News und Trends - Geschäftsreise effektiv

Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv
Qualität sichern
Geschäftsreise / Gemischte Reise / Lohnbuchhaltung / Travel Management
Praxisfall – Steuern und Sozialversicherung
bei Geschäftsreise mit angehängtem Urlaub
von Diplom-Finanzwirt (FH) Volker Hartmann, Hamburg
Bei jedem Travel Manager, Personalleiter oder Lohnbuchhalter „schrillen die
Alarmglocken“, wenn ein Arbeitnehmer eine Geschäftsreise auch zu „privaten
Zwecken“ nutzen möchte. Denn plötzlich stellen sich Fragen wie: Muss der
Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil versteuern? Und wenn ja, wie hoch
ist er? Was ist mit den Beiträgen zur Sozialversicherung? Ist der Betriebsausgabenabzug
bei einer „gemischten Reise“ gewährleistet?
Diese Fragen dürfen keinesfalls unbeantwortet bleiben. Denn die Gefahr ist
groß, dass ein Betriebsprüfer des Finanzamts – oft Jahre später – den Sachverhalt
steuerlich völlig anders bewertet und die Lohnsteuer nachfordert.
Ein Fall aus der betrieblichen Praxis
Wir haben eine Reihe von Praxisfällen aufgespürt, die Gegenstand von Betriebsprüfungen
gewesen sind. Wir schildern Ihnen diese Fälle nach und nach
in „Geschäftsreise effektiv“ und sagen Ihnen, wie sie in puncto Steuern und
Sozialversicherung richtig zu lösen sind.
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Ausgabe 6 | Juni 2009
Inhalt
Geschäftsreise / Gemischte Reise /
Travel Management
Praxisfall – Steuern und Sozialversicherung
bei Geschäfts-
reise mit angehängtem Urlaub 1
Firmenwagen / Dienstwagen
Keine Privatnutzung des Firmenwagens
bei längerer Krankheit 3
Firmenwagen / Dienstwagen/
Lohnbuchhaltung
Private Nutzung eines Firmen-
wagens ist pfändbar 3
Flugreise / Geschäftsreise /
Travel Management
Bei Flugannullierungen und
-verspätungen können Geschäftsreisende
einiges einfordern 4
Flugreise / Reisekosten /
Reiskostenabrechnung
Keine Erstattung von „Business
Class“ für Rechtsanwälte 7
Fuhrpark Management / Firmenwagen
/ Dienstwagen
Viele gute Gründe sprechen
für eine Firmenwagenordnung
im Unternehmen 8

Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv
Qualität sichern
Beginnen wollen wir mit einem „Klassiker“: Der Geschäftsreise mit angehängtem
Urlaub. Dazu folgendes Beispiel aus der betrieblichen Praxis:
Beispiel
Ein Monteur flog im Auftrag seines Arbeitgebers am 1.6.2008 nach China und
baute dort in der Zeit vom 2. bis 15.6.2008 eine Maschine auf. Im Anschluss
daran verbrachte er seinen Jahresurlaub in China (16.6.2008 bis 5.7.2008) und
kehrte am 6.7.2008 nach Deutschland zurück. Das Hotel für die Zeit des Maschinenaufbaus
sowie den Hin- und Rückflug nach China hatte der Arbeitgeber
gebucht. Die Hotels, zwei Inlandsflüge in China sowie den Mietwagen für die
Urlaubszeit hatte der Arbeitnehmer privat gebucht und selbst bezahlt.
Problem „Gemischte Aufwendungen“
Das Problem im Beispielsfall: Auswärtstätigkeiten, die sowohl beruflich als
auch privat veranlasst sind, sind „gemischte Aufwendungen“ nach § 12
Nummer 1 Einkommensteuergesetz (EStG). Sie dürfen vom Arbeitgeber
nicht steuerfrei erstattet werden, und auch ein Abzug als Werbungskosten
ist nicht möglich.
Wichtig: In der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) sind inzwischen
deutliche Tendenzen erkennbar, die diesem starren Aufteilungsverbot eine
Absage erteilen:
Für die Frage, ob die Aufwendungen des Arbeitgebers Arbeitslohn des
Arbeitnehmers oder Zuwendungen im betrieblichen Interesse darstellen,
scheint die Sache klar: Eindeutig zuordenbare Aufwendungen dürfen
aufgeteilt werden. Nicht eindeutig zuordenbare müssen „sachgerecht“
geschätzt werden (BFH, Urteil vom 18.8.2005, Az: VI R 32/03).
Eine Aufteilung der Flugkosten lehnt die Finanzverwaltung weiterhin ab.
Anderer Ansicht ist der VI. Senat des BFH. Weil diese Aufteilung aber der
bisherigen BFH-Rechtsprechung widerspricht, hat er die Frage dem Großen
Senat (Az: GrS 1/06) vorgelegt (Beschluss vom 20.7.2006, Az: VI R 94/01).
Dieser besteht aus Vertretern aller Senate und soll bei unterschiedlichen
Auffassungen einzelner Senate für eine einheitliche Rechtsprechung des
BFH sorgen. Seine Entscheidung ist dann für alle Senate verbindlich. Der
Große Senat wird voraussichtlich noch in diesem Jahr entscheiden.
Die Lösung im Praxisfall
Bezogen auf unseren Praxisfall bedeutet das:
Der Arbeitgeber kann seine gesamten Aufwendungen als Betriebsausgaben
steuermindernd geltend machen.
Die mit dem Aufbau der Maschine zusammenhängenden Aufwendungen
(Übernachtungs-, Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwendungen)
sind beruflich veranlasst. Der Arbeitgeber darf sie dem Arbeitnehmer
(im Rahmen der gesetzlichen Höchstbeträge) steuerfrei erstatten. Die
Steuerfreiheit löst auch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit endete mit Urlaubsantritt
am 16. Juni 2008. Ab diesem Zeitpunkt waren sämtliche Aufwendun-
Ausgabe 6 | Juni 2009
Zahl des Monats
54 Prozent ...
der Notfälle, die sich in Flugzeugen
ereignen, sind Ohnmachtsanfälle.
Als Ursachen werden der Druckunterschied
im Flugzeug und eine zu
niedrige oder zu hohe Temperatur
in der Kabine genannt. An zweiter
Stelle stehen Magen-Darm-Beschwerden
(9 Prozent), gefolgt von
Herz-Kreislauf-Problemen (5 Prozent).
Nur 0,5 Prozent aller Notfälle
betrafen Thrombosen, berichtet die
„Apotheken Umschau“.
Seminare und Kongresse
08.06.2009
Praxis der Reisekosten – Teil I
(Seminartag), Präsenzseminar,
Wirtschaftsseminare Hoven, Köln
(Radisson SAS Hotel).
>mehr im Web
08.06. - 09.06.2009
Der Einkauf von Reiseleistungen,
Zweitägiges Präsenzseminar, Technische
Akademie Wuppertal e. V.
