Rechtliche Grundlagen bei der Verwendung von digitalen ...
Rechtliche Grundlagen bei der Verwendung von digitalen ...
Rechtliche Grundlagen bei der Verwendung von digitalen ...
Erfolgreiche ePaper selbst erstellen
Machen Sie aus Ihren PDF Publikationen ein blätterbares Flipbook mit unserer einzigartigen Google optimierten e-Paper Software.
<strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong><br />
<strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong><br />
<strong>digitalen</strong> Dokumenten<br />
DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung<br />
Dr. Dietmar Weiß<br />
VOI RG-Leiter Süd<br />
Mitglied im CC Steuern & Recht<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Agenda<br />
Vorstellung<br />
<strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong><br />
<strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten<br />
Presseschau<br />
<strong>Rechtliche</strong>r Rahmen<br />
Handels- und Steuerrecht<br />
Zivilrecht/BGB<br />
Eingangsrechnungen<br />
<strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> Fax<br />
Mail-Archivierung<br />
Verfahrensbeschreibung<br />
Fragen & Gespräch<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Vorstellung<br />
Weltweite Projekte<br />
Unternehmensberatung für<br />
Einführung elektronische <strong>von</strong> elektronischer Archivierung<br />
Eingangsrechnungsbear<strong>bei</strong>tung<br />
Workflow Management<br />
Seminare &<br />
bislang in Prozessmanagement<br />
12 europäischen<br />
Systemauswahl<br />
Län<strong>der</strong>n, USA und Kanada<br />
• Prozesskostenrechnung<br />
• Risikobewertung <strong>von</strong> Prozessen<br />
• Prozessoptimierung<br />
Betriebswirtschaft<br />
(Kostenrechnung, Unternehmensplanung)<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Vorstellung<br />
Auswahl- und Einführung <strong>von</strong> Archivierungs- und<br />
Dokumenten Managementsystemen.<br />
Erstellen <strong>von</strong> Grobkonzepten<br />
Projektmanagement<br />
Integration in das betriebswirtschaftliche<br />
Umfeld (anstelle Anpassung<br />
<strong>der</strong> betrieblichen Abläufe an das neue System).<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Vorstellung<br />
Marktstudien<br />
Workflow-Studie 1993 mit Klassifikation <strong>von</strong> über 30<br />
Produkten<br />
Studie über Prozesskostenrechnungssysteme<br />
in Deutschland 1995<br />
DMS- und Archivierungsstudie 2002<br />
2003, 2005 und 2007.<br />
DMS-Marktanalysen für VOI<br />
über Anwen<strong>der</strong>verhalten<br />
in 2004 und 2006/2007.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
DMS/Archivierung<br />
Erstellung <strong>von</strong> Verfahrensbeschreibungen<br />
Verfahrensdesign und Prozessentwurf für „ordentliche“ und<br />
sichere Archivierung.<br />
Zusammenstellung <strong>der</strong> relevanten Dokumentationsbestandteile.<br />
Langjährige, praktische kaufmännische Erfahrung und<br />
aktuelles Wissen über Gesetzgebung, Anwendung und<br />
Regelungen/Auslegungen <strong>der</strong> Abgabenordnung.<br />
Erstellung <strong>der</strong> Verfahrensbeschreibung.<br />
<br />
Aktueller HINWEIS: Verfahrensbeschreibungen werden <strong>bei</strong><br />
Prüfungen immer häufiger <strong>von</strong> <strong>der</strong> Finanzbehörde<br />
verlangt!<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
<strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong><br />
<strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong><br />
<strong>digitalen</strong> Dokumenten<br />
DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung<br />
Dr. Dietmar Weiß<br />
VOI RG-Leiter Süd<br />
