

Wir haben uns kaum an den neuen schillernden Begriff "Knowledge Management" 

(KM) gewöhnt, da taucht in den Produktbeschreibungen zahlreicher Anbieter 

innerhalb und außerhalb der DRT-Branche bereits der nächste Begriff auf: Content 

Management. Wie jeder neue Begriff ist auch Content Management mit den 

unterschiedlichsten Bedeutungen und Inhalten belegt. Geboren wurde Content 

Management aus dem Bedarf des Internets, alle möglichen Inhalte verwalten und 

recherchieren zu können. Erste Content-Server zielen daher auf die Verwaltung von 

Web-Pages, E-Mails oder Dokumenten-Repositories. Vielerorts wurden auch 

herkömmliche Dokumenten-Management- und Archivlösungen einfach zu Content- 

Management-Services umdefiniert, um "neue" Produkte am Markt plazieren zu 

können. Es ist jedoch nicht richtig, Content-Server einfach mit herkömmlichen 

Speicher- und Verwaltungssystemen gleichzusetzen. Durch die Form und den Inhalt 

der Informationen, die mit Content-Servern verwaltet werden sollen, ergeben sich 

neuartige Anforderungen, die bisherige Dokumenten-Management-, Records- 

Management- und Archivlösungen nicht erfüllen. 

Die Architektur herkömmlicher Lösungen in diesem Umfeld basiert auf einem 

Referenz-Datenbankmodell. Dies bedeutet, daß in einer Index-Datenbank die 






Suchinformationen und Pointer auf das eigentliche, separate Dokumenten- 

Repository verwaltet werden. Besonders im Bereich der Archivierung ging man 

davon aus, daß diese separat gehaltenen Informationen und Dokumente relativ 

statisch sind und als singularisierte Einzelobjekte ohne weitere Beziehungen 

untereinander gespeichert werden können. Grund für diese Architektur war häufig 

das Performance- und Mengenproblem. Die Index-Datenbank wurde relativ schmal 

gehalten um große Mengen von Objekten verwalten zu können. Besonders durch die 

Anforderungen von dynamischen Dokumenten auf Basis von HTML und XML sowie 

durch die Speicherung von Nachrichten und schwach strukturierten Informationen, 

die keinen ausgeprägten Dokument-Charakter haben, sind grundlegende 

Veränderungen in der Architektur notwendig: 

• Der Anwender möchte nicht mehr nur über die in der Index-Datenbank 

gespeicherten Attribute suchen, sondern im Dokumentinhalt selbst. 

• Dokumente und Informationen besitzen dynamische Verbindungen, z. B. 

verweisen sie als URL (Universal Resource Locator) auf andere Dokumente. 

• Die Mitführung von Metadaten beim Dokument wird immer wichtiger, um die 

Information im Internet und in der Off-Line-Situation sichern und bearbeiten zu 

können. 

• Die Dokumente und ihre Repositories besitzen eigene Strukturen, die nicht mehr 

mit dem Konzept der Index-Referenzdatenbank effektiv verwaltet werden können. 

All diese und eine Reihe weiterer Anforderungen machen die Konzeption neuartiger 

Speicher- und Verwaltungssysteme erforderlich. Um eine Unterscheidung zu 

herkömmlichen Dokumenten-Management- und Archivsystemen zu schaffen, ist es 

daher sinnvoll, den Begriff "Content Management" oder "Content-Server" auf diese 

neuartigen, weborientierten Lösungen einzugrenzen. Der Bedarf an solchen 

Lösungen steigt durch E-Commerce, E-mail und der Bereitstellung von Informationen 

in Intra-, Extra- und im Internet ständig. Herkömmliche Dokumenten-Management- 

Lösungen, die sich nur an Client-Server-Architekturen, dem Referenz- 

Datenbankmodell und herkömmlichen Dokumenttypen orientieren, werden keinen 

großen Markt mehr finden, wenn der "Content-Server" mit einem universelleren 

Konzept gegen sie antritt. Die elektronische Archivierung wird sich bei großen 

Datenmengen und dort, wo Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit von 

Dokumenten gefordert ist, dagegen weiterhin langfristig behaupten können. Dieses 

Marktsegment ist jedoch relativ beschränkt und die Thematik wird in 

unterschiedlichen Ländern mal stärker, mal weniger forciert. Eine wesentliche 

Komponente von offenen Content Management Lösungen wird die Nutzung von 

standardisierten Schnittstellen und Dokument-Beschreibungssprachen sein. Hier 

kommt zukünftig XML eine besondere Bedeutung zu. 

Inzwischen hat beinahe jeder von dem Schlagwort XML (eXtensible Markup 

Language) gehört. Was sich aber hinter diesem Begriff tatsächlich verbirgt wissen 

nur die wenigsten. XML hat denselben Ursprung wie HTML (Hypertext Markup 

Language). Beide sind von SGML (Standard Generalized Markup Language) 

abgeleitet. All diese Beschreibungssprachen haben den eigentlichen Zweck, die 

Strukturierung und Kennzeichnung von Inhaltselementen in Form von Text zu 

beschreiben. Zuerst wurde SGML entwickelt. Dies zeigte sich aber im Umgang als zu 






komplex, um damit den Internetauftritt zu bewerkstelligen. In SGML können mit den 

zugehörigen DTD’s (Document Type Definition) individuelle Dokumenten- und 

Datentypen mit dem Ziel definiert werden, so beschriebene Dokumente auf den 

unterschiedlichsten Systemen anzuzeigen und einzelne Inhaltskomponenten weiter 

nutzen zu können. Speziell für die Internetpräsentation wurde hieraus HTML 

standardisiert. HTML bildet dabei ein Subset von SGML, bei dem auf die individuelle 

Nutzung der DTD’s verzichtet wurde. Es existiert somit nur eine kleine Zahl 

vordefinierter DTD-Typen. 

Schnell hat sich herausgestellt, daß HTML für die zukünftige Nutzung nicht 

ausreichen wird. Anstatt vordefinierte Typen zu nutzen, werden Designanweisungen 

den einzelnen Abschnitten individuell zugefügt und somit wird heute meistens die 

Beschreibung der Dokumentenstruktur vernachlässigt. HTML dient daher heute 

weniger der Beschreibung der Dokumentenstruktur, als der Programmierung des 

Dokumentenlayouts. Auch XML stellt ein Subset von SGML dar. Allerdings, im 

Unterschied zu HTML, mit der Möglichkeit DTD’s benutzen zu können. Auf diese 

Weise können individuelle Dokumentenstrukturen dargestellt und ausgewertet 

werden. Diese Dokumentenstrukturen werden in XML hierarchisch hinterlegt. Dieses 

birgt vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, da Informationen plattformunabhängig 

zwischen den unterschiedlichsten Systemen ausgetauscht werden können. 

Dokumente tragen die Informationen, wo welches Detail zu finden ist, in sich selbst. 

Dieses ist der Grund dafür, daß XML im E-Commerce-Bereich immer mehr an 

Bedeutung gewinnt. Hier wird genauso der Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen 

und Endkunden, als auch zwischen Geschäftspartnern angesprochen. Dabei zeigt 

sich allerdings auch schnell, daß XML kein Allheilmittel für die plattformunabhängige 

Distribution und Verwertung von Informationen sein kann. XML läßt sich zur Zeit nur 

für strukturierte Dokumente anwenden, womit derzeit der relativ große Anteil an 

unstrukturierten und schwach strukturierten Dokumenten noch keine 

Berücksichtigung findet. Dennoch wird XML im Augenblick häufig im Zusammenhang 

mit Knowledge Management, Content Management, Portaltechniken und Directory 

Services erwähnt. 

Im Content Management bietet XML die Möglichkeit, Dokumenteninhalte bis auf die 

kleinsten Inhaltskomponenten aufzubrechen und ihren logischen Zusammenhang 

anhand einer Baumstruktur zu hinterlegen. Ähnlich sieht dieses für das Knowledge 

Management aus. Im Groben wird Knowledge Management als die Aufbereitung der 

vorhandenen Informationen anhand der Organisationsstruktur definiert. Eben diese 

Organisationsstruktur kann in einem Directory Service abgelegt sein. Zur 

Kommunikation mit mehreren verschiedenen Directory Services wird XML, bzw. das 

daraus abgeleitete DSML (Directory Service Markup Language), zur neutralen 

Beschreibung der hinterlegten Daten benutzt, womit man relativ unabhängig von den 

vorhandenen Datenmodellen arbeiten kann. Eine Konsolidierung der oben 

genannten Begriffe kann zusammenfassend mit zukünftigen Portalen beschreiben 

werden. In diesen Portalen werden benutzerspezifische Informationen anhand der 

Organisationsstruktur und weiteren Ordnungskriterien aufbereitet. Solche Konzepte 

werden in Zukunft nicht ohne XML auskommen. 

Aufgrund der Möglichkeit beliebige Dokumenttypen mit XML anhand der DTD’s 

beschreiben zu können, hat sich eine Eigendynamik in der Entwicklung 






problemspezifischen Subsets von XML entwickelt. Genau in diesem Umfeld taucht 

wieder einmal ein altbekanntes Problem auf: Fast alle bekannten und weniger 

bekannten Unternehmen, die sich mit dem Themengebiet XML auseinandersetzen, 

haben sich in der OASIS (Organization for the Advancement of Structured 

Information Standards) zusammengeschlossen.. Eine Sonderstellung nimmt hier 

wieder mal Microsoft ein. Microsoft ist nicht Mitglied der OASIS und versucht im 

XML-Umfeld eigene Wege zu gehen, indem XML mit proprietären Erweiterungen 

versehen wird. Dieses ist nicht weiter verwunderlich, weil Microsoft nicht daran 

interessiert sein kann, für den Daten- und Dokumentenaustausch völlige 

Plattformunabhängigkeit zu erreichen, was der eigentliche Anspruch von XML ist. 

Zusammenfassend wird immer deutlicher, daß XML eine Basistechnologie der 

Zukunft sein wird. Welche Subsets und Derivate sich aber durchsetzen werden, kann 

aber im Augenblick nicht vorhergesagt werden. Insbesondere bleibt abzuwarten, ob 

die Möglichkeiten von XML genutzt werden können, um auch weniger gut 

strukturierte Informationen fassen zu können. Dies wird eine der wesentlichen 

Voraussetzungen für die Nutzung von XML in Content Management Systemen sein. 

Ausblick 

In den 80er Jahren wurde ein Mangel an Information postuliert, der Entscheidungen 

beeinträchtigt. Das Blatt hat sich gewendet: seit den 90er Jahren gilt es aus der Flut 

von Information die entscheidungsrelevante herauszufiltern. Auf dem Weg zum 

papierlosen Büro sehen wir uns im 21. Jahrhundert einer Schwemme von 

Information gegenüber, die mit Enterprise Content Management Lösungen gebändigt 

werden muss. 

Die Informationsflut: Wir ertrinken in Information und dürsten nach Wissen 

Dieser Ausspruch von John Naisbitt aus seinem Buch „,Megatrends“ zeigt deutlich, 

wo wir heute stehen: „Drowned by the Flood“. Zunächst würde man beim Begriff Flut 

heute hier an Katastrophen an der Elbe, am Yangtse oder am Ganges denken. Mit 

einer anderen Flut muss sich derzeit jeder Anwender eines E-Mail-Postkorbes 

auseinandersetzen. Die Geschwindigkeit, mit der Informationen elektronisch erstellt 

und verteilt werden, steigt exponentiell. Inzwischen ist das Problem der Überführung 

von Papier in elektronische Systeme fast nachrangig geworden. Diese Sturmflut der 

Informationen trifft auf Lösungen, die für die Erschließung, Verwaltung und 

Bereitstellung von großen Datenmengen kaum vorbereitet sind – auf hierarchische 

Dateimanager, E-Mail-Postkörbe, verlinkte URL-Strukturen. Zwar bieten elektronische 

Content-, Dokumenten-, Records-, Media-Asset- und Archiv-Management- 

Systeme notwendige Komponenten an. Jedoch gehören diese noch lange nicht zur 

Basisausstattung der IT-Infrastruktur. Sie fristen vielfach noch als Insellösungen ihr 

Dasein. 

Der Wert von Information, die Abhängigkeit von der ständigen Verfügbarkeit von 

Information und die einfache Erschließbarkeit strukturierter wie auch unstrukturierter 

Information sind immer noch nicht überall erkannt. Dokumenten-Technologien haben 

häufig noch einen nachgeordneten, „Nice-to-Have“-Stellenwert. Es wird gern über 

Wissensmanagement philosophiert – vor einigen Jahren hätte man auch noch die 

Meinung vertreten können, man habe zu wenig Information – inzwischen haben sich 






aber die Fronten gedreht. Der Anwender erstickt in Information. Die Ermittlung der 

richtigen Information in der richtigen Qualität schluckt immer mehr Zeit. Auch die Idee 

des Internets als öffentlich zugänglicher globaler, universeller Informationsspeicher 

wird zunehmend in Frage gestellt – strukturierte, qualitätsgesicherte, zielgerichtete 

Informationssammlungen, Verzeichnisse und Datenbanken sind wieder auf dem 

Vormarsch. Die Anwender stellen sich sogar wieder darauf ein, dass Information 

nicht mehr kostenfrei ist, sondern in Abhängigkeit ihres Wertes bezahlt werden muss. 

Einerseits ertrinken wir in Information, andererseits treten die ersten digitalen Überlieferungslücken 

auf. Solange nur irgendwelche Websites für immer verschwinden, 

war man bereit, dieses in Kauf zu nehmen. Anders ist dies bei wirtschaftlich, 

wissenschaftlich, rechtlich oder aber historisch wichtigen Informationen. Allein auf 

Grund von Technologie- und Format-Lücken sehen die End-70er und Anfangs-80er 

heute schon sehr düster aus. Auch wenn uns die Systeme ständig nach dem 

Moore`schen Gesetz steigende Kapazitäten bereitstellen werden, so kommt die 

Bewahrung von Information und die effiziente Verwaltung bereits heute nicht mehr 

hinterher. 

Information Overload, Information Gap und Information Divide 

Die organisatorische Dimension, die Frage der Bewertung und die Abhängigkeit von 

der Verfügbarkeit werden eher komplexer und aufwendiger denn einfacher. Wir 

können auch nicht mehr einfach „STOP“ sagen und uns zurücklehnen – eine 

Nichtbeteiligung an der informationsund telekommunikationstechnologischen 

Entwicklung würde uns schnell ins „Aus“ bringen. So erleben wir gegenwärtig quasi 

gleichzeitig eine „Information Divide“, ein sich öffnendes „Information Gap“ und einen 

„Information Overflow“. Dokumenten-Technologien müssen endlich ihren Platz in 

globalen, nationalen, regionalen, unternehmensweiten und individuellen Sphären 

finden. Die Informationsflut macht auch nicht mehr vor dem Privatmann halt. 

Moderne Dokumenten-Technologie-Lösungen müssen daher nicht mehr nur auf den 

sogenannten professionellen Benutzer im Büro, sondern auch auf Privatleute und 

Menschen, die wenig mit IT zu tun haben, zugeschnitten werden. Das Problem der 

Bewältigung der Informationsflut zieht damit immer größere Kreise und hat leider den 

Nachteil, dass die einmal überschwemmten Gebiete nie wieder freigegeben werden. 

Die Vision des papierlosen Büros 

Die Vision der automatisierten Vorgangsbearbeitung, bei der alle Papier- und 

elektronischen Dokumente auf dem Bildschirm präsentiert werden, ist eines der 

großen Ziele der Informations- und Telekommunikationsindustrie. Diese Vision vom 

„papierlosen Büro“ habe ich immer als überzogen empfunden, denn eigentlich 

gehöre ich zu den Verfechtern der „harmloseren“ Variante des „papierarmen Büros“. 

Anonyme Zitate wie „das papierlose Büro wird es genauso wenig geben wie das 

papierlose Klo“ (Entschuldigung!) waren indirekt das Leitmotto der seriösen Vertreter 

der Document-Related-Technologies-Branche. Allerdings kann man das Eine ebenso 

wie das Andere nicht verallgemeinern. Wir müssen uns sogar damit abfinden, dass 

es noch schlimmer kommt – das menschenleere Büro, das nur noch in der virtuellen 

Welt der Software existiert. Hierbei geht es aber nicht um den Telearbeitsplatz, 

sondern um die Übernahme von immer Aufgaben der täglichen Arbeit mit Information 

durch die Software selbst. 






Unsere Arbeitswelt hat sich verändert – Papier ist heute nur eine mögliche 

Repräsentation von mit elektronischer Unterstützung erstellten Inhalten. Briefe 

werden mit Textverarbeitungen getippt oder von Hostsystemen als 

Massenaussendung automatisch generiert. Nur zur Sicherheit nimmt mancher 

Vortragender noch einen Folienausdruck seiner elektronischen Präsentation mit. 

Daten werden nicht manuell addiert sondern in Spreadsheets erfasst und verarbeitet. 

Nach den ersten mühsamen Anläufen Ende der 80er Jahre findet jetzt auch die 

Handschrift ihren Weg in das multimediale Pad-Note-E-Book. Diplomanden trainieren 

inzwischen die Verfassung handschriftlicher Texte, um in ihren mehrstündigen 

Examensklausuren nicht mit Handkrämpfen zu versagen. Selbst die herkömmliche 

Tastatur des Computers ist bedroht, wenn man die Entwicklung der Spracheingabe 

und die Virtuosität der Kids bei der Verfassung von SMS-Texten mit gerade mal 12 

Tasten blind unter der Schulbank verfolgt. Elektronische Informationen sind auf dem 

Vormarsch und es gibt zunehmend Dokumente, die nicht mehr für eine physische 

Repräsentation in Papier ausgelegt sind – personalisierter Content, der nach 

Belieben in unterschiedlichen Layouts dargestellt wird, oder elektronisch signierte 

Dokumente, die nur in der virtuellen Softwarewelt gültig sind. Die Anpassung von 

Gesetzen in den letzten 2 Jahren hat ihr Übriges dazu beigetragen, elektronische 

Dokumente als rechtskräftig anzuerkennen und die Papierform vielerorts überflüssig 

zu machen. 

Dies alles nährt die Version vom papierlosen Büro. 

Es ist klar, dass das Arbeiten mit Papier, verstreut auf einem Schreibtisch, 

übersichtlich geordnet, mit Markern und Notizen versehen, anders funktioniert als die 

sequentielle Darstellung von Images auf einem meist zu kleinen Bildschirm. Auch 

zwei Seiten gleichzeitig nebeneinander darzustellen kann nicht das taktile Gefühl des 

Wühlens in Papier, des schnellen Zugriffs nach der Erinnerung, das Vermitteln einer 

Übersicht, ersetzen. Deshalb wird es meines Erachtens zukünftig eine Vierteilung 

geben: 

• Das „papierreiche Büro“ des intellektuellen Denkers, der die EDV nur als 

Unterstützung für die Niederlegung von Ergebnissen und zur Kommunikation 

benutzt. 

• Das „papierarme Büro“ des Knowledge Workers, der in beiden Welten lebt und 

sich mit dem Medienbruch arrangiert hat, für den die elektronische Welt die 

Hauptwissensquelle und Arbeitsplattform darstellt, der aber die Welt des Papiers 

zur eigenen Arbeitsorganisation benötigt. 

• Das „papierlose Büro“ des Sachbearbeiters in einer Vorgangsbearbeitung mit 

früher Erfassung von Dokumenten, dem das digitalisierte Papier zusammen mit 

Informationen aus anderen elektronischen Quellen zusammenhängend präsentiert 

wird. 






• Das „elektronische Büro“, das „menschenlose“ Büro, in dem der Mensch von den 

Prozessen und der Bearbeitung ausgeschlossen ist, bei dem sich Programme 

miteinander unterhalten und Geschäfte vollautomatisiert abwickeln, wo der 

Mensch vielleicht noch für Entscheidungen, Prüfungen und Korrekturen eingreift. 

Beim letzteren kann man nicht mehr vom „Büro“ im herkömmlichen Sinne sprechen. 

In der virtuellen Welt des E-Business und E-Commerce tritt der Mensch noch als 

möglicher Initiator oder Empfänger auf. Die Bearbeitung von Dokumenten und die 

Durchführung von Prozessen übernimmt die Software, heute noch vordefiniert und 

programmiert, in Zukunft sogar die Gewohnheiten des Initiators und Empfängers 

beobachtend, eigene Regeln bildend und selbstlernend. Heute ist das „papierlose 

Büro“ vielerorts noch Vision, in manchen Unternehmen und in einzelnen Prozessen 

hat die Zukunft aber schon begonnen. Ob dies human, sozial und gesellschaftlich 

verträglich ist, müssen die nächsten Jahre zeigen. 

Die Abhängigkeit von Information wächst 

In Herstellerpräsentationen von neuen Softwaresystemen werden immer die Vorteile, 

die einfach zu bedienenden Oberflächen, der Nutzen für eine schnellere und 

medienbruchfreie Bearbeitung von Informationen, usw. in den Vordergrund gerückt. 

Die potentiellen Anwender denken an neue Funktionalität, an die Steigerung des 

Durchsatzes in der Antragsbearbeitung, bessere Integration, medienbruchfreie 

Bereitstellung von Informationen in elektronischen Akten, intelligent unterstützende 

Vorgangsbearbeitungslösungen, Einsparung von Räumen und vieles mehr. 

Eines wird jedoch häufig übersehen und wird mancherorts erst bemerkt, wenn die 

Systeme einmal stehen. In dem Maße wie wir auf die Nutzung elektronischer 

Systeme setzen, sind wir von ihrer ständigen Verfügbarkeit abhängig. Dies kann 

bereits existentiell bedrohend sein. Beim letzten größeren Erdbeben in Kalifornien 

haben ca. 10% der betroffenen Firmen die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebes 

nicht hinbekommen – nicht etwa weil Lagerhallen eingestürzt waren – nein, weil sie 

ihre DV- und Datenhaltungssysteme nicht rechtzeitig wieder in Betrieb nehmen 

konnten. 

Jeder Bank ist hinlänglich bekannt, was passiert, wenn die operativen Systeme ein 

paar Tage oder gar mehr als eine Woche still stehen, wenn der Zahlungsverkehr 

nicht mehr abgewickelt werden kann, wenn der Broker keine elektronischen Order 

mehr platziert, wenn Bewegungs- und Stammdaten korrupt werden ... das Geschäft 

kommt sehr schnell zum Erliegen. Die Mitarbeiter kann man noch eine Zeitlang mit 

der übergangsweisen Arbeit mit Papier beschäftigen – aber, was wenn man sich 

entschlossen hat, ein elektronisches System mit früher Erfassung und 

anschließender Vernichtung aller Papierunterlagen zu installieren? Wenn beide 

Systeme nicht mehr laufen, kommt die produktive Arbeit innerhalb weniger Stunden 

zum Erliegen. Steht eines der Systeme, dann entsteht ein Medienbruch, der 

langwieriges Nachführen und Konsolidieren nach sich zieht. 

Rechenzentren in größeren Betrieben und Verbünden haben das Problem der 

Datensicherung und Hochverfügbarkeit im Griff - redundante Systemauslegungen, 

automatisierte Sicherungen, regelmäßige Überprüfung der Systeme. Also warum 

denn Panik? Die Frage ist, gilt dies auch für Dokumente in den Archiven, Daten im 






Workflow, der unabhängig von der führenden operativen Anwendung läuft, für die 

Massen von E-Mails, für die Inhalte der Portale? 

Unternehmen, Behörden und die Gesellschaft sind von der ständigen Verfügbarkeit 

elektronischer Information inzwischen existentiell abhängig. Die Sicherung und 

Bewahrung von elektronischen Werten ist unter dem Gesichtspunkt dieser 

Abhängigkeit äußerst ernst zu nehmen. Die Verfügbarkeit von Informationen in ECM- 

Lösungen ist inzwischen als genauso kritisch anzusehen wie die in den traditionellen 

Legacy-Systemen. Ein Hauch des Erkennens zuckte in den Köpfen der Entscheider 

beim Anblick der Millionen Dokumente, die nine/eleven durch die Straßen New Yorks 

wehten. Für eine kurze Zeit war dann „Desaster Recovery“ eines der brandheißen 

Themen auf Kongressen und in Publikationen. An dieser Diskussion hat sich auch 

die Document-Related-Technologies-Branche mit konkreten Lösungsszenarien 

beteiligt. Doch die Erinnerung schwindet beim Menschen schnell. Alle redeten von 

Sicherheit, umgesetzt wurde aber wenig. Dabei bieten gerade ECM-Lösungen mit 

auslagerbaren Medien, von denen einfach und billig Sicherheitskopien gefertigt 

werden können, die Möglichkeit digitalisiertes Papier und originär elektronische 

Information kontrolliert in beliebiger Menge bereitzustellen. 

Jedes Unternehmen muss bei der Einführung einer ECM-Lösung sich Klarheit 

darüber verschaffen, in welche Abhängigkeit es sich begibt. Leider fehlen meistens in 

Konzepten zur Einführung Risiko-Analysen und Fall-Back-Strategien. Ganz zu 

schweigen, dass es in kaum einem Unternehmen eine „Records Management Policy“ 

gibt, die den Umgang mit aufbewahrenswerter Information und die Kriterien der 

Sicherung der Verfügbarkeit beschreibt. Dabei müssen es nicht einmal Katastrophen 

sein, die Informationsverfügbarkeit beeinträchtigen. Auch Nachlässigkeit z.B. beim 

regelmäßigen Überprüfen der Lesbarkeit von Medien oder bei der Planung von 

Systemwechseln kann zu irreparablen Informationsverlusten führen. So sind z.B. 

heute die Magnetbänder der NASA-Mars-Expeditionen nicht mehr auswertbar. Ein 

unersätzlicher wissenschaftlicher und monetärer Verlust. 

Wir müssen uns zunehmend darauf einrichten, dass auch intentionell Angriffe auf 

unsere Informationen durchgeführt werden. Das derzeitige Hacking von Websites ist 

dabei nur ein kleiner Vorgeschmack zukünftiger Herausforderungen. Auch die 

Stillegung des gesamten Internets für ein paar Stunden lässt sich gerade eben noch 

verkraften. Wenn jedoch die entscheidenden Informationsbestände vernichtet oder 

verändert werden, wird aus dem Traum des Informationszeitalters ein lang 

anhaltendes Trauma. 

Die Bewahrer der digitalen Überlieferung 

ECM-Lösungen müssen daher nicht nur an der vordersten Front der technologischen 

Entwicklung „mitspielen“, sie müssen die Gewähr bieten, dass der Wert der 

Information durch gesicherte langfristige Verfügbarkeit, Nutzbarkeit und Authentizität 

erhalten bleibt. Die Anbieter müssen Lösungen entwickeln, die die Abhängigkeit von 

der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen auf ein Mindestmaß reduzieren. 

Dies ist auch eine Chance für die Anbieter, ein neues eigenständiges Profil zu 

entwickeln – als „Bewahrer der digitalen Überlieferung“. 






Fazit: nicht warten, loslegen ! 

Dokumenten-Technologien wie ECM Enterprise Content Management sind die 

Ergänzung zur herkömmlichen Datenverarbeitung. Sie führen strukturierte, schwachstrukturierte 

und unstrukturierte Information zusammen. Jedes Unternehmen, jede 

Behörde, jede Organisation muss sich heute mit dem Thema auseinandersetzen. 

Auch wenn man nicht vorhat, selbst kurzfristig ein System einzuführen, muss man 

sich mit dem beschäftigen, was man quasi mitgeliefert bekommt – beim nächsten 

Update der Serverlizenzen, in der nächsten Office-Suite, beim nächsten Datenbankoder 

ERP-Upgrade. In vielen Unternehmen mit heterogener IT-Landschaft ist bereits 

heute die Frage wichtiger, welche redundante Funktionalität vorhandener Produkte 

man nicht einsetzt, als die Frage, ob man sich ein neues Softwaresystem zusätzlich 

leistet. Die wichtigste Aufgabe ist, die Informationen im Haus unter Kontrolle zu 

halten. Aktuelle Fragen: wo lässt man die Abertausenden von E-Mails, was tue ich 

mit elektronisch signierten Handelsbriefen, wo lasse ich meine steuerrelevanten 

Daten, wie überführe ich Informationen aus dem unorganisierten Filesystem, wie 

konsolidiere ich Informationen in einem gemeinsam nutzbaren Repository, wie 

bekomme ich einen Single-Login über alle meine Systeme hin, wie erstelle ich einen 

einheitlichen Posteingangskorb für alle eingehende Information, wie kontrolliere ich, 

dass keine Information verloren geht oder nicht bearbeitet wird, usw. usw. Bei allen 

diesen Fragen spielen Dokumenten-Technologien eine wichtige Rolle. ECM- 

Lösungen sind notwendige Basiskomponenten für viele Anwendungen. 

Jeder potentielle Anwender wird natürlich seine individuellen Anforderungen prüfen. 

Entscheidungen zu vertagen, ist jedoch nicht sinnvoll. Es wird jedes Jahr etwas 

Neues, vermeintlich besseres, komfortableres geben. Mit dieser Einstellung wird man 

jedoch nie etwas installieren. Mit jeder Vertagung einer Entscheidung wächst der 

Berg unkontrollierter und ungenutzter Information – erkannte Probleme werden 

meistens größer. Bei einer vernünftigen langfristigen Migrationsplanung verliert auch 

der schnelle technologische Wechsel bei Produkten seinen Schrecken. Dokumenten- 

Technologien sind in ihren Grundfunktionen ausgereift. Die meisten Produkte sind 

verlässlich, stabil, sicher und zunehmend sogar preiswert. In manchen Branchen 

entscheidet der Einsatz von Dokumenten-Technologien inzwischen über die 

Wettbewerbsfähigkeit. ECM Enterprise Content Management gehört heute in jede 

moderne IT-Infrastruktur. 












20251 Hamburg 



1 

Anwendungsgebiete von 

Dokumentenmanagement-Systemen 







20251 Hamburg 



2 


1


Deutschland im internationalen Vergleich – 

Gründe für Investitionen in ECM 

Wichtigster Grund für Investition in ECM Technologien (in %) 

(Quelle: AIIM Oktober 2003) 

USA 

IRE 

BRA 

D 

UK 

CAN 

Effizienzsteigerung 

5 

6 

6 

5 

10 

6 

Risk Management 

4 

3 

3 

3 

4 

13 

Schnellere Reaktionsfähigkeit 

9 

6 

8 

5 

4 

13 

Verbesserter Kundenservice 

14 

14 

24 

7 

17 

4 

Compliance 

17 

9 

3 

2 

13 

21 


Kostenreduzierung 

18 

19 

10 

31 

15 

10 





Verbesserung der 

Wettbewerbsfähigkeit 

6 

4 

10 

3 

6 

2 


20251 Hamburg 



Höhere Gewinne, 

bessere Performance 

27 

36 

33 

40 

31 

31 

3 

Anwenderschwerpunkte 

Geplante Projekte in 2004 und 2005 (in %) 

(Quelle: AIIM 2003) 

USA 

IRE 

BRA 

D 

UK 

CAN 

Prozessautomation/Workflow 

22 

27 

45 

16 

26 

23 

Technisches Dokumentenmanagement 

22 

21 

42 

29 

33 

E-Mail-Management 

22 

28 

30 

20 

30 

33 

Web-Publishing 

24 

31 

31 

14 

33 

38 

Knowledge Management 

25 

29 

41 

14 

36 

33 

Information Capture 

27 

30 

33 

18 

38 

35 

Dokumentenkontrolle 

34 

40 

57 

22 

50 

44 

Archivierung / Records 

Management 

44 

34 

53 

14 

46 

48 

Compliance 

20 

Formularverarbeitung 

18 

18 

26 

25 

Business Continuity 

23 



CRM Costumer Service 

29 

34 

33 

23 




Human Ressource 

Management 

28 


20251 Hamburg 


Buchhaltung 

14 


4 

eGovernment 

28 


2


Entstehen von ECM 







20251 Hamburg 



5 

ERP 

CRM 

CMS 

ECM 







20251 Hamburg 



6 


3


Definition 

ECM Enterprise Content Management 

CAPTURE 

MANAGE 

Business 

Processes 

Data 

Unstructured 

Content 

STORE 

DELIVER 



PRESERVE 





20251 Hamburg 



AIIM International, 2001 

7 

Entwicklung der ECM-Definition (1) 







20251 Hamburg 


• AIIM International 2001: 

• „The technologies used to create, manage, customize, 

deliver, and preserve information to support business 

processes”. 


• “The technologies used to capture, manage, store, 

preserve, and deliver information to support business 

processes”. 


• „AIIM is the international industry association connecting 

users and suppliers of enterprise content management 

(ECM) technologies - the tools and methods used to 

capture, manage, store, preserve, and deliver content in 

support of business processes.” 


8 


4


Entwicklung der ECM-Definition (2) 


• “Enterprise Content Management is the technologies, 

tools, and methods used to capture, manage, store, 

preserve, and deliver content across an enterprise.“ 

• AIIM International August 2005: 

• “Enterprise Content Management is the technologies 

used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver 

content and documents related to organizational 

processes.” 







20251 Hamburg 



9 

ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision, 

kein einzelnes Produkt 







20251 Hamburg 



10 


5


Wesentliche Strategien und 

Hauptkomponenten von ECM 







20251 Hamburg 



11 

ECM als Unternehmensinfrastruktur 

Anforderungen 







20251 Hamburg 


• Speicherung aller Arten von Informationen 

• Speicherung dynamischer und unveränderlicher 

Informationen 

• Dienstekonzept 

• Große und kleine Lösungen 

• Eigener Client oder Einbindung in vorhandene 

Anwendungen 

• Zentrale und verteilte Datenbanken 

• Konsistente Langzeitspeicherung 

• Modular ausbaubar 

• Verteilte Repositories 

• Integration in vorhandene Systeme 


12 


6



Implementationsfragen 



• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren 

• Import, Konvertierung, Migration 

• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client 

• Desktop Integration, Integration von Anwendungen, 

Back Office Integration 

• Prozess- und Workflow-Modellierung 

• Kulturelle Grenzen bei Online- versus Offline-Arbeit 

• Wie werden die Komponenten vernetzt? 

(EAI Enterprise Application Integration) 





20251 Hamburg 



13 


AIIM International 

E-Business 

ERP 

AP/AR RM/A CRM HRM 

EAI 

Enterprise 

Applications 

Integration 

Workflow 

Data Warehousing 

Mining 

Web Content 

Management 

Collaboration 

Doc Mgmt 

Imaging 

Enterprise 

Content 

Management 



Domino Exchange RDMS 

File 

System 

Infrastructure 





20251 Hamburg 



14 

Quelle: AIIM 2001 Industry Study 


7


ECM als integrative Middleware 







20251 Hamburg 



15 

ECM Basisideen 

Integrative Middleware 


E-Business 

ERP 


EAI 

Enterprise 

Applications 

Integration 

Workflow 

Data Warehousing 

Mining 

Basis Idee Nr. 1 

Web Content 

Management 

Collaboration 

Integrative Middleware 

Doc Mgmt 

Imaging 

Enterprise 

Content 

Management 




File 

System 






20251 Hamburg 




16 


8



Dienstekonzept 


E-Business 

ERP 


Enterprise 

Applications 

EAI 


Integration 

Workflow 

Collaboration 

Unabhängige Dienste Enterprise 

Content 

Data Warehousing für alle Web Anwendungen 

Content Doc Mgmt Management 

Mining 

Management Imaging 




File 

System 






20251 Hamburg 




17 


Einheitlicher Speicherort 


ERP 

E-Business 


Enterprise 

Applications 

EAI 


Integration 

Ein einheitliches, Workflow 

Collaboration übergreifendes 

Enterprise Repository 

Data Warehousing Web Content Doc Mgmt 

Miningfür jeden Management Informationstyp 

Imaging 

Enterprise 

Content 

Management 




File 

System 






20251 Hamburg 




18 


9


Komponenten des Enterprise Content 

Management 







20251 Hamburg 



19 

AIIM Modell für ECM 

Enterprise Content Management 

MANAGE 

DM 

Collab 

CAPTURE 

STORE 

WCM 

DELIVER 

WF/ 

BPM 

RM 







20251 Hamburg 


PRESERVE 


20 


10


CAPTURE 

Human created 

• Office Documents 

• Form 

• Rich Media 

• Microfilm 

Application created 

• ERP 

• XML 

• Finacial Applications 

Recogniton 

• OCR 

• HCR 

• ICR 

• OMR 

• Barcode 


E-Forms/Web-Forms 

Aggregation 

Indexing 

Input Designs 




• E-Billing 

COLD/ERM 





20251 Hamburg 



21 

Input 

MANAGE 

Collab 

DM 

STORE 

WCM 

WF/ 

BPM 



RM 





20251 Hamburg 



22 


11



Document 

Management 

DM 

Collab 



• Suchen und Navigieren 


WF/ 

BPM 

STORE 

WCM 

RM 







20251 Hamburg 



23 

Collaboration 

Collab 

Collaboration 

DM 

STORE 

WCM 

• Gemeinsames Editieren 

• Wissensbasen 

• Whiteboards 

• Videoconferencing 

• Informationszusammenführung 

WF/ 

BPM 



RM 





20251 Hamburg 



24 


12



Collab 

DM 

Web Content 

Management 

STORE 

WCM 






WF/ 

BPM 

RM 

• Editieren und Gestalten 

• Publikationsprozess 

• Konvertierung 

• Sicherheit 



20251 Hamburg 



25 


Collab 

DM 

STORE 

WCM 

• Ablagesystematik 

• Indizierung und 

Thesaurus 

• Aufbewahrungsfristen 

•Meta-Daten 

• Archiverwaltung 



WF/ 

BPM 

RM 

Records 

Management 





20251 Hamburg 



26 


13




Workflow / 

Business Process Management 

• Ablauf- und Aufbauorganisation 

• Prozessdesign 

• Vorgangsbildung 

• Routen 

• Mitzeichnung 

• Paralleles und 

DM 

sequentielles Bearbeiten 

• Wiedervorlage, Fristen 

• Kontrolle 

• Protokollierung 

Workflow / 

Business Process 

Management 

WF/ 

BPM 

Collab 

STORE 

RM 

WCM 





20251 Hamburg 



27 

STORE 

Repositories 

• File Systems 

• Content Management Systems 

• Databases 

• Data Warehouses 

Library Services 

• Search/Retrieval 

• Version Control 

• Check In/Check Out 

• Audit Trail 







20251 Hamburg 



28 

• SAN 

• NAS 

• Magneto Optical 

• DVD 

• CD-ROM 

Technologies 

• Tape 

• Magnetic Storage 

• RAID 

• Optical Disc 


14


PRESERVE 

Archive 

• Paper 

• Mikrofilm 

• NAS/SAN 

• CAS 

• WORM 

• WORM-TAPE 



Aussonderung 





20251 Hamburg 



29 

DELIVER 

Layout/Design 

Security as ECM Infrastructure 

Transformation 

Security 

Ditribution 

Technologies 

• COLD/ERM 

• PKI 

• Internet, Intranet, Extranet 

• Personalization 

• E-Business-Portale 

• XML 

• PDF 

• Compression 

• Digital Rights 

Management/ 

Watermark 

• Email und Fax 

• Datenübermittlung mittels 

EDI, XML u. anderer Formate 


• CD / DVD 

Publishing 

• Konverter 

• Digital Signature 

• Digitales Fernsehen 

Viewer 

• Papier 







Output 

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30 


15


ECM 

Usage 

Fat Client 

Enabling Web Client other Devices 







20251 Hamburg 


SECURITY 

CAPTURE MANAGE 



E-Mail Management 



Indexing 


Recognition 


Document Imaging 

Scanning 

PKI Electronic 

Signature 

Entry 

SECURITY 

Collaboration 

Business 

Process 

Management 

Workflow 

EAI 

User Managment 

Directory Service 

SECURITY 

User Rights 

Management 

Repositories 

Storage 

Long-Term Archival 

Backup / Recovery 

Migration 

Content Integration 

Search / Retrieval 

Syndication 

Localization 

Personalization 

Publish 

Electronic 

Paper 

DELIVER 

PRESERVE STORE 

SECURITY 

DRM Firewall 

Exit 


31 

Multifunktionsdrucker verbinden Input 

und Output 

Faxen 

Kopieren 

schwarz/weiß 

Scannen 

schwarz/weiß 

Kopieren 

in Farbe 

Scannen 

in Farbe 

Drucken 

schwarz/weiß 

Kopieren 

beidseitig 

Drucken 

in Farbe 



Einseitig/Beidseitig 





20251 Hamburg 



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16


Multifunktionsdrucker im Netz 







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Was ist neu im ECM-Portfolio 







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• DAM Digital Asset Management 

• E-Mail Management 

• EAI Enterprise Application Integration 

• Search/Retrieval 

• Content Integration 

• Backup/Recovery 

• Longterme Archival 

• Migration 

• Localization 

• DRM Digital Rights Management 


34 


17


ECM Angebot 

• ECM Suiten 

• ECM Komplettlösungen 

• ECM Komponenten oder Detaillösungen 

• ECM Dienste 







20251 Hamburg 



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Was ist eine ECM-Suite? 

Anspruch an eine Suite: 

• Eine Suite ist die Zusammenstellung 

verschiedener kompatibler Komponenten 

zur Lösung eines Gesamtszenarios, bei 

dem die Komponenten auch einzeln und 

unabhängig eingesetzt werden können 







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18


Definition Suiten (1) 

• Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen 

Komponenten 

• Modular und komponentenweise erweiterbar 

• Nutzung gemeinsamer Administrationskomponenten 

und Ressourcen in Bereichen wie 

Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen, 

Metadaten, Speicherorte, Kommunikation etc. 

• Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle 

Komponenten der Suite Plattform-Konformität, d.h. 

alle Komponenten sind auf allen Plattformen der 

Gesamtsuite lauffähig 







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• Einheitliche Clienten, die die Nutzung des 

Gesamtportfolios der Suite möglich machen 

• Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die 

Rolle als Bestandteil der Suite, wobei sich die 

Komponenten als Dienste innerhalb einer 

gemeinsamen Architektur positionieren 

• Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der die 

Kompatibilität der Einzelkomponenten als auch der 

Suite selbst sicherstellt 







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19



• Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung 

aller Komponenten die üblicherweise zum 

Funktionsumfang gerechnet werden 

• Einhaltung von Standards, um Komponenten von 

Dritten ebenso konform einbinden zu können wie 

die eigenen Komponenten der Suite 

• Gemeinsames, konsistentes Vertriebs und 

Marketing Konzept für die Suite und alle ihre 

enthaltenen Komponenten einschließlich 

entsprechender Preismodelle für Suite und 

Komponenten 







20251 Hamburg 



39 


20

Compliance 





Hamburg 2006

Compliance 

Compliance 

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer 

Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 

Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd. 

Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG 

Der Begriff Compliance sorgt bei vielen Anwendern für Verunsicherung. Zahlreiche 

Anbieter vermarkten inzwischen Ihre Produkte unter dem Etikett „Compliance“ – nicht 

nur herkömmliche Anbieter von DMS- und ECM-Lösungen, sondern auch Hersteller 

von Speichersystemen, Management-Informations-Programmen und ERP-Lösungen. 

Mit dem Begriff Compliance hat sich zugleich ein neues Marktsegment gebildet. In 

Deutschland wird der englische Begriff Compliance bisher nur selten verwendet. 

Rechtliche und regulative Vorgaben für Dokumentationspflichten nehmen aber, wenn 

man an Beispiele wie die GDPdU oder Basel II denkt, stetig zu. Es liegt also am 

Kunden, sich zwischen spezialisierten Insellösungen zur Erfüllung bestimmter 

Compliance-Anforderungen oder übergreifenden Lösungen, die auch Compliance- 

Anforderungen mit abdecken, zu entscheiden. 

Das Whitepaper bietet einen Überblick über Hintergründe und notwendige 

Maßnahmen zur Erfüllung der zunehmenden Compliance-Anforderungen. 

Was verbirgt sich hinter dem Begriff Compliance 

Zu den häufig, zumindest für deutsche Ohren, schwer verständlichen Begriffen aus 

den USA muss auch der Begriff „Compliance“ gezählt werden. Ein einzelnes Wort 

reicht bei der Übersetzung nicht aus, man benötigt schon einen ganzen Satz: 

Übereinstimmung mit und Erfüllung 

von rechtlichen und regulativen Vorgaben. 

Auch wenn es Compliance-Anforderungen schon immer, auch im Ursprungsland des 

Begriffes, den USA, gab, so haben sie nach den Skandalen um ENRON und 

WorldCom eine brisante Qualität erhalten: neue, strafbewehrte Anforderungen zur 

Aufbewahrung geschäftsrelevanter elektronischer Informationen. In der 

Vergangenheit gab es schon immer eine Reihe von rechtlichen Anforderungen; so 

mussten z.B. Finanzbuchhaltungssoftware schon immer Compliance-Standards 

erfüllen. Mit dem steigendem Aufkommen und der wachsenden Bedeutung von E- 

Mails und E-Commerce gewann die Notwendigkeit der Dokumentation und 

elektronischen Archivierung von Geschäftsvorgängen immer mehr Bedeutung. 

Betrachtet man die einzelnen Begriffe der deutschen Übertragung der Definition von 

Compliance „Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen 

Vorgaben“, dann werden unterschiedliche Aspekte von Compliance-Anforderungen 

deutlich. 

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff 

Thema: Compliance Topic: Status: Fertig 

Datei: Compliance.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0 


Compliance 

• „Übereinstimmung“ 

Zur Erreichung der „Übereinstimmung“ wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, 

definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist. Hier 

ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische 

Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist. Dies ist auch sinnvoll, da 

sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein 

paar Jahren schon wieder obsolet ist. 

Die Übereinstimmung ist der „statische Aspekt“ von Compliance. 

• „Erfüllung“ 

Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei: Einmal, dass die Anforderungen in 

einer Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein 

Prozess ist, keine einmalige Aktion. Das Unternehmen oder die Organisation 

muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen. „Erfüllung“ 

geht dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch 

organisatorische und Management-Aspekte. 

Die kontinuierliche Erfüllung ist der „dynamische Aspekt“ von Compliance. 

• „Rechtliche Vorgaben“ 

Hierbei handelt es sich um Gesetze oder behördliche Verordnungen, die 

bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils 

aufgeführten Regelungen einzuhalten. Hier kann man sich auch nicht um die 

Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und 

Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum. 

• „Regulative Vorgaben“ 

Warum unterscheidet man hier noch zwischen „rechtlich“ und „regulativ“? Es gibt 

eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen, 

Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben. Vielfach 

ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch 

Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle. Diese werden als 

„regulative Vorgaben“ abgegrenzt. 

Der bindende Charakter einer Vorgabe kann also sehr unterschiedlich sein. 

Steckdosen, Lebensmittel, Flugzeuge, elektrische Geräte, Medikamente, 

Kindergärten, Bildschirme usw. müssen auch bestimmte Compliance-Anforderungen 

erfüllen, die sich beispielsweise in Prüfsiegeln wieder finden. Ein Vergleich dieser 

Anforderungen mit dem, was heute unter dem Schlagwort „Compliance“ bei 

informationstechnologischen Lösungen verstanden wird, zeigt aber große 

Unterschiede. Daher scheint es sinnvoller, in diesem Fall konkreter von „Information 

Management Compliance“ zu sprechen. 

Die USA: Ursprung des Compliance-Trends 

In den USA gab es schon sehr lange Compliance-Anforderungen an 

Softwaresysteme. So ist die FDA Federal Drug Administration, mit ihren bindenden 

Regularien für die Herstellung von Lebensmitteln, Pharmazeutika und Medikamenten 

auch über die Grenzen der Vereinigten Staaten bekannt. Bei der Beantragung eines 





Compliance 

neuen Medikamentes, mit Vorlage von allen Testnachweisen und Produktionsverfahren, 

hat sich die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems 

meistens bereits gelohnt. 

Durch die Skandale um ENRON, WorldCom und einige andere Unternehmen, die 

unter Zurücklassung von zahllosen Arbeitslosen und riesigen Schulden insolvent 

wurden, rückte das Thema Compliance in den Mittelpunkt des allgemeinen 

Interesses. Anlass waren „geschönte“ Prüfungen von Wirtschaftsprüfern und die 

Geschäftsberichte der Unternehmen. E-Mail wurde dabei als eine der möglichen 

Nachweisquellen für ungesetzliches Handeln entdeckt. Dies führte im Jahr 2002 zum 

Sarbanes-Oxley-Act, allgemein SOA oder SOX abgekürzt. Typisch amerikanisch 

wurde es nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz 

entworfen haben. SOA hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in 

den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange 

Commission, zu verbessern. Äquivalent wären in Deutschland die Steuerbehörden 

mit Steuerprüfung und Steuerfahndung. 

SOA ist nur die groß gedruckte Hauptaufschrift auf dem 

Compliance-Banner 

SOA hat in den USA besonders auf Grund von Abschnitt 802 Bedeutung erlangt, weil 

hier empfindliche Strafen in der Strafgesetzgebung verankert worden sind. Die 

Zerstörung oder Veränderung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen kann mit bis 

zu 20 Jahren Gefängnis bestraft werden. Dieser Abschnitt schreckte alle 

amerikanischen Unternehmensführer auf und machte den zurzeit zu beobachtenden 

Boom von Compliance-Lösungen erst möglich. Aber auch besonders die 

Wirtschaftsprüfer legen in ihrer Beratung nunmehr sehr viel Wert auf Compliance, da 

im Rahmen der Skandale große, namhafte Wirtschaftsberatungsfirmen wie Andersen 

vom Markt verschwanden. 

SOA besitzt eine erhebliche Bedeutung für Unternehmen mit amerikanischer 

Muttergesellschaft oder mit Niederlassungen in den USA, da auch Unterlagen und 

Daten außerhalb der USA einer Nachweispflicht nach amerikanischem Recht und 

einem möglichen Zugriff amerikanischer Behörden unterliegen können. Für US- 

Firmen wird der SOA am 15. 11.2004 verbindlich. 

