PDF herunterladen - Immowelt

Benutzerhandbuch
www.immowelt-software.de

Inhalt
1. Installation
1.1 Systemvoraussetzungen .............................................................................. 8
1.1.1 Hardware-Voraussetzungen ....................................................................................... 8
1.1.1.1 Datenstruktur ......................................................................................................... 8
1.1.1.2 Microsoft Windows Terminal Server .......................................................................... 8
1.1.2 Software-Voraussetzungen ........................................................................................ 9
1.2 Ausführliche Installationsbeschreibung .......................................................... 10
1.2.1 Installation in einem Netzwerk ................................................................................. 10
1.2.1.1 Server ................................................................................................................. 10
1.2.1.2 Client ................................................................................................................... 11
1.2.1.3 MS-Windows Terminal Server ................................................................................ 12
1.3 Installation auf einem Einzelplatz-System ....................................................... 13
1.3.1 Voraussetzungen ...................................................................................................... 13
1.3.2 Installationsschritte .................................................................................................. 13
2. Erste Schritte
2.1 Programmstart und Anmeldung ..................................................................... 16
2.1.1 Benutzeranmeldung .................................................................................................. 16
2.1.2 Der Startbildschirm "Home" ....................................................................................... 17
2.1.2.1 Kacheln ................................................................................................................ 18
2.1.2.2 Widgets ................................................................................................................ 21
2.1.2.3 Elemente hinzufügen ............................................................................................. 23
2.2 Die Benutzeroberfläche von estateOffice ....................................................... 24
2.2.1 Registerkarten .......................................................................................................... 25
2.2.2 Registerkarten-Elemente .......................................................................................... 26
2.2.2.1 Navigationsleiste ................................................................................................... 26
2.2.2.2 Baumstruktur ....................................................................................................... 27
2.2.2.3 Datenbereich ........................................................................................................ 27
2.2.2.4 Favoritenleiste ...................................................................................................... 27
2.2.3 Registerkarten anordnen und gruppieren ................................................................. 28
2.2.4 Kontextmenüs ........................................................................................................... 29
2.2.5 Symbolleiste .............................................................................................................. 29
2.2.6 Menüleiste ................................................................................................................ 30
2.2.7 easySearch ............................................................................................................... 30
2.3 Die Anwendungsmodule im Überblick .............................................................. 31
2.3.1 Der Startbildschirm "Home" ....................................................................................... 31
2.3.2 Das Modul "Adressen" .............................................................................................. 31
2.3.3 Das Modul "Objekte" ................................................................................................. 32
2.3.4 Das Modul "Planer" ................................................................................................... 33
2.3.5 Das Modul "Auswertung" .......................................................................................... 33
2.3.6 Das Modul "Vorlagen" ............................................................................................... 34
2.3.7 Das Modul "System" .................................................................................................. 34
2.3.8 Das Modul "Tools" ..................................................................................................... 34
2.3.9 Das Modul "eBlog-Manager" ..................................................................................... 35
3. estateOffice einrichten und anpassen
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 2 von 351

3.1 Allgemeine Grundeinstellungen festlegen ........................................................ 37
3.1.1 Startseite .................................................................................................................. 37
3.1.2 Speicherpfade ........................................................................................................... 38
3.1.3 Briefpapiere .............................................................................................................. 39
3.1.4 Ereignisprotokoll ....................................................................................................... 40
3.1.5 Druckprotokoll ........................................................................................................... 40
3.1.6 Listen ........................................................................................................................ 41
3.1.7 Pflichtfelder ............................................................................................................... 43
3.1.8 Gesperrte Felder ....................................................................................................... 44
3.1.9 Änderungshistorie ..................................................................................................... 45
3.1.10 Gebietsdatenbank .................................................................................................. 45
3.1.11 Kartenanbieter ........................................................................................................ 46
3.1.12 Konvertierung von Feldtypen .................................................................................. 47
3.1.13 Papierkorb .............................................................................................................. 48
3.1.14 easySearch ............................................................................................................. 48
3.1.15 Gesichertes Exposé ................................................................................................ 50
3.2 Verwaltungs-Funktionen ............................................................................. 51
3.2.1 Benutzer ................................................................................................................... 51
3.2.1.1 Einen neuen Benutzer anlegen ............................................................................... 54
3.2.1.2 Benutzerdefinition bearbeiten ................................................................................. 54
3.2.1.3 Einen Benutzer löschen .......................................................................................... 54
3.2.1.4 Einen Benutzer ausblenden .................................................................................... 55
3.2.2 Berechtigungen konfigurieren und verwalten ........................................................... 55
3.2.2.1 Funktionsrechte .................................................................................................... 55
3.2.2.2 Datenrechte ......................................................................................................... 55
3.2.2.3 Rechte auf Benutzerebene ..................................................................................... 55
3.2.2.4 Rechte auf Gruppenebene ...................................................................................... 57
3.2.2.5 Objektbezogene Rechte ......................................................................................... 58
3.2.2.6 Rollenzuweisung ................................................................................................... 59
3.2.2.7 Regeln und Prioritäten ........................................................................................... 59
3.2.3 Gruppen .................................................................................................................... 60
3.2.3.1 Neue Gruppe anlegen ............................................................................................ 62
3.2.3.2 Funktions- und Datenrechte einer Gruppe verwalten ................................................. 62
3.2.3.3 Benutzerzuordnung einer Gruppe ändern ................................................................ 62
3.2.3.4 Gruppe löschen ..................................................................................................... 63
3.2.4 Profile und Einstellungen .......................................................................................... 64
3.2.4.1 Neues Benutzerprofil anlegen ................................................................................. 65
3.2.4.2 Einstellungen zu Benutzerprofil hinzufügen .............................................................. 65
3.2.4.3 Einstellungen eines Profils oder Benutzers löschen ................................................... 65
3.2.4.4 Benutzerprofil löschen ........................................................................................... 66
3.2.4.5 Profil oder Profileinstellungen einem Benutzer zuweisen ............................................ 66
3.2.5 Rollen ........................................................................................................................ 67
3.2.5.1 Neue Rolle definieren ............................................................................................ 69
3.2.5.2 Rolle bearbeiten .................................................................................................... 69
3.2.5.3 Rolle umbenennen oder löschen ............................................................................. 69
3.2.6 Filialen ....................................................................................................................... 70
3.2.6.1 Neue Filiale anlegen .............................................................................................. 71
3.2.6.2 Filiale löschen ....................................................................................................... 71
3.2.6.3 Filiale bearbeiten ................................................................................................... 71
3.2.7 Automatisches Programmupdate .............................................................................. 72
3.3 Einrichten und Anpassen des Adressmanagers ................................................. 73
3.3.1 Allgemein .................................................................................................................. 73
3.3.2 Kurzsuche ................................................................................................................. 78
3.3.3 Zusätzliche Felder für Firmen .................................................................................... 79
3.3.4 Zusätzliche Felder für Personen ................................................................................ 82
3.3.5 Felderanordnung Firmen ........................................................................................... 85
3.3.6 Felderanordnung Personen ...................................................................................... 86
3.3.7 Anforderungsprofile .................................................................................................. 87
3.3.8 Automatische Anforderungen .................................................................................... 90
3.3.9 Listen ........................................................................................................................ 91
3.4 Einrichten und Anpassen des Objektmanagers ................................................. 92
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 3 von 351

3.4.1 Allgemein .................................................................................................................. 92
3.4.2 Kurzsuche ................................................................................................................. 95
3.4.3 Flächen ..................................................................................................................... 98
3.4.4 Zusätzliche Felder für Objekte ................................................................................ 100
3.4.5 Objektprofile ........................................................................................................... 103
3.4.6 Listen ...................................................................................................................... 107
3.5 Einstellungen für Aktionen ......................................................................... 109
3.5.1 Allgemein ................................................................................................................ 109
3.5.2 Zusätzliche Felder für Aktivitäten ............................................................................ 110
3.5.3 Listen ...................................................................................................................... 112
3.6 Einstellungen für Verbindungen ................................................................... 114
3.6.1 Listenfelder für Verbindungen ................................................................................. 114
3.7 Konfiguration für die Übertragung an Internetbörsen ....................................... 116
3.7.1 Einrichten einer Internetbörsen-Konfiguration ........................................................ 118
4. Arbeiten mit dem Objektmanager
4.1 Suchfunktionen des Objektmanagers ........................................................... 128
4.1.1 Kurzsuche ............................................................................................................... 128
4.1.2 Detailsuche ............................................................................................................. 131
4.1.3 Ablagen ................................................................................................................... 134
4.1.3.1 Bestehende Ablagen verwenden ........................................................................... 136
4.1.3.2 Neue Ablage erstellen .......................................................................................... 138
4.1.3.3 Ablage kopieren oder löschen ............................................................................... 138
4.2 Objekte erfassen ..................................................................................... 139
4.2.1 Vorüberlegungen .................................................................................................... 139
4.2.2 Objekt erfassen ...................................................................................................... 141
4.3 Interessenten suchen und Angebote erstellen ............................................... 145
4.4 Aktionsbefehle des Objektmanagers ............................................................ 155
4.4.1 Angebote nachbearbeiten ...................................................................................... 155
4.4.2 Korrespondenz erstellen ......................................................................................... 157
4.4.3 Termin vereinbaren ................................................................................................. 159
4.4.4 Aufgabe erstellen .................................................................................................... 161
4.4.5 Aktivität anlegen ..................................................................................................... 162
4.4.6 Bilder hinzufügen .................................................................................................... 163
4.5 Objekte verwalten und im Internet vermarkten .............................................. 164
4.5.1 Objekte in der Profilansicht bearbeiten ................................................................... 164
4.5.2 Bilder verwalten ...................................................................................................... 167
4.5.3 Exposés verwalten ................................................................................................. 169
4.5.4 Aktivitäten zu Objekten verwalten .......................................................................... 171
4.5.5 Verbindungen von Objekten verwalten .................................................................. 173
4.5.6 Angebote zu Objekten verwalten ........................................................................... 176
4.5.7 Dokumente zu Objekten verwalten ........................................................................ 177
4.5.8 Termine und Aufgaben zu Objekten verwalten ....................................................... 179
4.5.9 Muster-Anforderungen zu Objekten ........................................................................ 181
4.5.10 Objektbereitstellung und -export .......................................................................... 183
4.5.11 Journal zu Objekten .............................................................................................. 187
4.5.12 Objektänderungshistorie ...................................................................................... 187
5. Arbeiten mit dem Adressmanager
5.1 Suchfunktionen des Adressmanagers ........................................................... 191
5.1.1 Kurzsuche ............................................................................................................... 191
5.1.2 Detailsuche ............................................................................................................. 195
5.1.3 Ablagen ................................................................................................................... 197
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 4 von 351

5.1.3.1 Bestehende Ablagen verwenden ........................................................................... 199
5.1.3.2 Neue Ablage erstellen .......................................................................................... 201
5.1.3.3 Ablage kopieren oder löschen ............................................................................... 201
5.2 Adressen, Anforderungen und Verbindungen anlegen ...................................... 202
5.2.1 Verschiedene Arten von Adressen erfassen ........................................................... 203
5.2.2 Immobiliengesuche erfassen .................................................................................. 212
5.2.3 Adress-Verbindungen herstellen ............................................................................. 215
5.3 Passende Objekte suchen und Angebote erstellen .......................................... 218
5.4 Aktionsbefehle des Adressmanagers ............................................................ 229
5.4.1 Angebote nachbearbeiten ...................................................................................... 229
5.4.2 Ansprechpartner anlegen ....................................................................................... 231
5.4.3 Korrespondenz erstellen ......................................................................................... 232
5.4.4 Termin vereinbaren ................................................................................................. 235
5.4.5 Aktivität anlegen ..................................................................................................... 237
5.4.6 Aufgabe erstellen .................................................................................................... 239
5.5 Adressen verwalten ................................................................................. 241
5.5.1 Adressen in der Detaildaten-Ansicht bearbeiten ..................................................... 241
5.5.2 Adressen in der Übersicht-Darstellung verwalten ................................................... 245
5.5.3 Aktivitäten zu Adressen .......................................................................................... 248
5.5.4 Angebote zu Adressen ............................................................................................ 250
5.5.5 Verbindungen von Adressen ................................................................................... 251
5.5.6 Immobiliengesuche verwalten ................................................................................ 254
5.5.7 Dokumente zu Adressen ......................................................................................... 256
5.5.8 Termine und Aufgaben zu Adressen ....................................................................... 258
5.5.9 Journal zu Adressen ................................................................................................ 260
5.5.12 Adressänderungshistorie ...................................................................................... 260
6. Arbeiten mit dem Planer
6.1 Aufgaben, Termine und Notizen verwalten .................................................... 263
6.1.1 Übersicht ................................................................................................................. 263
6.1.2 Aufgaben im Planer verwalten ................................................................................ 270
6.1.3 Termine im Planer verwalten ................................................................................... 272
6.1.4 Terminoptionen ....................................................................................................... 275
6.1.5 Notizen verwalten ................................................................................................... 277
6.1.6 Gruppenplaner ........................................................................................................ 278
6.2 Neue Aufgaben, Termine und Notizen anlegen ............................................... 280
6.2.1 Termine vereinbaren ............................................................................................... 280
6.2.2 Aufgaben erstellen .................................................................................................. 282
6.2.3 Notizen erstellen ..................................................................................................... 283
6.3 Datenabgleich mit Outlook ......................................................................... 284
6.3.1 Einstellungen .......................................................................................................... 284
6.3.2 Integration mit MS Exchange Server ....................................................................... 289
7. Statistische Auswertungen
7.1 Aktivitäten-Auswertungen ......................................................................... 295
7.1.1 Allgemeine Aktivitäten-Auswertungen .................................................................... 295
7.1.2 Spezielle Aktivitäten-Auswertungen ....................................................................... 296
7.2 Globale Suche mit kombinierten Datenelementen ............................................ 298
7.2.1 Neue globale Suchabfrage erstellen ....................................................................... 298
7.2.2 Gespeicherte globale Abfragen ausführen .............................................................. 301
8. Dokumentvorlagen und eBlog
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 5 von 351

8.1 Verwalten von Dokumentvorlagen ............................................................... 304
8.1.1 Neue Dokumentvorlagen erstellen .......................................................................... 305
8.1.2 Importieren von Dokumentvorlagen ....................................................................... 309
8.2 Verwalten des eBlogs ............................................................................... 309
8.2.1 eBlog-Artikel erstellen ............................................................................................. 311
8.2.2 Objekt- und Adresslinks in eBlog-Beiträgen ............................................................ 312
9. Datenbank-Tools
9.1 Allgemein ............................................................................................... 314
9.1.1 Telefonanlagen-Optionen einstellen ....................................................................... 314
9.1.2 Rechteübertragung ................................................................................................. 315
9.1.4 Datenmanager ........................................................................................................ 316
9.1.6 Gesichertes Exposé ................................................................................................ 317
9.2 Dubletten ............................................................................................... 317
9.2.1 Duplikate bereinigen ............................................................................................... 317
9.2.2 Datenbank-Duplikatprüfung .................................................................................... 319
9.3 Internet ................................................................................................. 323
9.3.1 Internetübertragung von Immobilienangeboten ..................................................... 323
9.3.2 Internetbörsenmanager ......................................................................................... 326
9.3.3 Internethistorie ....................................................................................................... 332
9.4 Import ................................................................................................... 332
9.4.1 Objektanfragen-Import ........................................................................................... 332
9.4.2 Adressimport ........................................................................................................... 336
10. Anhang
10.1 Tastenkombinationen .............................................................................. 349
11. Copyright
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 6 von 351

Installation
Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
Erforderliche Systemvoraussetzungen für die Installation von estateOffice.
Installation von estateOffice in einem Netzwerk.
Installation von estateOffice auf einem Einzelplatz-System.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 7 von 351

1.1 Systemvoraussetzungen
Im Folgenden werden die Systemvoraussetzungen für den Einsatz von estateOffice aufgeführt. Bei den
Hardwarekomponenten handelt es sich um Empfehlungen, basierend auf Erfahrungswerten. Die
Dimensionierung der erforderlichen Hardware ist von zusätzlich eingesetzten Software-Komponenten und nur
unter Betrachtung der kompletten IT-Infrastruktur möglich. Sollten Sie hierzu Fragen haben, helfen Ihnen
unsere Mitarbeiter gerne jederzeit weiter.
1.1.1 Hardware-Voraussetzungen
Um einwandfrei mit estateOffice arbeiten zu können, muss Ihr PC die folgenden, minimalen
Hardwarevoraussetzungen erfüllen:
Client 1 :
Prozessor ab Pentium 4 (oder vergleichbar), höher empfohlen
mindestens ein Gigabyte Arbeitsspeicher (mehr empfohlen)
mindestens ein Gigabyte freier Festplattenspeicher
Bildschirmauflösung mindestens 1024 x 768 Pixel (höher empfohlen)
Server:
(Datenbankserver für
Microsoft SQL- und
Fileserver, w eitere
Information für Window s
Terminalserver beachten)
Prozessor ab Pentium 4 (oder vergleichbar), höher empfohlen
ab ca. zehn Benutzern wird mindestens ein aktueller Dual/Quad-Core
Xeon Prozessor empfohlen
Mindestens 4 Gigabyte Arbeitsspeicher (von Datenbankgröße und
Anzahl der Benutzer abhängig, 64bit Betriebssystem empfohlen)
Festplattengröße ist von der Anzahl und Größe der abgelegten
Dateien abhängig
Es wird ein dedizierter SQL-Server ohne weitere Dienste empfohlen
1
Bitte beachten Sie die speziellen Anforderungen beim Einsatz der estateOffice Laptopkommunikation.
1.1.1.1 Datenstruktur
Alle über estateOffice verwalteten Dateien werden in einem Datei-System abgelegt. Hierfür muss eine
Freigabe mit den entsprechenden Rechten für alle Anwender eingerichtet werden. Die Verbindung sollte über
einen UNC-Pfad hergestellt werden.
In der SQL Datenbank wird eine Referenz auf die Dateien gespeichert. Das Dateisystem kann bei einer
Netzwerk-Installation auf dem Netzwerk-Datenbankserver betrieben werden. Dies ist aber nicht zwingend
erforderlich.
Der Speicherbedarf hängt von der Anzahl der Datensätze und dort hinterlegten Dateien (Bilder, Exposés,
Word-Korrespondenzen, E-Mails, …) ab. Ein entscheidender Faktor ist dabei die Größe der Bilddateien und
die Anzahl der beim Objekt hinterlegten Bilder. Weiterhin müssen Grafiken in Korrespondenz- oder E-Mail-
Vorlagen berücksichtigt werden. Diese Bilder sind in den jeweils hinterlegten Dokumenten gespeichert.
1.1.1.2 Microsoft Windows Terminal Server
Die Software estateOffice kann auch auf einem Microsoft Windows Terminal Server 2003, 2008 oder 2012
eingesetzt werden. Die Dimensionierung der Hard- und Software des Servers hängt von der Anzahl der
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 8 von 351

gleichzeitig verbundenen Anwender und allen auf dem Server installierten und verwendeten Programmen ab.
Pro Benutzer wird circa ein Gigabyte Arbeitsspeicher empfohlen. Dies ist jedoch stark von dem jeweiligen
Nutzungsverhalten der einzelnen Anwender und weiteren aktiven Programmen abhängig. Die Microsoft SQL
Datenbank sollte dabei nicht auf dem gleichen Server installiert sein. Wir empfehlen den Einsatz eines
dedizierten Servers für den Windows Terminal Dienst. Bei Bedarf kann auch ein gemischter Zugriff auf die
Datenbank von lokal installierten Clients und Windows Terminal Clients erfolgen. Für den Einsatz auf einem
Windows Terminal Server ist eine Volumenlizenzierung von estateOffice notwendig. Wir helfen Ihnen gerne
bei Fragen zu Hard- und Software weiter. Vereinbaren Sie einfach einen telefonischen Termin mit unseren
Ansprechpartnern unter +49 911 520 25-30
1.1.2 Software-Voraussetzungen
Um einwandfrei mit estateOffice arbeiten zu können, muss Ihr PC die folgenden, minimalen
Softwarevoraussetzungen erfüllen.
Betriebssysteme:
Microsoft Windows XP
Microsoft Windows Vista
Microsoft Windows 7
Microsoft Windows 8
Microsoft Windows Server 1 2003/2008/2012
Microsoft .Net-Framework 4.0
Netzwerk: Microsoft Windows Netzwerk (Workgroup oder Domäne mit Windows 2003,
2008 oder 2012 Server)
Textsystem: Microsoft Word 2 Version 2003, 2007, 2010, 2013
E-Mail-System:
Microsoft Outlook 2 2003, 2007, 2010, 2013 (mit Outlook .pst oder Microsoft-
Exchange-Server)
Datenbanksystem:
Microsoft SQL Server Version 2005 3 , 2008, 2012 (alle Versionen)
SQL Server 2005 3 , 2008 oder 2012 Express Edition 4
Weitere unterstützte
Produkte:
Microsoft Excel 2 , Powerpoint 2 Version 2003, 2007, 2010, 2013
Adobe Acrobat PDF-Writer Version 6.0, 7.0, 8.0, 9.0, X
PDF-Factory (unterstützte Versionen auf Anfrage)
Microsoft Word-PDF ab Version 2010
FinePrint (unterstützte Versionen auf Anfrage)
Microsoft MapPoint 2004, 2006, 2009, 2010, 2011, 2013
Klicktel 2012/2013 (weitere Versionen auf Anfrage)
Tobit FaxWare ab Version 6.0
TAPI2.0
1 Bei der Installation der Software auf einem Serverbetriebssystem ist eine Volumenlizenz von estateOffice erforderlich.
2 Bei einer Netzwerkinstallation müssen die Versionen Microsoft Word, Excel und Powerpoint auf allen Arbeitsplätzen identisch
sein. Die Unterstützung von Microsoft Office 2010 und 2013 betrifft nur 32bit-Editionen.
3 Bei der Verwendung des SQL-Servers 2005 müssen auf Client und Server identische Versionen verwendet werden.
4 Beachten Sie die Voraussetzungen von Microsoft bezüglich der benötigten Lizenzen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 9 von 351

1.2 Ausführliche Installationsbeschreibung
In den nachfolgenden Abschnitten finden Sie eine ausführliche Beschreibung zu der Installation auf einem
einzelnen Arbeitsplatz und in einem Netzwerk. Hier wird die Datenbank auf einem Server und das
Programm auf einem oder mehreren Arbeitsplätzen installiert.
Das Programm estateOffice wird prinzipiell immer auf dem lokalen Client installiert (außer bei Windows
Terminal Server). Bei einer Netzwerkinstallation werden auf dem Server keine Komponenten von estateOffice
installiert, sondern lediglich die Datenbank angelegt bzw. ein Datenbankbackup eingespielt.
Bei Bedarf können auch die Datenbank (MS-SQL) und das Datenverzeichnis auf unterschiedlichen Servern
abgelegt werden.
1.2.1 Installation in einem Netzwerk
Bei einer Netzwerkinstallation werden die Datenbank (MS-SQL) und das Datenverzeichnis auf einem Server
abgelegt. Die Installation des Programms erfolgt jeweils auf den lokalen Clients.
1.2.1.1 Server
Die Installation des Microsoft SQL-Servers kann entweder durch die mitgelieferte Installationsdatei
estatePrerequisites (beinhaltet ab Windows Vista die Auswahl zwischen LocalDB oder SQL Server) oder
manuell (andere von uns unterstützte Microsoft SQL-Server Varianten) erfolgen. Beachten Sie dazu die
Systemvoraussetzungen. Wir empfehlen einen dedizierten SQL-Server. Für weitere Informationen bezüglich
der Microsoft SQL-Server-Varianten (Express, Standard, usw.), deren Einschränkungen und eventuell dafür
benötigten Lizenzen wenden Sie sich bitte an Microsoft oder für eine Beratung an Ihren EDV-Betreuer.
Starten Sie die Installation des mitgelieferten SQL-Servers über die Datei setup.exe. Wählen Sie den
Installationstyp Komplett und befolgen Sie die Installationsanweisungen. Falls estateOffice nicht auf dem
Server installiert werden soll, entfernen Sie die OptionestateOffice installieren.
Durch die Installation wird eine Datenbankinstanz mit dem Namen Immowelt erzeugt. Für den
Authentifizierungsmodus wird Gemischter Modus ausgewählt und der folgende SQL Benutzer angelegt.
Benutzer: sa
Passwort: estateSQLpw2010
Diese Zugangsdaten werden bei der Herstellung der Datenbankverbindung vom Client über das Datenbank-
Tool benötigt (Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung).
Für die Ablage der Dateien, die über estateOffice zugeordnet werden, muss ein Verzeichnis mit Vollzugriff
für alle estateOffice-Benutzer angelegt und freigegeben werden. Der Zugriff für die Benutzer sollte über einen
UNC-Pfad erfolgen.
Dieses Verzeichnis wird einmalig beim Anlegen der Datenbank ausgewählt und ist dadurch
für alle Benutzer, die mit dieser Datenbank verbunden werden festgelegt. Beachten Sie auch,
dass dieses Verzeichnis bei einer Datensicherung berücksichtigt werden muss.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 10 von 351

1.2.1.2 Client
Zur Installation werden Administrations- bzw. Installationsrechte benötigt. Schließen Sie alle geöffneten
Anwendungen, insbesondere Microsoft Outlook, da hier ein Add-In installiert wird. Starten Sie ggf. den PC
vor der Installation neu.
1. Die Installation von estateOffice wird durch die Datei setup.exe gestartet.
2. Folgen Sie den Installationsanweisungen und installieren Sie beim Einsatz von Microsoft Outlook das
Add-In mit (Standardeinstellung).
3. Nach der Installation wird die Anwendung durch die Verknüpfung estateOffice gestartet. Es erscheint
eine Meldung zum Herstellen der Datenbankverbindung.
Abb. 1.2.1.2-1: Stellen Sie die Verbindung zur Datenbank her oder legen
Sie eine neue Datenbank an.
Wählen Sie die manuelle Methode und geben Sie im folgenden Fenster den Server, die Authentifizierung
und die Datenbank ein.
a. Datenbank wählen: Neu anlegen (Verwenden Sie diese Option, wenn eine neue, leere Datenbank
erzeugt werden soll.)
Klicken Sie danach auf Weiter. Im nächsten Fenster können Sie den Datenbanknamen ändern.
Klicken Sie dann auf Erstellen. Eine leere Datenbank wird angelegt.
Es erscheint ein Fenster, in dem der Dokumentpfad eingetragen werden muss. Geben Sie hier den
UNC-Pfad des vorher freigegebenen Datenpfades ein.
Bestätigen Sie anschließend die Meldung zum Aktualisieren der Konfigurationsdatei und
estateOffice Start mit Ja.
b. Datenbank wählen: vorhandene Datenbank auswählen (Verwenden Sie diese Option, wenn ein
weiterer Client eingerichtet und eine bereits bestehende Datenbank verwendet werden soll.)
Wählen Sie die gewünschte Datenbank aus der Liste und klicken auf Weiter.
Im nächsten Fenster geben Sie das Supervisor-Passwort von estateOffice ein (Standard: m2000)
und bestätigen danach durch den Button OK.
Abb. 1.2.1.2-2: Authentifizierung mittels Supervisor-Passwort
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 11 von 351