Mitglied im CC Steuern & Recht<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Agenda<br />
Vorstellung<br />
<strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong><br />
<strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten<br />
Presseschau<br />
<strong>Rechtliche</strong>r Rahmen<br />
Handels- und Steuerrecht<br />
Zivilrecht/BGB<br />
Eingangsrechnungen<br />
<strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> Fax<br />
Mail-Archivierung<br />
Verfahrensbeschreibung<br />
Fragen & Gespräch<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Presseschau<br />
Was ist nicht<br />
erlaubt?<br />
Was ist<br />
möglich?<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
<strong>Rechtliche</strong>r Rahmen<br />
das Handelsgesetzbuch (HGB) Pharma; Regulatory Affairs<br />
das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)<br />
Arzneimittelgesetz (AMG)<br />
das Telekommunikationsgesetz (TKG)<br />
das Aktiengesetz (AG)<br />
ICH M4 EWG (CTD)<br />
das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit ICH beschränkter M2 EWG (eCTD Haftung V 3.2.2, (GmbHG) July 2008)<br />
Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich EU Module 1 CTD-structure (KontraG) from „Notice<br />
die Abgabenordnung (AO)<br />
to Applicants“ Volume 2B<br />
die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen<br />
EU Module 1 eCTD Specification<br />
vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.<br />
Basel II, Geldwäschegesetz<br />
CMD(h) guideline: “Best practice guide on<br />
<strong>der</strong> Sarbanes-Oxley Act (und an<strong>der</strong>e x00 Compliance-Regeln)<br />
the use of the eCTD“<br />
Verwaltungsverfahrensgesetz FDA Specification (eCTD M1, XML-<br />
Backbone, …)<br />
=> Archivierung <strong>von</strong> Daten, Dokumenten und E-Mails<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
<strong>Rechtliche</strong>r Rahmen<br />
§ 238 HGB: E-Mails, die als Handelsbriefe einzustufen<br />
sind, müssen archiviert werden (also 6 Jahre, ggf. auch<br />
länger).<br />
§ 147 Abgabenordnung (AO)<br />
Unterschiedliche<br />
E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug (also 10 Jahre) Bedeutungen<br />
Kaufleute müssen empfangene Handelsbriefe geordnet<br />
aufbewahren.<br />
Verwaltungsverfahrensgesetz:<br />
§ 26 elektronische Äußerungen <strong>von</strong> Zeugen als<br />
Beweismittel.<br />
Basel II:<br />
Individuelle Bonitätseinschätzung => Risikomanagement<br />
=> Archivierung<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Betrachtungsfokus<br />
Handelsrecht<br />
Steuerrecht<br />
Ausblick GoBIT statt GoBS<br />
Zivilrecht<br />
Anwendungsfall Eingangsrechnungen<br />
Anwendungsfall Ausgangsrechnungen<br />
Anwendungsfall Faxversand<br />
Anwendungsfall Mail-Archivierung<br />
Lösungsmodell Verfahrensbeschreibung<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Betrachtungsfokus<br />
Beispiel Elektronische Rechnungen: Steuerän<strong>der</strong>ungsgesetz<br />
2003 bzgl. Umsatzsteuer: elektronische Übermittlung<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Handels- und Steuerrecht<br />
Der Einsatz <strong>von</strong> Dokumenten Management Systemen ist <strong>bei</strong><br />
Einhaltung bestimmter Verfahrensvorgaben und ordnungsmäßiger<br />
Nutzung zulässig.<br />
Dokumente, die nach dem Handels- und Steuerrecht aufzubewahren<br />
sind, können bis auf wenige eindeutig festgelegte Ausnahmen (z. B.<br />
Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse)<br />
