Best-run-Company - IDS Scheer AG

Case Study: IT – Process Performance Monitoring
Process Performance Management hilft SAP auf dem
Weg zur „Best-run-Company“ zu unterstützen
SAP AG
Als der weltweit führende Anbieter von Business Software
(Unternehmenssoftware)*, liefert SAP AG seinen Kunden
Produkte und Dienstleistungen, die helfen Innovationen zu
beschleunigen. Dadurch sollen das Wachstum angetrieben und
bedeutende neue Werte geschaffen werden – für die Kunden,
SAP und schließlich für ganze Industriezweige und die Wirtschaft
insgesamt. Heute nutzen mehr als 75.000 Kunden in mehr als 120
Ländern SAP ® -Anwendungen – von speziellen Lösungen für die
Bedürf nisse von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu
Angeboten für globale Organisationen.
� www.sap.com
Ein mittelfristiges strategisches Ziel von SAP ist
Operational Excellence. Dies erfordert, dass alle
Unternehmensbereiche Prozesse entwickeln und
implementieren, die helfen, SAP zu einer „Bestrun-Company“
machen. Die SAP Business
Process Organization (BPO) hat deshalb ein
Business Process Mana gement (BPM)
Rahmenwerk entwickelt, das aus vier Phasen
besteht: Analyse, Design, Implemen tierung und
Betrieb / Überwachung. Zur Unterstütz ung hat sie
sich für ein großes Projekt zur Prozessver bes -
serung entschieden und konzentrierte sich durch
die Implementierung von ARIS PPM besonders auf
die Phase Betrieb / Überwachung. Es sollte ein
Referenzfall zur Messung weiterer systemgestützter
Prozesse mit diesem Tool geschaffen werden.
(*) SAP defines business software as comprising enterprise resource planning and related applications. SAP and all SAP logos are trademarks or registered trademarks of
SAP AG in Germany and in several other countries. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies.
Einführung von ARIS Process
Performance Manager bei SAP
Zielsetzung
SAP möchte agiler und effizienter werden, um seinen
Kunden einen besseren Service anbieten zu
können. Das bedeutet:
� Prozessorientierter werden
� Mehr Transparenz in der Prozessausführung
� Einführung eines kontinuierlichen
Optimierungsprogramms für Prozesse
Lösung
� Definition einer ganzheitlichen BPM-Tool-
Landschaft und exakte Definition, wie
Prozesse gemessen werden sollen
� Einführung von ARIS Process Performance
Manager in der Phase Betrieb / Überwachung
für die „Globale Beschaffung“, um die
Bewältigung aktueller Herausforderungen in
diesem Bereich zu unterstützen
Kundennutzen
� Zeitersparnis durch Transparenz
� Benchmarking zwischen SAP-Regionen und
-Niederlassungen, um „Best-in-class“-
Beschaffungsprozesse sicherzustellen
� Schnelle Beschaffung relevanter Daten bei
Six Sigma-Prozessoptimierungsprojekten
� Sicherstellung der SOX Compliance
‘ARIS Platform’ Produkte
� ARIS Process Performance
Manager (ARIS PPM)
www.ids-scheer.com

„Mit Hilfe der Analyse von Process Performance Indikatoren (PPIs) werden
wir in der Lage sein, Schwachstellen in Prozessen aufzudecken und
Projekte zu starten, um unsere globalen Prozesse effizienter zu gestalten.
Durch die Automatisierung von Process Perfomance Berichten, können wir
den Regionen Unterstützung anbieten, um dort die Prozesse zu verbessern
und somit schrittweise die Kundenzufriedenheit zu verbessern.“
Mark Scavillo, Head of Process Governance, SAP AG
Zielsetzung
Die Global Purchasing Organization (GPO) hat 2006 mit der neuesten
SRM-Lösung von SAP ein bedeutendes Projekt zur Geschäfts -
prozessrestrukturierung abgeschlossen. Nach der weltweiten
Einführung der neuen Standardprozesse, benötigte GPO eine
Methode zur Erfolgskontrolle, um zu einer „Best-run-Organization“
zu werden. Das Ziel des ARIS PPM-Projekts war es, die operativen
Beschaffungsprozesse nach Ware, global, regional oder lokal zu
messen, um Prozessschwächen zu identifizieren und nachverfolgbare
Ziele zu definieren, um das Erreichen von Unterneh menszielen
gemäß SAP’s mittelfristiger Strategie sicherzustellen.
ARIS PPM kann SAP auf dem Weg zu einem prozessorientierten
Unternehmen unterstützen, durch:
� Schaffung von Transparenz in der Prozessausführung
�Pro-aktive Messung der Erreichung von Unternehmenszielen
�Benchmarking zwischen Regionen und Niederlassungen
�Lokale, regionale oder globale Zusammenstellung von Zeiten
und Kosten
�Identifikation konkreter Prozessschwächen
�Erfolgsbewertung des Geschäftsprozessoptimierungsprojekts
� Unterstützung bei der Einführung eines kontinuierlichen Prozessoptimierungsprogramms
�Die Prozessorientierung von SAP verstärken
Lösung
Das Projekt lief von Mai 2007 (Kick-off) bis Dezember 2007 (Goinglive
mit Messung). Aber bevor ARIS PPM implementiert wurde, entwickelte
die SAP Business Process Organization eine BPM-Tool-
Landschaft und definierte genau, wie die Prozesse gemessen werden
sollten. Außerdem wurde ARIS PPM in den BPM-Gesamtplan
integriert, der eine Kultur kontinuierlicher Prozessverbesserung bei
SAP verankern soll.
