Vom Intranet bis zur Mitarbeiterzeitschrift - Interne ... - Job-Pages

Vom Intranet bis zur Mitarbeiterzeitschrift - Interne Kommunikation als wirkungsvolles
Führungsinstrument
Interne Kommunikation ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens.
Wer Mitarbeiter umfassend und offen informiert, der fördert die Identifikation
mit dem Arbeitsplatz und sorgt dafür, dass der Gerüchteküche das Feuer
ausgeht.
Im Februar 2002 verabschiedete das Europaparlament eine Richtlinie, wonach
künftig Arbeitnehmer in der Europäischen Union Anspruch haben auf
rechtzeitige Unterrichtung über einschneidende
Unternehmensentscheidungen. Die EU-Staaten müssen den Text innerhalb
von drei Jahren in nationales Recht umsetzen. Die EU-Richtlinie gilt zwar nur
für Unternehmen mit mindestens 50 und Niederlassungen mit 20
Beschäftigten, doch auch kleine Betriebe sollten das Thema ernst nehmen.
Mangelnde Information und Integration schaffen Frustration und
Unzufriedenheit.
Stückweise Informationsweitergabe ist out
Orientierung ist heute gefragt und vor allem Dialog. Dies kann in Form einer
Konferenz, einer Mitarbeiterbesprechung, Referentenrunde oder dem
wöchentlichen Jour Fix geschehen. Es muss Raum geben, um Fragen zu
stellen, Antworten zu bekommen und um Missverständnisse auszuräumen. Es
liegt immer auch am Empfänger, wie er die Botschaft verstehen will, mit
welchen „Ohren“ er sie vernimmt. Oft kommen Nachrichten nicht so beim
Empfänger an, wie sie ausgesandt werden. Der Kommunikationskanal - ob
Schwarzes Brett, informelles Gespräch in der Kantine oder auf dem Flur,
Hausmitteilung oder Brief - spielt eine entscheidende Rolle für die
Zuverlässigkeit der Übermittlung.
„Menschen wollen mit Verstand und Herz angesprochen werden - so wie es
die Unternehmen mit ihren Kunden längst tun“, betont Professor Lothar Rolke.
Viele Unternehmen konzentrieren sich in der Kommunikationspolitik zu sehr
auf Fakten statt auf gezielte Überzeugungsarbeit: Daten statt Bilder,
Sachinformationen statt emotionaler Helfer. „In der Werbung käme keiner auf
die Idee, die Kunden ungefragt mit blanken Informationen überhäufen zu
wollen. Die Ansprache wird durchdacht und getestet. Der Frankfurter PR-
Experte nennt noch ein weiteres Manko: Das, was die einzelnen
betriebsinternen Medien berichten, ist nicht strategisch aufeinander
abgestimmt. Ziel sollte sein, das betrieblich notwendige Wissen so an den
Mann und die Frau zu bringen, dass effektiv gearbeitet werden kann.

Interne Kommunikation muss genauso systematisch angegangen werden
wie die Kommunikation nach außen. Schließlich geht es darum, in der
Firma ein Klima zu schaffen, das Erfolg erst möglich macht
Sinnliche Wege
Auf die Schattenseiten der immer wichtiger werdenden Computer vermittelten
Kommunikation in den Betrieben haben Bernad Batinic und Klaus Moser
hingewiesen. Diese Form ist fast ausschließlich textbasiert und somit
informationsärmer als unmittelbare Kommunikation, der „face-to-face“-Kontakt.
Kurzum, den Kontakten per Computer mangelt es an Emotionalität. Das
empfindet auch der ein oder andere Angestellte im Betrieb. Wer aber einen
Telefonanruf oder ein persönliches Gespräch höher bewertet als „nur“ eine E-
Mail, der wird entsprechend reagieren und kann mit dieser Einstellung den
reibungslosen Ablauf stören. Im schlimmsten Fall kommt es zu Konflikten,
wenn Mitarbeiter unterschiedliche Einstellungen gegenüber einzelnen Medien
haben. Menschen wählen, je nach Verfügbarkeit und Intention, das für sie
günstigste Kommunikationsmittel. Für was sie sich jedoch entscheiden, hängt
wesentlich von den Medienerfahrungen und -gewohnheiten der Nutzer ab. Bei
aller Entwicklung hin zu den modernen Medien, es darf nicht vergessen
werden, dass viele Industriearbeiter keinen PC am Arbeitsplatz haben, die
elektronische Post erreicht sie nicht. Für diese Mitarbeiter muss es andere
Wege der Informationsvermittlung geben: Versammlungen, Aushang,
Mitarbeiterzeitung.
