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PDF-Version - Innovative Verwaltung

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Das Fachmedium für erfolgreiches <strong>Verwaltung</strong>smanagement<br />

iV-Special 1/2009<br />

innovative<br />

<strong>Verwaltung</strong><br />

SPECIAL<br />

Service+Call Center<br />

D115 – Informationen<br />

zum großen<br />

deutschen Pilotprojekt<br />

Public Services –<br />

<strong>Verwaltung</strong> als<br />

moderner<br />

Dienstleister<br />

Internet+Portale<br />

Web 2.0 – neue Wege<br />

der Kommunikation<br />

für die <strong>Verwaltung</strong><br />

Breitband<br />

Mit Hochgeschwindigkeit<br />

über die<br />

Internet-Autobahn<br />

www.innovative-verwaltung.de<br />

Eine Zeitschrift Aus dem Gabler Verlag


I n h a l t<br />

I n h a lt s v e r z e i c h n i s<br />

3 Mehr Service und umfangreiche<br />

Informationen unter 115<br />

Dr. Georg Thiel<br />

5 D115 im Call Duisburg –<br />

eine erste Bilanz nach dem Start<br />

Dr. Thomas Lambertz/Norbert Brandstädter<br />

11 Service-Optimierung in vier Schritten<br />

12 Web 2.0 – neue Wegen der<br />

Kommunikation für die <strong>Verwaltung</strong><br />

Dr. Rainer Doh<br />

14 Kurz-Informationen Breitband<br />

8 Ein Ansprechpartner für alle Fälle<br />

Daniel Abel<br />

15 Mit Hochgeschwindigkeit über die Internet-Autobahn –<br />

Zukunftsfähiges Glasfaserprojekt in Sindelfingen/Böblingen<br />

9 Kurz-Informationen D115<br />

16 Kurz-Informationen Breitband<br />

Das iV-Special „Public Services – <strong>Verwaltung</strong> als moderner Dienstleister“ ist ein Sonderteil der Fachzeitschrift „innovative<br />

VERWALTUNG“ 5/2009. Für Fragen zu den Inhalten steht Ihnen die Redaktion, E-Mail: innovative-verwaltung@kloeker.<br />

com, gerne zur Verfügung. Informationen zum Bezug der monatlichen Fachzeitschriften und der Specials erhalten Sie beim<br />

Gabler Verlag, Tanja Jast, E-Mail: tanja.jast@gwv-fachverlage.de, oder im Internet unter www.innovative-verwaltung.de.<br />

Impressum<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> 5/2009/iV-Special 1/2009 • Mai 2009 • 31. Jahrgang • ISSN 1618-9876 • www.innovative-verwaltung.de<br />

Gabler Verlag | GWV Fachverlage GmbH,<br />

Abraham-Lincoln-Straße 46, 65189 Wiesbaden,<br />

Postfach 15 46, 65173 Wiesbaden, www.gabler.de<br />

Geschäftsführer: Dr. Ralf Birkelbach, Albrecht F. Schirmacher<br />

Gesamtleitung Anzeigen: Thomas Werner<br />

Gesamtleitung Produktion: Ingo Eichel<br />

Gesamtleitung Vertrieb: Gabriel Göttlinger<br />

Chefredakteur: Michael Klöker (v. i. S. d. P.)<br />

Redaktion: Ute Klöker, Dr. Rolf Beyer<br />

Lektorat: Gabi Neumayer<br />

Redaktion innovative <strong>Verwaltung</strong>,<br />

Michael Klöker, Postfach 11 30, 27722 Worpswede, Tel.: (0 47 92) 95 52-77,<br />

Fax: (0 47 92) 95 52-79, E-Mail: innovative-verwaltung@kloeker.com<br />

Herausgeberbeirat: Prof. Dr. Bernd Adamaschek, Institut für Strategie- und Organisationsentwicklung;<br />

Prof. Gerhard Banner, Vorstand KGSt a. D.; Rainer Beutel, Vorstand KGSt; Prof. Dr.<br />

Dietrich Budäus, Hamburg; Prof. Hans-Joachim Hilbertz, Vorstand KGSt a. D.; Prof. Dr. Hermann<br />

Hill, Deutsche Hochschule für <strong>Verwaltung</strong>swissenschaften; Gudrun Hock, Beigeordnete a. D.;<br />

Prof. Dr. Werner Jann, Universität Potsdam; Jörg Lennardt, Fachgruppe „Öffentliche Auftraggeber“<br />

beim Bundesverband der Deutschen Unternehmensberater; Ulrike Löhr, Beigeordnete a.<br />

D.; Uwe Lübking, Beigeordneter des Deutschen Städte- und Gemeindebundes; Prof. Dr. Marga<br />

Pröhl, Generaldirektorin des Europäischen Instituts für Öffentliche <strong>Verwaltung</strong>, Maastricht; Udo<br />

Rienaß, Senat für Inners und Sport Berlin; Dr. Henning Scherf, Bürgermeister der Freien Hansestadt<br />

Bremen a. D.<br />

Abonnentenbetreuung (Änderung von Adresse und Bankverbindung, Rückfragen zu Rechnungen):VVA-Zeitschriftenservice,<br />

Abt. D6 F6, Postfach 77 77, 33310 Gütersloh, Tel.: (0 52 41) 80-19<br />

68, Fax: (0 52 41) 80-96 20<br />

Anzeigenleitung GWV Media: Stefan Strussione,<br />

Tel.: (06 11) 78 78-1 57, Fax: (06 11) 78 78-4 46,<br />

E-Mail: stefan.strussione@gwv-media.de<br />

Anzeigenverkaufsleitung GWV Media: Eva Hanenberg,<br />

Tel.: (06 11) 78 78-2 26,Fax: (06 11) 78 78-4 46,<br />

E-Mail: eva.hanenberg@gwv-media.de<br />

Anzeigenverkauf GWV Media: Christina Dänner, Tel.: (06 11) 78 78-2 66,<br />

Fax: (06 11) 78 78-4 46, E-Mail: christina.daenner@gwv-media.de<br />

Anzeigendisposition GWV Media: Michaela Fried,<br />

Tel.: (06 11) 78 78-6 18, Fax: (06 11) 78 78-4 43,<br />

E-Mail: michaela.fried@gwv-media.de<br />

Marketingleitung: Rolf-Günther Hobbeling, Tel.: (06 11) 78 78-3 62,<br />

E-Mail: rg.hobbeling@gwv-fachverlage.de<br />

Produktmanagement: Tanja Jast, Tel.: (06 11) 78 78-2 94,<br />

Fax: (06 11) 78 78-4 12, E-Mail: tanja.jast@gwv-fachverlage.de<br />

Produktion: Björn Jagnow, Tel.: (06 11) 78 78-1 69, Fax: (06 11) 78 78-4 64,<br />

E-Mail: bjoern.jagnow@gwv-fachverlage.de<br />

Bezugsmöglichkeiten: Die innovative <strong>Verwaltung</strong> erscheint zehnmal jährlich im Abonnement.<br />

Preisgebundenes Jahresabonnement Inland 149,00 Euro/Ausland 163,00 Euro. Studentenpreis<br />

81,00 Euro/ Ausland 93,00 Euro (gegen Vorlage einer Immatrikulationsbescheinigung). Jahresvorzugspreis<br />

für Mitglieder der KGSt 127,00 Euro bzw. 136,50 Euro (Ausland). Alle Preise im<br />

Inland inkl. 7 % MwSt., Porto und Versand, im Ausland inkl. Porto und Versand, Änderungen<br />

vorbehalten. Einzelbezugspreis 20,00 Euro zzgl. Porto- und Versandkosten. Das Abonnement<br />

kann jederzeit zur nächsten erreichbaren Ausgabe schriftlich mit Nennung der Kundennummer<br />

gekündigt werden. Zuviel gezahlte Beträge für nicht gelieferte Ausgaben werden zurückerstattet.<br />

Mehrfachabo auf Anfrage.<br />

© Gabler | GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden 2009<br />

Gabler ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media.<br />

Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck: Kein Teil dieser Zeitschrift darf ohne schriftliche Genehmigung<br />

des Verlages vervielfältigt oder verbreitet werden. Unter dieses Verbot fallen insbesondere<br />

die gewerbliche Vervielfältigung per Kopie, die Aufnahme in elektronische Datenbanken und<br />

die Vervielfältigung auf CD-ROM und allen anderen elektronischen Datenträgern. Für unverlangt<br />

eingesandte Beiträge, Rezensionsexemplare und Testprodukte wird nicht gehaftet. Namentlich<br />

gekennzeichnete Artikel stimmen nicht immer mit der Ansicht der Redaktion überein.<br />

Druck: Stürtz GmbH, Würzburg.<br />

Gedruckt wird auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier.<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009


S e r v i c e + C a l l C e n t e r<br />

Mehr Service und umfangreiche<br />

Informationen unter 115<br />

Einheitliche Behördenrufnummer startet erfolgreich in Modellregionen<br />

Seit 24. März 2009 haben rund 10 Millionen Bürger/innen mit der einheitlichen Behördenrufnummer<br />

115 einen direkten Draht in die <strong>Verwaltung</strong>. Ob Termine beim Standesamt, Fragen<br />

zum An-, Um- oder Abmelden, zu Gebühren oder benötigten Unterlagen – unter der 115 werden<br />

genau diese Fragen geklärt. Die Behördenrufnummer 115 baut bürokratische Hürden ab: Sie ist<br />

ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer bürgernahen <strong>Verwaltung</strong>.<br />

Zunächst haben zahlreiche Städte,<br />

Gemeinden und Kreise in Nordrhein-Westfalen<br />

und Hessen, die<br />

Stadtstaaten Berlin und Hamburg sowie<br />

Oldenburg in Niedersachsen die 115 freigeschaltet.<br />

Von Bundesseite sind 14 Behörden<br />

eingebunden. Mit D115 werden<br />

einige neue Akzente im föderalen Projektmanagement<br />

gesetzt: Kommunen,<br />

Länder und Bundesbehörden beteiligen<br />

sich freiwillig am Projekt. Der gemeinsame<br />

Nenner war so schneller zu finden<br />

und wesentlich größer. Ferner wird auf<br />

gesetzliche und vertragliche Regelungen<br />

verzichtet, um den Probe- und Pilotbetrieb<br />

nicht einzuengen. Alle Beteiligten<br />

wurden in Arbeitsgruppen eingebunden<br />

und entwickelten ein Verfahren aufbauend<br />

auf den Praxisersterfahrungen der<br />

bestehenden Serviceeinrichtungen. So<br />

entstanden Vereinbarungen über Servicelevel<br />

und technische Optionen. Diese<br />

sind ambitioniert, aber niemals abgehoben,<br />

da sie auf den bisher gemachten<br />

Erfahrungen basieren. So konnte eine<br />

föderale Referenzstruktur innerhalb von<br />

knapp 18 Monaten geschaffen werden,<br />

die nunmehr einen Akzeptanz- und<br />

Mehrwerttest in einem rund zweijährigen<br />

Probelauf zu bestehen hat.<br />

D115-Service und Tarife<br />

Die 115 ist von Montag bis Freitag von 8 bis<br />

18 Uhr erreichbar. 75 % der 115-Anrufe<br />

werden innerhalb einer Frist von 30 Sekunden<br />

von Mitarbeitern/innen in einem<br />

D115-Servicecenter angenommen. 55 %<br />

dieser Anfragen werden beim ersten Anruf<br />

beantwortet. Wenn das nicht möglich ist,<br />

erhält der Anrufer innerhalb von 24 Stunden<br />

während der Servicezeiten eine Rückmeldung<br />

– je nach Wunsch per Mail, Fax<br />

oder Rückruf.<br />

Kosten für die D115-Anrufe entstehen,<br />

da eine neue zentrale Netz-Infrastruktur<br />

geschaffen wird. Von den erhobenen Tarifen<br />

werden 3 Cent zur Finanzierung der<br />

D115-Netztechnik verwendet, den restlichen<br />

Betrag erhalten die Telekommunikationsanbieter.<br />

Das Projekt D115 ist zunächst<br />

ein Pilotversuch, um die Möglichkeiten<br />

einer bundesweiten Einführung in<br />

der Praxis zu prüfen. Das Bundesministerium<br />

des Innern kann die Höhe der Tarife<br />

nicht bestimmen. Die Tarifgestaltung er-<br />

Dr. Georg Thiel<br />

ist stellvertretender Abteilungsleiter<br />

<strong>Verwaltung</strong>smodernisierung,<br />

<strong>Verwaltung</strong>sorganisation<br />

Bundesministerium des Innern<br />

folgt im Wettbewerb der Telekommunikationsanbieter.<br />

Eine Übersicht einzelner Tarife<br />

der jeweiligen Netzanbieter ist auf der<br />

Webseite www.d115.de bereitgestellt.<br />

Ziel von D115 ist es, im Erstkontakt eine<br />

abschließende Antwort durch eine/n<br />

Mitarbeiter/in eines D115-Servicecenters<br />

zu geben. Sollte die Anfrage sehr speziell<br />

oder einzelfallbezogen sein, wird sie entweder<br />

an das zuständige Servicecenter<br />

oder an die zuständige Fachbehörde weitergeleitet.<br />

Das erfolgt elektronisch mittels<br />

eines so genannten Tickets. Die zuständige<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009