Klicken Sie im folgenden Fenster auf den Button Datenbank in die Konfigurationsdatei eintragen.
Bestätigen Sie anschließend die Meldung zum Start von estateOffice.
Sollten Sie die Meldung mit Ja bestätigt
haben und das Fenster ist bereits
geschlossen, können Sie das
Programm estateProDBTool.exe aus
dem Programmverzeichnis von
estateOffice auch manuell starten, um
beispielsweise das
Dokumentenverzeichnis zu ändern.
Abb. 1.2.1.2-3: Das estateOffice-
Datenbank-Tool
Anschließend erscheint die Benutzeranmeldung von estateOffice. Melden Sie sich mit Ihren eventuell
bereits vorhandenen Daten an.
Abb. 1.2.1.2-4: Die Anmeldemaske von estateOffice
Bei leeren Datenbanken verwenden Sie folgenden Standardbenutzer:
Benutzername: supervisor
Passwort: m2000
1.2.1.3 MS-Windows Terminal Server
Die Installation von estateOffice auf einem Windows Terminal Server unterscheidet sich von der Client-
Installation in einem wesentlichen Punkt.
Das Setup muss über den Punkt Systemsteuerung - Anwendung auf dem Remotedesktopserver installieren
(Programm hinzufügen) ausgewählt und gestartet werden. Sämtliche Microsoft Outlook-Dienste müssen vor
Beginn der Installation beendet werden. Die Datenbank bzw. der MS-SQL Server und der Windows Terminal
Server sollten nicht zusammen auf einem Server betrieben werden.
Beachten Sie, dass für den Betrieb von estateOffice auf einem Windows Terminal Server eine
Volumenlizenzierung notwendig ist.
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1.3 Installation auf einem Einzelplatz-System
Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie die Installation durchführen, wenn die SQL Server Datenbank und
estateOffice lokal auf einem Einzelplatz-System bzw. einer Client-Workstation in einem Netzwerk
ausgeführt werden sollen.
1.3.1 Voraussetzungen
Zur Installation werden Administrations- bzw. Installationsrechte benötigt. Schließen Sie alle geöffneten
Anwendungen, insbesondere Microsoft Outlook, da für dieses Programm ein Add-In installiert wird. Starten
Sie gegebenenfalls den PC vor der Installation neu.
1.3.2 Installationsschritte
1. Nach dem Einlegen der CD beginnt die Installation automatisch oder kann manuell durch die Datei
setup.exe gestartet werden.
Abb. 1.3.2-1: Die Datei Setup.exe im Windows-Explorer.
2. Wählen Sie für die Installation von estateOffice inkl. eines MS-SQL-Servers als Installationstyp
Komplett. Bei Verwendung eines bereits vorhandenen MS-SQL-Servers nutzen Sie stattdessen die
Option Einfach. Anschließend folgen Sie den Installationsanweisungen.
Abb. 1.3.2-2: Für die Installation stehen
verschiedene Installationstypen zur Auswahl.
Je nach Betriebssystem werden Komponenten installiert, durch die ein Systemneustart erforderlich sein
kann. Anschließend wird - abhängig vom Installationstyp - die Installation des MS-SQL-Servers und der
Anwendung estateOffice durchgeführt.
Abb. 1.3.2-3: Die Installation wird durchgeführt.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 13 von 351

3. Nach erfolgreicher Installation schließen Sie diese ab und starten die Anwendung durch die
Verknüpfung estateOffice auf Ihrem Desktop oder im Startmenü.
Abb. 1.3.2-4: estateOffice wurde erfolgreich installiert.
4. Es erscheint eine Meldung zum Herstellen der Datenbankverbindung. Bestätigen Sie diese mit Weiter
oder wählen Sie einen bereits vorhandenen MS-SQL Server.
Abb. 1.3.2-5: Wählen Sie eine Datenbank aus.
In letzterem Fall erscheint anschließend eine Abfrage zur Eingabe bzw. Bestätigung des
Dokumentenverzeichnisses.
Klicken Sie in dem nächsten Fenster auf Datenbank in die Konfigurationsdatei eintragen und bestätigen
die folgende Meldung mit Ja.
Im Dokumentenverzeichnis (standardmäßig C:\Programdata\estateOfficeData) werden alle
über estateOffice zugeordneten Dateien (Bilder, Exposés, Korrespondenzen,..) abgelegt.
Dieses Verzeichnis muss deshalb in eine Datensicherung mit einbezogen werden.
5. Nach der Durchführung der einzelnen Aktionen kann die Anwendung durch Eingabe der folgenden
Anmeldedaten gestartet werden.
Benutzername:
Passwort:
Supervisor
m2000
Sollten Sie die Installation auf einem PC mit einer installierten Version von Makler 2000
durchführen, erscheint ein Hinweis zur Datenübernahme. Beachten Sie bitte die
Vorgehensweise bzw. fragen Sie uns nach den verschiedenen Möglichkeiten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 14 von 351

Erste Schritte
Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
Programmstart und Anmeldung
Die Benutzeroberfläche von estateOffice
Die estateOffice-Anwendungsmodule im Überblick
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 15 von 351

2.1 Programmstart und Anmeldung
Zum Starten von estateOffice doppelklicken Sie auf das estateOffice-Symbol auf Ihrem Desktop
Alternativ können Sie estateOffice auch über das Windows-Startmenü öffnen:
1. Öffnen Sie das Windows Startmenü, indem Sie auf die Schaltfläche Start klicken.
2. Zeigen Sie auf Alle Programme.
3. Klicken Sie in der angezeigten Liste auf estateOffice.
2.1.1 Benutzeranmeldung
Nach dem Starten von estateOffice erscheint das Dialogfeld Anmeldung. Geben Sie hier Ihren
Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
Abb. 2-1: Das Dialogfeld Anmeldung.
Beim ersten Aufruf von estateOffice müssen Sie sich mit den folgenden, standardmäßig vorgegebenen
Benutzerinformationen anmelden:
Benutzer: supervisor
Passwort: m2000
Wir empfehlen, direkt nach dem ersten Anmelden einen persönlichen Benutzernamen und ein eigenes
Passwort festzulegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Benutzerverwaltungs-
Funktionen in Kapitel 3, estateOffice einrichten und anpassen.
Beachten Sie beim Eingeben der Anmelde-Informationen, dass zwischen Groß- und
Kleinschreibung unterschieden wird. Nach erfolgreicher Anmeldung wird der Startbildschirm
von estateOffice angezeigt. Bevor Sie mit der produktiven Arbeit beginnen, sollten Sie sich
zunächst mit der Benutzeroberfläche von estateOffice vertraut machen und anschließend Ihre
persönliche Arbeitsumgebung einrichten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 16 von 351

2.1.2 Der Startbildschirm "Home"
Dieser Bildschirm ist das Hauptfenster von estateOffice, welches direkt nach dem Programmstart angezeigt
wird. Von hier aus öffnen Sie über die zugehörigen Kacheln die Anwendungsmodule für die einzelnen
Aufgabenbereiche Ihres Arbeitsablaufs. Im Hauptfenster wird im oberen Bereich die Registerkarte Home
angezeigt, auf der die neue Suchfunktion easySearch, die Benutzermodule (Kacheln), Widgets und die
Infoleiste zusammengefasst sind.
Abb. 2.1.2-1: Der neue Homescreen von estateOffice
Die einzelnen Module des neuen Startbereichs im Überblick:
1 Registerkarte Zeigt Ihnen, in welcher Maske innerhalb von estateOffice Sie sich derzeit
befinden
2 easySearch Die neue Suchfunktion findet nicht nur Adressen und Objekte, sondern lässt
sich auch individuell anpassen.
3 Kacheln Über diese Elemente rufen Sie die jeweiligen Programmfunktionen auf.
4 Informations-Widgets Darstellung verschiedenster Informationen auf einen Blick
5 eBlog-Widgets Dient der Anzeige interner und externer Seiten und RSS-Feeds.
6 Vertikale Scrollleiste Mittels dieser Leiste navigieren Sie zwischen ein- und ausgeblendeten Teilen
des Bildschirms hin und her.
7 Benutzerinformationen Hier sind neben dem Firmenlogo auch Ihr Benutzername, Ihre Kontaktdaten,
Datum und aktuelle Uhrzeit angegeben.
8 Links Gibt Ihnen die Möglichkeit ein Feedback zu estateOffice zu senden, die Hilfe
aufzurufen oder eine Fernwartungs-Sitzung mit dem Support zu starten.
9 Elemente hinzufügen Öffnet ein Fenster, mit dem sich zusätzliche Kacheln und Widgets einfügen
lassen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 17 von 351

2.1.2.1 Kacheln
Sämtliche Anwendungsmodule von estateOffice lassen sich über die Kacheln auf dem Startbildschirm
aufrufen. Dabei wird zwischen Hauptkacheln und Schnellzugriffskacheln unterschieden. Die
Schnellzugriffskacheln sind Untermodule der jeweiligen Hauptkacheln und stellen einzelne, häufig benutzte
Sonderfunktionen dar. Um die Zugehörigkeit zur jeweiligen Hauptkachel darzustellen und somit eine bessere
Übersicht zu gewährleisten, stimmen die Farbe der Haupt- und deren jeweiliger Schnellzugriffskacheln
überein. Folgende Tabelle verdeutlicht dies:
Hauptkacheln
Adressen
Objekte
Schnellzugriffskacheln
- Adresssuche Detail
- Marketing-Vorgang
- Neue Adresse
- Objekte anbieten
- Interessenten suchen
- Objektsuche Detail
- Neues Objekt
Planer
Auswertung
Tools
- Aufgaben
- Neue Aufgabe
- Notizen
- Neue Notiz
- Termine
- Neuer Termin
- Auswertung Aktivitäten
- Auswertung Gespeicherte Abfragen
- Auswertung Neue Abfrage
- Neueste Gesuche
- Nachfragestatistik
- Objektstatistik
- Preisstatistik
- Internetbörsenmanager
- Internetübertragung
- Objektanfragenimport
Vorlagen
System
eBlog Manager
Tab. 2.1.2.1-1: Die Farben der Schnellzugriffskacheln sind mit denen der Hauptkacheln identisch.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 18 von 351

Änderung der Kachelgrößen
Selbstverständlich können Sie für jede Kachel eine individuelle Größe einstellen, um die Oberfläche optimal
an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Beachten Sie dabei, dass dem Startbereich von estateOffice ein
vordefiniertes Raster zugrunde liegt. Wir empfehlen, für häufig benutzte Module eine Kachelgröße von 2x1
Feldern zu verwenden. Weniger oder gar nicht genutzte Module können Sie hingegen mit einer Größe von
1x1 Feldern benutzen oder auch ganz ausblenden.
Abb. 2.1.2.1-1: Verschiedene Kachelgrößen: 2 x 1 (links) gegen 1 x 1 (rechts)
Um die Größe der gewünschten Kachel zu ändern, führen Sie auf dieser einfach einen Rechtsklick aus. Je
nach aktuellem Umfang der Schaltfläche stehen Ihnen im Kontextmenü dann die Optionen Vergrößern oder
Verkleinern zur Verfügung. Mittels Entfernen löschen Sie die Kachel hingegen vom Homescreen.
Organisation der Kacheln
Neben den bereits genannten Möglichkeiten (Einfügen und Entfernen, sowie Größenänderung) der Kachel-
Organisation können Sie die Schaltflächen auch nach Belieben gruppieren und verschieben.
Eine neue Gruppe anlegen
Schritt 1
Möchten Sie beispielsweise eine neue Gruppe von Kacheln erstellen,
so klicken Sie die erste Kachel, die Bestandteil der neuen Gruppe
werden soll, mit der linken Maustaste an und halten Sie sie gedrückt.
Schritt 2
Nun ziehen Sie sie nach rechts oder links, bis ein Bereich des
Homescreens hellgrau eingefärbt wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 19 von 351

Schritt 3
Lassen Sie die linke Maustaste nun los. Die Kachel Tools wird in den hellgrauen Bereich eingefügt. Die
bisherigen Folge-Schaltflächen Internetbörsenmanager und Objektanfragenimport rutschen in Folge
automatisch auf die bisherige Position der Tools . Die bisher direkt rechts an diese Kacheln angrenzenden
News-Widgets werden hingegen weiter nach rechts verschoben. Auf diese Weise ist eine neue Gruppe
entstanden, die Sie nun einfach mittels Drag & Drop mit weiteren Kacheln befüllen können. Die
eigenständige Gruppe erkennen Sie an den breiteren Abständen links und rechts neben den Tools.
Sortieren der Kacheln
Derselbe Drag & Drop-Mechanismus, der Ihnen beim Erstellen einer neuen Gruppe hilft, kommt auch bei der
Sortierung der Schaltflächen zum Einsatz. Halten und ziehen Sie die Kacheln so wie oben beschrieben und
lassen Sie sie einfach auf der gewünschten Position wieder los. Ist diese bereits von einer anderen Kachel
belegt, so rutschen diese und alle folgenden Kacheln weiter nach unten. Auf diese Weise haben Sie die für
Sie wichtigsten Funktionen schnell an prominenten Positionen untergebracht und profitieren so von einem
verbesserten Workflow.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 20 von 351

2.1.2.2 Widgets
Widgets bieten die Möglichkeit, Informationen frei auf der Startseite zu platzieren. Sämtliche Container
verfügen über die Option, die Farbe innerhalb des definierten Schemas anzupassen. Darüber hinaus finden
Sie bei einigen Elementen auch weiterführende Einstellungen, die von der jeweiligen Funktion abhängen.
Popup-Elemente
In den meisten Fällen enthalten die Informationscontainer deutlich mehr Informationen, als aufgrund des
Platzangebotes anzeigbar ist. Daher lässt sich jedes Widget auch als vergrößerte Popup-Darstellung
aufrufen. Klicken Sie hierzu auf die Überschrift des entsprechenden Containers.
"
Abb. 2.1.2.2-1: Widget in normaler Darstellung und als vergrößerte Popup-Version
Innerhalb dieses Fensters können Sie mit dem Mausrad zu weiter unten liegenden Beiträgen navigieren. Mit
einem Linksklick auf einen Eintrag öffnen Sie die zugehörige Maske. Ein Linksklick außerhalb des Popup-
Bereichs schließt dieses Fensters wieder.
Größe der Informationscontainer
Besonders wichtige Widgets sollten Sie, genügend Platz auf Ihrem Monitor vorausgesetzt, vergrößert
anzeigen lassen, um mehr Informationen zu erhalten. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das
betreffende Element und wählen Sie im Kontextmenü vergrößern. Wiederholen Sie diesen Vorgang
gegebenenfalls. Folgende Größeneinheiten stehen Ihnen zur Verfügung:
1 x 2 2 x 2 3 x 2
Beachten Sie, dass die oben gezeigten Einheiten nur für Widgets gelten. RSS-Feeds und eBlog-Container
bieten ausschließlich die Möglichkeit zwischen 2x2 und 3x2 Kacheleinheiten zu wählen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 21 von 351

Informations-Widgets
Prinzipiell handelt es sich bei diesen Widgets um Informationscontainer, die in Listenform aufbereitete
Kurzansichten zu einzelnen Hauptthemen darstellen. Die Zugehörigkeit der Widgets zum jeweiligen Thema
wird in der Standardeinstellungen durch die Verwendung der gleichen Farben kenntlich gemacht. Folgende
Liste zeigt die Abhängigkeiten auf:
Hauptthema
Adressen
Objekte
Widget
- Zuletzt bearbeitete Adressen
- Zuletzt bearbeitete Interessenten
- Zuletzt geöffnete Adressen
- Zuletzt geöffnete Interessenten
- Zuletzt erfasste Adressen
- Favoriten Adressen
- Letzte Aktivitäten
- Zuletzt bearbeitete Objekte
- Zuletzt geöffnete Objekte
- Zuletzt erfasste Objekte
- Favoriten Objekte
- Kalender
- Geburtstage
Planer
- Neueste Gesuche
Auswertung
- Objektanfragen
Tools
- Datenbestand
System
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eBlog-Container und RSS-Feeds
Neben den regulären Widgets, die Funktionen von estateOffice in Listenform abbilden, können noch zwei
weitere Arten von Informationscontainern eingeblendet werden: eBlog-Beiträge und RSS-Feeds.
Abb. 2.1.2.2.2-1: RSS-Feeds und eBlog-Beiträge
Beide unterscheiden sich äußerlich lediglich in der Farbgebung, welche aber individuell anpassbar ist. Der
Unterschied zwischen diesen beiden Widget-Varianten liegt in den dargestellten Inhalten. RSS-Feeds
blenden eine Übersicht aus externen Webquellen ein, beispielsweise die News von Spiegel Online oder
Kicker. Sie müssen lediglich den RSS-Feed in den Einstellungen des jeweiligen Widgets hinterlegen.
Die Widget-Variante eBlog-Beiträge erfordert mehr Eigenleistung. Diese ist dazu gedacht, Mitarbeitern
gezielt Informationen zugänglich zu machen. Sie können beispielsweise über neue Objekte informieren,
Unternehmensmitteilungen veröffentlichen und vieles mehr. Beiträge dieser Art verfassen Sie im eBlog-
Manager.
2.1.2.3 Elemente hinzufügen
Das Hinzufügen von Elementen auf den Home Screen erfolgt über die Galerie, die Sie über das "+"-Symbol
in der rechten oberen Ecke des Homescreens erreichen. Hier wählen Sie die gewünschten Elemente mit der
linken Maustaste aus. Die Kacheln und Widgets werden generell hinter den bereits auf dem Startbildschirm
existierenden Elementen eingefügt und können im Anschluss an die gewünschte Position verschoben
werden.
"
Abb. 2.1.2.3-1: Über das Plus-Symbol lässt sich die Galerie zum Hinzufügen von Elementen öffnen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 23 von 351

2.2 Die Benutzeroberfläche von estateOffice
Die Gestaltung der estateOffice-Benutzeroberfläche richtet sich nach den neuesten Entwicklungen und
Standards für Windows-Programme und Internet-Anwendungen. So orientieren sich die Menü- und
Symbolleiste beispielsweise im Hinblick auf Optik und Funktion an aktuellen Internet-Browsern. Gleiches
gilt auch für die Darstellung der Anwendungsmodule, die in jeweils eigenen Registerkarten (Tabs) angezeigt
werden.
Die weitere Unterteilung der Module ist ebenfalls auf eine größtmögliche Benutzerfreundlichkeit ausgelegt:
Der Hauptinhalt befindet sich in einem großen Fenster in der Mitte der Anwendung, umrahmt von der
Navigationsleiste (links) und der Anzeige der Favoriten (rechts). Die erweiterte Funktionalität der
Symbolleiste ermöglicht darüber hinaus eine Programmsteuerung ähnlich wie bei einem Internet-Browser:
Der Benutzer kann mit Pfeil-Schaltflächen einen oder mehrere Schritte zurück und wieder vorwärts durch
den Anwendungsverlauf navigieren.
Abb. 2.2-1: Die Arbeitsoberfläche von estateOffice
1 Menüleiste
2 Symbolleiste
3 easySearch
4 Registerleiste
5 Navigationsleiste
6 Datenbereich
7 Favoritenleiste
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 24 von 351

2.2.1 Registerkarten
Alle estateOffice-Anwendungsmodule und Modulansichten werden in Form von Registerkarten dargestellt.
Der Registerkarten-Reiter enthält das Symbol des zugehörigen Moduls, den Namen der aktuellen
Modulansicht und ein Kreuzsymbol. Durch Klicken auf den Namen der Modulansicht wird eine Registerkarte
aktiv im Vordergrund angezeigt und durch Klicken auf das Kreuz wird sie geschlossen.
Abb. 2.2.1-1: Eine typische estateOffice-Registerkarte mit Navigationsleiste und Datenbereich, in dem die Profilansicht des
selektierten Objekts angezeigt wird.
Einige Module können mehrfach geöffnet werden. Dann wird für jede weitere Modulansicht eine eigene, neue
Registerkarte angezeigt. Wenn mehrere Module oder Ansichten gleichzeitig geöffnet sind bilden sie eine
Registerkartenleiste, und der Benutzer kann durch Klicken auf die Registerkarten-Reiter schnell zwischen
den Modulen und Modulansichten wechseln. Am rechten Rand der Registerkartenleiste befindet sich ein
Pfeilsymbol. Durch Anklicken des Pfeils wird ein Dropdown-Menü mit der Liste aller geöffneten
Registerkarten aufgeklappt. Hier können Sie auswählen, welche Registerkarte aktiv im Vordergrund
angezeigt werden soll.
Die estateOffice-Registerkarten bestehen aus mehreren Bereichen. Auf der linken Seite befindet sich die
Navigationsleiste, während die zentrale Fläche für den Datenbereich reserviert ist. Jede Registerkarte besitzt
am oberen Rand eine Titelzeile mit der Bezeichnung des Moduls oder der Modulansicht bzw.
Registerkartenseite.
Bei einigen Modulansichten werden in der Titelzeile zusätzlich die Hierarchie-Ebenen des Aufgabenbereichs
als Hyperlinks angezeigt, und der Benutzer kann durch Anklicken eines Links direkt zur entsprechenden
Ansicht bzw. Registerkarte wechseln.
Abb. 2.2.1-2: Titelzeile mit Navigation zu weiteren Registerkarten
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 25 von 351

2.2.2 Registerkarten-Elemente
Die Registerkarten der estateOffice-Anwendungsmodule bestehen aus folgenden Komponenten:
2.2.2.1 Navigationsleiste
Die Navigationsleiste besteht aus Befehlen, die in Dropdown-Menüs
gruppiert sind. Im Gegensatz zu allgemeinen Menüs enthält die
Navigationsleiste nur Befehle, die im aktuellen Kontext sinnvoll sind und
auf den Aufgabenbereich des aktuellen Anwendungsmoduls
angewendet werden können. Jedes Dropdown-Menü in der
Navigationsleiste hat eine Titelzeile mit dem Namen der Befehlsgruppe.
Über das Doppelpfeil-Symbol rechts in der Gruppen-Titelzeile kann die
Dropdown-Liste der Menübefehle auf- und zugeklappt werden. In der
rechten oberen Ecke befindet sich darüber hinaus ein kleines
Heftzweckensymbol. Über dieses kann die Navigationsleiste komplett
ausgeblendet werden. Um die Navigationsleiste bei Bedarf wieder
sichtbar zu machen genügt es, den Mauszeiger an den linken
Bildschirmrand zu bewegen. Ein erneuter Klick auf die Heftzwecke
fixiert die Leiste wieder an der gewohnten Position.
Navigationsleiste anpassen
Nicht jeder Nutzer von estateOffice benötigt alle Elemente der
Navigationsleiste. Um die Übersicht zu erhöhen, lassen sich einzelne
Elemente bei Bedarf ausblenden. Öffnen Sie das Fenster Navigation
anpassen, indem Sie einen Rechtsklick auf die Navigationsleiste
machen und aus dem Kontextmenü die Option Navigationsleiste
anpassen wählen.
Abb. 2.2.2.1-2: Die Navigationsleiste lässt sich schnell und einfach anpassen.
Hier lassen sich durch einfaches Setzen oder Entfernen der Häkchen Menüpunkte ein- und ausblenden.
Außerdem ist es möglich, die Reihenfolge der Befehlsgruppen zu ändern, indem Sie die gewünschte Gruppe
markieren und diese über die Pfeile in der Mitte des Fensters nach oben oder unten schieben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 26 von 351

2.2.2.2 Baumstruktur
Auf einigen Registerkarten wird im linken
Abschnitt des Datenbereichs eine Baumstruktur
bzw. strukturierte Liste angezeigt, die Felderoder
Objektnamen enthält.
Abb. 2.2.2.2-1:
Datenbankfelder-
Liste als Baumstruktur
2.2.2.3 Datenbereich
Das Erscheinungsbild des Datenbereichs auf den Registerkarten ist variabel. Abhängig von der jeweiligen
Modulansicht werden im Datenbereich unterschiedliche Inhalte angezeigt, beispielsweise ein Formular mit
den Detaildaten eines Objekts oder einer Adresse, eine Listenansicht von Objekten bzw. Adressen oder
auch Aktivitäten, Aufgaben, Termine und Systemeinstellungen.
2.2.2.4 Favoritenleiste
Am rechten Bildschirmrand befindet sich die Favoritenleiste, die
einen Schnellzugriff auf besonders häufig genutzte Datensätze
ermöglicht. Sie können hier Objekte oder Adressen ablegen, sowie
eigene Ordner definieren, die wiederum Datensätze enthalten.
Außerdem steht in der Favoritenleiste auch ein Verlaufswerkzeug
zur Verfügung, das eine zeitliche Übersicht der zuletzt geöffneten
Elemente beinhaltet.
Ebenso wie die Navigationsleiste lässt sich auch die Favoritenleiste
bei Bedarf automatisch ausblenden.
Abb. 2.2.2.4-1: Die Favoritenleiste bietet
schnellen Zugriff auf häufig genutzte
Adressen und Objekte.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 27 von 351

2.2.3 Registerkarten anordnen und gruppieren
Wenn mehrere Registerkarten geöffnet sind, können sie vertikal oder horizontal auf dem Bildschirm
angeordnet und gruppiert werden.
Abb. 2.2.3-1: Gruppierte Registerkarten
Führen Sie einen Rechtsklick auf dem Registerkarten-Reiter aus, um das Kontextmenü mit den Befehlen
zum Anordnen und Gruppieren einzublenden. Es stehen folgende Befehle zur Auswahl:
Neue horizontale Gruppe anlegen - Die ausgewählte Registerkarte wird unterhalb aller anderen
geöffneten Registerkarten angeordnet und aktiviert.
Neue vertikale Gruppe anlegen - Die ausgewählte Registerkarte wird neben allen anderen geöffneten
Registerkarten angeordnet und aktiviert.
Schließen - Dieser Befehl schließt die momentan aktive Registerkarte.
Alle schließen - Dieser Befehl schließt alle geöffneten Registerkarten.
Alle schließen außer aktive - Alle Registerkarten werden geschlossen, ausgenommen die im
Vordergrund aktive.
Wenn Sie auf dem Registerkarten-Reiter einer vorher gruppierten Registerkarte rechtsklicken, enthält das
eingeblendete Dropdown-Menü Befehle zum Verschieben in die vorherige oder nächste Gruppe (zusätzlich
zu den Befehlen zum Schließen).
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 28 von 351

