Zuwendungen an Arbeitnehmer - Koch & Kollegen ...

FACHLICHES
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Zuwendungen an
Arbeitnehmer
optimal gestalten
Ausgangslage
Zahlreiche Studien belegen, dass die Zufriedenheit
der Arbeitnehmer nicht ausschließlich
vom eigentlichen Gehalt abhängt.
Vielmehr können attraktive Nebenleistungen
einen Mehrwert für Arbeitnehmer
haben. Es zeigt sich, dass die Gewährung
steuerfreier oder weniger stark belasteter
Nebenleistungen die Motivation und
Bindung der Mitarbeiter fördert. Dies wird
in der Regel zu besseren und nachhaltigen
Praxisergebnissen führen.
Neben der angestrebten Anreiz- und Belohnungsfunktion
für Mitarbeiter sind
steuerfreie oder pauschal besteuerte Zuwendungen
auch für den Arbeitgeber interessant,
weil sich dadurch Lohnnebenkosten
einsparen lassen. Denn auf diese
Leistungen werden in der Regel keine Sozialabgaben
erhoben, die sonst der Arbeitgeber
zur Hälfte tragen müsste.
Bei Gehaltserhöhungen kommt zudem
auch netto mehr beim Mitarbeiter an.
Entgeltumwandlung
Gemeinsame Voraussetzung für nahezu
alle steuerfreien Zuwendungen ist, dass
diese zusätzlich zu der vom Zahnarzt geschuldeten
Arbeitsvergütung erbracht werden
müssen. Eine Umwandlung von arbeitsrechtlich
geschuldetem Arbeitslohn in
steuerfreie Leistungen scheidet deshalb
grundsätzlich aus. Es muss sich daher tatsächlich
um Extras handeln, die dem Arbeitnehmer
zusätzlich zum Gehalt gewährt
werden.
als Sachbezug gewährt wird. Einige Bezüge
sind jedoch vom Gesetzgeber
steuer- und sozialversicherungsfrei belassen
worden. Die folgende Aufzählung ist
nicht abschließend.
Abfindungen
Abfindungen sind ab 2008 in jedem Fall
lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn. Allerdings
bleiben Abfindungszahlungen sozialversicherungsfrei,
weil sie kein Arbeitsentgelt
im beitragsrechtlichen Sinne darstellen.
Aufmerksamkeiten
Bei Aufmerksamkeiten handelt es sich um
Zuwendungen von geringem Wert. Für die
Anerkennung als Aufmerksamkeit und die
damit einhergehende Lohnsteuerfreiheit
müssen die folgenden Voraussetzungen
erfüllt sein:
• Es muss sich um Sachzuwendungen
(z. B. Blumen, Bücher, eine CD bzw.
DVD, Genussmittel) des Arbeitgebers
handeln. Geldzuwendungen, z. B. in
Form von frei verfügbaren Sachgutscheinen,
sind nicht begünstigt.
• Der Wert des Geschenks an den Arbeitnehmer
darf maximal bei 40 EUR (Bruttobetrag
inklusive Umsatzsteuer) liegen.
• Das Geschenk muss dem Arbeitnehmer
oder seinen Angehörigen aus Anlass eines
besonderen persönlichen Ereignisses
zugewendet werden (Beispiele:
Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes,
Taufe, Kommunion, Konfirmation).
Als steuerfreie Aufmerksamkeit gilt auch
die Bewirtung des Arbeitnehmers durch
den Zahnarzt anlässlich und während eines
außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes,
beispielsweise während einer außergewöhnlichen
betrieblichen Besprechung
oder wenn ein innerhalb kurzer Zeit zu
erledigender oder unerwarteter Arbeitsanfall
zu bewältigen ist.
Als steuerfreie Aufmerksamkeiten gelten
auch Getränke und Genussmittel, die der
Zahnarzt seinen Mitarbeitern unentgeltlich
oder verbilligt zum Verzehr in der Praxis
zur Verfügung stellt (Beispiele: Obst, Tee,
Kaffee, Mineralwasser, Pausen-Snack).
Hier kommt es nicht auf die Einhaltung
der 40 EUR-Grenze an.
Für Sachbezüge ohne persönlichen Anlass
gibt es eine Freigrenze von 44EUR monatlich.
Wird dieser Betrag in einigen Monaten
nicht ausgeschöpft, so kann der
nicht beanspruchte Teil keinesfalls auf die
folgenden Monate übertragen werden.
BahnCard
Ersetzt der Zahnarzt einem Arbeitnehmer
die Anschaffungskosten für eine Bahn-
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Steuerfreie Zuwendungen im Allgemeinen
Grundsätzlich sind sämtliche aus dem Arbeitsverhältnis
stammende Einnahmen
steuer- und sozialversicherungspflichtiger
Arbeitslohn. Dabei ist es ohne Bedeutung,
ob der Arbeitslohn in Form von Geld oder
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NZB 10/2010

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Card, so ist dieser Arbeitgeberersatz
steuer- und beitragsfrei, wenn der Arbeitnehmer
die BahnCard zur Verbilligung der
Fahrtkosten bei dienstlichen Fahrten wegen
Auswärtstätigkeit mit der Deutschen
Bahn verwendet. Nutzt der Arbeitnehmer
die BahnCard auch für private Bahnreisen,
liegt ein steuerpflichtiger Vorteil dann nicht
vor, wenn die Verbilligung der Privatfahrten
von untergeordneter Bedeutung ist.
