MOR ! Adressen - MOR Informatik AG

MOR ! Adressen 

Adressenverwaltung 

- Übersicht / Stammdaten 

- Adressenstamm / Bildschirme und Funktionen 

- Geschäftsadressen / Bezugspersonen 

- Akademische Titel / Fachtitel in der Anrede 

- Adressensuche und -Kontrolle 

- Codes und Parameter 

- Adressencodes und Adressenstichworte 

- Kontrolldateien für Adressencodes 

- Adressenbeziehungen 

- Anwender- und Systemparameter 

- Verarbeitungen / Auswertungen 

- Vordefinierte Adressenauswertungen 

- Spezielle Optionen 

- frei definierbare Stichwortlisten 

- Adressen / Postbotenroutierung 

- Adressenexport / -import 

- Termine / Pendenzen 

- Verpflichtungen (finanzielle) 

- CRM / DMS-Organisation 

Rotbuchstrasse 44, CH-8037 Zürich, Tel 044-360 85 85, Fax 044-360 85 84 

Salinenstrasse 63, 4133 Pratteln, Tel 061-485 96 90, Fax 061-485 96 99 

Homepage: www.mor.ch E-mail: info@mor.ch MOR_Adressenverwaltung.doc / 1 / 144

Inhaltsverzeichnis 

1 Bildschirme und Funktionen 4 

1.1 Adressen - Stammdatenbildschirm mit den Feldern 4 

1.2 Telefonbildschirm mit Code (Tf / Fx / Na(tel) etc.) 4 

1.3 Postadressenbildschirm 5 

1.4 Codebildschirm mit 5 

1.5 Notizen, Stichworte, Adressenbeziehungen, Termine, Zusatzadressen 5 

1.6 MOR ! Office; Dokumentenarchiv (Option) 5 

1.7 Das Adresseninfozentrum 6 

1.8 Duplikatkontrolle 6 

1.9 Anrede neu 6 

1.10 Zusatzadressen (Option) 6 

1.11 Kontrollfelder 7 

2 Geschäftsadressen / Bezugspersonen 20 

2.1 Anredecode bei Privat- / Geschäfts-, Firmaadressen 21 

2.2 Beziehungen zwischen Privat- und Geschäftsadressen 21 

3 Akademische Titel / Fachtitel in der Anrede 26 

4 Adressen-Suchfilter 28 

5 Adressen-Duplikate / Steuerungsparameter 33 

6 Das Adressen-Informationszentrum 37 

7 Adressencodes und Adressenstichworte 42 

8 Kontrolldateien für Adressencodes 59 

9 Adressenbeziehungen 65 

10 Anwender- und Systemparameter 73 

11 Vordefinierte Adressenauswertungen 83 

12 Einrichten von Laseretiketten und Matrixetiketten 99 

12.1 Automatisch generierte Etikettentypen 99 

12.2 Standardetikettentypen generieren / Zweckform / Matrixetiketten 99 

12.3 Individuelle Etikettentypen definieren 99 

12.4 Drucken von Laseretiketten und Matrixetiketten 100 

13 Weihnachtsadressen auswerten 101 

14 Adressen löschen und umkopieren 104 

15 Frei definierbare Stichwortlisten (Option) 109 

15.1 Frei definierbare Stichwortlisten 110 

15.2 Pseudostichworte '#.....' 111 

15.3 Stichwortlisten / Aufruf aus den allgemeinen Adressenauswertungen 112 

MOR_Adressenverwaltung.doc / 2 / 144

Inhaltsverzeichnis 

16 Adressen / Postbotenroutierung (Option) 119 

17 Adressenexport (Option) 121 

17.1 Option 'Datenexport-extended' 122 

17.2 Übersicht über weitere Möglichkeiten für den Export von Daten aus APPX- 

Applikationen 123 

18 Adressen-Import (Option) 124 

19 Termine / Pendenzen / Kontakte verwalten (Option) 127 

20 Verpflichtungen (finanzielle / termingebundene) (Option) 130 

21 CRM- / DMS-Organisation (Option) 133 

21.1 Ablageorganisation im MOR ! CRM / DMS 137 

21.2 Standardablagebereiche MOR ! OFFICE 138 

21.3 Spezielle zusätzliche Ablageordner (der Holding) 139 

21.4 Ablage in Papierform 140 

21.5 Übernahme bestehender Dokumente in das DMS 141 

21.6 Nummerierungssysteme 143 



Bildschirme und Funktionen 

23.07.2012 / HEN / Ges 

1 Bildschirme und Funktionen 

Zum allgemeinen Leistungsumfang der Adressenverwaltung (Grundmodul / Grundmodul 

- Plus / Zusatzoptionen) wird auf die Leistungsübersicht verwiesen. 

Jede Adresse umfasst die folgenden Basis - Bildschirme 

1.1 Adressen - Stammdatenbildschirm mit den Feldern 

- Adressen - Nummer / Haupt - Adressen - Nummer / Sprache 

- Name / Vorname / Titel mit zugehörigen Umstellungsparametern 

- Zusatzzeile - 1 / - 2 zur Adresse 

- Strasse / Postfach 

- PLZ / Land / Ort 

- Bezugsperson Name, Vorname / Abteilung bei Firmenadressen. 

Bei Firmenadressen gilt das Feld 'Titel' und 'Anredecode' für die Bezugsperson; bei 

Einzeladressen dagegen für die oben erwähnten Felder Name, Vorname 

- Anredecode mit - Anrede (Postadresse) 

- Briefanrede 

Diesen beiden Feldern werden erstmals auf Basis des Anredecodes vom Programm 

generiert / vorgeschlagen; für spätere Änderungen gilt jedoch immer der momentan 

gesetzte (allenfalls vom Anwender korrigierte) Text, sofern nicht über die Option 

'Anrede neu' die Anrede / Briefanrede nochmals neu generiert wird. 

1.2 Telefonbildschirm mit Code (Tf / Fx / Na(tel) etc.) 

Nummernfeld 

Kurztext 

für max. 99 erfassbare Telefonverweise pro Adresse, wobei jeweilen 8 direkt angezeigt 

werden (PgDn / PgUp) 




23.07.2012 / HEN / Ges 

1.3 Postadressenbildschirm 

für 'WYSIWYG' - Anzeige der Adresse, so wie sie vom Programm aufbereitet wird 

(visuelle Kontrolle) und zusätzlich für Eingabe der speziellen Felder (nur für Spezialanwendungen) 

mit separater Definitionsdatei Scan / F2 

- Versandcode 

- Postvermerk 

1.4 Codebildschirm mit 

- 30 einstelligen Codes 

- 5 zweistelligen Codes 

- 5 vierstelligen Codes 

- Region / Branche (Scan / F2) 

- Referenz GL / PL / Referenzadressen - Nummer 

1.5 Notizen, Stichworte, Adressenbeziehungen, Termine, Zusatzadressen 

Jeder Adresse können weitere, ergänzende Informationen zugewiesen werden 

- beliebige Anzahl Texte / Notizen (3 * 60X / 3X - Schlüssel) 

- beliebige Anzahl Stichworte (siehe sep. Beschreibung) 

- beliebige Anzahl Adressenbeziehungen (zu anderen Adressen / siehe separate 

Beschreibung / Option) 

- beliebige Anzahl Termine (siehe Terminverwaltung) 

1.6 MOR ! Office; Dokumentenarchiv (Option) 

- chronologische Übersicht zu Dokumenten zur Adresse über MOR ! Office (siehe 

separate Beschreibung) mit direktem Zugriff zu den einzelnen Dokumenten; z.B. 

über Word) 




23.07.2012 / HEN / Ges 

1.7 Das Adresseninfozentrum 

gibt jederzeit eine Gesamtübersicht über alle diese Zusatzdaten und zeigt jeweilen 

das erste Element aus einem Zusatzbereich (inkl. Drittbereiche) an wie 

- Debitorenverwaltung 

- Mitglieder - und Abonnentenverwaltung 

- Spendenverwaltung etc. 

Aus dem Adresseninformationszentrum kann direkt in den entsprechenden Drittbereich 

gesprungen werden für weitere Informationen. 

Als zusätzliche Funktionen stehen noch zur Verfügung 

1.8 Duplikatkontrolle 

(Option / erfordert spezielle Parametrisierung) 

1.9 Anrede neu 

Die beiden Anredefelder werden nochmals neu generiert, z.B. wenn der Anredecode 

oder die Bezugsperson auf der Adresse geändert worden ist 

1.10 Zusatzadressen (Option) 

erlauben für spezielle Anwendungen eine temporäre Umleitung einer Adresse an 

einen anderen Ort (Ferienabwesenheiten, Auslandaufenthalte, Militär etc). 




23.07.2012 / HEN / Ges 

1.11 Kontrollfelder 

1 Adresse aktiv 

2 Adresse inaktiv 

3 Adresse löschbereit 

mit Security - Code / Datum - , Benützerstempel. Adressen können nur über ein 

spezielles Löschprogramm gelöscht werden, wenn der Status auf 3 gesetzt ist. 


MOR ! Adressenverwaltung 


Das Hauptmenu zur Adressenverwaltung mit - Stammdatenverwaltung und Adressensuchfunktion 

- Menu allg. Auswertungen 

- Menu Stichworte 

- Menu Adressencodes 

- Anwenderparameter 

- Systemparameter 




Der Hauptbildschirm zur Adressenverwaltung umfasst die beiden Teilbildschirme 

- Adresse mit zugehörigen Steuercodes 

- Adressennummer / Hauptadressennummer / Sprache 

- Adresse mit den speziellen Feldern Name / Vorname / Titel und den zugehörigen 

Umstellungsparametern für Vorname und Titel Y/N, dh. entsprechendes Feld dem 

Namen vorstellen (Y) oder nachstellen (N) 

- Zusatz-1 / Zusatz-2 zur Adresse 

- Strasse / Plz / Ort mit Zugriff zur Plz- / Ortschaftendatei über Scan / F2 

- Bezugsperson (bei Firmenadressen) mit Name / Vorname / Abteilung und zugehörigem 

Umstellungsparameter, der definiert, wo die Bezugsperson in die Adresse 

eingeschoben wird. 

- Telefon- / Fax- / Modemangaben (max 99 Einträge) mit den Feldern 

- Nummer mit Vorkennziffern / Bemerkungsfeld zur Nummer. 

Es wird empfohlen, für Systeme mit Selbstwahl ab P die Vorkennziffer auch im eigenen 

Kennziffernbereich zu setzen, damit diese Funktion auch verfügbar ist bei 

Verwendung an einem entfernten Arbeitsplatz 

Bei Neueröffnung einer Adresse werden die Felder Anrede und Briefanrede aus dem 

Anredecode (Scan / F2) automatisch gebildet nach dem ersten , können vom 

Benutzer aber frei überschrieben werden. Bei späteren Änderungen werden diese Felder 

vom Programm nicht mehr verändert, damit frühere Vorgaben des Benutzers erhalten 

bleiben. 

Zusätzlich zu den beiden Hauptbildschirmen stehen dem Benutzer je nach installierten 

Optionen weitere Funktionen über die Steuerleiste (unten) zur Verfügung, wie 

- Postadresse (Anzeige der Adresse mit Interpretation der Codes) 

- 40 Adressencodes / beliebige Stichworte und Textinformationen 

- Zusatzadressen und Adressenbeziehungen (zu anderen Adressen) 

- Duplikatkontrolle / Termine und Dokumentenverwaltung MOR ! Office 

- Adresseninfozentrum mit Übersicht über alle Bereiche 




Die Scan / F2-Funktion auf den beiden Feldern ’Postleitzahl und Ort’ 

Die Scan- / F2-Funktion auf dem Feld ‚’Hauptadresse’. In diesem Feld kann die Adressennummer 

einer anderen Adresse, der zugehörigen Hauptadresse eingegeben werden mit 

der Wirkung, dass für Firmenadressen die Felder ‚’Name / Zusatz-1 / Zusatz-2 / Plz / Ort von 

dieser Hauptadresse fix übernommen werden (auch bei späteren Änderungen der Hauptadresse). 

Diese Funktion ist vor allem nützlich, wenn innerhalb einer Firma verschiedenste 

Bezugspersonen mit eigenen Codes (etc.) existieren. 




Die Anzeige der ’Post’-Adresse, wie sie z.B. in Auswertungen zur Anwendung kommt. 

Je Adresse können bis zu 40 separate Adressencodes definiert werden, wobei die Bedeutung 

vom Benutzer selbst definiert werden kann (Adressensystem-Parameter). Zusätzliche 

Felder ’Branche’ und ’Region’ mit eigener Scan- / F2-Funktion sowie die Referenzfelder 

’zuständiger GL / PL’ und Adressenherkunft (dritte Adressennummer) ergänzen diesen Bildschirm. 




Stichworte können den Adressen beliebig zugeteilt werden (Scan / F2) und in der zugehörigen 

Datei ‚’Stichworte / Stichwortklassen’ können dazu beliebige Vorgabewerte definiert 

werden. 

Zu einer Adresse können beliebig viele Texte erfasst werden als zusätzliche Info. 

Spezielle Schlüssel sind u.a. !EM E-mail-Adresse 

!HT Internet-Adresse (URL) 

!SI Signatur / Unterschrift MOR ! Office 




Adressenkontrolle zur Eingabe des Kontrollstatus und der Security-Gruppe 

Umleitadressen (Option) dienen der zeitlich begrenzten Umleitung von Adressen an einen 

anderen Ort (max. 10 Umleitadressen). 




Adressenbeziehungen (Option) zeigen frei definierbare Beziehungen zu dritten Adressen. 

Beziehungstypen können in einer eigenen Definitionsdatei eröffnet werden (Scan / F2) 

Dokumentenverwaltung MOR ! Office (Option). Sämtliche über MOR ! Office erstellten 

Dokumente werden hier chronologisch aufgeführt mit Datum, Sachbearbeiter, Dokumenten- 

und Sachbereich sowie Stichworten. Dokumente können (z.B. in Word) direkt angewählt 

und eingesehen werden. 




Termine zur Adresse (Option) werden chronologisch angezeigt, wobei bei erledigten 

Terminen das Feld ’Zeit’ invers angezeigt wird. Zu jedem Termin kann zusätzlicher Text 

erfasst werden, der mit ’!’ angezeigt und über Opt. 1) aktiviert wird. 

Die Zusatzfunktion ‚’Duplikate’ kontrolliert bei der Neuerfassung automatisch, ob die neue 

Adresse allenfalls ein Duplikat / Doppelgänger sein kann und erlaubt durch direkte Anwahl 

diese Kontrolle auch zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt durchzuführen. Als Duplikate 

werden Adressen erkannt, bei denen: 

- Name, Vorname und Ort gleich 

- Name, Strasse und Ort gleich sind 




Das Adresseninfozentrum zeigt eine Übersicht über alle installierten Teilbereiche mit Kurzanzeige, 

welche Daten dort gespeichert sind. Durch Positionieren des Cursors auf die entsprechende 

Zeile und kann direkt in den Bereich gesprungen werden. 

Das Infozentrum zeigt u.a. auch dritte Bereiche an, in denen die Adresse vorkommt 

- Arbeitsgruppen und Kommissionen 

- Mitgliederverwaltung 

- Debitorenverwaltung 

- Spendenverwaltung usw. 

Es kann jeweilen direkt in diese Drittbereiche verzweigt werden für nähere Informationen. 




Das Menu ’Adressenauswertungen’ führt zu den frei definierbaren Selektionen und 

Sortierungen zu Adressen (siehe separate Beschreibung). 

Das Menu ’Stichworte’ zeigt die für Stichworte verfügbaren Programme (siehe separate 

Beschreibung). 




Das Menu ’Adressencodes’ zeigt die zu diesem Bereich verfügbaren Programme (siehe 

separate Beschreibung). 

Das Menu Anwenderparameter zeigt die verfügbaren Programme für die Parametrisierung 

der Adressenverwaltung. Die einzelnen Funktionen sind unter Zuhilfenahme der zugehörigen 

Help-Bildschirme weitgehend selbsterklärend. 




Das Menu ‚’Systemprogramme’ zur Adressenverwaltung zeigt die für den Systemadministrator 

verfügbaren Programme, die mit entsprechender Vorsicht zu bedienen sind. 



Geschäftsadressen / Bezugspersonen 

23.07.2012 / HEN / Ges 

2 Geschäftsadressen / Bezugspersonen 

Bei Geschäftsadressen soll die Firmabezeichnung im Feld 'Name' erfasst werden, 

allenfalls mit Fortsetzung im Zusatz -1 / Zusatz -2 bei langen Firmabezeichnungen. Die 

Bezugsperson (eventuell mit Vorname) und eine allfällige Zusatzbezeichnung (z.B. 

Abteilung, Funktion, Beruf etc) soll in den Feldern 

- Person 

- Vorname 

- Abteilung erfasst werden 

damit im Adressen-Suchfilter sowohl nach Firma wie auch nach Person gesucht 

werden kann. Gibt man Bezugspersonen z.B. in den Feldern Zusatz -1 / -2 ein (falsch), 

so kann zwar in vielen Fällen optisch das gleiche Adressenbild erreicht werden, aber 

die Suchmöglichkeit nach Personenname geht verloren. 

Hinweis: bei Geschäftsadressen mit Bezugsperson wird der 'akademische Titel' als zur 

Person (und nicht zum Namen) zugehörig betrachtet, dh 'Dr. Peter Mustermann' und 

nicht 'Dr. Muster AG' (siehe nachstehendes Beispiel) 

Name 

Muster AG 

Vorname - N Y 

Titel 

Dr. 

Zusatz -1 Informatik-Systeme und 

Zusatz -2 Netzwerkplanung 

Strasse Hauptstrasse 12 

PLZ 

9999 Musterstadt 

Ort 

Ortschaft 

Person Mustermann Umstellungscode 

Vorname Peter 

Abteilung Leiter Informatik 

< 0/5/a 

< 1/6/b 

< 2/7/c 

< 3/8/d 

< 4/9/e 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Je nach Umstellungscode wird der Block 'Person / Vorname / Abteilung' verschiedenartig 

aufbereitet und in die Adresse eingefügt. 

