Doppik

DOPPIK
Einstieg in den Umstieg
Im Landkreis Ravensburg haben sich zwei Verwaltungen entschlossen, die
kaufmännische Buchführung einzuführen. Die Stadt Aulendorf und das
Landratsamt Ravensburg werden vom SAP-Kompetenzteam der KIRU beim
NKHR-Umstieg unterstützt und begleitet.
Der Entwurf für das "Gesetz über das Neue Kommunale
Haushalts- und Rechnungswesen" muss noch
verabschiedet werden. Das hindert viele Kommunen
aber nicht, die kaufmännische Buchführung in der
Verwaltung erfolgreich einzuführen. Im Verbandsgebiet
der KIRU werden die Stadt Aulendorf und das
Landratsamt Ravensburg diesen Schritt wagen und
ihre Verwaltung zum 01. Januar 2009 auf das neue
Recht umstellen. Beide Kunden stellen direkt von
FIWES Classic auf das Neue Kommunale Haushaltsund
Rechnungswesen (NKHR) mit der Finanzsoftware
SAP um.
Definition der Geschäftsprozesse
Das Landratsamt Ravensburg im äußersten Südosten
Baden-Württembergs hat sich im Mai 2007
dazu entschlossen, auf die Doppik mit SAP umzustellen.
Doch was genau ist zu tun um ein solches
Projekt erfolgreich umzusetzen? Für Sybille Schuh,
Leiterin der Finanzverwaltung und Projektleiterin
NKHR beim Landratsamt Ravensburg, ist es besonders
wichtig, dass die gesamte Verwaltung mit in
den Umstellungsprozess integriert wird und wichtige
Entscheidungen zeitnah getroffen werden. Zunächst
wurden dieAufgabenbereiche definiert, die bei einem
Umstieg auf das neue Recht bearbeitet werden
müssen. Aus diesen Bereichen wurden Teilprojekte
gebildet und mit entsprechenden Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern der Verwaltung besetzt. Unter der
Leitung von KIRU-Mitarbeiterin und SAP-Spezialistin
Sabrina Zug bildete das Rechenzentrum ein Team,
das die Teilprojekte im Hinblick auf die Abbildung der
Geschäftsprozesse im SAP-System unterstützt.
Landrat, Erste Landesbeamtin, Dezernenten, Personalrat
Projektleitung
LRA RV Sybille Schuh / KIRU Sabrina Zug
P R O J E K T - T E A M
Vertreter aus den Teilprojekten und des Prüfungsamts
Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 / 3
Teilprojekt 4 Teilprojekt 5 Teilprojekt 6
Vermögen
(Bewertung, Anlagenbuchhaltung,
nach
Produktivsetzung:
Eröffnungsbilanz)
Betriebswirtschaftliches Konzept
(Produktplanung, Kosten- und
Leistungsrechnung, Verrechnungsmodell)
Haushaltsplanung /
Produktplanung
Kosten-
Leistungsrechnung /
Verrechnungsmodell
Bewirtschaftung
Kasse
Berechtigungen
Schnittstellen
Neue Software /
EDV-Technik und
Organisation
Qualifizierung
Endanwender im
LRA RV
Projekt - Arbeitsgruppe
Teilprojektleiter, Amtsleiter, weitere Mitarbeiter mit finanzwirtschaftlichen Aufgaben (pro Amt mind. 1 MA + Stellvertreter)
Während der Projektlaufzeit werden in Workshop-Terminen des jeweiligen Teilprojektes die nötigen technischen
Voraussetzungen vermittelt und in Review-Terminen nach Bedarf offene Fragen diskutiert bzw. Ergebnisse zur
Implementierung des betriebswirtschaftlichen Konzeptes besprochen und verifiziert.
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Möglicher Projektablauf
Entscheidung "Wir stellen auf die Doppik um!"
Besetzung der
Teilprojekte
Interne
Schulungen
Haush.plan.
Interne
Schulungen
Bew/Kasse.
