PTravel - HannIT

KIDICAP P5
Produktinfo
PTravel
Dienstreise Management für den Public Sector
Das Produkt
KIDICAP PTravel ist die komplette Produktfamilie
zur Lösung aller Aufgabenstellungen im Dienstreisemanagement.
Vom Reiseantrag über das
Genehmigungsverfahren bis zur Dienstreiseabrechnung
und Buchung in das Finanzwesen werden
die einzelnen Schritte intuitiv in Workflows
durchgeführt.
Reiseantrag / -planung
Reisegenehmigung
Reisebuchung
Reiseabrechnung
Sachliche Prüfung
Reiseauswertungen
Fibu - Bezügeabrechnung
PTravel erfüllt die Anforderungen einer kleinen
Behörde an einen einzelnen Reisekostenabrechnungsplatz
ebenso, wie die Bedürfnisse überregional
organisierter Institutionen mit verteilten
Standorten und heterogenen Systemwelten.
Allen gemeinsam ist die uneingeschränkte Berücksichtigung
gesetzlicher, tariflicher und interner
Bestimmungen für die Abrechnung von
Dienstreisen.
Gerade im Dienstreisemanagement sind in
vielen Einrichtungen erhebliche Optimierungs-
und Einsparpotenziale vorhanden.
Durch den Einsatz von KIDICAP PTravel
und der damit verbundenen rollen- und
workflowbasierten Arbeitsweise lassen sich
diese Potenziale schnell ausschöpfen.
Ideal ist der Einsatz in Verbindung mit weiteren
Komponenten des KIDICAP-Produktportfolios,
wie der Personalabrechnung KIDICAP PPay.
Bspw. durch die gemeinsame Stammdatenverwendung
stellen sich zusätzliche Optimierungseffekte
ein.
Die Lösung bietet hohe rechtliche und
rechnerische Sicherheit bei gleichzeitiger
Transparenz in der Reiseabrechnung. Die
einfache Handhabung und aussagefähigen
Auswertungsmöglichkeiten unterstützen
zusätzlich den effizienten Arbeitsablauf.
Enthaltene Komponenten
‣ Systemverwaltung
‣ Personalverwaltung
‣ Reiseabrechnung Einzelreise Inland
‣ Workflow-Management (Antrag und
Genehmigung)
‣ Buchungsverfahren
‣ Listengenerator
Vielfältige Funktionen zur optimierten,
elektronischen und medienbruchfreien
Vorgangsbearbeitung von der Reiseplanung
bis zur Archivierung sind in der Standardversion
enthalten.
Die durchgängige Bearbeitung von Dienstreisen
durch individuell definierte Stationsfolgen
(Bearbeitungsinstanzen) erfolgt in
Form eines elektronischen Workflow. Mit
"Workflow" wird in PTravel die Ablauforganisation
des Travel Managements bezeichnet.
Dazu zählen die einzelnen (Bearbeitungs-)
Stationen, die jeweils vorgeschriebenen
Tätigkeiten sowie die mit der Durchführung
beauftragten oder zu informierenden Mitarbeiter.
Die Reisenden haben Zugriff auf
das System und planen ihre Reise selbst.
Stand: März 2007

KIDICAP P5
Produktinfo
Durch die im Produkt hinterlegten aktuellen Gesetzmäßigkeiten
und individuellen Reiserichtlinien
sind alle Voraussetzungen für die korrekte
Abrechnung ihrer Dienstreisen gegeben. Plausibilitätstests
schließen Überschneidungen von
mehreren Reisen aus. Alle am Prozess beteiligten
Personen (Reisender, Vorgesetzter/Genehmigender,
Reisekostensachbearbeiter,
Controller, Travel Manager) werden gemäß Kundenwunsch
in das elektronische Gesamtverfahren
der Planung, Beantragung, Genehmigung
und Abrechnung von Dienstreisen integriert.
Das System arbeitet windowsbasiert im LAN oder
mit der Unterstützung von Citrix Metaframe im
Intranet oder im ASP-Betrieb.
KIDICAP P5 Integration
Die Integration in das KIDICAP-Produktportfolio
bietet u. a. die gemeinsame Stammdatenverwendung
(Persönliche Daten, Organisationsmerkmale,
Buchführungsmerkmale) sowie die Möglichkeit, Bewegungsdaten
aus der Reisekostenabrechnung direkt
in der Bezügeabrechnung zu verarbeiten.
KIDICAP PTravel Web
Die Web-Option wurde für Institutionen mit zumeist
zentraler Reiseabrechnung, jedoch standortübergreifender
Beantragung und ggf. auch
Genehmigung entwickelt. Interessant ist die
Web-Anwendung auch für Behörden mit Außendiensttätigkeit
an unterschiedlichen Standorten.
Die Mitarbeiter sind in der Lage, weltweit via
Browser auf das System zuzugreifen und ihre
Reisedaten zu bearbeiten.
Die IT-Betriebskosten werden durch die browserbasierte
Anwendung deutlich reduziert.
Enthaltene Programmkomponenten:
‣ Systemverwaltung
‣ Personalverwaltung
‣ Reiseabrechnung Einzelreise Inland
‣ Workflow-Management (Antrag und Ge-
nehmigung)
‣ WebClient (Zugriff webbasiert via Internet)
‣ Buchungsverfahren
‣ Auswertungen
KIDICAP PTravel Mobile
Mit dieser Komponente können Dienstreisedaten
offline, bspw. am Notebook, erfasst
werden. Bei der Anmeldung im Büro
werden die Daten dann automatisch in die
zentrale Datenhaltung überführt bzw. damit
abgeglichen. PTravel Mobile ist besonders
nützlich für Einrichtungen mit Mitarbeitern,
die viel und länger unterwegs sind, z.B.
Steuer- oder Wirtschaftsprüfer.
KIDICAP PTravel - Ihr Nutzen
‣ hervorragendes Kosten-/Nutzen-
Verhältnis
‣ Rechtskonforme Abbildung von:
Bundesreisekostengesetz
Länderrechten
Kirchenrechten
steuerrechtlichen Vorgaben
‣ Berücksichtigung interner R
richtlinien
eise-
‣ Prozessoptimierung mit individuellen
und flexiblen Lösungen
‣ Unterstützung moderner Organisationsabläufe
‣ Beschleunigung der B
prozesse
earbeitungs-
‣ Permanente Plausibilitätsprüfung
‣ Intuitive Bedienbarkeit – mit wenigen
Klicks zum gewünschten Ergebnis
‣ Transparenz auf jeder Bearbeitungsebene
‣ Integration mit KIDICAP P5
Stand: März 2007