2.2.4 Kontextmenüs
In fast allen Anwendungssituationen lässt sich durch Rechtsklick ein Kontextmenü einblenden.
Kontextmenüs werden direkt unter der Position des Mauszeigers angezeigt, damit die Maus möglichst
wenig bewegt werden muss. Im Gegensatz zu normalen Menüs enthalten Kontextmenüs nur Befehle, die in
der jeweiligen Situation für das aktuelle Element bzw. die aktuelle Aufgabe sinnvoll sind.
Abb. 2.2.4-1: Bildschirmausschnitte mit verschiedenen Kontextmenüs für: Funktionsbefehle; Formularfeld-Optionen;
Kriterien-Bedingungsauswahl (von links nach rechts).
Mit einem Rechtsklick auf der freien Fläche des Datenbereichs wird ein Kontextmenü geöffnet, das dem
Benutzer verschiedene Funktionsbefehle zum aktuellen Aufgabenkontext anbietet. Wenn Sie dagegen einen
Rechtsklick auf einem bestimmten Element im Datenbereich ausführen, z. B. einem Feld oder
Suchkriterium, enthält das angezeigte Kontextmenü Optionen zu diesem Element.
2.2.5 Symbolleiste
Die Symbolleiste enthält Schaltflächen mit Dropdown-Menüs für den Schnellzugriff auf alle Module und die
wichtigsten Bearbeitungsbefehle. Am Anfang der Symbolleiste finden Sie Prinzipiell das Symbol Home, mit
dem Sie auf den Startbildschirm zurück wechseln. Das zugehörige Dropdown-Menü enthält darüber hinaus
die Möglichkeit zum direkten Aufrufen sämtlicher Hauptmodule von estateOffice.
Abb. 2.2.4-1: Die Symbolleiste von estateOffice.
Mit den Pfeil-Schaltflächen Zurück und Vorwärts kann der Benutzer einen oder mehrere Schritte zurück und
wieder vorwärts durch den Anwendungsverlauf navigieren. Mit der Schaltfläche Drucken wird entweder direkt
das Dialogfeld "Drucken" aufgerufen oder ein vorgeschaltetes Auswahl-Dialogfeld angezeigt.
Beim Öffnen eines neuen Moduls ändert sich die Darstellung der Symbolleiste und es werden weitere
modulspezifische Schaltflächen angezeigt.
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Auf einigen Schaltflächen sind Dropdown-Menüs integriert, die durch Anklicken des Pfeils rechts neben dem
Schaltflächensymbol aufgeklappt werden.
Das Dropdown-Menü auf der Schaltfläche Home enthält Befehle zum Aufrufen der verschiedenen
Anwendungsmodule. Da die Module Objekte und Adressen mehrfach geöffnet werden können, ist
zusätzlich der Befehl Neues Fenster verfügbar. Durch Auswahl dieses Befehls wird eine weitere Ansicht
desselben Moduls auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
Die Dropdown-Menüs auf den Schaltflächen Zurück und Vorwärts zeigen den Verlauf der zuletzt
ausgeführten Aktionen bzw. die Namen der zuletzt geöffneten Modulansichten an.
Das Dropdown-Menü auf der Schaltfläche Drucken enthält abhängig von der jeweiligen Modulansicht
unterschiedliche Einträge, entweder für die Art der Druckausgabe (Word oder PDF) oder für die Auswahl
des Elements, das gedruckt werden soll.
Das Dropdown-Menü Neu enthält eine Auswahlliste der Elemente, die mit diesem Befehl erstellt werden
können. Welche Elemente hier angezeigt werden, ist vom jeweiligen Modul und Aufgabenbereich
abhängig.
2.2.6 Menüleiste
Die Menüleiste am oberen Rand des estateOffice-Bildschirms enthält in Abhängigkeit des jeweils geöffneten
Moduls Befehle zum Öffnen, Speichern, Bearbeiten und Drucken der aktuell geöffneten Elemente sowie zum
Beenden von estateOffice.
Außerdem beinhaltet die Menüleiste immer das Menü Hilfe, mit dem kontextbezogene Hilfeinformationen
angefordert sowie unter Info auch Versions- und Statusinformationen von estateOffice angezeigt werden
können. Darüber hinaus finden Sie hier auch die Anzahl der an der Software angemeldeten Benutzer. Wenn
Sie mindestens über Filial-Supervisor-Rechte verfügen, können Sie die angemeldeten Mitarbeiter nebst
Filiale über den zugehörigen Link in einem separaten Fenster anzeigen lassen.
In vielen Anwendungssituationen werden zusätzliche Menüs in der Menüleiste angezeigt. Sie enthalten
Einträge für die jeweiligen Aktionen und Optionen des aktuellen Aufgabenbereichs.
2.2.7 easySearch
Bei der easySearch handelt es sich um die Suchfunktion von estateOffice, mit der Sie schnell und einfach
Adressen und Objekte finden. Im Unterschied zu den jeweiligen Kurzsuchen, die Sie mit den
entsprechenden Kacheln starten, lässt sich die easySearch individuell anpassen, um immer das beste
Suchergebnis zu gewährleisten. Darüber hinaus findet die phonetischer Suche auch ähnlich klingende, aber
unterschiedlich geschriebene Begriffe. Beispielsweise findet eine Suche nach "Meier" auch "Maier" und
"Mayer".
Auf dem Startbildschirm finden Sie die easySearch mittig zwischen der Registerleiste und den Kacheln
platziert. In den jeweiligen Modulmasken ist die Suchfunktion hingegen jeweils in der rechten oberen Ecke
zu finden.
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2.3 Die Anwendungsmodule im Überblick
In den folgenden Abschnitten erhalten Sie einen Überblick über die estateOffice-Anwendungsmodule und
ihre Funktionsbereiche.
2.3.1 Der Startbildschirm "Home"
Dieser Bildschirm ist das Hauptfenster von estateOffice, das direkt nach dem Programmstart angezeigt
wird. Von hier aus öffnen Sie über die Kacheln die Anwendungsmodule für die einzelnen Aufgabenbereiche
Ihres Arbeitsablaufs. Im Hauptfenster wird unterhalb des Menübereichs die Registerkarte Home angezeigt,
auf der easySearch, Datenbereich und die Infoleiste zusammengefasst sind.
In der easySearch finden Sie schnell und einfach die für Sie relevanten Objekte und Adressen. Der
intelligente und anpassbare Suchalgorithmus sorgt dafür, dass Sie nur die Informationen erhalten, die Sie
wirklich benötigen.
Der Datenbereich des Startbildschirms zeigt die Kacheln an, über die Sie die Anwendungsmodule starten.
Darüber hinaus finden Sie hier auch Widgets, über die Sie tagesaktuelle Informationen erhalten, oder
neueste Marktberichte oder Nachrichten aus sozialen Netzwerken mit Ihren Kollegen im Unternehmen
austauschen können.
In der Infoleiste sehen Sie direkt nach dem Starten von estateOffice auf einen Blick Ihren Benutzernamen,
Ihre Kontaktdaten, Datum und Uhrzeit sowie den Namen Ihrer Gruppe bzw. Unternehmensfiliale nebst
zugehörigem Logo. Darüber hinaus finden Sie am rechten Rand die Hilfefunktion, sowie eine Möglichkeit,
Ihre Meinung zu estateOffice an die Immowelt zu übertragen.
Abb. 2.3.1-1: Die Infoleiste in estateOffice
2.3.2 Das Modul "Adressen"
Dieses Modul ist der Adressmanager von estateOffice, mit dem Sie Ihre Adressdatenbank verwalten. Alle
Adressen zu Immobilienangeboten und -gesuchen werden nach Adresstyp (Eigentümer, Mieter, Interessent
usw.) kategorisiert in der Datenbank gespeichert.
Für die Adressensuche stehen zwei Standard-Suchfunktionen zur Verfügung: Kurzsuche und Detailsuche.
Über die Kurzsuche-Funktion lassen sich schnelle Suchabfragen mit reduziertem Kriterienumfang definieren,
während die Detailsuche für komplexe Datenbankabfragen mit maximaler Ergebnis-Passgenauigkeit
konzipiert ist. Ausgewählte Objekte und Adressen, die sich sonst nicht mit einer einzelnen Suche filtern
lassen, können in gesonderten Ablagen gespeichert werden.
Mit den Funktionen des Adressmanagers führen Sie auch Ihren Arbeitsablauf für Immobiliengesuche aus.
Für die Erfassung und Kategorisierung von Gesuchen und Objektanfragen werden zunächst klassifizierte
Muster-Beschreibungen erstellt und als "Anforderungsprofile" gespeichert. Sie können differenzierte
Anforderungsprofile für alle Arten privater und gewerblicher Immobiliengesuche anlegen und anschließend für
die Erfassung von Gesuchen und Anfragen sowie bei der Angebotserstellung verwenden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 31 von 351

Die Angebotserstellung wird durch einen Assistenten vereinfacht, sodass der gesamte Ablauf von einer
Registerkarte aus erledigt werden kann. Zu jedem Angebot können Exposés mit Bildern, Lageplänen usw.
sowie Dokumente, z. B. Verträge, in verschiedenen Formaten hinterlegt werden. Sie können eine Auswahl
von Objekten gleichzeitig mehreren Interessenten anbieten und die Angebote entweder via E-Mail, als Fax
oder per Post versenden. Für jedes Angebot wird automatisch ein Nachweis erstellt. Eine Journalfunktion
sorgt dafür, dass Sie jederzeit einen Überblick über alle bisher aufgezeichneten Aktivitäten, Aufgaben und
Termine haben.
Mit dem Adressmanager werden alle Immobiliengesuche und die eingehenden Anfragen für offerierte Objekte
bearbeitet. Der Adressmanager stellt umfangreiche Funktionen für alle Aktivitäten der
Immobilienvermarktung zur Verfügung und ist eng mit den übrigen Anwendungsmodulen sowie mit externen
Office-Produkten integriert.
Sie können vom estateOffice-Adressmanager aus direkt auf Microsoft Word, Outlook und Powerpoint
zugreifen und diese Anwendungen für das Kunden- und Kontaktmanagement sowie bei der Erstellung von
Angeboten, Dokumenten und Mailings nutzen. Für betriebswirtschaftliche Auswertungen ist außerdem ein
Export von estateOffice-Daten nach Excel möglich.
Mit den Funktionen des Adressmanagers sind sämtliche unternehmensinternen und externen
Geschäftsbeziehungen transparent und übersichtlich darstellbar.
Die Funktionen des Moduls Adressen und ihre Verwendung werden im Kapitel Arbeiten mit dem
Adressmanager ausführlich beschrieben.
2.3.3 Das Modul "Objekte"
Dieses Modul ist der Objektmanager von estateOffice, mit dem Sie Ihre Immobilienobjekte erfassen,
verwalten und vermarkten. Beim Erfassen von Objekten erhalten Sie Unterstützung durch den estateOffice-
Objektassistenten, der Sie durch die einzelnen Arbeitsschritte führt.
Mit den Maskendesigner-Funktionen von estateOffice lassen sich detaillierte, individuelle Formulare für die
Beschreibung von Immobilienobjekten gestalten, die als Objektprofile gespeichert und im Objektmanager
anschließend zur Erfassung von Objekten verwendet werden. Der Maskendesigner stellt Ihnen eine
umfangreiche Auswahl vordefinierter Felder zur Beschreibung der Eigenschaften und Vertriebsoptionen zur
Verfügung, die Sie durch benutzerdefinierte Kriterienfelder entsprechend Ihren Anforderungen ergänzen
können.
Der Objektmanager bietet zwei Standard-Suchfunktionen für die Abfrage der estateOffice-Datenbank: Über
die Kurzsuche-Funktion lassen sich schnelle Suchabfragen mit reduziertem Kriterienumfang definieren,
während die Detailsuche für komplexe Datenbankabfragen mit maximaler Ergebnis-Passgenauigkeit
konzipiert ist. Ausgewählte Objekte und Adressen, die sich sonst nicht mit einer einzelnen Suche filtern
lassen, können in gesonderten Ablagen gespeichert werden.
Verschiedene Bearbeitungsansichten helfen Ihnen bei der Organisation Ihres Objektportfolios, und mit den
Filterfunktionen werden passende Objekte auf einen Blick erkennbar. Die Angebotserstellung wird zusätzlich
durch einen Angebotsassistenten vereinfacht. Zu jedem Angebot können Exposés mit Bildern, Lageplänen
usw. sowie Dokumente, z. B. Verträge, in verschiedenen Formaten hinterlegt werden. Sie können eine
Auswahl von Objekten gleichzeitig mehreren Kunden anbieten und die Angebote entweder via E-Mail, als
Fax oder per Post versenden. Zu jedem Angebot wird automatisch ein Nachweis erstellt. Eine
Journalfunktion sorgt dafür, dass Sie jederzeit einen Überblick über alle bisher aufgezeichneten Aktivitäten,
Aufgaben und Termine haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 32 von 351

Der Objektmanager bietet vielseitige Funktionen für alle Aktivitäten der Objektvermarktung. Mit dem
Objektmanager können Sie Ihre Objekte auch für die Vermarktung auf Internetportalen bereitstellen. Dabei
lassen sich alle Angebote in unterschiedlichen Formaten auf verschiedenen Immobilienportalen
veröffentlichen.
Der workflow-orientierte Aufbau des Objektmanagers sorgt für einen nahtlosen Übergang in andere
Aufgabenbereiche und Module, z. B. zur Nachweisführung, Aktivitätenplanung und statistischen
Auswertung. Über Schnittstellen zu externen Anwendungsprogrammen, die beim Ausführen bestimmter
Arbeitsschritte automatisch aufgerufen werden, haben Sie direkten Zugriff auf Ihre vertraute Office-
Produktumgebung. Sie können vom estateOffice-Objektmanager aus direkt auf Microsoft Word, Outlook und
Powerpoint zugreifen und diese Anwendungen für das Kunden- und Kontaktmanagement sowie bei der
Erstellung von Angeboten, Dokumenten und Mailings nutzen.
Die Funktionen des Moduls Objekte und ihre Verwendung werden im Kapitel Arbeiten mit dem
Objektmanager ausführlich beschrieben.
2.3.4 Das Modul "Planer"
Dieses Modul ist der Termin- und Aktivitätsmanager von estateOffice und ermöglicht die Verknüpfung von
Terminen, Aktivitäten und Aufgaben mit Adressen und Objekten. Auf den Übersichtsseiten des Planers
werden alle Termine, Aktivitäten und Aufgaben eines Benutzers dargestellt, die entweder direkt im Planer
oder mit dem Objekt- und Adressmanager angelegt wurden. In den verschiedenen Modulansichten des
Planers sind Ansprechpartner sofort ersichtlich und Angebote, Mailings und Telefonate jederzeit
nachvollziehbar.
Über die Schnittstelle zu Microsoft Outlook lassen sich alle Kontakte, Termine und Aufgaben schnell und
verlässlich synchronisieren. Der Planer verfügt über ein Wiedervorlagensystem, verteilt Einzel-, Serien- und
Gruppenaufgaben und -termine und ermöglicht die Erstellung von Gruppen- und Aktivitätsplänen. In
Arbeitsumgebungen mit Microsoft Exchange Server können die erweiterten estateOffice-Funktionen zur
Outlook-Synchronisation genutzt werden. Dadurch lassen sich Termine automatisch und sofort in die
Outlook-Kalender anderer Benutzer eintragen.
Die Funktionen des Moduls Planer und ihre Verwendung werden im Kapitel Arbeiten mit dem Planer
ausführlich beschrieben.
2.3.5 Das Modul "Auswertung"
Mit dem Modul Auswertung können Sie statistische Auswertungen nach Aktivitäten erstellen und globale
Suchabfragen mit beliebigen Kombinationen von Datenbankinhalten ausführen. Alle Auswertungen sind
direkt den jeweiligen Objekten oder Adressen zuweisbar. Diese Funktionen ermöglichen Ihnen
beispielsweise, die entstandenen Kosten für Aktivitäten und Aufträge zu ermitteln und als Pivot-Tabellen
nach Microsoft Excel zu exportieren.
Mit der Globalsuche lassen sich komplexe Datenbankabfragen generieren, die nach der Ausführung für
spätere Wiederverwendung gespeichert werden können und damit benutzerdefinierte Datenbank-Sichten zur
Verfügung stellen. Globale Suchabfragen ermöglichen auch die Extraktion von Daten für Mailings und andere
Vertriebsaktionen.
Die Funktionen des Moduls Auswertung und ihre Verwendung werden im Kapitel Statistische Auswertungen
ausführlich beschrieben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 33 von 351

2.3.6 Das Modul "Vorlagen"
Diese Modul ist der Dokumentenmanager von estateOffice. Hier erstellen und verwalten Sie Vorlagen für alle
Arten von Dokumenten, die Sie in Ihrem täglichen Workflow benötigen. Sie können formatierte Vorlagen für
Anschreiben, Exposés mit Flächentabellen, Bildern und Grundrissen sowie Präsentationen und E-Mail-
Anschreiben anlegen und mit estateOffice-Datenbankfeldern befüllen. Mit den verfügbaren
Vorlagenkategorien für Listen lassen sich schnell und einfach Berichte zu Aktivitäten, Nachweisen,
Terminen und Aufgaben erstellen. Die Funktionen des Moduls Vorlagen und ihre Verwendung werden im
Kapitel Dokumentvorlagen und eBlog ausführlich beschrieben.
2.3.7 Das Modul "System"
Mit den Funktionen dieses Moduls legen Sie die Einstellungen für alle Bereiche Ihrer estateOffice-
Arbeitsumgebung fest: Allgemeine Grundeinstellungen, Benutzer-Stammdaten, Benutzer-, Gruppen- und
Filialverwaltung, Benutzerprofile und Rollen sowie Vorgaben für Formulare und Listen. In diesem
Anwendungsmodul werden außerdem alle Objekt- und Anforderungsprofile erstellt und verwaltet.
estateOffice ermöglicht unter Anderem die Zuweisung von Berechtigungen auf Benutzer- und Gruppenebene
sowie Betreuerzuordnungen für einzelne Objekte, Adressen und Aktivitäten. Die gesamte
Unternehmensorganisation ist abgebildet, dabei ist jeder Benutzer Gruppen oder Filialen zugeordnet.
Übergeordnete Zugriffsrechte werden transparent dargestellt. Zusätzlich kann zwischen unsichtbaren Daten,
reinen Lese- oder auch Bearbeitungsrechten differenziert werden. Im Systemmodul können auch
benutzerdefinierte Datenbankfelder angelegt und zusätzliche Elemente für alle Arten von Listen definiert
werden. Im Bereich Internet des Systemmoduls konfigurieren Sie die Schnittstellen zu Internetportalen, auf
denen Immobilienangebote veröffentlicht werden sollen.
Die Funktionen des Moduls System und ihre Verwendung werden im KapitelestateOffice einrichten und
anpassen ausführlich beschrieben.
2.3.8 Das Modul "Tools"
Dieses Modul vereint Funktionen für den Zugriff auf verschiedene externe Schnittstellen und
Dienstprogramme mit Befehlen zur Datenbank-Bereinigung und -Verwaltung.
Über die Schaltfläche TAPI wird der Konfigurationsdialog des TAPI-Treibers (falls vorhanden) geöffnet, um die
Telefonanlagen-Fernsteuerung einzurichten. Zur Pflege Ihrer estateOffice-Datenbank stehen Funktionen für
die Einzel- und Gesamt-Duplikatsprüfung von Datensätzen zur Verfügung. Mit dem
Befehl Benutzerverwaltung lässt sich die Zuordnung von Datenbankinhalten zu Benutzern, Gruppen oder
Filialen ändern. Dabei besteht die Möglichkeit, sämtliche Inhalte nach Kategorien aufgeschlüsselt neu
zuzuordnen.
Im Bereich Internetübertragung wird die Übertragung von Immobilienangeboten an Internetportale
durchgeführt. Dabei bietet ein Börsenmanager-Tool Unterstützung zur Verwaltung der verschiedenen Börsen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 34 von 351

Mit dem Datenmanager-Tool kann der Benutzer Supervisor im Rahmen einer Massenbearbeitung die
Feldinhalte von selektierten Objekten und Adressen ersetzen oder löschen. Das Modul bietet auch spezielle
Funktionen für den Import von Objektanfragen und für den Massenimport von externen Adressbeständen, die
in anderen Datenbank-, Tabellenkalkulations- oder Textformaten vorliegen.
Die Funktionen des Moduls Tools und ihre Verwendung werden im Kapitel Datenbank-Tools ausführlich
beschrieben.
2.3.9 Das Modul "eBlog-Manager"
Das eBlog bietet Ihnen eine ideale unternehmensinterne Kommunikationsplattform, um neueste
Marktberichte, tagesaktuelle Informationen, Nachrichten aus sozialen Netzwerken oder allgemeine Termine
mit Kollegen auszutauschen. Sie können nicht nur eigene eBlog-Artikel verfassen und veröffentlichen,
sondern auch Artikel Ihrer Kollegen kommentieren.
Zu jedem eBlog-Artikel lassen sich Bilder und Dateien hinzufügen sowie Stichworte (Tags) und
Webadressen als Hyperlinks einbinden.
Alle eBlog-Artikel sind in Rubriken bzw. Kategorien organisiert, die einzeln abonnierbar sind. Sie haben
auch die Möglichkeit, neue Kategorien anzulegen und externe Blogs oder RSS-Feeds zu abonnieren. Bei
jedem Programmstart von estateOffice werden alle abonnierten eBlog-Kategorien aktualisiert auf dem
Startbildschirm angezeigt.
Die Funktionen des Moduls eBlog und ihre Verwendung werden im Kapitel Dokumentvorlagen und eBlog
ausführlich beschrieben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 35 von 351

estateOffice
einrichten und
anpassen
Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
Allgemeine Grundeinstellungen festlegen
Benutzerverwaltungs-Funktionen
Einrichten und Anpassen des Adressmanagers
Einrichten und Anpassen des Objektmanagers
Einstellungen für Aktionen
Einstellungen für Verbindungen
Konfiguration für die Übertragung an Internetbörsen
estateOffice bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten, die gesamte Anwendungsumgebung für die
Anforderungen Ihres Unternehmens und Arbeitsablaufs einzurichten und anzupassen. Sie können nicht nur
allgemeine Grundeinstellungen und anwendungsweit gültige Vorgaben festlegen, sondern auch einzelne
Module und Funktionen benutzer- und workflow-spezifisch anpassen. Sämtliche Funktionen und Befehle
zum Einrichten und Anpassen von estateOffice finden Sie im Systemmodul. Als neuer Benutzer sollten Sie
zuerst Ihre Benutzerstammdaten und die estateOffice-Grundeinstellungen festlegen, bevor Sie die
Anwendung produktiv einsetzen. Falls estateOffice bereits in Ihrem Unternehmen installiert ist, sollten Sie
auch gleich zu Beginn alle Benutzerverwaltungs-Einstellungen überprüfen und nach Bedarf anpassen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 36 von 351

3.1 Allgemeine Grundeinstellungen festlegen
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie mit den Befehlen und Funktionen des Systemmoduls die
allgemeinen Grundeinstellungen von estateOffice festlegen. Dazu öffnen Sie das Systemmodul, entweder
über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder über die Kachel System auf dem
Startbildschirm, und verwenden die Befehle der Gruppe Allgemein aus der Navigationsleiste, um die im
Folgenden beschriebenen Registerkarten anzuzeigen.
3.1.1 Startseite
Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte können Sie verschiedene modulübergreifende
Grundeinstellungen für estateOffice festlegen. Folgende Optionen sind hier verfügbar:
Element/Option
Beschreibung
MwSt. Hier geben Sie den MwSt.-Satz für Bruttopreise ein. Vorgabe ist 19%.
Basis-Währungscode
Rechtschreibprüfung
Word-Format
Abstand von Feldern in ...
Felder in manuell ...
Geburtstage
Favoriten und Verlauf
E-Mail-Tracking erlauben
Spezialanpassungen
Doc- > PDF Konvertierung
PDF-Viewer
Nutzungsstatistik
automatisch ...
Hier legen Sie den Währungscode für Felder mit Preisangaben fest.
Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird während der Eingabe in
Formularfeldern eine Rechtschreibprüfung durchgeführt.
Hier geben Sie an, welche Version von Microsoft Word installiert ist.
Hier lässt sich der Spalten- und Zeilenabstand von Formularfeldern an die
Bildschirmgröße und -auflösung anpassen.
Ermöglicht die automatische oder manuelle Anordnung von Feldern.
Fügt dem Homescreen ein Geburtstags-Widget hinzu
Steuert die Anzeige der Favoriten- und Verlaufsleiste in den Modulmasken
Aktiviert die Nachverfolgung von E-Mails zu Marketing-Zwecken.
Diese Option ermöglicht kundenspezifische Produktanpassungen, die in
Absprache mit dem Support von Immowelt vorgenommen werden können.
Diese Option gibt an, ob ein Programm zur Konvertierung von Word-
Dokumenten in das PDF-Format verfügbar ist.
Diese Option gibt an, ob ein PDF-Viewer verfügbar ist.
Sendet anonymisierte Nutzungsstatistiken zur Verbesserung von
estateOffice
Telefonanwahl inWenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird in Telefonnummern-
Telefonfeldern anbieten Formularfeldern das Symbol für die Telefonwahl angezeigt. Durch Klicken
auf das Telefonsymbol wird ein Dialogfeld für die Telefonwahl eingeblendet.
Allgemeine
Rufnummernausnahmen ...
Bilder im Dokumentenordner
Firmenlogo
Wenn Sie diesen Link anklicken wird ein Dialogfeld eingeblendet, in dem
Sie Rufnummern festlegen können, die vom TAPI-Tool gesondert behandelt
werden sollen.
Legt die maximale Größe fest, bis zu der Bilder angezeigt werden.
Legt das Firmenlogo für Hauptfenster und Formulare fest.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 37 von 351

Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Einstellungen zu übernehmen. In der Symbolleiste
dieser Modulansicht sind neben Abbrechen zusätzlich folgende Schaltflächen verfügbar:
Drucken
Logdateien übertragen
Druckt die Systemeinstellungen-Liste.
Öffnet ein Fenster, mit dem Sie die estateOffice-Logdateien an Immowelt
übertragen und anschließend löschen können.
3.1.2 Speicherpfade
Auf dieser Registerkarte können Sie die Speicherpfade für Daten, Dokumente, Objektbilder sowie eBlog-
Bilder und -Dateien anzeigen und ändern. Die bei der Programminstallation automatisch festgelegten
Standardvorgaben sollten Sie nur ändern, wenn Sie über entsprechende Berechtigungen und
Datenbankkenntnisse verfügen.
Abb. 3.1.2-1: Die Registerkarte Pfadeinstellungen
Zum Ändern eines Pfads klicken Sie auf die jeweilige Schaltfläche Durchsuchen... und öffnen damit das
Dialogfeld Ordner suchen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern oder wählen den Befehl Speichern
im Menü Datei, damit Ihre Einstellungen übernommen werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 38 von 351

3.1.3 Briefpapiere
Auf dieser Registerkarte können Sie Briefpapiere zusammenstellen, die aus einer oder mehreren Bilddateien
bestehen. Wenn Sie später bei der Erstellung von Dokumenten ein Briefpapier verwenden, werden die
Bilddateien auf der Hintergrundebene des Dokuments eingebettet, sobald es im PDF-Format gedruckt bzw.
ausgegeben wird.
Abb. 3.1.3-1: Die Registerkarte Briefpapiere
Klicken Sie in den Bereichen Erste Seite und Folgeseiten auf die Durchsuchen-Schaltfläche des Felds
Dateiname und wählen Sie im eingeblendeten Dialogfeld "Öffnen" die Bilddateien aus.
In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Neues Briefpapier
Briefpapier löschen
Setzt den Cursor in das Feld Bezeichnung zur Eingabe des Namens für
das neue Briefpapier.
Löscht das in der Liste Bezeichnung gewählte Briefpapier.
Die Fläche einer Briefpapier-Bilddatei muss dem Seitenformat des Dokuments entsprechen, für das es
vorgesehen ist. Wenn Sie z. B. ein DIN-A4-Dokument ins PDF-Format konvertieren, sollte das gewählte
Briefpapier(-Bild) ebenfalls DIN-A4-Größe haben.
Damit die hier definierten Briefpapiere verwendet werden können, müssen diese im Systemmodul unter
Verwaltung > Benutzer > Dokumente den jeweiligen Dokumentgruppen eines Benutzers zugewiesen
werden. Anschließend kann der Benutzer im Systemmodul mit der Einstellung Objekte > Allgemein >
Briefpapierauswahl festlegen, wie die Briefpapierauswahl gehandhabt werden soll.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 39 von 351

3.1.4 Ereignisprotokoll
Auf dieser Registerkarte wird das estateOffice-Ereignisprotokoll angezeigt und verwaltet.
Abb. 3.1.4-1: Die Registerkarte Ereignisprotokoll
Mit den Kontrollkästchen im linken Abschnitt des Datenbereichs legen Sie fest, welche Ereignistypen ins
Protokoll aufgenommen werden sollen, und im Feld oberhalb der Ereignisliste stellen Sie ein, wie viele
Protokolleinträge angezeigt werden sollen. Um das Ereignisprotokoll nach einer bestimmten Spalte zu
sortieren, verschieben Sie den Titel der gewünschten Sortierspalte in den Bereich oberhalb der Liste. Durch
Anklicken des Pfeilsymbols, das rechts im Spaltentitel angezeigt wird, können Sie die Sortierreihenfolge der
Spalte umkehren.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern oder wählen Sie den Befehl Speichern im
Menü Datei, damit Ihre Einstellungen übernommen werden.
3.1.5 Druckprotokoll
Auf dieser Registerkarte wird das estatePro-Druckprotokoll angezeigt und verwaltet.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 40 von 351

Abb. 3.1.5-1: Die Registerkarte Druckprotokoll
Die Auflistung in dieser Registerkarte umfasst Ihren kompletten Dokumentenausgang. Dabei kann es sich
beispielsweise um E-Mails, Excel- oder Word-Exporte oder um Ausdrucke auf Papier handeln. Um das
Ereignisprotokoll nach einer bestimmten Spalte zu sortieren, verschieben Sie den Titel der gewünschten
Sortierspalte in den Bereich oberhalb der Liste. Durch Anklicken des Pfeilsymbols, das rechts im
Spaltentitel angezeigt wird, können Sie die Sortierreihenfolge der Spalte umkehren.
Klicken Sie bei mehreren markierten Einträgen in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Markierung
löschen um diese zu entfernen oder wählen Sie den Befehl Gesamtes Protokoll löschen um den Verlauf zu
leeren.
3.1.6 Listen
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Elemente für folgende Dropdown-Listen fest:
Dokument-Gruppen
Dokument-Kategorien
eBlog-Kategorien
Länder
Umrechnungskurse
Mit den hier vorgenommenen Einstellungen definieren Sie, welche Auswahlmöglichkeiten der Benutzer in
diesen Dropdown-Listen hat, die in verschiedenen Anwendungsmodulen verwendet werden. Klicken Sie in
der Listenauswahl im linken Abschnitt des Datenbereichs auf den Namen der Dropdown-Liste, die Sie
bearbeiten möchten. Daraufhin wird im rechten Abschnitt eine Tabelle mit allen zugehörigen
Listenelementen angezeigt.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Interne IDs anzeigen aktivieren, wird vor den Anzeigetexten eine
Tabellenspalte mit internen Kennungen eingeblendet. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die Tabelle
nach dieser Spalte sortiert. Wenn Sie auf das Pfeilsymbol rechts im Spaltentitel klicken, wird die
Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt und die Tabelle entsprechend umsortiert.
Zum Hinzufügen eines Listenelements klicken Sie auf das Sternsymbol in der untersten Tabellenzeile und
geben dahinter die Bezeichnung für den neuen Eintrag ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um den Vorgang
abzuschließen.
Zum Löschen eines Elements klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Tabellenzeile
und im daraufhin eingeblendeten Kontextmenü auf Eintrag löschen. Anschließend wird eine
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 41 von 351