(Weiterbildungszentrum Elberfeld,
Hubertusallee 18). >mehr im Web
16.06.2009
Bonusprogramme,
Präsenzseminar, VDR-Akademie
(Darmstädter Landstraße 125,
60598 Frankfurt). >mehr im Web
16.06.2009
Praxistag Geschäftsreisen,
Fachforen für den Mittelstand,
VDR-Akademie (Holiday Inn Köln -
Am Stadtwald). >mehr im Web
17.06.2009
Reisekosten – Problemfälle des
steuerlichen Reisekostenrechts,
Präsenzseminar, VDR-Akademie
(Deutsches Institut für Betriebswirtschaft,
Frankfurt/Main, Friedrichstraße
10-12). >mehr im Web
17.06.2009
Aktuelles Reisekostenrecht,
Präsenzseminar, Verlag Dashöfer,
Hamburg. >mehr im Web
18.06. – 19.06.2009
8. bfp Fuhrpark-FORUM 2009
am Nürburgring (Dorint Hotel/
Grand-Prix-Strecke). >mehr im Web
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Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv
Qualität sichern
gen, die in Zusammenhang mit dem Auslandsaufenthalt standen, nicht
mehr beruflich veranlasst. Eine Trennung der Kosten in einen steuerlich
abzugsfähigen beruflichen und einen steuerlich nicht abzugsfähigen privaten
Anteil ist unzweifelhaft möglich.
Weil die nach Projektabschluss angefallenen Aufwendungen nicht unmittelbar
beruflich veranlasst sind, darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer
diese Kosten auch nicht steuerfrei erstatten. Die Voraussetzungen für die
Steuerfreiheit nach § 3 Nummer 16 EStG in Verbindung mit R 9.4 Absatz 2
Lohnsteuer-Richtlinien liegen nicht vor.
Geht man davon aus, dass sich die Auffassung des VI. BFH-Senats auch im
Großen Senat durchsetzt, müssen die Kosten für Hin- und Rückflug aufgeteilt
werden. Ein vom BFH anerkannter Modus sind dabei die Zeitanteile
der Reise, wobei An- und Heimreisetag nicht mitzählen. Im Beispiel wären
somit 12 Tage (1/3) beruflich und 18 Tage (2/3) privat veranlasst.
Da der Arbeitgeber die Flugkosten insgesamt getragen hat, sind 2/3 der
Flugkosten steuerpflichtiger Arbeitslohn (geldwerter Vorteil) des Arbeitnehmers.
Dieser muss der Lohnversteue rung unterworfen werden,
und es fallen darauf Beiträge zur Sozialversicherung an. Sozialversicherungsbeiträge
fallen ausnahmsweise nicht an, wenn der Arbeitnehmer
nicht sozialversicherungspflichtig ist (zum Beispiel ein beherrschender
Gesellschafter-Geschäftsführer) oder die Beitragsbemessungsgrenze in
der Sozialversicherung überschritten ist.
Unser Service: Schildern Sie uns Ihre Praxisfälle (ge@iww.de), und wir
werden in allgemein gehaltener Form in unserer Berichterstattung darauf
eingehen (eine individuelle Rechtsberatung ist uns nicht gestattet). >>>
Firmenwagen / Dienstwagen
Keine Privatnutzung des Firmenwagens bei längerer Krankheit
Nach Ablauf der sechswöchigen Entgeltfortzahlung haben weiterhin arbeitsunfähige
Arbeitnehmer keinen Anspruch mehr auf die private Nutzung ihres
Firmenwagens. Der Arbeitgeber kann in einem solchen Fall nach Ansicht des
Arbeitsgerichts Stuttgart den Firmenwagen zurückverlangen. (Urteil vom
25.2.2009, Az: 20 Ca 1933/08). >>>
Firmenwagen / Dienstwagen / Lohnbuchhaltung
Private Nutzung eines Firmenwagens ist pfändbar
Bei der Berechnung des pfändbaren Arbeitseinkommens ist das als Entgelt
gezahlte Einkommen mit dem geldwerten Vorteil für die Privatnutzung eines
Firmenwagens zusammenzurechnen, entschied das Landesarbeitsgericht
(LAG) Hessen (Urteil vom 15.10.2008, Az: 6 Sa 1025/07). Das folgende Beispiel
zeigt, wie sich diese Rechtsprechung des LAG auswirkt.
Ein Arbeitnehmer (verheiratet, zwei Kinder, Ehefrau nicht berufstätig) hat ein
bereinigtes Nettoeinkommen von monatlich 1.765 Euro. Aufgrund der Unterhaltspflicht
für drei Personen kann davon nichts gepfändet werden (Tabelle zu
§ 850c ZPO). Hat er aber einen Firmenwagen und muss monatlich 400 Euro
für die Privatnutzung versteuern, ergibt sich ein Gesamtbetrag von 2.165 Euro
und es sind monatlich 117,29 Euro pfändbar.
Ausgabe 6 | Juni 2009
Seminare und Kongresse
18.06.2009
Licht im Abrechnungs-Dunkel,
Live-Demonstration des Systems
und der Bericht einer Kundin aus
der täglichen Praxis mit HRworks
(Dialogmuseum GmbH, Hanauer
Landstraße 137-145, 60314 Frankfurt/Main).
>mehr im Web
23.06.2009
Effiziente Planung von Geschäftsreisen,
Präsenzseminar, VDR-
Akademie, Frankfurt/Main
(Darmstädter Landstraße 125).
>mehr im Web
24.06.2009
Richtige Verhaltensweisen in
der Krise: Fuhrpark optimieren
– Kosten sparen, Präsenzseminar,
Autoflotte, Gründau (ADAC-
Zentrum Gründautalring 1, 63584
Gründau). >mehr im Web
06.07.2009
Aktuelles Reisekostenrecht,
Präsenzseminar, Verlag Dashöfer,
Leipzig. >mehr im Web
07.07.2009
Achtung Steuerfalle Veranstaltungsplanung!
– Was bei der
Planung von Meetings und Veranstaltungen
beachtet werden muss,
Präsenzseminar, VDR-Akademie
(Darmstädter Landstraße 125,
60598 Frankfurt). >mehr im Web
30.07.2009
Internationales Travel
Management, Präsenzseminar,
VDR-Akademie (Darmstädter
Landstraße 125, 60598 Frankfurt).
>mehr im Web
31.07.2009
Aktuelles Reisekosten- und
Bewirtungsrecht, Präsenzseminar,
IHK Akademie München.Westerham
(Von-Andrian-Strasse 5,
83620 Feldkirchen-Westerham).
>mehr im Web
Unser Tipp: Weitere Veranstaltungen
finden Sie im Veranstaltungskalender
auf unserer Homepage:
www.geschaeftsreise-effektiv.de
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Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv
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Flugreise / Geschäftsreise
Bei Flugannullierungen und -verspätungen
können Geschäftsreisende einiges einfordern
von Dr. Dietrich Kressel, Rechtsanwalt, Hannover
Viele Geschäftsreisende haben das Szenario vermutlich bereits etliche Male
durchlitten: im vorhergehenden Termin ständig zur Uhr geschaut, unter Zeitdruck
zum Flughafen gehetzt, kurz vor Abflug mit Anspannung die Sicherheitskontrolle
hinter sich gebracht, um dann festzustellen, dass der gebuchte Flug
um mehrere Stunden verspätet ist. Ähnlich groß ist die Begeisterung, wenn
der Flug ganz annulliert ist oder ein Geschäftsreisender trotz ordnungsgemäßer
Buchung wegen Überbuchung nicht wie geplant befördert wird.
