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Potentiale<br />

von<br />

Dokumententechnologien<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

<strong>Unternehmensberatung</strong> <strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2006


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Inhalt<br />

• Grundlagen der Dokumententechnologien<br />

o Artikel: „Dokumentenmanagement und Dokumententechnologien“<br />

o Folien<br />

• Anwendungsgebiete<br />

o Artikel: „ECM – Vision und Potentiale“<br />

o Folien<br />

• Rechtliche Anforderungen<br />

o Artikel: „Compliance“<br />

o Folien<br />

• Wirtschaftlicher Einsatz<br />

o Artikel: „Wirtschaftlichkeit einmal anders“<br />

o Folien<br />

• Strategien und Trends der Anbieter<br />

o Artikel: „Marktüberblick“<br />

o Folien<br />

• Ausblick<br />

o Artikel: „Ausblick“<br />

o Folien<br />

• Profil des Unternehmens<br />

• Profil des Autors<br />

• Newsletter<br />

• Seminare


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

<strong>Unternehmensberatung</strong> <strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2006


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

Dokumentenmanagement und Dokumententechnologien<br />

Dokumentenmanagement & Dokumenten-Technologien<br />

Dokumentenmanagement dient zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer<br />

Dokumente. Unter dem Begriff versteht man in Deutschland die Verwaltung von<br />

ursprünglich meist papiergebundenen Dokumenten in elektronischen Systemen. Bei<br />

der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von<br />

Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff EDM<br />

Elektronisches Dokumentenmanagement (Electronic Document Management)<br />

verwendet. Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und<br />

wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im<br />

Amerikanischen steht "Document Management" dagegen begrifflich eingeschränkter<br />

für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen<br />

Funktionen. Inzwischen gilt Dokumentenmanagement als eine Komponente des<br />

übergreifenden ECM Enterprise Content Management.<br />

Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinn<br />

Da die Perzeption des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im<br />

Amerikanischen gemeint, sich von der deutschen Begriffsfindung sehr stark<br />

unterscheidet, wurde von <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer 1995 zwischen<br />

Dokumentenmanagement im weiteren Sinn als Branchenbezeichnung und<br />

Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie<br />

Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klassischen<br />

Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden.<br />

Dokumentenmanagement im engeren Sinn<br />

Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn, sind<br />

solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden<br />

sind, Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dateibestände zur<br />

Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man<br />

• Compound Document Management,<br />

• Electronic Filing und<br />

• dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente<br />

vor der elektronischen Archivierung.<br />

Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout,<br />

Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Indizierung und<br />

Suchtechnologien. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr<br />

Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateisystem zur Verfügung stellt. Im<br />

Dateisystem kann der Anwender nur über Dateiname, ggf. Dateiendung, Größe oder<br />

Änderungsdatum suchen. Beim Dokumentenmanagement stehen beliebige Felder<br />

zur Verfügung wie bspw. Kundennummer, Auftragsnummer, Betreuer etc.<br />

Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind<br />

annähernd in der ISO-Norm DFR 10166 definiert, die jedoch keine Bedeutung<br />

erlangte.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 2 von 13


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Document<br />

Imaging, Workflow und Groupware spricht man auch häufig von Compound-<br />

Document-Management-Lösungen. Sie werden z.B. zum Produktdatenmanagement<br />

(vgl. Digital Asset Management) und Verwaltung von Office-Dokumenten eingesetzt.<br />

Dokumentenmanagement im weiteren Sinn<br />

Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden<br />

verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie<br />

• Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s.o.),<br />

• Bürokommunikation,<br />

• Document Imaging,<br />

• Scannen,<br />

• COLD (Computer Output on Laserdisk),<br />

• Workflow,<br />

• Groupware und<br />

• elektronische Archivierung.<br />

Die unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Technologien sind in starkem Maße<br />

voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im allgemeinen nicht ohne<br />

den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist<br />

gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten - gescannte Faksimiles,<br />

Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. -<br />

datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen<br />

Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt<br />

die Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne<br />

Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel<br />

der Bereich Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten<br />

Dokumenten) unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um<br />

eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem<br />

Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet.<br />

Was ist ein elektronisches Dokument?<br />

Dokument<br />

Dokumentenmanagementsysteme dienen zur Verwaltung elektronischer Dokumente.<br />

Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im<br />

angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum<br />

Beispiel deutlich an der verwendeten Endung ”.doc” für Dateinamen von<br />

Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung<br />

von gescanntem Schriftgut, und Document Management, der Verwaltung von bereits<br />

digital erzeugten Texten unterschieden.<br />

Im Deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu<br />

papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein<br />

Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden.<br />

Das Dokument wird damit sehr nah an den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 3 von 13


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie<br />

Dokumentenechtheit. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff<br />

Dokumentenmanagement zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich<br />

damit nur in einem Teilgebiet dieser Technologien. Im angloamerikanischen<br />

Sprachraum entspricht dem inhaltlich/rechtlich definierten Dokument der Begriff<br />

Record. Records Management wird daher dort auch nicht mit Document<br />

Management gleichgesetzt.<br />

Der Begriff ”elektronisches Dokument” bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von<br />

unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als<br />

Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital<br />

übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm,<br />

einen Datenbankauszug oder eine Liste handeln.<br />

Eine weitere Quelle für den Begriff Dokument in Zusammenhang mit<br />

Dokumentenmanagement-Systemen ist die Bezeichnung ”Dokumentation”, die sich<br />

auf eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Sachverhalt<br />

bezieht. Einige ”klassische” Dokumenten-Management-Systeme verfolgen daher<br />

auch das Ziel, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in<br />

unterschiedlichen Versionen vorliegen können, zu einem definierten Zeitpunkt eine in<br />

sich geschlossene, aktuelle Dokumentation zusammenzustellen.<br />

Elektronische Dokumente definieren sich durch ihren Inhalt und ihren<br />

Rechtscharakter, nicht durch ihren Dateityp oder ihre Form.<br />

Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokument wird auch verständlich,<br />

wie sich bei Anbietern und Anwendern Mißverständnisse hinsichtlich der<br />

unterschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten. Wichtig ist daher zu ermitteln,<br />

welche Dokumente in eine Dokumentenmanagement-Lösung überführt werden<br />

sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind. Ausschlaggebend<br />

für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente:<br />

dynamische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von unveränderbar und<br />

langfristig aufzubewahrenden Dokumenten zu unterscheiden. Ein Dokument hat<br />

daher in der Regel folgende Merkmale:<br />

• physische Eigenschaften (Papier, Datei u.ä.),<br />

• formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u.ä.),<br />

• Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.),<br />

• Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.),<br />

• Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten<br />

u.ä.),<br />

• Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung u.ä.),<br />

• Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor u.ä.),<br />

• Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.).<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 4 von 13


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie<br />

werden in DV-Systemen für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung<br />

genutzt. Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale für das<br />

Dokumentenmanagementsystem.<br />

Im folgenden wird der Begriff Dokument für elektronische Dokumente aus<br />

unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer<br />

Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.<br />

Formen von Dokumenten<br />

Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein Dokumentenmanagementsystem<br />

gelangen:<br />

• von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien (zum Beispiel <strong>Dr</strong>uck- oder<br />

Textdatei) oder Datensätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank),<br />

• analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte wie Faksimiles (gescannte<br />

Images) oder Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikrofon<br />

erfaßt werden.<br />

Ein Dokument kann weiterhin aus einem oder mehreren Einzelobjekten wie<br />

beispielsweise<br />

• Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,<br />

• Images, zum Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos,<br />

• Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI),<br />

• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk; siehe ECM-Komponenten),<br />

• ASCII Textdokumente,<br />

• Video-Clips oder<br />

• Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufgezeichnetes Interview,<br />

bestehen.<br />

Entsprechend ihrer Komplexität können elementare Dokumente, Compound<br />

Documents und Container-Dokumente unterschieden werden.<br />

• Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten<br />

eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer<br />

Objekte.<br />

• Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als<br />

Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus<br />

zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen etc.<br />

sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten können.<br />

• Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links, Metadaten und<br />

interne Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in Containern<br />

zusammengefasst werden.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 5 von 13


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

Selbstbeschreibende elektronische Dokumente<br />

Container-Dokumente können in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt,<br />

interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument aus<br />

verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oder über andere als das<br />

erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen<br />

werden, muß das Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- und<br />

Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt,<br />

bezeichnet man Dokumente als "selbstbeschreibend".<br />

Ein selbstbeschreibendes elektronisches Dokument besteht neben seinem Inhalt aus<br />

Attributdaten (Metadaten), die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisierung<br />

erlauben. Diese werden heute meisten in XML auf Basis einer DTD oder eines<br />

Schema abgebildet. Im englischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als<br />

”Selfcontained Document Object” bezeichnet. Im deutschen werden sie auch als<br />

”selbstbeschreibende Informationsobjekte” bezeichnet. Sie setzen sich aus einer<br />

beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste u.ä.) und einem<br />

vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbundenen ”Header” zusammen. Die<br />

Headerkomponente kann selbst aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein.<br />

Sie beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und<br />

Attribute im Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruht der<br />

selbsterklärende Charakter der Dokumente.<br />

Ein Header beinhaltet im allgemeinen folgende Attribute, die als Metadaten zum<br />

Dokument gehören:<br />

• Codes für die Selbsterklärungsfunktionalität<br />

Hierzu gehören zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute,<br />

Attributnamen, Attributformate etc., heute meistens in XML definiert und extern in<br />

einer DTD oder einem Schema referenziert<br />

• Eindeutige Identifizierung des Objektes<br />

Dies wird in der Regel durch einen ”Unique Identifier”, einen eindeutigen<br />

Schlüssel für die Identifizierung jedes Objektes gehandhabt. Für Unique Identifier<br />

existieren sowohl allgemeine Standardisierungen als auch brancheninterne<br />

Festlegungen. Der Unique Identifier wird benutzt, um auf das Objekt zuzugreifen<br />

und es als einmalig vorhandenes Dokument zu identifizieren. In der Regel sind im<br />

Unique Identifier Entstehungsort und -datum des Objektes mit Uhrzeit kodiert.<br />

• Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der einzelnen Teile der<br />

Inhaltskomponente<br />

Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu verstehen, die nur aus einem<br />

einzelnen Faksimile, aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem<br />

mehrseitigen Dokument oder einem zusammengesetzten Container bestehen<br />

kann.<br />

• Formatinformationen<br />

Hierzu gehören beschreibende Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente.<br />

Formatinformationen werden zur Reproduktion der Information ausgewertet (zum<br />

Beispiel für Anzeige, Bearbeitung und <strong>Dr</strong>uck).<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 6 von 13


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

• Nutzungsinformationen<br />

Beispiele für Nutzungsinformationen sind Erzeuger, vorgesehene<br />

Benutzergruppe, Status der Information oder Verknüpfung auf zulässige<br />

Bearbeitungsoperationen.<br />

• Schutzinformationen<br />

Hierzu gehören Prüfsummen, Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eine<br />

elektronische Signatur und andere Attribute.<br />

• Referenzinformationen<br />

Referenzinformationen beinhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wie<br />

Folgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatz anderer Dokumente durch<br />

”logische Löschung”, Notizen, Versionsmanagement, Hintergrund-Faksimile, etc.<br />

• Inhaltliche Informationen<br />

Hierunter sind beschreibende Attribute und Ordnungsmerkmale zu verstehen, die<br />

in der Regel in der Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriff benutzt<br />

werden. Sie dienen im Header für Prüfungs-, Wiederherstellungs- und<br />

Anzeigefunktionen.<br />

Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn die Verwaltungsdatenbank<br />

nicht im Zugriff ist oder das Informationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des<br />

erzeugenden Systems versandt wurde.<br />

Verschiedene Dokumentarten<br />

Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich je nach Art der Dokumente.<br />

Technische Zeichnungen<br />

In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen<br />

werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar<br />

Hunderttausende von oftmals großformatigen Zeichnungen handeln, die<br />

typischerweise in großen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen<br />

heißen hier Zeichnungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das<br />

Dokumentenmanagement erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung,<br />

insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur<br />

Verfügung. Daneben werden weitere Produktionshinweisen, etwa geeignete<br />

Maschinen, mit angegeben, Die Zeichnungen werden meist formatabhängig<br />

abgespeichert.<br />

Bibliotheken<br />

Bibliotheken haben ihre Bücher in riesigen Arsenalen gespeichert, zu denen der<br />

Besucher üblicherweise keinen Zugang hat. Er sucht in einem<br />

Dokumentenmanagementsystem am Bildschirm, ermittelt die<br />

Registraturbezeichnung und bestellt anhand dieser das Buch zur Ausleihe. Ein<br />

Beispiel hierfür findet sich auf den Seiten der Deutschen Bibliothek extern als Online-<br />

Katalog OPAC.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 7 von 13


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

Behördenakten<br />

Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten<br />

werden üblicherweise in der Registratur aufbewahrt und ggf. vom Beamten<br />

angefordert. Die Anforderung erfolgt über das Aktenzeichen. Über die Art des<br />

Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde<br />

verschieden sind. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte traditionell nicht mehr<br />

aufgefunden werden. Ein Beispiel für die Aktenzeichenvergabe beim<br />

Bundessozialgericht findet sich im dortigen Aktenplan.<br />

Sonstige Unterlagen<br />

Unzählige Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser,<br />

Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige usw. Die grundlegenden Probleme<br />

des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders<br />

gelagert. So ist die Größenordnung der Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es<br />

ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten<br />

verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr<br />

unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer<br />

Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die<br />

Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes<br />

Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch<br />

nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob<br />

sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf die<br />

zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumentenmanagementsysteme<br />

unterschiedlich ausgelegt werden.<br />

Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements<br />

Nutzenargumentation für elektronisches Dokumentenmanagement<br />

• Sicherstellen der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine,<br />

Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)<br />

• Sicherstellen der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische<br />

Konvertierung in aller Voraussicht nach "zeitlose" Dateiformate wie TIFF oder<br />

PDF)<br />

• Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)<br />

• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)<br />

• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung,<br />

Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei<br />

Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-<br />

Workflow, Archivierungs-Workflow)<br />

• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten<br />

• Sicherstellen eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und<br />

Datenschutz)<br />

• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der<br />

Weiterleitungen der Dokumente<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 8 von 13


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

• Verhindern vermeidbarer Speicherplatzkosten, die oft durch Mehrfachablage von<br />

Dokumenten entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und<br />

Benutzerlaufwerken)<br />

• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und<br />

Konflikten durch parallele Änderungen<br />

• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage<br />

Umfeld und Einsatzgebiete<br />

Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme aus Datenbankservern<br />

mit den Dokumentendaten, File-Servern auf denen Dokumente im<br />

Bearbeitungszustand gehalten werden (genannt "Vaults"), mehrstufigen<br />

Archivierungssystemen auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden,<br />

Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen und<br />

Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf<br />

Netzwerkprozessebene verwalten.<br />

Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage von<br />

Client-Server-Technologie oder neuerdings Web-Technologie, die dezentral auf den<br />

Netzwerk-PCs der Benutzer letztere in deren Internet-Browser laufen, die<br />

Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das<br />

Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.<br />

Aufgrund dieser komplexen Technologie sind Hardwareanschaffungen,<br />

Softwarelizenzen aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme extrem<br />

teuer. Nicht unterschätzt werden dürfen vor allem auch die hohen<br />

Administrationsaufwände für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort-Wörterbüchern<br />

(Klassifikationssysteme) u.ä.<br />

Oftmals hängen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere<br />

Personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung,<br />

zentrales <strong>Dr</strong>uck- und <strong>Dr</strong>uckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, Dokumenten-Import<br />

und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu 3<br />

Level.<br />

Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird<br />

nicht allein durch das elektronische System sichergestellt, sondern durch die<br />

Aufstellung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassifizierungssysteme,<br />

Thesaurus) und die entsprechende Verschlagwortung bei der Ablage/beim Speichern<br />

von Dokumenten.<br />

Dieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der Dokumentenablage<br />

auf einfachen File-Servern im Firmennetzwerk mindestens um Faktor 2 langsamere<br />

Ablage von Dokumenten verursacht Mehraufwände bei allen Mitarbeitern die ihre<br />

Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem ablegen. Diese<br />

Mehraufwände kommen durch eingesparte Suchaufwände wieder herein, wobei<br />

jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal<br />

abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss.<br />

Der eigentliche Mehrwert der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems<br />

entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher<br />

Erfordernisse wiederaufgefunden werden müssen und durch das Wiederauffinden<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 9 von 13


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

entsprechende finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein<br />

Unternehmen erheblich sein können. Ein anderer Fall ist, dass durch das Auffinden<br />

eines alten Dokumentes eine kostenintensive Doppelentwicklung vermieden werden<br />

kann.<br />

Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit-Risiken nicht pauschal<br />

Rückstellungen treffen, ist der sog. Return-Of-Investment für den Einsatz von<br />

Dokumentenmanagementsystemen kaufmännisch teils nur schwer vermittelbar.<br />

Des weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls schwer zu quantifizierende<br />

Qualitätsvorteile, die vor allem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung<br />

kommen.<br />

Weitere betriebswirtschafliche Herausforderungen stellen die hohen Fix-Kosten für<br />

Softwarelizenzen und Betrieb und Betreuung einerseits und die beträchtlichen<br />

Kosten pro Anwender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfiguration, Training<br />

und für das "interne Marketing" der Einführung der Dokumentenmanagement-<br />

Anwendung und der genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar.<br />

Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl stetig zunehmen, sinkt mit<br />

steigender Systemanwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht-Auffindbarkeit<br />

wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar<br />

auf den ersten Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fix-Kosten jedoch<br />

weiterhin erheblich und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein<br />

Nutzen gegenüber.<br />

Oftmals stoßen zentrale Dokumentenmanagementsysteme heute noch an Grenzen,<br />

bei mobilen Mitarbeitern mit internationaler Geschäftstätigkeit. Hierfür wären "Koffer-<br />

Packen"- und "Synchronisations"-Funktionen mit z.B. projektweisen Kopien von<br />

Dokumentenbeständen auf Laptops als Dokumentenmanagement-Funktionalität<br />

dringend erforderlich.<br />

Des weiteren bieten die meisten Dokumentenmanagementsysteme zwar die<br />

Funktion an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im System abgelegten<br />

Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt es an Verwaltungsmöglichkeiten für modular<br />

zusammengebaute Dokumente, bei denen z.B. ein Dokument als Teil eines anderen<br />

angezeigt wird (vgl. Funktionalität der Hyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken u.ä.).<br />

Oftmals sind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenmanagementsystem<br />

heraus geöffneten Dokumenten durch die entsprechende Applikation dann nicht<br />

mehr auflösbar. Die Abhilfe mit der Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter, auf derartige<br />

Modularisierungen zu verzichten, bringt dann wieder einige Nachteile mit sich, die<br />

der Einsatz von Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll, nämlich<br />

Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Dokumente(nmodule) und Probleme bzgl.<br />

der Aktualität solcher Mehrfachinstanzen.<br />

Ein weiteres wesentliches Problem stellt oftmals die Pflege und die Schulung der<br />

Schlagwort-Wörterbücher (auch Klassifizierungssysteme oder Thesauri genannt) dar.<br />

Die für die Pflege des Thesaurus zuständige Organisationseinheit ist oft mit den<br />

inhaltlichen Bedeutungen der Schlagworte und damit mit der Sicherstellung von<br />

Einordnungsrichtigkeit und Redundanzfreiheit überfordert. Sie gibt deshalb den<br />

Anträgen auf neue Ablage-Begriffe zu leichtgebig nach. Andererseits überblicken die<br />

Antragsteller aus den Geschäftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbau der<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 10 von 13


Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

Schlagwortstruktur. Die Folge ist dann sehr oft ein babylonisches Gewirr an<br />

Schlagwortsystematiken und –redundanzen, das den Vorteil der leichten<br />

Wiederauffindbarkeit von Dokumenten in einem EDM-System nach inhaltlichen<br />

Kriterien schnell grundsätzlich in Frage stellen kann.<br />

Selbstlernende Systeme mit Ähnlichkeitsvektoren und/oder neuronalen Netzen,<br />

mindestens aber die Möglichkeit der Volltextsuche wären hier die Lösung. Solche<br />

Technologien werden heute aber noch nicht bei allen<br />

Dokumentenmanagementsystemen angeboten bzw. führen bei einer zu großen<br />

Menge von Dokumenten zu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren<br />

Beeinträchtigung der Performanz seiner Suchanfragen,weshalb solche Möglichkeiten<br />

in der Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems oftmals deaktiviert<br />

werden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind.<br />

Der Einsatz von Workflow-Management-Komponenten muss mit einem<br />

entsprechenden konventionellen Ressourcen-Management einhergehen. Die<br />

schnelle, elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte nützt nichts, wenn im<br />

Prozess Flaschenhälse an Arbeitskapazität den Bearbeitungsfluss immer wieder zum<br />

Halten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durch Workflow-Protokolle die<br />

Gelegenheit zum Auffinden solcher Flaschenhälse. Regelrechte berichtsmäßige<br />

Auswertungen verbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechende<br />

Arbeitnehmerschutz-Vorschriften.<br />

Bei höheren Geschäftsprozessen dürfen Workflows auf keinen Fall zu starr<br />

programmiert werden, da sonst die konventionelle Abarbeitung z.B. per Klärungen<br />

durch gemeinsame Sitzungen klar im Vorteil ist und durch das<br />

Dokumentenmanagementsystem nicht unterstützt werden kann.<br />

Überhaupt ist es schwierig die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen<br />

bei allen Anwendern durchzusetzen, das gilt für die Anwendung elektronischer<br />

Workflows wie für die umständlichere Ablage von Dokumenten. In vielen<br />

Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mitarbeiter durch Rationalisierungsmassnahmen<br />

heute derart verdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwände für administrative<br />

Tätigkeiten kaum als dauerhaft durchhaltbar erscheinen.<br />

Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepte auch als zu offen<br />

empfunden. Man kann durch Offenheit den Nutzen vergrößern, aber auch<br />

verkleinern, wenn zu große Offenheit die Mitarbeiter abschreckt ihre Dokumente mit<br />

dem Dokumentenmanagementsystem abzulegen.<br />

Absolute Voraussetzung ist deshalb, dass das Unternehmensmanagement, d.h. die<br />

Führungskräfte auf allen Ebenen, voll hinter der flächendeckenden Verwendung<br />

eines Dokumentenmanagementsystems mindestens für alle wesentlichen<br />

Dokumente steht. Das Management muss sich der oben beschriebenen<br />

betriebswirtschaflichen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechend<br />

verantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantreiben des Systemseinsatzes<br />

durch die EDV-Abteilung allein reicht nicht aus.<br />

Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements<br />

Dokumentenmanagement als Bestandteil eines übergreifenden Enterprise Content<br />

Management. Durch die Zusammenführung herkömmlicher Technologien des<br />

Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) mit Internettechnologien, Web Content<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

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Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

Management und Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise Content<br />

Management. Dokumentenmanagement gilt heute nur noch als eine integrierte<br />

Komponente von übergreifenden Systemen mit Workflow, Collaboration, Records<br />

Management, elektronischer Archivierung, Inputmanagement und<br />

Outputmanagement. Übergreifend hat sich seit ca. dem Jahr 2000 der Begriff<br />

Dokumenten-Technologien oder (engl.) DRT Document related Technologies<br />

eingebürgert. ILM Information Lifecycle Management überlappt sich zunehmend mit<br />

den traditionellen Funktionen von Dokumentenmanagement.<br />

Dokumenten-Technologien<br />

Dokumenten-Technologien ist die Übertragung des englischsprachigen Begriffes<br />

DRT Document Related Technologies. Dokumenten-Technologien dienen zur<br />

Erzeugung, Erfassung, Erschließung, Verwaltung, Aufbereitung, Bereitstellung,<br />

Verteilung, Sicherung und Bewahrung von elektronischen Dokumenten.<br />

Dokumenten-Technologien sind Dienste einer IT-Infrastruktur zur kontrollierten<br />

Nutzung elektronischer Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und<br />

Erzeuger. Elektronische Dokumente definieren sich durch ihren Inhalt und<br />

rechtlichen Charakter und können in unterschiedlicher Form als strukturierte,<br />

schwach strukturierte oder unstrukturierte digitale Information vorliegen.<br />

Der Begriffsbestandteil Dokument (siehe auch Dokumentenmanagement) ist dabei<br />

aus inhaltlicher und rechtlicher Sicht definiert. Er hat damit eine andere Qualität als<br />

Daten, Information oder Content im Umfeld der Informationstechnik. Im Gegensatz<br />

zu den Anbietern klassischer DM-Systeme oder ECM-Systeme positionieren sich<br />

Anbieter von digitalen <strong>Dr</strong>ucksystemen, Outputmanagementlösungen und anderen<br />

dokumentenorientierten Produkten eher unter dieser Klassifikation. Hier wird dieser<br />

Begriff z.T. auch auf Verfahren und Technologien angewendet, die nicht auf<br />

elektronischer Informationstechnik basieren, und sich am Begriff des<br />

Papierdokumentes orientieren. Der Begriff Dokumenten-Technologien ist aus<br />

technologischer Sicht geprägt und damit im Unterschied zu<br />

Dokumentenmanagement wesentlich weitergefaßt.<br />

Beispiele<br />

Beispiele für den weitgefaßten Anspruch von Dokumenten-Technologien sind<br />

Content Management Systeme und Dokumentenmanagement, Methoden des<br />

Informationsmanagement und der Dokumentation, beispielsweise in Bibliotheken und<br />

Archiven. Dokumenten-Technologien stellen die Basisfunktionen für Enterprise<br />

Content Management bereit.<br />

Beispiele für die funktionalen Elemente und Komponenten von Dokumenten-<br />

Technologien entsprechend der aufgeführten Begriffe in der Definition sind:<br />

• Erzeugung: z.B. Textverarbeitung, E-Mail<br />

• Erfassung: z.B. Scannen, Dateiimport<br />

• Erschließung: z.B. Indizierung, Kategorisierung, Klassifikation, Registratur (Akten)<br />

• Verwaltung: z.B. Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management,<br />

Datenbank, Dateisystem<br />

• Aufbereitung: z.B. Konverter, OCR, PDF<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0<br />

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Dokumentenmanagement und<br />

Dokumententechnologien<br />

• Bereitstellung: z.B. Intranet, Portale, Webseiten, <strong>Dr</strong>uck, Elektronische Publikation<br />

• Verteilung: z.B. Workflow, E-Mail, Groupware<br />

• Sicherung: z.B. elektronische Signatur, Datensicherung<br />

• Bewahrung: z.B. elektronische Archivierung, Information Lifecycle Management<br />

Literatur<br />

BARC-Studie: DMS. Business Application Research Center, Würzburg 2004, 427<br />

Seiten, ISBN 3-9808289-7-2<br />

Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke: Dokumenten-<br />

Management. Dpunkt Verlag, 2004, 358 Seiten, ISBN 3-8986425-8-5<br />

Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack-Zimmermann: Dokumenten-<br />

Management. Springer, Berlin, 2002, 700 Seiten, ISBN 3-5404357-7-8<br />

<strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer, Barbara Merkel: Dokumentenmanagement. Grundlagen und<br />

Zukunft. <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong>, Hamburg 1999, 321 Seiten, ISBN 3-9806756-0-2<br />

<strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?. <strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong>, Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4-5<br />

Öghan Karakas: Document Related Technologies: Das Fundament für E-Business.<br />

Hansebuch Verlag, Hamburg 2003, 230 Seiten, ISBN 3-934880-07-X<br />

Wolfgang Limper: Dokumenten-Management. DTV-Beck, 2001, 320 Seiten, ISBN 3-<br />

4235023-6-3<br />

Hinweis: Dieser Artikel wurde vom Autor unter GNU auf Wikipedia.de zur Verfügung<br />

gestellt.<br />

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Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

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1<br />

Ein uraltes Thema<br />

Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von<br />

Jahren:<br />

Wissensmanagement basierte zunächst auf<br />

mündlicher Überlieferung<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Ein uraltes Thema<br />

Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren<br />

wurde es möglich, Informationen und<br />

Vereinbarungen zu überliefern:<br />

Das Dokument war geboren<br />

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3<br />

Ein uraltes Thema<br />

Die Verwaltung der Dokumente,<br />

modern Dokumentenmanagement genannt,<br />

entstand ebenfalls bereits vor 5.000 Jahren in den<br />

frühen Kulturen<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Ein altes Thema<br />

Elektronisches Dokumentenmanagement existiert<br />

seit ca. 25 Jahren.<br />

Durch die elektronische Informationsverarbeitung<br />

wird der Dokumentbegriff neu definiert:<br />

Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles<br />

Datenobjekt<br />

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5<br />

Das herkömmliche Dokument<br />

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• wichtig<br />

• unterschrieben<br />

• auf Papier<br />

• nahe am Urkundenbegriff<br />

• greifbar und taktil erfahrbar<br />

• ohne Hilfsmittel lesbar<br />

• auf dem Schreibtisch verstreubar<br />

• das war doch da oben in dem Ordner links, mit dem<br />

blauen Rand<br />

• beweisfähig<br />

• eine Willensbekundung<br />

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6<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Die frühen Anfänge<br />

Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den<br />

Dokumentenbegriff nicht<br />

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7<br />

Das elektronische Dokument<br />

• Der Begriff Dokument wird für elektronische<br />

Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in<br />

einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei<br />

oder Objekt vorliegen, verwendet<br />

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8<br />

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4


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Zeichen, Daten, Informationen und Wissen<br />

Beispiele<br />

Marktmechanismen<br />

des Devisenmarktes<br />

Devisenkurs<br />

$1 = 0,82 €<br />

0,82<br />

Wissen<br />

Information<br />

Daten<br />

Zusammenhänge<br />

Vernetzung<br />

Kontext<br />

Syntax<br />

„0“, „2“, „8“<br />

und „,“<br />

Zeichen<br />

Zeichenvorrat<br />

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Beziehungen zwischen den Ebenen der<br />

Begriffshierarchie<br />

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9<br />

Zeichen, Daten, Informationen und Wissen<br />

Wissen<br />

Information<br />

Daten<br />

Zeichen<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Papier ist längst nicht mehr das<br />

Hauptproblem –<br />

immer mehr Dokumente entstehen digital<br />

und sind nicht mehr für eine physische<br />

Repräsentation geeignet<br />

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11<br />

Immer mehr Dokumente entstehen digital<br />

und sind nicht mehr für eine physische<br />

Repräsentation geeignet<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Der neue Dokumenten-Begriff<br />

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13<br />

Ein Dokument kann heute alles sein<br />

• gescannte Faksimiles<br />

• E-Mails mit Attachement<br />

• Office-Dateien<br />

• Host-Output<br />

• Web-E-Business-Formulare ©<br />

• Transaktionen<br />

• dynamische HTML-Seiten<br />

• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen<br />

• dreidimensionale Vektorgebilde<br />

• Datensätze mit zugewiesener Struktur<br />

• elektronisch signierte Dateien<br />

• Container mit beliebigen digitalen Komponenten<br />

• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ...<br />

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Das elektronische Dokument<br />

Elementar Komplex Container<br />

Einseitiges<br />

FAX<br />

Textdatei mit<br />

Bild / Grafik<br />

Vorgang<br />

Information 1<br />

Textdatei mit<br />

Bild / Grafik<br />

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Textdatei<br />

Tabelle<br />

eingebunden<br />

Audio<br />

Information 2<br />

Einseitiges FAX<br />

Information 3<br />

Tabelle<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Das elektronische Dokument<br />

Gleichstellung<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt<br />

und sind nicht mehr für eine Präsentation in<br />

Papierform ausgelegt<br />

• Dynamische Dokumente<br />

• Elektronisch signierte Dokumente © <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002 Urheberrechte <strong>Dr</strong>. Ul rich Kampffmeyer<br />

• Automatisch erzeugte Massendrucke<br />

• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und<br />

Formatinformationen erst zum Dokument werden<br />

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und<br />

elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten<br />

Voraussetzungen für das Informationszeitalter<br />

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15<br />

Ein aktuelles Thema<br />

Elektronische Dokumente erhalten ein neue<br />

Qualität:<br />

Elektronisch signierte Dokumente erhalten die<br />

gleiche rechtliche Qualität wie herkömmliche<br />

Papierdokumente<br />

Potentiale von<br />

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16<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

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Dokumententechnologien<br />

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17<br />

Babylonische Sprachverwirrung<br />

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Dokumententechnologien<br />

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18<br />

Document-Management<br />

Scanning<br />

COLD<br />

Portale<br />

Content<br />

Web Content Management<br />

Management<br />

Intranet<br />

Workflow<br />

DRT Document Related Repository<br />

Technologies<br />

MultiMedia-Datenbanken<br />

ECM<br />

EDRMS<br />

EDM BPM<br />

Electronic Engineering Document Document -Management<br />

Digital Management<br />

Rights Imaging Management<br />

ILM<br />

EDM<br />

Enterprise Content Asset Management<br />

Elektronische Management<br />

DMS<br />

Archivierung<br />

Records Business Management<br />

Process Management<br />

E-Business<br />

Enterprise Application<br />

UDM<br />

Digital Optical Filing<br />

Integration Signature<br />

EAI<br />

Collaborative Commerce<br />

Knowledge Management<br />

Groupware<br />

Document Warehouse<br />

ASP // DMCO<br />

Collaborative Commerce<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Die Hybris des Marktes<br />

Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte<br />

Trends:<br />

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19<br />

• ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender,<br />

verringern das Investitionsinteresse und lassen das<br />

Bild der Branche verschwimmen<br />

• die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue<br />

Produkte zu kreieren, Copyright<br />

Umetikettierung überwiegt<br />

• der Spagat, immer das Neueste zu bieten und<br />

gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit<br />

zu garantieren, meistern nur wenige<br />

Was ist der Unterschied?<br />

Document Management (DM)<br />

Potentiale von<br />

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20<br />

DM KM ECM<br />

Archival Collaboration Federated Repository<br />

Groupw are Groupw are Collaboration<br />

Workflow Workflow eProcess<br />

Document Management Document Management Content Management<br />

Intranet Intranet Intranet<br />

Scanning Capture Capture<br />

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization<br />

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines<br />

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse<br />

Records Management Personalisation Web-Content-Management<br />

Portal<br />

Portal<br />

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10


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Was ist der Unterschied?<br />

Knowledge Management (KM)<br />

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DM KM ECM<br />

Archival Collaboration Federated Repository<br />

Groupw are Groupw are Collaboration<br />

Workflow Workflow eProcess<br />

Document Management Document Management Content Management<br />

Intranet Intranet Intranet<br />

Scanning Capture Capture<br />

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization<br />

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines<br />

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse<br />

Records Management Personalisation Web-Content-Management<br />

Portal<br />

Portal<br />

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21<br />

Was ist der Unterschied?<br />

Enterprise Content Management (ECM)<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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DM KM ECM<br />

Archival Collaboration Federated Repository<br />

Groupw are Groupw are Collaboration<br />

Workflow Workflow eProcess<br />

Document Management Document Management Content Management<br />

Intranet Intranet Intranet<br />

Scanning Capture Capture<br />

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization<br />

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines<br />

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse<br />

Records Management Personalisation Web-Content-Management<br />

Portal<br />

Portal<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

22<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

11


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Was ist der Unterschied?<br />