Bestätigungsmeldung angezeigt und Sie können den Vorgang anwenden oder abbrechen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern oder wählen Sie den Befehl Speichern im Menü Datei, um
Ihre Einstellungen zu übernehmen.
Diese Dropdown-Listen werden in folgenden Anwendungsmodulen bzw. -situationen verwendet:
Dropdown-Liste
Dokument-Gruppen
Dokument-Kategorien
eBlog-Kategorien
Länder
Umrechnungskurse
Beschreibung
Diese Dropdown-Liste wird im Modul "Vorlagen" zur Auswahl einer
Dokumentgruppe angezeigt.
Diese Dropdown-Liste wird im Modul "Vorlagen" zur Auswahl einer
Vorlagen-Kategorie angezeigt.
Die Liste der im Modul "eBlog" zur Auswahl stehenden Kategorien von
eBlog-Artikeln.
Die Länderliste steht als Dropdown-Liste Land bei der Adresserfassung
im Adressmanager zur Verfügung.
Auf Basis dieser Umrechnungskurse wird die festgelegte Suchwährung
intern umgerechnet.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 42 von 351

3.1.7 Pflichtfelder
Auf dieser Registerkarte legen Sie fest, in welchen estateOffice-Formularfeldern der Benutzer einen Eintrag
machen muss, damit der Datensatz gespeichert werden kann.
Abb. 3.1.7-1: Die Registerkarte Pflichtfelder
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält eine Liste aller aktuell definierten Formularfelder. Auch
benutzerdefinierte Felder sind in dieser Liste aufgeführt. Mit der Option Sortiermethode können Sie
einstellen, ob diese Liste hierarchisch strukturiert oder flach dargestellt wird. Bei hierarchischer Darstellung
klicken Sie auf die Pfeilsymbole, um die Detailebenen anzuzeigen. Über die Filter-Option können Sie die
Anzeige einer Teilmenge der Liste filtern.
Vor jedem Feldnamen steht ein Kontrollkästchen, mit dem der Pflichtstatus festgelegt wird. Wenn Sie das
Kontrollkästchen aktivieren, wird es als Pflichtfeld festgelegt. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, bleibt eine
Eingabe in diesem Feld optional.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern oder wählen Sie den Befehl Speichern im
Menü Datei, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 43 von 351

3.1.8 Gesperrte Felder
Bestimmte Felder in Adressen und Objekten lassen sich gegen nicht gewünschte Änderungen schützen. Zu
diesem Zweck haben Sie die Option, die entsprechenden Felder zu sperren. Eine Bearbeitung dieser "Nicht
nach Erfassung änderbaren Felder" ist dann nicht mehr möglich.
Abb. 3.1.8-1: Die Registerkarte Gesperrte Felder
Die Sperre kann nur von Personen aktiviert oder deaktiviert werden, die entweder mit Supervisor-Rechten
ausgestattet sind oder über das Funktionsrecht Gesperrte Felder bearbeiten verfügen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 44 von 351

3.1.9 Änderungshistorie
Anhand dieses Features können Sie jederzeit nachvollziehen wann welche Daten von welchem Benutzer
geändert wurden.
Abb. 3.1.9-1: Die Registerkarte Änderungshistorie
Die zu archivierenden Daten können Sie selbst definieren. Dieser Service steht für folgende Bereiche zur
Verfügung:
Personen (inkl. Kontakte, Kriterien)
Firmen (inkl. Kontakte, Kriterien)
Objekte (inkl. Verkauf, Vermietung, Flächen, Kriterien)
Anforderungen (inkl. Kriterien)
Das zugehörige Log finden Sie grundsätzlich unter Extras - Änderungshistorie im jeweils geöffneten
Programmteil.
3.1.10 Gebietsdatenbank
Die Gebietsdatenbank enthält Informationen zu den Orten der Adressen und Objekte in estateOffice.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 45 von 351

Abb. 3.1.10-1: Die Registerkarte Gebietsdatenbank
Der erste Bereich Orts- und Positionsdaten legt fest, für welche deutschsprachigen Länder die
Gebietsdatenbank zur Verfügung stehen soll. Wählen Sie hier nur die Länder aus, für die Ihnen tatsächlich
Adress- und Objektdaten zur Verfügung stehen. Dadurch halten Sie die zugrunde liegende Datenbank klein,
was ich in einer besseren Performance bemerkbar macht.
Im zweiten Bereich Zuordnung bei Dateneingabe wird hingegen festgelegt was passiert, wenn Sie in
estateOffice Ortsdaten eingeben, beispielsweise bei der Erfassung einer neuen Adresse. Die Option
Automatische Ergänzung des passenden Gebietes sorgt dafür, dass nach Befüllen eines Feldes —
beispielsweise der Postleitzahl — die übrigen zugehörigen Felder wie Ort und Land automatisch ergänzt
werden.
Sollte hier keine exakte Zuordnung beispielsweise des Ortes möglich sein, sorgt die zweite Option der
Dateneingabe dafür, dass sich das Fenster für die Gebietsauswahl öffnet. Hier können Sie die richtigen
Daten mit ein paar wenigen Mausklicks zuordnen.
3.1.11 Kartenanbieter
Auf dieser Registerkarte werden die Kartenanbieter angezeigt und verwaltet.
Abb. 3.1.11-1: Die Optionen der Registerkarte Kartenanbieter
Über diese Optionen legen Sie fest welcher Anbieter das Kartenmaterial zur Verfügung stellt, auf dessen
Grundlage die Gebietsinformationen innerhalb von estateOffice dargestellt werden. Wählen Sie einen
Anbieter aus der Liste am linken Rand aus und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Standard, um
den Anbieter des Kartenmaterials als Grundlage für die Adressinformationen in estateOffice festzulegen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eigene Startparameter für den gewählten Kartenanbieter zu
hinterlegen. Von dieser Option sollten Sie aber nur als erfahrener Anwender Gebrauch machen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 46 von 351

3.1.12 Konvertierung von Feldtypen
Sie können bestimmte Felder in Felder mit einem anderen Feldtypen konvertieren. Folgende
Typkonvertierungen sind in Abhängigkeit des vorhandenen Feldtyps möglich:
Ganzzahl zu Zahl
Zahl zu Ganzzahl
Auswahlbox zu Freitext mit Auswahlbox
Auswahlbox zu Auswahlliste
Text zu Text lang
Zahl zu Währung
Währung zu Zahl
Abb. 3.1.12-1: Das Tool Feldtypenkonvertierung
Geben Sie zunächst links das ursprüngliche Feld und die betreffende Bezeichnung ein. In der rechten
Spalte benötigen Sie eine neue Bezeichnung und den neuen Feldtyp für das zu erstellende Feld. Die
gewählten Einträge in den Drop-Down-Menüs beeinflussen die Auswahlmöglichkeiten der folgenden
Einträge. Die Wahl der Quelle schränkt also die Anzahl der vorhandenen Bezeichnungen ein, der gewählten
Bezeichnung ist im Anschluss ein bestimmter Feldtyp zugeordnet.
Klicken Sie anschließend auf das Lupen-Piktogramm in der Symbolleiste. Hierüber sehen Sie, ob die
Konvertierung erfolgreich sein wird. Es wird nur ein Kopie der Datensätze erzeugt.
Ist der Test erfolgreich verlaufen, können Sie die eigentliche Konvertierung über das Start-Icon in der
Symbolleiste beginnen. Die entsprechende Datensätze werden nun in die neu erstellten Felder übertragen.
Je nach Umfang der Konvertierung sehen Sie nun kurz einen Fortschrittsbalken. Anschließend wird das
Ergebnis angezeigt. Überprüfen Sie unbedingt, ob in der Spalte Ergebnis überall der Wert "OK" hinterlegt
ist. So ist sichergestellt, dass die Konvertierung einwandfrei funktioniert hat.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 47 von 351

3.1.13 Papierkorb
Auf dieser Registerkarte werden die Optionen des estatePro-Papierkorbs angezeigt und verwaltet.
Abb. 3.1.13-1: Die Registerkarte Papierkorb
Zunächst legen Sie hier fest, welche Aktion beim Löschen von Dokumenten durchgeführt werden soll. Wir
empfehlen die Auswahl von Immer in den Papierkorb verschieben, damit Sie gelöschte Dokumente im
Bedarfsfall wiederherstellen können. Die Wahl der Option Immer komplett entfernen sorgt hingegen dafür,
dass gelöschte Dokumente wirklich entfernt werden und damit nicht wiederhergestellt können.
Aus diesem Grund sind die Optionen des Speicherungszeitraums bei der Wahl von Immer komplett
entfernen nicht verfügbar. Entscheiden Sie sich hingegen für die Nutzung der Papierkorb-Funktion, können
Sie Ihre Dokumente bis zu einer Dauer von einem Jahr wieder aus dem Papierkorb zurückholen.
3.1.14 easySearch
Die Suchfunktion easySearch beschleunigt die Suche nach Adressen, Objekten, Firmen und Personen.
Dank der eingebauten Phonetik werden Ihnen beispielsweise bei der Suche nach dem Namen Meier auch
alternative Schreibweisen wie Maier und Meyer angezeigt.
Abb. 3.1.14-1: Die Optionen der Registerkarte easySearch
Die Reihenfolge der Ergebnisse richtet sich nach internen Relevanzkriterien, die manuell festgelegt werden
können. So ist es beispielsweise möglich, häufig kontaktierte Kunden stärker zu gewichten. Nutzer mit
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 48 von 351

entsprechenden Berechtigungen können die Relevanz der Suchkriterien individuell einstellen. Natürlich
können Sie jederzeit den systemdefinierten Standard wiederherstellen.
Haben Sie Änderungen an der Gewichtung der Kriterien vorgenommen, so müssen Sie den Index neu
erstellen lassen, um die geänderten Trefferwahrscheinlichkeiten neu bewerten zu lassen. Klicken Sie hierzu
auf die Schaltfläche erstellen. Alternativ können Sie den Index auch täglich neu zu einer festen Uhrzeit auf
einem bestimmten PC erstellen lassen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 49 von 351

3.1.15 Gesichertes Exposé
Bei der Angebotserstellung haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kunden ein passwortgeschütztes Exposé
zukommen zu lassen. Erst wenn der Kunde auf einer von der Immowelt AG bereitgestellte Webseite die
Widerrufsbelehrung gelesen und den vorzeitigen Vertragsbeginn akzeptiert hat, erhält er auf der selben Seite
das Passwort zum Öffnen des Exposés. Folgendes Diagramm verdeutlicht den Ablauf:
Abb. 3.1.15-1: Der Ablauf der Erstellung und des Versands des gesicherten Exposés
Um das gesicherte Exposé nutzen zu können, müssen Sie einmalig die Basiskonfiguration vornehmen:
Abb. 3.1.15-1: Die Registerkarte Gesichertes Exposé
Aktivieren Sie die Option im Programmteil System unter Allgemein - Gesichertes Exposé. Der hier
hinterlegte Text zur Widerrufsbelehrung wird im weiteren Verlauf auch auf der zugehörigen Webseite
erscheinen. Tragen Sie daher an den mit Platzhaltern versehenen Stellen Ihre Unternehmensdaten ein.
Beachten Sie auch unbedingt den in der oberen rechten Ecke verlinkten Hinweis, der wichtige Informationen
zur Speicherung der hinterlegten Daten beinhaltet. Zusätzlich können Sie den zuständigen Betreuer per Mail
über den erfolgreichen Ablauf des Vorgangs informieren lassen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 50 von 351

Wenn Sie Änderungen an den hier hinterlegten Texten vornehmen, müssen Sie Ihre
Änderungen im Anschluss über die jeweiligen Icons in der Symbolleiste speichern und neu
auf die Internetseite zu Widerrufsbelehrung hochladen.
Um sicher zu stellen, dass Ihre Kunden das Passwort für das gesicherte Exposé erhalten, fügen Sie das
zugehörigen Seriendruckfeld {Feld:WiderrufsbelehrungLink} in die gewünschte E-Mail-Vorlage im
Vorlagenmanager ein. Dieser Link führt den Interessenten auf die Internetseite zur Widerrufsbelehrung. Sie
sollten noch einen erklärenden Hinweistext vor diesen Link setzen, der den Kunden insbesondere darüber
informiert, dass er hierüber an das Passwort für das gesicherte Exposé gelangt.
3.2 Verwaltungs-Funktionen
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie mit den Befehlen und Funktionen des Systemmoduls die
allgemeinen Grundeinstellungen von estateOffice festlegen. Dazu öffnen Sie das Systemmodul, entweder
über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder über die Kachel System auf dem
Startbildschirm, und verwenden die Befehle der Gruppe Verwaltung aus der Navigationsleiste, um die im
Folgenden beschriebenen Registerkarten anzuzeigen.
3.2.1 Benutzer
Auf dieser Registerkarte legen Sie neue estateOffice-Benutzer an und verwalten oder löschen vorhandene
Benutzer.
Abb. 3.2.1-1: Die Registerkarte Benutzer
Wählen Sie in der Benutzerliste im linken Abschnitt des Datenbereichs einen Benutzer, damit seine Daten
auf den Subregistern im rechten Abschnitt angezeigt werden. Im Bereich Kurzinfo sind die elementaren
Stammdaten zusammengefasst. Der Abschnitt darunter enthält eine Leiste mit sechs Subregistern für
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 51 von 351

Stammdaten-Details und weitere Funktionsbereiche der Benutzerverwaltung.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 52 von 351

Die Registerkarte Benutzer enthält folgende Elemente und Optionen:
Benutzerliste
Kurzinfo
Details
Gruppenzugehörigkeit
Dokumente
Funktionsrechte
Datenrechte
Die Liste aller estateOffice-Benutzer. Klicken Sie auf einen Namen, um
die Einstellungen des Benutzers anzuzeigen und zu bearbeiten.
In diesem Bereich geben Sie folgende Stammdaten ein: Anrede, Titel,
Vor- und Nachname, Benutzername, Passwort, Filiale und
Namenskürzel. Im Kontrollkästchen Aktiv legen Sie den Benutzerstatus
fest.
Auf dieser Subregisterkarte geben Sie weitere Stammdaten-Details ein
und legen die Gruppenzugehörigkeit, das Benutzerprofil und den
Supervisor-Status fest. Bei einer Netzwerkinstallation geben Sie hier auch
die Windows-Domäne und den Windows-Benutzer an. Für die Integration
mit Outlook tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Das entsprechende
Eingabefeld hat entweder den Namen Sync E-Mail (bei Verwendung von
POP3- oder IMAP-Konten) oder Outlook Account (wenn Sie ein Microsoft
Exchange Server Konto verwenden). Für die Kollaboration mit der
estateOffice Mobile Version können Sie Ihre Smartphone-Kennung im
Feld Smartphone ID eingeben.
Auf dieser Subregisterkarte wird die Filial- bzw. Gruppenzugehörigkeit von
Benutzern angezeigt und geändert. Wenn Sie auf eine Gruppe
rechtsklicken, wird das Kontextmenü eingeblendet und Sie können eine
weitere Gruppe zuordnen oder die Gruppenzuordnung löschen. Durch
Doppelklicken auf einen Gruppennamen springen Sie direkt zur
Gruppendefinition auf der Registerkarte "Gruppen".
Auf dieser Subregisterkarte wählen Sie die Standard-Briefpapiere für
Anschreiben, Exposés, Kaufverträge und Rechnungen. In den enthaltenen
Dropdown-Listen stehen alle Briefpapiere zur Auswahl, die im
Systemmodul unter Allgemein > Briefpapiere definiert wurden.
Auf dieser Subregisterkarte legen Sie die Rechte für Funktionen fest.
Wenn Sie das Kontrollkästchen vor einem Element aktivieren, erhält der
Benutzer das Zugriffsrecht für die jeweilige Funktion. Wenn Sie das
Kontrollkästchen deaktivieren, wird dem Benutzer das Zugriffsrecht
entzogen. Ein blau gefülltes Kontrollkästchen bedeutet, dass die Rechte
für die jeweilige Funktion noch nicht definiert wurden.
Auf dieser Subregisterkarte legen Sie die Zugriffsrechte für Daten fest.
Wenn Sie das Kontrollkästchen vor einem Element aktivieren, erhält der
Benutzer das Zugriffsrecht für diese Daten. Wenn Sie das
Kontrollkästchen deaktivieren, wird dem Benutzer das Zugriffsrecht
entzogen. Ein blau gefülltes Kontrollkästchen bedeutet, dass die Rechte
für die jeweiligen Daten noch nicht definiert wurden.
Tab. 3.2.1-1: Die Elemente und Optionen der Registerkarte Benutzer.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 53 von 351

In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Neuer Benutzer
Benutzer löschen
Zeigt ein neues, leeres Formular für die Eingabe der Benutzerdaten an
und setzt den Cursor in das erste Feld, Anrede.
Löscht den in der Benutzerliste gewählten Benutzer.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie die Benutzerverwaltung durchführen.
Nach der Erstinstallation von estateOffice existiert zunächst nur der Benutzer "Supervisor". In
dieser Situation sollten Sie als erstes ein eigenes Benutzerkonto anlegen und ein neues
Passwort definieren.
3.2.1.1 Einen neuen Benutzer anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Benutzer.
2. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf der Benutzerliste das Kontextmenü und wählen Sie Neuen
Benutzer anlegen oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neuer Benutzer.
3. Geben Sie im Abschnitt Kurzinfo die Benutzer-Stammdaten ein und markieren Sie das
Kontrollkästchen Aktiv.
4. Geben Sie auf den Subregistern alle weiteren Stammdaten-Details ein und legen Sie die
benutzerspezifischen Einstellungen für Objekte, Gruppenzugehörigkeit, Dokumente, Funktions- und
Datenrechte fest. (Eine Liste dieser Optionen finden Sie weiter oben in diesem Abschnitt.)
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die Daten und Einstellungen für den neuen
Benutzer gespeichert werden.
3.2.1.2 Benutzerdefinition bearbeiten
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Benutzer.
2. Wählen Sie in der Benutzerliste den Namen des Benutzers, dessen Einstellungen Sie bearbeiten
möchten.
3. Führen Sie die gewünschten Änderungen mit den Funktionen und Optionen durch, die auf dieser
Registerkarte und den enthaltenen Subregistern angeboten werden.
(Eine Liste dieser Benutzerverwaltungs-Optionen finden Sie weiter oben.)
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Änderungen übernommen werden.
3.2.1.3 Einen Benutzer löschen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Benutzer,
um die Registerkarte Benutzer anzuzeigen.
2. Wählen Sie in der Benutzerliste den Namen des zu löschenden Benutzers.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 54 von 351

3. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie Benutzer löschen oder
klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Benutzer löschen.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Aktion angewendet wird.
3.2.1.4 Einen Benutzer ausblenden
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Benutzer,
um die Registerkarte Benutzer anzuzeigen.
2. Wählen Sie in der Benutzerliste den Namen des auszublendenden Benutzers.
3. Klicken Sie unter Kurzinfo in das Feld Nachname und stellen Sie dem Nachnamen die
Zeichenfolge "zz" voran.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Aktion angewendet wird.
5. Der Benutzer wird in der Benutzerliste ausgeblendet. Um ausgeblendete Benutzer wieder
einzublenden wählen Sie in der Menüleiste Ansicht > Ausgeblendete Benutzer einblenden.
3.2.2 Berechtigungen konfigurieren und verwalten
Die folgenden Abschnitte beschreiben das Rechteverwaltungsmodell von estateOffice und erläutern
Berechtigungseinstellungen, die in der Systemverwaltung und an verschiedenen anderen Stellen in den
Modulen von estateOffice vorgenommen werden können. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten der
allgemeinen Rechtevergabe: über den Benutzer und/oder die Gruppe. Dabei werden Funktions- und
Datenrechte unterschieden. Mit der Definition und Zuweisung von Rollen lassen sich außerdem die
standardmäßig zugeteilten Rechte festlegen, die ein Benutzer bei der Zuordnung als Betreuer eines
Objekts, einer Adresse, Aktivität oder Anforderung für dieses Element und einige zugehörige Daten erhält.
3.2.2.1 Funktionsrechte
Funktionsrechte gestatten oder verweigern den allgemeinen Zugriff auf bestimmte Funktionen. Sie sind auf
Benutzer- und Gruppenebene konfigurierbar. Die effektiven Funktionsrechte ergeben sich aus den
Berechtigungen der Gruppe, denen der Benutzer zugeordnet ist, und seinen eigenen Rechten. Daher sollten
Gruppen- und Benutzerrechte auf Konsistenz geprüft werden. Für viele Datensätze, z. B. Objektdatensätze,
können darüber hinaus spezifische Rechte konfiguriert werden, die gegebenfalls den Funktionszugriff bei
bestimmten Datensätzen einschränken.
3.2.2.2 Datenrechte
Datenrechte legen detaillierte Berechtigungen für die Erstellung, den Zugriff, die Bearbeitung und die
Rechteverwaltung in einzelnen Datenbereichen festlegen. Allgemeine Datenrechte können auf Benutzer-,
Gruppen- und Filialebene eingestellt werden. Für viele Datensätze, z. B. Objektdatensätze, sind darüber
hinaus spezifische Datenrechte konfigurierbar, die gegebenfalls den Datenbereichszugriff bei bestimmten
Datensätzen regeln. Datenrechte für Objekte können zusätzlich vertriebsart-spezifisch konfiguriert werden.
3.2.2.3 Rechte auf Benutzerebene
Benutzerrechte werden im Systemmodul unter Verwaltung > Benutzer konfiguriert. Die Registerkarte
Benutzer enthält dazu die beiden Subregister Funktionsrechte und Datenrechte. Die Einstellungen werden
mit einem Raster aus Kontrollkästchen dargestellt und geändert. Die Kontrollkästchen können drei Zustände
mit folgender Bedeutung annehmen:
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 55 von 351

Tab. 3.2.2.3-1: Options-Einstellungen und ihre Auswirkung bei der Benutzer-/Gruppenrechtekonfiguration.
Die effektiven Benutzerrechte ergeben sich wie folgt:
Auf dem Subregister Funktionsrechte werden die effektiven Benutzerrechte als Kombination von Benutzerund
Gruppenrechten jeweils für einzelne Programmmodule sowie Funktionsbereiche und deren Details
festgelegt:
Abb. 3.2.2.3-2: Das Subregister Funktionsrechte auf der Registerkarte zur Benutzerrechte-Konfiguration.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 56 von 351

Auf dem Subregister Datenrechte lassen sich die Berechtigungen auf die Daten verschiedener
Funktionsbereiche jeweils für den aktuellen Benutzer, die eigene Gruppe und Filiale sowie für fremde
Benutzergruppen und Filialen konfigurieren (sofern die entsprechenden Supervisor-Rechte vorhanden sind).
Dabei wird zwischen Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten, Löschen und Verwalten von Daten
unterschieden. Die Rechte-Einstellungen werden mit einem Raster aus Kontrollkästchen dargestellt und
geändert.
Abb. 3.2.2.3-3: Das Subregister Datenrechte auf der Registerkarte zur Benutzerrechte-Konfiguration.
3.2.2.4 Rechte auf Gruppenebene
Gruppenrechte werden im Systemmodul unter Verwaltung > Gruppen konfiguriert. Die Registerkarte
Gruppen enthält dazu die beiden Subregister Funktionsrechte und Datenrechte. Die Einstellungen werden
wie bei den Benutzerrechten mit einem Kontrollkästchen-Raster dargestellt und geändert.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 57 von 351

3.2.2.5 Objektbezogene Rechte
Der Benutzer, der ein Objekt oder eine Adresse anlegt, wird automatisch als Besitzer der Daten eingetragen
und verfügt damit über sämtliche Berechtigungen zur Bearbeitung und Verwaltung (im Rahmen seiner
Benutzer- und Gruppenrechte). Diese Zuordnung ist nachträglich änderbar. Objektbezogene Rechte werden
über das Fenster Objektspezifische Einstellungen konfiguriert. Es wird mit dem Menübefehl Datei >
Objekteinstellungen in der Profilansicht eines Objekts geöffnet.
Abb. 3.2.2.5-1: Das Fenster Objektspezifische Einstellungen im Objektmanager.
Über das Listenfeld Rechtezuordung in diesem Fenster lässt sich ein Dialogfeld einblenden, das die
Festlegung detaillierter Rechte für einzelne Benutzer, Gruppen und Filialen auf Rollenbasis ermöglicht.
Abb. 3.2.2.5-2: Rechtekonfiguration für ein Objekt mit
Rollenzuweisung über das Objekteinstellungen-Fenster.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 58 von 351

Für Adressen, Aktivitäten und Anforderungen bietet das Dialogfeld Rechte bearbeiten die Möglichkeit der
Benutzer-, Gruppen- und Filialzuordnung als Betreuer (auf Basis von Rollen). Es wird durch einen
Rechtsklick auf das Betreuerfeld in der Detailansicht des jeweiligen Elements geöffnet. Bei Objekten erfolgt
in diesem Dialogfeld nur die Benutzerzuordnung.
3.2.2.6 Rollenzuweisung
Rollen werden im Systemmodul unter Verwaltung > Rollen definiert. Dabei werden Rechte für einzelne
Datenkategorien und detaillierte Berechtigungsstufen für jede Kategorie festgelegt. Eine Benutzerrolle
bezieht sich immer auf einzelne Objekte, Adressen, Anforderungen oder Aktivitäten und wird Benutzern,
Gruppen und Filialen über die Objekteinstellungen oder mit dem Dialogfeld Rechte bearbeiten zugewiesen.
Die nachträgliche Bearbeitung einer Rollendefinition im Systemmodul kann Änderungen der Zugriffsrechte für
einzelne Objekte, Adressen, Aktivitäten und Anforderungen nach sich ziehen.
3.2.2.7 Regeln und Prioritäten
Folgende Regeln und Prioritäten sind bei der Berechtigungsvergabe zu beachten:
Solange eine Berechtigung nicht definiert ist, gilt sie als weder erteilt noch entzogen.
Nur ein estateOffice-Supervisor kann allgemeine Benutzer- und Grupperechte konfigurieren.
Ein entzogenes Recht gilt übergreifend.
(D. h., wenn eine Berechtigung auf Benutzerebene entzogen wird, ist die Einstellung auf Gruppenebene
nicht relevant, und wenn eine Berechtigung auf Gruppenebene entzogen wird, ist die Einstellung auf
Benutzerebene nicht relevant.)
Funktionsrechte habe Vorrang vor Datenrechten.
(D. h., wenn die Rechte auf bestimmte Funktionen nicht definiert oder entzogen wurden, sind die
allgemeinen Datenrechte auf Benutzer- oder Gruppenebene nicht wirksam.)
Beim Anlegen eines Objekts, einer Adresse, Anforderung oder Aktivität wird der aktuelle Benutzer
automatisch Besitzer des Datensatzes und bestimmter zugehöriger Elemente. Der Datenbesitzer kann
bei entsprechender Berechtigung jederzeit geändert werden.
Bei nachträglicher Zuordnung als Betreuer können allgemeine Funktions- und Datenrechte für den
jeweiligen Datensatz einschränkt sein.
(D. h., wenn Sie als Betreuer eines Objekts, einer Adresse, einer Aktivität oder Anforderung zugeordnet
werden, sind Ihre Berechtigungen durch die dabei zugewiesene Benutzerrolle möglicherweise auf
bestimmte Bearbeitungsfunktionen und Datenelemente beschränkt.)
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 59 von 351

3.2.3 Gruppen
Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte verwalten Sie estateOffice-Benutzergruppen.
Abb. 3.2.3-1: Die Registerkarte Gruppen.
Der linke Abschnitt des Datenbereichs enthält die Liste der bestehenden Benutzergruppen. Rechts sind drei
Subregister zusammengefasst, mit denen die Benutzer, Funktionsrechte und Datenrechte einer Gruppe
festgelegt werden.
Berücksichtigen und prüfen Sie bei der Rechtevergabe die Einstellungen für Benutzerrechte, objektbezogene
Rechte und die durch Rollenzuweisung definierten Rechte, um eine konsistente Rechteverwaltung zu
gewährleisten. Eine ausführliche Beschreibung des Rechterverwaltungs-Modells von estateOffice finden Sie
im vorherigen Abschnitt Berechtigungen konfigurieren und verwalten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 60 von 351

