Was ist Fundraising? - Linear Software & Systeme GmbH

Was ist Fundraising? 

Ist die strategisch geplante Beschaffung 

sowohl von finanziellen Ressourcen als 

auch von Sachwerte, Zeit (ehrenamtliche 

Mitarbeiter) und Know-how zur 

Verwirklichung von am Gemeinwohl 

orientierten Zwecken unter Verwendung 

von Marketingprinzipien. 

Quelle: Fundraising – In sieben Schritten zum Erfolg-, Beck Wirtschaftsberater 

copyright by Linear Software & Systeme GmbH, Kochstr. 22, 10969 Berlin, Referentin: Annett Armbrecht

Gesamtvolumen 

Sport 

Medien 

Kultur 

Soziales 

Umwelt 

Entwicklung und Trends 

2000 

2,4 

1,45 

0,45 

0,3 

0,1 

0,1 

2001 

0,55 

0,15 

0,15 

copyright by Linear Software & Systeme GmbH, Kochstr. 22, 10969 Berlin, Referentin: Annett Armbrecht 

2,7 

1,6 

0,3 

0,1 

2005 (geschätzt) 

3,4 

1,95 

0,75 

0,4 

0,15 

Quelle: Sponsor Visions 2000, Durchschnittswerte in Milliarden Euro

Fundraising und Sozialmarketing 

• Austauschbeziehung mit unterschiedlichen 

Interessenten – bzw. Zielgruppen 

Zum Beispiel: 

Lieferanten 

Spender 

Stadt oder Gemeinde Mitglieder 

Allgemeine Interessenten 

Stiftungen 


Was ist eigentlich Fundraising 

Software und welche 

Arbeitsabläufe werden dargestellt? 


Aufgaben Database-Fundraising 

• Recherche (Adressen- und 

Unternehmensdaten, etc.) 

• Spendenverhalten 

• Projektplanung 

• Lobbyarbeiten und Kontaktpflege 

• Telefonmarketing 

• Spenderbindung und Betreuung 

• Eventmanagement 


Kreislauf des Database Fundraising 

Daten 

analysieren 

Adressenidentifikation 

Zentrale Datenbank 

Reaktionen Auswertungen 


Dem Geld darf man 

nicht nachlaufen, 

man muss ihm 

entgegen kommen. 

(Aristoteles Onassis) 


Worauf sollten Sie achten, wenn eine 

neue Datenbank angeschafft werden 

soll? 

Vorab: 

• Welche Leistungsanforderungen werden an eine 

Datenbank gestellt? 

• Wie viele Adressdatensätze? 

• Wer soll und wie soll mit der Datenbank gearbeitet 

werden? 

• Welche Informationen sind mit der Datenbank 

abzudecken? 

• Welche Daten sollen übernommen werden? 

• Wie viele Daten (Informationen, Datenbankfelder) 

werden in der Datenbank nachgehalten? 

• Wie soll die Verknüpfung der Daten erfolgen? 


Frage: Ist eine Datenbank generell 

ein „gutes“ Marketingwerkzeug 

• Ein Werkzeug ist immer nur so gut, wie der 

„Handwerker“ der es nutzt und der beste 

Handwerker kann mit einem schlechten 

Werkzeug nicht arbeiten. 

• Schlecht ist ein Werkzeug dann, wenn es dem 

Zweck nicht angemessen oder veraltet ist. 

Quelle:Database Fundraising, IM Marketing-Forum GmbH, Fachverlag 


Grundsätzliche Fragen 

• Wer spendet? 

• Wann/Zeitpunkt? 

• Wie oft? 

• Wieviel/Betrag? 

• Wofür /Zweck? 

• Wie lange schon Spender? 

• Zufriedenheit 

• Welchen Infos/Zusatznutzen angefordert? 


•Adress-/Spenden-wesen 

•Kommunikation 

•Fundraising 

Mögliche Programm-Module 

•Schnittstellen (SAP,KHK, Datev, Excel, Word, etc.) 

•Stiftungsmarketing 

•Erbschaftsmarketing 

•Bußgeld 

•Sozio-demogr. Daten 

•Akten-/Dokumenten-mangement 

•Sponsoring 

•Buchhaltung (Bilanzierung, Budgetierung) 


Welche Sichtweisen sind möglich? 

Aus der Sicht: 

• Finanzbuchhaltung 

• Adressen, personenorientiert 

• Fundraising 


1. Schritt 

• Die Grundstruktur (Datenfelder) planen 

• Welche Informationsfunktion soll die 

Datenbank haben? Nicht nur die 

Adressverwaltung beachten! 

• Pflichtenheft erstellen 


2.Welche Stammdaten 

• Persönliche Daten des Spenders 

• Adresse 

• Verknüpfte Adressen 

• Bankverbindung 

• Kommunikationsdaten 

• Personenbezogene Aktionsdaten 

Individuelle Merkmale (Zweck, Beitrag, 

Zahlungsweg etc.) 