Codes 0,1,2,3,4 ergibt 

Codes 5,6,7,8,9 ergibt: 

Codes a, b, c, d, e ergibt: 

Leiter Informatik 

Dr. Peter Mustermann 

(Abteilung wird vor Person gedruckt) 


Leiter Informatik 

(Abteilung wird nach Person gedruckt) 


(Abteilung wird nicht gedruckt) 

2.1 Anredecode bei Privat- / Geschäfts-, Firmaadressen 

Der Anredetext (Briefanrede / Couvertanrede) wird erstmalig automatisch vom 

Programm generiert auf Basis des Anredecodes, und zwar wie folgt: 

- bei Privatadressen entsprechend dem Anredecode, also z.B. 'Herrn' 

- bei Geschäftsadressen entsprechend dem Anredecode, ergänzt mit Titel, Person 

(und Vorname), also z.B. 'Herr Dr. Peter Mustermann'. 

Der Benutzer kann diese Texte jedoch nach Wunsch anpassen, wobei diese vom 

Programm später nicht mehr verändert werden. 

2.2 Beziehungen zwischen Privat- und Geschäftsadressen 

Der Benutzer kann als zusätzliche Information zwischen Privat- und Geschäftsadressen 

sogenannte Adressenbeziehungen setzen, zB. 

- Privatadresse / Geschäftsadresse 

- Arbeitnehmer / Arbeitgeber usw. 

Sofern es sich bei den Geschäftsadressen dabei um Firmen handelt, die selbst 

ebenfalls als eigene Adressen von der Datenbank geführt werden, so wird 




23.07.2012 / HEN / Ges 

empfohlen, entsprechende Geschäftsadressen von Mitarbeitern, die in diesen 

Firmen arbeiten, über ihre Hauptadressen-Nummer an die Firma anzubinden. 

Beispiel: 

- die Muster AG selbst hat z.B. die Adressen-Nummer 'Muster' oder '0100' 

- die Geschäftsadresse 'Dr. Mustermann in Firma Muster' hat z.B. die Adressen- 

Nummer 'Muster PM' oder '0168' und erhält als Hauptadressen-Nummer zusätzlich 

die Nr. 'Muster' oder 0100' zugewiesen. 

Dies hat den Effekt, dass die Geschäftsadresse 'Dr. Mustermann' automatisch immer 

auf die Firma 'Muster AG' zeigt, also z.B. auch wenn die Muster AG ihren Geschäftssitz 

an einen anderen Ort verlegt. 




z.B. Umstellungscode ’0’ 




z.B. Umstellungscode ’8’ 




z.B. Umstellungscode ’e’ 



Akademische Titel / Fachtitel in der Anrede 

23.07.2012 / HEN / Ges 

3 Akademische Titel / Fachtitel in der Anrede 

Die Adressenverwaltung generiert bei der Neueröffnung einer Adresse die 

Anrede 

- Anrede (auf dem Couvert) 

- Briefanrede (im Brief) 

selbständig auf Basis der folgenden Datenfelder 

- Anredecode 

- Titel und Steuerfeld zum Titel 

Dabei ist das Titelfeld für akademische Titel zu verwenden, wobei der Titel direkt 

vor (oder je nach Steuercode-Titel nach) dem Namensfeld eingesetzt wird. Sofern 

vom Platz auf der Zeile möglich, wird dabei der volle akademische Titel und der 

Name auf die gleiche Zeile gesetzt, andernfalls werden zwei Zeilen belegt. 

Beispiel: Anrede Herrn 

akad. Titel 

Prof. Dr. 

Name -1 

Max Muster 

Name -2 

Hans-Peter Mustermann 

Mit Name -1 ergibt sich die Anrede 

- Herrn Prof. Dr. Max Muster 

Mit dem längeren Namen -2 ergibt sich automatisch 

- Herr Prof. Dr. 

Hans-Peter Mustermann 

Die Anrede wird innerhalb der Adresse (Routine Postadresse) verwendet, dh für 

die Anschrift auf dem Couvert. In der Briefanrede wird generell nur der erste 

akademische Titel verwendet, also in beiden Fällen. 

- sehr geehrter Herr Prof. Muster(mann) 



Akademische Titel / Fachtitel in der Anrede 

23.07.2012 / HEN / Ges 

Im Gegensatz zu akademischen Titeln, die im Allgemeinen vor (bzw. nach) dem 

Namen gesetzt werden, werden Fachtitel meist auf einer separaten Zeile eingefügt. 

Sie sind aus diesem Grund damit auch nicht im Titelfeld, sondern in einem 

der Zusatzfelder (z.B. Zusatz -1 /Zusatz -2) so zu erfassen, dass sie auf der richtigen 

Zeile der Adresse erscheinen. Gleichzeitig wird damit auch erreicht, dass diese 

Titel nicht in die Briefanrede eingehen. Das obige Beispiel kann z.B. mit dem Fachtitel 

- dipl. Arch. ETH 

in Zusatz -1 ergänzt werden mit dem folgenden Effekt auf der Post-Adresse 

(Anrede) 

- Herr Prof. Dr. Max Muster 

Dipl. Arch. ETH 

Der Fachtitel hat in dieser Art keinen Einfluss auf die Briefanrede 'sehr geehrter 

Herr Prof. Muster'. 



Adressen-Suchfilter 

23.07.2012 / HEN / Ges 

4 Adressen-Suchfilter 

Der Sinn des Adressen-Suchfilters ist es, eine (mehrere) Adresse(n), von denen man 

ev. nur einige Merkmale kennt, auf einfache Weise zu finden. 

Der Adressen-Suchfilter wird vom Anwender aktiviert, wenn anstelle der Eingabe 

einer Adressen-Nummer die Suchfunktion Scan / F2 gewählt wird. Der Suchfilter 

bietet dem Anwender drei verschiedene Zonen mit Eingabefeldern an. 

- Primärer Suchbereich (8 Suchfelder mit UND verbunden) 

- Firma 

- Ort 

- Person 

- Hinweis: eine Eingabe im Feld 'Person' findet sowohl entsprechende Personen 

wie auch analoge Hinweise im Feld 'Firma / Name' 

- Adressen-Nummer 

- 4 Stichwortklassen / Stichworte 

Im primären Suchbereich muss mindestens ein Feld ab Feldbeginn teilweise ausgefüllt 

werden. Es dürfen jedoch auch mehrere mit UND verbundene Eingaben 

in mehreren Feldern erfolgen, wodurch die Selektion entsprechend eingeengt 

wird. 

- Sekundärer Suchbereich umfasst Suchfelder, die ergänzend (UND) zu einem 

Suchbegriff im primären Bereich (oder auch ohne Primär-Suchbegriff) wirken 

- Vorname 

- Strasse 

- Postleitzahl 

- Land 

- Sprache 

- Region 

- Branche 

- 40 Adressencodes 

Sofern sekundäre Suchfelder ohne Einschränkung durch primäre Suchfelder 

gesucht werden, kann die Suche bei grossen Adressenbeständen allenfalls 

etwas mehr Zeit beanspruchen. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

- im dritten Bereich kann der Benutzer eine Einschränkung der gefundenen Menge 

vorgeben als Begrenzung für unscharfe Vorgaben, z.B. max. 100 Adressen, da die 

Suchvorgaben sowieso meist nicht sinnvoll sind, wenn als Resultat mehr Adressen 

gefunden werden. 

Die Adressensuche wird jetzt ausgeführt nach oder Option 1) und die 

gefundenen Adressen werden einzeilig angezeigt. Sofern mit einer Suche eine noch 

unbefriedigende (grosse) Zahl von Adressen gefunden wird, kann mit Option 3) auf 

den Suchbildschirm zurückgekehrt werden zur Eingabe zusätzlicher Suchkriterien 

gefolgt von 

- oder Option 1) zur erneuten Suche 

- Option 3) zur verfeinerten Suche. Bei dieser Suchmethode werden die gefundenen 

Adressen beibehalten, wobei jedoch diejenigen, die am meisten Suchkriterien 

erfüllen, an den Anfang gestellt werden. 

Findet man keine geeigneten Adressen, so kann mit der Option 9) auch eine neue 

Adresse eröffnet werden. 

Findet man jedoch die gesuchte Adresse im Suchresultat, so kann sie über 

Positionierung des Cursors mit oder Option 1) angewählt werden, worauf die 

normalen Funktionen der Adressenstammverwaltung zur Verfügung stehen. 

Als Spezialfall können die Resultate einer Suchabfrage über das Menu unter Option 

2) auch direkt weiter verarbeitet werden. (z.B. Ausdruck als Adressenliste). 




Der Adressen-Suchfilter mit einer einfachen Suche nach Namen, die mit MOR .... 

beginnen. 

Als Resultat werden im Beispiel 3 Adressen gefunden. Sofern das Suchresultat noch zu 

unübersichtlich ist, kann jetzt mit Option 3) 'Zurück' auf den Suchbildschirm zurückgekehrt 

werden für 

- Vorgaben zu einer verfeinerten Suche, oder 

- für neue feinere Vorgaben zu einer neuen Suche 




Die Vorgaben sind jetzt (z.B.) verfeinert worden mit > Ort muss mit ’Z’ beginnen 

es wird eine neue Suche gestartet mit diesen Vorgaben 

Option 3) die Suche wird verfeinert, es erscheinen nur noch die 

Adressen mit Ortsangabe ‚Z’ (2 Adressen) 




eine im Suchfilter gefundene Adresse kann nach Positionierung des Cursors auf der entsprechenden 

Resultatzeile mit , Option 1) oder Doppelklick angesprungen werden 

zur weiteren Bearbeitung. Bei negativer Suche kann über Option 9) auch eine weitere 

Adresse neu eröffnet werden. 

Die im Suchfilter gefundenen Adressen können zusätzlich auch direkt weiter verarbeitet 

werden, wobei über Option 2) ein Menu mit Auswertungen angesprungen werden kann. 

Diese Auswertungen zum Adressensuchfilter bauen auf dem aktuellen Suchresultat auf und 

werten direkt die dort gefundenen Adressen aus. 



Adressen - Duplikate / Steuerungsparameter 

23.07.2012 / HEN / Ges 

5 Adressen-Duplikate / Steuerungsparameter 

Die Anzeige möglicher Duplikate in der Adressenverwaltung kann über einen 

Parameter im Bild 3 der Adressen - Steuerparameter für die Neuerfassung von 

Adressen aktiviert werden. Zusätzlich kann die Duplikatprüfung auch für bereits 

bestehende Adressen als Registerkarte zur Adressenstammverwaltung aktiviert 

werden. Die Duplikatprüfung sucht mögliche Duplikate und zeigt sie in einem 

Zusatzfenster an zur visuellen Kontrolle durch den Anwender. Dieser muss also 

selbst entscheiden, ob es sich um ein Duplikat handelt, das allenfalls auf inaktiv 

oder löschbereit zu setzen ist, oder ob er die Adresse nicht ausscheiden will. Als 

mögliche Duplikate werden angeboten: 

- Adressen in der gleichen Ortschaft mit identischem Namen und Vornamen 

- Adressen in der gleichen Ortschaft / Strasse mit identischem Namen (auch 

wenn der Vorname unterschiedlich ist) 

- Adressen in der gleichen Ortschaft / Strasse / Hausnummer, auch wenn Name 

/ Vorname voneinander abweicht 

Die Duplikatprüfung ist keine Garantie dafür, dass keine Duplikate entstehen 

können, sondern eine Hilfe, mit der solche nach Möglichkeit vermieden werden 

sollen. 

Weitere Steuerungsparameter erlauben es, zusätzlich die folgenden Eigenschaften 

bei der Stammdatenverwaltung zu beeinflussen (siehe auch zugehörige Hilfe 

/ F1) 

- Generierungsmechanismus für Adressennummern. Bei produktiver Verarbeitung 

liegt die Verantwortung für eine Veränderung dieses Parameters beim 

Anwender 

- Feldaktivierung / - Inaktivierung für fakultative Eingabefelder zur Adresse 

- Kontrollparameter für die Grösse der Adresse (bei Verwendung von Fenstercouverts) 

- Beschriftung der max. 40 Adressencodes. Ein Code wird erst aktiv, wenn er mit 

einer Beschriftung versehen ist 

- Beschriftung für die Referenzfelder zur Adresse sowie ob diese fakultativ / 

obligatorisch sind 

- Definition des Exportfilters für Spezialzeichen bei Adressenexport zu Servern, 

die unter anderen Betriebssystemen laufen 

- Art der Verwendung für Zusatzadressen 

- Aktivierung der Duplikatprüfung. 


MOR ! Adressenverwaltung / Adressen- 

Duplikate / Steuerungsparameter 

bei bestehenden Adressen können Duplikate als Registerkarte in der Stammdatenverwaltung 

zu den Adressen gesucht werden. 

Mögliche Duplikate werden in einem Kontrollfenster zur visuellen Kontrolle angeboten. 




Die Adressen-Steuerungsparameter enthalten diverse Optionen für die Voreinstellung der 

Adressen-Stammdatenverwaltung. 

Im Bild 1 der Steuerungsparameter werden die Vorgaben gesetzt für: 

- den Generierungsmechanismus für Adressennummern (siehe auch F1) 

- Felder, die bei Nichtgebrauch in der Eingabemaske unterdrückt werden sollen 

- Kontrolle der Grösse der Postadresse, so dass nur Adressen erfasst werden können, 

die ins Sichtfenster passen. 




Im Bild 2 der Steuerparameter werden die Bildschirmbeschriftungen für die max. 40 

Adressencodes definiert. Ein Adressencode wird erst freigeschaltet, wenn er über eine Bildschirmbeschriftung 

aktiviert worden ist (siehe auch Kontrolldateien für Adressencodes). 

Zusätzliche Parameter kontrollieren die Beschriftung der Referenzeingaben zur Adresse und 

ob diese obligatorisch sind oder nicht. 

Im dritten Bild wird der Exportfilter definiert, der die Spezialzeichenumwandlung für MOR ! 

Office kontrolliert beim Adressenaustausch zwischen Servern, die unter verschiedenen 

Betriebssystemen laufen. Zusätzliche Parameter kontrollieren die Verwendung der Zusatzadressen 

und die Duplikatprüfung bei der Adressen-Neuerfassung. 



Das Adressen-Informationszentrum 

23.07.2012 / HEN / Ges 

6 Das Adressen-Informationszentrum 

Zur zentralen MOR ! Adressenverwaltung existieren viele Zusatzdateien die z.T. 

auch nur in speziellen Konfigurationen mit Abruf aus der Steuerleiste verfügbar 

sind. Mit der Option 'Adressen - Informationszentrum' ist es nun auf einfache Art 

möglich, einen raschen Überblick über alle diese Dateien zu gewinnen, u.a. 

- Termine zur Adresse; Anzahl Termine pro Termingruppe 

- Dokumente zur Adresse; Anzeige des Titels des aktuellsten Dokumentes 

- Adressenbeziehungen; Anzahl Beziehungen pro Beziehungsgruppe 

- Adressenrelatoren; Konflikt-, Verwendungsnachweis 

- Arbeitsgruppen / Kommissionen 

- Kursbesuche; letzter besuchter Kurs 

- Debitor; Anzahl offene Rechnungen und OP-total 

- Zusatzadressen; erste gespeicherte Zusatzadresse 

- Spenden; Spendentotal 

- Stichworte; erstes gespeichertes Stichwort 

- Mitglied; Basisangaben, sofern Mitglied 

Im Adressen - Infozentrum können maximal 10 Infodateien gleichzeitig aktiviert 

werden. Weitere allenfalls direkt in der Steuerleiste. Positioniert der Anwender im 

Adressen - Infozentrum den Cursor auf einer der zehn Infodateien, so kann direkt 

in diese Infodatei verzweigt werden mit Anzeige aller dort gespeicherten Records 

mit ihren Details. 

Das Adressen - Infozentrum kann über spezielle Systemparameter konfiguriert 

werden 

- welche Dateien sollen angezeigt werden 

- in welcher Reihenfolge im Infozentrum 




Das Adresseninfozentrum zeigt in Kurzform, wo zu einer Adresse noch zusätzliche Informationen 

gespeichert sind und allenfalls von welcher Art. Dies betrifft je nach den installierten 

Bereichen u.a. 

- Adressenbeziehung; angezeigt werden Anzahl Beziehungen / Bez. Grp. 

- Adressenrelatoren / Konfliktnachweis / Verwendungsnachweis 

- Termine zur Adresse; mit Anzeige der Anzahl Termine pro Termin- / Aktionsgruppe 

- Kursbesuche; letzter besuchter Kurs 

- MOR ! Office; letzter Brief an diese Adresse 

- Debitor; angezeigt wird ein allfälliger OP und Anzahl offene Rechnungen 

- Zusatzadresse; erste gespeicherte Zusatzadresse 

- Notizen zur Adresse; erste gespeicherte Notiz zur Adresse 

Die im Adresseninfozentrum angezeigten Kurzinformationen können genauer eingesehen 

werden, indem mit dem Cursor auf die entsprechende Zeile gesprungen und 

eingegeben wird. Vom Programm werden dann auch allfällige weitere in der entsprechenden 

Datenbank gespeicherte Werte angezeigt. 

Das Adressen-Infozentrum wird über die Option 'Info' angezeigt. 




Indem im Infozentrum auf einer speziellen Zeile gegeben wird, kann in die Detailanzeige 

der entsprechenden Subdatenbank gesprungen werden. 







Adressen-Informationszentrum Steuerparameter 



Adressencodes und Adressenstichworte 

23.07.2012 / HEN / Ges 

7 Adressencodes und Adressenstichworte 

Neben verschiedenen anderen Datenfeldern sind Adressencodes und Adressenstichworte 

geeignete Zusatzdaten, um spezielle Informationen zu Adressen festzuhalten 

- Adressencodes 

zu jeder Adresse stehen auf dem separaten Code - Bildschirm die folgenden 

Felder zur Verfügung 

- 30 einstellige Adressencodes 

- 5 zweistellige Adressencodes 

- 5 vierstellige Adressencodes 

- Feld Branche (mit Kontrolldatei Scan / F2) 

- Feld Region (mit Kontrolldatei Scan / F2) 

- Adressenreferenzfelder GL zuständiger Geschäftsleiter 

PL zuständiger Projektleiter 

Referenzadress - Nr Adressenherkunft von ... 

Die Adressen - Codes können in den Parametern je einzeln angeschrieben (und 

damit aktiviert) werden. Zusätzlich können separat die je Code erlaubten Werte 

definiert werden. 

- Adressenstichworte 

Adressenstichworte sind eine Art speziell ausgebauter Adressencodes mit erweiterten 

Eigenschaften. 