Die Registerkarte Gruppen enthält folgende Elemente und Optionen:
Benutzer-Gruppen
Gruppenname
Zugeordnete Benutzer
Funktionsrechte
Datenrechte
Diese Liste zeigt die Namen aller estateOffice-Benutzergruppen an. Klicken
Sie auf einen Gruppennamen, um die Einstellungen der Gruppe anzuzeigen
oder zu bearbeiten.
In diesem Feld wird der Name der aktuell in der Gruppenliste gewählten
Gruppe angezeigt. Beim Anlegen einer neuen Benutzergruppe geben Sie
hier den Namen für die neue Gruppe ein.
Auf dieser Subregisterkarte werden die Namen aller Benutzer angezeigt, die
der aktuell in der Gruppenliste gewählten Gruppe zugeordnet sind. Beim
Anlegen einer neuen Benutzergruppe wird der Bereich automatisch geleert.
Nach Abschluss des Vorgangs werden die zugeordneten Benutzer der
neuen Gruppe angezeigt.
Auf dieser Subregisterkarte legen Sie die Gruppen-Zugriffsrechte für
Funktionen fest. Wenn Sie ein Kontrollkästchen vor einem Element
aktivieren, erhält die Gruppe Zugriff auf diesen Funktionsbereich. Wenn Sie
das Kontrollkästchen deaktivieren, wird der Gruppe das Zugriffsrecht
entzogen. Ein blau gefülltes Kontrollkästchen bedeutet, dass die Rechte für
die jeweilige Funktion noch nicht definiert wurden. Weitere Informationen zu
Gruppen-Funktionsrechten finden Sie in der Beschreibung Funktions- und
Datenrechte einer Gruppe verwalten.
Auf dieser Subregisterkarte legen Sie die Gruppen-Zugriffsrechte für Daten
fest. Öffnen Sie die Detailebenen der angezeigten hierarchischen Liste mit
einem Klick auf das Pluszeichen vor jeder Hauptebene. Wenn Sie in der
Detail-Matrix ein Kontrollkästchen aktivieren, erhält die Gruppe das jeweilige
Datenzugriffsrecht. Wenn Sie ein Kontrollkästchen deaktivieren, wird das
Zugriffsrecht entzogen. Ein blau gefülltes Kontrollkästchen bedeutet, dass
die Rechte für die jeweiligen Daten noch nicht definiert wurden. Weitere
Informationen zur Gruppen-Datenrechten finden Sie in der Beschreibung
Funktions- und Datenrechte einer Gruppe verwalten.
In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Neue Gruppe
Gruppe löschen
Speichern
Abbrechen
Startet den Vorgang und platziert den Cursor im Feld Gruppenname.
Löscht die in der Gruppenliste gewählte Gruppe (nach Bestätigung).
Speichert die vorgenommen Einstellungen.
Bricht den aktuellen Vorgang ab.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Benutzergruppen anlegen, verwalten und
löschen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 61 von 351

3.2.3.1 Neue Gruppe anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Gruppen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neue Gruppe. Sie können diesen Befehl auch im Kontextmenü
wählen, das mit einem Rechtsklick auf die Liste Benutzer-Gruppen eingeblendet wird.
3. Geben Sie im Feld Gruppenname die Bezeichnung für die neue Gruppe ein. Der Gruppenname darf aus
Buchstaben und Ziffern bestehen und muss mit einem Buchstaben beginnen.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der freien Fläche des Subregisters Zugeordnete Benutzer
und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Weiteren Benutzer zuordnen.
5. Wählen Sie im nun angezeigten Dialogfeld einen oder mehrere Benutzer für die neue Gruppe. Um
mehrere Benutzer auf einmal auszuwählen halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die Namen
nacheinander anklicken. Klicken Sie anschließend auf OK, um Ihre Auswahl zu übernehmen und das
Dialogfeld zu schließen.
6. Öffnen Sie nacheinander die Subregister Funktionsrechte und Datenrechte und aktivieren bzw.
deaktivieren Sie die einzelnen Kontrollkästchen um detailliert festzulegen, auf welche Funktionen und
Daten die Benutzer der neuen Gruppe zugreifen dürfen.
(Eine Liste dieser Optionen finden Sie weiter oben in diesem Abschnitt.)
7. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
3.2.3.2 Funktions- und Datenrechte einer Gruppe verwalten
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Gruppen.
2. Wählen Sie in der Liste Benutzer-Gruppen eine Gruppe zur Bearbeitung aus.
3. Öffnen Sie das Subregister Funktionsrechte und nehmen Sie die Einstellungen an den Funktionsrechten
der Gruppe vor. Öffnen Sie das Subregister Datenrechte und nehmen Sie die Einstellungen an den
Datenrechten vor. (Die Optionen auf diesen Subregistern und ihre Verwendung werden weiter oben
beschrieben.)
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern.
3.2.3.3 Benutzerzuordnung einer Gruppe ändern
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Gruppen, um die
Registerkarte "Gruppen" anzuzeigen.
2. Wählen Sie in der Liste Benutzer-Gruppen die Gruppe aus, deren Benutzerzuordnung Sie ändern
wollen. Daraufhin wird auf dem Subregister Zugeordnete Benutzer eine Liste aller aktuellen Benutzer der
Gruppe angezeigt.
3. Zum Löschen einer Zuordnung wählen Sie einen oder mehrere Benutzernamen in der Liste, öffnen mit
einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Benutzerzuordnung löschen. Beantworten Sie die
anschließende Bestätigungsmeldung, um den Vorgang abzuschließen.
4. Zum Hinzufügen neuer Benutzer öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü, klicken auf
Weiteren Benutzer zuordnen und wählen im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen oder mehrere
Benutzernamen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 62 von 351

5. Schließen Sie das Dialogfeld und klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
Wenn Sie auf dem Subregister Zugeordnete Benutzer einen Namen gewählt haben und mit
einem Rechtsklick das Kontextmenü öffnen, enthält es außer den Befehlen zum Erstellen und
Löschen von Benutzerzuordnungen auch den Eintrag Zum Benutzer springen. Mit diesem
Befehl können vor dem Ändern einer Zuordnung die aktuellen Einstellungen des gewählten
Benutzers eingesehen werden.
Berücksichtigen Sie bei der Benutzerverwaltung die estateOffice-Prioritätsregeln für
Zugriffsrechte: Gruppenrechte können durch Individualrechte überschrieben werden, und
Verweigern steht über Erlauben.
3.2.3.4 Gruppe löschen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Gruppen.
2. Wählen Sie in der Liste Benutzer-Gruppen die Gruppe aus, die Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Gruppe löschen.
4. Klicken Sie der daraufhin angezeigten Bestätigungsmeldung auf Ja, um die Aktion auszuführen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 63 von 351

3.2.4 Profile und Einstellungen
Auf dieser Registerkarte erstellen und verwalten Sie Benutzerprofile. Ein Benutzerprofil besteht aus einer
Konfiguration von Anwendungseinstellungen und allgemeinen Funktionsrechten, die an die Anforderungen
des Benutzers angepasst ist und als benanntes Profil gespeichert wird. Dies ermöglicht es, ein individuelles
Präferenzmodell für jeden Benutzer einzurichten und darüber hinaus anderen Benutzern fertig konfigurierte
Einstellungs-Sets zuzuweisen.
Abb. 3.2.4-1: Die Registerkarte Profile.
Der Datenbereich dieser Registerkarte ist in drei Abschnitte gegliedert. Im linken und rechten Abschnitt wird
eine Liste der Profile oder Benutzer angezeigt, je nachdem, welche Optionsschaltfläche im zugehörigen
Kopfbereich aktiviert ist. Der Inhalt des mittleren Abschnitts ist abhängig von der im linken Kopfbereich
aktivierten Option: Wenn im linken Abschnitt Profile aktiviert ist, enthält der mittlere Abschnitt eine Liste der
Einstellungen des aktuell gewählten Profils. Ist im linken Abschnitt Benutzer aktiviert, enthält der mittlere
Abschnitt eine Liste der Einstellungen des aktuell gewählten Benutzers. Mit den Schaltflächen zwischen
dem mittleren und rechten Abschnitt kopieren oder löschen Sie Einstellungen eines Profils oder Benutzers.
In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Neues Profil
Profil löschen
Speichern
Abbrechen
Öffnet ein Dialogfeld zur Eingabe des Profilnamens.
Löscht das in der Liste Profile gewählte Profil.
Speichert die vorgenommen Einstellungen.
Bricht den aktuellen Vorgang ab.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Benutzerprofile anlegen, bearbeiten, zuweisen
und löschen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 64 von 351

3.2.4.1 Neues Benutzerprofil anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Profile &
Einstellungen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neues Profil. Alternativ können Sie mit einem
Rechtsklick in der Liste Profile das Kontextmenü öffnen und den Befehl Neues Profil anlegen wählen.
Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für das neue Profil ein und klicken Sie auf
OK. Damit haben Sie ein neues, leeres Profil angelegt. Verwenden Sie nun ein bereits vorhandenes
Benutzerprofil oder individuelle Einstellungen eines Benutzers als Konfigurationsvorlage.
3. Wenn Sie ein Profil als Vorlage verwenden wollen, aktivieren Sie jetzt im linken Abschnitt des
Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile und wählen in der angezeigten Profileliste ein Profil aus.
Falls Sie jedoch individuelle Einstellungen eines anderen Benutzers als Vorlage verwenden wollen,
aktivieren Sie dort die Optionsschaltfläche Benutzer und wählen in der angezeigten Benutzerliste einen
Namen aus. Im mittleren Abschnitt des Datenbereichs werden je nach aktivierter Option entweder Profiloder
Benutzereinstellungen angezeigt.
4. Selektieren Sie in der Liste Einstellungen diejenigen Elemente, die in das neue Profil übernommen
werden sollen. Um mehrere Elemente gleichzeitig zu selektieren halten Sie die Strg-Taste gedrückt,
während Sie die Elemente nacheinander anklicken. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche
Auswahl kopieren. Wenn Sie alle Einstellungen übernehmen wollen, klicken Sie auf Alle kopieren.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern. (Das neu angelegte Profil ist erst nach einem Programm-
Neustart in der Systemverwaltung verfügbar.)
3.2.4.2 Einstellungen zu Benutzerprofil hinzufügen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Verwaltung > Profile &
Einstellungen.
2. Aktivieren Sie im rechten Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile und wählen Sie
den Namen des Profils, zu dem Sie Einstellungen hinzufügen möchten.
3. Aktivieren Sie im linken Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile, wenn Sie
Einstellungen eines benannten Profils hinzufügen wollen. Aktivieren Sie Benutzer, wenn Sie individuelle
Einstellungen eines Benutzers hinzufügen möchten. Wählen Sie den Namen des Profils oder Benutzers
in der daraufhin angezeigten Profil- bzw. Benutzerliste.
4. Selektieren Sie in der Liste Einstellungen diejenigen Elemente, die in das Benutzerprofil übernommen
werden sollen. Um mehrere Elemente gleichzeitig zu selektieren halten Sie die Strg-Taste gedrückt,
während Sie die Elemente nacheinander anklicken. Klicken Sie anschließend auf Auswahl kopieren.
Sofern alle Einstellungen aus der Liste hinzugefügt werden sollen, klicken Sie auf Alle kopieren.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
3.2.4.3 Einstellungen eines Profils oder Benutzers löschen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Profile &
Einstellungen.
2. Aktivieren Sie im linken Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile, wenn Sie
Einstellungen eines Profils löschen wollen. Sollen Einstellungen eines Benutzers gelöscht werden,
aktivieren Sie Benutzer. Wählen Sie den Namen des Profils oder Benutzers in der daraufhin
angezeigten Profil- bzw. Benutzerliste.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 65 von 351

3. Selektieren Sie in der Liste Einstellungen alle Elemente, die Sie löschen wollen. Um mehrere Elemente
gleichzeitig zu selektieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die Elemente nacheinander
anklicken. Klicken Sie auf Auswahl löschen und in der daraufhin angezeigten Bestätigungsmeldung auf
Ja, damit die Aktion ausgeführt wird.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
3.2.4.4 Benutzerprofil löschen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Verwaltung > Profile &
Einstellungen.
2. Aktivieren Sie im linken Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile und wählen Sie in
der angezeigten Liste den Namen des Profils, das gelöscht werden soll.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Profil löschen und anschließend auf Speichern.
3.2.4.5 Profil oder Profileinstellungen einem Benutzer zuweisen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Verwaltung > Profile &
Einstellungen.
2. Aktivieren Sie im rechten Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche Benutzer und wählen
Sie den Namen des Benutzers, dem Sie Einstellungen zuweisen möchten.
3. Wenn Sie ein gesamtes Profil oder Einstellungen aus einem benannten Profil zuweisen wollen,
aktivieren Sie jetzt im linken Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile und wählen in
der angezeigten Profileliste ein Profil aus. Sollen jedoch individuelle Einstellungen eines anderen
Benutzers übernommen werden, aktivieren Sie dort die Optionsschaltfläche Benutzer und wählen in der
angezeigten Benutzerliste einen Benutzernamen aus.
4. Selektieren Sie in der Liste Einstellungen alle Elemente, die für den rechts gewählten Benutzer
übernommen werden sollen. Um mehrere Elemente gleichzeitig auszuwählen halten Sie die Strg-Taste
gedrückt, während Sie die Elemente nacheinander anklicken. Klicken Sie anschließend auf die
Schaltfläche Auswahl kopieren. Sollen alle Einstellungen eines Benutzers oder ein gesamtes Profil
zugewiesen werden, klicken Sie auf Alle kopieren.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
Abb. 3.2.4.5-1: Registerkarte Profile & Einstellungen - Profil oder Einstellungen einem
Benutzer zuweisen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 66 von 351

3.2.5 Rollen
Auf dieser Registerkarte definieren Sie Benutzerrollen. Dabei werden Rechte für einzelne Datenkategorien
und detaillierte Berechtigungsstufen für jede Kategorie festgelegt. Eine Benutzerrolle bezieht sich immer auf
einzelne Objekte, Adressen, Aktivitäten oder Anforderungen. Sie wird bei der Betreuerzuordnung mit dem
Dialogfeld "Rechte bearbeiten" zugewiesen. Die nachträgliche Bearbeitung einer Rollendefinition im
Systemmodul kann Änderungen der Zugriffsrechte auf die jeweiligen Datensätze nach sich ziehen.
Abb. 3.2.5-1: Die Registerkarte Rollen.
Mit den Schiebereglern im rechten Abschnitt legen Sie folgende Rechte fest:
Zugriffsrecht
Beschreibung
Verweigern
Kein Zugriffsrecht auf die Datensätze, Existenz unsichtbar.
Keins
Kein Zugriffsrecht auf die Datensätze, Existenz sichtbar.
Anzeigen
Nur das Anzeigen der Datensätze ist gestattet.
Ändern
Die Datensätze können angezeigt und geändert werden.
Löschen
Die Datensätze können angezeigt, geändert und gelöscht werden.
Tab.3.2.5-1:Zugriffsrechte auf der Registerkarte Rollen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 67 von 351

Diese Rechte können jeweils für folgende Datensatz-Kategorien vergeben werden:
Datensatz-Kategorie
Beschreibung
Adressen
Alle Datensätze der Adress-Tabelle estateOffice-Datenbank.
Objekte
Alle Datensätze der Objekt-Tabelle estateOffice-Datenbank.
Objekte / Verkauf
Alle Datensätze der Objekt-Tabelle mit der Vertriebsart "Verkauf".
Objekte / Vermietung
Alle Datensätze der Objekt-Tabelle mit der Vertriebsart "Vermietung"
Anforderungen an Objekte
Alle Datensätze der Objekt-Tabelle, die Anforderungen enthalten.
Aktivitäten
Alle Datensätze, die sich auf Aktivitäten beziehen.
Tab.3.2.5-2:Datensatz-Kategorien auf der Registerkarte Rollen.
Die Anwendung der hier definierten Rollen geschieht folgendermaßen: Für Adressen, Aktivitäten und
Anforderungen bietet das Dialogfeld "Rechte bearbeiten" die Möglichkeit der Benutzer- Gruppen- und
Filialzuordnung als Betreuer auf Basis von Rollen. Es wird durch Rechtsklick auf dem Feld Betreuer in der
Detailansicht des jeweiligen Elements geöffnet. Bei Objekten erfolgt in diesem Dialog nur eine
Benutzerzuordnung, während eine Benutzer-, Gruppen- und Filialzuordnung mit dem Fenster
Objektspezifische Einstellungen vorgenommen wird.
In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Neu
Löschen
Speichern
Abbrechen
Öffnet ein Dialogfeld zur Eingabe des Namens für die neue Rolle.
Löscht die in der Liste Rollen gewählte Rolle.
Speichert die festgelegten Definitionen.
Bricht den aktuellen Vorgang ab.
Die folgenden Anleitungen beschreiben, wie Sie Rollen definieren, bearbeiten und löschen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 68 von 351

3.2.5.1 Neue Rolle definieren
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Rollen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu. Alternativ können Sie mit einem Rechtsklick
im freien Bereich der Liste Rollen das Kontextmenü öffnen und den Befehl Neu wählen.
3. Geben Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld eine Bezeichnung für die neue Rolle ein und klicken
Sie auf OK. Daraufhin wird die neue Rolle in der Liste Rollen angezeigt und zur Bearbeitung ausgewählt.
4. Legen Sie mit den Schiebereglern die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensatz-Kategorien fest.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
3.2.5.2 Rolle bearbeiten
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Rollen.
2. Wählen Sie in der Liste Rollen den Namen der Rolle, die Sie bearbeiten wollen, und verwenden Sie die
Schieberegler, um die eingestellten Rechte für einzelne Datensatz-Kategorien zu ändern.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die Änderungen an der Rollendefinition
übernommen werden.
3.2.5.3 Rolle umbenennen oder löschen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Rollen.
2. Wählen Sie in der Liste Rollen den Namen der Rolle, die Sie umbenennen oder löschen wollen.
3. Zum Umbenennen der selektierten Rolle öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü, wählen
den Befehl Umbenennen und geben im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld den neuen Rollennamen ein.
Schließen Sie das Dialogfeld und klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die Änderungen
übernommen werden.
4. Zum Löschen der selektierten Rolle klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen oder
öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen dort den Befehl Löschen.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die Aktion angewendet wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 69 von 351

3.2.6 Filialen
Mit den Verwaltungsfunktionen auf dieser Registerkarte können Sie die Filialstruktur Ihres Unternehmens in
der estateOffice-Arbeitsumgebung abbilden. Die Beschreibung einer Filiale umfasst außer den Stammdaten
auch Angaben zu Filial-Betreuern, verwendeten Standard-Dokumenten und Nummernkreisen.
Abb. 3.2.6-1: Die Registerkarte Filialen.
Im linken Abschnitt des Datenbereichs ist die Liste der bereits eingerichteten Filialen dargestellt. Wenn eine
Filiale ausgewählt ist, werden im oberen rechten Abschnitt die Filialstammdaten und darunter auf zwei
Subregistern die Angaben zu Filial-Betreuern, Dokumenten und Nummernkreisen angezeigt.
In Verbindung mit den Funktionen zur Benutzerverwaltung und Gruppenverwaltung können Sie den
Mitarbeitern einer Filiale detailliert Funktions- und Datenrechte sowie Einstellungen für Dokumente
zuweisen, die ihren Positionen im Unternehmen entsprechen. Diese Funktionen von estateOffice helfen
Ihnen dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren und Zuständigkeiten unternehmensweit eindeutig zu regeln.
In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Neue Filiale
Startet den Vorgang und platziert den Cursor im Feld Filialenname.
Filiale löschen
Löscht die in der Liste Filialen gewählte Filiale.
Speichern
Speichert die vorgenommenen Einstellungen
Abbrechen
Bricht den aktuellen Vorgang ab.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Filialen anlegen, bearbeiten und löschen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 70 von 351

3.2.6.1 Neue Filiale anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Filialen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Filiale oder öffnen Sie mit einem Rechtsklick
auf der freien Fläche der Liste Filialen das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl Neue Filiale
anlegen. Daraufhin wird der Cursor im Feld Filialenname platziert.
3. Geben Sie die Bezeichnung für die neue Filiale ein und navigieren Sie mit der Tab-Taste durch die
weiteren Felder des Bereichs Filiale, um die Adresse, Telefon-/Faxnummer, Kontaktperson und
Filialgruppe festzulegen. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern, damit die
Basisinformationen der neuen Filiale für die Ausführung der weiteren Schritte zur Verfügung stehen.
4. Legen Sie als nächstes einen oder mehrere Betreuer für die neue Filiale fest: Öffnen Sie im
Systemmodul mit dem Befehl Verwaltung > Benutzer die Registerkarte "Benutzer", markieren Sie in
der Benutzerliste den Namen eines Benutzers und wählen Sie in der Dropdown-Liste Filiale den Namen
der neuen Filiale. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern, um die Einstellung zu
übernehmen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden weiteren Betreuer, den Sie für die Filiale
festlegen wollen.
5. Kehren Sie zur Registerkarte System > Verwaltung > Filialen zurück und klicken Sie im
Datenbereich auf Dokumente & Nummernvergabe.
6. Wählen Sie in den Dropdown-Listen des Bereichs Standard-Briefpapiere die Filial-Briefpapiere für
Anschreiben, Exposés, Kaufverträge und Rechnungen aus. Es stehen hier nur Briefpapiere
zur Auswahl, die vorher im Systemmodul unter Allgemein > Briefpapiere erstellt wurden.
7. Geben Sie im Bereich Automatische Nummernvergabe eine Filial-Kennung für die Präfix-Komponente
von Objekt- und Adressnummern ein, die beim Anlegen neuer Objekte und Adressen in dieser Filiale
verwendet werden sollen.
8. Zum Ändern der vorgegebenen Startwerte für die Objekt- und Adress-Nummerierung klicken Sie im
Bereich Automatische Nummernvergabe auf die jeweilige Schaltfläche Ändern und geben im daraufhin
angezeigten Dialogfeld den gewünschten Startwert ein. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu
schließen und Ihre Einstellungen zu übernehmen.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern.
3.2.6.2 Filiale löschen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Filialen.
2. Wählen Sie in der Liste "Filialen" den Namen der Filiale, die Sie löschen wollen, und klicken Sie in der
Symbolleiste auf Filiale löschen. Alternativ können Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü öffnen
und den Befehl Filiale löschen wählen.
3. Beantworten Sie die daraufhin angezeigte Bestätigungsmeldung mit Ja, um den Vorgang
abzuschließen.
3.2.6.3 Filiale bearbeiten
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung > Filialen.
2. Markieren Sie in der Liste "Filialen" den Namen der Filiale, deren Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
3. Führen Sie Ihre Änderungen im Bereich Filiale und auf den Subregistern entsprechend der Beschreibung
"Filiale anlegen" durch.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen anzuwenden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 71 von 351

3.2.7 Automatisches Programmupdate
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Bugfixes und Service-Releases vollautomatisch via Internet in
estateOffice integrieren zu lassen.
Abb. 3.2.7-1: Die Registerkarte Programmupdate
Die Intervalle, in denen nach neuen Versionen gesucht wird, können Sie dabei selbst bestimmen. Natürlich
steht Ihnen aber auch die Möglichkeit offen, Updates erst einmal nur herunterzuladen und später manuell zu
installieren.
Beachten Sie bitte, dass diese neue Funktion ausschließlich Kunden mit gültigem
Servicevertrag zur Verfügung steht. Das automatische Programmupdate gilt nur für die o.g.
Updates. Major Releases (größere Produktupdates) sind hiervon ausdrücklich ausgenommen.
Um die Funktion nutzen zu können, muss in der Benutzerliste unter
System - Verwaltung - Benutzer die Optionen zur Update-Berechtigung
vergeben werden. Sie finden die zugehörige Checkbox am unteren Ende
der Detailansicht. Setzen Sie den Haken und speichern Sie die Abb. 3.2.7-2: Die Option zur Download-
Änderungen.
Berechtigung in der Benutzerverwaltung
Sie können das Update entweder manuell ausführen, indem Sie unter
Hilfe auf Update suchen klicken, oder Sie lassen die Suche
automatisch in einem frei wählbaren Intervall laufen. Über die
Schaltfläche Verfügbarkeit prüfen suchen Sie hingegen nach einer
bereits vorhandenen Installationsdatei im Netzwerk.
Abb. 3.2.7-3: Download der neuen
Installationsdatei
In diesem Fall - entsprechende Berechtigung zum Update
vorausgesetzt - werden Sie beim Start von estateOffice darüber
informiert, dass eine neue Version zum Download bereit steht. Wenn
Sie in einem Netzwerk arbeiten, erhalten die übrigen Benutzer, bzw.
Arbeitsplätze nach dem Download des Updates einen Hinweis, dass im
Netzwerk eine neue Version zur Verfügung steht und installiert werden Abb. 3.2.7-4: Hinweisfenster zur
Verfügbarkeit von Updates
kann.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 72 von 351

Abb. 3.2.7-5: Das heruntergeladene
Update wird installiert.
Je nach Größe des zur Verfügung stehenden Updates und der
Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung kann es nun einige Minuten
dauern, bis der Download abgeschlossen wurde. Sie können nach
Beendigung des Downloads auf installieren klicken, um das Setup
direkt zu starten. Alternativ brechen Sie den Vorgang ab und führen die
Installation zu einem späteren Zeitpunkt durch. Die heruntergeladenen
Setup-Dateien finden Sie in Ihrem Datenverzeichnis im neuen
Verzeichnis SoftwareUpdate.
Falls Sie in Ihrem Unternehmen einen Terminalserver verwenden, empfehlen wir statt des
automatischen Updates nach wie vor die Verwendung der manuellen Installation.
3.3 Einrichten und Anpassen des Adressmanagers
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie mit den Funktionen und Befehlen des Systemmoduls der
estateOffice-Adressmanager eingerichtet und angepasst wird. Dazu öffnen Sie das Systemmodul, entweder
über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder die Kachel System auf dem
Homescreen, und verwenden die Befehle der Gruppe Adressen aus der Navigationsleiste, um die
verschiedenen Registerkarten anzuzeigen.
3.3.1 Allgemein
Auf dieser Registerkarte legen Sie allgemeine Einstellungen und Vorgabewerte für den Adressmanager fest.
Abb. 3.3.1-1: Die Die Registerkarte Allgemein in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Der Datenbereich ist in sieben Abschnitte unterteilt:
Adressnummern
Dublettencheck
Automatische Datenübernahme bei Adressen
Postanschrift
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 73 von 351

Briefanrede
Sonstiges
Firma
Die einzelnen Abschnitte enthalten die im Folgenden beschriebenen Elemente und Optionen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 74 von 351

Elemente und Optionen des Abschnitts Adressnummern
Element/Option
Beschreibung
Automatische Vergabe Mit dem Kontrollkästchen Aktiv können Sie die automatische
Nummerierung aktivieren bzw. deaktivieren.
Startwert Adressnummern
Hierarchisch
Stellenanzahl mindestens
Änderbar
Hierarchie-Trennzeichen
Zum Ändern des vorgegebenen Adressnummern-Startwerts klicken Sie
auf die Schaltfläche Ändern und geben im daraufhin eingeblendeten
Dialogfeld einen neuen Startwert ein.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn den Adressnummern von
Ansprechpartnern die Adressnummer der zugehörigen Firma
vorangestellt werden soll.
Geben Sie in diesem numerischen Eingabefeld die ausgenullte Mindest-
Stellenanzahl für Adressnummern ein.
Mit dieser Option legen Sie fest, ob Adressnummern entweder immer,
nie oder nur bei neuen Adressen individuell änderbar sein sollen.
Hier legen Sie das Trennzeichen zwischen Firmen- und Ansprechpartner-
Komponente einer Adressnummer fest. Diese Einstellung ist nur
wirksam, wenn die Option Hierarchisch aktiviert wurde.
Elemente und Optionen des Abschnitts
Automatische Datenübernahme bei Adressen
Element/Option
Übernahmeoptionen für
Ortsdaten wie Straße, Ort
und Gebiet bei
Adressänderungen
Firma - >
Ansprechpartner
Übernahmeoptionen für
Telefon, Fax, E-Mail,
Internet bei neuen
Adressen
Firma - >
Ansprechpartner
Ansprechpartner - >
Firma
Beschreibung
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn diese Adressdaten der Firma
in die Ansprechpartner-Adresse übernommen werden sollen bzw.
deaktivieren Sie es, um diese Daten separat festlegen zu können.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Kontaktdaten der Firma in
die Ansprechpartner-Adresse übernommen werden sollen bzw.
deaktivieren Sie es, um diese Daten separat festlegen zu können.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Kontaktdaten des
Ansprechpartners in die Firmenadresse übernommen werden sollen bzw.
deaktivieren Sie es, um diese Daten separat festlegen zu können. (Diese
Option betrifft das Erfassungsformular "Firma mit Ansprechpartner".)
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 75 von 351