S e r v i c e + C a l l C e n t e r<br />

Stelle wendet sich dann mit einer Antwort<br />

direkt an den Anrufer – je nach Wunsch telefonisch,<br />

per Mail oder per Fax. Diese<br />

Rückmeldung ist kostenfrei. So spart D115<br />

in vielen Fällen nicht nur den Gang zur Behörde,<br />

sondern auch mehrmalige Anrufe,<br />

die durch die Suche nach der zuständigen<br />

Stelle bisher notwendig waren.<br />

Die 115 ist sehr gefragt<br />

Der Pilotstart löste sowohl überregional<br />

als auch regional ein großes Medienecho<br />

aus, und die 115 stieß bei den Bürgern/innen<br />

auf breites Interesse: In den ersten<br />

vier Tagen des Pilotbetriebs haben<br />

deutschlandweit rund 100.000 Bürger/innen<br />

die 115 gewählt. Insbesondere am<br />

ersten Tag des Pilotbetriebs führte der Ansturm<br />

auf den neuen Bürgerservice zu<br />

längeren Wartezeiten, und nicht alle Fragen<br />

konnten umgehend beantwortet werden.<br />

Diese breite Nutzung und das<br />

Ausprobieren der 115 ist entscheidend<br />

für die Weiterentwicklung der Qualität<br />

des neuen Bürgerservices. D115 ist ein<br />

lernendes System und lebt gewissermaßen<br />

von Tests und erstmals gestellten<br />

Fragen: Was in den ersten Tagen<br />

des Pilotbetriebs nicht sofort im ersten<br />

Kontakt gelöst werden konnte,<br />

wurde inzwischen analysiert und je<br />

nach Sachlage in die Schulungsunterlagen<br />

oder als Erweiterung in das Wissensmanagementsystem<br />

aufgenommen<br />

– ganz im Sinne des Leitspruchs<br />

„Wir lieben Fragen“.<br />

Im Laufe des auf zwei Jahre angesetzten<br />

Pilotbetriebs soll nicht nur die<br />

Qualität verbessert werden, nach und<br />

nach sollen auch weitere Kommunen,<br />

Regionen, Landes- und Bundesbehörden<br />

hinzukommen. Während dieser<br />

Zeit werden die angebotenen Dienstleistungen<br />

fortlaufend erweitert und<br />

Erfahrungen aus der Erprobung ausgewertet.<br />

Weitere Informationen finden Sie<br />

unter www.d115.de.<br />

l<br />

Teinnahme-Informationen zum Projekt D115<br />

Am D115-Verbund können sich Kommunen, Länder und<br />

Bundesbehörden beteiligen, die entweder ihre Telefonzentrale<br />

in ein eigenes leistungsfähiges Servicecenter weiterentwickelt<br />

haben oder sich an ein bestehendes Servicecenter<br />

anschließen. Außerdem können sich Behörden dadurch<br />

beteiligen, dass sie die Antworten auf die wichtigsten<br />

Fragen ihres Bereichs dem D115-Wissensmanagementsystem<br />

zur Verfügung stellen. Der Aufbau eines eigenen<br />

Servicecenters stellt für Großstädte, aber auch für<br />

große Landes- und Bundesbehörden im Regelfall keine<br />

unüberwindbare Hürde dar. Für kleinere und mittelgroße<br />

Kommunen sowie einzelne Landes- und Bundesbehörden<br />

kann der separate Aufbau eines eigenen Servicecenters<br />

jedoch unwirtschaftlich sein. Deshalb prüfen diese Organisationen,<br />

ob ein gemeinsames Servicecenter mit anderen<br />

Kommunen bzw. mit anderen Landes- oder Bundesbehörden<br />

aufgebaut werden kann, oder schließen sich an bereits<br />

existierende Servicecenter an. Wenn eine Kommune,<br />

115<br />

ein Kreis, ein Land oder eine Bundesbehörde<br />

bereits ein Servicecenter<br />

IHRE BEHÖRDENNUMMER<br />

betreibt, sind für eine Aufnahme in den D115-Verbund insbesondere<br />

folgende Kriterien zu erfüllen:<br />

n Integration des Wissensmanagements in die bestehende<br />

Servicecenterstruktur<br />

n Anbindung des Servicecenters an den Netzbetrieb<br />

n Bereitstellung der Informationen zu den vereinbarten<br />

D115-Leistungen in einer standardisierten Form<br />

n Teilnahme am Qualitätsmanagement<br />

Die Projektgruppe D115 im Bundesministerium des Innern<br />

unterstützt die Kommunen, Länder und Bundesbehörden mit<br />

vielfältigen Maßnahmen bei der Integration eines Servicecenters<br />

in den D115-Verbund und berät beim Aus- und Aufbau<br />

eines Servicecenters oder beim Anschluss an ein bestehendes<br />

Servicecenter. Für weitere Informationen nehmen Sie<br />

bitte Kontakt zur Projektgruppe D115 auf unter: E-Mail:<br />

d115@bmi.bund.de oder & (0 30) 1 86 81-22 66.<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009


S e r v i c e + C a l l C e n t e r<br />

Stadt Duisburg:<br />

D115 im Call Duisburg –<br />

eine erste Bilanz nach dem Start<br />

Call Duisburg ist das erste kommunale Call Center in Deutschland. Es wurde bereits<br />

im Jahr 2001 eröffnet und hat sich seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Dem<br />

Beispiel Duisburgs sind inzwischen viele Städte gefolgt und haben eigene Call Center<br />

eröffnet. Duisburg hat vielen von ihnen bei der Aufbauarbeit beratend zur Seite<br />

gestanden. In den Städten, in denen sich ein Call Center etabliert hat, ist es aus<br />

dem Dienstleistungsspektrum der <strong>Verwaltung</strong> nicht mehr wegzudenken.<br />

Mit D115 hat diese Idee nun auch<br />

bundesweite Beachtung gefunden.<br />

Call Duisburg hat sich gerne<br />

an diesem Projekt beteiligt, gerade weil für<br />

die Bürger/innen der Stadt ein solcher Service<br />

seit acht Jahren besteht und positiv<br />

angenommen wird. Die Duisburger Erfahrungen<br />

konnten unmittelbar in die Projektarbeit<br />

einfließen. Für Kommunen, die anlässlich<br />

des D115-Projekts neu einsteigen,<br />

wird das telefonische Servicecenter ein<br />

Quantensprung in der Serviceausrichtung<br />

und Kundenorientierung sein. Grundgedanke<br />

der damaligen Duisburger Call-Center-Entwicklung<br />

war die Vereinfachung und<br />

Effizienzsteigerung der <strong>Verwaltung</strong>sprozesse<br />

und die Erweiterung der Dienstleistungsangebote,<br />

die bei den Bürgern/innen<br />

eng verknüpft sind mit dem Begriff „moderne<br />

und effiziente <strong>Verwaltung</strong>“. Der Bürger<br />

als Kunde professionell angebotener<br />

<strong>Verwaltung</strong>sprodukte steht im Mittelpunkt<br />

solcher Organisationsentwicklungs-Projekte.<br />

Die Einrichtung von Call Duisburg<br />

war daher auch neben der parallel ausgebauten<br />

Internetpräsenz eine wichtige,<br />

qualitative Erweiterung der Eingangsportale<br />

zu den Dienstleistungen der Stadt,<br />

und es erleichtert den Zugang zur <strong>Verwaltung</strong><br />

inzwischen erheblich. Call Duisburg<br />

ist montags bis freitags zwischen 7:00 und<br />

18:00 Uhr und samstags von 9:00 bis<br />

16:00 Uhr erreichbar (62 Std./Woche). Ursprünglich<br />

frühere und längere Öffnungszeiten<br />

(6:30 bis 21:30 Uhr) sind kaum angenommen<br />

worden.<br />

Im Rahmen der E-Government-Aktivitäten<br />

hat sich Call Duisburg zudem zu<br />

einem Motor der Bemühungen um den<br />

Ausbau digitaler <strong>Verwaltung</strong>sprozesse entwickelt,<br />

die neuerdings mit dem Aufbau<br />

des Einheitlichen Ansprechpartners im Zusammenhang<br />

mit der EU-Dienstleistungsrichtlinie<br />

und dem Ausbau des europäischen<br />

Binnenmarkts gekoppelt sind.<br />

Positive Rückmeldungen<br />

Seit der Eröffnung von Call Duisburg wurde<br />

die Erreichbarkeit der Ämter und Stadtverwaltung<br />

im Ganzen wesentlich verbessert.<br />

Bürger/innen müssen sich nicht mehr<br />

„durchfragen“, sondern erhalten ihre Informationen<br />

im Erstkontakt. Call Duisburg<br />

ist bei den Bürgern/innen hervorragend<br />

angenommen worden, und selbst die anfänglich<br />

äußerst skeptischen Fachämter<br />

sind heute wichtige Partner. Eine Kundenbefragung<br />

im Anschluss an die Telefongespräche<br />

führte zu einer außergewöhnlich<br />

positiven Beurteilung. Weit über 90 % der<br />

Anrufer/innen zeigten sich mit den Eigenschaften<br />

„Kompetenz“, „Hilfsbereitschaft“<br />

und „Freundlichkeit“ sehr zufrieden.<br />

Call Duisburg ist eine Abteilung der<br />

Zentralverwaltung für Personal, Organisation<br />

und Informationstechnologie und beschäftigt<br />

56 Call-Center-Agenten/innen.<br />

Insgesamt stehen 48 Call-Arbeitsplätze in<br />

zwei Großraumbüros zur Verfügung, wobei<br />

einige Mitarbeiter/innen ihre Arbeit zu<br />

Hause über Telearbeitsplätze abwickeln.<br />

Die Mitarbeiter/innen verfügen neben<br />

einem umfassenden Wissensmanagement<br />

über alle Dienstleistungen der <strong>Verwaltung</strong><br />

auch über zahlreiche Zugriffe auf Fachanwendungen<br />

der Ämter. So war es möglich,<br />

die Quote der Anrufe, die im Call Center<br />

abschließend beantwortet werden, auf 85<br />

% zu erhöhen. Damit verzeichnet Call<br />

Duisburg die höchste Abschlussquote aller<br />

kommunalen Call Center.<br />

In entsprechender Menge wurden die<br />

Ämter und Institute der <strong>Verwaltung</strong> in großem<br />

Umfang von gleichartigen Anrufen<br />

entlastet. Hier liegt auch personal- und organisationsentwicklerisch<br />

ein beachtliches<br />

Potential zur Vereinfachung, Reduzierung<br />

und Verschlankung von Ablaufstrukturen.<br />

Multi-Channel-Management<br />

Die Call-Center-Agenten/innen beantworten<br />

heute die eingehenden Anrufe so weitund<br />

tiefgehend wie möglich. Dabei hilft<br />

Dr. Thomas Lambertz<br />

ist Leiter der Zentralverwaltung<br />

für Personal, Organisation und<br />

Informationstechnologie<br />

Norbert Brandstädter<br />

ist Leiter von Call Duisburg<br />

ein mit allen<br />

relevanten<br />

Informationen<br />

ausgestattetes<br />

Wissensmanagement,<br />

das die Agenten/innen<br />

sicher und schnell durch die verschiedenen<br />

Themenbereiche führt. Als Wissensmanagement<br />

für das Call Center wurde ein<br />

umfassendes, über alle Portale vernetztes<br />

Content-Management-System (CMS) entwickelt.<br />

Hier werden sämtliche Informationen<br />

zu den Dienstleistungen der Stadt<br />

von den Ämtern und Instituten dezentral<br />

erstellt und gepflegt. Dieses CMS versorgt<br />

aber nicht nur das Call Center mit Informationen,<br />

sondern aus ihm heraus werden<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009