- Adressenstichworte können in Stichwort-Klassen vordefiniert werden mit folgenden 

Möglichkeiten 

- beliebig viele Klassen (Länge 9x) 

- beliebig viele unterschiedliche Stichworte pro Klasse (Länge 16x) 

Stichwortklassen sind damit ein Hilfsmittel, mit denen Stichworte zur besseren 

Übersicht in Klassen / Gruppen unterteilt werden können 




23.07.2012 / HEN / Ges 

- über die Parameter zu den Stichwortklassen können auch spezielle Eigenschaften 

der zugehörigen Stichworte definiert werden, u.a. 

- obligatorisch kontrollierte Stichworte sind Stichworte, die einer Adresse nur 

in der vordefinierten Form zugewiesen werden dürfen; Beispiel: 

- für Klasse 'Haarfarbe' mit den kontrollierten Stichworten blond / braun / 

rot / schwarz / grau / weiss 

- im Gegensatz dazu kann der Klasse 'Geburtsdatum' fast jedes beliebige 

Datum zugewiesen werden, d.h. es macht keinen Sinn, alle 

möglichen Geburtstage als Stichwort zu kontrollieren, sondern der 

Stichwortwert wird bei Zuweisung zu einer Adresse direkt miteingegeben 

- Manuelle Eingabe erlaubt Y / N. Es ist möglich, Stichworte über spezielle 

Programme automatisch zu generieren und den Adressen zuzuweisen. 

Sofern man sicher sein will, dass dort nur solche programmgenerierten 

Stichworte vorkommen sollen, kann man die manuelle Erfassung verbieten. 

- Funktionsbezeichnung zum Stichwort bei einer Adresse Y / N. Wählbare 

Stichwortklassen können mit separat definierbaren Funktionen zur Adresse 

ergänzt werden; Beispiel: 

- für die Klasse 'OffAusb' (Office-Ausbildung) mit den Stichworten Word, 

Excel, Powerpoint, Acess könnten einer Adresse z.B. eine der Funktionen 

Lehrer / Ausbildner, Kursteilnehmer, Supporter zugewiesen werden 

- Zusatztext Y / N. Mit diesem Kontrollfeld kann zu einem Stichwort, das einer 

Adresse zugewiesen wird, ein manueller erklärender Text hinzugefügt 

werden (30x) 

- der Parameter Stichworttyp kontrolliert die Stichworteingabe 

1 freies Stichwort 

2 nur Zahlen (Integer) sind erlaubt 

3 nur Datumwerte CCYY.MM.DD sind erlaubt 

- jeder Adresse können aus den vordefinierten Stichworten beliebig viele Stichworte 

zugewiesen werden (im Gegensatz zu den Adressencodes, die auf 40 

Codes pro Adresse beschränkt sind) 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Je nach Parameter zur Klasse kann dabei 

- das Stichwort zur Adresse selbst frei eingegeben oder aus der Menge der 

kontrollierten Stichworte zugewiesen werden 

- das Stichwort zur Adresse manuell oder nur automatisch (über weitere 

Programme) zugewiesen werden. 

- das Stichwort zur Adresse mit einer Funktion und / oder einem ergänzenden 

Text versehen werden 

- Adressen-Stichworte zu einer einzelnen Adresse können über das Register 

'Stichworte' eingesehen werden oder über das Register 'Infozentrum' 

- Verwaltungsprogramme für Adressenstichworte 

Die folgenden Programmfunktionen stehen zusätzlich zur Verfügung zur Verwaltung 

von Adressenstichworten: 

- Stichwortklassen erfassen / definieren / drucken 

- Stichworte definieren zu bestehenden Klassen (Stichwort-Kontrolleingaben) 

und als Kontrolllisten drucken 

- Funktionsbezeichnungen erfassen (für Stichwort mit Funktionsfreigabe). 

Im Zusammenhang mit Adressen-Stichworten sind auch weitere spezielle Verarbeitungen 

verfügbar. 

- Stichworte automatisch nachführen 

Mit diesem Programm können Stichworte zu einer Adresse in einer Klasse in beliebige 

Stichworte in einer anderen Klasse überführt werden (Reorganisation von 

Klassen / Stichwortzuteilungen). Die entsprechenden neuen Klassen / Stichworte 

müssen vorgängig in den Kontrolldateien eröffnet werden. 

- Adressencode in Stichwort umwandeln 

- Automatische Stichworte 

In dieser speziellen Datei können Vorgaben für Stichworte hinterlegt werden, die 

bei jeder Neueröffnung einer Adresse automatisch vorgeschlagen werden zur 

Zuweisung zu dieser Adresse. Die Vorgaben können auch 'user'-abhängig 

definiert werden, d.h. sie werden nur für bestimmte 'user' durchgeführt; Beispiel: 

- bei Neueröffnung einer Adresse soll immer das Geburtsdatum als Stichwort 

miterfasst werden 




23.07.2012 / HEN / Ges 

- Adressen suchen mit Stichwort 

Stichworte sind im Adressensuchfilter (online) speziell unterstützt, indem dort bis 

zu max. 4 verschiedene Stichworte mit AND verbunden als Suchbegriffe 

verwendet werden können. Zusätzlich sind sie auch als selbständige alleinige 

Suchinformation zulässig, d.h. bei Bedarf kann nur nach Stichwort gesucht 

werden ohne Angabe anderer Suchkriterien. 

- Adressenbereiche: in grösseren Organisationen kommt es vor, dass sich einzelne 

Mitarbeiter(-gruppen) fast ausschliesslich nur mit bestimmten Bereichen aus dem 

Adressenstamm befassen und sich bei der Arbeit eher gestört fühlen, wenn bei 

der Adressensuche auch Adressen aus anderen Bereichen angeboten werden. 

(z.B. der Einkäufer möchte im Normalfall Lieferantenadressen sehen, jedoch 

keine Kundenadressen etc.) 

Für diesen Zweck kann die reservierte Stichwortklasse AdrBer (Adressenbereich) 

verwendet werden, indem z.B. Stichworte den Adressen je nach Verwendungszweck 

wie folgt zugeteilt werden 

- AdrBer Lieferant 

AdrBer Kunde 

AdrBer VR / GL 

AdrBer Mitarbeiter usw. 

Zusätzlich kann für den Mitarbeiter in seinem Mitarbeiterprofil der bevorzugte 

Adressenbereich, z.B. 'AdrBer Lieferant' definiert werden. Sucht jetzt ein solcher 

Mitarbeiter Adressen (z.B. in XYZ), so wird aus seinem Mitarbeiterprofil automatisch 

das Stichwort 'AdrBer Lieferant' zusätzlich ins Suchprofil einbezogen und es werden 

nur Adressen in XYZ gesucht, die Lieferanten sind. Entsprechend wird bei neuen 

Adressen, die ein solcher Mitarbeiter eröffnet, automatisch auch sein Präferenz- 

Adressenbereich bei der neuen Adresse eingetragen. 

Für den Fall, dass der Einkäufer trotzdem andere Adressen benötigt, kann er im 

Suchfilter den Adressenbereich überschreiben (z.B. durch Kunde) oder er kann die 

zusätzliche Einschränkung über Adressenbereich temporär ganz ausschalten über 

'Optionen2/ohne Bereiche suchen' 

Hinweis -1: die Funktion 'Adressenbereiche' ist speziell nützlich im online Adressen- 

Suchfilter. Sie kann aber natürlich auch als normales Stichwort für beliebige Auswertungen 

als Selektionskriterium verwendet werden. 

Hinweis -2: bei Bedarf können einer Adresse beliebig viele Adressenbereiche manuell 

zugeteilt werden. 




Codes werden in der Systemverwaltung zu Adressen / Parameter / Steuerungsparameter 

auf dem zweiten Bildschirm eröffnet. Ein Code wird aktiviert, indem ihm eine Bezeichnung 

zugewiesen wird (ohne Bezeichnung ist der Code inaktiv / nicht eingebbar). Für ergänzende 

Angaben wird auf die Hilfebildschirme verwiesen. 




Stichworte können in einer Kontrolldatei - Stichwortklassen 

- Stichworte zur Klasse 

in beliebiger Zahl aufgebaut und anschliessend beliebigen Adressen zugewiesen 

werden. Der Zugriff zu einem Stichwort erfolgt immer über den Begriff ’Klasse / Stichwort’. 

Stichworte können einerseits den Adressen zugewiesen und andererseits für die 

Adressensuche auch wieder verwendet werden. Je nach Bedarf kann für einen gegebenen 

Adressenbestand auch eine automatische Zuweisung von Stichworten vorgesehen 

werden, dh. bei Neueröffnung einer Adresse werden alle Stichworte aus der 

zugewiesenen Liste automatisch als Eingabe verlangt. 




Stichwortklassen bilden das Grundgerüst der Stichworte, dh. jedes Stichwort muss einer 

Stichwortklasse zugewiesen werden. 

Im Beispiel sind u.a. z.B. Stichwortklassen definiert für: 

- Abwesenheiten 

- Adressenbereiche 

- Ausbildung 

- Beruf 

- Adressenverbindung usw. 




Der Adressen-Suchfilter für die online-Suche von Adressen unterstützt bis zu vier Stichworte, 

wobei hier als default Stichwort für den ’user’ HEN der Adressenbereich Administration 

automatisch vorgeschlagen wurde. 

Über die Registerkarte ‚’Stichworte’ können die zu einer Adresse erfassten Stichworte 

eingesehen werden. 




Zu dieser Adresse sind 6 Stichworte aus verschiedenen Klassen erfasst; u.a. gehört die 

Adresse zu zwei Adressenbereichen. 

Analog wird das erste Stichwort zu einer Adresse auch angezeigt über die Registerkarte 

’Adresseninfozentrum’, wobei mit Doppelklick auf die entsprechende Zeile wieder in die 

volle Anzeige aller Stichworte verzweigt werden kann. 




Für die Definition und Bearbeitung der Stichwortklassen und Stichworte stehen verschiedene 

Funktionen zur Verfügung. 




Im Beispiel sind einige automatische Stichworte definiert, wobei z.B. beim ’user’ BON 

automatisch immer der Adressenbereich ’Administration’ eingetragen wird bei Neueröffnung 

einer Adresse. Entsprechend wird auch im Adressensuchfilter dieser Adressenbereich 

als ’default’-Stichwort vorgetragen, kann jedoch über ’Option 2 / ohne Bereiche 

suchen’ auch unterdrückt werden. 

Adressen können auf verschiedene Arten codiert werden, so unter anderem 

- über Adressencodes 30 * 1X, 5 * 2X, 5 * 4X 

- über Adressenstichworte beliebige Anzahl Stichworte in beliebig 

vielen Stichwortklassen 

- über Termine, Adressenbeziehungen, Verwendungsnachweise usw. 




Adressencodes werden vom Anwender aktiviert durch Eröffnen einer Beschriftung zum 

Code, wobei optional je eine Liste erlaubter Eingabewerte definiert werden kann (siehe 

Kontrolldateien für Adressencodes). Zur Verwaltung der Adressencodes stehen verschiedene 

Hilfsprogramme zur Verfügung. 

Das Programm ’Code-Statistik’ ermittelt für einen einzelnen oder eine Kombination von 

zwei Codes (Kreuzstatistik) die Anzahl der jeweilen verwendeten Codewerte. 




Die Kreuzstatistik bringt dann auch noch die Auswertung der Codes in umgekehrter 

Sortierung. 




Das Programm ’Codes bearbeiten’ unterstützt die Aufbereitung eines wählbaren Codes 

(allenfalls auch nur eines auswählbaren Bereiches (z.B. alle, bei denen dieser Codewert 

auf K steht) und bietet diese Adressen an für eine rasche Änderung des ausgewählten 

Codefeldes. 

’Codes automatisch nachführen’ unterstützt die automatische Änderung eines Codes (im 

Beispiel Code 15 / Serienbriefe), wobei allen Elementen, denen bisher ein bestimmter 

Codewert zugewiesen war (im Beispiel X) ein neuer wählbarer Codewert (im Beispiel A) 

zugewiesen wird. 




’Adressencode auf anderen Code kopieren’: im Beispiel wird für alle Kunden (Code X) der 

Weihnachtscode auf ’W’ gesetzt. 

’Code in Stichwort umwandeln’: im Beispiel soll allen Elementen, bei denen der Code 01 / 

Kunden auf ’X’ steht, ein zusätzliches Stichwort zugewiesen werden. 




Das Stichwort muss in der Stichwortkontrolldatei eröffnet sein und kann auch mit Scan / F2 

gesucht werden. Im Beispiel soll jedem Kunden ’X’ ein Stichwort ’Adressenbereich 

Administration’ mit der ’Adresse Typ X’ zugewiesen werden, wobei keine Funktion mitgegeben 

wird. 

’Termin generieren’ zu ausgewählten Adressen: im Beispiel soll allen Adressen vom Typ ’X’ 

ein Termin zugewiesen werden. 




Für alle diese Adressen wird im Beispiel per 18.10.04 ein Messekontakt eingetragen zum 

Mitarbeiter Huerner für die persönliche Einladung an die Orbit. 



Kontrolldateien für Adressencodes 

23.07.2012 / HEN / Ges 

8 Kontrolldateien für Adressencodes 

Innerhalb der MOR ! Adressenverwaltung stehen pro Adresse auf dem Codebildschirm 

die verschiedensten Codes zur Verfügung 

- 30 einstellige Codes 

- 5 zweistellige Codes 

- 5 vierstellige Codes 

- Branchencode (mit separater Kontrolldatei) 

- Regionencode (mit separater Kontrolldatei) 

- Referenz-GL / PL (mit Verbindungzur Mitarbeiterdatei) 

- Referenzadresse (mit Verbindung zu einer beliebigen anderen Herkunftsadresse) 

Die ein- / zwei- / vierstelligen Codes können in den Parameter zur Adressenverwaltung 

individuell beschriftet werden, wobei ein Code durch seine Beschriftung 

aktiviert wird (d.h. ein Code-Feld ist inaktiv / nicht anspringbar, solange es in den 

Parametern nicht beschriftet ist). 


Adressencodes können nach der Aktivierung auf zwei Arten bewirtschaftet werden: 

1. unkontrolliert, d.h. jede alphanumerische Codekombination inklusive 'blank' ist 

zulässig. Der Benützer muss selbst wissen, was eine Codekombination bedeutet. 

Geeignet für einfache mnemotechnische Codes wie z.B. 

- Ja /; Nein 

Männlich / Weiblich / Firma 

2. kontrolliert, wobei die Kontrollwerte über ein spezielles Programm in den Parametern 

gesetzt werden können. Sofern mit kontrollierten Adressencodes gearbeitet 

wird, sind nur die in der Kontrolldatei eingetragenen Werte gültig, d.h. 

auch 'blank / leer' muss als Kontrollwert für den betreffenden Code eingetragen 

sein, sofern als gültiger Feldwert vorgesehen. 

Beispiele: 'blank' unbestimmt 

A 

Anfänger 

F 

Fortgeschrittener 

P 

Professional 




Systemverwaltung Adressen / Parameter / Steuerungsparameter umfasst die Parameter zu 

- Nummern-Generator für Adressennummern (siehe F1) 

- Aktive / inaktive Felder in der Hauptmaske 

- Kontrolle der Adressengrösse für Fenstercouvert (Anz. Zeilen) 




Die Seite 2 / Steuerungsparameter enthält die Beschriftungsfelder für die Adressencodes. 

Maximal können 40 Codes aktiviert werden (30 * 1X, 5 * 2X, 5 * 4X), wobei ein Code erst mit 

seiner Bildschirmbeschriftung aktiv wird (blank – inaktiver Code). Zusätzlich werden über die 

Parameter unten auf dieser Seite auch die Adressenreferenzfelder gesteuert (siehe F1). 

Der Exportfilter steuert Codeumwandlungstabellen, die benötigt werden, sofern Datenbank 

und Officeumgebung auf unterschiedlichen Betriebssystemen laufen (z.B.: Datenbank 

auf Risc-Server AIX; MS-Office auf Novell-Server / DOS oder auf NT Server / W95 

client). Dieser Wert sollte nicht verändert werden vom Anwender. 




kontrollierte Adressencodes: im Beispiel sind die 4 zweistelligen Addressencodes als 

kontrollierte Adressencodes definiert, dh. Im Codefeld kann mit F2 nach den gültigen 

Codekombinationen gesucht werden. 

Gültige Codes zum zweiten Codefeld ’Intern’ 




Gültige Codes zum Feld 'Beruf' 




Adressencodes werden wie folgt definiert: 

- Aktivierung neuer Codes über - Steuerparameter (1 / 2. Bildschirm) 

- Kontrolldaten zu aktiviertem Code über - Adressencodes definieren 



Adressenbeziehungen 

23.07.2012 / HEN / Ges 

9 Adressenbeziehungen 

Adressenbeziehungen dokumentieren über sogenannte Beziehungsarten, wie zwei 

Adressen allenfalls untereinander verbunden sind. Der Anwender kann selbst beliebige 

Beziehungsarten definieren, wie z.B. 

- AG Arbeitgeber / AN Arbeitnehmer 

- PA Privatadresse / GA Geschäftsadresse 

- VA Vater / SO Sohn 

- MU Mutterfirma / TO Tochterfirma usw. 

Beziehungen können vom Anwender aktiv auf jeder Adresse eröffnet werden, 

indem den bearbeiteten Adressen eine Beziehungsart und eine zweite Adresse 

geeignet zugewiesen werden (d.h. eine entsprechende Beziehungsart muss zuerst 

eröffnet sein, bevor eine Adressenbeziehung definiert werden kann). 

Adressenbeziehungen können abgefragt oder im Rahmen von speziellen Auswertungen 

verwendet werden. Zusätzlich werden Adressenbeziehungen bei geeigneter 

Parametrisierung auch im Adressen - Infozentrum angezeigt, wobei die Anzahl 

Beziehungen und die erste bestehende Beziehung angezeigt wird. Mit Doppelklick 

können dann allfällige weitere Beziehungen zusätzlich eingesehen werden. 

Spezielle Beziehungen für Adressenumleitungen 

Als spezielle Variante von Beziehungen sind die Beziehungstypen X1 .. X9 für 

Adressenumleitungen zu Auswertungen, Listen und Etiketten reserviert. 

Beispiel: von einer Adresse existieren mehrere Varianten, z.B. 