Es ist aber nicht allein SOA, der den Druck im Umfeld der Steuerprüfung und 

Steuerfahndung erhöht. Aus den CFR Code of Federal Regulations lassen sich 

inzwischen eine Vielzahl weiterer Anforderungen für spezielle Branchen und 

Geschäftstätigkeiten ableiten. Ein Beispiel ist der CFR 17, § 240, mit harten 

Regularien für Börsenmakler. Die Regeln der US-Börsenaufsicht für Aktien-Broker 

SEC 17A-3 und SEC 17A-4 definieren exakt, welche Aufzeichnungen und Belege bei 

einer Transaktion aufgehoben und auf welchem Medium sie gespeichert werden 

müssen. Bislang waren ausschließlich optische Medien mit der so genannten 

WORM-Funktion (Write Once Read Many) erlaubt. Seit vergangenem Jahr akzeptiert 

die SEC auch magnetische Speichermedien, sofern sie WORM-Verfahren 

unterstützen. Die Steuerfahndung der SEC hat inzwischen erste harte Maßnahmen 

in Bezug auf die Einhaltung ergriffen und es wurden bereits Unternehmen zu 

Geldstrafen verurteilt, weil sie ihre elektronische Dokumentation nicht in Ordnung 

gehalten hatten. Ähnliche Regeln für die Finanzwelt hat die National Association of 





Compliance 

Securities Dealers (NASD) entwickelt. NASD 3010 und NASD 3110 beispielsweise 

verlangen, dass Broker und Händler externe Transaktionen von registrierten 

Stellvertretern überwachen. 

Regelungen, die weltweit alle Pharma-Hersteller betreffen, sind die FDA-Kriterien, 

auch abgekürzt unter FDA Part 11 bekannt. Um Herstellungsmethoden zu 

standardisieren hat die FDA ein Regelwerk mit der Bezeichnung CGMP 

herausgebracht. Die Current Good Manufacturing Practices sollen dafür sorgen, 

dass beispielsweise Laborergebnisse nicht mehr nachträglich verändert werden 

können. Sie regeln auch die Audit- und Zertifizierungsverfahren für Bestandteile, 

Produkte, Maschinen und ganze Fertigungsstätten im Umfeld der Lebensmittel- und 

Medikamentenherstellung. Ohne eine entsprechende Zulassung kann ein Produkt 

quasi nicht vertrieben werden. Der Einsatz von Dokumentenmanagement-Lösungen 

für die Anmeldung von neuen Medikamenten ist auch deshalb essentiell wichtig für 

die Unternehmen, da er das Verfahren kontrollierbar macht, beschleunigt und so 

schneller Produkte an den Markt bringt. 

In anderen Bereichen gibt es ebenfalls rechtliche und regulative Vorgaben. 

Besondere Aufmerksamkeit verdient z.B. HIPAA. HIPAA zieht sowohl im 

Krankenhaus- als auch im Versicherungsbereich Investitionen in Milliardenhöhe für 

Dokumentenmanagementlösungen nach sich. Im Bereich der Fertigungsindustrie 

macht sich inzwischen der Tread Act mit umfangreichen Anforderungen zur Produkt-, 

Qualitäts- und Herstellungsdokumen-tation im Rahmen des Supply Chain 

Management bemerkbar. Auch die EPA, Environmental Protection Agency, macht 

mit neuen Dokumentationspflichten auf sich aufmerksam. 

Viele dieser Regelwerke beziehen sich auf die neu gefassten FSG, Federal 

Sentencing Guidelines von 2002, so dass Verstöße mit erheblichen Strafen belegt 

werden können. 

Zu den regulativen Vorgaben gehört in den USA z.B. die Richtlinie des Department 

of Defense, DoD 5015.2. Hierbei handelt es sich um eine Vorgabe für die Anbieter 

von Dokumentenmanagement-Lösungen. Produkte ohne eine DOD 5015.2 

Compliance haben kaum eine Chance im öffentlichen Sektor in den USA platziert zu 

werden. 

Auch andere Gesetze wie der Patriot Act ziehen inzwischen Dokumentationspflichten 

nach sich. Ein Ende der Flut von Regularien ist nicht abzusehen. 

Und man darf eines nicht übersehen: Die Regularien für die elektronische 

Bereitstellung und Dokumentation von Informationen sind unerlässlich, weil immer 

mehr Information originär elektronisch entsteht und sich nicht mehr in Papier 

niederschlägt. 

Man kann es in einem Satz fassen: Ohne Information Management Compliance kann 

die Informationsgesellschaft nicht funktionieren. 





Compliance 

Europa 

In den Mitgliedstaaten der europäischen Union muss jede Richtlinie der 

Europäischen Kommission früher oder später in nationales Recht überführt werden. 

Mittlerweile haben viele der neuen nationalen Vorgaben in Europa ihren Ursprung in 

der europäischen Gesetzgebung, für zukünftige Entwicklungen ist ein Blick auf die 

Entwicklungen und Richtlinien in Brüssel daher immer lohnend. Bereits durch die 

Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von 

Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden. Erinnert sei hier nur an 

die elektronische Rechnung, die nur zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn sie 

qualifiziert elektronisch signiert wurde. Auch eine europäische Variante von SOA wird 

sich kaum vermeiden lassen. Der elektronische Geschäftsverkehr und die 

Umstellung der öffentlichen Verwaltung auf elektronisch unterstützte Verfahren wird 

weitere Compliance-Anforderungen nach sich ziehen. Auch deshalb ist es wichtig, 

nicht nur auf eine Einzellösung für ein bestimmtes Problem zu schauen, sondern 

eine IT-Strategie zu entwickeln, die mit einer Lösung möglichst viele Compliance- 

Anforderungen erfüllt und darüber hinaus für das Unternehmen auch im 

Geschäftsbetrieb nutzbringend eingesetzt werden kann. 

Als gutes Beispiel für direkte und indirekte Auswirkungen der Gesetzgebung kann 

Basel II angeführt werden. Finanzdienstleister müssen umso mehr Eigenkapital 

vorhalten, je höher das Risiko des Kreditnehmers ist. Auch wenn man in Bezug auf 

die Kreditvergabe und die Dokumentationspflichten hier zunächst nur an die Banken 

denkt, hat Basel II auch erhebliche Auswirkungen auf alle Unternehmen. Kaum ein 

Unternehmen kommt ohne Kredite der Banken aus. Da sich die Kreditnehmer einem 

Rating unterziehen müssen, schlagen die Transparenzanforderungen von Basel II 

praktisch auf die Unternehmen durch. Wenn ein Unternehmen also einen Kredit 

haben will, sollte es Geschäftsdokumente und alle Informationen, die für die 

Kreditvergabe relevant sein können, gesichert abgelegt haben. Ohne die 

Vorhaltbarkeit der geforderten Dokumente setzen sich Unternehmen dem Risiko aus, 

einen Kredit nicht zu erhalten. Um einen Kredit überhaupt noch oder zu günstigen 

Konditionen zu erhalten, müssen sich die Unternehmen neu aufstellen. 

Hinter Schlagworten wie Corporate Governance, Enterprise Information Policy oder 

Records Management Policy und Projekten zur Erarbeitung und Einführung solcher 

Regelwerke verbergen sich auch viele Ansätze zur Lösung von Compliance- 

Anforderungen. 

Gibt es Compliance auch in Deutschland? 

In Deutschland wird der Begriff „Compliance“ zwar noch selten verwendet, folgende 

Beispiele sollen aber verdeutlichen, dass es vergleichbare Anforderungen schon 

längst gibt. 

Die GDPdU Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 

sind ein typisches Beispiel für Compliance-Vorgaben. Zwar sind die GDPdU noch 

nicht strafbewehrt wie SOA, aber durchaus mit anderen Anforderungen des SEC in 

den USA vergleichbar. Die Bereithaltung von steuerlich relevanten Daten in 





Compliance 

auswertbarer Form ist eine Pflichtvorgabe, die alle Unternehmen in Deutschland 

erfüllen müssen. 

Die GDPdU selbst sind eine Verordnung, die auf den Änderungen im 

Steueränderungsgesetz und HGB Abgabenordnung, §§ 146, 147 und 200, basiert. 

Sie stellen eine Richtlinie für das Vorgehen der Finanzbehörden bei Außenprüfungen 

dar. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Daten 

identifiziert, unverändert und vollständig und über einen Zeitraum von 10 Jahren 

aufbewahrt werden. Entscheidend dabei ist, dass die Daten auswertbar vorgehalten 

werden müssen. Die originalen Daten müssen vollständig, richtig und auswertbar 

entweder in den sie erzeugenden Systemen vorgehalten oder aber in elektronische 

Archive ausgelagert werden. Auch bei den GDPdU spielen inzwischen Dokumente 

und E-Mails neben den Daten aus ERP- und Buchhaltungssystemen eine 

zunehmend wichtigere Rolle. 

In eine ähnliche Kerbe wie die GDPdU schlägt auch das Gesetz zu den 

Dokumentationspflichten bei Verrechnungspreisen, das anders als die GDPdU 

bereits direkt strafbewehrt ist. Auch hier ist es das Ziel, den Nachweis einer 

ordnungsgemäßen, nachvollziehbaren und prüfbaren Dokumentation aller 

steuerrelevanten Daten zu ermöglichen. 

Die Vorgaben für die Anforderungen wie die Nachvollziehbarkeit, die 

Ordnungsmäßigkeit oder die Prüfbarkeit bestehen schon seit langem und sind im 

Handelsgesetzbuch §§ 239 und 257 nachzulesen. Die Anforderungen, die sich 

ursprünglich an einer papiergebundenen Dokumentation orientierten, sind in die 

elektronische Welt zu übertragen und dort gleichermaßen anzuwenden. 

Aber auch bereits vor den GDPdU gab es verbindliche Vorgaben. Es sei hier nur an 

die GoBS erinnert, die die Aufbewahrung von kaufmännischen Unterlagen in 

elektronischer Form regelt. Neben sicheren Systemen wird hier auf die Prozesse und 

die Verfahrensdokumentation besonderes Augenmerk gelegt. 

Bei diesen Vorgaben geht es aber nicht darum, die Unternehmen mit bürokratischen 

Auflagen zu behindern, sondern die Voraussetzungen für E-Commerce und E- 

Business und eine effektive elektronische Informationsverwaltung zu schaffen. 

In diesem Umfeld kommt der elektronischen Signatur eine besondere Bedeutung zu. 

Der Einsatz der elektronischen Signatur findet sich inzwischen in nahezu allen 

neueren Gesetzen. So z.B. auch bei der elektronischen Rechnung. Zum 

Vorsteuerabzug berechtigen den Empfänger nach § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG nur 

elektronisch signierte Rechnungen. Da die elektronische Rechnung das Original 

darstellt, ist es auch elektronisch aufzubewahren. Hier greifen die verschiedenen 

neuen Gesetze und Regelungen ineinander. Das Signaturgesetz und die 

Änderungen von BGB Bürgerlichem Gesetzbuch und ZPO Zivilprozessordnung zur 

Verankerung der elektronischen Signatur finden ihren Widerhall in der Handels- und 

Steuergesetzgebung. Die gesamte Gesetzgebung und Rechtsprechung befindet sich 

auf dem Weg ins Informationszeitalter und zieht damit automatisch immer mehr 

Compliance-Anforderungen für das Management von Informationen nach sich. 





Compliance 

Österreich und die Schweiz 

In Österreich sieht die Situation nicht viel anders aus als in Deutschland. Die 

Unterschiede liegen nur im Detail. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die 

wesentlichen Compliance-Anforderungen auf den europäischen Richtlinien basieren. 

Auch in Österreich ist analog zum BGB in Deutschland die elektronische Signatur 

verankert, auch Österreich kennt im Handelsrecht und in der Abgabenordnung 

ähnliche Bestimmungen wie in Deutschland. Dies gilt z.B. für die Aufbewahrung von 

elektronischen Informationen in Bezug auf Vollständigkeit, Inhaltsgleichheit, 

Geordnetheit und Urschriftstreue. Auch wenn die Bereithaltung von Daten zur 

steuerlichen Prüfung in Österreich in Listenform ausreichend erscheint, ist die 

Forderung der Auswertbarkeit die Gleiche. Zur Vermeidung des 

Umsatzsteuerbetruges finden sich natürlich auch die Regelungen zur elektronischen 

Rechnung wieder. 

Selbst die Schweiz hat als nicht EU-Mitglied inzwischen die wesentlichen Gesetze 

und Verordnungen an die europäischen Vorgaben schrittweise angeglichen. Dies 

zeigt sich z.B. im Obligationenrecht in den Bestimmungen über die Buchführung OR 

Art. 957ff, die die Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz, der Bücher und der 

Buchungsbelege in elektronischer Form regeln. 

Angesichts des Zusammenwachsens der europäischen Union und ihrer 

Mitgliedsstaaten wird durch den grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr und über 

das Internet abrufbare elektronische Dienstleistungen ein einheitlicher Rechtsraum 

insbesondere im Handels- und Steuerrecht unerlässlich. Dementsprechend werden 

sich auch die daraus abgeleiteten Compliance-Anforderungen immer einheitlicher 

und europaweit ausgreifender gestalten. 

Compliance-Anforderungen treiben den Markt für Dokumenten- 

Technologien 

Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen wittern, aufgrund der in nahezu 

allen Staaten steigenden Compliance-Anforderungen, das große Geschäft. 

Compliance-Angebote sind bei den meisten ECM Enterprise-Content-Management- 

Anbietern mittlerweile fester Bestandteil des Produktangebotes. Nach aktuellen 

Marktuntersuchungen ist Compliance in den USA eines der Hauptargumente für 

neue Investitionen in Informationstechnologie. In Europa ist dies noch nicht so 

deutlich zu merken. 

Bei Umfang und Zielsetzung der angebotenen Software und Systeme sind aber noch 

Unterschiede zu finden. Die größeren Anbieter setzen auf eine vollständige Kontrolle 

und Dokumentation des Informationsflusses und beschränken sich nicht nur auf das 

Thema Archivierung oder Records Management. Andere Anbieter preisen Lösungen 

für E-Mail-Archivierung an, was für Anwender die Gefahr birgt, auf einer Compliance- 

Insellösung sitzen zu bleiben. E-Mails und ihre Anhänge gehören in einen fachlichen 

Zusammenhang, in elektronische Kunden-, Produkt- oder Vorgangsakten. E-Mails 

separat zu archivieren bringt mittelfristig mehr Probleme denn Vorteile. 

Vergleichbar sieht es bei der Erfüllung der Vorgaben der GDPdU aus, wenn Archive 

nur angeschafft werden, um die steuerrelevanten Daten zu sichern. Hier sollte das 

Ziel die Einführung von Lösungen sein, die alle Informationen des Unternehmens 





Compliance 

verwalten und bereithalten – und dabei die Anforderungen der GDPdU so „nebenbei“ 

erfüllen. Steuerrelevante Daten sind nur ein kleiner Ausschnitt aus allen Daten und 

ihre Archivierung ist schwer wirtschaftlich zu rechnen, wenn nur der Steuerprüfer alle 

paar Jahre mal ein paar Daten sehen will. 

ECM Enterprise Content Management - ein umfassender Ansatz 

auch für Compliance 

ECM umfasst herkömmliche dokumentenorientierte Informationstechnologien wie 

Scanning, Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, 

Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Web-Content- 

Management-, Portal- und anderen Internet-Technologien. 

Ziel von ECM ist es, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede 

Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von 

Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen 

Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen. ECM ist eine Basistechnologie 

von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der 

Prozesse. ECM umfasst dabei auch diejenigen Technologien, die in Deutschland 

unter dem Begriff elektronische Archivsysteme subsumiert werden. Nach der 

Klassifikation der AIIM handelt es sich bei einem Archivsystem um Anwendungen, 

die die Komponenten Datenbank, Records Management, Document Management, 

Store und Preserve umfassen. In Verbindung mit Workflow und durch die Integration 

in bestehende Anwendungen sind ECM-Systeme einer der wichtigsten Bestandteile 

einer Compliance-Lösung. Viele ECM-Anbieter kombinieren daher ihre 

Komponenten, um sie als spezielles „Compliance-Produkt“ anzubieten. 

Records Management – Voraussetzung für viele Compliance- 

Lösungen 

Um alle Informationen in einem Unternehmen, einer Behörde oder einer Organisation 

effektiv verwalten zu können, ist der Einsatz von RM Records Management 

Lösungen (auch ERM Electronic Records Management oder EDRM Electronic 

Document and Records Management) erforderlich. Records Management geht dabei 

über den Ansatz der elektronischen Archivierung hinaus: 

• Records Management Systeme verwalten über Referenzen auch Informationen 

auf Papier in Aktenordnern oder auf Mikrofilm. Dies ermöglicht die vollständige 

Kontrolle auch „gemischter“ Verfahren, in denen ein Parallelbetrieb mit 

unterschiedlichen Medien erforderlich ist. 

• Records Management Systeme besitzen elektronische Ablagepläne und 

Thesauri, die eine strukturierte, geordnete, nachvollziehbare und eindeutige 

Zuordnung der Informationen sicherstellen. Hierbei werden 

Mehrfachzuordnungen nach unterschiedlichen Sachzusammenhängen und die 

Verwaltung unterschiedlicher Versions- und Historienstände der 

Ordnungssystematik unterstützt. 





Compliance 

Records Management ist daher eine Basiskomponente für die Abbildung 

elektronischer, virtueller Akten und für die elektronische Vorgangsbearbeitung, die 

auch diejenigen Informationen bereitstellen, die Compliance-Anforderungen 

unterliegen. 

Records Management stellt eine Wissens-Infrastruktur in der elektronischen Ablage 

bereit. In den 90er Jahren entstanden elektronische Dokumentenmanagement- 

Systeme mit Ablage nach Abteilungen und einfachen Index-Strukturen, so z.B. 

Kundenname/Kontonummer, wobei jede Abteilung oder Service-Einheit anders 

ablegte, beispielsweise nach Produkt/Kunden im Kundendienst, aber nach 

Region/Kunden/Produkt im Verkauf. Das Records Management gibt einen Rahmen 

zur Entwicklung einer unternehmensweiten Ablagestruktur. 

Die Grundprinzipien des Records Management sind in zahlreichen nationalen 

Regelungen der öffentlichen Verwaltung und Archive sowie in einer internationalen 

Norm niedergelegt. Die ISO-Norm 15489 „Records Management“ gibt in Teil 1 

Hilfestellungen zum: 

• Festlegen, welche Dokumente erzeugt und welche Information in die 

Dokumente eingefügt werden müssen sowie welcher Genauigkeitsgrad 

erforderlich ist 

• Entscheiden, in welcher Form und Struktur Dokumente erzeugt und erfasst 

werden sollen 

• Festlegen der Anforderungen zum Retrieval und Gebrauch von Dokumenten 

und wie lange sie archiviert sein müssen, um diesen Anforderungen zu 

genügen 

• Festlegen, wie Dokumente zu organisieren sind, um die Anforderungen für 

den Gebrauch zu unterstützen. 

Die ISO 15489 Teil 2 legt die Schritte für das Vorgehen der Umsetzung fest: Von der 

ersten Analyse und Identifizierung der Anforderungen bis zur Implementierung eines 

Records Management Systems und unternehmenspolitischen Maßnahmen. 

Auch wenn diese ISO-Norm keine konkreten Kriterien für eine technische Prüfbarkeit 

von Systemen beinhaltet, ist sie jedoch ein wertvoller Leitfaden, um Information im 

Unternehmen geordnet und nachvollziehbar zu verwalten. Professionelles Records 

Management ist damit eine Grundvoraussetzung zur Erfüllung von Compliance- 

Vorgaben. 

Information Lifecycle Management – ein neuer Trend zur Erfüllung 

von Compliance-Anforderungen 

Die Compliance-Anforderungen zogen Verwerfungen im Markt nach sich und 

kurbelten die Konsolidierung nach einer kurzen Periode der Ruhe wieder an. 

Inzwischen haben alle Anbieter von Storage- Technologien nachgezogen und mit 

ILM Information Lifecycle Management auch gleich ein eigenes Etikett etabliert. Die 

Speichersysteme werden um immer mehr Software ergänzt und dringen damit in die 

traditionellen Bereiche von Records Management, Archivierung und 

Dokumentenmanagement vor. Dabei konnte man entweder Unternehmen oder 





Compliance 

Produkte kaufen, sie selbst entwickeln oder eine Partnerschaft mit den traditionellen 

Anbietern abschließen. Der Markt für Compliance-Lösungen bot die Chance, aus 

dem engen, hart umkämpften Hardwaresegment für Speicherlösungen ins 

Lösungsgeschäft auszubrechen. Da jedes Unternehmen sich zurzeit mit dem Thema 

Compliance in der einen oder anderen Form auseinandersetzt und die 

Konsolidierung von IT-Plattformen ebenfalls auf den Wunschlisten der CIOs steht, ist 

der Zeitpunkt gut gewählt. 

Zertifizierungen für Compliance-Lösungen? 

Dass Anwender sich derzeit immer schwieriger orientieren können, liegt nicht nur an 

den Anglizismen, den Akronymen und den immer neuen Begriffen. Häufig wissen sie 

selbst nicht, was sie genau wollen bzw. was sie tun müssen. Zu undurchsichtig sind 

viele der Vorgaben und die Werbeschlacht der Anbieter irritiert mehr, als sie hilft. So 

schaut sich der potentielle Kunde gerade im Umfeld von Compliance-Lösungen nach 

Stempeln, Siegeln und Zertifikaten um, die ihm Sicherheit in seiner Entscheidung 

geben sollen. Er geht vielfach davon aus, dass Gesetze mit Vorgaben auch überprüft 

werden, und so die Konformität festgestellt und den Produkten bestätigt wird. Dem ist 

aber häufig nicht so. Es gibt keine Zertifikate für Produkte wie z.B. von Anbietern für 

GDPdU-konforme Lösungen suggeriert wird. Eine Lösung kann auch nur im 

Zusammenhang mit den Prozessen und den eingesetzten Verfahren im 

Unternehmen selbst geprüft werden. Solche Prüfungen führen z.B. Wirtschaftsprüfer 

durch. Diese individuellen Prüfungen ermöglichen jedoch keine generelle Aussage, 

ob ein Produkt an sich auch geeignet ist, denn es muss auch entsprechend den 

Vorgaben eingesetzt und betrieben werden. Auch wenn es wünschenswert wäre, 

offizielle Zertifikate auf den Verpackungen der Produkte zu finden, die Komplexität 

der Lösungen und die Individualität des Einsatzes sprechen dagegen. 

So bleibt dem Anwender nur der Rückzug auf Standards, Codes of Best Practice und 

Richtlinien, wie z.B. das Grundschutzhandbuch des BSI, um zu einer sicheren 

Lösung zu kommen, die technologisch die Compliance-Anforderungen abdeckt. 

Eines darf man aber in keinem Fall vergessen: Compliance ist nicht nur ein Thema 

für Dokumentenmanagement und Archivierung, Compliance zieht sich durch alle 

Softwarekomponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und 

Dokumente entstehen und verwaltet werden. Deshalb sind auch übergreifende 

Richtlinien erforderlich, die alle Quellen und alle Formen der Nutzung von 

Informationen berücksichtigen. 

Information Compliance Policy 

Basis für die Planung, Durchführung und kontinuierliche Umsetzung von Information 

Compliance Management (IMC) im Unternehmen ist eine so genannte Information 

Compliance Policy. Die Inhalte einer solchen Richtlinie und ihrer Umsetzung kann 

man in vier Punkten zusammenfassen: 





Compliance 

1. Information Management Policy 

Grundregeln und Verhaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und 

Informationen, die sich in der „Corporate Governance“ niederschlagen. Dies 

schließt das Bewusstmachen, die Zuordnung der Verantwortung und die 

Verankerung der Policy im Management der Organisation ein. Das Management 

trägt hier nicht nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung der Regelwerke, 

sondern auch für die Umsetzung im Unternehmen mit Vorbildfunktion. 

2. Delegation 

Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den 

nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von Compliance- 

Regeln deutlich macht. Dies schlägt sich auch in den Arbeitsprozessen, 

Arbeitsplatzbeschreibungen, Verträgen und Arbeitsanweisungen nieder. Auf den 

verschiedenen Ebenen einer Organisation muss abhängig von Aufgaben und 

Zuständigkeiten der Mitarbeiter eine Durchgängigkeit erzeugt werden. 

3. Nachhaltung 

Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu gehören 

z.B. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. Hierbei ist auf eine 

ständige Verbesserung der Prozesse und auf die Nachführung der 

Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen Wert zu legen. 

4. Sichere Systeme 

Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit 

und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen. Compliance 

beschränkt sich hier nicht nur auf die Anwendungsfunktionalität und das 

Dokumentenmanagement, sondern schließt den gesamten Betrieb der Lösung 

ein. 

Obwohl Compliance sehr viel mit Dokumenten und Dokumentation zu tun, gilt es bei 

den Anforderungen immer in Prozessen zu denken. Das Hauptproblem von 

Compliance ist dabei, dass die Maßnahmen zunächst einmal viel Geld und 

organisatorischen Aufwand kosten, ohne dass hierdurch mehr Geschäft generiert 

wird. Compliance ist daher den meisten ein ungeliebtes Kind. Wenn man aber sein 

Unternehmen konsequent und strukturiert organisiert, ist durch die Transparenz, die 

Nachvollziehbarkeit und die integre Verfügbarkeit von Information ein hoher 

qualitativer Nutzen gegeben, der sich auf längere Sicht auch betriebswirtschaftlich 

auszahlt. 

Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem 

Basis für die sichere Aufbewahrung von Information sind meistens elektronische 

Archivsysteme. Sie sind keineswegs einfach mit hierarchischem 

Speichermanagement gleichzusetzen, sondern zeichnen sich durch eine Reihe 

eigenständiger Merkmale aus. Zweck eines elektronischen Archivsystems ist es, 

unabhängig von Quelle, Erzeuger und späterer Nutzung Information sicher 

aufzubewahren und datenbankgestützt auf Anforderung wieder bereit zu stellen. 

Archivsysteme sind daher Dienste, die allen Anwendungen zur Verfügung stehen, 

die Informationen erzeugen, die langzeitig unverändert und sicher aufbewahrt 

werden müssen. 





Compliance 

Elektronische Archivsysteme zeichnen sich durch folgende eigenständige Merkmale 

aus: 

• Programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig 

auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z.B. Listen, Container 

mit mehreren Objekten etc. 

• Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die 

gesuchte Information direkt zugreifen zu können 

• Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom 

gescannten Faksimile über Word-Dateien bis hin zu komplexen XML-Strukturen, 

Listen oder ganzen Datenbankinhalten 

• Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien 

einschließlich dem Zugriff auf Medien, die sich nicht mehr im Speichersystem 

direkt befinden 

• Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen 

längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann 

• Bereitstellung von Informationsobjekten, unabhängig von der sie ursprünglich 

erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Clienten und mit Übergabe an 

andere Programme 

• Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch 

Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis 

• Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Viewer zur 

Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende 

Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht 

• Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff 

und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information 

• Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z.B. durch 

Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der 

Informationen zu gewährleisten 

• Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige 

Anwendungen integrieren zu können 

• Eigenständige Widerherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent 

gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu 

können 

• Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und 

Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden 

können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet 

wurden 

• Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen 

auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die 

Informationsobjekte beschreibende Meta-Daten, um eine langfristige 

Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten 





Compliance 

All diese Eigenschaften sollten deutlich machen, dass es nicht um hierarchisches 

Speichermanagement oder herkömmliche Datensicherung geht. Elektronische 

Archivsysteme sind eine Klasse für sich, die als nachgeordnete Dienste heute in jede 

IT-Infrastruktur gehören. 

Speichertechnologien für die Archivierung 

Eine wesentliche Komponente von Archiv- und Compliance-Lösungen sind die 

Speichersysteme zur sicheren Aufbewahrung der Daten und Dokumente. Bei den 

Speichertechnologien muss man heute eine Trennung zwischen der Verwaltungsund 

Ansteuerungssoftware einerseits und den eigentlichen Medien andererseits 

machen. Die Kombination unterschiedlicher Speichertechnologien für die 

kostengünstige und effiziente Verwaltung von Informationen ist ein wesentliches 

Merkmal des ILM Information Lifecycle Management Konzeptes. 

Für die unveränderbare Langzeitarchivierung wurden Speichertechnologien 

geschaffen, die nur das einmalige Beschreiben erlauben. Dieses Verfahren nennt 

man WORM: „Write Once, Read Many“. Ursprünglich wurde dieser Begriff nur für 

digital-optische Speichertechnologien verwendet. Die Speichermedien selbst waren 

dabei durch ihre physikalischen Eigenschaften gegen Veränderungen geschützt und 

boten eine wesentlich höhere Lebensdauer als die bis dahin bekannten 

magnetischen Medien. In diese Kategorie von Speichermedien fallen heute folgende 

Typen: 

• CD-WORM 

Nur einmal beschreibbare Compact Disk Medien mit ca. 650 MegaByte 

Speicherkapazität. Die Speicheroberfläche im Medium wird beim Schreiben 

irreversibel verändert. CD-Medien sind durch die ISO 9660 standardisiert und 

kostengünstig. Die Qualität mancher billiger Medien ist aber für eine 

Langzeitarchivierung als nicht ausreichend zu erachten. Für Laufwerke und 

Medien gibt es zahlreiche Anbieter. Die Ansteuerung der Laufwerke wird von den 

Betriebssystemen direkt unterstützt. 

• DVD-WORM 

Ähnlich wie die CD wird bei der DVD die Speicheroberfläche irreversibel im 

Medium verändert. DVD sind derzeit noch nicht einheitlich genormt und bieten 

unterschiedliche Speicherkapazitäten zwischen 4 und 12 GigaByte. Beim Einsatz 

für die Archivierung ist daher darauf zu achten, das Laufwerk und Medien den 

Anforderungen der langzeitigen Verfügbarkeit gerecht werden. Es gibt auch hier 

zahlreiche Anbieter und die meisten Laufwerke werden auch direkt von den 

gängigen Betriebssystemen unterstützt. 

• 5¼“ WORM 

Bei diesen Medien und Laufwerken handelt es sich um die traditionelle 

Technologie, die speziell für die elektronische Archivierung entwickelt wurde. Die 

Medien befinden sich in einer Schutzhülle und sind daher gegen Umwelteinflüsse 

besser gesichert, als CD und DVD, die für den Consumer-Markt entwickelt 

wurden. Die Medien werden mit einem Laser beschrieben und bieten eine 

äußerst hohe Verfälschungssicherheit. Der derzeitige Stand der Technik sind so 

genannte UDO-Medien, die einen blauen Laser verwenden und eine 





Compliance 

Speicherkapazität von 50 GigaByte bieten. Zukünftig ist mit noch deutlich 

höheren Kapazitäten je Medium zu rechnen. Solche Laufwerke und Medien 

werden von Unternehmen wie Plasmon und HP angeboten. Nachteilig ist, dass 

Medien der vorangegangenen Generationen von 5¼“-Medien in den neuen 

Laufwerken nicht verwendet werden können. Von diesen sind noch mehrere 

verschiedene Technologien am Markt verfügbar. Für den Anschluss von 5 ¼“- 

Laufwerken ist spezielle Treibersoftware notwendig. 

Für die Verwaltung und Nutzung der Medien sind so genannte Jukeboxen, 

Plattenwechselautomaten, gebräuchlich. Diese stellen softwaregestützt die 

benötigten Informationen von Medien bereit. Die Software ermöglicht es in der Regel 

auch, Medien mit zu verwalten, die sich nicht mehr in der Jukebox befinden und auf 

Anforderung manuell zugeführt werden müssen. Die Software zur Ansteuerung von 

Jukeboxen wird direkt in die Archivsoftware integriert, aber auch als unabhängige 

Ansteuerungssoftware angeboten. Zum Anschluss von Jukeboxen bedient man sich 

in der Regel eigener Server, die auch die Verwaltung und das Caching übernehmen. 

Inzwischen können solche Systeme aber auch als NAS Network Attached Storage 

oder integriert in SAN Storage Area Networks genutzt werden. Die Software 

ermöglicht dabei respektable Zugriffs- und Bereitstellungszeiten, die im Regelfall ein 

ausreichendes Antwortzeitverhalten garantieren. Neben diese klassischen 

Archivspeicher, die auf rotierenden, digital-optischen Wechselmedien basieren, 

treten inzwischen zwei weitere Technologien: 

• CAS Content Adressed Storage 

Hierbei handelt es sich um Festplattensysteme, die durch spezielle Software die 

gleichen Eigenschaften wie ein herkömmliches WORM-Medien erreichen. Ein 

Überschreiben oder Ändern der Information auf dem Speichersystem wird durch 

die Kodierung bei der Speicherung und die spezielle Adressierung verhindert. Bei 

diesen Speichern handelt es sich um abgeschlossene Subsysteme, die allerdings 

nahezu wie herkömmliche Festplattensysteme direkt in die IT-Umgebung 

integriert werden können. Solche Systeme sind derzeit noch relativ teuer und 

werden von wenigen Herstellern wie EMC (Centera) angeboten. Sie bieten 

Speicherkapazitäten mit hoher Performance im TeraByte-Bereich. 

• WORM-Tapes 

WORM-Tapes sind Magnetbänder, die durch mehrere kombinierte Eigenschaften 

ebenfalls die Anforderungen an ein herkömmliches WORM-Medium erfüllen. 

Hierzu gehören spezielle Bandmedien sowie geschützte Kassetten und 

besondere Laufwerke, die die Einmalbeschreibbarkeit sicherstellen. Besonders in 

Rechenzentren, in denen Bandroboter und Librarysysteme bereits vorhanden 

sind, stellen die WORM-Tapes eine einfach zu integrierende Komponente für die 

Langzeitarchivierung dar. Die vorhandene Steuersoftware kann mit den Medien 

umgehen und auch entsprechendes Umkopieren und Sichern automatisieren. 

Solche Laufwerke und Bandmedien werden z.B. von StorageTek, Sony, IBM und 

anderen angeboten. 

Besonders für größere Unternehmen und Verwaltungen mit Rechenzentren stellen 

Festplatten- oder WORM-Tape-Archive eine Option dar, da sie sich einfach in den 

laufenden Betrieb integrieren lassen. 





Compliance 

10 Compliance-Merksätze 

Fassen wir das Thema Compliance unter dem Gesichtspunkt Information 

Management Compliance zum Schluss in einer Reihe von Merksätzen zusammen: 

1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheiderebene, die die 

Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben 

2. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate 

Governance Strategie 

3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine 

Information Policy, die die Compliance-Anforderungen und die Lösung zur 

Umsetzung der Anforderungen beinhaltet 

4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden, um 

wirksam zu sein 

5. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, 

sondern ein kontinuierlicher Prozess 

6. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach 

definierten Verfahren überprüft werden 

7. Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme, 

sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit 

den Systemen 

8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive, sondern 

alle Systemkomponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Daten, 

Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden 

9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen 

Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und 

Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter 

einzustellen. 

10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar 

verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche 

Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind 

Compliance-Anforderungen sind ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen 

auseinandersetzen muss, wenn es Bestand im Informationszeitalter haben will. 












20251 Hamburg 



1 

Was ist Compliance? 

Übereinstimmung mit und Erfüllung von 

rechtlichen und regulativen Vorgaben 







20251 Hamburg 



2 


1


„Übereinstimmung“ 







20251 Hamburg 


• Es wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, 

definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln 

enthalten, was zu tun ist 

• Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die 

Regeln meistens eine technische Vorgabe 

enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist 

• Es ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an 

einer Technologie festmachen sollten, die in ein 

paar Jahren schon wieder obsolet ist 

• „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die 

Vorgabe 


3 

„Erfüllung“ 







20251 Hamburg 


• Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei: 

Einmal, das die Anforderungen in einer Lösung 

umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass 

dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion 

• Das Unternehmen oder die Organisation muss 

kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben 

Sorge tragen 

• „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein 

technische Lösung hinaus und beinhaltet auch 

organisatorische und Management-Aspekte 

• „Erfüllung“ ist dynamisch, ein ständig laufender, 

kontrollierter Prozess 


4 


2


„Rechtliche Vorgaben“ 

• Gesetze oder behördliche Verordnungen, die 

bestimmte Unternehmen, Organisationen oder 

Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten 

Regelungen einzuhalten 

• Man kann sich nicht um die Erfüllung „drücken“, 

lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und 

Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum 







20251 Hamburg 



5 

„Regulative Vorgaben“ 

Warum unterscheidet man zwischen „rechtlich“ und 

regulativ“? 



• Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf 

Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards, 

Codes of Best Practice von Branchen oder andere 

Vorgaben 

• Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben 

für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und 

implizite Anforderungen für andere Fälle 





20251 Hamburg 



6 


3


Grundsätzlich 

• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben 

gelten auch in der elektronischen Welt! 

• Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch 

häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten 

und müssen daher adäquat abgeleitet 

werden 







20251 Hamburg 



7 

Unterschiede 

Direkte Auswirkungen 

• HGB 

• AO / GDPdU / GOBS 

• Verrechnungspreisdokumentation 

Indirekte Auswirkungen 

• Basel II (für „Nicht-Banken“) 

• BDSG 







20251 Hamburg 



8 


4


Regulative Vorgaben 

International 

USA 

Europa 

Deutschland 

ausgewählte Branchen 







20251 Hamburg 



9 

Basel II 







20251 Hamburg 


• Mit „Basel II" ist die Neugestaltung der 

Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute 

bezeichnet 

• Der Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete 

mit der Vorlage eines Konsultationspapieres im 

Juni 1999 die Diskussion, die am 26.06.2004 

abgeschlossen wurde 

• Ziel von "Basel II" ist es, die Stabilität des 

internationalen Finanzsystems zu erhöhen 

• Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser 

erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der 

Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden 


10 


5


Sarbanes Oxley Act von 2002 

TOP auf der Prioritätenliste von CIO und CEO 







20251 Hamburg 


• Verabschiedet nach großen Finanz-Skandalen 

amerikanischer Unternehmen 

• Vertrauen der Anlieger wieder stärker 

• Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS) 

• Section 404: detaillierte Dokumentation jedes 

signifikanten Geschäftsprozesses 

• wie dieser initiiert, autorisiert, aufgezeichnet, durchgeführt 

und berichtet wird. 

• Fokus: Alle Kontrollprozesse rund um die 

Rechnungslegung. 

• Section 302: direkte Verantwortung des 

Managements eines Unternehmens 


11 

Sarbanes-Oxley-Act (SOX oder SOA) 







20251 Hamburg 



• Nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das 

Gesetz entworfen haben 

• Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an 

der New York Stock Exchange gelistet sind 

• SOX hat die Aufgabe, die Transparenz und 

Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch 

die SEC, Securities und Exchange Commission, zu 

verbessern 

• Unternehmen werden verpflichtet, u.a. ein internes 

Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die 

Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der 

Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen 

• SOX wurde als Folge von Bilanzskandalen und 

Unternehmenszusammenbrüchen durch die USamerikanische 

Legislative 2002 erlassen und stellt die 

bedeutendste Änderung der US-Wertpapiergesetze seit 

1933/34 dar 

12 


6


Sarbanes-Oxley-Act 

,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, 

conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in 

any record, document or tangible object with intent to 

impede, obstruct or influence the investigation or 

proper administration of any matter within the 

jurisdiction of any department or agency of the United 

States or any case filed under title 11 or in relation to, 

or contemplation of any such matter of case, shall be 

fined under this title, imprisoned not more than 20 

years, or both." 







20251 Hamburg 


(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519) 


13 

Beispiele aus den Richtlinien der EU 

• E-Commerce 

• Elektronische Signatur 

• Umsatzsteuer 

• u.a. 







20251 Hamburg 



14 


7


Compliance in Europa 



• Europa: das große, umfassende Ereignis wie der 

Sarbanes-Oxley Act (SOA) fehlt 

• Keine industrieübergreifende Fokussierung auf 

Compliance 

• Europäische Gerichte / EU diskutieren mehr 

Regularien, aber nichts zu SOA vergleichbares 

wurde implementiert 

• 8. Direktive setzt Standard für 

Bilanzierungsrichtlinien von börsennotierten 

Unternehmen 





20251 Hamburg 



15 

Compliance als Markttrend auch in 

Deutschland? 







20251 Hamburg 



16 


8



Compliance in Deutschland 







20251 Hamburg 


• Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung 

in der europäischen Gesetzgebung 

• Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der 

Europäischen Kommission in nationales Recht 

überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick 

auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu 

werfen 

• Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und 

zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von 

Anforderungen für Compliance in Deutschland 

entstanden 


17 

Gesetzesgrundlagen in Deutschland 

Überblick (1) 







20251 Hamburg 


• HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung 

• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 

geändert 2000 

• BGB - Bürgerliches Gesetzbuch 

• 2001 Anpassung der Formvorschriften für den 

Rechtsgeschäftsverkehr 

• § 126 BGB Schriftform / Textform / elektronische Form 

• SigG – Signaturgesetz 

• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische 

Signaturen 

• 3 (+ 1) Qualitäten der elektronischen Signatur 

• EGG - Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz 

• Herkunftslandprinzip 

• Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen 

Steuergesetzgebung 

• Steuersenkungsgesetz von 2000 


18 


9








• TDG – Teledienstegesetz 

• TDDSG – Teledienstedatenschutzgesetz 

• SGB - Sozialgesetzbuch 

• Elektronische Signatur beim Scannen 

• ZPO - Zivilprozessordnung 

• keine Urkundenqualität 

• Objekt des Augenscheins 

• BDSG - Bundesdatenschutzgesetz 

• Datenschutz 

• Recht auf Löschung personenbezogener Daten 





20251 Hamburg 



19 



• IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz 

• Daten- und Dokumentenaustausch 

• Elektronische Signatur (siehe SigG) 

• Betr.VerfG - Betriebsverfassungsgesetz 

• Unterweisungsrecht 

• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates 

• VwVfG – Verwaltungsverfahrensgesetz 

• 3. Änderungsgesetz mit Verankerung der elektronischen 

Signatur in zahlreichen Bereichen 







20251 Hamburg 


• 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrens-rechtlicher 

Vorschriften 

Ohne Anspruch auf Vollständigkeit ! 


20 


10



Verordnungen und Umsetzungsrichtlinien 

Überblick 







20251 Hamburg 


• GoBS 

• Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter 

Buchführungssysteme 

• GDPdU 

• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler 

Unterlagen 

• SiGV 

• Signaturverordnung 

• SRVwV 

• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das 

Rechnungswesen in der Sozialversicherung 

• u.a. 


21 

HGB Handelsgesetzbuch 







20251 Hamburg 


• Die §§ 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen 

Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen 

Dokumenten – unabhängig davon, ob in Papier oder in 

elektronischer Form 

• Die grundsätzlichen Anforderungen lassen sich wie folgt 

zusammenfassen: 

• Ordnungsmäßigkeit 

• Vollständigkeit 

• Sicherheit des Gesamtverfahrens 

• Schutz vor Veränderung und Verfälschung 

• Sicherung vor Verlust 

• Nutzung nur durch Berechtigte 

• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen 

• Dokumentation des Verfahrens 

• Nachvollziehbarkeit 

• Prüfbarkeit 


22 


11


AO Abgabenordnung 

Aufbewahrungsform und -fristen 

In der Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 AO sind die 

Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfung von 

kaufmännischen Dokumenten aufgeführt. 







20251 Hamburg 


Papierform 

• Papierform nur für Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse 

vorgeschrieben 

• Elektronische Aufbewahrung muss GoB entsprechen 

Aufbewahrungsfristen 

• 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, 

Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen 

und Organisationsunterlagen hierzu 

• 10 Jahre für Buchhaltungsbelege 

• 6 Jahre für Handels- oder Geschäftsbriefe 

• Wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist 

auch längere Aufbewahrungsfristen möglich 


23 

AO Abgabenordnung 

Aufbewahrungspflicht der Daten 



• Die Änderungen in der AO führten zur digitalen 

Steuerprüfung, die in den GDPdU beschrieben ist. 

• Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten 

jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht 

werden und maschinell ausgewertet werden können 

• Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die 

Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das 

System zur Prüfung zu nutzen 

• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf 

Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt 

werden 





20251 Hamburg 



24 


12


GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer 

DV-gestützter Buchführungssysteme 







20251 Hamburg 



• Die GoBS besteht aus einem BMF-Schreiben und einer 

Ausarbeitung der AWV, die im Bundessteuerblatt Teil 1 vom 

14.12.1995 veröffentlicht wurde 

• Die Anforderungen gelten nicht nur für Buchführungssysteme 

sondern sind auch für Dokumenten-Management und 

elektronische Archivsysteme anzuwenden 

• In der GoBS ist im Detail geregelt: 

• wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen 

Daten umgegangen werden muss, 

• wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss, 

• welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von 

elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen 

bestehen, 

• dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen 

ist, 

• etc. 

25 

GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer 

DV-gestützter Buchführungssysteme 

• Die GoBS sind daher von grundlegenderer 

Bedeutung für das Thema Archivierung als die 

GDPdU. 

• Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die 

Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten 

dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen 

Aufbewahrung. 

• Die GoBS sind in der GDPdU als maßgebliches 

Dokument referenziert. 







20251 Hamburg 



26 


13


GDPdU 







20251 Hamburg 



Was heißt GDPdU ? 

„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit 

digitaler Unterlagen“ 

• Umfeld 

• Buchhaltungsdaten 

• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und 

Dokumente 

• Gültigkeit 

• Brief vom BMF 16.07.2001 

• Umzusetzen ab 01.01.2002 

• Übergangsregelungen abgelaufen 

• Herkunft 

• Steuerreform (StSenkG) 

• HGB AO 

27 

Gesetz zur Kontrolle und Transparenz 

im Unternehmensbereich (KonTraG) 







20251 Hamburg 


• Im Mai 1998 verabschiedete Gesetz zur Kontrolle 

und Transparenz im Unternehmensbereich im 

BGBl 

• Ziel des KonTraG sind die Verbesserung der Arbeit 

des Aufsichtsrates, die Erhöhung der Transparenz, 

die Stärkung der Kontrolle durch die 

Hauptversammlung, der Abbau von 

Stimmrechtsdifferenzierungen, die Zulassung 

moderner Finanzierungs- und 

Vergütungsinstrumente, die Verbesserung der 

Qualität der Abschlußprüfung und der 

Zusammenarbeit von Abschlußprüfer und 

Aufsichtsrat sowie die kritische Prüfung des 

Beteiligungsbesitzes von Kreditinstituten 


28 


14


Verrechnungspreisdokumentation 







20251 Hamburg 


• Verordnung zu Art, Inhalt und Umfang von 

Aufzeichnungen im Sinne des §90 Abs. 3 der 

Abgabenordnung (AO) 

• Sie legt fest, welche Unterlagen und 

Dokumentationen zu erstellen sind, wenn 

Leistungen mit "nahestehenden Personen" 

verrechnet werden 

• Inhalt, Art und Umfang der 

Dokumentationspflichten werden durch eine 

Rechtsverordnung (GAufzV) näher bestimmt, die 

mit Rückwirkung zum 30. Juni 2003 in Kraft 

getreten ist. 


29 

BGB Bürgerliches Gesetzbuch 







20251 Hamburg 


• Durch das „Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften 

des Privatrechts und anderer Vorschriften 

an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom 

3.7.2001 werden in den §§ 126, 127 BGB 

elektronische Dokumente rechtlich anerkannt: 

• Die schriftliche Form kann nach § 126 (3) BGB durch die 

elektronische Form ersetzt werden 

• In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur 

verankert, die verwendet werden muss, um eine 

Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form 

zu erreichen. 

• In § 127b BGB wird auch die vereinbarte Form für die 

Verwendung elektronischer Dokumente und 

Übertragungsformen geöffnet 


30 


15


Bürgerliches Gesetzbuch 

BGB 



• §§126a, 126b, 127 – Schriftform / Textform 

• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Archivierung 

• Änderung von Schriftform in elektronische Form 

und Textform. Gleichstellung elektronischer 

Dokumente 

• Rechtsfolge: Der Empfänger eines elektronischen 

Dokuments kann sich auf die Vermutung der 

Echtheit berufen. Der Schlüsselinhaber haftet 

dafür, dass unberechtigte Dritte die eigene 

Chipkarte missbraucht haben 





20251 Hamburg 



31 

Bürgerliches Gesetzbuch 

BGB 

Ausnahmen von der elektronischen Form: 

• Verbraucherschutz 

• Kündigung, Beendigung, Befristung eines 

Arbeitsverhältnisses 

• Zeugnis 

• Bürgschaftserklärung 

• Schuldversprechen 

• Schuldanerkenntnis 







20251 Hamburg 



32 


16


BGB Bürgerliches Gesetzbuch 

• Die Änderungen des BGB sind von grundlegender 

Natur für alle elektronischen Dokumente! 

• Die Einführung der elektronischen Form betrifft alle 

Rechtsbereiche und zog eine Vielzahl von 

Gesetzesänderungen und Änderungen von 

Formvorschriften nach sich. 







20251 Hamburg 



33 

Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz 

EGG 







20251 Hamburg 


• In Kraft seit 20.12.2001 

• Herkunftslandprinzip 

• Unternehmen müssen sich in die Rechtsordnungen 

anderer EU-Staaten einarbeiten 

• Negativ unter Verbraucherschutzgesichtspunkten: 

Massive Auswirkungen auf das deutsche Wettbewerbsund 

Werberecht (z.B. Streichung von Zugabeverordnung 

oder Rabattgesetz) 

• Revisionssichere Protokollierung von 

Geschäftstransaktionen: 

„Elektronischer Poststempel“ 

bei B2B-Transaktionen 


34 


17


Teledienste 

TDG & TDDSG 







20251 Hamburg 


Teledienstegesetz (TDG) 

• Angebot von Produkten und Dienstleistungen auf einer 

Homepage 

• Unterscheidung zwischen Content Provider, Service Provider 

und Access Provider 

• Hauptpflicht: Der vereinbarte Teledienst 

• Nebenpflicht: Störungsfreie Übermittlung 

Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG) 

• Grundsatz der Datenvermeidung: Es sind so wenig 

personengebundenen Daten wie möglich zu erheben und zu 

speichern 

• Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten 

• Kostenfreies Recht die gespeicherten Informationen auch 

elektronisch einsehen zu können 


35 

Zivilprozessordnung 

ZPO 



• § 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende 

Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt 

als sogenannter Beweis des ersten Anscheins 

• Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von 

Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass 

die Erklärung mit dem Willen des 

Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde 

• Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze: 

Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift 

muss ein voller Beweis erbracht werden 





20251 Hamburg 



36 


18


Zivilprozessordnung 

ZPO 

• Nach § 286 unterliegen elektronische Dokumente 

der freien Beweiswürdigung. 

• Das Prozessrisiko wird durch die elektronische 

Unterschrift reduziert ... 