Der direkte Draht – und das Mengenproblem
Im Jahr 2001 wurden weltweit schätzungsweise 4,2 Billionen E-Briefe
versandt, Tendenz steigend. Fast jeder Büroarbeitsplatz verfügt heute über
einen elektronischen Briefkasten. Durch die technischen Möglichkeiten ist es
zu einer umfassenden Veränderung der Kommunikationsabläufe gekommen:
zur Informationstransparenz, zur Enthierarchisierung von Herrschaftswissen.
Doch 30 Jahre nach der Einführung sorgt die elektronische Post (E-Mail) noch
immer für Probleme. Der Befall mit Viren soll hier nur erwähnt werden. Im
Umgang mit dem Medium sind viele Nutzer noch unsicher. „E-Mails sind ein
Zwittermedium zwischen formeller und informeller Kommunikation“, meint die
Freiburger Soziologieprofessorin Christiane Funken. Es fehlen vielfach
Regelwerke, wie sie für Brief- und Faxkorrespondenz existieren. Mit einer
leistungsfähigen technischen Infrastruktur allein ist es nicht getan. Einige
Firmen und Institutionen haben Handbücher erarbeitet. Sensible Daten, zum
Beispiel der Kontostand eines Kunden, dürfen nicht per E-Mail verschickt
werden. Es gibt Dienstvereinbarungen, die vorschreiben, dass mindestens
dreimal am Tag der elektronische Briefkasten geleert werden muss.
Mitarbeiterkommunikation bleibt wirkungslos, wenn
1. zu wenig über den Nutzwert nachgedacht wird,
2. strategische Professionalität fehlt,
3. es an einer Einbindung in ein Gesamtkonzept von
Unternehmenskommunikation mangelt.

Vorteile der E-Mails
• Nachrichten erreichen den Empfänger in kurzer Zeit.
• Just-in-time-Information“: Aktuelle Informationen können zeitgleich an alle
Mitarbeiter an allen Standorten des Unternehmens (auch Ausland)
übermittelt werden.
• Kostet kein Porto, kein Papier und vergrößert nicht die Papierablage.
• Der Adressat kann sofort am Bildschirm eine Antwort formulieren.
• In die Mail kann ein anderer Text hineinkopiert werden.
• Durch die Möglichkeit, Mails abzuspeichern, kann die Information dann
abgerufen werden, wenn der Mitarbeiter die Zeit dafür hat (wenig
Störfaktoren).
E-Mails bedeuten eine Arbeitserleichterung. Die jedoch kann zu neuen
Problemen führen: Die Mailbox wird zur Müllbox. Profis mailen nur dann, wenn
es der Sache dient - und nicht zum Spaß. Sie senden keine vertraulichen
Informationen, denn E-Mails können viele Personen mitlesen. Selbst nach dem
Löschen der Mail ist sie nicht ganz verschwunden. Vertrauliches sollte also nur
verschlüsselt übertragen werden. Streit trägt man persönlich und nicht
elektronisch aus. Der Umgang mit den elektronischen Kommunikationsmitteln
erfordert bei den Nutzern und den Verantwortlichen eine gewisse Disziplin.
Schulung und nochmals Schulung
Sie wird zum wichtigsten Kommunikationsmittel, doch nur wenige Firmen
haben ihre Mitarbeiter auf einen verantwortungsvollen Umgang vorbereitet.
Schulung, Qualifizierung sind wichtig. „Heute ist Selektionskompetenz ebenso
gefragt wie eine EDV-technische Kompetenz“, sagt Wolf-Christian Ramm. Für
den Pressesprecher des Kinderhilfswerkes terre des hommes hat sich durch
E-Mails viel im täglichen Büroablauf verändert. Positiv ist für ihn, dass die
Streuung von Informationen schneller, effektiver geschieht - und jeder, den es
angeht, zur gleichen Zeit die Nachricht auf dem Rechner hat. Es werden
Kosten - und Ressourcen wie Papier und Ordner - gespart. Komfortabel ist für
Wolf- Christian Ramm die gemeinsame Bearbeitung von Papieren in digitaler
Form, das erneute Abtippen entfällt.