ausschließlich in digitalisierter Form vorgehalten werden.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Handels- und Steuerrecht<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen an die Aufbewahrung <strong>von</strong> Unterlagen<br />
nach HGB<br />
Ein Kaufmann ist verpflichtet, eine mit <strong>der</strong> Unterschrift übereinstimmende<br />
Wie<strong>der</strong>gabe <strong>der</strong> abgesandten Handelsbriefe (Kopie,<br />
Abdruck, Abschrift, o. ä.) zurückzubehalten.<br />
Der Kaufmann genießt die Freiheit, über die Technik sowie Art und<br />
Weise <strong>der</strong> Aufbewahrung <strong>von</strong> Unterlagen selbst zu entscheiden,<br />
insofern er den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung<br />
genügt.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Handels- und Steuerrecht<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen an die Aufbewahrung <strong>von</strong><br />
Unterlagen nach HGB<br />
§ 239 HGB Abs. 1-3 Formvorschriften<br />
<strong>Verwendung</strong> einer lebenden Sprache<br />
Vollständigkeit <strong>der</strong> Aufzeichnung<br />
Richtigkeit <strong>der</strong> Aufzeichnung<br />
§ 239 HGB Abs. 4 Möglichkeit <strong>der</strong> Führung <strong>der</strong> Handelsbücher<br />
Diese Formen <strong>der</strong> Buchführung müssen einschließlich <strong>der</strong> da<strong>bei</strong><br />
angewandten Verfahren ordnungsmäßiger Buchführung genügen.<br />
Die Daten müssen während <strong>der</strong> Dauer <strong>der</strong> Aufbewahrung<br />
verfügbar sein und je<strong>der</strong>zeit lesbar gemacht werden können.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Handels- und Steuerrecht<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen an die Aufbewahrung <strong>von</strong> Unterlagen<br />
nach HGB<br />
§ 257 Abs. 1 HGB<br />
Je<strong>der</strong> Kaufmann ist verpflichtet, folgende Unterlagen geordnet<br />
aufzubewahren:<br />
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,<br />
Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die<br />
zu ihrem Verständnis erfor<strong>der</strong>lichen Ar<strong>bei</strong>tsanweisungen und<br />
sonstige Organisationsunterlagen<br />
empfangene Handelsbriefe<br />
Wie<strong>der</strong>gaben <strong>der</strong> empfangenen Handelsbriefe<br />
Buchungsbelege<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Handels- und Steuerrecht<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen an die Aufbewahrung <strong>von</strong> Unterlagen<br />
nach HGB<br />
§ 257 Abs. 3 HGB: Form <strong>der</strong> Aufbewahrung<br />
Mit Ausnahme <strong>von</strong> Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und<br />
Konzernabschlüssen können oben genannte Unterlagen auf einem<br />
Datenträger aufbewahrt werden.<br />
Folgende Anfor<strong>der</strong>ungen müssen aber erfüllt werden:<br />
Beachtung <strong>der</strong> Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.<br />
Wie<strong>der</strong>gabe <strong>der</strong> Daten bildlich<br />
Inhaltliche Übereinstimmung mit den an<strong>der</strong>en Unterlagen.<br />
Gewährleistung <strong>der</strong> Wie<strong>der</strong>gabe <strong>der</strong> Daten während <strong>der</strong><br />
Aufbewahrungsfrist.<br />
Gewährleistung, die Daten innerhalb angemessener Sofort! Sofort! Frist lesbar<br />
zu machen.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Handels- und Steuerrecht<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen an die Aufbewahrung <strong>von</strong> Unterlagen<br />
nach HGB<br />
§ 261 HGB:<br />
Ein Kaufmann ist verpflichtet, die notwendigen Hilfsmittel für die<br />
Wie<strong>der</strong>gabe seiner Unterlagen auf seine Kosten zur Verfügung zu<br />