S e r v i c e + C a l l C e n t e r<br />

außerdem die Intranet- und Internetseiten<br />

zu den Produkten der Stadtverwaltung erzeugt.<br />

So laufen die Aktualisierungen immer<br />

synchron, und für alle Eingangsportale<br />

der Stadt ist ein identischer Informationsstand<br />

gewährleistet. Die Antworten<br />

werden in Sekundenschnelle für die<br />

Agenten/innen abrufbar auf dem Bildschirm<br />

bereitgestellt. Auf diese Weise entfällt<br />

auch in den meisten Fällen das serviceunfreundliche<br />

Weiterverbinden.<br />

Serviceleistungen<br />

von Call Duisburg<br />

Neben der Beratung für die Dienstleistungen<br />

der Stadtverwaltung werden von Call<br />

Duisburg auch Leistungen angeboten, bei<br />

Die Stadt Duisburg beschäftigt 56 Call-Center-Agenten/innen an 48<br />

Call-Arbeitsplätzen in zwei Großraumbüros.<br />

denen das Call Center in die Arbeitsabläufe<br />

(Workflows) des „Konzerns Stadt Duisburg“<br />

eingebunden ist. Einige Beispiele für<br />

Duisburger Call-Center-Dienstleistungen:<br />

n Entgegennahme von Störungsmeldungen<br />

(z. B. Straßenlaternen)<br />

n Festivalhotline<br />

n Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen<br />

für die Grundsicherung<br />

n Urkundenbestellservice<br />

n Hotline für Wahlen<br />

n Telefonische Anforderung von Karteikartenabschriften<br />

n Auskünfte über die Fertigstellung beantragter<br />

Personalausweise, Pässe<br />

und Führerscheine<br />

n Auskünfte über Fundsachen<br />

n Reservierung von Wunschkennzeichen<br />

n Auskünfte über den Buchbestand der<br />

Stadtbibliothek<br />

n Anmeldung zu Volkshochschulkursen<br />

n Anmeldung zu Musikschulkursen<br />

n Hotelreservierungen<br />

n Verkauf von Eintrittskarten<br />

n Versand von Prospekten und Werbemitteln<br />

n Rückrufservice des Call Centers im Internet<br />

n Zentrales E-Mail-Portal der Stadt<br />

n Terminreservierungen<br />

Ständig kommen weitere Dienstleistungen<br />

hinzu, und die Angebotspalette von D115<br />

ist die konsequente Fortsetzung des Servicegedankens<br />

von Call Duisburg. Im Call<br />

Center werden durchschnittlich ca. 65.000<br />

Anrufe pro Monat bearbeitet.<br />

Sollte ein Anruf nicht<br />

sofort zur erwünschten<br />

Auskunft führen, wird der/<br />

die Anrufer/in innerhalb<br />

von 24 Stunden zurückgerufen.<br />

Das führt immer<br />

wieder zu großem Erstaunen<br />

bei Bürgern/innen,<br />

die einen solchen Service<br />

bisher von ihrer <strong>Verwaltung</strong><br />

nicht gewohnt waren.<br />

In den ersten Tagen<br />

des D115-Projekts haben<br />

viele Anrufer/innen aufgrund<br />

der Presseberichterstattung<br />

die neue Rufnummer<br />

„ausprobiert“.<br />

Neben erkennbaren Testanrufen<br />

(„Ich wollte mal wissen, wer sich<br />

unter 115 meldet“) haben sich viele Bürger/innen<br />

bewusst über diesen Zugang ins<br />

Call Duisburg eingewählt, um ortsspezifische<br />

und überregionale Auskünfte zu bekommen.<br />

Call Duisburg hat für die Rufnummer<br />

115 eine Vorrangschaltung eingebaut,<br />

die eine bevorzugte Erreichbarkeit garantiert.<br />

Nutzen und Mehrwert<br />

des D115-Projekts<br />

D115 bietet einen direkten telefonischen<br />

Draht in die <strong>Verwaltung</strong>. Dabei spielt es<br />

keine Rolle, welche Behörde oder welches<br />

Amt für das Anliegen zuständig ist. Das ist<br />

neu im Anspruch, wenngleich die Städte,<br />

die bereits über ein Call Center verfügen,<br />

diesem Anspruch auch bisher schon gerecht<br />

zu werden versuchten. Die Auskunftsmöglichkeiten<br />

für andere Städte,<br />

Kreise, Landes- oder Bundesbehörden ist<br />

jedoch ein entscheidendes Plus gegenüber<br />

den nur ortsbezogenen Auskunftsmöglichkeiten.<br />

Außerdem hat D115 eine<br />

leicht einprägsame Nummer, so dass die<br />

Bürger/innen nicht mühsam im Telefonbuch<br />

der Stadt nach der Auskunftsstelle<br />

suchen müssen. Dadurch entfallen für<br />

Kommunen übrigens auch, besonders für<br />

Neueinsteiger, aufwendige Werbemaßnahmen<br />

für das eigene Call Center und<br />

seine örtliche Rufnummer. In Duisburg<br />

hatten wir zum Start im Jahr 2001 nicht unerhebliche<br />

Kosten, um die Call-Duisburg-<br />

Nummer „94000“ bei den Bürgern/innen<br />

über Radio- und Zeitungswerbung, Flyer<br />

oder Merchandising-Produkte bekannt zu<br />

machen. Seit D115 an den Start gegangen<br />

ist, verzeichnen wir bis heute eine kaum<br />

sinkende, beachtliche Anruferzahl, obwohl<br />

seit den Pressemeldungen zum Start<br />

am 24. März keine Werbung mehr für die<br />

Rufnummer 115 gemacht wurde.<br />

Auch für die Organisatoren von Call<br />

Duisburg wie auch der anderen bestehenden<br />

Call Center hat die Teilnahme am Pilotprojekt<br />

D115 einen wichtigen Mehrwert. Die<br />

Wissensinhalte und die Internetseiten der<br />

teilnehmenden Städte liegen nun nebeneinander<br />

auf einem zentralen Server in Berlin.<br />

Sie werden vergleichbar, und jeder<br />

kann sich orientieren, wie gut die Informationen<br />

anderer Teilnehmer/innen sind. Es<br />

entwickelt sich ein Benchmark-System, das<br />

für Qualitätsverbesserungen genutzt werden<br />

kann. Außerdem wollen die teilnehmenden<br />

Regionen sich regelmäßig über<br />

Optimierungen informieren. Das ist neu.<br />

Städte und andere Behörden tauschen sich<br />

aus, damit im Verbund Optimierungen erreicht<br />

werden können. Diese Vernetzung<br />

bietet zudem zahlreiche Möglichkeiten für<br />

interkommunale Kooperationen und ermöglicht<br />

es den Kommunal- und Kreisverwaltungen<br />

ohne eigenes Call Center, mit<br />

geringem Aufwand den Bürgerservice zu<br />

verbessern, die eigenen Abläufe zu optimieren<br />

und ihre Fachverwaltungsbereiche<br />

zu entlasten.<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009


Anfallende Kosten durch 115<br />

Da Duisburg bereits über eine entsprechende Wissensmanagement-Infrastruktur verfügte,<br />

waren für den Start von D115 nur noch wenige Anpassungsarbeiten für die überörtliche<br />

Wissenssuche, den Zugriff auf den zentralen Server in Berlin, für Kommunikationswege<br />

und Schulungen der Agenten/innen nötig. Der Neu-Aufbau eines eigenen<br />

Call Centers ist allerdings mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Neben<br />

Raum- und Technikkosten sind auch die Personal- und Qualifizierungskosten der Mitarbeiter/innen<br />

zu berücksichtigen. Die Qualität eines Call Centers hängt wesentlich<br />

von der Qualität der Agenten/innen ab. Dies hat in Duisburg zur Entscheidung geführt,<br />

die tarifliche Bewertung der Agentenstellen überwiegend den Sachbearbeiterstellen<br />

im Bürgerservicebereich anzugleichen.<br />

Unmittelbare Kosten für die Bürger/innen entstehen durch die Telefonanrufe.<br />

Beim Aufbau von Call Duisburg im Jahr 2001 ist damals diskutiert worden, ob ein Anruf<br />

für Bürger/innen kostenfrei bleiben könne. Die finanzielle Lage der Stadt hat diesen<br />

Plan schnell zunichte gemacht. Ein Anruf bei Call Duisburg kostet heute 4,5 Cent<br />

pro Minute bei der Telekom. Das ist der übliche Tarif. Ein Anruf bei D115 kostet bundesweit<br />

bei der Telekom 7 Cent pro Minute. Das sind 2,5 Cent pro Minute mehr als im<br />

Normaltarif, von diesen Gebühren werden die Kosten für die Zuführung bzw. das Routing<br />

in das zuständige Call Center finanziert. Bei einem durchschnittlichen Informationsgespräch<br />

von 2 bis 3 Minuten fallen damit Mehrkosten von 7,5 Cent an. Bei den<br />

Handytarifen sind die Unterschiede geringer. Hier liegen die Gebühren je nach Anbieter<br />

zwischen 17 und 20 Cent pro Minute.<br />

Weiterer Entwicklungsbedarf für das Projekt 115<br />

Beim Start von D115 am 24. März hat Bundesinnenminister Schäuble ausdrücklich<br />

auf den Pilotcharakter des Projekts hingewiesen. Die vorhandenen Strukturen sollen<br />

kritisch geprüft und bei Bedarf optimiert werden. Aus Duisburger Sicht stehen<br />

die Vorteile der D115 schon jetzt außer Frage. Vor allem der Gedanke der Vernetzung<br />

und Zusammenarbeit ist ein wichtiger Erfolgsfaktor und wird zukünftig noch<br />

stärker zu berücksichtigen sein. Durch den Austausch zur Optimierung der Informationen<br />

werden sich Wissensinhalte und damit auch Internetseiten der teilnehmenden<br />

Pilotregionen inhaltlich angleichen, so dass allmählich einheitliche Standards<br />

für das Telefon und das Internet im Bereich der öffentlichen <strong>Verwaltung</strong> entstehen<br />

werden. Bei aller notwendigen Identität von Kommunen, Kreisen und Gemeinden<br />

ist hier sicherlich ein deutlicher Orientierungsgewinn für die Bürger/innen<br />

zu erwarten.<br />

Es wird zu überlegen sein, inwieweit die Zusammenführung der Rufnummern<br />

115 und der örtlichen Telefonnummern, z. B. für das Call Duisburg die „94000“,<br />

zweckmäßig oder sogar zwingend sind. Hier muss der Kostenfaktor für die Bürger/<br />

innen berücksichtigt werden: Auf Dauer darf der Anruf über die 115 nicht teurer als<br />

der normale Festnetz-Anruf sein. Ob man in Zukunft über eine generelle Kostenfreiheit<br />