DM, KM & ECM<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

<strong>Unternehmensberatung</strong><br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

www.project-consult.com<br />

DM KM ECM<br />

Archival Collaboration Federated Repository<br />

Groupw are Groupw are Collaboration<br />

Workflow Workflow eProcess<br />

Document Management Document Management Content Management<br />

Intranet Intranet Intranet<br />

Scanning Capture Capture<br />

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization<br />

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines<br />

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse<br />

Records Management Personalisation Web-Content-Management<br />

Portal<br />

Portal<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

23<br />

DRT<br />

Document Related Technologies<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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<strong>Unternehmensberatung</strong><br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

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• Internet, Intranet & Extranet<br />

• Document, Workflow & Knowledge Management<br />

• eCommerce & Electronic Signature<br />

• Document Input, Distribution & Storage<br />

• OCR, ICR & Pattern Recognition<br />

• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval<br />

• Imaging & Multimedia<br />

• Archival & Records Management<br />

• Secure Communication & Unified Messaging<br />

• Groupware & Office Automation Solutions<br />

• Forms & Output Management<br />

• Middleware & Componentware<br />

• Content Management, Syndication & Distribution<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

24<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

12


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

DRT<br />

Document Related Technologies<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

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25<br />

• Internet, Intranet & Extranet<br />

• DRT Document, sind Workflow & Knowledge Management<br />

• eCommerce & Electronic Signature<br />

a) Systeme, die auf die Verarbeitung<br />

• Document Input, Distribution & Storage<br />

• OCR,<br />

un-ICR oder<br />

& Pattern<br />

schwachstrukturierter<br />

Recognition<br />

• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval<br />

• Imaging sind & Multimedia<br />

• Archival & Records Management<br />

• Secure Communication & Unified Messaging<br />

• Groupware & Office Automation Solutions<br />

• Forms & Output Management<br />

• Middleware & Componentware<br />

• Content Management, Syndication & Distribution<br />

Information („Dokumente“) spezialisiert<br />

b) Dokumentenorientierte Funktionen,<br />

die in beliebige Anwendungen und<br />

IT-Infrastrukturen integriert werden<br />

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13


ECM<br />

–<br />

Vision und Potentiale<br />

Content Management<br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

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Hamburg 2006


ECM – Vision und Potentiale<br />

ECM Enterprise Content Management: Definitionen, Komponenten<br />

und Suiten<br />

Die Definition von ECM<br />

Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im<br />

Umfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat den<br />

Anspruch, auch Web Content Management mit einzuschließen. Der allgemeine<br />

Oberbegriff Content Management ist äußerst facettenreich und schließt seinerseits<br />

Web Content Management, Content Syndication, Digital oder Media Asset<br />

Management und natürlich Enterprise Content Management ein. Dieser „circulosus<br />

virtuosus“ der Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei den<br />

Marketingaussagen der Hersteller.<br />

Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise Content Management eine<br />

neue Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen für die Anwender verbinden<br />

lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim ganzheitlichen<br />

Anspruch von ECM Enterprise Content Management der Fall. Jedoch muss man<br />

auch angesichts des allumfassenden Anspruchs und der zahllosen Komponenten<br />

von Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision,<br />

Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – eine geschlossene<br />

Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECM<br />

gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Document<br />

Lifecycle Management nur als eine mögliche zusammenfassende<br />

Gruppenbezeichnung für die verschiedenste Technologien und Unternehmen<br />

positionieren.<br />

ECM – Enterprise Content Management<br />

Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick nur eine Transformation<br />

bestehender Technologien oder gar nur von Marketingaussagen - frei nach der<br />

Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content-Server<br />

wird ein Portal-Server wird ein „xyz“-Server wird ein ...".<br />

Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren mehrfach neu interpretiert und mit<br />

anderen Inhalten versehen (es wurden etwa ursprünglich verwendete Begriffe wie<br />

„Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt). 2003 wurde ECM von der AIIM<br />

noch wie folgt interpretiert: „The technologies used to capture, manage, store,<br />

deliver, and preserve information to support business processes”.<br />

Im Frühjahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider die Prozesskomponente<br />

in der Definition zum Opfer fiel: “Enterprise Content Management is the technologies,<br />

tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content<br />

across an enterprise.“ Immerhin wurde BPM von der AIIM als wesentliche<br />

Komponente in Whitepapern und Postern herausgestellt. Ins Deutsche übertragen<br />

würde die Definition also somit lauten: „ECM sind Technologien und Methoden zur<br />

Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung<br />

von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.“ ECM<br />

schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement,<br />

Collaboration, Web-Content-Management, Digital Asset Management,<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 2 von 32


ECM – Vision und Potentiale<br />

E-Mail-Management, Workflow, Business Process Management, Output-<br />

Management, Storage und elektronische Archivierung ein.<br />

Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Definition von ECM gewesen sein. Die<br />

AIIM Show & Conference 2005 in Philadelphia stand unter den Logo-Mottos „Capture<br />

-:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“. So änderte die AIIM international im Herbst<br />

des Jahres 2005 erneut die Definition: “Enterprise Content Management is the<br />

technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver content and<br />

documents related to organizational processes.” “Enterprise Content Management<br />

(ECM) sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung<br />

und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von<br />

organisatorischen Prozessen.„ Hiermit ergab sich eine Rückwendung zur<br />

ursprünglichen Definition und die besondere Betonung der Prozesskomponente. In<br />

der neuen Definition sind nunmehr auch die drei Begriffe der Branchendefinition von<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong>, DRT, Document Related Technologies, in der AIIM-Definition<br />

enthalten.<br />

Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität<br />

traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die<br />

Anforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produktsuiten<br />

generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden.<br />

Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens<br />

ECM Enterprise Content Management. Damit soll deutlich gemacht werden, dass es<br />

nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller<br />

strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus<br />

der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf<br />

B2E, „business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen<br />

neue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatische<br />

Klassifikation, Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere.<br />

Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lösungen<br />

zusammengefasst, die zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig<br />

auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind<br />

hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die<br />

Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-<br />

Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig umgestellt haben und lediglich<br />

einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser<br />

Kategorie wieder. ECM Enterprise Content Management verfolgt dabei einen<br />

Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die notwendige Infrastruktur für<br />

beliebige Anwendungen bereitstellt.<br />

Merkmale des Enterprise Content Management<br />

Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von<br />

ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den<br />

Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die<br />

Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was<br />

heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner<br />

oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen,<br />

auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 3 von 32


ECM – Vision und Potentiale<br />

die interne Informationsbereitstellung sein. Der Anspruch eines Enterprise Content<br />

Management Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche<br />

Lösungen vom Web Content Management unterscheiden.<br />

Enterprise Content Management als integrative Middleware<br />

ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“-<br />

Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer<br />

ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich quasi als dritte<br />

Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet<br />

ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt<br />

daher EAI Enterprise Application Integration eine besondere Rolle. ECM ist somit<br />

wesentlicher Bestandteil von SOA Service-orientierten Architekturen.<br />

Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste<br />

ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der<br />

benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt,<br />

der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann. Der Vorteil eines<br />

Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst<br />

zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität<br />

gleicher Funktionalität vermieden wird.<br />

Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen von<br />

Informationen<br />

ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und<br />

DocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlich<br />

strukturierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit<br />

verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle<br />

Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das<br />

wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.<br />

Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender<br />

praktisch davon nichts merkt. ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als<br />

nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen.<br />

ECM ordnet sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein<br />

Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur<br />

Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM<br />

Enterprise Content Management stellt damit eine der notwendigen<br />

Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar. ECM<br />

erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als<br />

universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.<br />

Die ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in verschiedene Kategorien<br />

einordnen, von der:<br />

• Erfassung (Capture),<br />

• Verwaltung (Manage),<br />

• Speicherung (Store),<br />

• Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen<br />

• Sicherung (Preserve).<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Die bisherigen Anwendungsfelder<br />

• DM Document Management (DMS, Dokumentenmanagement),<br />

• Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware),<br />

• WCM Web Content Management (einschließlich Portale),<br />

• RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit<br />

Langzeitspeichermedien) und<br />

• Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung)<br />

bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und<br />

Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.<br />

Während Document Management, Web Content Management, Collaboration,<br />

Workflow und Business Process Management eher für den dynamischen Teil des<br />

Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records<br />

Management die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information. Während BPM<br />

und Workflow als Rückgrat von ECM betrachtet werden, wurden im Jahr 2005<br />

Manage-Komponenten wie E-Mail-Management und Digital-Asset-Management<br />

sowie Schnittstellen, Content Integration und Enterprise-Application-Integration als<br />

Verbindungskomponenten ergänzt. Über allem schwebt die Nutzung der Information,<br />

sei durch eigenständige Clienten der ECM-System-Komponenten oder in Gestalt<br />

eines „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität der ECM-<br />

Dienste und die gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch die<br />

Integration bestehender Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue<br />

Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende Kraft positioniert.<br />

Die fünf „C“ des Enterprise Content Management<br />

Fünf wichtige Begriffe, die im angloamerikanischen mit „C“ beginnen,<br />

charakterisieren heute das Anwendungsumfeld von ECM.<br />

Content<br />

Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektronische Inhalte. Er umfasst „Records“,<br />

„Data“ und „Metadata“ ebenso wie Dokumente und Webseiten. Content steht heute<br />

nicht mehr nur für schwach- oder unstrukturierte Informationen sondern schließt auch<br />

strukturierte Daten, die in ECM-Lösungen mitverwaltet werden bzw. die Objekte in<br />

einem ECM beschreiben, mit ein. Content wird entsprechend seiner Nutzung und<br />

seinem Lebenszyklus unterschieden: dynamischer, noch veränderbarer Content<br />

während der Bearbeitung; statischer, unveränderbarer Content, auch Fixed-Content<br />

genannt, im Archiv. Ist Content aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig<br />

werden aus ihm Records. ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, sicher zu<br />

verwalten, zu erschließen und in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als<br />

Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird hat Content einen inhärenten Wert.<br />

Collaboration<br />

ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, in dem es die benötigten<br />

Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt. Zur Unterstützung<br />

der Gruppenarbeit und Kommunikation kommen dabei verschiedene Ansätze zum<br />

tragen:<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 5 von 32


ECM – Vision und Potentiale<br />

• Unterstützung der direkten Kommunikation mit Chats, Foren, Instant Messaging,<br />

White Boards, Video Conferencing und anderen Technologien.<br />

• Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen und deren<br />

Bereitstellung in Prozessen.<br />

• Unterstützung der Projektarbeit mit geeigneten Werkzeugen.<br />

• Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten Erschließung,<br />

Bereitstellung und Aufbereitung benötigter Information.<br />

Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist eine der großen Herausforderungen<br />

für effizientere Arbeit in der Bürowelt.<br />

Compliance<br />

Compliance ist einer der Markttreiber für den Einsatz von ECM. Die Einhaltung<br />

rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation,<br />

sichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist in allen<br />

Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um die<br />

Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die Nutzung der Informationen in den<br />

eigenen Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und die Umsetzung effizienterer<br />

Prozesse sind wirtschaftliche Aspekte, die man bei der Erfüllung der gesetzlichen<br />

Vorgaben wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer nicht aus den<br />

Augen verlieren sollte. ECM kann hier einen Beitrag liefern, die notwendigen<br />

Investitionen für Compliance auch wirtschaftlich nutzbar zu machen.<br />

Continuity<br />

Business Continuity ist ein Begriff, dessen Bedeutung im Zusammenhang mit ECM<br />

noch längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir befinden uns in einer immer größeren<br />

Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information. Die<br />

Sicherstellung der Verfügbarkeit ist mit erheblichen Kosten verbunden. ECM liefert<br />

hier Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei<br />

zentraler Verwaltung auch verteilt bereit zustellen, die Nachvollziehbarkeit der<br />

Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie<br />

intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen<br />

elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und diese<br />

gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten Recovery-<br />

Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu<br />

stellen. ECM hat hier längst den gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere<br />

operative Systeme, ohne die ein modernes Unternehmen nicht mehr arbeits- und<br />

konkurrenzfähig ist.<br />

Cost<br />

Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung und Aufbau neuer Geschäftsfelder<br />

ganz oben auf Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist sehr kostenintensiv,<br />

besonders in der Einführungsphase. Durch die Zusammenführung von<br />

Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung<br />

der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in<br />

Arbeitsweisen und –abläufen, und viele andere Potentiale lassen sich die<br />

Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet die notwendige Klammer um<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren.<br />

Damit verringern sich die Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM<br />

sondern in allen anderen Bereichen der IT-Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte<br />

nicht der ROI im Vordergrund stehen, der bei einzelnen Aspekten sehr schnell<br />

erreicht wird, sondern die nachhaltige Veränderung des Unternehmens. ECM ist<br />

heute als notwendige Infrastruktur zu betrachten, um ein Unternehmen wirtschaftlich<br />

führen zu können. Auch unter Kostengesichtspunkten ist es heute keine Frage des<br />

„Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“.<br />

Ein Haus für Enterprise Content<br />

Die AIIM International und andere haben in den vergangenen Jahren eine Reihe von<br />

Postern und Grafiken kreiert, die die Komplexität und den Funktionsumfang von<br />

Enterprise Content Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 wurde das<br />

„Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses Poster definierte nicht nur den Umfang von<br />

ECM sondern diente auch als Grundlage für einen ECM-Kurs der AIIM international<br />

mit 10 Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA werden gern mit dem Kürzel<br />

„101“ (steht in Ausbildungsprogrammen für den einführende Grundlagenseminare)<br />

bezeichnet und so hat sich auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“<br />

eingebürgert.<br />

Das ECM-Lifecycle-Modell<br />

(AIIM International 2001)<br />

Aus der ursprünglichen Vorlage der AIIM leitete <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> ihr Modell ab.<br />

Neben dem Gesamtbild entstanden 5 Detailbilder, die auch mit den dazugehörigen<br />

Texten der Wikipedia.de zur Verfügung gestellt wurden und unter der GNU-Lizenz<br />

inzwischen weite Verbreitung gefunden haben.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 7 von 32


ECM – Vision und Potentiale<br />

Die ECM-Komponenten<br />

(<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2001)<br />

Im Jahr 2003 folgten seitens der AIIM zwei neue Poster, eines aus den USA und<br />

eines von der AIIM Europe aus England. Das amerikanische Poster ging vom Ansatz<br />

eines Puzzles aus, bei dem die einzelnen Komponenten von ECM beliebig zu einer<br />

Gesamtlösung kombiniert werden können.<br />

Das ECM-Puzzle<br />

(AIIM International 2003)<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 8 von 32


ECM – Vision und Potentiale<br />

Die AIIM Europe wählte dagegen das Motiv einer Autobahn, die die Prozesse und<br />

Verbindungen darstellt und auf denen sich die Informationen wie Fahrzeuge von<br />

einer Station zur nächsten bewegen. Die Komponenten sind die gleichen wie im<br />

ECM-Puzzle.<br />

Die ECM-Autobahn<br />

(AIIM Europe 2003)<br />

Im Jahr 2005 kam ein neues Poster der AIIM heraus, in dem ECM als großes Haus,<br />

mit Eingang und Ausgang von Information im Erdgeschoss und Business Process<br />

Management als der verbindende Aufzug über alle Stockwerke, dargestellt ist. In<br />

diesem neuen Modell sind eine Reihe weiterer Komponenten wie E-Mail-<br />

Management, Digital-Asset-Management, Content-Integration und andere<br />

hinzugekommen.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Ein Haus für Enterprise Content<br />

(AIIM International 2005)<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> hat dieses Modell des Hauses für Enterprise Content in<br />

vereinfachter Form übernommen und um weitere Komponenten ergänzt.<br />

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Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Ein Haus für Enterprise Content<br />

(<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2005)<br />

Usage<br />

Fat Client<br />

Enabling Web Client other Devices<br />

SECURITY<br />

CAPTURE MANAGE<br />

Web Content Management<br />

Digital Asset Management<br />

E-Mail Management<br />

Records Management<br />

Document Management<br />

Indexing<br />

Categorization<br />

Recognition<br />

Forms Processing<br />

Document Imaging<br />

Scanning<br />

PKI elektronische<br />

Signatur<br />

Entry<br />

SECURITY<br />

Collaboration<br />

Business<br />

Process<br />

Management<br />

Workflow<br />

EAI<br />

User Managment<br />

Directory Service<br />

SECURITY<br />

User Rights<br />

Management<br />

Repositories<br />

Storage<br />

Long-Term Archival<br />

Backup / Recovery<br />

Migration<br />

Content Integration<br />

Search / Retrieval<br />

Syndication<br />

Localization<br />

Personalization<br />

Publish<br />

Electronic<br />

Paper<br />

DELIVER<br />

PRESERVE STORE<br />

SECURITY<br />

DRM Firewall<br />

Exit<br />

Komponenten von ECM Enterprise Content Management<br />

Für ECM Enterprise Content Management Lösungen werden die unterschiedlichsten<br />

Technologien und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige<br />

Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar<br />

sind.<br />

Capture (Erfassung)<br />

Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung,<br />

Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen.<br />

Dabei kann man mehrere Stufen und Technologien unterscheiden, von der<br />

einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine<br />

automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als<br />

„Input“-Komponenten zusammengefasst.<br />

Manuell erzeugte und erfasste Informationen<br />

Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen,<br />

von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vordrucken,<br />

MultiMedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm.<br />

Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XML-<br />

Dokumente, kaufmännische und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachanwendungssysteme<br />

die Quelle für die Erfassung sein.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Technologien zur Be- und Verarbeitung erfasster Informationen<br />

Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles werden verschiedene Erkennungstechnologien<br />

(Recognition) eingesetzt. Zu Ihnen gehören:<br />

• OCR (Optical Charakter Recognition)<br />

Hierbei werden die Bildinformationen in maschinenlesbare Zeichen umgesetzt.<br />

OCR wird für Maschinenschrift eingesetzt.<br />

• HCR (Handprint Charakter Recognition)<br />

Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR, die<br />

jedoch bei Fließtexten immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse liefert.<br />

Beim Auslesen von definierten Feldinhalten ist die Methode doch bereits sehr<br />

sicher.<br />

• ICR (Intelligent Charakter Recognition)<br />

ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualität der<br />

ausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhänge, Abgleich<br />

mit Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhandene Stammdaten verbessert.<br />

• OMR (Optical Mark Recognition)<br />

OMR, zum Beispiel für Strichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle<br />

Markierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich bei<br />

Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken bewährt.<br />

• Barcode<br />

Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken können beim Einlesen<br />

der Rückläufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden.<br />

Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur zur Anzeige von<br />

gescannten Bildern sondern ermöglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit für<br />

die Erfassung. Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von isolierten Bildpunkten<br />

oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schief eingezogenen<br />

Vorlagen verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechnologien. Document-<br />

Imaging-Funktionen werden beim Erfassungsprozess bei der Qualitätskontrolle<br />

eingesetzt. Zunehmend haben elektronische Abbildung von Dokumenten denselben<br />

rechtlichen Status wie Papierdokumente.<br />

Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen von<br />

Technologien unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der<br />

Dokumente gleich sein kann.<br />

• Forms Processing (Vordruckverarbeitung)<br />

Das „Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung von industriell oder individuell<br />

gedruckten Vordrucken mittels Scannen. Hierbei kommen anschließend häufig<br />

Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut gestaltete Vordrucke eine<br />

weitgehend automatische Verarbeitung ermöglichen. Viele der heutigen<br />

industriellen Vordrucke sind strukturiert, aber auch die Bearbeitung von<br />

unstrukturierten Vordrucken entwickelt sich immer weiter.<br />

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Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

• E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare)<br />

Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine automatische Verarbeitung<br />

möglich, wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte dem Erfassungssystem<br />

bekannt sind.<br />

COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturierten<br />

Eingangsdateien. Der Begriff COLD steht für Computer Output on LaserDisk und hat<br />

sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr am Markt ist.<br />

Das Akronym ERM steht für Enterprise Report Management. In beiden Fällen geht<br />

es darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen<br />

so aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeugenden System indiziert und an<br />

eine Speicherkomponente wie eine dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv<br />

(Preserve) übergeben werden können.<br />

Die „Aggregation“ stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben verschiedener<br />

Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck ist die<br />

Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen<br />

Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und<br />

Bearbeitungssysteme zu übergeben.<br />

Komponenten zur inhaltlichen Erschließung erfasster Informationen<br />

Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kommen in den Systemen weitere<br />

Komponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationen<br />

aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören:<br />

• Indexing (manuelle Indizierung)<br />

Anders als im Deutschen beschränkt sich im Angloamerikansichen der Begriff<br />

Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank<br />

einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und Zugriff auf die Informationen<br />

benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“,<br />

„Attributieren“ oder „Verschlagworten“ benutzt.<br />

• Input Designs (Profile)<br />

Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durch<br />

hinterlegte Profile erleichtert und verbessert werden. Solche Profile können zum<br />

Beispiel Dokumentenklassen beschreiben, die die Anzahl der möglichen<br />

Indexwerte beschränken oder bestimmte Kriterien automatisch vergeben. Input<br />

Designs schließt auch die Eingabemasken und deren Logik bei der manuellen<br />

Indizierung ein.<br />

• Taxonomy<br />

Die taxonomische Verarbeitung ermöglicht eine formale Anordnung von<br />

Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens. Hier<br />

spielen Nomenklaturen, Thesaurus und Ablagesystematiken eine Rolle.<br />

• Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung)<br />

Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es per OCRgewandelte<br />

Faksimiles, Office-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen<br />

Informationen können Programme zur automatischen Klassifikation selbstständig<br />

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Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Index-, Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren. Solche Systeme<br />

können auf Basis vordefinierter Kriterien oder selbstlernend Informationen auswerten.<br />

Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten Informationen zur<br />

Weiterbearbeitung oder Archivierung den „Manage“-Komponenten bereitzustellen.<br />

Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung)<br />

Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der<br />

Informationen. Sie besitzen hierfür Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederauffinden<br />

sowie Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz von<br />

Informationen. Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beiden<br />

Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document<br />

Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und<br />

Workflow / Business Process Management als Dienste bereitzustellen. Zur<br />

Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte<br />

Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommunikation<br />

zwischen den Komponenten verfügen.<br />

DM Document Management (Dokumentenmanagement)<br />

Unter Document Management ist hier nicht die Branchenbezeichnung wie in<br />

Deutschland zum Beispiel DMS zu verstehen, sondern eher die<br />

Dokumentenmanagementsysteme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“. Die<br />

Aufgabe dieser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der<br />

Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Document<br />

Management gehören unter anderem folgende Funktionen:<br />

• Checkin/Checkout<br />

zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen<br />

• Versionsmanagement<br />

zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen,<br />

Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen<br />

Format)<br />

• Suchen und Navigieren<br />

zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten<br />

• Visualisierung<br />

zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeichnissen<br />

und Übersichten<br />

Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend<br />

mit denen der andere „Manage“-Komponenten, der immer weiter ausgreifenden<br />

Funktionalität von Office-Anwendungen wie Outlook/Exchange oder Notes/Domino<br />

und den Eigenschaften von „Library Services“ zur speichertechnischen Verwaltung<br />

der Informationen.<br />

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Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, Groupware)<br />

Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser<br />

Lösungen, die sich aus der herkömmlichen Groupware entwickelt haben, geht jedoch<br />

weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Knowledge Management mit ein.<br />

Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen:<br />

• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen<br />

• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen<br />

• Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die<br />

gemeinsame Bearbeitung von Informationen<br />

• Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne,<br />

Projektmanagement und andere<br />

• Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing<br />

• Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der<br />

gemeinsamen Informationsbearbeitung<br />

E-Mail-Management (Verwaltung, Speicherung und Verteilung von E-Mails)<br />

Der heutige Standard, bei dem E-Mails vom Server entfernt und in der Ablage<br />

gespeichert werden, reicht nicht aus. E-Mails sollten stetig, wie jedes andere<br />

Dokument auch, klassifiziert, gespeichert und vernichtet werden.<br />

Digital Asset Management (Verwaltung, Speicherung und Nutzung von<br />

multimedialen Inhalten)<br />

Vergleichbar mit dem Dokumentenmanagement, konzentriert sich DAM auf die<br />

Speicherung, die Verfolgung und das Gebrauchen von Rich Media Dokumenten, wie<br />

z.B. Videos, Logos und Fotos.<br />

WCM Web Content Management<br />

Enterprise Content Management erhebt den Anspruch Web Content Management zu<br />

integrieren. Die Bereitstellung von Inhalten im Internet und Extranet oder auf einem<br />

Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte<br />

Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein. Zum<br />

Web Content Management gehören unter anderem folgende Funktionen:<br />

• Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem<br />

kontrollierten Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess<br />

• Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für die Web-Präsentation<br />

• Automatische Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate, personalisierte<br />

Anzeigen und Versionierung<br />

• Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche und nicht-öffentliche Informationen<br />

• Visualisierung für die Präsentation mit Internet-Mitteln (Browser-Darstellung,<br />

HTML, XML u.a.)<br />

• RM Records Management (Ablage- und Archivverwaltung)<br />

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Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records<br />

Management (RM; Electronic Records Management ERM) die reine Verwaltung von<br />

Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen.<br />

Records Management ist Speichermedien-unabhängig und kann zum<br />

Beispiel auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen<br />

mitverwalten. Zum Web Records Management gehören unter anderem folgende<br />

Funktionen:<br />

• Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur<br />

geordneten Ablage von Informationen<br />

• Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von<br />

Informationen<br />

• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und<br />

Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)<br />

• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf<br />

einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten<br />

• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit<br />

standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der<br />

gespeicherten Informationen<br />

Wf Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung)<br />

Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch<br />

den Begriff BPM Business Process Management eindeutig. BPM und Workflow<br />

stellen eine wesentliche Verbindungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktion im ECM-<br />

Modell dar. Sie sind daher im „Haus-Modell“ aus den Manage-Komponenten<br />

herausgelöst und bilden den „Backbone“ von ECM.<br />

Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so zum Beispiel den<br />

• „Production Workflow“, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse steuert<br />

und kontrolliert, und den<br />

• „ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des<br />

Prozesses vorgibt.<br />

Workflow-Lösungen können als<br />

• „Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clienten realisiert werden, mit dem<br />

der Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer<br />

„Workflow Engine“, die als Dienst im Untergrund der Systeme den Informations- und<br />

Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein eigener Client erforderlich ist.<br />

Zum Workflow Management gehören unter anderem folgende Funktionen:<br />

• Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen<br />

• Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhängenden<br />

Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten<br />

• Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (zum Beispiel<br />

Fachanwendungen) und Dokumente (zum Beispiel Office-Produkte)<br />

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Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich<br />

Mitzeichnung<br />

• Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität<br />

• Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse<br />

der Bearbeitung<br />

• Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen<br />

Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung<br />

aller notwendigen Ressourcen.<br />

BPM Business Process Management geht in seinem Anspruch noch einen Schritt<br />

weiter als Workflow. BPM strebt die vollständige Integration aller betroffenen<br />

Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammenführung<br />

aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter anderem folgende<br />

Funktionen:<br />

• Vollständige Workflow-Funktionalität<br />

• Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene<br />

• EAI Enterprise Application Integration zur Verbindung verschiedener<br />

Anwendungen<br />

• BI Business Intelligence mit hinterlegten Regelwerken, Integration von<br />

InformationWarehouses und den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeit<br />

unterstützenden Hilfsprogrammen<br />

„Manage“-Komponenten werden heute einzeln oder integriert als „Suite“ angeboten.<br />

Sie beinhalten vielfach bereits die „Store“-Komponenten.<br />

Store (Speichern)<br />

Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Speicherung von Informationen,<br />

die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medien<br />

zum Einsatz kommen, die für eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist der<br />

„Store“ von der „Preservation“ abgegrenzt. durch den Inhalt. Im deutschen<br />

Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ im Unterschied zum<br />

„Archiv“ gleichzusetzen.<br />

Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei<br />

unterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, „Library<br />

Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als<br />

unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur-<br />

Komponenten, die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt<br />

sind, gehören die Sicherheitstechnologien, die aber erst weiter unten im Abschnitt<br />

„Deliver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließlich<br />

des Berechtigungssystems als übergreifende Komponente einer ECM-Lösung zu<br />

betrachten.<br />

Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme)<br />

Zu den möglichen Repositories eines ECM, die auch kombiniert eingesetzt werden<br />

können, gehören unter anderem:<br />

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Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

• Filesystem<br />

Das Filesystem wird vorrangig zur temporären Zwischenspeicherung, so zum<br />

Beispiel Eingangs- und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM ist es, das Filesystem<br />

von Informationen zu entlasten und diese durch „Manage“-, „Store“- und<br />

„Preservation“-Technologien allgemein verfügbar bereitzustellen.<br />

• Content Management System<br />

An dieser Stelle ist das eigentliche Speichersystem für den Content gemeint, bei<br />

dem es sich um eine Datenbank oder ein spezialisiertes eigenständiges<br />

Speichersystem handeln kann.<br />

• Datenbanken<br />

Zum einen dienen Datenbanken zur Verwaltung der Zugriffsinformationen. Sie<br />

können aber auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Content oder Media<br />

Assets benutzt werden.<br />

• Data Warehouses<br />

Data Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, die<br />

Informationen aus unterschiedlichsten Quellen referenzieren oder direkt<br />

bereitstellen. Sie können auch mit einem globaleren Anspruch als Document<br />

Warehouse oder Information Warehouse konzipiert sein.<br />

Library Services (Informationsverwaltungsdienste)<br />

Library Services haben nur im übertragenen Sinn mit Bibliotheken zu tun. Sie sind<br />

die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die<br />

Informationen realisiert wird. Der Library Service ist letztlich für den Empfang und die<br />

Speicherung der Informationen aus den „Capture“- und den „Manage“-Komponenten<br />

verantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die Speicherorte in der dynamischen<br />

Ablage, dem eigentlichen „Store“, und im Langzeitarchiv, der Kategorie „Preserve“.<br />

Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und Klassenzugehörigkeit<br />

der zu speichernden Information bestimmt. Der Library Service arbeitet<br />

mit der Datenbank der „Manage“-Komponenten zusammen.<br />

Hierdurch werden die notwendigen<br />

• Search-(Suche) und<br />

• Retrieval-(Wiederfinden, Wiederbereitstellen)<br />

Funktionen bedient. Hierzu rechnet man heute auch Suchmaschinen,<br />

Volltextdatenbanken, Agenten und andere Suchtechnologien. Während die<br />

Datenbank keine Kenntnis über den physischen Speicherort eines Objektes hat,<br />

verwaltet der Library Service<br />

• Online-Speicher<br />

für Daten und Dokumente im direkten Zugriff,<br />

• Nearline-Speicher<br />

für Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks<br />

befindet, aber zum Beispiel erst durch eine Robotik eingelegt werden muss<br />

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Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

• Offline-Speicher<br />

für Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und sich<br />

nicht im automatisierten Zugriff eines Systems befindet.<br />

Sofern nicht ein übergelagertes Dokumenten- oder Records-Management-System<br />

die Funktionalität bereitstellt, muss der Library Service selbst die Funktionen<br />

• Versionsmanagement<br />

zur Kontrolle unterschiedlicher Stände der Information, und<br />

• Checkin/Checkout<br />

für die kontrollierte Bereitstellung der Information<br />

besitzen. Eine wichtige Funktion des Library Services ist die Erzeugung von<br />

Protokollen und Journalen zur Nutzung der Information und über Veränderungen an<br />

den Informationen, die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ bezeichnet werden.<br />

Weitere Komponenten sind:<br />

• Content Integration<br />

ermöglicht verschiedenen Content aus unterschiedlichen Quellen wie ein<br />

einzelnes Repository betrachten und Inhalte virtuell zusammenzuführen.<br />

• Syndication<br />

ist die Verteilung von Content zur Wiederverwendung und Integration in anderen<br />

Content.<br />

• Localization<br />

ist die Anpassung von Content an die kulturellen und sprachlichen Bedürfnisse<br />

verschiedener globaler Märkte.<br />

Speicher-Technologien<br />

Für die Speicherung der Informationen können je nach Anwendungszweck und<br />

Systemumgebung sehr unterschiedliche Medien zum Einsatz kommen.<br />

Mehrfach beschreibbare magnetische Online-Speicher<br />

Hierzu gehören Festplatten als RAID (Redundant Array of Independent Disks)<br />

Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als Speicherinfrastruktur<br />

oder NAS (Network Attached Storage) direkt in Netzwerken zugänglich<br />

gemachte Speicherbereiche.<br />

• Tapes (Magnetbänder)<br />

in automatisierten Speichereinheiten wie “Libraries” oder “Silos” mit Robotik<br />

dienen wie DAT-Bänder in kleineren Umgebungen eher der Datensicherung und<br />

nicht zum Online-Zugriff.<br />

• Digitale Optische Speichermedien<br />

wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrfach<br />

beschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto<br />

Optical) und andere können zur Sicherung und zur Verteilung aber auch in<br />

Jukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetzt werden.<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)<br />

Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen zur langfristig stabilen, statischen und<br />

unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. Im<br />

deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der elektronischen<br />

Archivierung. Letztere besitzt heute aber wesentlich mehr Funktionalität als unter<br />

„Preserve“ subsummiert. Archivsysteme werden auch zur temporären Speicherung<br />

von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind<br />

benutzt und unterstützen so den Dokumentenlebenszyklus. Elektronische<br />

Archivsysteme sind heute meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie<br />

Records Management, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS<br />

Information Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen.<br />

Aber nicht nur elektronische Medien eignen sich zur langfristigen Aufbewahrung. Zur<br />

reinen Sicherung von Informationen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, der inzwischen<br />

in hybriden Systemen mit elektronischen Medien und datenbankgestütztem Zugriff<br />

eingesetzt werden kann. Entscheidend bei allen Langfristspeichersystemen ist die<br />

rechtzeitige Einplanung und regelmäßige Durchführung von Migrationen um die<br />

Information in sich verändernden technischen Umgebungen verfügbar zu halten.<br />

Dieser kontinuierliche Prozess wird auch Continuous Migration genannt. Zu den<br />

„Preserve“-Komponenten rechnet man unter anderem:<br />

• WORM (Write Once Read Many) rotierende digital optische Speichermedien zu<br />

denen die klassischen WORM in einer Schutzhülle in 5 ¼“ oder 3 ½“ Technologie<br />

ebenso wie CD-R und DVD-R gehören. Die Aufzeichnungstechniken der Medien,<br />

die in Jukeboxen für einen Online- und automatisierten Nearline-Zugriff bereitgestellt<br />

werden, sind unterschiedlich.<br />

• WORM-Tape (Magnetband mit WORM-Eigenschaften)<br />

wird in speziellen Laufwerken eingesetzt, die mit besonders abgesicherten<br />

Bändern bei ordnungsgemäßem Betrieb ähnliche Sicherheit wie ein traditionelles<br />

WORM Medium erreichen können.<br />

• CAS (Content Adressed Storage) magnetische Festplattenspeicher<br />

die durch spezielle Software gegen Überschreiben, Löschen und Verändern wie<br />

ein WORM-Medium geschützt sind<br />

• NAS/SAN (Network Attached Storage / Storage Area Networks<br />

können ebenfalls eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen der<br />

Revisionssicherheit mit unveränderbarer Speicherung, Schutz vor Manipulationen<br />

und Löschen etc. erfüllen.<br />

• Mikrofilm<br />

kann als Sicherungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informationen nicht<br />

mehr in der Nutzung sind und keine maschinelle Auswertbarkeit gefordert ist.<br />

• Papier<br />

ist als Langzeitspeicher von Informationen ebenfalls weiterhin zu berücksichtigen,<br />

da die Aufzeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittel gelesen werden kann.<br />

Ebenso wie beim Mikrofilm handelt es sich aber nur um die Sicherung originär<br />

elektronischer Information.<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Deliver (Liefern, bereitstellen, ausgeben)<br />

Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen<br />

aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auch<br />

Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in Systeme (zum<br />

Beispiel Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter<br />

Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (zum Beispiel Konvertierung<br />

oder Kompression) für die „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Da die<br />

Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht als<br />

Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer<br />

Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch<br />

als „Output“ bezeichnet und unter dem Begriff „Output Management“<br />

zusammengefasst.<br />

Die “Deliver“-Komponente umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien:<br />

„Transformation Technologies“, „Security Technologies“ und „Distribution“.<br />

Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und<br />

sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen. Für die<br />

„Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen wichtig:<br />

• Layout/Design<br />

mit Werkzeugen zur Gestaltung und Formatierung der Ausgaben und<br />

• Publishing<br />

Anwendungen zur Bereitstellung der Informationen für die Distribution und<br />

Publikation.<br />

Transformation Technologies (Transformations-Technologien)<br />

Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen.<br />

Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwender in<br />

der Regel nicht zeigen. Zu den Transformations-Technologien werden unter<br />

anderem folgende gerechnet:<br />

• COLD / ERM<br />

ist hier im Gegensatz zur „Capture“-Komponente als Aufbereitung von Daten von<br />

Ausgaben für Verteilung, <strong>Dr</strong>uck und Übergabe an das Archiv zu sehen. Typische<br />

Anwendungen sind Listen und formatierter Output, zum Beispiel individualisierte<br />

Kundenanschreiben. Zu diesen Technologien gehören auch die Journale und<br />

Protokolle, die von den ECM-Komponenten erzeugt werden.<br />

• Personalization (Personalisierung)<br />

ist nicht mehr nur eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern gilt für alle<br />

ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhält der Nutzer nur noch die<br />

Funktionalität und Informationen angeboten, die er benötigt.<br />

• XML (eXtended Markup Language)<br />

ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen, Strukturen,<br />

Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als die universelle<br />

Technologie zur Beschreibung von Informationen durch.<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

• PDF (Printable Document Format)<br />

ist ein intelligentes <strong>Dr</strong>uck- und Distributionsformat, das es erlaubt Informationen<br />

plattformunabhängig bereitzustellen. Im Gegensatz zu reinen Bildformaten wie<br />

TIFF können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügt und elektronische<br />

Signaturen eingebettet werden.<br />

• Konverter und Viewer<br />

dienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitliche Formate<br />

zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichen Formates<br />

wieder anzuzeigen und auszugeben.<br />

• Compression (Kompression, Komprimierung)<br />

wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf für bildhafte Informationen zu<br />

reduzieren. Für s/w wird hier auf das ITU-Verfahren (CCITT) für TIFF und für<br />

Farbbilder auf JPEG2000 zurückgegriffen. Mit „ZIP“-Verfahren können auch<br />

beliebige Dateien für die Datenübermittlung komprimiert werden.<br />

• Syndication<br />

dient zur Bereitstellung von Content in unterschiedlichen Formaten, Selektionen<br />

und Aufbereitungsformen im Umfeld des Content Management. Durch<br />

Syndication kann der gleiche Inhalt mehrfach in verschiedener Form und für<br />

verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.<br />

Security Technologies (Sicherheitstechnologien)<br />

Die Sicherheitstechnologien gehören zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM-<br />

Komponenten als Dienste zur Verfügung stehen. So kommen elektronische<br />

Signaturen nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz sondern<br />

können auch beim der Erfassung beim Scannen benötigt werden, um die<br />

Vollständigkeit der Erfassung zu dokumentieren. Dazu gehören PKI (Private Key<br />

Infrastructure) als Basistechnologie für den Einsatz elektronischer Signaturen. Sie<br />

verwaltet Schlüssel und Zertifikate, und prüft die Authentizität von Signaturen. Weiter<br />

elektronische Signaturen, die dazu dienen, für Dokumente bei Übermittlungen die<br />

Authentizität des Absenders und die Integrität der übermittelten Nachricht, das heißt,<br />

die Unverändertheit und Vollständigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es drei<br />

Formen der elektronischen Signatur mit unterschiedlicher Qualität und Sicherheit:<br />

einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. In Deutschland ist die qualifizierte<br />

elektronische Signatur im Rechtsverkehr und Vertragswesen gesetzlich verankert.<br />

Und drittens Digital Rights Management/Watermark (elektronische<br />

Rechteverwaltung). Diese dient besonders bei der Content Syndication und in MAM<br />

Media Asset Management der Verwaltung und Absicherung von Urheberrechten und<br />

CopyRights. Hierzu kommen Techniken wie elektronische Wasserzeichen<br />

(Watermarks), die direkt in die Dokumente eingebunden werden, zum Einsatz. Ziel<br />

ist die Wahrung von Rechten und die Sicherung der Inhalte bei der Veröffentlichung<br />

im Internet.<br />

Distribution (Verteilung)<br />

Alle zuvor erwähnten Technologien dienen im Wesentlichen dazu, die<br />

unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert auf unterschiedlichen<br />

Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu können aktive<br />

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ECM – Vision und Potentiale<br />

Komponenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern oder Rundschreiben ebenso<br />

gehören wie die passive Publikation auf Webseiten und Portalen, wo sich die<br />

Zielgruppe aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- und<br />

Distributionsmedien können zum Einsatz kommen:<br />

• Internet, Extranet und Intranet<br />

• E-Business-Portale<br />

• E-Mail und Fax<br />

• Datenübermittlung mittels EDI, XML oder anderen Formaten<br />

• Mobile Geräte wie Mobiltelefone, Kommunikator-Geräte und andere<br />

• Datenträger wie CD oder DVD<br />

• Digitales Fernsehen und andere Multimedia-Dienste<br />

• Papier<br />

Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Komponenten ist die Information immer für den<br />

Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen und die Nutzung möglichst<br />

zu kontrollieren.<br />

Was ist eine ECM-Suite?<br />

ECM ist ein Thema für Suiten. ECM beinhaltet, wie dargelegt, fünf große<br />

Komponenten: Capture, Manage, Deliver, Store und Preservation. Manage beinhaltet<br />

die Teilkomponenten Collaboration, Records Management, Workflow/Business<br />

Process Management, Document Management und Web Content Management.<br />

ECM - eine „eierlegende Wollmilchsau“, die auch Trendthemen wie ILM Information<br />

Lifecycle Management, DRT Document Related Technologies und in Teilbereichen<br />

KM Knowledge Management abdecken will. Daher ist das Gesamtthema nur mit<br />

Suiten abzudecken.<br />

Werfen wir zunächst einmal einen Blick auf den Anspruch an eine Suite: Eine Suite<br />

ist die Zusammenstellung verschiedener kompatibler Komponenten zur Lösung eines<br />

Gesamtszenarios, bei dem die Komponenten auch einzeln und unabhängig<br />

eingesetzt werden können.<br />

Definition einer Suite<br />

Folgende Eigenschaften machen den Produktcharakter einer Suite aus:<br />

(1) Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen Komponenten<br />

(2) Modular und Komponentenweise erweiterbar<br />

(3) Nutzung gemeinsamer Administrationskomponenten und Ressourcen in<br />

Bereichen wie Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen, Metadaten,<br />

Speicherorte, Kommunikation etc.<br />

(4) Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle Komponenten der Suite<br />

(5) Plattform-Konformität, d.h. alle Komponenten sind auf allen Plattformen der<br />

Gesamtsuite lauffähig<br />

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(6) Einheitliche Clienten, die die Nutzung des Gesamtportfolios der Suite möglich<br />

machen<br />

(7) Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die Rolle als Bestandteil der Suite,<br />

wobei sich die Komponenten als Dienste innerhalb einer gemeinsamen<br />

Architektur positionieren<br />

(8) Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der die Kompatibilität der<br />

Einzelkomponenten als auch der Suite selbst sicherstellt<br />

(9) Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung aller Komponenten die<br />

üblicherweise zum Funktionsumfang gerechnet werden<br />

(10) Einhaltung von Standards, um Komponenten von <strong>Dr</strong>itten ebenso konform<br />

einbinden zu können wie die eigenen Komponenten der Suite<br />

(11) Gemeinsames, konsistentes Vertriebs- und Marketing-Konzept für die Suite<br />

und alle ihre enthaltenen Komponenten einschließlich entsprechender Preismodelle<br />

für Suite und Komponenten<br />

Wenn man sich auf diese Eigenschaften als Kennzeichen einer Suite einigen kann,<br />

ist es natürlich sehr schnell möglich, Suiten einzuschätzen und zu bewerten. Einige<br />

Merkmale sind sofort ersichtlich, wie z.B. die Vollständigkeit oder das Marketing-<br />

Konzept. Bei der Kompatibilitätsfrage auf den verschiedenen Ebenen muss man<br />

häufig schon ins Detail gehen und mit bohrenden Fragen an die Entwickler gehen.<br />

Da Suiten durch die Veränderung des Marktes und neue Gruppierungen per<br />

Definitionem nie vollständig sind, muss man auch auf die Pläne zur<br />

Weiterentwicklung achten. Dies ist besonders im ECM-Umfeld bei der langzeitigen<br />

Bewahrung und Verfügbarmachung der gespeicherten Informationen über<br />

Jahrzehnte wichtig. Aufkäufe, neue Schlagworte, neue Trends oder neue<br />

Unternehmensfokussierung ändern den Charakter von Suiten laufend.<br />

Content Management und XML – ein ideales Paar?<br />

Wir haben uns kaum an den neuen schillernden Begriff "Knowledge Management"<br />

(KM) gewöhnt, da taucht in den Produktbeschreibungen zahlreicher Anbieter<br />

innerhalb und außerhalb der DRT-Branche bereits der nächste Begriff auf: Content<br />

Management. Wie jeder neue Begriff ist auch Content Management mit den<br />

unterschiedlichsten Bedeutungen und Inhalten belegt. Geboren wurde Content<br />

Management aus dem Bedarf des Internets, alle möglichen Inhalte verwalten und<br />

recherchieren zu können. Erste Content-Server zielen daher auf die Verwaltung von<br />

Web-Pages, E-Mails oder Dokumenten-Repositories. Vielerorts wurden auch<br />

herkömmliche Dokumenten-Management- und Archivlösungen einfach zu Content-<br />

Management-Services umdefiniert, um "neue" Produkte am Markt plazieren zu<br />

können. Es ist jedoch nicht richtig, Content-Server einfach mit herkömmlichen<br />

Speicher- und Verwaltungssystemen gleichzusetzen. Durch die Form und den Inhalt<br />

der Informationen, die mit Content-Servern verwaltet werden sollen, ergeben sich<br />

neuartige Anforderungen, die bisherige Dokumenten-Management-, Records-<br />

Management- und Archivlösungen nicht erfüllen.<br />

Die Architektur herkömmlicher Lösungen in diesem Umfeld basiert auf einem<br />

Referenz-Datenbankmodell. Dies bedeutet, daß in einer Index-Datenbank die<br />

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Suchinformationen und Pointer auf das eigentliche, separate Dokumenten-<br />

Repository verwaltet werden. Besonders im Bereich der Archivierung ging man<br />

davon aus, daß diese separat gehaltenen Informationen und Dokumente relativ<br />

statisch sind und als singularisierte Einzelobjekte ohne weitere Beziehungen<br />

untereinander gespeichert werden können. Grund für diese Architektur war häufig<br />

das Performance- und Mengenproblem. Die Index-Datenbank wurde relativ schmal<br />

gehalten um große Mengen von Objekten verwalten zu können. Besonders durch die<br />

Anforderungen von dynamischen Dokumenten auf Basis von HTML und XML sowie<br />

durch die Speicherung von Nachrichten und schwach strukturierten Informationen,<br />

die keinen ausgeprägten Dokument-Charakter haben, sind grundlegende<br />

Veränderungen in der Architektur notwendig:<br />

• Der Anwender möchte nicht mehr nur über die in der Index-Datenbank<br />

gespeicherten Attribute suchen, sondern im Dokumentinhalt selbst.<br />

• Dokumente und Informationen besitzen dynamische Verbindungen, z. B.<br />

verweisen sie als URL (Universal Resource Locator) auf andere Dokumente.<br />

• Die Mitführung von Metadaten beim Dokument wird immer wichtiger, um die<br />

Information im Internet und in der Off-Line-Situation sichern und bearbeiten zu<br />

können.<br />

• Die Dokumente und ihre Repositories besitzen eigene Strukturen, die nicht mehr<br />

mit dem Konzept der Index-Referenzdatenbank effektiv verwaltet werden können.<br />

All diese und eine Reihe weiterer Anforderungen machen die Konzeption neuartiger<br />

Speicher- und Verwaltungssysteme erforderlich. Um eine Unterscheidung zu<br />

herkömmlichen Dokumenten-Management- und Archivsystemen zu schaffen, ist es<br />

daher sinnvoll, den Begriff "Content Management" oder "Content-Server" auf diese<br />

neuartigen, weborientierten Lösungen einzugrenzen. Der Bedarf an solchen<br />

Lösungen steigt durch E-Commerce, E-mail und der Bereitstellung von Informationen<br />

in Intra-, Extra- und im Internet ständig. Herkömmliche Dokumenten-Management-<br />

Lösungen, die sich nur an Client-Server-Architekturen, dem Referenz-<br />

Datenbankmodell und herkömmlichen Dokumenttypen orientieren, werden keinen<br />

großen Markt mehr finden, wenn der "Content-Server" mit einem universelleren<br />

Konzept gegen sie antritt. Die elektronische Archivierung wird sich bei großen<br />

Datenmengen und dort, wo Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit von<br />

Dokumenten gefordert ist, dagegen weiterhin langfristig behaupten können. Dieses<br />

Marktsegment ist jedoch relativ beschränkt und die Thematik wird in<br />

unterschiedlichen Ländern mal stärker, mal weniger forciert. Eine wesentliche<br />

Komponente von offenen Content Management Lösungen wird die Nutzung von<br />

standardisierten Schnittstellen und Dokument-Beschreibungssprachen sein. Hier<br />

kommt zukünftig XML eine besondere Bedeutung zu.<br />

Inzwischen hat beinahe jeder von dem Schlagwort XML (eXtensible Markup<br />

Language) gehört. Was sich aber hinter diesem Begriff tatsächlich verbirgt wissen<br />

nur die wenigsten. XML hat denselben Ursprung wie HTML (Hypertext Markup<br />

Language). Beide sind von SGML (Standard Generalized Markup Language)<br />

abgeleitet. All diese Beschreibungssprachen haben den eigentlichen Zweck, die<br />

Strukturierung und Kennzeichnung von Inhaltselementen in Form von Text zu<br />

beschreiben. Zuerst wurde SGML entwickelt. Dies zeigte sich aber im Umgang als zu<br />

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komplex, um damit den Internetauftritt zu bewerkstelligen. In SGML können mit den<br />

zugehörigen DTD’s (Document Type Definition) individuelle Dokumenten- und<br />

Datentypen mit dem Ziel definiert werden, so beschriebene Dokumente auf den<br />

unterschiedlichsten Systemen anzuzeigen und einzelne Inhaltskomponenten weiter<br />

nutzen zu können. Speziell für die Internetpräsentation wurde hieraus HTML<br />

standardisiert. HTML bildet dabei ein Subset von SGML, bei dem auf die individuelle<br />

Nutzung der DTD’s verzichtet wurde. Es existiert somit nur eine kleine Zahl<br />

vordefinierter DTD-Typen.<br />

Schnell hat sich herausgestellt, daß HTML für die zukünftige Nutzung nicht<br />

ausreichen wird. Anstatt vordefinierte Typen zu nutzen, werden Designanweisungen<br />

den einzelnen Abschnitten individuell zugefügt und somit wird heute meistens die<br />

Beschreibung der Dokumentenstruktur vernachlässigt. HTML dient daher heute<br />

weniger der Beschreibung der Dokumentenstruktur, als der Programmierung des<br />

Dokumentenlayouts. Auch XML stellt ein Subset von SGML dar. Allerdings, im<br />

Unterschied zu HTML, mit der Möglichkeit DTD’s benutzen zu können. Auf diese<br />

Weise können individuelle Dokumentenstrukturen dargestellt und ausgewertet<br />

werden. Diese Dokumentenstrukturen werden in XML hierarchisch hinterlegt. Dieses<br />

birgt vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, da Informationen plattformunabhängig<br />

zwischen den unterschiedlichsten Systemen ausgetauscht werden können.<br />

Dokumente tragen die Informationen, wo welches Detail zu finden ist, in sich selbst.<br />

Dieses ist der Grund dafür, daß XML im E-Commerce-Bereich immer mehr an<br />

Bedeutung gewinnt. Hier wird genauso der Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen<br />

und Endkunden, als auch zwischen Geschäftspartnern angesprochen. Dabei zeigt<br />

sich allerdings auch schnell, daß XML kein Allheilmittel für die plattformunabhängige<br />

Distribution und Verwertung von Informationen sein kann. XML läßt sich zur Zeit nur<br />

für strukturierte Dokumente anwenden, womit derzeit der relativ große Anteil an<br />

unstrukturierten und schwach strukturierten Dokumenten noch keine<br />

Berücksichtigung findet. Dennoch wird XML im Augenblick häufig im Zusammenhang<br />

mit Knowledge Management, Content Management, Portaltechniken und Directory<br />

Services erwähnt.<br />

Im Content Management bietet XML die Möglichkeit, Dokumenteninhalte bis auf die<br />

kleinsten Inhaltskomponenten aufzubrechen und ihren logischen Zusammenhang<br />

anhand einer Baumstruktur zu hinterlegen. Ähnlich sieht dieses für das Knowledge<br />

Management aus. Im Groben wird Knowledge Management als die Aufbereitung der<br />

vorhandenen Informationen anhand der Organisationsstruktur definiert. Eben diese<br />

Organisationsstruktur kann in einem Directory Service abgelegt sein. Zur<br />

Kommunikation mit mehreren verschiedenen Directory Services wird XML, bzw. das<br />

daraus abgeleitete DSML (Directory Service Markup Language), zur neutralen<br />

Beschreibung der hinterlegten Daten benutzt, womit man relativ unabhängig von den<br />

vorhandenen Datenmodellen arbeiten kann. Eine Konsolidierung der oben<br />

genannten Begriffe kann zusammenfassend mit zukünftigen Portalen beschreiben<br />

werden. In diesen Portalen werden benutzerspezifische Informationen anhand der<br />

Organisationsstruktur und weiteren Ordnungskriterien aufbereitet. Solche Konzepte<br />

werden in Zukunft nicht ohne XML auskommen.<br />

Aufgrund der Möglichkeit beliebige Dokumenttypen mit XML anhand der DTD’s<br />

beschreiben zu können, hat sich eine Eigendynamik in der Entwicklung<br />

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problemspezifischen Subsets von XML entwickelt. Genau in diesem Umfeld taucht<br />

wieder einmal ein altbekanntes Problem auf: Fast alle bekannten und weniger<br />

bekannten Unternehmen, die sich mit dem Themengebiet XML auseinandersetzen,<br />

haben sich in der OASIS (Organization for the Advancement of Structured<br />

Information Standards) zusammengeschlossen.. Eine Sonderstellung nimmt hier<br />

wieder mal Microsoft ein. Microsoft ist nicht Mitglied der OASIS und versucht im<br />

XML-Umfeld eigene Wege zu gehen, indem XML mit proprietären Erweiterungen<br />

versehen wird. Dieses ist nicht weiter verwunderlich, weil Microsoft nicht daran<br />

interessiert sein kann, für den Daten- und Dokumentenaustausch völlige<br />

Plattformunabhängigkeit zu erreichen, was der eigentliche Anspruch von XML ist.<br />

Zusammenfassend wird immer deutlicher, daß XML eine Basistechnologie der<br />

Zukunft sein wird. Welche Subsets und Derivate sich aber durchsetzen werden, kann<br />

aber im Augenblick nicht vorhergesagt werden. Insbesondere bleibt abzuwarten, ob<br />

die Möglichkeiten von XML genutzt werden können, um auch weniger gut<br />

strukturierte Informationen fassen zu können. Dies wird eine der wesentlichen<br />

Voraussetzungen für die Nutzung von XML in Content Management Systemen sein.<br />

Ausblick<br />

In den 80er Jahren wurde ein Mangel an Information postuliert, der Entscheidungen<br />

beeinträchtigt. Das Blatt hat sich gewendet: seit den 90er Jahren gilt es aus der Flut<br />

von Information die entscheidungsrelevante herauszufiltern. Auf dem Weg zum<br />

papierlosen Büro sehen wir uns im 21. Jahrhundert einer Schwemme von<br />

Information gegenüber, die mit Enterprise Content Management Lösungen gebändigt<br />

werden muss.<br />

Die Informationsflut: Wir ertrinken in Information und dürsten nach Wissen<br />

Dieser Ausspruch von John Naisbitt aus seinem Buch „,Megatrends“ zeigt deutlich,<br />

wo wir heute stehen: „<strong>Dr</strong>owned by the Flood“. Zunächst würde man beim Begriff Flut<br />

heute hier an Katastrophen an der Elbe, am Yangtse oder am Ganges denken. Mit<br />

einer anderen Flut muss sich derzeit jeder Anwender eines E-Mail-Postkorbes<br />

auseinandersetzen. Die Geschwindigkeit, mit der Informationen elektronisch erstellt<br />

und verteilt werden, steigt exponentiell. Inzwischen ist das Problem der Überführung<br />

von Papier in elektronische Systeme fast nachrangig geworden. Diese Sturmflut der<br />

Informationen trifft auf Lösungen, die für die Erschließung, Verwaltung und<br />

Bereitstellung von großen Datenmengen kaum vorbereitet sind – auf hierarchische<br />

Dateimanager, E-Mail-Postkörbe, verlinkte URL-Strukturen. Zwar bieten elektronische<br />

Content-, Dokumenten-, Records-, Media-Asset- und Archiv-Management-<br />

Systeme notwendige Komponenten an. Jedoch gehören diese noch lange nicht zur<br />

Basisausstattung der IT-Infrastruktur. Sie fristen vielfach noch als Insellösungen ihr<br />

Dasein.<br />

Der Wert von Information, die Abhängigkeit von der ständigen Verfügbarkeit von<br />

Information und die einfache Erschließbarkeit strukturierter wie auch unstrukturierter<br />

Information sind immer noch nicht überall erkannt. Dokumenten-Technologien haben<br />

häufig noch einen nachgeordneten, „Nice-to-Have“-Stellenwert. Es wird gern über<br />

Wissensmanagement philosophiert – vor einigen Jahren hätte man auch noch die<br />

Meinung vertreten können, man habe zu wenig Information – inzwischen haben sich<br />

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aber die Fronten gedreht. Der Anwender erstickt in Information. Die Ermittlung der<br />

richtigen Information in der richtigen Qualität schluckt immer mehr Zeit. Auch die Idee<br />

des Internets als öffentlich zugänglicher globaler, universeller Informationsspeicher<br />

wird zunehmend in Frage gestellt – strukturierte, qualitätsgesicherte, zielgerichtete<br />

Informationssammlungen, Verzeichnisse und Datenbanken sind wieder auf dem<br />

Vormarsch. Die Anwender stellen sich sogar wieder darauf ein, dass Information<br />

nicht mehr kostenfrei ist, sondern in Abhängigkeit ihres Wertes bezahlt werden muss.<br />

Einerseits ertrinken wir in Information, andererseits treten die ersten digitalen Überlieferungslücken<br />

auf. Solange nur irgendwelche Websites für immer verschwinden,<br />

war man bereit, dieses in Kauf zu nehmen. Anders ist dies bei wirtschaftlich,<br />

wissenschaftlich, rechtlich oder aber historisch wichtigen Informationen. Allein auf<br />

Grund von Technologie- und Format-Lücken sehen die End-70er und Anfangs-80er<br />

heute schon sehr düster aus. Auch wenn uns die Systeme ständig nach dem<br />

Moore`schen Gesetz steigende Kapazitäten bereitstellen werden, so kommt die<br />

Bewahrung von Information und die effiziente Verwaltung bereits heute nicht mehr<br />

hinterher.<br />

Information Overload, Information Gap und Information Divide<br />

Die organisatorische Dimension, die Frage der Bewertung und die Abhängigkeit von<br />

der Verfügbarkeit werden eher komplexer und aufwendiger denn einfacher. Wir<br />

können auch nicht mehr einfach „STOP“ sagen und uns zurücklehnen – eine<br />

Nichtbeteiligung an der informations- und telekommunikationstechnologischen<br />

Entwicklung würde uns schnell ins „Aus“ bringen. So erleben wir gegenwärtig quasi<br />

gleichzeitig eine „Information Divide“, ein sich öffnendes „Information Gap“ und einen<br />

„Information Overflow“. Dokumenten-Technologien müssen endlich ihren Platz in<br />

globalen, nationalen, regionalen, unternehmensweiten und individuellen Sphären<br />

finden. Die Informationsflut macht auch nicht mehr vor dem Privatmann halt.<br />

Moderne Dokumenten-Technologie-Lösungen müssen daher nicht mehr nur auf den<br />

sogenannten professionellen Benutzer im Büro, sondern auch auf Privatleute und<br />

Menschen, die wenig mit IT zu tun haben, zugeschnitten werden. Das Problem der<br />

Bewältigung der Informationsflut zieht damit immer größere Kreise und hat leider den<br />

Nachteil, dass die einmal überschwemmten Gebiete nie wieder freigegeben werden.<br />

Die Vision des papierlosen Büros<br />

Die Vision der automatisierten Vorgangsbearbeitung, bei der alle Papier- und<br />

elektronischen Dokumente auf dem Bildschirm präsentiert werden, ist eines der<br />

großen Ziele der Informations- und Telekommunikationsindustrie. Diese Vision vom<br />

„papierlosen Büro“ habe ich immer als überzogen empfunden, denn eigentlich<br />

gehöre ich zu den Verfechtern der „harmloseren“ Variante des „papierarmen Büros“.<br />

Anonyme Zitate wie „das papierlose Büro wird es genauso wenig geben wie das<br />

papierlose Klo“ (Entschuldigung!) waren indirekt das Leitmotto der seriösen Vertreter<br />

der Document-Related-Technologies-Branche. Allerdings kann man das Eine ebenso<br />

wie das Andere nicht verallgemeinern. Wir müssen uns sogar damit abfinden, dass<br />

es noch schlimmer kommt – das menschenleere Büro, das nur noch in der virtuellen<br />

Welt der Software existiert. Hierbei geht es aber nicht um den Telearbeitsplatz,<br />

sondern um die Übernahme von immer Aufgaben der täglichen Arbeit mit Information<br />

durch die Software selbst.<br />

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Unsere Arbeitswelt hat sich verändert – Papier ist heute nur eine mögliche<br />

Repräsentation von mit elektronischer Unterstützung erstellten Inhalten. Briefe<br />

werden mit Textverarbeitungen getippt oder von Hostsystemen als<br />

Massenaussendung automatisch generiert. Nur zur Sicherheit nimmt mancher<br />

Vortragender noch einen Folienausdruck seiner elektronischen Präsentation mit.<br />

Daten werden nicht manuell addiert sondern in Spreadsheets erfasst und verarbeitet.<br />

Nach den ersten mühsamen Anläufen Ende der 80er Jahre findet jetzt auch die<br />

Handschrift ihren Weg in das multimediale Pad-Note-E-Book. Diplomanden trainieren<br />

inzwischen die Verfassung handschriftlicher Texte, um in ihren mehrstündigen<br />

Examensklausuren nicht mit Handkrämpfen zu versagen. Selbst die herkömmliche<br />

Tastatur des Computers ist bedroht, wenn man die Entwicklung der Spracheingabe<br />

und die Virtuosität der Kids bei der Verfassung von SMS-Texten mit gerade mal 12<br />

Tasten blind unter der Schulbank verfolgt. Elektronische Informationen sind auf dem<br />

Vormarsch und es gibt zunehmend Dokumente, die nicht mehr für eine physische<br />

Repräsentation in Papier ausgelegt sind – personalisierter Content, der nach<br />

Belieben in unterschiedlichen Layouts dargestellt wird, oder elektronisch signierte<br />

Dokumente, die nur in der virtuellen Softwarewelt gültig sind. Die Anpassung von<br />

Gesetzen in den letzten 2 Jahren hat ihr Übriges dazu beigetragen, elektronische<br />

Dokumente als rechtskräftig anzuerkennen und die Papierform vielerorts überflüssig<br />

zu machen.<br />

Dies alles nährt die Version vom papierlosen Büro.<br />

Es ist klar, dass das Arbeiten mit Papier, verstreut auf einem Schreibtisch,<br />

übersichtlich geordnet, mit Markern und Notizen versehen, anders funktioniert als die<br />

sequentielle Darstellung von Images auf einem meist zu kleinen Bildschirm. Auch<br />

zwei Seiten gleichzeitig nebeneinander darzustellen kann nicht das taktile Gefühl des<br />

Wühlens in Papier, des schnellen Zugriffs nach der Erinnerung, das Vermitteln einer<br />

Übersicht, ersetzen. Deshalb wird es meines Erachtens zukünftig eine Vierteilung<br />

geben:<br />

• Das „papierreiche Büro“ des intellektuellen Denkers, der die EDV nur als<br />

Unterstützung für die Niederlegung von Ergebnissen und zur Kommunikation<br />

benutzt.<br />

• Das „papierarme Büro“ des Knowledge Workers, der in beiden Welten lebt und<br />

sich mit dem Medienbruch arrangiert hat, für den die elektronische Welt die<br />

Hauptwissensquelle und Arbeitsplattform darstellt, der aber die Welt des Papiers<br />

zur eigenen Arbeitsorganisation benötigt.<br />

• Das „papierlose Büro“ des Sachbearbeiters in einer Vorgangsbearbeitung mit<br />

früher Erfassung von Dokumenten, dem das digitalisierte Papier zusammen mit<br />

Informationen aus anderen elektronischen Quellen zusammenhängend präsentiert<br />

wird.<br />

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• Das „elektronische Büro“, das „menschenlose“ Büro, in dem der Mensch von den<br />

Prozessen und der Bearbeitung ausgeschlossen ist, bei dem sich Programme<br />

miteinander unterhalten und Geschäfte vollautomatisiert abwickeln, wo der<br />

Mensch vielleicht noch für Entscheidungen, Prüfungen und Korrekturen eingreift.<br />

Beim letzteren kann man nicht mehr vom „Büro“ im herkömmlichen Sinne sprechen.<br />

In der virtuellen Welt des E-Business und E-Commerce tritt der Mensch noch als<br />

möglicher Initiator oder Empfänger auf. Die Bearbeitung von Dokumenten und die<br />

Durchführung von Prozessen übernimmt die Software, heute noch vordefiniert und<br />

programmiert, in Zukunft sogar die Gewohnheiten des Initiators und Empfängers<br />

beobachtend, eigene Regeln bildend und selbstlernend. Heute ist das „papierlose<br />

Büro“ vielerorts noch Vision, in manchen Unternehmen und in einzelnen Prozessen<br />

hat die Zukunft aber schon begonnen. Ob dies human, sozial und gesellschaftlich<br />

verträglich ist, müssen die nächsten Jahre zeigen.<br />

Die Abhängigkeit von Information wächst<br />

In Herstellerpräsentationen von neuen Softwaresystemen werden immer die Vorteile,<br />

die einfach zu bedienenden Oberflächen, der Nutzen für eine schnellere und<br />

medienbruchfreie Bearbeitung von Informationen, usw. in den Vordergrund gerückt.<br />

Die potentiellen Anwender denken an neue Funktionalität, an die Steigerung des<br />

Durchsatzes in der Antragsbearbeitung, bessere Integration, medienbruchfreie<br />

Bereitstellung von Informationen in elektronischen Akten, intelligent unterstützende<br />

Vorgangsbearbeitungslösungen, Einsparung von Räumen und vieles mehr.<br />

Eines wird jedoch häufig übersehen und wird mancherorts erst bemerkt, wenn die<br />

Systeme einmal stehen. In dem Maße wie wir auf die Nutzung elektronischer<br />

Systeme setzen, sind wir von ihrer ständigen Verfügbarkeit abhängig. Dies kann<br />

bereits existentiell bedrohend sein. Beim letzten größeren Erdbeben in Kalifornien<br />

haben ca. 10% der betroffenen Firmen die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebes<br />

nicht hinbekommen – nicht etwa weil Lagerhallen eingestürzt waren – nein, weil sie<br />

ihre DV- und Datenhaltungssysteme nicht rechtzeitig wieder in Betrieb nehmen<br />

konnten.<br />

Jeder Bank ist hinlänglich bekannt, was passiert, wenn die operativen Systeme ein<br />

paar Tage oder gar mehr als eine Woche still stehen, wenn der Zahlungsverkehr<br />

nicht mehr abgewickelt werden kann, wenn der Broker keine elektronischen Order<br />

mehr platziert, wenn Bewegungs- und Stammdaten korrupt werden ... das Geschäft<br />

kommt sehr schnell zum Erliegen. Die Mitarbeiter kann man noch eine Zeitlang mit<br />

der übergangsweisen Arbeit mit Papier beschäftigen – aber, was wenn man sich<br />

entschlossen hat, ein elektronisches System mit früher Erfassung und<br />

anschließender Vernichtung aller Papierunterlagen zu installieren? Wenn beide<br />

Systeme nicht mehr laufen, kommt die produktive Arbeit innerhalb weniger Stunden<br />

zum Erliegen. Steht eines der Systeme, dann entsteht ein Medienbruch, der<br />

langwieriges Nachführen und Konsolidieren nach sich zieht.<br />

Rechenzentren in größeren Betrieben und Verbünden haben das Problem der<br />

Datensicherung und Hochverfügbarkeit im Griff - redundante Systemauslegungen,<br />

automatisierte Sicherungen, regelmäßige Überprüfung der Systeme. Also warum<br />

denn Panik? Die Frage ist, gilt dies auch für Dokumente in den Archiven, Daten im<br />

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Workflow, der unabhängig von der führenden operativen Anwendung läuft, für die<br />

Massen von E-Mails, für die Inhalte der Portale?<br />

Unternehmen, Behörden und die Gesellschaft sind von der ständigen Verfügbarkeit<br />

elektronischer Information inzwischen existentiell abhängig. Die Sicherung und<br />

Bewahrung von elektronischen Werten ist unter dem Gesichtspunkt dieser<br />

Abhängigkeit äußerst ernst zu nehmen. Die Verfügbarkeit von Informationen in ECM-<br />

Lösungen ist inzwischen als genauso kritisch anzusehen wie die in den traditionellen<br />

Legacy-Systemen. Ein Hauch des Erkennens zuckte in den Köpfen der Entscheider<br />

beim Anblick der Millionen Dokumente, die nine/eleven durch die Straßen New Yorks<br />

wehten. Für eine kurze Zeit war dann „Desaster Recovery“ eines der brandheißen<br />

Themen auf Kongressen und in Publikationen. An dieser Diskussion hat sich auch<br />

die Document-Related-Technologies-Branche mit konkreten Lösungsszenarien<br />

beteiligt. Doch die Erinnerung schwindet beim Menschen schnell. Alle redeten von<br />

Sicherheit, umgesetzt wurde aber wenig. Dabei bieten gerade ECM-Lösungen mit<br />

auslagerbaren Medien, von denen einfach und billig Sicherheitskopien gefertigt<br />

werden können, die Möglichkeit digitalisiertes Papier und originär elektronische<br />

Information kontrolliert in beliebiger Menge bereitzustellen.<br />

Jedes Unternehmen muss bei der Einführung einer ECM-Lösung sich Klarheit<br />

darüber verschaffen, in welche Abhängigkeit es sich begibt. Leider fehlen meistens in<br />