„Denied Boarding Verordnung“ regelt die Ansprüche
Als Reaktion auf dieses im Luftverkehr tausendfach auftretende Ärgernis
schuf die EU die Verordnung (EG) Nr. 261/2004, die „Denied Boarding
Verordnung“(DBV). Sie gilt seit 17. Februar 2005 und soll „... ein hohes Schutzniveau
für Fluggäste sicherstellen“ und zugleich „.. den Erfordernissen des
Verbraucherschutzes im Allgemeinen in vollem Umfang Rechnung“ tragen.
Wichtig: Verspätungen und Annullierungen einzelner Flüge sind trotz aller
gebotenen Sorgfalt unumgänglich und lösen auch keine Ansprüche zugunsten
des Reisenden aus. Das ist insbesondere der Fall, wenn die Sicherheit von
Passagieren und Besatzung aufgrund außergewöhnlicher Umstände nicht
gewährleistet werden kann. Die DBV nennt beispielhaft
Wetterbedingungen, die die Durchführung des Flugs verhindern,
Sicherheitsrisiken,
unerwartete Flugsicherheitsmängel und
Streiks, die den Betrieb einer Fluggesellschaft beeinträchtigen.
Die Ansprüche der Reisenden im Einzelnen
Was möchte der Geschäftsreisende in den eingangs beschriebenen Situationen?
In erster Linie dennoch schnellstmöglich an sein Ziel gelangen. Und
in zweiter Linie, wenn eine Beförderung nicht möglich sein sollte: Ausgleich
für den entstandenen Zeitverlust oder Schaden, Betreuung, Erstattung der
Kosten oder eine anderweitige Beförderung. Die DBV trägt diesen Wünschen
mit einem abgestuften System Rechnung.
Verspätung bei Abflug mit mindestens zwei Stunden Verzögerung
Von einer Verspätung, die für die Fluggesellschaft und die Fluggäste Rechte
und Pflichten auslöst, spricht die Verordnung, wenn sich der Abflug um mindestens
zwei Stunden verzögert. Die Rechte des Reisenden in diesem Fall
differieren je nach Entfernung des Flugs und der Dauer der Verzögerung.
Demnach muss vorab unterschieden werden, in welche der folgenden Kategorien
der betreffende Flug fällt:
Flüge von bis zu 1.500 km Entfernung mit einer Verzögerung des Abflugs
von zwei Stunden oder mehr.
Flüge innerhalb der EU von mehr als 1.500 km sowie auf allen anderen
Strecken zwischen 1.500 und 3.500 km mit einer Verzögerung des Abflugs
von drei Stunden oder mehr.
Ausgabe 6 | Juni 2009
News und Trends
Geschäftsreisen im Schatten
der Rezession
46 Prozent der deutschen Unternehmen
haben als Reaktion auf
die Wirtschaftskrise ihre Reiserichtlinien
verschärft. Die Travel Manager
erwarten, dass Geschäftsreisen
künftig kürzer sein werden, dass
Flüge früher gebucht werden, um
Kosten zu sparen, und dass auch
vermehrt niedrigere Klassen bei
Flügen gebucht werden. Bei Unterkünften
wird dies weit weniger
erwartet. Kürzungen erwarten die
Travel Manager auch bei externen
Meetings und Events, der Einsatz
von Video- und Telefonkonferenzen
werde zunehmen.
Das geht aus einer Umfrage des
Verband Deutsches Reisemanagement
(VDR) unter dem Titel
„Geschäftsreisen im Schatten der
Rezession“ hervor. >mehr im Web
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Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv
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Flüge, die nicht unter die beiden vorherigen Punkte fallen, mit einer Verzögerung
des Abflugs von vier Stunden oder mehr.
Bei Verspätungen dieser Art kann der betroffene Fluggast folgende Betreuungs-
und Unterstützungsleistungen beanspruchen:
Mahlzeiten und Erfrischungen „in angemessenem Verhältnis zur Wartezeit“
sowie zwei unentgeltliche Telefonate, Telexe, Telefaxe oder E-Mails.
Zusätzlich Hotelunterbringung einschließlich Transfer, „wenn die nach
vernünftigem Ermessen zu erwartende Abflugzeit erst am Tag nach der
zuvor angekündigten Abflugzeit liegt“ und die Hotelunterbringung „notwendig“
ist.
Erstattung der vollständigen Flugscheinkosten binnen sieben Tagen, wenn
der betreffende Flug für den Gast durch die Verspätung sinnlos geworden
ist plus Rückflug zum Abflugort zum frühestmöglichen Zeitpunkt.
Nichtbeförderung kann verschiedene Gründe haben
Als Nichtbeförderung definiert die DBV die Weigerung der Fluggesellschaft,
Fluggäste zu befördern, obwohl diese sich rechtzeitig am Flugsteig eingefunden
haben (also zur im Ticket genannten Zeit).
Bevor ein Luftfahrtunternehmen einen Fluggast nicht befördert, muss es
zunächst Freiwillige suchen, die gegen eine „entsprechende Gegenleistung“
auf den gebuchten Flug verzichten. Erst wenn sich nicht genügend melden,
die eine spätere Beförderung akzeptieren oder gar nicht mehr fliegen wollen,
kann das Luftfahrtunternehmen Fluggästen die Beförderung verweigern.
Wichtig: Die Höhe einer solchen „Gegenleistung“ ist nicht festgelegt. Jeder
Betroffene kann für sich allein entscheiden, ob er im Gegenzug auf die Beförderung
zum gebuchten Zeitpunkt verzichtet.
Die nicht Beförderten und die freiwillig Verzichtenden haben Anspruch
auf Ausgleichszahlungen in Abhängigkeit von der ursprünglichen Flugstrecke,
Betreuungsleistungen (Verpflegung, gegebenenfalls Hotelunterbringung
und Zugang zu Kommunikationsmitteln, siehe oben „Verspätung“) und
Rückerstattung des gezahlten Preises im Falle der endgültigen Nichtbeförderung.
Beachten Sie: Keine „Nichtbeförderung“ liegt nach Ansicht des Bundesgerichtshofs
(BGH) vor, wenn ein Fluggast seinen Anschlussflug nicht erreicht,
weil ein bei derselben Fluggesellschaft gebuchter und durchgeführter Zubringerflug
erheblich verspätet ist (Urteil vom 30.4.2009, Az: Xa ZR 78/08).