1. Umgestaltung der SAP-Prozess-Landkarte, Zuordnung von
Prozessverantwortlichen und Definition umfassender
Leistungskennzahlen (PPIs).
2. Analyse der Ist-Prozesse und Messung des Reifegrades zur
Institutionalisierung der PPI-Berichterstattung.
3. Priorisieren von Prozessen für Optimierungsprojekte.
4. Besondere Aufmerksamkeit auf priorisierte Prozess-Projekte legen.
Schließlich hat die BPO die notwendigen Schritte zur Identifizierung
geeigneter Leistungskennzahlen definiert, um sicherzustellen, dass
die Prozessperformance gemessen werden kann:
� Klärung des Prozessumfangs (z. B. Definition von Start- und
Endpunkt aller beteiligten Prozesse, Schnittstellen zu anderen
Prozessen/Work-Streams)
� Identifikation und Definition geeigneter PPIs
� Bestimmung von Soll-Werten für die PPIs durch Heranziehen
von Benchmarks
� Messung der Ist-Werte der PPIs (z. B. durch Lesen von
Zeitstempeln im System)
© Copyright IDS Scheer AG, Saarbrücken, 2008. All rights reserved. The contents of this document are subject to copyright. Any changes, modifications, additions or
amendments require prior written consent from IDS Scheer AG, Saarbrücken. Reproduction in any form is only permitted on the condition that the copyright notice
remains on the actual document. Publication or translation in any form requires prior written consent from IDS Scheer AG, Saarbrücken. “ARIS”, “IDS” ,
“ProcessWorld”, “PPM”, ARIS with Platform symbol and Y symbol are trademarks or registered trademarks of IDS Scheer AG in Germany and in many other countries
worldwide. “SAP NetWeaver” is a trademark of SAP AG, Walldorf. All other trademarks are the property of their respective owners.
ID-Number: CS-SAP-0908-D
� Aufzeichnen der Durchlaufzeiten aller beteiligen Sub-Prozesse
(komplette Abdeckung der Prozesskette)
Durch die Strukturierung von Berichten nach globalen, regionalen
und lokalen Informationen sowie nach Waren, können Manager auf
allen Unternehmensebenen, spezifische Daten gemäß ihrer
Bedürfnisse erhalten und analysieren. Die Beschaffungsprozesse
werden in jeder Niederlassung (mehr als 70), als auch regional (8
Regionen) gemessen. Da SAP einen großen Schwerpunkt auf die
Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) legt, wird das
Unternehmen nun basierend auf dem erfolgreich abgeschlossenen
GPO-Projekt, auch mit der Messung der KMU-Prozesse beginnen.
‘ARIS Platform’ Produkte
Die SAP Business Process Organization hat ARIS Process
Performance Manager und ARIS Performance Dashboard implementiert.
Das Dashboard bietet spezielle Darstellungs ebenen für entscheidende
Leistungskennzahlen in der Beschaffung für verschiedene
Benutzer rollen, und zwar globale, regionale und lokale Manager
sowie Manager für bestimmte Waren oder Dienstleistungszentren.
Für das ARIS PPM-Pilotprojekt (Messung der Beschaffungs prozesse)
wurden fünf Basis-Erfolgskenn zahlen definiert:
� Durchlaufzeit von SC-Erstellung zu PO-Sendung / Lieferung
� GPO-Durchlaufzeit SC-Erstellung zu PO-Sendung / Lieferung
� Durchlaufzeit SRM
� Durchlaufzeit ISP
� Prozessautomatisierung
Die Messung der Prozesse bietet zahlreiche Vorteile für die
Beschaffung.
Kundennutzen
Bei der GPO enstanden durch die Nutzung von ARIS PPM die folgenden
wesentlichen Vorteile:
� Transparenz: Dies ist der Hauptvorteil für die GPO. Mit den Daten
aus ARIS PPM, kann die GPO daran arbeiten, die Prozesse zu
vereinfachen und die Prozessautomatisierung – wo nötig – zu
erhöhen. Die Verbesserungen unterstützen die GPO-Einkäufer
bei der Bewältigung ihres Arbeitspensums und geben ihnen Zeit,
um sich mehr mit den strategischen Fragen zu beschäftigen.
� Benchmarking: Die GPO kann nun intern vergleichen (nach
Regionen, Ländern, Waren), ebenso wie extern, um bei der
Einführung von „Best-in-class“-Beschaffungsprozessen zu
unterstützen.
� Unterstützung: ARIS PPM ermöglicht es den Projektleitern, bei
der Arbeit an Six Sigma-Prozessoptimierungsprojekten relevante
Prozessdaten schnell zu erhalten.
� SOX Compliance: Dies war ein unerwarteter Nutzen. Mit ARIS
PPM, kann die GPO jetzt leicht überwachen, ob die Kontrollen in
den Prozessen auf globaler Ebene konform sind. Zum Beispiel
kann die GPO prüfen, ob jede versendete Lieferantenanforderung
als Bedarf im System hinterlegt ist.
www.ids-scheer.com