• und zusätzlich durch die Verwendung akkreditierter 

Signaturen als öffentliches Gütesiegel abgesichert 







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37 

Bundesdatenschutzgesetz 

BDSG 

• Datenschutz 

• Löschung und Sperrung von Daten 

• Recht auf Löschung personengebundener Daten 

• In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter 

Informationen in elektronischen Personalakten 

sollte vermieden oder die Daten redundant 

gespeichert werden, um Zugriff von Prüfern auf 

persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden 







20251 Hamburg 



38 


19



Betriebsverfassungsgesetz 

BetrVerfG 







20251 Hamburg 


• §81 Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des 

Arbeitgebers 

(1) Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über 

dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die 

Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den 

Arbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten. 

• §91 Mitbestimmungsrecht 

Werden die Arbeitnehmer durch Änderung der 

Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der 

Arbeitsumgebung ... in besonderer Weise belastet, 

so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen 

zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der 

Belastung verlangen. 


39 

SRVwV 







20251 Hamburg 


• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das 

Rechnungswesen in der Sozialversicherung 

• Letzte Änderung 06.08.1999 

• § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten 


• Bildliche Wiedergabe 

• § 36 (2) Aufbewahrung von Daten 

• Ursprünglicher Inhalt unveränderbar 

• Maschinell verwendbare Datenträger 

• § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte 

Dokumente 


40 


20



Verwaltungs- und Verfahrensrechtliche 

Vorschriften 



• „Drittes Gesetz zur Änderung 

verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften“ vom 

27. August 2002 

• Amtliche Papiere können nun auch elektronisch 

unterschieben werden 

• Der Bürger hat die Wahl zwischen „Kugelschreiber 

und elektronischer Signatur“ 

• Notwendigkeit von Anpassungen durch die 

Landesregierungen 

• Die technischen Voraussetzungen fehlen weiterhin! 





20251 Hamburg 



41 

3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher 

Vorschriften 







20251 Hamburg 



42 

• Verwaltungsverfahrensgesetz / §§ 3, 15, 23, 33, 37, 39, 41, 42, 44, 45, 61, 69, 71, 101 / besonders Ersatz oder Ergänzung der Schriftform mit 

elektronischen Dokumenten, Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur / 

• Sozialgesetzbuch, 10. Buch / §§ 13, 14, 19, 21, 29, 33, 35, 38, 40, 60 / besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer 

Nutzung auch als Beglaubigung / 

• Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten 

elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern: / - Staatsangehörigengesetz / - Bundesministergesetz / - 

Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / - Bundesbeamtengesetz / - Bundesreisekostengesetz / - Bundesumzugskostengesetz / - 

Bundesdatenschutzgesetz / - Passgesetz / - Personenstandsgesetz / - Vereinsgesetz / - Bundesstatistikgesetz / - Gesetz über die Änderung von / 

Familiennamen und Vornamen / - Verordnung zur Ausführung des / Personenstandsgesetz / - Verordnung zur Regelung des öffentlichen Vereinrechts 

(Vereinsgesetz) / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und Festlegungen, welche Dokumente 

nicht in elektronischer Form akzeptiert werden / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen / 

Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit 

Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Finanzen: / - Grunderwerbsteuergesetz / - Erbschaftssteuer- und 

Schenkungssteuergesetz / - Versicherungssteuergesetz 1996 / - Kraftfahrzeugsteuergesetz 1994 / - Feuerschutzsteuergesetz / - Kreditwesengesetz / - 

Auslandinvestment-Gesetz / - Gesetz über Bausparkassen / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung / - Ausführungen zum Rennwett- und / 

Lotteriegesetz / - Kraftfahrzeugsteuer-Durchführungsverordnung / Eher geringfügige Anpassungen und Ergänzungen zu schriftlichen Anträgen, 

Auskünften etc. sowie teilweiser Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / - 

Außenwirtschaftsverordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft: / - Weingesetz / - Wein- 

Vergünstigungsverordnung / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Pflanzenbeschauverordnung / - 

Psittakose-Verordnung / - Fischseuchen-Verordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung: / - Sozialgesetzbuch, Viertes Buch / Zahlreiche Änderungen 

zur elektronischen Form, Aufbewahrung von Unterlagen und qualifizierten Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, Siebtes Buch / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / - 

Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / - Verordnung 

über die Zuständigkeit für / die Verfolgung und Ahndung von / Ordnungswidrigkeiten nach dem / Gesetz über Schifferdienstbücher / - 

Verordnung über Seefunkzeugnisse / - Schiffsmechaniker-Ausbildungsverordnung / - Verordnung über die Seediensttauglichkeit / - Verordnung über die 

Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung / - Schiffsvermessungsverordnung / Hier geht es meistens um die 

Ausschlüsse der elektronischen Form. / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Verteidigung / - Wehrpflichtgesetz / - Soldatengesetz / - Soldatenversorgungsgesetz / 

Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Ausschlusskriterien, wo die elektronische Form nicht benutzt werden darf. / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend: / - Zivildienstgesetz / Die elektronische Form 

wird in einem § eingefügt. / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit: / - Bundes-Immissionsschutzgesetz / - 

Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz / - Atomgesetz / - Atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfungs-Verordnung / mit Einführung der elektronischen 

Kommunikation aber auch vielen Ausschlüssen der elektronischen Form. / 


21



Vorschriften 







20251 Hamburg 



43 








•Abgabenordnung Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / §§ 80, / -87, Bundesbeamtengesetz 93, 119, / - Bundesreisekostengesetz 121, 122, / - Bundesumzugskostengesetz 123, 125, / - 



129, (Vereinsgesetz) 150, / 224, Zahlreiche Einzelparagraphen, 244, 309, besonders 324, mit Verankerung 356, der neuen 366 Schriftform / nach Besonders 

BGB und Festlegungen, welche Dokumente 




Verankerung der neuen Schriftform der nach qualifizierten BGB und der elektronischen elektronischen Signatur / Signatur und 



ihrer Auslandinvestment-Gesetz Nutzung / -auch Gesetz über Bausparkassen als Beglaubigung; / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung Regelungen / - Ausführungen zum zur Rennwett- und / 



• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / - 

Anerkennung Außenwirtschaftsverordnung elektronischer / Hier geht es eher um die Ausschlüsse Dokumente der elektronischen Form. / im Rechtsstreit 


Vergünstigungsverordnung / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Pflanzenbeschauverordnung / - 



zur elektronischen Form, Aufbewahrung von Unterlagen und qualifizierten Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, Siebtes Buch / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / - 

Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / - Verordnung 



Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung / - Schiffsvermessungsverordnung / Hier geht es meistens um die 










Vorschriften 







20251 Hamburg 



44 








Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / - Bundesbeamtengesetz / - Bundesreisekostengesetz / - Bundesumzugskostengesetz / - 



(Vereinsgesetz) / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und Festlegungen, welche Dokumente 




Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur / 



Auslandinvestment-Gesetz / - Gesetz über Bausparkassen / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung / - Ausführungen zum Rennwett- und / 



• im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / - 

Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der 

Außenwirtschaftsverordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / 


Justiz: Vergünstigungsverordnung / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Einführungsgesetz / - Pflanzenbeschauverordnung zum / - 



Bürgerlichen 

zur elektronischen Form, 

/ 

Aufbewahrung 

Gesetzbuch 

von Unterlagen und 

/ 

qualifizierten 

- Bodensonderungsgesetz 

Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, 

/ - 

Siebtes Buch / 

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / - 

Investitionsvorranggesetz Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Grundstückverkehrsordnung / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / Zahlreiche / - Verordnung 



Einzelparagraphen, Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen besonders / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung mit Verankerung / - Schiffsvermessungsverordnung der neuen / Hier Schriftform 

geht es meistens um die 



nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur 








22


Elektronische Signatur 







20251 Hamburg 



45 

Signaturgesetz 

SigG 







20251 Hamburg 


• Modellgesetz von 1997 

• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische 

Signaturen 

• Elektronische Dokumente sind rechtskräftig und revisionssicher 

zu speichern. Umsetzung durch alle Mitgliedsstaaten 

• § 11 I: Anbieterhaftung bei Verletzung der Anforderungen 

nach SigG oder SigV oder Versagen der Produkte für 

qualifizierte elektronische Signaturen oder sonstige 

elektronische Sicherheitseinrichtungen 

• § 11 II: Haftung entfällt nur dann, wenn der Anbieter beweisen 

kann, dass er nicht schuldhaft gehandelt hat. Haftung für 

Leistungen von Subunternehmern 

• § 11 III: Möglichkeit einer Haftungseinschränkung 

• Mindestdeckungsvorsorge von 250.000€. Haftung für 

Vermögensschäden durch fehlerhafte Zertifizierung 


46 


23


SigG Signaturgesetz 







20251 Hamburg 


• Die Grundlage des aktuellen Signaturgesetzes ist die RLES 

Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen. In 2004 

ist eine Vereinheitlichung der technischen Standards geplant. 

• Es gibt drei Formen mit unterschiedlicher Qualität der 

elektronischen Signatur: 

• Einfache elektronische Signaturen 

• Fortgeschrittene elektronische Signaturen 

• Qualifizierte elektronische Signaturen 

• In Deutschland gilt im offiziellen Rechtsverkehr die 

qualifizierte elektronische Signatur, die zu dem eine 

Anbieterakkreditierung aufweisen muss. 

• Elektronisch signierte Dokumente existieren rechtskräftig nur 

in elektronischer Form und sind daher elektronisch sicher zu 

speichern. 


47 

Signaturverordnung 

SigV 







20251 Hamburg 


• Seit Oktober 2001 

• Qualifizierte Signaturen 

• Registrierung vs. Akkreditierung: Freiwilligkeit eingeschränkt 

• Um Ausführungen im Hinblick auf die elektronische 

Archivierung ergänzt: Aufbewahrung zwischen 5 und 30 

Jahren nach Unwirksamwerden eines Zertifikats 

• § 12 Abs. 2 und § 16 Abs. 6: Die Regulierungsbehörde führt 

einen Katalog mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen für 

Zertifizierungsstellen. Beachtung der Zertifizierungsstellen für 

Sicherheitskonzepte und die eingesetzte technische 

Komponenten 

• Übergreifende Neusignierung veralteter Daten: Neue 

Datenorganisation 


48 


24


SigÄndG (1) 

• Gesetzentwurf zur Änderung des Signaturgesetzes 

(Drs. 15/3417, 15/4172) 

• Am 12.11. 2004 in 2./3. Lesung beschlossen 

• Soll der Behebung von Rechtsfragen dienen, die 

bei der Anwendung des Signaturgesetzes 

aufgetreten sind 







20251 Hamburg 



49 

SigÄndG (2) 

Die wesentlichsten Änderungen des Gesetzes sind: 

• die Anpassung der Definition der „fortgeschrittenen 

Signatur“ an den EG-Richtlinientext 

• die Klarstellung, dass die Verpflichtung zur Erteilung 

eines Pseudonyms vertraglich ausgeschlossen werden 

kann 

• die Klarstellung, dass für die Unterrichtung nach 

§ 6 SigG die Textform ausreicht 







20251 Hamburg 



• die Klarstellung, dass der Katalog der im Gesetz 

geregelten Sperrgründe vertraglich erweitert werden kann 

• die Anpassung der Regelung zur Aufdeckung von 

Pseudonymen an die Erfahrungen im Gesetzesvollzug 

50 


25


SigÄndG (3) 



• Zusätzlich wurden die Voraussetzungen für eine 

zügige Beantragung und Ausgabe von 

Signaturkarten mit qualifizierten elektronischen 

Signaturen im elektronischen Verfahren geschaffen 

• Mit In-Kraft-Treten des Gesetzes können die im 

Wirtschaftsleben bereits seit langem eingeführten 

und bewährten Verfahrensprozesse, z. B. bei der 

Registrierung und Ausgabe von EC-, Bankkundenoder 

Versicherungskarten, auch für die Ausgabe 

von Signaturkarten mit qualifiziertenelektronischen 

Zertifikaten genutzt werden 





20251 Hamburg 



51 

Elektronisch signierte Dokumente 

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur 

entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem 

manuell unterzeichneten Papierdokument im 

Prinzip gleichwertig ist. 

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die 

Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität 

des Unterzeichers. 







20251 Hamburg 



52 


26



Eine elektronische Signatur entspricht... 

„Daten in elektronischer Form, die anderen 

elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit 

ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung 

dienen“ 

§2 SigG 







20251 Hamburg 



53 


Ziele 







20251 Hamburg 


Berufsrechtlich: 

• Verschwiegenheitsgrundsatz 

• Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit 

• Verschlüsselung 

Berufsständisch 

• Herkunftsnachweis (Authentizität) 

• Unverfälschtheit und Vollständigkeit (Integrität) 

• Rechtsverbindlichkeit 


• Eindeutige Identifizierung 

• Legitimationsprüfung 

• Elektronische Zertifikate 


54 


27



Rechtssituation 







20251 Hamburg 


Papierwelt: 

• Willenserklärung und Unterschrift (Körperlicher 

Gegenstand) 

• Weitere Angaben z.B. Angaben nach GmbHG 

• Traditionelle national gesetzliche Lösung 

Elektronische Welt: 

• Textform vs. elektronische Form 

• Willenserklärung in elektronischer Form und 

qualifizierte elektronische Signatur (keine Urkunde 

aber Augenscheinsbeweis) 

• Übergangsphase gesetzlicher Regelungen 

• Harmonisierung europäischer und internationaler 

Vorgaben 


55 


Elektronische Zertifikate 







20251 Hamburg 


Papierwelt: 

• Personalausweis 

• Reisepass 

• Passfoto 

• Körperliche Merkmale 

• Einwohnermeldeamt 

Elektronische Welt: 

• SmartCard 

• Zertifizierte Schlüssel 

• Vertrauenswürdige Dritte 

• Trusted Third Party, Trustcenter 

• Zertifizierungsstelle 


56 


28








20251 Hamburg 



57 


• Elektr. Signatur: 

• einfache gescannte Unterschriften 

• Email-Footer 

• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren 

• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ 

• Fortgeschrittene elektr. Signatur 

• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den 

"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die 

die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem 

angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden 

• Bestätigen die Authentizität des Absenders 

• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer 

Qualität 

• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den 

rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und 

verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die 

Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit 

• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen 

Signaturgesetzes. „Rechtssichere“ Signaturen 


Akkreditierte qualifizierte elek. Signatur 

• Bereitstellung der PKI durch einen Trustcenter, der 

sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung 

unterzogen hat. 

• Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des 

Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des 

Gesetzes und der SigV nach 

• Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der 

Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit 

erbracht. 







20251 Hamburg 



58 


29



Gesetzliche Entwicklungen 







20251 Hamburg 


• Europäische Signaturrichtlinie 19.01.2000 

• Novelliertes Signaturgesetz 22.05.2001, löst Version 

vom 01.08.1997 ab 

• Elektronische Form Neuer §126a BGB, Beweisregel 

§292a ZPO 

• Elektronische Form im öffentlichen Recht Neuer §3a 

VerwVerfG 

• Artikelgesetz Geplant VerwVerfG, AO, FGO 

• Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen 

StÄndG 2001: §14 Abs.4 UStG 

• Sozialgesetzgebung 


59 


Deutsches Signatur Gesetz (SigG) 







20251 Hamburg 


• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten 

elektronischen Signatur 

• Auswirkungen des geänderten SigG: 

• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab- 

Genehmigung für den Betrieb durch die 

Regulierungsbehörde 

• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte 

Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB) 

• Protokollierung der Zertifikaterstellung 

• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters 

• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das 

Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen 

zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle 

archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muss 


60 


30



Funktionsweise / Absender 

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf 

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk 

gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg 

gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi 

opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p 

o4ipoi4poti5pot4potiiipo 

itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr 

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43otip342top34 3 

3 

46t3434t432pt u34oiuio3t4 

4t432tpoiuopu e35porpof 










3 



AB15Gf7889436 

Prüfsumme 

Dokument 

Inhalt 







20251 Hamburg 



61 


Funktionsweise / Absender 

AB15Gf7889436 

Prüfsumme 

Signatur 

privater Schlüssel 










3 



----------------------------------------------------- 

XXXXXXXXXXXX 

----------------------------------------------------- 

Elektr. Versand 







20251 Hamburg 



62 


31



Funktionsweise / Empfänger 









Entschlüsselung der Prüfsumme 

Vom Trustcenter: 

• Öffentlicher Schlüssel 

• Zertifikat (Authentizität) 


3 



----------------------------------------------------- 

XXXXXXXXXXXX 

----------------------------------------------------- 

----------------------------------------------------- 

XXXXXXXXXXXX 

----------------------------------------------------- 

AB15Gf7889436 

Prüfsumme 







20251 Hamburg 



63 










3 



Inhalt 

AB15Gf7889436 

Prüfsumme 

Integrität 


Probleme der Archivierung 







20251 Hamburg 



64 

• Zeitlich begrenzte Gültigkeit 

• Speicherung 

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat 

• Persönliche Signatur nicht für automatische 

Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet 

• Mehrfach-Signaturen, z.B.: 

• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner 

• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener 

Reihenfolge 

• Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt 

automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie 

• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr 

angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der 

Signatur) 

• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index- 

Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei 

Reorganisation und Migration 

• usw. 


32

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 



Integration 

Elektronisch signierte Dokumente müssen 

entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren 

in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden 

können ! 







20251 Hamburg 



65 

Elektronisch signieren beim Output? 

Datenbank / 

Anwendung 

Druckaufbereitung 

Signature- 

Server 

oder 

oder 

Archiv- 

Server 

Liste 

Datensatz 

DFÜ-Kopie 

DFÜ (elektronisch signiert) 

E-Mail 

Brief 

Fax 

Archiv 

Smart Card 







20251 Hamburg 


Wert der Signatur? 

Keine persönliche Unterschrift entsprechend Signaturgesetz 

(SigG) 


66 


33


Elektronisch signieren beim Scannen? 

Scanner 

PC 

Archiv- 

Server 

oder 

Archiv 

Smart-Card 

Signature- 

Server 







20251 Hamburg 


Wert der Signatur? 

• Nur Bestätigung, dass vollständig und lesbar erfasst wurde 

• Keine Beziehung zum Absender / Nutzer der Nachricht 


67 

Elektronische Signatur & GDPdU 

• Elektronische Rechnung nur mit qualifizierter 

Signatur 

• Elektronische Rechnung ohne Signatur berechtigt 

nicht zum Vorsteuerabzug 

• Die elektronische Rechnung ist das Original. 

Ausdrucke sind nur Kopien 







20251 Hamburg 



68 


34


Aktueller Stand der Diskussion um die 

GDPdU 



• Grundfragen 

• Vorgehensmodelle 

• SAP DART und vergleichbare Lösungen 





20251 Hamburg 



69 

GDPdU 







20251 Hamburg 



Was heißt GDPdU ? 

„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit 

digitaler Unterlagen“ 

• Umfeld 

• Buchhaltungsdaten 

• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und 

Dokumente 

• Gültigkeit 

• Brief vom BMF 16.07.2001 

• Umzusetzen ab 01.01.2002 

• Übergangsregelungen abgelaufen 

• Herkunft 

• Steuerreform (StSenkG) 

• HGB AO 

70 


35


Wichtige Aussagen der GDPdU 

I. Datenzugriff 







20251 Hamburg 


• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die 

aufbewahrungspflichtigen Unterlagen 

• Recht auf direkten Zugriff auf kaufmännische Systeme mit 

Recherchemöglichkeit 

• Drei additive Formen des Zugriffs: 

Z1 die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit 

Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen 

(Unmittelbarer Zugriff) 

Z2 Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den 

Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers 

(Mittelbarer Zugriff) 

Z3 die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten 

für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung) 


71 


II. 

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 







20251 Hamburg 



72 

• Elektronische Unterlagen sind: 

• Elektronische Abrechnungen 

• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der 

elektronischen Abrechnung 

• Elektronisch signierte Dokumente 

• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 

1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt 

werden 

• Aufbewahrungsfristen 

• Speicherung von Zertifikaten 

• Protokollierung 

• Konvertierung 

• Verarbeitung 

• Indexänderungen 

• Transformationen 


36



III. 

Archivierung digitaler Unterlagen 

• Maschinelle Auswertbarkeit 

• COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend 

• PDF, TIFF und andere Image-Formate für 

ursprünglich auswertbare Dateien nicht zulässig 

• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher 

(WORM-Verfahren: write once read many) 







20251 Hamburg 



73 

Aktueller Stand bei den Beteiligten 







20251 Hamburg 


• Finanzverwaltung 

• IDEA-Schulung nur schleppend, technische Ausstattung 

vielfach unzureichend, schwerfällige Abstimmungsprozesse 

zwischen Bund und Ländern 

• aber: Viele Prüfungen laufen heute nach Z3, auch im 

Mittelstand 

• Unternehmen 

• Groß: Tragweite meist erkannt, arbeiten an Lösungen 

• Mittel: Betroffenheit erkannt 

• Klein: weitgehend noch keine Maßnahmen ergriffen 

• Steuerberater 

• Kaum Auseinandersetzung mit der Thematik/Problematik 

• IT-Anbieter 

• Archivsystemherstellern sind desillusioniert 

• Kaufmännische Software allmählich GDPdU-konform 

• Nachfrage nach Lösungen nimmt langsam zu 


74 


37


Warum überhaupt Z1 und Z2? 

• Ursprüngliche Absicht: Systemprüfung 

• Finanzverwaltung fehlt bei größeren Datenvolumina 

IT-Ausstattung für Z3 







20251 Hamburg 



75 

Sanktionsmöglichkeiten 







20251 Hamburg 


• Schätzung, wenn Verletzung der Mitwirkungspflicht 

• Schätzung, falls Besteuerungsgrundlagen nicht 

ermittelt werden können 

• Zwangsmittel bis zu 25.000,- Euro 

• Strafbarkeit des Abschlussprüfers 

• Testat umfasst auch die Einhaltung der GoBS 

• Fehlende maschinelle Auswertbarkeit führt zur 

Einschränkung des Testats 

• Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 

• Werden die Aufzeichnungen nicht vorgelegt oder sind sie 

im Wesentlichen unverwertbar, wird ein Zuschlag von (...) 

• Bei verspäteter Vorlage beträgt der Zuschlag bis zu 1 

Mio. Euro (...) 


76 


38


GDPdU 

Offene Fragen und Problemfelder 







20251 Hamburg 



• Was sind steuerrelevante Daten („Verknüpfungen“, 

Stammdaten)? 

• Welche Zugriffrechte benötigt ein Prüfer 

• Archivierungsformat eingehender elektronischer 

Dokumente 

• Handhabung redundanter Daten 

• Vorgehen bei einer Software- oder Systemmigration 

• Speicherung von komprimierter Information möglich? 

(siehe Diskussion um SAP DART) 

• Keine Richtlinien für Datenextraktionsverfahren der 

Hersteller 

• Wie sieht eine zumutbare Mitwirkung aus? 

• Wahrung der Verhältnismäßigkeit 

• Haftung bei Systemabstürzen? 

• Geeignete Medien für Langzeitarchivierung? 

77 

Steuerrelevante Daten 

Was sind steuerrelevante Daten? 

• Im Prinzip alle Daten mit Informationen, die 

relevant sind für Kosten und Ertrag 



Problemfelder: 

• Technische Abgrenzung 

• Daten außerhalb FiBu, z.B. Anlagenbuchhaltung, 

Lohndaten, Zeiterfassung, aus Registrierkassen, Mail- 

Dokumente, Konstuktionsdaten 

• Daten aus verschiedenen Speicherorten 





20251 Hamburg 



78 


39


Beispiele für Steuerrelevante Unterlagen 







20251 Hamburg 


• Auftrags- und Bestellunterlagen 

• Aus- und Einfuhrunterlagen 

• Bewertungsunterlagen 

• Stücklisten-Bewertungen 

• Preisverzeichnisse 

• Mahnvorgänge 

• Kontoauszüge 

• Kosten- und Leistungsrechnung 

• Kalkulationen über Konzernverrechnungspreise 

• Registrierkassenstreifen 

• Lohnberechnungsunterlagen 

• Statistisches Material 


79 

Systeme mit steuerlich relevanten Daten 







20251 Hamburg 


• Buchhaltungssysteme 

• Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, 

Lohnbuchhaltung 

• Der Buchhaltung vorgelagerte Systeme 

• Faktura, Kassenbuch, Reisekostenabrechnung, 

Zeiterfassung, Electronic Banking, Registrierkassen, ... 

• Weitere Systeme (Inhalte spezifisch) 

• Warenwirtschaft/Materialwirtschaft, E-Business-Systeme, 

Kostenrechnung/Leistungsrechnung, Webshop, ... 

• Systeme mit übergreifenden Funktionalitäten 

• ERP-System, Controllingsystem, Management- 

Informationssystem, Konzernrechnungslegung, ... 

• Office-Systeme (Inhalte unspezifisch) 

• Email, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank, 

... 

• Datenadministrationssysteme (Inhalte unspezifisch) 

• Datenbank, Data-Warehouse, Archivierungssystem, 

Dokumenten-Management-System, Webserver, ... 


80 


40


GDPdU 

Speicherung der Daten: 

• Basis: Nicht verdichtete Daten, i.d.R. zunächst aus 

Finanzsystemen, dann Belegprüfung 

• Möglichkeit eines GDPdU-konformen Datenexports 

zwingend 

• Bei Archivierung von Daten müssen die GoBS erfüllt 

sein 

• Bei der Sicherung der Daten sind nicht 

wiederbeschreibbare Medien nicht zwingend 







20251 Hamburg 


Problemfelder: 

• Lebensdauer der Software-Systeme 

• Updates, Upgrades, Systemwechsel 

• Sicherstellung der Langzeitverfügbarkeit 


81 

Datenverarbeitungssystem im 

Sinne der GDPdU 

• Hauptsystem 

• Vorgelagertes System 

• Nebensystem 

• Archivsystem 

• Universelles Auswertungsprogramm für 

steuerrelevante Daten 







20251 Hamburg 



82 


41



Erfassung und Archivierung steuerrelevanter 

Daten 

Vorgelagerte Systeme 

Hauptsystem 

ERP 

Neben - 

systeme 

Periodengerechte Übergabe 

fertig strukturierter Daten 

und Strukturinformationen 

Validierung 

Übergabe Daten 

und Strukturinformationen 

Archivsystem 







Protokollierung 

Speichersystem 

Index 

DB 

20251 Hamburg 



83 

GDPdU – Aktuell (1) 

Stand der Diskussion 2005 







20251 Hamburg 


• Erste Prüfungen nach GDPdU führen zu 

Schwierigkeiten und hohen Aufwänden für die 

betroffenen Firmen 

• Prüfer haben eine „Checkliste auf GDPdU- 

Konformität“ dabei 

• Es wird keine Zertifizierung einer „GDPdU- 

Konformität“ geben, aber es wird von den 

Finanzbehörden Aussagen zu „Negativ-Zertifikaten“ 

geben 

• Ab 2005 wird ein Katalog von Sanktionen vom BMF 

erwartet 


84 


42












20251 Hamburg 


• Derzeitige Prüfungen nach GDPdU führen zu 

Schwierigkeiten und hohen Aufwänden für die 

betroffenen Firmen 

• Bei einer Betriebsprüfung jüngst (Herbst 2004) in 

Bayern konnte die Buchführung maschinell nicht 

ausgewertet werden, weil die Buchungen des 

Steuerberaters bei der Erstellung des 

Jahresabschlusses nicht in das 

Buchführungssystem des Unternehmens 

übernommen wurden. Der Prüfer stellte daher fest, 

dass die Buchführung für das Jahr 2002 formal 

nicht ordnungsmäßig ist und kündigte im 

Wiederholungsfall Zwangsmaßnahmen an. 


85 









20251 Hamburg 



86 

• Laut Aussage des BMF dürfen die Daten in einem 

elektronischen Archivierungssystem gehalten 

werden, sofern die Daten dort GDPdU-konform 

recherchiert und exportiert werden können. 

• GDPdU-konforme Lösungen werden durch das 

BMF „informell“ anerkannt 

• Das von SAP zur Verfügung gestellte Auswertungsund 

Exporttool DART wird von den Finanzbehörden 

teilweise nicht als GDPdU-konform angesehen. Es 

gibt aber keine offizielle Stellungnahme hierzu. 

• Andere Anbieter von Buchhaltungssystemen 

wurden vom BMF gezwungen, ihr Extraktionsverfahren 

in diesem Sinne umzustellen. 


43



Weitere steuerrechtlich relevanten 

Gesetze und Verordnungen 







20251 Hamburg 



87 

BPO 

ESTG 

FGO 

GAUFZV 

INVZUCAG 

RAD 

UMWG 

USTDV 

USTG 

Betriebsprüfungsordnung 

Einkommensteuergesetz 

Finanzgerichtsordnung 

Gewinnabgrenzungsaufzeichnungs- 

Verordnung 

Investitionszulagengesetz 

Reichsabgabenordnung 

Umwandlungsgesetz 

Umsatzsteuerdurchführungsverordnung 

Umsatzsteuergesetz 

Compliance in unterschiedlichen 

Branchen 

• Pharma: GMP, FDA 

• Industrie / Anlagenbau: Einzelvertrag, DIN-Normen, 

Verbandsrichtlinien 

• Bankenwesen: Kreditvergaberichtlinien, Basel II 

• Versicherungen: Verträge, Rückversicherungsverträge, 

v. a. bei hohen Risiken 

• Telekom: Kundenakte, Abrechnungsinformationen 

• Öffentliche Verwaltung: DOMEA 

• generische Anforderungen 







20251 Hamburg 



88 


44


Information Management Compliance als 

Bestandteil von Corporate Governance 







20251 Hamburg 



89 

Grundsätzliche Kriterien für Compliance 







20251 Hamburg 


• Authentizität 

• Vollständigkeit 

• Nachvollziehbarkeit 

• Zugriffssicherheit 

• Geordnetheit 

• Integrität 

• Auffindbarkeit 

• Reproduzierbarkeit 

• Unverändertheit 

• Richtigkeit 

• Prüfbarkeit 

• Portabilität 

• Vertrauenswürdigkeit 


90 


45


Information Management Compliance 

(IMC) 

• IMC hat nicht nur mit Technik zu tun, sie muss sich im 

gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in 

den Prozessen einer Organisation widerspiegeln 

• Sie hat mit Verantwortung von Personen und deren Tätigkeit, 

Nachvollziehbarkeit und Qualitätsstandards zu tun 

• Information Management Compliance ist eine Abbildung all 

dieser Komponenten in elektronischen Systemen 

• Diese beinhalten nicht nur Komponenten wie Records 

Management und Archivierung, sondern Datensicherung und 

Datensicherheit, Zugriffsschutz, Kontrollsysteme und andere 

Komponenten 







20251 Hamburg 



91 

Vier Komponenten für Information 

Management Compliance (1) 



1. Information Management Policy 

Grundregeln und Verwaltensweisen für den 

Umgang mit Prozessen und Informationen, die sich 

in der „Corporate Governance“ niederschlagen. 

Dies schließt die das Bewusstmachen, die 

Zuordnung der Verantwortung, und die 

Verankerung der Policy im Management der 

Organisation ein. Das Management trägt hier nicht 

nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung 

der Regularien, sondern auch für Umsetzung im 

Unternehmen mit Vorbildfunktion 





20251 Hamburg 



92 


46










20251 Hamburg 


2. Delegation 

Zuordnung von Verantwortlichkeiten und 

entsprechende Ausbildung auf den 

nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die 

Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich 

macht. Dies schlägt sich auch in den 

Arbeitsprozessen, Arbeitsplatzbeschreibungen, 

Verträgen und Arbeits-anweisungen nieder Auf 

den verschiedenen Ebenen einer Organisation 

muss abhängig von Aufgaben und Zuständigkeiten 

der Mitarbeiter eine Durchgängigkeit erzeugt 

werden 


93 



3. Nachhaltung 

Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig 

überprüft werden. Hierzu gehören z.B. 

Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. 

Dabei ist auf eine ständige Verbesserung der 

Prozesse und auf die Nachführung der 

Dokumentation zu den durchgeführten 

Maßnahmen Wert zu legen 







20251 Hamburg 



94 


47




4. Sichere Systeme 

Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit 

ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit 

genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen. 

Compliance beschränkt sich hier nicht nur auf die 

Anwendungsfunktionalität und das 

Dokumentenmanagement sondern schließt den 

gesamten Betrieb der Lösung ein 







20251 Hamburg 



95 

Insellösungen vermeiden 

• Compliance-relevante Informationen sind nur eine 

Untermenge aller Informationen im Unternehmen 

• Daher keine isolierte Teillösungen für 

Einzelprobleme beschaffen (z.B. E-Mail- 

Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln 

bilden und das Problem noch verschärfen können 

• Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM Enterprice 

Content Management Infrastruktur aufzubauen, die 

auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt 







20251 Hamburg 



96 


48


10 Compliance-Merksätze (1) 

1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheiderebene, die 

die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der 

Anforderungen haben 

2. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder 

Corporate Gover-nance Strategie 

3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit 

Informationen, eine Information Policy, die die Compliance- 

Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der 

Anforderungen beinhaltet 







20251 Hamburg 



97 


4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen 

implementiert werden um wirksam zu sein 

5. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein 

einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess 

6. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss 

regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden 

7. Information Management Compliance betrifft nicht nur 

Software und Systeme sondern die Prozesse im 

Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den 

Systemen 







20251 Hamburg 



98 


49





8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische 

Archive sondern alle Systemkomponenten in denen 

aufbewahrungspflichtige Daten, Informa-tionen und 

Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden 

9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für 

den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um 

mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das 

Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen. 

10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance 

verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss 

zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für 

welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind 





20251 Hamburg 



99 


50

Wirtschaftlichkeit einmal anders 





Hamburg 2006




In fast allen Projekten – ob sie nun unter der Titelzeile Dokumentenmanagement, 

Archivierung, Wissensmanagement, Informationslebenszyklusverwaltung, 

Contentmanagement oder Geschäftsprozessmanagement laufen – ist es immer das 

gleiche Thema: der Nachweis der Wirtschaftlichkeit. Kosten-/Nutzenuntersuchungen, 

finanzielle Ist- und Soll-Gegenüberstellungen, Abschätzung des zu erwartenden ROI 

Return on Invest oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind vor der Investition in 

Dokumenten-Technologien vom Team vorzulegen. Sie entscheiden häufig darüber, 

ob das Projekt durchgeführt wird. Aber hat jemand schon einmal diese Fragen 

ernsthaft bei der Investition in SAP, in neue Netzwerkkabel oder in das Update einer 

populären Office-Software als Grundlage für eine Entscheidung darüber, ob man 

etwas überhaupt tut, benutzt? 

Den Spiess umdrehen! 

Meines Erachtens ist der bisherige Ansatz grundsätzlich falsch. Es geht beim 

Anwender nicht darum einen Nachweis der Wirtschaftlichkeit für die Einführung einer 

DRT-Lösung zu fordern sondern von der Unternehmensleitung, der Organisation, 

den Kontrolleuren und anderen Entscheidern den Nachweis abzuverlangen, dass es 

ohne den Einsatz von ECM-, DMS- KM- oder ILM-Technologien eine Chance für das 

Überleben des Unternehmens gibt. Diese Technologien sind heute notwendige 

Infrastrukturen! Der Spiess muss also umgedreht werden. Wir wissen heute, dass 

moderne DRT-Lösungen sicher und kostengünstig sind, dass wir ohne sie weder die 

Compliance-Anforderungen, noch die Anforderungen an einen effizienten 

Kundenservice erfüllen können, dass wir ohne sie hilflos von der Informationslawine 

überrollt werden, dass wir ohne sie die Information in unserem Unternehmen nicht 

als Wissen nutzen können, dass wir ohne den Einsatz dieser Lösungen im 

Wettbewerb nicht bestehen können. Diese Erkenntnis, dass ECM genauso wichtig 

wie CRM oder ERP ist, muss in die Entscheideretagen transportiert werden. 

Besonders in einer Gesellschaft mit hohen Lohnkosten und hohen Ansprüchen an 

den Lebensstandard, die über kaum natürliche Ressourcen verfügt, sind 

Schnelligkeit, Innovation, Kundenservice und „Information at your Fingertips“ 

entscheidende Faktoren für die Wirtschaft und für das Überleben unserer 

Unternehmen. 

Konsequenzen 

Wo liegen die größten Wirtschaftlichkeitspotentiale – nicht beim Sparen von 

Raumkosten oder Organisationsmitteln, sondern in den Personalkosten, direkt und 

indirekt. Schnellere Bearbeitung durch Prozessunterstützung, automatisierter 

elektronischer Posteingang, vollständige virtuelle Aktensichten auf alle Informationen 

zu Kunden, Produkten und Vorgängen, elektronische Archivierung aller Daten ... 

weitere Positionen gibt es ohne Ende. Jedoch laufen sie alle auf das Gleiche hinaus 

– Einsparung von Arbeitszeit, Einsparung von Personal. Auch wenn wir Mitarbeiter in 

Deutschland nicht einfach auf die Straße setzen können, zielen alle Bestrebungen 

zur Verbesserung der Ergebnisse, zur Straffung der Prozesse und zur Vermeidung 

von Kosten auf das Personal ab. Der Einsatz von Dokumenten-Technologien wie 

Collaboration, Knowledge Management, Workflow und ähnlichen Lösungen 


Thema: Wirtschaftlichkeit Topic: Status: Fertig 

Datei: Wirtschaftlichkeit.doc Datum: 30.03.2006 Version: 1.0 



vernichtet Arbeitsplätze. Und in unserer Dienstleistungsgesellschaft gibt es wenig 

Alternativen, wenn nun auch die Büros durchoptimiert werden. Es gibt keine 

Auffangmöglichkeiten. Aber es gibt vielleicht noch neue Geschäftsfelder für die 

Business-Process-Management- Anbieter: Simulationssoftware. 

Simuliertes Wirtschaftsleben als Grundlage für eine florierende Wirtschaft 

Nennen wir die Initiative einfach einmal „Hartz 5“. Die freigesetzten Mitarbeiter aus 

Büros, Organisation, Archiven, Verwaltungen und Management, die alle keine echte 

Arbeit mehr finden, werden in virtuellen Unternehmen zusammengefasst, sozusagen 

virtuellen Kopien ihrer bisherigen Arbeitgeber. Dort dürfen sie dann virtuelle Anträge 

und Aufträge bearbeiten, in virtuellen Entscheidungsprozessen mitwirken, in 

virtuellen Wissensbasen sich austoben. Hierfür kann man natürlich die gleiche 

Software einsetzen, wie im realen Leben – also ein ECM, ein ERP, Datenbanken und 

Kommunikationsprogramme in einer Art Wirtschaftssimulation a la „Die Sims“. Der 

entlassene Mitarbeiter ist glücklich, er merkt vielleicht gar nicht, dass er entlassen 

wurde, wenn er in seiner virtuellen Firma weiterarbeitet. Die Arbeitsämter sparen 

Weiterbildungs- und Umschulungskosten. Alles was benötigt wird, ist ein PC zu 

Haus. Die Unternehmen haben eine ausgebildete Ersatzmannschaft quasi auf der 

Coach geparkt. Und die Mitarbeiter selbst sind glücklich, entfallen doch die 

Selbstzweifel, ob es auch ohne sie beim ehemaligen Arbeitgeber weitergeht. Die 

Gänge in den Arbeitsämtern werden leerer, alle sind zufriedener, und die Anbieter 

von ECM-Produkten haben ein neues Marktsegment mit Millionen potentiellen 

Kunden: Arbeitslose, die mit realitätsnahen Simulationen von ECM-, ERP- und 

Kommunikationslösungen beliefert werden. Wirtschaftliche und sozialverträgliche 

Lösungen für alle - lediglich die Anbieter von Fernsehprogrammen werden sich 

ärgern. 


Thema: Wirtschaftlichkeit Topic: Status: Fertig 

Datei: Wirtschaftlichkeit.doc Datum: 30.03.2006 Version: 1.0 









20251 Hamburg 



1 

ROI Return of Invest 

ROI 

Return on Investment 

in 6 Monaten, einem Jahr, usw. 

zu kurz gesprungen ? 







20251 Hamburg 



2 


1


ROI ist nicht alles! 

ROI betrachtet nur die Kostenseite! 

Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit sind 

bedeutsamer ! 







20251 Hamburg 



3 

Nachhaltigkeit des DRT-Einsatzes 

Nachhaltigkeit 

ist nicht der projektbezogene Erfolg 

und auch nicht der ROI 



sondern der akzeptierte, effiziente und 

langfristige Einsatz im Produktivbetrieb 





20251 Hamburg 



4 


2


Erfolg des DRT-Einsatzes 

Erfolg ?! 



Messgrößen fehlen meistens 

• IST-Analyse mit ausreichender 

Vollständigkeit 

• Ziele mit überprüfbaren Ergebnissen 

• Vergleichbarkeit von IST, SOLL und 

späterer Entwicklung 





20251 Hamburg 



5 

Kosten-/Nutzenüberlegungen 

Ermittlung und Bewertung der 

quantifizierbaren Kriterien 

Kostengrößen 

- einmalige Kosten 

- laufende Kosten 

Leistungsgrößen 

- Einsparungen 

Ermittlung und Bewertung der 

nicht quantifizierbaren Kriterien 

Informationsangebot 

Flexibilitätssteigerungen 

Qualitätssteigerungen 

Humankriterien 

etc. 

Wirtschaftlichkeitsrechnung 

Arbeitssystemwert 

Beurteilung des Entscheidungsproblems aus ganzheitlicher Sicht 

Zusammenführung der Ergebnisse Abschätzung 

- Wirtschaftlichkeitsrechnung - Restrisiko 

- Arbeitssystemwertermittlung - ev. Fehleinschätzung 







20251 Hamburg 



6 

Entscheidungsgrundlage 

09020107 


3


Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte 

Relevante Kostenarten 







20251 Hamburg 



Arbeitskosten für Archivierungs- und 

Retrievalfunktionen 

• Dokumenteneingang und –ersterfassung, 

Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, 

Kopierzeiten, Systempflege und –wartung, 

Benutzerbetreuung 

Sachkosten 

• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung, 

Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten 

Einführungskosten 

• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung, 

interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, 

Schulung, Qualifizierung 

• (gegebenenfalls externer Scanservice) 

Kapitalkosten 

7 


Rechenbarer Nutzen 







20251 Hamburg 


• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit 

und Ort 

• Vollständigkeit von Unterlagen 

• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und 

Sichten 

• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen 

• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten 

• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen 

Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche 

• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen 

• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung 

• Geringerer Raumbedarf für Archive 

• Sicherung vor Verlust und Verfälschung 

• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und 

elektronischen Daten 


8 


4



Qualitativer Nutzen 







20251 Hamburg 


• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von 

Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige 

Informationsbereitstellung 

• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, 

über das Internet, für Heimarbeit) 

• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von 

Informationen 

• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung 

modernerer Technologien als bisher 

• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff 

• Verringerung der Informationsflut (Information Overload) 

• Entlastung von Routinetätigkeiten 

• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher 

Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation) 

• Reduzierung geistiger Rüstzeiten 

• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen 


9 

Nutzenpotenziale 

Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition 

Raumkosten 

Personalkosten 

verbesserte 

Prozesse 

Informationsverfügbarkeit 

Kundenzufriedenheit 

Mitarbeitermotivation 

techn. Ausstattung 

z.B.: 

Papierlogistik 

Mikroverfilmung 

administrativer Aufwand 

Informationsschutz 

Qualität der 

Arbeitsergebnisse 

neue Services/Produkte 

verbesserte 

Organisationsstruktur 







20251 Hamburg 



10 


5


Zu berücksichtigende Faktoren bei der 

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung 







20251 Hamburg 


• Zeitersparnis bei Erfassung, Recherche, Transport, 

Bereitstellung 

und Rücksortierung aus der Ist-Analyse multipliziert mit den 

jeweiligen Stundensätzen der betroffenen Mitarbeiter 

• Ersparnis von Arbeits- und Archivmitteln sowie Archivräumen 

aus der Ist-Analyse mit Berücksichtigung, daß bestehende 

Papierarchive nicht sofort, sondern erst stufenweise aufgelöst 

werden können 

• Ermittlung der Kosten für Hard- und Software des neu zu 

beschaffenden Archivsystems auf Basis der ermittelten 

Mengengerüste und benötigten Infrastruktur 

• Berücksichtigung des gegebenenfalls zusätzlich benötigten 

Personals bzw. der zu schulenden und zu qualifizierenden 

Mitarbeiter 

• Allgemeine Projekt- und Einführungskosten 

• Bewerteter qualitativer Nutzen 


11 

Zu berücksichtigende Faktoren bei der 

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung 







20251 Hamburg 


• Zeitersparnis bei Erfassung, Recherche, Transport, 

Bereitstellung 

und Rücksortierung aus der Ist-Analyse multipliziert mit den 

jeweiligen Stundensätzen der betroffenen Mitarbeiter 

• Ersparnis von Arbeits- und Archivmitteln sowie Archivräumen 

aus der Ist-Analyse mit Berücksichtigung, daß bestehende 

Papierarchive nicht sofort, sondern erst stufenweise aufgelöst 

werden können 

• Ermittlung der Kosten für Hard- und Software des neu zu 

beschaffenden Archivsystems auf Basis der ermittelten 

Mengengerüste und benötigten Infrastruktur 

• Berücksichtigung des gegebenenfalls zusätzlich benötigten 

Personals bzw. der zu schulenden und zu qualifizierenden 

Mitarbeiter 

• Allgemeine Projekt- und Einführungskosten 

• Bewerteter qualitativer Nutzen 


12 


6


Verfälschung von 

Wirtschaftlichkeitsaussagen 







20251 Hamburg 


• Ansatz kalkulatorischer Kosten- und Erlösgrößen 

anstatt Ausgaben- und Einnahmengrößen 

• Vernachlässigung von Planungs-, Wartungs-, 

Beratungs-, Vorsorge- und Umstellungsaufwänden 

• Überbetonung der Hardwarekosten und zu 

niedriger Ansatz der Software- und 

Dienstleistungskosten 

• Vernachlässigung der Leistungsseite 

• Vernachlässigung langfristiger Folgewirkungen 

• Vernachlässigung von Überwälzungseffekten durch 

zu engen Betrachtungswinkel 


13 

Ganzheitliche Wirtschaftlichkeitsanalyse 

Ermittlung der 

Kostenarten 

Ermittlung der 

Einsparungsarten 

Berechnung 

der Leistungsverbesserung 

Gesamteinsparungsübersicht 

nach 

Tätigkeiten 

Analyse der 

Leistungseffekte 

Gesamtkostenübersicht 

Gesamteinsparungsübersicht 

nach 

Kostenarten 

Berechnung der 

Wirtschaftlichkeitskenngrößen 







20251 Hamburg 


09010123 


14 

09010104 


7


Wirtschaftlichkeit von datenbankgestützten 

Dokumenten-Management-Systemen 

Ablage 

Rückgriff 

• Keine Falschablagen 

• Erhöhte Datensicherheit durch Backup 

der Optical Discs 

• Schnelle Rückgriffe 

• Gleichzeitig durch mehrere Benutzer 

• Unterschiedliche und kombinierbare 

Zugriffskriterien 

• Erhöhung Datenschutz durch 

Zugriffsberechtigung 



Qualität 

• Reproduzierbarkeit 

• Output-Qualität 





20251 Hamburg 


09010103 


15 

0901010201 

Wirtschaftlichkeitsbestimmung als 

Kosten-Nutzen-Vergleich 

Kosten 

Investitions- 

Vorhaben 

Nutzen 

zusätzliche laufende 

Kosten/Jahr 

jährliche 

Kosteneinsparung 

„Wirtschaftlichkeit“ 

Leistungsverbesserung 

Pro Jahr 







20251 Hamburg 



16 


8


Kosten-Nutzen-Bestimmung eines DRT-Szenarios 

(Praxisbeispiel) 

Kosten 

DRT- 

Vorhaben 

Nutzen 

laufende Kosten 

• Systembetreuung (Org.-Service) 

EUR 39.000 

Investitionskosten 

• Jährlicher Abschreibungsbetrag 

EUR 65.000 

jährlicher Gewinn 

EUR 129.000 

+Leistungsverbesserungen 

jährliche Kosteneinsparung 

• Personalkosteneinsparung 

ÉUR 233.000 

qualitative Leistungsverbesserung 

• Schnellerer Dokumentzugriff 

• Reduktion von Mehrfachablagen 

• Kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten 

• Unterstützung bei der Erfüllung von 

Aufbewahrungspflichten 

• Unabhängigkeit von Personen 







20251 Hamburg 



17 

EUR 233.000 

+ Leistungsverbesserungen 

EUR 233.000 

+ Leistungsverbesserungen 

Kennwerte der Prozesse von Informationsarbeiten 

nicht 

Wert steigend 

(„shadow 

Functions“) 

bis zu 

75% 

Liegezeiten 

Bis zu 99,9 % 

Wert steigend 

Transportzeiten 

> 50% 

bis zu 50% 

Bearbeitungszeit 

Durchlaufzeit 







20251 Hamburg 


Quelle: (u.a.) IOT, IAO, BIfOA 


18 


9


Gründe für DMS-Projektabbruch 







20251 Hamburg 



19 

Quelle: VOI-DMS Marktstudie 

Vorbereitungen DMS 

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? 

Ich weiß bereits so schon, was ich will 

Für das bisschen Archivierung setze ich 

mich eine halbe Stunde hin und schreib 

das Konzept mal eben runter 

Die ganzen Begriffe sind nur Marketing, 

das wird das Produkt schon leisten 







20251 Hamburg 



20 


10



Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? 








20251 Hamburg 


DMS ist kein geschäftskritisches System 

Eine kleine kostengünstige Lösung für das 

bisschen Archivieren und Recherchieren 

reicht schon aus 

Warum soll ich mir über eine Lösung für ein 

paar Zehntausend DM große Gedanken 

machen 


21 








20251 Hamburg 



Was muss vorbereitet werden? 



Technische Rahmenbedingungen 

Fachliche / organisatorische Anforderungen 

Rechtliche Anforderungen 

Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP 

Lösungsarchitektur: Quellen, Repository, 

Standards, Formate, Schichten, Integration... 

Wirtschaftlichkeit... 

22 


11









20251 Hamburg 



23 

Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner? 




Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? 

Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind 

vorhanden: 

• Lösungsansätze 

• Technische Spezifika 

• Anbieter- / Produkt-Markt 

Wie grenze ich Anforderungen/Komponenten 

voneinander ab? 








20251 Hamburg 



24 

Unser Softwarehouse für die Anwendungs- 

Welcher Partner kommt überhaupt in Frage? 

Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner? 


lösung 


Ist Unser eine Vorbereitung Haus- und überhaupt Hofberater nötig? 

Die Beratungskollegen unserer Wirtschaftsprüfer 

Die Top Ten der Consultinggesellschaften 

Freie Berater aus der DMS-Branche 

Beratungshäuser / Integratoren aus der 

DMS-Branche 


12




Kosten/Nutzen 

Wie sieht denn das mit den Kosten und Nutzen aus? 


Leistungs- und Qualitätsverbesserungen 







20251 Hamburg 



25 

• Reduktion Personalkosten 

- Ablegen 

- Suchzeiten 

- Ausgeben 

- Kopieren 

- Transportzeiten 

- Archivunterhalt 

- keine Mehrfachablagen 

- Telefonate / Fax 

- Bearbeitungszeiten 

- Rückstellzeiten 

• Reduktion Infrastrukturkosten 

- Archivsysteme 

- Bürohilfsmittel 

• Reduktion externe Kosten 

- Mikroverfilmung 

- Kopierkosten 

- Porti / Transport 

• Reduktion Raumkosten 

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten 

• direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen 

und kombinierbaren 


• mehrfache, ortsunabhängige 

Informationsnutzung 

• breitere Informationsbasis 

• höhere Produktivität durch schnellere 

Rückgriffe 

• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für 

mehrere Benutzer 

• höhere Sicherheit 

• mehr Transparenz, bessere Steuerung 

• keine Fehlablagen 

• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte 

Zugriffsberechtigung 

• Qualität des Outputs (entspricht 

weitestgehend dem Original) auch bei 

Langzeitspeicherung 

Kosten/Nutzen 

Wie sieht denn das mit den Kosten und Nutzen aus? 


Leistungs- und Qualitätsverbesserungen 







20251 Hamburg 



26 

• Reduktion Personalkosten 

- Ablegen 

- Suchzeiten 

- Ausgeben 

- Kopieren 

- Transportzeiten 

- Archivunterhalt 

- keine Mehrfachablagen 

- Telefonate / Fax 

- Bearbeitungszeiten 

- Rückstellzeiten 

• Reduktion Infrastrukturkosten 

- Archivsysteme 

- Bürohilfsmittel 

• Reduktion externe Kosten 

- Mikroverfilmung 

- Kopierkosten 

- Porti / Transport 

• Reduktion Raumkosten 

Eher gering 

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten 

• direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen 

und kombinierbaren 


• mehrfache, ortsunabhängige 

Informationsnutzung 

• breitere Informationsbasis 

• höhere Produktivität durch schnellere 

Rückgriffe 

• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für 

mehrere Benutzer das weitaus 

• höhere Sicherheit 

• mehr Transparenz, 

höhere 

bessere Steuerung 

• keine Fehlablagen 

• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte 

Zugriffsberechtigung Potenzial 

• Qualität des Outputs (entspricht 

weitestgehend dem Original) auch bei 

Langzeitspeicherung 


13


Wirtschaftlichkeit 

Ist-Zustand vor ECM-Einführung 

Kosten 

Leistungen 

Kostendifferenz 

Wirtschaftlichkeit 

Leistungsdifferenz 

Kosten 

Leistungen 







20251 Hamburg 


Soll-Zustand nach ECM-Einführung 


27 


14

Marktüberblick 





Hamburg 2006






Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG 

DRT: Trends, Unternehmen & Produkte zur CeBIT 2005 

Trends 

Viele so genannte Trends verblassen sehr schnell. Dies gilt besonders für das 

Umfeld der Dokumenten-Technologien, oder DRT Document Related Technologies. 

Im vergangenen Herbst war Compliance noch brandaktuell. Alle Anbieter versuchten 

mit Compliance-Lösungen zu punkten, ohne dass den Anwendern klar gemacht 

werden konnte, worum es überhaupt geht. Auch das Thema GDPdU dümpelte mehr 

oder weniger vor sich hin, obwohl es inzwischen durch die Kombination von Archiven 

mit IDEA konforme Lösungen gibt. Prozesse waren einer der Schwerpunkte – hier 

lasse sich noch ungehobenes Effizienzpotential heben – die Geschäfte ließen auf 

sich warten. Vieles was im Markt sich abspielte, lässt sich eher der traditionellen 

„Ecke“ Dokumentenmanagement und Archivierung zuordnen, denn den modernen 

Hype-Themen. Eines dieser Themen ist jedoch im Markt gut angenommen worden – 

die automatische Rechnungserfassung. Inzwischen zeichnet sich ab, dass das 

Akronym ECM für Enterprise Content Management offenbar der Begriff ist, unter 

dem sich die Branche neu formiert. Kaum ein Anbieter, der es sich leisten konnte, 

nicht dieses Akronym in seine Werbung aufzunehmen. Genau genommen hat sich 

aber seit der DMS EXPO 2004 wenig Neues in Bezug auf die Trendthemen getan. 

Alle Anbieter arbeiten daran, ihre ECM-Suiten möglichst zu vervollständigen. Eines 

wird aber immer deutlicher – die Veränderung der Anbieterlandschaft Eine aktuelle 

Übersicht zu Trends und Entwicklungen auf unserer Webseite, 

http://www.PROJECT-CONSULT.com). 


Thema: Marktüberblick Topic: Status: Fertig 

Datei: Marktüberblick.doc Datum: 04.04.2006 Version: 1.2 



Die Veränderung der Landschaft 

Ein Thema soll hier dennoch detaillierter aufgegriffen werden: wie verändert sich die 

Anbieterlandschaft. 

Die Abbildung zeigt in der Mitte den Kernbereich der ehemaligen DMS-Branche, die 

sich heute unter dem Oberbegriff ECM Enterprise Content Management positioniert. 

Hier sind mehrere Gruppierungen zu unterscheiden. Einmal die Spitzengruppe mit 

IBM (http://www.ibm.de), EMC (http://www.emc.de), OpenText 

(http://www.opentext.de) und FileNet (http://www.filenet.de). Diese Unternehmen sind 

weltweit tätig und besitzen die vollständigsten ECM-Suiten. Eine Reihe 

internationaler Anbieter versucht hier den Anschluss zu gewinnen oder zu halten. 

Hierzu zählen BancTec (http://www.banctec.de), Tibco (http://www.tibco.de) oder 

Hyland (http://www.hyland.com). In Deutschland haben wir eine zweite Gruppe mit 

mittelständischen Unternehmen, die zum Teil auch international tätig sind. Hierzu 

gehören u. a. SER Solutions (http://www.ser.de), GFT Solutions (http://www.gft.de), 

EASY (http://www.easy.de), ELO (http://www.elo-digital.de), Saperion 

(http://www.saperion.de), WinDream (http://www.windream.de), OS Optimal 

Systems(http://www.optimal-systems.de), Docuware (http://www.docuware.de), 

d.velop (http://www.d-velop.de), BetaSystems http://www.betasystems.de), IQDoQ 

(http://www.iqdoq.de) und andere. Diese nur kurze Übersicht macht deutlich, dass 

der Markt in Deutschland immer noch mit zu vielen Anbietern und Produkten 

überbesetzt ist. 

Interessant sind die Entwicklungen, die von außen auf den ursprünglichen 

Kernbereich mit DMS-, heute ECM-Anbietern, einwirken. Hier lassen sich 8 

Hauptstoßrichtungen ausmachen. 

• Collaboration: 

Die großen Standardsoftwareanbieter 






Unternehmen wie IBM (http://www.ibm.de), Oracle (http://www.oracle.de), und 

Microsoft (http://www.microsoft.de) bieten inzwischen immer mehr integrierte 

Komponenten für ECM-Lösungen an. Am deutlichsten ist dies bei IBM, die alle 

Komponenten im Hause hat, aber noch kein geschlossenes Portfolio besitzt. Oracle 

unternimmt einen neuen Anlauf und Microsoft versucht aus Office-Komponenten mit 

Servern wie Sharepoint und Biztalk, sich ein ECM-Angebot zusammenzubauen. 

Noch sind die beiden letztgenannten noch keine vollwertigen Wettbewerber für die 

traditionellen Anbieter, jedoch ist durch Bundling und Marktverbreitung hier einer der 

wichtigsten Wettbewerber der Zukunft zu sehen. 

• Output-Management: 

Die vergessene DMS-Schwester 

Der Bereich Output-Management mit Druckoutput, Konvertierern, COLD und 

Workflow zur Ansteuerung von Druckstraßen wird zunehmend Bestandteil von ECM. 

Dementsprechend erweitern auch typische Anbieter wie BetaSystems 

(http://www.betasystems.de), OCE, (http://www.oce.de), XEROX 

(http://www.xerox.de) oder ISIS (http://www.isis.de) ihre Portfolios in Richtung DMS 

und ECM. 

• Bürogeräte: 

Eintritt aus der Büroorganisations- und 

Hardware-Ecke 

Auch Anbieter, die man eher bei Photoapparaten oder Photokopiereren vermutete 

mischen inzwischen im ECM-Markt mit. Anbieter wie Canon (http://www.canon.de), 

Ricoh (http://www.ricoh.de) oder Minolta haben in der Vergangenheit schon 

mehrfach Vorstöße in das Lösungs- und Softwareproduktgeschäft unternommen. 

• Datenbanken: 

Von den strukturierten zu den unstruk-turierten Informationen 

Nicht nur bei Oracle (http://www.oracle.de) wird der Trend deutlich, beliebige 

Informationen in Datenbanken zu speichern und das Portfolio in Richtung ECM 

auszuweiten. Auch Verity (http://www.verity.de) ist längst kein reiner Anbieter von 

Volltextdatenbanken mehr, sondern mischt verstärkt im ECM-Markt mit. 

• Storage 

Mit Lebenszykluskonzepten gegen 

die traditionelle Archivierung 

Getrieben durch das Thema Compliance hat sich aus den USA kommend mit dem 

neuen Akronym ILM für Information Lifecycle Management eine erhebliche 

Konkurrenz für herkömmliche Archivierungslösungen entwickelt, die inziwschen auch 

in das weitere Themengebiet von ECM ausgreift. Anbieter sind hier Hewlett Packard 

(http://www.hp.com), Hitachi (http://www.hitachi.com), NetApps Network Appliances 

(http://www.netapps.de), EMC (http://www.emc.com), StorageTek 

(http://www.storagetek.de) und wer sonst noch so Rang und Namen in der Storage- 

Systemwelt hat. 

• Integration 

Branchen- und Fachlösungen machen 

leeren Produkten Konkurrenz 






Nahezu alle wichtigen Integratoren bieten inzwischen Lösungen für 

Fachanwendungen auf Basis verschiedener Produkte an. Das Basisprodukt spielt 

zunehmend eine nachgeordnete Rolle und wird austauschbar. Lösungen kommen 

von BearingPoint (http://www.bearingpoint.de), SBS Siemens Business Services 

(http://www.sbs.de), Accenture (http://www.accenture.de) , T-Systems (http://www.tsystems.de), 

Steria (http://www.steria.de) und anderen. Außerdem binden 

Rechenzentren mit eigenen Lösungen ihre Kunden-Clientel zunehmend stärker an 

sich. 

• ERP 

Kaufmännische Lösungen um Dokumente 

ergänzen macht eigenständiges ECM 

überflüssig? 

Längst sind Unternehmen wie SAP (http://www.sap.de) zu Wettbewerbern 

herkömmlicher eigenständiger ECM-Lösungen geworden. Records Management, 

Workflow, Dokumentenmanagement, Output-Management, Compliance-Lösungen ... 

all dies kommt zunehmend aus einer Hand, und nicht nur bei SAP. 

• Web Content Management 

allein reicht nicht mehr 

Bei den Anbietern von Web-Content-Management-Produkten, kleineren Portalen und 

E-Business-Lösungen ist die Botschaft angekommen. WCM wird zum Nischenmarkt, 

Web Content Management ist einfach ein Bestandteil des übergeordneten Enterprise 

Content Management. Unternehmen wie RedDot (http://www.reddot.de), Serena 

(http://www.serena.com), Vignette http://www.vignette.com), Interwoven 

(http://www.interwoven.com) und andere, haben daher in Firmenaufkäufe und neue 

Produkte unvestiert. 

Nimmt man alle diese Entwicklungen zusammen, zeigt sich, dass im Kernbereich 

von ECM die Konsolidierung fortschreitet, während aus bisher wenig oder nicht 

beachteteten Randgebieten des ECM-Marktes große neue Spieler in den Markt 

eintreten. ECM wird damit zu einem der wichtigsten Trend-Themen der Informationsund 

Kommunikationsindustrie ... zumindest im Unternehmens- und Softwarebereich. 

Nachrichten zu neuen Mobiltelefonen, Musicplayern, Kameras, Fernsehern und 

anderen Consumer-Artikeln lassen das Thema ECM auf der CeBIT 2005 kaum 

aufscheinen. 

CeBIT 2005 

Auf der diesjährigen CeBIT werden einige Entwicklungen deutlicher, die sich bereits 

in den letzten Jahren abzeichneten. Immer mehr Produkt- und Lösungsanbieter 

verzichten auf eigene Stände. Selbst große Namen der Branche begnügen sich mit 

einem Plätzchen auf dem Stand des VOI (http://www.voi.de) oder bei einem 

Systemintegrator. Viele finden sich auch mit einem engen Einzelplatz bei Firmen wie 

SAP (http://www.sap.de), Microsoft (http://www.microsoft.de) oder IBM 

(http://www.IBM.de) wieder. Eine große Anzahl von ECM-Anbietern haben ihre 

Marketing-Budgets umgeleitet: Eigenveranstaltungen, Roadshows sind offenbar die 

Devise. Dies betrifft nicht nur den Verzicht auf eigene Präsenzen bei der CeBIT oder 

Systems, sondern auch auf die Beteiligung an den üblichen Kongress-/Tabletop- 






Ausstellungsveranstaltungen. Auch diese Branche macht zur Zeit herbe Erfahrungen 

mit dem Umbruch im Markt. Ein neuer Anlauf wurde in 2005 unternommen, die 

Anbieter im ECM und DMS-Umfeld in der Halle 1 zusammenzuführen. Eine Reihe 

Anbieter zog es aber vor, in den moderneren Hallen 3 und 4 zu verbleiben. Ein 

Schwerpunkt findet sich in Halle 9 im Bereich des eGovernment. Wer es sich leisten 

kann, ist hier in der Regel mit einem zweiten Exponat vertreten. Zumindest in diesem 

Bereich sind die Konzentrationsbemühungen von Erfolg geprägt. Im übrigen hat das 

Thema ECM auf der CeBIT immer noch nicht den Stellenwert, den es verdient. 

Allerdings ziehen bei den meisten die Verkaufs- und Projektzahlen inzwischen 

wieder an. Ob die Vielzahl der Anbieter davon alle gleichermaßen profitieren. Die 

Liste wird langsam kürzer und auch große Namen bewahren nicht vor der 

Übernahme. 

Document Related Technologies – Trends 2006 

Positionierungskämpfe 

Natürlich erhebt sich immer wieder sofort die Frage, wer ist denn das führende 

Unternehmen. In den Studien der Analysten finden sich immer Unternehmen in 

unterschiedlichsten Positionen wieder – je nach dem, wie man die Kriterien und den 

Fokus definiert. 

Für Deutschland kann man sicher sagen, zur Führungsgruppe der traditionellen, 

nicht „deutschstämmigen“ DMS- und ECM-Anbieter gehören EMC 

(http://www.emc.de), FileNet (http://www.filenet.de), IBM (http://www.ibm.de) und 

OpenText (http://www.opentext.de) (alphabetisch …). Werfen wir einmal einen Blick 

auf die Abdeckung der Portfolios in Bezug auf die ECM-Definition der AIIM 

International (zur Definition siehe z.B. die Einträge „Enterprise Content Management“ 

und „ECMS“ auf http://www.de.Wikipedia.org). 

Die Abkürzungen und Farben in den folgenden Tabellen sind wie folgt zu übersetzen: Cap = Capture; M = 

Manage-Komponenten, DM = Document Management, RM = Records Management, CM = Web Content 

Management, Wf = Business Process Management, Col = Collaboration, Sto = Store einschließlich 

Speichersysteme, Pre = Preservation einschließlich Archivierungssoftware, und OM = Deliver, Output 

Management. Feld = leer: kein eigenes Produkt, nur durch Zusatzprodukte abgedeckt; Feld = hellgrün: in Teilen 

abgedeckt; Feld = dunkelgrün: gut abgedeckt. 

AIIM ECM Cap M Sto Pre OM 

Firma DM Col CM Wf RM 

EMC 

FileNet 

IBM 

OpenText 

Wie sehen nun im Vergleich einige Anbieter von Standardsoftware aus, die sich 

ebenfalls im ECM-Markt platzieren wollen. 



HP 

Microsoft 

Oracle 

SAP 

Sun 






Andere bei Forrester (http://www.forrester.com) oder Gartner 

(http://www.gartner.com) im oberen rechten Quadranten gern gelistete Anbieter wie 

Vignette (http:// www.vignette.com), Interwoven (http://www.interwoven.com), Stellent 

(http://www.stellent.de), Mobius (http://www.mobius.com), BancTec 

(http://www.banctec.de), Hummingbird (http://www.hummingbird.com) oder Xerox 

(http://www.xerox.de) spielen in Deutschland nur eine nachgeordnete Rolle. 

Dafür gibt es zahlreiche deutsche Anbieter (Entschuldigung liebe Anbieter, wir 

wissen, dass auch Sie international tätig sind, jedoch ein Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit 

immer noch in Deutschland liegt), die ebenfalls den Wettlauf zu den großen ECM- 

Suitenanbietern aufgenommen haben. Hier einige wenige, ausgewählte Beispiele 

(Vorab unsere Entschuldigung an alle nicht aufgeführten Anbieter): 



Betasystems 

d.velop 

Docuware 

EASY 

ELO 

GFT Solution. 

IQDoQ 

Optimal 

Saperion 

SER 

Solutions 

WinDream 

etc … 

Eines zeigt die Tabelle ganz deutlich: Die deutschstämmigen Anbieter kommen aus 

dem klassischen Dokumentenmanagement und der elektronischen Archivierung. Sie 

entwickeln sich weiter in Richtung Business Process Management. Das Thema 

Collaboration wird dabei Standardsystemen wie Domino oder Exchange überlassen. 

Records Management (wie z.B. in der ISO 15489 und in MoReq definiert) ist noch 

nicht richtig angekommen. Web Content Management spielt bei diesen Anbietern 

keine Rolle. Man setzt dagegen auf die Integration in Portale. 

Eine Abfolge, wer der Schönste und Beste ist, sparen wir uns hier. Die 

Einschätzungen der Anwender in Bezug auf die Produkte und die Qualität der 

Dienstleistung finden sich auf http://www.benchpark.de. Wohin sich die 

börsennotierten Anbieter in Bezug auf Innovationen bewegen haben wir im „DTX“ im 

Newsletter 20051219 zuletzt dokumentiert. 

In dem Maße, wie sich die großen Standardsoftwarelieferanten auf das Thema ECM 

einschießen, müssen die kleineren Anbieter ihr Heil in der Flucht nach vorn suchen. 

Bessere Integration, fertige Branchenszenarien sind hier die Schlagworte. Immer 

mehr Produktanbieter verlagern daher ihren Schwerpunkt in das Dienstleistungs- und 

Projektgeschäft. 






Was fragen die Anwender nach? 

Die meisten Anwender haben immer noch nicht die neuen Schlagworte wie 

„Compliance“, „Information Lifecycle Management“ oder „Enterprise Content 

Management“ aufgegriffen. Man spricht halt von Archivierung und 

Dokumentenmanagement. Aktuell nachgefragte Themen sind (hier ohne 

Gewichtung): 

• Elektronische Akten, die einen vollständigen Überblick zu allen Dokumenten, E- 

Mails etc. nach Kunden, Geschäften, Vorgängen etc. abbilden können 

• Rechnungseingangsverarbeitung ist zumindest bei den größeren 

Anwenderunternehmen ein wichtiges Thema 

• Der einheitliche Posteingang mit Zusammenführung von E-Mail, Fax, gescannten 

Dokumenten, Voice-Mail und anderen Quellen mit übersichtlicher Verwaltung 

• ASP-Dienstleistungen für elektronische Signatur, z.B. Ausgangsrechnungen 

• Archivierung als Entlastung für Domino, Exchange und ERP-Systeme – leider mit 

der Tendenz zu neuen Insellösungen 

• Ablösung von älteren Speichersystemen durch moderne ILM-Konzepte und 

Archivierung auf magnetischen Medien 

• Einfache Workflows zur Verteilung von Post, Aufgaben und referenzierten 

elektronischen Akten 

• Revisionssichere Archivierung von kaufmännischen und steuerrelevanten 

Informationen mit Zusammenführung von strukturierten Daten und Dokumenten 

• Formularmanagement zur Verwaltung papiergebundener und elektronischer 

Formulare mit dem Ziel eine optimierte, möglichst automatische Erfassung in 

hoher Qualität zu erreichen 

• Unterstützung der Erschließung von Informationen durch intelligente 

Suchmaschinen und automatische Klassifikation von Daten und 

Zusammenhängen 

• Produktdatenmanagement in Verbindung mit technischer Dokumentation und 

Dokumentenmanagement 

• Unterstützung der projektorientierten Zusammenarbeit einschließlich 

Collobaration, Projektmanagement und Dokumentenmanagement 

• Vereinfachte Integration von Dokumenten-Technologien in die führenden 

Anwendungen (Host, Bürokommunikation) 

Besonders im Mittelstand ist Nachholbedarf. Die Anzahl der Projektanfragen und 

Projekte hat sich im Vergleich zum Vorjahr fast verdoppelt. Im Markt ist sowohl auf 

Anwenderseite als auch auf Anbieterseite ein erhöhter Bedarf an gut qualifzierten 

Kräften festzustellen. Um es in einen Satz zu bringen: in 2006 hat der ECM-Markt 

erheblich angezogen. 






Trends im DRT-Markt 2006 

Der Markt für Enterprise Content Management (immerhin sind in der aktuellen 

Definition von ECM die drei Begriffe „document“, „related“ und „technologies“ der 

PROJECT CONSULT Definition für DRT inzwischen enthalten) ist in Bewegung. 

Neue Anbieter treten auf, Mergers&Acquisitions verändern die Landschaft, neue 

Produkte kommen in immer kürzeren Abständen auf einen Markt, der durch 

Orientierungslosigkeit der Anwender gekennzeichnet ist. Mit den Veränderungen 

kommen neue Schlagworte auf, ILM Information Lifecycle Management, ECI 

Enterprise Content Integration und viele andere. Auch die Analysten kommen mit 

ihren Quadranten und der visuellen Neuordnung des Marktes kaum noch hinterher. 

Die AIIM Studie Dezember 2005 

Die wichtigsten demographischen Faktoren der AIIM-Studie (http://www.aiim.org) 

ergeben sich aus der folgenden Grafik. Hier wird deutlich, dass der Schwerpunkt der 

Daten aus den USA, in geringem Maße aus England und fast gar nicht aus dem 

übrigen Europa stammt. Dies schränkt die Nutzbarkeit für Vorhersagen in 

Deutschland stark ein, jedoch ist davon auszugehen, dass die Trends aus dem 

angloamerikanischen Bereich mit etwas Verspätung auch in Deutschland zur 

Geltung kommen. 

Die wichtigsten Industriezweige 

• Staatliche, lokale und provinzielle Regierungen: 15,3% 

• Banken und Finanzen: 12,7% 

• Versicherungen: 8,7% 

• Handwerk und Technik: 8,4% 

• Versorgung, Öl und Gas: 7,4% 

Größe der Unternehmen 

• klein (1-100 Mitarbeiter): 11,9% 

• mittel (101-1000 Mitarbeiter): 26,4% 

• groß (über 1000 Mitarbeiter): 61,7% 

Aufgabe innerhalb des Unternehmens 

• Geschäftszweigs- oder Prozessverantwortlicher: 7,1% 

• Records Management- oder Dokumenten- 

Management-Fachmann: 51,4% 

• IT-Manager: 21,1% 

Geographie 

• USA: 78,1% 

• Kanada: 9,9% 

• United Kingdom: 3,6% 

Interessant ist hier besonders eine Beobachtung: über 50% der Antworten wurden 

von spezialisierten Records- oder Dokumentenmanagern in den Unternehmen 

gegeben. Diese Rolle und dieses Berufsbild fehlt in Deutschland noch weitgehend. 

Nur sehr große Unternehmen leisten sich derzeit einen eigenen, hochrangig 






aufgehängten Manager für dieses Thema. Hier besteht in Deutschland sowohl in der 

Ausbildung als auch bei der Schaffung von Positionen in den Unternehmen 

deutlicher Nachholbedarf. 

Ergebnisse der AIIM Studie 

Für die meisten Unternehmen stellt die Migration von Content und Dokumenten über 

den Lebenszyklus eine der Hauptherausforderungen dar. Über 58% charakterisieren 

die Migration als „sehr große Herausforderung“ oder eine „größere 

Herausforderung“. 

Bei einem signifikanten Teil der Endanwender nimmt der Bekanntheitsgrad der 

Speicherung von unstrukturierten Daten zu. Drei von 10 Endanwendern berichten, 

dass über 40% des Speicheraufwandes für unstrukturierte Dokumente und 

Informationen ist. 

Die Mentalität, dass das eigene Unternehmen von durch Missmanagement 

elektronischer Informationen verursachten Schwierigkeiten nicht betroffen sein wird, 

ist weit verbreitet. Zwar gibt es die Einsicht der Verwundbarkeit, aber das Gefühl sagt 

„dass so was uns nie passieren könnte“. 

Wie groß sind die Herausforderungen bei der Migration von Content und Dokumenten im Lebenszyklus des 

Contents? 

Wir haben 

Wir haben noch 

uns über 

Wir haben ECM- 

keine ECM- 

ECM- 

Lösungen auf der 

Wir erstellen und 

Lösung 

Lösungen 

Haben keine bzw. planen 


Abteilungsebenen 

implementieren eine 

implementiert, 

informiert, 

keine ECM- 


und setzen unsere 

unternehmensweite 

zieh die 

aber 

Implementierungen in der 

Abteilungsebenen. 

Bemühungen 

ECM-Strategie. 

Möglichkeiten 

beschlossen 

nahen Zukunft. 

zwischen den 

aber aktiv in 

dieses Projekt 

Abteilungen fort. 

Betracht. 

nicht 

fortzusetzen. 

Insgesamt 

601 

72 

74 

201 

180 

23 

48 

Keine 

Herausforderung 

0,8% 

2,8% 

0% 

1% 

0,6% 

0% 

0% 

Kleine 


7,3% 

9,7% 

13,5% 

6,5% 

5,6% 

8,7% 

4,2% 


33,3% 

37,5% 

35,1% 

30,8% 

34,4% 

26,1% 

31,2% 

Größere 


40,9% 

34,7% 

43,2% 

44,3% 

38,9% 

47,8% 

39,6% 

Sehr große 


17,6% 

15,3% 

8,1% 

17,4% 

20,6% 

17,4% 

25,0% 

Quelle: AIIM (2006): Industry Watch 

Viele Organisationen haben noch nicht angefangen die signifikanteste und 

offensichtlichste Quelle potentieller Herausforderungen innerhalb von Unternehmen 

anzugehen – Emails! Die meisten Organisationen bleiben dabei Email-Archivierung 

entweder als die Erstellung von riesigen unkontrollierten Backups zu sehen, oder gar 

keine Archivierung von Emails zu betreiben. Das Wachstum der schwach- und 

unstrukturierten Daten, besonders Dokumente und E-Mails stellt zunehmend ein 

Problem dar. Dies schlägt sich inzwischen auch in den Kosten für Speicherplatz 

nieder. Ständig Speicher nachzukaufen ist außerdem nicht die Lösung, da die 

Probleme beim Management der Daten liegen. Hier besonders im Bereich der 

Redundanz durch unkontrollierte Ablage in File- und E-Mail-Systemen. 






Wie hoch ist der Anteil der unstrukturierten Daten und Dokumenten am an den gesamten Ausgaben 

für Speicherung? 

Wir haben 


uns über 


keine ECM- 

ECM- 



Lösung 

Lösungen 

Haben keine bzw. planen 





informiert, 

keine ECM- 




zieh die 

aber 

Implementierungen in 


Bemühungen 



beschlossen 

der nahen Zukunft. 

zwischen den 

aber aktiv in 

dieses 


Betracht. 

Projekt nicht 

fortzusetzen. 

Insgesamt 

603 

72 

76 

200 

181 

23 

48 

0-10% 

6,6% 

12,5% 

10,5% 

3,5% 

5,0% 

13,0% 

6,2% 

11-20% 

9,4% 

8,3% 

10,5% 

10,5% 

8,3% 

8,7% 

8,3% 

21-30% 

10,4% 

12,5% 

14,5% 

12,0% 

7,7% 

4,3% 

8,3% 

31-40% 

8,3% 

8,3% 

13,2% 

9,5% 

6,6% 

8,7% 

2,1% 

41-50% 

8,3% 

9,7% 

5,3% 

10,0% 

6,6% 

13,0% 

8,3% 

Über 50% 

21,2% 

18,1% 

14,5% 

22,0% 

23,8% 

39,1% 

16,7% 

Weiß 

nicht 

35,7% 

30,6% 

31,6% 

32,5% 

42,0% 

13,0% 

50,0% 


Bei zahlreichen Anwendern liegt der Anteil von schwach- und unstrukturierten Daten 

über 50%. Eine genauere Bestandsaufnahme im Unternehmen würde hier sicher 

noch zu wesentlich höheren Werten führen. Die Tabelle zeigt, dass auch in den USA 

und Kanada noch ein großer Nachholbedarf für die Einführung von durchgängigen 

ECM-Lösungen für das gesamte Unternehmen besteht. Der größte Teil der 

vorhandenen Lösungen sind immer noch auf Abteilungsebene angesiedelt. 

Typisch für die USA ist auch die Compliance-Frage, die aber von denjenigen, die 

bereits ECM nutzen, eher positiv beantwortet wird. 

Würde ihre Speicherstrategie einer genauen Überprüfung in einem Rechtsverfahren standhalten? 

Wir haben 

Wir haben 

uns über 


noch keine 

ECM- 


Haben keine bzw. 


ECM-Lösung 

Lösungen 



planen keine ECM- 



informiert, 



Implementierungen 


zieh die 

aber 


Bemühungen 

in der nahen 



beschlossen 

zwischen den 

Zukunft. 

aber aktiv in 

dieses 


Betracht. 

Projekt nicht 

fortzusetzen. 

Insgesamt 

597 

72 

75 

197 

180 

23 

47 

Nein 

4,5% 

2,5% 

1,3% 

1,5% 

9,4% 

0% 

6,4% 

Eher nein als ja 

18,6% 

23,6% 

14,7% 

12,2% 

20,6% 

30,4% 

31,9% 

50/50 

28,4% 

16,7% 

22,7% 

27,4% 

37,2% 

30,4% 

27,7% 

Eher ja als nein 

35,7% 

41,7% 

49,3% 

41,1% 

24,4% 

34,8% 

25,5% 

Ja 

12,3% 

15,3% 

12,0% 

17,8% 

8,3% 

4,3% 

8,5% 


Man kann ja auch schlecht zugeben, dass man sich nicht sicher ist, wie mit den 

Informationen im Unternehmen umgegangen wird. Erfahrungen zeigen, dass die 

wenigsten Unternehmen eine Information-Management-Compliance- oder Records- 

Management-Policy besitzen geschweige denn konsequent im Unternehmen 

umgesetzt haben. 

E-Mails sind eines der größten Sorgenkinder. Sie lassen sich nur schwer 

kontrollieren und produzieren ungebremst eine Vielzahl von Kopien. Da über E-Mail 

Geschäfte abgewickelt werden können, ist die richtige Behandlung von E-Mail ein 

Wunsch vieler Verantwortlicher in den Unternehmen. Allerdings muss man dabei 






Wert auf die Unterscheidung „E-Mail-management“ und „E-Mail-Archivierung“ legen. 

Reine E-Mail-Archivierung schafft Inseln in denen der Sachzusammenhang zum 

Vorgang in einem Friedhof von Informationen begraben wird. Gerade bei E-Mail sind 

unternehmensweite Lösungen gefordert, da jeder Mitarbeiter mit einer E-Mail- 

Adresse geschäftsrelevante Korrespondenz empfangen (und sich nicht dagegen 

wehren kann ...) und versenden kann. 

Wie archiviert ihr Unternehmen/Organisation Emails? 








Bemühungen 

zwischen den 


Wir haben 






keine ECM- 

Lösung 


zieh die 


aber aktiv in 

Betracht. 

uns über 

ECM- 

Lösungen 

informiert, 

aber 

beschlossen 

dieses 

Projekt nicht 

fortzusetzen. 


planen kein ECM- 


in der nahen 

Zukunft. 

Insgesamt 

603 

71 

76 

200 

182 

23 

48 

Emails werden im 

Zuge des Backup- 

Prozesses 

archiviert 

50,0% 

49,3% 

53,9% 

47,0% 

54,9% 

34,8% 

45,8% 

Nutzung eines 

kommerziellen 

Email-Programms 

9,0% 

15,5% 

6,6% 

9,5% 

5,5% 

26,1% 

8,3% 

Ausgelagerter 

Service 

2,0% 

2,8% 

2,6% 

1,5% 

1,1% 

4,3% 

0,0% 

Als Teil des 

Records 

Management - 

Programms 

10,0% 

7,0% 

11,8% 

13,0% 

7,7% 

4,3% 

10,4% 

Keine Email- 

Archivierung 

22,0% 

19,7% 

17,1% 

23,0% 

23,1% 

30,4% 

20,8% 

Andere 

7,0% 

5,6% 

7,9% 

6,0% 

7,7,% 

0,0% 

14,6% 


Die meisten Anwender haben keine Archivierung sondern sichern lediglich E-Mails 

im Backup-Verfahren. Nur sehr wenige setzen auf den einzig richtigen Ansatz – den 

Einsatz von Records-Management-Systemen, die die E-Mail im Zusammenhang mit 

allen anderen geschäftsrelevanten Aufzeichnungen erschließen und verwalten. ASP- 

Angebote werden nur vereinzelt genutzt, obwohl sich hier zumindest im privaten 

Bereich und bei kleinen Unternehmen ein Trend zur externen Archivierung über das 

Internet abzeichnet. 

Die Anbieter von Speichersystemen adressieren unter dem Marketingbegriff ILM 

Information Lifecycle Management ebenfalls den Archivierungsmarkt. Der Begriff 

kam 2003 erst richtig auf und hat sich inzwischen sehr verbreitet. 

Ist ihnen der Bergriff ILM „Information Lifecycle Management“ bekannt? 








Bemühungen 

zwischen den 


Wir haben 






keine ECM- 

Lösung 


zieh die 


aber aktiv in 

Betracht. 

uns über 

ECM- 

Lösungen 

informiert, 

aber 

beschlossen 

dieses 

Projekt nicht 

fortzusetzen. 


planen keineECM- 


in der nahen 

Zukunft. 

Insgesamt 

604 

72 

75 

201 

183 

22 

48 

Noch nie gehört 

10,9% 

8,3% 

16,0% 

8,5% 

9,8% 

9,1% 

22,9% 

Gehört, bin mir 

über die 

Bedeutung aber 

nicht sicher 

12,3% 

13,9% 

17,3% 

8,0% 

13,1% 

13,6% 

12,5% 

Ich kenne den 

Begriff und zu 

Teilen seine 

Bedeutung 

37,9% 

36,1% 

30,7% 

46,8% 

38,3% 

36,4% 

16,7% 

Ich kenne den 

Begriff und seine 

komplette 

Bedeutung 

38,9% 

41,7% 

36,0% 

36,8% 

38,8% 

40,9% 

47,9% 







Über 75% der befragten Anwender konnten den Begriff zuordnen, auch wenn man 

hier berücksichtigen muss, dass die Antworten in der Regel von Spezialisten im 

Dokumentenmanagement abgegeben worden sind. „Information Lifecycle 

Management“ ist neben „Enterprise Content Management“ ein Weg, wie Anbieter 

versucht haben ein größeres Bewusstsein für den Unterschied zwischen 

Speicherung, Archivierung und Backups hervorzurufen. Zwar meinen vier von zehn 

Befragten, dass sie die Unterschiede verstehen würde, trotzdem bleibt ein großer 

Bedarf an Aufklärung über ILM. 

Bei zahlreichen Unternehmen werden zur Zeit Konsolidierungsprojekte für die 

Serverlandschaft, die Speicherverwaltung und die Archivierung durchgeführt. 

Erstaunlicherweise sind die Hardware- und Softwarekosten nur sehr selten genannt. 

Allerdings spielen sie bei größeren Anwendern und bei Neueinsteigern in das Thema 

ECM eine wichtige Rolle. Der Schwerpunkt liegt fast gleichmäßig verteilt auf der 

Vermeidung rechtlicher Risiken (Sarbanes-Oxley und SEC 17 lassen grüßen; 

38,8%), der Erschließung vorhandener Informationen mit Verbesserung des Zugriffs 

(40,8%) und Sicherstellung der Verfügbarkeit im Rahmen von Business Continuity 

(wird von 41,2% der Befragten als ein kritischer oder extrem wichtiger Faktor 

angesehen). 

Wie wichtig sind die folgenden Faktoren bei der Entscheidungsfindung zur Konsolidierung der Speicherund 

Archivstrategien innerhalb eines Unternehmens? 

(% zeigt an „kritisch, sehr wichtig) 

Wir haben 

Wir haben 

uns über 


noch keine 

ECM- 




ECM-Lösung 

Lösungen 



planen keineECM- 



informiert, 





zieh die 

aber 


Bemühungen 

in der nahen 



beschlossen 

zwischen den 

Zukunft. 

aber aktiv in 

dieses 


Betracht. 

Projekt nicht 

fortzusetzen. 

Insgesamt 

606 

72 

75 

202 

183 

23 

48 

Speicher 

Hardwarekosten 

12,2% 

16,7% 

8,0% 

9,4% 

11,5% 

34,8 % 

14,6% 

Speicher 

Softwarekosten 

11,4% 

16,7% 

9,3% 

5,5% 

13,7% 

26,1% 

14,6% 

Reduzierung der 

Risiken eines 

Gerichtsverfahren 

36,5% 

33,3% 

40,0% 

38,8% 

36,6% 

30,4% 

27,1% 

Konsolidierung 

aller 

Informationen zur 

Recordwahrung 

24,8% 

22,2% 

18,9% 

26,9% 

25,1% 

39,1% 

20,8% 

Sicherung der 

Business 

Continuity 

37,3% 

35,2% 

34,7% 

41,3 

38,3% 

34,8% 

28,3% 

Zugang zu 

Informationen 

innerhalb des 

Unternehmens 

37,0% 

28,2% 

33,3% 

40,8 

38,8% 

34,8% 

36,2% 


Das Thema Speicherkonsolidierung ist häufig von den IT-Abteilungen getrieben. 

Wenn es aber um ILM und ECM geht, werden die fachlich-inhaltlichen Fragen 

wichtiger, denn die Information muss über Regeln und Metadaten gesteuert den 

richtigen Speicherplatz „finden“. Hier ist der „Input“, die Rolle und der Einfluss, der 

Archiv- und Rechtsspezialisten gefragt. 






Wie viel Input haben ihre Records Management- und Legal-Teams innerhalb der Speicherarchitektur in 

Bezug auf RM- und Compliance-Angelegenheiten? 

Wir haben 


uns über 


keine ECM- 

ECM- 



Lösung 

Lösungen 






informiert, 





zieh die 

aber 



Bemühungen 



beschlossen 

in der nahen Zukunft. 

zwischen den 

aber aktiv in 



Betracht. 

nicht 

fortzusetzen. 

Insgesamt 

578 

72 

75 

201 

180 

23 

48 

Keinen Input 

10,3% 

18,1% 

5,3% 

4,5% 

10,6% 

17,4% 

27,1% 

Einen kleinen Input 

21,1% 

18,1% 

14,7% 

17,9% 

26,1% 

30,4% 

27,1% 

Einen 

mittelmäßigen 

Input 

26,1% 

34,7% 

33,3% 

21,9% 

25,6% 

17,4% 

25,0% 

Einen signifikanten 

Input 

22,9% 

15,3% 

28,0% 

28,9% 

19,4% 

21,7% 

14,6% 

Einen großen Input 

19,6% 

13,9% 

18,7% 

26,9% 

18,3% 

13,0% 

6,2% 


Die Tabelle zeigt einerseits, dass der Einfluss dieser Spezialisten noch zu gering ist, 

andererseits mit der Einführung solcher Lösungen wächst. Das Ausmaß der 

Beteiligung von RM und rechtlichen Bestimmungen an Speicher- und 

Architekturentscheidungen steigt offensichtlich mit dem Kontinuum der ECM- 

Erfahrenheit. Fast 55% der Untenehmen ohne Pläne für ECM-Implementierungen 

gaben geringe oder keine Beteiligungen von Records Management oder rechtlichen 

Bestimmungen an ihren Speicher- und Compliance-Entscheidungen an. Bei den am 

weitesten fortgeschrittenen Unternehmen sinkt der Wert auf 22%. 

Die Anbieter von spezialisierten ECM-Lösungen dürften sich über das Ergebnis zur 

nächsten Frage gefreut haben: die meisten potentiellen Anwender suchen den 

Kontakt zu den ECM-Anbietern. Interessant ist jedoch, dass eine Vielzahl auch direkt 

mit den Anbietern von Hardware- und Standardsoftware spricht. Anwender mit einem 

großen ECM-Anteil schauen erst auf ihren ECM-Anbieter, wenn sie über 

Archivierungs- und Absicherungsbedürfnisse nachdenken. Diejenigen, die weder 

Interesse noch Erfahrungen mit ECM haben vertrauen direkt den Speicher- 

Hardware-Anbietern. Dies verdeutlicht auch den Trend, dass Dokumenten- 

Technologien immer mehr Bestandteil von Standardsoftware wird. Unter den 

Hardwareanbietern ebenso wie den Anbietern von Datensicherungssoftware dürften 

sich viele ILM-Anbieter befinden. Hier verschieben sich die Gewichte im Verhältnis 

zu den klassischen, reinen ECM-Anbietern. Die Angebote des Outsourcing sind für 

viele offenbar zumindest eine Option. Dies betrifft sowohl Überlegungen zum 

Umstieg von einer Inhouse-Lösung auf ein ASP-Angebot sowie diejenigen, die noch 

kein ECM haben. 






Nach welchen Typen von Anbieter sucht ihr Unternehmen zuerst, wenn es an Archivierung und 

Datenerhaltung denkt? 

Wir haben 


uns über 


keine ECM- 

ECM- 



Lösung 

Lösungen 






informiert, 





zieh die 

aber 



Bemühungen 



beschlossen 

in der nahen Zukunft. 

zwischen den 

aber aktiv in 



Betracht. 

nicht 

fortzusetzen. 

Insgesamt 

582 

70 

74 

191 

174 

23 

47 

Speicher- 

Hardware-Anbieter 

22,5% 

22,9% 

27,0% 

18,3% 

21,8% 

17,4% 

38,3% 

System- 

Integratoren 

11,2% 

15,7% 

9,5% 

9,4% 

10,3% 

21,7% 

12,8% 

ECM-Anbieter 

33,0% 

25,7% 

35,1% 

42,9% 

31,0% 

30,4% 

8,5% 

Datensicherungs- 

Software-Anbieter 

8,6% 

8,6% 

8,1% 

9,4% 

8,0% 

4,3% 

10,6% 

Service- 

Unternehmen 

14,1% 

10,0% 

12,2% 

11,5% 

18,4% 

21,7% 

12,8% 


Interessant wäre es natürlich auch gewesen zu erfahren, wie die Rolle der Berater 

gesehen wird. Gerade bei der langfristigen Bindung an Produkte, Anbieter und 

Standards bei der Archivierung werden häufig unabhängige Berater einbezogen. 

Beim Einsatz der verschiedenen Speichertechnologien zeichnen sich eine Reihe von 

Veränderungen ab. Mikrofilm spielt offenbar immer noch eine bedeutende Rolle, wird 

aber von den digitalen Medien zunehmend verdrängt. Das Interesse an Magneto- 

Optical ist im Vergleich zur Untersuchung aus dem Jahr 2004 deutlich 

zurückgegangen. Auffällig ist, in fast allen Unternehmen wird ein heterogener Mix 

von Medien eingesetzt. Ziel von Speicher- und Archivkonsolidierungsprojekten ist es 

daher meistens, den Medienmix zu verringern und eine einfachere Administration der 

Systeme mit besserer Ausnutzung der Speichersysteme zu erreichen. 

Welche der folgenden Archivierungs-Technologien werden in ihrem Unternehmen genutzt? 

Wir haben 

Wir haben 

uns über 


noch keine 

ECM- 




ECM-Lösung 

Lösungen 






informiert, 





zieh die 

aber 


Bemühungen 

in der nahen 



beschlossen 

zwischen den 

Zukunft. 

aber aktiv in 

dieses 


Betracht. 

Projekt nicht 

fortzusetzen. 

Insgesamt 

603 

72 

75 

200 

182 

23 

48 

Magnetic Media 

88,1% 

88,9% 

86,7% 

85,5% 

91,8% 

87,0% 

85,4% 

Storage 

Management 

Software 

60,4% 

66,7% 

68,0% 

68,0% 

49,5% 

52,2% 

52,1% 

Storage Area 

Networks (SAN) 

61,5% 

61,1% 

66,7% 

73,0% 

50,0% 

69,6% 

45,8% 

Storage Services 

33,0% 

30,6% 

32,0% 

35,0% 

32,4% 

30,4% 

33,3% 

Magneto-Optical 

Storage 

28,5% 

30,6% 

33,3% 

33,5% 

22,0% 

34,8% 

16,7% 

Compact Disks 

66,3% 

61,1% 

53,3% 

63,0% 

74,2% 

78,3% 

72,9% 

Microfilm 

46,1% 

44,4% 

41,3% 

49,5% 

47,8% 

39,1% 

39,6% 

DVDs 

41,6% 

31,9% 

34,7% 

43,5% 

44,0% 

43,5% 

50,0% 

Magnetic Tape 

61,5% 

55,6% 

54,7% 

65,0% 

62,6% 

60,9% 

52,5% 


Für die Anbieter dürfte besonders der Hunger bei den großen Unternehmen 

interessant sein, der sich mit 

über 25% und Investitionen über 300.000 US$ in der Tabelle niedergeschlagen hat. 






Auch bei kleineren Unternehmen besteht Bedarf, jedoch konzentriert sich dieser auf 

kleinere, kostengünstige Lösungen zwischen 10.000 und 50.000 US$. 

Wie viel will ihr Unternehmen in 2006 ungefähr in Archivierungs-Technologien investieren? 

Insgesamt 

1-100 

Wie viele Mitarbeiter hat ihr Unternehmen ungefähr insgesamt? 

101-1,000 

Über 1,000 

Insgesamt 

604 

71 

159 

374 

Null 

0,0% 

1,4% 

0,6% 

0% 

0-$10,000 

7,1% 

28,2% 

11,3% 

1,3% 

$10,000- 

$25,000 

7,9% 

28,2% 

12,6% 

2,1% 

$25,000- 

$50,000 

4,3% 

11,3% 

5,0% 

2,7% 

$50,000- 

$100,000 

7,0% 

1,4% 

13,2% 

5,3% 

$100,000- 

$200,000 

7,0% 

4,2% 

8,2% 

7,0% 

$200,000- 

$300,000 

3,6% 

1,4% 

3,1% 

4,3% 

Über 

$300,000 

17,5% 

2,8% 

4,4% 

25,9% 

Wissen es 

nicht 

42,2% 

16,9% 

38,4% 

48,9% 


Während viele der Befragten noch nicht sagen konnten, wie viel ihre Firma oder ihre 

Organisation 2006 für die Speicherung ausgeben wird, ist bei denjenigen die bereits 

Angaben machen konnten mit einer deutlichen Steigerung der Ausgaben zu rechnen 

(fast 60% planen für 2006 ihre Ausgaben zu erhöhen). 

Bitte geben sie an ob ihrer Ausgaben 2006 für die folgenden Bereiche steigen, fallen oder 

gleich bleiben (% gibt steigen an) 

Wie viele Mitarbeiter hat ihr Unternehmen ungefähr insgesamt? 

1-100 

101-1,000 

Über 1,000 

Gesamte 

Archivierungs- 

Investition 

58,0% 

53,2% 

58,6% 

Magnetic Media (Hard 

Drives) 

43,3% 

26,3% 

32,0% 

Storage Management 

Software 

37,3% 

30,8% 

31,7% 

Storage Area Networks 

(SAN) 

24,2% 

28,3% 

38,0% 

Storage Services 

20,0% 

21,3% 

21,8% 

Magneto-Optical 

Storage 

3,3% 

11,3% 

9,4% 

Compact Disks (CDs) 

23,0% 

15,0% 

15,7% 

Microfilm 

1,7% 

6,0% 

7,6% 

DVDs 

36,5% 

23,1% 

18,5% 

Magnetic Tape 

17,7% 

16,2% 

17,4% 


Der Markt der Lösungen für kleine und mittelgroße Unternehmen unterscheidet sich 

deutlich von dem der großen Unternehmen. Anbieter die meinen, die selben 

Produkte in beiden Bereichen verkaufen zu können werden damit nicht erfolgreich 

sein. 






Zusammengefasst zeigt die AIIM Studie einen wachsenden Bedarf an ECM- 

Lösungen und eine gestiegene Investitionsbereitschaft. Dabei darf man aber nicht 

übersehen, dass die Befragung sehr ILM- und speichersystemlastig war. 

Die Forrester-Studie November 2005 

Die Forrester Studie (http://www.forrester.com) aus dem Oktober 2005 hat die 

führenden Anbieter im ECM-Markt bewertet. Die Untersuchung beruhte auf 55 

Kriterien, die in drei Hauptbereiche unterteilt wurden: das momentane Angebot, 

Strategie sowie die Markt Präsenz. Dabei kam eine Kombination aus Produkt 

Informationen und Demos, Gutachten der Anbieter sowie Kundenbefragungen zur 

Geltung. Die von Forrester untersuchten Unternehmen waren EMC Documentum, 

FileNet, Hummingbird, IBM, Interwoven, Microsoft, Mobius Management Systems, 

Open Text, Oracle, Stellent und Vignette. 