Konzepten zur Einführung Risiko-Analysen und Fall-Back-Strategien. Ganz zu<br />

schweigen, dass es in kaum einem Unternehmen eine „Records Management Policy“<br />

gibt, die den Umgang mit aufbewahrenswerter Information und die Kriterien der<br />

Sicherung der Verfügbarkeit beschreibt. Dabei müssen es nicht einmal Katastrophen<br />

sein, die Informationsverfügbarkeit beeinträchtigen. Auch Nachlässigkeit z.B. beim<br />

regelmäßigen Überprüfen der Lesbarkeit von Medien oder bei der Planung von<br />

Systemwechseln kann zu irreparablen Informationsverlusten führen. So sind z.B.<br />

heute die Magnetbänder der NASA-Mars-Expeditionen nicht mehr auswertbar. Ein<br />

unersätzlicher wissenschaftlicher und monetärer Verlust.<br />

Wir müssen uns zunehmend darauf einrichten, dass auch intentionell Angriffe auf<br />

unsere Informationen durchgeführt werden. Das derzeitige Hacking von Websites ist<br />

dabei nur ein kleiner Vorgeschmack zukünftiger Herausforderungen. Auch die<br />

Stillegung des gesamten Internets für ein paar Stunden lässt sich gerade eben noch<br />

verkraften. Wenn jedoch die entscheidenden Informationsbestände vernichtet oder<br />

verändert werden, wird aus dem Traum des Informationszeitalters ein lang<br />

anhaltendes Trauma.<br />

Die Bewahrer der digitalen Überlieferung<br />

ECM-Lösungen müssen daher nicht nur an der vordersten Front der technologischen<br />

Entwicklung „mitspielen“, sie müssen die Gewähr bieten, dass der Wert der<br />

Information durch gesicherte langfristige Verfügbarkeit, Nutzbarkeit und Authentizität<br />

erhalten bleibt. Die Anbieter müssen Lösungen entwickeln, die die Abhängigkeit von<br />

der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen auf ein Mindestmaß reduzieren.<br />

Dies ist auch eine Chance für die Anbieter, ein neues eigenständiges Profil zu<br />

entwickeln – als „Bewahrer der digitalen Überlieferung“.<br />

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Fazit: nicht warten, loslegen !<br />

Dokumenten-Technologien wie ECM Enterprise Content Management sind die<br />

Ergänzung zur herkömmlichen Datenverarbeitung. Sie führen strukturierte, schwachstrukturierte<br />

und unstrukturierte Information zusammen. Jedes Unternehmen, jede<br />

Behörde, jede Organisation muss sich heute mit dem Thema auseinandersetzen.<br />

Auch wenn man nicht vorhat, selbst kurzfristig ein System einzuführen, muss man<br />

sich mit dem beschäftigen, was man quasi mitgeliefert bekommt – beim nächsten<br />

Update der Serverlizenzen, in der nächsten Office-Suite, beim nächsten Datenbankoder<br />

ERP-Upgrade. In vielen Unternehmen mit heterogener IT-Landschaft ist bereits<br />

heute die Frage wichtiger, welche redundante Funktionalität vorhandener Produkte<br />

man nicht einsetzt, als die Frage, ob man sich ein neues Softwaresystem zusätzlich<br />

leistet. Die wichtigste Aufgabe ist, die Informationen im Haus unter Kontrolle zu<br />

halten. Aktuelle Fragen: wo lässt man die Abertausenden von E-Mails, was tue ich<br />

mit elektronisch signierten Handelsbriefen, wo lasse ich meine steuerrelevanten<br />

Daten, wie überführe ich Informationen aus dem unorganisierten Filesystem, wie<br />

konsolidiere ich Informationen in einem gemeinsam nutzbaren Repository, wie<br />

bekomme ich einen Single-Login über alle meine Systeme hin, wie erstelle ich einen<br />

einheitlichen Posteingangskorb für alle eingehende Information, wie kontrolliere ich,<br />

dass keine Information verloren geht oder nicht bearbeitet wird, usw. usw. Bei allen<br />

diesen Fragen spielen Dokumenten-Technologien eine wichtige Rolle. ECM-<br />

Lösungen sind notwendige Basiskomponenten für viele Anwendungen.<br />

Jeder potentielle Anwender wird natürlich seine individuellen Anforderungen prüfen.<br />

Entscheidungen zu vertagen, ist jedoch nicht sinnvoll. Es wird jedes Jahr etwas<br />

Neues, vermeintlich besseres, komfortableres geben. Mit dieser Einstellung wird man<br />

jedoch nie etwas installieren. Mit jeder Vertagung einer Entscheidung wächst der<br />

Berg unkontrollierter und ungenutzter Information – erkannte Probleme werden<br />

meistens größer. Bei einer vernünftigen langfristigen Migrationsplanung verliert auch<br />

der schnelle technologische Wechsel bei Produkten seinen Schrecken. Dokumenten-<br />

Technologien sind in ihren Grundfunktionen ausgereift. Die meisten Produkte sind<br />

verlässlich, stabil, sicher und zunehmend sogar preiswert. In manchen Branchen<br />

entscheidet der Einsatz von Dokumenten-Technologien inzwischen über die<br />

Wettbewerbsfähigkeit. ECM Enterprise Content Management gehört heute in jede<br />

moderne IT-Infrastruktur.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: ECM Topic: Status: Fertig<br />

Datei: ECM_Artikel.doc Datum: 29.03.2006 Version: 1.0<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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<strong>Unternehmensberatung</strong><br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

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1<br />

Anwendungsgebiete von<br />

Dokumentenmanagement-Systemen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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<strong>Unternehmensberatung</strong><br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

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2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

1


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Deutschland im internationalen Vergleich –<br />

Gründe für Investitionen in ECM<br />

Wichtigster Grund für Investition in ECM Technologien (in %)<br />

(Quelle: AIIM Oktober 2003)<br />

USA<br />

IRE<br />

BRA<br />

D<br />

UK<br />

CAN<br />

Effizienzsteigerung<br />

5<br />

6<br />

6<br />

5<br />

10<br />

6<br />

Risk Management<br />

4<br />

3<br />

3<br />

3<br />

4<br />

13<br />

Schnellere Reaktionsfähigkeit<br />

9<br />

6<br />

8<br />

5<br />

4<br />

13<br />

Verbesserter Kundenservice<br />

14<br />

14<br />

24<br />

7<br />

17<br />

4<br />

Compliance<br />

17<br />

9<br />

3<br />

2<br />

13<br />

21<br />

Potentiale von<br />

Kostenreduzierung<br />

18<br />

19<br />

10<br />

31<br />

15<br />

10<br />

Dokumententechnologien<br />

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<strong>Unternehmensberatung</strong><br />

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Verbesserung der<br />

Wettbewerbsfähigkeit<br />

6<br />

4<br />

10<br />

3<br />

6<br />

2<br />

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Höhere Gewinne,<br />

bessere Performance<br />

27<br />

36<br />

33<br />

40<br />

31<br />

31<br />

3<br />

Anwenderschwerpunkte<br />

Geplante Projekte in 2004 und 2005 (in %)<br />

(Quelle: AIIM 2003)<br />

USA<br />

IRE<br />

BRA<br />

D<br />

UK<br />

CAN<br />

Prozessautomation/Workflow<br />

22<br />

27<br />

45<br />

16<br />

26<br />

23<br />

Technisches Dokumentenmanagement<br />

22<br />

21<br />

42<br />

29<br />

33<br />

E-Mail-Management<br />

22<br />

28<br />

30<br />

20<br />

30<br />

33<br />

Web-Publishing<br />

24<br />

31<br />

31<br />

14<br />

33<br />

38<br />

Knowledge Management<br />

25<br />

29<br />

41<br />

14<br />

36<br />

33<br />

Information Capture<br />

27<br />

30<br />

33<br />

18<br />

38<br />

35<br />

Dokumentenkontrolle<br />

34<br />

40<br />

57<br />

22<br />

50<br />

44<br />

Archivierung / Records<br />

Management<br />

44<br />

34<br />

53<br />

14<br />

46<br />

48<br />

Compliance<br />

20<br />

Formularverarbeitung<br />

18<br />

18<br />

26<br />

25<br />

Business Continuity<br />

23<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

CRM Costumer Service<br />

29<br />

34<br />

33<br />

23<br />

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Human Ressource<br />

Management<br />

28<br />

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Buchhaltung<br />

14<br />

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4<br />

eGovernment<br />

28<br />

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2


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Entstehen von ECM<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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5<br />

ERP<br />

CRM<br />

CMS<br />

ECM<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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6<br />

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3


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Definition<br />

ECM Enterprise Content Management<br />

CAPTURE<br />

MANAGE<br />

Business<br />

Processes<br />

Data<br />

Unstructured<br />

Content<br />

STORE<br />

DELIVER<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

PRESERVE<br />

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AIIM International, 2001<br />

7<br />

Entwicklung der ECM-Definition (1)<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• AIIM International 2001:<br />

• „The technologies used to create, manage, customize,<br />

deliver, and preserve information to support business<br />

processes”.<br />

• AIIM International 2003:<br />

• “The technologies used to capture, manage, store,<br />

preserve, and deliver information to support business<br />

processes”.<br />

• AIIM International 2004:<br />

• „AIIM is the international industry association connecting<br />

users and suppliers of enterprise content management<br />

(ECM) technologies - the tools and methods used to<br />

capture, manage, store, preserve, and deliver content in<br />

support of business processes.”<br />

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8<br />

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4


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Entwicklung der ECM-Definition (2)<br />

• AIIM International 2005:<br />

• “Enterprise Content Management is the technologies,<br />

tools, and methods used to capture, manage, store,<br />

preserve, and deliver content across an enterprise.“<br />

• AIIM International August 2005:<br />

• “Enterprise Content Management is the technologies<br />

used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver<br />

content and documents related to organizational<br />

processes.”<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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9<br />

ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision,<br />

kein einzelnes Produkt<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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10<br />

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5


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Wesentliche Strategien und<br />

Hauptkomponenten von ECM<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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11<br />

ECM als Unternehmensinfrastruktur<br />

Anforderungen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Speicherung aller Arten von Informationen<br />

• Speicherung dynamischer und unveränderlicher<br />

Informationen<br />

• Dienstekonzept<br />

• Große und kleine Lösungen<br />

• Eigener Client oder Einbindung in vorhandene<br />

Anwendungen<br />

• Zentrale und verteilte Datenbanken<br />

• Konsistente Langzeitspeicherung<br />

• Modular ausbaubar<br />

• Verteilte Repositories<br />

• Integration in vorhandene Systeme<br />

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12<br />

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6


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

ECM als Unternehmensinfrastruktur<br />

Implementationsfragen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren<br />

• Import, Konvertierung, Migration<br />

• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client<br />

• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,<br />

Back Office Integration<br />

• Prozess- und Workflow-Modellierung<br />

• Kulturelle Grenzen bei Online- versus Offline-Arbeit<br />

• Wie werden die Komponenten vernetzt?<br />

(EAI Enterprise Application Integration)<br />

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13<br />

ECM als Unternehmensinfrastruktur<br />

AIIM International<br />

E-Business<br />

ERP<br />

AP/AR RM/A CRM HRM<br />

EAI<br />

Enterprise<br />

Applications<br />

Integration<br />

Workflow<br />

Data Warehousing<br />

Mining<br />

Web Content<br />

Management<br />

Collaboration<br />

Doc Mgmt<br />

Imaging<br />

Enterprise<br />

Content<br />

Management<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

Domino Exchange RDMS<br />

File<br />

System<br />

Infrastructure<br />

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14<br />

Quelle: AIIM 2001 Industry Study<br />

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7


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

ECM als integrative Middleware<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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15<br />

ECM Basisideen<br />

Integrative Middleware<br />

AIIM International<br />

E-Business<br />

ERP<br />

AP/AR RM/A CRM HRM<br />

EAI<br />

Enterprise<br />

Applications<br />

Integration<br />

Workflow<br />

Data Warehousing<br />

Mining<br />

Basis Idee Nr. 1<br />

Web Content<br />

Management<br />

Collaboration<br />

Integrative Middleware<br />

Doc Mgmt<br />

Imaging<br />

Enterprise<br />

Content<br />

Management<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

Domino Exchange RDMS<br />

File<br />

System<br />

Infrastructure<br />

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Quelle: AIIM 2001 Industry Study<br />

16<br />

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8


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

ECM Basisideen<br />

Dienstekonzept<br />

AIIM International<br />

E-Business<br />

ERP<br />

AP/AR RM/A CRM HRM<br />

Enterprise<br />

Applications<br />

EAI<br />

Basis Idee Nr. 2<br />

Integration<br />

Workflow<br />

Collaboration<br />

Unabhängige Dienste Enterprise<br />

Content<br />

Data Warehousing für alle Web Anwendungen<br />

Content Doc Mgmt Management<br />

Mining<br />

Management Imaging<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

Domino Exchange RDMS<br />

File<br />

System<br />

Infrastructure<br />

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Quelle: AIIM 2001 Industry Study<br />

17<br />

ECM Basisideen<br />

Einheitlicher Speicherort<br />

AIIM International<br />

ERP<br />

E-Business<br />

AP/AR RM/A CRM HRM<br />

Enterprise<br />

Applications<br />

EAI<br />

Basis Idee Nr. 3<br />

Integration<br />

Ein einheitliches, Workflow<br />

Collaboration übergreifendes<br />

Enterprise Repository<br />

Data Warehousing Web Content Doc Mgmt<br />

Miningfür jeden Management Informationstyp<br />

Imaging<br />

Enterprise<br />

Content<br />

Management<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

Domino Exchange RDMS<br />

File<br />

System<br />

Infrastructure<br />

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Quelle: AIIM 2001 Industry Study<br />

18<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

9


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Komponenten des Enterprise Content<br />

Management<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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19<br />

AIIM Modell für ECM<br />

Enterprise Content Management<br />

MANAGE<br />

DM<br />

Collab<br />

CAPTURE<br />

STORE<br />

WCM<br />

DELIVER<br />

WF/<br />

BPM<br />

RM<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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PRESERVE<br />

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20<br />

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10


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

CAPTURE<br />

Human created<br />

• Office Documents<br />

• Form<br />

• Rich Media<br />

• Microfilm<br />

Application created<br />

• ERP<br />

• XML<br />

• Finacial Applications<br />

Recogniton<br />

• OCR<br />

• HCR<br />

• ICR<br />

• OMR<br />

• Barcode<br />

Forms Processing<br />

E-Forms/Web-Forms<br />

Aggregation<br />

Indexing<br />

Input Designs<br />

Categorization<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• E-Billing<br />

COLD/ERM<br />

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21<br />

Input<br />

MANAGE<br />

Collab<br />

DM<br />

STORE<br />

WCM<br />

WF/<br />

BPM<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

RM<br />

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22<br />

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11


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Document Management<br />

Document<br />

Management<br />

DM<br />

Collab<br />

• Checkin/Checkout<br />

• Versionsmanagement<br />

• Suchen und Navigieren<br />

• Visualisierung<br />

WF/<br />

BPM<br />

STORE<br />

WCM<br />

RM<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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23<br />

Collaboration<br />

Collab<br />

Collaboration<br />

DM<br />

STORE<br />

WCM<br />

• Gemeinsames Editieren<br />

• Wissensbasen<br />

• Whiteboards<br />

• Videoconferencing<br />

• Informationszusammenführung<br />

WF/<br />

BPM<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

RM<br />

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24<br />

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12


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Web Content Management<br />

Collab<br />

DM<br />

Web Content<br />

Management<br />

STORE<br />

WCM<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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WF/<br />

BPM<br />

RM<br />

• Editieren und Gestalten<br />

• Publikationsprozess<br />

• Konvertierung<br />

• Sicherheit<br />

• Visualisierung<br />

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25<br />

Records Management<br />

Collab<br />

DM<br />

STORE<br />

WCM<br />

• Ablagesystematik<br />

• Indizierung und<br />

Thesaurus<br />

• Aufbewahrungsfristen<br />

•Meta-Daten<br />

• Archiverwaltung<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

WF/<br />

BPM<br />

RM<br />

Records<br />

Management<br />

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26<br />

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13


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

Workflow /<br />

Business Process Management<br />

• Ablauf- und Aufbauorganisation<br />

• Prozessdesign<br />

• Vorgangsbildung<br />

• Routen<br />

• Mitzeichnung<br />

• Paralleles und<br />

DM<br />

sequentielles Bearbeiten<br />

• Wiedervorlage, Fristen<br />

• Kontrolle<br />

• Protokollierung<br />

Workflow /<br />

Business Process<br />

Management<br />

WF/<br />

BPM<br />

Collab<br />

STORE<br />

RM<br />

WCM<br />

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27<br />

STORE<br />

Repositories<br />

• File Systems<br />

• Content Management Systems<br />

• Databases<br />

• Data Warehouses<br />

Library Services<br />

• Search/Retrieval<br />

• Version Control<br />

• Check In/Check Out<br />

• Audit Trail<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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28<br />

• SAN<br />

• NAS<br />

• Magneto Optical<br />

• DVD<br />

• CD-ROM<br />

Technologies<br />

• Tape<br />

• Magnetic Storage<br />

• RAID<br />

• Optical Disc<br />

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14


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

PRESERVE<br />

Archive<br />

• Paper<br />

• Mikrofilm<br />

• NAS/SAN<br />

• CAS<br />

• WORM<br />

• WORM-TAPE<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

Aussonderung<br />

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29<br />

DELIVER<br />

Layout/Design<br />

Security as ECM Infrastructure<br />

Transformation<br />

Security<br />

Ditribution<br />

Technologies<br />

• COLD/ERM<br />

• PKI<br />

• Internet, Intranet, Extranet<br />

• Personalization<br />

• E-Business-Portale<br />

• XML<br />

• PDF<br />

• Compression<br />

• Digital Rights<br />

Management/<br />

Watermark<br />

• Email und Fax<br />

• Datenübermittlung mittels<br />

EDI, XML u. anderer Formate<br />

• Syndication<br />

• CD / DVD<br />

Publishing<br />

• Konverter<br />

• Digital Signature<br />

• Digitales Fernsehen<br />

Viewer<br />

• Papier<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Output<br />

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30<br />

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15


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

ECM<br />

Usage<br />

Fat Client<br />

Enabling Web Client other Devices<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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SECURITY<br />

CAPTURE MANAGE<br />

Web Content Management<br />

Digital Asset Management<br />

E-Mail Management<br />

Records Management<br />

Document Management<br />

Indexing<br />

Categorization<br />

Recognition<br />

Forms Processing<br />

Document Imaging<br />

Scanning<br />

PKI Electronic<br />

Signature<br />

Entry<br />

SECURITY<br />

Collaboration<br />

Business<br />

Process<br />

Management<br />

Workflow<br />

EAI<br />

User Managment<br />

Directory Service<br />

SECURITY<br />

User Rights<br />

Management<br />

Repositories<br />

Storage<br />

Long-Term Archival<br />

Backup / Recovery<br />

Migration<br />

Content Integration<br />

Search / Retrieval<br />

Syndication<br />

Localization<br />

Personalization<br />

Publish<br />

Electronic<br />

Paper<br />

DELIVER<br />

PRESERVE STORE<br />

SECURITY<br />

DRM Firewall<br />

Exit<br />

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31<br />

Multifunktionsdrucker verbinden Input<br />

und Output<br />

Faxen<br />

Kopieren<br />

schwarz/weiß<br />

Scannen<br />

schwarz/weiß<br />

Kopieren<br />

in Farbe<br />

Scannen<br />

in Farbe<br />

<strong>Dr</strong>ucken<br />

schwarz/weiß<br />

Kopieren<br />

beidseitig<br />

<strong>Dr</strong>ucken<br />

in Farbe<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

Einseitig/Beidseitig<br />

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32<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Multifunktionsdrucker im Netz<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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33<br />

Was ist neu im ECM-Portfolio<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• DAM Digital Asset Management<br />

• E-Mail Management<br />

• EAI Enterprise Application Integration<br />

• Search/Retrieval<br />

• Content Integration<br />

• Backup/Recovery<br />

• Longterme Archival<br />

• Migration<br />

• Localization<br />

• DRM Digital Rights Management<br />

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34<br />

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17


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

ECM Angebot<br />

• ECM Suiten<br />

• ECM Komplettlösungen<br />

• ECM Komponenten oder Detaillösungen<br />

• ECM Dienste<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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35<br />

Was ist eine ECM-Suite?<br />

Anspruch an eine Suite:<br />

• Eine Suite ist die Zusammenstellung<br />

verschiedener kompatibler Komponenten<br />

zur Lösung eines Gesamtszenarios, bei<br />

dem die Komponenten auch einzeln und<br />

unabhängig eingesetzt werden können<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Definition Suiten (1)<br />

• Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderen<br />

Komponenten<br />

• Modular und komponentenweise erweiterbar<br />

• Nutzung gemeinsamer Administrationskomponenten<br />

und Ressourcen in Bereichen wie<br />

Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen,<br />

Metadaten, Speicherorte, Kommunikation etc.<br />

• Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alle<br />

Komponenten der Suite Plattform-Konformität, d.h.<br />

alle Komponenten sind auf allen Plattformen der<br />

Gesamtsuite lauffähig<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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37<br />

Definition Suiten (2)<br />

• Einheitliche Clienten, die die Nutzung des<br />

Gesamtportfolios der Suite möglich machen<br />

• Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf die<br />

Rolle als Bestandteil der Suite, wobei sich die<br />

Komponenten als Dienste innerhalb einer<br />

gemeinsamen Architektur positionieren<br />

• Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der die<br />

Kompatibilität der Einzelkomponenten als auch der<br />

Suite selbst sicherstellt<br />

Potentiale von<br />

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19


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Definition Suiten (3)<br />

• Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckung<br />

aller Komponenten die üblicherweise zum<br />

Funktionsumfang gerechnet werden<br />

• Einhaltung von Standards, um Komponenten von<br />

<strong>Dr</strong>itten ebenso konform einbinden zu können wie<br />

die eigenen Komponenten der Suite<br />

• Gemeinsames, konsistentes Vertriebs und<br />

Marketing Konzept für die Suite und alle ihre<br />

enthaltenen Komponenten einschließlich<br />

entsprechender Preismodelle für Suite und<br />

Komponenten<br />

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Compliance<br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

<strong>Unternehmensberatung</strong> <strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2006


Compliance<br />

Compliance<br />

Von <strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> <strong>Unternehmensberatung</strong> GmbH<br />

Managing Partner der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> International Ltd.<br />

Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG<br />

Der Begriff Compliance sorgt bei vielen Anwendern für Verunsicherung. Zahlreiche<br />

Anbieter vermarkten inzwischen Ihre Produkte unter dem Etikett „Compliance“ – nicht<br />

nur herkömmliche Anbieter von DMS- und ECM-Lösungen, sondern auch Hersteller<br />

von Speichersystemen, Management-Informations-Programmen und ERP-Lösungen.<br />

Mit dem Begriff Compliance hat sich zugleich ein neues Marktsegment gebildet. In<br />

Deutschland wird der englische Begriff Compliance bisher nur selten verwendet.<br />

Rechtliche und regulative Vorgaben für Dokumentationspflichten nehmen aber, wenn<br />

man an Beispiele wie die GDPdU oder Basel II denkt, stetig zu. Es liegt also am<br />

Kunden, sich zwischen spezialisierten Insellösungen zur Erfüllung bestimmter<br />

Compliance-Anforderungen oder übergreifenden Lösungen, die auch Compliance-<br />

Anforderungen mit abdecken, zu entscheiden.<br />

Das Whitepaper bietet einen Überblick über Hintergründe und notwendige<br />

Maßnahmen zur Erfüllung der zunehmenden Compliance-Anforderungen.<br />

Was verbirgt sich hinter dem Begriff Compliance<br />

Zu den häufig, zumindest für deutsche Ohren, schwer verständlichen Begriffen aus<br />

den USA muss auch der Begriff „Compliance“ gezählt werden. Ein einzelnes Wort<br />

reicht bei der Übersetzung nicht aus, man benötigt schon einen ganzen Satz:<br />

Übereinstimmung mit und Erfüllung<br />

von rechtlichen und regulativen Vorgaben.<br />

Auch wenn es Compliance-Anforderungen schon immer, auch im Ursprungsland des<br />

Begriffes, den USA, gab, so haben sie nach den Skandalen um ENRON und<br />

WorldCom eine brisante Qualität erhalten: neue, strafbewehrte Anforderungen zur<br />

Aufbewahrung geschäftsrelevanter elektronischer Informationen. In der<br />

Vergangenheit gab es schon immer eine Reihe von rechtlichen Anforderungen; so<br />

mussten z.B. Finanzbuchhaltungssoftware schon immer Compliance-Standards<br />

erfüllen. Mit dem steigendem Aufkommen und der wachsenden Bedeutung von E-<br />

Mails und E-Commerce gewann die Notwendigkeit der Dokumentation und<br />

elektronischen Archivierung von Geschäftsvorgängen immer mehr Bedeutung.<br />

Betrachtet man die einzelnen Begriffe der deutschen Übertragung der Definition von<br />

Compliance „Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen<br />

Vorgaben“, dann werden unterschiedliche Aspekte von Compliance-Anforderungen<br />

deutlich.<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Compliance Topic: Status: Fertig<br />

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Compliance<br />

• „Übereinstimmung“<br />

Zur Erreichung der „Übereinstimmung“ wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare,<br />

definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist. Hier<br />

ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische<br />

Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist. Dies ist auch sinnvoll, da<br />

sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein<br />

paar Jahren schon wieder obsolet ist.<br />

Die Übereinstimmung ist der „statische Aspekt“ von Compliance.<br />

• „Erfüllung“<br />

Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei: Einmal, dass die Anforderungen in<br />

einer Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein<br />

Prozess ist, keine einmalige Aktion. Das Unternehmen oder die Organisation<br />

muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen. „Erfüllung“<br />

geht dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch<br />

organisatorische und Management-Aspekte.<br />

Die kontinuierliche Erfüllung ist der „dynamische Aspekt“ von Compliance.<br />

• „Rechtliche Vorgaben“<br />

Hierbei handelt es sich um Gesetze oder behördliche Verordnungen, die<br />

bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils<br />

aufgeführten Regelungen einzuhalten. Hier kann man sich auch nicht um die<br />

Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und<br />

Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum.<br />

• „Regulative Vorgaben“<br />

Warum unterscheidet man hier noch zwischen „rechtlich“ und „regulativ“? Es gibt<br />

eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen,<br />

Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben. Vielfach<br />

ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch<br />

Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle. Diese werden als<br />

„regulative Vorgaben“ abgegrenzt.<br />

Der bindende Charakter einer Vorgabe kann also sehr unterschiedlich sein.<br />

Steckdosen, Lebensmittel, Flugzeuge, elektrische Geräte, Medikamente,<br />

Kindergärten, Bildschirme usw. müssen auch bestimmte Compliance-Anforderungen<br />

erfüllen, die sich beispielsweise in Prüfsiegeln wieder finden. Ein Vergleich dieser<br />

Anforderungen mit dem, was heute unter dem Schlagwort „Compliance“ bei<br />

informationstechnologischen Lösungen verstanden wird, zeigt aber große<br />

Unterschiede. Daher scheint es sinnvoller, in diesem Fall konkreter von „Information<br />

Management Compliance“ zu sprechen.<br />

Die USA: Ursprung des Compliance-Trends<br />

In den USA gab es schon sehr lange Compliance-Anforderungen an<br />

Softwaresysteme. So ist die FDA Federal <strong>Dr</strong>ug Administration, mit ihren bindenden<br />

Regularien für die Herstellung von Lebensmitteln, Pharmazeutika und Medikamenten<br />

auch über die Grenzen der Vereinigten Staaten bekannt. Bei der Beantragung eines<br />

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Compliance<br />

neuen Medikamentes, mit Vorlage von allen Testnachweisen und Produktionsverfahren,<br />

hat sich die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems<br />

meistens bereits gelohnt.<br />

Durch die Skandale um ENRON, WorldCom und einige andere Unternehmen, die<br />

unter Zurücklassung von zahllosen Arbeitslosen und riesigen Schulden insolvent<br />

wurden, rückte das Thema Compliance in den Mittelpunkt des allgemeinen<br />

Interesses. Anlass waren „geschönte“ Prüfungen von Wirtschaftsprüfern und die<br />

Geschäftsberichte der Unternehmen. E-Mail wurde dabei als eine der möglichen<br />

Nachweisquellen für ungesetzliches Handeln entdeckt. Dies führte im Jahr 2002 zum<br />

Sarbanes-Oxley-Act, allgemein SOA oder SOX abgekürzt. Typisch amerikanisch<br />

wurde es nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz<br />

entworfen haben. SOA hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in<br />

den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange<br />

Commission, zu verbessern. Äquivalent wären in Deutschland die Steuerbehörden<br />

mit Steuerprüfung und Steuerfahndung.<br />

SOA ist nur die groß gedruckte Hauptaufschrift auf dem<br />

Compliance-Banner<br />

SOA hat in den USA besonders auf Grund von Abschnitt 802 Bedeutung erlangt, weil<br />

hier empfindliche Strafen in der Strafgesetzgebung verankert worden sind. Die<br />

Zerstörung oder Veränderung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen kann mit bis<br />

zu 20 Jahren Gefängnis bestraft werden. Dieser Abschnitt schreckte alle<br />

amerikanischen Unternehmensführer auf und machte den zurzeit zu beobachtenden<br />

Boom von Compliance-Lösungen erst möglich. Aber auch besonders die<br />

Wirtschaftsprüfer legen in ihrer Beratung nunmehr sehr viel Wert auf Compliance, da<br />

im Rahmen der Skandale große, namhafte Wirtschaftsberatungsfirmen wie Andersen<br />

vom Markt verschwanden.<br />

SOA besitzt eine erhebliche Bedeutung für Unternehmen mit amerikanischer<br />

Muttergesellschaft oder mit Niederlassungen in den USA, da auch Unterlagen und<br />

Daten außerhalb der USA einer Nachweispflicht nach amerikanischem Recht und<br />

einem möglichen Zugriff amerikanischer Behörden unterliegen können. Für US-<br />

Firmen wird der SOA am 15. 11.2004 verbindlich.<br />

Es ist aber nicht allein SOA, der den <strong>Dr</strong>uck im Umfeld der Steuerprüfung und<br />

Steuerfahndung erhöht. Aus den CFR Code of Federal Regulations lassen sich<br />

inzwischen eine Vielzahl weiterer Anforderungen für spezielle Branchen und<br />

Geschäftstätigkeiten ableiten. Ein Beispiel ist der CFR 17, § 240, mit harten<br />

Regularien für Börsenmakler. Die Regeln der US-Börsenaufsicht für Aktien-Broker<br />

SEC 17A-3 und SEC 17A-4 definieren exakt, welche Aufzeichnungen und Belege bei<br />

einer Transaktion aufgehoben und auf welchem Medium sie gespeichert werden<br />

müssen. Bislang waren ausschließlich optische Medien mit der so genannten<br />

WORM-Funktion (Write Once Read Many) erlaubt. Seit vergangenem Jahr akzeptiert<br />

die SEC auch magnetische Speichermedien, sofern sie WORM-Verfahren<br />

unterstützen. Die Steuerfahndung der SEC hat inzwischen erste harte Maßnahmen<br />

in Bezug auf die Einhaltung ergriffen und es wurden bereits Unternehmen zu<br />

Geldstrafen verurteilt, weil sie ihre elektronische Dokumentation nicht in Ordnung<br />

gehalten hatten. Ähnliche Regeln für die Finanzwelt hat die National Association of<br />

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Thema: Compliance Topic: Status: Fertig<br />

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Compliance<br />

Securities Dealers (NASD) entwickelt. NASD 3010 und NASD 3110 beispielsweise<br />

verlangen, dass Broker und Händler externe Transaktionen von registrierten<br />

Stellvertretern überwachen.<br />

Regelungen, die weltweit alle Pharma-Hersteller betreffen, sind die FDA-Kriterien,<br />

auch abgekürzt unter FDA Part 11 bekannt. Um Herstellungsmethoden zu<br />

standardisieren hat die FDA ein Regelwerk mit der Bezeichnung CGMP<br />

herausgebracht. Die Current Good Manufacturing Practices sollen dafür sorgen,<br />

dass beispielsweise Laborergebnisse nicht mehr nachträglich verändert werden<br />

können. Sie regeln auch die Audit- und Zertifizierungsverfahren für Bestandteile,<br />

Produkte, Maschinen und ganze Fertigungsstätten im Umfeld der Lebensmittel- und<br />

Medikamentenherstellung. Ohne eine entsprechende Zulassung kann ein Produkt<br />

quasi nicht vertrieben werden. Der Einsatz von Dokumentenmanagement-Lösungen<br />

für die Anmeldung von neuen Medikamenten ist auch deshalb essentiell wichtig für<br />

die Unternehmen, da er das Verfahren kontrollierbar macht, beschleunigt und so<br />

schneller Produkte an den Markt bringt.<br />

In anderen Bereichen gibt es ebenfalls rechtliche und regulative Vorgaben.<br />

Besondere Aufmerksamkeit verdient z.B. HIPAA. HIPAA zieht sowohl im<br />

Krankenhaus- als auch im Versicherungsbereich Investitionen in Milliardenhöhe für<br />

Dokumentenmanagementlösungen nach sich. Im Bereich der Fertigungsindustrie<br />

macht sich inzwischen der Tread Act mit umfangreichen Anforderungen zur Produkt-,<br />

Qualitäts- und Herstellungsdokumen-tation im Rahmen des Supply Chain<br />

Management bemerkbar. Auch die EPA, Environmental Protection Agency, macht<br />

mit neuen Dokumentationspflichten auf sich aufmerksam.<br />

Viele dieser Regelwerke beziehen sich auf die neu gefassten FSG, Federal<br />

Sentencing Guidelines von 2002, so dass Verstöße mit erheblichen Strafen belegt<br />

werden können.<br />

Zu den regulativen Vorgaben gehört in den USA z.B. die Richtlinie des Department<br />

of Defense, DoD 5015.2. Hierbei handelt es sich um eine Vorgabe für die Anbieter<br />

von Dokumentenmanagement-Lösungen. Produkte ohne eine DOD 5015.2<br />

Compliance haben kaum eine Chance im öffentlichen Sektor in den USA platziert zu<br />

werden.<br />

Auch andere Gesetze wie der Patriot Act ziehen inzwischen Dokumentationspflichten<br />

nach sich. Ein Ende der Flut von Regularien ist nicht abzusehen.<br />

Und man darf eines nicht übersehen: Die Regularien für die elektronische<br />

Bereitstellung und Dokumentation von Informationen sind unerlässlich, weil immer<br />

mehr Information originär elektronisch entsteht und sich nicht mehr in Papier<br />

niederschlägt.<br />

Man kann es in einem Satz fassen: Ohne Information Management Compliance kann<br />

die Informationsgesellschaft nicht funktionieren.<br />

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Thema: Compliance Topic: Status: Fertig<br />

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Compliance<br />

Europa<br />

In den Mitgliedstaaten der europäischen Union muss jede Richtlinie der<br />

Europäischen Kommission früher oder später in nationales Recht überführt werden.<br />

Mittlerweile haben viele der neuen nationalen Vorgaben in Europa ihren Ursprung in<br />

der europäischen Gesetzgebung, für zukünftige Entwicklungen ist ein Blick auf die<br />

Entwicklungen und Richtlinien in Brüssel daher immer lohnend. Bereits durch die<br />

Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von<br />

Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden. Erinnert sei hier nur an<br />

die elektronische Rechnung, die nur zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn sie<br />

qualifiziert elektronisch signiert wurde. Auch eine europäische Variante von SOA wird<br />

sich kaum vermeiden lassen. Der elektronische Geschäftsverkehr und die<br />

Umstellung der öffentlichen Verwaltung auf elektronisch unterstützte Verfahren wird<br />

weitere Compliance-Anforderungen nach sich ziehen. Auch deshalb ist es wichtig,<br />

nicht nur auf eine Einzellösung für ein bestimmtes Problem zu schauen, sondern<br />

eine IT-Strategie zu entwickeln, die mit einer Lösung möglichst viele Compliance-<br />

Anforderungen erfüllt und darüber hinaus für das Unternehmen auch im<br />

Geschäftsbetrieb nutzbringend eingesetzt werden kann.<br />

Als gutes Beispiel für direkte und indirekte Auswirkungen der Gesetzgebung kann<br />

Basel II angeführt werden. Finanzdienstleister müssen umso mehr Eigenkapital<br />

vorhalten, je höher das Risiko des Kreditnehmers ist. Auch wenn man in Bezug auf<br />

die Kreditvergabe und die Dokumentationspflichten hier zunächst nur an die Banken<br />

denkt, hat Basel II auch erhebliche Auswirkungen auf alle Unternehmen. Kaum ein<br />

Unternehmen kommt ohne Kredite der Banken aus. Da sich die Kreditnehmer einem<br />

Rating unterziehen müssen, schlagen die Transparenzanforderungen von Basel II<br />

praktisch auf die Unternehmen durch. Wenn ein Unternehmen also einen Kredit<br />

haben will, sollte es Geschäftsdokumente und alle Informationen, die für die<br />

Kreditvergabe relevant sein können, gesichert abgelegt haben. Ohne die<br />

Vorhaltbarkeit der geforderten Dokumente setzen sich Unternehmen dem Risiko aus,<br />

einen Kredit nicht zu erhalten. Um einen Kredit überhaupt noch oder zu günstigen<br />

Konditionen zu erhalten, müssen sich die Unternehmen neu aufstellen.<br />

Hinter Schlagworten wie Corporate Governance, Enterprise Information Policy oder<br />

Records Management Policy und Projekten zur Erarbeitung und Einführung solcher<br />

Regelwerke verbergen sich auch viele Ansätze zur Lösung von Compliance-<br />

Anforderungen.<br />

Gibt es Compliance auch in Deutschland?<br />

In Deutschland wird der Begriff „Compliance“ zwar noch selten verwendet, folgende<br />

Beispiele sollen aber verdeutlichen, dass es vergleichbare Anforderungen schon<br />

längst gibt.<br />

Die GDPdU Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen<br />

sind ein typisches Beispiel für Compliance-Vorgaben. Zwar sind die GDPdU noch<br />

nicht strafbewehrt wie SOA, aber durchaus mit anderen Anforderungen des SEC in<br />

den USA vergleichbar. Die Bereithaltung von steuerlich relevanten Daten in<br />

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Compliance<br />

auswertbarer Form ist eine Pflichtvorgabe, die alle Unternehmen in Deutschland<br />

erfüllen müssen.<br />

Die GDPdU selbst sind eine Verordnung, die auf den Änderungen im<br />

Steueränderungsgesetz und HGB Abgabenordnung, §§ 146, 147 und 200, basiert.<br />

Sie stellen eine Richtlinie für das Vorgehen der Finanzbehörden bei Außenprüfungen<br />

dar. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Daten<br />

identifiziert, unverändert und vollständig und über einen Zeitraum von 10 Jahren<br />

aufbewahrt werden. Entscheidend dabei ist, dass die Daten auswertbar vorgehalten<br />

werden müssen. Die originalen Daten müssen vollständig, richtig und auswertbar<br />

entweder in den sie erzeugenden Systemen vorgehalten oder aber in elektronische<br />

Archive ausgelagert werden. Auch bei den GDPdU spielen inzwischen Dokumente<br />

und E-Mails neben den Daten aus ERP- und Buchhaltungssystemen eine<br />

zunehmend wichtigere Rolle.<br />

In eine ähnliche Kerbe wie die GDPdU schlägt auch das Gesetz zu den<br />

Dokumentationspflichten bei Verrechnungspreisen, das anders als die GDPdU<br />

bereits direkt strafbewehrt ist. Auch hier ist es das Ziel, den Nachweis einer<br />

ordnungsgemäßen, nachvollziehbaren und prüfbaren Dokumentation aller<br />

steuerrelevanten Daten zu ermöglichen.<br />

Die Vorgaben für die Anforderungen wie die Nachvollziehbarkeit, die<br />

Ordnungsmäßigkeit oder die Prüfbarkeit bestehen schon seit langem und sind im<br />

Handelsgesetzbuch §§ 239 und 257 nachzulesen. Die Anforderungen, die sich<br />

ursprünglich an einer papiergebundenen Dokumentation orientierten, sind in die<br />

elektronische Welt zu übertragen und dort gleichermaßen anzuwenden.<br />

Aber auch bereits vor den GDPdU gab es verbindliche Vorgaben. Es sei hier nur an<br />

die GoBS erinnert, die die Aufbewahrung von kaufmännischen Unterlagen in<br />

elektronischer Form regelt. Neben sicheren Systemen wird hier auf die Prozesse und<br />

die Verfahrensdokumentation besonderes Augenmerk gelegt.<br />

Bei diesen Vorgaben geht es aber nicht darum, die Unternehmen mit bürokratischen<br />

Auflagen zu behindern, sondern die Voraussetzungen für E-Commerce und E-<br />

Business und eine effektive elektronische Informationsverwaltung zu schaffen.<br />

In diesem Umfeld kommt der elektronischen Signatur eine besondere Bedeutung zu.<br />

Der Einsatz der elektronischen Signatur findet sich inzwischen in nahezu allen<br />

neueren Gesetzen. So z.B. auch bei der elektronischen Rechnung. Zum<br />

Vorsteuerabzug berechtigen den Empfänger nach § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG nur<br />

elektronisch signierte Rechnungen. Da die elektronische Rechnung das Original<br />

darstellt, ist es auch elektronisch aufzubewahren. Hier greifen die verschiedenen<br />

neuen Gesetze und Regelungen ineinander. Das Signaturgesetz und die<br />

Änderungen von BGB Bürgerlichem Gesetzbuch und ZPO Zivilprozessordnung zur<br />

Verankerung der elektronischen Signatur finden ihren Widerhall in der Handels- und<br />

Steuergesetzgebung. Die gesamte Gesetzgebung und Rechtsprechung befindet sich<br />

auf dem Weg ins Informationszeitalter und zieht damit automatisch immer mehr<br />

Compliance-Anforderungen für das Management von Informationen nach sich.<br />

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Compliance<br />

Österreich und die Schweiz<br />

In Österreich sieht die Situation nicht viel anders aus als in Deutschland. Die<br />

Unterschiede liegen nur im Detail. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die<br />

wesentlichen Compliance-Anforderungen auf den europäischen Richtlinien basieren.<br />

Auch in Österreich ist analog zum BGB in Deutschland die elektronische Signatur<br />

verankert, auch Österreich kennt im Handelsrecht und in der Abgabenordnung<br />

ähnliche Bestimmungen wie in Deutschland. Dies gilt z.B. für die Aufbewahrung von<br />

elektronischen Informationen in Bezug auf Vollständigkeit, Inhaltsgleichheit,<br />

Geordnetheit und Urschriftstreue. Auch wenn die Bereithaltung von Daten zur<br />

steuerlichen Prüfung in Österreich in Listenform ausreichend erscheint, ist die<br />

Forderung der Auswertbarkeit die Gleiche. Zur Vermeidung des<br />

Umsatzsteuerbetruges finden sich natürlich auch die Regelungen zur elektronischen<br />

Rechnung wieder.<br />

Selbst die Schweiz hat als nicht EU-Mitglied inzwischen die wesentlichen Gesetze<br />

und Verordnungen an die europäischen Vorgaben schrittweise angeglichen. Dies<br />

zeigt sich z.B. im Obligationenrecht in den Bestimmungen über die Buchführung OR<br />

Art. 957ff, die die Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz, der Bücher und der<br />

Buchungsbelege in elektronischer Form regeln.<br />

Angesichts des Zusammenwachsens der europäischen Union und ihrer<br />

Mitgliedsstaaten wird durch den grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr und über<br />

das Internet abrufbare elektronische Dienstleistungen ein einheitlicher Rechtsraum<br />

insbesondere im Handels- und Steuerrecht unerlässlich. Dementsprechend werden<br />

sich auch die daraus abgeleiteten Compliance-Anforderungen immer einheitlicher<br />

und europaweit ausgreifender gestalten.<br />

Compliance-Anforderungen treiben den Markt für Dokumenten-<br />

Technologien<br />

Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen wittern, aufgrund der in nahezu<br />

allen Staaten steigenden Compliance-Anforderungen, das große Geschäft.<br />

Compliance-Angebote sind bei den meisten ECM Enterprise-Content-Management-<br />

Anbietern mittlerweile fester Bestandteil des Produktangebotes. Nach aktuellen<br />

Marktuntersuchungen ist Compliance in den USA eines der Hauptargumente für<br />

neue Investitionen in Informationstechnologie. In Europa ist dies noch nicht so<br />

deutlich zu merken.<br />

Bei Umfang und Zielsetzung der angebotenen Software und Systeme sind aber noch<br />

Unterschiede zu finden. Die größeren Anbieter setzen auf eine vollständige Kontrolle<br />

und Dokumentation des Informationsflusses und beschränken sich nicht nur auf das<br />

Thema Archivierung oder Records Management. Andere Anbieter preisen Lösungen<br />

für E-Mail-Archivierung an, was für Anwender die Gefahr birgt, auf einer Compliance-<br />

Insellösung sitzen zu bleiben. E-Mails und ihre Anhänge gehören in einen fachlichen<br />

Zusammenhang, in elektronische Kunden-, Produkt- oder Vorgangsakten. E-Mails<br />

separat zu archivieren bringt mittelfristig mehr Probleme denn Vorteile.<br />

Vergleichbar sieht es bei der Erfüllung der Vorgaben der GDPdU aus, wenn Archive<br />

nur angeschafft werden, um die steuerrelevanten Daten zu sichern. Hier sollte das<br />

Ziel die Einführung von Lösungen sein, die alle Informationen des Unternehmens<br />

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Compliance<br />

verwalten und bereithalten – und dabei die Anforderungen der GDPdU so „nebenbei“<br />

erfüllen. Steuerrelevante Daten sind nur ein kleiner Ausschnitt aus allen Daten und<br />

ihre Archivierung ist schwer wirtschaftlich zu rechnen, wenn nur der Steuerprüfer alle<br />

paar Jahre mal ein paar Daten sehen will.<br />

ECM Enterprise Content Management - ein umfassender Ansatz<br />

auch für Compliance<br />

ECM umfasst herkömmliche dokumentenorientierte Informationstechnologien wie<br />

Scanning, Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow,<br />

Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Web-Content-<br />

Management-, Portal- und anderen Internet-Technologien.<br />

Ziel von ECM ist es, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede<br />

Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von<br />

Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen<br />

Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen. ECM ist eine Basistechnologie<br />

von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der<br />

Prozesse. ECM umfasst dabei auch diejenigen Technologien, die in Deutschland<br />

unter dem Begriff elektronische Archivsysteme subsumiert werden. Nach der<br />

Klassifikation der AIIM handelt es sich bei einem Archivsystem um Anwendungen,<br />

die die Komponenten Datenbank, Records Management, Document Management,<br />

Store und Preserve umfassen. In Verbindung mit Workflow und durch die Integration<br />

in bestehende Anwendungen sind ECM-Systeme einer der wichtigsten Bestandteile<br />

einer Compliance-Lösung. Viele ECM-Anbieter kombinieren daher ihre<br />

Komponenten, um sie als spezielles „Compliance-Produkt“ anzubieten.<br />

Records Management – Voraussetzung für viele Compliance-<br />

Lösungen<br />

Um alle Informationen in einem Unternehmen, einer Behörde oder einer Organisation<br />

effektiv verwalten zu können, ist der Einsatz von RM Records Management<br />

Lösungen (auch ERM Electronic Records Management oder EDRM Electronic<br />

Document and Records Management) erforderlich. Records Management geht dabei<br />

über den Ansatz der elektronischen Archivierung hinaus:<br />

• Records Management Systeme verwalten über Referenzen auch Informationen<br />

auf Papier in Aktenordnern oder auf Mikrofilm. Dies ermöglicht die vollständige<br />

Kontrolle auch „gemischter“ Verfahren, in denen ein Parallelbetrieb mit<br />

unterschiedlichen Medien erforderlich ist.<br />

• Records Management Systeme besitzen elektronische Ablagepläne und<br />

Thesauri, die eine strukturierte, geordnete, nachvollziehbare und eindeutige<br />

Zuordnung der Informationen sicherstellen. Hierbei werden<br />

Mehrfachzuordnungen nach unterschiedlichen Sachzusammenhängen und die<br />

Verwaltung unterschiedlicher Versions- und Historienstände der<br />

Ordnungssystematik unterstützt.<br />

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Compliance<br />

Records Management ist daher eine Basiskomponente für die Abbildung<br />

elektronischer, virtueller Akten und für die elektronische Vorgangsbearbeitung, die<br />

auch diejenigen Informationen bereitstellen, die Compliance-Anforderungen<br />

unterliegen.<br />

Records Management stellt eine Wissens-Infrastruktur in der elektronischen Ablage<br />

bereit. In den 90er Jahren entstanden elektronische Dokumentenmanagement-<br />

Systeme mit Ablage nach Abteilungen und einfachen Index-Strukturen, so z.B.<br />

Kundenname/Kontonummer, wobei jede Abteilung oder Service-Einheit anders<br />

ablegte, beispielsweise nach Produkt/Kunden im Kundendienst, aber nach<br />

Region/Kunden/Produkt im Verkauf. Das Records Management gibt einen Rahmen<br />

zur Entwicklung einer unternehmensweiten Ablagestruktur.<br />

Die Grundprinzipien des Records Management sind in zahlreichen nationalen<br />

Regelungen der öffentlichen Verwaltung und Archive sowie in einer internationalen<br />

Norm niedergelegt. Die ISO-Norm 15489 „Records Management“ gibt in Teil 1<br />

Hilfestellungen zum:<br />

• Festlegen, welche Dokumente erzeugt und welche Information in die<br />

Dokumente eingefügt werden müssen sowie welcher Genauigkeitsgrad<br />

erforderlich ist<br />

• Entscheiden, in welcher Form und Struktur Dokumente erzeugt und erfasst<br />

werden sollen<br />

• Festlegen der Anforderungen zum Retrieval und Gebrauch von Dokumenten<br />

und wie lange sie archiviert sein müssen, um diesen Anforderungen zu<br />

genügen<br />

• Festlegen, wie Dokumente zu organisieren sind, um die Anforderungen für<br />

den Gebrauch zu unterstützen.<br />

Die ISO 15489 Teil 2 legt die Schritte für das Vorgehen der Umsetzung fest: Von der<br />

ersten Analyse und Identifizierung der Anforderungen bis zur Implementierung eines<br />

Records Management Systems und unternehmenspolitischen Maßnahmen.<br />

Auch wenn diese ISO-Norm keine konkreten Kriterien für eine technische Prüfbarkeit<br />

von Systemen beinhaltet, ist sie jedoch ein wertvoller Leitfaden, um Information im<br />

Unternehmen geordnet und nachvollziehbar zu verwalten. Professionelles Records<br />

Management ist damit eine Grundvoraussetzung zur Erfüllung von Compliance-<br />

Vorgaben.<br />

Information Lifecycle Management – ein neuer Trend zur Erfüllung<br />

von Compliance-Anforderungen<br />

Die Compliance-Anforderungen zogen Verwerfungen im Markt nach sich und<br />

kurbelten die Konsolidierung nach einer kurzen Periode der Ruhe wieder an.<br />

Inzwischen haben alle Anbieter von Storage- Technologien nachgezogen und mit<br />

ILM Information Lifecycle Management auch gleich ein eigenes Etikett etabliert. Die<br />

Speichersysteme werden um immer mehr Software ergänzt und dringen damit in die<br />

traditionellen Bereiche von Records Management, Archivierung und<br />

Dokumentenmanagement vor. Dabei konnte man entweder Unternehmen oder<br />

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Compliance<br />

Produkte kaufen, sie selbst entwickeln oder eine Partnerschaft mit den traditionellen<br />

Anbietern abschließen. Der Markt für Compliance-Lösungen bot die Chance, aus<br />

dem engen, hart umkämpften Hardwaresegment für Speicherlösungen ins<br />

Lösungsgeschäft auszubrechen. Da jedes Unternehmen sich zurzeit mit dem Thema<br />

Compliance in der einen oder anderen Form auseinandersetzt und die<br />

Konsolidierung von IT-Plattformen ebenfalls auf den Wunschlisten der CIOs steht, ist<br />

der Zeitpunkt gut gewählt.<br />

Zertifizierungen für Compliance-Lösungen?<br />

Dass Anwender sich derzeit immer schwieriger orientieren können, liegt nicht nur an<br />

den Anglizismen, den Akronymen und den immer neuen Begriffen. Häufig wissen sie<br />

selbst nicht, was sie genau wollen bzw. was sie tun müssen. Zu undurchsichtig sind<br />

viele der Vorgaben und die Werbeschlacht der Anbieter irritiert mehr, als sie hilft. So<br />

schaut sich der potentielle Kunde gerade im Umfeld von Compliance-Lösungen nach<br />

Stempeln, Siegeln und Zertifikaten um, die ihm Sicherheit in seiner Entscheidung<br />

geben sollen. Er geht vielfach davon aus, dass Gesetze mit Vorgaben auch überprüft<br />

werden, und so die Konformität festgestellt und den Produkten bestätigt wird. Dem ist<br />

aber häufig nicht so. Es gibt keine Zertifikate für Produkte wie z.B. von Anbietern für<br />

GDPdU-konforme Lösungen suggeriert wird. Eine Lösung kann auch nur im<br />

Zusammenhang mit den Prozessen und den eingesetzten Verfahren im<br />

Unternehmen selbst geprüft werden. Solche Prüfungen führen z.B. Wirtschaftsprüfer<br />

durch. Diese individuellen Prüfungen ermöglichen jedoch keine generelle Aussage,<br />

ob ein Produkt an sich auch geeignet ist, denn es muss auch entsprechend den<br />

Vorgaben eingesetzt und betrieben werden. Auch wenn es wünschenswert wäre,<br />

offizielle Zertifikate auf den Verpackungen der Produkte zu finden, die Komplexität<br />

der Lösungen und die Individualität des Einsatzes sprechen dagegen.<br />

So bleibt dem Anwender nur der Rückzug auf Standards, Codes of Best Practice und<br />

Richtlinien, wie z.B. das Grundschutzhandbuch des BSI, um zu einer sicheren<br />

Lösung zu kommen, die technologisch die Compliance-Anforderungen abdeckt.<br />

Eines darf man aber in keinem Fall vergessen: Compliance ist nicht nur ein Thema<br />

für Dokumentenmanagement und Archivierung, Compliance zieht sich durch alle<br />

Softwarekomponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und<br />

Dokumente entstehen und verwaltet werden. Deshalb sind auch übergreifende<br />

Richtlinien erforderlich, die alle Quellen und alle Formen der Nutzung von<br />

Informationen berücksichtigen.<br />

Information Compliance Policy<br />

Basis für die Planung, Durchführung und kontinuierliche Umsetzung von Information<br />

Compliance Management (IMC) im Unternehmen ist eine so genannte Information<br />

Compliance Policy. Die Inhalte einer solchen Richtlinie und ihrer Umsetzung kann<br />

man in vier Punkten zusammenfassen:<br />

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Thema: Compliance Topic: Status: Fertig<br />

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Compliance<br />

1. Information Management Policy<br />

Grundregeln und Verhaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und<br />

Informationen, die sich in der „Corporate Governance“ niederschlagen. Dies<br />

schließt das Bewusstmachen, die Zuordnung der Verantwortung und die<br />

Verankerung der Policy im Management der Organisation ein. Das Management<br />

trägt hier nicht nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung der Regelwerke,<br />

sondern auch für die Umsetzung im Unternehmen mit Vorbildfunktion.<br />

2. Delegation<br />

Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den<br />

nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von Compliance-<br />

Regeln deutlich macht. Dies schlägt sich auch in den Arbeitsprozessen,<br />

Arbeitsplatzbeschreibungen, Verträgen und Arbeitsanweisungen nieder. Auf den<br />

verschiedenen Ebenen einer Organisation muss abhängig von Aufgaben und<br />

Zuständigkeiten der Mitarbeiter eine Durchgängigkeit erzeugt werden.<br />

3. Nachhaltung<br />

Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu gehören<br />

z.B. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. Hierbei ist auf eine<br />

ständige Verbesserung der Prozesse und auf die Nachführung der<br />

Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen Wert zu legen.<br />

4. Sichere Systeme<br />

Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit<br />

und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen. Compliance<br />

beschränkt sich hier nicht nur auf die Anwendungsfunktionalität und das<br />

Dokumentenmanagement, sondern schließt den gesamten Betrieb der Lösung<br />

ein.<br />

Obwohl Compliance sehr viel mit Dokumenten und Dokumentation zu tun, gilt es bei<br />

den Anforderungen immer in Prozessen zu denken. Das Hauptproblem von<br />

Compliance ist dabei, dass die Maßnahmen zunächst einmal viel Geld und<br />

organisatorischen Aufwand kosten, ohne dass hierdurch mehr Geschäft generiert<br />

wird. Compliance ist daher den meisten ein ungeliebtes Kind. Wenn man aber sein<br />

Unternehmen konsequent und strukturiert organisiert, ist durch die Transparenz, die<br />

Nachvollziehbarkeit und die integre Verfügbarkeit von Information ein hoher<br />

qualitativer Nutzen gegeben, der sich auf längere Sicht auch betriebswirtschaftlich<br />

auszahlt.<br />

Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem<br />

Basis für die sichere Aufbewahrung von Information sind meistens elektronische<br />

Archivsysteme. Sie sind keineswegs einfach mit hierarchischem<br />

Speichermanagement gleichzusetzen, sondern zeichnen sich durch eine Reihe<br />

eigenständiger Merkmale aus. Zweck eines elektronischen Archivsystems ist es,<br />

unabhängig von Quelle, Erzeuger und späterer Nutzung Information sicher<br />

aufzubewahren und datenbankgestützt auf Anforderung wieder bereit zu stellen.<br />

Archivsysteme sind daher Dienste, die allen Anwendungen zur Verfügung stehen,<br />

die Informationen erzeugen, die langzeitig unverändert und sicher aufbewahrt<br />

werden müssen.<br />

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Thema: Compliance Topic: Status: Fertig<br />

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Compliance<br />

Elektronische Archivsysteme zeichnen sich durch folgende eigenständige Merkmale<br />

aus:<br />

• Programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig<br />

auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z.B. Listen, Container<br />

mit mehreren Objekten etc.<br />

• Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die<br />

gesuchte Information direkt zugreifen zu können<br />

• Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom<br />

gescannten Faksimile über Word-Dateien bis hin zu komplexen XML-Strukturen,<br />

Listen oder ganzen Datenbankinhalten<br />

• Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien<br />

einschließlich dem Zugriff auf Medien, die sich nicht mehr im Speichersystem<br />

direkt befinden<br />

• Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen<br />

längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann<br />

• Bereitstellung von Informationsobjekten, unabhängig von der sie ursprünglich<br />

erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Clienten und mit Übergabe an<br />

andere Programme<br />

• Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch<br />

Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis<br />

• Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Viewer zur<br />

Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende<br />

Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht<br />

• Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff<br />

und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information<br />

• Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z.B. durch<br />

Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der<br />

Informationen zu gewährleisten<br />

• Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige<br />

Anwendungen integrieren zu können<br />

• Eigenständige Widerherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent<br />

gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu<br />

können<br />

• Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und<br />

Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden<br />

können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet<br />

wurden<br />

• Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen<br />

auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die<br />

Informationsobjekte beschreibende Meta-Daten, um eine langfristige<br />

Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten<br />

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Compliance<br />

All diese Eigenschaften sollten deutlich machen, dass es nicht um hierarchisches<br />

Speichermanagement oder herkömmliche Datensicherung geht. Elektronische<br />

Archivsysteme sind eine Klasse für sich, die als nachgeordnete Dienste heute in jede<br />

IT-Infrastruktur gehören.<br />

Speichertechnologien für die Archivierung<br />

Eine wesentliche Komponente von Archiv- und Compliance-Lösungen sind die<br />

Speichersysteme zur sicheren Aufbewahrung der Daten und Dokumente. Bei den<br />

Speichertechnologien muss man heute eine Trennung zwischen der Verwaltungsund<br />

Ansteuerungssoftware einerseits und den eigentlichen Medien andererseits<br />

machen. Die Kombination unterschiedlicher Speichertechnologien für die<br />

kostengünstige und effiziente Verwaltung von Informationen ist ein wesentliches<br />

Merkmal des ILM Information Lifecycle Management Konzeptes.<br />

Für die unveränderbare Langzeitarchivierung wurden Speichertechnologien<br />

geschaffen, die nur das einmalige Beschreiben erlauben. Dieses Verfahren nennt<br />

man WORM: „Write Once, Read Many“. Ursprünglich wurde dieser Begriff nur für<br />

digital-optische Speichertechnologien verwendet. Die Speichermedien selbst waren<br />

dabei durch ihre physikalischen Eigenschaften gegen Veränderungen geschützt und<br />

boten eine wesentlich höhere Lebensdauer als die bis dahin bekannten<br />

magnetischen Medien. In diese Kategorie von Speichermedien fallen heute folgende<br />

Typen:<br />

• CD-WORM<br />

Nur einmal beschreibbare Compact Disk Medien mit ca. 650 MegaByte<br />

Speicherkapazität. Die Speicheroberfläche im Medium wird beim Schreiben<br />

irreversibel verändert. CD-Medien sind durch die ISO 9660 standardisiert und<br />

kostengünstig. Die Qualität mancher billiger Medien ist aber für eine<br />

Langzeitarchivierung als nicht ausreichend zu erachten. Für Laufwerke und<br />

Medien gibt es zahlreiche Anbieter. Die Ansteuerung der Laufwerke wird von den<br />

Betriebssystemen direkt unterstützt.<br />

• DVD-WORM<br />

Ähnlich wie die CD wird bei der DVD die Speicheroberfläche irreversibel im<br />

Medium verändert. DVD sind derzeit noch nicht einheitlich genormt und bieten<br />

unterschiedliche Speicherkapazitäten zwischen 4 und 12 GigaByte. Beim Einsatz<br />

für die Archivierung ist daher darauf zu achten, das Laufwerk und Medien den<br />

Anforderungen der langzeitigen Verfügbarkeit gerecht werden. Es gibt auch hier<br />

zahlreiche Anbieter und die meisten Laufwerke werden auch direkt von den<br />

gängigen Betriebssystemen unterstützt.<br />

• 5¼“ WORM<br />

Bei diesen Medien und Laufwerken handelt es sich um die traditionelle<br />

Technologie, die speziell für die elektronische Archivierung entwickelt wurde. Die<br />

Medien befinden sich in einer Schutzhülle und sind daher gegen Umwelteinflüsse<br />

besser gesichert, als CD und DVD, die für den Consumer-Markt entwickelt<br />

wurden. Die Medien werden mit einem Laser beschrieben und bieten eine<br />

äußerst hohe Verfälschungssicherheit. Der derzeitige Stand der Technik sind so<br />

genannte UDO-Medien, die einen blauen Laser verwenden und eine<br />

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Compliance<br />

Speicherkapazität von 50 GigaByte bieten. Zukünftig ist mit noch deutlich<br />

höheren Kapazitäten je Medium zu rechnen. Solche Laufwerke und Medien<br />

werden von Unternehmen wie Plasmon und HP angeboten. Nachteilig ist, dass<br />

Medien der vorangegangenen Generationen von 5¼“-Medien in den neuen<br />

Laufwerken nicht verwendet werden können. Von diesen sind noch mehrere<br />

verschiedene Technologien am Markt verfügbar. Für den Anschluss von 5 ¼“-<br />

Laufwerken ist spezielle Treibersoftware notwendig.<br />

Für die Verwaltung und Nutzung der Medien sind so genannte Jukeboxen,<br />

Plattenwechselautomaten, gebräuchlich. Diese stellen softwaregestützt die<br />

benötigten Informationen von Medien bereit. Die Software ermöglicht es in der Regel<br />

auch, Medien mit zu verwalten, die sich nicht mehr in der Jukebox befinden und auf<br />

Anforderung manuell zugeführt werden müssen. Die Software zur Ansteuerung von<br />

Jukeboxen wird direkt in die Archivsoftware integriert, aber auch als unabhängige<br />

Ansteuerungssoftware angeboten. Zum Anschluss von Jukeboxen bedient man sich<br />

in der Regel eigener Server, die auch die Verwaltung und das Caching übernehmen.<br />

Inzwischen können solche Systeme aber auch als NAS Network Attached Storage<br />

oder integriert in SAN Storage Area Networks genutzt werden. Die Software<br />

ermöglicht dabei respektable Zugriffs- und Bereitstellungszeiten, die im Regelfall ein<br />

ausreichendes Antwortzeitverhalten garantieren. Neben diese klassischen<br />

Archivspeicher, die auf rotierenden, digital-optischen Wechselmedien basieren,<br />

treten inzwischen zwei weitere Technologien:<br />

• CAS Content Adressed Storage<br />

Hierbei handelt es sich um Festplattensysteme, die durch spezielle Software die<br />

gleichen Eigenschaften wie ein herkömmliches WORM-Medien erreichen. Ein<br />

Überschreiben oder Ändern der Information auf dem Speichersystem wird durch<br />

die Kodierung bei der Speicherung und die spezielle Adressierung verhindert. Bei<br />

diesen Speichern handelt es sich um abgeschlossene Subsysteme, die allerdings<br />

nahezu wie herkömmliche Festplattensysteme direkt in die IT-Umgebung<br />

integriert werden können. Solche Systeme sind derzeit noch relativ teuer und<br />

werden von wenigen Herstellern wie EMC (Centera) angeboten. Sie bieten<br />

Speicherkapazitäten mit hoher Performance im TeraByte-Bereich.<br />

• WORM-Tapes<br />

WORM-Tapes sind Magnetbänder, die durch mehrere kombinierte Eigenschaften<br />

ebenfalls die Anforderungen an ein herkömmliches WORM-Medium erfüllen.<br />

Hierzu gehören spezielle Bandmedien sowie geschützte Kassetten und<br />

besondere Laufwerke, die die Einmalbeschreibbarkeit sicherstellen. Besonders in<br />

Rechenzentren, in denen Bandroboter und Librarysysteme bereits vorhanden<br />

sind, stellen die WORM-Tapes eine einfach zu integrierende Komponente für die<br />

Langzeitarchivierung dar. Die vorhandene Steuersoftware kann mit den Medien<br />

umgehen und auch entsprechendes Umkopieren und Sichern automatisieren.<br />

Solche Laufwerke und Bandmedien werden z.B. von StorageTek, Sony, IBM und<br />

anderen angeboten.<br />

Besonders für größere Unternehmen und Verwaltungen mit Rechenzentren stellen<br />

Festplatten- oder WORM-Tape-Archive eine Option dar, da sie sich einfach in den<br />

laufenden Betrieb integrieren lassen.<br />

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Compliance<br />

10 Compliance-Merksätze<br />

Fassen wir das Thema Compliance unter dem Gesichtspunkt Information<br />

Management Compliance zum Schluss in einer Reihe von Merksätzen zusammen:<br />

1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheiderebene, die die<br />

Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben<br />

2. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate<br />

Governance Strategie<br />

3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine<br />

Information Policy, die die Compliance-Anforderungen und die Lösung zur<br />

Umsetzung der Anforderungen beinhaltet<br />

4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden, um<br />

wirksam zu sein<br />

5. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt,<br />

sondern ein kontinuierlicher Prozess<br />

6. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach<br />

definierten Verfahren überprüft werden<br />

7. Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme,<br />

sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit<br />

den Systemen<br />

8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive, sondern<br />

alle Systemkomponenten, in denen aufbewahrungspflichtige Daten,<br />

Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden<br />

9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen<br />

Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und<br />

Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter<br />

einzustellen.<br />

10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar<br />

verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche<br />

Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind<br />

Compliance-Anforderungen sind ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen<br />

auseinandersetzen muss, wenn es Bestand im Informationszeitalter haben will.<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

<strong>Unternehmensberatung</strong><br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

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1<br />

Was ist Compliance?<br />

Übereinstimmung mit und Erfüllung von<br />

rechtlichen und regulativen Vorgaben<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

1


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

„Übereinstimmung“<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

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• Es wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare,<br />

definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln<br />

enthalten, was zu tun ist<br />

• Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die<br />

Regeln meistens eine technische Vorgabe<br />

enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist<br />

• Es ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an<br />

einer Technologie festmachen sollten, die in ein<br />

paar Jahren schon wieder obsolet ist<br />

• „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die<br />

Vorgabe<br />

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3<br />

„Erfüllung“<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei:<br />

Einmal, das die Anforderungen in einer Lösung<br />

umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass<br />

dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion<br />

• Das Unternehmen oder die Organisation muss<br />

kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben<br />

Sorge tragen<br />

• „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein<br />

technische Lösung hinaus und beinhaltet auch<br />

organisatorische und Management-Aspekte<br />

• „Erfüllung“ ist dynamisch, ein ständig laufender,<br />

kontrollierter Prozess<br />

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4<br />

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2


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

„Rechtliche Vorgaben“<br />

• Gesetze oder behördliche Verordnungen, die<br />

bestimmte Unternehmen, Organisationen oder<br />

Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten<br />

Regelungen einzuhalten<br />

• Man kann sich nicht um die Erfüllung „drücken“,<br />

lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und<br />

Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum<br />

Potentiale von<br />

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5<br />

„Regulative Vorgaben“<br />

Warum unterscheidet man zwischen „rechtlich“ und<br />

regulativ“?<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf<br />

Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards,<br />

Codes of Best Practice von Branchen oder andere<br />

Vorgaben<br />

• Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben<br />

für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und<br />

implizite Anforderungen für andere Fälle<br />

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6<br />

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3


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Grundsätzlich<br />

• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben<br />

gelten auch in der elektronischen Welt!<br />

• Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch<br />

häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten<br />

und müssen daher adäquat abgeleitet<br />

werden<br />

Potentiale von<br />

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7<br />

Unterschiede<br />

Direkte Auswirkungen<br />

• HGB<br />

• AO / GDPdU / GOBS<br />

• Verrechnungspreisdokumentation<br />

Indirekte Auswirkungen<br />

• Basel II (für „Nicht-Banken“)<br />

• BDSG<br />

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8<br />

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4


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Regulative Vorgaben<br />

International<br />

USA<br />

Europa<br />

Deutschland<br />

ausgewählte Branchen<br />

Potentiale von<br />

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Basel II<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Mit „Basel II" ist die Neugestaltung der<br />

Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute<br />

bezeichnet<br />

• Der Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete<br />

mit der Vorlage eines Konsultationspapieres im<br />

Juni 1999 die Diskussion, die am 26.06.2004<br />

abgeschlossen wurde<br />

• Ziel von "Basel II" ist es, die Stabilität des<br />

internationalen Finanzsystems zu erhöhen<br />

• Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser<br />

erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der<br />

Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden<br />

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10<br />

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5


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Sarbanes Oxley Act von 2002<br />