Beispiel für eine Adressmaske 


3. Welche Aktionsdaten werden 

benötigt? 

• Anlegen, Einrichten, Ändern, Löschen 

• Aussendungen/Aktionen/Werbecode 

• Änderungsstatistik 

• Kosten 

• Spenden-Historie 

• Kontakt-Historie 

• Terminfunktion 



Outlookanbindung 

Terminfunktion 

Kontakthistorie


4.Welche Zahlungsdaten werden 

• Datum der Spende 

• Betrag 

• Spendenzweck 

• Zahlungsart 

benötigt? 

• Bankverbindung (Kto, BLZ) 

• klar/unklar 


Spendenerfassung - Schnellerfassungsmaske 

Belegdatum 


Projektzuordnung 

Betrag mit Kostenstellen

Wie kommen Daten in die 

Datenbank? 

• per Überweisungsträger 

• Telefonische Spendenaktion – 

Abzug über Telefonrechnung 

• per Lastschrifteinzug 

• automatischer Kontenauszug 


5. Mögliche Selektions- und 

Auswahlfunktionen 

• Dauer der Zugehörigkeit eines Förderers 

zur Organisation 

• Geschlecht 

• Letzte Spende, Spendenhäufigkeit, 

Betrag( VIP-Spender, etc.) 

• Spendenzwecke 

• Altersstruktur 

• Kombinationen 


Linear Auswertungsgenerator 


Abfragen können selber 

definiert werden durch 

den Layoutgenerator 

Auswertungen sind 

möglich von der 

logischen Verknüpfung 

bis zu SQL-Abfragen

Dankschreiben und Spendenquittungen 


6. Statistik und Auswertung 

• RFM (Receny - Frequenzy- Monetary Value) 

( Zeit Spenderhäufigkeit Spendensumme) 

• Mailinghistorie 

• ABC-Spenderanalyse 

• Regionale Auswertungen, 

Zielgruppenselektion 

• Spendenzweck 

• Erfolgskontrolle der Spendenaktionen 




Datenqualifizierung 

• Automatische Doublettenprüfung 

• Plausibilitätsprüfung (Anrede, PLZ etc.) 

bei der Dateneingabe 

• hinterlegtes Bankleitzahlen-Verzeichnis 

• hinterlegtes PLZ-Verzeichnis 

• Regelmäßige Adressbereinigung - 

Massendatenänderungen 


Taste F12 – phonetische Suche 

Neuaufnahme- 

automatische Dublettenprüfung 


Schnittstellen 

• Text Import/Export in MS-Produkte 

• Datenaustausch mit Banken (HBCI, 

dtt.aus, usw.) 

• Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung (KHK, 

SAP, Datev, Linear, usw.) 

• Import/Export von Daten (Excel, pdf, 

Lotus, usw.) 

• Webanbindung 


Verschiedene Ausgabeformate 


• Bußgeldverwaltung 

• Sponsoring 

• Stiftungsmarketing 

Weitere Module 

• Erbschaftsmarketing 

• Dokumenten-Management 

• u.a. 


Zusammenfassung 


Welchen Nutzen bietet eine 

Fundraising-Software ? 

Zeitersparnis durch Automatisierung 

Erstellen von Briefen, Berichten 

Herausfiltern von Zielgruppen 

schnellere Informationen - abteilungsübergreifend 

Webanbindung - Internetrecherche 

Individualisierung 

Verknüpfung von Daten und Informationen 

Analyse vergangener Daten (Historie) 

Analyse allgemein 

Relationship Fundraising 

Spenderanalysen (Profile) 

Termin- und Erinnerungsfunktionen 


Warum eine Fundraising- 

Software? 

• um den Fundraising-Erfolg zu steigern durch: 

• durch Steigerung des Spendenaufkommens 

• durch Reduzierung von Kosten 

• Eine zentrale Datenbank bietet auch über das 

Fundraising hinaus Möglichkeiten der 

Standortübergreifenden Datenabgleiche und Zugriffe 

(schneller Informationsweg) 


Wie kommt man zur richtigen 

• Anforderungen klären 

Software 

Welche Ziele sollen durch das neue Programm erreicht werden? Welche 

Funktionen und Programmeigenschaften sind für Sie wichtig? Welches IT- 

Umfeld müssen Sie berücksichtigen? 

• Vorauswahl treffen 

Überblick verschaffen, welche Programme gibt es? Welche Möglichkeiten 

haben die Produkte? 

