Kologio komplett 2005.cdr - social-software.de

KOLOGIO -
Auftragsabwicklung
und -steuerung
in der WfbM
IDEE - KONZEPT - SOFTWARE

KOLOGIO
Die Idee
In den letzten Jahren hat MICOS seine Branchenprodukte
für Behinderteneinrichtungen neu entwickelt.
Die Ideen dabei waren
eine Komplettlösung mit einer gemeinsamen
Datenbasis für alle Anwender einer Einrichtung
direkte Verfügbarkeit gezielter Informationen für
definierte Benutzer
Mit KOLOGIO führt MICOS diesen Weg konsequent für
die Anwender in der Produktion der WfbM weiter.
Zugleich verstärkt MICOS damit die Unterstützung für
die Leitungsfunktionen. Sie werden gerüstet für die
zunehmend härtere Auseinandersetzung um
ausreichende Mittel für die verantwortungsvolle
Wahrnehmung der Aufgaben Ihrer Einrichtungen.
Kompetente Beratung, funktional und ergonomisch
passende Produkte sowie deren Schulung und
Betreuung bilden das MICOS-Komplettangebot.
Mit KOLOGIO entsteht ein modernes, marktgerechtes
Produkt mit speziellen, branchentypischen Funktionen.
Das Konzept
BEVIA
Komplettlösung für WfbM
PROVIA
Personalverwaltung
REVIO
Rechnungswesen
KOLOGIO
Logistik/PPS
Verwaltung/Abrechnung
Dokumentation
Öffentlicher Dienst
Behindertenabrechnung
Fehlzeitenverwaltung
Stellenplan
Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung
Kostenrechnung
Auftragsabwicklung
Materialverwaltung
Betriebsaufträge
KENZIO
Kennzahlensystem
Unternehmenssteuerung
Risikomanagement
Benchmarking

Die Handhabung
Maskensteuerung
Kologio ist in einer Benutzerumgebung
integriert, die als ‚Portal' bezeichnet wird. In
diesem Portal sind mehrere MICOS-Produkte
integriert. Der Anwender kann im linken
Bereich des Portals eine Maske in einer
Baumstruktur auswählen. Diese Maske wird
im rechten Teil des Portals dargestellt. Es
können beliebig viele Masken geöffnet
werden. Dabei ist in der Baumstruktur
jederzeit nachvollziehbar, welche Masken
geöffnet sind und welchen Bearbeitungsstatus
sie haben.
Der Anwender hat die Möglichkeit seine
eigenen ‚Favoriten' in der Baumstruktur zu
hinterlegen, auch Verweise in andere MICOS-
Produkte sind möglich. Steuerungselemente
(Navigation, Neuanlage, Löschen, Editieren) verhalten sich in jeder Maske gleich. Im Datenbestand können alle
eingegebenen Daten über komplexe Suchmöglichkeiten einfach gefunden werden, dabei können alle
Suchabfragen benutzerindividuell konfiguriert werden. Das Benutzerinterface präsentiert sich dem Anwender
immer wieder in dem gleichen Erscheinungsbild. Masken können kontextabhängig geöffnet werden, d. h. wird
bei geöffneter Auftragsmaske die Kundenmaske geöffnet, so wird automatisch der Kunde des Auftrags angezeigt.
Wird die Artikelmaske geöffnet, wird entsprechend der Artikel der aktuellen Auftragsposition angezeigt. Es können
alle Aktionen über die Maus und Tastatur durchgeführt werden, so gibt es z. B. auch die Möglichkeit, direkt aus
dem Auftrag einen neuen Kunden anzulegen.
Aktuell sichtbare Maske
Benutzerindividueller Favoritenbaum, auch
mit Quersprüngen in andere MICOS-Produkte
Offene Maske (blaue Farbe)
Zugeklappter Menüzweig
Maske im Editierzustand (Bitmap)
Detailansicht von abhängigen Daten (Quersprung)

