Mailoptimizer. Die Software, die mehr kann als Briefe freimachen.

Mailoptimizer.
Die Software der Deutschen Post für DV-Freimachung
DV-Freimachung Softwarelösung
Die Software, die mehr kann
als Briefe freimachen.

Einfach clever:
Mailoptimizer
für Ihre Versandvorbereitung.
MAILOPTIMIZER ist die investitionssichere Softwarelösung, die neue Standards
in der DV-Freimachung setzt. Und alle bedeutenden Vorteile der DV-gestützten
Versandvorbereitung in sich vereint: optimierte Bearbeitungsabläufe, transparente
Portokosten und einfache Abrechnung durch EDI und Datamatrix.
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Sparen Sie Arbeit, Zeit und Kosten. Sämtliche Bearbeitungsschritte,
die sonst erst nach dem Kuvertieren kommen, werden mit
der DV-Freimachung per MAILOPTIMIZER vorverlagert und automatisiert.
Aber das ist längst nicht alles! Nomen est omen: Auf Basis
moderner Standard-Technologie optimiert die Software Ihren Briefversand
an allen Ecken und Enden. Dafür stehen eine Fülle von
Zusatzfunktionen und nützlichen Extras zur Verfügung. Das Tüpfelchen
auf dem i: Über die integrierte Leit- und Identcode-Ermittlung
wird sogar Ihr Paketversand vereinfacht.
DV-Freimachung mit Mailoptimizer
Die Software
• ermittelt Sendungsarten, -mengen
und -gewichte,
• berechnet die Entgelte,
• übernimmt die Freimachung und
Sortierung der Sendungen,
• erstellt die nötigen Einlieferungsunterlagen,
• bereitet die ordnungsgemäße
Abrechnung vor,
• optimiert die Portokosten in Ihrem
Unternehmen,
• schöpft alle Entgeltermäßigungen
aus.

Mailoptimizer – die Stärken im Überblick
Eine Lösung für alles
Mit MAILOPTIMIZER können Sie alle gängigen
Brief- und Frachtsendungen verarbeiten:
• Briefsendungen National mit und ohne Zusatzleistungen
• Bücher- und Warensendungen
• Infobrief/Infopost National
• Briefsendungen International mit und ohne Zusatzleistungen
• Standardsendungen Fracht National
(Leit-/Identcode-Ermittlung)
Nützliche Extras
• Kostentransparenz durch das integrierte Produkt- und
Preisermittlungssystem
• PLZ-Prüfung im Rahmen der Leitcodierung möglich
• Simulationsmodus zur Erstellung von Probedrucken
Beleglose Einlieferung
• Elektronische Übertragung von Einlieferungs- und
Abrechnungsdaten an die Deutsche Post via EDI
• Kein Druckaufwand für Entgeltabrechnungen und
Versandpläne bei Briefsendungen
Transparenz und Übersicht
• Kostenstellenzuordnung nach Sendungen
und optional auch anteilig je Beilage
• Abgebildet werden Entgelte und Ermäßigungen, bei
Bedarf auch Sendungsbestandteile wie Umschläge oder
Beilagen
• Auswertungen mit detaillierten Informationen für die
Weiterberechnung an Ihre Kunden
Mailoptimizer
Übersicht
Datenübergabe an Mailoptimizer
SAP
Office
Datenbank
Host
Kundensysteme
XML
Sendungsdaten Softwaredaten
Portooptimierung
Freimachung
Sortierung
Mailoptimizer
Datenübernahme vom Mailoptimizer
Druck
mit
Kuvertierung Freimachungsvermerk
XML
Kundensysteme
Ablaufschema
Brief, Bücher- und Warensendung,
Infopost, Infobrief, Frachtsendung
Abrechnung erstellen
Listen erstellen
Kostenzuordnung EDI
Statistiken Abrechnungsdaten
Mailoptimizer
Software-
und Produkt-
Updates
Deutsche Post
Versand
Rechnungsstelle
Deutsche Post
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20.000 Sendungen in
weniger als 2 Minuten.
So schnell und routiniert waren Ihre Sendungen noch nie vorbereitet. Nur noch
ausdrucken, kuvertieren, fertig! Die Performance von MAILOPTIMIZER kann
sich sehen lassen. Und die Funktionalität ebenso.
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Mehr Kostentransparenz. Sie wollen schon in
der Planungsphase wissen, wie viel eine Mailing-
Aktion kostet? Fragen Sie MAILOPTIMIZER. Das
integrierte Produkt- und Preisermittlungssystem
der Deutschen Post schafft Klarheit. Im Simulationsmodus
ermittelt ein Testlauf alle Sendungsarten
und Entgelte.
Datamatrix: kleines Feld – große Wirkung.
MAILOPTIMIZER bringt den Matrix-Code in die
DV-Freimachung mit ein: Neben postspezifischen
Angaben können Sie in den Matrix-Code eigene
Informationen, z. B. für die Rücksendung oder die
Steuerung Ihrer Drucksysteme, integrieren. So
trägt der Matrix-Code zur Qualitätsverbesserung
im Output-Management bei, beschleunigt und
vereinfacht die Responsebearbeitung und ermöglicht
die gezielte Steuerung von Rücksendungen
bis hin zum Sachbearbeiter.
Bessere Adressqualität – weniger Retouren.
Sind Ihre Adressangaben aktuell? Im Rahmen der
Leitcode-Ermittlung bei Frachtsendungen werden
Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer automatisch
geprüft. Falsche Angaben zeigt das System
je Sendung an. Darüber hinaus unterstützt MAIL-
OPTIMIZER Premiumadress, die neue Lösung der
Deutschen Post, die zeitnah im Produktivbetrieb
an den Start geht. Der von MAILOPTIMIZER
generierte Matrix-Code ist hier der Schlüssel zu
elektronischen Informationen über fehlerhafte
Anschriften, Umzugsadressen und Unzustellbarkeit.
Dadurch entfällt das manuelle Bearbeiten von
Retouren/Anschriftenbenachrichtigungskarten;
Kundendaten werden auf Tastendruck aktualisiert.
Alles drin für Infopost. Große Sendungsmengen
und Portooptimierungen bei Infopost sind für
MAILOPTIMIZER ebenso selbstverständlich wie
die Behälter- und Palettenfertigung oder die Freimachung
von Restmengen.