- eine Basisadresse (Privatadresse) 

- eine Geschäftsadresse (Arbeitsort) 

Für bestimmte Versände vom Typ X1 soll jeweilen die Geschäftsadresse angeschrieben 

werden, sofern die Basisadresse in die Selektion fällt. Zu diesem Zweck wird der 

Basisadresse eine Beziehung X1 auf die Geschäftsadresse zugewiesen. Zusätzlich 

wird eine Adressenauswertung in den zugehörigen Optionen zum Auswertungs- / 

Etikettentyp so definiert, dass der Beziehungstyp X1 wirkt. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Für alle Auswertungen mit diesem Auswertungstyp wird dann anstelle der gemäss 

Selektion ausgewählten Basisadresse (z.B. Mitgliederadresse) die über X1 definierte 

Umleitungsadresse (im Beispiel Geschäftsadresse) ausgegeben. 

Die 'Xn'-Beziehungen können auch ausserhalb der normalen Adressenauswertungen 

programmtechnisch ausgewertet werden für Postadressen und Kurzadressen, indem 

den entsprechenden Modulen der gewünschte Beziehungstyp mitgegeben wird im 

Arbeitsfeld 

- MAD ARB POSTADR AB TYP, respektive 

- MAD ARB KURZADR AB TYP 

Bei Verwendung einer 'Xn'-Beziehung zu einer Adresse kann zusätzlich auf der 

Adressenbeziehung selbst ein Parameter 'blank / 1' gesetzt werden, wobei gilt 

- 'blank' aktive, gültige Beziehung 

- '1' inaktive, Beziehung (Korrespondenz stopp) 




Adressenbeziehungen können in der Adressenverwaltung / Systemverwaltung unter Option 7) 

Beziehungstypen definiert werden. 

Ein Beziehungstyp besteht immer aus einem Paar zusammengehöriger Begriffe, z.B. 

Arbeitgeber 

Arbeitnehmer 

Mutterfirma 

Tochterfirma 

Verheiratet mit .. (Mann) 

verheiratet mit .. (Frau) usw. 

Diese Begriffe sind charakterisiert durch einen Kurzcode (je 2X) sowie eine Bezeichnung und 

eine Kurzbezeichnung zum Beziehungstyp gesamthaft. 




In der Adressenverwaltung kann in der Steuerleiste die Option ’Beziehungen’ aktiviert 

werden, über die zwei Adressen über einen bereits vordefinierten Beziehungstyp miteinander 

in Beziehung gebracht werden können. 

Im obigen Beispiel sind dies z.B. 2 Arbeitnehmeradressen, die über die Beziehung Arbeitnehmer 

/ Arbeitgeber je mit der Grundadresse Morf Architekten in Beziehung gebracht 

worden sind. 




Beziehungen können auch im Adressen-Infozentrum aktiviert werden, wobei in der ersten 

Stufe die erste Beziehung zur Adresse angezeigt wird. Mit Doppelklick auf diese Zeile 

werden dann auch die weiteren Beziehungen angezeigt. 




Umleitungsbeziehungen für Adressenauswertungen können über Etikettentypen definiert 

werden. Dabei kann in den Optionen 1) zur Auswertung ein Beziehungstyp eingegeben 

werden (im Beispiel X1), der als Umleitungstyp wirkt, sofern zur Adresse eine entsprechende 

Umleitadresse mit diesem Typ existiert. 




auf der Korrespondenzadresse X1 ist ein Korrespondenzstop ’1’ gesetzt, der bis zur ev. 

späteren Aufhebung den Versand an diese Adresse verhindert, sofern mit X1 ausgewertet 

wird. 






Anwender- und Systemparameter 

23.07.2012 / HEN / Ges 

10 Anwender- und Systemparameter 

Die Adressenverwaltung kann in ihren Eigenschaften über verschiedene Parameter 

und Kontrolldateien beeinflusst werden, die in zwei Menus zusammengestellt sind 

Anwenderparameter mit den Kontrolldateien für: 

- Anreden / Anredecodes 

- Postvermerke 

- Versandarten 

- Länder 

- Regionen 

- Branchen 

- Textbausteine MOR ! Office 

- Statistikcodes 

- Spezifikationen 

Systemparameter mit den Kontrolldateien für: 

- Kantone 

- Postleitzahlen / Ortschaften 

- Postbünde und Postbotendateien 

- Systemparameter für 

- Steuerung der Adressenverwaltung 

- Vorgabewerte für neue Adressen 

- Etikettentypen / Etikettenparameter und Etikettensteuerung 

- PTT Parameter (Bundsortierung) 

- Serienbriefe 

- Exportfilter 

- Druckerparameter 

- Adressen Spezifikationen 

- Druck von Einzahlungsscheinen 

- Adressencodes definieren (Kontrollsteuerung für die 40 Adressencodes) 

- Steuerangaben für das Adressen-Infozentrum 

- Kontrolldateien für automatische Stichworte, die bei der Adresseneröffnung 

zugewiesen werden 

- Kontrolldaten für Beziehungstypen 

- Abfragen, Listen und spezielle Verarbeitungen in Zusammenhang mit den 

Systemparametern zur Adressenverwaltung. 




Das Menu für die Anwenderparameter zur Adressenverwaltung 

Anredecodes und die sprachabhängige Umsetzung in Anreden für Briefe und Couvertanschriften 




Postvermerke (sprachabhängig) 

Versandarten 




Kontrolldatei für Ländercodes mit zugehörigen Steuerparametern für die Adressenaufbereitung 

(siehe F1 / Hilfe) 

Kontrolldatei für Regionen, die vom Anwender frei definiert werden können 




Kontrolldatei für Branchen, die vom Anwender frei definiert werden können 

Kontrolldatei für Textbausteine zu MOR ! Office, u.a. die sprachabhängigen Bezeichnungen 

für die 12 Monate 




Texte zu den Statistikcodes für die Statistikwerte, die einer Adresse in der Mitglieder- 

Verwaltung zugeteilt werden können. 

Adressenspezifikationen 




Das Menu für die Systemparameter zur Adressenverwaltung, dh. für Parameter, die bei 

unsachgemässer Veränderung zu Fehlern führen können und deshalb nur von speziell 

geschulten Anwendern verändert werden sollten. 

Kontrolldatei für Kantone CH 




Kontrolldatei für Postleitzahlen und Ortschaften, die über Internet auch durch die Post 

nachgeführt werden. 

Die speziell von der Post zur Verfügung gestellte Datei für Postbünde, die für bundsortierte 

Adressenversände zur Anwendung kommt (Option Bundsortierung und Option Postbotensortierung). 

Entsprechend erfordert auch die Kontrolldatei für die Postbotensortierung, die 

ca. 40 MB gross ist, ein entsprechendes Fachwissen und Ausbildung für deren Einsatz. 




- Das Parametermenu zu Adressenverwaltung, das verschiedenste systemorientierte 

Parameter umfasst, die im Normalfall nur von speziell geschulten Benutzern verändert 

werden sollten. 

- Automatische Stichworte, die bei Neueröffnung einer Adresse automatisch eingefügt 

werden können. 

- Beziehungsarten zwischen Adressen zur gegenseitigen Verknüpfung von Adressen 

Abfragen, Listen und spezielle Verarbeitungen im Zusammenhang mit den Kontrolldateien 

zur Adressenverwaltung. 






Vordefinierte Adressenauswertungen 

23.07.2012 / HEN / Ges 

11 Vordefinierte Adressenauswertungen 

Das Modul 'vordefinierte Adressenauswertungen' unterstützt den Anwender bei 

der Definition von Selektionen und Sortierungen für Adressen aus dem gesamten 

Adressenstamm. Es umfasst die beiden Module 

- Auswählen einer vordefinierten Auswertung und aufbereiten der entsprechenden 

Adressen für eine Ausgabe wahlweise als 

- Adressenliste 

- Adressenetiketten oder spezielle Verarbeitungen 

- Serienbriefe (über MOR ! OFFICE) 

- ESR-Einzahlungsscheindruck 

Je nach den installierten Bereichen stehen dem Anwender für die Selektion die 

unterschiedlichsten Datenfelder aus der Adresse und weiteren damit verbundenen 

Bereichen zur Verfügung. 

- Definieren von Selektionen und Sortierung für Adressen und speichern dieser 

Definitionen als 'vordefinierte Auswertungen' unter einer frei wählbaren 

Bezeichnung 

Eine vordefinierte Auswertung umfasst eine beliebige Auswahl von Selektionsfeldern, 

die über die nachstehend aufgeführten Selektionsbildschirme definiert 

werden können. 

- Adressen-Nummern - bis 10 Nummerbereiche von / bis 

- Regionen / Kantone - bis 5 Regionenbereiche 

- bis 5 Regionsgruppen 

- bis 10 Kantone 

- Adressencodes - alle vom Benützer aktivierten Codes (je 

mit Selektion von / bis) 

Spezialfall: Selektion von Adressen, bei 

denen ein Code 'leer' ist. Mit der Annahme, 

dass der Codewert '!' (Ausrufezeichen) 

nicht verwendet wird, können 

'leere' Codes selektiert werden mit der 

Selektion 'blank' bis '!' ('blank' bis 'blank' 

wird vom Programm als 'alle Adressen' 

interpretiert). 




23.07.2012 / HEN / Ges 

- Kontrollfelder zur Adresse - Löschstatus 

- Mutations- / Erfassungsdatum 

- Securitygruppe 

- Postleitzahlen - bis 10 Plz-Nummernbereiche von / bis 

- Branchen - bis 10 Branchen von / bis 

- bis 5 Branchengruppen 

- Adressenstichworte - bis 5 Stichwortgruppen, dazu mit UND 

verbunden zwei weitere Stichwortgruppen, 

die je inklusive / exklusive 

definiert werden können, dh die Selektion 

nach Stichworten unterstützt auch 

eine Auswahl vom Typ 'UND NICHT' 

Klasse / Stichwort. 

- Länder - bis 5 Länder / Landesgruppen 

- Sprachen - 1 ... 5 Sprachen 

- Verbände / Kommissionen / Kurse - Bereichswahl Kommissionen / Kurse 

- Auswahl eines Kurses / Kommission 

- Selektion einer Funktion im Kurs, z.B. 

Lehrer, Präsident etc. 

- Mitglieder / Abonnenten - diverse Selektionsfelder (she Beilage) 

- Stichtag der Auswertung (betreffend 

Gültigkeit von Mitgliedschaften) 

- Kategorie oder DL von / bis 

- allenfalls nur bezahlte DL 

- Eintritt- / Austrittdatum und Code 

- Sektion 

- Geburtsdatum 

- Zeitungscode / Werbeabocode 

- bis 24 Statistikgruppen von / bis 

- Termine - Selektion nach Aktionen, Mitarbeiter, 

Termindatum, Erledigungsdatum 

- Spenden - Selektion nach Spendenbetrag minimal 

/ Projekt / Periode des Spendeneinganges 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Die Selektionsbereiche wirken dabei wie folgt: 

- innerhalb eines Selektionsbildschirmes werden die Felder mit 'ODER' verbunden, 

dh eine Adresse muss entweder die 

- Bedingungen 1, 2, .... oder 4 erfüllen, damit sie in die Auswahl aufgenommen 

wird 

- zwischen den einzelnen Selektionsbildschirmen wirkt die 'UND' Bedingung, dh 

aus jedem der angewählten Selektionsbildschirme muss minimal ein Element in 

die Selektion passen, damit die Gesamtselektion ein Resultat bringt 

- Spezialfall 'Adressenstichworte' umfasst 

- 5 Stichwortbereiche mit 'ODER' und zusätzlich 

2 Stichwortbereiche, die wahlweise mit UND / UND_NICHT verbunden 

werden 

Stichworte bieten damit umfassendere Selektionsmöglichkeiten als alle anderen 

Datenfelder, was allenfalls beim Entwurf einer Anwendung von Bedeutung 

sein kann für die Wahl, ob Zusatzdaten zu den Adressen als 

- Codes 

- Stichworte 

- Termine usw. 

erfasst werden sollen. 

Nähere Angaben zu den einzelnen Selektions-, Sortierungs- und Auswertungsbereichen 

können den beiliegenden Bildschirmdarstellungen entnommen werden 




Das Menu zu den allgemeinen Adressenauswertungen bietet die Möglichkeit, 

- zu einem früheren Zeitpunkt vordefinierte Auswertungen direkt auszuwerten 

(Suche über Scan / F2) 

- neue Auswertungen zu definieren (Sort / Selektion / Art der Auswertungen) 

und unter wählbarem Namen abzulegen 

Auswahl einer vordefinierten Auswertung nach Scan / F2 




Der Grundbildschirm zu einer vordefinierten Auswertung, wobei hier z.B. alle Auswahlbereiche 

’Adressen-Nr ...... Termine’ aktiviert sind für eine Auswertung mit Adressenliste und 

Serienbriefen. Im Normalfall führt eine solche Selektion mit ’UND’ über die verschiedensten 

Datengruppen sehr rasch zu einer Nullmenge, dh. es werden keine Adressen gefunden, die 

ein so komplexes Profil erfüllen. Deshalb werden jeweilen nur diejenigen Bereiche auf ’Y’ 

gestellt, zu denen echte Einschränkungen / Selektionen erfolgen sollen. In nicht aktivierten 

Bereichen wird dann automatisch keine Selektion durchgeführt. Aktiviert man einen 

Bereich, gibt dort jedoch keine oder nur nichtwirksame Selektionskriterien ein, so ist das 

Resultat zwar dasselbe, aber das Programm muss mehr testen und deshalb dauert dann 

die Auswertung länger. 

Selektionen innerhalb eines Auswahlbildschirmes sind untereinander mit ’ODER’ verbunden 

(die ein oder die andere Bedingung muss erfüllt sein), also z.B. 

- von Postleitzahl 4000 ... 4999 ODER 

von Postleitzahl 6000 ... 6999 

Selektionen zwischen verschiedenen Auswahlbildschirmen sind untereinander durch ’UND’ 

verbunden (beide Bedingungen müssen erfüllt sein), also z.B. 

- von Adressennummer 100'000 ... 199'000 UND 

von Postleitzahl 8'000 ... 8’999 

Die Zusatzbereiche - Mitglieder 

- Kommissionen / Arbeitsgruppen 

- Spenden 

- Termine sind nur aktiv, wenn die jeweiligen Arbeitsbereiche 

installiert sind auf dem betreffenden System. 




Selektion über Adressennummern 

max 10 Nummern-Bereiche von / bis 

Scan / F2 ist unterstützt 

Selektion über - 5 Regionenbereiche von / bis 

- 10 Regionengruppen 

- 10 Kantone 




Selektion über alle vom Benutzer aktivierten Codes (aus max. 40 Codes) 

30 einstellige Codes 

5 zweistellige Codes 

5 vierstellige Codes 

Selektion über Kontrollstatus und Erstellungs- / Änderungsdatum der Adresse 




Selektion über max. 10 Postleitzahlengruppen von / bis PLZ 

Selektion über max. 10 Branchen von / bis (Scan / F2 unterstützt) und 5 Branchengruppen. 




Selektion mit ’ODER’ über max. 5 Stichwortklassen von / bis (Scan / F2 unterstützt) in ’UND’- 

Kombinationen mit 2 * je einer Stichwortklasse, die wahlweise unter der Bedingung ’MIT / 

OHNE’ zusätzlich einbezogen werden kann. Stichworte bilden damit eine Codierungsform 

für Adressen, die komplexe Auswertungen unterstützen. 

Selektion über 5 Länder (Scan / F2 unterstützt) und 5 Ländergruppen 




Selektion über max. 5 Sprachcodes (Scan / F2 unterstützt), z.B. 1 – deutsch 

und 2 – französisch 

Bei aktivem Bereich Kommissionen / Kurse 

Selektion über 

- Kommissions- / Kursbereich 

- Funktionsstufe 




Bei aktivem Bereich Mitglieder / Abonnenten 

Selektion über 

Kategorien Dienstleistungen Ein- / Austrittsdatum und Code 

Sektionen Zeitungsart nur Werbeabonnemente 

Bei aktivem Bereich Mitglieder Selektion über max. 12 Sektionen (Scan / F2) 




Bei aktivem Bereich Termine 

Selektion über damit verbundene Felder 

- Aktionen / Aktionsgruppen und Mitarbeiter 

- Termin-Datum / -Erledigungs-Datum 

Bei aktivem Bereich Spenden 

Selektion über damit verbundene Felder 

- Spendentotal 

- Auswertungsperiode 

- Spendenprojekt 

- nur Neuspender 

- Spendentotal Periode 

- Einzelspende in Periode 




Mit Abschluss der Selektionsbildschirme kann jetzt noch die Sortierung für die so ausgewählten 

Adressen definiert werden. 

Für Adressenlisten kann zusätzlich definiert werden, welche Felder der Adresse in die Liste 

übernommen werden sollen, wobei minimal eine Auswahlzeile mit ’Y’ belegt werden muss. 




Für die Variante Serienbriefe (bedingt die Option MOR ! OFFICE) können ergänzend weitere 

Felder übergeben werden. Das Spezialfeld ‚’Abteilung’ wirkt dabei bei Firmenadressen mit 

Bezug auf eine einzelne Person (z.B. den Geschäftsleiter) so, dass für allgemeine Serienversände 

an bestimmte Abteilungen (z.B. Einkaufsabteilung) diese direkten Personenbezüge 

durch den in diesem Feld eingegebenen allgemeineren Abteilungsbezug ersetzt 

werden. 

An dieser Stelle können über Option 1) auch noch individuell einzelne zusätzliche Adressen 

beigefügt werden, die über das Adressen-Online-Suchmodul ausgewählt werden können. 

Für vordefinierte Auswertungen können anstelle der Adressenselektion mit bis zu 10 Adressnummerngruppen 

’von / bis’ wahlweise auch einzelne Adressennummern vom Anwender 

ausgewählt und für die Auswertung gespeichert werden. Zu dieser Variante ist darauf 

hinzuweisen, dass 

- bei Auswahl einzelner Adressennummern über Option 1) sämtliche anderen Selektionsgruppen 

ausgeschaltet werden und nicht wirken innerhalb dieser Auswertung 

- diese Variante nur zur Verfügung steht innerhalb des Menupunktes ’Auswertung definieren’. 

Die so definierte Auswertung ist dann vorgängig zu speichern und kann 

anschliessend ausgeführt werden. 




Zur Selektion soll nur diejenige nach Adressen-Nummer ausgewählt werden, da in Verbindung 

mit der Selektion einzelner Adressen alle anderen Selektionsbildschirme unwirksam 

sind. Mit Option 1) kann jetzt in die Einzelauswahl von Adressen-Nummern umgeschaltet 

werden, wobei die Auswahl auch mit Scan / F2 unterstützt ist. 