Es wurde besonderer Wert auf die Beurteilung der ECM Suiten, also der 

Zusammenstellung unterschiedlicher ECM Technologien zu einer Gesamtlösung, 

gelegt. Momentan arbeiten alle Anbieter daran, die vom Markt geforderten ECM- 

Suiten anzubieten, sei es durch Eigenentwicklungen, neue Zusammenstellungen 

oder das Hinzukaufen von benötigten Lösungen. Da der ECM-Markt sich aber immer 

noch stark weiterentwickelt, unterscheiden sich die Fähigkeiten der Anbieter, eine 

Suite anzubieten noch weit voneinander und kein Unternehmen kann momentan eine 

Suite anbieten, die das gesamte Spektrum an Funktionalität abdeckt. 

Auf Grund der Entwicklung des ECM-Marktes in den letzten Jahren sowie der 

momentan wahrscheinlichsten Entwicklung in den nächsten Jahren, gibt es drei 

Tendenzen, die besonderes Gewicht bei der Positionierung der Anbieter im Markt 

haben. 

Zunächst sind die breitangelegten ECM-Suiten noch immer in der Entwicklung. 

Während Anbieter wie IBM und EMC schon lange dabei sind ihre Produkte in eine 

Suite zu integrieren, haben andere erst kürzlich begonnen ihre Einzellösungen in ein 

Gesamtprodukt zu integrieren. Infolge des unterschiedlichen Entwicklungsstandes 

und verschiedener Herangehensweisen (Eigenentwicklung vs. Zukauf) muss man bei 

den Herstellern besonders auf drei Punkte achten: 

• In wieweit wird der Content-Bereich (DM, WCM, RM, COLD …) durch die 

Produkte abgedeckt. 

• Wie gut sind die Komponenten integriert. 

• Wie weit wurden die Komponenten zu einer fertigen Suite zusammengefasst. 

Weiterhin sind die großen IT-Infrastruktur Anbieter auf dem Weg in den ECM Markt. 

Während IBM schon länger in diesem Bereich aktiv ist, sind Microsoft und Oracle 

noch dabei, ihre Produktpalette um ECM Lösungen zu erweitern. 

Der letzte Punkt betrifft die reinen ECM-Anbieter. Sie müssen sich in Zukunft 

entscheiden, ob sie ihre Strategie in Richtung Infrastruktur oder auf Contentspezifische 

Bereiche ausrichten. Durch den Einstieg der IT-Infrastruktur Anbieter in 

den ECM-Markt bietet sich eine Ausrichtung auf Content-bezogene Anwendungen 

an, um weniger Marktanteile an diese Unternehmen zu verlieren. 






Quelle : Forrester Research, Inc. 

Forrester kommt zu dem Ergebnis, dass EMC Documentum und IBM den Markt 

anführen, wobei viele der anderen Anbieter in Teilbereichen ebenso stark sind und 

für spezielle Anforderungen häufig eine bessere Lösung anbieten können. 

Die Einschätzungen der einzelnen Unternehmen in der Einteilung der Forrester- 

Analyse nach Führenden, starken Mitbewerbern und Mitbewerbern : 







Führende Unternehmen nach Forrester: 

• EMC Documentum ist dabei, sein Produktportfolio als eine komplette Information 

Life Cycle Plattform zu gestalten. EMC bietet ein breites ECM Angebot an und 

kann auch durch erweiterte Fähigkeiten wie Enterprise Suche, Content 

Integration und die Unterstützung für gemeinsames Arbeiten punkten. Allerdings 

fehlt EMC in Teilbereichen eine einheitliche Administrationsmöglichkeit, wofür es 

Abzüge im Bereich Suite-Readiness gibt. 

Gerade für Organisationen, die ihre bestehende IT-Infrastruktur um den Bereich 

ECM erweitern wollen, ist EMC eine gute Wahl. 

• IBMs Stärken liegen im breiten ECM Produktportfolio und der gesamten 

Information Management Strategie. Zusätzlich kann IBM eine Reihe an 

erweiterten Funktionen wie Team-Kollaboration, Enterprise Suche, Content 

Integration und Business Process Management anbieten. Trotz des großen 

Produktportfolios zeigt IBM Schwächen, wenn es darum geht eine ECM Suite 

anzubieten, da z.B. der DB2 Document Manager oder das Workplace Web 

Content Management eine unabhängige Administration oder Repository Services 

benötigen. IBMs Ansatz, ECM als Erweiterung einer Information Management 

Infrastruktur anzubieten trifft genau die Wünsche der Entscheidungsträger. 

Starke Mitbewerber nach Forrester: 

• FileNet ist im Segment der Versicherungen und Regierungsbehörden besonders 

stark vertreten. Die stärken von FileNets Produkten liegen vor allem in der 

Unterstützung von groß-volumigem Production Imaging. Ergänzend bietet 

FileNets P8 noch allgemeines Dokumenten Management, COLD und RM 

Unterstützung. Allerdings fehlen bei den Funktionen Aspekte wie Web Content 

Management und Digital Asset Management, weshalb FileNet im Bereich Breite 

der ECM Funktionen Punkte einbüßt. FileNet ist einer der Kandidaten, die immer 

wieder genannt werden, wenn es um Übernahmen von ECM Unternehmen geht. 

• Hummingbird zeigt sich stark im Bereich des Dokumenten Managements. Die 

Produkte eignen sich gut für das Management von Verträgen und Schriftverkehr. 

Durch die Übernahme von RedDot Solutions konnte Hummingbird zudem seine 

Produktpalette um Web Content Management bereichern. Die Übernahme und 

damit die notwendige aber noch nicht vollständige Integration der neuen 

Komponenten führen allerdings zu Abzügen bei der Bewertung von 

Hummingbirds Lösung als Suite. Im Gebiet der erweiterten Funktionen kann 

Hummingbird mit Enterprise Suche, Content Integration und Kollaboration 

punkten. 

• Interwoven bietet eine breite Palette an ECM Produkten an und auch in den 

Segmenten Web Content Management und Digital Asset Management ist 

Interwoven stark vertreten. Abzüge bei der Bewertung der Lösungen als Suite 

gab es für die unterschiedlichen Services für Administration, Workflow und 

Repository, die in den Bereichen WCM und DM eingesetzt werden. Eine Stärke 

der Produkte liegt in der guten Unterstützung für das gemeinschaftliche Arbeiten. 






• Open Text konnte durch Übernahmen sein Produktportfolio stärken und ist 

führend bei der Integration mit ERP Produkten (besonders SAP). Ergänzt wird 

das Angebot durch Business Process Management- und Enterprise Such- 

Funktionalität. Auch um Open Text halten sich hartnäckig Gerüchte über eine 

Übernahme, z.B. durch Microsoft. 

• Oracle bietet eine starke Plattform für ECM, die auf der vorhandenen 

Applikations-Infrastruktur und RDBMS Technologie von Oracle aufbaut. Auch in 

den Bereichen Enterprise Suche, Content Integration und Kollaboration ist Oracle 

mit einem breiten Angebot vertreten. Der Anbieter ist zwar relativ neu im ECM 

Markt, aber die solide Basis und die Strategie, ECM als Erweiterung von Basis 

Information Management Infrastruktur anzubieten, macht das Unternehmen für 

IT-Entscheidungsträger sehr interessant. 

• Stellent bietet momentan die kompletteste ECM Suite an und erzielte auch in den 

Punkten Architektur und Breite der Fähigkeiten hohe Werte. Schwächen zeigt 

Stellent bei den erweiterten Funktionen wie Kollaboration und Business Process 

Management. 

• Vignette ist für Organisationen zu empfehlen, die ein Leistungsfähiges Web 

Content Management sowie integriertes Dokumenten- und Records Management 

benötigen. Das Fehlen von Möglichkeiten zur einheitlichen Administration 

verhindern eine gute Bewertung von Vignettes Lösung als Suite. Vignette 

konzentriert sich auf ECM Komponenten, die unabhängig von der Infrastruktur 

sind und sich zu Content-Zentrierten Applikationen zusammenbauen lassen. 

Mitbewerber nach Forrester: 

• Microsoft ist erst spät in den ECM Markt eingestiegen und hat so momentan nur 

ein begrenztes Angebot an ECM Produkten. Aktuell bietet Microsoft nur 

rudimentäres Dokumenten Management und einfaches Web Content 

Management, jeweils als eigenständiges Produkt mit eigenen Administrationsund 

Repository-Tools. Allerdings plant Microsoft, im Bereich ECM stärker zu 

Investieren und hat auch schon eine Strategie bzw. Vision für einen Information 

Workplace. So wird es nur eine Frage der Zeit sein, wann Microsoft auch in 

diesem Markt sehr stark vertreten sein wird. 

• Mobius hat seine Kernfähigkeiten im Bereich COLD/ERM und baut seine ECM 

Suite auf dieser Basis auf, indem Web Content Management, Records 

Management und Document Imaging hinzugefügt werden. Um im Markt zu 

bestehen, muss Mobius die Administratoin seiner Produkte vereinfachen und sich 

auch auf andere Bereiche als COLD/ERM konzentrieren. 






Forresters Gewichtung 

EMC 

FileNet 

Hummingbird 

IBM 

Interwoven 

Microsoft 

Mobius Management 

Systems 

Open Text 

Oracle 

Stellent 

Vignette 

Aktuelles Angebot 50% 3,5 3,6 3,3 3,4 3,3 1,6 2,73 3,8 2,9 3,8 3,2 

Breite des Angebots 45% 3,4 3,1 3,6 3,5 4 0,9 2,8 3,8 1,6 3,9 3,5 

Suite readiness 20% 2,9 4,3 2 2,2 2,4 1,4 3,1 3,1 4,9 4,9 2 

Erweiterte Fähigkeiten 15% 2,4 2,3 2,8 4,6 1,1 2,3 1,05 3,7 3,9 0,8 1,8 

Architektur 15% 5 5 4 3,2 4,2 2,4 3,6 4,6 3,2 5 5 

Verschiedenes 5% 5 5 5 5 4,3 5 3 4,3 3,7 4,3 3,7 

Lizensierung und 

Preisgestaltung 

0% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 

Strategie 50% 3,9 3,3 3 4,6 3,3 4,6 1,85 2,3 3,9 3,3 3 

Produkt Strategie 65% 4 3 3 4,3 3 4,3 2,3 2,3 4,3 3 3 

Strategie für die 

35% 3,7 3,7 3 5 3,7 5 1 2,4 3,1 3,7 3,1 

Gesamtlösung 

Markt Präsenz 0% 4,3 3,3 2,6 5 2,5 5 1,3 3,3 5 2,6 2,5 

Unternehmensfinanzen 70% 4 3 2 5 2 5 1 3 5 2 2 

Kundenbasis 30% 5 4 4 5 3,5 5 2 4 5 4 3,5 

Geografische Präsenz 0% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 

Werte auf einer Skala von 0 (schwach) bis 5 (stark) 


Wie die Untersuchung zeigt, haben viele Unternehmen gerade in speziellen 

Bereichen ihre Stärken und werden diese zukünftig auch weiter ausbauen. Alle 

großen ECM Anbieter sind dabei, ihre Einzelprodukte auch als Suite anzubieten, was 

allerdings unterschiedlich gut gelingt. Die Unternehmen zielen mit ihren Produkten 

vor allem auf größere Unternehmen und Behörden. Kleine und mittlere Unternehmen 

sollten vorwiegend auf den „Best of Breed“ Ansatz vertrauen und für ihre speziellen 

Anforderungen Produkte von Herstellern auswählen, die genau diese Anforderungen 

gut erfüllen. Auch Open Source Software sollte von diesen Unternehmen in Betracht 

gezogen werden. 

Der Einstieg der großen IT-Unternehmen Oracle, IBM und Microsoft kann dem ECM 

Markt nochmals einen Schub geben. Anwender sollten sich nicht durch 

Übernahmegerüchte, z.B. für Open Text oder FileNet, abschrecken lassen. Eine 

Übernahme dieser Unternehmen durch eines der großen IT-Unternehmen kann zu 

besserem Service und verbesserter Technologie führen, da mehr Ressourcen zur 

Verfügung stehen. Egal für welchen der großen ECM Anbieter man sich als 

Anwender entscheidet, in den nächsten Jahren sollte keines dieser Unternehmen, 

beziehungsweise seine Technologie, vom Markt verschwinden 

Gestiegene Compliance-Anforderungen und eine damit verbundene Steigerung der 

Investitionen haben im ECM-Markt nach Meinung des Analysten Forrester bereits im 

Jahr 2005 zu einer jährlichen Wachstumsrate von 19% geführt. 






Der Gartner Magic Quadrant 

Im »Magic Quadrant for Enterprise Content Management« von Gartner 

(http://www.gartner.com) für das Jahr 2005 ist EMC als Leader positioniert. Nahezu 

gleich auf sehen die Marktforscher IBM, mit etwas Abstand folgen FileNet, OpenText 

und Stellent. Laut Gartner sind »Leaders« Hersteller, die qualitativ hochwertige 

Lösungen erfolgreich verkaufen, eine klare Vision ihres Marktes besitzen und aktiv 

Kompetenzen ausbauen, um dauerhaft ihre Führungsrolle zu verteidigen. 

Quelle: Gartner Research 

Dem Marktforschungsunternehmen zufolge werden die Anforderungen des Marktes 

und der Kunden an ECM-Systeme immer umfangreicher. Die Hersteller bieten 

deshalb zusätzliche Funktionalitäten an, die entweder in die ECM-Suite eingebunden 

sind oder mit dieser interoperabel sind. Diese Komponenten beinhalten: integrierte 

Archivierungs- und Wiederherstellungs-Systeme zur Speicherung feststehender 

Daten, inklusive Bilddateien und Printstream-Reports, elektronische Formulare zur 

Erfassung und zum Austausch digitaler Inhalte, Tools zum Management und zur 

Speicherung von Rich-Media-Dateien sowie Funktionen zur E-Mail-Verwaltung und - 

Speicherung zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben. 












20251 Hamburg 



1 

Trends aus Anwendersicht (1) 

• Rechtssichere Archivierung 

Die Diskussion um die GDPdU hat nunmehr – mit fast zwei 

Jahren Verspätung – auch die Anwenderunternehmen 

erreicht. Da schon die letzten zwei Jahrgänge digital 

aufbereitet für Prüfungen bereitstehen müssen, erhöht sich 

der Druck. 

• Virtuelle elektronische Akten 

Als eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit CRM- 

Lösungen sollen alle Dokumente und Informationen eines 

Kunden oder Vorganges zusammenhängend, strukturiert, 

übersicht und beliebig konfigurierbar dargeboten werden. 







20251 Hamburg 



2 


1



• Die universelle Inbox 

Nicht mehr an verschiedenen Stellen suchen müssen, 

sondern alle Eingangsinformationen aus den 

unterschiedlichsten Quellen und in beliebigen Formaten in 

einem einheitlichen Posteingangskorb zusammenführen und 

in einen Workflow einspeisen. 

• Entlastung für E-Mail und ERP 

Weiterhin ein großes Desiderat ist die Entlastung von 

überquellenden Bürokommunikationsprogrammen und immer 

größer und komplexer werdenden ERP-Systemen. 







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3 








20251 Hamburg 


• Personal und Kosten sparen durch 

Prozessunterstützung 

Wieder im Kommen sind BPR-, BPM- und Workflow-Themen. 

Bestehende Organisationen sind häufig bereits 

durchoptimiert, so dass weitere Verbesserungspotentiale nur 

durch Prozesssoftware erreicht werden können. 

• Erschließung und Wiedernutzung 

vorhandener Inhalte 

Das Aufräumen vorhandener Datengräber zur Verbesserung 

der Informationsqualität, die Vermeidung redundanter 

Aufbereitung von Content und die Erschließung von 

Informationen als Wissen gewinnen an Bedeutung und lassen 

selbst das fast verschwundene Schlagwort 

Wissensmanagement wieder aufleben. 


4 


2









20251 Hamburg 


• Effiziente Posteingangsverarbeitung 

Systeme zur weitgehenden automatischen Erfassung von 

Schriftgut, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und 

gesteuerten Weiterleitung werden inzwischen als wichtiges 

Effizienz- und Automatisierungspotential erkannt. Auch wenn 

mancher gleich von Rechnungen auf Papier abrückt und auf 

einen vollständigen elektronischen Informationsaustausch 

setzt. 


Zumindest bei Projekten in der öffentlichen Verwaltung 

gewinnt die elektronische Signatur an Fahrt und die ersten 

großen Vorhaben mit Einsatz der „Massensignatur“ beim 

Scannen bahnen sich an. 


5 




• Ablösung von Inseln und proprietären 

Systemen 

Die Integration in die vorhandene IT-Landschaft, die 

Einbettung von Dokumenten-Technologien in vorhandene 

Anwendungen und die Abkehr von älteren Insellösungen 

lassen das Thema Migration zum Dauerbrenner werden. 

• Bereinigung der IT-Infrastruktur 

Server-, Netzwerk- und Anwendungsarchitekturkonsolidierungen 

beschäftigen alle IT-Manager in großen 

Unternehmen. Im Rahmen dieser Maßnahmen wird auch über 

Information Lifecycle Management mit Vereinheitlichung der 

Speichersysteme, Archive und Datenbanken nachgedacht. 





20251 Hamburg 



6 


3


Marktanalysen 







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7 

Aktuelle AIIM Studie 2006 







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Umfang: 

• Die wichtigsten Industriezweige 

• Staatliche, lokale und provinzielle Regierungen – 15,3% 

• Banken und Finanzen – 12,7% 

• Versicherungen – 8,7% 

• Handwerk und Technik – 8,4% 

• Versorgung, Öl und Gas – 7,4% 

• Größe der Unternehmen 

• klein (1-100 Mitarbeiter) – 11,9% 

• mittel (101-1000 Mitarbeiter) – 26,4% 

• groß (über 1000 Mitarbeiter) – 61,7% 

• Aufgabe innerhalb des Unternehmens 

• Geschäftszweigs- oder Prozessverantwortlicher - 7,1% 

• Records Management- oder Dokumenten Management-Fachmann – 

51,4% 

• IT-Manager – 21,1% 

• Geographie 

• United Staates – 78,1% 

• Kanada – 9,9% 

• United Kingdom – 3,6% 

8 


4


Aktuelle AIIM Studie 2006 

Wesentliche Ergebnisse 



• Für ein signifikantes Segment der End-User-Community ist 

die Speicherung von unstrukturierten Information von 

wachsender Bedeutung 

• Drei von 10 End-User gaben an, dass 40% ihres 

Gesamtspeichers für unstrukturierte Dokumente und 

Informationen genutzt wird 

• Besonders große Unternehmen arbeiten an der 

Konsolidierung und Rationalisierung ihrer Speicher- und 

Archivstrategien 

• Dabei sind die Sicherung der business continuity, die 

Bereitstellung von Informationen innerhalb des Unternehmens 

und die Minimierung der Gefahr von Rechtsstreitigkeiten 

(Compliance, Litigation avoidance) die treibenden Kräfte 

• Business continuity wird von 41,2% der Befragten als ein 

kritischer oder extrem wichtiger Faktor angesehen 





20251 Hamburg 


Hinweis: Eine ausführlichere Darstellung finden sie im nächsten 

PROJECT CONSULT Newsletter 


9 

Nutzenerwartung bei Unternehmen ohne 

ein DMS System 







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5


Gründe für DMS-Projektabbruch 







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Trends aus Marketingsicht 

• ECM Enterprise Content Management 

• RM Records Management 

• DAM Digital Asset Management 

• ILM Information Lifecycle Management 

• Capture 

• Compliance 







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12 


6



• Records Management oder Electronic Records Management 

bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und 

Organisationskomponente zur Handhabung von 

Aufzeichnungen 

• ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher 

Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier 

wiederfinden 

• ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECM. 

Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in 

Deutschland und wird durch zahlreiche internationale 

Standards gestützt 







20251 Hamburg 



13 


• DAM Digital Asset Management, oder MAM Media Asset 

Management, oder RMM Rich Media Management, oder ... 

• Vielfältigste Akronyme leiten bereits heute die nächste Welle 

der Entwicklung ein, die sich versucht von CM Content 

Management, WCM Web Content Management und ECM 

Enterprise Content Management abzuheben 

• Noch bewegen sich die Anbieter nur im Randbereich von 

DRT und sind im traditionellen Marktsegment noch nicht 

richtig sichtbar geworden 







20251 Hamburg 



14 


7


ILM Information Lifecycle Management 







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• Neues „Schlagwort“ der Anbieter von Speicher-Technologien 

(Storage) 

• Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zur 

Verwaltung des Lebenszyklus von Daten 

• Hinterlegte „Policies“ (Regeln) steuern die Speicherung, 

Speicherorte und Aussonderung von Informationen 

• Weiterentwicklung des HSM hierarchischen 

Speichermanagements in Richtung elektronische 

Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise 

Content Management 

• Betriebssystemnahe Infrastruktur 

• Wird zum Teil als Oberbegriff von ECM ... +...+... benutzt, 

stellt sich aber auch als Store- und Preserve-Komponente 

innerhalb von ECM dar 


15 

Capture 

• Unter der diesem Obergriff versammeln sich die Anbieter von 

Erfassungs-, OCR/ICR- und Klassifikationslösungen 

• Dieser Unterbereich von ECM hat inzwischen ein 

eigenständiges Profil gewonnen, obwohl die Komponenten 

meistens nur als Subsysteme anderer DRT-Lösungen zum 

Einsatz kommen 

• Rechungseingang 

• automatische Klassifikation der 2. Generation 







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8


Compliance 

Die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von 

rechtlichen und regulativen Vorgaben. 







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Rechtliche Anforderungen 



• Sarbanes-Oxley 

• GDPdU 

• Verrechnungspreisdokumentation 

• GoBS 

• BASEL II 

• FDA 

• Kontrag 

• Elektronische Rechnung 

• HIPAA 

• ... 





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9


Trends aus Technologiesicht 

und Produktentwicklungssicht 







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Architekturen und Standards 

• Dienste-Konzept 

(Service-Oriented Architecture) 

• Standards 







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Plattformen 

• Linux 

• Browser-basierte Clienten 







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Sprachen 

• JAVA 

• XML 







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Produktentwicklungen 







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• Branchenlösungen 

• E-Mail-Archivierung 

• Records Management 

• Workflow 

• Farbscannen 

• Rechnungseingangserfassung 

• Automatische Klassifikation 

• Portallösungen 

• ECM Suiten 

• Administrationstools 

• „Intelligente“ Speichersysteme 

• Output-Management 


23 

Trends aus Marktsicht 

Allgemeine Markterscheinungen 

• Marktkonsolidierung 

• Konvergenz 

• Keine geschlossene DMS-Branche mehr 







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24 


12






• Marktkonsolidierung 

Die Marktkonsolidierung ist immer noch nicht abgeschlossen, 

obwohl auch aus Randbereichen immer neue Firmen in das 

angestammte Territorium der DRT-Branche vorstoßen. 

Aufkäufe dienten bisher zur Ergänzung des 

Technologieportfolio, zukünftig wird es aber um Marktanteile 

gehen. 

• Konvergenz 

Die Anbieter sind bemüht, immer mehr Funktionalität, wenn 

nicht aus der eigenen Programmierwerkstätte, dann durch 

Zukäufe, Partnerprodukte oder Komponenten, 

zusammenzuführen. 





20251 Hamburg 



25 









20251 Hamburg 


• Das Partnergeschäft wird schwieriger 

Immer weniger Systemhäuser lassen sich auf exklusive 

Partnerschaften ein und bieten häufig einen bunten 

Blumenstrauß von Produkten, die dann wahlweise zum 

Einsatz kommen. Das Gewinnen und Halten von Partnern 

wird damit für die Produkthersteller immer schwieriger und 

aufwendiger – zumal sich alle Anbieter um die gleichen 

großen Integratoren bemühen. 

• Keine geschlossene DMS-Branche mehr 

Durch Konvergenz, Konsolidierung und Ausweitung des 

Produktspektrums sind die Grenzen mit dem allgemeinen 

ITK-Markt immer weniger sichtbar. Durch unterschiedliche 

Marketingslogans und immer neue Positionierungen 

verwässern die Marktteilnehmer die Visibilität als 

eigenständige Branche immer mehr. 


26 


13


Lösungsanbieter im Wettbewerb 

Collaboration 

IBM, Microsoft, Oracle 

Outputmanagement 

WCM/Portal 

Vignette, Interwoven, 

Stellent, RedDot 

BetaSystems, ISIS 

ERP-Workflow/ 

Records Manag. 

SAP, Oracle, Sage 

Traditionelle ECM-Anbieter 

EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird, 

FileNet, Banctec, Saperion, d.velop, 

GFT Solutions, EASY, Ceyoniq, 

ELO, Docuware, etc. 

Xerox, Canon, Ricoh 

Hardware 






FSC, Bearing Point, 

Accenture 

Integration 

HP, Storagetek, EMC, 

Hitachi, Veritas 

Storage/Archivierung 

Oracle, Microsoft, IBM, 

Verity 

Database 


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Collaboration 



WCM/Portal 




ERP-Workflow/ 









Hardware 







Accenture 

Integration 





Verity 

Database 


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28 


14



Internationale Anbieter: 

• EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird, 

FileNet, Banctec, etc. 

Deutscher Mittelsstand: 

• Saperion, d.velop, GFT Solutions, EASY, Ceyoniq, ELO, 

Docuware, SER Solutions, etc. 







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Collaboration 



WCM/Portal 




ERP-Workflow/ 









Hardware 







Accenture 

Integration 





Verity 

Database 


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15


Collaboration 







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• IBM 

• Unterschiedliche Strategien in den Säulen 

• WebSphere, DB2, Domino 

• Microsoft 

• Storage 

• Sharepoint 

• ECM Portfolio Strategie 

• Biztalk, Infopath 

• Archiv-Schnittstelle 

• Oracle 

• Integriert in 10g 

• “Blob“-Strategie 


31 


Collaboration 



WCM/Portal 




ERP-Workflow/ 









Hardware 







Accenture 

Integration 





Verity 

Database 


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32 


16



• Betasystems 

• ISIS 

• U.a. 







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33 


Collaboration 



WCM/Portal 




ERP-Workflow/ 





FileNet, Banctec, etc. 

Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq, 



Hardware 







Accenture 

Integration 





Verity 

Database 


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17


Database 

Datenbanken 

• Oracle 

• IBM 

• Microsoft 

Suchmaschinen 

• Diverse Ansätze 







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Collaboration 



WCM/Portal 




ERP-Workflow/ 









Hardware 







Accenture 

Integration 





Verity 

Database 


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18


ILM 

• HP 

• Storagetek 

• EMC 

• Hitachi 

• Symantec/Veritas 

• U.a. 







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37 


Collaboration 



WCM/Portal 




ERP-Workflow/ 









Hardware 







Accenture 

Integration 





Verity 

Database 


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19


ERP 

• SAP 

• Oracle 

• Sage 

• U.a. 







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Collaboration 



WCM/Portal 




ERP-Workflow/ 









Hardware 







Accenture 

Integration 





Verity 

Database 


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20


WCM 

• Vignette 

• Interwoven 

• Stellent 







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Trends aus Technologiesicht 

und Produktentwicklungssicht 







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Architekturen und Standards 

• Dienste-Konzept 

(Service-Oriented Architecture) 

• Standards 







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Plattformen 

• Linux 

• Browser-basierte Clienten 







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Sprachen 

• JAVA 

• XML 







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45 


23

Ausblick 





Hamburg 2006

Ausblick 

Ausblick 




Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe 

Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission 

Ein Ausblick hat immer etwas mit Zukunft zu. Die Zukunft entwickelt sich aus der 

Gegenwart, ist aber nur eingeschränkt und nur mit großen Unsicherheitsfaktoren 

einzuschätzen. 

„Die Zukunft liegt im Nebel und man sollte daher nie sein Schiff mit voller 

Geschwindigkeit ins Ungewisse steuern. Bei klarer Sicht, auf den heutigen Tag 

bezogen, sind Entscheidungen abzuwägen, und es ist vergeblich darauf zu hoffen, 

daß jenseits des Nebels die Paradiesinsel mit der Lösung aller Probleme auf uns 

wartet.“ (Ulrich Kampffmeyer, 1996) 

Die folgenden Kapitel sind daher eher als Diskussionsgrundlage und Anregung zu 

sehen, sich mit den anstehenden Problemen des Informationszeitalters 

auseinanderzusetzen. 

Sturmflut der Information 

„Drowned by the Flood“ – zunächst würde man heute hier an Katastrophen an der 

Elbe, am Yangtse oder am Ganges denken. Mit einer anderen Flut muss sich derzeit 

jeder Anwender eines E-Mail-Postkorbes auseinandersetzen. Die Geschwindigkeit, 

mit der Informationen elektronisch erstellt und verteilt werden, steigt exponentiell. 

Inzwischen ist das Problem der Überführung von Papier in elektronische Systeme 

fast nachrangig geworden. Diese Sturmflut der Informationen trifft auf Lösungen, die 

für die Erschließung, Verwaltung und Bereitstellung von großen Datenmengen kaum 

vorbereitet sind – auf hierarchische Dateimanager, E-Mail-Postkörbe, verlinkte URL- 

Strukturen. Zwar bieten Content-, Dokumenten-, Records-, Media-Asset- und Archiv- 

Management-Systeme notwendige Komponenten an. Jedoch gehören diese noch 

lange nicht zur Basisausstattung der IT-Infrastruktur. Sie fristen vielfach noch als 

Insellösungen ihr Dasein. 

„In den 80er Jahren wurde ein Mangel an Information postuliert, der Entscheidungen 

beeinträchtigt. Das Blatt hat sich gewendet: seit den 90er Jahren gilt es aus der Flut 

von Information die entscheidungs¬relevante herauszufiltern.“ (Ulrich Kampffmeyer, 

1999) 

Der Wert von Information, die Abhängigkeit von der ständigen Verfügbarkeit von 

Information und die einfache Erschließbarkeit strukturierter wie auch unstrukturierter 

Information sind immer noch nicht überall erkannt. Dokumenten-Technologien haben 

häufig noch einen nachgeordneten, „Nice-to-Have“-Stellenwert. Es wird gern über 

Wissensmanagement philosophiert – vor einigen Jahren hätte man auch noch die 

Meinung vertreten können, man habe zu wenig Information – inzwischen haben sich 

aber die Fronten gedreht. Der Anwender erstickt in Information. Die Ermittlung der 

richtigen Information in der richtigen Qualität schluckt immer mehr Zeit. Auch die Idee 

des Internets als öffentlich zugänglicher globaler, universeller Informationsspeicher 


Thema: Ausblick Topic: Status: Fertig 

Datei: Ausblick.doc Datum: 04.04.2006 Version: 1.0 


Ausblick 

wird zunehmend in Frage gestellt – strukturierte, qualitätsgesicherte, zielgerichtete 

Informationssammlungen, Verzeichnisse und Datenbanken sind wieder auf dem 

Vormarsch. Die Anwender stellen sich sogar wieder darauf ein, dass Information 

nicht mehr kostenfrei ist, sondern in Abhängigkeit ihres Wertes bezahlt werden muss. 

„Wir ertrinken in Information und dürsten nach Wissen.“ (John Naisbitt, Megatrends, 

2000) 

Einerseits ertrinken wir in Information – und dürsten nach Wissen (um dieses Zitat zu 

bringen) - andererseits treten die ersten digitalen Überlieferungslücken auf. Solange 

nur irgendwelche Webseiten für immer verschwinden, war man bereit dieses in Kauf 

zu nehmen. Anders ist dies bei wirtschaftlich, wissenschaftlich, rechtlich oder aber 

historisch wichtigen Informationen. Allein auf Grund von Technologie- und Format- 

Lücken sehen die End-70er und Anfangs-80er heute schon sehr düster aus. 

Während uns die Systeme ständig nach dem Moore`schen Gesetz steigende 

Kapazitäten bereitstellen werden, so kann die Bewahrung von Information und die 

effiziente Verwaltung bereits heute kaum mehr Schritt halten. 

„Wir erleben gleichzeitig einen ‚Information Overload’ und ein sich auftuendes 

‚Information Gap’ während die ‚Information Divide’ zunehmend Wissende mit Zugang 

zu Information von der Masse der Menschen trennt.“ (Ulrich Kampffmeyer, 2002) 

Information Overload, Information Gap und Information Divide 

Die organisatorische Dimension, die Frage der Bewertung und die Abhängigkeit von 

der Verfügbarkeit werden eher komplexer und aufwendiger denn einfacher. Wir 

können auch nicht mehr einfach „STOP“ sagen und uns zurücklehnen – eine 

Nichtbeteiligung an der informationsund telekommunikationstechnologischen 

Entwicklung würde uns schnell ins „Aus“ bringen. So erleben wir gegenwärtig quasi 

gleichzeitig eine „Information Divide“, ein sich öffnendes „Information Gap“ und einen 

„Information Overflow“. Dokumenten-Technologien müssen endlich ihren Platz in 

globalen, nationalen, regionalen, unternehmensweiten und individuellen Sphären 

finden. Die Informationsflut macht auch nicht mehr vor dem Privatmann halt. 

Moderne Dokumenten-Technologie-Lösungen müssen daher nicht mehr nur auf den 

sogenannten professionellen Benutzer im Büro, sondern auch auf Privatleute und 

Menschen, die wenig mit IT zu tun haben, zugeschnitten werden. Das Problem der 

Bewältigung der Informationsflut zieht damit immer größere Kreise und hat leider den 

Nachteil, dass die einmal überschwemmten Gebiete nie wieder freigegeben werden. 

Vision des papierlosen Büros 

Die Vision der automatisierten Vorgangsbearbeitung, bei der alle Papier- und 

elektronischen Dokumente auf dem Bildschirm präsentiert werden, ist eines der 

großen Ziele der Informations- und Telekommunikationsindustrie. Diese Vision vom 

„papierlosen Büro“ habe ich immer als überzogen empfunden, denn eigentlich 

gehöre ich zu den Verfechtern der „harmloseren“ Variante des „papierarmen Büros“. 

Anonyme Zitate wie „das papierlose Büro wird es genauso wenig geben wie das 

papierlose Klo“ (Entschuldigung!) waren indirekt das Leitmotto der seriösen Vertreter 

der DRT-Branche. Allerdings kann man das Eine ebenso wie das Andere nicht 

verallgemeinern. Wir müssen uns sogar damit abfinden, dass es noch schlimmer 

kommt – das menschenleere Büro, das nur noch in der virtuellen Welt der Software 





Ausblick 

existiert. Hierbei geht es aber nicht um den Telearbeitsplatz, sondern um die 

Übernahme von immer mehr Aufgaben der täglichen Arbeit mit Information durch die 

Software selbst. 

„Nichts verändert die Arbeitsplätze und Arbeitsbedingungen so sehr wie der Einsatz 

von Dokumenten-Technologien.“ (Ulrich Kampffmeyer, 1999) 

Unsere Arbeitswelt hat sich verändert – Papier ist heute nur eine mögliche 

Repräsentation von mit elektronischer Unterstützung erstellten Inhalten. Briefe 

werden mit Textverarbeitungen getippt oder von Hostsystemen als 

Massenaussendung automatisch generiert. Nur zur Sicherheit nimmt mancher 

Vortragende noch einen Folienausdruck seiner elektronischen Präsentation mit. 

Daten werden nicht manuell addiert, sondern in Spreadsheets erfasst und 

verarbeitet. Nach den ersten mühsamen Anläufen Ende der 80er Jahre findet jetzt 

auch die Handschrift ihren Weg in das multimediale Pad-Note-E-Book. Diplomanden 

trainieren inzwischen die Verfassung handschriftlicher Texte, um in ihren 

mehrstündigen Examensklausuren nicht mit Handkrämpfen zu versagen. Selbst die 

herkömmliche Tastatur des Computers ist bedroht, wenn man die Entwicklung der 

Spracheingabe und die Virtuosität der Kids bei der Verfassung von SMS-Texten mit 

gerade mal 12 Tasten blind unter der Schulbank verfolgt. Elektronische 

Informationen sind auf dem Vormarsch und es gibt zunehmend Dokumente, die nicht 

mehr für eine physische Repräsentation in Papier ausgelegt sind – personalisierter 

Content, der nach Belieben in unterschiedlichen Layouts dargestellt wird, oder 

elektronisch signierte Dokumente, die nur in der virtuellen Softwarewelt gültig sind. 

Die Anpassung von Gesetzen in den letzten 2 Jahren hat ihr Übriges dazu 

beigetragen, elektronische Dokumente als rechtskräftig anzuerkennen und die 

Papierform vielerorts überflüssig zu machen. Dies alles nährt die Version vom 

papierlosen Büro. 

Vom papierarmen zum menschenlosen Büro 

Es ist klar, dass das Arbeiten mit Papier, verstreut auf einem Schreibtisch, 

übersichtlich geordnet, mit Markern und Notizen versehen, anders funktioniert als die 

sequentielle Darstellung von Images auf einem meist zu kleinen Bildschirm. Auch 

zwei Seiten gleichzeitig nebeneinander darzustellen, kann nicht das taktile Gefühl 

des Wühlens in Papier, des schnellen Zugriffs nach der Erinnerung, das Vermitteln 

einer Übersicht ersetzen. Deshalb wird es meines Erachtens zukünftig eine 

Vierteilung geben: 

• Das „papierreiche Büro“ des intellektuellen Denkers, der die EDV nur als 

Unterstützung für die Niederlegung von Ergebnissen und zur Kommunikation 

benutzt. 

• Das „papierarme Büro“ des Knowledge Workers, der in beiden Welten lebt und 

sich mit dem Medienbruch arrangiert hat, für den die elektronische Welt die 

Hauptwissensquelle und Arbeitsplattform darstellt, der aber die Welt des Papiers 

zur eigenen Arbeitsorganisation benötigt. 

• Das „papierlose Büro“ des Sachbearbeiters in einer Vorgangsbearbeitung mit 

früher Erfassung von Dokumenten, dem das digitalisierte Papier zusammen mit 

Informationen aus anderen elektronischen Quellen zusammenhängend 

präsentiert wird. 





Ausblick 

• Das „elektronische Büro“, in dem der Mensch von den Prozessen und der 

Bearbeitung ausgeschlossen ist, bei dem sich Programme miteinander 

unterhalten und Geschäfte vollautomatisiert abwickeln, wo der Mensch vielleicht 

noch für Entscheidungen, Prüfungen und Korrekturen eingreift. 

Beim letzteren kann man nicht mehr vom „Büro“ im herkömmlichen Sinne sprechen. 

In der virtuellen Welt des E-Business und E-Commerce tritt der Mensch noch als 

möglicher Initiator oder Empfänger auf. Die Bearbeitung von Dokumenten und die 

Durchführung von Prozessen übernimmt die Software, heute noch vordefiniert und 

programmiert, in Zukunft sogar die Gewohnheiten des Initiators und Empfängers 

beobachtend, eigene Regeln bildend und selbstlernend. Heute ist das „papierlose 

Büro“ vielerorts noch Vision, in manchen Unternehmen und in einzelnen Prozessen 

hat die Zukunft aber schon begonnen. Ob dies human, sozial und gesellschaftlich 

verträglich ist, müssen die nächsten Jahre zeigen. 

Millionen Arbeitslose mehr? 

Die Krise der DRT-Branche setzt Personal frei 

Die Krise der Anbieter für Document Related Technologies (DRT), die in 

Deutschland sowohl die börsennotierten, mittelständischen und kleineren Anbieter 

betroffen hat, veränderte auch massiv den Personalmarkt. Waren früher DRT- 

Spezialisten rare Ware, so wurden in den letzten Jahren bedingt durch 

Firmenaufgaben, „Mergers & Acquisitions“, Insolvenzen und Straffung der 

Organisation zahlreiche Mitarbeiter freigesetzt. Wie auch in vielen anderen Branchen 

suchten sich die guten Kräfte rechtzeitig neue, sichere Jobs. Auf der 

Managementebene war dies jedoch problematischer: wer wollte schon als 

ehemaliger Vorstand oder Geschäftsführer einen untergeordneten Posten 

übernehmen, welcher ehemals als Vertriebsleiter oder Marketingchef beschäftigte 

Mitarbeiter auf die Position eines „Klinkenputzers“ im Vertrieb zurückfallen? Dies 

führte zu einer Schwemme an neuen Beratungsgesellschaften und Freiberuflern. Da 

auch die Anzahl der Projekte, bedingt durch die nunmehr auch offiziell bestätigte 

Rezession, zurückging, wurden die Kämpfe um Kunden härter. Die Folge: Preis- und 

Qualitätsverfall. Da die potentiellen Kunden selbst sparen müssen, wurden 

Qualitätsmängel häufig akzeptiert und der billigste Beratungsanbieter genommen. Da 

auch Produktanbieter und Systemhäuser am „Beratungskuchen“ partizipieren, die 

komplette Wertschöpfungskette abgreifen wollen, möglichst ohne unbequemen 

unabhängigen Berater, verschärft sich die Situation zunehmend. Viele der ehemals 

in der DRT-Branche Tätigen wechselten daher sogar die Branche oder sind noch 

immer arbeitslos. Damit sind wir beim eigentlichen Thema: welchen Beitrag leistet 

die Dokumenten-Technologien-Branche - unabhängig von der Freisetzung der 

eigenen Mitarbeiter - zur wachsenden Arbeitslosigkeit? 

Das größte Einsparpotential liegt beim Personal 

Der Einsatz moderner Dokumenten-Technologien kann viele 

Effizienzverbesserungen und Einsparpotentiale mit sich bringen. Betrachtet man die 

im Rahmen einer Ist-Analyse ermittelten rechenbaren Kosten, so fallen auf die 

Einsparungen bei Räumen- und Ablagemedien nur sehr geringe Anteile. Die 

einsparfähigen rechenbaren Kosten werden außerdem häufig durch die Kosten für 

neue Infrastruktur, Lizenzen, die Durchführung des Projektes und Wartung 





Ausblick 

neutralisiert. Die Einsparung von Zeit ist ein wesentlicher Faktor, der aber direkt auch 

mit der Ressource Personal verknüpft ist – mehr in besserer Qualität in kürzerer Zeit 

erledigen kann auch heißen, die gleiche Arbeitslast mit weniger Personal zu 

bewältigen. Effizienzsteigerungen, Verbesserungen, medienbruchfreie 

Zusammenführung aller Informationen, besserer Kundenservice etc., die typischen 

qualitativen Nutzenmerkmale, sind häufig nicht genau quantifizierbar. Sie sind aber 

notwendig, um Projekte überhaupt als wirtschaftlich vertretbar zu verargumentieren. 

So bleibt häufig als wichtigstes bezifferbares Einsparpotential das Personal. Hier 

werden denn schnell einmal „überflüssige“ Ressourcen in traditionellen Archiven, im 

Posteingang, in der vorgelagerten Bearbeitung für die Sachbearbeitung, in der 

Aktenzulieferungslogistik, in der Genehmigungshierarchie etc. auf dem Papier 

wegrationalisiert. 

„Werden Dokumenten-Technologien wirklich konsequent eingesetzt, Prozesse 

automatisiert, der vielfach postulierte ROI durch Einsparungen wahrgemacht, so wird 

dies zu Millionen von weiteren Arbeitslosen führen.“ (Ulrich Kampffmeyer, 1999) 

Wer „virtuelle elektronische Akten“ und softwaregestützten Workflow in seinem DRT- 

Projekt plant, hat immer auch die Einsparung von Personal im Sinn. Es finden sich 

daher auch in fast allen ROI Return-on-Invest Planungen größere Positionen, die auf 

der möglichen Einsparung von Mitarbeitern basieren. 

Werden die Einsparpotentiale der ROI-Betrachtungen umgesetzt? 

In der Realität sieht es bei der Umsetzung der Personaleinsparpotentiale häufig 

anders aus als in den ROI-Betrachtungen. Man braucht zusätzliches qualifiziertes 

Personal für Administration und Betrieb, zentrale Scanning-Bereiche müssen 

personell besetzt werden und die Umsetzung von Personal aus dem herkömmlichen 

Archivbereich und dem Posteingang ist häufig nicht geeignet oder ausreichend, 

Arbeitsverträge und das Engagement der Personalvertretungen stehen Kündigungen 

entgegen, es wird manchmal sogar offenbar, dass das auf dem Papier eingesparte 

Personal vielleicht sogar der wichtigste Wertschöpfungsfaktor des Unternehmens ist. 

Die vielbeschworenen Einsparpotentiale werden daher eher selten umgesetzt. Ist 

eine DRT-Lösung vernünftig geplant, kann dies sogar verkraftet werden, da in 

anderen Feldern die beabsichtigten Verbesserungen erreicht werden. Es wird 

allerdings immer deutlicher, dass die mit der Einführung von DRT-Lösungen 

verbundenen Ziele der Personaleinsparung immer aggressiver verfolgt werden. Mit 

Duldung der Personalvertretungen, die sich zumindest für das verbleibende Personal 

bessere, moderne, qualifiziertere und sicherere Arbeitsplätze versprechen, oder, 

wenn es sein muss gegen die Mitarbeiter. Human- und Sozialverträglichkeit bleiben 

dabei zunehmend auf der Strecke. Aufgabe jedes DRT-Projektes sollte es daher 

auch sein, sich um diese Folgen verantwortungsvoll zu kümmern. 

Mehr Arbeitslose durch den effizienten Einsatz von Dokumenten-Technologien! 

Betrachtet man die Veränderungen aus historischer Sicht, so lassen sich einige 

Zyklen erkennen, die Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt haben. Mit der 

Mechanisierung der Landwirtschaft wurden im 19. Jahrhundert Heerscharen von 

Bauern, Landarbeitern und Tagelöhnern freigesetzt. Diese nahm damals die 

aufstrebende Industrie auf, sie waren das menschliche Futter der industriellen 

Revolution. Die industrielle Revolution mündete in die Automatisierung der Industrie. 





Ausblick 

So wurden im 20. Jahrhundert, zunehmend in der zweiten Hälfte, die industriellen 

Fertigungsprozesse immer mehr automatisiert. Die ursprünglich benötigten Massen 

von Arbeitern wurden wieder freigesetzt. Sie wurden von der sich entwickelnden 

Dienstleistungsgesellschaft und von den wachsenden Verwaltungsbereichen 

zunächst in Teilen aufgesogen. In Deutschland blieb Ende des Jahrtausends bereits 

ein Bodensatz von mehreren Millionen zurück. Nun steht die 

Dienstleistungsgesellschaft mit ihren aufgeblähten Verwaltungen selbst zur 

Automatisierung an. Document-Related-Technologies wie Workflow, Business 

Process Management, E-Business, E-Commerce, ECM Enterprise Content 

Management, Output Management, Capture with automatic Classification, Indexing 

and Routing sind hier die Schlagworte. In Prozessen, bei denen es um “elektrisch 

rein, elektrisch verarbeiten, elektrisch raus” geht, spielt der Mensch nur noch eine 

nachgeordnete Rolle. Er beschränkt sich auf Fehler- und Problemfallbehandlung, 

vielleicht noch Entscheidungen, vielleicht braucht man ihn auch noch zur 

rechtskräftigen Absegnung der Ergebnisse, die von der Software bereitgestellt 

werden. Das „papierlose Büro“ entwickelt sich von einer positiv besetzten Vision 

nunmehr in neuer Gestalt, als „menschenloses, automatisiertes Büro“, zur 

Apokalypse des Arbeitsmarktes und des Generationenvertrages. 

Die Hybris der politischen Botschaft 

Die Automatisierung des Dienstleistungs- und Verwaltungssektors der Wirtschaft und 

der öffentlichen Hand sind zu Beginn des 3. Jahrtausends die größte 

Herausforderung für den Arbeitsmarkt. Hier vollzieht sich der gleiche Prozess wie bei 

der industriellen Revolution, nur dass heute keine Auffangposition in Sicht ist. 

Betrachtet man in diesem Licht die Anstrengungen der Politik durch E-Government 

und Verwaltungsreform Effizienzsteigerungen in den Behörden voranzutreiben, 

natürlich mit Einsatz modernster Software, dann ist auch hier die Konsequenz der 

Realisierung von Einsparpotentialen, den Verwaltungsapparat zu entschlacken, 

Personal abzubauen. Welche neuen Arbeitsplätze sollen denn Bund, Länder, Bezirke 

und Kommunen anbieten? Werden alle Mitarbeiter gehalten, geht die Arbeit vielleicht 

effizienter und schneller, mit besserer Dienstleistungsqualität vonstatten – der 

Kostenblock des Personals aber bleibt. Nimmt man einmal nur die in 2003 bekannt 

gewordenen Zahlen der Bundesanstalt für Arbeit. Dort beschäftigt sich das Gros der 

Mitarbeiter mit der eigenen Verwaltung, nicht etwa mit der Vermittlung von 

Arbeitslosen. Würde hier konsequent reorganisiert, müssten eigentlich eine Reihe 

der Mitarbeiter den Stuhl wechseln, vom Angestellten hinter dem Schreibtisch zum 

Arbeitslosen vor dem Schreibtisch. 

Ist unser Wirtschaftskonzept am Ende? 

Die wachsende Arbeitslosigkeit von Verwaltungsmitarbeitern bringt die soziale 

Altersabsicherung endgültig ins Minus. Die Industrie wird nicht mehr nennenswert 

neue Arbeitskräfte aufnehmen – neue Fabriken sind weitgehend automatisiert, 

Fertigungen mit hohem Anteil an manueller Tätigkeit legt man lieber in 

Billiglohnländer. Der Handel wird nicht mehr nennenswert neue Mitarbeiter 

aufnehmen – Großmärkte mit wenigen Logistik- und Kassenkräften verdrängen die 

letzten Kleinbetriebe. Der Dienstleistungssektor wird nicht mehr nennenswert neue 

Arbeitskräfte aufnehmen – er rationalisiert, automatisiert und ergänzt traditionelle 

Angebote durch elektronische Services. Besonders dort, wo keine physischen 





Ausblick 

Produkte geschaffen werden, schreitet der Personalabbau voran. Banken und 

Versicherungen sind ein „gutes“, eher abschreckendes Beispiel. 