• Informationen anfordern 

Unterlagen, Preisliste für Budgetplanung 

• Begutachtung 

Max. 3 Teilnehmer auswählen und zur Präsentation einladen, Beurteilung 

anhand einer Matrix (Punktesystem mit Gewichtung) 


• Workshops 

Anforderungsprofile und Feinkonzept erarbeiten (Hersteller und Anwender) 

• Testinstallation 

entstehen zwar Kosten und Arbeitsaufwand aber sichert die Entscheidung 

• Installations- und Pflegekosten 

Ist ein Systemadministrator erforderlich, sind geeignete Mitarbeiter im 

Haus? Mind. 1 Jahr Hotlineservice einplanen 

• Referenzen 

Erfahrungsaustausch über die Programme und die Betreuung erfragen 


Projektierung Linear Software 

Vorkontakt per 

Telefon - 

Messe - Events: 

Aufgaben Linear: 

• Zusendung von Infomaterial, 

• eventl. Demo 

• Checklisten zusenden 

Aufgaben Interessent: 

• Zusendung der: 

• Maskenausdrucken, 

• Pflichtenheft, Beitragsordnung 

• Listen 

• Auswertungen 

• Musterbriefe 

Präsentation 

Linear: 

• Softwarevorführung per Beamer 

• Eröterung der Anforderungen des 

Interessenten 

• Vorgehensweise klären 

Referenzkunden 

kontaktieren 

Testinstallation/ 

Trialversion 

Datenübernahme 

• Zusendung der Altdaten 

auf Datenträger 

• Spezifikation der Umsetzscripte 

Kostenschätzumg (siehe Folie 8) 

Schnittstellen 

• Übergabe der 

Schnittstellenbeschreibungen 

und genaue Definition der 

Funktionalitäten 


Bereits enthalten: SAP, KHK, Datev, 

u.w.

1. 

2. 

3. 

Zeitplan 

KW 

Auftragserteilung – 

Erstellung eines 

Konzeptes 

Auftragserteilung 

Testinstallation 

Gesamtprojekt 

Auftragserteilung 

Gesamtprojekt 

Auftragsbestätigung 

Erstellung Konzept 

Kostenschätzung 

Workshop 

Workshop 

Erstellung Konzept 

(Siehe Checkliste) 

Installation SQL Server / 

Client 

durch Linear / Admin 

Installation SQL Server / 

Client 

durch Linear / Admin 


Überprüfung der Daten 

Auftragserteil 

ung 

Testinstallation 

Checkin 

Zeitplan - Projektierung 

Installation 

SQL Server / 

Client durch 

Linear /Admin 

Schulung 

Admin 

durch 

Linear 

Schulung Admin 

durch Linear 

Schulung 

Anwender 

durch Linear 

Masken – und 

Listenanpassung 

Testbetrieb 

Event. Änderungswünsche / Spezifikation 

Schulung 

Anwender 

durch 

Linear 

Maskenanpassung 

Listenanpassung 


Überprüfung 

der Daten 

Testbetrieb event. 

Änderungswünsc 

he / Spezifikation

Notwendige Voraussetzungen 

einer Fundraising-Software 

• Speicherung der Spender-/ Interessentendaten 

• Speichern aller Zahlungsdaten 

• Informationsflüsse innerhalb der Organisation 

• Konsistente Daten 

• Kontakthistorien, jahresübergreifend 

• Mitgliederverwaltung 

• Aktionsüberwachungen, Umsatzauswertungen 

• Auswertungs- und Berichtsfunktionen, Erfolgskontrolle 

• Druck- und Serienbrieffunktionen 

• Datenbankabfragen (SQL) 

• Abwicklung von Telefonie-, Fax., eMail-Anbindung 

• Erbschaftsverwaltung 

• Bußgelderverwaltung 

• Vergabe von Benutzerrechten 


Vorteile einer kommerziellen 

Software? 

• Man muss die Software nicht neu erfinden 

• Erfahrung anderer Fundraiser findet sich im 

Produkt wieder 

• Kosten: oftmals günstiger als bei eigenen 

Datenbanken 

• Schnell Verfügbar (Implementierung) 

• Support gewährleistet 

• Regelmäßiger Updateservice 

• User Groups, Chats, Foren etc. (Schulung, 

Anwendertreffen) 


Nachteile einer kommerziellen 


Lizenzen, Schulung, Wartung (anfallende Kosten) 

eventl. neue Hardware nötig 

nicht immer 100%ige Abdeckung der Anforderungen 

mehr Funktionen als notwendig 

Customizing auf Ihre Anforderungen? Eigene Felder 

können nicht in allen Programmen definiert werden 

Herstellerbindung 

Software-Erweiterungen nicht immer standardisiert 

möglich oder teuer 

Kompatibilität 


Weiter Möglichkeiten: 

• selbst-gestrickte“ Datenbank 

(Individualprogrammierung) 

• Outsourcing/ASP 


Technische Überlegungen 

• Größe der Datenbank und Anzahl der Benutzer? 

