Dokumenten-Management-Systeme - PROJECT CONSULT ...
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<strong>Dokumenten</strong>management<br />
Beispiel hierfür findet sich auf den Seiten der Deutschen Bibliothek extern als Online-<br />
Katalog OPAC.<br />
Behördenakten<br />
Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten<br />
werden üblicherweise in der Registratur aufbewahrt und ggf. vom Beamten<br />
angefordert. Die Anforderung erfolgt über das Aktenzeichen. Über die Art des<br />
Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde<br />
verschieden sind. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte traditionell nicht mehr<br />
aufgefunden werden. Ein Beispiel für die Aktenzeichenvergabe beim<br />
Bundessozialgericht findet sich im dortigen Aktenplan.<br />
Sonstige Unterlagen<br />
Unzählige Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser,<br />
Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige usw. Die grundlegenden Probleme<br />
des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders<br />
gelagert. So ist die Größenordnung der Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es<br />
ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von <strong>Dokumenten</strong><br />
verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr<br />
unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer<br />
Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die<br />
Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes<br />
Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch<br />
nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob<br />
sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf die<br />
zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen <strong>Dokumenten</strong>managementsysteme<br />
unterschiedlich ausgelegt werden.<br />
Betriebswirtschaftliche Betrachtung des <strong>Dokumenten</strong>managements<br />
Nutzenargumentation für elektronisches <strong>Dokumenten</strong>management<br />
• Sicherstellen der leichten Wiederauffindbarkeit von <strong>Dokumenten</strong><br />
(Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-<br />
Identifikatoren)<br />
• Sicherstellen der langfristigen Lesbarkeit von <strong>Dokumenten</strong> (durch<br />
automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach "zeitlose" Dateiformate<br />
wie TIFF oder PDF)<br />
• Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)<br />
• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)<br />
• Unterstützung der <strong>Dokumenten</strong>erstellung (Vorlagenverwaltung,<br />
Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei<br />
<strong>Dokumenten</strong>erstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-<br />
Workflow, Archivierungs-Workflow)<br />
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit <strong>Dokumenten</strong><br />
Kunde: Presse Projekt: Artikel Autor: Kff<br />
Thema: DM Topic: Status: Fertig<br />
Datei: <strong>Dokumenten</strong>management.doc Datum: 30.08.2005 Version: 1.0<br />
© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2005 Seite 8 von 14