Dies ist der Fall, wenn die Gesamtersparnis
bei den beruflichen Fahrkarten größer
ist, als die Anschaffungskosten der Bahn-
Card. (Bei Fahrten zwischen Wohnung
und Arbeit siehe „Fahrtkostenzuschüsse“.)
Beispiel
Der Zahnarzt kauft für seinen Arbeitnehmer
eine BahnCard 50 für
230EUR. Er erlaubt seinem Arbeitnehmer,
die BahnCard auch für Privatfahrten
zu verwenden. Der Arbeitnehmer
setzt die Karte für eine Dienstreise ein.
Die reguläre Fahrkarte kostet 150EUR,
so dass er 50% = 75EUR einspart.
Unternimmt der Arbeitnehmer keine
weitere Dienstreise, werden 155EUR
nicht zur Ersparnis bei betrieblich bedingten
Fahrten genutzt. Da der Arbeitnehmer
die BahnCard auch für private
Fahrten nutzt, muss er 155 EUR als
geldwerten Vorteil versteuern. Bei betrieblichen
Fahrten ab 460 EUR entsteht
demnach kein geldwerter Vorteil.
Belegschaftsrabatte
Gibt ein Zahnarzt seinen Arbeitnehmern
einen Nachlass auf eine durch ihn durchgeführte
Behandlung bzw. auf das eingesetzte
Material, können diese „Waren“
oder Dienstleistungen bis zu einem Betrag
von 1.080EUR im Jahr je Mitarbeiter ohne
Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen
abgegeben werden.
Betriebliche Gesundheitsförderung
Leistungen des Zahnarztes, die den allgemeinen
Gesundheitszustand seiner Arbeitnehmer
verbessern sollen, sind bis zu
einer Höhe von 500 EUR im Kalenderjahr
steuerfrei. Steuerbefreit werden Maßnahmen,
die bezüglich Qualität, Zweckbindung
und Zielgerichtetheit den Anforderungen
der §§ 20 und 20a SGB V entsprechen,
wie z. B.
• Kurse zur Vorbeugung und Reduzierung
arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparates
• Ernährungsberatung sowie gesundheitsgerechte
betriebliche Gemeinschaftsverpflegung
• Kurse zur Stressbewältigung und Entspannung
zur Vermeidung stressbedingter
Gesundheitsrisiken
• Kurse zur gesundheitsgerechten Führung
von Mitarbeitern
Bezuschusst der Zahnarzt gesundheitsfördernde
Maßnahmen des Arbeitnehmers,
muss der Arbeitnehmer einen entsprechenden
Nachweis vorlegen, aus dem die
Höhe sowie die Art der Maßnahme erkennbar
sind. Dieser Nachweis ist zu den
Lohnunterlagen zu nehmen.
Betriebsveranstaltungen
Damit der geldwerte Vorteil einer Betriebsveranstaltung
beim Arbeitnehmer
nicht zum Lohnzufluss führt, müssen drei
Kriterien erfüllt sein:
• Es muss sich um eine Jubiläums- oder
Weihnachtsfeier bzw. um einen Betriebsausflug
oder eine ähnliche Veranstaltung
handeln
• es sind lediglich zwei Veranstaltungen
im Jahr begünstigt. Dabei dürfen die
Kosten pro Arbeitnehmer und Veranstaltung
110 EUR (brutto) nicht übersteigen
und
• die Zuwendungen bei der Betriebsveranstaltung
müssen üblich sein (Gewährung
von Speisen und Getränken, Fahrkarten,
Eintrittskarten, etc.).
Bereits die dritte Veranstaltung ist
grundsätzlich in voller Höhe lohn- und
sozialversicherungspflichtig. Es besteht
aber die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung.
Hinsichtlich weiterer Informationen
verweisen wir auf den Beitrag „Betriebsveranstaltungen“
in der Ausgabe
8/2010.
Berufsbekleidung
Stellt der Zahnarzt seinen Arbeitnehmern
typische Berufsbekleidung unentgeltlich
zur Verfügung, ist hierin kein steuerpflichtiger
Arbeitslohn zu sehen. Um typische
Berufskleidung handelt es sich nach der
Legaldefinition, wenn sie durch ihre uniformartige
Beschaffenheit objektiv eine
berufliche Funktion erfüllt. Eine private
Nutzung der Kleidung muss nahezu ausgeschlossen
sein. Dies ist z. B. bei weißen
Arztkitteln, aber meines Erachtens auch
bei Polo-Shirts, die einheitlich von der gesamten
Belegschaft getragen werden, der
Fall.