Etikettenformate (Laser- / Matrixdrucker) 

23.07.2012 / HEN / Ges 

12 Einrichten von Laseretiketten und Matrixetiketten 

12.1 Automatisch generierte Etikettentypen 

Verschiedene Etikettenformate werden automatisch generiert: 

- Laseretiketten 3x7 PDF 




12.2 Standardetikettentypen generieren / Zweckform / Matrixetiketten 

Beim Anwahl des Programmes Etikettentypen können mit dem Button „Standardtypen 

erstellen“ weitere Etikettentypen automatisch erstellt werden: 

- Zweckform-Etikettentypen erstellen: erstellt ca. ein Dutzend geläufige Zweckform-Etikettentypen 

- Etikettentypen: erstellt weitere Etikettentypen, vor allem für Matrixdrucker. Falls 

keine Matrixdrucker im Einsatz sind, ist es nicht notwendig, diese Option anzuwählen. 

Nach Betätigung des Buttons sind die Etikettentypen generiert, die 

Etikettentypen müssen nun durchgesehen werden, und die Felder „Form-ID“ und 

„Printer-ID“ kontrolliert werden. 

12.3 Individuelle Etikettentypen definieren 

Im Programm „Etiketten-Typen / Verarbeitungs-Typen“ kann mit dem „Neu“ Button 

(oben in der Toolbar-Leiste) oder alternativ mit der Funktionstaste F9 der Erfassmodus 

gestartet werden. Im Feld „Etikettentyp“ ist ein eindeutiger Name zur Identifikation 

des Etikettentypes einzugeben. Im Feld Printer „Form-ID“ ist für Laserdrucker 

„PDF_H_OR“ einzugeben (falls A4 Quer: „PDF_Q_OR“). Im Feld „Drucker-ID“ ist für 

Laserdrucker „LOCAL“ einzugeben. Im Feld „Applikation“ und „Programmname“ ist 

der technische Programmname einzugeben (sofern ‚leer’ wird automatisch der 

Programmname für Laseretiketten eingetragen). Im Bildschirm „Optionen“ werden 

für selbstdefinierte Formate die Anzahl Etiketten in horizontaler und vertikaler Richtung 

pro A4-Seite eingetragen. Es kann ein nicht bedruckbarer Rand ausgespart 



Etikettenformate (Laser- / Matrixdrucker) 

23.07.2012 / HEN / Ges 

werden, indem die Anzahl nicht bedruckbare Zeichen links und die Anzahl nicht 

bedruckbare Zeilen oben eingegeben werden. Der Etikettendruck verteilt die Etiketten 

gemäss diesen Vorgaben auf dem A4-Blatt, und spart oben und unten, links 

und rechts den vorgegebenen Rand aus. Alternativ kann die Zweckform-Nr. eingetragen 

werden, welche diese Werte übersteuert. 

Mit den Optionen „Vertikale Justierung“ kann festgelegt werden, ob die Etikette 

vertikal zentriert oder nach oben bzw. unten bündig gedruckt werden soll. Die 

Option ist fakultativ, ohne Eingabe wird vertikal zentriert. 

Mit der Option „Max. Zeilenzahl“ kann die Adresse gekürzt gedruckt werden. Die 

Option ist fakultativ, es werden maximal 8 Adressenzeilen gedruckt; falls weniger 

Platz auf der Etikette verfügbar ist, kürzt das Etikettenprogramm die Adressenzeilen 

automatisch. 

12.4 Drucken von Laseretiketten und Matrixetiketten 

Beim Drucken von Laseretiketten als PDF-Datei ist darauf zu achten, dass „ohne 

Skalierung“ gedruckt wird. Nur so wird die vom Programm errechnete Positionierung 

auf das Papier korrekt übertragen. 

Falls die Etiketten mit Winprint bzw. Rawprint gedruckt werden, ist darauf zu achten, 

dass 

- der Ausdruck mit den korrekten für den Etikettendruck vorgesehenen „Form-ID“ 

und „Drucker-ID“ gestartet wird, und 

- die Druckertreiber (PPAR) eingerichtet sind 

- Winprint bzw. Rawprint installiert sind. 

Als zusätzliche Parameter für den Etikettendruck können mitgegeben 

werden 

- Adressnummer in Etikette eindrucken (oben rechts) Y/N 

- Titel- / Schlussetikette drucken mit Detailangaben zum Druck (Anzahl 

Adressen) 


MOR ! TIME / Adressen 

Weihnachtsadressen auswerten 

23.07.2012 / HEN / Ges 

13 Weihnachtsadressen auswerten 

In Zusammenhang mit der Auswertung der Adressendatenbank für Weihnachtsadressen 

treten spezielle Fragen wie folgt auf: 

1. je nach Aufbau der Adressendatei sind bei Firmaadressen mehrere Bezugspersonen 

gespeichert, wobei man aber nicht jeder Person einzeln eine Weihnachtskarte 

senden möchte. Stattdessen möchte man eine einzige Adresse 

ausdrucken, in der mehrere Personen aufgeführt werden. 

2. desgleichen ist es bei kleineren Firmen, zu denen nur eine einzige Bezugsperson 

existiert, aber beim Kunden doch Kontakt zu verschiedenen Personen besteht, 

für die Weihnachtskarte allenfalls idealer, wenn gar keine Bezugsperson in die 

Adresse eingefügt wird. 

3. ein dritter Punkt betrifft die Unterschriften auf der Weihnachtskarte, wobei allenfalls 

auch weitere Mitarbeiter der eigenen Firma unterschreiben sollen, die mit 

dieser Adresse in Kontakt gestanden haben. Damit die Unterschriften effizient 

eingetragen werden können, sollten die Adressenetiketten nach Projektleiter sortiert 

werden. 

Diese drei Punkte können mit einem speziellen Auswertungsprogramm und ergänzenden 

Eingaben wie folgt gelöst werden: 

1. Etiketten mit frei wählbarem Text (z.B. mehrere Namen) pro Adresse 

Zur Adresse ist ein Textfeld '!XM' zu erfassen, in dem diese Namen einzutragen 

sind, z.B. 

!XM 

Hr P. Müller, Hr M. Ebert 

Dieser Text (1 Zeile mit maximaler Länge 30X) wird in der entsprechenden 

Firmaadresse anstelle des direkten Personenbezuges eingefügt. 

2. Bezugsperson weglassen: Diese Druckvariante kann analog zu Punkt 1 mit einem 

Text '!XM' erreicht werden, in dem an Pos. 1 als einziges ein Minuszeichen eingefügt 

wird. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

In der Auswertung für Weihnachtskarten /-etiketten muss in den Etikettentypen der 

Aufruf 'MAD_WEIHNACHTSKARTEN-MOR' eingefügt werden mit dem Programmtyp 

'JOB'. Dieser Job interpretiert zusätzlich auch ein Stichwort Weihnacht (ersatzweise 

einen Adresstext !XP), in dem weitere Projektleiter eingetragen werden können, die 

zusätzlich zu den beiden primären Referenzen im Codebildschirm 'zuständiger Gl' 

und 'PL' eine spezielle Sortierung der Auswertung nach diesem 'Weihnachts-PL' zur 

Folge haben. 

- zuständiger GL und PL 

Diese beiden Mitarbeiterkennzeichen werden unten auf dem Codebildschirm zur 

Adresse eingetragen und sollten generell obligatorisch gesetzt werden, damit 

festgelegt ist, wer für die Adresse zuständig ist. 

- Weitere PL, die mit dem Projekt verbunden sind (z.B. Stellvertreter, Teilprojektleiter 

etc.). 

Diese Projektleiter können unter einem speziellen, freien Stichwort in der reservierten 

Stichwortklasse WEIHNACHT festgehalten werden. 

Beispiel: WEIHNACHT ABC DEF GHI 

Die Projektleiter mit dem Kennzeichen ABC, DEF, und GHI sind weitere Projektleiter, 

die beim Kunden aufgetreten sind. 

Die Auswertung 'Adressenetiketten nach Projektleiter sortiert' ist eine spezielle 

Auswertung für den Druck von 'Etiketten' (nicht Listen) mit Unterteilung nach Projektleiter, 

sodass die entsprechende Anzahl Weihnachtskarten zur Unterschrift durch die 

Projektleiter bereitgelegt werden kann. Die Auswertung ist in diesem Sinne zweckgebunden. 

Codierung für Weihnachtsadressen 

Die nachfolgende Aufstellung ist als Beispiel zu verstehen, wie Weihnachtsadressen 

für die Selektion z.B. über einen Code 'XMAS' codiert werden können. Auch eine 

andere Selektionsvariante, z.B. über ein geeignetes Stichwort wäre ebenso möglich. 

Bei Adressen, an die keine Weihnachtskarte versandt werden soll, ist der Code 'leer' 

zu lassen', sodass z.B. die Selektion von 'K - X' gewählt werden kann für die Auswahl 

aller automatisch auszuwertenden Etiketten für den Weihnachtsversand. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

- Code 'X': normale Adresse, keine besondere Behandlung beim Weihnachtskartenversand 

- Code 'S': Weihnachtskarte, Adressen werden über Adressentext '!XM' oder von 

Hand geschrieben, da weitere Personen angesprochen werden sollen (Versand 

durch Sekretariat) 

- Code 'K': kein Personenbezug bei Adresse 

- Code 'M': Weihnachtskarte für Mitarbeiter, werden persönlich geschrieben 

Weitere Codes können verwendet werden für Etiketten einzelner Mitarbeiter, die 

Kunden speziell anschreiben wollen. 



Adressen löschen und umkopieren 

23.07.2012 / HEN / Ges 

14 Adressen löschen und umkopieren 

Die zentrale Adressenverwaltung enthält Adressen aus den verschiedensten 

Bereichen, die hier einheitlich und zentral verwaltet werden. Eine Adresse kann 

dabei gleichzeitig in mehreren / vielen Bereichen verwendet werden, z.B. als 

- Mitarbeiter (Lohn) 

- Terminverwaltung 

- Debitor / Kreditor 

- Mitglied 

- Zeitungsabonnent 

- Mandant 

- Kurs- / Kongressteilnehmer 

- Briefadresse im Office 

- Spender / Gönner in der Spendenverwaltung usw. 

Die Adresse selbst wird dabei nur einmal gespeichert, und aus dem betreffenden 

Bereich erfolgt nur ein Verweis auf die zugehörige Adresse. Dies bedeutet nun aber, 

dass Adressen nicht einfach gelöscht werden dürfen, wenn ein Anwender glaubt, 

eine Adresse nicht mehr zu benötigen, da sie ja allenfalls in einem anderen Bereich 

doch noch aktiv sein kann. 

Zu löschenden Adressen wird zuerst im Feld ’Kontrolle Löschung’ der Wert 3 (löschbereit) 

zugewiesen. Die entsprechend markierten Adressen können mit je einem 

Programm im Adressen-Menu gemeinsam oder einzeln gelöscht 

werden, wobei im Programmablauf kontrolliert wird, ob die Adresse noch irgendwo 

aktiv im Einsatz steht. 

MSP bei aktiver Spendenverwaltung, müssen die Spendeneingänge auf eine 

Sammeladresse umkopiert werden, damit die Statistiken weiterhin gleiche Umsatzwerte 

aufweisen. 

Löschsperren verhindern allenfalls, dass Adressen-Nummern gelöscht werden, falls 

die Adresse noch gewisse Zusatzdaten enthält oder in anderen Programmbereichen 

noch aktiv verwendet wird. Es gelten folgende Löschsperren: 

MAD In der Adressenverwaltung darf die Adresse keinen Verweis auf eine Hauptadresse 

haben. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

MDE In der Debitoren- und Kreditorenverwaltung darf der Kunde keine offenen 

Rechnungen aufweisen. Umsätze müssen auf einen Sammeldebitor übertragen 

werden. 

MMV In der Mitgliederverwaltung muss das Mitglied selbst auch löschbereit sein mit 

dem Kontrollstatus = 3 und ein Austrittsdatum gesetzt haben. 

MVK In Kommissionen darf die Adresse kein Mitglied einer Kommission und keine 

Veranstalter-Adresse sein. Für die Kursverwaltung gilt ebenso, dass die Adresse keine 

Veranstalter-Adresse, kein Kursdebitor, Lehrer oder Teilnehmer sein darf. 

MPL In der Lohnverwaltung darf die entsprechende Adresse nicht eine Lohn-Firma 

sein. Betrifft der Verweis eine Mitarbeiteradresse, so muss der entsprechende 

Mitarbeiter mindestens seit 2 Jahren ausgetreten sein. 

Das Löschprogramm für mehrere Adressen meldet nach einem ersten Aufbereitungsschritt 

für jede Adresse, ob sie löschbereit ist oder ob eine der obigen 

Bedingungen der Nicht-Löschbarkeit zutrifft. Damit allfällige Statistiken und wichtige 

Einträge nicht verloren gehen, werden einzelne Dateien, die zur gelöschten Adresse 

gehören, nicht gelöscht sondern auf die angegebene Sammeladresse oder 

Umlageadresse umkopiert. Die folgenden Ausführungen gelten auch für das 

Programm zum Umkopieren oder Löschen einer einzelnen Adresse in der Variante 

löschen. 

Die Tabelle zeigt die gelöschten (*) oder umkopierten (#) Zusatzdaten zur Adressen 

je Datei und je Programmbereich. 

Einzeladresse Löschen und Adr 

MAD Adressen: gelöscht werden alle zugehörigen 

* AB Beziehungsadressen 

* ADRB Bundinformationen 

* ADRD Dokumente 

* ADRE Bundfehler 

* ADRK Kontakte und Kontakt-Texte 

* ADRT Telefone 

* ADTX Texte 

* ASP Spendeninformation (Die Spenden selbst werden auf die Sammeladresse 

umkopiert) 

* AWFS Auswertungsdefinition zur Löschadresse 




23.07.2012 / HEN / Ges 

* STW Stichworte der Adresse 

* ZAD Zusatzadressen 

MDE Im Debitoren und Kreditorenbereich werden folgende Zusatzdaten gelöscht: 

* ALS Abgleich Lieferschein/Wareneingang mit Kred-Rechnungen 

* DEA Debitorenanschriften 

* DEB Debitor 

* DEBA Debitoren- 

* DEBR Rg-Zahlungsverfahren 

* DED Dauer-Zahlungsaufträge 

* DET Texte 

* DEZ Zahlungsverbindungen/ Bankkontoangaben 

Umkopiert werden folgende Daten: 

# DEU Umsätze auf Sammelkunde 

# DREC Sammelrechnungen 

# JOU Buchungen 

# KPG Kd-Preisgruppen 

# PRU Provisions-Umsätze 

# RCM Mahnungen 

# REC werden umkopiert auf Sammelkunde 

MLA Die Lagerverwaltung löscht folgende Einträge: 

* ALI Lieferanten eines Artikels 

* LIE Lieferantenadressen 

* PRE Spezialpreise mit dieser Adressennummer 

Umkopiert werden alle weiteren Dateien (#), welche Umsätze je Adresse speichern. 

Dies trifft vor allem zu auf 

# ABW Artikelbewegungen und 

# ARU Umsätze zu. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

MLE Im Programmbereich Termine und Leistungsabrechnung wird nichts gelöscht. 

# TER Termine: Einträge werden umkopiert auf Sammeladresse 

# RAP Rapporte: Mandat-Nummer umkopiert auf Sammeladresse 

Obige Angaben gelten auch für die Bereiche MFA Fakturierung aus Rapporten, MLN 

(Nachkalkulationen) und MRT (Verwaltungs- und Treuhandmandate). 

MLI Im Bereich Liegenschaften / FIBU TK wird ebenfalls nichts gelöscht. Alle entsprechenden 

Dateien werden umkopiert (#) auf die Sammeladresse (alte Mieter, alte 

Besitzer, alte Mandate,....). Einzig die Datei 

* INT Interessenten wird gelöscht 

MMV In der Mitgliederverwaltung werden alle alten Einträge des ausgetretenen 

Mitgliedes gelöscht, sofern solche noch vorhanden sind. Es betrifft folgende Dateien: 

* FDL Zu fakturierende Dienstleistungen 

* LOG Änderungsangaben 

* MCH Mitglieder Checks 

* MDL Dienstleistungen inklusive MDLA, MDLK, MDLT 

* MFV Fahrzeugversicherung 

* MKFZ Angaben zu Fahrzeug 

* MPA Pannen und Schaden, MSM Schadensmeldungen 

* MTG Mitglied selbst 

MPL In der Personal und Lohnverwaltung werden alle zugehörigen Dateien gelöscht 

(*). Dies betrifft EAT (Ein- und Austrittsdaten), EST, KIN (Kinder), KST, LAA, LAM, LVA, 

LVM (Aufbereitete und verbuchte Lohnaufträge), MBZ (Basiszahlen), MEZ (Bankangaben), 

MIF (Faktoren), MIH (History), MIL (Lohnaufträge), MIZ (Codes), PEL 

(Stammeintrag), ZTK, ZTP (Zahlungsaufträge). 

MSP Alle Dateien der Spendenverwaltung werden umkopiert (#). Dies gilt neben 

den Spendenerträgen auch für Patenschaften und Patenschaftsverträge. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

MVK Kommissionen und Kurse: Da die Adresse gemäss Löschkontrollen nicht 

vorkommen darf, sollten vor dem Programmaufruf entsprechende Adressen in 

Kommissionen und Kursen gelöscht oder durch neue Adresse ersetzt werden, oder 

allenfalls können auch die Kurse selbst gelöscht werden. 

MWI Alle Dokumente der MOR ! OFFICE Verwaltung werden umkopiert (#) auf die 

Sammeladresse. In diesem Bereich gelten eigene Löschkriterien für die Dokumente 

selbst. 



Frei definierbare Stichwortlisten (Option) 

23.07.2012/ HEN / Ges 

15 Frei definierbare Stichwortlisten (Option) 

Anwender stehen oftmals vor der Aufgabe, dass sie zu den Adressen zusätzliche 

Felder mit freiem Inhalt (Text, Zahlen, Datenfelder) erfassen und diese in speziellen 

eigenen Listen auch wieder auswerten möchten. Zu diesem Zweck kann das System 

der 

- Stichwortklassen / Stichworte 

effizient und flexibel verwendet werden. Für das folgende wird dabei vorausgesetzt, 

dass die Grundlagen zu Stichwortklassen / Stichworten, die andernorts bereits 

beschrieben sind, dem Anwender geläufig sind. Neue Stichwortklassen (9 x) und 

Stichworte in den einzelnen Klassen (15 x) können vom Anwender selbst beliebig als 

Stammdaten eröffnet werden. Jedes Stichwort umfasst dabei die folgenden Daten: 

- Stichwortklasse / Gruppe, z.B. 