Ist unser Wirtschaftskonzept in Deutschland am Ende, werden wir die Millionen 

Arbeitslosen nicht mehr los? Im europäischen Vergleich ist Deutschland als 

Wirtschaftsstandort an das untere Ende der Skala abgerutscht. Wo die Politik 

angesichts leerer Kassen nur noch den Mangel verwalten kann, sind auch keine 

neuen Konzepte zu erwarten. 

Die „Office Revolution“ kostet Millionen Arbeitsplätze 

Vernichtet elektronischer Workflow, elektronisches Dokumenten-Management 

Arbeitsplätze? Diese Frage muss man mit „Ja“ beantworten. 

Dabei wird allerdings auch Eines übersehen, der Einsatz moderner 

Informationstechnologie beinhaltet auch Chancen – den Wirtschaftsstandort 

Deutschland überhaupt überlebensfähig zu machen, durch bessere Qualifizierung 

auf höherwertige Dienstleistungen und Produkte zu setzen, die Wirtschaft durch 

neue Vermarktungskanäle zu stärken. Wir müssen mit dem Potential, das uns 

besonders DRT Document Related Technologies bietet, verantwortungsvoll 

umgehen. Nur den Abbau von Personal als Ziel eines Projektes zur Einführung 

moderner IT zu verfolgen, ist nicht sinnvoll. DRT-Projekte haben viele Aspekte, die 

über reine Funktionalität, neue Maschinen, neue Software, weit hinausgehen. Immer 

mehr Menschen werden aus den „modernisierten“ Arbeitsprozessen herausfallen 

und die Zahl der Arbeitslosen weiter steigen lassen. Aber auch diejenigen, die in 

diesen „modernisierten“ Prozessen weiterhin tätig sind, werden sich am Rande ihrer 

Leistungsfähigkeit bewegen, getrieben durch den Takt der Software, ständig 

gefordert, sich mit neuer Technologie und veränderten Arbeitsbedingungen 

auseinanderzusetzen. Der schnelle Wandel von Technologien überfordert unsere 

Humandisposition, wir sind noch nicht fit für das Zeitalter der 

Informationsgesellschaft, wir können die Chancen, die uns die Kommunikations- und 

Informationstechnologie heute bieten, noch nicht adäquat umsetzen. 

Die Abhängigkeit wächst 

In Herstellerpräsentationen von neuen Softwaresystemen werden immer die Vorteile, 

die einfach zu bedienenden Oberflächen, der Nutzen für eine schnellere und 

medienbruchfreie Bearbeitung von Informationen usw. in den Vordergrund gerückt. 

Die potentiellen Anwender denken an neue Funktionalität, an die Steigerung des 

Durchsatzes in der Antragsbearbeitung, bessere Integration, medienbruchfreie 

Bereitstellung von Informationen in elektronischen Akten, intelligent unterstütztende 

Vorgangsbearbeitungslösungen, Einsparung von Räumen und vieles mehr. 

Eines wird jedoch häufig übersehen und wird mancherorts erst bemerkt, wenn die 

Systeme einmal stehen. In dem Maße wie wir auf die Nutzung elektronischer 

Systeme setzen, sind wir von ihrer ständigen Verfügbarkeit abhängig. Dies kann 

bereits existentiell bedrohend sein. Beim letzten größeren Erdbeben in Kalifornien 

haben ca. 10% der betroffenen Firmen die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebes 

nicht hinbekommen – nicht etwa weil Lagerhallen eingestürzt waren – nein, weil sie 

ihre DV- und Datenhaltungssysteme nicht rechtzeitig wieder in Betrieb nehmen 

konnten. 





Ausblick 

Jeder Bank ist hinlänglich bekannt was passiert, wenn die operativen Systeme ein 

paar Tage oder gar mehr als eine Woche still stehen, wenn der Zahlungsverkehr 

nicht mehr abgewickelt werden kann, wenn der Broker keine elektronischen Order 

mehr platziert, wenn Bewegungs- und Stammdaten korrupt werden ... das Geschäft 

kommt sehr schnell zum Erliegen. Die Mitarbeiter kann man noch eine Zeitlang mit 

der übergangsweisen Arbeit mit Papier beschäftigen – aber, was wenn man sich 

entschlossen hat, ein elektronisches System mit früher Erfassung und Vernichtung 

aller Papierunterlagen zu installieren? Wenn beide Systeme nicht mehr laufen, 

kommt die produktive Arbeit innerhalb weniger Stunden zum Erliegen. Steht eines 

der Systeme, dann entsteht ein Medienbruch, der langwieriges Nachführen und 

Konsolidieren nach sich zieht. 

Rechenzentren in größeren Betrieben und Verbünden haben das Problem der 

Datensicherung und Hochverfügbarkeit im Griff - redundante Systemauslegungen, 

automatisierte Sicherungen, regelmäßige Überprüfung der Systeme. Also warum 

denn Panik? Die Frage ist, gilt dies auch für Dokumente in den Archiven, Daten im 

Workflow, der unabhängig von der führenden operativen Anwendung läuft, für die 

Massen von E-Mails, für die Inhalte der Portale? 

Nichtverfügbarkeit und Verlust von Information sind existenzbedrohend 

Die Verfügbarkeit von Informationen in DRT-Lösungen ist inzwischen als genauso 

kritisch anzusehen wie die in den traditionellen Legacy-Systemen. Ein Hauch des 

Erkennens zuckte in den Köpfen der Entscheider beim Anblick der Millionen 

Dokumente, die am 11. September durch die Straßen New Yorks wehten. Für eine 

kurze Zeit war dann „Desaster Recovery“ eines der brandheißen Themen auf 

Kongressen und in Publikationen. An dieser Diskussion hat sich auch die DRT- 

Branche mit konkreten Lösungsszenarien beteiligt. Doch die Erinnerung schwindet 

beim Menschen schnell. Alle redeten von Sicherheit, umgesetzt wurde aber wenig. 

Dabei bieten gerade Dokumenten-Management-Lösungen mit auslagerbaren 

Medien, von denen einfach und billig Sicherheitskopien gefertigt werden können, die 

Möglichkeit digitalisiertes Papier und originär elektronische Information kontrolliert in 

beliebiger Menge bereitzustellen. 

„Unternehmen, Behörden und die Gesellschaft sind von der ständigen Verfügbarkeit 

elektronischer Information existentiell abhängig. Die Sicherung und Bewahrung von 

elektronischen Werten ist unter dem Gesichtspunkt dieser Abhängigkeit, aber auch 

als kulturelle und gesellschaftliche Aufgabe ernst zu nehmen.“ (Ulrich Kampffmeyer, 

2002) 

Jedes Unternehmen muss bei der Einführung einer IT-Lösung sich Klarheit darüber 

verschaffen, in welche Abhängigkeit es sich begibt. Leider fehlen meistens in 

Konzepten zur Einführung Risiko-Analysen und Fall-Back-Strategien. Ganz zu 

schweigen, dass es in kaum einem Unternehmen eine „Records Management Policy“ 

gibt, die den Umgang mit aufbewahrenswerter Information und die Kriterien der 

Sicherung der Verfügbarkeit beschreibt. Dabei müssen es nicht einmal Katastrophen 

sein, die Informationsverfügbarkeit beeinträchtigen. Auch Nachlässigkeit z. B. beim 

regelmäßigen Überprüfen der Lesbarkeit von Medien oder bei der Planung von 

Systemwechseln kann zu irreparablen Informationsverlusten führen. So sind z. B. 

heute die Magnetbänder der NASA-Mars-Expeditionen nicht mehr auswertbar. Ein 

unersätzlicher wissenschaftlicher und monetärer Verlust. 





Ausblick 

Wir müssen uns zunehmend darauf einrichten, dass auch intentionell Angriffe auf 

unsere Informationen durchgeführt werden. Das derzeitige Hacking von Webseiten 

ist dabei nur ein kleiner Vorgeschmack zukünftiger Herausforderungen. Auch die 

Stillegung des gesamten Internets für ein paar Stunden lässt sich gerade eben noch 

verkraften. Wenn jedoch die entscheidenden Informationsbestände vernichtet oder 

verändert werden, wird aus dem Traum des Informationszeitalters ein lang 

anhaltendes Trauma. Erste Beispiele, wo die aktuellen Pläne elektronisch beim 

Wettbewerber liegen und im eigenen System nur geänderte, unbrauchbare Kopien 

auffindbar sind (zumindest hiervor hätten Offline-aufbewahrte WORM-Medien 

bewahren können) zeigen, dass dieses Problem alle angeht. 

Die Bewahrer der digitalen Überlieferung 

Document-Related-Technologies-Lösungen müssen daher nicht nur an der 

vorder¬sten Front der technologischen Entwicklung „mitspielen“, sie müssen die 

Gewähr bieten, dass der Wert der Information durch gesicherte langfristige 

Verfügbarkeit, Nutzbarkeit und Authentizität erhalten bleibt. Die Anbieter müssen 

Lösungen entwickeln, die die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der gespeicherten 

Informationen auf ein Mindestmaß reduzieren. Dies ist auch eine Chance, ein neues 

eigenständiges Profil zu entwickeln – als „Bewahrer der digitalen Überlieferung“. 

Digitale Rechte: mehr Probleme als Lösungen? 

Lost in Cyber Space 

Irgendwie haben wir uns daran gewöhnt – rund 20% aller Einträge in einer Hitliste 

einer Suchmaschine führen ins Leere, produzieren den berühmten „404“-Fehler, 

leiten auf eine andere Seite als erwartet um, oder haben einfach einen ganz anderen 

Inhalt als man analog zur Suchanfrage erwartet hat. Das Internet entwickelt sich 

ständig weiter und kaum jemand erwartet heute noch, dass man wirklich alles 

Richtige und Wichtige findet. Die Flexibilität des Internets hat wesentlich zum Erfolg 

des World Wide Web beigetragen. Jedoch unter Aspekten der Dokumentation, der 

Wahrung von Copyrights und Urheberrechten sowie der Sicherheit und 

Nachvollziehbarkeit von Geschäften ist dies ein nicht tragbarer Zustand. Das Internet 

befindet sich immer noch in der Phase der Kindheit. Nehmen wir einfach einmal ein 

paar einfache Beispiele: 

Wissenschaftliches Zitieren 

Beim wissenschaftlichen Zitieren war die Referenzierung von Beiträgen in der 

Vergangenheit eindeutig geklärt: Titel des Buches oder der Zeitschrift, Titel des 

Beitrages oder Kapitels, Autor, Erscheinungsort, Jahr, Ausgabe, Seite etc. Wie nun 

im Internet einen Beitrag referenzieren? URLs ändern sich, durch Content 

Management und Personalisierung verändern sich Layout und Gliederung, was 

heute noch Seite 3 unter einer durchnummerierten Überschrift war, kann morgen 

schon Seite 17 unter einer unnummerierten Zwischenüberschrift sein. Wichtige 

Angaben zum Erscheinungsort, Verlag, Jahr der Veröffentlichung fehlen meistens. 

Hilflos geben Diplomanden heute in ihren Arbeiten die URL mit dem Hinweis an, 

wann der Beitrag abgerufen wurde. Aber dies erfüllt nicht die Anforderungen einer 

konsistenten und persistenten wissenschaftlichen Zitierung. Zumindest bei 

kostenpflichtigen Informationen aus kommerziellen Datenbankangeboten wäre die 

eindeutige Zitierfähigkeit ein absolutes Muss – ansonsten ist das Angebot nicht sein 

Geld wert. 





Ausblick 

Original oder Fälschung? 

Durch Content Syndication finden sich heute nahezu identische Inhalte in 

unterschiedlichster Form, zitiert, verlinkt oder einfach „geklaut“ auf zahlreichen 

Webseiten. Es ist kaum noch feststellbar, was war wann das Original. Abgekupferte 

Fälschungen haben sogar häufig einen größeren Verbreitungsgrad als die Originale. 

Auch in Suchmaschinen erscheinen sie häufiger auf den oberen Rängen, weil sie 

vom Speicherdatum jünger sind als die Ursprungsversion. Trotz europäischer 

Richtlinie und nationaler Gesetze gelten Urheberecht und Copyrights im Internet 

kaum noch. Auch Versionierung und Historisierung vorangegangener Stände sind 

offenbar Fremdworte im World Wide Web. Entwicklungen wie Digitale 

Wasserzeichen oder der DOI, die „ISBN“ für Publikationen im Internet, stehen erst 

am Anfang und sind in ihren heutigen technischen Ausprägungen in keiner Weise 

den kommenden Herausforderungen gewachsen. DRM Digital Rights Management 

und MMRCS Multimedia-Right-Clearing-Systems erfüllen noch nicht die komplexen 

Anforderungen, die sich durch Rechteübergang, Nutzung nur von Teilen von 

Informationen, Adaption, unterschiedliche Gültigkeitsbereiche von CopyRights und 

Urheberrechten, gemeinschaftliche Rechte unterschiedlicher Qualität, etc., etc. 

ergeben. 

Archivierung von Web Content 

Alle reden von E-Business, Akronyme wie G2C, B2B, B2C sind in aller Munde. Über 

Webseiten wie EBAY wird der Geschäftsverkehr vollkommen elektronisch 

abgewickelt und in den USA tummeln sich schon 10tausende, die damit ihren 

Unterhalt verdienen. Wer archiviert die geschäftlichen Transaktionen, wenn es keine 

Angebote und Rechnungen mehr in Papier gibt? Die elektronische Archivierung von 

Web-Transaktionen steckt noch in den Kinderschuhen, dürfte aber zumindest die 

Steuerprüfer sehr interessieren. Ähnliches gilt auch für Unternehmen, die bindende, 

zeitbefristete Angebote in das Internet stellen, ein Kredit zu Sonderkonditionen, ein 

Hausverkaufsangebot mit Nachlass bei Sofortzahlung, ein unfallfreies Auto für 

schnell Entschlossene. Wenn diese elektronischen Angebote nur eine Kopie eines 

auch herkömmlich dokumentierten Angebotes sind, entstehen wenig Probleme. Aber 

immer mehr und immer schneller werden solche Angebote einfach auf die Webseiten 

gestellt oder sogar dynamisch, personalisiert nur zur Laufzeit generiert. Was 

passiert, wenn sich ein Käufer auf die günstigeren Konditionen im Internet beruft, 

aber das Unternehmen nicht mehr nachvollziehen kann, was wann auf der Webseite 

stand? Hier gibt es bei der Dokumentation von Internet-basierten Geschäften große 

Lücken und auch einige Rechtsrisiken. Aber auch der öffentliche Bereich ist hier 

nicht von Risiken verschont: welchen Charakter hat ein Fragen&Antworten-Katalog 

oder ein Entwurf, häufig noch ohne Verantwortlichen, Datum und Version publiziert, 

den ein Ministerium ins Internet stellt? Kann und darf oder muss sich ein Bürger auf 

eine solche Information beziehen, welchen Rechtscharakter hat sie? 

Mehr Probleme als Lösungen? 

Derzeit produziert das Internet im kaufmännischen und nutzungsrechtlichen Bereich 

mehr Probleme als Lösungen. Nur durch internationale Standardisierung, einheitliche 

Rechtsvorschriften und geeignete technische Lösungen zum Schutz von Information, 

zum Übergang von Rechten, zur Dokumentation historischer Stände, zur eindeutigen 

Referenzierung persistenter Informationsstände, zur rechtsgültigen Aufzeichnung 

von Geschäftsprozessen, zur Transaktionsarchivierung und zur Bewahrung des 





Ausblick 

elektronischen Wissens können dem WWW aus dem Kindheitsstadium den Weg 

zum Erwachsenwerden ebnen. Es bleibt viel zu tun. 

Der Wert von Information 

Bei der Konzeption von elektronischen Dokumenten-Manage¬ment- und 

Archivsystemen wird viel über Aufbewahrungs¬fristen, Archivwürdigkeit und 

Archivierungspflichtigkeit diskutiert. Geht es es dann an die Budget-Kalkulation für 

die Entscheidertage, werden die quantitaven und qualitativen Nutzenaspekte 

definiert, um den Nachweis der Wirtschaftlichkeit und einen zu erwartenden ROI zu 

postulieren. Bei all diesen Betrachtungen spielt aber der eigentliche Wert von 

Information selten eine Rolle. Nur wenige Projektteams machen sich die Mühe, 

diesen zu bestimmen. Der Wert von Information ist aber eine entscheidende 

Messlatte für Auslegung, Beschaffung, Nutzung und Betrieb eines Systems. 

Spätestens wenn eine Sicherheitsinfrastruktur mit doppelter Auslegung von Servern, 

Festplatten und Jukeboxen installiert werden soll, geht die Argumentation um die 

Kosten los. 

„Nur wenn in der Analysephase eines Projektes die aktuellen Kosten und der Wert 

von Information bestimmt werden, lässt sich anschließend beim Betrieb ein seriöser 

ROI Return-on-Invest überhaupt berechnen.“ (Ulrich Kampffmeyer, 1994) 

In einer zunehmend durch elektronische Medien bestimmten Welt kommt der 

elektronischen Information ein immer größerer Wert zu. Bei der Bestimmung dieses 

Wertes im Einzelfall für ein Unternehmen, eine Behörde oder eine Organisation 

sollten aber nicht immer nur die kaufmännischen Überlegungen und die 

wirtschaftlichen Interessen im Vordergrund stehen, sondern auch die Bedeutung 

bestimmter Informationen aus historischer Sicht berücksichtigt werden. Auch wenn 

eine alte Webseite längst durch ein modernes CMS abgelöst wurde, wird man 

spätestens beim Firmenjubiläum nach dem archivierten Stand der ursprünglichen 

Homepage fragen. 

„Nur an einen ROI einer Investition in Dokumenten-Technologien zu denken, ist zu 

kurz gesprungen. Viel wichtiger ist die Nachhaltigkeit der Investition, die 

Unternehmen, ihre Kultur und ihre Geschäftstätigkeit grundlegend verändern kann.“ 

(Ulrich Kampffmeyer, 2002) 

Die Bewahrung von Information war schon immer die Aufgabe der Archivare, die in 

der öffentlichen Verwaltung aber auch in Wirtschaftsunternehmen, neben der 

Registratur und dem Archiv der Unterlagen für die Aufbewahrung historisch 

bedeutsamer Dokumente verantwortlich waren. Bei der Beschaffung moderner 

Technologien, die sie zudem in ihrer Rolle bedrohen, werden sie selten befragt. Dies 

gilt allerdings auch für Controlling-Abteilung und strategische Stäbe der 

Geschäftsleitung, wenn es um die Bestimmung des Wertes von Information geht. 

Selten liegen Kalkulationen, Betrachtungen zur Abhängigkeit oder zum monetären 

Nutzen von Informationen in der Geschäftstätigkeit vor. 

„Elektronische Information ist ein essentieller Wert von Unternehmen, Behörden und 

Gesellschaft. Dieser Wert muss als tragende Säule der Wirtschaft, der Verwaltung 

und unserer Kultur erkannt und entsprechend gewürdigt werden.“ (Ulrich 

Kampffmeyer, 2002) 

Die Bestimmung des Wertes von Information, die Bedeutung seiner Verfügbarkeit 

und seiner Nicht-Verfügbarkeit, der sich verändernde Wert im Lebenszyklus der 





Ausblick 

Information, in Abhängigkeit von der Nutzung der Information, in Bezug auf Löschung 

und Aussonderung – all dies gehört als grundsätzliche Vorgabe für alle DRT-Projekte 

in eine „Records Management Policy“, in eine Strategie zum Umgang mit 

elektronischer Information. 

Continuous Migration 

Im Umfeld der Document Related Technologies gibt es neben den Neuinstallationen 

oder dem Ausbau vorhandener Systeme einen weiteren, immer interessanter 

werdenden Markt: die Migration von Altlösungen. Zahlreiche Anwender, die sich 

bereits in den 80er und 90er Jahren für ein elektronisches Archiv, ein Dokumenten- 

Management-System oder eine Workflow-Lösung entschieden hatten, sehen 

inzwischen dem zweiten oder gar dritten Systemwechsel entgegen. Hierbei kommt 

immer häufiger nicht mehr der ursprüngliche Realisierungspartner, sondern ein 

Wettbewerber zum Zuge. Unabhängig von dieser Marktentwicklung muss aber dem 

Thema Migration eine grundsätzliche Bedeutung zugemessen werden. 

„Niemand soll glauben, dass die heutigen DV-Systeme auch noch in einem 

Jahrzehnt unverändert laufen. Dem Umkopieren, d.h. Migrieren, von wichtigen 

Informationen kommt daher bei elektronischen Archivsystemen eine besonders 

große Bedeutung zu.“ (Ulrich Kampffmeyer, 1993) 

Der Begriff Migration wird im Umfeld der Informationstechnologie häufig und mit 

unterschiedlicher Bedeutung verwendet. Im Grundsatz bezeichnet er die 

Überführung von Daten von einem Speicherort bzw. einer Systemumgebung in eine 

andere. Der Begriff Migration im Umfeld der elektronischen Archivierung ist 

wesentlich konkreter gefasst und beinhaltet auch spezifische Anforderungen an die 

Unveränderbarkeit und Konsistenz überführter Informationen einschließlich der 

ursprünglichen Strukturen, Logik und Indizierung, um die Information unter den 

gleichen Bedingungen wie im Ursprungssystem erschließbar zu machen. Eine 

Migration im Archivumfeld umfasst daher auch immer den Nachweis, dass die 

Ursprungsinformation unverändert, vollständig, verlustfrei, und nachvollziehbar 

migriert wurde. Dies ist besonders dann wichtig, wenn elektronische Informationen, 

für die es gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung gibt und die nur noch elektronisch 

vorliegen, weiterhin verfügbar gemacht werden müssen. Aber auch das elektronische 

Wissen, auf dem die Existenz vieler Unternehmen beruht, darf durch Migrationen 

nicht beeinträchtigt, verfälscht oder verloren gehen. Die schnelle Entwicklung immer 

neuer Technologien und der Zwang des Marktes, diese auch einzusetzen, erfordern 

eine konsequente Migrationsplanung, die Bestandteil der IT- und Sicherheitsstrategie 

jeder Organisation sein muss. 

Eine Migrationsplanung gehört daher schon bei der Erstkonzeption einer Lösung 

zwingend dazu. Die Kriterien für eine Migration müssen ständig bei jeder 

Veränderung der Systemumgebung und der Nutzung der Informationen überprüft 

werden. Im Regelfall ist es bei der Langzeitarchivierung auch nicht mit nur einer 

Migration getan – die kontinuierliche Migration, „continuous Migration“ ist eine 

ständige Herausforderung, um Informationen langfristig zur Verfügung zu stellen. 

Entscheidend bei Migrationen ist auch die Wahrung von Kontext und Originalität der 

Informationen, aber auch die Aussonderung nicht mehr benötigter oder aus 

rechtlichen Gründen zu löschender Information. Rechtscharakter der gespeicherten 





Ausblick 

Dokumente und Informationsobjekte ebenso wie ihr Wert und ihre Nutzung steuern 

die Überführung des Bestandes in eine neue Umgebung. 

Gründe für Migrationen 

Gründe für Migrationen gibt es viele: die Betriebssystemplattform hat sich geändert 

und die ursprüngliche Software ist nicht mehr hundertprozentig lauffähig, bestimmte 

Typen optischer Speicher oder speziell angefertigter Jukeboxen werden nicht mehr 

unterstützt, die Integrationsfähigkeit der Lösung ist auf Grund überholter 

Schnittstellenspezifikationen nicht mehr in moderne Softwareumgebungen 

integrierbar, und viele mehr. Entscheidend ist, dass die Anwender selbst bei älteren 

Archivsystemen die Erkenntnis gewonnen haben, dass die Information auch 

weiterhin für das Geschäft wichtig ist. Elektronische Archive stellen das Gedächtnis 

der Informationsgesellschaft dar – wie es Erkki Liikanen, EU-Kommissar, in treffende 

Worte kleidete. 

Unterschiedliche Formen von Migrationen 

Für eine Migration gibt es unterschiedliche Strategien. PROJECT CONSULT 

unterteilt sie in „harte“, „weiche“ und „integrative“ Varianten: 

• Harte Migration 

Bei der „harten“ Migration werden Datenbanken komplett umgestellt, die 

Anwendung erneuert oder ersetzt und – als wichtigstes Merkmal – die Dokumente 

und Daten von den ursprünglichen Medien auf neue, höher kapazitative 

umkopiert. Dies ist aufwendig, langwierig und teuer. Manche Unternehmen wie ein 

Computerzentrum in Kalifornien sehen solche Migrationen aber als Grundlage, um 

den technologischen Wandel nachvollziehen zu können – sie kopieren alle drei 

Jahre mehrere Terabytes um. Bei einer solchen Migration schaffen es aber die 

Anwender selten, Informationen gezielt auszusondern, die nicht mehr benötigt 

werden - es wird 1:1 umkopiert. 

• Weiche Migration 

Bei einer „weichen“ Migration werden häufig nur die Datenbanken und die 

Anwendung migriert. Parallel werden neue Speichersysteme installiert. Durch 

Zusatzprogrammierung wird der Zugriff auf die Alt-Archiv-Systeme ermöglicht, die 

dann sukzessive ausaltern und nach einiger Zeit nicht mehr genutzt werden. 

Dieser Weg ist jedoch nur gangbar, wenn die Schnittstellen der Alt-Archivsysteme 

ein solches Verfahren unterstützen, die archivierten Daten und Dokumente auch 

ohne Einbußen in der bisherigen Form zur Anzeige gebracht werden können und 

weiterhin Support für die Alt-Komponenten gewährleistet ist. Dieser Weg wird 

meistens dann beschritten, wenn man nicht das Produkt und den Hersteller 

wechselt. 

• Integrative Migration 

Die „integrative“ Migration geht noch einen Schritt weiter als die „weiche“, basiert 

aber auf ähnlichen Prinzipien. Grundidee der „integrativen“ Migration ist die 

Annahme, dass eine anstehende Migration nicht die letzte gewesen sein wird und 

dass es sinnvoll ist, die Systemarchitekturen so auszulegen, dass Migrationen in 

Zukunft vermieden werden können. Hierzu wird in der Regel eine Middleware- 





Ausblick 

Schicht eingezogen, die es erlaubt mit standardisierten Mitteln auf 

unterschiedliche Indexdatenbanken, Meta-Datenbanken wie Lokalisierer oder neu 

eingerichtete Master-Index-Lösungen sowie auf Archive und Repositories 

unterschiedlichen Alters, differenter Struktur und verschiedener Hersteller 

übergreifend zuzugreifen. Die Middleware-Schicht fängt damit alle Veränderungen 

auf der Anwendungsebene ab, stellt Konverter zur Verfügung und reduziert 

bisherige DMS-Anwendungen auf reine Speichersubsysteme, die ihre Daten und 

Dokumente als nachgeordneten Dienst unterschiedlichen Anwendungen zur 

Verfügung stellen. Ein PROJECT CONSULT Kunde hat hierfür die treffende, aber 

zungenbrechende Bezeichnung „produktflexible Zwischenschicht“ oder 

„ProdFlexZwiSchi“ gefunden. Langfristig gesehen ist diese Form, eine „harte“ 

Migration generell zu umgehen, der sicherste Ansatz. Angesichts der immer 

häufiger und immer schneller voranschreitenden Mergers&Acquisitions in allen 

Branchen ist die „ProdFlexZwiSchi“ manchmal die einzige Chance, Informationen 

aus unterschiedlichen Systemen zusammenzuführen. 

Auch wenn „integrative Migration“ das technologische und betriebswirtschaftliche 

Optimum darstellt, haben „harte“ Migrationen auch eine Chance, Aufwände 

tragbar und sinnvoll zu machen. Häufig war bei älteren Installationen noch nicht 

absehbar, unter welchen Gesichtspunkten die gespeicherten Informationen 

zukünftig benötigt werden. Vielfach wurden zu wenige Indizes oder gar die 

falschen vergeben. Durch moderne Technologien der automatischen 

Klassifikation, die inzwischen Produktreife erlangt haben, kann man bei einer 

Migration nicht nur vernachlässigbare Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist 

abgelaufen ist, aussondern, sondern auch parallel eine Neuindizierung 

vornehmen. 

Spätere Migrationen sind einerseits bereits beim Design einer neuen Lösung, bei 

der Standardisierung von Speicherformaten und Schnittstellen zu berücksichtigen. 

Andererseits muss der Anwender aber auch das notwendige Übel Migration als 

Chance begreifen, seine Informationen besser zu erschließen und 

zukunftssicherer bereitzustellen. 

„Continuous Migration ist die einzige Chance die langfristige Bewahrung des 

elektronischen Wissens der Informationsgesellschaft sicherzustellen.“ (Ulrich 


Elektronische Archivierung als gesellschaftliche Herausforderung 

Die europäische Kommission hat beschlossen, alle öffentlichen Archive auch 

öffentlich zugänglich zu machen. Hierfür bieten sich natürlich elektronische Medien 

an – die Vision des mündigen Bürgers der Informationsgesellschaft, der mittels 

Browser auch in den Archiven surft. 

„Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“ (Erkki 

Liikanen, 1999) 

Dieser Anspruch geht weit über das Thema Archivierung hinaus und ist geprägt vom 

Gedanken, Information auf breiter Basis nutzbar zu machen. Doch welche 

Information in welchen Archiven? Historische Archive, Museen, öffentliche 

Verwaltungen, sie alle quellen über von Information. Vieles davon ist nur für 

Spezialisten interessant, vieles ist schützenswert und nicht sofort öffentlich zu 





Ausblick 

machen. Gigantische Probleme der Digitalisierung türmen sich angesichts von 

kilometerlangen Regalen auf. In der Wirtschaft stöhnt man bereits über 

Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren, für den Archivar in einem historischen Archiv 

ist dies lachhaft – er denkt in Jahrhunderten. Aber nicht nur die Erfassung von Papier 

und Objekten, sondern auch die Strukturierung, die Indizierung und die riesigen 

benötigten Speichersysteme stellen den traditionellen Archivar vor kaum lösbare 

Herausforderungen. Zu allem kommt das Wachstum originär elektronischer 

Information hinzu. Nahezu jede Information in Wirtschaft und in Verwaltung ist heute 

elektronisch oder hat einen elektronischen Ursprung. Vieles schlägt sich noch nicht 

einmal in Papier nieder, wenn die elektronische Information nicht mehr für eine 

Repräsentation auf physischen Medien ausgelegt wurde. Dies betrifft besonders 

Content, bei dem der zusammenhängende Dokumentcharakter aufgelöst wurde, wo 

Struktur, Metainformation und Inhalt getrennt sind, wo sich die Repräsentation nicht 

nur von der Softwareumgebung, sondern auch von den persönlichen Einstellungen 

gesteuert immer wieder anders darstellt, wo kaum noch feststellbar ist, welche 

Originalrepräsentation einmal vorgesehen war. 

Trotz der Erfolge des Fotokopierers und des Laserdruckers wächst der Berg 

elektronischer Information von Jahr zu Jahr zu einer Papierlawine. Bereits heute ist 

die Behandlung der elektronischen Informationen ein größeres Problem als die 

Erfassung von Papier. Für die Handhabung von Papier aber auch von anderen 

physischen Medien hat sich über Jahrhunderte eine Kultur des Archivs 

herausgebildet, deren Verfahren praktikabel, bewährt und nachvollziehbar sind. Wie 

aber sieht das elektronische Archiv der Zukunft aus? Wird aus dem Archivar der 

Fachadministrator? Wer sonst soll auch bei den elektronischen Informationen 

entscheiden, welche Information aufbewahrungswürdig ist. Einfach die 

elektronischen Archive „voll zu müllen“ ist keine Lösung. Information muss gepflegt 

werden, sie muss auch nachdem ihre Lebenszeit abgelaufen ist, entsorgt werden. 

„Die Bewahrung elektronischer Information hat nicht nur eine verwaltungstechnische, 

kaufmännische und rechtliche Dimension - wir haben die Verantwortung, das 

flüchtige, nur noch elektronisch verfügbare Wissen unserer Zeit für zukünftige 

Generationen zu bewahren.“ (Ulrich Kampffmeyer, 2002) 

Sprechen wir hier nur über das Problem des Archivars? 

Nein, jeder von uns hat auch eine Verantwortung, das Gedächtnis des 

Informationszeitalters mit zu bewahren. Dies gilt besonders auch für die Industrie, die 

Lösungen für die Erstellung, Verarbeitung, Speicherung und Nutzung von 

Informationen bereitstellt. Das heutige Problem beginnt bereits bei der 

Textverarbeitung. Warum werden nicht standardisierte Formate benutzt, die ohne 

Konvertierung nicht archivierungsfähig sind? Warum werden Schnittstellen und 

Zugriffsmethoden für Archivsysteme nicht weltweit standardisiert angeboten? Nur 

Standardisierung gibt uns eine Chance, die wachsende Flut von Information 

halbwegs in den Griff zu bekommen. 

„Die elektronische Archivierung ist eine ständige, kontinuierliche Aufgabe der 

Informationsgesellschaft für die nächsten Jahrtausende.“ (Ulrich Kampffmeyer, 1999) 

Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung sind greifbar – wo sind die 

ersten Webseiten des Arpanets? Wer kann noch seine 8“-Zoll-Disketten aus der 

Frühzeit der mittleren Datentechnik lesen? Welches Softwaresystem bietet eine 





Ausblick 

Abwärtskompatibilität zur allerersten Version vor 15 Jahren? Die Welt der 

elektronischen Medien ist äußerst schnelllebig geworden. Abwärtskompatibilität 

bedeutet vielfach Behinderung von Weiterentwicklung und Schaffung neuer 

Produkte. 

Die Informationsgesellschaft kann ohne elektronische Archivierung nicht 

funktionieren 

Dies alles sind Gründe, warum es spezielle Records-, Dokumenten- und Archiv- 

Management-Lösungen geben muss. Hierin liegt auch die Begründung für eine 

eigenständige Branche. Aufgabe dieser Branche ist es, die Verantwortung für die 

Langzeitarchivierung ernst zu nehmen. Firmen und Produkte kommen und gehen – 

daher kann diese Aufgabe nur gemeinsam gemeistert werden! Dies bedeutet Abkehr 

von proprietären Entwicklungen und konsequente Einhaltung von Standards. Auch 

diejenigen, die als Anwender nicht vorrangig an die langfristigen Auswirkungen der 

elektronischen Archivierung von Informationen denken müssen, können hier 

mithelfen: in dem man Standards nicht nur abfragt, sondern durch das Kaufverhalten 

einfordert. Nur auf „sanften“ Druck hin werden sich die Anbieter zu Standards 

bequemen. Standards haben für Anbieter auch den Nachteil, dass die Produkte 

vergleichbar, im Funktionsumfang ähnlich und prüfbar werden – echte oder 

vermeintliche Unique Selling Points (USPs) werden dabei vielleicht sogar obsolet. 

Die Bewahrung des Gedächtnisses des Informationszeitalters ist eine wichtige 

globale Aufgabe, die kein Archivar, kein Archiv, kein Anbieter, kein Museum, kein 

Unternehmen, kein Land allein bewältigen kann. Wir alle sind aufgefordert uns 

hieran zu beteiligen. Die Aufgabe ist eine Herausforderung für die gesamte 

Informationsgesellschaft. 

Evangelism 

Der im Anglo-Amerikanischen beheimatete Begriff „Evangelism“ hat mit dem Inhalt 

der Bibel-Evangelien nichts zu tun, aber mit der Methode der Verbreitung des 

Wortes. Evangelism steht für effiziente Vermittlung neuer Ideen mit leicht 

identifizierbaren, publikumswirksamen Botschaften durch kraftvolle, charismatische 

Vorreiter. Tom Siebel zum Beispiel hat nicht nur seine Firma mit CRM 

vorangebracht, er hat mit seinem persönlichen Einsatz eine ganze Branche 

geschaffen. Neue Ideen in den Köpfen von potentiellen Kunden zu verankern schafft 

neue Märkte. Hierfür müssen aber auch alle Unternehmen in einem Markt an einem 

Strang ziehen. Nur unter „ständigem Beschuss“ der potentiellen Kunden mit 

identischen Botschaften durch Analysten, Berater, Hersteller und Vertriebspartner 

gelangen diese ins Bewusstsein und führen irgendwann zur gewünschten 

Entscheidung. Dies gilt gleichermaßen für Produkte wie auch für ideelle Werte. 

Wichtiges Element beim Evangelism ist die Wichtigkeit, die Notwendigkeit und 

Richtigkeit einer Sache. Evangelism wird von Überzeugung getragen. Man muss 

überzeugt sein und überzeugen können. In den besseren Tagen der Wirtschaft gab 

es denn in Großunternehmen auch redegewandte Mitarbeiter, deren Visitenkarte die 

Berufsbezeichnung „Industry Evangelist“ zierte. Diese Kollegen hatten nicht die 

Aufgabe kurzfristige Geschäfte anzubahnen, sondern langfristige Trends und 

Visionen zu vermitteln. Dieser Beruf ist aber mit als einer der ersten bei den 

Rationalisierungsmaßnahmen weggefallen. Auch kann sich nicht jedes Unternehmen 

seinen eigenen „Evangelisten“ leisten. Hier kommen Berufsverbände und 





Ausblick 

Organisationen ins Spiel, die für eine Branche oder eine Idee die Rolle des 

unabhängigen Vermittlers und Protagonisten übernehmen. Wird der Job gut 

gemacht, profitieren alle davon. Entscheidend ist dabei, eine Idee immer weiter zu 

verbreiten, bis sie möglichst Allgemeingut geworden ist. Dies erfordert von den 

Evangelisten einen hohen Grad an Unabhängigkeit, Aufrichtigkeit und Integrität. Nur 

dies führt zur Akzeptanz der zu vermittelnden Inhalte (weshalb auch hauseigene 

Evangelisten wenig Sinn machen). 

Evangelism für Document Related Technologies 

Wenden wir uns nun einmal dem Thema Evangelism in der DRT-Branche zu. Hier 

kamen und gingen in den letzten Jahren zahlreiche Akronyme, die den Anwender 

eher verunsicherten als zum Kaufen anregten. Herausragende Persönlichkeiten, die 

als Identifikationsfigur oder Evangelist Akzeptanz gefunden hätten, gab es wenige, 

und die Zahl der Kandidaten nimmt eher ab. Ein einheitliches Bild bildet die DRT- 

Branche auch schon deshalb nicht mehr, da sie zunehmend von der allgemeinen IT 

vereinnahmt wird. Dokumenten-Technologien sind nicht auf den ersten 

Wunschlisten-Plätzen der IT-Verantwortlichen, sie rangieren unter ferner liefen. Der 

Branche ist es in den letzten Jahren nicht gelungen, die Bedeutung und Wichtigkeit 

ihrer Produkte in die Managementetagen zu verkaufen. Kleinliche 

Abgrenzungskämpfe, persönliche Befindlichkeiten, zu engstirnige Firmeninteressen, 

mangelnde Kompetenz, fehlende Konzentration auf verständliche, eingängige und 

einheitliche Botschaften, mangelhafte Produktqualität, unkoordiniertes Vorgehen, die 

Liste der Ursachen für die Krise der DRT-Branche lässt sich beliebig verlängern. Es 

geht hier auch nicht um die Aufteilung eines vorhandenen „Kuchens“ (der derzeit 

durch das Eindringen branchenfremder Anbieter immer kleiner wird), sondern um die 

Vergrößerung des „Kuchens“. Um die Aufteilung kann man sich dann wieder im 

freien Wettbewerb „schlagen“. 

„Glaubwürdige, anerkannte ‚Industry Evangelists’ sind notwendig, um die Bedeutung 

des Themas Dokumenten-Technologien in den Köpfen der potentiellen Anwender 

bewusst zu machen. Nur so hat die DRT-Branche eine Überlebenschance.“ (Ulrich 


Die Idee, dass Dokumenten-Technologien wichtig, wirtschaftlich und essentiell für 

das Überleben jeden Unternehmens sind, muss einfach besser vermittelt werden. 

Dies geht mit Botschaften wie „Elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des 

Informationszeitalters“ einfacher als mit „ECM ist die Grundlage für E-Business“ oder 

„Die GDPdU verlangt die elektronische Archivierung in jedem Unternehmen“. Die 

Botschaft, die die Evangelisten verbreiten sollen, muss einfach, selbsterklärend, 

einleuchtend, verständlich, nachvollziehbar und im Kontext plausibel sein. Auch ein 

guter Evangelist hat seine Probleme mit einer schlechten Botschaft. Die Botschaft 

von Tom Siebel, kümmert Euch mal um Eure Kunden, da liegen die größten 

„Benefits“, braucht ein Äquivalent im Dokumenten-Management. Alle in der Branche 

wissen, dass Dokumenten-Management wirtschaftlich ist, dass es eine 

Notwendigkeit beim elektronischen Geschäftsverkehr wird, dass E-Government ohne 

Dokumenten-Technologien nicht funktioniert, dass wir zur Erschließung der 

Potentiale eines Unternehmens Wissensmanagement brauchen, dass elektronisch 

unterstützte Prozesse weitaus effektiver als herkömmliche sind, dass in der Zukunft 

das elektronische Dokument eine weitaus größere Bedeutung haben wird als 

Papierdokumente, dass, dass, dass ... aber wie erkläre ich's meinem Kinde? 





Ausblick 

Drei Botschaften 

1. Klare Botschaften werden gebraucht. 

Ein gemeinsames Auftreten einer Branche erfordert gemeinsame Botschaften. 

Individuelle und Firmen- Interessen müssen hier zurücktreten. Nur dann kann der 

Kuchen für alle vergrößert werden. In einer Zeit, wo immer mehr große Software- 

Anbieter in den Wettbewerb mit den traditionellen Anbietern der DRT-Branche 

treten, geht dies nur durch gemeinsame Aktivitäten und gemeinsam getragene 

Botschaften. Das Thema DRT muss wieder auf die ersten Plätze der 

Einkaufslisten bei den Entscheidern gelangen. Dokumenten-Technologien sind 

als Infrastrukturkomponenten davon bedroht in den Hintergrund gedrängt zu 

werden. Vorteile und Notwendigkeit müssen daher in den Vordergrund gerückt 

werden. 

2. Evangelisten werden gebraucht, auf internationaler Ebene wie auch als regionale 

Nachbereiter. 

Eine Idee ist um so einfacher zu vermitteln, desto weiter sie verbreitet ist. Im 

Zeitalter eines globalen Informationsaustausches müssen Ideen überregional 

Fuß fassen, um nachhaltig zu wirken. Evangelisten mit Charisma und 

Glaubwürdigkeit sind nicht einfach zu finden. Je kleiner ein Thema oder je kleiner 

eine Branche, desto schwieriger. Evangelism kostet Geld und Zeit. Anstelle die 

freiwilligen Evangelisten aus Neid, Kleingeistigkeit, Missgunst, kommerziellem 

Eigeninteresse oder Eifersucht zu diffamieren und zu bekämpfen, sollte man 

eher über Fördermaßnahmen nachdenken. Wahre Evangelisten zeichnen sich 

dadurch aus, dass sie von ihrer Sache überzeugt sind, ihre eigenen 

kommerziellen Interessen zurückstellen und sich für die gesamte Gemeinschaft 

uneigennützig engagieren. Lässt sich kein altruistischer Evangelist finden, dann 

muss man halt auf professionelle Promoter zurückgreifen, und dafür tief in die 

Tasche greifen. 

3. Evangelism ist die einzige Chance, die die DRT-Branche noch hat, um sich das 

eigene Überleben zu sichern. 

Wo stehen wir im Jahr 2010? 

Einen Blick in die Zukunft kann man sich als Vision ausdenken oder aber die bereits 

bekannten Ansätze und Trends fortschreiben. Ich halte es mit dem letzteren 

Vorgehen. Bis zum Jahr 2010 kann sich noch vieles ändern. Werden die 

Entwicklungszyklen für Hardware und Software, Telekommunikationseinrich¬tungen 

und medialer Systeme wie Fernseher und Spiele¬konsolen sich weiterhin 

beschleunigen wie in den letzten Jahrzehnten, wird vieles der Ideen in 2010 schon 

zum „Alten Eisen“ gehören? Die Reihenfolge der Argumente ist weder eine zeitliche 

noch stellt sie eine Gewichtung dar. Sie fokussiert sich außerdem auf das 

Teilsegment DRT Document Related Technologies: 

• Dokumenten-Technologien werden integraler Bestandteil von Anwendungssoftwareprodukten 

sein, sei es im Office-, Bürokommunikations- oder ERP- 

Umfeld. Nur wenige der heute bekannten Unternehmen werden noch mit 

eigenständigen Produkten am Markt sein, einige werden als 

Komponentenlieferanten überlebt, andere den Wechsel zum Systemintegrator 

vollzogen haben. 





Ausblick 

• Alle Eingangsquellen von Informationen einschließlich der Telekommunikation 

werden einheitlich zusammengeführt sein. Diese Informationen sind nicht nur über 

Arbeitsplatzrechner und das Multimedia-Heimkino, sondern auch über jedes 

Mobiltelefon und jeden Personal Digital Assistent abrufbar und nutzbar. Mobile 

nutzbare Geräte werden in ihrer Funktionalität zu Multitalenten 

zusammengewachsen und die bisherigen Grenzen zwischen IT- und 

Kommunikationstechnologien werden überwunden sein. 

• XML wird sich als standardisierte Beschreibungssprache für Dokumente und 

Vorgänge, deren Strukturen, Layouts, Inhalte, Verarbeitung und Repräsentation, 

allgemein durchgesetzt haben. Noch verbreitete proprietäre Formate sind auf dem 

Rückzug. Besonders im Bereich des Informationsaustausches wird sich der 

Standard durchgesetzt haben. 

• Herkömmliche, rotierende digitale optische Speichermedien werden nur noch als 

nachgelagerte Absicherungssysteme ihr Dasein fristen. Für den direkten Zugriff 

werden alle Vorgangsdaten und die zugehörigen Objekte in Terabyte-großen 

Festspeicherplattensystemen für die schnelle, direkte Nutzung vorgehalten 

werden. 

• Das Scannen von Papier wird zu einer standardisierten, nachgeordneten 

Funktionalität, die entweder mit spezialisierten Hochleistungsystemen, über 

Dienstleister oder über multifunktionale Drucker-Fax-Scan-Einheiten, in Farbe mit 

hoher Auflösung in Fotoqualität, genutzt wird. Der Anteil originär elektronischer 

Information in den Systemen wird den des digitalisierten Papiers um ein 

Vielfaches übersteigen. 

• Die automatische Erschließung von Inhalten wird die exponentiell wachsenden 

Informationsberge aufbereiten, kategorisieren, personalisieren und aktiv 

zugänglich machen. Durch die Kombination mit strukturierten Daten, Datenbanken 

und selbstlernenden Systemen werden die Restriktionen herkömmlicher Ansätze 

der automatischen Kalssifikation überwunden werden. Die Datenbanken selbst für 

die Speicherung und Verwaltung elektronischer Inhalte und elektronischen 

Wissens werden die bekannten Ansätze relationaler, volltextbasierter und Objektorientierter 

heutiger Systeme integriert beinhalten. 

• Elektronische Signaturen werden zwar immer noch einem internationalen 

technischen Standardisierungsprozess unterliegen, sich jedoch als Mittel der 

Authentifizierung und rechtlichen Absicherung durchgesetzt haben. International 

wird die elektronische Signatur zur Absicherung von elektronischen Dokumenten 

gesetzlich durchgängig verankert sein. Die getrennten Welten des kommerziellen 

Einsatzes und der privaten Nutzung werden durch eine weitere Verbreitung, 

einfach zu nutzender und billiger Verfahren verschmelzen. 

• Serverkomponenten für automatisierte multilinguale Informationsverarbeitung 

werden zu jeder professionellen IT-Umgebung gehören, um Informationen 

sprachunabhängig erschließen und bereitstellen zu können. Die heute noch 

überwiegende Dominanz von Englisch im Internet wird sich durch die Sprachen 

sich entwickelnder Märkte in China, Indien, Russland etc., verringern. Für uns 

„exotische“ Sprachen werden nur mit technischer Unterstützung allgemein 

erschließbar sein. 





Ausblick 

• Der Heimarbeitsplatz ebenso wie das private PC-Fernseh-Spiele- 

Kommunikations-Center benötigen angepasste Dokumenten-Technologien zur 

Verwaltung von gespeicherten Informationen. Abgleich und Integration mit 

öffentlichen, über den Nachfolger des heutigen Internets bereitgestellten 

Informationsbasen, lassen auch Technologien wie elektronische Wasserzeichen 

und andere Digital-Rights-Management-Lösungen in den privaten Bereich 

vordringen. 

• Die Standardisierung im Multi-Channel-/Multi-Plattform-Bereich stellt immer noch 

eine der größten Herausforderungen dar, um alle Formen von Informationen und 

Nachrichten, unabhängig von Ort, Person, System, Zeit und Plattform 

bereitzustellen. Neue Technologien, die vom Arbeitsplatz über das PC-Fernseh- 

Spiele-Kommunikations-Center bis zum Nachfolger des Handys, dem Auto, dem 

Business-Sitz im Flugzeug, dem Hotspot im WLAN bis zum intelligenten 

Kühlschrank im digitalisierten Haus alle Bereiche des Lebens durchdringen 

werden (zumindest in den gehobenen Schichten der Ersten Welt), lassen sich nur 

durch allgemeingültige Normen und Standards verbinden. 

• Die Diskussionen um den „gläsernen Bürger“, die „Information Divide“ und die 

„Abhängigkeit von elektronischer Information“ werden einen Höhepunkt erreichen, 

der sich auch in der Novellierung von grundlegenden Gesetzen und Rechten 

niederschlagen wird. Das öffentliche Bewusstsein wird diese, heute noch 

nachgeordnet diskutierten Themen, zu einem der wichtigsten Thema unserer 

Gesellschaft machen. 

Fazit: nicht warten, loslegen! 