Elemente und Optionen des Abschnitts Postanschrift
Element/Option
Leerzeile zwischen Name
und Straße
Leerzeile zwischen Straße
und PLZ/Ort
Land unterhalb von PLZ/
Ort
Beschreibung
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird beim Drucken der
Adressen-Postanschrift eine zusätzliche Leerzeile zwischen Name und
Straße eingefügt.
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird beim Drucken der
Adressen-Postanschrift eine zusätzliche Leerzeile zwischen Straße und
PLZ/Ort eingefügt.
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird beim Drucken der
Adressen-Postanschrift unterhalb der Zeile mit Postleitzahl und Ort das
Land eingefügt.
Elemente und Optionen des Abschnitts Sonstiges
Element/Option
PLZ/Ortsauswahl
Gebietssuche
Gebietssuche-
Auswahldialog
Telefonnummern
Vorwahl-Vorschlag
Beschreibung
Mit diesem Kontrollkästchen wird die automatische Adressergänzung
aktiviert bzw. deaktiviert. Ist die automatische Ergänzung aktiviert,
versucht estateOffice die Postleitzahl zu ergänzen sobald Sie einen
Ortsnamen eingeben, bzw. den Ortsnamen zu ergänzen, wenn Sie eine
Postleitzahl eingeben. Bei deaktivierter Adressergänzung wird das
Fenster "Postleitzahl-Auskunft" geöffnet, sobald Sie während der
Adresserfassung einen Eintrag in einem der Felder PLZ oder
Ort vornehmen.
Mit diesem Kontrollkästchen wird die automatische Gebietsergänzung
aktiviert bzw. deaktiviert. Ist die automatische Ergänzung aktiviert,
versucht estateOffice das Gebiet zu ergänzen, sobald Sie einen
Ortsnamen oder eine Postleitzahl eingeben. Bei deaktivierter
Gebietsergänzung wird das Fenster der Gebietsdatenbank eingeblendet,
sobald Sie bei der Adresserfassung einen Eintrag im Feld Gebiet
vornehmen.
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird das Fenster der
Gebietsdatenbank eingeblendet, falls die automatische
Gebietsergänzung keine Zuordnung herstellen kann.
In dieser Dropdown-Liste legen Sie fest, wie Telefonnummern-Eingaben
formatiert werden sollen.
In dieser Dropdown-Liste legen Sie fest, ob und wie bei Telefonnummern-
Eingaben die Landes- und Ortsvorwahl-Komponenten automatisch
ergänzt werden sollen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 76 von 351

Elemente und Optionen des Abschnitts Briefanrede
Element/Option
Satzzeichen am Ende der
Briefanrede
Partner Briefanrede
Beschreibung
Hier geben Sie das Satzzeichen ein, das standardmäßig die Briefanrede-
Formel abschließen soll.
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, beginnt die zweite
Briefanrede-Zeile auch mit einem Großbuchstaben.
Elemente und Optionen des Abschnitts Dublettencheck
Element/Option
Automatische Prüfung
Beschreibung
Mit dieser Option bestimmen Sie, ob bzw. wann eine automatische
Duplikatprüfung von Adressen erfolgt: Beim Speichern einer neuen
Adresse, nach Änderung relevanter Adressfelder oder nie.
Im letzten Abschnitt, Firma, können Sie eine Standard-Briefanrede eingeben, die für alle Anschreiben an
Firmenadressen ohne Ansprechpartner verwendet wird.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Einstellungen übernommen werden. Eine
Bestätigungsmeldung weist Sie darauf hin, dass alle auf dieser Registerkarte vorgenommenen Einstellungen
die gesamte Installation betreffen. Klicken Sie auf Ja, wenn Ihre Einstellungen gespeichert werden sollen,
auf Nein, um alle Eingaben zu verwerfen, oder auf Abbrechen, damit Sie Ihre Einstellungen noch einmal
überprüfen können.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 77 von 351

3.3.2 Kurzsuche
Auf dieser Registerkarte können Sie das Formular für die Kurzsuche-Funktion des Adressmanagers an Ihre
Anforderungen anpassen.
Abb. 3.3.2-1: Die Die Registerkarte Kurzsuche in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Im linken Abschnitt des Datenbereichs wird eine hierarchische Liste der verfügbaren Suchkriterien angezeigt
und im rechten Abschnitt die Entwurfsansicht des Kurzsuche-Formulars mit den standardmäßig
vorgegebenen Feldern. Beim Erstellen des Formulars können Sie alle festen estateOffice-Felder als
Suchkriterien auswählen und zusätzlich sämtliche benutzerdefinierten Felder, die Sie bereits im
Systemmodul unter Adressen > Zusätzliche Felder für Firmen und unter Adressen > Zusätzliche Felder
für Personen angelegt haben.
Diese Formularansicht wird verwendet, wenn Sie kein individuelles Suchformular für die Kurzsuche
zusammengestellt haben.
Die hier zusammengestellten Suchkriterien-Felder sind standardmäßig UND-verknüpft, d. h. die Ergebnisse
einer Suchabfrage mit diesem Formular müssen alle angegebenen Kriterien erfüllen.
Kurzsuche-Formular anpassen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Adressen > Kurzsuche.
2. Klicken Sie in der Liste Suchkriterien auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, um die Detailebene
mit den einzelnen Feldern anzuzeigen. Verschieben Sie die gewünschten Felder mit Drag & Drop aus
der Liste an die vorgesehene Formularposition oder wählen Sie die Felder mit einem Doppelklick aus,
damit sie unter- bzw. nebeneinander im Formular eingefügt werden.
3. Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben für ein Feld erforderlich sind, wird automatisch ein Dialogfeld
eingeblendet. Geben Sie die angeforderten Angaben ein und klicken Sie auf OK. (Bei bestimmten
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 78 von 351

Feldtypen - z. B. Text, Bedingung - und bei Dropdown-Listen können weitere Angaben zu den
Suchbedingungen erforderlich sein. Eventuell müssen Sie eine Elementeliste und die Verknüpfung der
Elemente oder Bedingungen/Operatoren für logische und Zeichenketten-Vergleiche festlegen.)
4. Zur nachträglichen Änderung der Anordnung eines Felds klicken Sie die Feldbeschriftung an und
verschieben es mit Drag & Drop an die gewünschte Position.
5. Um ein eingefügtes Feld wieder aus dem Formular zu entfernen öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf
die Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen.
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Entwurf des Kurzsuche-Formulars
abgeschlossen haben.
7. Möchten Sie das Standardformular für die Adressen-Kurzsuche wiederherstellen, klicken Sie in der
Symbolleiste auf die Schaltfläche Standard laden.
3.3.3 Zusätzliche Felder für Firmen
Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für
Firmenadressen, die in den Erfassungs-, Such- und Ansichtsformularen des Adressmanagers verwendet
werden können.
Abb. 3.3.3-1: Die Die Registerkarte Zusätzliche Felder für Firmen in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Die hier angelegten Felder werden dauerhaft in der estateOffice-Datenbank gespeichert. Bevor sie bei der
Adresserfassung und -anzeige verwendet werden können, müssen die Felder unter System > Adressen >
Felderanordnung Firma in ein Adressformular eingefügt werden. Beim Entwurf von Formularen sind diese
Zusatzfelder in der Feldliste daran erkennbar, dass hinter dem Feldnamen "(F)" angezeigt wird.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält im linken Abschnitt eine hierarchische Liste aller bereits
vorhandenen benutzerdefinierten Felder und Feldgruppen. Wenn Sie ein Element auswählen, wird im rechten
Abschnitt die zugehörige Felddefinition angezeigt und Sie können in der Dropdown-Liste Gruppe die
Gruppenzuordnung des Felds ändern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 79 von 351

In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Neue Gruppe
Neues Kriterium
Auswahl löschen
Drucken
Abbrechen
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden im Abschnitt
Definition die Steuerungslemente für die Felddefinition angezeigt und der
Cursor wird im Feld Bezeichnung platziert.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird in der Felder- und
Gruppenliste ein neuer Eintrag Neue Gruppe angezeigt und der Cursor im
Feld Bezeichnung des Abschnitts Definition platziert.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die gewählte Gruppe oder das
gewählte Feld zu löschen.
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie eine
Übersichts- oder Detailliste der Zusatzfelder ausdrucken oder im PDF-
Format speichern.
Bricht den aktuellen Vorgang ab.
Alle in der Symbolleiste verfügbaren Befehle sind auch im Menü Datei der Menüleiste enthalten.
Die folgenden Anleitungen beschreiben, wie Sie Zusatzfelder für Firmenadressen definieren, drucken und
löschen.
Benutzerdefiniertes Firmenadressen-Feld anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Adressen > Zusätzliche Felder
für Firmen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Kriterium. (Wenn Sie eine neue Gruppe für das Feld anlegen
wollen, klicken Sie vorher in der Symbolleiste auf Neue Gruppe und geben im Feld Bezeichnung einen
Namen für die neue Gruppe ein.)
3. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für das neue Feld ein und wählen Sie in den Dropdown-
Listen den Feldtyp und die Gruppe für das Feld. Abhängig vom gewählten Feldtyp müssen Sie im
Bereich Zusätzliche Angaben weitere Spezifikationen festlegen. (Eine Liste der verfügbaren Feldtypen
und erforderlichen Zusatzangaben finden Sie weiter unten).
4. Legen Sie die erforderlichen Spezifikationen fest und klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Speichern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 80 von 351

Folgende Feldtypen sind für benutzerdefinierte Firmenadressen-Felder verfügbar:
Feldtyp
Erforderliche Zusatzangaben
Text (max. 255 Zeichen)
Zahl
Feldlänge des alphanumerischen Felds
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Datum -
Auswahlbox
Freitext mit Auswahlbox
Auswahlliste
Auswahlliste (hierarchisch)
Optionen
Zahlen von/bis
Datum von/bis
Text (lang)
Liste alphanumerischer Elemente
Liste alphanumerischer Elemente
Liste alphanumerischer Elemente
Gruppierte Liste alphanumerischer Elemente
Optionsschaltflächen-Beschriftungen
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Beschriftung der Steuerungselemente
Beschriftungen der Steuerungselemente
Anzahl sichtbarer Zeilen
Checkbox -
Währung
Währung von/bis
Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Beschriftungen der Steuerungselemente
Gebiet -
Gebiete -
Ganze Zahl
Ganze Zahlen von/bis
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Beschriftung der Steuerungselemente
Monat/Jahr -
math. Bruch -
Tab. 3.3.3-1: Feldtypen für Zusatzadressen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 81 von 351

Sie können eine Liste der Firmenadressen-Zusatzfelder drucken, indem Sie in der Symbolleiste auf
Drucken klicken und im Dropdown-Menü Einfache Liste oder Detaillierte Liste wählen, je nachdem, ob die
zusätzlichen Angaben zu Feldern ebenfalls gedruckt werden sollen oder nicht. Geben Sie im anschließend
angezeigten Dialogfeld einen Namen für die Liste ein, wählen Sie das Ausgabeformat und den Speicherort
und klicken Sie auf Speichern.
Um ein Zusatzfeld oder eine Gruppe zu löschen, wählen Sie das Element in der Felder- und Gruppenliste
und klicken in der Symbolleiste auf Auswahl löschen. Es wird eine Warnmeldung angezeigt, die darauf
hinweist, dass durch diese Aktion alle mit der gewählten Feldgruppe bzw. dem gewählten Feld verbundenen
Daten in der estateOffice-Datenbank unwiderruflich gelöscht werden.
3.3.4 Zusätzliche Felder für Personen
Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für
Personenadressen, die in den Erfassungs-, Such- und Ansichtsformularen des Adressmanagers verwendet
werden können.
Abb. 3.3.4-1: Die Die Registerkarte Zusätzliche Felder für Personen in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Die hier angelegten Felder werden dauerhaft in der estateOffice-Datenbank gespeichert. Bevor sie bei der
Adresserfassung und -anzeige verwendet werden können, müssen die Felder über System > Adressen >
Felderanordnung Person in ein Adressformular eingefügt werden. Beim Entwurf von Formularen sind diese
Zusatzfelder in der Feldliste daran erkennbar, dass hinter dem Feldnamen "(P)" angezeigt wird.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält im linken Abschnitt eine hierarchische Liste aller bereits
vorhandenen Felder und Feldgruppen. Wenn Sie ein Feld auswählen, werden im rechten Abschnitt alle
zugehörigen Angaben angezeigt, und Sie können im Bereich Definition die Gruppenzugehörigkeit des Felds
nachträglich ändern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 82 von 351

In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Neue Gruppe
Neues Kriterium
Auswahl löschen
Drucken
Abbrechen
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden im Abschnitt
Definition die Steuerungselemente für die Felddefinition angezeigt und der
Cursor wird im Feld Bezeichnung platziert.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird in der Felder- und
Gruppenliste ein neuer Eintrag Neue Gruppe angezeigt. Der Cursor wird
im Feld Bezeichnung des Abschnitts Definition platziert.
Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird die gewählte Gruppe oder das
gewählte Feld gelöscht.
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche kann eine
Übersichts- oder Detailliste der Zusatzfelder ausgedruckt oder im PDF-
Format gespeichert werden.
Bricht den aktuellen Vorgang ab.
Alle in der Symbolleiste verfügbaren Befehle sind auch im Menü Datei der Menüleiste enthalten.
Die folgenden Anleitungen beschreiben, wie Sie Zusatzfelder für Personenadressen definieren, drucken und
löschen.
Benutzerdefiniertes Personenadressen-Feld anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Adressen > Zusätzl. Felder
für Firmen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Kriterium. (Wenn Sie eine neue Gruppe für das Feld anlegen
wollen, klicken Sie vorher in der Symbolleiste auf Neue Gruppe und geben im Feld Bezeichnung einen
Namen für die neue Gruppe ein.)
3. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für das neue Feld ein und wählen Sie in den Dropdown-
Listen den Feldtyp und die Gruppe für das Feld. Abhängig vom gewählten Feldtyp müssen Sie im
Bereich Zusätzliche Angaben weitere Spezifikationen festlegen. (Eine Liste der verfügbaren Feldtypen
und erforderlichen Zusatzangaben finden Sie weiter unten in diesem Abschnitt).
4. Legen Sie erforderlichen Spezifikationen fest und klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
Liste der benutzerdefinierten Personenadressen-Felder drucken
1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Drucken und wählen im Dropdown-Menü Einfache
Liste oder Detaillierte Liste, je nachdem, ob die zusätzlichen Angaben zu Feldern ebenfalls gedruckt
werden sollen oder nicht.
2. Geben Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld einen Namen für die Liste ein, wählen Sie das
Ausgabeformat und den Speicherort und klicken Sie auf Speichern.
Benutzerdefiniertes Personenadressen-Feld löschen
1. Wählen Sie in der Felder- und Gruppenliste ein Element (Gruppe oder Feld) und klicken Sie in der
Symbolleiste auf Auswahl löschen. Es wird eine Warnmeldung angezeigt, die darauf hinweist, dass
durch diese Aktion alle mit der gewählten Feldgruppe bzw. dem gewählten Feld verbundenen Daten in
der estateOffice-Datenbank unwiederbringlich gelöscht werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 83 von 351

2. Bestätigen Sie die Warnmeldung mit Ja, um den Löschvorgang auszuführen, oder klicken Sie auf Nein,
wenn die Aktion abgebrochen werden soll.
Für Personenadressen-Zusatzfelder sind folgende Feldtypen verfügbar:
Feldtyp
Erforderliche Zusatzangaben
Text (max. 255 Zeichen)
Zahl
Feldlänge des alphanumerischen Felds
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Datum -
Auswahlbox
Freitext mit Auswahlbox
Auswahlliste
Auswahlliste (hierarchisch)
Optionen
Zahlen von/bis
Datum von/bis
Text (lang)
Liste alphanumerischer Elemente
Liste alphanumerischer Elemente
Liste alphanumerischer Elemente
Gruppierte Liste alphanumerischer Elemente
Optionsschaltflächen-Beschriftungen
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Beschriftung der Steuerungselemente
Beschriftungen der Steuerungselemente
Anzahl sichtbarer Zeilen
Checkbox -
Währung
Währung von/bis
Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Beschriftungen der Steuerungselemente
Gebiet -
Gebiete -
Ganze Zahl
Ganze Zahlen von/bis
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Beschriftung der Steuerungselemente
Monat/Jahr -
math. Bruch -
Tab. 3.3.4-1: Feldtypen für Zusatzadressen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 84 von 351

3.3.5 Felderanordnung Firmen
Mit den Befehlen und Funktionen auf dieser Registerkarte können Sie das Zusatzfelder-Formular für
Firmenadressen bearbeiten, das als Subregister auf den Erfassungs- und Ansichtsformularen des
Adressmanagers angezeigt wird. Außerdem können Sie weitere Formular-Subregister hinzufügen.
Abb. 3.3.5-1: Die Die Registerkarte Feldanordnung Firma in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Im linken Abschnitt des Datenbereichs wird die hierarchische Felderliste angezeigt und im rechten
Abschnitt die Entwurfsansicht des Formulars. In der Felderliste stehen außer den festen Feldern auch alle
benutzerdefinierten Felder zur Auswahl, die bereits im Systemmodul unter Adressen > Zusätzl. Felder für
Firmen angelegt wurden.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitung bearbeiten Sie das Formular für Firmen-Zusatzfelder.
Formular für benutzerdefinierte Firmenadressen-Felder bearbeiten
1. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Felder auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, um die
Detailebene mit den einzelnen Feldern anzuzeigen. Wählen Sie ein Element und bewegen Sie es mit
Drag & Drop an die gewünschte Formularposition auf dem Subregister Zusatz. Wiederholen Sie diesen
Schritt für jedes weitere Feld, das hinzugefügt werden soll.
2. Wenn Sie die Anordnung eines Felds nachträglich ändern möchten, klicken Sie die Beschriftung des
Felds an und verschieben es mit Drag & Drop an die gewünschte Formularposition.
3. Zum Entfernen eines eingefügten Feld aus dem Formular öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Formularentwurf abgeschlossen
haben.
Durch Rechtsklicken auf dem Registerkarten-Reiter eines Zusatzformulars öffnet sich ein Kontextmenü. Mit
den enthaltenen Befehle können Sie weitere Formular-Subregister hinzufügen, ein vorhandenes umbenennen
oder entfernen.
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3.3.6 Felderanordnung Personen
Mit den Befehlen und Funktionen auf dieser Registerkarte können Sie die Formular-Subregister mit
benutzerefinierten Feldern bearbeiten, die Sie für die Erfassungs- und Ansichtsformulare von
Personenadressen erstellt haben. Außerdem können Sie weitere Formular-Subregister hinzufügen.
Abb. 3.3.6-1: Die Die Registerkarte Feldanordnung Personen in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Im linken Abschnitt des Datenbereichs wird eine hierarchische Felderliste angezeigt und im rechten
Abschnitt die Formular-Entwurfsansicht. In der Felderliste stehen außer den festen Feldern auch alle
benutzerdefinierten Felder zur Auswahl, die bereits im Systemmodul unter Adressen > Zusätzl. Felder für
Personen angelegt wurden.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitung bearbeiten Sie das Formular für Personen-Zusatzfelder.
Formular für benutzerdefinierte Personenadressen-Felder entwerfen
1. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Felder auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, um die
Detailebene mit den einzelnen Feldern anzuzeigen. Wählen Sie ein Element aus der Liste und bewegen
Sie es mit Drag & Drop an die gewünschte Formularposition auf dem Subregister Kriterien. Während
Sie ein Feld bei gedrückter Maustaste über das Formular bewegen, zeigt ein roter Balken an, wo die
momentane Einfügeposition ist.
2. Um die Anordnung eines Felds nachträglich zu ändern klicken Sie die Beschriftung des Felds an und
verschieben es mit Drag & Drop an die gewünschte Formularposition.
3. Zum Entfernen eines eingefügten Feld aus dem Formular öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen.
4. Wiederholen Sie die bisherigen Schritte für jedes weitere Feld, das hinzugefügt werden soll.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Formularentwurf abgeschlossen
haben.
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In der Menüleiste dieser Modulansicht enthält das Menü Datei folgende zusätzlichen Befehle:
Neue Karteikarte einfügen Erstellt ein neues, leeres Formular-Subregister für das
Personenadressen-Hauptformular.
Karteikarte umbenennen
Karteikarte entfernen
Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie das aktuell gewählte Formular-
Subregister umbenennen können.
Löscht das aktuell gewählte Formular-Subregister.
Diese Befehle sind auch im Kontextmenü verfügbar, das Sie mit einem Rechtsklick auf dem Reiter einer
Subregisterkarte öffnen können.
3.3.7 Anforderungsprofile
Auf dieser Registerkarte erstellen und verwalten Sie Formulare, die im Adressmanager zur Erfassung von
Anforderungen verwendet werden. Eine Anforderung bezeichnet in estateOffice die detaillierte und
klassifizierte Beschreibung des Immobiliengesuchs eines Interessenten. Damit Sie für die Erfassung der
verschiedenen Arten von Gesuchen Formulare mit den gewünschten Feldern zur Verfügung haben, können
Sie diese entsprechend Ihren Vorstellungen entwerfen.
Auch bei der Angebotserstellung werden alle Immobiliengesuche auf Basis dieser Formulare dargestellt.
Außerdem können Sie zu jedem Objekt, das Sie anbieten, eine Muster-Anforderung auf Basis dieser
Formulare anlegen, die zur Beschreibung von Objektanfragen verwendet wird.
Abb. 3.3.7-1: Die Die Registerkarte Anforderungsprofile in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Der linke Abschnitt des Datenbereichs enthält eine hierarchische Liste aller verfügbaren Kriterien. Im rechten
Abschnitt wird die Entwurfsansicht des Profilformulars angezeigt. In der Kriterienliste stehen außer den
festen Feldern auch alle benutzerdefinierten Felder zur Auswahl, die angelegt wurden. Die Dropdown-Liste
am oberen Rand der Registerkarte enthält die verfügbaren Anforderungsprofile. Rechts neben der Dropdown-
Liste wird der Vertriebstyp des aktuell gewählten Profils angezeigt (Verkauf oder Vermietung).
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Die Symbolleiste dieser Modulansicht enthält folgende zusätzliche Schaltflächen:
Neues Profil
Kopieren
Profil umbenennen
Profil löschen
Speichern
Abbrechen
Mit dieser Schaltfläche starten Sie die Erstellung eines neuen Profils.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das aktuell angezeigte Profil zu
kopieren.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das aktuell angezeigte Profil unter
einem anderen Namen zu speichern.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das aktuell angezeigte
Profil gelöscht.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das aktuell angezeigte
Profil gespeichert.
Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird der letzte Bearbeitungsschritt
widerrufen.
Die folgende schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Anforderungsprofile erstellen, bearbeiten,
kopieren, umbenennen und löschen.
Anforderungsprofil erstellen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Systemmoduls Adressen > Anforderungsprofile.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Profil und geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld den
Namen für das neue Profil ein. Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Vertriebstyp (Verkauf oder
Vermietung) und klicken Sie auf OK.
3. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Kriterien auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, damit die
Anzeige erweitert und alle Detailebenen mit den einzelnen Feldern angezeigt werden. Klicken Sie auf
die Optionsschaltfläche Flach oberhalb der Liste, wenn die Felder aller Gruppen in alphabetischer
Reihenfolge angezeigt werden sollen. Wählen Sie ein Feld aus der Liste und verschieben Sie es mit
Drag & Drop an die vorgesehene Position auf der Formular-Entwurfsfläche Zusammenstellung.
4. Sollten beim Einfügen zusätzliche Angaben für das Feld erforderlich sein, wird automatisch ein
Dialogfeld eingeblendet.
5. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste hinter jedem eingefügten Feld und legen Sie die
Ausschlussbedingung für das Kriterium fest (Muss, Kann, oder Darf nicht). Wenn es sich um ein Feld
mit Auswahlliste handelt, klicken Sie mit der rechten Maustaste die Feldbeschriftung an und legen die
logische Verknüpfung der Listenelemente fest (Und, Oder, Leer).
6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für alle Felder, die in das Anforderungsprofil eingefügt werden
sollen.
7. Wenn Sie die Feldanordnung eines Felds nachträglich ändern wollen, klicken Sie die Feldbeschrif-tung
an und verschieben das Feld mit Drag & Drop an die gewünschte Position. Während Sie das Feld bei
gedrückter Maustaste über das Formular bewegen zeigt ein roter Balken an, wo die momentane
Einfügeposition ist.
8. Um ein eingefügtes Feld wieder aus dem Formular zu entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf
die Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Anforderungsprofil zusammengestellt
haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 88 von 351

Anforderungsprofil bearbeiten, kopieren, umbenennen oder löschen
1. Klicken Sie in der Navigationsleiste des Systemmoduls auf Adressen > Anforderungsprofile.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste am oberen Rand des Datenbereichs den Namen des
Anforderungsprofils, das Sie bearbeiten, kopieren, umbenennen oder löschen wollen.
3. Wenn Sie das gewählte Profil kopieren möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf Kopieren, geben
im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für das Profil ein und klicken auf OK.
4. Wenn Sie das gewählte Profil umbenennen möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf Profil
umbenennen, geben im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen neuen Namen ein und klicken auf OK.
5. Um das gewählte Profil zu löschen klicken Sie in der Symbolleiste auf Profil löschen und im daraufhin
angezeigten Dialogfeld auf Ja.
6. Zur Bearbeitung des gewählten Anforderungsprofils klicken Sie in der Liste Verfügbare Kriterien auf das
Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, damit die Detailebene mit den einzelnen Feldern angezeigt wird.
Klicken Sie auf die Optionsschaltfläche Flach oberhalb der Liste, wenn die Felder aller Gruppen in
alphabetischer Reihenfolge angezeigt werden sollen.
7. Zum Hinzufügen eines Felds wählen Sie es aus der Liste Verfügbare Kriterien und verschieben es mit
Drag & Drop an die vorgesehene Position auf der Entwurfsfläche Zusammenstellung. Sollten beim
Einfügen zusätzliche Angaben für das Feld erforderlich sein, wird automatisch ein Dialogfeld
eingeblendet. Legen Sie die angeforderten Spezifikationen fest und klicken Sie auf OK. Klicken Sie
anschließend auf die Dropdown-Liste hinter dem eingefügten Feld und legen Sie die
Ausschlussbedingung für das Kriterium fest (Muss, Kann, oder Darf nicht). Wiederholen Sie Schritt 7 für
jedes Feld, das hinzugefügt werden soll.
8. Zum Entfernen eines Feld aus dem Anforderungsprofil öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen den Befehl Entfernen.
9. Nachdem Sie ein vorhandenes Anforderungsprofil geändert oder umbenannt haben, klicken Sie in der
Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Änderungen übernommen werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 89 von 351

3.3.8 Automatische Anforderungen
Mit den Optionen auf dieser Registerkarte legen Sie Kriterien und Toleranzbereiche für Anforderungsprofile
fest. Diese werden bei der automatischen Anforderungs-Erzeugung verwendet.
Abb. 3.3.8-1: Die Die Registerkarte Automatische Anforderungen in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Die Dropdown-Liste am oberen Rand des Datenbereichs enthält eine Liste aller vorhandenen
Anforderungsprofile. Unterhalb davon wird die Feldertabelle des aktuell gewählten Profils angezeigt. Die linke
Tabellenspalte enthält vor jedem Feldnamen ein Kontrollkästchen, mit dem Sie festlegen, ob das Feld bei
der automatischen Erzeugung von Anforderungen übernommen werden soll oder nicht. In den beiden
nachfolgenden Tabellenspalten wird der Toleranzbereich angezeigt. Mit dem Kontrollkästchen in der letzten
Spalte geben Sie an, ob es sich bei den Toleranzwerten um Prozentangaben handelt oder nicht.
Rechts neben der Tabelle geben Sie die Toleranzwerte für Flächen und Preise ein und legen im Bereich
Gebiete fest, ob und wie das ursprüngliche Gebietskriterium des Anforderungsprofils übernommen werden
soll. Die hier festgelegten Kriterien und Toleranzbereiche werden für Muster-Anforderungen beim Objekt und
für den Objektanfragen-Import verwendet.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die definierten Parameter für die automatische
Erzeugung von Anforderungen in das gewählte Anforderungsprofil übernommen werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 90 von 351