- Beruf Beruf 

- Ausbildung Ausbg 

- Genossenschaftskapital GKapital 

- Geburtsdatum GebDatum 

- Stichworte innerhalb der Klasse, z.B: 

zu Klasse Beruf 

A Architekt 

B Bauingenieur 

KV KV-Abschluss usw. 

zu Klasse Genossenschaftskapital 

(Fr.) 1'000 

2'000 etc. je nach Höhe des gewünschten Kapitals 

zu Klassen Geburtsdatum z.B. 

15.01.1999 

- ein Code zum Stichwort als Erfassungskontrolle 

0 alphanumerisches Stichwort (Text und Zahlen) 

1 numerisches Stichwort (gültige Zahl) 

2 Datum 




23.07.2012/ HEN / Ges 

- ein Text zum Stichwort; genauere Beschreibung des Stichwortes, z.B: 

Beruf B mit Text 'Bauingenieur' 

Sofern bei der Zuweisung eines Stichwortes zu einer Adresse kein Text eingegeben 

wird, dh. das Feld leergelassen wird, dann wird automatisch dieser Text 

aus den Stammdaten bei der Adresse beigefügt, im anderen Fall wird der vom 

Benützer eingegebene Text gespeichert (z.B. Abschluss ETHZ 9.84) 

- eine Funktion zum Stichwort; hier nicht verwendet 

Derartige in den Kontrolleingaben zu Stichworten erfasste Stichwortstammeinträge 

können jetzt den einzelnen Adressen beliebig zugewiesen werden (fakultativ) über 

- Adressen Steuerliste / Stichworte, oder 

- Adressen Infozentrum / Stichworte, 

Dabei werden die Funktionen ADD / CHG / DEL (F9, F12, F10) normal unterstützt. 

Mit der Eingabe von Stichworten stehen diese dann pro Adresse über die obigen 

beiden Funktionen auch wieder zur Abfrage zur Verfügung, wobei im Adressen - 

Infozentrum direkt die Anzahl der zur Adresse gespeicherten Stichworte und das 

erste gespeicherte Stichwort angezeigt werden (weitere dann nach < enter > auf 

der entsprechenden Zeile). 

15.1 Frei definierbare Stichwortlisten 

Stichworte, die wie oben beschrieben, zu einzelnen Adressen erfasst worden sind, 

können vom Anwender in max. 99 frei definierbaren einzeiligen Listen ausgedruckt 

werden. Dazu steht im Bereich 

- Adressen Systemverwaltung 

- Parameter 

- Stichwortliste Definition 

ein Programm zur Verfügung, mit dem neue Listen (Nr. 01 ... 99) definiert werden 

können. Jede Liste umfasst neben der Listen-Nr. 

- einen Titeltext (Listentitel) 




23.07.2012/ HEN / Ges 

- eine Liste von Stichworten, die in der eingegebenen Reihenfolge in der Liste zu 

den ausgewählten Adressen gedruckt werden. Die einzelnen Spalten können 

dabei wie folgt definiert werden: 

a. Stichwort-Klasse zur Adresse, die ausgewertet werden soll 

b. Bezeichnung zu Kolonnenüberschrift (nicht länger als Wert unter c) 

c. Anzahl Zeichen, die vom Stichwort in der ausgewählten Klasse ausgedruckt 

werden sollen 

d. Totalisierung der Kolonne Y/N. Dieses Feld hat nur Wirkung für Stichworte, die 

als Typ 'Zahl' definiert worden sind. Die Spaltenbreite muss so gross gewählt 

werden, dass auch das Spaltentotal darin Platz hat. 

e. Ausdruck linksbündig (oder rechtsbündig) im Druckfeld der Auswertung (Y/N) 

f. Stichwort-Code auswerten (Y), andernfalls (N) wird der zugehörige beschreibende 

Text zum Stichwort ausgewertet. 

Das Listenbild wird entsprechend den obigen Angaben zu den einzelnen Kolonnen 

vom Programm automatisch zusammengesetzt, wobei zwischen den Feldern (Stichworten) 

je ein Leerzeichen eingefügt wird. 

15.2 Pseudostichworte '#.....' 

Primär können in Stichwortlisten nur Stichworte ausgewertet werden, die zu den 

einzelnen Adressen vorgängig erfasst oder auf andere Art automatisch generiert 

worden sind. Sofern zu einer Adresse in einer Stichwortklasse allenfalls mehrere 

Stichworte erfasst worden sind, so wird jeweilen das erste dieser Stichworte (gemäss 

Alphabet) ausgewertet. Die folgenden Datenfelder sind ergänzend zu den 

Adressenstichworten als 'Pseudostichworte' jederzeit auch verfügbar 




23.07.2012/ HEN / Ges 

Pseudostichworte zu Adressen 

#ADRNR 

#ADRNAME 

#ADRVNAME 

#ADRSTR 

#ADRPLZ 

#ADRORT 

#ADRTITEL 

#MIEBEG 

Adressen - Nummer 

Namensfeld der Adresse 

Vornamensfeld zu Adresse 

Strasse zur Adresse (+ Hausnummer) 

Postleitzahl zur Adresse 

Ortschaft zur Adresse 

Titelfeld zur Adresse 

Mietbeginn eines Mietvertrages 

Pseudostichworte für MOR ! LIVIS 

#MIEEND 

#MIEPERS 

#MIEDEFR 

#MIETDEBA 

#MIETDEKO 

#MIEDEDA 

#MIEOBZxx 

Enddatum des Mietvertrages mit dieser Adresse 

Anzahl Personen, die im Mietvertrag als Benutzer festgelegt 

sind 

Depotbetrag zum Mietvertrag 

Depotbank 

Depot-Kontonummer 

Depot-Datum 

Mietzinssumme aller Mietobjekte im Mietvertrag, deren 

Objektnummer die beiden Zeichen xx (z.B. WO) enthält 

15.3 Stichwortlisten / Aufruf aus den allgemeinen Adressenauswertungen 

Im folgenden wird vorausgesetzt, dass das Prinzip der 'allgemeinen Adressenauswertungen' 

mit frei definierbaren Selektionen und Sortierungen zu praktisch allen Feldern 

der mit Adressen verbundenen Applikationen dem Anwender bekannt ist. Stichwortlisten 

sind im Prinzip ein weiterer Etiketten- / Auswertungstyp innerhalb der allgemeinen 

Auswertungen, dh. die Anzahl der ausgewerteten Adressen und die Reihenfolge 

wird durch dieses allgemeine Sortierungs- und Selektionsmodul gesteuert. Im Ablauf 

der Verarbeitung muss dann vom Anwender der Verarbeitungs- / Etikettentyp 

eingegeben werden, der vorgängig unter dem Begriff 'Stichwortliste' im Bereich 

- Adressen - Systemparameter 

- Parameter 

- Etikettentypen 




23.07.2012/ HEN / Ges 

zu eröffnen ist. Der Standardeintrag, der vom Anwender mit ADD / F9 auch selbst 

eröffnet werden kann, lautet dort: 

Stichwortliste 

FORM 

PRINTER MAD STICHWORTLISTE 0 

Für FORM / PRINTER sind geeignete Werte für das entsprechende System einzusetzen. 

Unter Option 1) ist die Nummer der Stichwortdefinition einzutragen. 



Frei definierbare Stichwortlisten 

neue Stichwortklassen und Stichworte können über das Menu 4) Stichworte erfasst werden 

mit den Programmen 4) Stichwortklassen 8) Kontrolleingaben zu Klassen (= Stichworte) 




Stichworte können einer Adresse über die Steuerleiste mit den Optionen ’Stichworte’ oder 

’Adressen-Infozentrum’ zugewiesen werden. Nachstehend der ’Stichwortbereich’ 




Im Adressen-Infozentrum bilden die Stichworte einen Anzeigebereich, wobei die Anzahl 

Stichworte und das erste gespeicherte Stichwort angezeigt werden. Mit gelangt 

man in die Detailanzeige zu den Stichworten. 

Neue Stichwortlisten werden im Menu ’Adressen-Systemparameter’ / Option 14) ’Stichwortlisten 

Definition’ eröffnet. Als Spalten für die einzeiligen Listen können beliebige Stichwortklassen 

oder zulässige Pseudostichwortklassen (#...) verwendet werden. 




Die Optionen zu Stichwortlisten: der Auswertungstyp ‚’Stichwortlisten’ ist vom Anwender in 

den allgemeinen Adressenauswertungen zu wählen, wenn er nach einer vorangehenden 

Selektion und Sortierung eine vordefinierte Stichwortliste auswerten will. 






Adressen / Postbotenroutierung (Option) 

23.07.2012 / HEN / Ges 

16 Adressen / Postbotenroutierung (Option) 

Die Postbotenroutierung ist eine sinnvolle Erweiterung der Adressenverwaltung für 

grosse Organisationen oder 'lettershops', die häufig mehr als 10'000 Adressen (nach 

oben unbegrenzt) zum Versand bringen. Die Postbotenroutierung erfolgt gemäss 

den Richtlinien der schweizerischen PTT (Anleitung für die Sortierung von Postsendungen 

durch den Auftraggeber / PTT 202.11 dt (108 338) 2.93 und Postleitzahlen 

Botenfile Anleitung für EDV-Anwender / PTT 125 648 dt 11.90). Für den Massenversand 

hat die Postbotenroutierung (bis Stufe Postbote) grosse Bedeutung 

- raschere, präzisere Beförderung bei zeitkritischen Sendungen (z.B. Zeitungen) 

- wesentliche Portoeinsparung bei adressierter Briefpost; geringe Einsparung bei 

Zeitungen, Zeitschriften. 

Die Postbotenroutierung baut auf der zentralen Adressenverwaltung MOR ! TIME / 

MOR ! PRISMA auf und kann integriert werden in MOR ! OFFICE mit Verbindung zu 

Standard Windows-Textverarbeitungen (WinWord etc.). Es ist jedoch auch möglich, 

über die Inputschnittstelle fremde Adressen in ein Mandat zu übernehmen und mit 

Postbotenroutierung weiter zu verarbeiten. 

Mit der Postbotenroutierung wird ein Adressenbestand 

- geprüft auf Übereinstimmung mit den Versandvorschriften (gültige Adresse z.B. 

PLZ, Ort, Strasse, Hausnummer). Es wird eine Fehlerliste ausgegeben, die interaktiv 

am Bildschirm nachbearbeitet werden kann. 

- Adressen werden als Etiketten in der richtigen Sortierung ausgegeben, Cheshire- 

Etiketten (4-bahnig) oder nach Kundenvorgabe (z.B. für Serienbriefe als Druckdatei) 

- zusätzlich werden die erforderlichen Bundzettel (A6/A5/A4) gedruckt sowie das 

PTT-Aufgabeprotokoll mit 

- Zusammenfassung / Gesamtzahl Etiketten / davon in Botenbezirksbünden, 

Ortsbünden, Restbünden 



Adressen / Postbotenroutierung (Option) 

23.07.2012 / HEN / Ges 

- die Bünde sind nach Vorschrift sortiert: Hauptsortierung nach Postleitzahl 

6 stellig) aufsteigend, dann 

- alle Postfächer 

- alle Botenbezirksbünde 

- alle Ortsbünde 

- alle Leitgebietsbünde 

- alle Leitkreisbünde 

Postfächer: eigener Bund pro Postleitzahl; allenfalls Orts-Sammelbund; der 

Postfachbund ist dem Botenbund gleichgestellt. 

Die Sortierung im Grundmodul erfolgt nach Briefbotenbezirken; bei Bedarf sind auch 

die zusätzlichen Module 'Paketbotenbezirke' (Pakete, Kataloge ab bestimmtem 

Gewicht) oder 'Geldbotenbezirke' verfügbar. 

Basis der Verarbeitung bilden die von der PTT periodisch gelieferten Steuerdateien 

- Die PTT-Dateien für Postleitzahlen, Ortschaften und Strassen- / Botenfiles können 

eingelesen werden. MOR stellt Importprogramme zum Einlesen der PTT - Disketten 

(Formate AW 808 und AW 120 / Standard ASCII) zur Verfügung. 

- PTT-Formierung der Adressen: die Adressen werden bis auf Stufe Botenbezirksbund 

oder auf Stufe Ortschaftsbund formiert (die Tiefe der Formierung hängt von 

der Menge der Adressen ab / Minimum für Ortsbund 3'000; Botenbezirksbünde 

ab 250'000 Exemplaren obligatorisch). 

Systemvoraussetzungen: die Programme sind verfügbar für UNIX-Rechner (RS/6000, 

HP-9000, DEC-VAX, SUN ....), Novell - Netzwerke und Einzel - PC (DOS oder Windows). 

Import 'fremder' Adressendateien: in der speziellen Version für professionelle 

Adressenverlage stehen die folgenden zusätzlichen Module zur Verfügung: 

- neues Mandat eröffnen 

- Adressen ab ASCII-Schnittstelle übernehmen 

- Resultatdatei (nach Postboten sortiert) ausgeben als ASCII-Datei mit den relevanten 

Angaben für die Weiterverarbeitung auf dem Ursprungsystem 

- Mandat löschen 

- Mandat archivieren 



Adressenexport (Option) 

23.07.2012 /HEN/ Ges 

17 Adressenexport (Option) 

Mit der Option 'allgemeine Adressenauswertungen' können Adressen nach 

verschiedensten Kriterien sortiert und selektiert werden und stehen dann zur weiteren 

Verfügung für eine Auswertung mit 

- Adressenlisten 

- Etiketten (Laser oder Cheshire) 

- Serienbriefe 

- Datenexport 

Die Option 'Datenexport' / Basismodul stellt ein ASCII-File (Komma - delimited) zur 

Verfügung mit den Datenfeldern der Postadresse. Diese Datei wird auf dem lokalen 

PC unter 

C:\temp\mor_adr.txt 

zur Verfügung gestellt und kann von dort z.B. auf Diskette kopiert werden. Das 

'directory' c:\temp' muss vorgängig manuell eröffnet werden (md.. oder unter 

Windows / Dateimanager / Datei / Verzeichnis erstellen .... ). Mit jedem Exportaufruf 

wird eine allenfalls bereits bestehende ältere Exportdatei automatisch überschrieben. 

Datenaufbau der Exportdatei: 

- Adressennummer / Postadresse (gemäss Darstellung durch das Adressenmodul) 

Beispiel einer Exportdatei mit 2 Adressen: 

"A01", 

"A07", 

"Herrn", "Max Muster", "Bergstr. 12 ", "8008 Zürich" EOL 

"MOR Informatik AG", " Herrn Muster", "Rotbuchstr. 44", "8037 Zürich" EOL 

EOF 




23.07.2012 /HEN/ Ges 

17.1 Option 'Datenexport-extended' 

Mit dieser Option kann der Anwender seine Export-Datei aus den einzelnen Feldern 

der Adressendatei selbst aufbauen 

- Definition der Austauschdatei / bei Bedarf auch Speicherung / Wiederabruf 

verschiedener Austauschdefinitionen 

- Markierung der gewünschten Felder der Adressendatei für Export / Zuweisung 

zu den Datenbankfeldern der MOR ! Adressenverwaltung für den Import von 

Adressen 

- inklusive Telefonangaben 

- Adressencodes 

- Adressentexte 

- Daten exportieren / importieren, allenfalls mit Zuweisung neuer Adressen- 

Nummernbereiche beim Import 

Hinweis: die Basisvariante für Datenexport eignet sich speziell, wenn die Daten beim 

externen Anwender direkt als Adressen gedruckt / versandt werden sollen und wenn 

Wert darauf gelegt wird, dass die Adressen gleich aufbereitet / dargestellt sind wie 

in der MOR ! Postadresse. Die Basisvariante bietet auch einen (kleinen) Schutz, damit 

Adressen beim externen Anwender nicht problemlos kopiert werden können, da die 

Adressen in dieser Form in einer dritten Datenbank nicht direkt zugewiesen werden 

können. 

Die Variante 'extended' kommt dann zum Einsatz, wenn die Daten beim externen 

Anwender wieder in eine andere Anwendung übernommen und gemäss deren 

Regeln gespeichert und weiterverarbeitet werden sollen. 




23.07.2012 /HEN/ Ges 

17.2 Übersicht über weitere Möglichkeiten für den Export von Daten aus APPX- 

Applikationen 

Für den Export von Daten aus APPX-Applikationen stehen dem Benützer zusätzlich 

noch verschiedene weitere Möglichkeiten zur Verfügung: 

1. ODBC-Schnittstelle 

APPX stellt eine ODBC-Schnittstelle zur Verfügung, mit der jede Datei vollständig und 

immer aktuell in anderen Applikationen mit ODBC-Schnittstellen zur Verfügung steht. 

Greift die ODBC-Schnittstelle direkt auf die Stammdaten zu, so ist zu beachten, dass 

immer alle Datensätze übergeben werden und dementsprechend allenfalls vor 

einer Auswertung noch entsprechende Selektionen durchzuführen sind (z.B. Access, 

Excel usw.). 

2. Flat-Files 

Für alle wichtigen Stammdateien stehen Exportprogramme zur Verfügung. Diese 

Programme erstellen Ascii-Dateien mit fixen Feldlängen, in die jeweils alle Daten 

der entsprechenden Datei exportiert werden. Diese Dateien können anschliessend 

in jede dritte Applikation importiert werden, die über eine Importfunktion 

verfügt. 

3. Spezielle Exporte 

Wird ein Export gewünscht, bei dem die Daten vorgängig selektiert, sortiert und 

allenfalls aus verschiedenen Dateien zusammengezogen werden müssen, so ist 

ein spezielles Exportprogramm zu erstellen. Viele solche Exportprogramme 

existieren schon und können mit kleinem Aufwand an neue Anforderungen an 

den Export angepasst werden. Speziell zum Bereich Adressen besteht die 

Möglichkeit, die durch die flexiblen Adressauswertungen selektierten Adressen 

direkt zu exportieren (über eine Verarbeitung, die den JOB MAD ADRESSEN 

EXPORT aufruft). Ausserdem besteht auch die Möglichkeit, an eine Adressenauswertung 

einen vom Benutzer bzw. Projektleiter definierbaren Adressenexport 

anzuhängen, mit dem beliebige Exportformate (z.B. Vorname als 6. Feld mit ';' 

getrennt) erstellt werden können. Um diesen Export zu verwenden, müssen aber 

immer genaue Vorgaben bekannt sein, andernfalls wird besser der Standardexport 

verwendet. 