Freimachung OnDemand. Ob Groß- oder
Maxibrief, Bücher- oder Warensendung – welches
Format und Gewicht eine Sendung hat, ergibt sich
häufig erst während der Konfektionierung. Zu
einem Zeitpunkt, zu dem auch der Adressenaufdruck
erfolgen soll. Ein unlösbares Problem?
Mitnichten. MAILOPTIMIZER liefert die Freimachungsdaten
OnDemand und Stück für Stück.
Im Anschluss daran können Sie Adresslabel oder
Anschreiben drucken. Sie wollen Sendungen im
Stapel freimachen, aber bei Bedarf einzelne Posten
stornieren? Auch dann ist die OnDemand-Funktion
ideal. MAILOPTIMIZER sammelt für die
Entgeltabrechnung alle OnDemand freigemachten
Sendungen und zeigt sie am Bildschirm an. Einzelne
Sendungen sind mit einem Klick storniert
und aus der Entgeltabrechnung entfernt.
Mailoptimizer
Leistungen
Beleglos einliefern. MAILOPTIMIZER sorgt
dafür, dass Sie Ihre Einlieferungs- und Abrechnungsdaten
elektronisch an die Deutsche Post
übertragen können. Mit dem Versandplan im
Standard-Format EDI (Electronic Data Interchange).
Das optimiert die Prozesse bei der Deutschen
Post – und in Ihrem Unternehmen. Sie
sparen die Kosten für gedruckte Entgeltabrechnungen
und Versandpläne. Das Reklamationsmanagement
wird deutlich vereinfacht, denn alle nötigen
Daten stehen auf Tastendruck zur Verfügung.
Software-Pflege inklusive. Um die laufende
Aktualisierung von MAILOPTIMIZER kümmert
sich die Deutsche Post. So werden z. B. Produktund
Preisänderungen auf Wunsch per Fernwartung
in die Software eingepflegt.
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Immer schön kompatibel
bleiben!
Eine Profi-Software legt Wert auf gute Verbindungen. Deshalb ist der MAILOPTIMIZER der
Deutschen Post nach allen Seiten offen für eine produktive Zusammenarbeit.
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Adapter
Unternehmensanwendungen
Brief • Fracht • Infobrief • Infopost
SAP • Office • Host • Branchenlösungen • Individuallösungen
Adapter
SAP-Standard Textdatei Individuell
Adapter Adapter Adapter
Server
Mailoptimizer
Datenbank Office
MAILOPTIMIZER versteht sich blendend mit
allen relevanten Anwendungen. Ob SAP,
Datenbanken oder Office-Anwendungen: MAIL-
OPTIMIZER stellt über spezielle Adapter die
Verbindung her und ermöglicht den Datenaustausch
zwischen MAILOPTIMIZER und der
gewünschten Anwendung. So gliedert sich die
Software lückenlos in die Prozesskette Ihres Unternehmens
ein.
Anbindung der Kundensysteme
über Adapter
Freie Fahrt für Textdateien. Sie wollen Ihre
Sendungsdaten im Textformat an den MAILOPTI-
MIZER weitergeben? Ganz einfach: Der Textadapter
übernimmt automatisch die Umwandlung ins
XML-Format. Sie können eigene Formatangaben
machen und die relevanten Felder wie PLZ,
Kostenstelle, Beilagenkennziffer etc. individuell
angeben. Der Textadapter liest und übernimmt
Satz für Satz die benötigten Felder. Nach der
Bearbeitung im MAILOPTIMIZER werden die
Freimachungsinformationen an den Datensatz
angehängt und sortiert als Textdatei zurückgegeben.
Ausdrucken, kuvertieren, fertig!

