Leitfaden - Staatsarchiv - Kanton Zürich

Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven im Kanton Zürich
Schliessung des Dossiers wird das Datum der Schliessung ergänzt.
Man unterscheidet zwischen Sachablagen und Serienablagen.
Sachablagen bestehen aus in sich geschlossenen Geschäftsdossiers.
Beispiele für Sachablagen sind Baudossiers (Dossier
pro Gebäude/Liegenschaft), Projektdossiers (Dossier pro Projekt)
oder thematisch geordnete Dossiers (Dossier zu einem bestimmten
Thema). Serienablagen sind aus Reihen von Fallakten
oder Schriftstückserien zusammengesetzt. Beispiele für Serienablagen
sind Personaldossiers, Schüler/innenakten (meist nach
Jahren und/oder alphabetisch geordnet) oder auch Protokollreihen.
Letztere können mit Hilfe von Jahresschnitten geordnet und
in einzelne Dossiers unterteilt werden.
Umfangreichere Dossiers können in einzelne, in sich abgeschlossene
Unterdossiers unterteilt werden. Dossiers werden
in der Regel abgeschlossen, wenn ein Geschäft erledigt ist.
Auf besondere Akten mit sehr langen Laufzeiten (beispielsweise
Baudossiers) gehen wir weiter unten gesondert ein.
Als Spezialfall sind Datenbanken zu betrachten: Auch deren
Daten sind vielfach geschäftsrelevant und entsprechend im
Aktenplan aufzuführen.
Für die laufende Ablage spielt der Aktenplan eine zentrale
Rolle. Er strukturiert die Ablage und ermöglicht die Festlegung
weiterer Punkte:
– Verantwortliche/r Mitarbeiter/in (Federführung)
– Aufbewahrungsfristen und gesetzliche Grundlagen
– Schutzfristen.
Jedes Dossier gehört zu einer bestimmten Position im Aktenplan.
Wenn für ein Dossier keine passende Position gefunden
werden kann, ist der Plan entsprechend anzupassen.
Mit «Masterdossier» bezeichnen wir dasjenige Dossier, das
von dem/der Dossierverantwortlichen geführt wird. Das Wissen
um das Masterdossier ermöglicht es allen anderen am
Prozess beteiligten Mitarbeitenden, Doppel- und Mehrfachexemplare
von Unterlagen nach Gebrauch zu entsorgen.
Die Gemeinden sind aufgefordert, die Musteraktenpläne des
Staats archivs zu verwenden. Diese stehen auf der Homepage
zur Verfügung. 2
Von der Laufenden in die
Ruhende Ablage
Bevor ein Dossier von der Laufenden in die Ruhende Ablage
überführt wird, können nicht mehr benötigte («unwichtige»,
nicht geschäftsrelevante) Unterlagen aussortiert werden. Dabei
2 http://www.staatsarchiv.zh.ch/internet/justiz_inneres/sta/de/gemeinden/hilfsmittel.html.
8