Handbuch Rechnungswesen

Handbuch Rechnungswesen 

Technische Universität Wien 

(Stand 15.06.2012) 

Quästur / E010A 

Karlsplatz 13 

1040 Wien 

quaestur.tuwien.ac.at 

DVR Nr. 0005886 

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Inhalt 

1 Aufbauorganisation ....................................................................................................... 6 

1.1 Organigramm der Quästur der TU .......................................................................... 6 

1.2 Gebarungsrichtlinie (Stand Mai 2005) .................................................................... 6 

1.3 Die Reiserichtline zur Abrechnung der Dienstreisen von Beamten und VB (Stand 

28.01.2011) .................................................................................................................... 16 

1.4 Die Betriebsvereinbarung für Dienstreisen (Stand 01.02.2011) ............................ 22 

1.5 Stammdatenverwaltung ........................................................................................ 30 

1.5.1 Kreditorendaten, Debitorendaten und Bankdaten .......................................... 30 

1.5.2 Richtlinie für die Anlage der Stammdaten von Kreditoren und Debitoren ...... 31 

1.6 Kontierungsobjekte – Globalbudget, Drittmittel & Ad Personam Projekte ............. 32 

1.6.1 Eckpunkte des §28 Bereichs .......................................................................... 32 

1.6.2 Eckpunkte des §27 Bereichs .......................................................................... 32 

2 Das Rechnungswesen an der TU ............................................................................... 33 

2.1 Grundlagen der Buchhaltung ................................................................................ 33 

2.1.1 Rechtliche Grundlagen ................................................................................... 33 

2.1.2 Buchhaltungs- und Bilanzierungsgrundsätze ................................................. 34 

2.1.3 Das System der doppelten Buchführung ........................................................ 36 

2.1.4 Zweck der Buchhaltung .................................................................................. 37 

2.1.5 Muster einer Bilanz ........................................................................................ 38 

2.1.6 Muster einer Gewinn und Verlustrechnung (GuV) .......................................... 38 

2.2 Notwendige Rechnungsmerkmale für Eingangsrechnungen ................................ 40 

2.3 Anlagen ................................................................................................................ 41 

2.3.1 Bestellung von Anlagevermögen .................................................................... 41 

2.3.2 Mischfinanzierung .......................................................................................... 43 

2.3.3 Zugang von Anlagevermögen (Rechnungseingang) ...................................... 43 

2.3.4 Gutschriften zu Rechnungen Anlagevermögen .............................................. 45 

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2.3.5 Abgang von Anlagevermögen ........................................................................ 45 

2.3.6 Geringwertige Wirtschaftsgüter ...................................................................... 46 

2.3.7 Inventur .......................................................................................................... 47 

2.3.8 Anlagen im Bau und Gebäudesanierungen.................................................... 47 

2.4 Literatur ................................................................................................................ 49 

2.4.1 Zugang von Literatur über ALEPH ................................................................. 49 

2.4.2 Dezentraler Zugang von Literatur ................................................................... 50 

2.5 Schenkungen und Subventionen .......................................................................... 51 

2.6 Bestellungen §27 und §28 ................................................................................... 53 

2.6.1 Terminpläne/Rechnungspläne ....................................................................... 54 

2.6.2 Abbucher ........................................................................................................ 54 

2.6.3 Mischfinanzierungen ...................................................................................... 54 

2.6.4 Gutschriften/nachträgliche Entlastung ............................................................ 55 

2.6.5 Kautionen ....................................................................................................... 55 

2.7 Eingangsrechnungen §27 und §28 ..................................................................... 56 

2.7.1 Eingangskontrolle ........................................................................................... 56 

2.7.2 Erfassen der Rechnung in SAP MM ............................................................... 56 

2.7.3 Steuerkennzeichen ........................................................................................ 57 

2.7.4 Zahllauf .......................................................................................................... 58 

2.7.5 In Verlust geratene Rechnungen .................................................................... 58 

2.8 Handkassen an den Organisationseinheiten (§27 und §28) ................................. 58 

2.8.1 Verwaltung ..................................................................................................... 59 

2.8.2 Verwahrung .................................................................................................... 61 

2.8.3 Diebstahl ........................................................................................................ 61 

2.9 Kassa in der Quästur ............................................................................................ 61 

2.9.1 Einzahlungen ................................................................................................. 61 

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2.9.2 Auszahlungen ................................................................................................ 62 

2.10 Girokonten ......................................................................................................... 63 

2.11 Fakturierung ...................................................................................................... 63 

2.11.1 Terminauftrag / Kundenauftrag ................................................................... 63 

2.11.2 Gutschriften zu Ausgangsrechnungen ........................................................ 64 

2.12 Konferenzen/Tagungen/Seminare ..................................................................... 64 

2.13 Exkursionen ....................................................................................................... 68 

2.14 Mahnwesen ....................................................................................................... 71 

2.14.1 Mahnverfahren ............................................................................................ 71 

2.14.2 Mahnsperre ................................................................................................. 71 

2.15 Innerbetriebliche Verrechnung .......................................................................... 72 

2.15.1 Manuelle Kostenumbuchung ...................................................................... 72 

2.16 Projektverwaltung §26 ....................................................................................... 73 

2.16.1 Rechtliche Voraussetzungen für §26-Projekte ............................................ 73 

2.16.2 Gegenüberstellung §27 und §26 ................................................................. 75 

2.16.3 FWF-Projekte .............................................................................................. 76 

2.16.4 Koordinationsprojekte ................................................................................. 78 

2.17 Elektronische Archivierung ................................................................................ 80 

2.17.1 Aufbewahrungsfristen ................................................................................. 82 

2.18 Umsatzsteuer .................................................................................................... 83 

2.18.1 Grundlagen Umsatzbesteuerung ................................................................ 83 

2.18.2 Die Steuerkennzeichen an der TU .............................................................. 86 

2.19 Dienstreisen an der TU ...................................................................................... 86 

2.19.1 Grundlagen der Dienstreisen an der TU ..................................................... 87 

2.20 Lehrabgeltung & Kollegiengeld .......................................................................... 88 

2.20.1 Lehrabgeltung ............................................................................................. 88 

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2.20.2 Kollegiengeld .............................................................................................. 88 

2.20.3 Besondere Leistungsprämien (Prüfungstaxen) ........................................... 88 

2.20.4 Begutachtung wissenschaftlicher Arbeiten ................................................. 89 

2.21 Projektpersonalkosten ....................................................................................... 89 

2.22 FWF-Forschungsbeihilfe ................................................................................... 90 

2.22.1 Hintergrund zur Besteuerung von Beihilfen ................................................ 91 

3 Abkürzungen .............................................................................................................. 93 

4 Glossar Rechnungswesen .......................................................................................... 94 

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Auf den folgenden Seiten wird der Einfachheit halber und wegen der besseren 

Lesbarkeit manchmal auf die Nennung beider Geschlechter verzichtet und nur die 

männliche Form benutzt, es sind jedoch stets beide Geschlechter gemeint. 

1 Aufbauorganisation 

1.1 Organigramm der Quästur der TU 

1.2 Gebarungsrichtlinie (Stand Mai 2005) 

Quelle: 

http://www.tuwien.ac.at/dle/recht/organisation/richtlinien_und_verordnungen/gebarungsric 

htlinie/ 

I. Grundsätzliches 

1. Die vorliegenden Gebarungsrichtlinien der TU Wien richten sich an alle Organe der TU 

Wien, an die LeiterInnen von universitären Einrichtungen, an die ProjektleiterInnen von 

Forschungsaufträgen (einschließlich LeiterInnen von CD-Labors, SprecherInnen von TU 

Wien – Kooperationszentren, SprecherInnen von FWF-SFB und FWF-FSP und 

dergleichen) sowie an die universitären MitarbeiterInnen im wissenschaftlichen und 

administrativen Bereich. 

2. Die Gebarung der TU Wien und aller ihrer Organisationseinheiten hat den Kriterien der 

Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit zu entsprechen. Die AdressatInnen 

dieser Richtlinien sind dazu angehalten, diesen Grundsätzen zu entsprechen und 

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verantwortlich an deren Umsetzung mitzuwirken. Unnötige, unwirtschaftliche und 

unzweckmäßige Ausgaben („Luxusausgaben“) sind zu unterlassen. 


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3. Die AdressatInnen dieser Richtlinien haben stets alle vom Rektorat herausgegebenen 

Richtlinien, die sie betreffen, zu befolgen. Ebenso sind auch die Vorgaben im 

Organisationshandbuch „Rechnungswesen an der Technischen Universität Wien“ (in der 

Folge kurz: Organisationshandbuch) einzuhalten. 

4. Durch das volle Wirksamwerden des Universitätsgesetzes 2002 wurde die TU Wien mit 

1.1.2004 vollrechtsfähig. Eine Teilrechtsfähigkeit der Institute ist im Gesetz seitdem nicht 

mehr vorgesehen. Rechtsgeschäftliche Verpflichtungen treffen nach außen hin daher 

stets die TU Wien als Körperschaft des öffentlichen Rechts, und nicht mehr die einzelnen 

Organisationseinheiten, sodass die Befolgung der internen Vorschriften zum 

rechtsgeschäftlichen Handeln und zur Gebarung von essentieller Bedeutung ist. 

II. Rechnungswesen und Gebarung 

1. Beachtung von Zahlungszielen 

Verbindlichkeiten der TU Wien sind unter Einhaltung des jeweiligen Zahlungszieles zu 

begleichen, sodass der Anfall von Verzugszinsen vermieden wird. Sofern im Hinblick auf 

eine Verbindlichkeit der TU Wien ein Skonto oder sonstiger Rabatt in Anspruch 

genommen werden kann, ist dies zu nutzen, sofern nicht durch das Unterlassen der 

Inanspruchnahme ein anderer, höherer Vorteil erzielt werden kann (z.B. Vermeidung von 

Verzugszinsen gegenüber der Bank, weil das Konto keine Deckung aufweist, aber in 

kurzer Zeit mit dem Einlangen eines zur Deckung verhelfenden Betrages gerechnet wird). 

2. Rechnungen 

2.1. Das Rechnungswesen der TU Wien unterliegt den Bestimmungen des 

Handelsgesetzbuches (HGB), des Rechnungslegungsgesetzes, der 

Rechnungsabschlussverordnung und des UG 2002. Es gilt der Grundsatz der 

Vollständigkeit der Rechnungsverbuchung und der Grundsatz der richtigen 

Periodenzuordnung. Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind daher entsprechend 

diesen Grundsätzen vollständig und in den korrekten Leistungszeiträumen zu verbuchen. 

2.2. Sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen sind – wie im 

Organisationshandbuch näher dargestellt – auf ihre formelle, rechnerische und inhaltliche 

Richtigkeit zu prüfen. Eingehende Rechnungen sind nur dann zu begleichen, wenn die 

formelle, rechnerische und inhaltliche Richtigkeit gegeben ist. 

2.3. Sämtliche (eingehende und ausgehende) Rechnungen sind für die Dauer des 

gesetzmäßigen Ausmaßes [Die Aufbewahrungsfrist endet grundsätzlich am Ende des 

siebenten auf den Geschäftsfall folgenden Jahres – zB Beleg vom 10.1.2004 ð Beginn 

des 1. auf den Geschäftsfall folgenden Jahres ist am 1.1.2005 und das Ende der Frist 

demnach am 31.12.2011] so aufzubewahren, dass aufgrund der ordentlichen Ablage ein 

unverzügliches Auffinden der Rechnung gewährleistet ist. Näheres zur Belegablage ist 

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dem Organisationshandbuch zu entnehmen. 


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2.4. Eigenbelege dürfen nur für an die TU Wien eingehende Beträge (z.B. Spenden, 

Förderungen) angefertigt werden. Wird eine Zahlungsverpflichtung der TU Wien 

ausgelöst, ist die Anfertigung von Eigenbelegen unzulässig (Ausnahme: Die Ausstellung 

von Eigenbelegen für Zahlungsverpflichtungen ist dann zulässig, wenn die Leistung im 

Geschäftsverkehr üblicherweise nicht belegt wird, wie insbesondere bei Trinkgeldern). 

2.5. Alle Verantwortlichen der Organisationseinheiten sind verpflichtet, Geschäftsfälle 

entsprechend den Vorgaben des Organisationshandbuches zeitnah mit aussagekräftigen 

Textierungen zu buchen. 

3. Budgetäres und Konten 

3.1. Die Gebarung aller Organisationseinheiten, auch im Drittmittelbereich, hat den 

Kriterien der Zweckmäßigkeit (das heißt für Zwecke der TU Wien bzw. der 

Organisationseinheit zur Durchführung ihrer gesetzlichen Aufgaben), Wirtschaftlichkeit 

und Sparsamkeit zu entsprechen und muss einer Prüfung durch die Innenrevision und 

durch den Rechnungshof standhalten. 

3.2. Aus Punkt 3.1. folgt, dass aus dem Drittmittelbudget nur solche Ausgaben getätigt 

werden dürfen, die mit den Aufgaben einer Universität im Zusammenhang stehen. 

Insbesondere können daher keine Feste oder Geschenke zu persönlichen Anlässen 

finanziert werden, möglich sind jedoch – maximal ein- bis zweimal jährlich – Betriebsfeste 

und Betriebsausflüge zur Mitarbeitermotivation. 

3.3. Den Drittmittelkonten der Organisationseinheiten dürfen nur Gelder aus 

Drittmittelprojekten („§ 27-Projekten“) und aus Spenden/Schenkungen zufließen. 

Zahlungen, die nicht darunter fallen, sind dem Globalbudget zuzuordnen und auf dem 

Globalbudgetkonto zu verbuchen. 

3.4. Sofern in einer Organisationseinheit Spesen für Repräsentationszwecke anfallen, 

sind diese nicht aus dem Globalbudget, sondern ausschließlich aus dem § 27-Konto der 

Organisationseinheit zu begleichen. Eine Ausnahme besteht lediglich für das Rektorat 

sowie für die DekanInnen der TU Wien, deren Repräsentationsaufwendungen für die 

Fakultät / Universität aus dem Globalbudget finanziert werden können. 

3.5. Die Organisationseinheiten haben ihr Budget als Ausgabenrahmen einzuhalten, 

widrigenfalls die Berechtigung des Leiters / der Leiterin wegen Missbrauches entzogen 

werden kann. Ist der Budgetrahmen ausgeschöpft, sind für das betreffende Finanzjahr 

keine Leistungen oder Lieferungen mehr in Auftrag zu geben. Wurden trotzdem 

Anschaffungen getätigt oder Dienstleistungen bezogen, ist mit den entsprechenden 

Belegen dennoch wie im Organisationshandbuch näher dargestellt zu verfahren. Das 

Budget der Organisationseinheit für das Folgejahr wird dann um den entsprechenden 

Betrag gekürzt werden. 

4. Tagungen, Seminare und Konferenzen 

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Für die Veranstaltung von Tagungen, Seminaren und Konferenzen gilt folgendes: 

� Falls eine Organisationseinheit die Veranstaltung selbst organisiert (Versenden der 

Einladungen, Ausstellung der Rechnungen, etc.), sind die Einnahmen und 

Ausgaben für diese Tagung im Globalbudget zu verbuchen. 

� Falls eine Organisationseinheit eine externe Firma oder ein externes Tagungsbüro 

mit der Organisation der Veranstaltung beauftragt, ist die Finanzierung über ein 

eigenes bei der Quästur zu beantragendes Girokonto im Globalbudget 

abzuwickeln. Diese Veranstaltungen sind dem Vizerektor / der Vizerektorin für 

Finanzen und Administration zu melden. 

� Die Eröffnung eines eigenen Kontos ist auch dann erforderlich, wenn die 

Vorbereitung der Veranstaltung längere Zeit in Anspruch nimmt oder eine große 

Anzahl an TeilnehmerInnen und Buchungen erwartet werden. Auch in diesem Fall 

ist eine Meldung an den Vizerektor / die Vizerektorin für Finanzen und 

Administration erforderlich. 

Den Gewinn und Verlust aus Veranstaltungen trägt die jeweils durchführende 

Organisationseinheit. 

5. Dokumentation der Freigabe in SAP 

5.1. Um die Freigabe von SAP-Bestellungen vollständig dokumentieren zu können, aber 

auch zur Wahrung des „Vier-Augen-Prinzips“ sind sämtliche Bestellungen in SAP nach 

erfolgter Freigabe auszudrucken und vom / von der Freigabeberechtigten zu 

unterfertigen. Die unterfertigten Ausdrucke sind in der Organisationseinheit 

aufzubewahren. 

5.2. Für den Fall, dass der / die Freigabeberechtigte den Ausdruck nicht persönlich 

unterfertigen kann, besteht die Möglichkeit, aus dem Bereich des wissenschaftlichen 

Personals der Organisationseinheit weitere Zeichnungsberechtigte zu nennen. Die 

Verantwortung für die Freigabe verbleibt allerdings auch in diesem Fall beim / bei der 

Freigabeberechtigten und kann nicht übertragen werden. 

6. Verweigerung der Zahlungsauslösung 

Wenn die Quästur mangels Übereinstimmung mit gesetzlichen, verordnungsmäßigen 

oder sonstigen Vorschriften oder aus anderen Gründen die Durchführung einer Zahlung 

verweigert und die Person, die die Zahlung gegenüber der Quästur veranlasst, auf deren 

Durchführung besteht, so ist die Rektorin oder der Rektor bzw. die zuständige 

Vizerektorin oder der zuständige Vizerektor zu informieren, die oder der die endgültige 

Entscheidung über die Durchführung der Zahlung trifft. 

III. Rechtsgeschäftliches Handeln 

1. Einhaltung aller Vorschriften 

Die AdressatInnen dieser Richtlinien haben rechtsgeschäftliche Handlungen für und im 

Namen der TU Wien nur im rechtlich zulässigen Ausmaß und unter Beachtung sämtlicher 

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relevanter Richtlinien vorzunehmen. Dabei sind insbesondere auch die jeweils geltenden 

vergaberechtlichen Vorschriften zu beachten. Alle Handlungen haben stets die Interessen 

der TU Wien zu wahren. 

2. Inanspruchnahme der Leistungen der BBG 

Bei der Beschaffung von Leistungen und Gegenständen für die TU Wien ist der zwischen 

der TU Wien und der „Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ (BBG) 

abgeschlossene Rahmenvertrag zu beachten. Demnach können bestimmte 

Anschaffungen über die BBG abgewickelt werden. Nähere Informationen dazu befinden 

sich auf der Internet-Seite der Rechtsabteilung der TU Wien. 

3. Genehmigungspflichtige Rechtsgeschäfte 

Folgende Rechtsgeschäfte bedürfen vor Abschluss – unbeschadet von Punkt 4 – 

jedenfalls der Genehmigung durch das Rektorat: 

� Ratengeschäfte, die mit Zinsen verbunden sind und/oder den Preis erhöhen 

� Leasingverträge 

� Anmietung von unbeweglichen Sachen 

� Vermietung von unbeweglichen Sachen (insbesondere Räumlichkeiten) 

� Versicherungsverträge, ausgenommen jene Versicherungsverträge, die aus 

genehmigten Projektmitteln bezahlt werden und darüberhinaus nur für eine kurze 

Zeitspanne abgeschlossen werden (z.B.: Reise- und Transportversicherungen). 

� Verkauf von aus dem Globalbudget angeschafftem Anlagevermögen 

� Annahme von Schenkungen, soweit es sich um Anlagevermögen handelt; andere 

Schenkungen bedürfen lediglich einer Meldung an die Quästur 

� Anschaffung von Anlagevermögen aus Subventionsmitteln 

4. Bevollmächtigte gemäß § 28 UG 2002 

4.1. Die vom Rektorat gemäß § 28 UG 2002 bevollmächtigten Personen dürfen ihre 

Vollmacht ausschließlich zur Erledigung des Tagesgeschäftes der Organisationseinheit 

nützen. Unter dem Tagesgeschäft sind die für die Organisationseinheit typischen 

rechtsgeschäftlichen Erledigungen zu verstehen, die regelmäßig wiederkehren und mit 

keinem außerordentlichen finanziellen Aufwand verbunden sind. 

Zum Tagesgeschäft einer mit der wissenschaftlichen Forschung betrauten 

Organisationseinheit gehört auch der Abschluss von Verträgen über Projekte gemäß § 27 

UG 2002. Personen, die gemäß § 28 UG 2002 bevollmächtigt sind, können für ihre 

Organisationseinheit daher grundsätzlich auch solche Rechtsgeschäfte abschließen. Es 

wird explizit darauf hingewiesen, dass vor dem Abschluss auch in diesem Fall die zu § 27 

UG 2002 konzipierten Richtlinien zum Abschluss von Forschungs- und 

Entwicklungsverträgen zu beachten sind. Weiters sind eventuelle Einschränkungen durch 

den Leiter / die Leiterin der Organisationseinheit, der dieser Bevollmächtigte / diese 

Bevollmächtigte angehört, zu beachten. 

Rechtsgeschäfte, die nicht unter das Tagesgeschäft fallen, müssen entweder vom 

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Rektorat genehmigt oder durch dieses selbst abgeschlossen werden; diesbezüglich ist 

mit dem Rektorat Einvernehmen herzustellen. 

4.2. Die Bevollmächtigung gemäß § 28 darf keinesfalls dazu genützt werden, um die TU 

Wien zu folgenden Rechtsgeschäften zu verpflichten (Der Vollständigkeit wegen wird 

angemerkt, dass diese Rechtsgeschäftstypen bereits von Gesetzes wegen auch nicht von 

§ 27 UG 2002 erfasst sind): 

� Beitritt zu Vereinen 

� Gründung von Unternehmen 

� Anmeldung oder Erwerb von Patenten und Gebrauchsmustern auf den Namen der 

TU Wien 

� Abschluss von Verträgen, mit denen Rechte in Bezug auf (Dienst)Erfindungen, 

Patente oder Gebrauchsmuster übertragen oder eingeräumt werden (z.B. Lizenz-, 

Options- oder Verkaufsverträge); dies gilt jedoch nur für Erfindungen, die nach 

dem 1.1.2004 von der TU Wien in Anspruch genommen oder der TU Wien 

übertragen wurden. 

� Abschluss von Rechtsgeschäften, die von Gesetzes wegen einer Genehmigung 

durch ein Organ der Universität bedürfen (z.B. Gründung von Gesellschaften und 

Stiftungen, Aufnahme von Bildungskooperationen wie etwa 

Doppeldiplomprogramme) 

� Abschluss von Beratungsverträgen mit Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und 

Rechtsanwälten [Für den Abschluss dieser Rechtsgeschäfte ist eine Gattungs- 

oder Einzelvollmacht des Rektorates erforderlich] 

4.3. Die gemäß § 28 UG 2002 bevollmächtigten Personen sind nur dann 

zeichnungsberechtigt, wenn eine Bevollmächtigung des Rektors erteilt wurde und der 

Quästur der TU Wien entsprechende Unterschriftenproben des / der Bevollmächtigten 

vorliegen. 

5. Berechtigte Personen gemäß § 27 Abs. 1 UG 2002 

5.1. Die Bestimmung des § 27 Abs. 1 Z. 5 UG 2002 normiert, dass die 

Organisationseinheiten von Vermögen und Rechten, die aus Rechtsgeschäften gemäß Z. 

1 bis 4 erworben werden, zur Erfüllung ihrer Zwecke Gebrauch machen können. Diese 

Norm räumt den Organisationseinheiten die zweckgebundene Verwendung des von ihnen 

erworbenen Vermögens ein, das Rechtsgeschäft selbst ist aber vom zuständigen Organ 

der Universität abzuschließen. Das bedeutet, dass – falls über Vermögen oder Rechte 

gemäß Z. 5 leg cit Rechtsgeschäfte abgeschlossen werden sollen, die nicht von § 27 Abs. 

1 Z. 1 bis 4 UG 2002 erfasst sind – die LeiterInnen der Organisationseinheiten dazu nicht 

ex lege bevollmächtigt sind, sondern das zuständige Organ der Universität den Vertrag 

abschließen muss. 

5.2. Unter Umständen könnte eine Berechtigung jedoch aus § 28 UG 2002 resultieren, 

wenn eine entsprechende Vollmacht vorliegt, das angestrebte Rechtsgeschäft zum 

Tagesgeschäft zählt und nicht aus der Bevollmächtigung ausgenommen ist. 

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IV. Abwicklung von Forschungsprojekten 

1. Ad personam – Projekte (§ 26 UG 2002) 


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1. Die Angehörigen des wissenschaftlichen und künstlerischen 

Universitätspersonals dürfen an der TU Wien auch Forschungsvorhaben 

durchführen, zu denen sie persönlich beauftragt wurden bzw. für die sie 

persönlich gefördert werden. Sowohl bei Forschungsaufträgen als auch bei 

Vorhaben aus Forschungsförderung ist gemäß § 26 Abs. 2 UG 2002 

Voraussetzung für die Durchführung, dass 

� die Erfüllung der Pflichten aus dem Beschäftigungsverhältnis 

� die Erfüllung der Aufgaben der betreffenden Organisationseinheit in der Forschung 

sowie im Lehrbetrieb und 

� die Rechte und Pflichten anderer Universitätsangehöriger 

nicht beeinträchtigt werden. 

Für die Inanspruchnahme von Personal und Sachmitteln der Universität zur Durchführung 

von Forschungsaufträgen Dritter ist voller Kostenersatz an die Universität zu leisten. Der 

Abschluss einer Vereinbarung mit der TU Wien über den Kostenersatz ist in diesem Fall 

Voraussetzung für die Unterzeichnung des Projektvertrages. 

MitarbeiterInnen an einem Forschungsvorhaben aus Forschungsförderung bzw. 

Forschungsaufträgen sind auf Vorschlag des/der das Forschungsvorhaben 

durchführenden Universitätsangehörigen gegen Ersatz der Personalkosten in ein zeitlich 

befristetes Arbeitsverhältnis zur Universität aufzunehmen. 

Weiters sind die AuftragnehmerInnen verpflichtet, eine § 26-Haftungserklärung zu 

unterzeichnen (siehe Richtlinien). Die ProjektleiterInnen sind dazu verpflichtet, über das 

Projekt gesonderte Aufzeichnungen am Institut zu führen. 

In der Gebarung erfolgt eine Teilung der Finanzmittel in Personal und Sachmittelbudget. 

Das Sachmittelbudget ist vom/von der ProjektleiterIn mittels Einnahmen- 

Ausgabenrechnung treuhändisch selbst zu verwalten. Dafür ist ein eigenes, über die 

Quästur zu beantragendes, Girokonto zu verwenden. Ausnahme von dieser Regelung 

sind FWF-Projekte; hier ist die Buchhaltung zentral in der Quästur durchzuführen, 

weshalb die Originalrechnungen in der Quästur abzugeben und zu prüfen sind. 

1.2. Sämtliche an ProjektleiterInnen oder an LeiterInnen von Organisationseinheiten von 

Dritten erteilte Aufträge für Privatgutachten, die nicht im Rahmen und Interesse der TU 

Wien erstellt werden, sind keine § 26-Projekte. Bei Nutzung von Infrastruktur und/oder 

Personal der TU Wien für derartige Aufträge ist die TU Wien mit den entsprechenden 

Leistungen zu beauftragen. In diesem Auftrag ist zu berücksichtigen, dass die 

Organisationseinheiten vollen Kostenersatz zu leisten haben. Die Inanspruchnahme von 

Infrastruktur und Personal ist daher wie ein Drittmittelauftrag gemäß § 27 UG 2002 zu 

behandeln. 

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2. Drittmittelprojekte (§ 27 UG 2002) 


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Diese Projekte werden nach dem UG 2002 im Namen und auf Rechnung der TU Wien 

durchgeführt. Rechtsgeschäfte im Rahmen von §27-Projekten werden von der TU Wien 

abgeschlossen. Auch die Einstellung von Personal erfolgt über die TU Wien. 

Sowohl die LeiterInnen der Organisationseinheiten als auch die ProjektleiterInnen haben 

bezüglich Vertragserstellung bzw. –abwicklung Sorgfaltspflichten (Rechtmäßigkeit, 

Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, Transparenz) und die jeweiligen 

Richtlinien zu beachten und müssen sicherstellen, dass ausreichend Mittel auch für 

allfällige Folgeverpflichtungen zur Verfügung stehen. Wenn sich aus dem Projekt 

ungedeckte Forderungen ergeben, werden die Institutsmittel zur Deckung herangezogen 

(erforderlichenfalls auch jene, die nicht in Zusammenhang mit dem betroffenen Projekt 

stehen). 

3. Kostenersatz 

Das UG 2002 fordert bei Aufträgen Dritter sowohl in § 26 als auch in § 27 grundsätzlich 

einen vollen Kostenersatz, der gemäß den Erläuterungen zum UG 2002 als Ersatz der 

fixen und variablen Kosten zu interpretieren ist. Die im Rahmen der Bestimmungen der §§ 

26, 27 und 28 UG 2002 berechtigten bzw. bevollmächtigten Personen haben dafür Sorge 

zu tragen, dass der Kostenersatz jeweils gewährleistet ist und diesbezüglich 

wahrheitsgetreue und sorgfältig recherchierte Angaben zu machen. 

V. Kosten für die Überlassung von Räumen der TU Wien für Veranstaltungen 

1. Für Veranstaltungen der Organisationseinheiten der TU Wien bzw. der HTU (interne 

Veranstalter), die der Lehre und Forschung oder den sozialen Anliegen der Bediensteten 

bzw. der Studierenden der TU Wien dienen, und für die von den TeilnehmerInnen keine 

finanziellen Teilnahmebeiträge wie Eintrittsgelder, Schulungs-, Seminar- oder 

Kongressgebühren verlangt werden, wird grundsätzlich keine Vergütung für die 

Überlassung der Räume verrechnet (Ausnahme bei Anfall von Sonderspesen). 

2. Externen VeranstalterInnen wird in jedem Fall eine Vergütung für die Überlassung von 

Räumen in Rechnung gestellt. 

3. Für die Höhe der Beiträge für die Überlassung von Räumen sind die jeweils zum 

Zeitpunkt des Antrages geltenden Vergütungssätze maßgeblich. 

4. Bei Veranstaltungen interner Veranstalter (OE), die der Lehre und Forschung dienen, 

und bei denen Teilnahmebeträge verlangt werden (daher also Vergütungen für die 

Überlassung von Räumen verrechnet werden), wird die Vergütung für die Überlassung 

von Räumen bis zur Vorlage der Endabrechnung der Veranstaltung, spätestens jedoch 

bis 3 Monate nach Ende der Veranstaltung, gestundet. Bei derartigen Veranstaltungen 

kann das Rektorat im Falle, dass die Abwicklung der Veranstaltung ein Defizit ergibt, bei 

Vorliegen der in den Veranstaltungsrichtlinien der TU Wien geregelten Voraussetzungen 

teilweise bzw. gänzlich auf die Verrechnung von Vergütungen für die Überlassung der 

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Räume verzichten. 

VI. Schadensfälle (einschließlich Einbruch, Diebstahl und dergleichen) 


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Schadensfälle sind in jedem Fall aktenkundig zu machen und der Rektorin oder dem 

Rektor bzw. der zuständigen Vizerektorin oder dem zuständigen Vizerektor im Wege der 

Rechtsabteilung bekannt zu geben. Die Schadensmeldung hat zumindest folgende 

Angaben zu enthalten: 

� Ursache, Hergang, Art, Ausmaß und Zeitpunkt der Ereignung des Schadensfalles; 

� Name oder Namen jener Person oder Personen, die unmittelbar oder mittelbar am 

Schadensfall beteiligt war oder waren, diesen herbeiführte bzw. herbeiführten oder 

nicht verhinderte bzw. nicht verhinderten sowie jener Personen, die über den 

Hergang und die maßgeblichen Gründe Auskunft geben können; 

� Schadensbetrag; 

� Begleitumstände, die die Ereignung des Schadensfalles ermöglichten, 

insbesondere allfällige Unzulänglichkeiten bestehender Vorschriften; 

� Maßnahmen, die veranlasst wurden, um die Ausweitung oder Wiederholung eines 

solchen Schadens zu verhindern; 

� Gegebenenfalls Bestätigung der polizeilichen Anzeige. 