– wie bei den Rufnummern für Polizei und Feuerwehr – nachdenken kann, wird<br />

entscheidend von der weiteren Entwicklung der D115 im Bundesgebiet abhängen.<br />

Es bleibt zu hoffen, dass schon in der zweijährigen Pilotphase weitere Städte,<br />

Gemeinden und Kreise zum Projekt hinzukommen werden, damit eine größere Flächendeckung<br />

erreicht werden kann. Für kleinere Gemeinden und Kommunen ist die<br />

Einrichtung eines eigenen Call Centers sicher kostspielig. Call Duisburg ist – wie sicherlich<br />

auch andere leistungsfähige Call Center – hier bereit, Hilfestellung beim<br />

Aufbau eines solchen Services zu leisten oder 115-Anrufe für andere Städte und<br />

Kreise zu übernehmen.<br />

Weitere Informationen zu Call Duisburg erhalten Sie bei der Stadt Duisburg, Dr.<br />

Thomas Lambertz, E-Mail: th.lambertz@stadt-duisburg.de.<br />

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innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009 <br />

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S e r v i c e + C a l l C e n t e r<br />

Servicecenter:<br />

Ein Ansprechpartner für alle Fälle<br />

Im Schnitt ruft jeder fünfzehnte Einwohner täglich einmal in der öffentlichen<br />

<strong>Verwaltung</strong> an. Bisher hatte er es dabei mit verschiedenen Ämtern zu tun. Mit<br />

dem Testbetrieb der einheitlichen Behördenrufnummer 115 vereinfacht sich in<br />

ausgewählten Regionen der Kontakt zu öffentlichen Stellen. Langfristig ist das<br />

Servicecenter-Konzept für alle <strong>Verwaltung</strong>en interessant, denn es steigert nicht<br />

nur die Effizienz, sondern senkt auch die Kosten.<br />

von Daniel Abel*<br />

Am 24. März 2009 schalteten verschiedene<br />

Kommunen in Deutschland<br />

die Behördenrufnummer 115<br />

frei – ein wichtiger Meilenstein für das<br />

Projekt D115. In <strong>Verwaltung</strong>en wie etwa in<br />

Berlin, Hamburg, Köln, Bonn, Düsseldorf<br />

und Dortmund haben seitdem etwa zehn<br />

Millionen Bürger/innen Zugang zu dem<br />

neuen Service.<br />

Aus der Ende 2006 verabschiedeten<br />

Dienstleistungsrichtlinie der Europäischen<br />

Union (EU-DLR), die einen einheitlichen<br />

Ansprechpartner (EA) als<br />

wichtiges Ziel in der öffentlichen <strong>Verwaltung</strong><br />

definiert, resultieren die auf Länderebene<br />

und in vielen Kommunalbereichen<br />

aufgesetzten IT-Projekte. Die Richtlinie<br />

fordert in den EU-Staaten eine Kontaktstelle<br />

(Front-Office), über die Verfahren,<br />

Vorgänge und Formalitäten abgewickelt<br />

werden können, die zur Aufnahme<br />

oder Ausübung einer Dienstleistungstätigkeit<br />

notwendig sind. Dafür sollen die<br />

Servicecenter über alle Kommunikationskanäle,<br />

insbesondere aber elektronisch,<br />

erreichbar sein, kompetent Auskunft<br />

geben und angestoßene <strong>Verwaltung</strong>sverfahren<br />

koordinieren beziehungsweise<br />

betreuen.<br />

Der einheitliche Ansprechpartner<br />

wird damit zum zentralen Ausgangspunkt<br />

für alle <strong>Verwaltung</strong>sprozesse, die die<br />

Ausübung einer Dienstleistungstätigkeit<br />

betreffen. Er greift zwar grundsätzlich<br />

nicht in die Zuständigkeiten anderer Behörden<br />

ein, funktioniert<br />

aber vielfach<br />

als „Lotse“<br />

durch die <strong>Verwaltung</strong><br />

– vor allem<br />

für europäische<br />

Dienstleister, die<br />

sich in Deutschland<br />

niederlassen<br />

wollen. Experten<br />

messen der EU-<br />

DLR und ihrer Idee<br />

des einheitlichen<br />

Ansprechpartners<br />

bei der Einführung<br />

von E-Gov<br />

e r n m e n t - L ö -<br />

sungen eine hohe Priorität zu. „Basierend<br />

auf zukunftssicheren Plattformen,<br />

lassen sich aus technischer Sicht auch<br />

über die EU-DLR hinaus in weiteren <strong>Verwaltung</strong>sbereichen<br />

medienbruchfreie,<br />

behördenübergreifende Prozesse unter<br />

Einbindung bestehender und künftiger<br />

Fach- und Querschnittsverfahren gestalten“,<br />

berichtet Arnold Bemberg von Siemens<br />

IT Solutions and Services aus seiner<br />

langjährigen Praxis. Positive Erfahrungen<br />

mit dem Prinzip haben bereits<br />

verschiedene Servicecenter gemacht, etwa<br />

Köln oder Hamburg. Im Front-Office<br />

wickeln die beiden Städte mehr als 80<br />

Prozent aller Anfragen ab und entlasten<br />

dadurch die Fachabeilungen erheblich.<br />

Auch das kommunale Servicecenter in<br />

Berlin stößt auf reges Interesse. So wird<br />

das „Berlin-Telefon“ täglich von bis zu<br />

26.000 Bürgern/innen genutzt.<br />

Übergreifende Zusammenarbeit<br />

vereinfachen<br />

Doch müssen <strong>Verwaltung</strong>en für solche<br />

Projekte auch einige Hürden überwinden,<br />

wie Bemberg beschreibt: „Auf politischer<br />

Seite besteht durchaus noch Abstimmungsbedarf.<br />

Innerhalb der <strong>Verwaltung</strong>en<br />

gilt es außerdem, die Prozesse so<br />

zu reorganisieren, dass alle rechtlichen,<br />

organisatorischen und technischen Aspekte<br />

adäquat abgedeckt werden.“ Außerdem<br />

müssen die teils extrem heterogenen<br />

technischen und organisatorischen<br />

Infrastrukturen so weit vereinheitlicht<br />

werden, dass die Interaktion<br />

mit anderen Behörden oder Ländern<br />

möglich wird. Dem gegenüber stehen sowohl<br />

die angespannte Haushaltslage in<br />

den Landes- und Kommunalverwaltungen<br />

als auch die begrenzten personellen<br />

Kapazitäten der <strong>Verwaltung</strong>en.<br />

Darüber hinaus müssen kommunale Verantwortliche<br />

die Mitarbeiter/innen der<br />

Behörde auf dem Weg zur Dienstleistungsorientierung<br />

aktiv mitnehmen und<br />

unterstützen.<br />

Auf technischer Seite ist die Einführung<br />

eines Servicecenters heute mit vertretbarem<br />

Aufwand machbar. So waren<br />

in Hamburg oder Köln nur sechs Monate<br />

nötig, um die grundsätzlichen Funktionen<br />

zu implementieren. Selbst komplexe<br />

Projekte wie in der Bundeshauptstadt<br />

sind innerhalb etwa eines Jahres<br />

zu bewältigen. Doch Bemberg gibt zu bedenken:<br />

„Wer erst in letzter Sekunde<br />

startet, der bekommt möglicherweise am<br />

Markt nicht rechtzeitig die nötige Ausstattung<br />

und erfahrene Projektressourcen.“<br />

Einheitliche Kontaktstelle<br />

für Bürger und Unternehmen<br />

So genannte City-Portale in den Servicecentern<br />

bündeln neben allen Zugangs-<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009


kanälen zur <strong>Verwaltung</strong> auch ein Wissensmanagement<br />

und sämtliche relevanten<br />

Bürgerinformationen. Zusammen<br />

mit einem „Case-Management“ (fallbezogene<br />

<strong>Verwaltung</strong>) und den zugehörigen<br />

Workflows (Prozessablaufsteuerungen)<br />

ergibt sich daraus ein komplettes<br />

CRM (Customer-Relationship-Management)-System.<br />

Dieses bildet die<br />

Kontaktprozesse einer Stadt komplett ab<br />

und lässt sich auf allen Ebenen der <strong>Verwaltung</strong><br />

einsetzen, die mit Bürgern kommunizieren.<br />

Außer den Kommunen profitieren<br />

auch Landes- und Bundesbehörden<br />

von entsprechenden Lösungen.<br />

Kleinere Gemeinden können mithilfe von<br />

Shared Services beispielsweise die einheitliche<br />

Rufnummer D115 einführen. Ein<br />

kommunaler Dienstleister betreibt dazu<br />

das eigentliche Servicecenter, das dann<br />

von mehreren Gemeinden genutzt wird.<br />

Öffentliche <strong>Verwaltung</strong>en können damit<br />

Bürgern/innen bei Anfragen einen einzigen<br />

zusammenhängenden Vorgang<br />

bieten. Diese Möglichkeit spart Zeit und<br />

Nerven, denn vom ersten Kontakt über<br />

einen eventuell elektronischen Antrag<br />

bis hin zum Bescheid oder zur Leistungserbringung<br />

sind zahlreiche Schnittstellen<br />

zu überwinden.<br />

Auch im Wettbewerb der Regionen<br />

spielen durchgängige und zeitnahe Prozesse<br />

eine große Rolle. So achten Unternehmen<br />

immer häufiger darauf, ob das<br />

Service-Angebot und die Flexibilität der<br />

<strong>Verwaltung</strong> an einem Standort stimmen.<br />

Der Public-Sector-Experte führt dies näher<br />

aus: „Nehmen Sie zum Beispiel ein<br />

Antragsverfahren für Ausnahmegenehmigungen<br />

im Schwerlastverkehr. Ein Unternehmen<br />

hat in bestimmten Bereichen<br />

die Wahlfreiheit, bei welchem Standort<br />

der Antrag gestellt wird. Verständlicherweise<br />

wählen gerade Firmen mit einem<br />

großen Durchsatz an Anträgen – wie etwa<br />

Speditionen – diejenige <strong>Verwaltung</strong>,<br />

die den Prozess am einfachsten abwickelt.“<br />

Von der Megacity<br />

bis zur Gemeinde<br />

Für unterschiedliche Einsatzgrößen existieren<br />

heute City-Portal-Lösungen. Siemens<br />

evaluiert z. B. gerade drei Varianten:<br />

eine ganzheitliche, voll integrierte Lösung<br />

auf SAP-Basis, wie sie u. a. die Megacity<br />

Mumbai nutzt (siehe Bild Seite 8), eine<br />

mittlere Lösung auf Open-Source-Technologie,<br />

die heute 59 Städte in Polen einsetzen,<br />

und eine Lösung für kleinere Kommunen.<br />

Einzelne Gemeinden klinken sich dabei<br />

in einem Städteverbund in ein übergeordnetes<br />

Portal ein. „Wir beobachten,<br />

dass Städte ihre Servicecenter als interne<br />

Optimierungsmöglichkeit entdeckt haben,<br />

um die Effizienz zu erhöhen“, erläutert<br />

Bemberg. „Denn viele Services, die eine<br />

<strong>Verwaltung</strong> ohnehin erbringen muss, lassen<br />

sich so einfach und kostengünstig<br />

durchführen.“<br />

* Der Autor ist Freier Journalist in München<br />

dtms GmbH:<br />

Intelligente Anrufverteilung im Servicecenter<br />

Mit dem Start des Pilotbetriebs der einheitlichen Behördenrufnummer 115 werden rund 10 Mio.<br />

Bürger/innen in den Modellregionen mit der 115 künftig einen direkten telefonischen Draht<br />

in die <strong>Verwaltung</strong> haben. Im Rahmen des 115-Projekts hat das Bundesministerium des Innern<br />

nach einem Ausschreibungsverfahren Industriepartner mit der Umsetzung beauftragt. Der Aufbau und<br />

Betrieb des Netzes für 115 teilt sich in zwei Projekte: erstens die Einrichtung der Rufnummer 115 in den<br />