„Jedoch, Mails müssen auch wirklich gelesen und bearbeitet werden. Sonst
entsteht beim Absender der Eindruck, dass er schnell informiert habe, ohne
dass mit der Information weitergearbeitet wurde“, relativiert der Bereichsleiter
Öffentlichkeitsarbeit die Vorteile der modernen Technik. Bei der Einführung
muss eine einheitliche technische Ausstattung - auch was die Software betrifft
- aller Arbeitsplätze erfolgen. Wird mit unterschiedlichen Systemen gearbeitet,
ist schnell der ein oder andere Mitarbeiter „abgehängt“.
Intranet
Neben Kommunikation per E-Mail nimmt das Intranet einen immer größeren
Raum ein. Die Internet-Technologien ermöglichen Unternehmen, ihre
Kommunikationsprozesse zu beschleunigen. Das Extranet ermöglicht externen
geschlossenen Benutzergruppen den Intranet-Zugang per Internet. Autorisierte
Personenkreise können so auf genau definierte Teilbereiche des Intranets

zugreifen. Aus Sicherheitsgründen müssen die Zugriffsrechte immer wieder
kontrolliert und die Namen/Adressen aktualisiert werden.
Das Intranet
• ist die Anwendung von Internet-Technologien im firmeninternen Netzwerk
• ist ein dynamisches Informationssystem, das sich schnell ausbauen lässt
• schafft neue und zudem preisgünstige Möglichkeiten für den Direktkontakt
zu Mitarbeitern
• ermöglicht schnelle - und gleichberechtigte - Information der Mitarbeiter im
Haus und in Außenstellen (mit PC-Anschluss)
• kann die Wissensbildungs- und Entscheidungsprozesse transparenter
machen und sie beschleunigen
• mit Schnittstelle zum Internet wird „Extranet“ genannt.
Gute, schnelle Information und hohe Motivation des Teams sind die beste
Visitenkarte für einen IT-Konzern, der von Kommunikation lebt. Seit Jahren ist
bei der Telekom das Intranet im Einsatz. Internet-Technologie wird für
firmeneigene Netze genutzt: Von der Pressemitteilung über
Fortbildungsangebote bis hin zu den Tarifen und den neusten Produkten, jeder
kann sich die Informationen holen. Ein Klick und alle sind auf dem aktuellen
Stand. Keiner kann mehr behaupten, er sei nicht informiert worden. „Die
Beschäftigten haben heute eine viel intensivere Hol-Schuld“, betont Jürgen
Schneider-Akkurt, Leiter der Pressestelle in der Kundendirektion der
Deutschen Telekom in Hamburg.
Die Zahl der Seiten des Intranets wächst auch bei der Deutschen Telekom
ständig. Es gibt für die weltweit beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
des Konzerns eine Haupteingangsseite, von der auf die wichtigsten und
aktuellsten Unternehmensinfos gesurft werden kann. Abrufbar am Bildschirm
ist inzwischen auch der Terminkalender. Soll eine Konferenz einberufen
werden, so hilft ein Blick auf die entsprechende Seite am PC, um zu sehen,
wann wer wo ist. Die interne Kommunikation ist schneller geworden - und
transparenter. „Konferenzen sind selbstverständlich weiterhin notwendig, um
das Alltagsgeschäft erledigen zu können“, sagt Schneider-Akkurt. Sie werden
so oft wie möglich als Telefon- oder Videokonferenzen durchgeführt, um
Kosten und Zeit zu sparen.
Die Mitarbeiterversammlung
Wenn es keinen aktuellen Anlass gibt, der eine umgehende Information aller
Beschäftigten erfordert, dann sollte mindestens einmal im Jahr die
Mitarbeiterversammlung stattfinden. Die Zeit der Teilnahme ist Arbeitszeit.
Grundsätzlich ist darauf zu achten, den Termin so zu legen, dass alle
Angestellten und Arbeiter daran teilnehmen können. Zur Betriebsversammlung
jedoch, die neben dem Betriebsrat das Organ der Arbeitnehmer des Betriebes
ist, lädt der Betriebsrat ein und leitet die Versammlung.