Noch liegt die komplette Urteilsbegründung nicht vor. Der Hinweis des
BGH in seiner Pressemitteilung, dass die Kläger sich nicht rechtzeitig zur
Abfertigung für den Anschlussflug eingefunden hätten und ihnen daher die
Weiterbeförderung auch nicht gegen ihren Willen verweigert worden sei,
erscheint diskussionswürdig, insbesondere weil im Urteilsfall die beteiligte
Fluggesellschaft auch schon für den Zubringerflug verantwortlich war.
Eher eingeleuchtet hätte ein Hinweis auf außergewöhnliche Umstände wie
Nebel und den überfüllten Luftraum am Umsteigeort. Beides hat die Landung
des Zubringerflugs ungeplant, aber eben auch unplanbar verzögert.
Ausgabe 6 | Juni 2009
News und Trends
Emirates erlaubt mehr Freigepäck
Emirates erhöht ab sofort die
Grenzen für Freigepäck in allen
Klassen. Erlaubt sind jetzt 30 kg
in der Economy Class, 40 kg in der
Business Class und 50 kg in der
First Class. Die neuen Regeln gelten
im gesamten Streckennetz.
Mitglieder des Vielfliegerprogramms
Skywards mit Silber-
Status dürfen zusätzlich zur auf
dem Ticket ausgewiesenen Menge
12 kg Freigepäck mitnehmen,
Gold-Status-Kunden weitere 16 kg.
Die neuen Regeln sind auch für
Codeshare-Flüge gültig, die von
Emirates betrieben werden. Sie
gelten nicht auf Strecken mit
Stückregelung (Piece Concept).
easyjet mit mehr Flügen zwischen
Dortmund und London
easyJet fliegt im kommenden Winterflugplan
sonntags, montags,
donnerstags und freitags dreimal
täglich ab Dortmund nach London-
Luton. An den anderen Verkehrstagen
bleibt mit jeweils zwei Flügen
alles wie bisher. Alle Verbindungen
sind ab sofort buchbar.
Der erste Airbus A319 verlässt den
Dortmunder Flughafen täglich um
07.15 Uhr und landet um 07.40 Uhr
Ortszeit in London-Luton. Der zusätzliche
Umlauf am Mittag startet
ab 25.Oktober um 16.15 Uhr ab
Dortmund und setzt um 16.40 Uhr
in Luton englischer Zeit auf.
Der letzte Flug am Tag geht ab
Dortmund um 20.10 Richtung
Großbritannien und landet um
21.30 Uhr wieder im Ruhrgebiet.
Neue Verbindung Frankfurt-
Antwerpen
Die belgische VLM Airlines fliegt
ab sofort täglich dreimal von
Frankfurt nach Antwerpen. VLM
bietet die Route in Kooperation mit
Air France an und setzt Maschinen
vom Typ Fokker 50 ein.
Die Verbindung ist besonders für
Geschäftsreisende interessant, die
morgens hin- und abends wieder
zurückfliegen. Die Flugzeit beträgt
rund 80 Minuten.
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Annullierung des Flugs
Als Annullierung definiert die Verordnung die Nichtdurchführung eines geplanten
Flugs, für den zumindest ein Platz reserviert war. Auch hier ist gegebenenfalls
die ganze Palette an Ausgleichs- und Unterstützungsleistungen
eröffnet, es sei denn die eingangs erwähnten außergewöhnlichen Umstände
liegen vor.
Wichtig: Ein bei einem Flugzeug aufgetretenes technisches Problem, das
zur Annullierung eines Flugs führt, fällt nicht unter den Begriff „außergewöhnliche
Umstände“ im Sinne“ der DBV (Artikel 5 Absatz 3), es sei denn,
das Problem geht auf Vorkommnisse zurück, die aufgrund ihrer Natur oder
Ursache nicht Teil der normalen Ausübung der Tätigkeit des betroffenen Luftfahrtunternehmens
sind und von ihm tatsächlich nicht zu beherrschen sind
(Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 22.12.2008, Rs. C-549/07).
Das heißt, dass all die technischen Umstände, die zwar nicht Gegenstand eines
Routinechecks sind, trotzdem aber seitens der Fluggesellschaft vor einem
Flug theoretisch hätten erkannt und behoben werden können, keine außergewöhnlichen
Umstände im Sinne der Verordnung sind. Fluggesellschaften
können ihren Gästen demzufolge die für Verspätung, Nichtbeförderung und
Annullierung vorgesehenen Rechte nicht mit dem Hinweis auf technische
Probleme vorenthalten.
Beförderung in anderer Beförderungsklasse
Schließlich kann es passieren, dass eine Fluggesellschaft ihre Gäste aus Kapazitätsgründen
in einer niedrigeren oder höheren als der gebuchten Klasse
befördert.
Bei einer Herabstufung haben Fluggäste binnen sieben Tagen Anspruch auf
Erstattung von 30 Prozent des Preises des Flugscheins bei Flügen über
eine Entfernung bis zu 1.500 km,
Erstattung von 50 Prozent des Preises des Flugscheins
bei Flügen über eine Entfernung von mehr als 1.500 km, mit Ausnahme
von Flügen zwischen dem europäischen Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten
und den französischen überseeischen Departements, und
bei allen anderen Flügen über eine Entfernung zwischen 1.500 km und
3.500 km und
Erstattung von 75 Prozent des Preises des Flugscheins bei Flügen, die
nicht unter die bisherigen beiden Punkte fallen, einschließlich Flügen
zwischen dem europäischen Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten und den
französischen überseeischen Departements.
Wie kann der Reisende seine Ansprüche geltend machen?
Erster Ansprechpartner für alle Arten von Beschwerden im Zusammenhang
mit Annullierung, Nichtbeförderung, Verspätung oder auch Herunterstufung
ist die jeweilige Fluggesellschaft.
Wichtig: Fristen sind dabei nicht zu beachten. Es ist jedoch empfehlenswert,
schnellstmöglich vorstellig zu werden. Zum einen sind anderweitige Beförderungen
und Betreuungsleistungen aus der Natur der Sache heraus nur sehr
kurzfristig sinnvoll. Zum anderen sind Flugbeförderungen ein Massengeschäft
mit der Folge, dass die Geschehnisse im Zusammenhang mit einem bestimmten
Flug mit fortschreitender Zeit immer schwerer nachzuvollziehen sind.
Ausgabe 6 | Juni 2009
News und Trends
Derpart bietet Visa-Service
Derpart bietet jetzt in Kooperation
mit dem Visa Dienst Bonn die
Beschaffung von Visa an.
Geboten wird auch die kurzfristige
Beschaffung sowie eine
umfassende und individuelle
telefonische Beratung. Auch das
Beschaffen und Zustellen von
Arbeitsgenehmigungen, journalistische
Akkreditierungen,
Geschäftseinladungen für Russland
und die Legalisierung von
Exportdokumenten gehören zum
Leistungsportfolio.
Für viele Länder ist ein 24-Stunden-Service
mit Nachtanlieferung
möglich. Bei Bedarf werden die
Dokumente am Abflug-Terminal
hinterlegt.