Im Schadensfall ist der anfallende Selbstbehalt aus den Mitteln der Organisationseinheit 

zu leisten, wenn der Schaden aufgrund zumindest grober Fahrlässigkeit eines 

Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin dieser Organisationseinheit entstanden ist. 

VII. Personal 

1. Zentrale Zuständigkeit der Personalabteilungen 

Seit 1.1.2004 ist die Technische Universität Wien Arbeitgeberin der bei ihr beschäftigten 

DienstnehmerInnen, dies gilt auch für (refundierte) Angestellte in Drittmittelprojekten. Den 

Instituten kommt nach außen – insbesondere als Arbeitgeber – keine rechtliche Existenz 

mehr zu. 

Dementsprechend erfolgt die Verwaltung des Personals zentral in der Personalabteilung 

und die Abrechnung über die Lohnverrechnung in der Quästur. Eine erforderliche 

Personalaufnahme ist der Personalabteilung daher rechtzeitig bekannt zu geben. Dabei 

ist auch einzukalkulieren, dass die Stelle unter Umständen ausgeschrieben werden muss 

(vgl. § 107 UG 2002). Die Ausstellung des Arbeitsvertrages (und ebenso von Zusätzen / 

Änderungen der Verträge) erfolgt in der Personalabteilung, weshalb dieser die 

erforderlichen Daten mindestens eine Woche vor Arbeitsantritt bekannt zu geben sind. 

Auch das beabsichtigte Ausscheiden ist der Personalabteilung so rechtzeitig bekannt zu 

geben, dass diese – unter Beachtung der vorgeschriebenen Fristen und Termine und der 

zwingenden Einbeziehung der ArbeitnehmerInnenvertretung – die Beendigung 

aussprechen kann. Beendigungserklärungen können rechtswirksam nur vom Rektor / von 

der Rektorin, vertreten durch die MitarbeiterInnen der Personalabteilung, bzw. vom 

Universitätsdirektor / von der Universitätsdirektorin, keinesfalls jedoch von 

15.06.2012 Seite 14 von 102

MitarbeiterInnen der Organisationseinheiten, abgegeben werden. 

2. Dienstreisen 


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2.1. Für Dienstreisen, die aus dem Globalbudget bezahlt werden, gelten die 

Bestimmungen der Reisegebührenvorschrift (RGV) (Ausnahme: Frist zur Einreichung – 

siehe dazu unten Punkt 2.3). Der Ersatz der Reisekosten unterliegt daher den dortigen 

Regelungen, eine höhere Abgeltung ist nicht möglich. 

2.2. Bei Reisen, die aus Drittmitteln bezahlt werden, wird unterschieden, ob ohne oder 

gegen Vorlage von Originalbelegen abgerechnet wird: 

1. Gegen Vorlage der Originalbelege werden sämtliche mittels Beleg nachweisbare 

Kosten ersetzt, sofern der Leiter / die Leiterin der Organisationseinheit bzw. der 

Projektleiter / die Projektleiterin dies bewilligt. 

2. Für den Fall, dass keine Originalbelege vorgelegt werden, wird grundsätzlich nach 

den Bestimmungen der RGV abgerechnet. Darüber hinausgehend werden 

Reisekosten dann erstattet, wenn aus dem Drittmittelvertrag höhere Beträge, als in 

der RGV vorgesehen, gewährt werden können. In diesem Falle sind die auf das 

Projekt anzuwendenden Höchstsätze nachzuweisen, und es müssen der 

Höchstsatz für Tagesgebühr und der Höchstsatz für Nächtigungsgebühr getrennt 

vorliegen. Der Nachweis ist durch Übermittlung einer Kopie der 

Reiserechnungsbestimmungen des EU- oder Projektvertrages zu erbringen. 

2.3. Alle Abrechnungen über Dienstreisen sind spätestens bis zum Ende des 

Folgemonates nach der Reise an die Quästur zu übermitteln. 

3. Zweckmäßige Terminplanung 

Bei auswärtigen Kommissionsmitgliedern und Gastvortragenden, denen im 

Außenverhältnis die TU Wien [Unabhängig davon, welche Organisationseinheit intern für 

die Bezahlung aufkommt] den Aufenthalt in Wien bezahlt, ist auf eine zweckmäßige 

Terminplanung zu achten, sodass die Aufenthaltskosten so gering wie möglich bleiben 

(z.B. keine „verlängerten Wochenenden“, weil Termine für Freitag und Montag angesetzt 

wurden, es sei denn, der Gesamtaufenthalt kommt etwa durch die Inanspruchnahme 

eines Wochenendfluges billiger). 

Der Vollständigkeit wegen wird auch an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die 

Abrechnung und Verwaltung dieser Personen v.a. im Hinblick auf eine allfällige 

Verpflichtung zur Steuerabfuhr von der zuständigen Personalabteilung bzw. der Quästur 

vorgenommen werden muss. 

VIII. Sonstiges 

1. Anlagen im Bau und Gebäudesanierungen 

Die Verwaltung der Anlagen im Bau, insbesondere der Umbauten an Gebäuden und/oder 

auch Neubauten sowie die Planung und Budgetierung dieser Maßnahmen fällt in die 

15.06.2012 Seite 15 von 102

ausschließliche Zuständigkeit des Rektorates. 

2. Lagerbuchhaltungen 


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Organisationseinheiten, die Betriebsmittel in einem Umfang über 100.000 € verwenden, 

sind verpflichtet eine Lagerbuchhaltung zu führen. 

3. Konsequenz bei Nichteinhaltung von Vorschriften 

Nimmt eine Organisationseinheit Aufgaben wahr, die nach gesetzlichen und/oder internen 

Vorschriften einer zentralen Stelle in der Universität zugeordnet sind, haftet die 

Organisationseinheit dem Rektorat im Innenverhältnis für alle dadurch verursachten 

Aufwendungen, Schäden und Strafzahlungen. 

Beschlossen in der Sitzung des Rektorates am 4. April 2005 

Genehmigt vom Universitätsrat am 24. Mai 2005 

1.3 Die Reiserichtline zur Abrechnung der Dienstreisen von Beamten 

und VB (Stand 28.01.2011) 

Quelle: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/ReiseRL_B_VB_TU_Wien.pdf 

REISERICHTLINIE 

zur Abrechnung der Dienstreisen von Beamten und Vertragsbediensteten 

an der Technischen Universität Wien 

(Stand 28.01.2011) 

ersetzt Reiserichtlinie in der Fassung des Beschlusses des Rektorates vom 21.09.2010, 

kundgemacht in MBl. Nr. 284 vom 01.12.2010 

1. Grundsätze 

Dienstreisen haben nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, 

Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit zu erfolgen. 

Dienstreisen sind auf die notwendige Dauer zu beschränken, d.h. so zu vereinbaren, dass 

insbesondere zusätzliche Kosten für Übernachtungen bzw. Verpflegung am Vorabend 

vermieden werden. Sofern günstigere Tarife die Kosten für eine zusätzliche 

Übernachtung und Verpflegung aufheben, können diese genutzt werden. 

15.06.2012 Seite 16 von 102


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Frühzeitige Planung der Dienstreise durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, damit 

günstige Tarife gebucht werden können, wird empfohlen. 

Die Verantwortlichkeit über die Verwendung der Reisemittel liegt bei der/beim 

Budgetverantwortlichen, die Verantwortung der dienstrechtlichen Freigabe bei der/beim 

Dienstvorgesetzten. Vor Antritt einer Dienstreise sind die Genehmigungen sowohl von 

der/vom Dienstvorgesetzten als auch von der/vom Budgetverantwortlichen einzuholen. 

Die Abrechnung der Dienstreisen von Beamten und Vertragsbediensteten richtet sich im 

Wesentlichen nach der Reisegebührenvorschrift 1955 (RGV) in der geltenden Fassung. 

2. Dienstreisen 

Eine Dienstreise liegt vor, wenn sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Ausführung 

ihres von der Universität erteilten Dienstauftrages an einen außerhalb des Dienstortes 

gelegenen Ort begeben, der mehr als 2 Kilometer entfernt ist. 

Ausgangs- und Endpunkt der Dienstreise ist die Dienststelle, oder der Wohnort. 

3. Fahrtkosten 

Bei allen Dienstreisen sind grundsätzlich nach Fahrplan verkehrende öffentliche 

Verkehrsmittel zu benutzen. Andere Verkehrsmittel sollten nur beim Vorliegen triftiger 

Gründe benutzt werden. 

In erster Linie werden die Kosten des öffentlichen Verkehrsmittels (2. Klasse) refundiert. 

Bei einer Reisedauer über 4 Stunden und mehr als 400 km Entfernung besteht die 

Möglichkeit, Flüge oder die Bahnfahrt 1. Klasse zu nutzen. Die Vergütung der 1. Klasse 

ist nur gegen Vorlage der Fahrkarte möglich, andernfalls wird die 2. Klasse verrechnet. 

Bei Bedarf und Wirtschaftlichkeit wird eine Vorteilscard der ÖBB gegen Refundierung zur 

Verfügung gestellt. 

Bei Flugreisen ist grundsätzlich die Economy Class zu benutzen, bei Vorliegen 

ausreichender Gründe kann mit Zustimmung der/des Budgetverantwortlichen auch 

Business Class benutzt werden. 

Termine sind möglichst so zu legen, dass kostengünstige Verbindungen genutzt werden 

können. 

Dienstlich erflogene Bonusmeilen stehen dem Dienstgeber zu, eine private Nutzung ist 

unzulässig. Dienstlich erflogene Bonusmeilen dürfen nur dienstlich verwertet werden (z.B. 

Upgrade auf Business Class bei Langstreckenflügen). 

Es sind generell öffentliche Verkehrsmittel zu und von Flughäfen und Bahnhöfen zu 

nutzen. 

Die Nutzung des Taxis zum/vom Flughafen/Bahnhof ist bei Reisen, die vor 06:00 Uhr 

15.06.2012 Seite 17 von 102

eginnen bzw. nach 22:00 Uhr enden, zulässig. 


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Die Benutzung von Taxis ist auch dann zulässig, wenn keine geeignete oder zumutbare 

öffentliche Verkehrsinfrastruktur vorhanden ist, bei Reisen mit schwerem Gepäck oder 

wenn andere außergewöhnliche Umstände die Benutzung eines Taxis rechtfertigen. 

Für die Benutzung des eigenen PKW wird das amtliche Kilometergeld nur dann 

verrechnet, wenn von der/vom Budgetverantwortlichen bestätigt wurde, dass die 

Benützung des eigenen PKW im Dienstinteressen liegt. 

Das amtliche Kilometergeld beträgt € 0,42 je km und für jede mitbeförderte Person € 0,05 

je km. 

Falls die Nutzung eines Privat-PKWs durch die/den Budgetverantwortliche/n nicht 

bewilligt wurde, aber aus persönlichen Gründen die Reise mit dem Auto durchgeführt 

wird, erfolgt keine Erstattung der Kosten für die Nutzung des Autos, es wird nur der 

äquivalente Fahrpreis eines ÖBB Businesstickets 2. Klasse ersetzt. Weiters wird keine 

Haftung für entstandene Schäden übernommen (siehe Punkt 11 Haftung Privat-PKW). 

Mietwagen 

Die Reservierung und Anmietung erfolgt durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der 

Mietwagen ist grundsätzlich nur dienstlich zu nutzen. Wird der Mietwagen bei 

Unterbrechung der Dienstreise privat genutzt, so muss den Mitarbeiterinnen und 

Mitarbeitern aus steuerlichen Gründen hierfür vom Autovermieter eine getrennte 

Rechnung ausgestellt werden, die privat beglichen werden muss. Wird keine getrennte 

Rechnung erstellt, erfolgt ein entsprechender Erstattungsabzug für die Zeit der 

Privatnutzung. 

Parkgebühren 

Garagen- und Parkgebühren bei Dienstreisen werden grundsätzlich erstattet, sind aber 

steuerpflichtig, wenn gleichzeitig Kilometergeld verrechnet wird 

Mautgebühren 

Mautgebühren (z.B. für Autobahnfahrten im Ausland) bei Dienstreisen werden 

grundsätzlich erstattet, sind aber steuerpflichtig, wenn gleichzeitig Kilometergeld 

verrechnet wird 

4. Übernachtungskosten 

Übernachtungskosten können gegen Beleg oder pauschal (Nächtigungsgebühr) 

abgerechnet werden. Rechnungen für Übernachtungskosten sollen wenn möglich auf den 

Namen der TU Wien ausgestellt sein. 

Empfehlungen pro Person und Übernachtung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der 

TU Wien: 

� Österreich: bis EUR 110,00 

15.06.2012 Seite 18 von 102

� Europa: bis EUR 180,00 

� Außereuropäische Ziele: bis EUR 200,00 


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Abweichungen sind in Abhängigkeit von der jeweiligen konkreten Nachfragesituation 

möglich (Tagungen). 

Nächtigungsgebühren über dem gültigen steuerlichen Höchstsatz sind steuerpflichtig. 

5. Tagesgebühr 

Verpflegungsaufwendungen können nur pauschal mittels Tagesgebühren abgerechnet 

werden. 

Die Berechnung der Tagesgebühr im In- und Ausland erfolgt einheitlich gemäß den 

Regelungen zur Berechnung der Tagesgebühr in § 13 Abs. 1 RGV bzw. § 25c RGV iVm 

den dazu ergehenden Verordnungen der Bundesregierung in der jeweils geltenden 

Fassung. Tagesgebühren über dem gültigen steuerrechtlichen Höchstsatz sind 

steuerpflichtig. 

Die Tagesgebühr richtet sich nach der Dauer der Dienstreise: 

Abwesenheitsdauer bei eintägigen Reisen sowie 

bei mehrtätigen Reisen für den Tag des Reiseantritts bzw. der 

Rückkehr 

ab 12 Std. Abwesenheit oder mehr voll 

Ab 8 Std. Abwesenheit oder mehr 2/3 

bei 5 Std. Abwesenheit oder mehr 1/3 

unter 5 Std. 0 

Teiltagesgebühr 

Bei Benützung eines öffentlichen Verkehrsmittels ist zusätzlich vor der Abfahrt zusätzlich 

eine ¾ Stunde und nach der Ankunft zusätzlich ein ½ Stunde zu berücksichtigen. Bei 

Fahrten mit dem eigenen PKW ist von den tatsächlichen Abfahrts- und Ankunftszeiten 

auszugehen. 

Stellt ein Dritter während einer Dienstreise ein Essen zur Verfügung, so sind die 

Tagesgebühren wie folgt zu kürzen: 

1. für das Mittagessen um 40% 

2. für das Abendessen um 40% 

Für ein bezahltes Frühstück wird keine Kürzung vorgenommen. Annehmlichkeiten, wie 

das Anbieten von Getränken und kleine Imbisse führen ebenfalls nicht zur Kürzung der 

Tagesgebühr. 

Anfallende Bewirtungskosten im Rahmen von Projekten sind direkt am Institut als 

Repräsentationsspesen abzurechnen und nicht gemeinsam mit der Reise. 

15.06.2012 Seite 19 von 102

6. Gebührenstufen für Auslandsdienstreisen 

Die Gebührenstufen für Auslandsdienstreisen lauten 1, 2a, 2b und 3. 


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Die Höhe der Abgeltung für Auslandsdienstreisen in den einzelnen Gebührenstufen 

richtet sich nach § 25c RGV in der jeweils geltenden Fassung iVm den dazu ergehenden 

Verordnungen der Bundesregierung in der jeweils geltenden Fassung. Die Zuordnung der 

Gebührenstufen für Auslandsdienstreisen erfolgt für Beamte und Vertragsbedienstete in 

der Gebührenstufe, in der Beamte und Vertragsbedienstete gemäß § 3 Abs. 1 bzw. § 74 

RGV jeweils in der bis zum 2010 geltenden Fassung einzureihen gewesen wären. 

7. Antrag und Genehmigungsverfahren 

Reiseanträge durch die/den Reisenden bzw. durch eine/n Sekretariatsuser sowie 

Genehmigungen durch die/den Budgetverantwortliche/n und die/den Dienstvorgesetzte/n 

erfolgen grundsätzlich vor Antritt einer Dienstreise und werden ausschließlich über das 

Reisemanagementsystem im ESS (http://ess.tuwien.ac.at/) elektronisch durchgeführt. 

8. Abrechnung 

Die Reisekosten sind von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im ESS – nach 

Möglichkeit innerhalb von 2 Monaten, jedoch spätestens innerhalb von 6 Monaten – nach 

Beendigung der Dienstreise abzurechnen. Es besteht die Möglichkeit, Kosten, die im 

Zuge der Reisevorbereitung entstehen bereits vor Reiseantritt abzurechen, wenn Belege 

vorhanden sind (= Zwischenabrechnung). Die Eingabe der Abrechnung erfolgt immer an 

der jeweiligen Organisationseinheit. 

Für die Reisekostenabrechnung ist ein Ausdruck aus dem ESS anzufertigen und 

gemeinsam mit den Originalbelegen an die Quästur zum Scannen weiterzuleiten. 

Die Reisekostenabrechnung ist von der/vom Budgetverantwortlichen im System 

freizugeben. Im Falle von Pauschalen erfolgt zusätzlich eine Freigabe in der Quästur. 

Nach der elektronischen Freigabe durch die/den Budgetverantwortlichen erfolgt die 

Anweisung durch die Quästur. 

Die TU Wien ist gemäß § 36 Abs. 2 der RGV zur Erstattung von Reisekosten nicht 

verpflichtet, wenn die Abrechnung nicht innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung der 

Dienstreise in ESS erfasst wurde. 

Sämtliche Reisekosten werden grundsätzlich nur gegen Nachweis erstattet. Belege sind 

im Original vorzulegen. Alle Belege (z.B. Buchungsbestätigung; Bordkarten bei Flügen; 

Bahnfahrkarten, ob benutzt oder unbenutzt; Hotelrechnungen; etc.), sowie eventuell 

angefallene Stornogebühren, müssen zusammen mit der Reisekostenabrechnung der 

Quästur vorgelegt werden. Eine gesonderte Abrechnung von Nebenkosten ist nicht 

statthaft. Rechnungen sollen wenn möglich auf den Namen der TU Wien ausgestellt sein. 

15.06.2012 Seite 20 von 102

Ersatzbelege sind nur dann zulässig, wenn im Geschäftsverkehr für die Leistung 

üblicherweise kein Beleg ausgestellt wird. Diese müssen von der/vom 

Budgetverantwortlichen einzeln abgezeichnet werden. 


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Die Überprüfung der Reisekostenabrechnungen seitens der Quästur erfolgt 

ausschließlich nach buchhalterischen und steuerrechtlichen Vorschriften (Grundsätze 

ordnungsmäßiger Buchführung). Eine Kontrolle nach den Grundsätzen der 

Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit erfolgt durch die 

Innenrevision. 

9. Gruppenreisen 

Eine Gruppenreise liegt vor, wenn eine Reisende/ein Reisender für mindestens eine 

weitere Person alle Reisekosten vorfinanziert. 

Jeder/Jede Teilnehmer/in einer Gruppenreise hat für sich einen Reiseantrag zu stellen 

und die nötigen Genehmigungen einzuholen. 

10. Verbindung Dienst- und Privatreise 

Voraussetzungen für eine Erstattung der Kosten für An- und Abreise ist, dass der 

“Privatanteil” an einer Dienstreise in Tagen nicht überwiegen darf, d.h. der Dienstreise 

liegt ein unmittelbarer betrieblicher Anlass zugrunde. Hierbei ist folgendes zu 

berücksichtigen: 

• Bei Unterbrechung der Dienstreise durch dienstfreie Tage (lokaler Feiertag, 

Wochenende) gelten diese nicht als privat. 

• An- und Abreisetage zählen als dienstlich veranlasste Tage, sofern wenigstens 

teilweise Arbeitszeit-Anrechnung erfolgt. 

Art der Verbindung 

mit einer 

Dienstreise 

Unterbrechung einer 

Dienstreise durch 

dienstfreie Tage (z.B. 

lokaler Feiertag, 

Wochenende) 

Verlängerung einer 


dienstfreie Tage (z.B. 

lokaler Feiertag, 

Wochenende) 

Verlängerung einer 


Urlaub 

Fahrtkosten Übernachtungskosten Tagesgebühr 

steuerfreie 

Erstattung 

für An- und 

Abreise 

steuerfreie 

Erstattung 

für An- und 

Abreise 

steuerfreie 

Erstattung 

für An- und 

steuerfreie Erstattung 

auch für die dienstfreien 

Tage 

keine Erstattung für 

dienstfreie Tage 


Urlaubstage 

steuerfreie 

Erstattung auch 

für die 

dienstfreien Tage 

keine Erstattung 

für dienstfreie 

Tage 

keine Erstattung 

für Urlaubstage 

15.06.2012 Seite 21 von 102

Abreise 


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Mit der Genehmigung der Dienstreise erfolgt nicht gleichzeitig auch die Genehmigung des 

Urlaubs. Der Urlaub ist daher gesondert mit der/dem Dienstvorgesetzten zu vereinbaren. 

11. Haftung Privat-PKW 

Die Nutzung eines Privat-PKWs für Dienstfahrten setzt grundsätzlich eine Bestätigung 

der/des Budgetverantwortlichen voraus, dass die Benützung des eigenen PKW im 

Dienstinteresse liegt. Die Haftung für Schäden im Zusammenhang mit der Nutzung des 

Privat-PKWs richtet sich nach den Grundsätzen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes 

(DHG). 

Wird ohne diese Genehmigung der Privat-PKW genutzt, ist jegliche Haftung der TU Wien 

für Schäden, die im Zusammenhang mit dieser Nutzung entstehen, ausgeschlossen. Ein 

etwaiger Reisekostenersatz richtet sich nach dem Anspruch auf Kostenersatz auf Grund 

des preisgünstigsten Massenverkehrsmittels. 

1.4 Die Betriebsvereinbarung für Dienstreisen (Stand 01.02.2011) 

Quelle: 

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen.pdf 

BETRIEBSVEREINBARUNG 

über die Voraussetzungen und Modalitäten sowie Höhe der Abgeltung für 

Dienstreisen 

gemäß § 4 Z 19 iVm § 62 Abs. 3 des Kollektivvertrages für die ArbeitnehmerInnen 

der Universitäten 

1. Vertragspartner 

Vertragspartner dieser Betriebsvereinbarung sind die Technische Universität Wien, 

vertreten durch den Rektor, O. Univ. Prof. Dr. Peter Skalicky, einerseits und der 

Betriebsrat für das wissenschaftliche Universitätspersonal, vertreten durch seinen 

Vorsitzenden, Ao.Univ.Prof. Dipl.-Ing. Dr.techn. Erasmus Langer, sowie der Betriebsrat für 

das allgemeine Universitätspersonal, vertreten durch seinen Vorsitzenden, Walter Weiss, 

andererseits. 

15.06.2012 Seite 22 von 102

2. Geltungsbereich 


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Diese Betriebsvereinbarung gilt für Angehörige des wissenschaftlichen und allgemeinen 

Universitätspersonals (§ 94 Abs. 2 Universitätsgesetz 2002 idgF, im Folgenden kurz 

„UG“), deren Arbeitsverhältnis mit der TU Wien nach dem 31. Dezember 2003 begründet 

oder deren Arbeitsverhältnis gemäß § 126 Abs. 1 bis 4 oder § 134 UG auf die TU Wien 

übergeleitet wurde oder die gemäß § 126 Abs. 5 bis 7 UG ihren Übertritt in den 

Kollektivvertrag für die ArbeitnehmerInnen der Universitäten vom 5. Mai 2009 (im 

Folgenden kurz „KV“) erklärt haben. 

3. Definition einer Dienstreise 

Eine Dienstreise liegt vor, wenn sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Ausführung 

ihres von der Universität erteilten Auftrages an einen außerhalb des Dienstortes 

gelegenen Ort begeben. 

4. Allgemeine Grundsätze 

Dienstreisen haben nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, 

Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit zu erfolgen. 

Dienstreisen sind auf die notwendige Dauer zu beschränken, d.h. so zu vereinbaren, dass 

insbesondere zusätzliche Kosten für Übernachtungen bzw. Verpflegung am Vorabend 

vermieden werden. Sofern günstigere Tarife die Kosten für eine zusätzliche Übernachtung 

und Verpflegung aufheben, können diese genutzt werden. 

Frühzeitige Planung der Dienstreise durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, damit 

günstige Tarife gebucht werden können, wird empfohlen. 

Die Verantwortlichkeit über die Verwendung der Reisemittel liegt bei der/beim 

Budgetverantwortlichen. 

5. Reisekosten 

sind alle Kosten, die durch eine Dienstreise im Sinne des Punktes 3 verursacht werden. 

Dazu zählen: 

� Fahrtkosten (Punkt 6) 

� Übernachtungskosten (Punkt 7) 

� Tagesgelder (Punkt 8) sowie 

� Nebenkosten (z.B.: Visa-, Kommunikationskosten, Impfungen). 

Belege sind grundsätzlich im Original vorzulegen. Sämtliche bei einer Dienstreise 

entstehenden, ersetzbaren Kosten sind in die Reisekostenabrechnung einzeln 

aufzunehmen. Eine gesonderte Abrechnung von Nebenkosten ist nicht statthaft. 

Ersatzbelege sind nur dann zulässig, wenn im Geschäftsverkehr für die Leistung 

üblicherweise kein Beleg ausgestellt wird. Diese müssen von der/vom 

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Budgetverantwortlichen einzeln abgezeichnet werden. 


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Ersatzbelege für Verpflegungsaufwendungen werden nicht ersetzt (siehe dazu Punkt 8). 

6. Fahrtkosten 

Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die den Mitarbeiterinnen und 

Mitarbeitern durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. 

Öffentliche Verkehrsmittel 

Bei allen Dienstreisen sind grundsätzlich nach Fahrplan verkehrende öffentliche 

Verkehrsmittel zu benutzen. Andere Verkehrsmittel sollten nur beim Vorliegen triftiger 

Gründe benutzt werden. 

Bahnreisen 

Die Nutzung der Bahn ist für eine planmäßige Fahrtdauer bis 4 Stunden vorgesehen. Es 

ist grundsätzlich die zweite Klasse zu benutzen. Bei einer Reisedauer über 4 Stunden und 

mehr als 400 km Entfernung besteht die Möglichkeit, Flüge oder die Bahnfahrt 1. Klasse 

zu nutzen. Bei Bedarf und Wirtschaftlichkeit wird eine Vorteilscard der ÖBB gegen 

Refundierung zur Verfügung gestellt. 

Flugzeug 

Grundsätzlich ist die Economy Class zu benutzen, bei Vorliegen ausreichender Gründe 

kann mit Zustimmung der/des Budgetverantwortlichen auch Business Class benutzt 

werden. 

Termine sind möglichst so zu legen, dass kostengünstige Verbindungen genutzt werden 

können. 

Dienstlich erflogene Bonusmeilen stehen dem Arbeitgeber zu, eine private Nutzung wird 

untersagt. Dienstlich erflogene Bonusmeilen dürfen nur dienstlich verwertet werden (z.B. 

Upgrade auf Business Class bei Langstreckenflügen). 

Taxi 

Es sind generell öffentliche Verkehrsmittel zu und von Flughäfen und Bahnhöfen zu 

nutzen. 

Die Nutzung des Taxis zum/vom Flughafen/Bahnhof ist bei Reisen, die vor 06:00 Uhr 

beginnen bzw. nach 22:00 Uhr enden, zulässig. 

Die Benutzung von Taxis ist auch dann zulässig, wenn keine geeignete oder zumutbare 

öffentliche Verkehrsinfrastruktur vorhanden ist, bei Reisen mit schwerem Gepäck oder 

wenn andere außergewöhnliche Umstände die Benutzung eines Taxis rechtfertigen. 

Mietwagen 

Die Reservierung und Anmietung erfolgt durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der 

Mietwagen ist grundsätzlich nur dienstlich zu nutzen. Wird der Mietwagen bei 

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DVR Nr. 0005886 

Unterbrechung der Dienstreise privat genutzt, so muss den Mitarbeiterinnen und 

Mitarbeitern aus steuerlichen Gründen hierfür vom Autovermieter eine getrennte 

Rechnung ausgestellt werden, die privat beglichen werden muss. Wird keine getrennte 

Rechnung erstellt, erfolgt ein entsprechender Erstattungsabzug für die Zeit der 

Privatnutzung. 

Privat-PKW 

Bei Vorliegen ausreichender Gründe kann mit Zustimmung der/des 

Budgetverantwortlichen ein privater PKW für Dienstfahrten benutzt werden. 

Falls die Nutzung eines Privat-PKWs durch die/den Budgetverantwortliche/n nicht bewilligt 

wurde, aber aus persönlichen Gründen die Reise mit dem Auto durchgeführt wird, erfolgt 

keine Erstattung der Kosten für die Nutzung des Autos, es wird nur der äquivalente 

Fahrpreis eines ÖBB Businesstickets 2. Klasse ersetzt, weiters wird keine Haftung für 

entstandenen Schaden übernommen (siehe Punkt 14 Haftung Privat-PKW). 

Parkgebühren 

Garagen- und Parkgebühren bei Dienstreisen werden grundsätzlich erstattet, sind aber 

steuerpflichtig, wenn gleichzeitig Kilometergeld verrechnet wird. 

Mautgebühren 

Mautgebühren (z.B. für Autobahnfahrten im Ausland) bei Dienstreisen werden 

grundsätzlich erstattet, sind aber steuerpflichtig, wenn gleichzeitig Kilometergeld 

verrechnet wird. 

7. Übernachtungskosten 

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die den Mitarbeiterinnen und 

Mitarbeitern für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung 

entstehen. 

Übernachtungskosten können gegen Beleg oder pauschal abgerechnet werden. 

Rechnungen für Übernachtungskosten sollen wenn möglich auf den Namen der TU Wien 

ausgestellt sein. 

Empfehlungen pro Person und Übernachtung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der 

TU Wien: 

� Österreich: bis EUR 110,00 

� Europa: bis EUR 180,00 

� Außereuropäische Ziele: bis EUR 200,00 

Abweichungen sind in Abhängigkeit von der jeweiligen konkreten Nachfragesituation 

möglich (Tagungen). 

Eine pauschale Abrechnung der Übernachtungskosten im In- und Ausland erfolgt 

15.06.2012 Seite 25 von 102


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DVR Nr. 0005886 

einheitlich mittels Nächtigungsgeldern. Die Berechnung der Nächtigungsgelder erfolgt 

gemäß den Regelungen zur Berechnung der Nächtigungsgebühr in § 13 Abs. 1 der 

Reisegebührenvorschrift 1955 (im Folgenden RGV) bzw. § 25c und § 25d Abs. 4 RGV iVm 


Fassung (Anhang 1 und 2 sowie Punkt 9 Gebührenstufen für Auslandsdienstreisen). 

Nächtigungsgelder über dem gültigen steuerlichen Höchstsatz sind steuerpflichtig. 