3.3.9 Listen
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Elemente der Listenfelder und Dropdown-Listen fest, die auf den
Formularen des Adressmanagers angezeigt werden.
Abb. 3.3.9-1: Die Die Registerkarte Listen in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Mit den hier vorgenommenen Einstellungen definieren Sie, welche Auswahlmöglichkeiten dem Benutzer in
den Dropdown-Listen/Listenfeldern angeboten werden, die auf festen Feldern basieren.
Folgende Listenfelder sind verfügbar:
Status
Adresstypen
Kontakttypen
Briefanreden
Funktionen
Anreden
Branchen
Klicken Sie in der Listenauswahl im linken Abschnitt des Datenbereichs auf die Bezeichnung des
Listenfelds, das Sie bearbeiten möchten. Daraufhin wird im rechten Abschnitt eine Tabelle aller bereits
definierten Listenelemente angezeigt.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Interne IDs anzeigen aktivieren, wird vor den Anzeigetexten eine
Tabellenspalte mit den internen Kennungen eingeblendet. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die
Tabelle nach dieser Spalte sortiert.
Zum Hinzufügen eines neuen Elements klicken Sie auf das Sternsymbol in der untersten Zeile der
Listenelemente und geben dahinter die Bezeichnung für den neuen Eintrag ein. Drücken Sie die
Eingabetaste, um den Vorgang abzuschließen. Zum Löschen eines Elements öffnen Sie mit einem
Rechtsklick auf die entsprechende Zeile das Kontextmenü und wählen den Befehl Eintrag löschen. Es wird
eine Bestätigungsmeldung angezeigt und Sie können den Vorgang bestätigen oder abbrechen. Klicken Sie
in der Symbolleiste auf Speichern oder wählen Sie den Befehl Speichern im Menü Datei, damit Ihre
Einstellungen übernommen werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 91 von 351

3.4 Einrichten und Anpassen des Objektmanagers
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie mit den Befehlen und Funktionen des Systemmoduls den
estateOffice-Objektmanager einrichten und anpassen. Dazu öffnen Sie das Systemmodul, entweder über
das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder die Kachel System auf dem
Homescreen. Verwenden Sie die Befehle der Gruppe Objekte aus der Navigationsleiste zum Anzeigen der
verschiedenen Registerkarten.
3.4.1 Allgemein
Auf dieser Registerkarte legen Sie allgemeine Einstellungen und Vorgaben für das Modul Objekte fest.
Abb. 3.4.1-1: Die Die Registerkarte Allgemein in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Der Datenbereich dieser Registerkarte ist in sieben Abschnitte unterteilt:
Objektnummer
Dokumente
Benennung der Stockwerke
Börsenexport
Angebotserstellung
Sonstiges
Objektbilder
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 92 von 351

Die einzelnen Abschnitte enthalten folgende Elemente und Optionen:
Elemente und Optionen des Abschnitts Objektnummer
Element/Option
Eindeutig
Automatische Vergabe
Regulärer Ausdruck
Beschreibung
Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens legen Sie fest, dass jede
Objektnummer nur einmal vergeben werden kann.
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die
Objektnummern bei der Objekterfassung automatisch vergeben.
In diesem Eingabefeld legen Sie den Bereich gültiger Zeichen für die
Komponenten von Objektnummern fest.
Startwert Objektnummern
Um den vorgegebenen Objektnummern-Startwert zu ändern, klicken Sie
auf die Schaltfläche Ändern und geben im daraufhin eingeblendeten
Dialogfeld einen neuen Startwert ein.
Stellenanzahl mindestens
Änderbar
Geben Sie in diesem numerischen Eingabefeld die mit führenden Nullen
ausgenullte Mindest-Stellenanzahl für Objektnummern ein.
In dieser Dropdown-Liste legen Sie fest, ob Objektnummern immer, nie
oder nur für neue Objekte individuell geändert werden dürfen.
Elemente und Optionen des Abschnitts Dokumente
Element/Option
Bei Datenänderung...
Größter Index für SB-Bilder
Briefpapierauswahl
Beschreibung
Mit dieser Option legen Sie fest, ob alle einem Objekt zugeordneten
Dokumente und Exposés bei einer Datenänderung am Objekt aktualisiert
werden sollen: Wenn Sie Aktualisieren wählen, werden die Dokumente
und Exposés bei jeder Änderung automatisch aktualisiert. Wählen Sie
Nicht aktualisieren, werden Objektänderungen nicht in den Dokumenten
reflektiert. Bei Auswahl von Benutzer fragen wird ein Dialog eingeblendet,
sobald wegen einer Objektdaten-Änderung zugeordnete Dokumente
aktualisiert werden müssen.
Maximale Anzahl Bilder, die pro Bildansicht (einstellbar unter Listen) bei
einem Objekt hinterlegt werden können.
In dieser Dropdown-Liste legen Sie fest, ob die Briefpapierauswahl auf
Basis einer Voreinstellung erfolgen soll. Wenn Sie Automatisch wählen,
wird automatisch das voreingestellte Briefpapier verwendet. Wenn Sie
flexibel wählen, wird im Subregister Dokumente ein zusätzliches Feld
zur Auswahl des Briefpapiers angezeigt. Mit der Einstellung Kein legen
Sie fest, dass kein Briefpapier verwendet wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 93 von 351

Elemente und Optionen des Abschnitts Benennung der Stockwerke
Element/Option
Keller
Erdgeschoss
Obergeschosse
Beschreibung
In diesem Feld geben Sie den Beschriftungstext ein, der im Objektbaum
und in der Flächentabelle für Kellergeschosse angezeigt werden soll.
In diesem Feld geben Sie den Beschriftungstext ein, der im Objektbaum
und in der Flächentabelle für das Erdgeschoss angezeigt werden soll.
In diesem Feld geben Sie den Beschriftungstext ein, der im Objektbaum
und in der Flächentabelle für Obergeschosse angezeigt werden soll. Der
in Klammern angezeigte Platzhalter steht für die hochgezählte Variable
Stockwerk.
Elemente und Optionen des Abschnitts Börsenexport
Element/Option
Bei Datenänderung: immer
Börsenexport vorschlagen
Beim Ändern des
Objektstatus von aktiv auf
inaktiv: Löschungen
exportieren
Beschreibung
Durch Aktivierung dieser Option wird nach jeder Objektbearbeitung (vor
dem Speichern von Änderungen) eine Abfrage eingeblendet, ob die
Änderungen an die Börsen exportiert werden sollen. Ist die Option nicht
aktiviert, wird jedes bearbeitete Objekt beim nächsten Börsenexport als
geändert angezeigt und übertragen.
Hier legen Sie fest, wie sich die Änderung des Objektstatus (in den
Profildaten eines Objekts) auf den Börsenexport auswirkt: Wenn diese
Option markiert ist und ein Objekt mit einem anderen Status als
Aktiv gespeichert wird, erscheint eine Abfrage, ob das Objekt aus den
Internetbörsen entfernt werden soll.
Elemente und Optionen des Abschnitts Angebotserstellung
Element/Option
Beschreibung
Bevorzugte Versandarten
Bev. Versand
Fax-Versand
Aufgabe erstellen
Aufgabe fällig in Tagen
Exposés
Sammel-PDF-Name
In dieser Dropdown-Liste wählen Sie aus, welche Versandarten
standardmäßig bei der Angebotserstellung verwendet werden sollen.
Aktivieren Sie diese Option, damit die bevorzugten Versandarten bei der
Angebotserstellung automatisch berücksichtigt werden.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die Fax-Software
"Tobit" für den Angebotsversand einsetzen.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn beim Speichern der
Nachweisdaten nach dem Angebotsversand automatisch eine Aufgabe
erstellt werden soll.
Wenn Sie die Option Aufgabe erstellen aktiviert haben, können Sie hier
die Art und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe auswählen.
Sie die Option Nach Aktualisierung fragen aktiviert haben wird Ihnen
angeboten, alle Exposés nue zu erzeugen oder zu aktualisieren.
Mit diesem Ausdruck legen Sie fest, welchen Dateinamen
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 94 von 351

Exposébenennung
Briefkorrespondenz-
Benennung
Mit diesem Formatierungs-Ausdruck legen Sie fest, wie der Dateiname
des PDF-Exposés beim Angebotsversand per E-Mail erzeugt werden
soll. Die möglichen Komponenten und die einzugebenden Kennungen
werden unterhalb des Eingabefelds angezeigt.
Mit diesem Formatierungs-Ausdruck legen Sie fest, wie der Dateiname
der Briefkorrespondenz erzeugt werden soll. Die möglichen
Komponenten und die einzugebenden Kennungen werden unterhalb des
Eingabefelds angezeigt.
Elemente und Optionen des Abschnitts Sonstiges
Element/Option
Preisänderungen
Beschreibung
Wenn Sie das Kontrollkästchen Kommentieren aktivieren, wird bei
Preisänderungen ein Dialogfeld eingeblendet und der Grund für die
Preisänderung erfragt.
Objektbenennung
Hier wählen Sie aus, welches Format der Objektbenennung generell
verwendet werden soll.
Elemente und Optionen des Abschnitts Objektbilder
Element/Option
Dialog anzeigen
Maximale Bildgröße
Beschreibung
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird nach dem Einfügen eines
Objektbilds ein Dialogfeld mit Bearbeitungsoptionen angezeigt.
Hier legen Sie die maximalen Maße (in Pixel) für Objektbilder fest.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern, damit Ihre Einstellungen angewendet
werden.
3.4.2 Kurzsuche
Auf dieser Registerkarte können Sie das Formular für die Kurzsuche-Funktion des Objektmanagers an Ihre
Anforderungen anpassen, indem Sie das Standardformular bearbeiten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 95 von 351

Abb. 3.4.2-1: Die Die Registerkarte Kurzsuche in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Im linken Abschnitt des Datenbereichs wird eine strukturierte Liste der verfügbaren Suchkriterien angezeigt
und im rechten Abschnitt die Entwurfsansicht des Kurzsuche-Formulars mit den standardmäßig
vorgegebenen Feldern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 96 von 351

Beim Erstellen des Formulars können Sie alle festen Felder von estateOffice als Suchkriterien auswählen
und sämtliche benutzerdefinierten Felder, die Sie im Systemmodul in der Gruppe Objekte unter Zusätzl.
Felder für Objekte sowie unter Zusätzl. Felder für Verkauf und Zusätzl. Felder für Vermietung angelegt
haben.
Diese Formularansicht wird verwendet, wenn Sie kein individuelles Suchformular für die Kurzsuche definiert
haben.
Die zusammengestellten Suchkriterien-Felder sind standardmäßig UND-verknüpft, d. h. die Ergebnisse einer
Suchabfrage mit diesem Formular müssen alle angegebenen Kriterien erfüllen.
Kurzsuche-Formular anpassen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekte > Kurzsuche.
2. Klicken Sie in der Liste Suchkriterien auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, damit die
Detailebene mit den einzelnen Feldern angezeigt wird. Zum Einfügen eines Felds in das Suchformular
verschieben Sie es mit Drag & Drop aus der Liste an die vorgesehene Formularposition oder wählen es
mit einem Doppelklick in der Liste aus, damit es unter bzw. rechts neben dem vorherigen Feld im
Formular eingefügt wird.
3. Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben für das Feld erforderlich sind, wird automatisch ein Dialogfeld
eingeblendet. Geben Sie die angeforderten Angaben ein und klicken Sie auf OK. (Bei vielen Feldtypen -
z. B. Text, Bedingung - und bei Feldern mit Mehrfachauswahl oder Dropdown-Listen können weitere
Angaben zu den Suchbedingungen erforderlich sein. Eventuell müssen Sie eine Elementeliste und die
Verknüpfung der Elemente angeben oder Bedingungen/Operatoren für logische und Zeichenketten-
Vergleiche festlegen.
Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für alle Felder, die Sie in das Formular übernehmen wollen.
4. Wenn Sie die Anordnung eines Felds nachträglich ändern möchten, klicken Sie die Feldbeschriftung an
und verschieben es mit Drag & Drop an die gewünschte Position.
5. Um ein eingefügtes Feld wieder aus dem Formular zu entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf
die Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen.
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Entwurf des Kurzsuche-Formulars
abgeschlossen haben.
Wenn Sie das Standardformular für die Objekte-Kurzsuche wiederherstellen möchten, klicken Sie in der
Symbolleiste auf die Schaltfläche Standard laden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 97 von 351

3.4.3 Flächen
Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte definieren Sie die Flächenkategorien und legen
die Anzeigeoptionen sowie die Voreinstellungen für Flächen und Flächensummierungen bei Objekten fest.
Abb. 3.4.3-1: Die Registerkarte Flächen in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Der obere Abschnitt des Datenbereichs enthält eine Liste aller bereits definierten Flächenkategorien. Im
unteren Abschnitt sind die Flächen- und Anzeigeoptionen und die Einstellungen für automatische
Flächensummierungen zusammengefasst.
Mit den verfügbaren Funktionen und Optionen können Sie differenzierte Berechnungs- und Anzeige-
Einstellungen für Flächen festlegen, die die verschiedenen Strukturebenen, Flächenkategorien und
Vertriebsarten von Objekten berücksichtigen.
Alle hier vorgenommenen Einstellungen betreffen die gesamte Anwendungsinstallation. Die hier definierten
Flächenkategorien und ihre Einstellungen stehen anschließend bei der Erstellung neuer Objektprofile zur
Verfügung und können für alle Vertriebsarten verwendet werden.
Die einzelnen Abschnitte der Registerkarte enthalten folgende Elemente und Optionen:
Elemente und Optionen des Abschnitts Definition und Sichtbarkeit
Element/Option
Flächen
Anzeigetext
Beschreibung
Die Liste aller bereits definierten Flächenkategorien.
Diese Spalte enthält die Namen der Flächenkategorien. Klicken Sie auf
das Sternsymbol in der letzten Listenzeile und vergeben Sie einen
Namen, um eine neue Flächenkategorie zu definieren.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 98 von 351

Elemente und Optionen des Abschnitts Flächenoptionen
Element/Option
Standardwerte für neue
Objekte
Beschreibung
Mit diesen Optionen legen Sie fest, ob folgende Felder bei der
Flächenerfassung verfügbar sind:
Flächen aufteilbar Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, sind bei der
Flächenerfassung zwei Felder Teilbar min (m²) und Teilbar max (m²)
verfügbar.
m²-Preis von/bis
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, dann sind bei der
Flächenerfassung zwei Zusatzfelder m²-Preis (min) und m²-Preis
(max) verfügbar. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, steht nur ein Feld
m²-Preis zur Verfügung.
Elemente und Optionen des Abschnitts Anzeigeoptionen
Element/Option
Verfügbare Flächen in
Verkauf
Verfügbare Flächen in
Vermietung
Beschreibung
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn alle Teilflächen von
Objekten angezeigt werden sollen, die zum Verkauf angeboten werden.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn alle Teilflächen von
Objekten angezeigt werden sollen, die zur Vermietung angeboten
werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 99 von 351

3.4.4 Zusätzliche Felder für Objekte
Mit den Funktionen und Optionen der Registerkarten Zusätzl. Felder für Objekte, Zusätzl. Felder für Verkauf
und Zusätzl. Felder für Vermietung erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für Objektprofile, d. h. diese Felder
werden in den Formularen zur Objekterfassung verwendet.
Abb. 3.4.4-1: Die Registerkarte Zusätzliche Felder für Objekte in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Der Aufbau dieser Registerkarten ist identisch. Der Datenbereich enthält im linken Abschnitt eine
hierarchische Liste aller benutzerdefinierten Felder und Feldgruppen. Mit den Optionsschaltflächen Gruppiert
und Flach können Sie einstellen, ob sämtliche Felder in alphabetischer Reihenfolge sortiert dargestellt
werden sollen oder nur Feldgruppen. Bei gruppierter Darstellung öffnen Sie die Detailebene einer Gruppe,
indem Sie auf das Pfeilsymbol vor dem Gruppentitel klicken.
Wenn Sie ein bereits vorhandenes Feld auswählen, werden im rechten Abschnitt alle Feldattribute angezeigt
und Sie können im Bereich Definition die Gruppenzugehörigkeit des Felds nachträglich ändern. Nach
Auswahl einer bereits vorhandenen Gruppe werden im rechten Abschnitt alle zugehörigen Angaben
angezeigt und Sie können im Bereich Definition die Bezeichnung der Gruppe ändern.
In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Neue Gruppe
Neues Kriterium
Auswahl löschen
Drucken
Abbrechen
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden im Abschnitt
Definition die Steuerungselemente für die Felddefinition angezeigt und der
Cursor wird im Feld Bezeichnung platziert.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Cursor im Feld
Bezeichnung des Abschnitts Definition platziert.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die gewählte Gruppe oder das
gewählte Feld zu löschen.
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie eine
Übersichts- oder Detailliste der Zusatzfelder im PDF-Format speichern.
Bricht den aktuellen Vorgang ab.
Die folgenden Anleitungen beschreiben, wie Sie Zusatzfelder für Objekte drucken, löschen oder definieren.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 100 von 351

Liste der benutzerdefinierten Felder drucken
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekte > Zusätzl. Felder für
Objekte.bzw. Objekte > Zusätzl. Felder für Vermietung oder Objekte > Zusätzl. Felder für Verkauf,
um die entsprechende Registerkarte anzuzeigen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Drucken und wählen im Dropdown-Menü Einfache
Liste oder Detaillierte Liste, je nachdem, ob die zusätzlichen Angaben zu Feldern ebenfalls gedruckt
werden sollen oder nicht.
3. Geben Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld einen Namen für die Liste ein, wählen Sie das
Ausgabeformat und den Speicherort und klicken Sie auf Speichern.
Zusatz-Feld oder -Gruppe für Objekte, Vermietung oder Verkauf löschen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekte > Zusätzl. Felder für
Objekte, bzw. Objekte > Zusätzl. Felder für Vermietung oder Objekte > Zusätzl. Felder für Verkauf,
um die entsprechende Registerkarte anzuzeigen.
2. Wählen Sie in der Felder- und Gruppenliste ein Element (Gruppe oder Feld) und klicken Sie in der
Symbolleiste auf Auswahl löschen. Es wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie darauf hinweist, dass
durch diese Aktion alle mit der gewählten Feldgruppe bzw. dem gewählten Feld verbundenen Daten in
der estateOffice-Datenbank unwiderruflich gelöscht werden.
3. Bestätigen Sie die Warnmeldung mit Ja, wenn der Löschvorgang endgültig ausgeführt werden soll, oder
klicken Sie auf Nein, damit die Aktion abgebrochen wird.
Zusatz-Feld oder -Gruppe für Objekte, Vermietung oder Verkauf definieren
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekte > Zusätzl. Felder für
Objekte, bzw. Objekte > Zusätzl. Felder für Vermietung oder Objekte > Zusätzl. Felder für Verkauf,
um die entsprechende Registerkarte anzuzeigen.
2. Wenn noch keine Gruppe vorhanden ist oder Sie eine neue Gruppe anlegen wollen, klicken Sie in der
Symbolleiste auf Neue Gruppe oder auf die Schaltfläche Neue Gruppe unterhalb der Felder- und
Gruppenliste. Geben Sie anschließend im Feld Bezeichnung einen Namen für die neue Gruppe ein und
klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Kriterium.
4. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für das neue Feld ein und wählen Sie in den Dropdown-
Listen den Feldtyp und die Gruppe für das Feld. Abhängig vom gewählten Feldtyp müssen Sie im
Bereich Zusätzliche Angaben weitere Spezifikationen festlegen. (Eine Liste der verfügbaren Feldtypen
und erforderlichen Zusatzangaben finden Sie weiter unten in diesem Abschnitt).
5. Legen Sie erforderlichen Spezifikationen fest und klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 101 von 351

Folgende Feldtypen sind für benutzerdefinierte Felder verfügbar:
Feldtyp
Text (max. 255 Zeichen)
Zahl
Erforderliche Zusatzangaben
Feldlänge des alphanumerischen Felds
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Datum -
Auswahlbox
Freitext mit Auswahlbox
Auswahlliste
Auswahlliste (hierarchisch)
Optionen
Zahlen von/bis
Datum von/bis
Text (lang)
Liste alphanumerischer Elemente
Liste alphanumerischer Elemente
Liste alphanumerischer Elemente
Gruppierte Liste alphanumerischer Elemente
Optionsschaltflächen-Beschriftungen
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Beschriftung der Steuerungselemente
Beschriftungen der Steuerungselemente
Anzahl sichtbarer Zeilen
Checkbox -
Währung
Währung von/bis
Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Beschriftungen der Steuerungselemente
Gebiet -
Gebiete -
Ganze Zahl
Ganze Zahlen von/bis
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Beschriftung der Steuerungselemente
Monat/Jahr -
math. Bruch -
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 102 von 351

3.4.5 Objektprofile
Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte erstellen und verwalten Sie Objektprofile. Ein Objektprofil
besteht aus Formularseiten für die detaillierte und klassifizierte Beschreibung von Objekten. Es wird als
benanntes Element in der Datenbank gespeichert und im Objektmanager als Erfassungsformular beim
Anlegen von Objekten verwendet. Mit estateOffice können Sie benutzerdefinierte Objektprofil-Formulare
entwerfen, kopieren, exportieren und importieren. Außerdem können Sie zu jedem Objektprofil eine sog.
HTML-Ansicht für die Präsentationsdarstellung von Objekten erstellen.
Abb. 3.4.5-1: Die Registerkarte Objektprofile in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Die Erstellung eines Objektprofils umfasst eine Reihe von Schritten, für deren Ausführung mehrere
Registerkarten angezeigt werden. Sie enthalten unterschiedliche Datenbereichs- und Strukturansichten.
Beim Öffnen der Registerkarte "Objektprofile" wird im Datenbereich zunächst eine Liste der bereits
vorhandenen Profile angezeigt. In der Dropdown-Liste am oberen Rand des Datenbereichs können Sie
wählen, ob alle Objektprofile aufgelistet werden sollen oder nur solche für eine bestimmte Vertriebsart. Zum
Bearbeiten eines vorhandenen Profils wählen Sie es in der Liste der Objektprofile per Doppelklick aus oder
klicken auf den Namen und dann in der Symbolleiste auf Profil öffnen. Um ein Profil zu kopieren, klicken Sie
auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. Zur Bearbeitung eines Profils gehen Sie prinzipiell
wie bei der Definition eines neuen Profils vor.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 103 von 351

Benutzerdefinierte Formularansicht erstellen, exportieren oder importieren
Nachdem Sie eine Formularseite zusammengestellt haben, können Sie mit dem Formulardesigner das
Layout bearbeiten, um die Darstellung für verschiedene Benutzer bzw. Bildschirmarbeitsplätze zu optimieren
bzw. an unterschiedliche Monitorauflösungen anzupassen. Sie können einzelne Formularansichten auch im
XML-Format exportieren oder gespeicherte Ansichten importieren.
Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Ansicht, um das Fenster Designer für
benutzerdefinierte Ansicht zu öffnen.
Abb. 3.4.5-3: Das Fenster Designer für benutzerdefinierte Ansicht.
Im oberen Abschnitt des Designerfensters wird das aktuelle Formular auf einer Rasterfläche angezeigt. Der
untere Abschnitt, Allgemeine Designereinstellungen & Eigenschaften zum markierten Feld, enthält folgende
Elemente und Optionen:
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 104 von 351

Element/Option
Anordnungsgitter
Gitter einblenden
Beschreibung
Mit diesen Steuerungselementen stellen Sie den Rasterpunkt-Abstand
ein.
Mit dieser Option schalten Sie die Anzeige des Rasters ein bzw. aus.
Monitorhilfslinien in etwa für Aktivieren Sie das jeweilige Kontrollkästchen für die
Monitorauflösung des Arbeitsplatzes, an dem das Formular angezeigt
werden soll.
Ausgewähltes Feld
Position
Höhe, Breite
Standardgröße
Automatisch anordnen
Ansicht als XML Exportieren
Ansicht als XML
Importieren
Löschen
OK
Abbrechen
Zeigt an, welches Feld aktuell zur Bearbeitung ausgewählt ist.
Hier wird die Position des aktuell ausgewählten Formularfelds (in Pixel-
Einheiten) angezeigt.
Hier wird die Höhe und Breite des aktuell ausgewählten Formularfelds (in
Pixel-Einheiten) angezeigt.
Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird das aktuell ausgewählte
Formularfeld auf die feldtypische Standardgröße zurückgesetzt.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden alle Felder so
angeordnet, dass die aktuelle Breite des Designerfensters voll genutzt
wird.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Exportieren klicken, wird ein Dialogfeld
eingeblendet und Sie können den Formularentwurf im XML-Format in die
Zwischenablage kopieren oder als Datei speichern.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Importieren klicken, wird ein Dialogfeld
eingeblendet und Sie können ein als Datei gespeichertes Profilformular in
das Designerfenster oder in die Zwischenablage laden.
Mit dieser Schaltfläche löschen Sie die gesamte benutzerdefinierte
Ansicht, nicht jedoch das zugrunde liegende Formular.
Schließt das Formulardesigner-Fenster geschlossen und speichert das
Layout.
Schließt das Formulardesigner-Fenster ohne Speicherung.
Für die Bearbeitung des Formularlayouts wählen Sie zunächst die passende Hilfslinien-Anzeige, indem sie
das entsprechende Kontrollkästchen der Option Monitorhilfslinien in etwa für aktivieren.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 105 von 351

Zum Ändern der Größe oder Position eines Felds wählen Sie es durch Anklicken der Feldbeschriftung aus.
Verwenden Sie dann die Griffpunkte, um die Höhe und Breite zu justieren.
Zum Verschieben klicken Sie die Feldbeschriftung an und bewegen es bei gedrückter Maustaste an die
gewünschte Formularposition. Sobald Sie die Maustaste loslassen, rastet das Feld mit der linken oberen
Ecke am nächsten Rasterpunkt ein. Wenn Sie beim Verschieben die Alt-Taste gedrückt halten, wird das
Feld ohne Ausrichtung am Raster frei positioniert.
Die grau unterlegte Zahl vor jedem Feld zeigt die Reihenfolge an, in der die Felder den Eingabefokus
erhalten, wenn Sie mit der Tabulatortaste durch das fertige Formular navigieren. Diese Reihenfolge ist durch
die Anordnung der Felder bei der Formulardefiniton festgelegt.
Die Option Automatisch anordnen bietet eine einfache Möglichkeit, das Layout automatisch anzupassen:
Platzieren Sie den Mauszeiger an der rechten unteren Rahmenecke des Designerfensters, ziehen Sie das
Fenster auf die gewünschte Breite und klicken Sie auf Automatisch anordnen. Dadurch werden alle Felder
so angeordnet, dass die aktuelle Breite des Fensters voll genutzt wird.
Wenn Sie das Layoutbearbeitung abgeschlossen haben klicken Sie auf OK, um die Formularansicht zu
speichern und das Designerfenster zu schließen.
Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste der Registerkarte "Objektprofil" auf Speichern, damit die
benutzerdefinierte Ansicht mit dem Objektprofil gesichert wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 106 von 351