TOP auf der Prioritätenliste von CIO und CEO<br />

Potentiale von<br />

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• Verabschiedet nach großen Finanz-Skandalen<br />

amerikanischer Unternehmen<br />

• Vertrauen der Anlieger wieder stärker<br />

• Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS)<br />

• Section 404: detaillierte Dokumentation jedes<br />

signifikanten Geschäftsprozesses<br />

• wie dieser initiiert, autorisiert, aufgezeichnet, durchgeführt<br />

und berichtet wird.<br />

• Fokus: Alle Kontrollprozesse rund um die<br />

Rechnungslegung.<br />

• Section 302: direkte Verantwortung des<br />

Managements eines Unternehmens<br />

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11<br />

Sarbanes-Oxley-Act (SOX oder SOA)<br />

Potentiale von<br />

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• Nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das<br />

Gesetz entworfen haben<br />

• Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an<br />

der New York Stock Exchange gelistet sind<br />

• SOX hat die Aufgabe, die Transparenz und<br />

Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch<br />

die SEC, Securities und Exchange Commission, zu<br />

verbessern<br />

• Unternehmen werden verpflichtet, u.a. ein internes<br />

Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die<br />

Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der<br />

Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen<br />

• SOX wurde als Folge von Bilanzskandalen und<br />

Unternehmenszusammenbrüchen durch die USamerikanische<br />

Legislative 2002 erlassen und stellt die<br />

bedeutendste Änderung der US-Wertpapiergesetze seit<br />

1933/34 dar<br />

12<br />

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6


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Sarbanes-Oxley-Act<br />

,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates,<br />

conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in<br />

any record, document or tangible object with intent to<br />

impede, obstruct or influence the investigation or<br />

proper administration of any matter within the<br />

jurisdiction of any department or agency of the United<br />

States or any case filed under title 11 or in relation to,<br />

or contemplation of any such matter of case, shall be<br />

fined under this title, imprisoned not more than 20<br />

years, or both."<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)<br />

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13<br />

Beispiele aus den Richtlinien der EU<br />

• E-Commerce<br />

• Elektronische Signatur<br />

• Umsatzsteuer<br />

• u.a.<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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14<br />

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7


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Compliance in Europa<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• Europa: das große, umfassende Ereignis wie der<br />

Sarbanes-Oxley Act (SOA) fehlt<br />

• Keine industrieübergreifende Fokussierung auf<br />

Compliance<br />

• Europäische Gerichte / EU diskutieren mehr<br />

Regularien, aber nichts zu SOA vergleichbares<br />

wurde implementiert<br />

• 8. Direktive setzt Standard für<br />

Bilanzierungsrichtlinien von börsennotierten<br />

Unternehmen<br />

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15<br />

Compliance als Markttrend auch in<br />

Deutschland?<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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16<br />

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8


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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Compliance in Deutschland<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung<br />

in der europäischen Gesetzgebung<br />

• Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der<br />

Europäischen Kommission in nationales Recht<br />

überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick<br />

auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu<br />

werfen<br />

• Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und<br />

zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von<br />

Anforderungen für Compliance in Deutschland<br />

entstanden<br />

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17<br />

Gesetzesgrundlagen in Deutschland<br />

Überblick (1)<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung<br />

• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977<br />

geändert 2000<br />

• BGB - Bürgerliches Gesetzbuch<br />

• 2001 Anpassung der Formvorschriften für den<br />

Rechtsgeschäftsverkehr<br />

• § 126 BGB Schriftform / Textform / elektronische Form<br />

• SigG – Signaturgesetz<br />

• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische<br />

Signaturen<br />

• 3 (+ 1) Qualitäten der elektronischen Signatur<br />

• EGG - Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz<br />

• Herkunftslandprinzip<br />

• Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen<br />

Steuergesetzgebung<br />

• Steuersenkungsgesetz von 2000<br />

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18<br />

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9


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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Gesetzesgrundlagen in Deutschland<br />

Überblick (2)<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• TDG – Teledienstegesetz<br />

• TDDSG – Teledienstedatenschutzgesetz<br />

• SGB - Sozialgesetzbuch<br />

• Elektronische Signatur beim Scannen<br />

• ZPO - Zivilprozessordnung<br />

• keine Urkundenqualität<br />

• Objekt des Augenscheins<br />

• BDSG - Bundesdatenschutzgesetz<br />

• Datenschutz<br />

• Recht auf Löschung personenbezogener Daten<br />

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19<br />

Gesetzesgrundlagen in Deutschland<br />

Überblick (3)<br />

• IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz<br />

• Daten- und Dokumentenaustausch<br />

• Elektronische Signatur (siehe SigG)<br />

• Betr.VerfG - Betriebsverfassungsgesetz<br />

• Unterweisungsrecht<br />

• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates<br />

• VwVfG – Verwaltungsverfahrensgesetz<br />

• 3. Änderungsgesetz mit Verankerung der elektronischen<br />

Signatur in zahlreichen Bereichen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrens-rechtlicher<br />

Vorschriften<br />

Ohne Anspruch auf Vollständigkeit !<br />

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20<br />

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10


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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Verordnungen und Umsetzungsrichtlinien<br />

Überblick<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• GoBS<br />

• Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter<br />

Buchführungssysteme<br />

• GDPdU<br />

• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler<br />

Unterlagen<br />

• SiGV<br />

• Signaturverordnung<br />

• SRVwV<br />

• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das<br />

Rechnungswesen in der Sozialversicherung<br />

• u.a.<br />

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21<br />

HGB Handelsgesetzbuch<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Die §§ 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen<br />

Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen<br />

Dokumenten – unabhängig davon, ob in Papier oder in<br />

elektronischer Form<br />

• Die grundsätzlichen Anforderungen lassen sich wie folgt<br />

zusammenfassen:<br />

• Ordnungsmäßigkeit<br />

• Vollständigkeit<br />

• Sicherheit des Gesamtverfahrens<br />

• Schutz vor Veränderung und Verfälschung<br />

• Sicherung vor Verlust<br />

• Nutzung nur durch Berechtigte<br />

• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen<br />

• Dokumentation des Verfahrens<br />

• Nachvollziehbarkeit<br />

• Prüfbarkeit<br />

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22<br />

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11


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

AO Abgabenordnung<br />

Aufbewahrungsform und -fristen<br />

In der Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 AO sind die<br />

Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfung von<br />

kaufmännischen Dokumenten aufgeführt.<br />

Potentiale von<br />

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Papierform<br />

• Papierform nur für Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse<br />

vorgeschrieben<br />

• Elektronische Aufbewahrung muss GoB entsprechen<br />

Aufbewahrungsfristen<br />

• 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse,<br />

Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen<br />

und Organisationsunterlagen hierzu<br />

• 10 Jahre für Buchhaltungsbelege<br />

• 6 Jahre für Handels- oder Geschäftsbriefe<br />

• Wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist<br />

auch längere Aufbewahrungsfristen möglich<br />

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23<br />

AO Abgabenordnung<br />

Aufbewahrungspflicht der Daten<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• Die Änderungen in der AO führten zur digitalen<br />

Steuerprüfung, die in den GDPdU beschrieben ist.<br />

• Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten<br />

jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht<br />

werden und maschinell ausgewertet werden können<br />

• Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die<br />

Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das<br />

System zur Prüfung zu nutzen<br />

• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf<br />

Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt<br />

werden<br />

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24<br />

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12


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer<br />

DV-gestützter Buchführungssysteme<br />

Potentiale von<br />

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• Die GoBS besteht aus einem BMF-Schreiben und einer<br />

Ausarbeitung der AWV, die im Bundessteuerblatt Teil 1 vom<br />

14.12.1995 veröffentlicht wurde<br />

• Die Anforderungen gelten nicht nur für Buchführungssysteme<br />

sondern sind auch für Dokumenten-Management und<br />

elektronische Archivsysteme anzuwenden<br />

• In der GoBS ist im Detail geregelt:<br />

• wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen<br />

Daten umgegangen werden muss,<br />

• wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss,<br />

• welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von<br />

elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen<br />

bestehen,<br />

• dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen<br />

ist,<br />

• etc.<br />

25<br />

GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer<br />

DV-gestützter Buchführungssysteme<br />

• Die GoBS sind daher von grundlegenderer<br />

Bedeutung für das Thema Archivierung als die<br />

GDPdU.<br />

• Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die<br />

Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten<br />

dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen<br />

Aufbewahrung.<br />

• Die GoBS sind in der GDPdU als maßgebliches<br />

Dokument referenziert.<br />

Potentiale von<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

GDPdU<br />

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Was heißt GDPdU ?<br />

„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit<br />

digitaler Unterlagen“<br />

• Umfeld<br />

• Buchhaltungsdaten<br />

• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und<br />

Dokumente<br />

• Gültigkeit<br />

• Brief vom BMF 16.07.2001<br />

• Umzusetzen ab 01.01.2002<br />

• Übergangsregelungen abgelaufen<br />

• Herkunft<br />

• Steuerreform (StSenkG)<br />

• HGB AO<br />

27<br />

Gesetz zur Kontrolle und Transparenz<br />

im Unternehmensbereich (KonTraG)<br />

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• Im Mai 1998 verabschiedete Gesetz zur Kontrolle<br />

und Transparenz im Unternehmensbereich im<br />

BGBl<br />

• Ziel des KonTraG sind die Verbesserung der Arbeit<br />

des Aufsichtsrates, die Erhöhung der Transparenz,<br />

die Stärkung der Kontrolle durch die<br />

Hauptversammlung, der Abbau von<br />

Stimmrechtsdifferenzierungen, die Zulassung<br />

moderner Finanzierungs- und<br />

Vergütungsinstrumente, die Verbesserung der<br />

Qualität der Abschlußprüfung und der<br />

Zusammenarbeit von Abschlußprüfer und<br />

Aufsichtsrat sowie die kritische Prüfung des<br />

Beteiligungsbesitzes von Kreditinstituten<br />

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28<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Verrechnungspreisdokumentation<br />

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• Verordnung zu Art, Inhalt und Umfang von<br />

Aufzeichnungen im Sinne des §90 Abs. 3 der<br />

Abgabenordnung (AO)<br />

• Sie legt fest, welche Unterlagen und<br />

Dokumentationen zu erstellen sind, wenn<br />

Leistungen mit "nahestehenden Personen"<br />

verrechnet werden<br />

• Inhalt, Art und Umfang der<br />

Dokumentationspflichten werden durch eine<br />

Rechtsverordnung (GAufzV) näher bestimmt, die<br />

mit Rückwirkung zum 30. Juni 2003 in Kraft<br />

getreten ist.<br />

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29<br />

BGB Bürgerliches Gesetzbuch<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Durch das „Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften<br />

des Privatrechts und anderer Vorschriften<br />

an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom<br />

3.7.2001 werden in den §§ 126, 127 BGB<br />

elektronische Dokumente rechtlich anerkannt:<br />

• Die schriftliche Form kann nach § 126 (3) BGB durch die<br />

elektronische Form ersetzt werden<br />

• In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur<br />

verankert, die verwendet werden muss, um eine<br />

Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form<br />

zu erreichen.<br />

• In § 127b BGB wird auch die vereinbarte Form für die<br />

Verwendung elektronischer Dokumente und<br />

Übertragungsformen geöffnet<br />

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30<br />

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15


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Bürgerliches Gesetzbuch<br />

BGB<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• §§126a, 126b, 127 – Schriftform / Textform<br />

• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Archivierung<br />

• Änderung von Schriftform in elektronische Form<br />

und Textform. Gleichstellung elektronischer<br />

Dokumente<br />

• Rechtsfolge: Der Empfänger eines elektronischen<br />

Dokuments kann sich auf die Vermutung der<br />

Echtheit berufen. Der Schlüsselinhaber haftet<br />

dafür, dass unberechtigte <strong>Dr</strong>itte die eigene<br />

Chipkarte missbraucht haben<br />

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31<br />

Bürgerliches Gesetzbuch<br />

BGB<br />

Ausnahmen von der elektronischen Form:<br />

• Verbraucherschutz<br />

• Kündigung, Beendigung, Befristung eines<br />

Arbeitsverhältnisses<br />

• Zeugnis<br />

• Bürgschaftserklärung<br />

• Schuldversprechen<br />

• Schuldanerkenntnis<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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32<br />

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16


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

BGB Bürgerliches Gesetzbuch<br />

• Die Änderungen des BGB sind von grundlegender<br />

Natur für alle elektronischen Dokumente!<br />

• Die Einführung der elektronischen Form betrifft alle<br />

Rechtsbereiche und zog eine Vielzahl von<br />

Gesetzesänderungen und Änderungen von<br />

Formvorschriften nach sich.<br />

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33<br />

Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz<br />

EGG<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• In Kraft seit 20.12.2001<br />

• Herkunftslandprinzip<br />

• Unternehmen müssen sich in die Rechtsordnungen<br />

anderer EU-Staaten einarbeiten<br />

• Negativ unter Verbraucherschutzgesichtspunkten:<br />

Massive Auswirkungen auf das deutsche Wettbewerbsund<br />

Werberecht (z.B. Streichung von Zugabeverordnung<br />

oder Rabattgesetz)<br />

• Revisionssichere Protokollierung von<br />

Geschäftstransaktionen:<br />

„Elektronischer Poststempel“<br />

bei B2B-Transaktionen<br />

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34<br />

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17


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Teledienste<br />

TDG & TDDSG<br />

Potentiale von<br />

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Teledienstegesetz (TDG)<br />

• Angebot von Produkten und Dienstleistungen auf einer<br />

Homepage<br />

• Unterscheidung zwischen Content Provider, Service Provider<br />

und Access Provider<br />

• Hauptpflicht: Der vereinbarte Teledienst<br />

• Nebenpflicht: Störungsfreie Übermittlung<br />

Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG)<br />

• Grundsatz der Datenvermeidung: Es sind so wenig<br />

personengebundenen Daten wie möglich zu erheben und zu<br />

speichern<br />

• Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten<br />

• Kostenfreies Recht die gespeicherten Informationen auch<br />

elektronisch einsehen zu können<br />

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35<br />

Zivilprozessordnung<br />

ZPO<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• § 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende<br />

Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt<br />

als sogenannter Beweis des ersten Anscheins<br />

• Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von<br />

Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass<br />

die Erklärung mit dem Willen des<br />

Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde<br />

• Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze:<br />

Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift<br />

muss ein voller Beweis erbracht werden<br />

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36<br />

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18


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Zivilprozessordnung<br />

ZPO<br />

• Nach § 286 unterliegen elektronische Dokumente<br />

der freien Beweiswürdigung.<br />

• Das Prozessrisiko wird durch die elektronische<br />

Unterschrift reduziert ...<br />

• und zusätzlich durch die Verwendung akkreditierter<br />

Signaturen als öffentliches Gütesiegel abgesichert<br />

Potentiale von<br />

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37<br />

Bundesdatenschutzgesetz<br />

BDSG<br />

• Datenschutz<br />

• Löschung und Sperrung von Daten<br />

• Recht auf Löschung personengebundener Daten<br />

• In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter<br />

Informationen in elektronischen Personalakten<br />

sollte vermieden oder die Daten redundant<br />

gespeichert werden, um Zugriff von Prüfern auf<br />

persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden<br />

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38<br />

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Betriebsverfassungsgesetz<br />

BetrVerfG<br />

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• §81 Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des<br />

Arbeitgebers<br />

(1) Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über<br />

dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die<br />

Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den<br />

Arbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten.<br />

• §91 Mitbestimmungsrecht<br />

Werden die Arbeitnehmer durch Änderung der<br />

Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der<br />

Arbeitsumgebung ... in besonderer Weise belastet,<br />

so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen<br />

zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der<br />

Belastung verlangen.<br />

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39<br />

SRVwV<br />

Potentiale von<br />

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• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das<br />

Rechnungswesen in der Sozialversicherung<br />

• Letzte Änderung 06.08.1999<br />

• § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten<br />

• Elektronische Signatur<br />

• Bildliche Wiedergabe<br />

• § 36 (2) Aufbewahrung von Daten<br />

• Ursprünglicher Inhalt unveränderbar<br />

• Maschinell verwendbare Datenträger<br />

• § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte<br />

Dokumente<br />

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40<br />

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20


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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Verwaltungs- und Verfahrensrechtliche<br />

Vorschriften<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• „<strong>Dr</strong>ittes Gesetz zur Änderung<br />

verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften“ vom<br />

27. August 2002<br />

• Amtliche Papiere können nun auch elektronisch<br />

unterschieben werden<br />

• Der Bürger hat die Wahl zwischen „Kugelschreiber<br />

und elektronischer Signatur“<br />

• Notwendigkeit von Anpassungen durch die<br />

Landesregierungen<br />

• Die technischen Voraussetzungen fehlen weiterhin!<br />

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41<br />

3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher<br />

Vorschriften<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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42<br />

• Verwaltungsverfahrensgesetz / §§ 3, 15, 23, 33, 37, 39, 41, 42, 44, 45, 61, 69, 71, 101 / besonders Ersatz oder Ergänzung der Schriftform mit<br />

elektronischen Dokumenten, Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur /<br />

• Sozialgesetzbuch, 10. Buch / §§ 13, 14, 19, 21, 29, 33, 35, 38, 40, 60 / besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer<br />

Nutzung auch als Beglaubigung /<br />

• Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten<br />

elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern: / - Staatsangehörigengesetz / - Bundesministergesetz / -<br />

Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / - Bundesbeamtengesetz / - Bundesreisekostengesetz / - Bundesumzugskostengesetz / -<br />

Bundesdatenschutzgesetz / - Passgesetz / - Personenstandsgesetz / - Vereinsgesetz / - Bundesstatistikgesetz / - Gesetz über die Änderung von /<br />

Familiennamen und Vornamen / - Verordnung zur Ausführung des / Personenstandsgesetz / - Verordnung zur Regelung des öffentlichen Vereinrechts<br />

(Vereinsgesetz) / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und Festlegungen, welche Dokumente<br />

nicht in elektronischer Form akzeptiert werden /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen /<br />

Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit<br />

Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Finanzen: / - Grunderwerbsteuergesetz / - Erbschaftssteuer- und<br />

Schenkungssteuergesetz / - Versicherungssteuergesetz 1996 / - Kraftfahrzeugsteuergesetz 1994 / - Feuerschutzsteuergesetz / - Kreditwesengesetz / -<br />

Auslandinvestment-Gesetz / - Gesetz über Bausparkassen / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung / - Ausführungen zum Rennwett- und /<br />

Lotteriegesetz / - Kraftfahrzeugsteuer-Durchführungsverordnung / Eher geringfügige Anpassungen und Ergänzungen zu schriftlichen Anträgen,<br />

Auskünften etc. sowie teilweiser Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / -<br />

Außenwirtschaftsverordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft: / - Weingesetz / - Wein-<br />

Vergünstigungsverordnung / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Pflanzenbeschauverordnung / -<br />

Psittakose-Verordnung / - Fischseuchen-Verordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung: / - Sozialgesetzbuch, Viertes Buch / Zahlreiche Änderungen<br />

zur elektronischen Form, Aufbewahrung von Unterlagen und qualifizierten Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, Siebtes Buch /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / -<br />

Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / - Verordnung<br />

über die Zuständigkeit für / die Verfolgung und Ahndung von / Ordnungswidrigkeiten nach dem / Gesetz über Schifferdienstbücher / -<br />

Verordnung über Seefunkzeugnisse / - Schiffsmechaniker-Ausbildungsverordnung / - Verordnung über die Seediensttauglichkeit / - Verordnung über die<br />

Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung / - Schiffsvermessungsverordnung / Hier geht es meistens um die<br />

Ausschlüsse der elektronischen Form. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Verteidigung / - Wehrpflichtgesetz / - Soldatengesetz / - Soldatenversorgungsgesetz /<br />

Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Ausschlusskriterien, wo die elektronische Form nicht benutzt werden darf. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend: / - Zivildienstgesetz / Die elektronische Form<br />

wird in einem § eingefügt. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit: / - Bundes-Immissionsschutzgesetz / -<br />

Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz / - Atomgesetz / - Atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfungs-Verordnung / mit Einführung der elektronischen<br />

Kommunikation aber auch vielen Ausschlüssen der elektronischen Form. /<br />

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21


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher<br />

Vorschriften<br />

Potentiale von<br />

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43<br />

• Verwaltungsverfahrensgesetz / §§ 3, 15, 23, 33, 37, 39, 41, 42, 44, 45, 61, 69, 71, 101 / besonders Ersatz oder Ergänzung der Schriftform mit<br />

elektronischen Dokumenten, Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur /<br />

• Sozialgesetzbuch, 10. Buch / §§ 13, 14, 19, 21, 29, 33, 35, 38, 40, 60 / besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer<br />

Nutzung auch als Beglaubigung /<br />

• Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten<br />

elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern: / - Staatsangehörigengesetz / - Bundesministergesetz / -<br />

•Abgabenordnung Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / §§ 80, / -87, Bundesbeamtengesetz 93, 119, / - Bundesreisekostengesetz 121, 122, / - Bundesumzugskostengesetz 123, 125, / -<br />

Bundesdatenschutzgesetz / - Passgesetz / - Personenstandsgesetz / - Vereinsgesetz / - Bundesstatistikgesetz / - Gesetz über die Änderung von /<br />

Familiennamen und Vornamen / - Verordnung zur Ausführung des / Personenstandsgesetz / - Verordnung zur Regelung des öffentlichen Vereinrechts<br />

129, (Vereinsgesetz) 150, / 224, Zahlreiche Einzelparagraphen, 244, 309, besonders 324, mit Verankerung 356, der neuen 366 Schriftform / nach Besonders<br />

BGB und Festlegungen, welche Dokumente<br />

nicht in elektronischer Form akzeptiert werden /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen /<br />

Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit<br />

Verankerung der neuen Schriftform der nach qualifizierten BGB und der elektronischen elektronischen Signatur / Signatur und<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Finanzen: / - Grunderwerbsteuergesetz / - Erbschaftssteuer- und<br />

Schenkungssteuergesetz / - Versicherungssteuergesetz 1996 / - Kraftfahrzeugsteuergesetz 1994 / - Feuerschutzsteuergesetz / - Kreditwesengesetz / -<br />

ihrer Auslandinvestment-Gesetz Nutzung / -auch Gesetz über Bausparkassen als Beglaubigung; / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung Regelungen / - Ausführungen zum zur Rennwett- und /<br />

Lotteriegesetz / - Kraftfahrzeugsteuer-Durchführungsverordnung / Eher geringfügige Anpassungen und Ergänzungen zu schriftlichen Anträgen,<br />

Auskünften etc. sowie teilweiser Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / -<br />

Anerkennung Außenwirtschaftsverordnung elektronischer / Hier geht es eher um die Ausschlüsse Dokumente der elektronischen Form. / im Rechtsstreit<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft: / - Weingesetz / - Wein-<br />

Vergünstigungsverordnung / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Pflanzenbeschauverordnung / -<br />

Psittakose-Verordnung / - Fischseuchen-Verordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung: / - Sozialgesetzbuch, Viertes Buch / Zahlreiche Änderungen<br />

zur elektronischen Form, Aufbewahrung von Unterlagen und qualifizierten Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, Siebtes Buch /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / -<br />

Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / - Verordnung<br />

über die Zuständigkeit für / die Verfolgung und Ahndung von / Ordnungswidrigkeiten nach dem / Gesetz über Schifferdienstbücher / -<br />

Verordnung über Seefunkzeugnisse / - Schiffsmechaniker-Ausbildungsverordnung / - Verordnung über die Seediensttauglichkeit / - Verordnung über die<br />

Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung / - Schiffsvermessungsverordnung / Hier geht es meistens um die<br />

Ausschlüsse der elektronischen Form. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Verteidigung / - Wehrpflichtgesetz / - Soldatengesetz / - Soldatenversorgungsgesetz /<br />

Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Ausschlusskriterien, wo die elektronische Form nicht benutzt werden darf. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend: / - Zivildienstgesetz / Die elektronische Form<br />

wird in einem § eingefügt. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit: / - Bundes-Immissionsschutzgesetz / -<br />

Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz / - Atomgesetz / - Atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfungs-Verordnung / mit Einführung der elektronischen<br />

Kommunikation aber auch vielen Ausschlüssen der elektronischen Form. /<br />

3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher<br />

Vorschriften<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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44<br />

• Verwaltungsverfahrensgesetz / §§ 3, 15, 23, 33, 37, 39, 41, 42, 44, 45, 61, 69, 71, 101 / besonders Ersatz oder Ergänzung der Schriftform mit<br />

elektronischen Dokumenten, Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur /<br />

• Sozialgesetzbuch, 10. Buch / §§ 13, 14, 19, 21, 29, 33, 35, 38, 40, 60 / besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer<br />

Nutzung auch als Beglaubigung /<br />

• Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten<br />

elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern: / - Staatsangehörigengesetz / - Bundesministergesetz / -<br />

Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / - Bundesbeamtengesetz / - Bundesreisekostengesetz / - Bundesumzugskostengesetz / -<br />

Bundesdatenschutzgesetz / - Passgesetz / - Personenstandsgesetz / - Vereinsgesetz / - Bundesstatistikgesetz / - Gesetz über die Änderung von /<br />

Familiennamen und Vornamen / - Verordnung zur Ausführung des / Personenstandsgesetz / - Verordnung zur Regelung des öffentlichen Vereinrechts<br />

(Vereinsgesetz) / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und Festlegungen, welche Dokumente<br />

nicht in elektronischer Form akzeptiert werden /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen /<br />

Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit<br />

Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Finanzen: / - Grunderwerbsteuergesetz / - Erbschaftssteuer- und<br />

Schenkungssteuergesetz / - Versicherungssteuergesetz 1996 / - Kraftfahrzeugsteuergesetz 1994 / - Feuerschutzsteuergesetz / - Kreditwesengesetz / -<br />

Auslandinvestment-Gesetz / - Gesetz über Bausparkassen / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung / - Ausführungen zum Rennwett- und /<br />

Lotteriegesetz / - Kraftfahrzeugsteuer-Durchführungsverordnung / Eher geringfügige Anpassungen und Ergänzungen zu schriftlichen Anträgen,<br />

Auskünften etc. sowie teilweiser Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur /<br />

• im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / -<br />

Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der<br />

Außenwirtschaftsverordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft: / - Weingesetz / - Wein-<br />

Justiz: Vergünstigungsverordnung / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Einführungsgesetz / - Pflanzenbeschauverordnung zum / -<br />

Psittakose-Verordnung / - Fischseuchen-Verordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung: / - Sozialgesetzbuch, Viertes Buch / Zahlreiche Änderungen<br />

Bürgerlichen<br />

zur elektronischen Form,<br />

/<br />

Aufbewahrung<br />

Gesetzbuch<br />

von Unterlagen und<br />

/<br />

qualifizierten<br />

- Bodensonderungsgesetz<br />

Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch,<br />

/ -<br />

Siebtes Buch /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / -<br />

Investitionsvorranggesetz Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Grundstückverkehrsordnung / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / Zahlreiche / - Verordnung<br />

über die Zuständigkeit für / die Verfolgung und Ahndung von / Ordnungswidrigkeiten nach dem / Gesetz über Schifferdienstbücher / -<br />

Verordnung über Seefunkzeugnisse / - Schiffsmechaniker-Ausbildungsverordnung / - Verordnung über die Seediensttauglichkeit / - Verordnung über die<br />

Einzelparagraphen, Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen besonders / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung mit Verankerung / - Schiffsvermessungsverordnung der neuen / Hier Schriftform<br />

geht es meistens um die<br />

Ausschlüsse der elektronischen Form. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Verteidigung / - Wehrpflichtgesetz / - Soldatengesetz / - Soldatenversorgungsgesetz /<br />

nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur<br />

Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Ausschlusskriterien, wo die elektronische Form nicht benutzt werden darf. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend: / - Zivildienstgesetz / Die elektronische Form<br />

wird in einem § eingefügt. /<br />

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit: / - Bundes-Immissionsschutzgesetz / -<br />

Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz / - Atomgesetz / - Atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfungs-Verordnung / mit Einführung der elektronischen<br />

Kommunikation aber auch vielen Ausschlüssen der elektronischen Form. /<br />

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22


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Elektronische Signatur<br />

Potentiale von<br />

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Signaturgesetz<br />

SigG<br />

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• Modellgesetz von 1997<br />

• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische<br />

Signaturen<br />

• Elektronische Dokumente sind rechtskräftig und revisionssicher<br />

zu speichern. Umsetzung durch alle Mitgliedsstaaten<br />

• § 11 I: Anbieterhaftung bei Verletzung der Anforderungen<br />

nach SigG oder SigV oder Versagen der Produkte für<br />

qualifizierte elektronische Signaturen oder sonstige<br />

elektronische Sicherheitseinrichtungen<br />

• § 11 II: Haftung entfällt nur dann, wenn der Anbieter beweisen<br />

kann, dass er nicht schuldhaft gehandelt hat. Haftung für<br />

Leistungen von Subunternehmern<br />

• § 11 III: Möglichkeit einer Haftungseinschränkung<br />

• Mindestdeckungsvorsorge von 250.000€. Haftung für<br />

Vermögensschäden durch fehlerhafte Zertifizierung<br />

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46<br />

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23


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

SigG Signaturgesetz<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Die Grundlage des aktuellen Signaturgesetzes ist die RLES<br />

Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen. In 2004<br />

ist eine Vereinheitlichung der technischen Standards geplant.<br />

• Es gibt drei Formen mit unterschiedlicher Qualität der<br />

elektronischen Signatur:<br />

• Einfache elektronische Signaturen<br />

• Fortgeschrittene elektronische Signaturen<br />

• Qualifizierte elektronische Signaturen<br />

• In Deutschland gilt im offiziellen Rechtsverkehr die<br />

qualifizierte elektronische Signatur, die zu dem eine<br />

Anbieterakkreditierung aufweisen muss.<br />

• Elektronisch signierte Dokumente existieren rechtskräftig nur<br />

in elektronischer Form und sind daher elektronisch sicher zu<br />

speichern.<br />

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47<br />

Signaturverordnung<br />

SigV<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Seit Oktober 2001<br />

• Qualifizierte Signaturen<br />

• Registrierung vs. Akkreditierung: Freiwilligkeit eingeschränkt<br />

• Um Ausführungen im Hinblick auf die elektronische<br />

Archivierung ergänzt: Aufbewahrung zwischen 5 und 30<br />

Jahren nach Unwirksamwerden eines Zertifikats<br />

• § 12 Abs. 2 und § 16 Abs. 6: Die Regulierungsbehörde führt<br />

einen Katalog mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen für<br />

Zertifizierungsstellen. Beachtung der Zertifizierungsstellen für<br />

Sicherheitskonzepte und die eingesetzte technische<br />

Komponenten<br />

• Übergreifende Neusignierung veralteter Daten: Neue<br />

Datenorganisation<br />

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48<br />

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24


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

SigÄndG (1)<br />

• Gesetzentwurf zur Änderung des Signaturgesetzes<br />

(<strong>Dr</strong>s. 15/3417, 15/4172)<br />

• Am 12.11. 2004 in 2./3. Lesung beschlossen<br />

• Soll der Behebung von Rechtsfragen dienen, die<br />

bei der Anwendung des Signaturgesetzes<br />

aufgetreten sind<br />

Potentiale von<br />

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49<br />

SigÄndG (2)<br />

Die wesentlichsten Änderungen des Gesetzes sind:<br />

• die Anpassung der Definition der „fortgeschrittenen<br />

Signatur“ an den EG-Richtlinientext<br />

• die Klarstellung, dass die Verpflichtung zur Erteilung<br />

eines Pseudonyms vertraglich ausgeschlossen werden<br />

kann<br />

• die Klarstellung, dass für die Unterrichtung nach<br />

§ 6 SigG die Textform ausreicht<br />

Potentiale von<br />

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• die Klarstellung, dass der Katalog der im Gesetz<br />

geregelten Sperrgründe vertraglich erweitert werden kann<br />

• die Anpassung der Regelung zur Aufdeckung von<br />

Pseudonymen an die Erfahrungen im Gesetzesvollzug<br />

50<br />

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25


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

SigÄndG (3)<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• Zusätzlich wurden die Voraussetzungen für eine<br />

zügige Beantragung und Ausgabe von<br />

Signaturkarten mit qualifizierten elektronischen<br />

Signaturen im elektronischen Verfahren geschaffen<br />

• Mit In-Kraft-Treten des Gesetzes können die im<br />

Wirtschaftsleben bereits seit langem eingeführten<br />

und bewährten Verfahrensprozesse, z. B. bei der<br />

Registrierung und Ausgabe von EC-, Bankkundenoder<br />

Versicherungskarten, auch für die Ausgabe<br />

von Signaturkarten mit qualifiziertenelektronischen<br />

Zertifikaten genutzt werden<br />

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51<br />

Elektronisch signierte Dokumente<br />

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur<br />

entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem<br />

manuell unterzeichneten Papierdokument im<br />

Prinzip gleichwertig ist.<br />

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die<br />

Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität<br />

des Unterzeichers.<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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52<br />

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26


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Elektronische Signatur<br />

Eine elektronische Signatur entspricht...<br />

„Daten in elektronischer Form, die anderen<br />

elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit<br />

ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung<br />

dienen“<br />

§2 SigG<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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53<br />

Elektronische Signatur<br />

Ziele<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Berufsrechtlich:<br />

• Verschwiegenheitsgrundsatz<br />

• Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit<br />

• Verschlüsselung<br />

Berufsständisch<br />

• Herkunftsnachweis (Authentizität)<br />

• Unverfälschtheit und Vollständigkeit (Integrität)<br />

• Rechtsverbindlichkeit<br />

• Elektronische Signatur<br />

• Eindeutige Identifizierung<br />

• Legitimationsprüfung<br />

• Elektronische Zertifikate<br />

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54<br />

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27


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Elektronische Signatur<br />

Rechtssituation<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Papierwelt:<br />

• Willenserklärung und Unterschrift (Körperlicher<br />

Gegenstand)<br />

• Weitere Angaben z.B. Angaben nach GmbHG<br />

• Traditionelle national gesetzliche Lösung<br />

Elektronische Welt:<br />

• Textform vs. elektronische Form<br />

• Willenserklärung in elektronischer Form und<br />

qualifizierte elektronische Signatur (keine Urkunde<br />

aber Augenscheinsbeweis)<br />

• Übergangsphase gesetzlicher Regelungen<br />

• Harmonisierung europäischer und internationaler<br />

Vorgaben<br />

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55<br />

Elektronische Signatur<br />

Elektronische Zertifikate<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Papierwelt:<br />

• Personalausweis<br />

• Reisepass<br />

• Passfoto<br />

• Körperliche Merkmale<br />

• Einwohnermeldeamt<br />

Elektronische Welt:<br />

• SmartCard<br />

• Zertifizierte Schlüssel<br />

• Vertrauenswürdige <strong>Dr</strong>itte<br />

• Trusted Third Party, Trustcenter<br />

• Zertifizierungsstelle<br />

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56<br />

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28


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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57<br />