8. Tagesgelder 

Tagesgelder dienen als Kostenersatz zur Abgeltung des Verpflegungsmehraufwandes 

anlässlich einer Dienstreise. Verpflegungsaufwendungen sind die Aufwendungen, die den 

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Verpflegung entstehen. 

Verpflegungsaufwendungen können nur pauschal mittels Tagesgeldern abgerechnet 

werden. 

Für die Inanspruchnahme von Verpflegungsaufwendungen gilt der Grundsatz der 

Rechtmäßigkeit. Stellt ein Dritter während einer Dienstreise ein Essen zur Verfügung, so 

sind die Tagesgelder pro bezahltem Mittagessen bzw. Abendessen zu vermindern. Die 

Kürzung pro bezahltem Mittagessen bzw. Abendessen erfolgt analog den Regelungen der 

jeweils aktuellen Reisegebührenvorschrift des Bundes (§ 17 Abs. 3 und § 25c Abs. 3 

RGV). Für ein bezahltes Frühstück wird keine Kürzung vorgenommen, Annehmlichkeiten, 

wie das Anbieten von Getränken und kleine Imbisse führen ebenfalls nicht zur Kürzung 

des Tagesgeldes. 

Anfallende Bewirtungskosten im Rahmen von Projekten sind direkt am Institut als 

Repräsentationsspesen abzurechnen und nicht gemeinsam mit der Reise. 

Die Berechnung der Tagesgelder im In- und Ausland erfolgt einheitlich gemäß den 

Regelungen zur Berechnung der Tagesgebühr in § 13 Abs. 1 RGV bzw. § 25c RGV iVm 


Fassung (Anhang 1 und 2 sowie Punkt 9 Gebührenstufen für Auslandsdienstreisen). 

Tagesgelder über dem gültigen steuerrechtlichen Höchstsatz sind steuerpflichtig. 

Abhängig von der Dauer der Dienstreise wird das Tagesgeld in folgenden Abstufungen 

gewährt: 

Abwesenheitsdauer bei eintägigen Reisen sowie 

bei mehrtätigen Reisen für den Tag des Reiseantritts bzw. der 

Rückkehr 

ab 12 Std. Abwesenheit oder mehr voll 

Ab 8 Std. Abwesenheit oder mehr 2/3 

bei 5 Std. Abwesenheit oder mehr 1/3 

unter 5 Std. 0 

Teiltagesgeld 

15.06.2012 Seite 26 von 102

9. Gebührenstufen für Auslandsdienstreisen 


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Die Gebührenstufen für Auslandsdienstreisen gemäß § 25c RGV lauten 2a und 3. Die 

Höhe der Abgeltung der Tages- und Nächtigungsgelder für Auslandsdienstreisen in den 

einzelnen Gebührenstufen richtet sich nach § 25c RGV in der jeweils geltenden Fassung 

iVm der dazu ergehenden Verordnung der Bundesregierung in der jeweils geltenden 

Fassung (Anhang 2). 

Die Zuordnung der Gebührenstufen für Auslandsdienstreisen des allgemeinen 

Universitätspersonals lautet wie folgt: 

Verwendungsgruppe Qualifikationsstufe Gebührenstufe 

I Alle Stufen 2a 

IIa Alle Stufen 2a 

IIb Alle Stufen 2a 

IIIa Alle Stufen 2a 

IIIb Alle Stufen 2a 

IVa Alle Stufen 2a 

IVb Alle Stufen 3 

V Alle Stufen 3 

Die Zuordnung der Gebührenstufen für Auslandsdienstreisen des wissenschaftlichen 

Universitätspersonals lautet wie folgt: 

Gehaltsgruppe Bezeichnung KV Gehaltsstufe Gebührenstufe 

C Studentische MA Alle Stufen 2a 

B2 LektorInnen Alle Stufen 2a 

B1 UniversitätsassistentInnen, 

Senior Scientistst, Senior 

Artist, Senior Lecturer, 

ProjektmitarbeiterInnen 

Alle Stufen 2a 

A2 Wissenschaftliche / 

Vor Erfüllung 2a 

künstlerische MA, mit denen der 

eine 

Qualifizierungs- 

Qualifizierungsvereinbarung 

getroffen wurde 

vereinbarung 

A2 Wissenschaftliche / 

Nach Erfüllung 3 

künstlerische MA, mit denen der 

eine 

Qualifizierungs- 

Qualifizierungsvereinbarung 

getroffen wurde 

vereinbarung 

A1 UniversitätsprofessorInnen Alle Stufen 3 

15.06.2012 Seite 27 von 102

10. Antrag und Genehmigungsverfahren 


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Reiseanträge durch die/den Reisenden bzw. durch eine/n Sekretariatsuser sowie 

Genehmigungen durch die/den Budgetverantwortliche/n und die/den Dienstvorgesetzte/n 

erfolgen grundsätzlich vor Antritt einer Dienstreise und werden ausschließlich über das 

Reisemanagementsystem im ESS (http://ess.tuwien.ac.at/) elektronisch durchgeführt. 

11. Abrechnung 

Die Reisekosten sind von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im ESS – nach 

Möglichkeit innerhalb von 2 Monaten, jedoch spätestens innerhalb von 4 Monaten – nach 

Beendigung der Dienstreise unter Beifügung aller Belege abzurechnen. Es besteht die 

Möglichkeit, Kosten, die im Zuge der Reisevorbereitung entstehen bereits vor Reiseantritt 

abzurechen, wenn Belege vorhanden sind (= Zwischenabrechnung). Die Eingabe der 

Abrechnung erfolgt immer an der jeweiligen Organisationseinheit. 

Für die Reisekostenabrechnung ist ein Ausdruck aus dem ESS anzufertigen und 

gemeinsam mit den Originalbelegen an die Quästur zum Scannen weiterzuleiten. 

Die Reisekostenabrechnung ist von der/vom Budgetverantwortlichen im System 

freizugeben. Im Falle von Pauschalen erfolgt zusätzlich eine Freigabe in der Quästur. 

Nach der elektronischen Freigabe durch die/den Budgetverantwortlichen erfolgt die 

Anweisung durch die Quästur. 

Die TU Wien ist gemäß § 64 (1) des KV zur Erstattung von Reisekosten nicht verpflichtet, 

wenn die Abrechnung nicht innerhalb von vier Monaten nach Beendigung der Dienstreise 

in ESS erfasst wurde. 

Sämtliche Reisekosten werden grundsätzlich nur gegen Nachweis erstattet. Alle Belege 

(z.B. Buchungsbestätigung; Bordkarten bei Flügen; Bahnfahrkarten, ob benutzt oder 

unbenutzt; Hotelrechnungen; etc.), sowie eventuell angefallene Stornogebühren, müssen 

zusammen mit der Reisekostenabrechnung der Quästur vorgelegt werden. Rechnungen 

sollen wenn möglich auf den Namen der TU Wien ausgestellt sein. 

Die Überprüfung der Reisekostenabrechnungen seitens der Quästur erfolgt ausschließlich 

nach buchhalterischen und steuerrechtlichen Vorschriften (Grundsätze ordnungsmäßiger 

Buchführung). Eine Kontrolle nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, 

Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit erfolgt durch die Innenrevision. 

12. Gruppenreisen 

Eine Gruppenreise liegt vor, wenn eine Reisende/ein Reisender für mindestens eine 

weitere Person alle Reisekosten vorfinanziert. 

Jeder/Jede Teilnehmer/in einer Gruppenreise hat für sich einen Reiseantrag zu stellen und 

die nötigen Genehmigungen einzuholen. 

15.06.2012 Seite 28 von 102

13. Verbindung Dienst- und Privatreise 


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Voraussetzungen für eine Erstattung der Kosten für An- und Abreise ist, dass der 

“Privatanteil” an einer Dienstreise in Tagen nicht überwiegen darf, d.h. der Dienstreise liegt 

ein unmittelbarer betrieblicher Anlass zugrunde. Hierbei ist folgendes zu berücksichtigen: 

• Bei Unterbrechung der Dienstreise durch dienstfreie Tage (lokaler Feiertag, 

Wochenende) gelten diese nicht als privat. 

• An- und Abreisetage zählen als dienstlich veranlasste Tage, sofern wenigstens 

teilweise Arbeitszeit-Anrechnung erfolgt. 

Art der 

Verbindung 

mit einer 

Dienstreise 

Unterbrechun 

g einer 

Dienstreise 

durch 

dienstfreie 

Tage (z.B. 

lokaler 

Feiertag, 

Wochenende 

) 

Verlängerung 

einer 

Dienstreise 

durch 

dienstfreie 

Tage (z.B. 

lokaler 

Feiertag, 

Wochenende 

) 

Verlängerung 

einer 

Dienstreise 

durch Urlaub 

Fahrtkoste 

n 

steuerfreie 

Erstattung 

für An- und 

Abreise 

steuerfreie 

Erstattung 

für An- und 

Abreise 

steuerfreie 

Erstattung 

für An- und 

Abreise 

Übernachtungskost 

en 

steuerfreie Erstattung 

auch für die 

dienstfreien Tage 


dienstfreie Tage 


Urlaubstage 

Verpflegungsmehraufwendung 

en 

steuerfreie Erstattung auch für 

die dienstfreien Tage 

keine Erstattung für dienstfreie 

Tage 

keine Erstattung für Urlaubstage 

Mit der Genehmigung der Dienstreise erfolgt nicht gleichzeitig auch die Genehmigung des 

Urlaubs. Der Urlaub ist daher gesondert mit der/dem Dienstvorgesetzten zu vereinbaren. 

14. Haftung Privat-PKW 

Die Nutzung eines Privat-PKWs für Dienstfahrten setzt grundsätzlich eine Genehmigung 

15.06.2012 Seite 29 von 102


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der/des Budgetverantwortlichen voraus. Diese darf nur bei Vorliegen ausreichender 

Gründe erteilt werden. 

Wird ohne diese Genehmigung der Privat-PKW genutzt, ist jegliche Haftung der TU Wien 

für Schäden, die im Zusammenhang mit dieser Nutzung entstehen, ausgeschlossen. Ein 

etwaiger Reisekostenersatz richtet sich nach dem Anspruch auf Kostenersatz auf Grund 

des preisgünstigsten Massenverkehrsmittels. 

Bei Genehmigung der Nutzung des Privat-PKWs durch die/den Budgetverantwortliche/n 

hat die/der Reisende Anspruch auf Ersatz des Kilometergeldes. Die Haftung für Schäden 

im Zusammenhang mit der Nutzung des Privat-PKWs richtet sich nach den Grundsätzen 

des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes (DHG). 

15. Inkrafttreten und Geltungsdauer 

Diese Betriebsvereinbarung tritt am 01.01.2011 in Kraft und wird auf unbestimmte Dauer 

abgeschlossen. 

Die Betriebsvereinbarung kann von den Vertragsparteien unter Einhaltung einer 

Kündigungsfrist von 3 Monaten jeweils zum Ende eines Kalendermonats schriftlich 

gekündigt werden. 

Die Vertragspartner vereinbaren, dass diese Betriebsvereinbarung die am 12.07.2010 

unterfertigte Betriebsvereinbarung über die Voraussetzungen und Modalitäten sowie Höhe 

der Abgeltung für Dienstreisen gemäß § 4 Z 19 iVm § 62 Abs. 3 des Kollektivvertrages für 

die ArbeitnehmerInnen der Universitäten mit Wirkung vom 01.01.2011 gänzlich ersetzt. 

16. Übergangsbestimmungen 

Für Dienstreisen, deren Beginn vor Inkrafttreten dieser Betriebsvereinbarung liegen, gelten 

die bisherigen Regelungen. 

1.5 Stammdatenverwaltung 

1.5.1 Kreditorendaten, Debitorendaten und Bankdaten 

Die Verwaltung der Stammdaten in SAP erfolgt ausschließlich zentral in der Quästur. 

Die zu diesem Zweck erforderlichen Formulare befinden sich auf der Homepage der 

Quästur. Wichtige Pflichtfelder sind als Mussfelder ausgeführt. 

Die Daten sollten über das Ticketsystem übermittelt werden, da alle Mitarbeiter des 

jeweiligen Teams darauf Zugriff haben. 

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Die Ticket Adressen der verschiedenen Teams finden Sie auf der Homepage der Quästur. 

Kreditor: Bezeichnet Lieferanten der TU 

Debitor: Bezeichnet Kunden der TU 

Die Stammdaten werden innerhalb von 24 Stunden angelegt. Eine Rückmeldung über die 

erfolgte Anlage an die anfordernde Stelle erfolgt ebenfalls über das Ticketsystem. 

1.5.2 Richtlinie für die Anlage der Stammdaten von Kreditoren und Debitoren 

Kreditoren bzw. Debitoren müssen dann in SAP angelegt werden, wenn folgende Kriterien 

zutreffen: 

• Mehr als 1 Zahlung pro Jahr 

• Jahresumsatz > €400,- inkl. USt 

• Refundierungen an Mitarbeiter/innen der TU 

Treffen diese Punkte nicht zu, dann kann ein CPD Kreditor bzw. Debitor (Inland, EU, 

Drittland) verwendet werden; das ist ein Sammelkonto, auf dem einmalige Zahlungen von 

und an Geschäftspartner gebucht werden, für die kein eigenes Debitoren- bzw. 

Kreditorenkonto geführt wird. 

Bei Kongressen/Tagungen/Seminaren wird CPD KTS/KTG und bei Exkursionen CPD 

Exkursion verwendet. Für die Verrechnung von Hörsaalmieten CPD Hörsaalmiete. 

15.06.2012 Seite 31 von 102


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1.6 Kontierungsobjekte – Globalbudget, Drittmittel & Ad Personam 

Projekte 

Die Finanzierung der TU unterscheidet sich grob in die drei Bereiche: 

� „Globalbudget“ (auch „§28 Bereich“ nach dem entsprechenden Paragraphen im 

Universitätsgesetz genannt) 

� Drittmittelbudget (auch „§27 Bereich“ nach dem entsprechenden Paragraphen im 

Universitätsgesetz genannt) 

� Ad Personam Projekte der Dienstnehmer (auch „§26 Bereich“ nach dem 

entsprechenden Paragraphen im Universitätsgesetz genannt; Den Löwenanteil 

bilden hier die Projekte des Wissenschaftsfonds, kurz FWF) 

1.6.1 Eckpunkte des §28 Bereichs 

� „Hoheitlicher“ Bereich der Universität, geregelt im Universitätsgesetz 

� Höhe wird durch Leistungsvereinbarungen mit dem Bundesministerium für 

Wissenschaft und Forschung für eine 3-Jahres-Periode festgelegt 

� Deckt vor allem die Gehälter der Beamten, Vertragsbediensteten und Angestellten, 

die Mieten an die Bundesimmobiliengesellschaft sowie die Ausgaben des 

Lehrbetriebes 

1.6.2 Eckpunkte des §27 Bereichs 

� Auftragsforschungs- und Forschungsförderungsbereich der Universität, nur sehr 

knapp im Universitätsgesetz geregelt, basiert hauptsächlich auf durch die 

Wissenschaftler eingeworbene Projekte aus verschiedenen Bereichen (z.B. 

Privatwirtschaft, Forschungsfonds, Mittel der Europäischen Union) 

� Vertragliche Verpflichtung zur Erbringung einer bestimmten Forschungsleistung 

� Die Durchführung der Projekte erfolgt im Namen der TU 

� Deckt vor allem Gehälter von reinen ProjektmitarbeiterInnen und mitwirkenden 

Mitarbeiter sowie Sachmittel, Dienstleistungen und Investitionen im §27 Bereich 

15.06.2012 Seite 32 von 102

2 Das Rechnungswesen an der TU 

2.1 Grundlagen der Buchhaltung 


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2.1.1 Rechtliche Grundlagen 

Die folgenden gesetzlichen Regelungen bilden die Eckpunkte und Grundsätze des 

täglichen Arbeitens in der Buchhaltung der TU: 

� § 15 Universitätsgesetz 2002: Trifft eine Reihe von allgemeinen Regelungen zur 

Gebarung der Universitäten: 

o Normierung der Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, 

Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, Transparenz und Sorgfalt 

o Die Gebarung der Universitäten erfolgt im eigenen Namen und auf eigene 

Rechnung 

o Der Rechnungshof besitzt ein Prüfungsrecht für die Gebarung der 

Universitäten, sowie für alle gegründeten Gesellschaften, Stiftungen und 

Vereine, deren Geschäftsanteile die Universität mittelbar oder unmittelbar zu 

mehr als 50% hält 

� §16 Universitätsgesetz 2002: Trifft eine Reihe weiterer Regelungen etwas spezieller 

zum Rechnungswesen: 

o Für das Rechnungswesen der Universitäten sind die Regelungen des ersten 

Abschnitts des dritten Buches des Unternehmensgesetzbuches maßgeblich 

(unter anderem Pflicht zur doppelten Buchführung) 

o Das Rechnungsjahr der Universitäten entspricht dem Kalenderjahr 

o Die „Verordnung der Bundesministerin für Bildung, Wissenschaft und Kultur 

über den Rechnungsabschluss der Universitäten (Univ. 

RechnungsabschlussVO)“ trifft spezielle Regelungen zur Gestaltung der 

Rechnungsabschlüsse (= Jahresabschlüsse) der Universitäten 

o Die Rechnungsabschlüsse der Universitäten unterliegen der Prüfungspflicht 

durch einen Wirtschaftsprüfer. 

o Der geprüfte und vom Universitätsrat genehmigte Rechnungsabschluss 

muss bis Ende Mai des Folgejahres an das Bundesministerium für 

Wissenschaft und Forschung übermittelt werden 

� §§ 189 bis 216 Unternehmensgesetzbuch: Regeln alle wesentlichen Grundsätze 

der Buchhaltung und Bilanzierung: 

15.06.2012 Seite 33 von 102

o Grundsätze zur Buchführung 

o Inventaraufzeichnung und Inventurverfahren 

o Regelungen und Inhalte des Jahresabschlusses 

o Diverse Bewertungsregelungen 

o Abschreibungen 

o Rückstellungen 

o Regelungen zur Dokumentaufbewahrung und Fristen 


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� §§ 124 bis 132 Bundesabgabenordnung: Enthalten weitere, spezielle Vorschriften 

zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen: 

o Regelungen zur Buchführungspflicht 

o Führung und Aufbau des Wareneingangsbuches 

o Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) 

o Regelungen zur Dokumentaufbewahrung und Fristen 

� Diverse weitere Paragraphen in der Bundesabgabenordnung: Enthalten 

umfassende Regelungen rund um Abgaben im öffentlichen Bereich (z.B. Steuern), 

von denen einige auch für die TU relevant sind, z.B. Säumniszuschläge, Fristen, 

Verfahrensvorschriften und Rechtsmittel. 

2.1.2 Buchhaltungs- und Bilanzierungsgrundsätze 

Aufgrund der oben angeführten verschiedenen gesetzlichen Regelungen lassen sich 

einige fundamentale Grundsätze der Buchhaltung und Bilanzierung ableiten: 

� Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (plus weitere Grundsätze): Ganz 

allgemein wird an die Buchführung die Anforderung gestellt, dass „sie einem 

sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die 

Geschäftsvorfälle vermitteln können. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in 

ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen“. Im speziellen ergeben sich 

daraus folgende konkrete Grundsätze: 

o Bücher sollen in einer lebenden Sprache und mit den Schriftzeichen einer 

solchen geführt werden, ist dies nicht die jeweils zugelassene Amtssprache 

müssen auf Verlangen der Abgabenbehörde eine beglaubigte Übersetzung 

der vorgelegten Bücher, Aufzeichnungen, hierzu gehörige Belege sowie der 

Geschäftspapiere und der sonstigen Unterlagen vorgelegt werden. 

15.06.2012 Seite 34 von 102


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o Die Buchungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig 

und zeitgerecht vorgenommen werden. 

o Die Bezeichnung der Konten und Bücher soll klar sein und erkennen 

lassen, welche Geschäftsvorgänge auf diesen Konten verzeichnet werden. 

Buchungen sollen dementsprechend einheitlich auf den dafür vorgesehenen 

Konten erfolgen. 

o Die zu Büchern oder Aufzeichnungen gehörigen Belege sollen derart 

geordnet aufbewahrt werden, dass die Überprüfung der Eintragungen 

jederzeit möglich ist. 

o Werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen Datenträger 

verwendet, so muss die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete 

Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit 

gewährleistet sein. 

o Bei der Verwendung von Datenträgern (= elektronische Buchhaltung), 

sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert 

werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. 

Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen 

Erfassung aller Geschäftsvorfälle, beispielsweise durch entsprechende 

Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen, soll 

möglich sein. 

o Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und 

Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren 

(Anmerkung: Zum Teil existieren noch längere Fristen, etwa bei anhängigen 

Verfahren oder Dokumenten im Zusammenhang mit der 

Immobilienbesteuerung). Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen 

für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, müssen sie sieben Jahre 

aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung kann auf Datenträgern 

geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und 

urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen 

Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. 

� Bilanzierungsgrundsätze: 

o Bilanzwahrheit: Der Jahresabschluss muss richtig und vollständig sein. 

o Bilanzklarheit: Der Jahresabschluss muss den gesetzlichen Form- und 

Gliederungsvorgaben entsprechen, zudem müssen klare und zutreffende 

Bezeichnungen gewählt werden, und einzelne Salden dürfen nicht 

aufgerechnet werden (Saldierungsverbot von z.B. Forderungen und 

Verbindlichkeiten gegeneinander). 

15.06.2012 Seite 35 von 102


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o Bilanzkontinuität: Gewählte Gliederungen und Bewertungsmethoden müssen 

entweder beibehalten oder bei Abänderung entsprechend erläutert werden. 

o „Vorsichtsprinzip“/Imparitätsprinzip: Vermögen und Forderungen sollen nach 

dem Niederstwertprinzip, Verbindlichkeiten nach dem Höchstwertprinzip 

beurteilt werden. Es dürfen nur verwirklichte Gewinne ausgewiesen werden. 

Als Wert dürfen maximal die Anschaffungs- oder Herstellungskosten 

ausgewiesen werden. 

o Prinzip der Unternehmensfortführung: Es wird davon ausgegangen, dass 

das Unternehmen kontinuierlich besteht. 

2.1.3 Das System der doppelten Buchführung 

Das System der doppelten Buchführung geht zurück bis in das Venedig des 15. und 16. 

Jahrhunderts, soweit bekannt wurde durch die damaligen venezianischen Kaufleute 

erstmals die Technik der zweifachen Erfassung aller Geschäftsfälle angewandt. 

Jeder Geschäftsfall findet sich zweimal, jeweils einmal im „Soll“ und einmal im „Haben“, 

zudem werden die Geschäftsfälle hierdurch sowohl auf den Bestandskonten als auch auf 

den Erfolgskonten erfasst. Ausnahmen bilden erfolgsneutrale Geschäftsfälle und reine 

Umbuchungen zwischen Bestands- bzw. Erfolgskonten. 

Ziel ist es, die Geschäftsfälle sowohl in einer statischen Vermögensaufstellung (= Bilanz) 

als auch in einer dynamischen Erfolgsrechnung (Gewinn und Verlustrechnung, kurz GuV) 

zu erfassen. Durch den „Abschluss“ der Bücher (= Jahresabschluss bzw. an den 

Universitäten Rechnungsabschluss genannt) zu einem bestimmten Stichtag können durch 

diese Technik sowohl die Einnahmen und Ausgaben seit dem letzten Stichtag (= in 

Summe also ein Gewinn oder ein Verlust) sowie der Vermögensstand (Gegenüberstellung 

von Vermögen und Forderungen mit den offenen Verbindlichkeiten und Rückstellungen – 

im Überbegriff als „Aktiva“ und „Passiva“ bezeichnet) festgestellt werden. 

Durch die Erfassung der Geschäftsfälle auf Konten mit passender Bezeichnung und 

systematischer Nomenklatur (der sogenannte „Kontenplan“ oder „Kontenrahmen“) wird 

auch bei zahlreichen und vielfältigen Geschäftsfällen die Übersichtlichkeit und 

Nachvollziehbarkeit gewahrt. 

Jedem Unternehmen steht es frei einen gänzlich eigenen Kontenrahmen zu entwerfen, in 

der Praxis hat sich in Österreich jedoch die Systematik des sogenannten 

„Einheitskontenrahmen“ durchgesetzt, welcher je nach individuellem Bedarf der 

Unternehmen erweitert wird. 

Systematik des Einheitskontenrahmens: 

15.06.2012 Seite 36 von 102

Klasse Bestands- / Erfolgsk. Bereich 

Klasse 0 Bestandskonto Anlagevermögen 

Klasse 1 Bestandskonto Vorräte 

Klasse 2 Bestandskonto Sonstiges Umlaufvermögen, 

Rechnungsabgrenzungsposten 

Klasse 3 Bestandskonto Rückstellungen, Verbindlichkeiten und 

Rechnungsabgrenzungsposten 

Klasse 4 Erfolgskonto Betriebliche Erträge 


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Klasse 5 Erfolgskonto Materialaufwand und sonstige bezogene 

Herstellungsleistungen 

Klasse 6 Erfolgskonto Personalaufwand 

Klasse 7 Erfolgskonto Abschreibungen und sonstige betriebliche 

Aufwendungen 

Klasse 8 Erfolgskonto Finanzerträge und Finanzaufwendungen, a.o. Erträge 

und a.o. Aufwendungen, Steuern vom Einkommen 

und vom Ertrag, Rücklagenbewegung 

Klasse 9 Eigenkapital (Bestand) Eigenkapital, unversteuerte Rücklagen, Einlagen 

Stiller Gesellschafter, Abschluss von Evidenzkonten 

2.1.4 Zweck der Buchhaltung 

Die Buchhaltung als schriftliche Aufzeichnung und systematische Gliederung aller 

Geschäftsfälle eines Unternehmens erfüllt eine Reihe von praktischen Zwecken: 

� Datenbasis für den Bereich des Controllings: Das Controlling (dt. „Steuerung“, 

Bereich der Kostenrechnung), auch „internes Rechnungswesen“ genannt, gewinnt 

einen Gutteil seiner Datenbasis aus den Aufzeichnungen der Buchhaltung, daher ist 

eine geordnete, vollständige, richtige und zeitgerechte Buchhaltung eine essentielle 

Grundlage für ein effektives Handeln einer Wirtschaftseinheit. 

� Datenbasis für den Bereich der Treasury: Das Treasury (dt. Finanzbereich eines 

Unternehmens) benötigt die Daten der Buchhaltung für eine möglichst exakte 

Liquiditätsplanung. Um die Verfügbarkeit und den Bedarf zukünftiger Geldmittel 

sinnvoll planen zu können, sind vollständig, richtig und zeitgerecht erfasste 

Forderungen und Verbindlichkeiten notwendig. 

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Aktiva 


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� Datenbasis für die Berechnung von Steuern und Abgaben: Die korrekte 

Berechnung und Abfuhr von Steuern (z.B. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, 

Umsatzsteuer) und Abgaben (z.B. Dienstgeberbeiträge an die Sozialversicherung, 

Beiträge zum Familienlastenausgleichsfonds, Wiener „U-Bahn-Abgabe“) setzt eine 

vollständige, richtige und zeitgerechte Erfassung der Geschäftsfälle voraus. 

� Nachweis der ordnungsgemäßen Gebarung: Verschiedene Prüfinstitutionen 

(Wirtschaftsprüfer, Finanzamt, Sozialversicherung, §27 Geldgeber, etc.) verlangen 

als Nachweis eines ordnungsgemäßen Geschäftsgebarens eine Buchhaltung, 

welche nach den oben angeführten Grundsätzen durchgeführt wird. 

2.1.5 Muster einer Bilanz 

Die grobe Gliederung einer Bilanz stellt sich für die TU basierend auf den Vorgaben der 

Rechnungsabschlussverordnung für Universitäten wie folgt dar: 

A. ANLAGEVERMÖGEN 

I. Immaterielle Vermögensgegenstände 

II. Sachanlagen 

III. Finanzanlagen 

B. UMLAUFVERMÖGEN 

I. Vorräte 

II. Forderungen und sonstige 

Vermögensgegenstände 

III. Wertpapiere und Anteile 

IV. Kassenbestand, Schecks, Guthaben bei 

Kreditinstituten 

C. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN 

Passiva 

A. EIGENKAPITAL 

B. UNVERSTEUERTE RÜCKLAGEN 

C. INVESTITIONSZUSCHÜSSE 

D. RÜCKSTELLUNGEN 

E. VERBINDLICHKEITEN 

F. RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN 

2.1.6 Muster einer Gewinn und Verlustrechnung (GuV) 

Die grobe Gliederung einer Gewinn und Verlustrechnung stellt sich für die TU basierend 

auf den Vorgaben der Rechnungsabschlussverordnung für Universitäten wie folgt dar: 

15.06.2012 Seite 38 von 102

1. Umsatzerlöse 

a) Erlöse auf Grund von Globalbudgetzuweisungen des Bundes 

b) Erlöse aus Studienbeiträgen 

c) Erlöse aus Studienbeitragsersätzen 

d) Erlöse aus universitären Weiterbildungsleistungen 

e) Erlöse gemäß § 27 UG 

f) Kostenersätze gemäß § 26 UG 

g) Sonstige Erlöse und andere Kostenersätze 


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2. Veränderung des Bestands an noch nicht abrechenbaren Leistungen im Auftrag Dritter 

3. Aktivierte Eigenleistungen 

4. Sonstige betriebliche Erträge 

a) Erträge aus dem Abgang vom und der Zuschreibung zum Anlagevermögen mit Ausnahme 

der Finanzanlagen 

b) Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen 

c) Übrige 

5. Aufwendungen für Sachmittel und sonstige bezogene Herstellungsleistungen 

a) Aufwendungen für Sachmittel 

b) Aufwendungen für bezogene Leistungen 

6. Personalaufwand 

a) Löhne und Gehälter 

b) Aufwendungen für externe Lehre 

c) Aufwendungen für Abfertigungen und Leistungen an betriebliche Vorsorgekassen 

d) Aufwendungen für Altersversorgung 

e) Aufwendungen für gesetzlich vorgeschriebene Sozialabgaben sowie vom Entgelt abhängige 

Abgaben und Pflichtbeiträge 

f) Sonstige Sozialaufwendungen 

7. Abschreibungen 

8. Sonstige betriebliche Aufwendungen 

15.06.2012 Seite 39 von 102

a) Steuern, soweit sie nicht unter Z 17 fallen 

b) Kostenersätze an den Krankenanstaltenträger gemäß § 33 UG 

c) Übrige 

9. Zwischensumme aus Z 1 bis 8 (= „Betriebsergebnis“) 

10. Erträge aus Finanzmitteln und Beteiligungen 

a) davon aus Zuschreibungen 

b) davon von Rechtsträgern, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 

11. Aufwendungen aus Finanzmitteln und aus Beteiligungen 

a) davon Abschreibungen 


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b) davon Aufwendungen von Rechtsträgern, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 

12. Zwischensumme aus Z 10 bis 11 (= „Finanzergebnis“) 

13. Ergebnis der gewöhnlichen Universitätstätigkeit (kurz „EGT“) 

14. Außerordentliche Erträge 

15. Außerordentliche Aufwendungen 

16. Außerordentliches Ergebnis 

17. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag 

18. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag 

19. Auflösung unversteuerter Rücklagen 

20. Auflösung von Rücklagen 

21. Zuweisung zu unversteuerten Rücklagen 

22. Zuweisung zu Rücklagen 

23. Gewinn- bzw. Verlustvortrag 

24. Bilanzgewinn bzw.- verlust. 

2.2 Notwendige Rechnungsmerkmale für Eingangsrechnungen 

Gemäß §11 UStG müssen Rechnungen die folgenden Merkmale aufweisen: 

15.06.2012 Seite 40 von 102


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DVR Nr. 0005886 

� Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers 

� Name und Anschrift des Empfängers 

o Muster für die TU: 

Technische Universität Wien 

Organisationseinheit 

Anschrift der Organisationseinheit 

� Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung 

� Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung 

� Entgelt und anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung 

� Umsatzsteuerbetrag 

� Ausstellungsdatum 

� Fortlaufende Nummerierung 

� UID-Nummer des Rechnungsstellers wenn dieser zum Vorsteuerabzug berechtigt 

ist 

Für Kleinbetragsrechnungen bis € 150,- Incl. USt genügen folgende Angaben: 

� Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens 

� Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung 

� Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung 

� Das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe 

� anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung 

� das Ausstellungsdatum 

Sollte die Eingangsrechnung nicht den oben angeführten Merkmalen entsprechen, so ist 

vom Lieferanten eine korrigierte Rechnung zu verlangen. 