• Industrie-Standard (Windows)? 

• Hardware-Anforderungen? 

• Zusatzsoftware? 

• Relationale Datenbank? 

• Benutzerrechte? 

• Dokumentation von Dateneingaben und –änderungen? 

• Datensicherheit? 

• Customizing? 

• Im-/Exportfunktionen/Schnittstellen? 

• Reporting? 

• Abfragemöglichkeiten? 


Verfahren Datenabgleich 

· zentrale Datenhaltung 

– (alles an einem Ort, eine Datenbank) 

· Dezentrale Datenbanken 

– Abgleich nach festzulegendem Intervall / Zeitraum 

(stündlich / täglich / wöchentlich) 

– Abgleich nach festzulegendem Prozedere 

- nur Veränderungsdaten / ganze Sätze 

- Master für Stammdaten 

- Abgleich in beide Richtungen 

- Protokollierung der Änderungen 

- Protokollierung der "verwendeten Daten„ 

Kontaktverwaltung) 

Firewall 

Zentraler Server – 

Landesverband 


Zentraler Server 

VPN 

VPN 

VPN

- Termine 

- Texte 

- Teilnehmerliste 

- Forum 

- Mitglieder 

Kataloge 

- Veranstaltungs- 

Kataloge 

- Arbeitskreise 

Online-Abbuchungen 

Content- 

Management- 

System 

Formulare 

Back Office 


Cross Media 

Publishing 

Office 

Digitalprint 

Internet 

Linear Back- 

Office Software von: 

•Seminarverwaltung 

•CRM, 

•Mitgliederverwaltung 

•Finanzbuchhaltung 

Firewall 

Server 

Replikation 

SQL-Server 


LAN 

(TCP / IP) 

VPN

Datenschutzerklärung 

Linear® verpflichtet Mitarbeiter und Beauftragte, für oder beim Kunden erworbene 

Kenntnisse über den Kunden – wie es das Bundesdatenschutzgesetz vorschreibt – nicht an 

Dritte weiterzugeben. 

Die Mitarbeiter der Linear Software sind arbeitsvertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet. 

Daten des Kunden werden ausschließlich zum Zwecke der Konvertierung in die Linear 

Mitgliederverwaltung importiert. Eine Verwendung zu anderen Zwecken oder eine 

Weitergabe an Dritte ist untersagt. 

Nachdem die Daten erfolgreich konvertiert und in die Datenbank übernommen worden sind, 

müssen alle zur Verfügung gestellten Daten gelöscht werden. 

Der entsprechende Importfilter bzw. das Konvertierungsprogramm zur Übernahme der alten 

Daten in die neue Datenbank wird der …………………………..übergeben, so dass eine 

Übernahme aktueller Daten zum Zeitpunkt der Installation der neuen Mitgliederverwaltung 

gewährleistet ist. 

Nach Sicht der Daten soll der Datenträger: 

• vernichtet werden 

• zurück gesandt werden 

• bei Linear Software GmbH archiviert werden 

Linear Software 


Typische Probleme: 

• Keine klare Zielsetzung 

• Nicht genügend Personalkapazität 

• Arbeitsabläufe intern nicht klar strukturiert 

• Verschiedene Abteilungen – gegenseitiges Blockieren 

• Keine EDV-Abteilung, Fachpersonal nicht vorhanden 

• Abstimmung Geschäftsführung, Vorstand und Anwender 

funktioniert nicht 

• Wird es eine Umstrukturierung durch die Softwareeinführung 

geben 

• Verschiedene Datenbanken, welche zusammengeführt werden 

müssen 

• Schlechte Datenpflege – Datenübernahmen problematisch 

• Hardwarevoraussetzungen sind nicht gewährleistet 

• Schnittstellen unklar 

• Kein Geld 

• Kein Pflichtenheft 


Was ist ein Pflichtenheft ? 

Ein Pflichtenheft ist die 

organisatorische und/oder 

technische Vorgabe zur Erstellung 

von Software. 

Kann beim BSM angefordert werden! 


Nachwort: 

Spenderbindung (Upgrading) 

und gezielte Ansprache neuer 

potenzieller Interessenten sind 

die Schlüssel zu einer qualitativ 

hochwertigen Adressen- 

Datenbank. 

Quelle: Fundraising – In sieben Schritten zum Erfolg-, Beck Wirtschaftsberater 


Auszug aus der Kundenliste – 

NPO´s / Fundraising- 

Organisationen 

• Evangelisches Studienwerk, Schwerte 

• Deutsche Vereinigung Morbus Bechterew 

• Deutsche Sarkoidose Vereinigung 

• Deutsche Myasthenie Gesellschaft e.V. 

• Haufe- / WRS Verlag 

• Lexware 

• Paritätischer Gesamtverband Deutschland 

• u.v.a

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