Adressen-Import (Option) 

23.07.2012 / HEN / Ges 

18 Adressen-Import (Option) 

Ein Import von Adressen in eine bestehende MOR ! Adressenverwaltung ist in praktisch 

allen Fällen machbar, erfordert aber vorgängig eine genaue Abklärung 

verschiedenster Punkte, da der Problemkreis recht umfassend ist. so ist u.a. vorgängig 

abzuklären 

- welche Adressen-Nummer soll den neuen Adressen zugewiesen werden 

- Einfügen in bestehenden Adressen-Nummern-Kreis oder neuer Adressen- 

Nummern-Kreis für integrierte Adressen 

- wie vertragen sich diese neuen Nummern mit der laufenden Anwendung. 

Können mit diesen Nummern alle gewünschten Anwendungsbereiche abgedeckt 

werden (Hinweis: z. T. sind einzelne Adressennummernbereiche für gewisse 

Anwendungen gesperrt / mit PL-MOR abklären) 

- wie werden neue Nummern generiert (z.B. alte – Nummer +1) 

- was soll geschehen, wenn eine so generierte Nummer bereits belegt ist in der 

bestehenden Adressenverwaltung 

- inwiefern sind solche Adressen auf Doubletten zu kontrollieren und was soll bei 

vermuteten Doubletten geschehen 

- eröffnen 

- eröffnen + melden 

- nicht eröffnen + melden 

- wie sind die neuen Adressen zu codieren, damit sie später wieder erkannt 

werden können 

- über Codes / welchen Codes, welcher Codewert 

- über Stichwort / welche Klasse, welches Stichwort 

- andere Codierung (z.B. Adressenbeziehung / Text etc.) 

- wie ist das Übergabeformat der externen Anwendung; vorzugsweise 

- Datei mit fixen Feldlängen (ANSI oder ASCII) 

- welche Felder werden übergeben, z.B. auch Sprache, Telefon, Fax usw. 

- genaue Feldbeschreibung 

- Liste der eventuell codierten Felder mit Code-Umsetzungstabelle 




23.07.2012 / HEN / Ges 

- Regeln für Umsetzung in MOR ! Adressen, z.B. ist Name, Vorname, bereits 

getrennt / gültige Plz / Ortschaftsverbindung / Anrede / akademische Titel / 

Bezugspersonen in Firmen 

- oder anderes Übergabeformat, z.B. xls. oder anderes DBMS-Format 

- was ist vorzusehen, um so importierte Adressen später allenfalls wieder löschen zu 

können (gesamthaft, selektiv; nach welchen Selektionen) 

- sind zusätzlich zur Adresse noch weitere Daten zu generieren, z.B. 

- ein zugehöriger Debitor; mit welcher Grundinitialisierung 

- ein zugehöriges Mitglied 

- Grundinitialisierung bezüglich der relevanten Felder, z.B. 

- Eintrittscode 

- Eintrittsalter 

- Art der Mitgliedschaft 

- Mitgliederbeitrag erstmals / wiederkehrend 

- Statistikcodes 

- Mitgliederzeitung in welcher Sprache 

- wie viele Exemplare usw. 

- ein zugehöriges Zeitschriftenabonnement 

- analoge Fragen wie zum Mitglied 

- Abonnementperiode 

- allenfalls Probeabonnement 

- Massnahme nach Ablauf des Probeabos 

- sind die vorstehenden Vorgaben fix für jede Adresse gleich zu setzen oder in 

Abhängigkeit von zusätzlich übergebenen Datenfeldern beim Import 

- Häufigkeit des Datenimports (täglich / wöchentlich / zufällig) 

- wie werden Daten übergeben (Filename / directory festlegen) 

- ab Diskette / CD 

- ab Server 

- per ftp-Übergabe ab ftp-Server 

- wer ist für Datenübergabe zuständig 

- fremde Anwendung stellt Datei bereit 

- MOR – Import – Anwendung holt Daten aktiv ab 

- welche Fehler sind abzufangen und wie sind diese zu protokollieren / Massnahmen 

im Fehlerfall, z.B. wenn keine Übernahmedatei gefunden wird 

(cancel / retry ?) 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Im Prinzip stehen für den Adressenimport Torsoprogramme als Option zur Verfügung, 

die relativ einfach an die speziellen Vorgaben des Benutzers angepasst werden 

können. Erst wenn die Basisvorgaben festgelegt und auch gemeinsam diskutiert sind, 

ist MOR in der Lage, einen Adressenimport auf vorgegebenen Grundlagen zu offerieren. 

Die Kosten eines spezifischen Adressenimports ergeben sich dann aus dem 

Grundpreis der Option Adressenimport zuzüglich Anpassungsaufwand, Installation 

und Schulung. 



Termine / Pendenzen / Kontakte verwalten (Option) 

23.07.2012 / HEN / Ges 

19 Termine / Pendenzen / Kontakte verwalten (Option) 

Die Termin- / Pendenzenkontrolle zur Adressenverwaltung baut auf den folgenden 

Grundlagen auf 

- im zeitlichen Ablauf eines Projektes treten immer wieder Aufgaben auf, die 

termingebunden sind. Besonders intensiv sind solche Termine allenfalls in der 

Anfangsphase, z.B. für 

- Offerte 

- telefonisches Nachfassen 

- Vertragsentwurf 

- Vertragsbesprechung 

- definitiver Vertrag 

- Termine können dabei internen oder externen Charakter haben, dh. 

- intern; der Anwender muss etwas bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen 

- extern; ein Dritter muss etwas bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen 

Logischerweise muss dabei ein einzelner Termin entweder 'extern' oder 'intern' sein, 

aber nicht beides gleichzeitig. Häufig kommt es jedoch vor, dass ein interner Termin 

einen externen Termin nach sich zieht, dh. es sind dann zwei Termine einzutragen. 

Beispiel: 

- ein Vertragsentwurf muss vorbereitet und dem Kunden zugestellt werden 

- der Kunde sollte den Vertrag bis zu einem bestimmten Datum unterzeichnet 

retournieren 

- Termine / Aktivitäten / Teilaktivitäten 

Für die genauere Beschreibung von Terminen können sogenannte Aktivitäten 

definiert werden, z.B. 

- Akreditiv erstellen 

- Vertrag vorbereiten 

- Abnahmetest durchführen 

- Projektdokumentation nachführen 

- Beurteilung Finanzierungsgesuch 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Ein Termin umfasst dabei immer genau eine Aktivität. Zwecks detaillierterer Darstellung 

ist es aber möglich, solche Aktivitäten in bis zu 10 Teilaktivitäten zu unterteilen, 

z.B. 

- Bewilligung / Phase 1 I 

- Eröffnung Stammdaten 

- Gesuch bearbeiten 

- Finanzierungsmodell erstellen 

- externes Gutachten einholen 

usw. 

- Eingang Gutachten E 

- Bewilligung / Phase 2 I 

- Stellungnahme Abteilung 

- Antrag an GL 

- Bewilligung GL 

Jede Teilaktivität kann dabei zwei Codes tragen 

- Teilaktivität ist obligatorisch / fakultativ. Nur Teilaktivitäten, die fakultativ sind, 

dürfen innerhalb einer aktiven Aktivität ausgelassen werden. 

- Text zur Teilaktivität darf modifiziert / ergänzt werden Y/N 

Aktivitäten können in den Parametern als Vorgaben definiert werden mit den Codes 

- Text zu Aktivität (30X) 

- Kurzcode zur Aktivität (5X) 

- Typ Intern / Extern (I / E) 

- Aktivitätentext; wird automatisch vorgetragen bei Verwendung der Aktivität zu 

einem Termin (Y/N) 

- Aktivitätengruppe (3X / für ev. statistische Auswertungen) 

- Aktivität kann Teilaktivitäten haben (Y/N) 

und zugehörige Teilaktivitäten mit den Codes 

- Teilaktivitäten Kurzcode (5X) 

- Text zur Teilaktivität (30X) 

- Teilaktivität obligatorisch (Y/N) 

- Text zur Teilaktivität mutierbar / änderbar (Y/N) 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Im Rahmen der Terminverwaltung werden dann solche vordefinierten Aktivitäten mit 

ihren Teilaktivitäten abgerufen und zugewiesen für 

- eine bestimmte Adresse / Kunde 

- einen bestimmten Sachbearbeiter 

- einen bestimmten Endtermin 

Sofern eine Aktivität in Teilaktivitäten aufgeteilt ist, sollte dabei als Termin derjenige 

Zeitpunkt eingetragen werden, zu dem alle Teilaktivitäten erledigt sein müssen. 

Spezialfall: eine bestimmte Aktivität mit Teilaktivitäten wird nicht durch einen einzelnen 

Sachbearbeiter erledigt, sondern durch mehrere. Für diesen Fall ist die gleiche 

Aktivität mit gleichem Termin für jeden betroffenen Sachbearbeiter zu eröffnen, 

wobei jedoch jeweilen nur die auf den einzelnen Sachbearbeiter entfallenden 

Teilaktivitäten aktiviert werden. 

Mit diesen Grundlagen bildet die Termin- / Pendenzenverwaltung ein einfaches 

Hilfsmittel, um die Übersicht zu behalten für Aufgaben mit offenen Terminen zu den 

verschiedensten Themen und Teilaktivitäten, die zum Teil bereits erledigt, z.T. aber 

noch offen sind. Allgemein gilt: 

- wird eine Aktivität zu einer Adresse mit einem bestimmten Termin für einen 

bestimmten Sachbearbeiter aktiviert, so gilt diese Aktivität dann als erledigt, 

wenn sie vom Sachbearbeiter auf 'erledigt' gesetzt wird. 

- sofern die Aktivität in Teilaktivitäten unterteilt ist, kann sie nur auf 'erledigt' gesetzt 

werden, wenn vorgehend alle Teilaktivitäten 'erledigt' gesetzt sind. 

Auswertungen zur Termin- / Pendenzenkontrolle 

Die Termine / Pendenzen können jederzeit in Form von Pendenzenlisten (auch am 

Bildschirm) ausgewertet werden für 

- eine wählbare Periode 

- nur erledigte / nur pendente / alle Einträge 

- einen wählbaren Sachbearbeiter (oder alle) 

- eine wählbare Aktivität (oder alle Aktivitäten) 



Verpflichtungen (finanzielle / termingebundene) (Option) 

23.07.2012 / HEN / Ges 

20 Verpflichtungen (finanzielle / termingebundene) (Option) 

Innerhalb eines CRM / DMS-Systemes kann es notwendig sein, eine Übersicht über 

laufende und zukünftige finanzielle Verpflichtungen mitzuführen, die z.B. entstehen 

aus 

- Verträgen 

- Abmachungen mit Mitarbeitern 

- steuerlichen Problematiken 

- Rechtsfällen usw. 

Innerhalb der Termin- / Pendenzenverwaltung können spezielle Aktivitäten so 

definiert werden, dass eine finanzielle Verpflichtung dazu erfasst werden kann. Dazu 

ist bei der entsprechenden Aktivität der Code ‚Verpflichtung’ auf ‚Y’ zu setzen, 

womit bei Erfassung eines Termines mit Zuweisung einer solchen Aktivität der Bildschirm 

‚Verpflichtung’ freigeschaltet wird. Je Termineintrag kann genau eine 

Verpflichtung festgehalten werden, wobei jedoch jeder Adresse / jedem Projekt 

beliebig viele Termine und damit auch beliebig viele finanzielle Verpflichtungen 

angefügt werden können. 

Eine finanzielle Verpflichtung umfasst dabei die folgenden Datenfelder: 

- Adresse –1, der der Verpflichtungstermin angeschlossen wird, im Normalfall die 

Adresse des Vertragspartners 

- externe Verpflichtungen: die Adresse des externen, nicht nur eigenen Firmengruppe 

gehörenden Vertragspartners 

- gruppeninterne Verpflichtung: die Adresse eines anderen, zweiten Gruppenmitgliedes 

- Adresse –2; der gruppeninterne Vertragspartner, der in die Verpflichtung 

einbezogen ist 

- Verpflichtungsart: es werden vier Verpflichtungsarten unterschieden 

+ Schuldverpflichtung von Adresse –2 gegenüber Adresse –1 

(Adresse –2 schuldet Adresse –1) 

- Guthabenverpflichtung von Adresse –2 gegenüber Adresse –1 

(Adresse –2 hat zu gut von Adresse –1) 

+ E wie +, aber als Eventualverpflichtung 

- E wie -, aber als Eventualverpflichtung 




23.07.2012 / HEN / Ges 

- Periodizität: in welcher Form besteht die Verpflichtung, z.B. 

- einmalig 

- zahlbar monatlich / zweimonatlich / Quartal / Halbjahr / Jahr etc. 

- Währung, in der die Verpflichtung erbracht wird 

- Betrag (in Währung) pro einzelner Termin 

- erstmals_per (Datum) 

- letztmals_per (Datum) 

- Verpflichtung erfüllt_bis_Datum 

Wird dieses Feld leer gelassen, gilt eine Verpflichtung als erfüllt, sofern das Tagesdatum 

auf den entsprechenden Verpflichtungstermin fällt (oder danach). Durch 

Setzen dieses Feldes kann jedoch berücksichtigt werden, wenn Verpflichtungen 

allenfalls nicht termingerecht erfüllt oder durch vorzeitige Zahlungen vorerfüllt 

werden. 

- Bemerkungstext (2 * 60x) 

In der Kurzanzeige der Termine werden bestehende Verpflichtungen zum Termin 

mit dem Zeichen ‚V’ am Schluss der Anzeigenzeile wie folgt markiert 

- schwarz vollständig erfüllte Verpflichtung, dh. Tagesdatum nach 

Datum ‚letztmals_per’ 

- rot ‚V’ noch offene Schuldverpflichtung (+) 

- rot ‚v’ noch offene Schuld-Eventualverpflchtung (E) 

- grün ‚V’ noch offene Guthabenverpflichtung (-) 

- grün ‚v’ noch offene Guthaben-Eventualverpflichtung (-E) 

Die Verpflichtungskontrolle ist keine buchhalterisch genaue Rechnungsführung, 

sondern eine rechtlich nicht bindende Übersichtskontrolle, in der einzelne Einträge 

auch jederzeit neu erfasst / geändert / angepasst oder gelöscht werden dürfen. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Verpflichtungen können in der Verpflichtungskontrolle wie folgt ausgewertet 

werden: 

- nach Adressen / Projekten (gemäss gruppeninterner Adresse –2) 

- nach Ländern (gemäss gruppeninterner Adresse –2) 

- für ein beliebig wählbares Terminfenster 

- mit Unterscheidung nach 

- gruppeninternen Verpflichtungen 

- Verpflichtungen gegenüber Dritten 

- fixe Verpflichtungen + / - 

- Eventualverpflichtungen + / - 

Zusätzlich können Verpflichtungen auch online jederzeit gesamthaft oder je einzelne 

Adresse für ein beliebig wählbares Terminfenster eingesehen werden. 



CRM- / DMS-Organisation (Option) 

23.07.2012 / HEN / Ges 

21 CRM- / DMS-Organisation (Option) 

Die Funktionen eines Informationssystemes mit den Stichworten 

CRM 

DMS 

Customer Relation Management 

Data Management System 

können durch eine geeignete Kombination von MOR-Modulen umfassend abgedeckt 

werden, wobei der grösste Teil der Daten ohne zusätzlichen Aufwand direkt 

aus den täglichen Arbeiten mit den MOR ! Programmen anfällt. 

Das MOR ! CRM / DMS-System basiert in der Grundvision auf den Modulen 

- MOR ! Adressen / Adressen-Infozentrum 

/ Termin- / Pendenzenverwaltung 

/ Finanzielle Verpflichtungen 

- MOR ! Office / Dokumentenverwaltung, Archiv 

/ Dokumentendossiers 

allenfalls erweitert mit den Modulen 

- MOR ! TIME / Projektverwaltung / Verträge / Projektnachkalkulation 

- MOR ! Prisma / Debitoren, Lager 

/ Auftragsverwaltung 

/ Kunden-, Artikel-Informationszentrum 

Aus den einzelnen Bereichen stehen für das CRM - / DMS - System damit jederzeit 

die folgenden Informationen zur Verfügung 

- MOR ! Adressenverwaltung mit 

- Privat- / Geschäftsadressen / Bezugspersonen 

- Telefon- / Fax- / E-Mailnummern 

- beliebige Stichworte zur Adresse 

- Adressenbeziehungen 

- Zusatzadressen 

zusammengefasst als Gesamtsicht im Adressen-Infozentrum, das auch direkten 

Einblick gibt in weitere Bereiche 




23.07.2012 / HEN / Ges 

- Debitoren / Rechnungen / OP 

- Lagerverwaltung / Offerten / Aufträgen 

- Kunden- / Artikel-Informationen 

- Korrespondenz (aus MOR ! Office) 

- Arbeitsgruppen / Kommissionen 

- Kursbesuche / Kongresse 

- Mitglieder- und Abonnentenverwaltung usw. 

- Termin- / Pendenzenverwaltung mit Kontaktmanagement und 'to_do'-Listen (mit 

Alarm- / ‚snooze’-Funktion) 

- Verwaltung von finanziellen Verpflichtungen aus Verträgen 

MOR ! OFFICE: das zweite wichtige Modul zum CRM - / DMS - System unterstützt die 

gesamte Generierung, Verwaltung und Archivierung aller Dokumente, die im 

Zusammenhang mit Kundenkontakten entstehen, über MOR ! Office. 

Ein CRM/DMS-System wird vor allem darauf ausgelegt, Informationen zu sammeln 

sowie diese Information später rasch und gezielt wiederfinden und anzeigen können. 