2.3 Anlagen 

2.3.1 Bestellung von Anlagevermögen 

Die Bestellung von Anlagevermögen erfolgt dezentral durch die Organisationseinheit der 

TU. Verantwortlich für den Bestellvorgang („Besteller“) ist der/die Leiter/in der 

Organisationseinheit, der /die Projektleiter/in oder der/die Anweisungsberechtigte. Der 

Bestellvorgang ist für alle Bereiche ident, unerheblich, ob es sich um eine Anlage für den 

Globalbudget-Bereich (§ 28) oder Drittmittel (§27)- Bereich handelt. 

Unter Anlagevermögen sind Gegenstände zu verstehen, deren Anschaffungswert über 

EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer und Nebenkosten) liegt und welche der 

Organisationseinheit zu einer längeren Nutzung (über ein Jahr) dienen sollen. 

Verbrauchsmaterialien und Forschungsmaterialen, sowie Ersatzteile sind nicht als 

Anlagevermögen zu klassifizieren und sind daher als laufender Aufwand zu verbuchen. 

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Gegenstände, welche zwar über einen Zeitraum von über einem Jahr genutzt werden 

können, jedoch einen Anschaffungswert von bis zu EUR 1.000,00 (inklusive 

Umsatzsteuer) aufweisen, sind als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zu 

klassifizieren. 

siehe Behandlung von GWG 

Zum Anlagevermögen zählen immer – auch wenn der Anschaffungswert unter EUR 

1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer) liegt – wissenschaftliche Literatur und wissenschaftliche 

Datenträger lt. § 1 RA-VO. 

siehe Zugang von Literatur über Aleph bzw. Dezentraler Zugang von Literatur 

Software zählt bei einem Anschaffungswert ab EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer) 

zum Anlagevermögen, sofern das Institut im Besitz des Quellcodes ist – d.h. die Software 

nach Bezahlung ins Eigentum des Institutes übergeht und auch verändert werden kann. 

Bei Lizenzen hat das Institut nur ein Nutzungsrecht. Lizenzen gelten ab einem 

Anschaffungswert von EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer) als Anlagegut, sofern die 

Laufzeit mehr als 2 Jahre beträgt. 

Bei Bedarfsentstehung sind die innenorganisatorischen Maßnahmen der 

Organisationseinheit hinsichtlich der Einholung von Angeboten und des 

Genehmigungsprozesses jedenfalls einzuhalten. 

Bestellungen ab EUR 1.000,- (inklusive Umsatzsteuer) sind sofort, und nicht erst bei 

Eingang der Rechnung, in SAP zu erfassen. 

Ausnahme: 

Bei Rechnungen unter EUR 1.000,- (inklusive Umsatzsteuer) und bei Sammelrechnungen 

kann die Erfassung der Bestellung in SAP gleichzeitig mit dem Rechnungseingang 

erfolgen. 

Sollte im Rahmen des Anschaffungsprozesses das Anlegen eines Lieferanten (Kreditor) in 

SAP erforderlich sein, da dieser noch nicht im System hinterlegt ist, ist eine entsprechende 

Anforderung an die Quästur zu richten. 

siehe Verwaltung der Stammdaten in SAP 

Genehmigung 

Bei Bestellungen von Anlagevermögen ist jedenfalls eine Genehmigung des 

Bestellvorganges durch den Leiter der Organisationseinheit (§ 28 Ermächtigung) oder 

dessen Stellvertreter und die Einhaltung eines 4-Augen-Prinzipes erforderlich. Dies 

bedeutet, dass die Bestellung von zwei Mitarbeitern (Idealfall: Mitarbeiter oder 

Anweisungsberechtigter und PL oder L der OE) durchgeführt und genehmigt wird. Dieser 

Vorgang ist in SAP nachgebildet. Die Freigabe der Bestellung erfolgt in SAP durch den 

(der) LeiterIn der Organisationseinheit oder dessen Stellvertreter. 

Um die Freigabe von SAP-Bestellungen vollständig dokumentieren zu können, aber auch 

im Zusammenhang mit der Wahrung des „Vier-Augen-Prinzips“ sind sämtliche 

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Bestellungen in SAP nach erfolgter Freigabe auszudrucken und vom/von der 

Freigabeberechtigten zu unterfertigen. 

Diese unterfertigten Ausdrucke sind einerseits an den Lieferanten zu senden. Es darf kein 

Word-Dokument für eine schriftliche Bestellung verwendet werden. 

Die zweite Ausfertigung ist unterfertigt bei der Organisationseinheit als Nachweis des 

Bestellvorganges zu Dokumentationszwecken abzulegen. 

Bei einem Bestellwert über EUR 20.000,00 ist zusätzlich zur Freigabe in SAP auch eine 

Unterfertigung durch den Leiter der Organisationseinheit erforderlich. 

Bei baulichen oder infrastrukturellen Maßnahmen ist vor Eingabe der Bestellung immer 

eine entsprechende Genehmigung durch Organisationseinheit Gebäude und Technik 

einzuholen. 

Sollte eine öffentliche Ausschreibung erforderlich sein, sind die notwendigen Maßnahmen 

nach dem BVerG und nach den Vorgaben der Rechtsabteilung durchzuführen. 

siehe „Informationen über die Auftragsvergabe an der TU“ der Rechtsabteilung. 

Ist der Lieferant vorhanden, kann die Bestellung in SAP MM angelegt werden. Für jede 

Bestellung ist ein Kontierungsobjekt anzugeben. 

2.3.2 Mischfinanzierung 

Eine Anlage kann aus mehreren Budgettöpfen bezahlt werden, dabei ist es möglich, §28 

Gelder und §27 Gelder, aber auch Berufungsgelder, GIN und GIP’s zu mischen. 

Folgende Punkte sind zu beachten: 

Es darf in einer Bestellung nicht das §28 Budget und das §27 Budget gemischt werden, 

da SAP nur aus einer einzigen Position das Girokonto ermittelt und alle anderen 

Positionen ignoriert. Es können aber alle Aufträge (GIN, GIP, GEV, BER etc.) die das §28 

Girokonto ansprechen, gemischt werden oder alle Innenaufträge (SAM, D, S, etc.) die das 

jeweilige §27 Girokonto ansprechen, gemischt werden. 

Es muss zuerst eine Anlagenhauptnummer mit der Bestellung angelegt werden. Der 

Anlagenhauptnummer muss einem Investitionsauftrag der Mischfinanzierung zugeordnet 

werden. Anschließend ist in der Quästur schriftlich mit den Daten der Hauptnummer eine 

Unternummer anzufordern. Diese wird ausschließlich in der Quästur /Anlagenbuchhaltung 

angelegt. 

Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage der Quästur im Bereich „Anlagen“. 

2.3.3 Zugang von Anlagevermögen (Rechnungseingang) 

Bei Zugang/Lieferung des Anlagegegenstandes durch den Lieferanten an die bestellende 

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Organisationseinheit ist die zugrundeliegende Eingangsrechnung hinsichtlich folgender 

Punkte zu prüfen: 

� Ist der bestellte Gegenstand geliefert worden? 

� Ist in der bestellen Menge/Anzahl geliefert worden? 

� Entspricht der fakturierte Betrag dem Anbot/der Bestellung? 

� Wurde die Rechnung auf die TU ausgestellt? 

� Entspricht die Eingangsrechnung den erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen? 

siehe Rechnungsmerkmale 

� UID-Nr. des Lieferanten bzw. UID-Nr. der TU siehe Steuerrichtlinien. 

Es ist somit auf Ebene der Organisationseinheit durch den verantwortlichen Besteller die 

sachliche und rechnerische Richtigkeit der Eingangsrechnung zu prüfen und dies mittels 

des vorgesehenen Kontierungsstempels zu dokumentieren. 

Sollte durch entsprechende nachträgliche Rabatte die Anschaffungskosten unter EUR 

1.000,00 liegen, so ist die Bestellung in SAP MM zu ändern, da es sich dann um ein GWG 

handelt. 

Organisationseinheiten haben die Eingangsrechnung in weiterer Folge in SAP MM zu 

erfassen. Bei Abweichungen nach oben (= die Bestellsumme erhöht sich) ist eine 

Änderung der ursprünglichen Bestellung oder die Erfassung einer Nachbestellung 

erforderlich. 

Eine Abweichung nach unten erfordert keine Änderung der Bestellung. In diesem Fall ist 

jedoch ein Endrechnungskennzeichen bei der Erfassung der Rechnung in SAP MM zu 

setzen, damit die budgetäre Bindung des Differenzbetrages aufgehoben werden kann. 

Nach durchgeführter Rechnungsprüfung wird in weiterer Folge der zentrale Zahllauf nach 

Maßgabe der beim Lieferanten hinterlegten Zahlungsbedingungen und des 

zugrundeliegenden Kontierungsobjektes gestartet. 

Durch die Erfassung der Bestellung in SAP MM wird automatisch eine 8-stellige 

Anlagennummer (bestehend aus der gewählten Anlagenklasse und einer fortlaufenden 

Nummerierung) vergeben. 

Bei Raten- bzw. Teilzahlungen der Anlage ist die Anlagenklasse 70000 zu wählen. 

Von der Quästur (Anlagenbuchhaltung) wird die Barcode-Inventar-Etikette ausgedruckt. 

Die übermittelten Etiketten sind umgehend auf die jeweiligen Anlagengegenstände 

aufzukleben. Ein monatlicher Abschreibungslauf (jeweils am Monatsende) wird ebenfalls 

von der Anlagenbuchhaltung durchgeführt. 

SAP-Prozess: siehe Bestellung von Anlagevermögen 

Belegablage: Sämtliche Rechnungen werden elektronisch archiviert. 

Siehe Belegablage 

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2.3.4 Gutschriften zu Rechnungen Anlagevermögen 


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Eine Gutschrift im Rechnungsjahr liegt vor, wenn der gesamte Rechnungsbetrag im 

gleichen Wirtschaftsjahr in dem die Anschaffung des Gegenstandes stattfindet durch die 

Firma rücküberwiesen wird. 

Bei einer nachträgliche Entlastung wird nur ein Teil des Rechnungsbetrages im gleichen 

Wirtschaftsjahr in dem die Anschaffung des Gegenstandes stattfindet durch die Firma 

rücküberwiesen. 

Sowohl eine Gutschrift als auch eine nachträgliche Entlastung im Rechnungsjahr sind mit 

dem Bestellbezug vom Institut zu bearbeiten. 

Eine Gutschrift bzw. eine nachträgliche Entlastung im Folgejahr können nur mehr durch 

die Anlagenbuchhaltung bearbeitet werden. 

2.3.5 Abgang von Anlagevermögen 

Jeder Abgang eines Anlagegegenstandes ist der Anlagenbuchhaltung bekannt zu geben. 

Ursachen eines Anlagenabgangs: 

� Gerät ist veraltet bzw. unbrauchbar bzw. defekt 

� Neuanschaffung eines Gerätes ist preisgünstiger als eine Reparatur 

� regelmäßige Elektronikschrottentsorgung durch die Abteilung Gebäude und Technik 

Es ist auf Ebene der Organisationseinheit durch den verantwortlichen Projektleiter oder 

Leiter der OE die Ursache des Anlagenabganges schriftlich zu dokumentieren und zu 

bestätigen. 

In diesen Fällen ist das Formular „Anlagen-Abgang“ auszufüllen. 

Die Ausbuchung eines noch vorhandenen Restbuchwertes ist auf diesem Formular zu 

begründen. 

� Verkauf 

Der Verkauf einer Anlage bzw. GWGs ist von der Organisationseinheit mittels PDF- 

Formular „Verkauf Anlagen/GWG“ der Anlagenbuchhaltung bekannt zu geben. Alle 

relevanten Richtlinien sind auf diesem Formular unter Punkt IV angeführt. 

� Diebstahl und Verlust 

Diebstähle und Verluste sind der Rechtsabteilung schriftlich mittels 

Sachverhaltsdarstellung und polizeilicher Diebstahlanzeige bzw. Verlustanzeige zu 

melden. Die Genehmigung des Anlagenabganges wird der Anlagenbuchhaltung durch die 

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Rechtsabteilung erteilt. 

2.3.6 Geringwertige Wirtschaftsgüter 


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Der Bestellvorgang für geringwertige Wirtschaftsgüter ist ident mit dem Vorgang für die 

Bestellung von Sachmitteln. 

Gegenstände, welche zwar über einen Zeitraum von über einem Jahr genutzt werden 

können, jedoch einen Anschaffungswert von bis zu EUR 1.000,00 inkl. Umsatzsteuer 

aufweisen, sind als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zu klassifizieren. 

Folgende Klassifizierungen für GWG sind in den Warengruppen von SAP-MM hinterlegt: 

� Wissenschaftliche Kleingeräte < €1.000 (Warengruppe 538) 

� EDV-Kleingeräte < €1.000 (Warengruppe 539) 

� Einrichtungsgegenstände < €1.000 (Warengruppe 540) 

� Sonstige geringwertige Wirtschaftsgüter < €1.000 (Warengruppe 541) 

� Die Anschaffungskosten werden sofort zur Gänze als Aufwand erfasst. 

Neue Handhabung der GWGs 

Geringwertige Vermögensgegenstände (GWGs) mit Anschaffungskosten von weniger als 

EUR 1.000,00 (Brutto) sind grundsätzlich im Jahr der Anschaffung voll abzuschreiben. 

Ausnahmen bestehen jedoch nach § 13 EStG, wenn die Vollabschreibung von 

geringwertigen Vermögensgegenständen von wesentlichem Umfang ist. Dies ist dann der 

Fall, wenn die GWGs mehr als 10% der Abschreibung der entsprechenden Anlagenposten 

betragen. 

Da das Verhältnis zwischen GWGs und planmäßiger Abschreibung des Anlagevermögens 

im Jahr 2010 an der TU mehr als 13% betrug, werden die GWGs pauschal ab dem Jahr 

2011, von der Quästur, getrennt nach § 27 und § 28 von den Aufwandskonten in das 

Anlagevermögen pro Quartal umgebucht und auf eine Nutzungsdauer von drei Jahren 

abgeschrieben. 

Achtung bei Projektabrechnung: 

Bei manchen Förderabrechnungen ist zu beachten, dass bei den Kosten von GWGs nicht 

der Anschaffungswert sondern nur die anteilige Abschreibung vom Fördergeber anerkannt 

wird. Betroffene Institute müssen daher aufgrund des Anschaffungswertes und des 

Buchungsdatums (1.1. bis 30.6. Jahresabschreibung, 1.7. – 31.12. 

Halbjahresabschreibung) die Abschreibung auf Grundlage der Nutzungsdauer von 3 

Jahren berechnen, da sonst keine Förderung gewährt wird. 

1. Beispiel – Jahresabschreibung (Anschaffungszeitraum: 1.1 – 30.6.): 

Anschaffungswert des GWGs Euro 600,00, Nutzungsdauer 3 Jahre 

Jahresabschreibung: 

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Anschaffungswert / Nutzungsdauer = 600 : 3= 200 pro Jahr 

2012 1 Jahr: Euro 200 

2013 1 Jahr: Euro 200 

2014 1 Jahr: Euro 200 

Euro 600 für insgesamt 3 Jahre 


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2. Beispiel – Halbjahresabschreibung (Anschaffungszeitraum: 1.7 – 31.12.): 

Anschaffungswert / Nutzungsdauer = 600 : 3= 200 pro Jahr, 100 pro Halbjahr 

2012 ½ Jahr: Euro 100 

2013 1 Jahr: Euro 200 

2014 1 Jahr: Euro 200 

2015 ½ Jahr: Euro 100 

Euro 600 für insgesamt 3 Jahre 

2.3.7 Inventur 

In regelmäßigen Abständen (2 bis 5 Jahre) findet eine Anlageninventur statt. Dabei wird 

das Anlagenverzeichnis von der Anlagenbuchhaltung (Quästur) ausgewertet und den 

Organisationseinheiten zur Kontrolle des tatsächlichen Bestandes übermittelt. 

Nicht mehr in Nutzung befindliche und nicht mehr vorhandene Anlagegegenstände sind zu 

kennzeichnen. Die Anpassung des Anlagenverzeichnisses und die etwaige 

Ausbuchung/Abgang von Anlagen erfolgt zentral durch die Anlagenbuchhaltung (Quästur). 

2.3.8 Anlagen im Bau und Gebäudesanierungen 

Unter dem Begriff „Anlagen im Bau“ fallen Gegenstände des Anlagevermögens, welche 

sich im jeweiligen Zeitpunkt noch in Bau befinden, d.h. deren Errichtung und/oder 

Erstellung noch im Gange ist. Beispielsweise: 

� Umbauten an einem von der TU genutzten Gebäude 

� Errichtung von Laborräumen und technischen Großanlagen 

Die Verwaltung der Anlagen in Bau, insbesondere der Umbauten an Gebäuden und/oder 

auch Neubauten fällt in die Kompetenz der Organisationseinheit Gebäude und Technik. 

Die organisatorischen Maßnahmen insbesondere zu den folgenden Themen sind im 

Rahmen der Vorgaben durch die TU von der OE jeweils einzuhalten: 

� Entscheidung zur Durchführung der Maßnahme 

� Festlegung eines Kostentragungsschlüssels 

Die Planung und Budgetierung dieser Maßnahmen hat jedenfalls durch die 

Organisationseinheit Gebäude und Technik zu erfolgen. Die Abbildung in SAP erfolgt 

über die jährliche CO-Planung, sofern die erforderlichen Parameter vor dem Planungslauf 

bekannt sind. 

Im Zuge der Planung eines derartigen Projektes ist eine Aufteilung der anfallenden Kosten 

in Instandhaltungen (=laufender Aufwand) und aktivierungspflichtige Aufwendungen zu 

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treffen. 


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Instandhaltung 

Unter Erhaltung (Instandhaltung) sind jene Kosten zu verstehen, welche aufgewendet 

werden um das Gebäude / den Gegenstand in einem ordnungsgemäßen Zustand zu 

erhalten oder wiederherzustellen. Die Wesensart des Wirtschaftsgutes darf dabei nicht 

verändert werden. Es wird somit immer etwas Altes durch etwas Neues ersetzt. 

Beispiele: 

Austausch von Türen und Fenstern, Ausmalen von Räumen, Austausch des schadhaften 

Parkettboden, Erneuerung von Beleuchtungskörpern, Einziehen einer Betondecke statt 

einer Holzdecke 

Fällt im Rahmen eines Umbaus eine Instandhaltungsmaßnahme mit einer 

Herstellungsmaßnahme zusammen, so ist auch die Instandhaltung aktivierungspflichtig, 

sofern eine exakte Trennung nicht möglich ist. 

Herstellung 

Unter Herstellungsaufwand ist immer ein aktivierungspflichtiger Aufwand zu verstehen. 

Dieser ist immer im Zuge von Generalsanierungen ganzer Gebäude und/oder 

Gebäudeteile gegeben. Hier wird nichts ersetzt, sondern etwas Neues geschaffen. 

Beispiele: 

Generalsanierungen von ganzen Gebäuden oder einzelnen Gebäudeteilen, (Erweiterung 

und Verstärkung von Leitungen) Abbruch und Einziehen von Trennwänden 

Bewertung 

Sollten im Rahmen eines Projektes daher sowohl Instandhaltungsmaßnahmen als auch 

Herstellungsmaßnahmen anfallen und können diese voneinander getrennt werden (d.h. 

hängen die Maßnahmen nicht zusammen; z.B. Ausmalen nach Generalsanierung) so ist 

eine getrennte bilanzielle Bewertung möglich. 

Der Erhaltungsaufwand ist sofort im Jahr des Anfalls in voller Höhe geltend zu machen. 

Herstellungsaufwendungen sind hingegen zuerst als Anlagen im Bau und bei 

Inbetriebnahme im Anlagevermögen zu aktivieren. 

Erfassung durch die Abteilung Gebäude und Technik 

Die Aktivierung der Anlagen im Bau erfolgt bei Inbetriebnahme der sanierten Gebäude 

bzw. bei Teilinbetriebnahme von einzelnen Gebäudeteilen. Folgende SAP-Anlagenklassen 

kommen für die Aktivierung von Gebäudesanierungen in Betracht: 

Anlagenklasse Beispiele für auszuweisende 

Maßnahmen/Einrichtungen 

021300 Investitionen in fremden Gebäuden Baumeistertätigkeiten Maßnahmen an der 

(Nutzungsdauer 30 Jahre) 

Gebäudesubstanz, Maßnahmen im 

Dachbereich, Haustechnische Anlagen bei 

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021600 Grundstückseinrichtungen 


032000 Energieversorgungsanlagen 


063010 IT-Infrastruktur 


030000 Technisch-wissenschaftliche 

Anlagen 


031000 Laboranlagen 


062000 Büroausstattung 


062100 Hörsaalausstattung 


063000 EDV-Anlagen 


065100 Wissenschaftliche Infrastruktur 


ND > 10 Jahre 

Parkplätze, Einfriedungen 


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Strom- und Starkstromverkabelung, 

Gasleitungssystem, Heizungsanlagen und 

–syteme, Kühltechnische Anlagen 

EDV-Verkabelung und IT-Systeme ZID, 

Telefonanlagen und – Verkabelung 

Laboreinrichtungen bei ND > 5 Jahre, 

Laborgeräte bei ND > 5 Jahre, 

Haustechnische Anlagen bei ND < 10 

Jahre 

Laboreinrichtungen, Laborgeräte 

Tische, Kästen, Möbel in 

Büroräumlichkeiten 

Hörsaal-Möbel, Tafelsysteme, V-Systeme 

in Hörsälen 

EDV-User-Systeme, PC-Systeme, EDV- 

Serveranlagen, andere technische 

Kleingeräte 

Kühl- und Lüftungsanlagen, 

Bautischlerarbeiten, Bodenlegerarbeiten, 

Schlosserarbeiten 

Für jedes Projekt, das in der Organisationseinheit Gebäude und Technik gesondert 

abgewickelt wird, werden gegebenenfalls von der Organisationseinheit Gebäude und 

Technik PSP-Elemente in SAP angelegt, die vor allem zur eigenen Verwaltung und 

Kontrolle dieser Bauprojekte dienen. 

2.4 Literatur 

2.4.1 Zugang von Literatur über ALEPH 

Bestellung zentral 

Die Bestellung von Literatur aus dem Literaturbudget der Fakultäten bzw. der Bibliothek 

erfolgt zentral in der Bibliothek über das ALEPH-Bibliotheksverwaltungsprogramm. 

Bei Büchern erfolgt die Kontrolle des Wareneingangs in der Hauptbibliothek, bei 

Zeitschriftenabonnements in den Organisationseinheiten (Fachbibliothek). Die Erfassung 

des Zugangs im System ALEPH erfolgt in der Hauptbibliothek. 

Bestellung Institut 

Wird von einer Organisationseinheit im Rahmen der §27 Gebarung bzw. der §28 

Gebarung die Anschaffung von Fachliteratur durchgeführt, so ist dieser Vorgang nach 

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2.4.2 Dezentraler Zugang von Literatur durchzuführen. 


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Datenübernahme 

Die Datenübernahme aus ALEPH in die Finanzbuchhaltung (automatische „Schnittstelle“) 

erfolgt täglich. 

Die Verbuchung der Daten aus ALEPH erfolgt über Verrechnungskonten, welche in der 

Kontenklasse „0“ geführt werden. Aus EDV-technischen Gründen müssen diese Konten 

jedoch als „Erfolgskonten“ geführt werden, da im Rahmen der Übernahme den 

Bibliothekszugängen auch die Kostenstellen zugeordnet werden sollen. 

Folgende Verrechnungskonten sind eingerichtet: 

� Fachbücher 074040 

� Zeitschriften 074041 

� Elektronische Bücher 074042 

� Sonstige Bestände 074043 

� Sonstige Datenträger 074044 

� Elektr. Zeitschriften und Datenbanken 074045 

Für Online-Bücher wird durch eine einmalige Zahlung das Recht auf Online-Nutzung 

dieser Bücher auf unbegrenzte Zeit erworben und daher auch aktiviert. 

Aktivierung 

Die RA-VO sieht für Fachliteratur generell eine Aktivierung mit einer zugrundegelegten 

Nutzungsdauer von 6 Jahren vor, wobei im Jahr der Anschaffung keine Abschreibung 

berechnet wird (d.h. in den folgenden Jahren je 20 %). 

2.4.2 Dezentraler Zugang von Literatur 

Ein dezentraler Zugang an Literatur liegt vor, wenn im Rahmen der §27 Gebarung bzw. 

der §28 Gebarung einer Organisationseinheit ein Beschaffungsprozess für 

wissenschaftliche Literatur erfolgt. Zum Anlagevermögen zählen – auch wenn der 

Anschaffungswert unter EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer) liegt – immer 

wissenschaftliche Literatur und wissenschaftliche Datenträger lt. § 1 RA-VO. 

Da in diesem Falle eine Erfassung der Bestellung und die Erfassung der 

Eingangsrechnung nicht über ALEPH erfolgt, sondern direkt am Institut durchgeführt wird, 

ist zur Inventarisierung des Literaturbestandes folgender Prozess einzuhalten: 

Wissenschaftliche Bücher und wissenschaftliche Zeitschriften (sowohl in gedruckter Form 

als auch auf Datenträgern, CD-ROM, Onlinebücher mit Nutzung auf unbegrenzte Zeit, 

usw.) werden als Anlagen über die Anlagenklasse 40000 und 41000 verbucht. Alle 

anderen 4er Anlagenklassen sind ausschließlich für die Universitätsbibliothek vorgesehen. 

Die Bestellung erfolgt über die Warengruppe 535 „Anlagen“. 

Handelt es sich um Anschaffungen nicht wissenschaftlicher Literatur (z.B. Zeitschriften, 

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Bücher oder Zeitungen) ist die Warengruppe 537 „Bücher/Zeitschriften/besp.Datenträger“ 

zu wählen, wodurch eine Verbuchung auf ein Aufwandskonto erfolgt. 

Bitte in allen Fällen im Feld Kurztext in der Bestellung den Buchtitel, ev. auch den Autor 

eingeben. 

Die Bestellung ist 2-fach auszudrucken. Eine Ausfertigung wird unterfertigt (4-Augen- 

Prinzip) an den Lieferanten versendet. Bei Bestellwert über EUR 20.000,00 ist eine 

Unterfertigung durch den Leiter der Organisationseinheit erforderlich. 

Die zweite Ausfertigung wird ebenfalls unterfertigt und bei der Organisationseinheit als 

Nachweis des Bestellvorganges zu Dokumentationszwecken abgelegt. 

Bei Zugang/Lieferung der wissenschaftlichen Literatur durch den Lieferanten an die 

bestellende Organisationseinheit ist die zugrundeliegende Eingangsrechnung hinsichtlich 

folgender Punkte zu prüfen: 


� Ist die bestellte Menge/Anzahl geliefert worden? 

� Entspricht der fakturierte Betrag dem Anbot/der Bestellung? 

� Wurde die Rechnung auf die TU ausgestellt? 

� Entspricht die Eingangsrechnung den erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen? 

siehe Rechnungsmerkmale 

� UID-Nr. des Lieferanten bzw. UID-Nr. der TU siehe Steuerrichtlinien. 

Es ist somit auf Ebene der Organisationseinheit durch den verantwortlichen Besteller die 

sachliche und rechnerische Richtigkeit der Eingangsrechnung zu prüfen und dies mittels 

des vorgesehenen Kontierungsstempels zu dokumentieren. 

Es sind vor allem bei EU-Auslandsrechnungen die unterschiedlichen Steuersätze für 

gedruckte Literatur und für Literatur auf Datenträger (CD-ROMs, Videos, etc.) zu 

beachten. 

Die sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie die Zuordnung zum Innenauftrag und zur 

Kostenstelle ist mit Hilfe des Kontierungsstempels auf der Rechnung zu dokumentieren: 

2.5 Schenkungen und Subventionen 

Geld, Wertpapiere 

Werden einer Organisationseinheit von dritten Personen Bargeld, Sparbücher oder 

Wertpapierdepots geschenkt oder vererbt, so handelt es sich um Zugänge von flüssigen 

Mitteln, die als Schenkungen zu erfassen sind. Sofern mit der Schenkung oder Vererbung 

der flüssigen Mittel eine Zweckwidmung verbunden ist (z.B. Förderung von Dissertanten, 

etc.) ist eine entsprechender Ausweis im Eigenkapital der TU erforderlich. 

Derartige Zuwendungen sind mit dem Formular „Schenkung Subventionen“ an die Quästur 

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zu melden. Dort erfolgt die korrekte Erfassung und Verbuchung des 

Schenkungsvorganges. 

Anlagen 

Anlagengegenstände, welche nicht entgeltlich erworben werden, sondern unentgeltlich – 

ohne die Vereinbarung einer Gegenleistung – von dritter Seite der Organisationseinheit 

zugewendet werden, sind als Schenkungen zu erfassen. Dies umfasst sowohl geschenkte 

Anlagen für den §28 Bereich als auch für den §27 Bereich. 

Darunter fallen auch alle Anlagegegenstände mit einem Anschaffungswert von EUR 

1.000,00 bis EUR 24.000,00 inklusive Umsatzsteuer, die im Rahmen von FWF – Projekten 

angeschafft werden. 

Werden von öffentlichen Stellen oder von Unternehmen (Dritten) Geldzuwendungen 

(Zuschüsse) gegeben, mit der Zweckwidmung diese für die Anschaffung eines bestimmten 

Anlagegegenstandes zu verwenden, so handelt es sich dann um eine Subvention für die 

Anschaffung eines Anlagegegenstandes, sofern keine Gegenleistung 

(Forschungsleistung, Bericht) vereinbart wurde. 

Wesentlich für die Erfassung der Anschaffungen von Anlagengegenständen als 

Schenkung oder Subvention sind daher folgende Merkmale: 

� Anschaffung eines Anlagengegenstandes 

� keine Verpflichtung zur Erbringung einer Leistung oder Erstellung eines Berichtes 

� keine andere Gegenleistung 

� Zweckwidmung der Geldzuwendung zur Anschaffung eines Anlagengegenstandes 

(Subvention) 

� Unentgeltlicher Erwerb eines Gegenstandes (Schenkung) 

Bei Zugang einer Anlage aus einer Schenkung oder bei Anschaffung einer Anlage durch 

eine Subvention ist von der Organisationseinheit eine Meldung mittels des Formular 

„Schenkung Subventionen“ an die Anlagenbuchhaltung (Quästur) durchzuführen. 