Die Unterstützung komplexer Strukturen
Eine KOLOGIO-Institution wird in mehrere Fachbereiche unterteilt. Dahinter verbergen sich z. B. Standorte,
Werkstätten oder Gewerke. Kunden, Artikel, Lager können einem oder mehreren Fachbereichen zugeordnet
werden. Arbeitsgruppen (z. B. BEVIA-Gruppen) können für unterschiedliche Fachbereiche arbeiten und z. B.
andere Arbeitsgruppen zu unterstützen. Entsprechend werden interne Leistungsverrechnungen unterstützt.
In allen KOLOGIO-Modulen kommt ein ausgereiftes Benutzerberechtigungskonzept zum Tragen, das sowohl
funktionale Berechtigungen als auch Berechtigungen auf Kundendaten, Artikel, Auswertungen erlaubt.
Softwaremodule in KOLOGIO
Kundenauftragsverwaltung
Abwicklung von Angebot, (Rahmen-) Auftrag,
Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung,
Gutschrift
Betriebsauftragsverwaltung
Abwicklung der Betriebsaufträge, Teilfertigmeldungen,
interne Leistungsverrechnung
Materialwirtschaft
Stücklisten, Lager, Inventur, Kalkulation
Schnittstellen
Archivierung / HYPRACHIV-Anbindung
Modulübergreifende Programmfunktionalitäten:
Stammdatenänderungsprotokollierung
Auswertungen
zentrales Modul zum Auswerten des
Datenbestandes, der Vorgänge etc.
Berechtigungen
Einrichten von Benutzern / Benutzergruppen
Vergabe von Schreib-, Lese-, Löschberechtigungen
auf Masken- und Auswertungsebene
Einschränkung von Benutzerrechten auf
Fachbereiche, Lager, Artikel, Kunden, Gruppen,
individuelle Funktionen
Service & Schulung
Für alle Produkte, die MICOS entwickelt oder den
Kunden empfiehlt, bieten wir neben einer eingehenden
Beratung auch Einarbeitung, Schulung und Betreuung
Schulung
Zur Verfügung stehen sowohl allgemeine Kurse in unserem
Schulungszentrum in Oldenburg als auch Einweisungen
vor Ort. Geschult wird nach Bedarf:
Windows-Oberfläche, Datei- und Druckerverwaltung,
Internet-Explorer
Werkzeuge: Word, Excel, Access, Crystal Reports
Systemverwaltung und -betrieb
Einführung in die Datenbankadministration
Systembetreuung
MICOS bietet ein gestaffeltes Leistungsangebot zur Betreuung
der Server und PCs in Ihrer Einrichtung.
Service
Probleme lösen wir am liebsten sofort! Wenn Sie mit uns
einen Fernwartungsvertrag abschließen, können wir
direkt auf Ihr System zugreifen, Sie unterstützen und Ihr
Problem lösen.
Betreuung am Helpdesk
MICOS bietet für alle Produkte einen leistungsfähigen
Helpdesk mit Hilfe für die laufende Programmpflege bei
akuten Problemen.