stellen.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Handels- und Steuerrecht<br />
Sicht <strong>der</strong> Wirtschaftsprüfer mit IDW Fait III: Regelung <strong>der</strong><br />
elektronischen Archivierung<br />
Auf Grundlage dieser Systematisierung werden die<br />
Datenarchivierung und<br />
optische Archivierung<br />
<strong>bei</strong> den elektronischen Verfahren unterschieden,<br />
wo<strong>bei</strong> durch die Texterkennung aus <strong>der</strong> eigentlichen NCI-<br />
Archivierung auch CI-Datenarchivierung (empfangene<br />
elektronische Bestelldaten, die direkt in die DV-Systeme zur<br />
Verar<strong>bei</strong>tung eingespielt werden) erfolgen kann.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Handels- und Steuerrecht<br />
Sicht <strong>der</strong> Wirtschaftsprüfer mit IDW Fait III: Regelung <strong>der</strong><br />
elektronischen Archivierung<br />
Bei <strong>der</strong> Digitalisierung <strong>von</strong> (Papier-) Eingangsrechnungen<br />
nennt IDW FAIT 3 zwei Verfahren, wie diese<br />
Papierdokument digitalisiert werden können:<br />
1. spätes Archivieren<br />
2. frühes Archivieren<br />
Beim Prozess „frühes Archivieren“ dient das erzeugte<br />
Image als Buchungsgrundlage.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Handels- und Steuerrecht<br />
Eingang des<br />
Dokuments<br />
Freigabe des<br />
Image<br />
Buchungsfreigabe<br />
Vorbereitung<br />
des Dokuments<br />
zum Scannen<br />
Weiterleitung<br />
des Image zur<br />
Erfassung <strong>der</strong><br />
Buchungsinformationen<br />
(Automatische)<br />
Vernüpfung ERP-<br />
Ordungskriterium<br />
und Dokumenten -ID<br />
im ERP-System<br />
Ablage des Image auf<br />
Archiv-Server und<br />
Indexbildung<br />
Scannen des<br />
Dokuments am<br />
Scan-Client und<br />
Zuordnung <strong>der</strong><br />
Dokumenten -ID<br />
Kontrolle <strong>der</strong><br />
Verknüpfung<br />
auf Vollstädigkeit<br />
und Richtigkeit<br />
Kontrolle des<br />
Image auf<br />
Vollständigkeit<br />
und Richtigkeit<br />
Erfassen <strong>der</strong><br />
Buchungsinformationen<br />
im<br />
ERP-System<br />
Freigabe <strong>der</strong><br />
Originaldokumente<br />
zur Vernichtung<br />
ggf. Vernichtung des<br />
Originaldokuments<br />
Frühes Archivieren!<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Ausblick GoBIT<br />
Die GoBS werden vermutlich in 2010 durch die<br />
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung <strong>bei</strong>m IT-<br />
Einsatz (GoBIT) abgelöst werden<br />
Archivsysteme werden hier explizit behandelt<br />
Verfahrensbeschreibung wird zur Absicherung explizit<br />
erwähnt<br />
Hierzu gibt es einen Glie<strong>der</strong>ungsvorschlag<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Schriftformerfor<strong>der</strong>nis<br />
Überall dort, wo das BGB die Schriftform erfor<strong>der</strong>t, würde ein<br />
digitales Dokument die Nichtigkeit zur Folge haben,<br />
z. B. Bürgschaftserklärung.<br />
Originalverzicht u. U. nicht möglich!<br />
Beweiskraft<br />
Digitales Dokument als Objekt des Augenscheins.<br />
freie richterliche Beweiswürdigung<br />
Fazit:<br />
Zivilrecht/BGB<br />
Ein digitales Dokument hat sehr wohl Beweiskraft, obliegt aber<br />
<strong>der</strong> Würdigung des Richters!<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Anwendung Eingangsrechnung<br />
Für Scannen <strong>von</strong> Eingangsrechnungen gilt:<br />
Die Archivierung <strong>von</strong> Dokumenten, die unter das HGB<br />
fallen, auf elektronischen Medien ist zulässig, wenn<br />
die GoBS eingehalten werden<br />
Also bildliche Übereinstimmung für empfangene<br />
