Hilfe zur Erfassung statistischer Zahlen_Handreichung - Sankt ...

HILFE ZUR ERFASSUNG STATISTISCHER ZAHLEN
In jedem Jahr fertigen die Büchereien mit viel Mühe und Aufwand eine Jahresstatistik an. Dazu
bedienen sich viele der EDV, andere wiederum ermitteln ihre Zahlen oftmals mühevoll von Hand und
unter Zeitdruck am Ende des Jahres.
Sie haben die Möglichkeit, sich das Erstellen der Statistik mit Hilfe eines Excel-Formulars mit bereits
hinterlegten Rechenoperationen zu erleichtern.
Die Gemeindebücherei Altenmünster-Violau hat zur Vereinfachung eine „Hilfe zur Erfassung
statistischer Zahlen“ erarbeitet, die sich am Aufbau des Statistikformulars des Sankt Michaelsbundes
orientiert. Die Bücherei stellt anderen Interessierten diese Vorlage zur Vereinfachung Ihrer Arbeit zur
Verfügung.
Die Landesfachstelle hat zu diesem Zweck das Formular für die Verwendung in allen Büchereien
entsprechend modifiziert und erweitert.
Das bietet Ihnen das Formular:
Das Formular zielt darauf ab, Büchereien ohne Bibliothekssoftware das einfache und übersichtliche
Erfassen der statistischen Zahlen zu ermöglichen. Insbesondere schwierig über das Jahr zu
ermittelnde Werte, bspw. die Entleihzahlen oder der Bereichen Aufwand und Einnahmen, können
während des Jahres kontinuierlich und übersichtlich gesammelt und am Jahresende komfortabel in
das Statistikformular des Sankt Michaelsbundes übertragen werden.
Nicht berücksichtigt werden Zahlen mit dem 31.12. als Stichtag und solche, die das Jahr über konstant
bleiben bzw. leicht zu ermitteln sind. Dabei handelt es sich u. a. um die Anzahl und Arbeitszeiten der
Mitarbeiter, Öffnungstage und –stunden, Bestandszahlen, die Anzahl der Benutzer sowie eine
detaillierte Vermögensaufstellung.
Das verlangt das Formular von Ihnen:
Technische Voraussetzungen:
Sie benötigen das Tabellenkalkulationsprogramm „Microsoft Excel“.
Notwendige Grundkenntnisse:
Sie sollten...
die Struktur und den Aufbau der einzelnen Tabellenblätter nachvollziehen, um die
Zusammenhänge zwischen den einzelnen Blättern und den enthaltenen Datenfelder zu
erkennen und mit der Gesamtübersicht in Verbindung stehen.
Sie sollten...
wissen, wie Sie Werte in die Tabellenfelder eingeben.
wissen, wie die Vorlage ggf. an die Gegebenheiten Ihrer Bücherei angepasst werden kann.
Das Kennen der Arbeitsweise von Formeln bei der Berechnung von Werten und das Erstellen
einer Formel sind dabei unerlässlich.
Hilfe:
Habnen Sie einen „Excel-versierten“ Ansprechpartner vor Ort? Sicher ist er oder sie behilflich.
Sankt Michaelsbund, Landesverband Bayern e.V., Landesfachstelle
Stand: September 2008
Download: http://www.st-michaelsbund.de/262/
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Das Formular erhalten Sie so:
Laden Sie sich das Formular „Hilfe zur Erfassung statistischer Zahlen.xls“ von den Seiten des Sankt
Michaelsbundes unter: http://www.st-michaelsbund.de/262/ herunter.
Speichern Sie das Dokument anschließend auf Ihrem Rechner ab.
Beachten Sie!
Speichern Sie das Excel-Dokument unter einem neuen Namen ab, wenn Sie es bearbeitet haben. So
wird die ursprüngliche Datei nicht verändert und Sie haben eine leere Vorlage zur Verfügung.
Selbstverständlich können Sie sich jederzeit unter der oben genannten URL eine neue Vorlage
herunterladen.
Bei Veränderungen im Statistikformular stellt der Sankt Michaelsbund das entsprechend modifizierte
Formular mit dem Bearbeitungsstand zum Herunterladen bereit.
EIN HERZLICHES DANKESCHÖN
AN DIE GEMEINDEBÜCHEREI ALTENMÜNSTER-VIOLAU
FÜR IHRE ENGAGIERTE ARBEIT
Sankt Michaelsbund, Landesverband Bayern e.V., Landesfachstelle
Stand: September 2008
Download: http://www.st-michaelsbund.de/262/
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Mit dem Formular arbeiten Sie so:
Im Folgenden werden Aufbau, Funktionsweise und Handhabung des Formulars erläutert.
Hinweise
Die Hilfe zur Erfassung statistischer Zahlen besteht aus mehreren Tabellenblättern (blauer Pfeil), die
wie Karteikarten nebeneinander angeordnet sind.
Öffnen Sie das Formular, gelangen Sie auf das erste Tabellenblatt Hinweise (roter Pfeil). Dort
befinden sich allgemeine und konkrete Erläuterungen zur Arbeit mit dem Formular.
Die Tabellenblätter bilden die Felder des Statistikformulars des Sankt Michaelsbundes ab.