Hierbei sind die historischen Anschaffungskosten der Anlage, sofern diese vorhanden 

sind, sonst eine Angabe über den Schätzwert zum Zeitpunkt der Schenkung anzugeben 

bzw. Kopien von vorhandenen Unterlagen, Formularen des FWF, Rechnungen etc. 

beizulegen. 

Ist durch eine Schenkung oder Subvention die Vornahme von baulichen oder 

infrastrukturellen Maßnahmen erforderlich, so ist eine entsprechende Genehmigung durch 

die Organisationseinheit Gebäude und Technik einzuholen. 

In der Anlagenbuchhaltung (Quästur) wird neben der Erfassung als Anlagevermögen in 

SAP FI-AA auch die erforderliche Bewertungsreserve erfasst und in SAP gebucht. 

Ist bei einer Schenkung die Angabe eines Schätzwertes nicht möglich bzw. kann dieser 

Wert nicht ermittelt werden, so erfolgt eine Aktivierung der Anlage mit EUR 1,00. 

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2.6 Bestellungen §27 und §28 


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Allgemeines 

Die Bestellung von Sachmitteln und Dienstleistungen erfolgt sowohl für den allgemeinen 

§ 28 Bereich als auch für §27 Projekte dezentral durch die jeweilige Organisationseinheit 

der TU. 

Verantwortlich für den Bestellvorgang sind der Leiter der Organisationseinheit, der 

Projektleiter oder der Anweisungsberechtigte. Hierbei ist wie folgt vorzugehen: 

Bei Bedarfsentstehung sind die organisatorischen Maßnahmen der Organisationseinheit 

hinsichtlich der Einholung von Angeboten und des Genehmigungsprozesses in jedem Fall 

einzuhalten. 

Bestellungen über € 1.000,- incl. USt sind sofort – nicht erst bei Eingang der Rechnung – 

in SAP zu erfassen. 

Ausnahme: bei Rechnungen unter € 1.000,- incl. USt und bei Sammelrechnungen kann 

die Erfassung der Bestellung in SAP gleichzeitig mit dem Rechnungseingang erfolgen. 

Die ausgedruckte Bestellung soll an den jeweiligen Lieferanten gesandt werden. Es darf 

kein Word-Dokument für eine schriftliche Bestellung verwendet werden. Bei jeder 

Bestellung ist unbedingt die UID Nummer der TU anzugeben. 

Bei jeder Bestellung ist eine schriftliche Genehmigung des Bestellvorganges durch den 

Leiter der Organisationseinheit, dessen Stellvertreter oder den Projektleiter und die 

Einhaltung des 4-Augen-Prinzipes erforderlich. 

Dies bedeutet, dass die Bestellung von 2 Personen durchgeführt wird – der Besteller legt 

die Bestellung in SAP MM an, der Freigabeberechtigte gibt die Bestellung frei. 

Dieser Vorgang wird durch SAP MM dokumentiert. 

Sollte eine öffentliche Ausschreibung erforderlich sein (siehe den „Leitfaden zur 

Auftragsvergabe“ der Rechtsabteilung), sind die erforderlichen Maßnahmen nach dem 

BVerG und nach den Vorgaben der Rechtsabteilung einzuhalten. 

Bei baulichen oder infrastrukturellen Maßnahmen ist vor Eingabe der Bestellung immer 

eine entsprechende Genehmigung der Abteilung Gebäude und Technik einzuholen. 

Durchführung 

Sollte für die Erstellung einer Bestellung das Anlegen eines Lieferanten (Kreditor) in SAP 

erforderlich sein, ist das ausgefüllte Formular „Kreditor anlegen/ändern“ ist über das 

Ticketsystem an die Kreditorenbuchhaltung zu übermitteln. 

Ist der Lieferant in SAP vorhanden, kann die Bestellung in SAP MM angelegt werden. Es 

sind ein aussagekräftiger Bestelltext und eine Warengruppe, in welcher der Aufwand bei 

Rechnungserhalt verbucht wird, anzugeben (siehe Tabelle der Warengruppen auf der 

Homepage der Quästur). Weiters erfolgt die Zuweisung zu einer Kostenstelle oder einem 

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Innenauftrag. 

Nach erfolgter Freigabe der Bestellung durch einen Freigabeberechtigten wird die 

Bestellung ausgedruckt und vom Leiter der Organisationseinheit, Projektleiter oder 

Anweisungsberechtigten unterschrieben und an den Lieferanten versendet (sofern eine 

schriftliche Bestellung erfolgen soll). 

Zur Dokumentation des erfolgten Bestellvorgangs wird ein unterschriebenes Exemplar der 

Bestellung (Kopie) an der Organisationseinheit abgelegt. Einscannen der Bestellung ist 

nicht erforderlich. 

2.6.1 Terminpläne/Rechnungspläne 

Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Mieten, Telefonrechnungen etc. oder 

Teilzahlungen sollten in der Bestellung Rechnungspläne für das jeweilige Finanzjahr 

angelegt werden. 

Es gibt 2 Varianten: 

� Periodischer Rechnungsplan: Für idente Beträge pro Periode. 

� Teilrechnungsplan: Für unterschiedliche Beträge pro Periode oder zu 

unterschiedlichen Zeitpunkten. 

2.6.2 Abbucher 

Wenn Rechnungen vom Girokonto abgebucht werden sollen (z. B. Telefonrechnungen), 

muss eine Einzugsermächtigung ausgefüllt, vom Anweisungsberechtigten unterschrieben 

und an die Leitung der Quästur übergeben werden. Die Einzugsermächtigung wird dann 

an der Hausbank eingereicht. 

Beim Eingeben der Rechnung im SAP muss im Reiter Zahlung im Feld Zahlsperre 

unbedingt „Abbucher“ gewählt werden, damit die Rechnung nicht doppelt beglichen wird. 

2.6.3 Mischfinanzierungen 

Wenn eine Rechnung von verschiedenen Girokonten bzw. Profitcentern bezahlt werden 

soll – ausgenommen Anlagen (siehe Punkt 2.3.2) – ist folgende Vorgehensweise 

einzuhalten: Bestellung und Rechnung werden in SAP erfasst. Anschließend wird ein 

Formular „Innerbetriebliche Verrechnung“ zusammen mit der Rechnungskopie an die 

Quästur übermittelt, damit ein Bankübertrag erfolgen kann. 

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2.6.4 Gutschriften/nachträgliche Entlastung 

Es handelt sich um eine Gutschrift, wenn der gesamte Betrag einer Rechnung 

gutgeschrieben wird. 


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Bei einer nachträglichen Entlastung wird nur ein Teilbetrag einer Eingangsrechnung 

gutgeschrieben. 

Bei der Erfassung einer Gutschrift/nachträglichen Entlastung in SAP darf im Reiter 

„Zahlung“ im Feld Rechnungsbezug nur dann die SAP-Belegnummer der 

Eingangsrechnung, auf die sich die GS/nachtr. Entlastung bezieht, eingegeben werden, 

wenn die Rechnung noch nicht bezahlt worden ist und die Zahlungsbedingungen auf 

„sofort fällig ohne Abzug“ lauten. Andernfalls wird das Feld Rechnungsbezug leer 

gelassen und die Zuordnung der Gutschrift/nachträglichen Entlastung zu einer 

Eingangsrechnung erfolgt in der Quästur. 

Wenn der Lieferant die Gutschrift/nachträgliche Entlastung direkt auf ein Girokonto der 

Organisationseinheit überweist, muss diese mit Zahlsperre ohne Rechnungsbezug erfasst 

werden 

2.6.5 Kautionen 

Gegebene Kautionen 

Es gibt die Möglichkeit für die Organisationseinheiten, im §27 Bereich Zimmer bzw. 

Wohnungen für Dritte zu mieten. Bei der Abrechnung ist eine Begründung beizulegen. 

Fällt bei dieser Anmietung eine Kaution an und wird diese nach Beendigung des 

Mietverhältnisses rückerstattet, ist das in die Bestandsverrechnung (Sachkonto 

„Gegebene Kautionen“) aufzunehmen. 

Da Bestandskonten nur durch die Quästur gebucht werden können, ist folgende 

Vorgehensweise zu beachten: 

Die Eingangsrechnung wird mit Kontierungsstempel und Barcode zur Buchung in die 

Quästur gebracht. 

Wird die Kaution schließlich auf das §27 Girokonto retourniert, wird diese von der Quästur 

wieder zurückgebucht. Falls der Vermieter Kosten von der Kaution einbehält ist eine 

Aufstellung bzw. Rechnung mit Kontierungstempel, Unterschriften und Barcode an die 

Quästur zu übermitteln. 

Zu beachten ist, dass dieses Bestandskonto das Budget der Organisationseinheit nicht 

erhöht oder verringert. Diese Buchungen scheinen auch nicht im Bericht „Aufträge 

Einzelposten Ist“ auf. 

Falls die Kaution nach abgelaufenem Mietverhältnis nicht zurückgezahlt wird, muss die 

15.06.2012 Seite 55 von 102


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Organisationseinheit die Quästur zu informieren, damit die Buchung der 

Eingangsrechnung korrigiert wird. In diesem Fall werden die Ausgaben umgebucht und 

dem Aufwandskonto (Kostenart 741000) angelastet. 

Erhaltene Kautionen 

Wird von einer Organisationseinheit eine Kaution eingenommen (z.B. Schlüsselkaution) so 

verbucht die Organisationseinheit diese Einnahme mittels Erstellung einer 

Ausgangsrechnung in SAP. 

Soll die Kaution wieder zurückbezahlt werden, wird von der Organisationseinheit eine 

Gutschrift zur Ausgangsrechnung erstellt und die Quästur mittels email mit der 

Bankverbindung (IBAN+BIC) und Kontowortlaut in Kenntnis gesetzt. Die Kaution wird 

somit im nächsten Zahllauf zurücküberwiesen. 

2.7 Eingangsrechnungen §27 und §28 

2.7.1 Eingangskontrolle 

Bei Lieferung der bestellten Waren an die Organisationseinheit ist die betreffende 

Eingangsrechnung (ER) hinsichtlich folgender Punkte zu prüfen: 


� Ist die bestellte Menge geliefert worden? 

� Entspricht die ER den gesetzlichen Bestimmungen (siehe Punkt 2.2.)? 

� Wurde die ER an die TU ausgestellt? 

� Entspricht der fakturierte Betrag dem Anbot bzw. der Bestellung? 

Es ist somit auf Ebene der Organisationseinheit die sachliche und rechnerische Richtigkeit 

der ER zu prüfen und mittels Unterschrift auf dem Kontierungsstempel zu bestätigen. 

Außerdem ist die Kostenstelle / der Innenauftrag, von dem die ER bezahlt werden soll, 

anzugeben. 

2.7.2 Erfassen der Rechnung in SAP MM 

Falls noch nicht erfolgt, ist zuerst eine Bestellung anzulegen. Die ER wird zu der 

entsprechenden Bestellung erfasst. 

Sollte der Rechnungsbetrag vom Bestellbetrag abweichen, erfolgt bis zu einer 

Abweichung von 3% ein automatischer Abgleich. Bei Überschreiten des Bestellbetrages 

ist eine Änderung der ursprünglichen Bestellung erforderlich. Bei Unterschreiten muss das 

Endrechnungskennzeichen gesetzt werden, da sonst die Geldmittel als Obligo 

gebunden bleiben. 

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Es sollte unbedingt auf die Auswahl der richtigen Partnerbank und die 

Zahlungsbedingungen, die auf der Rechnung angeführt sind, geachtet werden. 

2.7.3 Steuerkennzeichen 

Bei der Erfassung der ER in SAP sind Steuerkennzeichen zu hinterlegen. 

Grundsätzlich sind Lieferungen und Leistungen an die TU vom Vorsteuerabzug 

ausgeschlossen, sofern sie nicht in einem direkten Zusammenhang mit 

umsatzsteuerpflichtigen Leistungen der TU stehen. 

Lieferung / Leistung aus dem Inland: 

Generell ist der Steuersatz zu verwenden, der auf der ER angegeben wurde. 

V3: keine Steuer (z.B. Refundierungen…) 

V4: 10% (z.B. Literatur, Speisen …) 

V5: 20% (normaler Steuersatz) 


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Lieferung aus dem EU-Raum: 

Wenn Waren aus einem Mitgliedsland der EU erworben werden, liegt ein 

innergemeinschaftlicher Erwerb vor. Dabei geht die Steuerschuld an die TU über, daher 

darf auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. In diesem Fall müssen 

auf der ER sowohl die UID-Nummern der TU (AT U37675002) und die des Lieferanten 

angegeben werden. 

Zu verwendende Steuerkennzeichen: 

NK: keine Steuer (wenn die Lieferung in Österreich umsatzsteuerfrei gewesen wäre, 

ausgenommen Kleinunternehmerregelung) 

E0: keine Steuer (Abgabenbefreiung bis zu einem Warenwert von € 11,- pro Sendung) 

E3: 10% (z.B. Literatur, Speisen …) 

E4: 20% (normaler Steuersatz) 

Lieferung aus Drittländern: 

Normalerweise wird eine Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) vorgeschrieben, die vom Spediteur / 

Lieferanten eingehoben wird. Die EUSt ist mit derselben Warengruppe wie die Ware zu 

verbuchen, da sie den Wert der Ware erhöht. 

Steuerkennzeichen: V9 

Bei Sendungen aus Drittländern besteht eine Abgabenbefreiung bis zu einem Warenwert 

von € 22,-. 

Sonstige Leistung aus EU und Drittländern: 

Sonstige Leistungen sind Leistungen, die nicht in einer Lieferung bestehen (z.B. 

Reparaturen, Beratungsleistungen, Datenverarbeitung …). 

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Werden sonstige Leistungen von einem nicht in Österreich ansässigen Unternehmen 

bezogen und ist der Ort der Leistung Österreich, so geht die USt-Schuld vom 

Leistungserbringer auf die TU über (Reverse Charge Verfahren). Bei der Bestellung 

muss die UID (ATU37675002) der TU angegeben werden. 

Steuerkennzeichen: R4 

Ist der Ort der Leistung im Ausland (z.B. Reparatur im Ausland, Kongressgebühren, 

Verpflegungsleistungen, Eintrittsgelder, …), ist die ausländische Steuer zu bezahlen. 

Steuerkennzeichen: N0 

Sonderfall: 

Ein ausländischer Vortragender (ohne Wohnsitz in Österreich) hält eine Vorlesung an der 

TU: 

Vorträge wissenschaftlicher, unterrichtender oder belehrender Art im Hoheitsbereich sind 

gemäß § 6 (1) Z 11 UStG unecht steuerbefreit, daher entsteht für die TU auch keine 

Reverse Charge Pflicht. 

Steuerkennzeichen: NK 

2.7.4 Zahllauf 

Der zentrale Zahllauf wird täglich werktags ab 13:00 Uhr in der Quästur durchgeführt. 

Dabei werden alle bis zu diesem Zeitpunkt gebuchten und fälligen Rechnungen in 

elektronischer Form zur Bezahlung an die Hausbank weitergeleitet. 

2.7.5 In Verlust geratene Rechnungen 

Sollten Eingangsrechnungen in Verlust geraten sein, ist bei den betreffenden Firmen ein 

Rechnungsduplikat anzufordern. Dieses Duplikat ist mit dem vollständig ausgefüllten 

Kontierungsstempel zu versehen. 

Zusätzlich ist auf der Rechnung der Vermerk „Zweitausfertigung anstelle der in Verlust 

geratenen Rechnung“ mit Unterschrift des Anweisungsberechtigten vorzunehmen. 

2.8 Handkassen an den Organisationseinheiten (§27 und §28) 

Jede Organisationseinheit, die über eine Handkassa verfügt, ist verpflichtet, ein 

Kassabuch zu führen. Über das Kassabuch können sowohl Mittel des §28 Budgets als 

auch Mittel der Forschungsprojekte abgewickelt werden, aber keine FWF-Rechnungen. 

Das Kassabuch ist von der jeweiligen Organisationseinheit selbst anzuschaffen. 

Die Dotierung und Aufstockung der Handkassen erfolgt mittels einer formlosen 

schriftlichen Anforderung an die Abteilungsleitung der Quästur. 

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2.8.1 Verwaltung 

Die Verwaltung der Handkassa an der Organisationseinheit erfolgt außerhalb von SAP. 

Die Geschäftsfälle sind im Kassabuch zu dokumentieren, wobei die jeweiligen Belege über 

das Geschäftsjahr fortlaufend zu nummerieren sind, beginnend mit Nummer 1 für den 

ersten Beleg des jeweiligen Jahres. 

Der Kassenbestand ist täglich mit den Aufzeichnungen abzustimmen. Fehlbeträge in der 

Kassa sind von der Organisationseinheit auszugleichen. 

Jeder Kassabeleg ist von der kassaführenden Person auf formale und sachliche 

Richtigkeit zu kontrollieren und mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. 

Rechnungen, die kleiner als A4 sind, sollen auf ein A4-Blatt aufgeklebt werden (bitte Tixo 

nicht über den Rechnungsbetrag kleben). 

Sollte eine Rechnung älter als 3 Monate sein, ist ein Begründungsschreiben auf 

Institutspapier mit Unterschrift des Anweisungsberechtigten beizulegen. 

Wird für einen Beleg ein aufgerundeter Betrag ausbezahlt (z.B. Trinkgeld für 

Restaurantrechnungen), ist das auf der Rechnung zu vermerken und der aufgerundete 

Betrag zu erfassen. 

Im §27 Bereich ist jeder Beleg mit dem Kontierungsstempel zu versehen. Darin sind der 

Innenauftrag, die sachliche Richtigkeit und die Unterschrift des Anweisungsberechtigten 

auszufüllen. 

Im §28 Bereich genügt der ausgefüllte Kontierungsstempel am Kassabuchblatt für alle 

Belege, die das §28 Budget betreffen. 

Die Handverlagsabrechnung darf die zugewiesene Gesamtsumme nicht überschreiten. Es 

dürfen nur Kleinbetragsrechnungen unter € 150,- incl. USt abgerechnet werden. 

Mehrwertsteuerrechnungen sind nicht erforderlich. 

Höhere Beträge werden nur nach Rücksprache mit der Quästur direkt an der Kassa 

ausbezahlt. Gastvorträge dürfen nicht im Handverlag abgerechnet werden. 

Generell gelten für die Führung der Kassabücher die Grundsätze ordnungsgemäßer 

Buchführung: 

� Vermerke und Abkürzungen auf Belegen müssen allgemein verständlich und 

leserlich sein 

� Löschbare Schreibgeräte (Bleistifte) dürfen nicht verwendet werden 

� Änderungen und Korrekturen müssen so durchgeführt werden, dass die 

ursprüngliche Eintragung leserlich bleibt (kein Tipp-Ex etc.!) 

� Die Eintragungen müssen chronologisch, richtig, vollständig und geordnet erfolgen 

� Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen 

Postgebühren: 

Die Portoliste (Formular auf der Homepage der Quästur) soll nur für verbrauchte 

Briefmarken verwendet werden. Liegt eine Rechnung der Post vor, muss keine Portoliste 

ausgefüllt werden. 

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Einschreibeetiketten dürfen nur nach Verbrauch derselben abgerechnet werden. Für 

Einschreibeetiketten existiert ein Formular auf der Homepage der Quästur. 

Fahrscheine VOR: 

Die Fahrkartenliste (Formular auf der Homepage der Quästur) ist zu verwenden. 

Verbrauchte Einzeltickets sind nicht beizulegen. Der Benutzer der öffentlichen 

Verkehrsmittel bestätigt mit seiner Unterschrift auf der Fahrkartenliste die Richtigkeit der 

Angaben. 

Von TU-Mitarbeitern dürfen nur Fahrten innerhalb Wiens abgerechnet werden; außerhalb 

Wiens ist eine Reiserechnung zu stellen. 

Sollte es aus organisatorischen Gründen nicht möglich sein, eine Fahrkartenliste 

auszufüllen noch die verbrauchten Tickets beizulegen (z.B. Veranstaltung mit externen 

Teilnehmern, denen die Fahrkarten bezahlt worden sind), ist die Rechnung über den Kauf 

der Fahrkarten mit einer Begründung vorzulegen. 

Taxirechnungen: 

Diese müssen aus dem §27 Budget bezahlt werden. Ausnahme: Transport von 

Gegenständen für Lehr- und Forschungszwecke. 

In jedem Fall muss der Zweck der Fahrt angegeben werden. 

Fahrten zwischen der Wohnstätte und der TU können nicht verrechnet werden. 

Lebensmittel-, Restaurantrechnungen: 

Es ist der Zweck des Essens anzugeben (Projektmeeting, Institutsbesprechung…) und ob 

externe Personen oder nur TU-Mitarbeiter anwesend waren. Waren externe Personen 

anwesend, sind Lebensmittel- und Restaurantrechnungen aus dem §27 Budget zu 

begleichen. 

Die Originalbelege sind gemeinsam mit dem Kassenbuchblatt zumindest monatlich bis 

zum 5. des Folgemonats an die Quästur zu übermitteln. Dort erfolgt die Verbuchung der 

Geschäftsfälle in SAP FI auf Basis der übermittelten Originalbelege. 

Nach Kontrolle und Verbuchung des Handverlags wird die Organisationseinheit 

verständigt, dass der Handverlag ausbezahlt werden kann. 

Die Belegablage der Handverläge erfolgt in der Quästur. Sollten Originalbelege für 

Projektabrechnungen benötigt werden, so können diese in der Quästur angefordert 

werden. 

Am 10. und 25. des Folgemonats werden die Mittel der §27-Rechnungen vom 

entsprechenden Girokonto der Organisationseinheit eingezogen. 

Der letzte Handverlag des Jahres muss Mitte Dezember abgerechnet und nach 

Verbuchung in der Quästur sofort an der Hauptkassa behoben werden. Rechnungen, die 

danach anfallen, müssen im ersten Handverlag des folgenden Jahres abgerechnet 

werden. 

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2.8.2 Verwahrung 

Die Handkassa ist an der Organisationseinheit in einer versperrbaren Kassette 

aufzubewahren, zusätzlich muss die Kassette in einem versperrbaren Möbelstück (z.B. 

Schrank, Schreibtischlade) eingeschlossen werden. 

Ab Übernahme der Handkassa geht jegliches Risiko, insbesondere des Verlustes, der 

Beschädigung, der Vernichtung, des Raubes und des Diebstahls auf die 

Organisationseinheit über. 

2.8.3 Diebstahl 

Diebstähle sind von der Organisationseinheit bei der Polizei anzuzeigen und eine Kopie 

sowie eine Sachverhaltsdarstellung an die Rechtsabteilung zu übermitteln. 

Die Erstattung des Fehlbetrages erfolgt zu Lasten des §28 Budgets der 

Organisationseinheit. 

2.9 Kassa in der Quästur 

2.9.1 Einzahlungen 

Einzahlungen sind in bar, mit Kredit- und Bankomatkarte möglich. 

� Kostenersätze für Skripten und Kopien 

Diese können von den Organisationseinheiten eingenommen und ehestmöglich in 

der Kassa einbezahlt werden. Es ist der Ersatzbeleg (Formular auf der Homepage 

der Quästur) auszufüllen. 

Außerdem muss eine Einzahlungsbestätigung (Einzahlungsbestätigungsblock ist an 

der Kassa erhältlich) über den Gesamtbetrag beigelegt werden. Der Geldbetrag 

wird dann an der Kassa verbucht. 

� Einzahlungen für Exkursionen 

Es muss eine Aufstellung beigelegt werden, welche die Namen der Einzahler und 

den jeweiligen Betrag beinhaltet (Formular auf der Homepage der Quästur). 

Weiters ist eine Einzahlungsbestätigung über den Gesamtbetrag erforderlich. 

Alternativ kann auch für jeden einzelnen Einzahler eine Einzahlungsbestätigung 

vorgelegt werden. Weitere Informationen zur Abwicklung von Exkursionen finden 

Sie unter Punk 2.13. 

� Ausgangsrechnungen 

Bereits gebuchte Fakturen können an der Kassa bar eingezahlt werden. Die 

ausgedruckte Faktura ist an der Kassa vorzulegen. 

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� Einzahlungen von Studenten 

für Studentenausweis, Zeugniskopien, Bestätigungen, Nostrifizierung, Sponsion, 

Dr.-Diplom, Habilitation und Abschriften können an der Kassa getätigt werden. 

Dazu muss der Einzahlungsbeleg (liegt an der Kassa auf) ausgefüllt werden. 

Einzahlungen von Studiengebühren und ÖH-Beiträgen können nicht an der Kassa 

erfolgen. 

� Bibliothek 

Die Bibliothek ist berechtigt, folgende Einzahlungen vorzunehmen: 

Mahngebühren, Verzugsgebühren, Jahresgebühren und Ersatzentlehnkosten, 

Kopien, Verlust Buchersatz, Buchverkauf. 

2.9.2 Auszahlungen 

Auszahlungsbeträge über € 1.000,- müssen mindestens einen Tag vor Behebung an der 

Kassa angemeldet werden. 

� Eingangsrechnungen 

Die Organisationseinheiten können sich bezahlte Eingangsrechnungen an der 

Kassa bar auszahlen lassen. Dazu muss die mit ausgefülltem Kontierungsstempel 

versehene Originalrechnung vorgelegt werden. Aus der Rechnung muss eindeutig 

hervorgehen, dass diese bezahlt worden ist. 

� Bargeldanforderung 

Mittels des Bargeldanforderungsscheins (auf der Homepage der 

Quästur/Formulare) können die Organisationseinheiten Bargeld beheben, z.B. für 

Exkursionen, Tagungen, Barzahlung von Rechnungen etc. Innerhalb einer Woche 

ist die mit ausgefülltem Innenauftrag versehene Originalrechnung an der Kassa 

nachzureichen. 

� Honorarnoten 

Es ist das ausgefüllte und unterschriebene Formular „Honorarnote“ (auf der 

Homepage der Quästur/Formulare) an der Kassa vorzulegen. Schriftliche 

Werkverträge sind beizulegen. Ausländische Staatsbürger müssen auch das 

Quellensteuerformular ZS-QU1 ausfüllen 

� Gastvorträge 

Auszahlungen in bar für Gastvortragende werden nicht vorgenommen – siehe 

hierzu Richtlinien der Rechtsabteilung. 

� Weitere Auszahlungen 

Handkassa 

Stipendien und sonstige Förderungen 

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Universitätspartnerschaften 

Joint Study 


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2.10 Girokonten 

Für die Abwicklung von §27 Projekten wird den Organisationseinheiten ein Bankkonto zur 

Verfügung gestellt. Der jeweilige Kontostand kann über das BusinessNet (Onlinebanking) 

der UniCredit Bank Austria von den Infoberechtigten (Unterschriftsprobenblatt) abgefragt 

werden. 

Die Kontoauszüge der §27 Bankkonten und des §28 Bankkontos werden durch die 

Quästur verbucht. Alle Zahlungseingänge werden den offenen Fakturen zugeordnet – alle 

Abbuchungen mit offenen Eingangsrechnungen ausgeglichen. Kann kein entsprechender 

offener Posten gefunden werden erfolgt eine Verständigung der Organisationseinheit. 

Wird eine Faktura fälschlicherweise erst nach dem Zahlungseingang erstellt, muss die 

Faktura auf das Datum des Zahlungseinganges rückdatiert werden (Fakturadatum zum 

Zeitpunkt des Zahlungseingangs). 

Alle Bankspesen, Quartalsabschlüsse, Auslandszahlungsverkehr-Spesen und allfällige 

Fehlüberweisungen und Banküberträge werden manuell durch die Quästur gebucht bzw. 

korrigiert. 

2.11 Fakturierung 

2.11.1 Terminauftrag / Kundenauftrag 

Die Verantwortlichkeit der Fakturierung sowohl im §28 Bereich als auch bei §27 Projekten 

liegt beim Leiter der Organisationseinheit oder beim jeweiligen Projektleiter. 

Die Erstellung der Ausgangsrechnungen erfolgt durch die Organisationseinheit über SAP 

SD. Im ersten Schritt, vor Erstellen einer Faktura muss ein Terminauftrag in SAP angelegt 

werden. 

Im Terminaufrag werden u.a. über das SD-Material die „Art der Leistung“, über den 

Innenauftrag das zu fakturierende Projekt, der vereinbarte Betrag und das Zahlungsziel 

definiert. 

Weiters gibt es die Möglichkeit eine Mahnsperre zu setzen. Alle offenen Rechnungen 

(ohne Mahnsperre) werden am 1. und 15. eines jeden Monats durch die Quästur gemahnt. 

Danach wird lediglich die Funktion „Faktura anlegen“ in SAP ausgeführt. 

Ausgangsrechnungen sind sofort nach Leistungserbringung bzw. Vertragsabschluss in 

SAP zu erfassen und nicht erst zum Zeitpunkt des Zahlungseinganges auf dem Girokonto. 

Es ist der mit dem Auftraggeber vereinbarte Betrag zu fakturieren. 

Allfällig anfallende Spesen bei Auslandsüberweisungen werden automatisch durch die 

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Quästur verbucht. 

Beim Anlegen der Fakturen wird durch SAP eine fortlaufende Rechnungsnummer 

vergeben. 

Nur Fakturen aus SAP, welche alle erforderlichen Rechnungsmerkmale aufweisen, dürfen 

an Kunden versandt werden (keine selbst erstellten Word-Rechnungen). 

Hinweis 

Fakturen können nur storniert werden, sofern kein Ausgleich durch die Quästur (= 

Zahlungseingang am Girokonto) verbucht wurde. Das Storno hat immer in der aktuellen 

Buchungsperiode (Tagesdatum) zu erfolgen. Zusätzlich ist darauf zu achten, den 

Terminauftrag entsprechend zu ändern bzw. gegebenenfalls abzusagen. 

2.11.2 Gutschriften zu Ausgangsrechnungen 

Gutschriften zu Fakturen werden von den Organisationseinheiten erfasst. Entscheidet die 

Organisationseinheit, dass der Gutschriftsbetrag tatsächlich an den Auftraggeber 

zurücküberwiesen werden soll ist es notwendig ein Mail an die Quästur zu senden mit 

Angabe der Bankdaten (IBAN+BIC) und genauem Kontowortlaut. Soll der Betrag mit 

offenen Fakturen gegenverrechnet werden, erfolgt ebenfalls eine Meldung an die Quästur 

und Ausgleich durch diese. 

2.12 Konferenzen/Tagungen/Seminare 

Begriffserklärung 

KTS Innenauftrag= Abwicklung eines Kongresses/Tagung/Seminars über ein eigenes 

Girokonto (§28 Budget) 

KTG Innenauftrag = Abwicklung eines Kongresses/Tagung/Seminars über das 

Hauptgirokonto der TU-Wien (§28 Budget) 

Forderungsaufbau = Kunden/Terminauftrag und Faktura in SAP erstellen 

Sponsoring = Einnahmen mit Gegenleistung, häufig Werbung 

Spende = Einnahmen ohne Gegenleistung 

Ausgangsrechnung = Faktura (Einnahmen) 

DBH= Debitorenbuchhaltung 

Entscheidung KTS oder KTG Innenauftrag 

Um zu entscheiden, ob ein KTS oder KTG Innenauftrag angelegt werden soll, werden von 

der Organisationseinheit folgende Details an die Quästur gesendet. 

� Bezeichnung des Kongresses/Tagung/Seminars 

� Kurzbeschreibung oder Link zur Website 

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� Organisationseinheit 

� Abteilung/Fachbereich (Subkostenstelle) falls vorhanden 

� Zeitraum des Kongresses/Tagung/Seminars (Beginn- und Enddatum) 

� Kongress/Tagung/Seminarleiter (Budgetverantwortliche/r) 

� Kreditkarteneinzahlung gewünscht 


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Je nach Umfang des Kongresses/Tagung/Seminars wird in weiterer Folge entschieden, ob 

ein KTS- oder ein KTG-Innenauftrag angelegt wird. 

