Barcode@finorm Vorteile und Ablauf Softfair BackOffice GmbH
Barcode@finorm Vorteile und Ablauf Softfair BackOffice GmbH
Barcode@finorm Vorteile und Ablauf Softfair BackOffice GmbH
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<strong>Softfair</strong> <strong>BackOffice</strong> <strong>GmbH</strong><br />
<strong>Barcode@finorm</strong><br />
<strong>Vorteile</strong> <strong>und</strong> <strong>Ablauf</strong><br />
Michael Reusch - <strong>Softfair</strong> <strong>BackOffice</strong> <strong>GmbH</strong> – 16.12.2012
Einleitung<br />
• Sie nutzen unser Backoffice- <strong>und</strong> Abrechnungs-System<br />
<strong>und</strong> laden jeden Tag die bearbeiteten Dokumente<br />
in das K<strong>und</strong>en- oder Vertrags-Archiv?<br />
• Nicht jede/r Ihrer Mitarbeiter/innen verfügt über einen<br />
Arbeitsplatz-Scanner <strong>und</strong> es fallen durch Laufzeiten<br />
unproduktive Prozesszeiten an?<br />
• Es gibt keine zentrale Scan-Instanz, welche den gesamten k<strong>und</strong>en- <strong>und</strong><br />
vertragsbezogenen Posteingang vorab scannt <strong>und</strong> auf die<br />
Sachbearbeiter verteilt?<br />
Sollten Sie mindestens eine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, sollten Sie<br />
sich diese Folien zum -Barcode-Modul anschauen.<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
Einleitung<br />
• bietet die Möglichkeit, Dokumente zu K<strong>und</strong>en<br />
<strong>und</strong> Verträgen mit einem Barcode zu versehen.<br />
• Diese Dokumente können sodann per Stapelverarbeitung<br />
(also in einem Prozess-Schritt) gescannt <strong>und</strong><br />
automatisch den entsprechenden K<strong>und</strong>en bzw. Verträgen<br />
zugeordnet werden.<br />
• Vorab vom Sachbearbeiter definierte Folgeprozesse wie z. B. eine<br />
Info an den Vermittler werden nach dem Scannen automatisch von<br />
abgearbeitet.<br />
• Es entfällt das Scannen von Einzel-Dokumenten <strong>und</strong> erhöht so die<br />
Produktivzeit Ihrer Mitarbeiter/innen.<br />
• Es entfällt das Vorhalten <strong>und</strong> die Wartung einer größeren Anzahl an<br />
Arbeitsplatz-Scannern.<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
Prozessbeschreibung<br />
Anlage eine Vertrages in<br />
<strong>und</strong> Klick auf das Barcode-Symbol:<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
Prozessbeschreibung<br />
Definition der Dok.-Kategorie <strong>und</strong> Folgeprozesse <strong>und</strong> Klick auf „Anlegen“:<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
Prozessbeschreibung<br />
Hierdurch automatische Anlage eines Folgeprozess-Vorgangs:<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
Prozessbeschreibung<br />
Aufbringen des Barcodes auf das Dokument…<br />
… <strong>und</strong> Sammeln der zu scannenden Dokumente für die Stapelverarbeitung…<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
Prozessbeschreibung<br />
• Nach dem Scannen müssen die Dokumente in ein sog. WebDAV-Verzeichnis<br />
geladen werden. Dies kann manuell durch einen Anwender, durch ein<br />
entsprechendes Kopierprogramm oder durch den Scanner selbst erfolgen.<br />
• Aus diesem Verzeichnis liest die Dateien aus <strong>und</strong> ordnet sie den<br />
K<strong>und</strong>en <strong>und</strong> Verträgen zu.<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
Prozessbeschreibung<br />
Im Anschluss erfolgt durch einen oder verschiedene Anwender die Freigabe<br />
einzelner oder aller Folgeprozesse:<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
Technische Informationen<br />
• Es können zur Zeit 19 verschiedene Barcode-Typen aus<br />
1D- <strong>und</strong> 2D-Codes verwendet werden (z. B. Code 39,<br />
UCC-128 etc.)<br />
• Es ist möglich fertig konfektionierte Barcode-Rollen<br />
zu verwenden oder auch den Barcode als solches durch<br />
generieren zu lassen <strong>und</strong> mit einem Barcode-<br />
Drucker selber auszudrucken.<br />
• Der verwendete Scanner sollte die Möglichkeit einer Stapelverarbeitung<br />
besitzen <strong>und</strong> die gescannten Dateien in einem WebDAV-Verzeichnis<br />
ablegen können.<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
Zusammenfassung<br />
• Das -Barcode-Modul bietet Ihnen die Möglichkeit<br />
die gesamte Eingangspost eines Arbeitstages „in<br />
einem Schwung“ zu scannen.<br />
• Es entfallen große Prozess-Leerlaufzeiten, in denen<br />
Ihre Mitarbeiter mit dem Scannen einzelner Dokumente<br />
<strong>und</strong> deren Upload beschäftigt sind.<br />
• Durch den automatisierten Scanvorgang <strong>und</strong> die anschließend automatisch<br />
abgearbeiteten Folgeprozesse wird das Risiko einer Fehlbearbeitung<br />
z. B. durch die Wiederaufnahme von Vorgängen minimiert.<br />
Barcode@<br />
: Der Prozess-Beschleuniger für Ihr Backoffice!<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
Vielen Dank…<br />
… für die Aufmerksamkeit!<br />
<strong>Softfair</strong> <strong>BackOffice</strong> <strong>GmbH</strong><br />
Michael Reusch<br />
m.reusch@softfair-backoffice.de<br />
<strong>Barcode@finorm</strong>
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