Festlegung der organisatorischen Umsetzung
des Projektes (z.B: Klärung
Zentralisierung - Dezentralisierung)
Inhaltlicher Aufbau: Betriebswirtschaftliches Konzept
(bestimmt die Ziele und Aufgaben aller Teilprojekte)
TP 1 Anlagenbuchhaltung
(inkl. Übernahme der bereits geführten
Anlagen ins System
Bewertung der noch fehlenden Gegenstände
inkl. Übernahme ins System
Erstellen der
Eröffnungsbilanz
TP 2/3 Haushaltsplanung, insbes. Struktur,
Kosten- Leistungsrechnung
TP 2/3
Haushaltsplanerstellung
erstes Produktivjahr
TP 4
Bewirtschaftung / Kasse, insbes. PS-CD,
Kontierungshandbuch
TP 4 Integration und Tests der
Schnittstellen (Stammdaten, offene
Posten, andere DV-Verfahren)
letzter Jahresabschluss
kameral
TP4 Berechtigungen
Produktivstartvorbereitung
Nachbereitung;
Produktionsbetrieb
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun
20XX 20XX 20XX
Gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
des Landratsamtes wurde ein Zeitplan erstellt,
welcher kritische Verschiebungen frühzeitig erkennen
lassen soll und die Aufgaben und zusätzlichen
Arbeiten gleichmäßig auf den Projektzeitraum
verteilt. Für den Projektverlauf ist es wichtig, Abstimmungen
frühzeitig durchzuführen sowie Zeitpuffer
einzuplanen. Im ersten Projektjahr finden die
Abstimmungsgespräche (Dreieck-Symbole) für die
jeweiligen Teilprojekte statt. Dort wird eine Ist-
Analyse der aktuell in FIWES Classic vorhandenen
Vorgänge vorgenommen, festgelegt was in SAP
später an Prozessen abgebildet werden muss,
welche Arbeiten von wem und wann geleistet werden.
Für jedes Teilprojekt finden sowohl Schulungsund
Workshop-Termine statt, bei denen das nötige
Wissen vermittelt wird und so genannte Review-
Termine, um entstandene Fragen bei der Umsetzung
zu beantworten.
Meilensteine im Projektverlauf
Die Meilensteine (Stern-Symbole) sollen helfen, Verzug
im Projektverlauf frühzeitig zu erkennen. Sollte
ein Termin nicht gehalten werden können, bespricht
das Projektteam die nächsten Schritte. Bei
sämtlichen Projektterminen werden Unterlagen zu
den Inhalten erstellt und die Ergebnisse und
Aktivitäten in Aktivitätenlisten geführt. Darin werden
sowohl die Aufgaben des Kunden und der KIRU,
sowie die technischen Vorbereitungen zur Abbildung
der Geschäftsprozesse im System mit Endterminen
definiert.
Sowohl Mitarbeiter wie auch Gremien erhalten von
der Projektleitung regelmäßig Informationen zum
Projektfortschritt und werden mit dem notwendigen
Wissen zum neuen Recht ausgestattet. Ziel ist es,
Verständnis und Akzeptanz im ganzen Haus für das
Umstellungsprojekt zu erhalten, welches sich in
nahezu alle Bereiche der Verwaltung auswirkt.
Das Landratsamt in Ravensburg.
Sanfter Umstieg in Aulendorf
Bei der 9900 Einwohner zählenden Stadt Aulendorf
im Landkreis Ravensburg gestaltet sich der Projektaufbau
ähnlich wie beim Landratsamt Ravensburg,
allerdings unter etwas anderen Grundvoraussetzungen.
Die Stadtverwaltung hat ihre Eigenbetriebe
(Stadt- und Betriebswerke sowie Touristinformation)
bereits erfolgreich zum Jahresbeginn
2007 auf das kaufmännische Rechnungswesen mit
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denn das erarbeitete Modell trägt trotz des Wechsels
des Buchungsstiles zu einer Vergleichbarkeit mit den
Haushaltsplänen der Vorjahre bei.
Schloss Aulendorf in Oberschwaben.
SAP umgestellt. Nun soll zum 01.01.2009 darauf
aufbauend die Kernverwaltung folgen. Durch diesen
sanften Umstieg sind die städtischen Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter bereits mit dem neuen
Rechnungswesen und der Software SAP bestens
vertraut. Daher war der Schritt zur Kommunalen
Doppik naheliegend. Reformbereitschaft und das
Wissen um Nutzen und Notwendigkeit betriebswirtschaftlicher
Instrumente in der Verwaltung
führten bei den Entscheidungsträgern in Aulendorf
schon frühzeitig zur Umstiegsentscheidung.
Auf dem Weg zum Bürgerkonto
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Projektes
ist die sinnvolle Zusammenführung von Adress- und
Bewegungsdaten. Ziel ist es, sowohl bei der Stammdatenübernahme
sowie auch in der laufenden Produktion
den einheitlichen Geschäftspartner zu
realisieren und somit den ersten Schritt in Richtung
Bürgerkonto zu gehen. Mit dem Umstieg auf das
neue Haushaltsrecht wird die Stadt Aulendorf
insbesondere für kleine und mittlere Gemeinden
nach Stetten am kalten Markt ein weiterer Vorreiter
sein.