KTS-Innenauftrag (eigenes Girokonto) 

Ab einem gewissen Veranstaltungsumfang ist die Eröffnung eines eigenen Girokontos 

empfehlenswert. (Orientierungshilfen: mehr als € 10.000,- Einnahmen, mehr als 50 

TeilnehmerInnen, Veranstaltungszeitraum länger als 3 Tage) . 

Falls eine Kreditkarteneinzahlung der Teilnamegebühr gewünscht wird, muss in jedem Fall 

ein eigenes Girokonto eröffnet werden. 

KTG-Innenauftrag (kein eigenes Girokonto) 

Diese Innenaufträge werden über das Hauptgirokonto der TU abgewickelt, und sind daher 

für Veranstaltungen kleineren Umfangs vorgesehen. 

Die von Ihnen angegeben Details werden durch die Quästur an die Controllingabteilung 

weitergeleitet, welche die Anlage des Innenauftrags übernimmt und Sie daraufhin über 

den erfolgreich angelegten Innenauftrag informiert. 

Bereits zu diesem Zeitpunkt kann von der Organisationseinheit mit der Planung und 

Organisation der notwendigen Räumlichkeiten begonnen werden. 

Ein Girokonto anlegen lassen 

Sofern die Abwicklung des Kongresses/Tagung/Seminars über einen KTS-Innenauftrag 

erfolgt, eröffnet die Quästur ein eigenes Girokonto. 

Nach Bearbeitung der Mailanfrage erhält die Organisationseinheit ein 

Unterschriftsprobenblatt zugesandt, welches ausgefüllt und im Original gemeinsam mit der 

Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises (z.B. Führerschein) wieder an die die Quästur 

retourniert wird. 

Von der UniCredit Bank Austria werden die Zugangsdaten (PIN, TANs) für das 

OnlineBanking (BusinessNet) direkt an die Privatadresse, der am Unterschriftsprobenblatt 

angegebenen Personen gesandt. 

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Hinweis: Die beigefügten TANs sind funktionslos, da für die Organisationseinheit nur eine 

Informationsberechtigung im BusinessNet besteht und Überweisungen daher nicht 

zulässig sind. 

Anfallende Bankspesen (Buchungsentgelt, Porto, KEST, Habenzinsen) werden 

quartalsweise abgerechnet und von der Quästur verbucht. 

Auch die Verbuchung von Spesen im Zuge des Zahlungsverkehrs wird direkt durch die 

Quästur für die Organisationseinheit erledigt. 

Einzahlung per Kreditkarte ermöglichen 

Bei KTS-Innenaufträgen besteht für Sie die Möglichkeit die Teilnahmegebührenzahlung 

auch mittels Kreditkarten zu akzeptieren. 

Über den Rahmenvertrag des Bundesministeriums für Finanzen stehen der TU folgende 

Kreditkartengesellschaften zur Verfügung: 

� Diners Club und JCB (Air Plus Air Travel Card) 

� American Express (AMEX) 

� Mastercard (Paylife) 

� VISA (Card Complete) 

Die Quästur leitet nun alle notwendigen Schritte zur Eröffnung eines Subvertrages über 

das Bundesministerium für Finanzen in die Wege. Sobald der Subvertrag verfügbar ist (in 

der Regel dauert die Bearbeitung einer solchen Anfrage beim BMF 6 bis 8 Wochen) 

erhalten Sie eine entsprechende Information mit den (Sub)Vertragsnummern aller vier 

Kreditkarteninstitutionen. 

Auf der Homepage der Quästur steht ein blanko Teleorder-Einreichformular der jeweilig 

akzeptierten Kreditkarten zur Meldung an die Kreditkartengesellschaft zum Ausdrucken 

zur Verfügung. 

Das Teleorder-Einreichformular wird mit den Angaben der TeilnehmerInnen (Name, 

Kreditkartennummer, Kartengültigkeit, Kartenprüfnummer, Betrag) ausgefüllt und an die 

Kreditkartengesellschaft gefaxt. Die Kreditkartengesellschaft übersendet dieses 

Einreichformular mit einem Bestätigungscode wieder retour. Damit ist garantiert, dass die 

Kreditkartengesellschaft die angegebenen Beträge auf das Girokonto bezahlen wird. 

Dieses bestätigte Einreichformular wird anschließend per Fax an die Quästur übersendet. 

Bei der Überweisung der Teilnahmegebühren von der Kreditkartengesellschaft werden die 

Gebühren (Disagio) automatisch abgezogen. Die Verbuchung dieser Spesen erfolgt durch 

die Quästur. Diese können je nach Kreditkartengesellschaft unterschiedlich sein und 

unterliegt dem aktuellen Konditionszinssatz. 

Forderungsaufbau für KTS/KTG Einnahmen 

Sobald die Registrierungsformulare der TeilnehmerInnen eintreffen, ist es notwendig eine 

Forderung in SAP unter Angabe des KTS/KTG Innenauftrags aufzubauen. Durch die 

Verwendung von „Kundenauftrag anlegen mit Bezug“ ist dies auch für eine größere Anzahl 

an TeilnehmerInnen schnell und problemlos möglich. 

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Jede/r externe/r TeilnehmerIn, welche/r sich zur Kongress/Tagung/Seminar registriert, 

erhält dadurch eine von der Organisationseinheit in SAP erstellte Faktura. Auf dieser 

Faktura sind alle Bankdaten (auch IBAN und BIC) vorhanden, welche die TeilnehmerInnen 

zur Einzahlung benötigen. Als Zahlungsgrund (Verwendungszweck) wird vom Teilnehmer 

die Fakturanummer (90xxxxx) angegeben. 

Für eventuelles Sponsoring oder Spenden von Firmen ist ebenfalls zeitgerecht der 

Forderungsaufbau in SAP zu erstellen. 

Teilnahmegebühren für Personen, welche an der TU-Wien beschäftigt sind, werden mit 

dem Formular „Innerbetriebliche Verrechnung“ und der Kopie des Registrierungsformulars 

an die Quästur übermittelt. 

Ausgaben in SAP erfassen 

Ausgaben in Zusammenhang mit Kongresse/Tagungen/Seminare werden wie gewohnt in 

SAP mittels Bestellung mit Zuordnung der jeweiligen Warengruppe und hinzufügen der 

Eingangsrechnung zum KTS/KTG Innenauftrag erfasst. 

Es ist nicht möglich Gehaltszahlungen an TU-Mitarbeiter über KTS/KTG-Innenaufträge 

abzurechnen, da seit 2010 Salden aus Kongresse/Tagungen/Seminare sowohl in das §28 

Budget als auch in den §27 Bereich abgerechnet werden können. 

Ausnahme sind Entgelte als Nebentätigkeit die über KTS/KTG Innenaufträge abgerechnet 

werden können. 

Rücküberweisungen von einbezahlten Teilnahmegebühren erfolgen mittels Erstellung 

einer Gutschrift zur Ausgangsfaktura und Bekanntgabe der Bankverbindung und , 

Kontowortlaut per Mail an die Quästur/Team Girokontenbetr./DBH. 

Abschluss 

Seit 2010 können Salden aus Kongresse/Tagungen/Seminare sowohl in das §28 Budget 

als auch in den §27 Bereich abgerechnet werden. 

Die Abrechnung eines Kongresses/Tagung/Seminars wird folgendermaßen durchgeführt: 

KTS-Innenauftrag (ohne Girokontoschließung) und KTG-Innenauftrag 

Für den Abschluss eines Kongresses/Tagung/Seminars ohne Girokontoschließung ist der 

Saldo des KTS/KTG Innenauftrags über den CO-Bericht „Aufträge-Einzelposten-Ist“ zu 

ermitteln und mit dem ausgefüllten Formular zur Innerbetrieblichen Verrechnung 

an die Quästur zu übermitteln. 

Nach erfolgtem Übertrag des Saldos durch die Quästur wird der KTS/KTG Innenauftrag 

geschlossen. 

KTS-Innenauftrag (mit Girokontoschließung) 

Für den Abschluss eines Kongresses/Tagung/Seminars inklusive Girokontoschließung ist 

das Formular „Girokontenschließung“ auszufüllen und der Quästur zu übermitteln. 

Die Quästur erledigt in weiterer Folge die Abrechnung des Innenauftrages und die 

Information an die Controllingabteilung zur Innenauftragsschließung. 

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Durch die Zinskompensationen auf allen Girokonten der TU-Wien erfolgt die tatsächliche 

Schließung des Girokontos zu Quartalsende mit den Quartalsabschlussspesen und 

Saldierungsspesen. Der Bankübertrag des Saldos erfolgt jedoch sofort. 

Sollten weitere Kongresse/Tagungen/Seminare an Ihrer Organisationseinheit geplant sein, 

kann das Girokonto dafür natürlich weiter verwendet werden, die Entscheidung liegt hier 

bei der Organisationseinheit. Es ist zu beachten, dass weiterhin Quartalsabschlussspesen 

für das Girokonto anfallen werden. Für einen neuen, folgenden Kongress/Tagung/Seminar 

wird ein neuer Innenauftrag angelegt, das Girokonto bleibt in diesem Fall gleich. 

Weiters ist zu beachten, dass nach Beendigung eines Kongresses/Tagung/Seminars der 

KTS/KTG Innenauftrag jedenfalls abgerechnet werden soll. 

Nach Abrechnung des Innenauftrags und/oder Schließung des Girokontos scheint der 

Saldo im CO-Bericht „Aufträge-Einzelposten-Ist“ unter der Kostenart 449900 = Interne 

Saldoüberträge aus KTS u.KTG auf. 

Wenn am Ende der Veranstaltung noch Fakturen offen sind, weil Teilnehmer am 

Kongress/Tagung/Seminar nicht teilgenommen und nicht einbezahlt haben, können 

diese storniert und der dazugehörige Terminauftrag abgesagt werden. Es ist zu beachten, 

dass bei der Stornierung der Faktura das aktuelle Tagesdatum verwendet wird. 

2.13 Exkursionen 

Begriffserklärung 

EXK Innenauftrag = Abwicklung einer Exkursion im Hauptgirokonto der TU-Wien (§28 

Budget) 

Ausgangsrechnung = Faktura (Einnahmen) 

Forderungsaufbau = Kunden/Terminauftrag und Faktura in SAP erstellen 

Vorbereitung der Exkursion 

Die Organisation einer Exkursion erfolgt an der Organisationseinheit selbst. Eine 

Exkursion kann mittels Einzahlung von Teilnahmegebühren durch die Studierenden 

und/oder mittels Budgetzuteilung durch den jeweiligen Studiendekan finanziert werden. 

Pro Studienjahr sind aus diesem Grund im Vorfeld Budgetverhandlungen mit den 

jeweiligen Studiendekanen durchzuführen. 

Für Auskünfte betreffend dem zugewiesenen Exkursionsbudget steht Ihnen die 

Controllingabteilung zur Verfügung. 

Die Quästur ersucht im Zuge der Planung einer Exkursion der Quästur folgende Details 

bekannt zu geben, damit eine Zuordnung von Zahlungseingängen ohne Angabe eines 

Verwendungszweckes im Kontoauszug gewährleistet werden kann: 

� Ort und Zeitraum der Exkursion 

� Exkursionsbeitrag pro Teilnehmer 

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� AnsprechpartnerIn 

� Innenauftrag EXK * * * * * * 


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Forderungsaufbau für Einnahmen zur Exkursion 

Sobald alle Teilnehmer der Exkursion bekannt sind, ist es notwendig den 

Forderungsaufbau in SAP unter Angabe des EXK Innenauftrags zu erstellen. Durch die 

Verwendung von „Kundenauftrag anlegen mit Bezug“ ist dies auch für eine größere Anzahl 

an TeilnehmerInnen schnell und problemlos möglich. 

Jede/r TeilnehmerIn, welche/r sich zur Exkursion anmeldet, erhält eine von der 

Organisationseinheit in SAP erstellte Faktura. Auf dieser Faktura sind alle Bankdaten 

(auch IBAN und BIC) vorhanden, welche die TeilnehmerInnen zur Einzahlung benötigen. 

Als Zahlungsgrund (Verwendungszweck) wird vom Teilnehmer die Fakturanummer 

90xxxxx angegeben. Erlagscheine zur Überweisung der Exkursionbeiträge liegen in der 

Kassa auf. 

Mit Hilfe des CO-Berichts „Aufträge Einzelposten Ist“ unter Angabe des EXK- 

Innenauftrags kann von der Organisationseinheit festgestellt werden, ob und wann bereits 

Einzahlungen der TeilnehmerInnen eingegangen sind. Sobald im Bericht das 

Ausgleichsdatum aufscheint, hat der Zahlungseingang an diesem Tag am Girokonto 

stattgefunden. 

Bargeld 

Einnahmen: Es gibt die Möglichkeit, die Exkursionsbeiträge bar einzunehmen. Hierbei 

werden die Beiträge von der Organisationseinheit direkt von den TeilnehmerInnen 

eingesammelt und anschließend in einer Summe mittels einem Einzahlungsbeleg (liegt in 

der Kassa auf) und der ausgefüllten Liste der EinzahlerInnen bar in der Kassa der Quästur 

einbezahlt. Ein Forderungsaufbau in SAP für Bareinnahmen ist nicht erforderlich. 

Mitnahme von Bargeld zur Exkursion 

VOR Antritt der Exkursionen kann mittels des Formulars „Bargeldanforderung“ein 

Vorschuss für eventuelle Barauslagen während der Exkursion (z.B. für Fahrscheine, 

Eintrittsgelder für Museen) an der Kassa der Quästur in bar abgeholt werden. 

Hier ist es der Organisationseinheit ebenfalls möglich, mit Hilfe des CO-Berichts „Aufträge 

Einzelposten Ist“ unter Angabe des EXK-Innenauftrags (Anzeigevariante /EXK_GIROK 

Abfrage Einzahlung Exkursionsbeiträge) die in Summe gebuchte Einzahlung mit der 

TeilnehmerInnenliste als eingescannten Beleg einzusehen und abzufragen. 

Sachmittel 

Ausgaben in Zusammenhang mit Exkursionen werden wie gewohnt in SAP mittels 

Bestellung mit Zuordnung der jeweiligen Warengruppe und hinzufügen der 

Eingangsrechnung zum EXK Innenauftrag erfasst. 

Reisekosten mitreisender TU MitarbeiterInnen 

Für an der Exkursion teilnehmende TU MitarbeiterInnen ist es jedenfalls erforderlich, über 

ESS einen Reiseantrag und eine Reiseabrechnung durchzuführen. Die Vorfinanzierung 

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dieser Reisekosten erfolgt durch die TU MitarbeiterInnen selbst, eine Verwendung der 

Institutskreditkarte ist nicht vorgesehen. Es muss daher berücksichtigt werden, dass vom 

Unterkunftsgeber zwei getrennte Rechnungen ausgestellt werden: Eine für die externen 

TeilnehmerInnen (Studierende), welche Vorort mit der Institutskreditkarte bezahlt werden 

kann und eine für die TU-MitarbeiterInnen, welche durch diesen selbst bezahlt wird. 

Vereinfachung bei der Abwicklung Um den Aufwand in der Praxis etwas zu minimieren, 

und aufgrund der oftmals geringen Anteile der TU Angestellten an der Gesamtsumme 

dürfen folgende Vereinfachungen angewendet werden: 

� Anzahlung Hotelkosten (und andere Unterkünfte): 

Anzahlungen für Hotels (und andere Unterkünfte) können mit der Institutskreditkarte 

getätigt werden, auch wenn die Nächtigungskosten mitreisender TU 

MitarbeiterInnen inkludiert sind. Wichtig ist dabei jedoch, dass die Anzahlung bei 

der Endabrechnung nur auf die Rechnung der externen TeilnehmerInnen 

(Studierende) angerechnet wird. 

� Massenbeförderungsmittel: 

Kosten für gebuchte Massenbeförderungsmittel (Reisebus, Bahn, Flugzeug, etc.) 

können gesamt auf den Innenauftrag EXK * * * * * * abgerechnet werden. Die 

Bezahlung kann sowohl mit der Institutskreditkarte, als auch per Überweisung in 

SAP oder durch Barzahlung erfolgen. Die TU MitarbeiterInnen sollten zu Zwecken 

der Information im Kommentarfeld des Reiseantrags einen entsprechenden 

Vermerk („Gruppenreise – Abrechnung Kosten XY über EXK ********) vornehmen 

und das Häkchen für Gruppenreisen setzen. 

Reisekosten externe TeilnehmerInnen (Studierende) 

Sämtliche Reisekosten für externe TeilnehmerInnen können sowohl mit der 

Institutskreditkarte, als auch per Überweisung in SAP durchgeführt werden. 

Abschluss einer Exkursion 

Bei der Abrechnung der Bargeldanforderungen müssen die Kosten eindeutig im 

Zusammenhang mit der Exkursion stehen. Weiters ist eine Kostenaufstellung auf 

Institutspapier, mit Kontierungsstempel und den dazugehörigen Belegen, notwendig 

Sollten am Ende der Exkursion Fakturen an TeilnehmerInnen noch offen sein, weil diese 

nicht an der Exkursion teilgenommen und nicht einbezahlt haben, können diese 

storniert und der dazugehörige Terminauftrag abgesagt werden. Beachten Sie bitte, bei 

der Stornierung der Faktura das aktuelle Tagesdatum zu verwenden. 

Rückzahlungen von überwiesenen Exkursionsbeiträgen erfolgen mittels Erstellung einer 

Gutschrift zur Ausgangsfaktura und per Mail an die Quästur die Angaben der Bankdaten 

(IBAN+BIC) und genauem Kontowortlaut. 

Falls ExkursionsteilnehmerInnen den Exkursionsbeitrag bar einbezahlt haben und diesen 

wieder zurückbezahlt haben möchten wird nur das Formular Ansuchen um Rückerstattung 

Exkursionsbeitrag ausgefüllt und entweder an der Kassa bar ausbezahlt oder überwiesen. 

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2.14 Mahnwesen 

Der Mahnlauf wird zentral gesteuert und erfolgt am 1. und 15. jedes Monats. 

2.14.1 Mahnverfahren 


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Mindestverzugstage, damit eine Mahnung erstellt wird: 10 Tage (plus 2 Kulanztage) 

Kulanztage: 2 Tage 

Mindestbeträge: keine Betragsgrenze festgelegt 

Gebühren: 4% Verzugszinsen lt. Mahnformular für 3. Mahnung 

Der Ausdruck der Mahnungen und der Versand erfolgt durch die Buchhaltung. Eine 

gesonderte Information an die Organisationseinheit erfolgt nicht. 

Die Mahnkriterien richten sich nach den erfassten Zahlungsbedingungen in der 

Ausgangsrechnung. Das Mahnprogramm selektiert alle fälligen offenen Posten und 

ermittelt nach den Verzugstagen die Mahnstufe. 

1. 1.Mahnung:Mindestverzugstage: 10 Tage nach festgelegter Zahlungsfrist 

2. 2.Mahnung: Zahlungsfrist 10 Tage 

3. 3.Mahnung: Zahlungsfrist 14 Tage 

4. Nach erfolgloser 3.Mahnung werden die letzte Mahnung und eine Kopie der Faktura 

an die Rechtsabteilung weitergeleitet. Die Rechtsabteilung verständigt in weiterer 

Folge die Organisationseinheit mit der Bitte der weiteren Vorgehensweise. 

2.14.2 Mahnsperre 

Bei der Erstellung von SD-Aufträgen in SAP besteht die Möglichkeit durch den Mitarbeiter 

der Organisationseinheit bei dem jeweiligen SD-Auftrag eine Mahnsperre zu setzen. 

In diesem Fall wird diese Ausgangsrechnung im Mahnlauf nicht berücksichtigt. Für die 

Setzung einer Mahnsperre ist der jeweilige Projektleiter oder Leiter der 

Organisationseinheit verantwortlich. 

Die Mahnsperre kann auch zu einem späteren Zeitpunkt von der Quästur gesetzt und 

jederzeit wieder aufgehoben werden. (Email Team 

Girokontenbetreuung/Debitorenbuchhaltung). Die Mahnsperre wird immer nur einer 

Ausgangsrechnung und nicht einem Auftraggeber zugeordnet. 

Die offenen Ausgangsrechnungen mit Mahnsperre werden halbjährlich von der Quästur 

auf ihre Einbringlichkeit überprüfen. 

Bei Uneinbringlichkeit eines offenen Betrages wird durch die Quästur aufgrund einer 

schriftlichen Meldung der Organisationseinheit eine Forderungsabschreibung 

vorgenommen. 

Ergänzung Mahnsperre: 

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Bei Erfassung einer Ausgangsrechnung mit SD-Material 30 (Spenden, Schenkungen, 

Nachlässe) wird automatisch eine Mahnsperre gesetzt. 

2.15 Innerbetriebliche Verrechnung 

Das Formular für die Innerbetriebliche Verrechnung (IV) befindet sich auf der Homepage 

der Quästur, es dient zur Abwicklung folgender Geschäftsfälle innerhalb der TU: 

� Umbuchung von Fehlbuchungen: bei der Erfassung von Eingangs- oder 

Ausgangsrechnungen wurde eine falsche Kostenstelle oder ein falscher 

Innenauftrag angesprochen (Rechnungskopie beilegen). 

� Kostenersatz für Leistungen innerhalb der TU: es werden Leistungen einer 

Organisationseinheit an eine andere Organisationseinheit in Rechnung gestellt 

(zusätzlich Kostenmitteilung erforderlich). Z.B.: Verrechnung von Kopien, 

Raummiete f. Veranstaltungen 

� Sonstiges: Abrechnung von Innenaufträgen (KTS- oder KTG-Innenaufträge), 

Umbuchung des Eigenfinanzierungsanteils für LION-Projekte, Ausgleich von 

Minussalden auf GIN- oder GIP-Innenaufträgen. 

Bitte beachten Sie, dass IV ohne Belege nicht durchgeführt werden können. 

� Es ist nicht möglich Personalkosten für §27 Bedienstete über IV umzuschichten. 

Personalkosten für §27 Bedienstete sind ausnahmslos über die TISS- 

Projektdatenbank zu erfassen, oder über die manuelle Kostenverteilung beim 

jeweiligen Girokonto oder Profitcenter. 

Die Banküberträge zu den IV, die verschiedene Girokonten betreffen, werden jeweils am 

10. und am 25. jedes Monats durchgeführt, bzw. am darauffolgenden Arbeitstag. 

Aus diesem Grund werden Innerbetriebliche Verrechnungen, die verschiedene Girokonten 

betreffen, mit 10. bzw. mit 25. jedes Monats als Buchungsdatum erfasst. Bitte 

berücksichtigen Sie bei Abfragen diese Termine bei Eingabe des Buchungszeitraums. 

2.15.1 Manuelle Kostenumbuchung 

Ist derzeit noch in Bearbeitung. 

15.06.2012 Seite 72 von 102

2.16 Projektverwaltung §26 

2.16.1 Rechtliche Voraussetzungen für §26-Projekte 


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Die Angehörigen des wissenschaftlichen Personals sind laut UG 2002 §26 Abs. 1 

berechtigt an der TU auch Forschungsvorhaben durchzuführen, zu denen sie persönlich 

beauftragt wurden. „Ad personam“-Projekte werden in eigenem Namen, auf eigene 

Rechnung durchgeführt und werden deshalb grundsätzlich nicht in der Bilanz der 

juristischen Person „Technische Universität“ ausgewiesen. 

Forschungsvorhaben werden nicht aus dem Budget der Universität finanziert, sondern aus 

Forschungsaufträgen Dritter, aus Mitteln der Forschungsförderung oder aus anderen 

Zuwendungen Dritter. 

Voraussetzungen für die Durchführung von §26-Projekten sind laut 

UG 2002 §26 Abs. 2 

• die Erfüllung der Pflichten aus dem Dienstvertrag, 

• die Erfüllung der Aufgaben der Organisationseinheit (OE), 

• die Rechte und Pflichten anderer TU-Angehörige 

nicht zu beeinträchtigen. 

Für die Inanspruchnahme für Personal und Sachmittel der Universität ist gem. UG 2002 

§26 Abs. 3 voller Kostenersatz an die TU zu leisten. 

Das beabsichtige Projekt ist gem. UG 2002 §26 Abs. 4 vor Vertragsabschluss und 

Durchführung über den Dienstweg dem Rektorat zu melden. 

Die Verwaltung der Finanzmittel aus den §26-Projekten ist laut UG 2002 §26 Abs. 5 durch 

die TU-Wien vorgesehen. Über die Verwendung aller Projektmittel entscheidet der/die 

Projektleiter/in grundsätzlich selbst. 

Dabei verwendetes Personal ist gem. UG 2002 §26 Abs. 6 auf Antrag von der TU in einem 

zeitlich befristeten Arbeitsverhältnis gegen Ersatz der Personalkosten anzustellen. 

FWF-Projekte und andere geförderte ad-personam-Projekte (z.B. ÖNB, ÖAD, FFG 

usw.) werden vom/von der Leiter/in der Organisationseinheit geprüft bzw. gegebenenfalls 

untersagt. Sollte der/die Leiter/in der Organisationseinheit selbst Projektleiter/in sein - vom 

Dekan, wenn der/die Dekan/in Projektleiter/in ist, dann vom Vizerektor für Forschung. 

(Mitteilungsblatt 16 vom 25.3.2004, Pkt. 143) 

Das Rektorat ermächtigt die Dekane/innen zur Entgegennahme der Meldungen und zur 

Prüfung von ad-personam-Projekten der Auftragsforschung (z.B. Auftrag der Firma 

Siemens). Sollte der/die Dekan/in selbst als Auftragnehmer/in fungieren, entscheidet der 

VR für Forschung über die Durchführung des Projektes. 

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Die Auftragnehmer/innen von ad-personam-Forschungsaufträgen sind verpflichtet, eine 

Haftungserklärung zu unterzeichnen. 


Projektkalkulation 

Vor Vertragsunterzeichnung ist eine Vereinbarung über den vollen Kostenersatz 

erforderlich. 

Vertragsunterfertigung 

Nach Freigabe durch den/die Leiter/in der Organisationseinheit bzw. den/der Dekan/in 

unterschreiben die ProjektleiterInnen den Vertrag selbst. 

Projektmeldung 

Sämtliche nicht untersagten ad-personam-Projekte sind unmittelbar nach deren Annahme 

an den VR für Forschung im Wege der Controllingabteilung zu melden. 

Diese Meldung erfolgt durch Zusendung des Meldeformulars samt den darin angeführten 

Beilagen. 

Für eine korrekte Projektmeldung ist die abschließende und vollständige Eingabe der 

erforderlichen Daten in die Projektdatenbank und deren Freigabe durch den/die Leiter/in 

der Organisationseinheit bzw. Dekan notwendig. Der/die Dekan/in hat Einsichtsrecht in die 

Projektdatenbank betreffend aller Projekte seiner/ihrer Fakultät. 

(Mitteilungsblatt 16 vom 25.3.2004, Pkt. 143 und 146) 

Für alle freigegebenen Projekte werden durch die Controlling-Abteilung Innenaufträge in 

SAP eröffnet, um eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Projekt zu erreichen. 

Projektverwaltung 

In der operativen Gebarung erfolgt eine Teilung der Finanzmittel in Personal- und 

Sachmittel. 

Grundsätzlich liegt die Entscheidung über die Verwendung aller Projektmittel beim/bei der 

Projektleiter/in selbst. 

Mitarbeiter/innen an einem Projekt gem. §26 UG 2002 sind auf Vorschlag des/der 

Projektleiters/in gegen Ersatz der Personalkosten in ein zeitlich befristetes 

Arbeitsverhältnis zur Universität aufzunehmen. 

Die Sachmittel aus §26 Projekten sind nicht Teil des Vermögens der TU und unterliegen 

der Selbstverwaltung durch den/die Projektleiter/in selbst. Die treuhändische Verwaltung 

des Sachmittelbudgets erfolgt durch den/die Projektleiter/in mittels Einnahmen- 

Ausgabenrechnung. 

Um den Auflagen gem. UG 2002 §26 Abs. 5 zu entsprechen, erhält der/die Projektleiter/in 

ein eigenes Girokonto, welches über die Quästur schriftlich unter Angabe des 

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Projektleiters, der Projektnummer oder dem Projektnamen und um welches Projekt es sich 

handelt (FFG, Koordinator, etc) zu beantragen ist (Ausnahme: FWF). Vorher ist die 

vollständige Eingabe der erforderlichen Daten in die Projektdatenbank und deren Freigabe 

durch den/die Leiter/in der Organisationseinheit bzw. Dekan notwendig. 

Kostenersatz 

Für ad-personam-Projekte der Auftragsforschung ist der volle Kostenersatz zu leisten. 

Im Bereich der Forschungsförderung gilt folgende Regelung: Wenn vom Fördergeber 

keine Overheadzahlungen an die Fördernehmer geleistet werden, werden auch seitens 

der TU keine Overheadzahlungen verlangt. 

Sobald seitens des Fördergebers Overheads gewährt werden, so ist auch ein 

Kostenersatz an die TU für dieses Projekt abzuführen. 

Bei Anstellung von Projektmitarbeiter/innen (Dienstnehmer/innen), welche im Zuge des 

Projektes ein befristetes Dienstverhältnis mit der TU eingehen, werden € 

20,00/Monat/Person, bei FWF-Projekten € 14,00 als Entgelt für die Bearbeitung der 

Personalkosten durch die Quästur einbehalten. 


Projektabschluss 

Der Abschluss eines ad-personam-Projektes erfolgt mittels Eintragung in der 

Projektdatenbank. 

Zusätzlich wird aufgrund eines Schreibens auf Institutspapier das Girokonto, welches für 

die Abwicklung der Sachmittel verwendet wurde, durch die Quästur geschlossen 

(Ausnahme FWF). 

Das Formular für die Girokontenschließung befindet sich auf der Homepage der Quästur 

2.16.2 Gegenüberstellung §27 und §26 

Drittmittel § 27 Ad-personam Projekte § 26 

Voraussetzungen Leiter der Organisationseinheit 

sind ex lege zum Abschluss 

von bestimmten 

Rechtsgeschäften 

bevollmächtigt; 

Voraussetzungen lediglich im 

Innenverhältnis durch 

Richtlinien, Weisungen oder 

Satzungsbestimmungen 

Meldung Bericht über die Durchführung 

der abgeschlossenen 

Rechtsgeschäfte an das 

Rektorat gem. § 27 Abs. 5 UG 

Keine Beeinträchtigung der 

.) Rechte und Pflichten anderer 

Universitätsangehöriger, 

.) der Aufgaben der betreffenden 

Organisationseinheit in Lehre und 

Forschung, 

.) der Pflichten aus dem 

Arbeitsverhältnis. 

Meldung an das Rektorat vor 

Übernahme und Durchführung 

gem. § 36 Abs. 4 UG 2002 

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2002 

Untersagung Entzug der Berechtigung bei 

Missbrauch der Vollmacht gem. 

