Checkliste für Visitationen - Staatsarchiv - Kanton Zürich
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Seite 4/8<br />
4.3 Archivierungsprozess<br />
Zu prüfende Punkte<br />
Prüfungsergebnisse und Bemerkungen<br />
Ist der Unterschied zwischen Ruhender<br />
Ablage und Archiv bekannt? Sind Ruhende<br />
Ablage und Archiv räumlich getrennt?<br />
Findet eine periodische Überführung von<br />
Unterlagen aus der Ruhenden Ablage<br />
ins Archiv statt? In welchen Abständen<br />
Handelt es sich bei den archivierten Unterlagen<br />
um dauernd überlieferungswürdige<br />
Unterlagen (gemäss Aktenplan)?<br />
(Bitte detailliert ausführen: Ja / Nein /<br />
Teilweise, unter Angabe der Aktengruppen)<br />
Wer führt die Bewertung (Aussortieren<br />
von dauernd überlieferungswürdigen<br />
Akten <strong>für</strong> das Archiv, Vernichtung der<br />
nicht überlieferungswürdigen Akten)<br />
durch? Sind die Kriterien <strong>für</strong> die Bewertung<br />
bekannt?<br />
Wird <strong>für</strong> dauernd überlieferungswürdige<br />
Akten alterungsbeständiges Papier (ISO<br />
9706) verwendet? Der Einfachheit halber<br />
empfiehlt es sich, nur eine Sorte Papier<br />
zu verwenden. Papier, das den ISO-<br />
Standard erfüllt, ist meistens nicht teurer<br />
als normales Papier.<br />
Ist das Archivverzeichnis nachgeführt?<br />
Findet man die im Archivverzeichnis<br />
aufgeführten Unterlagen im Archiv?<br />
Gesamteindruck Archiv: Bilden die Akten<br />
die Tätigkeit der Behörde nachvollziehbar<br />
ab? Bestehen grössere Lücken oder<br />
fehlen Teilbestände?<br />
Wer benutzt das Archiv? (Verwaltung,
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