Handout - PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich ...

Dokumentenmanagement und
Dokumententechnologien
Behördenakten
Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten
werden üblicherweise in der Registratur aufbewahrt und ggf. vom Beamten
angefordert. Die Anforderung erfolgt über das Aktenzeichen. Über die Art des
Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde
verschieden sind. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte traditionell nicht mehr
aufgefunden werden. Ein Beispiel für die Aktenzeichenvergabe beim
Bundessozialgericht findet sich im dortigen Aktenplan.
Sonstige Unterlagen
Unzählige Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser,
Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige usw. Die grundlegenden Probleme
des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders
gelagert. So ist die Größenordnung der Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es
ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten
verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr
unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer
Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die
Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes
Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch
nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob
sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf die
zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumentenmanagementsysteme
unterschiedlich ausgelegt werden.
Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements
Nutzenargumentation für elektronisches Dokumentenmanagement
• Sicherstellen der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine,
Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
• Sicherstellen der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische
Konvertierung in aller Voraussicht nach "zeitlose" Dateiformate wie TIFF oder
PDF)
• Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung,
Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei
Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-
Workflow, Archivierungs-Workflow)
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
• Sicherstellen eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und
Datenschutz)
• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der
Weiterleitungen der Dokumente
Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff
Thema: Dokumentenmanagement Topic: Status: Fertig
Datei: Dokumentenmanagement.doc Datum: 20.03.2006 Version: 1.0
© PROJECT CONSULT GmbH 2006 Seite 8 von 13