Handelsbriefe und Buchungsbelege:<br />
Inhaltliche Übereinstimmung für alle an<strong>der</strong>en Unterlagen.<br />
Zu beachten ist:<br />
Für Ausfuhrbelege, <strong>bei</strong> denen die Originale mit Dienststempelabdrucken versehen<br />
sind, <strong>bei</strong> denen die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten, ist nach Auffassung<br />
<strong>der</strong> Finanzverwaltung eine originalgetreue Wie<strong>der</strong>gabe im Wege <strong>der</strong> <strong>digitalen</strong><br />
Archivierung technisch nicht darstellbar.<br />
Quelle:<br />
http://www.stuttgart.ihk24.de/produktmarken/recht_und_fair_play/steuerrecht/Finanzverwaltung<br />
,_Steuerpruefung/Aufbewahrung_<strong>von</strong>_Geschaeftsunterlagen.jsp#5.3<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Anwendung Ausgangsrechnung<br />
Dto. Eingangsrechnungen<br />
Allerdings ist <strong>der</strong> Anwendungswunsch an<strong>der</strong>s gelagert,<br />
man möchte Ausgangsrechnungen elektronisch<br />
versenden<br />
=> digital signieren <strong>der</strong> Ausgangsrechnung<br />
Auch falls Versand per Fax<br />
Ggf. <strong>Verwendung</strong> eines Dienstleisters<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Anwendung Fax<br />
Der Briefkopf und Brieffuß sind<br />
in <strong>der</strong> Faxvorlage hinterlegt.<br />
Wie sieht nun eine Rechnungssignatur Kasten sind lediglich aus? ein<br />
Die Signatur ist ein 2D-<br />
Barcode. Ein „normaler“<br />
Barcode ist durch eventuell<br />
schlechte Faxqualität nicht<br />
möglich.<br />
Die Rechnungsdaten in dem<br />
Abbild <strong>der</strong> Signatur.<br />
Dies ist die qualifizierte<br />
elektronische Signatur<br />
In diesem Feld sind die Daten<br />
verschlüsselt dargestellt.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Nun ist die aus dem<br />
Barcode erzeugte<br />
Rechnung zu sehen<br />
und es erscheint<br />
automatisch dieses<br />
Informationsfenster<br />
Hier werden viele<br />
unterschiedliche<br />
Signaturinformationen<br />
angezeigt<br />
Datei anklicken und in den digiSeal rea<strong>der</strong> ziehen.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Anzeige des 2-D-Barcodes<br />
Über die Funktion<br />
„Visueller Vergleich“<br />
wird die Bilddatei mit<br />
den Daten aus dem<br />
Barcode verglichen.<br />
Es dürfen keine<br />
Abweichungen<br />
festgestellt werden, d. h.,<br />
das Bild stimmt mit den<br />
Barcodeinformationen<br />
überein.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Arten <strong>der</strong> Mail-Archivierung<br />
Anwen<strong>der</strong>getriebene Mail-<br />
Archivierung:<br />
Anwen<strong>der</strong> entscheidet über<br />
• die Ablage <strong>der</strong> Mail o<strong>der</strong><br />
• <strong>der</strong>en Indexierung.<br />
Systemgetriebene Mail-<br />
Archivierung:<br />
Archivierung erfolgt<br />
• regelbasiert und<br />
• automatisch<br />
• durch eine technische<br />
Lösung.<br />
Beides kann sich ergänzen.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Filterung <strong>von</strong> Mails<br />
Kann man E-Mails,<br />
die nicht gespeichert<br />
werden dürfen,<br />
bereits <strong>von</strong> Anfang<br />
an aussortieren?<br />
@<br />
@<br />
@<br />
@<br />
@<br />
@ @<br />
1<br />
@ @<br />
@ @<br />
Ar<strong>bei</strong>tsrecht<br />
Unterscheide, ob<br />
private E-Mails gestattet<br />
o<strong>der</strong> verboten<br />
Unterscheide<br />
zwischen Verbindungsdaten<br />
und<br />
Textinhalten<br />
Grundgesetzlich<br />
geschütztes allgemeines<br />
Persönlichkeitsrecht<br />
und Recht auf<br />
informationelle<br />
