PI SIAM - ventuno GmbH

2 Einsatzgebiete für
1 Datenbank!
Mit ventuno.Sitzungs- und Aufgabenmanagement (SIAM)
Aufgaben erfolgreich organisieren und kommunizieren
Teamarbeit und Kommunikation leicht gemacht
Qualitätsverbesserung dank permanentem Überblick
Sicherheit durch aktive Eskalationsmechanismen

Die Herausforderung
Werden getroffene Entscheidungen und Aufgaben auch tatsächlich umgesetzt?
Und stimmt die Qualität?
ventuno. ventuno.SIAM
ventuno. SIAM ist die Lösung zur zentralen Planung, Verwaltung, Steuerung
und Visualisierung Ihrer Sitzungen und Aufgaben. Dabei umfasst das Sitzungsmanagement
mehrere Arbeitsschritte. ventuno. ventuno.SIAM
ventuno. SIAM bildet diese -
angefangen von der Terminfestlegung und der Erstellung der Agenda, über
den Einladungsversand, die Verschiebung einer Sitzung und die Protokollierung,
bis hin zur Verwaltung und Umsetzungskontrolle von Beschlüssen und
Aufgaben - ab.
Ideal ist die starke Integration von ventuno. ventuno.SIAM
ventuno. SIAM in die Groupware-
Bestandteile von IBM Lotus Notes wie Mail, Aufgaben und Kalender!
Erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern mit ventuno. ventuno.SIAM
ventuno. SIAM SIAM das umfangreiche
Sitzungs- und Aufgabenmanagement ohne Medienbrüche und steigern
Sie Transparenz und Akzeptanz - unternehmensweit! Nutzen Sie gewonnenen
Raum und gewonnene Zeit für das Wesentliche.
Die Lösungen
1. ventuno. ventuno.SIAM
ventuno. SIAM bietet Ihnen eine umfassende Lösung in den Bereichen
Sitzungsvorbereitung, Beschlussdokumentation, Protokollerstellung und
Recherche.
Durch den Einsatz der Anwendung vereinfachen Sie erheblich die Organisation
Ihrer nächsten Sitzungen und der Folgeprozesse. Sie dokumentieren
und verwalten den gesamten Prozess in einer Datenbank.
ventuno. ventuno.SIAM
ventuno. SIAM unterstützt Sie bei der Agenda-Erstellung aus Vorlagen sowie
bei der Terminfindung und -festlegung. Einladungen, Protokolle, Informationen
und Aufgaben werden direkt aus dem System versendet.
Auch im Bereich Beschlussdokumentation bietet Ihnen ventuno. ventuno.SIAM
ventuno. ventuno. SIAM eine
vielseitige Lösung. Neben der Beschlusserfassung aus Protokollen können
Beschlüsse auch sitzungsunabhängig erstellt werden.
Als Recherchefunktion stehen Ihnen neben einer Volltextsuche über alle
Dokumente auch eine erweiterte Suche über definierte Sitzungsarten, Zeiträume,
Schlagworte, etc. zur Verfügung. Eine zeitaufwändige Suche nach
Protokollen oder Beschlüssen gehört damit der Vergangenheit an.
Gestalten Sie den Dokumentzugriff über individuelle Leseberechtigungen
auf Dokumentebene und auf Anwendungsebene über die Zuordnung von
Zugriffsrechten für verschiedene Benutzergruppen.
2. Mit ventuno. ventuno.SIAM
ventuno. SIAM erhalten Sie auch ein Projekt- und Aufgabenmanagement
zur Steuerung einfacher Projekte, deren Schwerpunkt auf der Aufgaben-
und Informationsverteilung und der Umsetzungskontrolle liegt.
Bereits bewährt im Rahmen der OSPlus-Migration kann nun auch das
OSPlus OSPlus-Releasemanagement
OSPlus Releasemanagement
Releasemanagement in ventuno. ventuno.SIAM
ventuno. ventuno. SIAM SIAM abgebildet werden. Über eine
Schnittstelle zur Rundschreiben-Datenbank der FI können die Rundschreiben
und Anlagen mit einem Klick importiert und aktualisiert werden. Die zu
importierenden Inhalte legen Sie dabei komfortabel selbst fest.
Die Projektbeteiligten erhalten Ihre Aufgaben per Mail als Lotus Notes-
Aufgaben. Die Projektleiter steuern das Projekt über das Managercockpit,
während die Projektbeteiligten ihre Aufgaben in ihrem persönlichen Bereich
der Datenbank stets vor Augen haben.
Mit ventuno. ventuno.SIAM
ventuno. SIAM bewältigen Sie die Komplexität von Projekten und kommen
sicher ans Ziel.
001/2011
Die Vorteile
• Gemeinsame Arbeits-und Aufgabenplattform Ihres Unternehmens
• Managercockpit - Aktive Steuerung und Verfolgung aller Aufgaben,
Maßnahmen, Dateien, Dokumente und Ressourcen
• Mehrstufige Aufgabendarstellung
• Standardisierte und automatisierte Sitzungsvorbereitung und
-durchführung
• Terminvergabe, Raumbuchung, Einladungsversand, Verteilen von Protokollen,
Informationen und Aufgaben direkt aus dem System
• Sitzungsbegleitende Protokollerfassung möglich
• Schnelle Generierung und Einbindung von Sofortmaßnahmen
• Vermeidung von Medienbrüchen über den gesamten Prozess
• Zeitersparnis durch Nutzung von Standards und Automatismen - bei
Bedarf mit Erinnerungen und Eskalationen
• Erweiterte Suche nach verschiedensten Kriterien
• Qualitätsmanagement in der Aufgabenumsetzung durch vielfältige
Feedbackfunktionen und evtl. Abnahmen
• Vielfältige Visualisierungen wie Ampelfunktion, Gantt Diagramm, individuelle
Excel-Exporte
• Integrierte Workflowsteuerung gewährleistet individuell anpassbare
Genehmigungs-, Bearbeitungs- und Freigabeprozesse
Die Systemanforderungen
Die Anwendung setzt IBM Lotus Notes ab R6 voraus.
Der Benutzerkreis
Als Anwender kommt der Vorstandsbereich von Instituten in Frage, der sein
Sitzungsmanagement optimieren will. Darüber hinaus ist die Lösung hervorragend
geeignet für Projektleiter oder Teilprojektleiter mit abteilungsübergreifenden
Projekten, die der intensiven Planung, Steuerung und Kontrolle
bedürfen.
Die ventuno GmbH
Wir sind ein IT- und Branchenspezialist im Finanzdienstleistungsbereich und
bieten Ihnen Standardprodukte sowie innovative IT-Lösungen. Unsere Kernkompetenzen
sind das Informationsmanagement, bankfachliche Anwendungen
und Geschäftsprozessorganisation.
Fundierte Branchenkenntnisse, langjährige Erfahrung im
IT-Bereich, Marktnähe und unsere hohe Kompetenz zur Problemlösung
zeichnen unsere umfassenden Dienstleistungen aus. Sparkassen, Landesbanken,
Verbundrechenzentren, Verbände, Verbundunternehmen, Versicherer
und weitere Finanzdienstleister vertrauen unserem Know-how.
Besuchen Sie uns auch auf unserer Internetseite: www.ventuno
www.ventuno-gmbh.de
www.ventuno gmbh.de