Teilnehmernetzen und der Netzbetrieb, zweitens das Zuleiten der Anrufe in die Servicecenter. Außerdem<br />

wird ein behördenübergreifendes Wissensmanagement aufgebaut. Die Deutsche Telekom hat die<br />

einheitliche Rufnummer 115 in ihrem Netz eingerichtet und die Einrichtung in anderen Festnetzen vorangetrieben.<br />

Die Telekom übernimmt die Anrufe aus den Netzen, prüft, ob der Anrufer zu einer Pilotregion<br />

zählt, und leitet den Anruf dann an die Mainzer dtms GmbH weiter. Die dtms GmbH leitet ihn<br />

zum nächstgelegenen D115-Servicecenter. Das gilt nicht nur für das Festnetz, sondern auch für Anrufe<br />

aus Mobilfunknetzen. dtms integriert herstellerunabhängig alle Telefonanlagen und Anrufverteillösungen<br />

der teilnehmenden Behörden zu einem virtuellen Servicecenter-Verbund, so dass Standorte<br />

sich gegenseitig vertreten können und einheitliche Warteschleifen gespielt werden können. Mitarbeiter/innen<br />

können Anrufer/innen außerdem zu anderen Service Centern weiterleiten, ohne dass dafür<br />

eine direkte Verbindung zwischen den Standorten aufgebaut werden muss. Entsprechend der eigenen<br />

Technikausstattung wählt jedes Servicecenter bei dtms unter fünf Anbindungsvarianten: von der einfachen<br />

Anrufübergabe am Eingangstor bis hin zur Verteilung der Anrufe auf die einzelnen Mitarbeiter/<br />

innen im Servicecenter. Vorteil der netzbasierten Lösung: Auch Mitarbeiter/innen in dezentral organisierten<br />

Behörden-Standorten können flexibel in die Servicecenter zugeschaltet werden. Über sämtliche<br />

Funktionen und Prozesse bietet dtms umfassende Statistiken, die Aufschluss über den technischen<br />

Anrufverlauf und über Qualitätsindikatoren wie Wartezeiten oder Weiterleitungen geben.<br />

Weitere Informationen finden Sie unter www.dtms.de.<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009


