PI Korrespondenz - ventuno GmbH

Standardkorrespondenz
einfach und effektiv!
ventuno.Korrespondenz bietet alle notwendigen
Funtionalitäten für einheitlichen Schriftverkehr
Zentrale Steuerung und Dokumentenablage
Kundendaten direkt aus OSPlus
Brieferstellung mit wenigen Klicks

Die Herausforderung
Der Funktionsumfang herkömmlicher Textverarbeitungsprogramme
überschreitet häufig den Bedarf der täglichen Korrespondenzerstellung.
Größtenteils bleiben die vielfältigen, oftmals unüberschaubar wirkenden
Funktionen ungenutzt.
Weniger ist hier oft mehr! Anwendungen müssen vor allem übersichtlich
und auf die jeweiligen Arbeitsanforderungen zugeschnitten sein, um eine
sinnvolle Nutzung zu garantieren. Wichtig sind vor allem Funktionen, die
das Verfassen von Briefen erleichtern, wie zum Beispiel Formatvorlagen,
Textbausteine, Adresszugriff, Serienbriefe, Rechtesteuerung und Ablage.
Auch die Einhaltung des Corporate Designs eines Unternehmens sollte bei
der Korrespondenzerstellung berücksichtigt werden.
Die Vorteile
• Adressabfrage direkt aus OSPlus nach Namen, Konto- oder
Personennummer oder aus einer vorhandenen Kundenadressdatenbank
• Nutzung von Brieftexten und Textbausteinen, d.h. variable Anpassung
individueller Daten wie Kontonummer, Datum und Uhrzeit für einen
Termin, etc.
• Serienbrieffunktionalitäten
• Zentrale Dokumentenablage unter verschiedenen Ansichten, wie
Absender, Empfänger, Datum, Stichwort etc., d.h. leichtes Auffinden
von Dokumenten
• Volltextsuche nach allen Stichworten in den Briefen
Die Lösung
ventuno.Korrespondenz
ist eine auf IBM Lotus Notes basierende
Anwendung, mit der alle üblichen Arten der Korrespondenz, wie
Kurzmitteilungen, Telefonnotizen, Faxe oder Geschäftsbriefe leicht und
schnell erledigt werden können.
Die Absenderdaten werden in ventuno.Korrespondenz
automatisch aus
dem Adress- oder Telefonbuch berechnet. So sind persönliche Briefe trotz
einheitlichem Layout einfach möglich.
Mit ventuno.Korrespondenz
können Textbausteine und vollständige
Briefvorlagen mit ein paar Klicks aus einem Repository übernommen
werden. Bei der Übernahme können auch Variablen abgefragt werden.
Selbstverständlich können die Vorlagen durch eine zentrale Abteilung
qualitätsgesichert und für die Benutzer unveränderbar eingestellt werden.
Darüber hinaus können auch persönliche Vorlagen der Mitarbeiter
zugelassen werden.
Optional unterstützt ventuno.Korrespondenz
das „White-Office“ Konzept.
Damit ist es möglich, Briefe inklusive Fußzeilen und farbigem Logo auf
weißes Papier zu drucken.
Die Briefablage erfolgt als Dokumente in ventuno.Korrespondenz
Korrespondenz. Hierfür
können sowohl allgemeine als auch spezifische Berechtigungen zur
Steuerung des Bearbeitungs- und Lesezugriffs vergeben werden. Die Suche
nach Briefen ist sowohl über den Ersteller und das Thema als auch über den
Adressaten oder eine komplett freie Volltextsuche möglich.
Zusammen mit ventuno.Archiv
Archiv-Konnektor (für OSPlus) können die
erstellten Briefe direkt ins OSPlus Archiv übertragen werden. Die
Anwendung unterstützt hier bei der automatischen Verschlagwortung und
bei der Zuordnung zu den Brieftypen.
Anhand von Dokumenttypen und verwendeten Briefvorlagen kann
unterschieden werden, welche Briefe archivrelevant sind.
Selbstverständlich wird von ventuno.Korrespondenz
auch die Schriftart
„Sparkasse RG“ unterstützt.
• Zentrale Vergabe von Lese- und Erstellrechten für jedes Dokument, d.h.
der Mitarbeiter sieht automatisch nur die Briefe mit denen er arbeiten
darf
• Wiedervorlagefunktion für den Lotus-Notes-Kalender kann direkt aus
dem Brief heraus erstellt werden
• Integrierte Fax- und Mailschnittstellen, d.h. Mails und Faxe können
direkt aus der Anwendung heraus verschickt werden
• Zentrale Hinterlegung eines Corporate Designs
• Optionaler Druck der Fußzeilen aus dem CI zusätzlich zum Brief
• Anbindung an das OSPlus Archiv
Der Benutzerkreis
ventuno.Korrespondenz
ist für alle Mitarbeiter geeignet.
Die Systemanforderungen
Auf Client- und Serverseite wird mindestens IBM Lotus Notes 6.5
vorausgesetzt.
Die ventuno GmbH
Wir sind ein IT- und Branchenspezialist im Finanzdienstleistungsbereich und
bieten Ihnen Standardprodukte sowie innovative IT-Lösungen. Unsere
Kernkompetenzen sind das Informationsmanagement, bankfachliche
Anwendungen und Geschäftsprozessorganisation.
Fundierte Branchenkenntnisse, langjährige Erfahrung im IT-Bereich,
Marktnähe und unsere hohe Kompetenz zur Problemlösung zeichnen unsere
umfassenden Dienstleistungen aus. Sparkassen, Landesbanken,
Verbundrechenzentren, Verbände, Verbundunternehmen, Versicherer und
weitere Finanzdienstleister vertrauen unserem Know-how.
Besuchen Sie uns auch auf unserer Internetseite: www.ventuno-gmbh.de
001/2010

Die Anwendung
Beispiel für einen Brief mit einem
Briefbaustein und Adressabfrage aus
OSPlus.
Zentrale Ablage in der
Anwendung
Abb.1: Beispielbrief
Abb.2: Übersicht in der Anwendung
Die Referenzen
ventuno.Korrespondenz
ist in vielen Instituten im Einsatz. Gerne stellen wir einen Kontakt zu einem Ansprechpartner her.

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