Beachten Sie! Nicht alle Felder (1) bis (94) sind berücksichtigt. (Siehe Erläuterungen „Das bietet Ihnen
das Formular“, S. 1)
Sankt Michaelsbund, Landesverband Bayern e.V., Landesfachstelle
Stand: September 2008
Download: http://www.st-michaelsbund.de/262/
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Tabellenblatt „Gesamtbilanz“
Gesamtbilanz
Die Gesamtbilanz fasst die eingetragenen Werte aus den anderen Tabellenblättern zusammen und
bildet diese in einer Übersicht ab. Das Blatt ist für Sie von besonderer Bedeutung, da es das
„Endergebnis“ abbildet und Sie die Zahlen in das Statistikformular des Sankt Michaelsbundes am
Ende des Jahres einfach übertragen können.
Die Gesamtbilanz errechnet sich automatisch, da sie mit den anderen relevanten Tabellenblättern
verknüpft ist. Das heißt, wenn Sie an anderer Stelle Werte eingeben, löschen oder Korrekturen
vornehmen, so geschieht das ebenfalls in der Gesamtbilanz.
In die Gesamtbilanz tragen Sie nichts ein.
Sankt Michaelsbund, Landesverband Bayern e.V., Landesfachstelle
Stand: September 2008
Download: http://www.st-michaelsbund.de/262/
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Bsp.: Tabellenblatt „Entleihungen (33-43)“
Entleihungen 1
Am Beispiel des Tabellenblattes „Entleihungen (33-43)“ wird die Funktionsweise des Formulars zur
Veranschaulichung erläutert:
Rote Felder füllen sich automatisch mit Werten und werden nicht durch Sie belegt.
In jedem Tabellenblatt ist durch gekennzeichnet, ab wann Sie Werte in die Felder
eintragen können, so dass der Rechenbefehl greift.
Sankt Michaelsbund, Landesverband Bayern e.V., Landesfachstelle
Stand: September 2008
Download: http://www.st-michaelsbund.de/262/
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Ein Beispiel: „Entleihungen (33-43)“
Entleihungen 2
Die Abbildung zeigt das Tabelleblatt mit den Ausleihzahlen der Printmedien vom 7. und 8. Januar
2008 (Schwarzer Pfeil). Diese Liste wird an jedem Ausleihtag fortgeführt.
Im weiteren Verlauf des Tabellenblattes werden ebenfalls die Entleihzahlen von Tonträger und
digitalen Medien eingetragen, jedoch auf Grund der Übersichtlichkeit innerhalb des Beispiels nicht
berücksichtigt.
Die Summen (Zwischensumme der Printmedien) und die Gesamtsumme (hier nicht zu sehen)
errechnen sich, wie oben beschrieben, von selbst.
Sie haben stets einen aktuellen Überblick über die Entleihzahlen der einzelnen Gruppen und eine
Zusammenfassung der Entleihzahlen an jedem Ausleihtag.
Sankt Michaelsbund, Landesverband Bayern e.V., Landesfachstelle
Stand: September 2008
Download: http://www.st-michaelsbund.de/262/
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Tabellenblatt „Besucher (21)“ – I. Teil
Besucher pro Jahr 1
Seit zwei Jahren wird in der Jahresstatistik die „Anzahl der Besucher im Berichtsjahr“ abgefragt, ein
Wert, dessen Höhe sehr oft überrascht. Konkrete Zahlen sind ohne entsprechende technische
Unterstützung, bspw. durch Zählgeräte, nur schwierig und mit hohem Aufwand zu ermitteln.
Die stichprobenartige Zählung ist eine Alternative, die auch hier Anwendung findet.
Wir empfehlen, zwei Zählungen pro Jahr an allen Öffnungstagen durchzuführen (s. blauer Kreis), um
eine realistische Stichprobe vornehmen zu können. In dem Formular gehen wir von drei
Öffnungstagen pro Woche aus (s. Öffnungstag 1, 2 und 3 – rote Pfeile).
Sie tragen die Summe der 1. Zählung im ersten Halbjahr sowie die Summe der 2. Zählung des
2.Halbjahres in „Anzahl der Besucher“ (s. blauer Pfeil) ein.
Der Durchschnittswert der beiden Zählungen errechnet sich jeweils automatisch.
Sankt Michaelsbund, Landesverband Bayern e.V., Landesfachstelle
Stand: September 2008
Download: http://www.st-michaelsbund.de/262/
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Tabellenblatt „Besucher (21)“ – II. Teil
Besucher pro Jahr 2
Die Summe wird nun auf die Öffnungstage im Gesamtjahr aufgerechnet und um die Anzahl der
Veranstaltungsbesucher im Jahr addiert.
Beachten Sie!
Passen Sie das Formular an, wenn Sie mehr Öffnungstage haben. Haben Sie an weniger als drei
Tagen geöffnet, lassen Sie die entsprechenden Felder leer. Das Formular rechnet an den „nicht
belegten“ Tagen mit dem Wert „0“.
Sankt Michaelsbund, Landesverband Bayern e.V., Landesfachstelle
Stand: September 2008
Download: http://www.st-michaelsbund.de/262/
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Weitere Tabellenblätter
• Alle im Formular enthaltenen Tabellenblätter sind nach diesem Prinzip aufgebaut und selbst
erklärend
• Sie können selbst Änderungen und Erweiterungen vornehmen, wenn diese auf Grund der
Gegebenheiten in der Bücherei notwendig sind
Sankt Michaelsbund, Landesverband Bayern e.V., Landesfachstelle
Stand: September 2008
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