Elektronische Signatur<br />

• Elektr. Signatur:<br />

• einfache gescannte Unterschriften<br />

• Email-Footer<br />

• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren<br />

• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“<br />

• Fortgeschrittene elektr. Signatur<br />

• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den<br />

"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die<br />

die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem<br />

angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden<br />

• Bestätigen die Authentizität des Absenders<br />

• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer<br />

Qualität<br />

• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den<br />

rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und<br />

verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die<br />

Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit<br />

• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen<br />

Signaturgesetzes. „Rechtssichere“ Signaturen<br />

Elektronische Signatur<br />

Akkreditierte qualifizierte elek. Signatur<br />

• Bereitstellung der PKI durch einen Trustcenter, der<br />

sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung<br />

unterzogen hat.<br />

• Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des<br />

Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des<br />

Gesetzes und der SigV nach<br />

• Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der<br />

Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit<br />

erbracht.<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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58<br />

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29


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Elektronische Signatur<br />

Gesetzliche Entwicklungen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Europäische Signaturrichtlinie 19.01.2000<br />

• Novelliertes Signaturgesetz 22.05.2001, löst Version<br />

vom 01.08.1997 ab<br />

• Elektronische Form Neuer §126a BGB, Beweisregel<br />

§292a ZPO<br />

• Elektronische Form im öffentlichen Recht Neuer §3a<br />

VerwVerfG<br />

• Artikelgesetz Geplant VerwVerfG, AO, FGO<br />

• Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen<br />

StÄndG 2001: §14 Abs.4 UStG<br />

• Sozialgesetzgebung<br />

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59<br />

Elektronische Signatur<br />

Deutsches Signatur Gesetz (SigG)<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten<br />

elektronischen Signatur<br />

• Auswirkungen des geänderten SigG:<br />

• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-<br />

Genehmigung für den Betrieb durch die<br />

Regulierungsbehörde<br />

• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte<br />

Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)<br />

• Protokollierung der Zertifikaterstellung<br />

• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters<br />

• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das<br />

Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen<br />

zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle<br />

archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muss<br />

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60<br />

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30


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Elektronische Signatur<br />

Funktionsweise / Absender<br />

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf<br />

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk<br />

gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg<br />

gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi<br />

opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p<br />

o4ipoi4poti5pot4potiiipo<br />

itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr<br />

iop3u4i6upoupo io<br />

43otip342top34 3<br />

3<br />

46t3434t432pt u34oiuio3t4<br />

4t432tpoiuopu e35porpof<br />

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf<br />

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk<br />

gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg<br />

gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi<br />

opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p<br />

o4ipoi4poti5pot4potiiipo<br />

itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr<br />

iop3u4i6upoupo io<br />

43otip342top34 3<br />

3<br />

46t3434t432pt u34oiuio3t4<br />

4t432tpoiuopu e35porpof<br />

AB15Gf7889436<br />

Prüfsumme<br />

Dokument<br />

Inhalt<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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61<br />

Elektronische Signatur<br />

Funktionsweise / Absender<br />

AB15Gf7889436<br />

Prüfsumme<br />

Signatur<br />

privater Schlüssel<br />

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf<br />

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk<br />

gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg<br />

gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi<br />

opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p<br />

o4ipoi4poti5pot4potiiipo<br />

itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr<br />

iop3u4i6upoupo io<br />

43otip342top34 3<br />

3<br />

46t3434t432pt u34oiuio3t4<br />

4t432tpoiuopu e35porpof<br />

-----------------------------------------------------<br />

XXXXXXXXXXXX<br />

-----------------------------------------------------<br />

Elektr. Versand<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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62<br />

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31


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Elektronische Signatur<br />

Funktionsweise / Empfänger<br />

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf<br />

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk<br />

gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg<br />

gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi<br />

opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p<br />

o4ipoi4poti5pot4potiiipo<br />

itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr<br />

iop3u4i6upoupo io<br />

Entschlüsselung der Prüfsumme<br />

Vom Trustcenter:<br />

• Öffentlicher Schlüssel<br />

• Zertifikat (Authentizität)<br />

43otip342top34 3<br />

3<br />

46t3434t432pt u34oiuio3t4<br />

4t432tpoiuopu e35porpof<br />

-----------------------------------------------------<br />

XXXXXXXXXXXX<br />

-----------------------------------------------------<br />

-----------------------------------------------------<br />

XXXXXXXXXXXX<br />

-----------------------------------------------------<br />

AB15Gf7889436<br />

Prüfsumme<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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63<br />

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf<br />

kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk<br />

gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg<br />

gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi<br />

opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p<br />

o4ipoi4poti5pot4potiiipo<br />

itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr<br />

iop3u4i6upoupo io<br />

43otip342top34 3<br />

3<br />

46t3434t432pt u34oiuio3t4<br />

4t432tpoiuopu e35porpof<br />

Inhalt<br />

AB15Gf7889436<br />

Prüfsumme<br />

Integrität<br />

Elektronische Signatur<br />

Probleme der Archivierung<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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64<br />

• Zeitlich begrenzte Gültigkeit<br />

• Speicherung<br />

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat<br />

• Persönliche Signatur nicht für automatische<br />

Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet<br />

• Mehrfach-Signaturen, z.B.:<br />

• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner<br />

• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener<br />

Reihenfolge<br />

• Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt<br />

automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie<br />

• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr<br />

angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der<br />

Signatur)<br />

• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-<br />

Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei<br />

Reorganisation und Migration<br />

• usw.<br />

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32


© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002 Autorenrecht <strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer<br />

Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Elektronische Signatur<br />

Integration<br />

Elektronisch signierte Dokumente müssen<br />

entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren<br />

in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden<br />

können !<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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65<br />

Elektronisch signieren beim Output?<br />

Datenbank /<br />

Anwendung<br />

<strong>Dr</strong>uckaufbereitung<br />

Signature-<br />

Server<br />

oder<br />

oder<br />

Archiv-<br />

Server<br />

Liste<br />

Datensatz<br />

DFÜ-Kopie<br />

DFÜ (elektronisch signiert)<br />

E-Mail<br />

Brief<br />

Fax<br />

Archiv<br />

Smart Card<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Wert der Signatur?<br />

Keine persönliche Unterschrift entsprechend Signaturgesetz<br />

(SigG)<br />

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66<br />

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33


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Elektronisch signieren beim Scannen?<br />

Scanner<br />

PC<br />

Archiv-<br />

Server<br />

oder<br />

Archiv<br />

Smart-Card<br />

Signature-<br />

Server<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Wert der Signatur?<br />

• Nur Bestätigung, dass vollständig und lesbar erfasst wurde<br />

• Keine Beziehung zum Absender / Nutzer der Nachricht<br />

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67<br />

Elektronische Signatur & GDPdU<br />

• Elektronische Rechnung nur mit qualifizierter<br />

Signatur<br />

• Elektronische Rechnung ohne Signatur berechtigt<br />

nicht zum Vorsteuerabzug<br />

• Die elektronische Rechnung ist das Original.<br />

Ausdrucke sind nur Kopien<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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68<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

34


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Aktueller Stand der Diskussion um die<br />

GDPdU<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

• Grundfragen<br />

• Vorgehensmodelle<br />

• SAP DART und vergleichbare Lösungen<br />

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69<br />

GDPdU<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Was heißt GDPdU ?<br />

„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit<br />

digitaler Unterlagen“<br />

• Umfeld<br />

• Buchhaltungsdaten<br />

• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und<br />

Dokumente<br />

• Gültigkeit<br />

• Brief vom BMF 16.07.2001<br />

• Umzusetzen ab 01.01.2002<br />

• Übergangsregelungen abgelaufen<br />

• Herkunft<br />

• Steuerreform (StSenkG)<br />

• HGB AO<br />

70<br />

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35


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Wichtige Aussagen der GDPdU<br />

I. Datenzugriff<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die<br />

aufbewahrungspflichtigen Unterlagen<br />

• Recht auf direkten Zugriff auf kaufmännische Systeme mit<br />

Recherchemöglichkeit<br />

• <strong>Dr</strong>ei additive Formen des Zugriffs:<br />

Z1 die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit<br />

Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen<br />

(Unmittelbarer Zugriff)<br />

Z2 Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den<br />

Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers<br />

(Mittelbarer Zugriff)<br />

Z3 die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten<br />

für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)<br />

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71<br />

Wichtige Aussagen der GDPdU<br />

II.<br />

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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72<br />

• Elektronische Unterlagen sind:<br />

• Elektronische Abrechnungen<br />

• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der<br />

elektronischen Abrechnung<br />

• Elektronisch signierte Dokumente<br />

• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs.<br />

1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt<br />

werden<br />

• Aufbewahrungsfristen<br />

• Speicherung von Zertifikaten<br />

• Protokollierung<br />

• Konvertierung<br />

• Verarbeitung<br />

• Indexänderungen<br />

• Transformationen<br />

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36


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Wichtige Aussagen der GDPdU<br />

III.<br />

Archivierung digitaler Unterlagen<br />

• Maschinelle Auswertbarkeit<br />

• COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend<br />

• PDF, TIFF und andere Image-Formate für<br />

ursprünglich auswertbare Dateien nicht zulässig<br />

• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher<br />

(WORM-Verfahren: write once read many)<br />

Potentiale von<br />

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73<br />

Aktueller Stand bei den Beteiligten<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Finanzverwaltung<br />

• IDEA-Schulung nur schleppend, technische Ausstattung<br />

vielfach unzureichend, schwerfällige Abstimmungsprozesse<br />

zwischen Bund und Ländern<br />

• aber: Viele Prüfungen laufen heute nach Z3, auch im<br />

Mittelstand<br />

• Unternehmen<br />

• Groß: Tragweite meist erkannt, arbeiten an Lösungen<br />

• Mittel: Betroffenheit erkannt<br />

• Klein: weitgehend noch keine Maßnahmen ergriffen<br />

• Steuerberater<br />

• Kaum Auseinandersetzung mit der Thematik/Problematik<br />

• IT-Anbieter<br />

• Archivsystemherstellern sind desillusioniert<br />

• Kaufmännische Software allmählich GDPdU-konform<br />

• Nachfrage nach Lösungen nimmt langsam zu<br />

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74<br />

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37


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Warum überhaupt Z1 und Z2?<br />

• Ursprüngliche Absicht: Systemprüfung<br />

• Finanzverwaltung fehlt bei größeren Datenvolumina<br />

IT-Ausstattung für Z3<br />

Potentiale von<br />

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75<br />

Sanktionsmöglichkeiten<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Schätzung, wenn Verletzung der Mitwirkungspflicht<br />

• Schätzung, falls Besteuerungsgrundlagen nicht<br />

ermittelt werden können<br />

• Zwangsmittel bis zu 25.000,- Euro<br />

• Strafbarkeit des Abschlussprüfers<br />

• Testat umfasst auch die Einhaltung der GoBS<br />

• Fehlende maschinelle Auswertbarkeit führt zur<br />

Einschränkung des Testats<br />

• Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung<br />

• Werden die Aufzeichnungen nicht vorgelegt oder sind sie<br />

im Wesentlichen unverwertbar, wird ein Zuschlag von (...)<br />

• Bei verspäteter Vorlage beträgt der Zuschlag bis zu 1<br />

Mio. Euro (...)<br />

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76<br />

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38


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

GDPdU<br />

Offene Fragen und Problemfelder<br />

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• Was sind steuerrelevante Daten („Verknüpfungen“,<br />

Stammdaten)?<br />

• Welche Zugriffrechte benötigt ein Prüfer<br />

• Archivierungsformat eingehender elektronischer<br />

Dokumente<br />

• Handhabung redundanter Daten<br />

• Vorgehen bei einer Software- oder Systemmigration<br />

• Speicherung von komprimierter Information möglich?<br />

(siehe Diskussion um SAP DART)<br />

• Keine Richtlinien für Datenextraktionsverfahren der<br />

Hersteller<br />

• Wie sieht eine zumutbare Mitwirkung aus?<br />

• Wahrung der Verhältnismäßigkeit<br />

• Haftung bei Systemabstürzen?<br />

• Geeignete Medien für Langzeitarchivierung?<br />

77<br />

Steuerrelevante Daten<br />

Was sind steuerrelevante Daten?<br />

• Im Prinzip alle Daten mit Informationen, die<br />

relevant sind für Kosten und Ertrag<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

Problemfelder:<br />

• Technische Abgrenzung<br />

• Daten außerhalb FiBu, z.B. Anlagenbuchhaltung,<br />

Lohndaten, Zeiterfassung, aus Registrierkassen, Mail-<br />

Dokumente, Konstuktionsdaten<br />

• Daten aus verschiedenen Speicherorten<br />

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39


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Beispiele für Steuerrelevante Unterlagen<br />

Potentiale von<br />

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• Auftrags- und Bestellunterlagen<br />

• Aus- und Einfuhrunterlagen<br />

• Bewertungsunterlagen<br />

• Stücklisten-Bewertungen<br />

• Preisverzeichnisse<br />

• Mahnvorgänge<br />

• Kontoauszüge<br />

• Kosten- und Leistungsrechnung<br />

• Kalkulationen über Konzernverrechnungspreise<br />

• Registrierkassenstreifen<br />

• Lohnberechnungsunterlagen<br />

• Statistisches Material<br />

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79<br />

Systeme mit steuerlich relevanten Daten<br />

Potentiale von<br />

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• Buchhaltungssysteme<br />

• Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung,<br />

Lohnbuchhaltung<br />

• Der Buchhaltung vorgelagerte Systeme<br />

• Faktura, Kassenbuch, Reisekostenabrechnung,<br />

Zeiterfassung, Electronic Banking, Registrierkassen, ...<br />

• Weitere Systeme (Inhalte spezifisch)<br />

• Warenwirtschaft/Materialwirtschaft, E-Business-Systeme,<br />

Kostenrechnung/Leistungsrechnung, Webshop, ...<br />

• Systeme mit übergreifenden Funktionalitäten<br />

• ERP-System, Controllingsystem, Management-<br />

Informationssystem, Konzernrechnungslegung, ...<br />

• Office-Systeme (Inhalte unspezifisch)<br />

• Email, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank,<br />

...<br />

• Datenadministrationssysteme (Inhalte unspezifisch)<br />

• Datenbank, Data-Warehouse, Archivierungssystem,<br />

Dokumenten-Management-System, Webserver, ...<br />

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80<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

40


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

GDPdU<br />

Speicherung der Daten:<br />

• Basis: Nicht verdichtete Daten, i.d.R. zunächst aus<br />

Finanzsystemen, dann Belegprüfung<br />

• Möglichkeit eines GDPdU-konformen Datenexports<br />

zwingend<br />

• Bei Archivierung von Daten müssen die GoBS erfüllt<br />

sein<br />

• Bei der Sicherung der Daten sind nicht<br />

wiederbeschreibbare Medien nicht zwingend<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Problemfelder:<br />

• Lebensdauer der Software-Systeme<br />

• Updates, Upgrades, Systemwechsel<br />

• Sicherstellung der Langzeitverfügbarkeit<br />

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81<br />

Datenverarbeitungssystem im<br />

Sinne der GDPdU<br />

• Hauptsystem<br />

• Vorgelagertes System<br />

• Nebensystem<br />

• Archivsystem<br />

• Universelles Auswertungsprogramm für<br />

steuerrelevante Daten<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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82<br />

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41


© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002<br />

Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Erfassung und Archivierung steuerrelevanter<br />

Daten<br />

Vorgelagerte Systeme<br />

Hauptsystem<br />

ERP<br />

Neben -<br />

systeme<br />

Periodengerechte Übergabe<br />

fertig strukturierter Daten<br />

und Strukturinformationen<br />

Validierung<br />

Übergabe Daten<br />

und Strukturinformationen<br />

Archivsystem<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Protokollierung<br />

Speichersystem<br />

Index<br />

DB<br />

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83<br />

GDPdU – Aktuell (1)<br />

Stand der Diskussion 2005<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Erste Prüfungen nach GDPdU führen zu<br />

Schwierigkeiten und hohen Aufwänden für die<br />

betroffenen Firmen<br />

• Prüfer haben eine „Checkliste auf GDPdU-<br />

Konformität“ dabei<br />

• Es wird keine Zertifizierung einer „GDPdU-<br />

Konformität“ geben, aber es wird von den<br />

Finanzbehörden Aussagen zu „Negativ-Zertifikaten“<br />

geben<br />

• Ab 2005 wird ein Katalog von Sanktionen vom BMF<br />

erwartet<br />

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84<br />

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42


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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

GDPdU – Aktuell (2)<br />

Stand der Diskussion 2005<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Derzeitige Prüfungen nach GDPdU führen zu<br />

Schwierigkeiten und hohen Aufwänden für die<br />

betroffenen Firmen<br />

• Bei einer Betriebsprüfung jüngst (Herbst 2004) in<br />

Bayern konnte die Buchführung maschinell nicht<br />

ausgewertet werden, weil die Buchungen des<br />

Steuerberaters bei der Erstellung des<br />

Jahresabschlusses nicht in das<br />

Buchführungssystem des Unternehmens<br />

übernommen wurden. Der Prüfer stellte daher fest,<br />

dass die Buchführung für das Jahr 2002 formal<br />

nicht ordnungsmäßig ist und kündigte im<br />

Wiederholungsfall Zwangsmaßnahmen an.<br />

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85<br />

GDPdU – Aktuell (3)<br />

Stand der Diskussion 2005<br />

Potentiale von<br />

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86<br />

• Laut Aussage des BMF dürfen die Daten in einem<br />

elektronischen Archivierungssystem gehalten<br />

werden, sofern die Daten dort GDPdU-konform<br />

recherchiert und exportiert werden können.<br />

• GDPdU-konforme Lösungen werden durch das<br />

BMF „informell“ anerkannt<br />

• Das von SAP zur Verfügung gestellte Auswertungsund<br />

Exporttool DART wird von den Finanzbehörden<br />

teilweise nicht als GDPdU-konform angesehen. Es<br />

gibt aber keine offizielle Stellungnahme hierzu.<br />

• Andere Anbieter von Buchhaltungssystemen<br />

wurden vom BMF gezwungen, ihr Extraktionsverfahren<br />

in diesem Sinne umzustellen.<br />

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43


© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002<br />

Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Weitere steuerrechtlich relevanten<br />

Gesetze und Verordnungen<br />

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87<br />

BPO<br />

ESTG<br />

FGO<br />

GAUFZV<br />

INVZUCAG<br />

RAD<br />

UMWG<br />

USTDV<br />

USTG<br />

Betriebsprüfungsordnung<br />

Einkommensteuergesetz<br />

Finanzgerichtsordnung<br />

Gewinnabgrenzungsaufzeichnungs-<br />

Verordnung<br />

Investitionszulagengesetz<br />

Reichsabgabenordnung<br />

Umwandlungsgesetz<br />

Umsatzsteuerdurchführungsverordnung<br />

Umsatzsteuergesetz<br />

Compliance in unterschiedlichen<br />

Branchen<br />

• Pharma: GMP, FDA<br />

• Industrie / Anlagenbau: Einzelvertrag, DIN-Normen,<br />

Verbandsrichtlinien<br />

• Bankenwesen: Kreditvergaberichtlinien, Basel II<br />

• Versicherungen: Verträge, Rückversicherungsverträge,<br />

v. a. bei hohen Risiken<br />

• Telekom: Kundenakte, Abrechnungsinformationen<br />

• Öffentliche Verwaltung: DOMEA<br />

• generische Anforderungen<br />

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88<br />

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44


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Information Management Compliance als<br />

Bestandteil von Corporate Governance<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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89<br />

Grundsätzliche Kriterien für Compliance<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Authentizität<br />

• Vollständigkeit<br />

• Nachvollziehbarkeit<br />

• Zugriffssicherheit<br />

• Geordnetheit<br />

• Integrität<br />

• Auffindbarkeit<br />

• Reproduzierbarkeit<br />

• Unverändertheit<br />

• Richtigkeit<br />

• Prüfbarkeit<br />

• Portabilität<br />

• Vertrauenswürdigkeit<br />

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90<br />

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45


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Information Management Compliance<br />

(IMC)<br />

• IMC hat nicht nur mit Technik zu tun, sie muss sich im<br />

gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in<br />

den Prozessen einer Organisation widerspiegeln<br />

• Sie hat mit Verantwortung von Personen und deren Tätigkeit,<br />

Nachvollziehbarkeit und Qualitätsstandards zu tun<br />

• Information Management Compliance ist eine Abbildung all<br />

dieser Komponenten in elektronischen Systemen<br />

• Diese beinhalten nicht nur Komponenten wie Records<br />

Management und Archivierung, sondern Datensicherung und<br />

Datensicherheit, Zugriffsschutz, Kontrollsysteme und andere<br />

Komponenten<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Vier Komponenten für Information<br />

Management Compliance (1)<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

1. Information Management Policy<br />

Grundregeln und Verwaltensweisen für den<br />

Umgang mit Prozessen und Informationen, die sich<br />

in der „Corporate Governance“ niederschlagen.<br />

Dies schließt die das Bewusstmachen, die<br />

Zuordnung der Verantwortung, und die<br />

Verankerung der Policy im Management der<br />

Organisation ein. Das Management trägt hier nicht<br />

nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung<br />

der Regularien, sondern auch für Umsetzung im<br />

Unternehmen mit Vorbildfunktion<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Vier Komponenten für Information<br />

Management Compliance (2)<br />

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2. Delegation<br />

Zuordnung von Verantwortlichkeiten und<br />

entsprechende Ausbildung auf den<br />

nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die<br />

Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich<br />

macht. Dies schlägt sich auch in den<br />

Arbeitsprozessen, Arbeitsplatzbeschreibungen,<br />

Verträgen und Arbeits-anweisungen nieder Auf<br />

den verschiedenen Ebenen einer Organisation<br />

muss abhängig von Aufgaben und Zuständigkeiten<br />

der Mitarbeiter eine Durchgängigkeit erzeugt<br />

werden<br />

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93<br />

Vier Komponenten für Information<br />

Management Compliance (3)<br />

3. Nachhaltung<br />

Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig<br />

überprüft werden. Hierzu gehören z.B.<br />

Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits.<br />

Dabei ist auf eine ständige Verbesserung der<br />

Prozesse und auf die Nachführung der<br />

Dokumentation zu den durchgeführten<br />

Maßnahmen Wert zu legen<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Vier Komponenten für Information<br />

Management Compliance (4)<br />

4. Sichere Systeme<br />

Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit<br />

ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit<br />

genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen.<br />

Compliance beschränkt sich hier nicht nur auf die<br />

Anwendungsfunktionalität und das<br />

Dokumentenmanagement sondern schließt den<br />

gesamten Betrieb der Lösung ein<br />

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95<br />

Insellösungen vermeiden<br />

• Compliance-relevante Informationen sind nur eine<br />

Untermenge aller Informationen im Unternehmen<br />

• Daher keine isolierte Teillösungen für<br />

Einzelprobleme beschaffen (z.B. E-Mail-<br />

Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln<br />

bilden und das Problem noch verschärfen können<br />

• Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM Enterprice<br />

Content Management Infrastruktur aufzubauen, die<br />

auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt<br />

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48


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

10 Compliance-Merksätze (1)<br />

1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheiderebene, die<br />

die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der<br />

Anforderungen haben<br />

2. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder<br />

Corporate Gover-nance Strategie<br />

3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit<br />

Informationen, eine Information Policy, die die Compliance-<br />

Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der<br />

Anforderungen beinhaltet<br />

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97<br />

10 Compliance-Merksätze (2)<br />

4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen<br />

implementiert werden um wirksam zu sein<br />

5. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein<br />

einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess<br />

6. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss<br />

regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden<br />

7. Information Management Compliance betrifft nicht nur<br />

Software und Systeme sondern die Prozesse im<br />

Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den<br />

Systemen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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98<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

49


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

10 Compliance-Merksätze (3)<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische<br />

Archive sondern alle Systemkomponenten in denen<br />

aufbewahrungspflichtige Daten, Informa-tionen und<br />

Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden<br />

9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für<br />

den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um<br />

mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das<br />

Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen.<br />

10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance<br />

verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss<br />

zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für<br />

welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind<br />

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99<br />

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50


Wirtschaftlichkeit einmal anders<br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

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Hamburg 2006


Wirtschaftlichkeit einmal anders<br />

Wirtschaftlichkeit einmal anders<br />

Von <strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer<br />

In fast allen Projekten – ob sie nun unter der Titelzeile Dokumentenmanagement,<br />

Archivierung, Wissensmanagement, Informationslebenszyklusverwaltung,<br />

Contentmanagement oder Geschäftsprozessmanagement laufen – ist es immer das<br />

gleiche Thema: der Nachweis der Wirtschaftlichkeit. Kosten-/Nutzenuntersuchungen,<br />

finanzielle Ist- und Soll-Gegenüberstellungen, Abschätzung des zu erwartenden ROI<br />

Return on Invest oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind vor der Investition in<br />

Dokumenten-Technologien vom Team vorzulegen. Sie entscheiden häufig darüber,<br />

ob das Projekt durchgeführt wird. Aber hat jemand schon einmal diese Fragen<br />

ernsthaft bei der Investition in SAP, in neue Netzwerkkabel oder in das Update einer<br />

populären Office-Software als Grundlage für eine Entscheidung darüber, ob man<br />

etwas überhaupt tut, benutzt?<br />

Den Spiess umdrehen!<br />

Meines Erachtens ist der bisherige Ansatz grundsätzlich falsch. Es geht beim<br />

Anwender nicht darum einen Nachweis der Wirtschaftlichkeit für die Einführung einer<br />

DRT-Lösung zu fordern sondern von der Unternehmensleitung, der Organisation,<br />

den Kontrolleuren und anderen Entscheidern den Nachweis abzuverlangen, dass es<br />

ohne den Einsatz von ECM-, DMS- KM- oder ILM-Technologien eine Chance für das<br />

Überleben des Unternehmens gibt. Diese Technologien sind heute notwendige<br />

Infrastrukturen! Der Spiess muss also umgedreht werden. Wir wissen heute, dass<br />

moderne DRT-Lösungen sicher und kostengünstig sind, dass wir ohne sie weder die<br />

Compliance-Anforderungen, noch die Anforderungen an einen effizienten<br />

Kundenservice erfüllen können, dass wir ohne sie hilflos von der Informationslawine<br />

überrollt werden, dass wir ohne sie die Information in unserem Unternehmen nicht<br />

als Wissen nutzen können, dass wir ohne den Einsatz dieser Lösungen im<br />

Wettbewerb nicht bestehen können. Diese Erkenntnis, dass ECM genauso wichtig<br />

wie CRM oder ERP ist, muss in die Entscheideretagen transportiert werden.<br />

Besonders in einer Gesellschaft mit hohen Lohnkosten und hohen Ansprüchen an<br />

den Lebensstandard, die über kaum natürliche Ressourcen verfügt, sind<br />

Schnelligkeit, Innovation, Kundenservice und „Information at your Fingertips“<br />

entscheidende Faktoren für die Wirtschaft und für das Überleben unserer<br />

Unternehmen.<br />

Konsequenzen<br />

Wo liegen die größten Wirtschaftlichkeitspotentiale – nicht beim Sparen von<br />

Raumkosten oder Organisationsmitteln, sondern in den Personalkosten, direkt und<br />

indirekt. Schnellere Bearbeitung durch Prozessunterstützung, automatisierter<br />

elektronischer Posteingang, vollständige virtuelle Aktensichten auf alle Informationen<br />

zu Kunden, Produkten und Vorgängen, elektronische Archivierung aller Daten ...<br />

weitere Positionen gibt es ohne Ende. Jedoch laufen sie alle auf das Gleiche hinaus<br />

– Einsparung von Arbeitszeit, Einsparung von Personal. Auch wenn wir Mitarbeiter in<br />

Deutschland nicht einfach auf die Straße setzen können, zielen alle Bestrebungen<br />

zur Verbesserung der Ergebnisse, zur Straffung der Prozesse und zur Vermeidung<br />

von Kosten auf das Personal ab. Der Einsatz von Dokumenten-Technologien wie<br />

Collaboration, Knowledge Management, Workflow und ähnlichen Lösungen<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Wirtschaftlichkeit Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Wirtschaftlichkeit.doc Datum: 30.03.2006 Version: 1.0<br />

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Wirtschaftlichkeit einmal anders<br />

vernichtet Arbeitsplätze. Und in unserer Dienstleistungsgesellschaft gibt es wenig<br />

Alternativen, wenn nun auch die Büros durchoptimiert werden. Es gibt keine<br />

Auffangmöglichkeiten. Aber es gibt vielleicht noch neue Geschäftsfelder für die<br />

Business-Process-Management- Anbieter: Simulationssoftware.<br />

Simuliertes Wirtschaftsleben als Grundlage für eine florierende Wirtschaft<br />

Nennen wir die Initiative einfach einmal „Hartz 5“. Die freigesetzten Mitarbeiter aus<br />

Büros, Organisation, Archiven, Verwaltungen und Management, die alle keine echte<br />

Arbeit mehr finden, werden in virtuellen Unternehmen zusammengefasst, sozusagen<br />

virtuellen Kopien ihrer bisherigen Arbeitgeber. Dort dürfen sie dann virtuelle Anträge<br />

und Aufträge bearbeiten, in virtuellen Entscheidungsprozessen mitwirken, in<br />

virtuellen Wissensbasen sich austoben. Hierfür kann man natürlich die gleiche<br />

Software einsetzen, wie im realen Leben – also ein ECM, ein ERP, Datenbanken und<br />

Kommunikationsprogramme in einer Art Wirtschaftssimulation a la „Die Sims“. Der<br />

entlassene Mitarbeiter ist glücklich, er merkt vielleicht gar nicht, dass er entlassen<br />

wurde, wenn er in seiner virtuellen Firma weiterarbeitet. Die Arbeitsämter sparen<br />

Weiterbildungs- und Umschulungskosten. Alles was benötigt wird, ist ein PC zu<br />

Haus. Die Unternehmen haben eine ausgebildete Ersatzmannschaft quasi auf der<br />

Coach geparkt. Und die Mitarbeiter selbst sind glücklich, entfallen doch die<br />

Selbstzweifel, ob es auch ohne sie beim ehemaligen Arbeitgeber weitergeht. Die<br />

Gänge in den Arbeitsämtern werden leerer, alle sind zufriedener, und die Anbieter<br />

von ECM-Produkten haben ein neues Marktsegment mit Millionen potentiellen<br />

Kunden: Arbeitslose, die mit realitätsnahen Simulationen von ECM-, ERP- und<br />

Kommunikationslösungen beliefert werden. Wirtschaftliche und sozialverträgliche<br />

Lösungen für alle - lediglich die Anbieter von Fernsehprogrammen werden sich<br />

ärgern.<br />

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff<br />

Thema: Wirtschaftlichkeit Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Wirtschaftlichkeit.doc Datum: 30.03.2006 Version: 1.0<br />

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Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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1<br />

ROI Return of Invest<br />

ROI<br />

Return on Investment<br />

in 6 Monaten, einem Jahr, usw.<br />

zu kurz gesprungen ?<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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2<br />

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1


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

ROI ist nicht alles!<br />

ROI betrachtet nur die Kostenseite!<br />

Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit sind<br />

bedeutsamer !<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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3<br />

Nachhaltigkeit des DRT-Einsatzes<br />

Nachhaltigkeit<br />

ist nicht der projektbezogene Erfolg<br />

und auch nicht der ROI<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

sondern der akzeptierte, effiziente und<br />

langfristige Einsatz im Produktivbetrieb<br />

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4<br />

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2


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Erfolg des DRT-Einsatzes<br />

Erfolg ?!<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

Messgrößen fehlen meistens<br />

• IST-Analyse mit ausreichender<br />

Vollständigkeit<br />

• Ziele mit überprüfbaren Ergebnissen<br />

• Vergleichbarkeit von IST, SOLL und<br />

späterer Entwicklung<br />

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5<br />

Kosten-/Nutzenüberlegungen<br />

Ermittlung und Bewertung der<br />

quantifizierbaren Kriterien<br />

Kostengrößen<br />

- einmalige Kosten<br />

- laufende Kosten<br />

Leistungsgrößen<br />

- Einsparungen<br />

Ermittlung und Bewertung der<br />

nicht quantifizierbaren Kriterien<br />

Informationsangebot<br />

Flexibilitätssteigerungen<br />

Qualitätssteigerungen<br />

Humankriterien<br />

etc.<br />

Wirtschaftlichkeitsrechnung<br />

Arbeitssystemwert<br />

Beurteilung des Entscheidungsproblems aus ganzheitlicher Sicht<br />

Zusammenführung der Ergebnisse Abschätzung<br />

- Wirtschaftlichkeitsrechnung - Restrisiko<br />

- Arbeitssystemwertermittlung - ev. Fehleinschätzung<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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6<br />

Entscheidungsgrundlage<br />

09020107<br />

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3


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte<br />

Relevante Kostenarten<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Arbeitskosten für Archivierungs- und<br />

Retrievalfunktionen<br />

• Dokumenteneingang und –ersterfassung,<br />

Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport,<br />

Kopierzeiten, Systempflege und –wartung,<br />

Benutzerbetreuung<br />

Sachkosten<br />

• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,<br />

Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten<br />

Einführungskosten<br />

• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,<br />

interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten,<br />

Schulung, Qualifizierung<br />

• (gegebenenfalls externer Scanservice)<br />

Kapitalkosten<br />

7<br />

Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte<br />

Rechenbarer Nutzen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit<br />

und Ort<br />

• Vollständigkeit von Unterlagen<br />

• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und<br />

Sichten<br />

• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen<br />

• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten<br />

• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen<br />

Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche<br />

• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen<br />

• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung<br />

• Geringerer Raumbedarf für Archive<br />

• Sicherung vor Verlust und Verfälschung<br />

• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und<br />

elektronischen Daten<br />

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8<br />

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4


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte<br />

Qualitativer Nutzen<br />

Potentiale von<br />

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• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von<br />

Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige<br />

Informationsbereitstellung<br />

• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst,<br />

über das Internet, für Heimarbeit)<br />

• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von<br />

Informationen<br />

• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung<br />

modernerer Technologien als bisher<br />

• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff<br />

• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)<br />

• Entlastung von Routinetätigkeiten<br />

• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher<br />

Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)<br />

• Reduzierung geistiger Rüstzeiten<br />

• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen<br />

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9<br />

Nutzenpotenziale<br />

Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition<br />

Raumkosten<br />

Personalkosten<br />

verbesserte<br />

Prozesse<br />

Informationsverfügbarkeit<br />

Kundenzufriedenheit<br />

Mitarbeitermotivation<br />

techn. Ausstattung<br />

z.B.:<br />

Papierlogistik<br />

Mikroverfilmung<br />

administrativer Aufwand<br />

Informationsschutz<br />

Qualität der<br />

Arbeitsergebnisse<br />

neue Services/Produkte<br />

verbesserte<br />

Organisationsstruktur<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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10<br />

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5


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Zu berücksichtigende Faktoren bei der<br />

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Zeitersparnis bei Erfassung, Recherche, Transport,<br />

Bereitstellung<br />

und Rücksortierung aus der Ist-Analyse multipliziert mit den<br />

jeweiligen Stundensätzen der betroffenen Mitarbeiter<br />

• Ersparnis von Arbeits- und Archivmitteln sowie Archivräumen<br />

aus der Ist-Analyse mit Berücksichtigung, daß bestehende<br />

Papierarchive nicht sofort, sondern erst stufenweise aufgelöst<br />

werden können<br />

• Ermittlung der Kosten für Hard- und Software des neu zu<br />

beschaffenden Archivsystems auf Basis der ermittelten<br />

Mengengerüste und benötigten Infrastruktur<br />

• Berücksichtigung des gegebenenfalls zusätzlich benötigten<br />

Personals bzw. der zu schulenden und zu qualifizierenden<br />

Mitarbeiter<br />

• Allgemeine Projekt- und Einführungskosten<br />

• Bewerteter qualitativer Nutzen<br />

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11<br />

Zu berücksichtigende Faktoren bei der<br />

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Zeitersparnis bei Erfassung, Recherche, Transport,<br />