Individuelle Beratung
Mit KOLOGIO erweitert MICOS sein Dienstleistungsangebot.
Die Basis des Konzepts KOLOGIO ist in die
gesamte vorhandene Kompetenz eingeflossen.
Insbesondere gehören dazu:
Controlling
Planen
Steuern
Vergleichen
Personalentwicklung
Entwicklung zu selbständigen MitarbeiterInnen
Unterstützung zu qualifizierten MitarbeiterInnen
Unterstützung zu motivierten MitarbeiterInnen
Organisationsentwicklung
Entwicklung effizienter Strukturen
Optimierung der Abläufe
Festlegung der Arbeitsorganisation
Informationsmanagement
Durchlässiges Informationswesen
Strukturiertes Berichtswesen
Öffentlichkeitsarbeit und Vernetzung
Qualitätsmanagement
Qualitätsanforderungen
Qualitätsentwicklung
Qualitätsnachweis
Leistungen/Produkte
Weiterentwicklung der Dienstleistungen
Weiterentwicklung von Produkten
Entwicklung neuer Leistungen
Systemvoraussetzungen
KOLOGIO ist in eine 3-Schicht-Architektur
eingebettet, d.h. die Anwendung gliedert sich in ein
Benutzerinterface (die Darstellung der Daten), die
Business Logik (Bereitstellung / Berechnung der Daten)
und Speicherung der Daten (Datenbank).
Einerseits stellen die einzelnen Schichten
unterschiedliche Anforderungen an die Hardware,
andererseits erlaubt es diese Systemarchitektur,
Programmteile auf unterschiedliche Rechner/
Rechnersysteme zu installieren. Das Benutzerinterface
kann sowohl auf Windows Terminalserver als auch auf
Arbeitsplatzrechnern (Windows 2003/XP, Windows
2000) installiert werden. Die Business Logik setzt
Windows 2003, Windows 2000 oder Windows
Terminalserver voraus.
Als Datenbanksystem kann Oracle (unter Windows
2003 Server, Windows 2000 Server oder Linux) oder MS
SQL-Server (unter Windows 2003 oder Windows 2000
Server) zum Einsatz kommen. Die Prozessor-,
Hauptspeicher-, Speicheranforderungen und
Netzwerkstrukturen richten sich nach Zahl der
gleichzeitig angemeldeten Benutzer, nach dem
Datenvolumen und der Arbeitsorganisation. Sie werden
individuell bestimmt und mit dem Kunden besprochen.

Produkttechnologie
Wie in den Systemvorraussetzungen beschrieben, ist
KOLOGIO in eine 3-Schicht-Architektur eingebettet. Die
Business Logik und das Benutzerinterface wurde unter
anderem mit der objektorientierten Programmiersprache
Delphi (vom Hersteller Borland) entwickelt.
Die Verwendung der objektorientierten Strukturen
erlauben es, einzelne Funktionalitäten auf einfache Weise
an vielen Stellen wiederzuverwenden, so kann z. B. aus
jeder Tabelle in Kologio (egal ob aus der Suchmaske, aus
Auswertungstabellen, aus Ergebnistabellen einer
Verarbeitung, Übersicht der Rechnungspositionen …)
per Mausklick eine Übergabe dieser Daten an MS Excel
erfolgen.
Die Schichten des Systems sind modular aufgebaut,
d. h. wenn der Anwender Kologio startet, werden nur die
Programmteile geladen/ verwendet, die gerade
benötigt werden. Es existieren also viele kleine
Programmteile, die je nach Bedarf ‚zusammengebunden
werden.
Während die Kommunikation zwischen der Business
Logik und dem Benutzerinterface auf Basis moderner
Web-Applikationen implementiert ist, wird auf die
relationale Datenbank (Oracle, MS SQL-Server), in der
Ihre Daten gespeichert werden, über standardisierte
Schnittstellen zugegriffen. Da die Daten zentral und
‚programmunabhängig' in der Datenbank abgelegt
sind, können andere MICOS-Programme, auf diese
Daten zugreifen und wiederverwenden. Somit können z.
B. alle MICOS-Produkte auf einen gemeinsamen
Personen-/Adress- oder Konten-/Kostenstellenbestand
zugreifen.

KOLOGIO - Auftragsverwaltung
Stammdaten
Kunden, diverse Kunden, interne Kunden,
Auslandskunden
Artikel mit variablen Kontierungsmöglichkeiten,
Kostenstellenaufteilungen
Definition abweichender Kundenartikel-Parameter
möglich
gemeinsame Adressdaten, Arbeitsgruppen, Konten,
Kostenstellen mit BEVIA, REVIO
variable Gruppierung von Artikeln, Kunden
freie Preisgestaltung: individuelle Preisgruppen,
Kunden- und Auftragsrabatte, Preisstaffelung,
netto/brutto-Preise
Abwickeln / Auswerten
Durchgängige, durchschaubare Vorgänge über
Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein,
Rechnung, Gutschrift
Der Auftrag
Kundenindividuelle Parameter im
Auftrag nochmal anpassbar
Kundenindividuelle Preise,
Preise aktualisieren
Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung direkt aus dem Auftrag