Selbstbestimmung<br />
Unterscheide alte und<br />
neue Ar<strong>bei</strong>tsverhältn.<br />
Betriebsvereinbarungen<br />
Quelle: Peters, Schönberger & Partner, München<br />
Fragestellungen<br />
Welche E-Mails dürfen nicht gespeichert werden?<br />
Datenschutzrecht<br />
Grundsatz <strong>der</strong> Datenknappheit<br />
Unterscheide, ob private<br />
E-Mails gestattet o<strong>der</strong><br />
verboten<br />
Gespeicherte Daten nur<br />
für Zwecke nutzbar, für<br />
die gespeichert wurde<br />
Neues Ar<strong>bei</strong>tnehmerdatenschutzrecht<br />
Auslagerung mit<br />
Verfügungsgewalt<br />
Dritter = Auftragsdatenverar<strong>bei</strong>tung<br />
Auftraggeber bleibt auch<br />
<strong>bei</strong> Outsourcing für Datenverar<strong>bei</strong>tung<br />
verantwortlich<br />
vertragliche Verpflichtungen<br />
Vertraulichkeitserklärung:<br />
"Wenn eine o<strong>der</strong> <strong>bei</strong>de Parteien die<br />
Verhandlungen für beendet erklären, ist<br />
die Erwerbsinteressentin verpflichtet, alle<br />
in ihrem Besitz befindlichen Geschäftsunterlagen<br />
<strong>von</strong> den Beteiligten sowie<br />
Abschriften o<strong>der</strong> Aufzeichnungen je<strong>der</strong><br />
Art hier<strong>von</strong> unverzüglich zurückzugeben.<br />
Die Erwerbsinteressentin verpflichtet sich<br />
ferner, keine Kopien <strong>von</strong> den ihr zur<br />
Verfügung gestellten Unterlagen zu<br />
fertigen o<strong>der</strong> fertigen zu lassen und<br />
eventuell erhaltene Daten unwie<strong>der</strong>bringlich<br />
zu löschen. Dies gilt auch für<br />
Unterlagen, die vor Unterzeichnung<br />
dieser Vereinbarung übergeben wurden."<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Kann man Mails im DMS löschen?<br />
Fragestellungen<br />
@<br />
@<br />
@<br />
@<br />
@<br />
@<br />
@ @ @<br />
@ @<br />
Welche Möglichkeiten gibt es, gespeicherte E-Mails<br />
zu löschen?<br />
Wer darf löschen?<br />
Wi<strong>der</strong>spruch<br />
Löschungsmöglichkeit muss<br />
gegeben sein <strong>bei</strong><br />
elektronischer Personalakte<br />
Unterlassungs-/Löschungsanspruch<br />
Datenschutzrecht<br />
(z. B.: § 20 Abs. 2 BDSG)<br />
Auch wenn es technisch<br />
möglich ist, spricht <strong>der</strong><br />
Sinn eines DMS gerade<br />
gegen jegliche Löschungsmöglichkeiten.<br />
Quelle: Peters, Schönberger & Partner, München<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Verfahrensbeschreibung<br />
Eine Verfahrensbeschreibung erhöht die Sicherheit einer<br />
Anerkennung <strong>der</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumente nach Vernichtung<br />
<strong>der</strong> Originale.<br />
Außerdem wird die Beschreibung mit zunehmen<strong>der</strong><br />
Tendenz verlangt.<br />
Eine Orientierung an obiger Glie<strong>der</strong>ung (FAIT III) in<br />
Verbindung mit dem fachlichen und technischen Konzept<br />
hält den Aufwand in Grenzen.<br />
Hinweise für die Inhalte – insbeson<strong>der</strong>e auch fachlicher<br />
Art - liefert in sehr anschaulicher Form auch die<br />
Prüfungsrichtlinie IDW RS FAIT 3 und wohl auch die<br />
künftig erscheinenden GoBIT.<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Fragen/Gespräch<br />
DWB<br />
Dr. Dietmar Weiß Beratung<br />
Nie<strong>der</strong>lassung Stuttgart<br />
Römerstraße 5<br />
71144 Steinenbronn<br />
Tel.: 0 71 57/53 96 63<br />
Fax: 0 71 57/53 96 65<br />
Copyright Dr. Dietmar Weiß <strong>Rechtliche</strong> <strong>Grundlagen</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwendung</strong> <strong>von</strong> <strong>digitalen</strong> Dokumenten Vortrag IHK 2010
Change language