§ 27 UG 2002 

Anstellung und 

Verwaltung von 

Personal 

Auftrag-, 

Fördernehmer 

Arbeitsverhältnis mit der 

Universität 

Universität Projektleiter 

Haftung Universität, mit 

Regressmöglichkeit auf 

Projektleiter 

Vertragsabschluss Im Namen der Universität 

durch Leiter der jeweiligen 

Organisationseinheit 

Rechnungsadresse Muss auf „Technische 

Universität Wien“ oder „TU 

Wien“ lauten 

Abwicklung Über ein universitäres 

Bankkonto durch die 

Finanzabteilung (Quästur) 

2.16.3 FWF-Projekte 


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Untersagung nur wenn: 

.) Obige Voraussetzungen nicht 

erfüllt und 

.) Keine Vereinbarung über 

Kostenersatz 

Arbeitsverhältnis mit der 

Universität gem. § 26 Abs. 6 UG 

2002 auf Vorschlag des 

Projektleiters 

Projektleiter 

Im Namen des Projektleiters 

Muss auf den Namen des/der 

Projektleiters/in lauten, eine 

zusätzliche Nennung der 

Technischen Universität Wien ist 

möglich 

Treuhändisch geführtes 

Bankkonto durch die 

Finanzabteilung (Quästur) 

Bewilligung 

Der FWF benötigt vor der Bewilligung eines Projektes, zum Zeitpunkt der Antragstellung, 

eine Bestätigung des Rektorats, dass das Projekt im Falle seiner Genehmigung nicht 

untersagt werden wird. 

Die TU erhält bereits nach jeder FWF-Kuratoriumssitzung einen Bericht in dem alle, in der 

betreffenden Sitzung, bewilligten Projekte an der TU angeführt sind. 

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Verwendung der Förderungsmittel 

In der operativen Gebarung erfolgt eine Teilung der Finanzmittel in Personal- und 

Sachmittel. 

Die Auszahlung von Förderungsmitteln erfolgt ausschließlich im bargeldlosen 

Zahlungsverkehr. 

Für die Abwicklung aller FWF-Projekte existiert ein eigenes Girokonto, welches durch die 

Quästur verwaltet wird. 

Für freigegebene Projekte wird im SAP durch die Controlling-Abteilung aufgrund des 

Eintrages in der Projektdatenbank, jeweils ein Innenauftrag für die Abwicklung der 

Personalkosten (T*), und ein Innenauftrag für die Abwicklung der Sachkosten (F*) 

angelegt. 

Die Innenauftragsnummern ermöglichen eine eindeutige Zuordnung zum Projekt. 

Personalmittel 

Die Fördermittel können sowohl zur Deckung von Personalkosten für das 

wissenschaftliche Personal, als auch für das nichtwissenschaftliche Personal verwendet 

werden. Als Beschäftigungsform stehen der Dienstvertrag und die Forschungsbeihilfe zur 

Verfügung. Es dürfen nur befristete Dienstverträge abgeschlossen werden. 

Die Universität ist anweisungsberechtigt. Die Personalkosten werden vom FWF an die 

gehaltsverrechnende Stelle direkt refundiert. Die Anstellung von FWF Personen erfolgt 

über die jeweilige Personalabteilung der TU. 

Allfällige Anträge auf Forschungsbeihilfe (Formular befindet sich auf der Homepage der 

Quästur) sind an die Quästur zu senden. 

Sachmittel 

Die Sachmittel werden vom/von der Projektleiter/in direkt beim FWF angefordert. 

Das Überweisungsanforderungsformular bekommt der/die Projektleiter/in vom FWF 

übermittelt, eine Kopie ist an die Quästur zu schicken. 

Alle Eingangsrechnungen, Reisekosten, etc. werden durch die Quästur verbucht und sind 

aus diesem Grund versehen mit dem Kontierungsstempel in die Quästur zu schicken. 

Der Kontierungsstempel ist mit dem Innenauftrag (F*), einer Unterschrift im Feld „Sachlich 

Richtig“ und im Feld „Anweisungsberechtigter“ (Projektleiter/in) zu versehen. 

Archivierung 

Alle FWF-Belege betreffend Sachaufwand werden in der Quästur gescannt und sind somit 

elektronisch archiviert. 

Jahresverwendungsnachweis 

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Über die Durchführung des Forschungsvorhabens ist ein jährlicher Verwendungsnachweis 

zum Stichtag 31.12. bis spätestens 30.4. des Folgejahres vorzulegen. 

Der Jahresverwendungsnachweis besteht aus: 

dem Bericht vom/von der Projektleiter/in 

dem Abrechnungsformular das von der Quästur ausgefüllt wird. 

Die rechnerische Richtigkeit wird von der Quästur, die inhaltliche Richtigkeit wird vom/von 

der Projektleiter/in bestätigt. Aufgabe des/der Projektleiter/in ist dabei die Überprüfung der 

Ausgaben hinsichtlich ordnungsgemäßer und zeitgerechter Buchung aller Belege und 

deren Zuordnung zum Projekt. 

Projektabschluss 

Nach Abschluss des Forschungsprojektes muss ein zusammenfassender Bericht über die 

Ergebnisse, Erfolge und Misserfolge der Forschungsarbeiten samt den vorgegebenen 

Beilagen vorgelegt werden. 

Dem Endbericht ist die Endabrechnung, welche durch die Quästur durchgeführt wird, 

beizulegen. 

Unverbrauchte Förderungsmittel sind dem FWF zurück zu überweisen. 

Das Formular für die Rücküberweisung der Restmittel an den FWF befindet sich auf der 

Homepage der Quästur 

2.16.4 Koordinationsprojekte 

EU Forschungsvorhaben 

Grundsätzliches zu EU-Projekten 

EU-Projekte sind grundsätzlich §27-Projekte, allerdings ist die Finanzkoordination wie ein 

§26 Projekt zu behandeln, da für Gelder, die nicht zum Vermögen der TU-Wien zu zählen 

sind, nur eine Treuhandverwaltung über die TU erfolgt. 

Alle EU-Projekte müssen beim „EU-Forschungssupport (E0155)“ eingereicht werden. Der 

EU-Forschungssupport unterstützt als Serviceeinrichtung ForscherInnen und die 

Administration der TU bei der Vorbereitung und Abwicklung von EU Projekten. 

Nimmt die Organisationseinheit in einem EU-Projekt die Funktion eines Koordinators ein, 

dann tritt die TU gegenüber den Vertragspartnern treuhändisch auf. Jene Budgetmittel die 

vom EU-Koordinator an Partner weitergegeben werden, sind vom Koordinator mittels 

Einnahmen-Ausgabenrechnung selbst zu verwalten. 

Projektabwicklung für EU-Projekte 

Folgende Vorgangsweise ist in diesem Zusammenhang einzuhalten: 

� Verträge und Meldungen von EU-Projekten werden an den EU-Forschungssupport 

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geschickt. Aufgabe des EU-Forschungssupport ist es unter anderem festzustellen, 

ob die jeweilige Organisationseinheit die Funktion eines Finanzkoordinators 

innehat. 

Falls die Organisationseinheit nicht Koordinators ist, 

� sind die Projektmittel über das §27 Bankkonto der jeweiligen Organisationseinheit, 

über eine eigene Innenauftragsnummer (D*) im Bilanzbuchungskreis abzuwickeln. 

Falls die Organisationseinheit Koordinator ist, 

� erfolgt eine schriftliche Bestätigung vom EU-Forschungssupport, dass die 

Organisationseinheit die Funktion des Finanzkoordinators inne hat. 

� Die Projektmeldung wird vom EU-Forschungssupport an die Controllingabteilung 

weitergegeben welche für das Projekt eine eigene Innenauftragsnummer (D*) 

anlegt. 

� Der/die Projektleiter/in hat ein eigenes Bankkonto (Treuhandkonto) über die 

Quästur zu beantragen. 

� Das Treuhandkonto befindet sich im Selbstverwaltungsbereich der 

Organisationseinheit. Am Treuhandkonto werden die Einnahmen und Ausgaben 

betreffend dem Fördergeber sowie den Partnern verwaltet. Dieses Girokonto wird 

vom/von der Projektleiter/in der EU-Kommission bekannt gegeben. 

� Nach Einlangen der Förderungsmittel teilt der Koordinator diese Gelder an die 

Partner des EU-Projektes auf. Gleichzeitig wird der TU Anteil für die Durchführung 

auf das jeweilige §27 Bankkonto überwiesen. 

Weitere Koordinatoren 

Die Abwicklung von Koordinatorentätigkeiten für Gelder von anderen Fördergebern (z.B. 

FFG) erfolgt ident zur Abwicklung von EU-Projekten. In diesem Fall ist eine Meldung über 

das Außeninstitut jedoch nicht notwendig. 

Zusammenfassende Übersicht 

Die nachfolgende Tabelle soll einen Vergleich zwischen dem Buchungskreis TUW1 und 

dem Selbstverwaltungsbereich (außerhalb der TU-Wien, eigenverantwortliche Einnahmen- 

Ausgaben-Rechnung) hinsichtlich der Tätigkeiten im Zusammenhang mit einem 

Koordinator-Projekt darstellen. 

Buchungskreis TUW1 Selbstverwaltungsbereich § 26 

Girokonto §27 Bankkonto Treuhandkonto 

Innenauftragsnummer 

(für die Abwicklung von 

Personal- und Sachmittel) 

D* 

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Geschäftsfälle Bestellungen betreffend der 

Forschungstätigkeit darf PL 

durchführen; 

Personalbuchungen werden 

ausschließlich von der 

Quästur durchgeführt 


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Einnahmen und Ausgaben 

betreffend Fördergeber und 

Projektpartner 

2.17 Elektronische Archivierung 

Allgemeines 

Um eine ordnungsgemäße Belegablage laut UGB zu gewährleisten, wurde beginnend mit 

dem Finanzjahr 2006 die Endablage der Verrechnungsunterlagen in der Quästur durch ein 

elektronisches System (Dokumentenscanning) ersetzt. 

Voraussetzung für die richtige Zuordnung der eingescannten Belege zur SAP- 

Belegnummer ist die Eingabe eines Barcodes beim Verbuchen der Belege in SAP. Dieser 

Code wird im Zuge der Rechnungserfassung mit einem Handscanner eingelesen bzw. 

eingetippt. 

Beim Einscannen der Rechnung in der Quästur erkennt das System den Barcode und 

verknüpft den Beleg mit der dazugehörigen SAP-Belegnummer. 

Alle Rechnungen (§27 und §28) müssen durch die Organisationseinheit zumindest 

wöchentlich in die Quästur gebracht werden, um eine zeitgerechte Archivierung 

gewährleisten zu können. Die Rechnungen müssen mit einem vollständig ausgefüllten 

Kontierungsstempel versehen sein. Nachdem der Scanvorgang abgeschlossen wurde, 

werden alle Rechnungen wieder an die Organisationseinheit retourniert. 

Die eingescannten Belege sind revisionsechte, elektronische Dokumente und können 

jederzeit über SAP angesehen und ausgedruckt werden. 

Vorgehensweise beim Anbringen von Barcodes 

Um das Scannen in der Buchhaltung zum Nutzen aller einfach, effizient und damit 

kostensparend zu ermöglichen, sind die Dokumente folgenderweise aufzubereiten: 

� Der Barcode ist immer auf einer freien Stelle der Vorderseite einer Rechnung / 

Gutschrift anzubringen (auch bei mehrseitigen Rechnungen). 

� Sollte auf der Vorderseite der Rechnung kein freier Platz vorhanden sein, kann der 

Barcode auch auf der zweiten Seite bzw. Rückseite des Beleges angebracht 

werden. 

� Nur die für die Verrechnung erforderlichen Dokumente (Rechnung, Lieferschein, 

Bescheide, Anhänge, keine SAP-Bestellungen, usw.) sind zu übermitteln. 

� Die Dokumente sollten im Regelfall eine einheitliche Größe aufweisen (DIN A4, 

keine Rechenstreifen, Kuverts, u.d.gl.). 

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� Belege kleiner als A4 sind auf einem A4-Blatt aufzukleben (bitte nicht 

aufklammern), da dadurch der fehlerfreie Scanvorgang gewährleistet wird und 

„kleinere“ Belege nicht in Verlust geraten können. 

� Sollten für die Verbuchung eines Beleges aufgrund eines Stornos mehrere 

Barcodes gebraucht werden, ist der Beleg dementsprechend oft zu kopieren. Bitte 

das Aufbringen von mehreren Barcodes auf einem Beleg vermeiden. 

Hinsichtlich der Beschaffenheit der Dokumente gelten die gleichen Voraussetzungen wie 

für das Kopieren oder Faxen mit Geräten mit automatischem Einzug. 

Bestellung der Barcodes 

Die erforderlichen Barcodes können in der Quästur (Team Kreditorenbuchhaltung und 

Barzahlungsverkehr) bestellt werden. 

Dazu benötigt die Quästur folgende Angaben: 

� Nummer der Organisationseinheit 

� Anzahl der Barcode-Blätter (ein Blatt enthält 27 Barcodes) 

� ob die Barcodes per Hauspost geschickt werden sollen oder ob sie abgeholt 

werden 

� Name und DW des Empfängers 

Die Abholung der Barcodes ist ab dem nächsten Tag möglich. 

Rechnungsübernahme, Scannen in der Quästur/Kassa und Rechnungsrückgabe 

Die von den Organisationseinheiten zum Scannen in die Quästur gebrachten Rechnungen 

werden bei der Übernahme auf folgende Merkmale überprüft: 

� Stimmt die Rechnungsanschrift? 

� Ist der Kontierungsstempel ausgefüllt und unterschrieben? 

� Ist ein Barcode vorhanden? 

� Liegt die Rechnung im Original vor (keine Kopie!)? 

Von allen korrekten Rechnungen werden die Barcodes in die Liste 

„Übernahmebestätigung“ übertragen. Diese Rechnungen werden mit dem 

Eingangsstempel der Buchhaltung versehen, eingescannt und entwertet. 

Die fertig gescannten Rechnungen liegen in der Kassa der Quästur zur Abholung bereit. 

Jeden 15. des Monats werden Listen der noch nicht elektronisch archivierten Belege an 

die dafür zuständigen Mitarbeiter der Organisationseinheiten per E-Mail versendet mit dem 

Ersuchen, die fehlenden Rechnungen ehestmöglich zum Scannen zu bringen. 

Ablage der Eingangsrechnungen an den Instituten 

Es besteht gem. § 132 (2) BAO keine Verpflichtung, die retournierten Belege 

aufzubewahren, nachdem sie eingescannt worden sind. Ausführliche Erläuterungen zu 

den Aufbewahrungsfristen finden sich unter Punkt 2.17.1. 

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Die Quästur empfiehlt aber dennoch, die Originalbelege weiterhin aufzubewahren, da 

� die Originalbelege in Papierform einfach eine Art zweites Backup darstellen, sollte 

ein technisches Gebrechen während des Scanvorganges den digitalisierten Beleg 

unlesbar machen oder nicht abspeichern. 

� für Projektabrechnungen von externen Geldgebern meist die Vorlage der 

Originalbelege verlangt wird. 

� bei Reklamationen bzw. Gewährleistungsfällen meistens die Originalrechnung 

benötigt wird 

Handkassa 

Die Ablage der Kassenbelege erfolgt in der Quästur sortiert nach Organisationseinheiten 

und chronologisch nach Datum gereiht. 

Da auch die Handkassenbelege seit 01.01.2007 gescannt werden, ist es den Berechtigten 

der Organisationseinheiten auch möglich, diese in SAP anzusehen. 

Kassa 

Kassabelege werden chronologisch nach Datum sortiert und abgelegt. Barrechnungen, die 

an der Kassa refundiert wurden, werden seit dem 01.01.2007 quartalsweise elektronisch 

archiviert. 

2.17.1 Aufbewahrungsfristen 

Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen 

Belege sind sieben Jahre aufzubewahren (Anmerkung: Zum Teil existieren noch längere 

Fristen, etwa bei anhängige Verfahren oder Dokumenten im Zusammenhang mit der 

Immobilenbesteuerung). Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen für die 

Abgabenerhebung von Bedeutung sind, müssen sie sieben Jahre aufbewahrt werden. Die 

Aufbewahrung kann auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, 

inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen 

Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. 

Unabhängig von den Vorgaben des Gesetzgebers kann es seitens der Projektgeldgeber 

bei §27 Projekten auch strengere Vorschriften geben, hier kann es beispielsweise sein, 

dass Geldgeber nur Originalrechnungen und nicht die digitalisierten und archivierten 

Versionen für ihre Abrechnungen anerkennen. 

Aus diesem Grund empfehlen wir alle Originalbelege im Zusammenhang mit Projekten 

jedenfalls bis zur vollständigen Projektabwicklung/Projektabrechnung, bzw. deutlich 

darüber hinaus wenn es zu nachträglichen Prüfungen kommen kann, aufzubewahren. Hier 

wäre unserer Meinung nach jedenfalls 5 Jahre nach Projektende/Abschlusszahlung, oder 

länger empfehlenswert. 

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Für die Aufbewahrungspflicht von Unterlagen bei EU-Forschungsprojekten sind folgende 

Bestimmungen maßgeblich: 

� Bei RP7-Projekten (Siebtes Rahmenprogramm) müssen die Empfänger nach 

Abschluss des Projekts bis zu fünf Jahre lang die Originalausfertigungen bzw. in 

begründeten Ausnahmefällen beglaubigte Kopien – einschließlich elektronischer 

Kopien – aller Unterlagen aufbewahren, die im Zusammenhang mit der 

Finanzhilfevereinbarung stehen. Diese werden der Kommission für die 

Durchführung etwaiger Finanzprüfungen gemäß der Finanzhilfevereinbarung auf 

Anfrage zur Verfügung gestellt. 

Wichtig ist dabei noch, dass diese 5-Jahresfrist erst nach Erhalt der 

Abschlusszahlung beginnt und das kann im Einzelfall durchaus Jahre nach dem 

vertraglich festgelegten Projektende sein. 

� EFRE-Projekte (Europäischer Fonds für Regionale Entwicklung) Alle Dokumente 

zur Projektdurchführung inklusive der Berichte müssen von allen Partnern, d.h. dem 

Lead Partner und allen Projektpartnern, bis drei Jahre nach Programmabschluss, 

mindestens aber bis 31.12.2022 (!) aufbewahrt werden. Auf Anfrage müssen diese 

Dokumente für Kontrollinstitutionen verfügbar sein. 

2.18 Umsatzsteuer 

Detaillierte und laufend aktualisierte Informationen zur Umsatzsteuer finden Sie auf der 

Homepage der Quästur. 

2.18.1 Grundlagen Umsatzbesteuerung 

Der Umsatzsteuer unterliegen grundsätzlich die Lieferungen und sonstigen Leistungen die 

Unternehmer (im Sinne des Umsatzsteuergesetzes) im Inland gegen Entgelt im Rahmen 

ihres Unternehmens ausführen, zudem auch der Eigenverbrauch, die Einfuhr von 

Gegenständen aus einem Drittland ins Inland und der innergemeinschaftliche Erwerb. 

Die Umsatzsteuer ist einer Verbrauchersteuer, entsprechend haben Unternehmer, bis auf 

einige Ausnahmen, neben der Pflicht zur Verrechnung von Umsatzsteuer für ihre 

Lieferungen und Leistungen auch das Recht ihnen verrechnete Umsatzsteuer als 

sogenannte „Vorsteuer“ beim Finanzamt in Abzug zu bringen, und so rückerstattet zu 

bekommen. 

Bestimmte Unternehmer, Waren oder Dienstleistungen werden gemäß § 6 UStG von der 

Pflicht zur Verrechnung der Umsatzsteuer befreit, besitzen dementsprechend jedoch fast 

überwiegend auch nicht das Recht zum Vorsteuerabzug. 

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Die TU ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts nur mit den Umsätzen aus ihren 

Betrieben gewerblicher Art umsatzsteuerpflichtig (§ 2 Abs 3 UStG; z.B. Untervermietung 

Räumlichkeiten an die Mensa; Allgemein Tätigkeiten die außerhalb der hoheitlichen 

Tätigkeit anfallen), hat jedoch auch nur in diesem Bereich das Recht auf einen 

Vorsteuerabzug. 

Aus diesem Grund bildet die der TU verrechnete Umsatzsteuer bzw. anfallende 

Erwerbsteuer, Einfuhrumsatzsteuer oder Reverse Charge in den allermeisten Fällen einen 

Kostenfaktor. 

Das österreichische Steuerrecht kennt 4 verschiedene Umsatzsteuersätze: 

� 20% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 1 UStG): Der Standard-Steuersatz in Österreich, ihm 

unterliegen fast alle Lieferungen und Leistungen. 

� 10% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 2 UStG): Der ermäßigte Steuersatz in Österreich, 

ihm unterliegen einige ausgewählte Lieferungen und Leistungen. Die häufigsten 

Anwendungsfälle sind: Nahrungsmittel, Bücher, Zeitungen, Vermietung zu 

Wohnzwecken, Beherbergung und Personenbeförderung. 

� 12% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 3 UStG): Ein Sondersteuersatz speziell für den Ab- 

Hof-Verkauf von Wein, Most, Sturm und dergleichen. 

� 19% Umsatzsteuer (§ 10 Abs 4 UStG): Ein Sondersteuersatz speziell für die in den 

Gebieten Jungholz und Mittelberg bewirkten Umsätze durch Unternehmer, die 

einen Wohnsitz (Sitz), gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte in diesen 

Gebieten haben. 

Erfolgt eine Lieferung (Waren) oder Leistung aus dem Ausland findet ebenfalls eine 

Umsatzbesteuerung statt, je nachdem worum es sich handelt, woher die Lieferung oder 

Leistung stammt und zwischen wem der Geschäftsfall entsteht kommen unterschiedliche 

Steuern und Regelungen zur Anwendung. 

� 20% Erwerbsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus dem EU-Ausland an einen 

österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 20% Umsatzsteuer 

gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale Umsatzsteuer nicht 

in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf die 

Rechnungssumme 20% Erwerbsteuer aufschlagen, und diese direkt an das für ihn 

zuständige Finanzamt abführen. 

� 10% Erwerbsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus dem EU-Ausland an einen 

österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 10% Umsatzsteuer 

gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale Umsatzsteuer nicht 

in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf die 

Rechnungssumme 10% Erwerbsteuer aufschlagen, und diese direkt an das für ihn 

zuständige Finanzamt abführen. 

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� 20% Einfuhrumsatzsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus Drittländern an 

einen österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 20% 

Umsatzsteuer gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale 

Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf 

die Rechnungssumme 20% Einfuhrumsatzsteuer aufschlagen, und diese direkt an 

das für ihn zuständige Finanzamt abführen. 

� 10% Einfuhrumsatzsteuer: Fällt an bei Lieferungen (Waren) aus Drittländern an 

einen österreichischen Unternehmer iSd UStG, für die in Österreich 10% 

Umsatzsteuer gelten würden. Der liefernde Unternehmer darf seine nationale 

Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer muss auf 

die Rechnungssumme 10% Einfuhrumsatzsteuer aufschlagen, und diese direkt an 

das für ihn zuständige Finanzamt abführen. 

Bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus Drittländern ist es entscheidend, worum es 

sich handelt und ob der Empfänger ein Unternehmer iSd UStG oder ein Verbraucher ist. 

Bei Leistungsbeziehungen (Dienstleistungen) zwischen Unternehmern gilt mittlerweile fast 

ausschließlich die sogenannte „Generalklausel“ gemäß §3a Abs 6 UStG welche die 

Versteuerung der Leistung am Empfängerort vorsieht. Es existieren hierzu einige wenige 

Ausnahmen, weitere Details finden Sie auf der Homepage der Quästur. 

� 20% Reverse Charge: Fällt bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus 

Drittländern an einen österreichischen Unternehmer iSd UStG an, für die in 

Österreich 20% Umsatzsteuer gelten würden. Der leistende Unternehmer darf seine 

nationale Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer 

muss auf die Rechnungssumme 20% Reverse Charge aufschlagen, und diese 

direkt an das für ihn zuständige Finanzamt abführen 

� 10% Reverse Charge: Fällt bei Leistungen aus dem EU-Ausland oder aus 

Drittländern an einen österreichischen Unternehmer iSd UStG an, für die in 

Österreich 10% Umsatzsteuer gelten würden. Der leistende Unternehmer darf seine 

nationale Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen, der empfangende Unternehmer 

muss auf die Rechnungssumme 10% Reverse Charge aufschlagen, und diese 

direkt an das für ihn zuständige Finanzamt abführen. 

Rechnungen, für die 10% Reverse Charge anfallen würden kommen aufgrund des 

sehr engen Bereichs an möglichen Leistungen an der TU praktisch nicht vor. 

Die UID Nummer der TU: ATU37675002 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz UID, dient zur eindeutigen Kennzeichnung 

von Umsatzsteuerpflichtigen innerhalb der EU und ermöglicht die Abrechnung der 

Umsatzsteuer zwischen den verschiedenen Finanzämtern. Sie ist für 

innergemeinschaftliche Geschäfte der Indikator der Unternehmereigenschaft, 

entsprechend gilt die TU Wien bei innergemeinschaftlichen Geschäften als Unternehmer 

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gemäß UStG (entscheidend für die Frage nach dem Leistungsort bei Reverse-Charge 

Fällen). 

Hinweis: Bei Bestellungen im §27 und §28 Bereich muss die UID Nummer der TU Wien 

immer angegeben werden, auch wenn die Bestellung per Telefon oder über das Internet 

durchgeführt wird. 

EORI Nummer der TU: ATEOS1000012831 

Die EORI-Nummer dient seit 01.01.2010 zur exakten Identifizierung der 

Wirtschaftsbeteiligten im Zusammenhang mit Zollangelegenheiten innerhalb der EU. 

2.18.2 Die Steuerkennzeichen an der TU 

Die Steuerkennzeichen müssen je nach Art und Gestaltung des Geschäftsfalles (Lieferung 

oder Leistung, Lieferung aus EU Land oder aus Drittland, etc.) ausgewählt werden. 

Steuercode in SAP Bedeutung 

V3 Vorsteuer 0% Universität (Lieferung oder Leistung aus dem 

Inland, für die keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird) 

V4 Vorsteuer 10% Universität – kein Abzug bei Verbuchung 

V5 Vorsteuer 20% Universität – kein Abzug bei Verbuchung 

V9 Einfuhrumsatzsteuer – kein Abzug bei Verbuchung – durch 

Spedition verrechnet 

E3 innergemeinschaftlicher Erwerb 10% - Abfuhr ans Finanzamt 

E4 innergemeinschaftlicher Erwerb 20% - Abfuhr ans Finanzamt 

R4 Reverse Charge 20% - Abfuhr ans Finanzamt 

N0 EU-Land ausländische Steuer – kein Abzug bei Verbuchung 

NK EU-Land , Drittland, sonstige Leistung 0% 

2.19 Dienstreisen an der TU 

Hierzu existiert ein eigenes Handbuch (Handbuch ESS-SAP Reisemanagement an der 

TU Wien) auf der Homepage der Quästur, in welchem sowohl die rechtlichen und 

organisatorischen Hintergründe als auch die Bedienung des SAP Employee Self Service 

Portals (ESS) ausführlich erläutert werden. 

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2.19.1 Grundlagen der Dienstreisen an der TU 

Für jene MitarbeiterInnen, die unter den Kollektivvertrag fallen trat mit 01.08.2010 eine 

entsprechende Betriebsvereinbarung in Kraft. Sie finden die aktuellste Fassung der 

Betriebsvereinbarung online auf der Homepage der Quästur 

Für alle Beamten und Vertragsbediensteten behalten die entsprechenden Bestimmungen 

der RGV weiterhin ihre Gültigkeit, ergänzend dazu finden Sie die Reiserichtlinie über die 

Abwicklung der Dienstreisen in der aktuellsten Fassung ebenfalls auf der Homepage der 

Quästur. 

Die wichtigsten Grundlagen der Dienstreisen an der TU sind: 

� Die Entscheidung über Mittel obliegt den Organisationseinheiten (somit auch die 

Verantwortung). 

� Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit stehen im 

Vordergrund. 

� Die RGV und die Betriebsvereinbarung geben den Rahmen vor, die Entscheidung 

über die Mittel liegt darüber hinaus beim Budgetverantwortlichen. 

� Bei Bedarf wird dem Reisenden eine Kreditkarte unentgeltlich zur Verfügung 

gestellt (Abrechnung über das Privatkonto). 

� Die Abrechnung der Verpflegungsaufwendungen ist nur nach Pauschalen möglich. 

� Die Abrechnung der Nächtigungsaufwendungen nach Belegen oder Pauschalen 

möglich. 

� Die Zwischenabrechnung von Belegen ist jederzeit möglich. 

� Die Überprüfung der Reisekostenabrechnungen seitens der Quästur erfolgt 

ausschließlich nach buchhalterischen und steuerrechtlichen Vorschriften 

(Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). 

� Die Abrechnung einer Dienstreise muss bis spätestens 4 bzw. 6 Monate nach Ende 

der Dienstreise erfolgen. 

� Details bezüglich der Aufbewahrungsfristen finden Sich unter Punkt 2.17.1. 

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2.20 Lehrabgeltung & Kollegiengeld 


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2.20.1 Lehrabgeltung 

Assistenten, die noch nicht in den neuen Kollektivvertrag übergeleitet wurden, wird die 

Lehrabgeltung nach Vertragsbedienstetengesetz, Angestelltengesetz und Richtlinien in 

sechs Monatsraten ausbezahlt. 

Bei ungleicher Verteilung der Lehrtätigkeit aus beiden Semestern eines Studienjahres wird 

für die Berechnung der Abgeltungen ein Durchschnitt der anrechenbaren Stunden ermittelt 

und angewiesen. 

Lehrabgeltung für Personen ohne Dienstverhältnis (z.B. Em. Univ.-Prof.) 

Die Lehrabgeltung wird weiterhin gemäß den Richtlinien in sechs Monatsraten ausbezahlt. 

Lehrabgeltung für studentische MitarbeiterInnen (TutorInnen) 

Wenn die Abhaltehäckchen im TISS gesetzt sind erfolgt die Anweisung in fünf 

Monatsraten: 

Wintersemester: Oktober – Februar 

Sommersemester: März – Juli 

2.20.2 Kollegiengeld 

Kollegiengeld gebührt beamteten Professoren und Dozenten gemäß § 51 GehG, sowie 

Assistenten nach altem Dienstrecht gemäß § 52 Abs 1 GehG. 

Nachdem die Abhaltehäkchen im TISS gesetzt wurden erfolgt die Anweisung für 

beamteten Professoren und Dozenten in vier Monatsraten. Assistenten nach § 52 Abs 1 

GehG erhalten für die ersten zwei abgehaltenen Stunden eine ruhegenussfähige 

Dienstzulage (Lehrzulage) für das laufende Semester. Für jede weitere beauftragte und 

abgehaltene Semesterstunde wird das Kollegiengeld in sechs Monatsraten angewiesen. 

Bei ungleicher Verteilung der Lehrtätigkeit aus beiden Semestern eines Studienjahres wird 

für die Berechnung der Abgeltungen ein Durchschnitt der anrechenbaren Stunden ermittelt 

und angewiesen. 

2.20.3 Besondere Leistungsprämien (Prüfungstaxen) 

� Grundsätzlich wird eine Prüfungsentschädigung (= „Taxe“) pro Prüfung (Zeugnis) 

gewährt. Im Falle der Mitwirkung eines Assistenten bei schriftlichen Prüfungen 

(Prüfungsteilen) wird die Taxe im Verhältnis 1:1 geteilt. 

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� Prüfungstaxen werden an alle Universitätslehrer, die im betreffenden Studienjahr 

bzw. dem vorangegangenen Kalenderjahr ein (aktives) Dienstverhältnis haben oder 

hatten, ausbezahlt. Davon ausgenommen sind externe Prüfer, Lehrbeauftragte und 

Gastprofessoren. 