Details zum jeweiligen
Kunden, Artikel,
Betriebsauftrag
Grundsätzlich begleitet KOLOGIO den Anwender vom Angebot über (Rahmen-) Auftrag, Auftragsbestätigung,
Lieferschein, Rechnung (+Gutschrift) bis hin zur Bereitstellung der Kontierungssätze für das Rechnungswesen.
Dennoch kann der Anwender an jedem beliebigen Punkt in dem Vorgang aufsetzen. So ist es möglich eine
Rechnung ohne Lieferschein oder Auftrag zu erfassen, aus einem Auftrag direkt eine Rechnung zu erstellen, einen
Lieferschein ohne Auftrag, oder....(hier gibt es viele Möglichkeiten), egal ob Dienstleistung, Lohnfertigung,
innerbetriebliche Verrechnung, der Anwender findet sich immer im gleichen Pfad wieder.
Auftrag bestätigen, Betriebsaufträge generieren/sperren, Lieferschein schreiben, Rechnungen erzeugen
immer kann der Auftrag Ausgangspunkt sein; vom Auftrag direkt in alle Daten des Kunden / eines Artikels
der Auftragsposition einsehen? Kein Problem: ein Klick !
Die Flexibilität kann durch Steuerungsparameter standardisiert werden (z. B. ‚Betriebsaufträge nur bei
endgültigen Auftragsbestätigungen', ‚Fakturierung nur bei endgültigen Lieferscheinen', …
Ob Barzahlung, abweichende Liefer-, Rechnungsanschrift, Preiskonditionen, Zahlungs- oder
Versandbedingungen: Während der Bearbeitung eines Auftrags, Lieferscheins, einer Rechnung lassen
sich alle beim Kunden voreingestellten Parameter individuell für den aktuellen Fall anpassen.
Durch die Anbindung an REVIO entfällt eine aufwändige Schnittstelle ans Rechnungswesen; die
Kontierungssätze der Rechnungen/Gutschriften werden in KOLOGIO bestätigt und stehen anschließend
auf Grund der gemeinsamen Datenhaltung REVIO zur Verfügung.
Selbstverständlich werden die gesetzlichen Vorgaben, z. B. nach SGB IX§140 erfüllt.
Frei gestaltbare Formulare für Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift
Umsatz-/ Liefer-/ Auftragsstatistiken nach ‚beliebigen' Kriterien, z. B. Zeiträume, Gruppen, Fachbereiche,
Kostenstellen, Kunden, Artikel, Mengen, Orten, ABC, Neukunden, Volumen, ...
Änderungsprotokollierung
für alle Stamm-/ Bewegungsdaten

KOLOGIO - Betriebsauftragsverwaltung
Der Betriebsauftrag
Fertigungsinformationen
Teilfertigmeldung
Automatische oder manuelle Generierung eines Betriebsauftrags aus Auftrag oder Bestätigung
Splitten von Betriebsaufträgen zur differenzierten Fertigungsplanung, z.B. Beginn-/Endedatum, ...
Teilfertigmeldungen
abweichende Parameter bei Erfassung vonTeilfertigmeldungen (abweichender Lagerort, abweichende
Arbeitsgruppe/Kostenstelle)
Überfertigung eines Betriebsauftrags sowie ‚vorzeitiger' Abschluss möglich
Stornierung von Teilfertigmeldungen
Frei gestaltbare Betriebsauftragsformulare

KOLOGIO - Materialwirtschaft
Stammdaten
Lagerstammdaten mit variabler Gruppierung von Lagern / Lagerstrukturen
Stücklisten mit beliebiger Schachtelungstiefe, unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen und
unterschiedlicher Verarbeitungsart (z. B. sofort bei Produktionsbeginn komplett buchen oder reservieren)
Stücklisten können auch Leistungen zugeordnet werden, dadurch ist z.B. eine genauere Preiskalkulation
möglich; ebenso werden auf diese Weise bereits Arbeitsschritte vordefiniert.
Verwaltung von Verbrauchsartikeln
Über den Lagerartikelstamm können Mindest-/Maximalbestände eines Artikels in einem Lager eingestellt
werden; unter Berücksichtigung der reservierten Mengen können so z.B. Bedarfsmengen ermittelt werden
Die Stückliste
Verwendungsnachweis,
Lagerbestände, Stücklistenauflösung direkt
einsehbar
Gültigkeitszeiträume der Stückliste