Dorint führt Bonusprogramm ein
Die Dorint Hotels & Resorts haben
ein Bonusprogramm für Stammgäste
eingeführt. Pro Euro Umsatz
gibt es drei Punkte. Die Bonuspunkte
können gegen Übernachtungs-
und Sachprämien eingetauscht
werden.
Die Anmeldung im Internet für die
neue Dorint Card ist kostenfrei. Für
Karteninhaber gibt es kleine Extras
bei jedem Aufenthalt in einem
Dorint Hotel oder Resort.
Besseres Kostenmanagement
bei Mietwagen für Hertz-Kunden
Kunden von Hertz Europe können
ab sofort sämtliche Fahrzeuge über
den AirPlus Company Account
bezahlen und die Kosten anschließend
detailliert auswerten.
Die Mietwagenausgaben belasten
somit nicht mehr das Konto des
Reisenden.
Die Abrechnungen enthalten
Zusatzinformationen wie Kostenstelle,
Personalkennziffer oder
Projektnummer des Reisenden.
AirPlus wird als Zahlungsmittel
in Hertz-eigenen Stationen in
Deutschland, der Schweiz, Belgien,
Frankreich, Niederlande, Luxemburg,
Großbritannien, Italien und
Spanien akzeptiert.
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Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv
Qualität sichern
Unser Tipp: Sollte die Fluggesellschaft nicht oder nicht angemessen reagieren,
also nicht binnen einer Frist von ein bis zwei Wochen zumindest
eine Eingangsbestätigung übersenden, oder danach einen Fall zu zögerlich
behandeln, kann parallel oder auch unterstützend das Luftfahrtbundesamt
(LBA) eingeschaltet werden.
Das LBA ist die für Deutschland zuständige Stelle zur Durchsetzung der
Verordnung (EG) 261/2004. „Für Deutschland zuständig“ umfasst in diesem
Zusammenhang in Deutschland ansässige und von bzw. nach Deutschland
fliegende, ausländische Fluggesellschaften.
Unser Tipp: Das LBA hält auf seiner Internetseite www.lba.de zahlreiche weitere
Hinweise und Formulare für Betroffene bereit. Die für die Durchsetzung der
DBV zuständigen Stellen in den anderen EU-Staaten (National Enforcement
Bodies, NEB) sind ebenfalls im Internet abrufbar.
Beachten Sie: Die DBV löst nicht alle Probleme von internationalen Geschäftsreisenden.
Der räumliche Anwendungsbereich der DBV schützt nur solche
Fluggäste, die innerhalb des EU-Gebiets einen Flug antreten (wollen) sowie
Fluggäste, die von außerhalb der EU einen Flug in die EU antreten (wollen);
dies aber nur unter der Voraussetzung, dass die Fluggesellschaft, die den
Reisenden befördert (befördern soll), eine Betriebsgenehmigung eines EU-
Mitgliedsstaates besitzt, als ein sogenanntes „Luftfahrtunternehmen der
Gemeinschaft“ ist.
Darüber hinaus ist die Verordnung nur anwendbar, wenn der Fluggast
über eine bestätigte Buchung verfügt und
sich zu der vertraglich angegebenen Zeit oder, falls keine Zeit angegeben
wurde, spätestens 45 Minuten vor dem veröffentlichten Abflug zur Abfertigung
einfindet oder
der Fluggast von der Fluggesellschaft von einem Flug, für den er eine
Buchung besaß, auf einen anderen Flug verlegt wurde.
Sämtliche Rechte nach der DBV dürfen nicht zulasten der Fluggäste eingeschränkt
werden, insbesondere nicht durch abweichende oder restriktive
Bestimmungen im Beförderungsvertrag. Einschränkende Bestimmungen
sind unwirksam. Stattdessen müssen Fluggesellschaften ihre Gäste bei der
Abfertigung deutlich sichtbar auf ihre Rechte hinweisen. >>>
Flugreise / Reisekosten / Reiskostenabrechnung
Keine Erstattung von „Business Class“ für Rechtsanwälte
Rechtsanwälte können zwar für Reisen im Rahmen von Prozessen „Business
Class“ fliegen, erstatten muss Ihnen der unterlegene Gegner aber lediglich
die Kosten für die „Economy Class“. Das hat das Oberlandesgericht (OLG)
Düsseldorf einem Anwalt ins Stammbuch geschrieben, der in einer Patentrechtsstreitigkeit
mit dem Flieger unterwegs war (Beschluss vom 17.12.2008,
Az: I-10 W 93/08).
Wichtig: Selbst das Argument, „Business Class“ sei bei Patentstreitigkeiten
„üblich“, konnte die Meinung der OLG-Richter nicht ändern. Im Umkehrschluss
folgt daraus, dass ein Anwalt in der Regel nur die Kosten für die „Economy
Class“ verlangen kann; es sei denn, etwas anderes ist schriftlich oder (nachweisbar)
mündlich vereinbart worden. >>>
Ausgabe 6 | Juni 2009
News und Trends
Neuer Navi-Service von Avis
Avis-Kunden in den USA können
ab sofort über das Navi die aktuellen
Ankunfts- und Abflugzeiten
von Flügen abfragen. Dazu reicht
die Eingabe der Flugnummer oder
eines Abflugzeitraums. Möglich
wurde der Service durch ein Upgrade
für das mobile Navigationssystem
„Where2“ von Garmin.
Zudem gibt es nun die Möglichkeit,
gespeicherte Adressen oder
Ziele einfach auf das Navi zu
übertragen. Dafür nötig ist eine
SD Memory Card mit den entsprechenden
Daten.
Die Miete für dieses Navi beträgt
ab 11,95 US-Dollar pro Tag (in
Florida und auf Hawaii: ab 10,95
US-Dollar pro Tag). Derzeit gibt es
das Gerät an 125 Stationen in den
USA, Kanada und Puerto Rico.
Geschäftsreise-Links
Nachfolgend finden Sie eine Auswahl
nützlicher Links für die PlaPlanung, Buchung, Abwicklung und
Abrechnung Ihrer Geschäftsreisen:
Allgemeines zu Geschäftsreisen
Länderinformationen auf
amadeus.net unter „Reise-
Tools“
Länderinformationen bei Derpart
unter „Service“
Auto fahren
Günstiger Parken als Bahn-
Card-Inhaber oder Bahn.
Comfort-Kunde
Stauübersicht für die Bundesautobahnen
Bahnreisen
Reiseanschluss mit Pkw
Schnäppchenpreise für Bahnreisende
Flugreisen
Die besten Sitze im Flugzeug
Übersicht über die deutschen
Flughäfen
Fuhrparkmanagement
Neue Kfz-Steuer berechnen
Reisewetter
Wetter.de
Wetter.com
7

Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv
Qualität sichern
Fuhrpark Management / Firmenwagen / Dienstwagen
Viele gute Gründe sprechen für eine
Firmenwagenordnung im Unternehmen
von Andreas Köstel, Schäfer & Partner, Holzgerlingen
Die Firmenwagenordnung (auch Dienstwagenordnung oder„Car-Policy“
genannt) spielt eine entscheidende Rolle im Unternehmen:
Sie schafft die Regelungen zur Steuerung des Fuhrparkgeschehens und
der dort anfallenden Kosten.