– Anzeige –
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Doppelte Haushaltsführung
Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor,
wenn der Arbeitnehmer außerhalb des
Ortes, in dem er einen eigenen Hausstand
unterhält, beschäftigt ist und wohnt.
Eine doppelte Haushaltsführung setzt somit
voraus, dass der Arbeitnehmer an seinem
Beschäftigungsort aus beruflichen
Gründen einen zweiten Hausstand unterhält.
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses
kann der Zahnarzt die notwendigen
Mehraufwendungen für eine doppelte
Haushaltsführung in dem Umfang
steuerfrei erstatten, in dem sie der Arbeitnehmer
als Werbungskosten geltend machen
könnte.
Kindergartenzuschüsse
Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung,
Betreuung und Verpflegung von nicht
schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer
in Kindergärten, bei Tages- und Wochenmüttern
oder vergleichbaren Einrichtungen
sind steuerfrei. Aufwendungen für die
Betreuung des Kindes im eigenen Haushalt,
z. B. durch Kinderpflegerinnen, Haushaltshilfen
oder Familienangehörige können
dagegen nicht steuerfrei vom Zahnarzt
ersetzt werden. Bei Barzuschüssen
des Zahnarztes ist die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit
nur dann gegeben,
wenn der Arbeitnehmer dem Zahnarzt die
zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen
hat. Die Nachweise sind im Original
als Belege beim sogenannten Lohnkonto
aufzubewahren.
Personalcomputer und vergleichbare
Geräte
Die Privatnutzung betrieblicher Personalcomputer
und Telekommunikationsgeräte
inklusive Internet ist steuerfrei, sofern das
dem Arbeitnehmer überlassene Gerät im
Eigentum des Zahnarztes bleibt und entsprechende
Verträge über den Zahnarzt
abgewickelt werden. Das gilt auch, wenn
der Computer in der Wohnung des Arbeitnehmers
genutzt wird. In diesem Fall
sollte der Zahnarzt mit dem Arbeitnehmer
schriftlich vereinbaren, dass der Arbeitnehmer
den Computer beruflich als auch
privat nutzen darf und dass das Gerät
nach Ablauf der voraussichtlichen Nutzungsdauer
oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
wieder an den Zahnarzt
zurückzugeben ist. Selbst eine ausschließliche
Privatnutzung des Computers oder
des Mobiltelefons ist steuerlich unschädlich.
Wird der Personalcomputer allerdings
dem Arbeitnehmer übereignet, entsteht
hieraus ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter
Vorteil, wobei die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung
besteht.
Pauschal besteuerte Zuwendungen
im Allgemeinen
In der Regel muss der Zahnarzt anhand
der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte
die Lohnsteuer vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers
einbehalten und abführen.
In den nachfolgenden Fällen erlaubt der
Gesetzgeber abweichend davon die Anwendung
eines pauschalen Steuersatzes.
Die nachstehende Aufzählung ist nicht
abschließend.
Fahrtkostenzuschüsse
Tino Koch, Steuerberater.
Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten zwischen
Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte
mit dem privaten Pkw sind
grundsätzlich in Höhe der ansatzfähigen
Entfernungspauschale pauschalierungsfähig.
Geldwerte Vorteile aus der Gewährung
einer Monats- bzw. Jahreskarte für
öffentliche Verkehrsmittel bzw. einer
BahnCard gehören zum steuerpflichtigen
Arbeitslohn und können in Höhe der tatsächlichen
Kosten ebenfalls pauschaliert
werden. Fahrtkostenzuschüsse können
mit 15 % pauschal besteuert werden.
Personalcomputer und Zubehör
Übereignet der Zahnarzt dem Arbeitnehmer
Hardware einschließlich technischem
Zubehör und Software, kann dieser geldwerte
Vorteil pauschal mit 25 % besteuert
werden. Telekommunikationsgeräte, die
nicht Zubehör eines Computers sind oder
nicht für die Internetnutzung verwendet
werden können, sind von der Pauschalierung
ausgeschlossen.
Fazit
An die Gewährung steuerfreier oder steuerbegünstigter
Arbeitgeberleistungen ist
eine Vielzahl von Voraussetzungen geknüpft.
Die verschiedenen Möglichkeiten
der Gewährung steuerfreier oder pauschalierungsfähiger
Arbeitgeberleistungen
und die korrekte Bewertung von geldwerten
Vorteilen und Sachbezügen lösen in
der Abrechnungspraxis eine Vielzahl von
Einzelfragen aus. Im Rahmen der regelmäßig
stattfindenden Lohnsteueraußenund
Sozialversicherungsprüfungen werden
die zahlreichen Voraussetzungen in
der Regel einer intensiven Prüfung unterzogen.
Entsprechende Gestaltungen sollten
daher vorher mit einem Steuerberater
erörtert werden.
Tino Koch, Steuerberater
Geschäftsführer der Koch & Kollegen Steuerberatungsges.
mbH, Hannover
Foto: Koch & Kollegen
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