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Version vom 28.06.2012 Tagesgebühr/Nächtigungsgebühr Verpflegungsaufwendungen sind die Aufwendungen, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Verpflegung entstehen. Die Verrechnung der Tages-/Nächtigungsgebühr erfolgt „tageweise“, d.h. unabhängig von der Abreise bzw. Ankunftszeit. Inland Tagesgebühr Inland: 26,40 € Nächtigungsgebühr Inland: 15,00 € Kürzungen Tagesgebühr pro Tag: Mittagessen oder Abendessen -40% Reisender bekommt 15,84 € Frühstück und Mittagessen oder Abendessen (HP) -55% Reisender bekommt 11,88 € Vollverpflegung Hinweis: Reisender bekommt kein Tagesgebühr Bei Inlandsreisen sind nach §26 EStG die Tagesgebühr bis zu einem Betrag von 26,40 EUR pro Tag steuerfrei und die Nächtigungsgebühr bis zu einem Betrag von 15,00 pro Nacht. Ausland Die Berechnung des Tagesgebühr und Nächtigungsgebühr im Ausland erfolgt auf Basis der Gebührenstufen (siehe BGBI-Tabelle): Gebührenstufe 1: Nichtwiss. MitarbeiterInnen Gebührenstufe 2a: Mag./Dr./DI/FB-EmpfängerInnen Gebührenstufe 2b: Univ.-Ass./Univ.-Doz. Gebührenstufe 3: Univ.-Prof BGBl Tabelle: http://www.fwf.ac.at/de/downloads/pdf/bgbl.pdf Kürzungen Tagesgebühr pro Tag: Vollverpflegung Reisender bekommt kein Tagesgebühr Hinweis: Bei Auslandsreisen ist die Tages- und Nächtigungsgebühr bis zum höchsten Auslandsreisesatz für Bundesbedienstete steuerfrei. Sonstige Kosten Konferenzgebühr Die Kosten für Konferenzgebühren sind mittels Anmeldung/Rechnung/Registrierungsformular mit Zahlungsnachweis zu belegen Falls der Reisende selbst Vortragender einer Konferenz ist, ist dies im Reisekostenabrechnungsformular im Feld „geplante Aktivität“ anzugeben. Sollten im Zuge der Reisekostenabrechnung zusätzlich Tagesgebühren verrechnet werden, sind Unterlagen (z.B. Programm) beizulegen, aus denen ersichtlich ist, ob bei der Konferenzgebühr die Verpflegung inkludiert ist (inkludierte Verpflegung bedingt eventuell eine Kürzung der Tagesgebühren). Taxi Es sind generell öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen. Die Benutzung von Taxis ist zulässig, wenn keine geeignete oder zumutbare öffentliche Verkehrsinfrastruktur vorhanden ist, bei Reisen mit schwerem Gepäck oder wenn andere außergewöhnliche Umstände die Benutzung eines Taxis rechtfertigen. 4
Bei Verrechnung von Taxirechnungen ist dementsprechend eine Begründung anzugeben (unter Erläuterungen), warum keine öffentlichen Verkehrsmittel benutzt werden konnten. Gruppenreisen Version vom 28.06.2012 Eine Gruppenreise liegt vor, wenn für mind. 2 Personen eine gemeinsame Rechnung (Flug, Hotel usw.) vorliegt und diese Rechnung von einer Person vorgestreckt wird. Gruppenreisen sind innerhalb desselben Projektes möglich. Jeder Teilnehmer einer Gruppenreise hat für sich einen Reiseantrag zu stellen und die nötigen Genehmigungen einzuholen. Die Definition als Gruppenreise im Reiseantrag ist nur für jene Person erforderlich, welche Kosten für mitreisende TU-Bedienstete übernimmt. Im Feld Kommentar im Reiseantrag oder in den Erläuterungen im Formular „Reisekostenabrechnung-FWF“ bzw. auf den jeweiligen Originalrechnungen ist anzugeben, welche Personen an der Gruppenreise teilnehmen und welche Kosten (Hotel, Flug etc.) für Mitreisende übernommen werden. Sollte eine Rechnung aber mehrere Projekt betreffen (weil z.B. Personen aus zwei Projekten zum selben Kongress reisen und eine gemeinsame Buchung zu einer Verbilligung führt), müssten die Kosten anteilig auf die einzelnen Projekte aufgeteilt werden. In diesen Sonderfällen ist Kontakt mit der Quästur, Frau Schill bzw. Frau Mayr aufzunehmen. � Reisekosten für NICHT TU-Bedienstete Unterschiede zur RK-Abrechnung von TU-Bediensteten: � kein Reiseantrag im ESS-System � nur belegbare Kosten werden rückerstattet Ausnahme: Für ausländische Gäste können Pauschalsätze für kürzere (und nicht regelmäßig wiederkehrende) Aufenthalte gewährt werden (z.B. Tagesgebühr/Nächtigungsgebühr)! Tagesgebühr Nächtigungsgebühr 26,40 € (Tarif I) 15,00 € 19,80 € (Tarif II) Tarif I kommt zur Anwendung bei Reisen unter 30 Tagen Reisedauer, der Tarif II wird für Reisen ab dem 31. Tag verrechnet. Für die Befreiung der TU Wien von der Einbehaltung der Abzugssteuer nach §99 EStG ist das Formular ZS- QU1 vom Bundesministerium für Finanzen unter http://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/Inter-Steuern/pdfs/9999/ZS-QU1.pdf zu verwenden. Hinweis betreffend Steuerabzug nach §99 EStG: Ausführung zur Klassifizierung zwischen Vortrag und wissenschaftlicher Tätigkeit bzw. wissenschaftlicher Kooperation laut Aussendung der Revisionsabteilung des FWF (18.6.2012): „Vortragende“: Erfahrungsgemäß liegt tatsächlich meist eine wissenschaftliche Zusammenarbeit oder Besprechung vor. Der/die eingeladene WissenschaftlerIn reist nicht an, um einen „Vortrag“ zu halten (an den vielleicht gerade noch eine „Fragestunde“ anschließt ), sondern es erfolgt – unter Umständen nach einer Darstellung der aktuellen Forschungsergebnisse des/der Eingeladenen – eine wissenschaftliche Auseinandersetzung bzw. Diskussion „auf Augenhöhe“ und unter starkem Bezug auf die aktuelle und projektspezifische wissenschaftliche Tätigkeit des/der Einladenden bzw. seiner/ihrer Forschungsgruppe). § 99 Abs. 1 EStG: Die Einkommensteuer beschränkt Steuerpflichtiger wird durch Steuerabzug erhoben (Abzugsteuer): 5
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