Sie bildet die Grundlage für eine unternehmensspezifische Fuhrparkstruktur.
Sie hat die Aufgabe, zwei gegensätzliche Faktoren ins Gleichgewicht zu
bringen: den Kosten- und den Motivationsfaktor eines Fuhrparks – eine
nicht immer leichte Aufgabe in der Praxis!
Gestaltung der Regelungsinhalte
Die Inhalte der Firmenwagenordnung ergeben sich direkt aus den individuellen
Interessen und Bedürfnissen des Unternehmens. Um darauf möglichst
gut eingehen zu können, sollten bei der Gestaltung der Inhalte
das Fuhrparkmanagement,
die Personalabteilung,
der Betriebsrat und
die Geschäftsleitung beteiligt werden.
Wichtig: Auf diese Weise ist die Akzeptanz der Firmenwagenordnung auf allen
Führungsebenen gewährleistet und der Weg geebnet für eine erfolgreiche
Umsetzung in die betriebliche Praxis.
Firmenwagenordnung alle zwei Jahre auf den Prüfstand stellen
Ist die Firmenwagenordnung einmal erstellt, so ist die Arbeit nicht ein für
allemal erledigt. Stellen Sie die Dienstwagenordnung rund alle zwei Jahre
auf den Prüfstand und passen Sie sie an neue Gegebenheiten im Fuhrpark
an. Anpassungen können beispielsweise erforderlich werden
bei unternehmensinternen Umstrukturierungen,
veränderten Marktbedingungen bei der Fahrzeugbeschaffung oder
der Einführung neuer Fahrzeugmodelle.
Unser Tipp: Aktualisieren Sie die Firmenwagenordnung insbesondere dann,
wenn sich die darin festgeschriebenen Preislimits ändern. Mitarbeitern darf
nicht dadurch die Motivation genommen werden, dass sie bei steigenden
Preisen und unveränderten Limits in der Firmenwagenordnung immer weniger
Auto für gleiche Leistungen im Unternehmen bekommen.
Firmenwagenordnung nicht mit Nutzungsüberlassung verwechseln!
Die Firmenwagenordnung darf nicht mit den Nutzungsüberlassungsverträgen
verwechselt werden: Letztere schließt das Unternehmen mit den Mitarbeitern
direkt ab, die zur Nutzung eines Firmenwagens berechtigt sind. Sie regeln
die Rechte und Pflichten des Mitarbeiters gegenüber dem Unternehmen und
ergänzen die Arbeitsverträge mit den Mitarbeitern. Die Vereinbarungen in den
Nutzungsüberlassungsverträgen gehen damit weit über die Regelungsinhalte
der Firmenwagenordnung hinaus.
Ausgabe 6 | Juni 2009
Geschäftsreise-Links
Zollbestimmungen
Einreise aus Nicht-EU-Län
dern
Unser Tipp: Eine umfangreiche
Liste mit Links zu vielen weiteren
Unternehmen, die Leistungen rund
um die Geschäftsreise anbieten,
finden Sie auf unserer Homepage:
www.geschaeftsreise-effektiv.de
Literaturtipp
Dienstwagen-
management 2009
Die Wirtschaftskrise
stellt gerade die
Fuhrparkverant-
wortlichen vor
neue Heraus-
forderungen.
Unternehmen kalkulieren Kosten
und Investitionen vorsichtiger
und warten die Bodenbildung
der Konjunktur ab. Trotzdem
präsentiert sich der deutsche
Flottenmarkt nach Angaben von
„Dataforce“ robust. Der Anteil
der gewerblich genutzten Pkw an
allen Neuzulassungen des Jahres
hat sich 2008 bei knapp 60 Prozent
stabilisiert – eine solide Basis, um
mit Realismus in die Zukunft zu
schauen. Nach vorne schauen auch
die Herausgeber des „Ratgebers
Dienstwagenmanagement 2009“.
Einen Schwerpunkt bildet das Qualifikationsprofil
von Fuhrparkmanagern.
Zudem werden auch wieder
alle relevanten bilanzrechtlichen
und steuerlichen. Aspekte erläutert.
In diesem Jahr richten sich die Augen
vor allem auf die gesetzlichen
Neuerungen zur Pendlerpauschale.
Doch auch für die Anbieter von
Dienstwagen hat der Gesetzgeber
Erfreuliches beschlossen: die degressive
Abschreibung für bewegliche
Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
wurde zumindest für
zwei Jahre wieder eingeführt. Sie
gilt auch für Dienstwagen, die bis
Ende 2010 angeschafft werden.
VR LEASING, Deloitte, Dataforce
und F.A.Z.-Institut (Hrsg.) „Ratgeber
Dienstwagenmanagement
2009“, 6. Auflage, 116 Seiten, 29,90
Euro, ISBN: 978-3-89981-922-9
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Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv
Qualität sichern
Das gehört in eine Firmenwagenordnung
Die Firmenwagenordnung dagegen definiert die für alle Mitarbeiter gleichermaßen
gültigen „Spielregeln“ im Firmenfuhrpark. Was in ihr üblicherweise
geregelt werden sollte, zeigt die folgende Checkliste:
Checkliste „Regelungsinhalt einer Firmenwagenordnung“
Berechtigter Personenkreis für den Erhalt eines Firmenwagens
Umfang der Nutzung, gegebenenfalls Nutzungsbeschränkung auf bestimmte
Personen
Zulässige Fahrzeugtypen
Fahrzeugmodelle und -ausstattungen:
Mindestausstattung von Fahrzeugen (Sicherheitsaspekte)
Nicht zugelassene Zubehörteile
Firmenwagenkategorien (welche Fahrzeuggrößen und -ausstattungen sind
für welche Nutzergruppen vorgesehen)
Prozessabläufe im Fuhrpark
Fahrzeugbestellung
Fahrzeugübernahme
Fahrzeugrückgabe
Führerscheinkontrollen
...
Mitbestimmungsrechte der Mitarbeiter bei der Fahrzeugauswahl
Gegebenenfalls spezielle Hinweise für Leasingfahrzeuge
Regelungen für die private Mitnutzung des Firmenwagens (zum Beispiel
Umfang der Nutzung, Übernahme der Benzinkosten, Beteiligung an sonstigen
Kosten)
Sorgfaltspflichten des Firmenwagennutzers
Haftungsregeln zwischen Mitarbeiter und Unternehmen für Schadensfälle
am Fahrzeug
Regeln für die Rückgabe bzw. Weiternutzung des Fahrzeugs bei Ausscheiden
des nutzungsberechtigten Mitarbeiters aus dem Unternehmen
Steuerliche Regeln (zum Beispiel Versteuerung des geldwerten Vorteils für
private Nutzung, Möglichkeiten der Gehaltsumwandlung)
Voraussetzungen für eine Ersatzbeschaffung des Fahrzeugs (zum Beispiel
Vorgabe einer bestimmten Kilometerlaufleistung)
Unser Service: Sie finden die Checkliste „Firmenwagenordnung“ auch zum
Download auf unserer Homepage (www.geschaeftsreise-effektiv.de) unter
dem Button „Archiv & Online-Service“. Klicken Sie dazu einfach nach der
(einmaligen) Registrierung und dem Login auf „Arbeitshilfen“.