S e r v i c e + C a l l C e n t e r<br />

USU AG:<br />

Wissensmanagement-Technologie<br />

für Behördenrufnummer D115<br />

BITKOM-Umfrage:<br />

Bürger wollen<br />

Service 115 nutzen<br />

Am 24. März 2009 war es so weit:<br />

Mit dem Starttermin für den D115-<br />

Pilotbetrieb beginnt die heiße Phase<br />

des Projekts einer bundeseinheitlichen<br />

USU KnowledgeCenter<br />

Die selbstlernende Wissensdatenbank<br />

USU KnowledgeCenter unterstützt<br />

Mitarbeiter/innen im Bürgerservice<br />

dabei, Effizienz und Servicequalität<br />

kontinuierlich zu steigern. Sie bietet<br />

eine zentrale Wissensbasis für alle<br />

Mitarbeiter/innen im Bürgerservice,<br />

eine rasche, kontextbezogene und Recherche<br />

nach passenden Antworten,<br />

einen Auskunftsservice im Internet und<br />

die einfache und Workflow-gestützte<br />

Erstellung von Dokumenten und Entscheidungsbäumen.<br />

USU Knowledge-<br />

Center ist eine modular aufgebaute<br />

Produktsuite für die intelligente und<br />

zielgerichtete Bereitstellung von<br />

Informationen in wissensintensiven<br />

Geschäftsprozessen. Sie hilft insbesondere<br />

im Bürgerservice, die Qualität zu<br />

steigern und gleichzeitig die Servicekosten<br />

zu senken.<br />

Behördenrufnummer. Ob Fragen zur Müllabfuhr,<br />

zu Formularen oder zum Elterngeld<br />

– unter der 115 können sich Bürger/<br />

innen künftig direkt über die Leistungen<br />

der öffentlichen <strong>Verwaltung</strong> informieren.<br />

Nach dem Gewinn einer EU-weiten Ausschreibung<br />

gehören dem Konsortium neben<br />

Siemens Enterprise Communications<br />

als Generalunternehmer und dem IT<br />

Dienstleistungszentrum Berlin, das den<br />

zentralen Rechenzentrumsbetrieb übernehmen<br />

wird, auch die USU AG an. Das<br />

Softwarehaus liefert die Wissensmanagement-Technologie<br />

für D115. Im Rahmen<br />

des Projekts D115 werden dezentrale Serviceeinheiten<br />

von Kommunen, Ländern<br />

und Bund intelligent vernetzt, so dass Informationen<br />

schnell und kompetent abrufbar<br />

sind. Dem verbundübergreifenden<br />

Wissensmanagement kommt dabei eine<br />

Schlüsselrolle zu. Die D115-Wissensdatenbank<br />

ist eine Individuallösung auf Basis<br />

der Produktlinie USU KnowledgeCenter.<br />

Das modular aufgebaute Werkzeug-Set<br />

stellt Informationen in wissensintensiven<br />

Geschäftsprozessen zielgerichtet und bedarfsorientiert<br />

bereit. Es eignet sich besonders<br />

für den effizienten Einsatz im<br />

Servicebereich. Mit dieser Technologie<br />

sind Organisationen in der Lage, Wissensdatenbanken<br />

in kurzer Zeit produktiv in<br />

ihren Prozessen zu verankern. Dabei ist<br />

der Pflegeaufwand durch selbstlernende<br />

Mechanismen minimiert. Die Nutzung intelligenter<br />

Wissensdatenbanken erhöht<br />

die Erstkontakt-Lösungsrate und ermöglicht<br />

kürzere Bearbeitungszeiten bei hoher<br />

Antwortqualität. Kommunale Servicecenter<br />

in Köln, Berlin und anderen Städten<br />

arbeiten seit Jahren erfolgreich mit der<br />

USU-Technologie. Eine Integration von lokalen<br />

Wissensdatenbanken und der zentralen<br />

D115-Wissensdatenbank unter einer<br />

einheitlichen Oberfläche ist problemlos<br />

möglich. Neben dem bedarfsorientierten<br />

Zugriff auf heterogen verteilte Inhalte<br />

ist der Wissenstransfer zwischen<br />

den beiden Sprachwelten „Amtsdeutsch“<br />

und „Bürgerdeutsch“ eine weitere Herausforderung.<br />

Das integrierte Recherche-<br />

System durchsucht verschiedene Quellen<br />

mit einer einzigen Anfrage, eliminiert<br />

Rechtschreibfehler und berücksichtigt<br />

auch Synonyme. So findet das Werkzeug<br />

mit dem Suchbegriff „Führerschein“ oder<br />

„Lappen“ auch die Lösungsdokumente,<br />

die sich auf die „Fahrerlaubnis“ beziehen.<br />

Da beispielsweise für das Leistungsobjekt<br />

„Fahrerlaubnis“ unterschiedliche<br />

Szenarien nachgefragt werden (beantragt,<br />

verloren, umgeschrieben etc.), rechnen<br />

die Verantwortlichen mit mehreren<br />

tausend Wissenseinträgen.<br />

Weitere Informationen finden Sie unter<br />

www.usu.de.<br />

80 % der Deutschen wollen bei amtlichen<br />

Anliegen künftig die Behördenrufnummer<br />

115 nutzen. Das hat eine repräsentative<br />

Umfrage des BITKOM ergeben. Die<br />

Daten wurden im Rahmen einer repräsentativen<br />

Studie der ARIS Umfrageforschung<br />

im Auftrag des BITKOM erhoben.<br />

Im Zeitraum vom 2. bis 10. Februar 2009<br />

115<br />

IHRE BEHÖRDENNUMMER<br />

wurden dafür 1.002 deutschsprachige<br />

Personen in Privathaushalten ab 14 Jahren<br />

befragt. Angelehnt an die Notrufnummern<br />

110 und 112, sollen Bürger/innen<br />

unter der 115 schnellen Rat und direkte,<br />

behördenübergreifende Informationen<br />

erhalten. Am 24. März wurde der Dienst<br />

in den ersten Regionen gestartet. Das<br />

Konzept der 115 sieht vor, dass die Mitarbeiter/innen<br />

in den Servicecentern zunächst<br />

selbst versuchen sollen, das Anliegen<br />

des Anrufers zu erledigen. Können<br />

die Mitarbeiter/innen am Telefon nicht<br />

persönlich weiterhelfen, verbinden sie<br />

direkt an den Fachkollegen/innen oder<br />

nehmen das Anliegen auf und schicken<br />

eine elektronische Nachricht an die entsprechende<br />

Stelle, z. B. an das zuständige<br />

Ministerium. Regionaler Schwerpunkt<br />

des zunächst auf zwei Jahre angelegten<br />

Pilotbetriebs ist Nordrhein-Westfalen.<br />

Die Bürger/innen von Aachen, Arnsberg,<br />

Bielefeld, Bonn, Dortmund, Düsseldorf,<br />

Duisburg, Frechen, Hürth, Köln, Leverkusen,<br />

Mülheim an der Ruhr, Wuppertal,<br />

Kreis Lippe und dem Rhein-Erft-Kreis können<br />

die Rufnummer 115 ab Ende März erreichen.<br />

Zu den ersten 115-Regionen zählen<br />

auch Berlin, Hamburg, Oldenburg<br />

und der Main-Taunus-Kreis. Langfristig<br />

sollen alle Bundesbürger unter der 115<br />

Auskunft von Behörden bekommen.<br />

10 innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009


walter services ComCare GmbH:<br />

Service-Optimierung in vier Schritten<br />

Mit dem Start des Pilotprojekts<br />

D115 gibt es für rund 10 Millionen<br />

Bürger/innen in zahlreichen<br />

Kommunen die Möglichkeit, sich<br />

direkt über die einheitlichen Behördenrufnummer<br />

115 mit ihrer <strong>Verwaltung</strong> in<br />

Verbindung zu setzen. Doch wie sieht es<br />

in anderen Teilen Deutschlands mit der<br />

Service-Optimierung in der <strong>Verwaltung</strong><br />

aus Wie hoch ist das Interesse seitens<br />

der öffentlichen <strong>Verwaltung</strong> und der Bürger/innen<br />

Eine im Herbst 2008 in Sachsen-Anhalt<br />

von der walter services Com-<br />

Care GmbH durchgeführte Untersuchung<br />

lieferte interessante Erkenntnisse über<br />

die Kommunikation von Bürgern/innen<br />

mit ihren <strong>Verwaltung</strong>en. Über 60 % der<br />

Befragten gaben z. B. an, dass sie sich<br />

sehr gut vorstellen könnten, einen telefonischen<br />

Kundenservice ihrer <strong>Verwaltung</strong><br />

regelmäßig zu nutzen. Zusammengefasst<br />

zeigte sich sehr deutlich, dass der überwiegende<br />

Teil der Bevölkerung Sachsen-<br />

Anhalts dem Projekt D115 aufgeschlossen<br />

gegenübersteht und eine Beteiligung<br />

als eine positive Entwicklung in Richtung<br />

Serviceorientierung sieht.<br />

Auch das Interesse seitens der <strong>Verwaltung</strong>en<br />

an der Teilnahme am Projekt<br />

D115 und der Umsetzung eines zentralen<br />

Servicecenters ist größer denn je. Besonders<br />

in ländlichen, strukturschwachen<br />

Gebieten besteht ein hoher Informationsbedarf,<br />

da es hier spezielle Voraussetzungen<br />

und Herausforderungen gibt:<br />

„Viele Kreise und Kommunen liegen unterhalb<br />

der kritischen Größe, ab der ein<br />

eigenes Servicecenter sinnvoll und effizient<br />

betrieben werden kann“, sagt Markus<br />

Alpers, Geschäftsführer der walter service<br />

ComCare GmbH. Sein Unternehmen ist<br />

Partner der öffentlichen <strong>Verwaltung</strong> und<br />

verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung<br />

in der Implementierung unterschiedlicher<br />

Prozesse in Servicecenter-Abläufe.<br />

Auf dem Weg zu einem qualitätsorientierten<br />

und effizienten Bürgerservice<br />

sind vier wesentliche Meilensteine zu<br />

meistern: die Entscheidung über die strategische<br />

Positionierung, die Gestaltung<br />

relevanter Prozesse, die Konzeption und<br />

die Errichtung eines Servicecenters und<br />

dessen operativer Betrieb. Dies erfolgt in<br />

einem permanenten Kreislauf aus Qualitätsmanagement,<br />

Personal- und Effizienzentwicklung:<br />

n Strategische Positionierung: Ein Servicecenter<br />

lässt sich unterschiedlich<br />

strategisch positionieren – von der<br />

Telefonzentrale mit Sonderaufgaben<br />

bis hin zum Dienstleister im übergreifenden<br />

Kontext. Es ist die Schnittstelle<br />

zwischen <strong>Verwaltung</strong> und Bürger<br />

bzw. Wirtschaft, bietet umfassenden<br />

Service und erlangt zunehmend Bedeutung<br />

als Marketinginstrument, das<br />

sowohl der <strong>Verwaltung</strong> als auch der<br />

Politik als Gradmesser für die Bürgerzufriedenheit<br />

dient. Für den Erfolg des<br />

Servicecenters sind der politische und<br />

verwaltungsseitige Rückhalt sowie das<br />

gemeinsame Verständnis der Aufgabenstellung<br />

entscheidend.<br />

n Prozessmanagement (PM): Ein umfangreiches<br />

PM bildet die Grundlage<br />

für ein Gesamtkonzept. Dabei werden<br />

Prozessketten in ihre Glieder zerlegt,<br />

neu abgestimmt und optimiert zusammengebaut.<br />

Die Ergebnisse der<br />

umfassenden Analysen werden im<br />

Grobkonzept festgehalten und sind<br />

die Voraussetzungen für die Qualität<br />

der Serviceleistungen. Eine präzise<br />

Prozessbeschreibung und -dokumentation<br />

stellt die Basis für alle weiteren<br />

Projektschritte dar. Anzumerken ist,<br />

dass keineswegs 100 % aller möglichen<br />

Leistungen einer <strong>Verwaltung</strong><br />

im Servicecenter abgebildet werden<br />

müssen. Unter den rund 3.000 bis<br />

4.000 denkbaren Dienstleistungen<br />

sind nur etwa 100 bis 120 von signifikantem<br />

Volumen und auch tauglich,<br />

hoch standardisiert und IT-unterstützt<br />

umgesetzt zu werden. Sie machen den<br />

mengenmäßig größten Anteil am Arbeitsvolumen<br />

aus.<br />

n Konzeption und Errichtung: Es ist die<br />

Frage zu klären, ob das Servicecenter<br />

intern realisiert werden kann oder ob<br />

ein externer Dienstleister eingebunden<br />

werden soll. Dabei ist darauf zu achten,<br />

dass dieser bereits über aufgebaute<br />

und skalierbare Ressourcen verfügt.<br />

Das erspart dem Auftraggeber Investitionen<br />

und sorgt für eine schnelle Umsetzung<br />

bei der Implementierung neuer<br />

Dienstleistungen. Auch der Aufbau<br />

neuer Standorte ist für starke Dienstleister<br />

nur eine Frage weniger Wochen.<br />

Die technischen Anforderungen an<br />

ein Servicecenter folgen weitgehend<br />

dem Standard für Call Center. Multichannel-Fähigkeit<br />

sollte ebenso integrierter<br />

Bestandteil des Konzepts sein<br />

wie Wissensdatenbanken, CRM-Systeme,<br />

Prozesssteuerungsmaschinen und<br />

MIS-Anwendungen. Dokumentiert werden<br />

alle Entscheidungen und Anforderungen<br />

in einem präzisen Feinkonzept.<br />

Dies ist die Basis für das Qualitätsmanagement<br />

und für die Ausbildungsund<br />

Kapazitätsplanung.<br />

n Betrieb des Servicecenters: Nachdem<br />

in den vorausgegangenen Phasen die<br />

Grundlage für den Betrieb des Servicecenters<br />

gelegt wurde, kommt es<br />

nun darauf an, nachhaltig ein hohes<br />

Qualitäts- und Performance-Niveau zu<br />

erreichen. Der Roll-out erfolgt in Form<br />

eines Piloten. Einen hohen Stellenwert<br />

hat bereits in dieser Phase ein<br />

integriertes, maßgeschneidertes Qualitätsmanagement.<br />

Nach erfolgreicher<br />

Integration der Abläufe wird der Echtbetrieb<br />

aufgenommen. Wichtig ist hier<br />

die permanente Beobachtung der Prozesse<br />

in Form eines kontinuierlichen<br />

Verbesserungsprozesses. Einen hohen<br />

Stellenwert haben auch die Mitarbeiter,<br />

die im direkten Kontakt zum<br />

Bürger stehen. Durch umfassende und<br />

stetige Qualifikation, Information und<br />

Transparenz begegnen die Service-<br />

Mitarbeiter dem Bürger selbstbewusst<br />

und freundlich.<br />

Das Ergebnis ist ein bürgerfreundlicher,<br />

qualitätsorientierter und effizienter Service,<br />

der nicht nur zufriedene Bürger/innen<br />

und entlastete <strong>Verwaltung</strong>en mit sich<br />

bringt, sondern auch ein politisches Erfolgsmodell<br />

ist.<br />

Weitere Informationen finden Sie unter<br />

www.walterservices.com.<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009 11


I n t e r n e t + P o r t a l e<br />

Internet-Nutzung:<br />

Web 2.0 – neue Wege der<br />

Kommunikation für die <strong>Verwaltung</strong><br />

Unternehmen haben mittlerweile gelernt, das für private Zwecke aufgebaute<br />

Web 2.0 für sich zu nutzen. Auch der öffentliche Sektor kann diese weiter<br />

wachsende Sphäre für sich einsetzen und auf diese Weise die Kommunikation<br />

mit Bürgern/innen und Mitarbeitern/innen intensivieren.<br />

von Dr. Rainer Doh*<br />

Die privaten Web-Nutzer haben vor<br />

etwa fünf Jahren den Anfang gemacht:<br />

Sobald die Bandbreiten es<br />

zuließen, haben sie sich ihr eigenes Web<br />

geschaffen, haben Fotos, Videos und Musik<br />

getauscht, haben digitale Tagebücher<br />

geschrieben, Artikel verfasst, sich in Foren<br />

getroffen und in virtuellen Communitys organisiert.<br />

In diesem Web ist Interaktion<br />

Trumpf, die Inhalte kommen im Wesentlichen<br />

von den Nutzern/innen, kommerzielle<br />

Anbieter stellen lediglich die Plattform<br />

zur Verfügung und dürfen am Rand ein wenig<br />

Werbung machen. Es ging beim Web<br />

2.0 nie um einen technologischen Fortschritt<br />

– neu war nicht die Technik, sondern<br />

die Art der Nutzung des Web. Die Nutzung<br />

der einschlägigen Plattformen zeigt,<br />

dass dieses Web 2.0 tatsächlich funktioniert:<br />

YouTube, Flickr, Myspace, Facebook,<br />

StudiVZ, Lokalisten, Wikipedia oder die<br />

zahlreichen Weblog-Foren zählen ihre Nutzer/innen<br />

mittlerweile nach Millionen.<br />

Die Unternehmen haben diesem entfesselten<br />

Treiben privater Netznutzung<br />

lange Zeit etwas ratlos gegenüber gestanden.<br />

Dass Menschen z. B. mit viel persönlichem<br />

Aufwand für ein Online-Lexikon<br />

hoch qualifizierte Texte verfassen, ohne<br />

einen Cent dafür zu bekommen, nur damit<br />

andere Teilnehmer/innen<br />

an der<br />

Lexikon-Community<br />

über ein Thema<br />

wie die Karolingische<br />

Buchmalerei,<br />

die Edelkastanie<br />

oder das<br />

OSI-Modell Bescheid<br />

wissen,<br />

das passt nicht so<br />

recht ins kaufmännische<br />

Weltbild.<br />

Aber man<br />

musste zum einen<br />

erkennen,<br />

dass sich die<br />

Web-Nutzer/innen<br />

in diesen Foren<br />

und Communitys<br />

mehr als anderswo im Web aufhalten,<br />

dass also dort potentielle Kunden anzutreffen<br />

sind. Zum anderen erlauben sich<br />

diese Blogs und Foren auch, die Aktivitäten<br />

von Unternehmen zu thematisieren<br />

und etwa Produkte und Service-Leistungen<br />

in aller (Web-)Öffentlichkeit zu bewerten.<br />

Man kann davon ausgehen, dass<br />

künftig kein höherwertiges Produkt verkauft<br />

wird, ohne dass sich die Kunden vorher<br />

in den entsprechenden Foren, Communitys<br />

oder Blogs schlau gemacht haben.<br />

Wer also nicht weiß, was auf diesen<br />

Plattformen passiert, worüber die Communitys<br />

diskutieren, welche Trends sie<br />

feiern und welche sie abstrafen, der weiß<br />

auch nichts über seine Kunden/innen. Unternehmen<br />

haben daher gelernt, das Web<br />

2.0 zu nutzen. Es wird mehr und mehr zu<br />

einem Wettbewerbsfaktor, nicht zuletzt,<br />

weil man sich dort gegenüber Konkurrenten<br />

positionieren kann. Daher nutzen<br />

Unternehmen heute nicht nur die vorhandenen<br />

Strukturen, sondern stellen selbst<br />

Foren zur Verfügung oder richten selbst<br />

Blogs ein. So hat etwa auch Dell unter der<br />

Bezeichnung „IdeaStorm“ der Web-Community<br />

eine Plattform für Vorschläge und<br />

Kritik eingerichtet. Aufgrund von hier eingegangenen<br />

Anregungen wird mittlerweile<br />

das Betriebssystem Linux als Option auf<br />

Dell-Rechnern angeboten.<br />

Offenheit ist natürlich immer auch ein<br />

Risiko. Wer zur Äußerung von Kritik auffordert,<br />

muss auch Kritik einstecken können.<br />

Das fällt oft nicht leicht, und so haben immer<br />

wieder Unternehmen versucht, unliebsame<br />

Beiträge in Blogs oder Foren zu verhindern<br />

oder „undercover“ positive Beiträge<br />

zu lancieren. Dergleichen ist meist gründlich<br />

misslungen – die Web-2.0-Community<br />

ist diesbezüglich sehr empfindlich –, und in<br />

der Regel war das Ergebnis dann ein regelrechtes<br />

Image-Debakel, so z. B., als in Wikipedia<br />

der Lebenslauf des damaligen Siemens-Chefs<br />

Kleinfeld geschönt wurde.<br />

Web 2.0 im<br />

öffentlichen Sektor<br />

Web 2.0 ist etabliert und damit zu guter<br />

Letzt auch ein Thema für den öffentlichen<br />

Sektor geworden. Dass dieser auf diesem<br />

Gebiet ein Nachzügler ist, hat nichts mit<br />

„verschlafen“ zu tun, denn ein öffentliches<br />

Engagement setzt eine bereits halbwegs<br />

belebte und funktionierende Web-2.0-<br />

Landschaft voraus. Die Ausgangslage für<br />

den öffentlichen Sektor ist einfach: Im Web<br />

2.0 organisieren sich nicht nur die Kunden/innen<br />

der Privatwirtschaft, sondern<br />

immer auch die Bürger/innen. Als sich diese<br />

vor etwa zehn Jahren an Verfahren wie<br />

E-Commerce oder E-Banking gewöhnt hatten,<br />

erwarteten sie in der Folge vom Staat<br />

entsprechende Leistungen, was letztlich<br />

das E-Government in Gang gesetzt hat.<br />

Wobei es sich natürlich gut fügte, dass der<br />

12 innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009


Die wichtigsten Anwendungen des Web 2.0<br />

n Blogs: digitale Tagebücher zu bestimmten Themen; Blogs sind persönlich<br />

geprägt und eignen sich insbesondere zur Meinungsbildung; Blogs<br />

werden bereits von verschiedenen Politkern/innen genutzt.<br />

n Twitter: Kurzmeldungen für aktuelle Anlässe; bekannt geworden sind<br />

die Twitter-Beiträge von Barack Obama im US-Wahlkampf<br />

n Yammer: Twitter-Clone für geschlossene Gruppen<br />

n Wiki: aktuelle Informationen über Sachthemen, meist mit weiterführenden<br />

Links, z. B. diverse Stadtwikis<br />

n Social Bookmarking: Internet-Lesezeichen, mit denen Benutzer/innen<br />

Webseiten neu verlinken und eventuell kommentieren<br />

n Foren: Diskussionsplattformen über Themen von öffentlichem Interesse<br />

n Bürgerbeteiligung: direkte Beteiligung der Bürger/innen, z. B. das Projekt<br />