Das Projekt-Team der Stadt Aulendorf mit den KIRU-Mitarbeitern
(v.l.n.r.) Sabrina Zug, Eric Baumeister und Anna Wirth.
Vereinfachtes Modell erleichtert Vergleichbarkeit
Um den Einstieg in das neue Haushaltsrecht für die
Stadtverwaltung insgesamt zu erleichtern wurde im
Rahmen des Projektes ein vereinfachtes Stammdatenmodell
erarbeitet. Dabei lehnt sich der Haushaltsaufbau
an die bisherigen kameralen Strukturen
an, wobei zunächst die gesetzlichen Mindestanforderungen
umgesetzt werden. Bei Bedarf können
die neuen Haushaltsstrukturen jederzeit erweitert
und den wachsenden Bedürfnissen der Verwaltung
angepasst werden. Diese vereinfachten Strukturen
gewährleisten einen auch für den Gemeinderat nachvollziehbaren
Umstieg auf das neue Haushaltsrecht,
Ihr Ansprechpartner:
Eckhard Spanagel
(07121) 956-11200
eckhard.spanagel@rz-kiru.de
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Starke Partnerschaft mit KIRP
Die KIRP GmbH ist seit 2006 Teil des internationalen Konzerns Unit 4 Agresso.
Mit einer rund 20-jährigen Erfahrung im kommunalen Finanzmanagement
bietet die KIRP GmbH Softwarelösungen für die Kameralistik, kommunale
Doppik und kaufmännische Buchführung an.
Der Konzern Unit 4 Agresso ist einer der weltweit
führenden Anbieter von professionellen Softwareumgebungen
für den Dienstleistungsbereich und den
öffentlichen Sektor. Die Gesellschaft ist an der
holländischen Börse notiert und beschäftigt insgesamt
3.200 Menschen in zwölf Ländern. Der Konzern
erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2005 einen Umsatz
von 352 Millionen Euro und steht damit für Investitionsschutz
und Sicherheit.
Weltweit führend
KIRP ist nun eine 100-prozentige Tochter des niederländischen
Konzerns ebenso wie die deutschen
Schwestergesellschaften DOGRO-Partner Pro-
Fiskal Software GmbH & Co. KG und die Agresso
GmbH. In Deutschland bieten die drei deutschen
Tochterunternehmen des Konzerns ein umfassendes
Lösungsportfolio für öffentliche Verwaltungen,
Forschung und Lehre sowie für Non-Profit-Organisationen.
KIRP - als einer der führenden Anbieter von
Lösungen für das kommunale Finanzmanagement in
Deutschland - ist dabei derAnsprechpartner für Kommunen,
kommunale Unternehmen und kirchliche
Einrichtungen.
Weiterentwicklung gesichert
Mit momentan über 250 KIRP-Kunden und nach der
Komplettablösung vom landeseinheitlichen Finanzwesen
Classic mit zwischen 350 und 400 Kunden hat
KIRP in Baden-Württemberg eine gute Marktdurchdringung
erreicht, die einen wirtschaftlich Betrieb der
Software ermöglicht. Mit den in den letzten Wochen
erarbeiteten Releaseplänen zeigt die KIRP GmbH
bereits jetzt auf, welche Entwicklungsschwerpunkte
bis in das Jahr 2011 gesetzt werden. Die Pflege der
Software ist mindestens bis ins Jahr 2016 garantiert.
Unit 4 Agresso-Geschäftsführer Ab van Marion teilte
dazu im Februar 2007 mit: „…falls im Jahr 2020 noch
Kunden KIRP nutzen wollen, dann werden wir es
möglich machen. KIRP wird aktiv weiterentwickelt
und somit Zukunft haben.“
Umstellung auf NKHR
Die KIRU und die KIRP GmbH werden gemeinsam
mit ihren Kunden daran arbeiten, die Software KIRP
weiter zu optimieren. Unabhängig von der verzögerten
Entscheidung des Gesetzgebers für das
Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen
(NKHR) kann die Umstellung von der landeseinheitlichen
Lösung Finanzwesen Classic auf die
neuen Verfahren weiter zügig fortgesetzt werden.
Dies kann nur in einer starken Partnerschaft gelingen.
Ihr Ansprechpartner:
Georg Schuhbauer
(0731) 9455-11100
georg.schuhbauer@rz-kiru.de
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