Die Anwendung
Organisieren Sie Ihre Sitzungen
von der Einladung, über die
Protokollerstellung, der Zuweisung
von resultierenden Aufgaben
bis zur Umsetzungskontrolle
und Ergebnisdokumentation.
Kontrollieren Sie die Umsetzung
der Aufgaben. Die Ampeldarstellung
zeigt auf einen Blick
zeitlich überfällige (rot), innerhalb
von 10 Tagen zu erledigende
(gelb) und zeitlich unkritische
Aufgaben.
Ein roter Brief symbolisiert ein
automatisch versendetes Erinnerungsmail,
ein grüner Pfeil
einen verlängerten Endtermin.
Nutzen Sie die umfangreichen
Recherche- und Exportfunktionen.
Generieren Sie z.B. über
den integrierten Gantt-Export
nach Excel ein Überblicksdiagramm
für laufende Projekte
oder Teilprojekte.
Die Referenzen
Abb.1: Abb.1: Der Sitzungsmanager
Abb.2: Abb.2: Abb.2: Das Managercockpit
Abb.3: Abb.3: Gantt-Export nach Excel
ventuno. ventuno.Sitzungs
ventuno. Sitzungs Sitzungs- Sitzungs und und Aufgabenmanagement Aufgabenmanagement ist in vielen Instituten im Einsatz. Gerne stellen wir den Kontakt zu einem Ansprechpartner her.

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