„Haushaltsplanung 2.0“ der Stadt Köln<br />

n Podcast: Audio- oder Video-Dateien, die über einen Feed in mehreren<br />

Episoden aus dem Web geladen werden (Video/Audio-on-Demand).<br />

Podcasts bewegen sich in einem Grenzbereich des Web 2.0, weil hier<br />

keine Interaktion erfolgt. Die bekannteste Einrichtung ist der wöchentliche<br />

Podcast der Bundeskanzlerin.<br />

öffentliche Sektor auf diesem Weg seine<br />

<strong>Verwaltung</strong>sprozesse effizienter gestalten<br />

und Kosten senken konnte.<br />

Aber E-Government gehört doch noch<br />

ganz in die Sphäre des herkömmlichen<br />

Web: Die Kommunikation wird voll und ganz<br />

vom Betreiber der Internetseiten – also den<br />

Behörden – vorgegeben. Nach mehreren<br />

Jahren der Erfahrung mit der Welt des Web<br />

2.0 wollen die Bürger/innen mehr als „nur“<br />

E-Government, mehr als nur die Möglichkeit,<br />

Behördengänge zu vermeiden, Anträge<br />

per Internet abgeben und Informationen<br />

einzuholen. Web-2.0-Bürger/innen wollen<br />

aktiv sein, sie erwarten Interaktion. Das<br />

stellt öffentliche Einrichtungen vor eine<br />

neue Herausforderung, denn ihre Strukturen<br />

sind darauf zunächst nicht ausgerichtet.<br />

Für viele <strong>Verwaltung</strong>sfachleute mag das<br />

Web 2.0 auch gar keine rundum erfreuliche<br />

Perspektive sein, aber das hieße, die Möglichkeiten<br />

dieser Art der Webnutzung zu verkennen.<br />

Davon abgesehen, wird der öffentliche<br />

Sektor die Auseinandersetzung mit<br />

dem Web 2.0 ebenso wenig vermeiden oder<br />

aussitzen können wie zuvor die Unternehmen<br />

– das Web 2.0 existiert, es wächst weiter,<br />

und seine Nutzer/innen sind es gewöhnt,<br />

bei ihrem Tun nicht lange nach Erlaubnis<br />

zu fragen, sondern benötigte Strukturen<br />

selbst zu schaffen.<br />

Tatsächlich bietet das Web 2.0 auch für<br />

den öffentlichen Sektor eine große Chance.<br />

Der IT-Branchenverband BITKOM brachte es<br />

in seiner kürzlich veröffentlichten Studie<br />

(siehe auch Seite 10) „Web 2.0 für die öffentliche<br />

<strong>Verwaltung</strong> – Grundzüge, Chancen,<br />

Beispiele und Handlungsvorschläge“<br />

auf den Punkt: „Als Organisationskonzept<br />

ermöglicht es Web 2.0 jedem, das vorhandene<br />

Wissen in der Organisation organisationsübergreifend<br />

und hierarchiefrei neu zu<br />

erschließen. Insoweit ist der konsequente<br />

Einsatz von Web 2.0-Elementen ein weiterer<br />

Baustein auf dem Weg einer innovativen,<br />

vernetzten <strong>Verwaltung</strong>. Dazu gehören auch<br />

eine wesentliche stärkere Zusammenarbeit<br />

(Kollaboration) in Echtzeit und Möglichkeiten<br />

der Partizipation und Kommunikation<br />

im politischen Bereich.“<br />

Partizipation bedeutet umgekehrt,<br />

dass der öffentlichen Sektor die Anforderungen<br />

und Interessen von Bürgern/innen<br />

früher und besser kennenlernen kann. Damit<br />

lassen sich z. B. Abstimmungsprobleme<br />

oder auch einfach Missverständnisse<br />

rechtzeitig ausräumen, was<br />

dann wieder Auswirkungen auf Genehmigungsverfahren,<br />

Einsprüche usw. haben<br />

kann. Hier kann ein sinnvoll eingesetztes<br />

Web 2.0 sogar zu einer Beschleunigung<br />

von Verfahren führen, weil es der <strong>Verwaltung</strong><br />

helfen kann, in einer Planung kritische<br />

Punkte von vorneherein zu vermeiden.<br />

Auch die Politik kann auf diese Weise<br />

Stimmungen früher und besser einschätzen;<br />

so wurde beispielsweise das<br />

umstrittene bayrische Rauchverbot in<br />

Blogs lange diskutiert. Wenn die <strong>Verwaltung</strong><br />

solche Plattformen beobachtet, kann<br />

sie Fehlsteuerungen rechtzeitig vermeiden.<br />

Transparenz ist dabei durchaus ein<br />

wechselseitiger Prozess.<br />

Web-2.0-Anwendungen im öffentlichen<br />

Sektor müssen sich nicht nur an die<br />

Bürger/innen richten. Es lassen sich auch<br />

Plattformen für engere Benutzerkreise einrichten,<br />

z. B. für das Personal, das in nicht<br />

öffentlichen Foren seine Belange diskutieren<br />

kann oder in speziellen Wikis interne<br />

Informationen erhält.<br />

Web 2.0 bedeutet für die <strong>Verwaltung</strong><br />

zusätzlichen Aufwand, den man nicht gering<br />

schätzen sollte. Blogs, Foren, Communitys<br />

usw. wollen beobachtet und gepflegt<br />

werden. Wenig Sinn hätte es, sich<br />

bloß hin und wieder darum zu kümmern,<br />

beispielsweise zwei Wochen vor einer<br />

Kommunalwahl. Das Web arbeitet schnell,<br />

da hat man den Anschluss an aktuelle Diskussionen<br />

ebenso schnell verpasst; und<br />

die Teilnehmer/innen des Web 2.0 sind<br />

aufmerksam: Wer sie nicht ernst nimmt<br />

und meint, lediglich ein paar Wählerstimmen<br />

abfangen zu können, der muss mit<br />

Abstrafung rechnen. Angesichts der Vielzahl<br />

von Angeboten im Web 2.0 dauert es<br />

außerdem einige Zeit, bis Neulinge bekannt<br />

werden; dafür müssen auch <strong>Verwaltung</strong>en<br />

einen langen Atem mitbringen.<br />

Die gute Nachricht: Web 2.0 erfordert so<br />

gut wie keinen zusätzlichen technischen<br />

Aufwand und ist damit – abgesehen von<br />

der Arbeitszeit – nicht teuer, was in Zeiten<br />

chronisch knapper Budgets ein großer Pluspunkt<br />

ist. Web 2.0 lässt sich mit vorhandenen<br />

Systemen nutzen. Sind hohe Bandbreiten<br />

vorhanden, was heute ohnehin ein<br />

Muss ist, entsteht also für Behörden oder<br />

Kommunen kaum Investitionsbedarf. Auch<br />

das ist eine auffällige Neuerung in 50 Jahren<br />

IT-Geschichte und zeigt, dass das Web<br />

2.0 wirklich etwas ganz Neues ist.<br />

* Der Autor ist Redakteur bei der Beratungsgesellschaft<br />

für strategische Kommunikation<br />

PR-COM in München<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009 13


B r e i t b a n d<br />

Rheinland-Pfalz:<br />

Weitere finanzielle Unterstützung<br />

für Breitband-Erschließung<br />

Rheinland-Pfalz wird im Rahmen<br />

des Konjunkturprogramms II die<br />

Unterstützung des Infrastrukturausbaus<br />

mit Breitband-Internetzugängen<br />

in unterversorgten Regionen im ländlichen<br />

Raum um bis zu 6 Mio. Euro ausweiten.<br />

„Wir haben das gemeinsame Vorgehen<br />

von Bund und Ländern bei der<br />

Breitbanderschließung des ländlichen<br />

Raumes vorangetrieben und werden in<br />

Ergänzung des bestehenden Förderprogramms<br />

künftig auch die kommunale Eigenverlegung<br />

von Leerrohren fördern<br />

können“, so Wirtschaftsminister Hendrik<br />

Hering. Damit werden in einem weiteren<br />

Schritt die flächendeckende Breitbanderschließung<br />

des Landes und der Ausbau<br />

des Hochgeschwindigkeits-Internets unterstützt.<br />

Das bereits seit einigen Monaten<br />

laufende Förderprogramm im Rahmen<br />

der Gemeinschaftsaufgabe (GAK)<br />

ziele auf einen konkreten Breitband-Infrastrukturausbau<br />

in ländlichen Gemeinden.<br />

Sofern ein Markterkundungsverfahren<br />

in den betroffenen Gemeinden nicht<br />

zum Ziel eines beihilfefreien Infrastrukturausbaus<br />

über Eigeninitiative eines Anbieters<br />

führt, kann im Zuge einer Ausschreibung<br />

die Kostendeckungslücke<br />

eines Telekommunikationsanbieters mit<br />

öffentlichen Mitteln geschlossen werden.<br />

Das neue „Leerrohrprogramm“ wirkt hierzu<br />

ergänzend. Um das von der Bundesregierung<br />

beschlossene Ziel der Breitbandversorgung<br />

in Deutschland mit Internetzugängen<br />

einer Datenrate von 50 MBit/s<br />

für 75 % der Bevölkerung bereits bis 2014<br />

zu erreichen, bedarf es auch eines weiteren<br />

kabelgebundenen Infrastrukturausbaus.<br />

Durch die kommunale Eigenverlegung<br />

von Leerrohren werden die Voraussetzungen<br />

geschaffen, um diese Kapazitäten<br />

kurz- oder mittelfristig für die Bestückung<br />

mit Glasfaser- oder Koax-Kabeln<br />

zu nutzen. Das bereits bestehende<br />

Breitbandförderprogramm im Rahmen<br />

der GAK bleibt hiervon unberührt, da es<br />

auf eine konkret anstehende Breitbanderschließung<br />

abzielt. Den Kommunen ist<br />

die neue Förderrichtlinie bereits in den<br />

vergangenen Tagen zugegangen. Die<br />

Förderregelungen sind unter www.<br />

mwvlw.rlp.de und unter www.breitbandinitiative-rlp.de<br />

im Internet eingestellt.<br />

Hochsauerlandkreis:<br />

Abschlussbericht des Projekts<br />

Breitband-Initiative HSK<br />

Seit dem Start des Projekts „Breitband-Initiative Hochsauerlandkreis“<br />

sind nach über 18 Monaten Projektlaufzeit<br />

vielversprechende Ergebnisse zu verzeichnen. Eine<br />

umfangreiche Darstellung von Arbeit und Erkenntnissen<br />

der Breitband-Initiative, ist in der Veröffentlichung „Breitband-Telekommunikationsinfrastruktur<br />

in ländlichen Flächenregionen<br />

am Beispiel des Hochsauerlandkreises –<br />

Projektdokumentation, Erfahrungsbericht und Handbuch<br />

zur Vorgehensweise“ enthalten, das kostenlos zum Download<br />

angeboten wird. Ein gedrucktes Exemplar kann außerdem<br />

bei der Breitband-Initiative Nordrhein-Westfalen<br />

bezogen werden. Weitere Informationen unter www.breitband-hsk.de.<br />

14 innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009


Mit Hochgeschwindigkeit über die Internet-Autobahn<br />

Zukunftsfähiges Glasfaserprojekt in Sindelfingen/Böblingen<br />

Im digitalen Zeitalter ist eine leistungsstarke IT-Infrastruktur für die schnelle Internet-Nutzung und für optimale Breitband-<br />