Die Regelungen im Einzelnen
Einige ausgewählte Regelungsinhalte der Firmenwagenordnung wollen wir
Ihnen nachfolgend näher erläutern:
Berechtigter Personenkreis
Im ersten Punkt der Firmenwagenordnung werden üblicherweise die Personengruppen
festgelegt, die zur Nutzung eines Firmenwagens berechtigt sein
sollen und für die somit die Firmenwagenordnung gilt. Die berechtigten Personen
werden in der Regel unterschiedlichen Nutzergruppen zugeordnet, die
häufig nach der Funktion des Mitarbeiters (zum Beispiel Vorstand, Geschäftsstellenleiter,
Abteilungsleiter) oder nach der dienstlichen Notwendigkeit (zum
Beispiel Mitarbeiter des Vertriebsaußendienstes) eingeteilt werden.
Ausgabe 6 | Juni 2009
Messen und Events
02.07.2009
Praxistag Hoteleinkauf und Veranstaltungsmanagement,
Verband
Deutsches Reisemanagement e.V.
(VDR) und Vereinigung Deutscher
Veranstaltungsorganisatoren e.V.
(InterCityHotel Frankfurt Airport)
>mehr im Web
15.09. – 16.09.2009
fvw-Kongress, Kongress und Fachmesse
für Touristik, Business Travel
und Technologie, Messe Köln,
>mehr im Web
30.10. – 01.11.2009
Business Travel Show,
Messe Düsseldorf, >mehr im Web
10.03. – 14.03.2010
ITB – The World‘s Leading Travel
Trade Show, Messe Berlin,
>mehr im Web
Personalia
Stefanie Lindo
ist bei der EuropäischenReiseversicherung
ERV neue
verantwortliche Key
Account Managerin
unter anderem
für den Ticket- und
Event-Bereich.
Eleni Dimitriou
leitet bei TUIfly ab sofort den
Linienflug im Bereich Beförderung.
Die 40-jährige leitete zuletzt das
Customer Relation Management
bei TUIfly und konnte als persönliche
Assistentin von Geschäftsführer
Roland Keppler die Verschmelzung
der Marken Hapagfly und
HLX begleiten.
Stefan Fischer
ist neuer Director of Sales and
Marketing im Tagungshotel Dolce
Bad Nauheim. Zuvor war der
36-jährige drei Jahre als Director
International Sales für das Vier-
Sterne-Haus tätig.
Guido Asmuth
ist neuer Key Account Executive
Germany der Qantas Airways.
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Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv
Qualität sichern
Fahrzeugmodelle und -ausstattungen
Die Bestimmungen über die Fahrzeugmodelle und -ausstattungen sind sehr
eng mit dem Ziel verknüpft, das mit der Vergabe von Firmenwagen verfolgt
wird. Wird der Firmenwagen als Motivationsinstrument eingesetzt, so kann
den Nutzern ein vergleichsweise großer Spielraum bei der Auswahl von
Fahrzeugmodell und -ausstattung eingeräumt werden. Allgemein werden
an dieser Stelle gewisse Mindestanforderungen an Fahrzeuge bezüglich
ihrer Sicherheitsausstattung, über die Farbwahl sowie über Bestimmungen
hinsichtlich unzulässiger Zubehörteile vereinbart.
Unser Tipp: Sparen Sie vor allem bei Vielfahrern (vor allen Außendienstmitarbeiter)
nicht bei Ausstattungsmerkmalen, die den Fahrzeugkomfort und
die Fahrzeugsicherheit erhöhen. Geeignete Sicherheitsausstattungen sind
das Antiblockiersystem (ABS), das Stabilitätsprogramm ESP sowie Fahrer-,
Beifahrer- und Seitenairbags. Den Fahrzeugkomfort erhöhen ein Navigationssystem,
eine Freisprecheinrichtung, ein Automatikgetriebe, eine Klimaanlage
oder elektrisch einklappbare Außenspiegel. Denken Sie zudem daran, dass die
Fahrzeugausstattung sich auch positiv auf den Restwert auswirken kann.
Firmenwagenkategorien
Für die jeweilige Nutzergruppe werden in der Firmenwagenordnung entweder
ein Referenzfahrzeug oder bestimmte Fahrzeugmodelle und -ausstattungen
vorgeschrieben, an die sich der Mitarbeiter einer Nutzergruppe bei
der Auswahl seines Wagens halten muss. Hieraus ergeben sich sogenannte
Firmenwagenkategorien, die in der Firmenwagenordnung selbst oder in einer
Anlage dazu niedergelegt werden.
Unser Tipp: Dokumentieren Sie die Anforderungen an die Referenzfahrzeuge
in einer separaten Anlage. Dann muss bei Änderungen nicht die gesamte
Firmenwagenordnung neu gedruckt werden.
Referenzfahrzeug- oder Referenzratenmodell
Bei den Referenzfahrzeugen kommen zwei unterschiedliche Modelle in Betracht:
Das Referenzfahrzeug- und das Referenzratenmodell.
Beim Referenzfahrzeugmodell werden verschiedene Fahrzeugtypen mit
einer festgelegten Standardausstattung definiert. Nicht selten wird in der
Praxis als Maßstab der Preis des jeweiligen Fahrzeugmodells angesetzt.
Dies ist jedoch eine Falle; denn auch die laufenden Kosten sollten unbedingt
berücksichtigt werden, da sich diese von Fahrzeug zu Fahrzeug
erheblich unterscheiden können.
Unser Tipp: Legen Sie für die Firmenwagenkategorien ein Gesamtkostenlimit
(etwa in Euro pro Monat) fest. Die Gesamtkosten setzten sich zusammen
aus den monatlichen Finanzierungs- ,Kraftstoff- und Servicekosten.
Wird das ermittelte Budget überschritten, können Sie vereinbaren, dass
die Mitarbeiter die Mehrbeträge als Eigenanteil tragen müssen.
Besteht der Fuhrpark teilweise oder komplett aus Leasingfahrzeugen, so
bietet sich das Referenzratenmodell an. Dabei wird als Maßstab für die
Fahrzeugauswahl die Summe aus der monatlichen Finance+Full-Service-
Leasingrate und den Treibstoffkosten (ermittelt nach DIN-Verbrauch und zu
erwartender Laufleistung pro Monat) als Gesamtrate festgelegt. Wird die
festgelegte Rate überschritten, zum Beispiel durch die Auswahl anderer
Fahrzeuge, ergeben sich durch den Mehrbetrag auch bei diesem Modell
Mitarbeiteranteile.