Tipps für Planung und Durchführung
• Themen aus der Mitarbeiterschaft erfragen
• Eventuell bereichsbezogene Mitarbeiterversammlung planen, um intensiver
auf Belange des Bereichs eingehen zu können
• Tagesordnung erstellen und rechtzeitig verteilen
• Eventuell Rechenschaftsbericht schon vorab an Mitarbeiter verteilen
• Visuelle Medien einplanen
• Fachreferenten einladen
• Kinderbetreuung anbieten
• Regeln der Gesprächsführung beachten
• Aktuelle Fragen zulassen
Die Mitarbeiterzeitung/-zeitschrift
Die Mitarbeiterzeitschrift/-zeitung zählt zu den ältesten und wichtigsten
Instrumenten der internen PR. Trotz modernster Möglichkeiten wie Intranet
und E-Mail, die gedruckte Form schließt noch immer eine Wissenslücke.
Darüber hinaus dient sie Kollegen als kostenlose Vermittlungsbörse für Autos,
Wohnungen und Möbel. Eine Umfrage bei Beschäftigten der Ruhrkohle
Bergbau AG in Dortmund ergab, dass zu den gefragtesten Inhalten der
Mitarbeiterpublikation die Berichte aus der täglichen Arbeitswelt und die über
Veränderungen im Unternehmen zählen.
Der Gesetzgeber hat in einem Urteil von 1996 auch Mitarbeiterzeitschriften
grundsätzlich unter den Schutz der Pressefreiheit gestellt.
Personaldiskussionen oder vertrauliche Meldungen jedoch gehören nicht in die
Mitarbeiterzeitung. Denn sie dient immer auch als Imageträger des
Unternehmens. Der Trend geht in Richtung Kiosk-Publikation. Die Layouts
werden anspruchsvoller, die Texte flotter und die Themen aktueller. „Dieses
Segment der Medien-Szene professionalisiert sich von Jahr zu Jahr“, sagt
Ulrich Pätzold, Professor am Institut für Journalistik an der Universität
Dortmund.
Gründe für eine Mitarbeiterzeitung
• Versorgt alle Mitarbeiter einheitlich und zeitgleich mit Informationen über
Arbeitsplatz und Unternehmen.
• Kann das Gespräch zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und
Geschäftsleitung anregen.
• Macht die Mitarbeiter eines Unternehmens miteinander bekannt.
• Bietet Anregungen für die tägliche Arbeit und die persönliche
Weiterbildung.
• Vermittelt Blick „über den Tellerrand“, informiert über Tochterfirmen und
ermöglicht Austausch zwischen verschiedenen Interessengruppen im
Unternehmen.
• Erhöht die Identifikation mit dem Unternehmen und seinen Leistungen.

team - Mitarbeiterzeitschrift der Körber PaperLink
Sie ist erst ein Jahr alt, erscheint drei- bis viermal im Jahr in Hamburg und wird
Mitarbeitern der sieben internationalen Unternehmen der Körber PaperLink-
Gruppe mit der Gehaltsabrechnung zugestellt. „Mit team, die in drei Sprachen
erscheint, erreichen wir jetzt alle Mitarbeiter“, sagt Kerstin Meckler, Leiterin der
Unternehmenskommunikation von Körber PaperLink. „Monteure in der Halle
haben keinen PC, erhalten keine E-Mails - und um nicht die, die im Büro
arbeiten, zu bevorzugen, ist die gedruckte Fassung ideal.“ Vor allem aber,
durch team soll das Zusammengehörigkeits-, das Wir-Gefühl der Beschäftigten
in Deutschland, Italien und den USA gestärkt werden. Keine leichte Aufgabe,
denn die Firmen- und Arbeitskultur ist noch immer von Land zu Land sehr
verschieden. team will Brücken bauen, Verständnis wecken.
Renate Giesler
Buchtipps
Lothar Rolke,
Verändern durch Kommunikation - mobilisieren und führen. In: Public Relations
Forum 4/99.
Bernad Batinic/Klaus Moser,
Internet im kleinen. In: T. Krüger/J. Funke (Hg.), Psychologie im Internet,
Weinheim 1998.
*Vgl. auch Dieter Herbst; Public Relations - Das professionelle 1x1, Cornelsen
Verlag 1997.
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