Anwendungen ein wesentlicher Standortfaktor. Wie eine zukunftsweisende technische Infrastruktur aussehen muss, ist im<br />

Neubaugebiet „Flugfeld Sindelfingen/Böblingen“ bereits Realität: Ende Februar 2009 haben die Stadtwerke Sindelfingen<br />

und Böblingen dort das modernste Glasfasernetz Deutschlands – basierend auf GPON-Technologie (Gigabit-Passive-Optical-Network)<br />

– in Betrieb genommen. Alcatel-Lucent lieferte und installierte in diesem Projekt die Netztechnik. Auf den<br />

symbolischen roten Knopf drückten die Stadtwerke Sindelfingen und Böblingen im Beisein von Günther Oettinger, Ministerpräsident<br />

des Landes Baden-Württemberg, und der Oberbürgermeister der Städte Sindelfingen und Böblingen.<br />

Adver torial<br />

Mit dem neuen Glasfasernetz erhalten private und gewerbliche<br />

Kunden des Neubaugebiets zwischen Sindelfingen<br />

und Böblingen eine sehr schnelle Internet-Verbindung,<br />

Telefon und Fernsehen über eine einzige<br />

Glasfaser, die bis in alle Wohnungen und Gewerberäume<br />

reicht (Fiber-to-the-Home). Das Netz der Stadtwerke Sindelfingen<br />

und Böblingen nimmt damit eine Vorreiterrolle in<br />

Deutschland ein.<br />

Das in Sindelfingen praktizierte „Open Access-Modell“<br />

zeigt eine Möglichkeit zur wirtschaftlichen Realisierung auf.<br />

Hinter diesem Begriff verbirgt sich die Realisierung von Glasfaser-Breitband-Projekten<br />

in Form einer Betreibergesellschaft<br />

von kommunalen Betrieben, Energieversorgern und<br />

Diensteanbietern: In Sindelfingen/Böblingen haben die<br />

Stadtwerke bei der Erschließung des Neubaugebiets die Glasfaserleitungen<br />

direkt mitverlegt. Sie sind Eigentümer der Telekommunikationsinfrastruktur.<br />

Die Dienste für das Netz liefert<br />

der Regionetzbetreiber VSE Net, der das Netz auch betreibt.<br />

Auf Basis solcher Glasfaser-Infrastrukturen sind die<br />

Versorger auch in der Lage, zusätzliche Dienste anbieten zu<br />

können. Seien es Gebäudemanagement, Dienste zur Energieeinsparung<br />

wie z. B. die automatische und regelmäßige Erfassung<br />

von Zählerständen oder Sicherheitssysteme.<br />

Alcatel-Lucent installierte im Flugfeld Böblingen/Sindelfingen<br />

ihre Triple Play Service Delivery Architecture (TPSDA),<br />

eine durchgehend auf IP basierende Multiservice-Netzwerkinfrastruktur.<br />

Mit dieser Architektur können Diensteanbieter<br />

den Kunden neue, personalisierte Multimediadienste wie<br />

hochauflösliches Fernsehen anbieten. So kann der Kunde<br />

am Fernseher oder PC aus einer großen Auswahl an unterschiedlichen<br />

Diensten und Anwendungen von unterschiedlichen<br />

Anbietern diejenigen auswählen, die er nutzen<br />

möchte und für die er bereit ist zu bezahlen.<br />

„Leistungsfähige und zukunftssichere Kommunikationsnetze,<br />

die eine optimale Breitbandversorgung bieten, sind<br />

ein wichtiger Standortfaktor für jede Gewerbeansiedlung.<br />

Sie stärken die lokale Wirtschaft und sichern so unmittelbar<br />

die Gewerbesteuereinnahmen“, betont Alf Henryk Wulf, Vorstandsvorsitzender<br />

von Alcatel-Lucent in Deutschland. Wulf<br />

weiter: „Aufgrund ihrer bereits vorhandenen Geschäftsbeziehung<br />

zu vielen Kunden durch die Bereitstellung von Gas,<br />

Wasser und Elektrizität können Versorger mit Hochgeschwindigkeits-Internet<br />

eine vierte Versorgungsleistung neben<br />

den klassischen Produkten anbieten.“<br />

Weitere Informationen erhalten Sie bei:<br />

Alcatel-Lucent Deutschland AG<br />

Peter Aymar<br />

T: +49 711 821 42 405<br />

Mail: P.Aymar@alcatel-lucent.de<br />

innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009 15


B r e i t b a n d<br />

Rheinland-Pfalz:<br />

DSL innovativ –<br />

Gemeinden helfen sich selbst<br />

Kreativität und eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten sind wichtige<br />

Erfolgsfaktoren für die schnelle und kostengünstige Schließung von Breitbandversorgungslücken.<br />

Förderprogramme haben sich bisher eher als hinderlich erwiesen.<br />

Das mit der Breitbandstrategie der<br />

Bundesregierung gesteckte Ziel,<br />

bis Ende 2010 eine flächendeckende<br />

Versorgung mit einer Übertragungsrate<br />

von mindestens 1 MBit/s zu<br />

erreichen, ist unstrittig nur durch einen<br />

Technologiemix zu erreichen. Neben<br />

kabelgebundenen Anschlüssen sind<br />

auch Funk- und Satellitenverbindungen<br />

die Grundlage für die kurzfristige Bereitstellung<br />

einer flächendeckenden Versorgung<br />

mit Breitbandanschlüssen. Mit<br />

leistungsfähigen alternativen Technologien<br />

sind Anbieter im Vergleich zu T-DSL<br />

in der Lage, schneller, kostengünstiger<br />

und oft ohne Fördermittel eine Grundversorgung<br />

der Bevölkerung sicherzustellen.<br />

Allerdings ist für die erfolgreiche<br />

Umsetzung solcher Projekte ein<br />

großes Engagement aller Beteiligten<br />

notwendig (Anbieter, <strong>Verwaltung</strong>, Eigentümer<br />

von Standorten für die Unterbringung<br />

der Infrastruktur und „DSL-Aktivisten“<br />

vor Ort). Die Erfahrungen zeigen:<br />

Der schwierigste Teil eines Projekts<br />

ist nicht die Vorbereitung und der Aufbau<br />

eines Netzes, der schwierigste Teil<br />

ist die Gewinnung der für einen wirtschaftlichen<br />

Netzbetrieb notwendigen<br />

Kundenzahl. Diese ist zur Deckung der<br />

monatlichen Kosten in einem Netz<br />

(Netzzugänge, Mieten für Standorte<br />

etc.) zwingend notwendig. Ausschreibungen,<br />

Angebotsaufforderungen, Interessenbekundungsverfahren,<br />

veröffentlicht<br />

im Umfang von wenigen Zeilen<br />

bis zu mehreren Seiten als Grundlage<br />

zur Abgabe eines Versorgungsangebotes,<br />

führten bisher dazu, dass die Angebote<br />

selbst für Fachleute kaum vergleichbar<br />

waren. Deshalb verzögerten<br />

sich Entscheidungen, und Interessenten<br />

warten weiter auf schnelle Internetzugänge.<br />

Wir stellen vermehrt fest, dass<br />

es in verschiedenen Bundesländern<br />

mehr oder weniger offen eine Orientierung<br />

gibt, Fördermittel für „Kabel – DSL“<br />

einzusetzen. Es geht auch anders. Dem<br />

Bürgermeister und den Stadtvertretern<br />

von Trebbin (Brandenburg) war klar,<br />

dass die Stadt Geld in die Hand nehmen<br />

muss, um von DSL abgeschnittene Ortsteile<br />

zu versorgen. Das Kundenpotential<br />

war einfach zu niedrig, um einen<br />

selbsttragenden wirtschaftlichen Ausbau<br />

durchzuführen. Ein verlorener Zuschuss<br />

war nicht im Sinne der Stadtvertreter.<br />

Also kaufte die Wirtschaftfördergesellschaft<br />

der Stadt das Netz und vermietete<br />

es an den Betreiber. Damit waren<br />

zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen.<br />

Die Stadt konnte Einfluss auf<br />

den Netzausbau und Tarife nehmen. Zusätzlich<br />

fließen über die Miete Mittel für<br />

weitere Projekte zurück an die Stadt.<br />

Weitere Informationen zum Thema<br />

finden Sie unter www.telcomm.de.<br />

Nordrhein-Westfalen:<br />

Neues Breitband-<br />

Kompetenzzentrum NRW<br />

Moderne Konzepte für eine Verbesserung<br />

der Telekommunikations-Infrastruktur<br />

in ländlichen<br />

Regionen: An der Fachhochschule Südwestfalen<br />

in Meschede wird morgen das<br />

neue „Breitband-Kompetenzzentrum-<br />

NRW“ (BBCC.NRW) eröffnet. Mit Unterstützung<br />

der Landesregierung soll die<br />

neue Einrichtung Städten und Gemeinden<br />

in Nordrhein-Westfalen bei der Beseitigung<br />

der Versorgungslücken für<br />

Breitbandanschlüsse helfen. Gerade in<br />

ländlichen Regionen gibt es nach wie vor<br />

Gebiete mit unzureichender Internetversorgung.<br />

„Die neuen Multimediaentwicklungen<br />

erfordern eine leistungsstarke<br />

Breitbandversorgung; das gilt für den<br />

mittelständischen Unternehmer über die<br />

Landarztpraxis bis hin zum Privathaushalt.<br />

Die rasche Anbindung der Breitband-Infrastruktur<br />

im ländlichen Raum<br />

ist von großer wirtschaftlicher und gesellschaftlicher<br />

Bedeutung, damit Unternehmen<br />

wettbewerbsfähig bleiben und private<br />

Internetnutzer nicht den Anschluss<br />

an neue Entwicklungen verlieren“, erklärt<br />

NRW-Medienminister Andreas Krautscheid:<br />

Ziel des neuen Kompetenzzentrums<br />

ist eine technologie- und anbieterneutrale<br />

Untersuchung der technischen<br />

Möglichkeiten vor Ort und eine objektive<br />

Beratung der Anwender. Dabei sollen mit<br />

den Kommunen Konzepte entwickelt werden,<br />

die die Telekommunikations-Infrastruktur<br />

in ländlichen Regionen verbessern.<br />

Außerdem werden die umzusetzenden<br />

Infrastrukturmaßnahmen und Erschließungsvorhaben<br />

von den Experten<br />

des Kompetenzzentrums begleitet. Den<br />

Anstoß zur Gründung eines Breitbandkompetenzzentrums<br />

gaben die Ergebnisse<br />

eines von der Staatskanzlei geförderten<br />

Modellprojekts, das im August<br />

vergangenen Jahres erfolgreich abgeschlossen<br />

wurde. Hier waren Szenarien<br />

zur Verbesserung der Breitbandversorgung<br />

im Hochsauerlandkreis als Prototyp<br />

entwickelt worden. Damit auch weitere<br />

Unternehmen und Kommunen auf<br />

die Erfahrungen zurückgreifen können,<br />

hat die Landesregierung entschieden,<br />

den Aufbau des Kompetenzzentrums zu<br />

unterstützen. Die Kosten des Breitband-<br />

Kompetenzzentrums teilen sich das<br />

Land Nordrhein-Westfalen, der Hochsauerlandkreis<br />

und die Fachhochschule<br />

Südwestfalen.<br />

16 innovative <strong>Verwaltung</strong> Special 1/2009

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