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Seite 8 | 2013 | KMU Praxis
Betriebsabrechnung und Kalkulation gewinnbringend verwenden
Papiertiger nützen niemandem etwas
In vielen Betrieben wird die Frage nach den Kosten einzelner betrieblicher Leistungen nicht gestellt.
Im Bestreben, konkurrenzfähig zu bleiben, lässt man sich die Preise vom Markt diktieren. Dabei wird
aber oft vergessen, dass ein Operieren mit flexiblen Preisuntergrenzen letztlich nur in Kenntnis der
eigenen Betriebssituation zu verantworten ist.
Bernhard Althaus
Treuhand
St.Gallen
Marcel Müller
Partner
Treuhand
Lachen
Das betriebliche Rechnungswesen respektive
die Betriebsbuchhaltung hat zum
Ziel, wirtschaftliche Tatbestände transparent
darzustellen und differenzierte
Aussagen zu einzelnen Teilgebieten
wie Sparten, Projekte oder Dienstleistungen
zu machen. Durch die Betriebsbuchhaltung
werden nicht zuletzt die
elementaren Kalkulationsgrundlagen aufbereitet.
Betriebsergebnisse oft
schubladisiert
In ihrer Beratungspraxis trifft OBT immer
wieder auf erstaunliche Tatsachen. Zu
deren Illustration werden nachfolgend
einige Fallbeispiele aufgezeigt:
Unternehmer A verfügt bereits seit
Jahren über eine Betriebsbuchhaltung.
Allerdings zeigt ein kurzer Blick in die
vorliegenden Auswertungen, dass sich
niemand damit beschäftigt oder gar dafür
verantwortlich fühlt. Ein typischer
Papiertiger also.
Unternehmer B, Inhaber einer Unternehmung
mit einem zweistelligen Millionenumsatz
und recht stabiler Erfolgslage,
kann die Frage nach der Leistungsfähigkeit
einzelner Produktgruppen nicht
beantworten. Weder eine Betriebsbuchhaltung
noch eine Spartenrechnung liefern
die entsprechenden Erkenntnisse.
Die finanzielle Führung orientiert sich an
Erfahrungen aus der Vergangenheit und
der hauptsächlich steuerlich geprägten
Finanzbuchhaltung. Dabei wird im Unternehmen
kräftig kalkuliert. Nur weiss im
ganzen Betrieb niemand so recht, ob die
Kalkulationsgrundlagen noch den heutigen
Gegebenheiten entsprechen.
Unvergessen auch der Besuch beim
Kunden C, welcher ebenfalls über ein
ausgeklügeltes Kostenrechnungssystem
verfügte. Allerdings wurden die Umlageverfahren
und Kostensätze seit deren
probehalber Einführung vor vielen Jahren
nie hinterfragt oder gar angepasst.
Riesige Deckungsdifferenzen auf Ebene
der Kostenstellen und fehlende Abstimmungen
zwischen Finanzbuchhaltung
und Betriebsbuchhaltung sind die Folge.
Es gibt aber auch die andere Seite, wo
die Betriebsabrechnung gewinnbringend
genutzt wird: Unternehmer D lässt seit
vielen Jahren in regelmässigen Abständen
einen einfachen Betriebsabrechnungsbogen
erstellen und leitet daraus
seine Kostensätze ab. Er kann und will
seither auf dieses wichtige Instrument
nicht mehr verzichten.
Ist die Kostenrechnung ein
Allheilmittel
Die wirtschaftlichen Gegebenheiten haben
sich in den letzten Jahren markant
verschärft. Das Erarbeiten eines Gewinns
ist nicht mehr einfach vom Zufall
abhängig. In weiser Voraussicht gilt es,
die betriebliche Kostenstruktur straff im
Griff zu haben und kontinuierlich vorhandenes
Kostensenkungspotenzial auszuloten.
Hier bietet die Kostenrechnung
einiges, siehe Kasten.
Aufgaben der
Betriebsbuchhaltung:
■ Kostenkontrolle auf Ebene
Kostenstelle
■ Analyse: Was verursacht Gewinn
oder Verlust
■ Aufbereitung von Kalkulationsgrundlagen
Der Nutzen einer Kostenrechnung ist
sicherlich unbestritten. Mit Fehlern und
Schwierigkeiten wird man laufend konfrontiert.
Dabei ist vor allem die Umsetzung
der theoretischen Erkenntnisse in
die Praxis nicht eben einfach: beispielsweise
die exakte Zuteilung der geleisteten
Arbeitsstunden oder das Finden
der Übereinstimmung zwischen der Kalkulation
und der Betriebsbuchhaltung.
Dies bedingt eine gute Planung und Abstimmung
von Kostenarten, Kostenstellen
und Kostenträgern.