MAILOPTIMIZER und SAP: prozessoptimierte
und kostengünstige Freimachung. SAP bietet
für fast alle Bereiche und Aufgaben im Unternehmen
eine passende Standardlösung an. Mit MAIL-
OPTIMIZER ist jetzt auch die DV-Freimachung
über SAP möglich. In SAP erstellte Rechnungen,
Lieferscheine oder Anschreiben werden auf Mausklick
selektiert, gelesen und zur Bearbeitung an
MAILOPTIMIZER übergeben. Der Server überträgt
den DV-Freimachungsvermerk in ein SAP
Script-Formular. Der Ausdruck kann aus SAP
heraus erfolgen, optimiert und sortiert nach den
Regeln der DV-Freimachung. Darüber hinaus
liefert MAILOPTIMIZER Auswertungen und
Statistiken und kann automatisch auf angegebene
Kostenstellen in der SAP-Finanzbuchhaltung
buchen.
Mailoptimizer
Integration
Starker Verbund mit Office-Produkten. Sie
drucken Ihre Sendungen z. B. über Microsoft
Word? Dann nutzen Sie die Vorteile der DV-
Freimachung! Der Office-Adapter in MAILOPTI-
MIZER macht’s möglich. Die Sendungsdaten
werden aus einem beliebigen Textformat importiert.
Anrede und Adressen prüfen, Dubletten
erkennen und aussteuern, unterschiedliche Freimachungsläufe
zuordnen, z. B. für reguläre Briefe
und für Infopost: All das übernimmt der Office-
Adapter auf Wunsch gleich mit. Nach der automatischen
DV-Freimachung erfolgt die Ausgabe der
Sendungsdaten als CSV-Datei, z. B. für Word
Serienbriefe. Alternativ gibt der Office-Adapter die
Daten an Word Templates mit Platzhaltern für
beliebige Sendungsdaten weiter. Vorteil: Sie können
z. B. unterschiedliche Dokumente nach PLZ
sortiert ausdrucken. Das spart Arbeit und Zeit.
Werden Sie Ihr eigener Provider. Durch die
Internet-Technologie ist MAILOPTIMIZER auch
als ASP-Lösung (Application Service Providing)
einsetzbar. Sie wollen die DV-Freimachung für verschiedene
Filialen oder Niederlassungen zentral
steuern? Kein Problem! MAILOPTIMIZER übernimmt
die Freimachung auf Basis der gelieferten
Daten. Auch die gesamte Abrechnung erfolgt
zentral: Der Server erstellt Abrechnungs- und Einlieferungslisten
und übermittelt sie via EDI an
die Deutsche Post. Die Pflege der Stammdaten, das
Erstellen von Auswertungen oder der Ausdruck
von Listen läuft ganz einfach über einen Browser.
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Alleine gut – im Team noch besser:
BTA PrintMachine ist die universelle Schnittstelle zum MAILOPTIMIZER für alle Business-
Applikationen. Die etablierte Lösung unterstützt Sie bei der Formatierung und Gestaltung
Ihrer Geschäftsdokumente. Darüber hinaus bietet Ihnen die Software eine professionelle,
einfach zu bedienende Output-Verwaltung. Und das Beste ist: Der MAILOPTIMIZER ist
bereits integriert.
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Input-Formate
PCL
Lineprinter
XML
Windows
PDF
AFP
Ablaufschema
BTA
PRINT
MACHINE
Porto-Optimierung
Sortieren
Gruppieren
DV-Freimachung
MAILOPTIMIZER
Autom. Kuvertierung
Steuerung mit
OMR- oder Barcode
Klasse Teamwork. Nutzen Sie das Potenzial von
BTA PrintMachine und automatisieren Sie Ihre
Postverarbeitung flexibel, kostengünstig und
sicher, bis hin zur automatischen Kuvertierung.
Die DV-Freimachung mit allen Vorteilen übernimmt
der MAILOPTIMIZER, der von BTA ins
System integriert wurde. Moderne Postverarbeitung
ist nur eine Domäne der BTA PrintMachine.
Die Lösung optimiert außerdem Ihre Dokumentenprozesse
auf Papier und elektronisch, steuert
Ihre Drucksysteme, vereinfacht die Gestaltung,
Distribution und Archivierung Ihrer Dokumente.
Kontakt:
BTA Digital Works (Deutschland) GmbH
Ein Unternehmen der Neopost-Gruppe
Amberg/Deutschland
Tel.: ++49 (0)9621-7821-0
eMail: info@bta-d.de