Ausgabe 6 | Juni 2009
Personalia
Björn Volz
ist seit März 2009 Director of
Sales & Marketing im Kempinski
Hotel Gravenbruch vor den Toren
Frankfurts. Der 32-jährige leitet
dort die 13-köpfige Marketing- und
Verkaufsabteilung. Er hat bereits
etliche Stationen in der Kempinski-
Gruppe durchlaufen, unter anderem
als Regional Sales Manager in
Hamburg, Dresden, Frankfurt, Berlin
und Eltville. Auslandserfahrung
bringt Volz aus seiner Zeit im Boca
Raton Resort & Club in Florida mit.
Archiv & Online-Service
Nutzen Sie Ihren persönlichen
Informationsbereich im Internet:
„Geschäftsreise effektiv“ bietet
Ihnen einen zusätzlichen Service
im Internet:
Ein Archiv mit allen bisher
in „Geschäftsreise effektiv“
erschienenen Beiträgen.
Arbeitshilfen (Checklisten,
Formulare und Übersichten),
die Sie bei der Planung,
Buchung, Abwicklung und
Abrechnung von Geschäftsreisen
wirkungsvoll unterstützen.
Steckbriefe: Portraits
von wichtigen Ansprechpartnern
in Unternehmen, die
Geschäftsreiseleistungen anbieten
(z. B. Fluggesellschaften
Reisebüros, Hotelketten,
Autovermieter, Kreditkartenfirmen,
Reiseversicherer), und
von spezialisierten Beratern,
die Unternehmen beim Aufbau
des Travel Managements
schulen und unterstützen.
Einfacher Zugang:
Um diesen Service nutzen zu können,
müssen Sie sich auf der Startseite
von „Geschäftsreise effektiv“
(www.geschaeftsreise-effektiv.de)
einmalig registrieren.
Bei der Registrierung legen Sie
Ihren Benutzernamen und Ihr
Passwort fest. Damit können Sie
sich jederzeit in Ihren persönlichen
Informationsbereich einloggen.
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Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv
Qualität sichern
Unser Tipp: Stimmen Sie mit der Lohnbuchhaltung ab, dass die Mitarbeiteranteile
bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils (im Anschaffungsjahr
und gegebenenfalls noch im Folgejahr) steuermindernd berücksichtigt
werden. Wie das optimal funktioniert, können Sie in der Ausgabe 4/2009
(Seite 9-10) nachlesen. Sie finden die Ausgabe auf www.geschaeftsreiseeffektiv.de
unter dem Button „Archiv & Online-Service“.
Nutzungsumfang
In welchem Umfang der Mitarbeiter das Fahrzeug nutzen darf, hängt insbesondere
davon ab, ob es ihm zu rein dienstlichen Zwecken oder aber zu
dienstlichen und privaten Zwecken überlassen wurde. Die Firmenwagenordnung
sollte bei erlaubter Privatnutzung eine Klausel enthalten, aus der
hervorgeht, welche Personen das Fahrzeug nutzen dürfen. An dieser Stelle
kann die Mitnahme unbekannter Personen, wie Anhalter, verboten werden.
Auch kann bestimmt werden, dass der Mitarbeiter mitfahren muss, wenn
eine andere Person fährt. Ferner, dass der Mitarbeiter sich davon überzeugen
muss, dass der Fahrer einen gültigen Führerschein besitzt.
Wichtig: Enthält die Firmenwagenordnung keine ausdrückliche Nutzungsbeschränkung
auf den Mitarbeiter, dürfen auch sämtliche Familienangehörige
den Firmenwagen nutzen.
Sorgfaltspflichten
In die Firmenwagenordnung gehört stets eine Klausel, die den Nutzer verpflichtet,
das Fahrzeug sachgemäß zu behandeln, für die Betriebs- und Verkehrssicherheit
des Fahrzeugs zu sorgen und eine schonende Fahrweise zu
wählen. Zudem sollte hier festgelegt werden, dass der Nutzer zu Wartungs-
und Reparaturarbeiten ausschließlich die vom Arbeitgeber bestimmten
Werkstätten aufsuchen darf.
Darüber hinaus können Sie hier regeln, dass der Mitarbeiter bei Verstößen
gegen die Sorgfaltspflichten für die entstehenden Mehrkosten aufkommen
muss. Hierunter fallen beispielsweise die Kosten für einen Motorschaden,
der dadurch entstanden ist, dass der Fahrer die Ölstandskontrolle nicht vorschriftsmäßig
durchgeführt oder den falschen Kraftstoff getankt hat.
Fahrzeugschäden
Unter dem Punkt „Fahrzeugschäden“ sollte vereinbart werden, dass der
Mitarbeiter für alle Schäden die Haftung übernimmt, die er vorsätzlich oder
grob fahrlässig verursacht:
Als grob fahrlässig gilt das Fahren unter Alkohol- oder Drogeneinfluss, das
Fahren ohne Fahrerlaubnis, die Nichtbeachtung einer roten Ampel, Übermüdung
am Steuer und das Telefonieren ohne Freisprecheinrichtung.
Vorsätzlich handelt ein Mitarbeiter, der entweder den rechtswidrigen Erfolg
seines Tuns vorausgesehen und gewollt hat oder der ihn vorausgesehen
und zumindest billigend in Kauf genommen hat.
Unser Tipp: Für Schäden bei Privatfahrten, sollte der Mitarbeiter stets allein
aufkommen müssen.
Beachten Sie: Ein Teil der vorgestellten Regelungsinhalte gehört auch in den
Nutzungsüberlassungsvertrag mit dem jeweiligen Firmenwagenberechtigten.
Sie sollten daher immer einen Juristen in die konkrete Gestaltung der Firmenwagenordnung
und der Nutzungsüberlassungsverträge einbeziehen! >>>
Ausgabe 6 | Juni 2009
Impressum
„Geschäftsreise effektiv“
(ISSN 1868-2901)
Herausgeber:
Gerd Otto-Rieke
Chefredakteur:
Rechtsanwalt Norbert Rettner
Verlag:
IWW Institut für Wirtschaftspublizistik
Verlag Steuern - Recht - Wirtschaft
GmbH & Co. KG
Max-PlanckStr. 7/9, 97082 Würzburg
Telefon: 0931/418-3070
Fax: 0931/418-3080
Internet: www.iww.de
E-Mail: ge@iww.de
Registergericht Würzburg, HRA
5026, Umsatzsteueridentifikationsnummer:
DE 813198802
Komplementär GmbH: IWW Institut
für Wirtschaftspublizistik Verlag
Steuern - Recht - Wirtschaft
Verwaltungs GmbH,
Registergericht Würzburg HRB 3964
Geschäftsführer: Dr. Jürgen Böhm
ein Unternehmen der Vogel Medien
Gruppe (www.vogel-media.de)
Bezugsbedingungen:
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