Bereitstellung<br />

und Rücksortierung aus der Ist-Analyse multipliziert mit den<br />

jeweiligen Stundensätzen der betroffenen Mitarbeiter<br />

• Ersparnis von Arbeits- und Archivmitteln sowie Archivräumen<br />

aus der Ist-Analyse mit Berücksichtigung, daß bestehende<br />

Papierarchive nicht sofort, sondern erst stufenweise aufgelöst<br />

werden können<br />

• Ermittlung der Kosten für Hard- und Software des neu zu<br />

beschaffenden Archivsystems auf Basis der ermittelten<br />

Mengengerüste und benötigten Infrastruktur<br />

• Berücksichtigung des gegebenenfalls zusätzlich benötigten<br />

Personals bzw. der zu schulenden und zu qualifizierenden<br />

Mitarbeiter<br />

• Allgemeine Projekt- und Einführungskosten<br />

• Bewerteter qualitativer Nutzen<br />

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12<br />

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6


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Verfälschung von<br />

Wirtschaftlichkeitsaussagen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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• Ansatz kalkulatorischer Kosten- und Erlösgrößen<br />

anstatt Ausgaben- und Einnahmengrößen<br />

• Vernachlässigung von Planungs-, Wartungs-,<br />

Beratungs-, Vorsorge- und Umstellungsaufwänden<br />

• Überbetonung der Hardwarekosten und zu<br />

niedriger Ansatz der Software- und<br />

Dienstleistungskosten<br />

• Vernachlässigung der Leistungsseite<br />

• Vernachlässigung langfristiger Folgewirkungen<br />

• Vernachlässigung von Überwälzungseffekten durch<br />

zu engen Betrachtungswinkel<br />

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13<br />

Ganzheitliche Wirtschaftlichkeitsanalyse<br />

Ermittlung der<br />

Kostenarten<br />

Ermittlung der<br />

Einsparungsarten<br />

Berechnung<br />

der Leistungsverbesserung<br />

Gesamteinsparungsübersicht<br />

nach<br />

Tätigkeiten<br />

Analyse der<br />

Leistungseffekte<br />

Gesamtkostenübersicht<br />

Gesamteinsparungsübersicht<br />

nach<br />

Kostenarten<br />

Berechnung der<br />

Wirtschaftlichkeitskenngrößen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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09010123<br />

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14<br />

09010104<br />

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7


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Wirtschaftlichkeit von datenbankgestützten<br />

Dokumenten-Management-Systemen<br />

Ablage<br />

Rückgriff<br />

• Keine Falschablagen<br />

• Erhöhte Datensicherheit durch Backup<br />

der Optical Discs<br />

• Schnelle Rückgriffe<br />

• Gleichzeitig durch mehrere Benutzer<br />

• Unterschiedliche und kombinierbare<br />

Zugriffskriterien<br />

• Erhöhung Datenschutz durch<br />

Zugriffsberechtigung<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

Qualität<br />

• Reproduzierbarkeit<br />

• Output-Qualität<br />

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09010103<br />

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15<br />

0901010201<br />

Wirtschaftlichkeitsbestimmung als<br />

Kosten-Nutzen-Vergleich<br />

Kosten<br />

Investitions-<br />

Vorhaben<br />

Nutzen<br />

zusätzliche laufende<br />

Kosten/Jahr<br />

jährliche<br />

Kosteneinsparung<br />

„Wirtschaftlichkeit“<br />

Leistungsverbesserung<br />

Pro Jahr<br />

Potentiale von<br />

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16<br />

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8


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Kosten-Nutzen-Bestimmung eines DRT-Szenarios<br />

(Praxisbeispiel)<br />

Kosten<br />

DRT-<br />

Vorhaben<br />

Nutzen<br />

laufende Kosten<br />

• Systembetreuung (Org.-Service)<br />

EUR 39.000<br />

Investitionskosten<br />

• Jährlicher Abschreibungsbetrag<br />

EUR 65.000<br />

jährlicher Gewinn<br />

EUR 129.000<br />

+Leistungsverbesserungen<br />

jährliche Kosteneinsparung<br />

• Personalkosteneinsparung<br />

ÉUR 233.000<br />

qualitative Leistungsverbesserung<br />

• Schnellerer Dokumentzugriff<br />

• Reduktion von Mehrfachablagen<br />

• Kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten<br />

• Unterstützung bei der Erfüllung von<br />

Aufbewahrungspflichten<br />

• Unabhängigkeit von Personen<br />

Potentiale von<br />

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17<br />

EUR 233.000<br />

+ Leistungsverbesserungen<br />

EUR 233.000<br />

+ Leistungsverbesserungen<br />

Kennwerte der Prozesse von Informationsarbeiten<br />

nicht<br />

Wert steigend<br />

(„shadow<br />

Functions“)<br />

bis zu<br />

75%<br />

Liegezeiten<br />

Bis zu 99,9 %<br />

Wert steigend<br />

Transportzeiten<br />

> 50%<br />

bis zu 50%<br />

Bearbeitungszeit<br />

Durchlaufzeit<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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Quelle: (u.a.) IOT, IAO, BIfOA<br />

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18<br />

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9


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Gründe für DMS-Projektabbruch<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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19<br />

Quelle: VOI-DMS Marktstudie<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?<br />

Ich weiß bereits so schon, was ich will<br />

Für das bisschen Archivierung setze ich<br />

mich eine halbe Stunde hin und schreib<br />

das Konzept mal eben runter<br />

Die ganzen Begriffe sind nur Marketing,<br />

das wird das Produkt schon leisten<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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20<br />

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10


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?<br />

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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DMS ist kein geschäftskritisches System<br />

Eine kleine kostengünstige Lösung für das<br />

bisschen Archivieren und Recherchieren<br />

reicht schon aus<br />

Warum soll ich mir über eine Lösung für ein<br />

paar Zehntausend DM große Gedanken<br />

machen<br />

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21<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

Was muss vorbereitet werden?<br />

Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?<br />

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?<br />

Technische Rahmenbedingungen<br />

Fachliche / organisatorische Anforderungen<br />

Rechtliche Anforderungen<br />

Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP<br />

Lösungsarchitektur: Quellen, Repository,<br />

Standards, Formate, Schichten, Integration...<br />

Wirtschaftlichkeit...<br />

22<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

11


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

<strong>Unternehmensberatung</strong><br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

Breitenfelder Straße 17<br />

20251 Hamburg<br />

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© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

23<br />

Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?<br />

Was muss vorbereitet werden?<br />

Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?<br />

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?<br />

Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?<br />

Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind<br />

vorhanden:<br />

• Lösungsansätze<br />

• Technische Spezifika<br />

• Anbieter- / Produkt-Markt<br />

Wie grenze ich Anforderungen/Komponenten<br />

voneinander ab?<br />

Vorbereitungen DMS<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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24<br />

Unser Softwarehouse für die Anwendungs-<br />

Welcher Partner kommt überhaupt in Frage?<br />

Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?<br />

Was muss vorbereitet werden?<br />

lösung<br />

Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?<br />

Ist Unser eine Vorbereitung Haus- und überhaupt Hofberater nötig?<br />

Die Beratungskollegen unserer Wirtschaftsprüfer<br />

Die Top Ten der Consultinggesellschaften<br />

Freie Berater aus der DMS-Branche<br />

Beratungshäuser / Integratoren aus der<br />

DMS-Branche<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2006<br />

12


© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> 2002<br />

Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Kosten/Nutzen<br />

Wie sieht denn das mit den Kosten und Nutzen aus?<br />

Rechenbarer Nutzen<br />

Leistungs- und Qualitätsverbesserungen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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<strong>Unternehmensberatung</strong><br />

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25<br />

• Reduktion Personalkosten<br />

- Ablegen<br />

- Suchzeiten<br />

- Ausgeben<br />

- Kopieren<br />

- Transportzeiten<br />

- Archivunterhalt<br />

- keine Mehrfachablagen<br />

- Telefonate / Fax<br />

- Bearbeitungszeiten<br />

- Rückstellzeiten<br />

• Reduktion Infrastrukturkosten<br />

- Archivsysteme<br />

- Bürohilfsmittel<br />

• Reduktion externe Kosten<br />

- Mikroverfilmung<br />

- Kopierkosten<br />

- Porti / Transport<br />

• Reduktion Raumkosten<br />

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten<br />

• direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen<br />

und kombinierbaren<br />

Zugriffskriterien<br />

• mehrfache, ortsunabhängige<br />

Informationsnutzung<br />

• breitere Informationsbasis<br />

• höhere Produktivität durch schnellere<br />

Rückgriffe<br />

• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für<br />

mehrere Benutzer<br />

• höhere Sicherheit<br />

• mehr Transparenz, bessere Steuerung<br />

• keine Fehlablagen<br />

• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte<br />

Zugriffsberechtigung<br />

• Qualität des Outputs (entspricht<br />

weitestgehend dem Original) auch bei<br />

Langzeitspeicherung<br />

Kosten/Nutzen<br />

Wie sieht denn das mit den Kosten und Nutzen aus?<br />

Rechenbarer Nutzen<br />

Leistungs- und Qualitätsverbesserungen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

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26<br />

• Reduktion Personalkosten<br />

- Ablegen<br />

- Suchzeiten<br />

- Ausgeben<br />

- Kopieren<br />

- Transportzeiten<br />

- Archivunterhalt<br />

- keine Mehrfachablagen<br />

- Telefonate / Fax<br />

- Bearbeitungszeiten<br />

- Rückstellzeiten<br />

• Reduktion Infrastrukturkosten<br />

- Archivsysteme<br />

- Bürohilfsmittel<br />

• Reduktion externe Kosten<br />

- Mikroverfilmung<br />

- Kopierkosten<br />

- Porti / Transport<br />

• Reduktion Raumkosten<br />

Eher gering<br />

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten<br />

• direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen<br />

und kombinierbaren<br />

Zugriffskriterien<br />

• mehrfache, ortsunabhängige<br />

Informationsnutzung<br />

• breitere Informationsbasis<br />

• höhere Produktivität durch schnellere<br />

Rückgriffe<br />

• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für<br />

mehrere Benutzer das weitaus<br />

• höhere Sicherheit<br />

• mehr Transparenz,<br />

höhere<br />

bessere Steuerung<br />

• keine Fehlablagen<br />

• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte<br />

Zugriffsberechtigung Potenzial<br />

• Qualität des Outputs (entspricht<br />

weitestgehend dem Original) auch bei<br />

Langzeitspeicherung<br />

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13


Potentiale von Dokumententechnologien<br />

Wirtschaftlichkeit<br />

Ist-Zustand vor ECM-Einführung<br />

Kosten<br />

Leistungen<br />

Kostendifferenz<br />

Wirtschaftlichkeit<br />

Leistungsdifferenz<br />

Kosten<br />

Leistungen<br />

Potentiale von<br />

Dokumententechnologien<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong><br />

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Soll-Zustand nach ECM-Einführung<br />

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27<br />

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14


Marktüberblick<br />

<strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer<br />

<strong>PROJECT</strong><br />

<strong>CONSULT</strong><br />

<strong>Unternehmensberatung</strong> <strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer GmbH<br />

Hamburg 2006


Marktüberblick<br />

Marktüberblick<br />

Von <strong>Dr</strong>. <strong>Ulrich</strong> Kampffmeyer<br />

Geschäftsführer der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> <strong>Unternehmensberatung</strong> GmbH<br />

Managing Partner der <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> International Ltd.<br />

Mitglied der Geschäftsführung des DLM Network EEIG<br />

DRT: Trends, Unternehmen & Produkte zur CeBIT 2005<br />

Trends<br />

Viele so genannte Trends verblassen sehr schnell. Dies gilt besonders für das<br />

Umfeld der Dokumenten-Technologien, oder DRT Document Related Technologies.<br />

Im vergangenen Herbst war Compliance noch brandaktuell. Alle Anbieter versuchten<br />

mit Compliance-Lösungen zu punkten, ohne dass den Anwendern klar gemacht<br />

werden konnte, worum es überhaupt geht. Auch das Thema GDPdU dümpelte mehr<br />

oder weniger vor sich hin, obwohl es inzwischen durch die Kombination von Archiven<br />

mit IDEA konforme Lösungen gibt. Prozesse waren einer der Schwerpunkte – hier<br />

lasse sich noch ungehobenes Effizienzpotential heben – die Geschäfte ließen auf<br />

sich warten. Vieles was im Markt sich abspielte, lässt sich eher der traditionellen<br />

„Ecke“ Dokumentenmanagement und Archivierung zuordnen, denn den modernen<br />

Hype-Themen. Eines dieser Themen ist jedoch im Markt gut angenommen worden –<br />

die automatische Rechnungserfassung. Inzwischen zeichnet sich ab, dass das<br />

Akronym ECM für Enterprise Content Management offenbar der Begriff ist, unter<br />

dem sich die Branche neu formiert. Kaum ein Anbieter, der es sich leisten konnte,<br />

nicht dieses Akronym in seine Werbung aufzunehmen. Genau genommen hat sich<br />

aber seit der DMS EXPO 2004 wenig Neues in Bezug auf die Trendthemen getan.<br />

Alle Anbieter arbeiten daran, ihre ECM-Suiten möglichst zu vervollständigen. Eines<br />

wird aber immer deutlicher – die Veränderung der Anbieterlandschaft Eine aktuelle<br />

Übersicht zu Trends und Entwicklungen auf unserer Webseite,<br />

http://www.<strong>PROJECT</strong>-<strong>CONSULT</strong>.com).<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Marktüberblick Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Marktüberblick.doc Datum: 04.04.2006 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 2 von 22


Marktüberblick<br />

Die Veränderung der Landschaft<br />

Ein Thema soll hier dennoch detaillierter aufgegriffen werden: wie verändert sich die<br />

Anbieterlandschaft.<br />

Die Abbildung zeigt in der Mitte den Kernbereich der ehemaligen DMS-Branche, die<br />

sich heute unter dem Oberbegriff ECM Enterprise Content Management positioniert.<br />

Hier sind mehrere Gruppierungen zu unterscheiden. Einmal die Spitzengruppe mit<br />

IBM (http://www.ibm.de), EMC (http://www.emc.de), OpenText<br />

(http://www.opentext.de) und FileNet (http://www.filenet.de). Diese Unternehmen sind<br />

weltweit tätig und besitzen die vollständigsten ECM-Suiten. Eine Reihe<br />

internationaler Anbieter versucht hier den Anschluss zu gewinnen oder zu halten.<br />

Hierzu zählen BancTec (http://www.banctec.de), Tibco (http://www.tibco.de) oder<br />

Hyland (http://www.hyland.com). In Deutschland haben wir eine zweite Gruppe mit<br />

mittelständischen Unternehmen, die zum Teil auch international tätig sind. Hierzu<br />

gehören u. a. SER Solutions (http://www.ser.de), GFT Solutions (http://www.gft.de),<br />

EASY (http://www.easy.de), ELO (http://www.elo-digital.de), Saperion<br />

(http://www.saperion.de), Win<strong>Dr</strong>eam (http://www.windream.de), OS Optimal<br />

Systems(http://www.optimal-systems.de), Docuware (http://www.docuware.de),<br />

d.velop (http://www.d-velop.de), BetaSystems http://www.betasystems.de), IQDoQ<br />

(http://www.iqdoq.de) und andere. Diese nur kurze Übersicht macht deutlich, dass<br />

der Markt in Deutschland immer noch mit zu vielen Anbietern und Produkten<br />

überbesetzt ist.<br />

Interessant sind die Entwicklungen, die von außen auf den ursprünglichen<br />

Kernbereich mit DMS-, heute ECM-Anbietern, einwirken. Hier lassen sich 8<br />

Hauptstoßrichtungen ausmachen.<br />

• Collaboration:<br />

Die großen Standardsoftwareanbieter<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Marktüberblick Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Marktüberblick.doc Datum: 04.04.2006 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 3 von 22


Marktüberblick<br />

Unternehmen wie IBM (http://www.ibm.de), Oracle (http://www.oracle.de), und<br />

Microsoft (http://www.microsoft.de) bieten inzwischen immer mehr integrierte<br />

Komponenten für ECM-Lösungen an. Am deutlichsten ist dies bei IBM, die alle<br />

Komponenten im Hause hat, aber noch kein geschlossenes Portfolio besitzt. Oracle<br />

unternimmt einen neuen Anlauf und Microsoft versucht aus Office-Komponenten mit<br />

Servern wie Sharepoint und Biztalk, sich ein ECM-Angebot zusammenzubauen.<br />

Noch sind die beiden letztgenannten noch keine vollwertigen Wettbewerber für die<br />

traditionellen Anbieter, jedoch ist durch Bundling und Marktverbreitung hier einer der<br />

wichtigsten Wettbewerber der Zukunft zu sehen.<br />

• Output-Management:<br />

Die vergessene DMS-Schwester<br />

Der Bereich Output-Management mit <strong>Dr</strong>uckoutput, Konvertierern, COLD und<br />

Workflow zur Ansteuerung von <strong>Dr</strong>uckstraßen wird zunehmend Bestandteil von ECM.<br />

Dementsprechend erweitern auch typische Anbieter wie BetaSystems<br />

(http://www.betasystems.de), OCE, (http://www.oce.de), XEROX<br />

(http://www.xerox.de) oder ISIS (http://www.isis.de) ihre Portfolios in Richtung DMS<br />

und ECM.<br />

• Bürogeräte:<br />

Eintritt aus der Büroorganisations- und<br />

Hardware-Ecke<br />

Auch Anbieter, die man eher bei Photoapparaten oder Photokopiereren vermutete<br />

mischen inzwischen im ECM-Markt mit. Anbieter wie Canon (http://www.canon.de),<br />

Ricoh (http://www.ricoh.de) oder Minolta haben in der Vergangenheit schon<br />

mehrfach Vorstöße in das Lösungs- und Softwareproduktgeschäft unternommen.<br />

• Datenbanken:<br />

Von den strukturierten zu den unstruk-turierten Informationen<br />

Nicht nur bei Oracle (http://www.oracle.de) wird der Trend deutlich, beliebige<br />

Informationen in Datenbanken zu speichern und das Portfolio in Richtung ECM<br />

auszuweiten. Auch Verity (http://www.verity.de) ist längst kein reiner Anbieter von<br />

Volltextdatenbanken mehr, sondern mischt verstärkt im ECM-Markt mit.<br />

• Storage<br />

Mit Lebenszykluskonzepten gegen<br />

die traditionelle Archivierung<br />

Getrieben durch das Thema Compliance hat sich aus den USA kommend mit dem<br />

neuen Akronym ILM für Information Lifecycle Management eine erhebliche<br />

Konkurrenz für herkömmliche Archivierungslösungen entwickelt, die inziwschen auch<br />

in das weitere Themengebiet von ECM ausgreift. Anbieter sind hier Hewlett Packard<br />

(http://www.hp.com), Hitachi (http://www.hitachi.com), NetApps Network Appliances<br />

(http://www.netapps.de), EMC (http://www.emc.com), StorageTek<br />

(http://www.storagetek.de) und wer sonst noch so Rang und Namen in der Storage-<br />

Systemwelt hat.<br />

• Integration<br />

Branchen- und Fachlösungen machen<br />

leeren Produkten Konkurrenz<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Marktüberblick Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Marktüberblick.doc Datum: 04.04.2006 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 4 von 22


Marktüberblick<br />

Nahezu alle wichtigen Integratoren bieten inzwischen Lösungen für<br />

Fachanwendungen auf Basis verschiedener Produkte an. Das Basisprodukt spielt<br />

zunehmend eine nachgeordnete Rolle und wird austauschbar. Lösungen kommen<br />

von BearingPoint (http://www.bearingpoint.de), SBS Siemens Business Services<br />

(http://www.sbs.de), Accenture (http://www.accenture.de) , T-Systems (http://www.tsystems.de),<br />

Steria (http://www.steria.de) und anderen. Außerdem binden<br />

Rechenzentren mit eigenen Lösungen ihre Kunden-Clientel zunehmend stärker an<br />

sich.<br />

• ERP<br />

Kaufmännische Lösungen um Dokumente<br />

ergänzen macht eigenständiges ECM<br />

überflüssig?<br />

Längst sind Unternehmen wie SAP (http://www.sap.de) zu Wettbewerbern<br />

herkömmlicher eigenständiger ECM-Lösungen geworden. Records Management,<br />

Workflow, Dokumentenmanagement, Output-Management, Compliance-Lösungen ...<br />

all dies kommt zunehmend aus einer Hand, und nicht nur bei SAP.<br />

• Web Content Management<br />

allein reicht nicht mehr<br />

Bei den Anbietern von Web-Content-Management-Produkten, kleineren Portalen und<br />

E-Business-Lösungen ist die Botschaft angekommen. WCM wird zum Nischenmarkt,<br />

Web Content Management ist einfach ein Bestandteil des übergeordneten Enterprise<br />

Content Management. Unternehmen wie RedDot (http://www.reddot.de), Serena<br />

(http://www.serena.com), Vignette http://www.vignette.com), Interwoven<br />

(http://www.interwoven.com) und andere, haben daher in Firmenaufkäufe und neue<br />

Produkte unvestiert.<br />

Nimmt man alle diese Entwicklungen zusammen, zeigt sich, dass im Kernbereich<br />

von ECM die Konsolidierung fortschreitet, während aus bisher wenig oder nicht<br />

beachteteten Randgebieten des ECM-Marktes große neue Spieler in den Markt<br />

eintreten. ECM wird damit zu einem der wichtigsten Trend-Themen der Informationsund<br />

Kommunikationsindustrie ... zumindest im Unternehmens- und Softwarebereich.<br />

Nachrichten zu neuen Mobiltelefonen, Musicplayern, Kameras, Fernsehern und<br />

anderen Consumer-Artikeln lassen das Thema ECM auf der CeBIT 2005 kaum<br />

aufscheinen.<br />

CeBIT 2005<br />

Auf der diesjährigen CeBIT werden einige Entwicklungen deutlicher, die sich bereits<br />

in den letzten Jahren abzeichneten. Immer mehr Produkt- und Lösungsanbieter<br />

verzichten auf eigene Stände. Selbst große Namen der Branche begnügen sich mit<br />

einem Plätzchen auf dem Stand des VOI (http://www.voi.de) oder bei einem<br />

Systemintegrator. Viele finden sich auch mit einem engen Einzelplatz bei Firmen wie<br />

SAP (http://www.sap.de), Microsoft (http://www.microsoft.de) oder IBM<br />

(http://www.IBM.de) wieder. Eine große Anzahl von ECM-Anbietern haben ihre<br />

Marketing-Budgets umgeleitet: Eigenveranstaltungen, Roadshows sind offenbar die<br />

Devise. Dies betrifft nicht nur den Verzicht auf eigene Präsenzen bei der CeBIT oder<br />

Systems, sondern auch auf die Beteiligung an den üblichen Kongress-/Tabletop-<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Marktüberblick Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Marktüberblick.doc Datum: 04.04.2006 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 5 von 22


Marktüberblick<br />

Ausstellungsveranstaltungen. Auch diese Branche macht zur Zeit herbe Erfahrungen<br />

mit dem Umbruch im Markt. Ein neuer Anlauf wurde in 2005 unternommen, die<br />

Anbieter im ECM und DMS-Umfeld in der Halle 1 zusammenzuführen. Eine Reihe<br />

Anbieter zog es aber vor, in den moderneren Hallen 3 und 4 zu verbleiben. Ein<br />

Schwerpunkt findet sich in Halle 9 im Bereich des eGovernment. Wer es sich leisten<br />

kann, ist hier in der Regel mit einem zweiten Exponat vertreten. Zumindest in diesem<br />

Bereich sind die Konzentrationsbemühungen von Erfolg geprägt. Im übrigen hat das<br />

Thema ECM auf der CeBIT immer noch nicht den Stellenwert, den es verdient.<br />

Allerdings ziehen bei den meisten die Verkaufs- und Projektzahlen inzwischen<br />

wieder an. Ob die Vielzahl der Anbieter davon alle gleichermaßen profitieren. Die<br />

Liste wird langsam kürzer und auch große Namen bewahren nicht vor der<br />

Übernahme.<br />

Document Related Technologies – Trends 2006<br />

Positionierungskämpfe<br />

Natürlich erhebt sich immer wieder sofort die Frage, wer ist denn das führende<br />

Unternehmen. In den Studien der Analysten finden sich immer Unternehmen in<br />

unterschiedlichsten Positionen wieder – je nach dem, wie man die Kriterien und den<br />

Fokus definiert.<br />

Für Deutschland kann man sicher sagen, zur Führungsgruppe der traditionellen,<br />

nicht „deutschstämmigen“ DMS- und ECM-Anbieter gehören EMC<br />

(http://www.emc.de), FileNet (http://www.filenet.de), IBM (http://www.ibm.de) und<br />

OpenText (http://www.opentext.de) (alphabetisch …). Werfen wir einmal einen Blick<br />

auf die Abdeckung der Portfolios in Bezug auf die ECM-Definition der AIIM<br />

International (zur Definition siehe z.B. die Einträge „Enterprise Content Management“<br />

und „ECMS“ auf http://www.de.Wikipedia.org).<br />

Die Abkürzungen und Farben in den folgenden Tabellen sind wie folgt zu übersetzen: Cap = Capture; M =<br />

Manage-Komponenten, DM = Document Management, RM = Records Management, CM = Web Content<br />

Management, Wf = Business Process Management, Col = Collaboration, Sto = Store einschließlich<br />

Speichersysteme, Pre = Preservation einschließlich Archivierungssoftware, und OM = Deliver, Output<br />

Management. Feld = leer: kein eigenes Produkt, nur durch Zusatzprodukte abgedeckt; Feld = hellgrün: in Teilen<br />

abgedeckt; Feld = dunkelgrün: gut abgedeckt.<br />

AIIM ECM Cap M Sto Pre OM<br />

Firma DM Col CM Wf RM<br />

EMC<br />

FileNet<br />

IBM<br />

OpenText<br />

Wie sehen nun im Vergleich einige Anbieter von Standardsoftware aus, die sich<br />

ebenfalls im ECM-Markt platzieren wollen.<br />

AIIM ECM Cap M Sto Pre OM<br />

Firma DM Col CM Wf RM<br />

HP<br />

Microsoft<br />

Oracle<br />

SAP<br />

Sun<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Marktüberblick Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Marktüberblick.doc Datum: 04.04.2006 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 6 von 22


Marktüberblick<br />

Andere bei Forrester (http://www.forrester.com) oder Gartner<br />

(http://www.gartner.com) im oberen rechten Quadranten gern gelistete Anbieter wie<br />

Vignette (http:// www.vignette.com), Interwoven (http://www.interwoven.com), Stellent<br />

(http://www.stellent.de), Mobius (http://www.mobius.com), BancTec<br />

(http://www.banctec.de), Hummingbird (http://www.hummingbird.com) oder Xerox<br />

(http://www.xerox.de) spielen in Deutschland nur eine nachgeordnete Rolle.<br />

Dafür gibt es zahlreiche deutsche Anbieter (Entschuldigung liebe Anbieter, wir<br />

wissen, dass auch Sie international tätig sind, jedoch ein Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit<br />

immer noch in Deutschland liegt), die ebenfalls den Wettlauf zu den großen ECM-<br />

Suitenanbietern aufgenommen haben. Hier einige wenige, ausgewählte Beispiele<br />

(Vorab unsere Entschuldigung an alle nicht aufgeführten Anbieter):<br />

AIIM ECM Cap M Sto Pre OM<br />

Firma DM Col CM Wf RM<br />

Betasystems<br />

d.velop<br />

Docuware<br />

EASY<br />

ELO<br />

GFT Solution.<br />

IQDoQ<br />

Optimal<br />

Saperion<br />

SER<br />

Solutions<br />

Win<strong>Dr</strong>eam<br />

etc …<br />

Eines zeigt die Tabelle ganz deutlich: Die deutschstämmigen Anbieter kommen aus<br />

dem klassischen Dokumentenmanagement und der elektronischen Archivierung. Sie<br />

entwickeln sich weiter in Richtung Business Process Management. Das Thema<br />

Collaboration wird dabei Standardsystemen wie Domino oder Exchange überlassen.<br />

Records Management (wie z.B. in der ISO 15489 und in MoReq definiert) ist noch<br />

nicht richtig angekommen. Web Content Management spielt bei diesen Anbietern<br />

keine Rolle. Man setzt dagegen auf die Integration in Portale.<br />

Eine Abfolge, wer der Schönste und Beste ist, sparen wir uns hier. Die<br />

Einschätzungen der Anwender in Bezug auf die Produkte und die Qualität der<br />

Dienstleistung finden sich auf http://www.benchpark.de. Wohin sich die<br />

börsennotierten Anbieter in Bezug auf Innovationen bewegen haben wir im „DTX“ im<br />

Newsletter 20051219 zuletzt dokumentiert.<br />

In dem Maße, wie sich die großen Standardsoftwarelieferanten auf das Thema ECM<br />

einschießen, müssen die kleineren Anbieter ihr Heil in der Flucht nach vorn suchen.<br />

Bessere Integration, fertige Branchenszenarien sind hier die Schlagworte. Immer<br />

mehr Produktanbieter verlagern daher ihren Schwerpunkt in das Dienstleistungs- und<br />

Projektgeschäft.<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Marktüberblick Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Marktüberblick.doc Datum: 04.04.2006 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 7 von 22


Marktüberblick<br />

Was fragen die Anwender nach?<br />

Die meisten Anwender haben immer noch nicht die neuen Schlagworte wie<br />

„Compliance“, „Information Lifecycle Management“ oder „Enterprise Content<br />

Management“ aufgegriffen. Man spricht halt von Archivierung und<br />

Dokumentenmanagement. Aktuell nachgefragte Themen sind (hier ohne<br />

Gewichtung):<br />

• Elektronische Akten, die einen vollständigen Überblick zu allen Dokumenten, E-<br />

Mails etc. nach Kunden, Geschäften, Vorgängen etc. abbilden können<br />

• Rechnungseingangsverarbeitung ist zumindest bei den größeren<br />

Anwenderunternehmen ein wichtiges Thema<br />

• Der einheitliche Posteingang mit Zusammenführung von E-Mail, Fax, gescannten<br />

Dokumenten, Voice-Mail und anderen Quellen mit übersichtlicher Verwaltung<br />

• ASP-Dienstleistungen für elektronische Signatur, z.B. Ausgangsrechnungen<br />

• Archivierung als Entlastung für Domino, Exchange und ERP-Systeme – leider mit<br />

der Tendenz zu neuen Insellösungen<br />

• Ablösung von älteren Speichersystemen durch moderne ILM-Konzepte und<br />

Archivierung auf magnetischen Medien<br />

• Einfache Workflows zur Verteilung von Post, Aufgaben und referenzierten<br />

elektronischen Akten<br />

• Revisionssichere Archivierung von kaufmännischen und steuerrelevanten<br />

Informationen mit Zusammenführung von strukturierten Daten und Dokumenten<br />

• Formularmanagement zur Verwaltung papiergebundener und elektronischer<br />

Formulare mit dem Ziel eine optimierte, möglichst automatische Erfassung in<br />

hoher Qualität zu erreichen<br />

• Unterstützung der Erschließung von Informationen durch intelligente<br />

Suchmaschinen und automatische Klassifikation von Daten und<br />

Zusammenhängen<br />

• Produktdatenmanagement in Verbindung mit technischer Dokumentation und<br />

Dokumentenmanagement<br />

• Unterstützung der projektorientierten Zusammenarbeit einschließlich<br />

Collobaration, Projektmanagement und Dokumentenmanagement<br />

• Vereinfachte Integration von Dokumenten-Technologien in die führenden<br />

Anwendungen (Host, Bürokommunikation)<br />

Besonders im Mittelstand ist Nachholbedarf. Die Anzahl der Projektanfragen und<br />

Projekte hat sich im Vergleich zum Vorjahr fast verdoppelt. Im Markt ist sowohl auf<br />

Anwenderseite als auch auf Anbieterseite ein erhöhter Bedarf an gut qualifzierten<br />

Kräften festzustellen. Um es in einen Satz zu bringen: in 2006 hat der ECM-Markt<br />

erheblich angezogen.<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Marktüberblick Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Marktüberblick.doc Datum: 04.04.2006 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 8 von 22


Marktüberblick<br />

Trends im DRT-Markt 2006<br />

Der Markt für Enterprise Content Management (immerhin sind in der aktuellen<br />

Definition von ECM die drei Begriffe „document“, „related“ und „technologies“ der<br />

<strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> Definition für DRT inzwischen enthalten) ist in Bewegung.<br />

Neue Anbieter treten auf, Mergers&Acquisitions verändern die Landschaft, neue<br />

Produkte kommen in immer kürzeren Abständen auf einen Markt, der durch<br />

Orientierungslosigkeit der Anwender gekennzeichnet ist. Mit den Veränderungen<br />

kommen neue Schlagworte auf, ILM Information Lifecycle Management, ECI<br />

Enterprise Content Integration und viele andere. Auch die Analysten kommen mit<br />

ihren Quadranten und der visuellen Neuordnung des Marktes kaum noch hinterher.<br />

Die AIIM Studie Dezember 2005<br />

Die wichtigsten demographischen Faktoren der AIIM-Studie (http://www.aiim.org)<br />

ergeben sich aus der folgenden Grafik. Hier wird deutlich, dass der Schwerpunkt der<br />

Daten aus den USA, in geringem Maße aus England und fast gar nicht aus dem<br />

übrigen Europa stammt. Dies schränkt die Nutzbarkeit für Vorhersagen in<br />

Deutschland stark ein, jedoch ist davon auszugehen, dass die Trends aus dem<br />

angloamerikanischen Bereich mit etwas Verspätung auch in Deutschland zur<br />

Geltung kommen.<br />

Die wichtigsten Industriezweige<br />

• Staatliche, lokale und provinzielle Regierungen: 15,3%<br />

• Banken und Finanzen: 12,7%<br />

• Versicherungen: 8,7%<br />

• Handwerk und Technik: 8,4%<br />

• Versorgung, Öl und Gas: 7,4%<br />

Größe der Unternehmen<br />

• klein (1-100 Mitarbeiter): 11,9%<br />

• mittel (101-1000 Mitarbeiter): 26,4%<br />

• groß (über 1000 Mitarbeiter): 61,7%<br />

Aufgabe innerhalb des Unternehmens<br />

• Geschäftszweigs- oder Prozessverantwortlicher: 7,1%<br />

• Records Management- oder Dokumenten-<br />

Management-Fachmann: 51,4%<br />

• IT-Manager: 21,1%<br />

Geographie<br />

• USA: 78,1%<br />

• Kanada: 9,9%<br />

• United Kingdom: 3,6%<br />

Interessant ist hier besonders eine Beobachtung: über 50% der Antworten wurden<br />

von spezialisierten Records- oder Dokumentenmanagern in den Unternehmen<br />

gegeben. Diese Rolle und dieses Berufsbild fehlt in Deutschland noch weitgehend.<br />

Nur sehr große Unternehmen leisten sich derzeit einen eigenen, hochrangig<br />

Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />

Thema: Marktüberblick Topic: Status: Fertig<br />

Datei: Marktüberblick.doc Datum: 04.04.2006 Version: 1.2<br />

© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2006 Seite 9 von 22


Marktüberblick<br />