Mailoptimizer
Mailoptimizer und Partner.
Sie suchen applikationsübergreifende Lösungen für ein effizientes Output-Management?
Neopost realisiert Ihre Lösung durch den Consulting-Bereich Mail Solutions auf Basis von
BTA PrintMachine und MAILOPTIMIZER. Dafür bietet Neopost von der Bedarfsermittlung
über die Gestaltung der Software-Architektur bis hin zur Ausstattung von Poststellen alles
aus einer Hand.
Output-Management:
Das sind die Vorteile.
Enorme Zeit- und Kosteneinsparungen
Reduzierung manueller Arbeiten, Einsparungen
bei Druckkosten und Papier, keine physische
Formularverwaltung und -bevorratung, kein
manuelles Zusammenführen gleicher Adressen.
Absolute Flexibilität
Modulare, offene Systemarchitektur, keine Anpassungen
an der Business-Applikation, keine Programmierung,
schnell realisierbar. Einfach in
Anwendung und Wartung, ansteuerbar wie ein
Netzwerkdrucker.
Höchstmaß an Sicherheit
Fehlerloses Kuvertieren, automatisches Separieren,
z. B. von DIN-A4-Briefen, selektive Beilagensteuerung,
Vorsortierung für Postrabatte.
Kooperationen
Mit dem Produkt- und Dienstleistungsangebot
des Consulting-Bereichs Mail Solutions schließt
Neopost eine Lücke, die in vielen Unternehmen
zwischen der IT-Abteilung und der Poststelle
existiert. Neopost übernimmt dabei umfassende
Beratungs-, Konzeptions- und Realisierungsdienstleistungen
für Integrationslösungen im
Umfeld der Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung.
Kontakt:
Neopost GmbH & Co. KG
Roggensteiner Str. 15–19
82140 Olching bei München
Tel.: 0800 179 179 1
eMail: info@neopost.de
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Modern und State of the Art:
Technische Daten.
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Die Mailoptimizer-Standards
Kategorie Technologie
Systemvoraussetzungen Microsoft® Server-Plattform NT,
2000, 2003 oder XP
Server Web-Server OpenSource
Datenbanken Microsoft® Datenbank
Programmiersprache Java
Benutzeroberflächen GUI (Graphical User Interface)
Datenaustausch XML, SOAP
Standard-Adapter SAP
Office
SQL-Datenbanken
Textdatei
Netzwerke LAN

Lassen Sie sich persönlich beraten.
Sie möchten genauer wissen, wie
effektiv MAILOPTIMIZER Ihre
zeitlichen, finanziellen und personellen
Ressourcen schont? Kein
Problem! Vereinbaren Sie einfach
einen Gesprächstermin mit uns.
Mailoptimizer
Thema weiß
Wir nehmen uns Zeit für Sie und
zeigen Ihnen, wie einfach, schnell und
wirtschaftlich sich MAILOPTIMIZER
in die Prozesse Ihres Unternehmens
einbinden lässt.
Persönlich. Kostenlos. Individuell auf
Ihren Bedarf zugeschnitten.
Technologie
Weitere Informationen
06151 908-7001
(zu den üblichen Tarifen für Festnetzanschlüsse)
Mo.–Fr. 8–17 h
Wir helfen Ihnen gerne weiter.
dv-freimachung@deutschepost.de
www.mailoptimizer.de
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Herausgeber:
Deutsche Post AG
Service Brief IT
64276 Darmstadt
Stand: 08/2005