Zu diesem Zweck werden den Dokumenten in MOR ! Office geeignete Verweise 

zugewiesen, die in der Entwurfsphase festzulegen sind. Zu unterscheiden sind dabei 

- interne / selbsterstellte Dokumente, z.B. in 

- Word .doc 

- Excel .xls 

- Powerpoint .ppt 

- E-Mail .eml 

- Adobe Acrobat .pdf 

- Bilder .gif / .jpg und ähnlich 

- externe / von Dritten erstellte Dokumente der gleichen Typen, die allenfalls auf 

dem eigenen Server momentan gar nicht verfügbar sind oder nur in Papierform 

vorliegen. Solche Dokumente können auf eine der folgenden Arten in das CRM - 

/ DMS - System übernommen werden 

- manuell durch Erfassen eines Kurzdokumentes, in dem der Problemkreis 

zusammenfassend / eventuell auch nur stichwortartig beschrieben wird mit 

Verweis auf eine Dokumentenablage 

- durch Übernahme auf den eigenen Server, z.B. als 

- Anhang aus einem Mail 

- Übermittlung über Netzwerk oder Internet (z.B. per ftp) 

- einscannen über einen Scanner usw. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Jedem Dokument, das in das CRM - / DMS - System eingefügt wird, sind bei der 

Erfassung die geeigneten Verweise mitzugeben, über die das Dokument später 

wieder gesucht / gefunden werden kann. Sofern das Dokument bereits in MOR ! 

Office erstellt worden ist, werden diese Verweise weitgehend automatisch generiert. 

Für andere Dokumente besteht ein einfaches Verfahren zur Nacherfassung. In erster 

Sicht sind die folgenden Zuweisungen festzulegen: 

- Adresse, der das Dokument zugehört, daraus direkt folgend: 

- Person 

- Land / Landesorganisation 

- Ortschaft / PLZ usw. 

Diese Adresse muss in der zentralen Adressenverwaltung erfasst sein. 

- Sachbearbeiter (der eigenen Firmengruppe), der mit dem Fall betraut ist, und der 

im Normalfall bei eigenen Dokumenten auch meist Autor des Papiers ist 

- Datum (Erstellungsdatum) 

- Dokumentenbereich; ein technischer Bereich, der u.a. auf 

- Vorlagen / Formatierung etc. verweist (MOR) 

- Sachbereich; eine Sachordnerzuweisung, die vom Anwender festzulegen ist (ca. 5 

.. 12 .. 20 Sachbereiche, wobei jedes Dokument genau einem Sachbereich zuzuweisen 

ist. 

- Betreff zum Dokument (2 x 60 Zeichen), wobei jedes Wort in den beiden Betreffzeilen 

suchbar ist 

- Stichworte zum Dokument, wobei jedem Dokument beliebig viele Stichworte zugewiesen 

werden können für die spätere Suche. Stichworte sind vorgängig unter 

Berücksichtigung der eigenen Bedürfnisse wie folgt zu definieren: 

- Stichwortklassen und Stichworte in den Klassen 

Jedem Dokument können nach Bedarf beliebig viele Stichworte aus beliebig 

vielen Klassen zugewiesen werden, wobei weniger, aber gut durchdachte 

Stichworte häufig mehr nützen als wahllose Stichwortzuweisungen. Der Entwurf 

von für die Zwecke des Benutzers geeigneten 

- Stichwortklassen / Stichworten 

ist eine Aufgabe der Vorbereitungsphase. Ziel sollte sein 




23.07.2012 / HEN / Ges 

- so viele Stichwortklassen wie benötigt, aber möglichst wenige (1 .. 5) 

- so viele Stichworte / Klasse wie benötigt, aber möglichst wenige (5 .. 10) 

- jedes Dokument sollte in jeder Klasse, die ihm zugewiesen wird, eindeutig 

einem / ev. mehreren Stichworten zugewiesen werden können. 

- Pendenzen / Termine: sofern zu Adressen und / oder Projekten spezielle Termine 

geführt werden, umfassen diese die folgenden Daten 

- Adresse 

- Sachbearbeiter 

- Termin / Datum, Zeit 

- Aktivität; die Aktivitätendatei ist ebenfalls vom Anwender festzulegen (allenfalls 

mit Unterteilung in Teilaktivitäten), wobei ca. 10 .. 20 Aktivitäten sinnvoll sind, z.B. 

- Besuch 

- Vertragsabschluss .... etc. 

- Kurztext (40x) 

- Zusatztext (480 Zeichen fakultativ) 

- finanzielle Verpflichtung gegenüber einer dem Termin zugewiesenen Adresse–2 

/ respektive Vertragsdokument (siehe dazu spezielle Beschreibung 'finanzielle 

Verpflichtungen') 




23.07.2012 / HEN / Ges 

21.1 Ablageorganisation im MOR ! CRM / DMS 

Jedes CRM - / DMS - System ist so gut, wie seine Ablageorganisation. Dazu stehen in 

MOR ! OFFICE bereits aus der Generierung der Dokumente sechs Standard-Ablagebereiche 

automatisch zur Verfügung, die mit zusätzlichen individuellen Stichworten 

nach Bedarf ergänzt / erweitert werden können. 

Wichtigstes Merkmal jedes Ablagebereiches ist, dass er voll selbstständig ist und 

unabhängig von jedem anderen Ablagebereich. Alle Ablagebereiche sind somit 

gleichwertig. Kein Ablagebereich ist einem anderen Ablagebereich über- oder 

untergeordnet wie z.B. bei einer Ablageorganisation mit Ordnern, Registern und 

Unterregistern (oder wie beim Dateimanager mit directories / subdirectories / files). 

Dokumente sind in MOR ! Office immer nur einmal gespeichert und in den verschiedenen 

Ablagebereichen ist nur vermerkt, wo sich die Dokumente befinden, die dem 

entsprechenden Ablagebereich zugewiesen worden sind; eine Zuordnung zu einem 

Ablagebereich kann damit auch nachträglich vorgenommen oder geändert 

werden. Da kein Ablagebereich einem anderen über- oder untergeordnet ist, wird 

eine Suche von Dokumenten stark vereinfacht, wie das folgende Beispiel zeigt. 

- zwei Sachbereiche - SI interne Dokumente 

- SE Dokumente Dritte betreffend 

- zwei Landesorganisationen - LG-CH (Schweiz) 

- LG-D (Deutschland) 

MOR ! OFFICE findet in diesem einfachen Beispiel 

- mit SI alle internen Dokumente beider LG 

- mit SE alle externen Dokumente beider LG 

- mit LG-CH alle Dokumente Schweiz (intern und extern) 

- mit LG-D alle Dokumente Deutschland (intern und extern) 

- mit SI und LG-CH alle internen Dokumente Schweiz 

- mit SE und LG-D alle externen Dokumente Deutschland usw. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

In Gegensatz dazu wäre ein nach Rängen geordnetes Ablagesystem z.B der Form 

- LG-CH - SI 

- SE 

- LG-D - SI 

- SE 

nicht in der Lage, alle SI oder SE – Dokumente gesamthaft anzuzeigen, sondern es 

müsste LG-CH / SI und anschliessend LG-D / SI je einzeln abgefragt werden. 

Die MOR OFFICE – Ablagebereiche haben somit wesentliche Vorteile und Vereinfachungen 

zur Folge. Das folgende praktische Beispiel einer Ablageorganisation für 

eine internationale Holding zeigt eine mögliche Variante für die vorgegebenen und 

die noch frei wählbaren Ablagebereiche: 

21.2 Standardablagebereiche MOR ! OFFICE 

1 - Eröffnungsdatum des Dokumentes 

2 - Adresse des Dokumentes 

3 - Sachbearbeiter des Dokumentes (Mitarbeiter) 

4 - Betreff – Stichworte zum Dokument 

(alle Wörter im ’Betreff’ 2 * 60x) 

5 - Dokumentenbereich (Dokumentenvorlage / -typen) 

Dabei sind die ersten vier Ablagebereiche selbsterklärend und der Dokumentenbereich 

ist ein spezieller technischer Vorlagenbereich. Als letzter Standard – Ablagebereich 

ist der Sachbereich (6) ein typischer anwenderorientierter Ablagebereich, den 

die Anwender selbst entwerfen im Hinblick auf Ihre speziellen Bedürfnisse. Sinnvollerweise 

werden Sachbereiche so gewählt, dass sie in etwa gleiche Mengen an 

Dokumenten enthalten. 

6 - Sachbereiche (alphabetische Rechenfolge) 

- Diverses 

- Einkauf / Lieferanten 

- Informatik 

- Kunden / Projekte 

- Liegenschaften 

- Marketing / Verkauf 

- Personal 

- Produktion 

- Rechnungswesen 




23.07.2012 / HEN / Ges 

- Staat / Rechte 

- Versicherungen 

- VR / GL 

Zusätzlich zu diesen Standard – Ablagebereichen können bei Bedarf weitere ergänzende 

Ablagebereiche definiert werden als 

21.3 Spezielle zusätzliche Ablageordner (der Holding) 

1 - Landesorganisation (als Stichwortklasse LG), d.h. zu welchem Länder – 

Einflussbereich gehört das Dokument. Dieses Stichwort kann primär automatisch 

zugeteilt werden, indem jede Adresse bereits einer Landesorganisation 

zugewiesen ist. Ein Dokument kann aber allenfalls auch für andere LG von 

Interesse sein, z.B. 

- bei Verträgen, die zwei oder mehr LG betreffen (Verpflichtungen) 

In der Stichwortklasse LG werden zu diesem Zweck die folgenden Landesorganisationen 

eröffnet 

LG-CH 

LG-D 

LG-3. 

Landesorganisatoren für 

konzerninterne Firmen Deutschland, usw 

(LG-Autokennzeichen / ISO Nom) 

Drittadressen von Kunden, Lieferanten, Finanzinstituten, Beratern 

etc, allenfalls unterschieden nach diesen Typen 

- 3K / -3L / -3F / -3B etc und / oder nach wirtschaftlichen Grossregionen 

- 3KEU / -3KUS / -3KAS... etc. (EU, USA, ASIEN) 




23.07.2012 / HEN / Ges 

2 - freie Stichwortklassen für spezielle Dokumentengruppen, z.B 

- Vertrag - Kooperationsvertrag / MBO / IPO 

- Verkaufsvertrag 

- Einkaufsvertrag 

- Leasingvertrag 

- Mietervertrag etc. 

Diese Stichwortklasse enthält u.a. auch Dokumente zu Adressen, zu denen in der 

Termindatei allenfalls auch finanzielle Verpflichtungen (siehe spez. Kapitel) festgehalten 

werden. Dabei handelt es sich häufig auch um Vertrags - Dokumente, deren 

Eintrag in der Datenbank nie gelöscht wird. 

Weitere solche Stichwortklassen können nach Bedarf auch später noch neu eröffnet 

und den entsprechenden Dokumenten fallweise zugewiesen werden. Nur ein geringer 

Teil der Dokumente erhält im Normalfall jedoch überhaupt solche zusätzlichen Stichworte 

zugewiesen, da die normalen Ablagebereiche meist schon genügen, um die 

Ablage geeignet und chronologisch zu gliedern. Mögliche weitere Stichwortklassen / 

Stichworte sind z.B 

- RW (Rechnungswesen) / Budget JJJJ 

- RW / Abschluss JJJJ 

21.4 Ablage in Papierform 

Fast immer kann man es sich (mindestens in der Anfangsphase) nicht leisten, auf 

eine Dokumentenablage in Papierform zu verzichten, da 

- ein beidseitig unterschriebener Vertrag nicht so einfach ersetzbar ist durch ein 

elektronisches Dokument 

- viele Dokumente allenfalls gar noch nicht in elektronisch lesbarer Form vorliegen 

und zum ’scannen’ solcher Dokumente sowohl der Bedarf wie auch häufig die Zeit 

fehlt. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Solche Ablagen in Ordnern sind von ihrer Organisation immer hierarchisch gegliedert, 

wobei sich als mögliche Ablageform anbietet 

- Ablage pro Jahr / nach Landesorganisation (ev. Drittadressen) 

- innerhalb der LG nach Sachbereichen 

- innerhalb des Sachbereiches chronologisch aufsteigend / jüngstes Dokument 

zuvorderst im entsprechenden Sachbereich 

Sofern in einzelnen Abteilungen bereits geeignete, vollständige und gut geführte 

Ablagen existieren, die bei Bedarf eingesehen werden können, können diese 

Ablagen durchaus bestehen bleiben und geeignet so weitergeführt werden (siehe 

unten / Post – it – Verweise) 

Häufig ist bei der Einführung einer DMS-Organisation der Überblick über die Menge an 

Dokumenten in den einzelnen Ablagebereichen zu Beginn noch nicht sehr hoch. 

Gerade in der Papierablage, aber auch in der MOR ! OFFICE – Ablage ist es dabei 

sinnvoll, dass die einzelnen Stichworte innerhalb eines Ablagebereiches in etwa 

gleiches Gewicht haben. Trifft dies dann in der Praxis nicht zu, so muss allenfalls in einer 

zweiten Phase eine gewisse Restrukturierung erfolgen, indem einzelne wenig belegte 

Stichworte sinnvoll zusammengefasst werden, oder einzelne hoch belegte Stichworte 

zusätzlich unterteilt werden. Ein Grundprinzip jeder solchen Verfeinerung sollte jedoch 

immer bleiben, dass jedes Dokument eindeutig einem einzigen Stichwort im Sachbereich 

zugewiesen werden kann. 

21.5 Übernahme bestehender Dokumente in das DMS 

Bei Einführung eines DMS – Systems können bereits bestehende Dokumente auf 

verschiedene Arten übernommen werden 

- durch eine eigentliche Datenübernahme, bei der Sachbereiche zu allen 

Dokumenten über Datenübernahmeprogramme automatisch zugewiesen werden 

(im Rahmen eines separaten Datenübernahmeprojektes.) 

- durch Nacherfassung solcher Dokumente über ein separat verfügbares Nacherfassungsprogramm, 

über das der Dokumentenheader mit den zugehörigen 

Ablagebereichen direkt erfasst wird, allenfalls verbunden mit ’scannen’, OCR – B – 

Konvertierung oder Zuweisung des entstehenden Dokumentes über den Dateimanager. 




23.07.2012 / HEN / Ges 

Damit solche Dokumente einfach erfasst werden können, werden die notwendigen 

Angaben pro Dokument auf einem Beilagezettel (Verweiszettel) notiert. Diese Verweiszettel 

werden erfasst (Datum / Visum Erfassung) und anschliessend mit dem 

Dokument zusammen in der Papierablage abgelegt. 

Ein Beispiel eines solchen Verweis – / Post – it – Zettels, mit dem Dokumente für die 

Erfassung vorbereitet werden können, ist nachfolgend für das vorbeschriebene 

Beispiel dargestellt. 

Dokumenten – Verweis 

Datum (10) 

Adresse-Nr. (10) (40) 

Autor (10) 

Betreff (60) 

(60) 

Dok Bereich (4) 

Sachbereich (4) (*) 

LG (16) (*) 

Stichworte (9) (16) 

(9) (16) 

Verpflichtung 

Adresse-2 (10) (40) 

V-Art 

(4)_ 

Periode 

(1)_ 

erstmals ________(10) letztmals ________(10) Raten ___(2) 

Text ______________ (60) 

(60) _____ (60) _____________________ 

(*) Papierablagen 




23.07.2012 / HEN / Ges 

21.6 Nummerierungssysteme 

Innerhalb eines Datenbanksystems trägt jedes Datenelement im Normalfall eine 

eigene Nummer, den sogenannten Primärschlüssel oder Key, über den es eindeutig 

referenziert ist. Der Anwender ist dabei grundsätzlich frei, wie er diese Schlüssel 

vergeben will, und unter anderem ist auch eine automatische Nummerierung durch 

die Programme (über Parameter) aktivierbar. in der Praxis zeigt es sich, dass vor 

allem bei der Nummerierung von Adressen und Projekten eine manuelle Vergabe 

der Primärschlüssel sinnvoll sein kann, da damit praktisch ohne Kosten eine gewisse 

Grobordnung erreicht werden kann. 

Der nachfolgende Nummerierungsvorschlag ist als Beispiel zu betrachten, dass allenfalls 

den eigenen Bedürfnissen angepasst werden kann. 

- Dokumenten-Nummer MOR ! Office; es wir empfohlen, diese Nummern (directory / 

file-name) durch das System automatisch vergeben zu lassen, da über die Ablagebereiche 

bereits ein umfassendes Such- / Retrievalsystem bereitgestellt wird. 

- Adressen-Nummern 

- Firmen im eigenen Konzern 

- Pos. 1 '*' *NNNNNN 

- Pos 2 .. 7 Kurzname (Grossschrift) 

- Mitarbeiter 

- Pos. 1 '>' >NNNNNN 

- Pos. 2 .. 7 Kurzname (Grossschrift) 

- übrige und Drittfirmen 

- Pos. 1 .. 7 Kurzname (Grossschrift) NNNNNN 

allenfalls ergänzt mit Kurz- 

Zeichen Ort oder Land 

- Administrative Adressen 

- Pos. 1 '*' *KKKKAAA 

- Pos. 2 .. 4 Konzernkurzzeichen 

- Pos. 5 .. 7 Adm. Kurzzeichen 

- Projektnummern 

- allenfalls Projekt- / Mandatsnummerierung oder ähnlich 

wie Adressennummern 


DMS – Dokumenten-Management-System 

CRM – Customer-Relation-Management 

Adressen - Infozentrum 

1 1 

T + / - 

N 1 

Pendenz / Termin 

1 

1 

Mitarbeiter, 

Sachbearbeiter 

1 

2 1 

1 

Teiltermine 

Verpflichtungen 

1 

N 

1 

Sachbereiche 

Stichworte 

Dok - Bereiche 

1 1 

T - T - 

Dokumente / 

Vertragsdokumente 

Dossiers 

Dok - Gruppen 

N 

N 1 

Leistungsarten 

1 

1 

3 1 1 

Projekte 

1 N 

(Verträge) 

Zeit / Spesenrapport 

N 

GK - Satz 

Zusatzadressen 

Archiv 

Zusatzadressen 

/ Bank / Tresor 

Arch 

Teilprojekt 

iv / Bank / Tresor 

Teilprojekt 

Projekt - Nachkalkulation 

Projekt - Nachkalkulation 

Leistungsfakturierung 

Leistungsfakturierung 

1 

N 

2 1 

Debitoren 

Debitoren 

1 

N 

1 

Rechnungen 

Rechnungen 

N 

Kunden- / Artikel- Info - Zentrum 

Kundenangaben / Preislisten / Formen / Kundenumsatz / 

ABG-Kunden-Artikel-Bewegunggsdaten 

- Preise – VK, EK / Texte, Mengen, Bruttogewinnmargen

MOR ! Adressen - MOR Informatik AG

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