Wer auf eine Betriebsbuchhaltung setzt,
tut gut daran, sich vorgängig das notwendige
Wissen anzueignen. Denn die
beste Auswertung nützt wenig, wenn
die Zusammenhänge nicht verstanden
werden. Nur wer erkennt, welche Einflüsse
wo welchen Niederschlag finden,
kann die dargestellten Ergebnisse
auch interpretieren und gegebenenfalls
hinterfragen.
Ein einfacher Betriebsabrechnungsbogen
…
Man hüte sich jedoch von Beginn weg
vor zu hohen Erwartungen. Eine gezielte,
stufenweise Wissenserweiterung
bringt einem potenziellen Nutzer unter
Umständen mehr. Für viele Mandanten
erstellt OBT Betriebsabrechnungsbogen
BAB auf der Basis von Excel. In vielen
KMU-Betrieben mit einer einfachen und
klar strukturierten Leistungserstellung
genügen solche Auswertungen durchaus.
Der Vorteil dieser recht einfachen
Systematik eines BAB ist klar: Das Schema
liefert auf einer A4-Seite einen guten
Überblick über die Kostenstruktur einer
Unternehmung. Für einfache Verhältnisse
also eine gute Sache.
… oder eine vollintegrierte
Kostenrechnung
Eine andere Möglichkeit bietet sich, indem
die Betriebsbuchhaltung direkt
und möglichst ohne manuelle Eingriffe
im EDV-System automatisch aufbereitet
wird. Praktisch alle Buchhaltungsprogramme
verfügen heute über
Verknüpfungen und Schnittstellen in
vielfältige Kostenrechnungssysteme.

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Werden die Zahlen der Betriebsbuchhaltung nie ausgewertet und stattdessen schubladisiert, verkommen sie zu einem Papiertiger
Grundsätzlich ist die Umsetzung auch
bei dieser Variante recht einfach. Allerdings
ist darauf zu achten, dass keine zu
komplizierten Gebilde erstellt werden.
Ausser ein Unternehmen beabsichtigt
die Anstellung eines ausgewiesenen
Fachmanns, der das System pflegt.
Betriebsabrechnung und
Kalkulation im Spannungsfeld
der Marktpreise
Auf eine Kostenrechnung angesprochen,
resignieren auch heute noch viele Unternehmer.
Wieso soll ich einen Preis kalkulieren,
wenn mir doch der Markt den
Preis diktiert Es erscheint deshalb in
vielen Fällen einfacher, mittels Preis- und
Rabattpolitik auf die vom Markt „vorgegebenen“
Preise zu reagieren. Und wenn
dann Ende Jahr sogar noch ein Gewinn
übrig bleibt, hat der Unternehmer ja wohl
alles richtig gemacht und gut gearbeitet.
Wenn Wirtschaften und vor allem erfolgreich
Wirtschaften nur so einfach wäre!
Die Wettbewerbssituation wird sich in
den nächsten Jahren nicht entschärfen.
Im Gegenteil, der zunehmende
Druck wird dazu führen, dass vielerorts
Verluste resultieren und deshalb auf vorhandene
Substanz zurückgegriffen werden
muss. Es muss dabei nicht sein,
dass die Unternehmung im Ganzen Verluste
schreibt. Es reicht auch, wenn gewisse
Produkte oder Dienstleistungen
nicht mehr kostendeckend produziert
werden können und so die Gewinne
aus anderen Produkte-/Dienstleistungsgruppen
wegfressen.
Es ist höchste Zeit, den betriebswirtschaftlichen
Blindflug zu stoppen. Hier
setzt die Betriebsbuchhaltung ein. Deren
Resultate zeigen schonungslos auf, wo
wirklich wie gut gewirtschaftet wird. Die
Gesundung der Wirtschaftlichkeit hängt
dann aber immer noch vom Geschick
und Können des Unternehmers ab.
Huhn oder Ei
Kostenrechnung und Kalkulation
bilden eine Einheit. Die Kostenrechnung
sagt uns, wie die Kalkulation
ausschaut. Und die Kalkulation sagt
uns, wie wir Kosten rechnen müssen.
Fazit
Nur wer weiss, welche Kosten
wo anfallen, verfügt über eine zuverlässige
Kalkulationsbasis. Es
ist für Unternehmer von entscheidender
Bedeutung, denjenigen
Preis zu kennen, bei dem
sämtliche Kosten gedeckt sind
und ein Gewinn erzielt wird, welcher
die längerfristige Erhaltung
des Unternehmens sicherstellt.
Nur so ist ein Unternehmen in
der Lage, ihren Produkte-/Dienstleistungsmix
optimal zusammenzustellen.
Denken Sie aber daran: Kostenrechnung
ist niemals eine Alibiübung.
Nur eine Kostenrechnung,
die sich nach den Bedürfnissen
des Nutzers richtet, hat Zukunft.
Wollen Sie die zukünftigen, wesentlichen
Entscheide für Ihre
Unternehmung richtig treffen
OBT unterstützt Sie dabei gerne.