Dokumenten-Technologien sind die Ergänzung zur herkömmlichen 

Datenverarbeitung. Sie führen strukturierte, schwachstrukturierte und unstrukturierte 

Information zusammen. Jedes Unternehmen, jede Behörde, jede Organisation muss 

sich heute mit dem Thema auseinandersetzen. Auch wenn man nicht vorhat, selbst 

kurzfristig ein System einzuführen, muss man sich mit dem beschäftigen, was man 

quasi mitgeliefert bekommt – beim nächsten Update der Serverlizenzen, in der 

nächsten Office-Suite, beim nächsten Datenbank- oder ERP-Upgrade. In vielen 

Unternehmen mit heterogener IT-Landschaft ist bereits heute die Frage wichtiger, 

welche redundante Funktionalität vorhandener Produkte man nicht einsetzt, als die 

Frage, ob man sich ein neues Softwaresystem zusätzlich leistet. Die wichtigste 

Aufgabe ist, die Informationen im Haus unter Kontrolle zu halten. Aktuelle Fragen: wo 

lässt man die Abertausenden von E-Mails, was tue ich mit elektronisch signierten 

Handelsbriefen, wo lasse ich meine steuerrelevanten Daten, wie überführe ich 

Informationen aus dem unorganisierten Filesystem, wichtige Information in ein 

gemeinsam nutzbares DRT-System, wie bekomme ich einen Single-Login über alle 

meine Systeme hin, wie erstelle ich einen einheitlichen Posteingangskorb für alle 

eingehende Information, wie kontrolliere ich, dass keine Information verloren geht 

oder nicht bearbeitet wird, usw. usw. Bei allen diesen Fragen spielen Dokumenten- 

Technologien eine wichtige Rolle. DRT-Lösungen sind notwendige 

Basiskomponenten für viele Anwendungen. 

„Dokumenten-Management ist IT-Infrastruktur und gehört als Basiskomponente in 

jede moderne IT-Landschaft.“ (Ulrich Kampffmeyer, 1997) 





Ausblick 

Jeder potentielle Anwender wird natürlich seine individuellen Anforderungen prüfen. 

Entscheidungen zu vertagen, ist jedoch nicht sinnvoll. Es wird jedes Jahr etwas 

Neues, vermeintlich Besseres, Komfortableres geben. Mit dieser Einstellung wird 

man jedoch nie etwas installieren. Mit jeder Vertagung einer Entscheidung wächst 

der Berg unkontrollierter und ungenutzter Information – erkannte Probleme werden 

meistens größer. Bei einer vernünftigen langfristigen Migrationsplanung verliert auch 

der schnelle technologische Wechsel bei Produkten seinen Schrecken. Dokumenten- 

Technologien sind in ihren Grundfunktionen ausgereift. Die meisten Produkte sind 

verlässlich, stabil, sicher und zunehmend sogar preiswert. In manchen Branchen 

entscheidet der Einsatz von Dokumenten-Technologien inzwischen über die 

Wettbewerbsfähigkeit. Dokumenten-Technologien gehören heute in jede moderne 

IT-Infrastruktur. 

„Dokumenten-Technologien sind matur. Es gibt keinen Grund, sie nicht nutzbringend 

jetzt im Unternehmen einzuführen.“ (Ulrich Kampffmeyer, 1998) 















20251 Hamburg 



1 

Information Overflow 

Wir leiden an einer Informationsüberflutung 

und müssen die werthaltige, 

wichtige Information mühsam suchen 







20251 Hamburg 



2 


1








Information Gap 

Die ersten Lücken in der elektronischen 

Überlieferung treten auf: 

Elektronisches Wissen ist bereits 

unwiederbringlich verloren gegangen 







20251 Hamburg 



3 

Information Divide 

Information steht nicht jedem 

gleichermaßen zur Verfügung 







20251 Hamburg 



4 


2





Die Abhängigkeit von Information 

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit 

und der Richtigkeit von elektronischer 

Information wächst ständig 







20251 Hamburg 



5 

Der Einsatz von Enterprise Content 

Management ist nicht mehr eine Frage 

des „ob“ sondern nur noch des „wie“ 

und „wann“! 







20251 Hamburg 



6 


3

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 

Informationsverarbeitung und 

Dokumenten-Management 

PROJECT CONSULT ist im Umfeld der DRT 

Document Related Technologies spezialisiert auf die 

Beratung zu modernen Informationssystemen und 

deren organisatorischer Einführung. 

Update Dokumenten- 

Technologien (S204) 

Köln, Frankfurt, Hamburg, 

München 

Januar/Februar 2006 




Breitenfelder Strasse 17 

20251 Hamburg 



5 

Unternehmensdaten 

Gegründet: 1.7.1992 

Stammkapital: 51.129 € 

Geschäftsführer: Dr. Ulrich Kampffmeyer 

Karin Begemann 

Mitarbeiter: > 12 

Teamkonzept: angestellte/ständige freie Berater 

Standorte: Hamburg; bundesweit 

Beteiligungen: PROJECT CONSULT International Ltd. 

DLM Network EEIG 




München 






20251 Hamburg 



6 


1


Mission Statement 


berät und unterstützt ihre Kunden produkt- und 




München 


herstellerunabhängig bei der ganzheitlichen Konzeption, 

optimalen Einführung und effizienten Nutzung von 

modernen Informationstechnologien unter 

Berücksichtigung aller Faktoren: 

Unternehmensstrategie, Mensch, Firmenkultur, 

Organisation, Wirtschaftlichkeit, Technik, 

Zukunftssicherheit und Projektarbeit. 





20251 Hamburg 



7 

Themenschwerpunkte 




München 






20251 Hamburg 


• Dokumenten-Management 

• Workflow 

• Elektronische Archivierung 

• Enterprise Content Management 

• Information Lifecycle Management 

• Portaltechnologien 

• Knowledge Management 

• Automatische Klassifikation 

• Business Process Management 

• Migration 

• Directory Service 


• Compliance 


8 


2


Beratungsleistungen (1) 




München 






20251 Hamburg 


• Strategieberatung 

• Organisationsberatung 

• Projektberatung 

• Unternehmensberatung 

• Business Process Engineering 

• System- und Technologieberatung 

• Seminare 

• Coaching 

• Projektmanagement, Moderation & Projekt- 

Controlling 


9 

Beratungsleistungen (2) 




München 






20251 Hamburg 


• Analysen 

• Lösungsdesign 

• Fachkonzepte 

• Lasten- und Pflichtenhefterstellung 

• Ausschreibung & Produktauswahl 

• Vertragsgestaltung 

• Qualitätssicherung 

• Tests & Abnahmen 

• Verfahrensdokumentation 

• Studien & Gutachten 

• Seminare & Workshops: Public oder Inhouse 


10 


3


Beratungsprojekte 

Branchen 




München 


• Banken und Finanzdienstleister 

• Industrie und Handel 

• Öffentliche Verwaltung 

• Pharma und Chemie 

• Versicherungen und Rententräger 

• Wohnungsbau 

• Logistik 

• Energie 

• Dienstleistung 





20251 Hamburg 


• Internationale Beratungsprojekte 


11 


Mitarbeiterqualifikation 




München 






20251 Hamburg 


PROJECT CONSULT setzt Experten mit profunder 

Erfahrung in den DRT-Schwerpunkten ein. 

Unser Human Resource Management garantiert das 

Fach-Know-how zur kompetenten Kundenberatung 

die kontinuierliche Vertiefung des Expertenwissens 

aller Berater durch 

• Unternehmens-, Qualitäts- und Wissenskultur 

• Mitarbeiter-Entwicklungskonzepte 

• Mitarbeiter-Qualifikationskonzepte 

• Mitarbeiter-Fortbildung 

• Gemischtes Teamkonzept 

• Hausinterne Seminare 


12 


4


Wissensvermittlung 




München 






20251 Hamburg 



• Newsletter 

14-16 Ausgaben im Jahr; Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch, 

Spanisch; Volltextarchiv 

• Bücher 

bei AMAZON.de: „Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?“ 2003, 

„Dokumenten-Management: Grundlagen und Zukunft“ 1999, u.a. 

• Codes of Best Practice 

„Grundsätze der elektronischen Archivierung“ 1997, „Grundsätze der 

Verfahrensdokumentation nach GoBS“ 1999 

• Industry White Paper 

7 AIIM/DLM Industry Whitepaper 

• Studien 

EUROFORUM 4 Studien in 1995-1997, „Workflow“ 2000, „Business Process 

Management“ 2001, „DRT für den Mittelstand“ 2003 

• Artikel 

über 400 seit 1992 

• Seminare 

Dokumenten-Management, Archivierung, ECM, Rechtsfragen, GDPdU, 

Verfahrensdokumentation, Einführung etc. national über 60 

• Vorträge 

national und international über 140 

13 

PROJECT CONSULT Webseite 




München 






20251 Hamburg 



14 


5


Marktübersicht 




München 






20251 Hamburg 



15 

Newsletter Website 




München 






20251 Hamburg 



16 


6


CDIA+ 




München 






20251 Hamburg 



17 

Benchpark 




München 






20251 Hamburg 



18 


7


7 Gründe für PROJECT CONSULT 

als Beratungspartner 

1. Lösungsorientiert im Interesse des Kunden 

2. Erfolgreiche Projekte 

3. Know-how für Dokumenten-Technologien 

4. Kompetenz der Mitarbeiter 

5. Wirtschaftlichkeit 

6. Effiziente Methoden 

7. Unabhängigkeit 




München 






20251 Hamburg 



19 


8


Profil 

Dr. Ulrich Kampffmeyer, 

Jahrgang 1952, ist Gründer und Geschäftsführer der PROJECT 

CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, eine der 

führenden produkt- und herstellerunabhängigen Beratungsgesellschaften 

für ECM Enterprise Content Management, BPM 

Business Process Management, Knowledge Management und 

andere DRT Document Related Technologies. Er ist Gründer und 

Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., 

London. 

Er beriet namhafte Kunden aller Branchen im In- und Ausland bei 

der Konzeption und Einführung von DRT-Lösungen. 

Von der IT-Zeitschrift Computerwoche wurde er im Jahr 2002 zu den 

100 wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im Jahr 2001 als 

einziger Berater zu den 25 wichtigsten Köpfen der DMS-Branche gezählt. 

Als Gründer und langjähriger Vorstandsvorsitzender des VOI Verband Organisations- und 

Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prägte er wesentlich den deutschen Markt für 

Dokumenten-Management. Beim internationalen Dokumenten-Management-Anbieter- 

Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors. 

Seit dem Zusammenschluss des IMC und der AIIM im Jahre 1999 hat er aktiv die AIIM 

International, den weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise- 

Content-Management-Lösungen, unterstützt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender 

Vorsitzender des European Board of Directors der AIIM Europe, und von 2002 – 2004 

Mitglied des internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren 

AIIM-Komitees. 

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission, 

leitete das DLM Scientific Committee der DLM-Forum-Konferenz 2002 in Barcelona, und ist 

einer der Geschäftsführer des DLM-Network EEIG. 

Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie 

elektronische Archivierung, Records-Management, Dokumenten-Management, Workflow, 

Rechtsfragen, Business Re-Engineering, Wissensmanagement und Projektmanagement. Auf 

zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als 

Keynote-Sprecher mit. 

Er veröffentlichte zahlreiche Bücher und Artikel, beispielsweise die deutschen „Codes of Best 

Practice zur elektronischen Archivierung“, das Handbuch „Dokumentenmanagement – 

Grundlagen und Zukunft“ sowie das aktuelle Buch „Dokumenten-Technologien: Wohin geht 

die Reise?“. 

Er ist Herausgeber der sieben DLM/AIIM Industry White Papers für elektronisches 

Dokumenten-, Records- und Content-Management für den öffentlichen Sektor in Europa. 

Fachartikel in mehreren Sprachen und ständige Kolumnen werden regelmäßig in führenden 

Zeitschriften veröffentlicht. 

Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im 

Umfeld des Workflow-, Dokumenten- und Records-Management


NEWSLETTER 

20060331 

Inhalt 

Unternehmen & Produkte ............................................... 1 

ZyLAB stellt eDiscovery-Suite vor.........................................1 

Typo3 ein ECM System?..........................................................1 

HP erweitert OpenView ..........................................................2 

FileNet führender Anbieter von ECM-Lösungen.................2 

EMC mit neuen ECM-Services für SAP.................................3 

DocuPortal.NET: neue Produktgeneration ...........................3 

Brother steigt in den Markt für 

Multifunktionsdrucker ein..............................................4 

Betasystems Input- und Outputmanagement.......................4 

Märkte & Trends ............................................................... 5 

Document Related Technologies – Trends 2006...................5 

Messen & Kongresse ........................................................ 6 

Best Practice Panels auf der DMS EXPO 2006.......................6 

In der Diskussion.............................................................. 7 

Ten Years After .........................................................................7 

Normen & Standards ........................................................ 8 

MoReq2......................................................................................8 

GFT und ZKA mit neuem Standard.......................................9 

Artikel.................................................................................. 9 

In welcher Liga spielt Microsoft? ...........................................9 

PROJECT CONSULT News .......................................... 11 

PROJECT CONSULT Webseite............................................. 11 

Nächster CDIA+ Kurs............................................................ 11 

Benchpark ECM TOP 10 ........................................................ 11 

Benchpark Bewertungsprozess............................................. 12 

Abonnenten Service ............................................................... 12 

Der Newsletter in eigener Sache........................................... 12 

Humor................................................................................ 13 

Die 10 Gebote .......................................................................... 13 

Marlene’s WebLinks....................................................... 13 

Advantic Systems, Forcont Business Technology, 

Network Appliance (NetApp), SER, 

Openlimit, Sun, Storage Technology, Steeb 

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Unternehmen & Produkte 

ZyLAB stellt eDiscovery-Suite vor 

Düsseldorf - ZyLAB (http://www.zylab.de) hat die 

neue Lösung für Dokumenten-, Inhalts- und Datenmanagement 

eDiscovery-Suite vorgestellt. Das Produkt 

richtet sich vor allem an Behörden und soll Verbesserungen 

bei behördlichen Ermittlungen, Informationsfreigaben 

und Überprüfungen nach FOIA Freedom of 

Information Act bieten. Die Lösung basiert auf einem 

XML-Datenrepository und ermöglicht laut Hersteller 

neben dem Abrufen der Informationen über entsprechende 

Tools auch den Zugriff über beliebige Browser. 

Um alle relevanten Dokumente für eine bestimmte 

Ermittlung zu erhalten, setzt eDiscovery eine unscharfe 

Suche ein. Daten sollen sich zudem unabhängig vom 

Trägermedium (Papier, E-Mail oder andere Dateien) in 

eDiscovery erfassen lassen. 

(SMe) 

PROJECT CONSULT Kommentar: 

Während EMC gleich Google als Suchmaschine seiner Produktsuite 

hinzufügt setzt ZyLAB (zuletzt behandelt im 

Newsletter 20060214) auf ein eigenes Werkzeug. Geboren 

wurde der Ansatz weniger aus dem ECM-Engagement des 

niederländischen Anbieters sondern aus Speziallösungen, 

die für Polizei-, Geheimdienst- und Verfassungsschutzorganisationen 

geschaffen wurden (genaue Beschreibungen solcher 

Referenzen finden sich natürlich nicht auf der ZyLAB- 

Webseite). Diese Lösungen begründeten jedoch den internationalen 

Erfolg des Unternehmens. Die Such- und Klassifikationsmaschine 

macht dabei auch vor exotischen Zeichensätzen 

nicht halt. Es werden auch Dokumente in Arabisch, 

Griechisch und Russisch mit Zylab Suchtechnologien erschließbar 

gemacht. Die neuen Werkzeuge gehen dabei über 

herkömmliche Ansätze hinaus und erlauben den Aufbau 

strukturierter Wissenssammlungen. eDiscovery reiht sich 

hier ein in die Suite der ZyLAB-Collaborationswerkzeuge 

wie Dokumentenmanagement-, Records- und Workflow- 

Management. Dass ZyLAB auch im Compliance-Umfeld 

sich gut bewährt zeigt z.B. die „Bates-Funktion“. Jedem Dokument, 

jeder Seite, kann eine eindeutige Kennzeichnung 

zugeordnet werden, die beim Bereitstellen und Export in das 

Dokument eingebettet und mit ausgedruckt wird. Ob allerdings 

ZyLAB jemals eine bedeutende Rolle im deutschen 

ECM-Markt spielen wird ist angesichts des schmalen Personaleinsatzes 

in Deutschland fraglich. 

(Kff) 

Typo3 ein ECM System? 

Aus einem Diskussionsforum im Internet: 

„…Kennt ihr ECMs auf OS-Basis die auch wirklich lizenzkostenfrei 

sind? Gibt ja einige die sich Open Source nennen 

nur weil sie auf LAMP/ einem OS Framework laufen. Ist 

eben diese Misere mit den unklaren Begriffsabgrenzungen. 

Würdet ihr Typo3 als ECM zählen? Hab da selbst noch keinen 

Einblick, inwieweit es Module/Komponenten, wie z.B. 

richtige Workflows, schon gibt….“ 

Quelle: http://www.contentmanager.de (CM) 


Ein typisches Thema in zahlreichen Foren, die Web Content 

Management beschäftigen. Wer öffentliche Diskussionen in 

Foren zum Thema WCM verfolgt, wird immer wieder auf 

Beiträge stoßen, in denen die Frage gestellt wird: Open 

Source oder lieber doch kommerzielle Systeme? 

Die Frage selbst ist sicherlich berechtigt und die Argumente 

hinsichtlich Kosten, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Investitionssicherheit 

usw. sind schon oft ausgetauscht worden. 

Für beide Seiten gibt es gute Gründe, die vom jeweiligen 

Anwendungsfall abhängen. Keine guten Gründe gibt es 

allerdings dafür, dass Systeme wie Typo3, Plone, Mambo, 

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 1 von 14

20060331 PROJECT CONSULT 

NEWSLETTER 

Joomla und andere, die als Open Source verfügbar sind, in 

diesen Diskussionen mit ECM in Verbindung gebracht werden. 

Diese Bezeichnung verdienen sie ebenso wenig wie ihre 

kommerziellen Pendants, es sei denn, diese sind Bestandteil 

einer Produktsuite, die sich tatsächlich zu einem ECM zusammensetzen 

lässt. 

Um zu verdeutlichen, wie abwegig diese Verbindung zum 

ECM ist, rufen wir uns kurz ins Gedächtnis zurück, wie 

ECM definiert wird. Enterprise Content Management, wie 

es die AIIM definiert, umfasst die Bereiche Erfassung, Verwaltung, 

Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von 

Inhalten und Dokumenten. Genau dieser letzte Bereich der 

Bereitstellung von Information, von Content, ist es, der 

Systeme wie Typo3 überhaupt in die Verbindung mit ECM 

bringt. Im AIIM Modell ist Web Content Management nur 

eine der zahlreichen integrierten Komponenten und Dienste. 

Tatsächlich ist ein System wie Typo3 dazu gedacht, für die 

strukturierte und durch Sicherheitsmerkmale geschützte Bereitstellung 

von Inhalten zu sorgen. Dennoch stellte Typo3 

kaum ein vollständiges ECM dar, allenfalls einen Bestandteil. 

Im Weg steht hier jedoch die Tatsache, dass Typo3 selbst 

eine in sich geschlossene Infrastruktur ist und nicht als Bestandteil 

einer ECM Infrastruktur konzipiert wurde. Sicherlich 

ist es möglich, über diverse Erweiterungen – und die 

Erweiterungsfähigkeit des Systems stellt einen der großen 

Vorteile von Typo3 dar – eine Anbindung an eine ECM Infrastruktur 

zu schaffen, aber zunächst einmal existiert diese 

Anbindung nicht. Für eine Anbindung des Systems an das 

ECM sind im Minimum zwei Schnittstellen notwendig. Die 

erste Schnittstelle besteht in der Verbindung zum Dokumentmanagement 

System und dem gegebenenfalls damit 

verbundenen Workflow System, die für die Anlieferung der 

Inhalte sorgen, die über Systeme wie Typo3 veröffentlicht 

werden sollen. Die zweite Schnittstelle besteht in der Verbindung 

zum Records Management oder Archiv System, das 

für die Aufbewahrung der Inhalte sorgen muss, auch über 

den Zeitraum der Veröffentlichung hinaus. Gerade hier besteht 

auf die Herausforderung, da die Inhalte wegen ihrer 

Komplexität und Abhängigkeit vom veröffentlichenden System 

nicht einfach als Einheit identifiziert und in der Form 

abgelegt werden können. Gerade das ist aber im Hinblick auf 

die Anforderung, im Internet veröffentlichte Dokumente 

und dynamische Seiten über lange Zeit auch über den Zeitraum 

der Veröffentlichung hinaus aus Nachweisgründen 

aufbewahren zu müssen. 

Typo3 wie auch die anderen Open Source Web Content Management 

Systeme sind momentan noch auf ihre Kernfunktionen 

fokussiert. Bei „Closed Source“ Produkten sieht es 

nur dann besser aus, wenn der Hersteller nicht auf das Web 

Content Management konzentriert ist, sondern dieses Produkt 

nur als einen Bestandteil einer größeren Suite sieht. 

Beispiele dafür sind Systeme von Vignette oder Hummingbird, 

letztere durch den Zukauf von RedDot. 

Zum Schluss eine klare Ansage: Typo3 ist kein ECM System. 

(CJ) 

HP erweitert OpenView 

Böblingen - HP (www.hp.com/de) reagiert auf den 

stetigen Wandel der gesetzlichen Anforderungen und 

erweitert seine Suite OpenView um Module für den 

Compliance- und Change Management Prozess. Das 

Modul OpenView Select Audit soll den kompletten 

Audit-Zyklus automatisieren und Unternehmen so die 

Einhaltung von Vorgaben und das Reagieren auf Änderungen 

leichter ermöglichen. Als weitere Funktionen 

bringt das Modul ein Dashboard mit Modellierungsfunktion 

sowie ein System zum verhindern von Verfälschungen. 

Zusätzlich wurde auch OpenView Select I- 

dentity 4.0 erweitert, um das Change Management zu 

automatisieren. Das Modul soll das Hinzufügen, Erweitern 

oder Entfernen von Systemen oder Anwendungen 

vereinfachen. 

(SMe) 


Das Thema Compliance und ILM Informationen Lifecycle 

Management lässt HP (zuletzt behandelt im Newsletter 

20060308) nicht ruhen. Nicht nur durch eine Reihe von 

Aufkäufen hat sich HP hier verstärkt (siehe z.B. Peregine, 

September 2005, AppIQ, Oktober 2005, Scitex Vision, November 

2005, Outerbay, März 2006) sondern auch durch 

Erweiterungen bestehender Produkte. Richtig ist der Ansatz, 

hier die Administration der Systeme zu verbessern, um 

damit über Audittrails eine Grundlage für eine durchgängige 

Protokollierung für Compliance-Anforderungen zu schaffen. 

Damit soll auch das Change-Management nachvollziehbar 

werden. Der Ansatz liegt tief in der Verwaltung der 

Systeme selbst und es ist fraglich, ob die Anforderungen an 

Protokolle und Journale von Anwendungen und ECM- 

Komponenten hierdurch mit abgedeckt werden können. Erst 

durch eine Auswertbarkeit werden die Daten nutzbar und 

erst durch die Archivierung von Audittrails werden sie sicher. 

Letztlich kommt es darauf an, ob nur Systeme und Systemkomponenten 

und deren technischen Transaktionen aufgezeichnet 

werden oder ob es wirklich um inhaltliche Protokollierung 

von Workflows, Nutzung von Informationen, e- 

lektronische Posteingangsbücher und ähnliche Nachweise 

geht. 

(JH) 

FileNet führender Anbieter von ECM-Lösungen 

Bad Homburg – Die ECM-Komponenten von FileNet 

(http://www.filenet.de) decken jeweils einen dedizierten 

Funktionsbereich eines ECM-Systems ab. Die Güte 

und Vollständigkeit des FileNet-Portfolios wurde erst 

jüngst wieder von Analysten wie Gartner und Forrrester 

bestätigt. Der FileNet Business Process Manager 

soll bei der Optimierung von Geschäftsprozessen helfen, 

der Content Manager dient dem Zugriff und der 

Verwaltung von Inhalten und der E-Mail Manager unterstützt 

bei der Nutzung von E-Mails. Als weitere 

Komponenten bietet FileNet den Forms Manager für 

die Gestaltung von elektronischen Formularen, den 

Records Manager zum Einhalten von rechtlichen Vorgaben 

und den Web Content Manager um Inhalte für 



NEWSLETTER 

20060331 

das Internet aufzubereiten. Zudem soll der Image Manager 

das sichere, permanente Speichern von nicht 

veränderbaren Dokumenten unterstützen und der 

Team Collaboration Manager Unterstützung bei der 

Zusammenarbeit leisten. Da alle Komponenten auf der 

FileNet P8 Architektur basieren, können Systeme laut 

Hersteller leicht um weitere Komponenten ergänzt 

werden. 

(FH) 


Als ich dieses Jahr auf der CeBIT die großen ECM-Anbieter 

ablief um die neuesten Produkte und Entwicklungen zu begutachten, 

konnte ich einen der Großen im Markt fast gar 

nicht finden. FileNet (zuletzt behandelt im Newsletter 

20051114) war als Unteraussteller mit einem Arbeitsplatz 

auf dem Stand der Firma NetApp vertreten. Das Logo 

prangte in dunkelblauen Buchstaben auf schwarzem Hintergrund 

direkt vor mir und ich habe es nicht gesehen. Als ich 

mich schließlich bis zu den Mitarbeitern von FileNet durchgeschlagen 

hatte, konnte ich mich in Ruhe auf eine gute Präsentation 

freuen. P8 von FileNet ist ein in sich geschlossenes 

System das wirklich alle Anforderungen im Markt abdecken 

kann. Aus diesem Grund war ich auch nicht wirklich überrascht, 

dass es keine außergewöhnlichen und vor allem überraschenden 

Neuerungen gab. P8 ist nach wie vor eine solide 

und außergewöhnlich leistungsfähige Lösung. Die Präsentation 

war sehr gut und die Mitarbeiter aufmerksam, nett und 

in jeder Situation Herr der Anwendung. Ich frage mich nur, 

warum muss man sich mit einer solchen Lösung auf einer 

Messe wie der CeBIT verstecken? Das hat FileNet wirklich 

nicht nötig. 

Ach ja, dies betrifft auch noch FileNet. Die Pylon AG, Hamburg 

(http://www.pylon.de), früher im Besitz eines großen 

Versicherungskonzern und sozusagen Hauslieferant, wichtiger 

Partner von FileNet und eines der Einfallstore von FileNet 

in die Versicherungsbranche, ist verkauft worden. Der 

Käufer, das Münchener Softwareunternehmen FJH 

(http://www.fjh.com), ist im ECM-Markt noch nicht sehr 

bekannt. Mal sehn, wie es weitergeht. 

(OCH) 

EMC mit neuen ECM-Services für SAP 

Schwalbach/Taunus - EMC (http://www.emc.com) 

hat sein Archivierungs- und Content Management- 

Angebot für SAP-Anwendungen erweitert und neue 

EMC Documentum Content Services für das SAP Portal 

und SAP NetWeaver Applikationen auf den Markt 

gebracht. Die Neuerungen sollen einen SAPkonformen 

Repository-Manager sowie eine Zusammenstellung 

von betriebsfertigen iViews für das SAP- 

Portal-System bieten. Durch die Integration der Documentum 

Content Services in die EMC Archivierungs- 

Services für SAP sollen Anwender auf Daten zugreifen 

können, die von einer SAP-Anwendung innerhalb des 

SAP Portals angelegt oder archiviert wurden. Zusätzlich 

hat EMC mit Captiva eine Software erworben, die 

Eingangspost digitalisiert und in das Documentum 

Repository integriert. 

(FH) 


Tja, EMC (zuletzt behandelt im Newsletter 20060214) ist 

immer gut für einen Buchstabendreher, so findet sich in dem 

ein oder anderen Beitrag (leider auch hie-und-da bei uns) die 

Bezeichnung „ECM Documentum“. Vielleicht sollte man 

bei EMC doch nicht auf den Slogan ILM setzen sondern darauf, 

dass man im Markt dazu neigt, EMC und ECM gleichzusetzen. 

Die Connectivity zu Systemen wie SAP als führendem 

ERP-System ist für alle ECM-Anbieter wichtig. 

Captiva verfügte bereits über Adaptoren, die es ermöglichen, 

an SAP Daten aus verarbeitetem Schriftgut zu übergeben 

und Ergebnisse der Erkennung gegen SAP Daten zu überprüfen. 

Auch für Documentum waren bereits Schnittstellen 

zu SAP R/3 vorhanden, die von Integratoren für die Kundenanforderungen 

angepasst wurden. Die neue Schnittstelle 

setzt auf die SAP NetWeaver Plattform. Ältere Schnittstellen 

wie das traditionelle Archivelink werden damit zunehmend 

überflüssig. Wie mit der revisionssicheren Archivierung 

von iViews und zugeordneten Objekten umgegangen 

wird, bleibt aber vorerst offen. Immerhin ist es EMC mit 

dem neuen Ansatz gelungen auch intern die bisher separaten 

Komponenten der Documentum Content Services, des 

ECM Archivierungsservice und der Captiva Erfassungskomponenten 

(zuletzt behandelt im Newsletter 20060214) 

näher zueinander zu bringen. Eine weitgehend vollständige 

und kompatible ECM-Suite, die zu dem über Standardschnittstellen 

zu führenden Plattformen wie SAP und 

Microsoft verfügt, rückt damit in greifbare Nähe. (Kff) 

DocuPortal.NET: neue Produktgeneration 

Bremen – Eine neue Lösung für Enterprise Collaboration 

und Content Management bringt DocuPortal.NET 

(http://www.docuportal.de) mit DocuPortal.NET Volume 

5 auf den Markt. Der Anbieter will mit dem neuen 

Produkt vor allem die Anforderungen von mittelständischen 

Unternehmen erfüllen. Die Software 

bringt Komponenten für Dokumenten-, Content- und 

Wissensmanagement sowie Workflow und Collaboration 

mit. Die Basis des Produktes ist das .NET- 

Framework von Microsoft. Für den Zugriff setzt die 

Software auf Browser und AJAX-basierende Technologien. 

DocuPortal.NET setzt bei der Weiterentwicklung 

des Produktes auf schnelle, kleine Produktzyklen (Volumes 

genannt) statt in längeren Zeiträumen größere 

Versionen anzubieten. Das soll es ermöglichen, schneller 

auf neue Bedürfnisse zu reagieren. 

(SMe) 


Ob man die Erweiterungen von Docuportal (zuletzt behandelt 

im Newsletter 20050531) nun Volumes, Releases oder 

Updates nennt ist unerheblich. Docuportal war in den letzten 

Jahren bemüht, möglichst schnell Zusatzfunktionen bereitzustellen 

und Unzulänglichkeiten auszugleichen, was 

leider bei bereits installierten Anwendungen doch einiges an 

Update-Aufwand generierte. Während dieser Entwicklung 

hat sich auch „schleichend“ eine Veränderung der Basiskomponenten 

ergeben, die inzwischen vollständig auf das 

.Net Framework von Microsoft setzen. Die ständigen Erwei- 



NEWSLETTER 

terungen verführen Docuportal auch dazu sich mit neuen 

Schlagworten zu schmücken – Enterprise Collaboration & 

Content Management. Abgesehen von den neuen und alten 

Schlagworten wie „Wissensmanagement“ hat es aber Docuportal 

verstanden, sehr gut auf die Bedürfnisse einer mittelständischen 

Anwenderzielgruppe einzugehen. Einfache Bedienung, 

Beschränkung auf wesentliche Funktionen, Übersichtlichkeit 

und ein gutes Preisl-/Leistungsverhältnis sind 

hier die Kernpunkte. Der Markt verändert sich jedoch besonders 

im Umfeld der von Docuportal adressierten Klientel. 

Lösungen wie die Kombination von SuperOffice mit 

Docushare aber auch das wachsende Angebot von Microsoft 

selbst mit Werkzeugen wie der Workflow Foundation, dem 

Sharepoint, Infopath und Biztalk bieten Alternativen. Vielleicht 

ist dies auch der Grund, warum Docuportal in schneller 

Abfolge immer neue Versionen auf den Markt wirft – 

noch rechtzeitig genügend Vorsprung zum kommenden 

Wettbewerb mit Standardprodukten gewinnen. (Kff) 

Brother steigt in den Markt für Multifunktionsdrucker 

ein 

Bad Vilbel – Brother (http://www.brother.de) stellte 

auf der CeBIT 2006 ihre neuen Multifunktionsdrucker 

MFC-8860N und MFC-8860DN vor. Der 8860N bietet 

standardmäßig Kopieren, Fax und Farbscannen mit einer 

Auflösung von bis zu 1.200 x 600 dpi. Das Multifunktionsgerät 

ist mit einem eigenen Server ausgestattet, 

direkt netzwerkfähig und auch lokal an Arbeitsplätze 

anschließbar. Mit „scan-to-ftp“ können gescannte 

Dokumente direkt an einen Server im Netz weitergeroutet 

werden. Das Gerät unterstützt LDAP und 

kann so die Benutzerdaten im Netzwerk nutzen. Der 

MFC-8860DN bietet im Unterschied zum 8860N die 

volle Duplexfunktionalität beim Scannen und Kopieren. 

(CM) 


Brother setzt wie XEROX (http://www.xerox.de), Canon 

(http://www.canon.de ) und viele andere Kopierer- und Druckeranbieter 

verstärkt auf multifunktionale Kopierer, die 

zugleich auch noch Drucken, Scannen und Faxen beherrschen 

(es fehlt nur noch der eingebaute Shredder, um die 

Dokumente gleich wieder zu entsorgen). Seiteneinstieg ins 

Thema ECM über Erfassung, Ausgabe und Versand! Während 

XEROX mit DocuShare und Canon mit einem kleinen 

Portfolio eigene Software anbieten, ist es bei Brother noch 

recht dürr bestellt. Natürlich funktioniert das Drucken über 

die Anwendungen, der Engpass ist aber die Erfassung von 

gescannten Seiten, die vom Multifunktionsgerät erst einem 

Arbeitsplatz oder einer Anwendung zugestellt werden müssen. 

Es war bereits vor der CeBIT von vielen Anbietern zu 

hören, um eine vernünftige Erfassung zu realisieren, müssen 

keine teuren Scanner mehr angeschafft werden. Multifunktionsgeräte 

wie von Brother gehören vielfach schon zur 

Standardausstattung in den Unternehmen gehören. Die 

Multifunktionsgeräte (Drucken, Scannen, Faxen und Kopieren 

– Kaffeekochen fehlt auch noch) stehen doch ohnehin in 

den Gängen der großen Unternehmen herum. Wirklich genutzt 

werden sie gerade einmal zum Kopieren. Jetzt bieten 

jedoch die ersten Hersteller in Korporation mit ECM- 

Anbietern auch echte Scannlösungen an. Wie auf einigen 

Ständen zu sehen, standen dort tatsächlich die ersten Multifunktionsgeräte 

die von jedem zu bedienen waren und durch 

den Einsatz von entsprechenden Lösungen in der Lage waren, 

die gescannten Seiten sofort an ein ECM-System zu ü- 

bergeben, so dass es ohne großen Aufwand möglich ist die 

Dokumente am Arbeitsplatz weiter zu verarbeiten. Die Lösung 

ist klar, raus mit den aufwändigen Scannstrecken, weg 

mit der aufwendigen Arbeitsvorbereitung und vergiss die 

Clearingstellen, das kann jetzt jeder Sachbearbeiter selber 

machen. Sicherlich ist das eine mögliche Variante. Zeit um 

seinen gewohnten Tätigkeiten nachzugehen bleibt dem Sachbearbeiter 

allerdings kaum. Ist hier nur eine neue Arbeitsplatzbeschreibung 

erforderlich oder lassen wir doch alles 

beim Alten und verwenden die Multifunktionsgeräte wie 

bisher, zum Kopieren. Für die Anbieter solcher Maschinen 

sieht die Vision jedoch anders aus. Sie sehen den Multifunktionsdrucker 

als Einstieg in den ECM-Markt, als Ablösung 

für den kleineren und mittleren Scanner. 

(OCH) 

Betasystems Input- und Outputmanagement 

Berlin – betasystems hat begonnen, ihre Produkte zu 

konsolidieren. Dies betrifft einerseits die zugekauften 

Komponenten von Kleindienst, wo inzwischen die verschiedenen 

OCR-, Klassifikations- und Erfassungslösungen 

zusammengeführt wurden. Betasystems setzt 

damit im ECM-Bereich auf drei Säulen: Input Management, 

Output Management und Archivierung. Der 

Bereich ECM und Output Management wird durch das 

weitere Standbein Security Lösungen sinnvoll ergänzt. 

(SMe) 


Betasystems (zuletzt behandelt im Newsletter 20050912) 

konzentriert sich zunehmend auf zwei Bereiche des ECM, 

den Bereich Capture als Input Management und den Bereich 

Deliver als Output Management. Im Bereich des Input Management 

hat sich betasystems durch den Zukauf von Kleindienst 

Datentechnik verstärkt. Die Verbindung von Input 

und Output Management ist dabei ein interessanter Ansatz. 

Daten, die vom Output Management aufbereitet und zur 

Verfügung gestellt werden, können selbst wieder Input für 

Geschäftsprozesse sein. Dieser Ansatz kann aber sicher noch 

dahingehend ausgeweitet werden, dass nicht nur aufbereitete 

Daten Input werden können, sondern auch Dokumente, die 

das Unternehmen über das Output Management verlassen. 

Zum Beispiel im Bereich des Formularwesens gibt es interessante 

Möglichkeiten, versandte Formulare im Input wieder 

zu erkennen und dadurch leichter und zuverlässiger automatisch 

dem Vorgang zuordnen zu können. 

Der Bereich Preserve nach dem AIIM ECM-Modell ist zwar 

mit einem Archivprodukt auch besetzt. Das EBS20, das vom 

Ursprung her ein COLD-Archiv ist, aber auch für andere 

Dokumentarten verwendet werden kann, wird aber mehr als 

Ergänzung zum Input Management und Output Manage- 



NEWSLETTER 

20060331 

ment gesehen. Er bildet zusammen mit einem Middleware- 

Anatz (oder über den Clienten?) eine Art Brücke zur Zusammenführung 

von Input und Output Management. 

Der Bereich Manage des AIIM Modells ist nicht mit einem 

eigenen Produkt vertreten. betasystems tritt nicht mit dem 

Anspruch anderer Anbieter auf, den gesamten Bereich des 

ECM abzudecken, die dann aber in den einzelnen Bereichen 

oft nur Durchschnittliches anzubieten haben, sondern verfolgt 

die Strategie, stattdessen hoch spezialisierte Produkte 

im Input und Output Management anzubieten. Die Zusammenarbeit 

mit FileNet macht deutlich, dass betasystems 

durch seine speziellen Lösungen keine Berührungsängste 

mit anderen ECM Anbietern hat. 

Für einen Anbieter, der sich auf die Bereiche Input und 

Output spezialisiert, gibt es hier viele Geschäftsmöglichkeiten, 

auch ohne ausgeprägte eigene ECM-Manage- 

Komponente. Dazu muss aber die Fokussierung des Output 

Managements auf die Listenverarbeitung, wie sie zurzeit 

noch bei betasystems aus historischen Gründen vorherrscht, 

aufgegeben und auch andere Bereiche des Output Managements 

angeboten werden. 

(StM) 

Märkte & Trends 

Document Related Technologies – Trends 2006 

In der vorangegangenen Newsletterausgabe 20060308 

haben wir die Ansichten der AIIM international sowie 

von Forrester und Gartner dargestellt. Im folgenden 

Beitrag geht es darum, die Situation im deutschen 

Markt und die Ansicht von PROJECT CONSULT vorzustellen. 

Positionierungskämpfe 

Natürlich erhebt sich immer wieder sofort die Frage, 

wer ist denn das führende Unternehmen. In den Studien 

der Analysten finden sich immer Unternehmen in 

unterschiedlichsten Positionen wieder – je nach dem, 

wie man die Kriterien und den Fokus definiert. 

Für Deutschland kann man sicher sagen, zur Führungsgruppe 

der traditionellen, nicht „deutschstämmigen“ 

DMS- und ECM-Anbieter gehören EMC 

(http://www.emc.de), 

FileNet 

(http://www.filenet.de), IBM (http://www.ibm.de) 

und OpenText (http://www.opentext.de) (alphabetisch 

…). Werfen wir einmal einen Blick auf die Abdeckung 

der Portfolios in Bezug auf die ECM-Definition 

der AIIM International (zur Definition siehe z.B. die 

Einträge „Enterprise Content Management“ und 

„ECMS“ auf http://www.de.Wikipedia.org). 

Die Abkürzungen und Farben in den folgenden Tabellen sind wie 

folgt zu übersetzen: Cap = Capture; M = Manage-Komponenten, 

DM = Document Management, RM = Records Management, CM 

= Web Content Management, Wf = Business Process Management, 

Col = Collaboration, Sto = Store einschließlich Speichersysteme, 

Pre = Preservation einschließlich Archivierungssoftware, 

und OM = Deliver, Output Management. Feld = leer: kein eigenes 

Produkt, nur durch Zusatzprodukte abgedeckt; Feld = hellgrün: in 

Teilen abgedeckt; Feld = dunkelgrün: gut abgedeckt. 



EMC 

FileNet 

IBM 

OpenText 

Wie sehen nun im Vergleich einige Anbieter von Standardsoftware 

aus, die sich ebenfalls im ECM-Markt 

platzieren wollen. 



HP 

Microsoft 

Oracle 

SAP 

Sun 

Andere bei Forrester (http://www.forrester.com) oder 

Gartner (http://www.gartner.com) im oberen rechten 

Quadranten gern gelistete Anbieter wie Vignette 

(http:// www.vignette.com), Interwoven 

(http://www.interwoven.com), 

Stellent 

(http://www.stellent.de), 

Mobius 

(http://www.mobius.com), 

BancTec 

(http://www.banctec.de), 

Hummingbird 

(http://www.hummingbird.com) oder Xerox 

(http://www.xerox.de) spielen in Deutschland nur eine 

nachgeordnete Rolle. 

Dafür gibt es zahlreiche deutsche Anbieter (Entschuldigung 

liebe Anbieter, wir wissen, dass auch Sie international 

tätig sind, jedoch ein Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit immer 

noch in Deutschland liegt), die ebenfalls den Wettlauf zu 

den großen ECM-Suitenanbietern aufgenommen haben. 

Hier einige wenige, ausgewählte Beispiele (Vorab 

unsere Entschuldigung an alle nicht aufgeführten Anbieter): 



Betasystems 

d.velop 

Docuware 

EASY 

ELO 

GFT Solution. 

IQDoQ 

Optimal 

Saperion 

SER Solutions 

WinDream 

etc … 

Eines zeigt die Tabelle ganz deutlich: Die deutschstämmigen 

Anbieter kommen aus dem klassischen 

Dokumentenmanagement und der elektronischen Archivierung. 

Sie entwickeln sich weiter in Richtung Bu- 



NEWSLETTER 

siness Process Management. Das Thema Collaboration 

wird dabei Standardsystemen wie Domino oder Exchange 

überlassen. Records Management (wie z.B. in 

der ISO 15489 und in MoReq definiert) ist noch nicht 

richtig angekommen. Web Content Management spielt 

bei diesen Anbietern keine Rolle. Man setzt dagegen 

auf die Integration in Portale. 

Eine Abfolge, wer der Schönste und Beste ist, sparen 

wir uns hier. Die Einschätzungen der Anwender in Bezug 

auf die Produkte und die Qualität der Dienstleistung 

finden sich auf http://www.benchpark.de. Wohin 

sich die börsennotierten Anbieter in Bezug auf Innovationen 

bewegen haben wir im „DTX“ im Newsletter 

20051219 zuletzt dokumentiert. 

In dem Maße, wie sich die großen Standardsoftwarelieferanten 

auf das Thema ECM einschießen, müssen die 

kleineren Anbieter ihr Heil in der Flucht nach vorn suchen. 

Bessere Integration, fertige Branchenszenarien 

sind hier die Schlagworte. Immer mehr Produktanbieter 

verlagern daher ihren Schwerpunkt in das Dienstleistungs- 

und Projektgeschäft. 

Was fragen die Anwender nach? 

Die meisten Anwender haben immer noch nicht die 

neuen Schlagworte wie „Compliance“, „Information 

Lifecycle Management“ oder „Enterprise Content Management“ 

aufgegriffen. Man spricht halt von Archivierung 

und Dokumentenmanagement. Aktuell nachgefragte 

Themen sind (hier ohne Gewichtung): 

• Elektronische Akten, die einen vollständigen Überblick 

zu allen Dokumenten, E-Mails etc. nach Kunden, 

Geschäften, Vorgängen etc. abbilden können 

• Rechnungseingangsverarbeitung ist zumindest bei 

den größeren Anwenderunternehmen ein wichtiges 

Thema 

• Der einheitliche Posteingang mit Zusammenführung 

von E-Mail, Fax, gescannten Dokumenten, 

Voice-Mail und anderen Quellen mit übersichtlicher 

Verwaltung 

• ASP-Dienstleistungen für elektronische Signatur, 

z.B. Ausgangsrechnungen 

• Archivierung als Entlastung für Domino, Exchange 

und ERP-Systeme – leider mit der Tendenz zu neuen 

Insellösungen 

• Ablösung von älteren Speichersystemen durch moderne 

ILM-Konzepte und Archivierung auf magnetischen 

Medien 

• Einfache Workflows zur Verteilung von Post, Aufgaben 

und referenzierten elektronischen Akten 

• Revisionssichere Archivierung von kaufmännischen 

und steuerrelevanten Informationen mit Zusammenführung 

von strukturierten Daten und Dokumenten 

• Formularmanagement zur Verwaltung papiergebundener 

und elektronischer Formulare mit dem 

Ziel eine optimierte, möglichst automatische Erfassung 

in hoher Qualität zu erreichen 

• Unterstützung der Erschließung von Informationen 

durch intelligente Suchmaschinen und automatische 

Klassifikation von Daten und Zusammenhängen 

• Produktdatenmanagement in Verbindung mit technischer 

Dokumentation und Dokumentenmanagement 

• Unterstützung der projektorientierten Zusammenarbeit 

einschließlich Collobaration, Projektmanagement 

und Dokumentenmanagement 

• Vereinfachte Integration von Dokumenten- 

Technologien in die führenden Anwendungen 

(Host, Bürokommunikation) 

Besonders im Mittelstand ist Nachholbedarf. Die Anzahl 

der Projektanfragen und Projekte hat sich im Vergleich 

zum Vorjahr fast verdoppelt. Im Markt ist sowohl 

auf Anwenderseite als auch auf Anbieterseite ein 

erhöhter Bedarf an gut qualifzierten Kräften festzustellen. 

Um es in einen Satz zu bringen: in 2006 hat der 

ECM-Markt erheblich angezogen. 

Anm. d. Red.: Der zweite Teil des Artikels „Document Related 

Technologies - Trends 2006“ mit den Schwerpunkten „Technologien 

& Standards“, „Kundenzufriedenheit“, „Integration“, „Konsolidierung“ 

und „Was bringt die Zukunft“ erscheint im nächsten 

Newsletter im April 2006. 

Messen & Kongresse 

Best Practice Panels auf der DMS EXPO 2006 

Auch im Jahr 2006 wird das Erfolgsprogramm der 

DMS EXPO (http://www.DMSEXPO.de), die BPP Best 

Practice Panels, von der KoelnMesse zusammen mit 

PROJECT CONSULT fortgeführt. In diesem Jahr sind 

folgende Themen geplant: 

Revisionssichere Archivierung - 

Sichere Speicher, effiziente Software und 

elektronische Signaturen 

Im Best Practice Panel werden die unterschiedlichen 

Sichten auf das Thema Elektronische Archivierung 

dargestellt. Hierzu gehören Themen wie die Revisionssicherheit, 

die sichere Ablage, E-Mail-Management 

und Langzeitverfügbarkeit. Elektronische Archivsysteme 

gehören heute als Infrastruktur in jede Unternehmens-EDV-Landschaft. 

Sie bewahren das Wissen 

der Organisation. Nutzen und Anwendungsgebiete 

dieser Basistechnologie und die Voraussetzungen für 

die Bewahrung der gespeicherten Information werden 

den Teilnehmern des BPP komprimiert dargestellt. 

Vorgesehen für den 19.09.2006, 13:00 - 14:00 Uhr 



NEWSLETTER 

20060331 

Enterprise Content Management – 

Compliance als Markttreiber? 

Ziel dieses BPP ist die Darstellung der Bedeutung von 

Enterprise Content Management im Zusammenhang 

mit der Erfüllung rechtlicher und regulativer Vorgaben, 

im Angloamerikanischen „Compliance“ genannt. 

Mit Technologien wie Workflow, Collaboration, Capture, 

Outputmanagement und Records Management 

bietet ECM die notwendigen Hilfsmittel, um alle Informationen 

im Unternehmen zu kontrollieren und 

zielgerichtet bereitzustellen. Das BPP beleuchtet den 

derzeitigen Markt und verdeutlicht den Teilnehmern 

die Bedeutung des Themas Compliance. 


BPM Business Prozess Management - 

In den Prozessen liegt der Nutzen 

Geschäftsprozesse bestimmen die Arbeit von Unternehmen 

und Verwaltungen. In ihnen ist ein erhebliches 

Potential für die Optimierung enthalten. Während 

vielerorts bereits Archive und Dokumentenmanagement 

eingeführt wurden, ist das Thema Business Process 

Management und Workflow immer noch eine offene 

Flanke. Neue Produkte und Trends sowie die 

Nutzenaspekte werden den Teilnehmern am BPP realitätsnah 

vermittelt. 


Die Whitepaper der Best Practice Panels der Jahre 2003, 

2004 und 2005 können unter folgender Webadresse abgerufen 

werden: 

http://www.project-consult.com 

Die diesjährige DMS EXPO wird erstmals von der 

KoelnMesse (http://www.koelnmesse.de) in Köln 

ausgerichtet. DRT-Anbieter, die sich an den Best Practice 

Panels beteiligen wollen, wenden sich bitte an 

Herrn Schmale bei der KoelnMesse. 