Verarbeiten / Auswertungen
Automatische Lagerzugangsbuchungen beim Erstellen von Teilfertigmeldungen; entsprechende
Lagerabgangsbuchungen bei Lieferschein oder Rechnung
Möglichkeit der automatischen Lagerzugangsbuchungen beim Erstellen von Gutschriften
Hat ein Lager einen Lageristen, ist dieser verantwortlich für die Herausgabe/Buchung von Einzelteilen.
Hierzu werden spezielle Buchungsarten bereitgestellt, die über den Betriebsauftragsbezug oder Artikelbezug
eine einfache Handhabung ermöglichen. Werden Lager ohne Lagerist geführt, kann der Betriebsauftrag die
Lagerbuchungen automatisch erzeugen. So haben Sie immer eine zeitnahe Sicht auf Ihren Lagerbestand.
Je nach eingestellter Verarbeitungsart des Betriebsauftrags / Artikels / der Stückliste werden bei
Teilfertigungmeldungen die Einzelteilresevierungen aktualisiert.
Erweiterte interne Leistungsverrechnung. Wird ein Bauteil benötigt, welches derzeit nicht verfügbar ist, wird
automatisch ein Folgebetriebsauftrag generiert
Werden Fertigungsartikel ausgeliefert oder verkauft (Lieferschein oder Rechnung) und damit der
Mindestbestand unterschritten, können automatisch interne Aufträge / Betriebsaufträge erzeugt werden.
Flexible Preiskalkulation auf Basis der Stücklisten
Verwendungsnachweis, Stücklistenlagerbestandsübersicht
Stichtagsinventur / permanente Inventur
Der Betriebsauftrag mit Materialwirtschaftsmodul
Stücklistenverarbeitung / pro BA anpassbar
Lagerbuchungen,
Verarbeitungsarten,
wie reservieren, automatisches Buchen

MICOS - Auswertungen
Vom Auswertungsergebnis direkt in
die Maske (Quersprung)
Mehrere
Auswertungen
parallel im Zugriff
einschränken
und sortieren
Vollbild, Suchen in Ergebnis,
Gruppierungsfunktionen …
Export nach MS Excel, Texteditor, HTML, Standard +
CrystalReports-Druck

Welcher Anwender darf welche Auswertung abrufen. Diese können Sie über die Berechtigungen steuern;
welche Einschränkungsmöglichkeiten, welche Sortierkriterien, welche Ergebnisspalten möchte der
Anwender/ eine Anwendergruppe sehen, dies kann jeder für sich entscheiden - und dies beliebig oft. D. h.
ein Benutzer kann sich z. B. drei Umsatzstatistiken in seiner Umgebung hinterlegen; einmal nach Kunden,
einmal nach Jahr; einmal nach Artikel gruppiert mit jeweils unterschiedlichen Ergebnisspalten. Neben einer
Ergebnispräsentation im Portal kann das Resultat direkt gedruckt werden oder in einen einfachen Texteditor
oder nach Excel übertragen werden. Eine Konvertierung ins HTML-Format zur Visualisierung in einem
Internet-Browser ist ebenso möglich, wie eine Darstellung in einem individuell angepassten CrystalReport.
Ob Sie in einer Ergebnismenge nach einem bestimmten Eintrag suchen, in der Gruppierung nicht
summieren wollen, sondern einen Durchschnitt bilden oder die Anzahl der Detailsätze einer Gruppe
anzeigen wollen alles einstellbar; und wenn Sie das nächste Mal die gleiche Auswertung abrufen lassen,
weiß das System schon, wie Sie das Ergebnis präsentiert haben möchten.
Von dem Ergebnis einer Umsatzstatistik können Sie z. B. über einen‚Quersprung' direkt in die Rechnungs-,
Kunden-, oder Artikelmaske springen, in der dann der jeweilige Detaildatensatz angezeigt wird.