Die Entscheidung über die Höhe der Prüfungstaxen wird im Rektorat beschlossen. 

Diese Entschädigungen sind nicht gesetzlich geregelt und eine bloß freiwillige Leistung 

der TU Wien. Es entsteht für die Zukunft kein Rechtsanspruch auf Gewährung der 

Entschädigung. Sie ist unverbindlich und kann von der TU jederzeit ohne Angabe 

von Gründen widerrufen werden. 

2.20.4 Begutachtung wissenschaftlicher Arbeiten 

Entschädigungen für Diplomarbeiten, Masterarbeiten und Dissertationen erhalten 

Personen die über eine Lehrbefugnis aus dem Fach verfügen. 

Entschädigungen für Diplomarbeiten und Masterarbeiten erhalten aber bei Bedarf auch 

geeignete wissenschaftliche Mitarbeiter aus dem Forschungs- und Lehrbetrieb, die damit 

betraut wurden. 

Die Anweisungen dieser Entschädigungen erfolgen zweimal jährlich immer nach 

Semesterende. 

Diese Entschädigungen sind nicht gesetzlich geregelt und eine bloß freiwillige Leistung 

der TU. Es entsteht für die Zukunft kein Rechtsanspruch auf Gewährung der 

Entschädigung. Sie ist unverbindlich und kann von der TU jederzeit ohne Angabe 

von Gründen widerrufen werden. 

2.21 Projektpersonalkosten 

Datenabgleich 

Vor der Abrechnung der Gehälter der §26 und §27 Angestellten wird die 

Innenauftragszuordnung des Projektpersonals in SAP mit jener der Projektdatenbank 

verglichen. Ist bei einem Dienstnehmer in der Projektdatenbank eine andere 

Innenauftragszuordnung hinterlegt als in SAP, wird diese mit jener der Projektdatenbank 

überschrieben. 

Ist im SAP ein FWF-Innenauftrag oder eine Kostenstelle hinterlegt kann diese nicht durch 

die Organisationseinheit verändert werden. 

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Lehranteil bei Projektpersonalkosten 

Zusätzlich wird der Lehranteil (IA LER…) errechnet, in SAP erfasst und die anderen 

Projektpersonalkosten werden um den errechneten prozentuellen Lehranteil verringert. 

Da die Arbeitsstunden in der Lehre aus der TISS Abhaltemeldung gezogen werden, 

wird der Lehranteil erst im SAP erfasst wenn die Abhaltemeldung durch den 

Dienstnehmer erfolgt ist. 

Gesperrte Innenaufträge (nach Projektabschluss) 

Es kommt bei manchen Rückrechnungen vor (bei Dienstgeberbeitrag Pensionskassa 

notwendig), dass bereits geschlossene Innenaufträge mit Dienstgeberbeiträgen belastet 

bzw. entlastet werden. 

Diese Buchungen werden nach der Abrechnung aus der Buchungsüberleitung gefiltert, 

und von der Quästur umgebucht. Diese Kosten werden dem §27 Girokonto anschließend 

angelastet oder gutgeschrieben. 

Einziehung der §26 und §27 Personalkosten von den Girokonten der Institute 

Im Grunde werden alle Personalkosten (Bruttogehälter und Dienstgeberbeiträge) vom 

Hauptgirokonto der TU vorfinanziert. Eine Ausnahme bilden die Beamten, diese werden 

vom Bundesrechenzentrum abgerechnet. 

Nachdem die Gehälter und Reisen aller Bediensteten von der Lohnverrechnung 

abgerechnet und gebucht wurden kann mit der Abfrage der §27 Personalkosten begonnen 

werden. 

Am 20. jedes Monats werden die Personalkosten im §27 Bereich von den jeweiligen 

Girokonten der Organisationseinheiten eingezogen. 

Einziehung der §27 Personalkosten für FWF Projekte 

Personalkosten werden vorerst vom TU Hauptgirokonto getragen. Einmal im Monat wird 

eine Liste dieser Kosten erstellt und an den FWF gesendet, welcher diese anschließend 

prüft und genehmigt. Die vom FWF geprüften und genehmigten Personalkosten werden 

anschließend an das Hauptgirokonto der TU überwiesen. 

Die Bearbeitungskosten werden halbjährlich in Form einer separaten Liste an den FWF 

übermittelt, und nach erfolgreicher Prüfung und Genehmigung ebenfalls an das 

Hauptgirokonto der TU überwiesen. 

2.22 FWF-Forschungsbeihilfe 

Studierende können vom FWF eine Forschungsbeihilfe in Höhe von € 440,- pro Monat 

erhalten. Will der Projektleiter eines FWF-Projektes eine Forschungsbeihilfe für einen 

Studierenden anfordern, so muss das entsprechende Formular (verfügbar auf der 

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Homepage der Quästur) ausgefüllt und an das Team Anlagenbuchhaltung, 

Zahlungsverkehr & FWF übermittelt werden. 


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Bewilligt der FWF die Forschungsbeihilfe, wird diese monatlich ohne Abzüge („brutto für 

netto“) von der Quästur an das Girokonto des Studierenden überwiesen. 

Die Anforderung der Forschungsbeihilfebeträge erfolgt gemeinsam mit den anderen 

Personalkosten bei FWF-Projekten. (siehe Einziehung der §27 Personalkosten für FWF- 

Projekte) 

Achtung: Dienstnehmer der TU (z.B. TutorInnen, Studienassistenten/innen) können keine 

Forschungsbeihilfe erhalten, ihnen kann jedoch ein zusätzlicher Bezugsteil 

(„Nebentätigkeit“) ausbezahlt werden, wenn der FWF dies genehmigt. 

2.22.1 Hintergrund zur Besteuerung von Beihilfen 

Zuwendungen, die zur Förderung oder Unterstützung von wissenschaftlichen Arbeiten 

gewährt werden (z.B. Forschungsbeihilfen, Stipendien und dgl.) können nur bei Vorliegen 

ganz bestimmter Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. 

Beihilfen, die im Rahmen einer Studienausbildung gewährt werden (z.B. Diplomarbeits- 

oder Dissertationsstipendium), können als echte Stipendien dann steuer- und 

sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden, wenn 

1. es sich um Zuschüsse zu wissenschaftlichen Arbeiten handelt, die nicht 

(kommerziell) veröffentlicht oder sonst wirtschaftlich verwertet werden und 

2. die Arbeiten nicht im Rahmen eines Arbeits- oder eines Werkvertrages oder 

ergänzend dazu ausgeführt werden und 

3. aus der Höhe der Zuschüsse geschlossen werden kann, dass der Zuschuss einen 

Ausbildungszuschuss und nicht einen Einkommensersatz darstellt. Das ist 

gegeben, wenn die Zuschüsse monatlich € 606,-- bzw. jährlich € 7.272,- 

(Höchststudienbeihilfe für Selbsterhalter nach §27 Studienförderungsgesetz) nicht 

übersteigen. 

Durch die Zuerkennung einer Beihilfe wird kein Arbeitsvertragsverhältnis (auch kein 

Werkvertragsverhältnis) zur TU begründet. Der/Die Stipendiat/in hat keine Verpflichtung 

zur Erbringung von Arbeitsleistungen und die TU erwirbt keine Rechte an den im Rahmen 

des Stipendiums erzielten Forschungsergebnissen. 

Damit eine Beihilfe als echtes Stipendium ausbezahlt werden kann, müssen alle 

genannten Voraussetzungen (Punkte 1-3) vorliegen. Ist auch nur eine der 

Voraussetzungen nicht gegeben, liegt kein Stipendium vor und kann die 

Forschungsbeihilfe nicht steuerfrei ausbezahlt werden. 

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Nicht möglich ist die Auszahlung einer Beihilfe bei einem aufrechtem Arbeitsverhältnis zur 

TU. 

Besteht die Verpflichtung zur Arbeitsleistung oder wird ein Arbeitsverhältnis als Tutor/in 

oder Studienassistent/in begründet, dann ist die Beihilfe kein Stipendium sondern 

Einkommen und unterliegt der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherung. Dasselbe gilt 

auch, wenn während des Bezuges einer Beihilfe ein Arbeitsverhältnis (z.B. als Tutor/in 

oder Studienassistent/in) zur TU begründet wird. Es ist daher darauf zu achten, dass 

während des Bezuges der Beihilfe nicht gleichzeitig ein Arbeitsverhältnis zur TU begründet 

wird. In diesem Fall kann die Beihilfe nur vor oder nach dem Arbeitsverhältnis steuerfrei 

ausbezahlt werden. 

15.06.2012 Seite 92 von 102

3 Abkürzungen 

Abkürzung Volltext / Langtitel 

ER Eingangsrechnung 

FWF Fonds zur Förderung der wissenschaftlichen Forschung 

GWG Geringwertige Wirtschaftsgüter 

L LeiterIn 

OE Organisationseinheit 

PL ProjektleiterIn 


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DVR Nr. 0005886 

RA-VO Verordnung der Bundesministerin für Bildung, Wissenschaft und Kultur 

über den Rechnungsabschluss der Universitäten (Univ. 

RechnungsabschlussVO) 

UGB Bundesgesetz über besondere zivilrechtliche Vorschriften für 

Unternehmen (Unternehmensgesetzbuch) 

UStG Bundesgesetz über die Besteuerung der Umsätze (Umsatzsteuergesetz 

1994 ) 

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4 Glossar Rechnungswesen 

Quellen: 

� Eigenformulierungen der Quästur 

� http://www.steuerverein.at/buchhaltung/Rechnungswesen.htm 

� http://www.ifm.tuwien.ac.at/cms/uploads/documents/SAP_Begriffe.pdf 


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DVR Nr. 0005886 

Abschreibungen (für Abnützung), AfA 

Abschreibungen stellen den Aufwand für den Werteverzehr des Anlagevermögens für eine 

Rechnungsperiode (i.d.R. ein Jahr) in der Gewinn- und Verlustrechnung dar. 

Abschreibungen bezeichnen jenen Vorgang, mit dem die Anschaffungskosten auf die 

vorgesehene (mehrjährige) Nutzungsdauer verteilt werden. 

Abschreibungen, kumuliert 

Kumulierte Abschreibungen bezeichnen den Werteverzehr einer Anlage seit Beginn der 

Inbetriebnahme. Sie scheinen in der Anlagenbestandsliste für jedes Anlagegut auf und 

geben Auskunft über die Abnützung der Anlage. 

Abgrenzung 

Bei der Erstellung des Jahresabschlusses sowie bei der Übernahme der Daten von der 

Finanzbuchhaltung in die Kostenrechnung werden die Buchungsdaten bei Bedarf 

wertmäßig angepasst. Dabei spricht man von Abgrenzung. Die Abgrenzung dient der 

sach- und periodengerechteren Darstellung von Aufwänden und Erträgen. 

Aktiva 

Die Aktiva bezeichnen die Summe aller Vermögenspositionen einer Bilanz, während im 

Gegensatz dazu die Passiva die Summe des Kapitaleinsatzes zur Finanzierung der 

Vermögenspositionen darstellen. Die Summe der Aktiva ist immer gleich der Summe der 

Passiva. 

Anlagevermögen 

Unter Anlagevermögen versteht man jene Vermögensteile, die zum Abschlussstichtag 

dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb, d.h. der Leistungserbringung zu 

dienen. Diese Begriffsbestimmung verlangt, dass am Abschlussstichtag die Absicht 

besteht, die Vermögensteile dauernd, d.h. nicht einmalig zu nutzen und nicht ungenutzt zu 

verkaufen. Das Anlagevermögen besteht aus immateriellen Vermögensgegenständen, 

Sachanlagen und Finanzanlagen. 

Anschaffungswert 

Der Anschaffungswert einer Anlage ist jener Wert, mit dem eine Anlage im 

Anlagevermögen verbucht wird. Der Anschaffungswert stellt die Basis für die Berechnung 

der Abschreibungen dar und entspricht im Normalfall den Anschaffungskosten sowie jenen 

Kosten, die für die Inbetriebnahme der Anlage erforderlich sind. 

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DVR Nr. 0005886 

Aufwand 

Als Aufwand wird der in Geldeinheiten bewertete Verbrauch an Wirtschaftsgütern einer 

Organisationseinheit je Abrechnungsperiode bezeichnet. Aufwände werden in der 

Finanzbuchhaltung in den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht. 

Aufwands- bzw. Ertragskonten 

Aufwands- und Ertragskonten bilden die Bestandteile der Gewinn- und Verlustrechnung. 

Die Verbuchung von Aufwänden führt zu einer Verminderung des Saldos der Gewinn- und 

Verlustrechnung und somit zu einer Minderung des Eigenkapitals, während die 

Verbuchung von Erträgen eine Erhöhung des Saldos der Gewinn- und Verlustrechnung 

und damit eine Mehrung des Eigenkapitals nach sich zieht. 

Ausgaben 

Ausgaben bezeichnen die Summe aller Auszahlungen sowie die in einer Periode 

eingegangenen Verbindlichkeiten. 

Bestandskonto 

Bestandskonten bilden die Bestandteile der Bilanz und zeigen Vermögens- und 

Kapitalstände an. Bestandskonten auf der Aktivseite der Bilanz zeigen das Vermögen 

(z.B. Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Bankguthaben), während Bestandskonten auf 

der Passivseite Auskunft über die Finanzierung des Vermögens (z.B. durch Eigen- oder 

Fremdkapital) geben. 

BIC (Alternativname: SWIFT-Code) 

Die Abkürzung BIC steht für Bank Identifier Code, es handelt sich dabei um einen 

internationalen, standardisierten Code für Teilnehmer im weltweiten Interbank Netzwerk. 

Alternativ wird auch die Bezeichnung SWIFT-Code verwendet, die Abkürzung SWIFT 

steht für Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication. 

Die Form eines BIC sieht wie folgt aus: 

BBBBCCLLbbb 

B = der vierstellige Bankcode 

C = der zweistellige Ländercode 

L = die zweistellige Ortscodierung 

b = die dreistellige Zusatzkennzeichnung für Filialen, Abteilungen, etc. (ist optional) 

Bilanz 

Als Bilanz versteht man die Vermögensaufstellung, die zu einem bestimmten Stichtag 

(i.d.R. dem Abschlussstichtag) durchzuführen ist. Sie ist zusammen mit der Gewinn- und 

Verlustrechnung Teil des Jahresabschlusses. Die Bilanz repräsentiert das Vermögen und 

gibt Auskunft, auf welche Weise das Vermögen finanziert wird. 

Buchungskreis (Finanzkreis) 

Ein Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit innerhalb einer Organisation, für die 

eine vollständige, in sich geschlossene Finanzbuchhaltung durchgeführt werden kann. 

Die Technische Universität Wien verwendet 2 Buchungskreise: 

15.06.2012 Seite 95 von 102

TUW1 - für das Globalbudget und Drittmittel aus § 27 Projekten 

PAR261 - für Drittmittel aus § 26 Projekten (ad personam Projekte) 


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Buchwert 

Der Buchwert einer Anlage bezeichnet die Differenz zwischen Anschaffungswert und 

kumulierten Abschreibungen. Er gibt Auskunft über den Restwert und somit das Alter einer 

Anlage. 

Controlling 

Controlling ist eine Form der Führungsunterstützung, die durch die Bereitstellung von 

Informationen und Methoden den verschiedenen Ebenen des politisch-administrativen 

Führungssystems die Steuerung der Effektivität, der Effizienz und des 

Finanzmittelbedarfes ermöglicht. 

Dem Controlling obliegen u.a. die Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung, die 

Erstellung der jährlichen Budgetplanung, die Überwachung des Budgetvollzugs sowie das 

Berichtswesen im Bereich des Rechnungswesens. 

CO Istbuchungen (SAP Modul CO) 

Diese Buchungen werden im FM-Bericht in der Spalte CO Istbuchungen dargestellt. 

Customizing (SAP Begriff) 

Unter Customizing versteht man alle Aktivitäten, die für die Einstellungen des SAP R/3 

Systems vor Aufnahmen des Produktivbetriebes notwendig sind. Auch bestimmte 

Anpassungen während des Produktivbetriebes sind Customizingeinstellungen. 

Debitor 

Debitor = Kunde 

Debitoren werden für die Verbuchung von Ausgangsrechnungen/Fakturen benötigt. 

Einnahmen 

Einnahmen bezeichnen die Summe aller Einzahlungen sowie die in einer Periode 

fakturierten Forderungen. 

Einzahlungen 

Unter Einzahlungen versteht man alle reinen Zahlungsvorgänge in Form von 

Geldmitteleingängen. 

Eigenkapital, Eigenmittel 

Als Eigenmittel (auch Eigenkapital) bezeichnet man die Höhe der finanziellen Beteiligung 

eines Unternehmers an einem Unternehmen. Im Fall von Universitäten umfasst das 

Eigenkapital laut „Verordnung der Bundesministerin für Wissenschaft und Forschung über 

den Rechnungsabschluss der Universitäten“ (Univ. RechnungsabschlussVO) die 

Positionen Universitätskapital, Rücklagen und Bilanzgewinn/verlust. 

Erlöse 

Unter Erlösen versteht man in der Kostenrechnung die Erträge der operativen Tätigkeit 

nach Vornahme von Abgrenzungsbuchungen. 

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Erträge 

Erträge bezeichnen in der Finanzbuchhaltung alle in Geld bewerteten Gegenleistungen für 

erbrachte Leistungen. Erträge können in operative, finanzielle und außerordentliche 

Erträge unterteilt werden, wobei die operativen Erträge nach Abgrenzung in der 

Kostenrechung als Erlöse definiert sind. 

Finanzanlagen 

Finanzanlagen sind Teil des Anlagevermögens. Darunter fallen z.B. Beteiligungen an 

anderen Unternehmen und längerfristig gehaltene Wertpapiere. 

Forderungen 

Unter Forderungen versteht man Ansprüche aufgrund von Lieferverträgen, 

Dienstleistungsverträgen, Werkverträgen etc. Forderungen sind Bestandteil des 

Umlaufvermögens und daher der Aktivseite der Bilanz zuzuordnen. 

Fremdkapital 

Als Fremdkapital werden langfristige Schulden (insbesondere langfristige Lieferanten- und 

Bankkredite) zu einem bestimmten Stichtag bezeichnet. Im Gegensatz zu den 

Eigenmitteln (Eigenkapital) stellt das Fremdkapital Verbindlichkeiten gegenüber externen 

Geschäftspartnern (Banken, Lieferanten,...) dar. 

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist neben der Bilanz der zweite Bestandteil des 

Jahresabschlusses gemäß UGB. Während die Bilanz ein Abbild der Vermögenslage zum 

Abschlussstichtag darstellt, liegt der Zweck der Gewinn- und Verlustrechnung in der 

Darstellung der Erlöse und Aufwendungen, d.h. der Ertragslage über die gesamte 

Abrechnungsperiode. 

IBAN 

Die Abkürzung IBAN steht für International Bank Account Number, es handelt sich dabei 

um eine internationale, standardisierte Notation für Bankkontonummern. Die Form einer 

österreichischen IBAN sieht wie folgt aus: 

ATpp bbbb bkkk kkkk kkkk 

AT = das Länderkennzeichen für Österreich 

p = die zweistellige Prüfziffer 

b = die fünfstellige österreichische Bankleitzahl 

k= die elfstellige österreichische Kontonummer 

Immaterielle Vermögensgegenstände 

Als immaterielle Vermögensgegenständen bezeichnet man Vermögenswerte wie Patente 

und Lizenzen, die im dauerhaften Besitz eines Unternehmens sind. 

Innenauftrag (SAP Modul CO) 

Innenaufträge sind, ebenso wie Kostenstellen und PSP-Elemente, 

Kostenzuordnungsobjekte in SAP. Auf einem Innenauftrag können Kosten und Erlöse 

gebucht, als auch ein Planwert hinterlegt werden. 

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DVR Nr. 0005886 

An der TU Wien gibt es Innenaufträge sowohl für den §28 Bereich als auch für den 

Drittmittelbereich. 

Innenaufträge im §28 Bereich: 

INV+Kostenstelle für die Abbildung der hoheitlichen Investitionen am Institut 

EXK+Kostenstelle für die Abbildung der Exkursionen 

EIN+Kostenstelle für die Abbildung der Einnahmen (z.B. aus Skriptenverkauf) 

G* - diverse Innenaufträge für die Abbildung von „Sonderprojekten“ (z.B. Innovative 

Projekte) 

Innenaufträge im Drittmittelbereich: 

D* Innenenauftrag für die Abbildung von Drittmittelprojekten (z.B. 

Auftragsforschungsprojekte/Forschungsförderungsprojekte) 

S*/SAM* = Sammelinnenauftrag für das Institut/die Abteilung, 

Innenauftragsgruppe (SAP Modul CO) 

Eine Innenauftragsgruppe ist die Zusammenfassung über mehrere Innenaufträge. Eine 

Innenauftragsgruppe wird verwendet, um hierarchische Verdichtungen oder eine 

Zusammenfassung unterschiedlicher Aufträge zu erzeugen (z.B. alle Innenaufträge eines 

Institutes) 

Innerbetriebliche Verrechnung 

Mithilfe der innerbetrieblichen Verrechnung werden Leistungsbeziehungen zwischen den 

einzelnen Organisationseinheiten der TU Wien verrechnet. 

Inventar 

Als Inventar bezeichnet man die Zusammenfassung aller Anlagen in Form der 

Anlagebestandliste. Um dieses gesamte Verzeichnis über das Anlagevermögen auf den 

aktuellen Stand zu halten, ist regelmäßig eine Erfassung der Anlagen, in Form einer 

Inventur notwendig. 

Inventur 

Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. Durch die Inventur werden 

Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag 

ermittelt und schriftlich niedergelegt. Das Ergebnis einer Inventur ist das Inventar, ein 

Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert 

aufführt. 

Jahresabschluss 

Der Jahresabschluss setzt sich aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zusammen. 

Kontenplan 

Der Kontenplan bildet die Basis der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Er stellt das 

Verzeichnis aller bebuchbaren Konten dar und wird von der Kostenrechnung (CO-Modul in 

SAP) gemeinsam mit der Finanzbuchhaltung (FI-Modul in SAP) genutzt. Der Kontenplan 

besteht in der Finanzbuchhaltung aus Sachkonten, die in Bestandskonten (für die Bilanz) 

und Aufwands- und Ertragskonten (für die Gewinn- und Verlustrechnung) unterteilt 

werden. 

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Kontierungstyp (SAP Modul CO) 

Im Rahmen der Bestellung steuern Sie über das Feld Kontierungstyp die Zuordnung zu 

den Bereichen Globalbudget/Drittmittel bzw. Investition/Aufwand. Der Kontierungstyp legt 

fest, welche Kontierungsdaten (z.B. Kostenstelle, Innenauftrag usw.) für die Position 

erforderlich sind. 

Kontierungstyp A: Bestellung einer Anlage mit einem Anschaffungswert > 1.000 EUR inkl. 

USt) bzw. wissenschaftliche Bücher und Zeitschriften (unabhängig vom Wert). 

Kontierungstyp F: Bestellungen über einen Innenauftrag (Globalbudget + 

Drittmittelbereich) 

Kontierungstyp K: Bestellungen über eine Kostenstelle (Globalbudget-Bereich) 

Kostenarten (SAP Modul CO) 

Jede Kostenart in der Kostenrechnung entspricht einem Sachkonto in der 

Finanzbuchhaltung, z.B. Kostenart 764000 Reinigungsmaterial. 

Kostenartengruppen (SAP Modul CO) 

Unter Kostenartengruppen versteht man Gruppierungen von Kostenarten zur 

Übersichtlichkeit im Berichtswesen (z.B. die Kostenartengruppe „TUW-Pers für die 

gesamten Personalausgaben). 

Kostenrechnungskreis (SAP Modul CO) 

Ein Kostenrechnungskreis ist eine organisatorische Einheit innerhalb einer Organisation, 

für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt wird. 

Kostenstelle (SAP Modul CO) 

Unter Kostenstelle versteht man einen Ort der Kostenentstehung in einer Organisation. 

Auf eine Kostenstelle können nur Kosten, aber keine Erlöse gebucht werden! An der TU 

Wien gibt es Kostenstellen für die Verbuchung von Kosten im §28 Bereich. Es besteht die 

Möglichkeit, Kostenstellen für einzelne Abteilungen anzulegen. 

Kreditor 

Kreditor = Lieferant 

Kreditoren werden für die Verbuchung von Eingangsrechnung benötigt. 

Leistung 

Als Leistung bezeichnet man das Ergebnis des operativen Handels, also die 

Aufgabenerfüllung der Universität. Leistungen können in Form von Dienstleistungen oder 

Sachleistungen erbracht werden. 

Liquide Mittel 

Als liquide Mittel werden sofort verfügbare Geldmittel bezeichnet, die unmittelbar zur 

Verfügung stehen, und daher zur Bedeckung von Zahlungsverpflichtungen oder für 

Veranlagungen herangezogen werden können. 

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Nutzungsdauer 

Die Nutzungsdauer gibt an, über welche Zeitspanne die Anschaffungskosten eines 

Anlagegutes verteilt werden. Sie ist damit maßgeblich für die Höhe der Abschreibungen. 

Obligo (SAP Modul FM) 

Das Obligo stellt eine Mittelreservierung für zukünftige Zahlungen dar. Ein Obligo 

bezeichnet somit eine offene Bestellung. Durch die Verbuchung der Eingangsrechnung 

zur Bestellung wird das Obligo abgebaut. Obligo ist ein Begriff aus dem Fonds 

Management. 

Passiva 

Die Passiva bezeichnen die Summe des Kapitaleinsatzes zur Finanzierung der 

Vermögenspositionen, während im Gegensatz dazu die Aktiva die Summe aller 

Vermögenspositionen einer Bilanz darstellen. Die Summe der Passiva ist immer gleich der 

Summe der Aktiva. 

Rechnungsabgrenzung 

Gemäß den im UGB begründeten Grundsätzen ordentlicher Buchführung sind 

Aufwendungen und Erträge jenen Perioden zuzurechnen, in denen sie unabhängig vom 

Zahlungszeitpunkt angefallen sind. Bei periodenübergreifenden Geschäftsfällen sind 

Abgrenzungen durchzuführen, die in der Bilanz in den aktiven bzw. passiven 

Rechnungsabgrenzungsposten verbucht werden. 

Rückstellungen 

Rückstellungen werden in der Bilanz für jene Verpflichtungen gebildet, deren 

Entstehungsgrund zwar bekannt, deren Höhe und Fälligkeit aber am Ende des 

Geschäftsjahres noch ungewiss ist. Aufgrund dieser Unsicherheiten ist der Betrag der 

verschiedenen Rückstellungen für den Ansatz in den Passivposten der Bilanz zu 

schätzen. Typische Rückstellungen, die gemäß UGB verpflichtend anzusetzen sind, 

betreffen nicht konsumierte Urlaube, Abfertigungs- und Pensionsansprüche, 

Prozesskostenrückstellungen für schwebende Verfahren oder Verlustrückstellungen bei 

drohenden Verlusten. 

SAP R/3 

Betriebswirtschaftliche Standardsoftware der Firma SAP. SAP R/3 ist sowohl im privaten 

als auch im öffentlichen Bereich im Einsatz, hinter dem Kürzel SAP R/3 verbirgt sich 

„Systeme, Anwendungen, Produkte, Realtime, 3“ 

SAP R/3 – Modul CO 

„Controlling Modul von SAP R/3": dieses Modul dient der Durchführung der Kosten- und 

Leistungsrechnung. Wichtige Strukturierungselemente sind Kostenzuordnungsobjekte 

(Kostenstellen, Innenaufträge), die Standardhierarchie der Kostenstellen und Kostenarten. 

Als technisch-organisatorische Gliederung fungiert der Kostenrechnungskreis. 

SAP R/3 – Modul FI 

„Financials Modul von SAP R/3": dieses Modul dient der Durchführung der 

Finanzbuchhaltung mit Hauptbuch und Nebenbüchern. Führendes Strukturierungselement 

ist das Sachkonto. Als technisch-organisatorische Gliederung fungiert der Buchungskreis. 

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SAP R/3 – Modul MM 

"Material Management Modul von SAP R/3": dieses Modul dient zur Durchführung und 

Organisation des Beschaffungswesens. Es bildet die gesamte Beschaffungskette von 

Bestellung über Waren- bzw. Lagereingang bis zur Rechnungsprüfung ab. 

SAP R/3 – Modul SD 

"Sales & Distribution Modul von SAP R/3": dieses Modul dient zur Abwicklung der 

Fakturierungstätigkeiten. 

Sachanlagen 

Sachanlagen sind Teil des Anlagevermögens. Darunter fallen z.B. Grundstücke und 

Gebäude, Maschinen und Büro- und Geschäftsausstattung. 

Aufgrund der Verordnung zum Rechnungsabschluss der Universitäten wird 

wissenschaftliche Literatur ebenfalls als Sachanlage klassifiziert. 

Sachkonto 

Sachkonten sind Gliederungselemente in der Finanzbuchhaltung, um Buchungen nach 

unterschiedlichen Kriterien zu sammeln. Alle Sachkonten werden im Kontenplan 

dargestellt. Den Sachkonten in der Finanzbuchhaltung entsprechen die Kostenarten in der 

Kostenrechnung. Somit ist eine Konsistenz zwischen der Darstellung von wertmäßigen 

Veränderungen in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung gewährleistet. 

SD-Materialien (SAP Modul SD) 

Bei der Anlage einer Faktura (Ausgangsrechnung) muss in SAP u.A. ein SD-Material 

ausgewählt werden. Dieses entspricht einem FIBU-Konto/Sachkonto in der Buchhaltung 

(z.B. Material 442000 = Erlöse aus Auftragsforschung). Die Beschreibung zu allen 

verwendbaren SD-Materialen finden Sie auf der Homepage der Quästur. 

Stammdaten 

Unter Stammdaten versteht man wichtige Grunddaten im Rechnungswesen eines 

Betriebes, die über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden. Wichtige 

Stammdaten in der Finanzbuchhaltung sind Sachkonten, aber auch Kreditoren- und 

Debitorenstammdaten sowie in der Kostenrechnung Kostenstellen, Innenaufträge und 

Kostenarten. 

Umlaufvermögen 

Unter Umlaufvermögen versteht man jene Wirtschaftsgüter, die nicht dazu bestimmt sind, 

dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Zum Umlaufvermögen zählen beispielsweise 

Vorräte, Forderungen, aber auch kurzfristig angelegte Wertpapiere sowie Bankguthaben. 

Mit anderen Worten werden alle Vermögensgegenstände, die nicht zum Anlagevermögen 

zählen, dem Umlaufvermögen zugeordnet. In der Bilanz wird das Umlaufvermögen den 

Aktiva zugeordnet. 

Umsatz, Erlöse 

Als Umsatz bezeichnet man allgemein alle Erlöse für Lieferungen und Leistungen. Im Fall 

der Technischen Universität Wien setzen sich die Umsätze aus den 

Globalbudgetzuweisungen des Bundes, den Studienbeiträgen, den universitären 

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DVR Nr. 0005886 

Weiterbildungsleistungen, den Forschungsleistungen sowie sonstigen Erlösen und 

Kostenersätzen zusammen. 

Verbindlichkeiten 

Unter Verbindlichkeiten versteht man kurzfristige Bankverbindlichkeiten oder 

Bankdarlehen sowie Verpflichtungen gegenüber Dritten (Lieferanten etc.), die eindeutig 

feststehen. Sie werden in der Bilanz den Passiva zugeordnet. 

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Handbuch Rechnungswesen

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