(SKK) 

Ten Years After 

In der Diskussion 

Manchmal lohnt es sich doch seine alten Whitepaper und 

Vortragsskripte hervorzukramen. Vor zehn Jahren, im Frühjahr 

1996, hatte ich auf dem IMC Executive Summit in 

Cannes eine Keynote zum Thema „Document Management 

as IT Infrastructure“ gehalten. Darin ging es darum, dass 

Dokumentenmanagement betriebssystemnaher Bestandteil 

der IT-Infrastruktur wird. Damals - es war die Zeit als sich 

mit der DMA Document Management Alliance erstmals 

Middleware-, Standardschnittstellen- und Dienstekonzepte 

entwickelten und das Web begann herkömmliche Architekturen 

in Frage zu stellen - war ich nur von wenigen Jahren 

ausgegangen, bis es soweit ist. Allein, die Hersteller ließen 

mich mit meiner Vorhersage im Regen stehen. Erst jetzt findet 

der Paradigmenwechsel statt: SAP liefert Workflow, 

DMS und Records Management mit, Oracle 10g macht das 

Referenzdatenbankmodell obsolet und integriert strukturierte, 

schwach strukturierte und unstrukturierte Information, 

die Speichersystemhersteller rüsten unter dem Schlagwort 

ILM Information Lifecycle Management die SAN- und 

NAS-Betriebssysteme auf – und, recht spät – Microsoft 

nimmt sich des Themas ECM Enterprise Content Management 

ernsthaft an. 

Microsoft ante Portas 

Microsoft focht seine Schlachten bisher an anderen Fronten 

aus. Enterprise Content Management geriet erst durch verschiedene, 

parallele Entwicklungen in den Fokus des Standardsoftwareanbieters: 

Der Sarbanes-Oxley-Act machte 

deutlich, dass die Verwaltungsfunktionalität von Exchange 

und Outlook unter Compliance-Gesichtspunkten unzureichend 

ist – herkömmliche E-Mail müsste man glatt verbieten. 

Das immense Anwachsen von Information konzentrierte 

sich besonders auf schwach- und unstrukturierte Dokumente, 

die auf der Microsoft-Plattform nur schwer zu verwalten 

und zu kontrollieren sind – OSTs, PSTs, Filesystem, 

Sharepoint, SQL-Server … der Speicherorte gibt es viele, 

allzuviele. Die Server-Produkte von Microsoft gewannen 

gegenüber den Personal-Productivity-Tools auf dem Arbeitsplatz 

an Bedeutung - und es werden mehr und mehr 

webfähige Lösungen gefordert, die Funktionalität verlagert 

sich immer mehr auf die Server. Nicht zuletzt bekam Microsoft 

Hunger am „Content“ selbst – wer die Inhalte im Griff 

hat steht in Punkto Kundenbindung besser da, denn Software 

ist austauschbar. Seit nunmehr zwei Jahren versucht 

Microsoft das Thema ECM selbst zu besetzen. 

Ist das Glas halb voll oder ist es halb leer? 

Was bietet nun Microsoft wirklich? Ist es ein vollständiges 

ECM wenn man die Definition der AIIM international zu 

Grunde legt? 

Wir sprechen hier nicht über die vorhandene Software wie 

Office 2003, den aktuellen Sharepoint oder Windows XP. 

Auch hier ist schon Dokumentenmanagementfunktionalität 

vorhanden – man muss nur etwas basteln. Mit dem neuen 

Sharepoint, der Integration von Infopath für Formulare, der 

Erweiterung von Biztalk kommt man dem Thema ECM 

schon näher. Der Content Server wird dabei zukünftig auf 

der Strecke bleiben und Web Content Management wird mit 

Sharepoint zusammenfließen – auch dies ein Ansatz nach 

dem ECM-Konzept der AIIM. Die Office-Produkte werden 

immer mehr integriert – und schaffen damit immer mehr 

Abhängigkeiten … - und mit Dokumentenmanagement- 

Funktionalität in Gestalt von Sharepoint Services und Infopath 

verbunden. Die echte Revolution kommt jedoch erst mit 

Vista. Dann wird es eine – kleine – Workflow-Engine für 

alle Microsoft-Anwendungen geben. Auch das Thema Records 

Management wird mit einem speziellen Bereich des 

Sharepoint Portal Servers adressiert - von abgedeckt oder 

Umsetzung internationaler Standards noch zu schweigen. 

Aber es bleiben auch entscheidende Unzulänglichkeiten. Das 

Exchange Repository wird nicht abgelöst. So wird auch die 

„Compliance-E-Mail-Speicherung“ sich eines separaten 

„Speichertopfes“ bedienen. So leben denn Records Management 

und E-Mail-Management weiterhin nebeneinander 



NEWSLETTER 

her, von einer einheitlichen Verwaltung entsprechend Prozessen 

und Sachzusammenhängen kann man nicht sprechen. 

ECM zwischen Vision und Realität 

- so lautete eine andere Keynote von mir im Jahr 2002. Für 

Microsoft heißt dies, man wird besser, aber nicht längst 

nicht vollständig, z.B. ein standardisiertes Interface zur Anbindung 

der Langzeitarchivierung – der in Deutschland entwickelte 

ARM Active Repository Manager – wird es international 

nicht als Microsoft-Produkt geben. Und nicht nur 

deshalb bleibt das Problem des Speicherortes, da Microsoft 

die Einführung eines datenbankbasierten, einheitlichen Filemanagers 

als zu risikoreich betrachtet – obwohl dieser eigentlich 

mit Vista kommen sollte. Ein Beispiel: möchte man 

also Dokumente auf seinem Notebook mitnehmen oder über 

mehrere Standorte replizieren dann gibt es bei Microsoft die 

Optionen wie Sharepoint-Dokumente im Outlook-Client, 

Exchange- und Outlook-Dokumente in einer OST, Offline- 

Dateiordner, Peer-to-Peer-Replikation mit Groove … der 

Schaffung von Redundanz und Inkonsistenz sind keine 

Grenzen gesetzt. Eine durchgängige ECM-Anwendung für 

alle Microsoft- Komponenten? Fehlanzeige. Vieles bleibt 

Stückwerk – die Berater und Integratoren werden sich freuen. 

Götterdämmerung im ECM-Markt 

Viele traditionelle ECM-Anbieter atmen auf, jedoch macht 

sich die Marktmacht von Microsoft bemerkbar. Erste Anbieter 

verschenken inzwischen ihre ECM-Software als Add-on 

zu Microsoft und wollen ihr Geschäft mit Dienstleistung 

und Integration bestreiten. Tom Jenkins von OpenText oder 

Josef Gemeri von Easy verkünden bereits, dass sie sich 

schwerpunktmäßig auf Zusatzprodukte zum Sharepoint 

konzentrieren wollen. Und viele Partner erleben zur Zeit ein 

böses Erwachen. In der Vergangenheit haben sie mit ihren 

ECM-Produkten Microsoft beschützt, fehlende Funktionalität 

beigesteuert. Zukünftig wird mancher Partner durch das 

Microsoft-eigene ECM-Portfolio ersetzbar. ECM wird Allgemeingut, 

auch für Mittelständler und Kleinunternehmen 

verfügbar, ECM wird IT-Infrastruktur! 

(Kff) 

Normen & Standards 

MoReq2 

MoReq, die „Model Requirements for the Management 

of Electronic Records”, finden immer mehr Verbreitung 

und Anerkennung. Die von der Europäischen 

Kommission im Rahmen des IDA-Projektes geförderte 

und vom DLM-Forum (http://www.DLM- 

Network.org) erstellte Richtlinie definiert nicht nur 

den Umfang von Records Management sondern auch 

die angrenzenden Themenbereiche. Derzeit ist MoReq 

in sieben Sprachen verfügbar. Die Spezifikation kann 

auch von der PROJECT CONSULT Webseite heruntergeladen 

werden: 

http://www.project-consult.com. 

Inzwischen gewinnt die Fortführung und Erweiterung 

von MoReq in Gestalt von MoReq2 Form. Dabei geht 

es nicht nur um funktionale Erweiterungen sondern 

besonders um die Nachweisfähigkeit und Zertifizierung 

der Implementierung von MoReq in Softwareprodukten. 

Wesentliche Neuheiten in MoReq2 werden 

sein: 

• Schaffung einer flexibleren Struktur 

Berücksichtigung nationaler Anforderungen, 

Erweiterung des Funktionenkataloges (Ergänzungen), 

Definition optionaler Komponenten für unterschiedliche 

Umgebungen und Anforderungen (Ergänzungen 

und Verschiebungen in der Struktur) 

• Erweiterung des Basismoduls 

Zugriffsverwaltung (Ergänzungen), 

Aufbewahrungsfirsten und Vernichtung (Ergänzungen), 

Export, Übertragung und Dokumentenaustausch 

(Ergänzungen; teilweise neu), 

langfristige Bewahrung (Ergänzungen), 

konkretere Fassung und Beschreibung der Metadaten 

(Ergänzungen). 

• Schaffung neuer optionaler Module 

Content-Management-.Systeme (neu), 

Verwaltung nichtelektronischer Aufzeichnungen 

und Hybridsysteme (vorhanden, wird zu optional 

verschoben), 

Workflow (vorhanden, wird erweitert und verschoben) 

und Vorgangs-/Fallbearbeitung (neu) 

Dokumentenmanagement und Collaboration (vorhanden, 

wird verschoben) 

Kryptographie, Verschlüsselung, Wasserzeichen, 

Digital Rights Management (vorhanden, teils neu, 

wird verschoben) 

Interoperabilität und Offenheit (vorhanden) 

dezentrale Systeme (neu) 

• Entwicklung eines MoReq Compliance Tests 

Beurteilung von Produkten (neu) 

Entwicklung von standardisierten Testskripten 

(neu) 

Unterstützung einheitlicher MoReq-Compliance- 

Evaluierungen durch Tests (DLM Forum, DLM- 

Network EEIG) 

Die Veröffentlichung der neuen MoReq2 Spezifikation 

soll bereits Anfang 2007 erfolgen. 

(Kff) 


Mit MoReq steht ein europäischer „Quasi-Standard“ für 

Dokumenten- und Records-Management zur Verfügung. 

Inzwischen hat sich das Public Records Office (PRO) in 

England mit PRO2 sehr stark an MoReq angelehnt. Die 

Überarbeitung von NOARK in Norwegen wird sich ebenso 

an MoReq orientieren wie die SEL-GED-Standards des 

Staates Luxemburg. MoReq ist dabei nicht nur auf den öffentlichen 

Sektor ausgerichtet sondern in allen Branchen 

anwendbar. Selbst wenn man keine vollständige MoReq- 



NEWSLETTER 

20060331 

Implementierung beabsichtigt, ist die Spezifikation ein hilfreiches 

Dokument zur Konkretisierung der eigenen Anforderungen. 

Mit der Schaffung einheitlicher Prüfkriterien und 

der Zertifizierbarkeit wird sich die Bedeutung von MoReq 

noch erhöhen. Dies wird automatisch auch zu der Frage führen, 

welche Bedeutung nationale Zertifizierungsbestrebungen 

zukünftig haben werden, die von MoReq abweichende 

Konzepte verfolgen. Aus Sicht der international tätigen 

ECM-Anbieter ist ein einheitlicher Standard in Europa 

mehr als wünschenswert, damit nicht für jedes Land eine 

„Sonderlocke“ programmiert werden muss. Nur eine weite 

Verbreitung eines Standards rechtfertigt bei den Anbietern 

die Umsetzung in einem Standardprodukt. Daher wird von 

vielen Anbietern die Weiterentwicklung von MoReq mit 

großem Interesse verfolgt. Das vorgestellte Erweiterungsprogramm 

für MoReq2 wurde bereits in 2005 vom DLM 

Forum verabschiedet. Der aktuelle Stand von MoReq2 ist 

eines der Themen der diesjährigen DLM-Forum-Konferenz 

vom 4.-5. April in Wien. 

(Kff) 

GFT und ZKA mit neuem Standard 

St. Georgen – Die GFT Technologies AG 

(http://www.gft.com) hat für den ZKA Zentralen 

Kreditausschuss 

(http://www.zentralerkreditausschuss.de) 

den neuen EBICS Electronic Banking 

Internet Communication Standard entwickelt. 

Das Unternehmen hat die Spezifikation anhand eines 

Grobentwurfs des ZKA und mit Hilfe von Vertretern 

von Banken und Verbänden entwickelt. Der neue 

Standard stellt eine Ergänzung des DFÜ-Abkommens 

dar und soll eine einfache und sichere Datenübertragung 

zwischen Banken und Kunden über das Internet 

ermöglichen. Die Protokoll-Elemente basieren auf XML 

und stellen somit keine besonderen Anforderungen an 

die Architektur der verwendeten Systeme. Mit dem 

neuen Protokoll soll eine reibungslose Kommunikation 

zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht werden 

und so die Multibankfähigkeit gesichert werden. (SMe) 


XML setzt sich beim Datenaustausch immer mehr gegen 

herkömmliche Verfahren wie z.B. traditionelles EDI durch. 

XML erlaubt eine plattformunabhängige, offene Standardisierung 

von Formen, Schnittstellen und Protokollen. Der 

neue Standard zeigt auch, dass herkömmliche und vielfach 

individuelle Verfahren zur Kommunikation zwischen Banken 

und Kunden der Ablösung harren, und auch, dass eigentlich 

die elektronische Signatur in der Kommunikation 

immer noch keine große Rolle spielt. Der neue Standard ist 

auch eine Reaktion auf die zahlreichen Angriffe im Internet. 

Ob unter Sicherheitsgesichtspunkten hier mit dem neuen 

Standard wesentliche Verbesserungen erzielt wurden, muss 

sich erst zeigen. Immerhin böte sich der GFT hier gleich 

noch die Möglichkeit, das Produkt HYPARCHIV der GFT 

Solutions (zuletzt behandelt im Newsletter 20051014) als 

revisionssichere Archivierung für die mit dem neuen Standard 

übermittelten Daten und Transaktionsprotokolle nachzuverkaufen. 

(RKo) 

Artikel 

In welcher Liga spielt Microsoft? 

Artikel von Dr. Rainer Kossow, PMP, CDIA+, Senior- 

Berater bei PROJECT CONSULT, E-Mail: Rainer.Kossow@PROJECT-CONSULT.com. 

In den letzten Jahren hat Microsoft seine Office Produkte 

kontinuierlich weiterentwickelt. Dabei standen 

die Produktfamilien zur individuellen Dokumentenerstellung, 

zur Datenverwaltung und zur Datenablage 

bisher nur in minimal integrierten Modulen zur Verfügung. 

Mit dem Office System 2007 werden Ende 2006 

integrierte Tools zur persönlichen Arbeit und zur Zusammenarbeit 

angeboten. Damit will Microsoft den 

Anschluss an die etablierten Anbieter von ECM Systemen 

schaffen. Analysten wie Forrester oder Gartner 

(siehe den PROJECT CONSULT Newsletter 20060308) 

ordnen Microsoft schon bei den Aufsteigern ein. 

Die Frage ist: 

Wann wird Microsoft nicht nur im Marketing ein ernstzunehmender 

Spieler auf dem ECM-Terrain? 

Die Basis für die verbesserte Zusammenarbeit wird mit 

einem einheitlichen, allerdings Microsoft spezifischen 

XML, gelegt. Die Definition dieser XML Variante ist 

frei verfügbar. Die Funktionalität wird sich neben der 

reinen Erstellung von Dokumenten auch auf die Nutzung 

von Daten erstrecken. Dabei werden die Formulare 

in InfoPath definiert und in Office Anwendungen 

eingebunden. Die Zuordnung von Feldern in InfoPath 

und auf dem Sharepoint Server erfolgt anwenderfreundlich 

über einen Wizard. Die eingegebenen Daten 

werden dann an den Sharepoint Server übergeben und 

können dort auch einen Workflow anstoßen. Diese 

Funktionalität ist allerdings nur gegeben, wenn Office 

Dokumente im XML-Format und nicht als DOC abgespeichert 

werden. Damit ist das Ende des alten DOC- 

Formates beschlossen. Es wird durch das XML Format 

in Dateien mit der Endung DOCX ersetzt. Sollte ein 

Word Dokument auch noch einen Makro enthalten 

lautet die Endung DOCM. Intern handelt es sich in 

beiden Fällen um eine Sammlung von komprimierten 

Dateien im ZIP Format, die mit dem Standardtool entpackt 

und einzeln angefasst werden können. Natürlich 

werden die neuen Office Produkte das betagte DOC 

Format lesen können. Vor dem Speichern können Informationen 

von vorherigem Speichern aus dem Dokument 

entfernt werden (sinnvoll bei der Signaturvergabe). 

Leider gibt es immer noch keine integrierte 

Verwaltung von Textbausteinen. Dies muss wie bisher 

über Partner realisiert werden. Dateien können wahlweise 

auch im Microsoft eigenen XPS Format abgespeichert 

werden. Die Funktionalität entspricht der 

von PDF. 



NEWSLETTER 

Mit InfoPath kann jetzt auch eine qualifizierte Signatur 

von Formularen erfolgen. Dabei wird das Dokument 

als PNG abgespeichert und die Signatur wird anschließend 

eingebettet. Sinnvoller wäre es hier, wenn die 

Signatur für die spätere Archivierung in TIFF oder 

PDF-A angehängt wäre, so dass eine Entkoppelung 

von Signatur und Dokument möglich ist. 

Alle Office Produkte erhalten die neue „IGX“ Grafik 

Engine. Damit werden die Daten von Präsentationen 

analysiert und automatisch in komplexen Grafiken 

eingefügt. Die Hinterlegung von Unternehmensstandards 

für Grafiken ist jedoch noch nicht möglich. 

Die Oberfläche der Office Produkte wurde entscheidend 

verbessert. Es ist jetzt nicht mehr nötig sich durch 

endlose Menübäume zur passenden Auswahl durchzusuchen. 

Vielmehr „ahnt“ das System, was der Anwender 

als nächstes machen möchte und bietet ihm die 

passenden Optionen an. 

Der Sharepoint Services Server (nicht zu verwechseln 

mit dem Sharepoint Web Server) wird zum Zentralen 

DMS Server. Dabei wird eine Integration zu allen anderen 

Microsoft Produkten angestrebt. So ist es z.B. 

möglich Kontaktdaten aus Exchange per Replikation 

an den Sharepoint Server zu übergeben und dort für 

Formulare in InfoPath zu nutzen. Auch Mail kann von 

Exchange an SharePoint übergeben werden. Dabei 

geht allerdings die Historie der Mail verloren. 

Unter Langzeitarchivierungsgesichtspunkten sollten 

keine mit privaten Passworten geschützten Dokumente 

archiviert werden. Hier ist die Digital Rights Management 

Funktionalität eher hinderlich. Berechtigungen 

können zur Archivierung von Dokumenten nicht automatisch 

entfernt werden. Hierfür muss programmiert 

werden. 

Leider gibt es immer noch keine gemeinsame Datenbasis 

für Access, Exchange und Sharepoint. Hier sollten 

sich die verschiedenen Entwicklungsteams an einen 

Tisch setzen und sich auf einen gemeinsamen Standard, 

z.B. SQL-Server einigen. Da der Sharepoint Server 

zentral alle Informationen vorhält sind Public Folder 

in Exchange überflüssig und werden bis Ende 2006 

durch Sharepoint ersetzt werden. 

Für die Rechtevergabe in Sharepoint wird das Active 

Directory genutzt. Dies erfolgt auf Gruppenebene, so 

dass Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen leicht 

aus einer Gruppe entfernt werden können, ohne die 

Zugriffsrechte für die Dokumente zu ändern. Auch 

wird es im Sharepoint zukünftig differenziertere rechte 

auf Unterordner geben. 

Visio wird als Designer für Bizztalk genutzt. Die Umsetzung 

vom Design zur Applikation erfolgt allerdings 

noch mit Visual Studio. Die Windows Workflow 

Foundation wird mit ausgeliefert. Workflow kann umgangen 

werden, indem bei (Office) Dokumenten ein 

anderer Speicherort angegeben wird. Um das zu verhindern, 

sind Anpassungen von Partnern erforderlich. 

Der Content Manager Server läuft aus und geht im 

Sharepoint Services Server auf. Frontpage für die Gestaltung 

von Webseiten wird durch den Sharepoint Designer 

(separates Produkt) ersetzt. Die Einbindung von 

Workflows wird möglich sein. 

In Zukunft wird es nur noch einen Kalender pro Person 

in Sharepoint und Outlook geben. Projektkalender 

werden in Sharepoint verwaltet. Web Zugriff auf den 

Sharepoint Services Server ist über den Sharepoint 

Portal Server möglich. Ein Dokument kann beim Speichern 

in Sharepoint nur in einem Kontext gespeichert 

werden. Zur Ablage an einem zweiten Ort muss dort 

entweder ein Link oder eine neue Instanz des Dokuments 

hinterlegt werden. Grundsätzlich besteht jetzt 

die Möglichkeit das Dateisystem nicht mehr zur Ablage 

zu benutzen und stattdessen den Sharepoint Services 

Server zu benutzen. 

Auch im Bereich des Instant Messaging ändert sich eine 

Menge. Der Office Live Communicator 2007 ersetzt 

den MS-Messenger. Er dient gleichzeitig als Frontend 

für den Live Communications Server. Damit sind jetzt 

in einem Tool Instant Peer to Peer Kommunikation, 

Video Konferenz und VoIP möglich. 

Der Business Contact Manager steht jetzt auch als Serverkomponente 

zur Verfügung. Dies erlaubt die Nutzung 

von CRM-Funktionalität in Verbindung mit Exchange 

oder die Adressverwaltung im Exchange zu 

überlasten. 

Die Notizfunktionen von Outlook werden nicht weiter 

gepflegt und durch OneNote mit einem erheblich verbesserten 

Leistungsumfang ersetzt. Outlook wird auch 

zum Offline Client für Sharepoint Dateien und 

Workflow. 

Ein normal ausgestatteter XP Rechner erfüllt die 

Hardwareanforderungen für die Clients der neuen Office 

Produkte. Für eine vollständige und integrierte 

Nutzung sollte man jedoch auf VISTA warten. Der 

Termin für die Freigabe wurde jedoch zum wiederholten 

Male verschoben. Vista als Marktreiber im Weihnachtsgeschäft 

wird es nicht geben, man rechnet inzwischen 

mit Februar 2007. Auf die deutsche Version 

muss man dann wahrscheinlich noch ein paar Tage 

länger warten. 

Interessant ist auch noch das neue Peer-to-Peer- 

Kommunikationsangebot GROOVE von Microsoft. 

GROOVE eignet sich für die Zusammenarbeit in 

Teams, die viel unterwegs sind. Diese Teams benötigen 

nicht unbedingt einen gemeinsamen Server, können 

jedoch auch einen Relay Server bei Microsoft oder einen 

eigenen Firmen Relay Server nutzen. Dann sind 



NEWSLETTER 

20060331 

Sharepoint CheckIn und CheckOut sowie Versionierung 

möglich. Damit gibt es eine Alternative zur Sharepoint 

offline oder Extranet Funktionalität. Die Kommunikation 

erfolgt sicher mit einer 1024 Bit Verschlüsselung. 

Replikationskonflikte werden nicht automatisch 

aufgelöst, sondern erfordern das manuelle Eingreifen 

des Anwenders. Dieses Verfahren kommt Lotus 

Notes Benutzern sicherlich bekannt vor. Das ist 

auch nicht verwunderlich, da Ray Ozzie der geistige 

Vater von GROOVE und Lotus Notes ist. Interessant 

ist, dass GROOVE immer einen Weg durch Firewalls 

findet und so ein Datenaustausch für mobile Anwender 

leichter möglich ist. GROOVE Clients kosten ca. 

100 bis 150 Euro. Der Relay Server liegt bei 2000 bis 

3000 Euro. Eine 90 Tage Testversion kann von 

www.groove.net geladen werden. 

Es würde hier den Rahmen sprengen, das neue Lizenzmodell 

darzustellen. Als Anhaltspunkt für Großkunden 

sollte mit 200 bis 300 Euro pro Anwender für 

die Nutzung aller Office / ECM Produkte gerechnet 

werden. Neue Produkte wie z.B. Groove werden extra 

lizensiert werden müssen. 

Fazit: 

Die Office Produkte werden anwenderfreundlicher. 

Durch den Einsatz von XML wachsen die Client und 

Serverprodukte von Microsoft enger zusammen. Auch 

wenn noch einige Funktionen fehlen oder nicht ganz 

ausgereift sind wird der Sharepoint Services Server zur 

Microsoft Plattform für ECM, Records Management 

(über spezielles Repository) und Workflow. Es ist abzusehen, 

dass sich Microsoft mit den umfassenden 

Funktionalitäten in einer konsolidierten Produktfamilie 

zu einem ernstzunehmenden Anbieter im ECM- 

Umfeld entwickeln wird. 

PROJECT CONSULT News 

PROJECT CONSULT Webseite 

Die PROJECT CONSULT Webseite erfreut sich steigender 

Beliebtheit. Im ersten Quartal 2006 haben 

durchschnittlich 1064 Besucher täglich das Informationsangebot 

genutzt. In den ersten drei Monaten dieses 

Jahres verzeichnete die Statistik 95.767 Besucher, 

342.005 Seitenaufrufe, 1.495.172 Treffer und einen 

Download von über 39 GB. Im Durchschnitt verweilt 

ein Besucher mehr als 3 Minuten auf unserer Seite. Die 

PROJECT CONSULT Webseite ist damit eines der führenden 

deutschsprachigen Informationsangebote zu 

Enterprise Content Management! 

Die Statistik gab noch etwas anderes Preis, was uns 

sehr überraschte. Am 30.03.2006 wurde der Artikel 

„Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?“ 

(http://www.project-consult.com) von Dr. Ulrich 

Kampffmeyer zum 50.000mal aufgerufen. Auch andere 

Seiten und PDFs liegen inzwischen weit oberhalb der 

magischen „10.000ste-Seitenaufrufs-Grenze“. Wir 

nehmen dies als Ansporn, auch weiterhin mit aktuellen 

Informationen in hoher Qualität den Markt für Enterprise 

Content Management transparent zu machen. 

(SKK) 

Nächster CDIA+ Kurs 

Nachdem im letzten CDIA+ Kurs im März leider nicht 

alle Teilnehmer den Test bestanden haben besteht nun 

im Mai die nächste Chance nach einem professionellen 

Training sich der Herausforderung zu stellen! (SKK) 

Veranstalter 

Veranstaltung 

Art 

Titel 

Themen 

Referent 

PROJECT CONSULT GmbH 

Comptia CDIA+ 4-Tageskurs (K112) 

Kurs mit Zertifikat 

CDIA+ 

Fachlicher Inhalt: 

• Kickoff 

• Strategie, Analyse 

• Begründung und Beantragung eines 

Vorhabens 

• Konzeptuelles Design 

• Entwurf, Konvertierung 

• Fachlicher Pilot 

• Implementierung 

• Übung, Beispieltest 

Roundtable zu aktuellen Standards und Rechtsfragen in 

Deutschland. 

Zert. CDIA+ Trainer 

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chef-Berater 

Datum 15. – 18.05.2006 

weitere Termine, Orte und Inhouse- 

Veranstaltungen auf Anfrage 

Uhrzeit 09:00 – 17:00 h / 19:00 h 

Ort 

Hamburg 

URL 


Benchpark ECM TOP 10 

Langsam zeigt sich die Veränderung der Bewertungen 

– das Gewicht der reinen WCM-Bewertungen verfällt 

und die ECM-Anbieter schieben sich in der Auswertung 

nach vorn. Auch in diesem Benchpark ECM TOP 

10 haben wir eine andere Sicht gewählt, als die Daten 

auf Benchpark (http://www.benchpark.de) dem Besucher 

bieten. Uns war es hier wichtig, zu zeigen, welche 

aktuellen Bewertungen das Ranking verändern. So 

liegt hier in der Gruppe „A“ Microsoft vorn. In der 

„normalen“ Ansicht finden sich dagegen auf den drei 

führenden Plätzen EMC, FileNet und OpenText. Bei 

letzteren wurde kürzlich die Frage aufgeworfen, warum 

die Anbieter so schlecht abschneiden. Offenbar ist 

es den Anbietern immer noch nicht gelungen, ihre 

Anwender zu motivieren, sich auf Benchpark zu betätigen. 

Es sind eher die kritischen, unzufriedenen unterwegs. 

Ein Anwender aus Österreich hat sogar eine 

Bewertung für ein bekanntes Unternehmen der ECM- 

Branche abgegeben, die bei allen Kriterien eine „0“ 

ausweist, ein vernichtendes Urteil (dies wird gerade 

noch überprüft und ist noch nicht freigeschaltet). Da 

die großen Anbieter unterschiedliche Produkte in ihren 



NEWSLETTER 

ECM-Suiten besitzen, die zum Teil auch allein eingesetzt 

erden können, wird es im Mai dieses Jahres eine 

weitere Differenzierung geben. Hierbei können dann 

einzelne Produkte getrennt bewertet werden. 

Alle Firmen Gruppe A Rating (10 = Excellent, 0 = schwach) 

Microsoft GmbH (Sharepoint Portal 

1 

8,00 

Server/Biztalk) 

2 FileNet GmbH 6,30 

3 IBM Deutschland GmbH 5,33 

4 EMC Documentum GmbH 5,31 

5 Hummingbird 5,01 

6 OpenText GmbH (Livelink) 4,82 

7 Interwoven 3,67 

Stichtag: 31.03.2006. Firmen-Ranking auf Basis des aktuellsten Eintrags. 

Entspricht nicht den bei Benchpark angezeigten Bestenlisten mit 

konsolidierten Bewertungen. 

Gruppe B 

Rating (10 = Excellent, 0 = schwach) 

1 Decos Document Management 9,33 

2 lemon42 (cms42 in Verbindung mit filebase42) 9,30 

3 DocuPortal Deutschland GbR 8,65 

4 Optimal Systems GmbH 7,95 

5 Step One GmbH 7,87 

6 ContentServ GmbH (CS EMMS-Suite) 7,74 

7 Axinom GmbH 7,67 

8 SER Solutions Deutschland GmbH 7,00 

9 CoreMedia AG 6,92 

10 eZ systems GmbH 6,81 

Stichtag: 31.03.2006. Firmen-Ranking auf Basis des aktuellsten Eintrags. 

Entspricht nicht den bei Benchpark angezeigten Bestenlisten mit 

konsolidierten Bewertungen. 

Um den Bewertungsprozess deutlich zu machen, haben 

wir hier die einzelnen Schritte noch einmal aufgeführt. 

(FH) 

Benchpark Bewertungsprozess 

Zum Schutz vor Manipulation gehen die Bewertungen 

nicht sofort in den Datenbestand ein, sondern werden 

einem Redakteur, in der Kategorie ECM den Teams 

von PROJECT CONSULT und dsk Beratung, zur individuellen 

Prüfung vorgelegt. Erst wenn kein Zweifel 

mehr besteht, werden die Bewertungen anonymisiert 

und freigeschaltet, d. h. für Dritte sichtbar. 

Die Prüfung erfolgt in mehreren Schritten: 

1. Identität 

Es werden nur Bewertungen anonymisiert und freigeschaltet, 

deren Absender eindeutig ist. Dazu reicht eine 

E-Mail-Adresse wie z. B. Peter. Mustermann@ musterfirma. 

com, die erreichbar ist. Bewertungen von Teilnehmern 

mit privaten Adressen oder sog. Freemailer- 

Adressen (GMX, Yahoo, Aon, Bluewin etc.) werden 

nicht angenommen. 

2. Authentizität 

Anhand der Identität wird geprüft, ob eine Geschäftsbeziehung 

zum bewerteten Anbieter anzunehmen ist. 

Basis für diese Prüfung sind Kundenlisten der Anbieter, 

Pressearchive sowie Suchmaschinen. Liefern diese 

Quellen keine Anhaltspunkte, fragt der Redakteur 

beim Bewerter nach - jedoch niemals beim bewerteten 

Anbieter selbst! Eher brechen wir die Prüfung ab, als 

dass wir die Anonymität unserer Teilnehmer gefährden! 

3. Exklusivität 

Nach Feststellung der Authentizität wird geprüft, ob 

die Bewertung vom Endkunden bzw. Endabnehmer 

einer Leistung stammt. Vermittler und Vertriebspartner 

müssen wir i. d. R. aufgrund nicht auszuschließender 

Parteilichkeit von der Teilnahme ausnehmen. 

4. Aktualität 

Abschließend wird die Aktualität und Komplexität 

sondiert. Uns ist es wichtig, dass die der Bewertung 

zugrunde liegenden Leistungen vergleichbar sind und 

in den letzten 18 Monaten abgeschlossen wurden. 

5. Gewichtung 

Wir sorgen dafür, dass ein Kunde innerhalb von 6 Monaten 

seinen Anbieter nur einmal bewerten kann. Jede 

Bewertung wird nach Aktualität gewichtet, d. h. je "frischer" 

die Bewertung ist, desto stärker geht sie in die 

Berechnung ein. 

(benchpark.de) 

Abonnenten Service 

1 Monat Benchpark ECM kostenfrei! 

PROJECT CONSULT bietet Ihren Newsletter- 

Abonnenten und ihren aktuellen Kunden an, kostenfrei 

einen Monat lang Benchpark auszuprobieren und 

sich die Ergebnisse im Detail anzusehen. Es ist also keine 

Bewertung und kein Kauf eines Zugangs erforderlich. 

Bitte wenden Sie sich bei Interesse mit dem Stichwort 

„1 Monat Benchpark ECM kostenfrei“ an 

info@PROJECT-CONSULT.com. 

(SKK) 

Der Newsletter in eigener Sache 

Mit der nächsten Newsletterausgabe wird PROJECT 

CONSULT zwei Befragungen durchführen. Ein Fragebogen 

richtet sich an Abonnenten und Kunden mit 

Schwerpunkt Zufriedenheit, Aktualität und Nutzen 

des Newsletters. Ein zweiter Fragebogen wird getrennt 

an Redaktionen und Journalisten versendet, die den 

Newsletter kostenfrei erhalten. Hier geht es schwerpunktmäßig 

um Qualität, Aktualität, Zitierung von 

Beiträgen und Nutzbarkeit des PROJECT CONSAULT 

Informationsangebotes. Dieser Fragebogen dient zugleich 

zur Verifikation der Adressen zwecks Bereinigung 

der Adressdatenbank. 

Die Ergebnisse der letzen Journalistenbefragung 1999: 

http://www.project-consult.com (PDF, S. 15 -16) 



NEWSLETTER 

20060331 

Fragen & Antworten zum Newsletter 2001: 

http://www.project-consult.com (Web) 

Fragen & Antworten zum Newsletter 2005: 

http://www.project-consult.com (PDF, S. 20 – 22) 

(SKK) 

Die 10 Gebote 

Humor 

Selbst der ÖGDI-Newsletter, Ausgabe 1/2006 

(http://www.oegdi.at), der Österreichischen Gesellschaft 

für Dokumentation und Information 

(http://www.oegdi.at), hat sie abgedruckt – die 10 

Gebote. Sie stammen aus dem Vortrag von Dr. Ulrich 

Kampffmeyer „Vom Wert der Information“, der mit 

16.072 Seitenaufrufen (Stand 30.03.2006) zu den Hits 

der PROJECT CONSULT Webseite gehört 

(http://www.project-consult.com). Hier der von der 

ÖGDI gewählte Ausschnitt aus der Vortragsmitschrift 

(Seite 33-34): 

(SKK) 

[…] 

Wie soll der Anwender ohne klare Botschaften die eigentliche 

Bedeutung des Themas, Verwaltung und Erschließung von 

Information entsprechend ihrem Wert, begreifen? 

Vielleicht brauchen wir sogar etwas mit biblischer Dimension, 

um die Wichtigkeit des Themas nachhaltig deutlich zu 

machen. 

So spricht der Herr der Information zu seinem 

auserwählten Volk! 

Du sollst nicht redundante Information neben der 

wahren Information haben! 

Du sollst dir ein Bildnis von deiner Information 

machen, auf das du sie finden mögest! 

Du sollst die Originalität der Information ehren und sie 

nicht verfälschen! 

Du sollst deine Information nicht löschen, bevor die 

Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist! 

Du sollst deine Information so pflegen, dass sie immer 

richtig ist! 

Du sollst nicht falsche Information benutzen! 

Du sollst deine Information so schützen, dass sie nicht 

gestohlen werden kann oder zerstört wird! 

Du sollst nicht begehren deines Nächsten Information, 

sondern dem Datenschutz huldigen! 

Du sollst deine Information so ordnen, dass sie dir 

nützlich ist! 

Du sollst den wahren Wert deiner Information 

erkennen und deine Information sorgsam bewahren! 

Ramen! 

[…] 

Marlene’s WebLinks 

Advantic Systems, Lübeck, und T-Systems, Frankfurt am 

Main, haben eine Kooperation geschlossen. Hauptaugenmerk 

der Kooperation liegt auf der neuen Lösung für Kommunen: 

das BasisPortal. Kommunalverwaltungen sollen so 

ihren Bürgern ein komfortables Onlinesystem für Anträge 

bieten können. 

http://www.advantic.de 

http://www.t-systems.de 

Die Forcont Business Technology GmbH, Leipzig, und die 

Network Appliance (NetApp), Düsseldorf, haben eine Partnerschaft 

geschlossen. Im Zuge der Zusammenarbeit wurden 

nun die Integrationsarbeiten mit NetApp SnapLock abgeschlossen, 

außerdem wurde die Compliance-Funktionalität 

abgenommen. Mit der Forcont-Software und den Speichersystemen 

von NetApp mit SnapLock-Technologie lassen sich 

revisionssichere Archivierungs- und Dokumenten- 

Management-Systeme aufbauen. 

http://www.forcont.de 

http://www.netapp.com 

Die SER AG, Neustadt/Wied hat mit dem Schweizer Unternehmen 

Openlimit, Baar, eine Partnerschaft geschlossen. 

Ziel ist die Integration und der Vertrieb von Signaturlösungen 

des Spezialisten aus der Schweiz. Damit entwickelt die 

SER AG als Dach der SER Gruppe neue Aktivitäten. 

http://www.ser.de 

http://www.openlimit.com 

Sun Microsystems, Berlin, und Storage Technology haben 

sich zusammengeschlossen. Zum ersten April sind sie offiziell 

und rechtlich vereint. Nachdem sie jetzt schon länger 

zusammenarbeiten, wollen sie durch den Zusammenschluss 

Vorteile für Kunden schaffen. Das neue gemeinsame Unternehmen 

bietet nun das komplette Produktportfolio beider 

bisheriger Einzelunternehmen sowie gemeinsamen Service 

und Support aus einer Hand. 

http://www.sun.com 

http://www.storagetek.com 

Das SAP-Systemhaus Steeb Anwendungssysteme, Abstatt, 

hat mit der Branchenlösung Steeb as//hightech eine SAP- 

Lösung zum Festpreis für Hightech Unternehmen aus dem 

Mittelstand vorgestellt. Die Lösung soll die Anforderungen 

des Mittelstandes an Datenaustausch, Liefergenauigkeit und 

Formularlayout abdecken. 

http://www.steeb.de 

T-Systems, Frankfurt am Main, und Intel, München, kooperieren 

im Bereich der RFID-Lösungen in Europa. T-Systems 

stellt die Infrastruktur und Services bereit, während Intel 

technologisches Know-how einbringt. T-Systems plant, den 

Kunden die Lösungen auf einer „pay-as-you-use“-Basis anzubieten, 

bei der die Unternehmen nur die Leistungen mieten, 

die sie tatsächlich brauchen. 

http://www.t-systems.de 

http://www.intel.de 



NEWSLETTER 

Impressum 

Geschäftsleitung: Dr. Ulrich Kampffmeyer 

Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner 

Anschrift der Redaktion: 

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung 


Breitenfelder Straße 17, 20251 Hamburg, 

Telefon 040-46 07 62-20. 

E-Mail: presse@project-consult.com 


ISSN 1439-0809 

Nächste Ausgabe 

Der nächste Newsletter erscheint voraussichtlich am 24.04.2006. 

Bezugsbedingungen 

Der PROJECT CONSULT Newsletter wird per eMail verschickt. Der 

Versand erfolgt für PROJECT CONSULT Kunden mit aktuellen Projekten 

sowie für bei PROJECT CONSULT akkreditierte Fachjournalisten 

und Redaktionen kostenfrei. Interessenten können den Newsletter 

zum Bezugspreis von € 175,00 zzgl. MwSt. beziehen (persönliches 

Jahresabonnement mit 12 bis 16 Ausgaben). Das Bestellformular 

finden Sie auch auf unserer Webseite ( http://www.projectconsult.com 

) unter der Rubrik „News/Newsletter“. 

Links 

Angegebene URL waren zum Erscheinungszeitpunkt gültig. Die Inhalte 

referenzierter Sites liegen ausschließlich in der Verantwortung 

des jeweiligen Betreibers. 

Copyright 

© 2006 PROJECT CONSULT GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Die 

enthaltenen Informationen stellen den aktuellen Informationsstand 

der Autoren dar und sind ohne Gewähr. Auszüge, Zitate, ganze 

Meldungen und Kommentare des PROJECT CONSULT Newsletter 

sind bei Zitieren des Autoren- und des Firmennamen PROJECT 

CONSULT GmbH frei. Schicken Sie uns bitte ein Belegexemplar, 

wenn Sie Inhalte aus dem PROJECT CONSULT Newsletter veröffentlichen. 

Bei der Veröffentlichung auf Webseiten oder zur Weiterverteilung, 

im Einzelfall oder als regelmäßiger Service, ist die vorherige 

schriftliche Zustimmung von PROJECT CONSULT erforderlich. 

Die Publikation auf Webseiten darf frühestens drei Monate nach 

dem Veröffentlichungsdatum erfolgen. 

© 2006 PROJECT CONSULT GmbH. All rights reserved. This information 

is provided on an ”as is” basis and without express or implied 

warranties. Extracts, citations or whole news and comments of 

this newsletter are free for publication by publishing also the author’s 

and PROJECT CONSULT GmbH firm’s name. Please send us 

a copy in case of publishing PROJECT CONSULT Newsletter’s content. 

The publication on websites or distribution of single copies or 

as regular service requires a written permission of PROJECT CON- 

SULT in advance. The publication on websites is not permitted 

within three months past issue date. 

Newsletter-Bestellformular 

Bitte per Fax an PROJECT CONSULT GmbH 040 / 46076229 

Zur Lieferung per eMail im Jahresabonnement mit 12 bis 16 Ausgaben bestelle ich, 

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Abteilung 

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Postleitzahl, Ort ________________________________________________________________________________ 

Telefon / Fax __________________________________ ___________________________________________ 

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Art des Abonnements (Nutzungs-, Verteilungsvarianten) € 

Variante 1: ausschließlich persönliche Nutzung des Newsletters 

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Variante 2: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 10 Mitarbeiter in meiner Abteilung 

(€ 350,00) 

Variante 3: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters an bis zu 50 Mitarbeiter in meinem Bereich 

(€ 525,00) 

Variante 4: Recht auf Weiterverteilung des Newsletters in meinem Unternehmen und Nutzung des 

Newsletters im Intranet meines Unternehmens sowie fremdsprachliche Maschinenübersetzung 

(€ 875,00) 

Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. 

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____. _____ 

___________________________________________ 

Die Bestellung kann ich innerhalb von 2 Wochen schriftlich widerrufen. Die Kündigungsfrist beträgt sechs Wochen vor Ablauf des Jahres- 

Abonnements. Ich bestätige die Kenntnisnahme dieses Widerrufsrecht durch meine 2. Unterschrift. 

Ort, Datum / Unterschrift _________________, ____.____.______ ___________________________________________ 


PROJECT CONSULT Seminarangebot 

Seminare zu DRT Document Related Technologies 

S101 

S103 

S104 

S105 

S110 

S112 

S113 

S204 

S301 

S302 

Grundlagen des Dokumentenmanagements 

Einführungsseminar zu Grundlagen, Anwendungsgebiete, 

Anforderungen der Anwender, Standardisierung und Trends im Umfeld 

des Dokumentenmanagements 

ECM Enterprise Content Management 

Enterprise Content Management als Unternehmensplattform der 

Zukunft: Content Management: zwischen Content Syndication, 

Enterprise Content Management und Web Content Management 

Architektur, Normen, Standards und Trends bei DRT-Systemen 

Seminar zu Grundlagen, DRT-Architekturen, Anforderungen, 

Standardisierung, Szenarien und Strategien von Document Related 

Technologies 

Einführung von DRT-Systemen 

Seminar zur Vorbereitung der DMS-Einführung mit Themen wie 

Management-Unterstützung, Projektmanagement, Stufenplan, 

Qualifizierungsmaßnahmen, Risiken und Erfolgsfaktoren. 

Test, Prüfung und Abnahme von DRT-Lösungen 

Seminar zur Vermittlung der grundlegenden Voraussetzungen für die 

Durchführung von Tests und Abnahmen von DRT-Lösungen. 

Verfahrensdokumentation nach GoBS 

Vertiefungsseminar zu Grundlagen, Anforderungen durch HGB, AO, 

GoBS und GDPdU, Anwendungsgebieten von 

Verfahrensdokumentationen, Struktur, Inhalt, Anpassung von 

Hersteller-Mustern, Erstellungs- und Pflegeprozess sowie Abnahme. 

Revisionssichere elektronische Archivierung 

Vertiefungsseminar zu Rechtsumfeld, Standardisierung, BSI 

Grundschutzanforderungen, Compliance, Systemarchitekturen, 

Mindestfunktionalität, Anforderungen an Produkte, Migration und 

Marktsituation. 

Dokumenten-Technologien – Update und Ausblick 

Halbtägiges Seminar „Update und Ausblick“ mit Überblick über aktuelle 

Entwicklungen im Markt für DRT Document Related Technologies. Es 

werden aktuelle Rechtsfragen und Standards diskutiert und 

Anforderungen an Auswahl und Einführung von Lösungen betrachtet. 

Erfahrene Seniorberater der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung 

bieten griffige Zusammenfassungen und diskutieren mit den 

Teilnehmern in einer abschließenden Diskussionsrunde. 

Professionelles Projektmanagement 

Einführungsseminar in die Projektmanagementmethodik nach PMI 

(PMBOK) 

Projektmanagement in IT-Projekten 

Einführungsseminar zur Nutzung der PMBOK-Systematik in IT- 

Projekten. 

© PROJECT CONSULT GmbH 2006 Seminare_PC.doc Seite 1 von 3



S102 

S106 

S107 

S108 

S109 

S111 

S112 

S13x 

Seminare in Überarbeitung/Planung 

Wf, EAI & BPM: Workflow, Enterprise Application Integration und 

Business Process Management 

Ist-Analyse: Konzeption, Durchführung und Auswertung 

(siehe auch S161) 

Kosten-/Nutzen-/Wirtschaftlichkeitsermittlung 

Pflichtenhefte und Kriterienkataloge zur Produktauswahl 

Grundsätze der elektronischen Archivierung: Code of Practice 

Human Factors – Randparameter der Konzeption, Einführung und 

Nutzung von Dokumententechnologien 

Posteingangserfassung – Optimierung der Erfassung und Erschließung 

von Papier, Fax, E.Mail und anderen Eingangsformaten 

Branchenspezifische Lösungsszenarien für den Einsatz von 

Dokumenten-Technologien; jeweils mit Einführung in die Grundlagen 

und einer Auswahl von vier der nachstehenden Branchen mit mehreren 

Beispielen: Banken allgemein, Versicherungen, Pharma, Verbände, 

Bauträger, Finanzdienstleister, Sparkassen-Finanzgruppe, Öffentliche 

Verwaltung 

Kurse 

CDIA+ Zertifizierung 

K111 CDIA+ Starter 

Tagesseminar zum CDIA+ Certified Document Imaging Architect von 

CompTIA (in Zusammenarbeit mit unseren Partnern AIIM Europe, 

CompTIA und OPTIMILA) einschließlich Mustertestunterlagen zur 

Erlangung des Zertifikates (Unterlagen und Seminar in Englisch; 

Erläuterungen in Deutsch). 

K112 CDIA+ Zertifikat 

4tägiger Kurs zur Erlangung des CDIA+ Certified Document Imaging 

Architect von CompTIA (in Zusammenarbeit mit unseren Partnern AIIM 

Europe, CompTIA und OPTIMILA). Der Kurs schließt die Prüfung in 

einem Testcenter ein. (Unterlagen, Seminar und Test in Englisch; 

Erläuterungen in Deutsch) 

MoReq Model Requirements 

K121 MoReq Basiskurs 

MoReq Model Requirements 

2tägiger Kurs zum MoReq Standard der Europäischen Kommission und 

zur ISO 15489 Records Management für elektronische Archive in der 

öffentlichen Verwaltung (in Zusammenarbeit mit unseren Partnern 

DLM-Forum der Europäischen Kommission und DLM-Network EEIG; 

Unterlagen und Seminar in Englisch) 

Spezialseminare für die Sparkassen-Finanzgruppe 

S15x 

S16x 

Seminare zu elektronischer Archivierung, Nomenklatur, 

Vordruckwesen und Dokumentenmanagement nur für Institute der 

Sparkassen-Finanzgruppe 

Die Teilnahme ist nur für Mitarbeiter von Unternehmen und Instituten 

der Sparkassen-Finanzgruppe möglich. 




Seminar-Termine: 

Auf Anfrage und unter www.project-consult.com/Seminartermine 

Öffentliche Seminare bei Seminar- und Kongressveranstaltern 

Seminare bei PROJECT CONSULT 

Inhouse-Seminare nach Vereinbarung 

Organisatorisches 

Informationen zu Referenten, Programm und Organisation der einzelnen 

Seminare erfolgen nach individueller Absprache. 

Die Seminare sind i.d.R. als eintägige Veranstaltungen ausgelegt (auf Anfrage 

als zweitägiges Intensiv-Seminar oder ergänzt um weitere Themen). 

Die Seminare können auch als Curriculum kombiniert werden. Hierbei können 

einzelne Seminarthemen verkürzt oder verlängert behandelt werden. 

Alle eintägigen Seminare schließen mit einer Teilnahmebestätigung ab. 

Alle zweitägigen Seminare und mehrtägigen Curriculae schließen mit einem 

Teilnahme- und gegebenenfalls einem Prüfungszertifikat (Ergebnis des 

schriftlichen Test im Multiple-Choice-Verfahren) ab. 

Die bereitgestellten Seminarunterlagen beinhalten grundsätzlich die im Seminar 

verwendeten Dokumente (Folien, Arbeitsunterlagen) sowie weiterführende 

Ausarbeitungen zu den behandelten Themen. 

Gern erstellen wir Ihnen Ihr konkretes Angebot. 

Auf Ihre Anfrage freuen wir uns: 



Breitenfelder Str. 17 

20251 Hamburg 

Kontakt: Silvia Kunze-Kirschner 

Fon: 040 / 46076220 

Silvia.Kunze-Kirschner@PROJECT-CONSULT.com

Handout - PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich ...

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