3.4.6 Listen
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Listenelemente für Dropdown-Listen und Auswahlfelder fest, die auf
den Formularen des Objektmanagers verwendet werden.
Abb. 3.4.6-1: Die Registerkarte Listen in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Mit den hier vorgenommenen Einstellungen definieren Sie, welche Auswahlmöglichkeiten dem Benutzer in
den folgenden Listenfeldern angeboten werden:
Auftrags-Arten Lagequalitäten Stellplatz-Typen
Bearbeitungs-Stati Nebenkosten-Typen Tiefgaragen-Typen
Exposé-Arten Flächen Zustände
Immobilien-Arten Preisänderungs-Gründe Objekt-Typen
Infrastrukturen
Kategorien
Provisions-Arten
Stellplatz-Stati
Wählen Sie in der Listenauswahl im linken Abschnitt des Datenbereichs das zu bearbeitenden Listenfeld.
Daraufhin wird im rechten Abschnitt eine Tabelle mit allen Elementen des gewählten Listenfelds angezeigt.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Interne IDs anzeigen aktivieren, wird vor den Anzeigetexten eine
Tabellenspalte mit den internen Kennungen eingeblendet. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die
Tabelle nach dieser Spalte sortiert. Wenn Sie auf das Pfeilsymbol rechts im Spaltentitel klicken, wird die
Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt und die gesamte Tabelle entsprechend sortiert.
Zum Hinzufügen eines Listenelements klicken Sie auf das Sternsymbol in der untersten Tabellenzeile und
geben dahinter die Bezeichnung für den neuen Eintrag ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um den Vorgang
abzuschließen.
Zum Löschen eines Elements klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Tabellenzeile
und im daraufhin eingeblendeten Kontextmenü auf Eintrag löschen. Anschließend wird eine
Bestätigungsmeldung angezeigt und Sie können den Vorgang anwenden oder abbrechen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 107 von 351

Mit den Kontrollkästchen in der rechten Tabellenspalte bestimmen Sie für jedes einzelne Element, ob es
angezeigt wird, wenn Sie das Listenfeld im Arbeitsablauf anwenden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen,
falls das nebenstehende Element im Listenfeld zur Auswahl stehen soll bzw. deaktivieren Sie das
Kontrollkästchen, damit es "versteckt" wird.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern oder wählen Sie den Befehl Speichern im Menü Datei, damit
Ihre Einstellungen übernommen werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 108 von 351

3.5 Einstellungen für Aktionen
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie Voreinstellungen für Aktionen festlegen, die im estateOffice-
Arbeitsablauf ausgeführt werden. Dazu öffnen Sie das Systemmodul, entweder über das Dropdown-Menü
der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder die Kachel System auf dem
en. Verwenden Sie die Befehle der Gruppe Aktionen aus der Navigationsleiste, um die verschiedenen
Registerkarten anzuzeigen.
3.5.1 Allgemein
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Aktions-Optionen für die Integration mit Microsoft Outlook fest,
wählen die Standard-Aktionen für Aktivitäten und stellen die E-Mail-Optionen ein.
Abb. 3.5.1-1: Die Registerkarte Allgemein in der Gruppe Aktionen des Systemmoduls.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält drei Abschnitte.
Mit den Dropdown-Listen im Abschnitt Outlook Add-In Optionen bestimmen Sie, welche estateOffice-Aktion
standardmäßig einer E-Mail zugeordnet werden soll, die mit Microsoft-Outlook empfangen oder gesendet
wird.
In den Dropdown-Listen im Abschnitt Standard-Aktionen für Aktivitäten bestimmen Sie, wie estateOffice-
Aktionen mit Aktivitäten vorbelegt werden:
Aktion bei Erstellung einer E-Mail
Aktion bei Erstellung eines Word-Dokuments
Aktion bei Erstellung einer Datei (allgemein)
Aktion bei Erstellung eines neuen Nachweises
In den Dropdown-Listen im Abschnitt Sonstige E-Mail-Optionen wählen Sie, ob estateOffice das
Empfangsdatum einer E-Mail von Microsoft Outlook übernehmen soll und wie lang der in estateOffice
übernommene E-Mail-Text sein darf.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 109 von 351

3.5.2 Zusätzliche Felder für Aktivitäten
Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte erstellen Sie eigene Felder für die Beschreibung
von benutzerdefinierten Aktivitäten, die Sie in Ihrem Arbeitsablauf ausführen wollen.
Abb. 3.5.2-1: Die Registerkarte Zusätzliche Felder für Aktivitäten in der Gruppe Aktionen des Systemmoduls.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält im linken Abschnitt eine Liste aller bereits vorhandenen
benutzerdefinierten Felder für Aktivitäten. Wenn Sie ein Feld auswählen, werden im rechten Abschnitt die
zugehörigen Feldattribute angezeigt. Sie können die erweiterten Optionen und zusätzlichen Angaben des
Felds nachträglich ändern, nicht jedoch die Definition.
Die Symbolleiste dieser Modulansicht enthält folgende zusätzliche Schaltflächen:
Neues Kriterium
Auswahl löschen
Drucken
Abbrechen
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird in der Felderliste Neues
Eingabefeld angezeigt und der Cursor im Feld Bezeichnung des
Abschnitts Definition platziert.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ein vorhandenes Feld zu löschen,
nachdem Sie es in der Liste ausgewählt haben.
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie eine
Übersichts- oder Detailliste der Zusatzfelder im PDF-Format speichern.
Bricht den aktuellen Vorgang ab.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitung definieren Sie ein zusätzliches Feld für Aktivitäten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 110 von 351

Zusatzfeld für Aktivitäten definieren
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen > Zusätzl. Felder für
Aktivitäten.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Kriterium und geben Sie im Feld Bezeichnung des
Abschnitts Definition einen Namen für das Feld ein.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ einen Feldtyp. Abhängig vom gewählten Typ müssen Sie im
Bereich Zusätzliche Angaben weitere Spezifikationen für das Feld angeben. (Eine Liste der verfügbaren
Feldtypen und erforderlichen Zusatzangaben finden Sie weiter unten in diesem Abschnitt).
4. Bewegen Sie die Maus über das Auswahlfeld Erweitert. Öffnen Sie durch Klicken Sie auf den grünen
Punkt rechts unten im Auswahlfeld das Auswahl-Dialogfeld und wählen Sie dort die Aktivitäten, bei
denen das neue Zusatzfeld verfügbar sein soll. Sie können mehrere Aktivitäten auf einmal selektieren
indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie die Elemente nacheinander anklicken.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
Folgende Feldtypen sind für Aktivitäten-Zusatzfelder verfügbar:
Feldtyp
Text (max. 255 Zeichen)
Zahl
Erforderliche Zusatzangaben
Feldlänge des alphanumerischen Felds
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Datum -
Auswahlbox
Freitext mit Auswahlbox
Auswahlliste
Auswahlliste (hierarchisch)
Optionen
Zahlen von/bis
Datum von/bis
Text (lang)
Liste alphanumerischer Elemente
Liste alphanumerischer Elemente
Liste alphanumerischer Elemente
Gruppierte Liste alphanumerischer Elemente
Optionsschaltflächen-Beschriftungen
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Beschriftung der Steuerungselemente
Beschriftungen der Steuerungselemente
Anzahl sichtbarer Zeilen
Checkbox -
Währung
Währung von/bis
Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Beschriftungen der Steuerungselemente
Gebiet -
Gebiete -
Ganze Zahl
Ganze Zahlen von/bis
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Beschriftung der Steuerungselemente
Monat/Jahr -
math. Bruch -
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 111 von 351

3.5.3 Listen
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Listenelemente für Dropdown-Listen und Auswahlfelder fest, die im
Objekt- und Adressmanager sowie im Planer auf den Formularen für Aktivitäten, Aufgaben und Termine
enthalten sind. Einige dieser Listenfelder werden auch für den Datenabgleich mit Outlook benutzt.
Abb. 3.5.3-1: Die Registerkarte Listen in der Gruppe Aktionen des Systemmoduls.
Mit den hier vorgenommenen Einstellungen definieren Sie, welche Auswahlmöglichkeiten dem Benutzer in
den folgenden Listenfeldern angeboten werden:
Aktionen für Aktivitäten
Aktivitätenquellen
Ressourcen für Terminplanung
Anzeigearten für Terminplanung
Aktionsarten für Aufgaben
Klicken Sie in der Listenauswahl im linken Abschnitt des Datenbereichs auf den Namen des Listenfelds,
das Sie bearbeiten möchten. Daraufhin wird im rechten Abschnitt eine Tabelle aller Elemente des gewählten
Felds samt Attributen angezeigt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Interne IDs anzeigen aktivieren, wird vor
den Anzeigetexten der Elemente eine Tabellenspalte mit internen Kennungen eingeblendet. Durch Klicken
auf einen Spaltentitel wird die Tabelle nach dieser Spalte sortiert. Wenn Sie auf das Pfeilsymbol rechts im
Spaltentitel klicken, wird die Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt und die Tabelle entsprechend
umsortiert.
Zum Hinzufügen eines Listenelements klicken Sie auf das Sternsymbol in der untersten Tabellenzeile und
geben dahinter die Bezeichnung für den neuen Eintrag ein. Drücken Sie zum Abschluss des Vorgangs die
Eingabetaste.
Zum Löschen eines Elements klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Tabellenzeile
und im daraufhin eingeblendeten Kontextmenü auf Eintrag löschen.
Mit den Kontrollkästchen in der rechten Tabellenspalte bestimmen Sie für jedes einzelne Element, ob es
angezeigt wird, wenn Sie die Dropdown-Liste im Arbeitsablauf anwenden. Aktivieren Sie das
Kontrollkästchen, wenn das nebenstehende Element zur Auswahl stehen soll bzw. deaktivieren Sie das
Kontrollkästchen, damit es "versteckt" wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 112 von 351

Bei einigen dieser Listenfelder können Sie folgende zusätzliche Attribute für die Elemente festlegen:
Attribute für Aktionen für Aktivitäten
Beim Listenfeld Aktionen für Aktivitäten können Sie für jedes Element bzw. jede definierte Aktion
Standardkosten festlegen. Dazu klicken Sie in der Tabellenzeile des Listenelements auf die Spalte
Standardkosten und geben den Kostenfaktor ein.
Attribute für Anzeigearten für Terminplanung
Beim Listenfeld Anzeigearten für Terminplanung können Sie für jedes Element bzw. jede Termin-
Prioritätsstufe eine Anzeigefarbe wählen. Dazu klicken Sie in der Tabellenzeile des Listenelements auf die
Spalte Farbe und wählen einen Farbton aus.
Attribute für Aktionsarten für Aufgaben
Beim Listenfeld Aktionsarten für Aufgaben können Sie für jedes Element eine Anzeigefarbe und eine
Aktivität wählen. Klicken Sie in der Tabellenzeile des Listenelements auf die Spalte Farbe, um einen
Farbton auszuwählen und auf die Spalte Aktivitätenart, zur Auswahl einer Aktivität.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern oder wählen Sie den Befehl Speichern im Menü Datei, damit
Ihre Einstellungen übernommen werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 113 von 351

3.6 Einstellungen für Verbindungen
Der folgende Abschnitt zeigt, wie Sie im Systemmodul die Listenelemente für Dropdown-Listen festlegen,
mit denen Attribute von Verbindungen zwischen Objekten und Adressen beschrieben werden. Öffnen Sie
das Systemmodul entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder die
Kachel System auf dem Homescreen. Wählen Sie in der Navigationsleiste Verbindungen > Listen.
3.6.1 Listenfelder für Verbindungen
Auf dieser Registerkarte legen Sie fest, welche Auswahlmöglichkeiten dem Benutzer in den Dropdown-
Listen Verbindungsart, Beziehung und Status angeboten werden. Diese Dropdown-Listen werden auf den
Formularen des Objekt- und Adressmanagers verwendet und beschreiben die Art der Verbindungen
zwischen einem Objekt und einer Adresse und den Auftrags-Status eines Objekts bzw. einer
Kundenadresse. Sie können neue Listenelemente hinzufügen und vorhandene Elemente zur Auswahl
stellen, verstecken oder löschen.
Abb. 3.6.1-1: Die Registerkarte Listen in der Gruppe Verbindungen des Systemmoduls.
Klicken Sie in der Listenauswahl im linken Abschnitt des Datenbereichs auf den Namen der Dropdown-
Liste, die Sie bearbeiten möchten. Daraufhin wird im rechten Abschnitt eine Tabelle mit allen vorhandenen
Elementen des Listenfelds angezeigt.
Bei der Liste Typen können Sie in der Spalte Beziehung für jede Verbindungsart als Beziehungsvorgabe
Mieter oder Anbieter festlegen.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Interne IDs anzeigen aktivieren, wird vor den Anzeigetexten eine
Tabellenspalte mit internen Kennungen eingeblendet. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die Tabelle
nach dieser Spalte sortiert. Wenn Sie auf das Pfeilsymbol rechts im Spaltentitel klicken, wird die
Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt und die Tabelle entsprechend umsortiert.
Zum Hinzufügen eines neues Listenelements klicken Sie auf das Sternsymbol in der untersten Tabellenzeile
und geben dahinter die Bezeichnung für den neuen Eintrag ein. Wählen Sie in der Dropdown-Liste der
Spalte Art die Verbindungsart ("Objekt zu Adresse" oder "Adresse zu Objekt").
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 114 von 351

Zum Löschen eines Elements klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Tabellenzeile
und im daraufhin eingeblendeten Kontextmenü auf Eintrag löschen. Anschließend wird eine
Bestätigungsmeldung angezeigt und Sie können den Vorgang anwenden oder abbrechen.
Mit den Kontrollkästchen in der rechten Tabellenspalte bestimmen Sie für jedes einzelne Element, ob es
angezeigt wird, wenn Sie die Dropdown-Liste im Arbeitsablauf anwenden. Aktivieren Sie das
Kontrollkästchen, falls das nebenstehende Element im Listenfeld zur Auswahl stehen soll bzw. deaktivieren
Sie das Kontrollkästchen, damit es "versteckt" wird.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern oder wählen Sie den Befehl Speichern im Menü Datei, damit
Ihre Einstellungen übernommen werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 115 von 351

3.7 Konfiguration für die Übertragung an Internetbörsen
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie im Systemmodul die Übertragung von Immobilienangeboten
an Internetbörsen oder Ihre Firmen-Website vorkonfigurieren. Diese Konfiguration ist einmalig erforderlich,
bevor Sie in estateOffice Objekte für die Vermarktung im Internet bereitstellen und dorthin exportieren
können. Die Objektbereitstellung und der Börsenexport einzelner Objekte wird dann mit den Internet-
Funktionen des Objektmanagers durchgeführt, und die Internetübertragung von Objektportfolios erfolgt mit
den entsprechenden Funktionen des Modul "Tools".
Für die Konfiguration der Internetbörsen öffnen Sie das Systemmodul - entweder über das Dropdown-Menü
der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder die Kachel System auf dem Homescreen. Klicken Sie dort
in der Navigationsleiste auf Internet > Börsen, um die Registerkarte "Internetbörsen" anzuzeigen.
Auf dieser Registerkarte können Sie neue Börsen-Konfigurationen einrichten und vorhandene für die
Übertragung auswählen oder bearbeiten.
Die Hauptebene dieser Registerkarte enthält folgende Elemente und Optionen:
Element/Option
Internetbörsen
Name
Anbieternr.
Anfragen E-Mail
Anfragen-CC
Erweiterte Optionen
Übertragung
Konfiguration
Kontingent
Deaktiviert
Beschreibung
Wenn bereits Internetbörsen konfiguriert wurden, können Sie in dieser
Liste eine Börse auswählen, um die Konfiguration zu bearbeiten.
In diesem Feld wird der Name der aktuell gewählten Börse angezeigt und
der Name für eine neue Börse eingegeben.
Hier tragen Sie die Anbieternummer ein, unter der Sie auf der Börse
registriert sind.
In diesem Feld tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Objektanfragen
gesendet werden sollen.
Hier tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, an die eine Kopie der
Objektanfragen gesendet werden soll.
Mit dieser Option wird die Zuordnung von externer Anbieternummer und
internen Gruppen/Filialen festlegt.
Mit den Optionen auf dieser Subregisterkarte konfigurieren Sie die
Datenübertragungs-Schnittstelle für eine Börse.
Auf dieser Subregisterkarte wählen Sie Objektprofile und konfigurieren die
Pflichtfelder-Zuordnung bzw. -Befüllung mit festen Werten.
Tragen Sie hier die in Ihrem Vertrag enthaltene, maximale Anzahl der zu
übertragenden Objekte ein.
Die Internetkonfigurationen des entsprechenden Portals werden in
sämtlichen Übertragungsmodulen und Dialogen ausgeblendet, bleiben
aber trotzdem erhalten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 116 von 351

Bilder automatisch anpassen
Hiermit übernehmen Sie die in den Systemeinstellungen vorgenommenen
Änderungen wie Logo und Wasserzeichen für die betreffende Börse.
Wenn bereits Internetbörsen-Konfigurationen vorhanden sind und Sie nur eine Konfiguration löschen
möchten, selektieren Sie ihren Namen in der Liste Internetbörsen und klicken in der Symbolleiste auf Börse
entfernen. Zum Bearbeiten einer Konfiguration selektieren Sie einen Namen in der Liste und ändern die
Einstellungen entsprechend der Beschreibung zum Einrichten einer neuen Konfiguration.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 117 von 351

3.7.1 Einrichten einer Internetbörsen-Konfiguration
Folgenden Arbeitsschritte werden zur Einrichtung einer neuen Konfiguration ausgeführt:
Auswahl der Börse und Schnittstelle und Konfiguration der Datenkommunikation
Konfiguration der zu übertragenden Felder und Daten
Auswahl der Börse und Schnittstelle und Konfiguration der Datenkommunikation
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Systemmoduls den Befehl Internet > Börsen und klicken Sie auf
den Reiter des Subregisters Übertragung.
Abb. 3.7.1-1: Die Registerkarte Internetbörsen mit aktiviertem Subregister Übertragung.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neue Börse und geben Sie im Feld Name die Bezeichnung der neuen
Börse ein. Füllen Sie anschließend die Felder Anbieternr., Anfragen E-Mail und Anfragen-CC aus.
Wenn die Filialen Ihres Unternehmens separate Anbieternummern haben, klicken Sie auf den Link
Erweiterte Optionen einblenden und geben die Nummern in der Liste hinter den Filialnamen ein.
Wählen Sie anschließend das Schnittstellenformat in der Dropdown-Liste Format.
Beim Erstellen einer neuen Konfiguration können Sie nun auf Vorhandene zurückgreifen, indem Sie deren
Einstellungen kopieren. Dies ist nur möglich, wenn die Schnittstellenformate kompatibel sind. Zum Kopieren
einer Konfiguration klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren von, wählen eine Börse im daraufhin
angezeigten Fenster und klicken auf OK, um den Kopiervorgang zu starten. Sofern estateOffice den
Vorgang erfolgreich ausführen kann, erscheint anschließend eine Bestätigungsmeldung, andernfalls wird
eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
Wenn Sie keine Kopie erstellen, konfigurieren Sie die Optionen auf diesem Subregister mit den
Informationen, die Sie von der Börse und Ihrem Administrator erhalten haben. Klicken Sie anschließend auf
Verbindung testen, um festzustellen, ob die Online-Verbindung funktioniert.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 118 von 351

Für die korrekte Einstellung der Übertragungs-Schnittstelle werden sowohl Format- und
Benutzerkonto-Informationen von der Börse benötigt als auch Informationen über das
Netzwerk und die Online-Verbindung des Rechners, auf dem estateOffice installiert ist.
Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, wenn Sie nicht sicher sind, wie die
Datenübertragung konfiguriert werden muss.
Konfiguration der zu übertragenden Felder und Daten
Damit Ihre Objektangebote auf einer Börse korrekt präsentiert werden, müssen die Angebotsdaten bzw. die
Inhalte der estateOffice-Datenbankfelder vollständig und im richtigen Format in der Börsen-Datenbank
eingetragen werden. Dies wird durch die standardisierte Datenbank-Schnittstelle "OpenImmo" gewährleistet.
Die meisten Börsen unterstützen diese Schnittstelle, verwenden jedoch eventuell verschiedene Versionen
und eigene Erweiterungen.
Jedes Schnittstellenformat umfasst ein standardisiertes Set von Pflichtfeldern und optionalen Feldern. Bei
Börsen, die eine OpenImmo-Schnittstelle verwenden, werden diese weiter differenziert nach Vertriebsart,
Nutzungsart und Objektart. Auch die estateOffice-Datenbankfelder sind in Pflichtfelder und optionale Felder
gegliedert, wobei die primäre Differenzierung hier nach Objektprofilen erfolgt.
Die Zusammenstellung der zu übertragenden estateOffice-Felder wird daher auf Basis von Objektprofilen
vorgenommen, d. h. für jedes Objektprofil müssen Sie ein eigenes Set von Feldern konfigurieren. Es besteht
aus Pflichtfeldern und optionalen Feldern des jeweiligen Profils. Ihre benutzerdefinierten Felder können Sie
ebenfalls übertragen, indem Sie diese entweder optionalen Schnittstellen-Feldern zuordnen oder
benutzerdefinierte Schnittstellenfelder verwenden.
Um die Zuordnung zwischen den Feldern der Schnittstelle und den Feldern von estateOffice zu erleichtern,
sind die Namen der estateOffice-Pflichtfelder meist identisch mit den Namen der Schnittstellen-Pflichtfelder.
Bei optionalen und benutzerdefinierten estateOffice-Feldern muss der Anwender jedoch darauf achten, ein
passendes Schnittstellenfeld zuzuordnen.
Grundsätzlich können Sie bei der Konfiguration entweder jedem Schnittstellenfeld ein estateOffice-Feld
zuordnen oder ein Schnittstellenfeld mit einem oder mehreren festen Werten befüllen.
Verwechseln Sie nicht Schnittstellen-Pflichtfelder mit estateOffice-Pflichtfeldern.
Schnittstellen-Pflichtfelder sind nicht notwendigerweise identisch mit den Pflichtfeldern Ihres
estateOffice-Objektprofils.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Systemmoduls den Befehl Internet > Börsen und klicken Sie auf
den Reiter des Subregisters Konfiguration.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 119 von 351

Abb. 3.7.1-2: Die Registerkarte Internetbörsen mit aktiviertem Subregister Konfiguration Objekte.
Selektieren Sie in der Dropdown-Liste Objektprofil das Profil, für das Sie die Konfiguration festlegen wollen.
Öffnen Sie dann mit einem Rechtsklick im Tabellenbereich das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl
Alles erweitern, damit die Detailebenen der Felder-Tabelle angezeigt werden.
Verwenden Sie die Dropdown-Listen und Optionen in der Filterzeile oberhalb der Liste, um die Anzeige im
Tabellenbereich zu steuern:
Dropdown-Liste/Option
Feld
Beschreibung
Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste die Option OpenImmo Bezeichnung,
wenn die Börse diesen Standard verwendet.
nach...filtern
Lassen Sie dieses Textfeld zunächst leer, um alle Felder sequentiell
anzuzeigen. Wenn Sie später die Zuordnung bzw. feste Werte einzelner
Felder überprüfen wollen, können Sie hier die Feldbezeichnung eingeben,
um die Anzeige zu filtern.
Ansicht
Wählen Sie zunächst die Option Nur Pflichtfelder, damit nur die rot
gekennzeichneten Pflichtfelder angezeigt werden. Nach erfolgter
Zuordnung der Pflichtfelder können Sie z. B. Nur nicht zugeordnete
Pflichtfelder wählen, um zu prüfen, ob erforderliche Einträge fehlen.
Spalten
Mit den Kontrollkästchen in dieser Dropdown-Liste können Sie die
Anzeige der Tabellenspalten Zuordnung und Fester Wert ein- bzw.
ausschalten. Zu Beginn der Bearbeitung sollten beide Kontrollkästchen
aktiviert sein.
Nachdem Sie die Anzeige erweitert und den Ansichts-Filter auf Nur Pflichtfelder eingestellt haben, werden
nur die Schnittstellen-Pflichtfelder für das gewählte Objektprofil tabellarisch dargestellt.
Führen Sie die folgenden Schritte zunächst für alle Pflichtfelder aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
hinter dem jeweiligen Schnittstellenfeld, um das Zuordnungsfenster zu
öffnen. Wenn Sie dem Feld einen festen Wert zuordnen wollen, aktivieren Sie hier die Optionsschaltfläche
Fester Wert. Je nach Art des gewählten Felds kann entweder im Textfeld Objektfeld der gewünschte Wert
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 120 von 351

direkt eingetragen oder aus einer Dropdown-Liste ein fester Wert gewählt werden.
Abb. 3.7.1-3: Direkte Auswahl eines festen Werts (links)
Abb. 3.7.1-4: Auswahl eines festen Werts aus einer Dropdown-Liste möglicher Werte (rechts).
Wenn Sie dem Schnittstellenfeld ein estateOffice-Feld zuordnen wollen, aktivieren Sie die
Optionsschaltfläche Zuordnung und klicken auf die Schaltfläche . Daraufhin wird das Fenster
Objektfelder eingeblendet.
Abb. 3.7.1-5: Zuordnung eines estateOffice-Felds mit variablem Inhalt.
Suchen Sie mit der Filterzeile im Fenster Objektfelder nach dem Feld, das zugeordnet werden soll. Klicken
Sie auf den Feldnamen und anschließend auf OK, um die Zuordnung auszuführen. Wenn das gewählte
estateOffice-Feld nur einen möglichen Wert hat, wird die Zuordnung direkt ausgeführt und das Fenster
geschlossen.
Handelt es sich um ein Feld mit mehreren möglichen Werten, wird ein weiteres Zuordnungsfenster geöffnet,
das je nach Art des Felds verschiedene Inhalte hat.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 121 von 351

Abb. 3.7.1-6: Zuordnung eines estateOffice-
Feldes, das eine feste Auswahl mehrerer
möglicher Werte bietet.
Bei einigen Feldern enthält es eine Tabelle, in der links die Werte des estateOffice-Felds und rechts
Dropdown-Listen mit den möglichen Werten des Börsenfelds angezeigt werden. In diesem Fall wählen Sie in
den Dropdown-Listen die zutreffenden Einträge und klicken auf OK, um die Zuordnung zu übernehmen.
Wenn das Fenster eine Auswahlliste möglicher Werte mit Kontrollkästchen enthält, aktivieren Sie die
Kontrollkästchen der zutreffenden Einträge.
Sie können einem Feld mehrere Objektfelder zuordnen. Als Separator wird standardmäßig
der Zeilenumbruch verwendet. Sie können jedoch beispielsweise auch "-", "+" oder "&" als
Trennzeichen verwenden.
Nachdem Sie die Zuordnungen für alle Pflichtfelder durchgeführt haben, wechseln Sie mit der Filterzeile die
Ansicht. Lassen Sie zunächst alle nicht zugeordneten Pflichtfelder anzeigen, um die Vollständigkeit der
Pflichtfeld-Zuordnungen zu prüfen. Stellen Sie die Ansicht dann auf Alle Felder ein, damit auch alle
optionalen Felder angezeigt werden. Nehmen Sie die Zuordnungen zwischen optionalen Schnittstellenfeldern
und den optionalen und benutzerdefinierten estateOffice-Feldern Ihres Objektprofils entsprechend der
vorangegangenen Beschreibung vor.
Zuordnungen zwischen optionalen Schnittstellenfeldern und estateOffice-Feldern werden Sie in jedem Fall
für Bildansichten, Grundrisse und Lagepläne festlegen, die in der Börsen-Präsentation Ihrer Angebote
erscheinen sollen.
Zur Zuordnung von Bildern, Exposés und Dokumenten erweitern Sie den Abschnitt Anhänge der
Schnittstellenfelder-Tabelle und klicken auf die Schaltfläche hinter dem Abschnitt-Titel. Wählen Sie dann im
eingeblendeten Fenster die Art des Anhangs und klicken Sie auf OK.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 122 von 351

Abb. 3.7.1-7: Zuordnung von Anhängen - Fenster zur Auswahl des Anhangtyps.
Wählen Sie im nächsten Fenster eine Datei aus oder legen Sie eine Zuordnung fest.
Abb. 3.7.1-8: Zuordnung des Anhang-Typs über
die indizierte Liste der Anhänge.
Zum Abschluss der Konfiguration ändern Sie die Ansicht auf Nur zugeordnete Felder und überprüfen, ob alle
insgesamt geplanten Felder zugeordnet sind. Ergänzen Sie eventuell fehlende Feldzuordnungen und klicken
Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Konfiguration zu sichern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 123 von 351

Feldzuordnungen zwischen Objektprofil-Konfigurationen kopieren
Sie können ausgewählte Feldzuordnungen, die Sie für ein bestimmtes Objektprofil erstellt haben, von einer
Börsenkonfiguration kopieren, damit Sie identische Zuordnungen nicht doppelt vornehmen müssen. Dazu
öffnen Sie zunächst im Subregister Konfiguration das Objektprofil, aus dem Zuordnungen übernommen
werden sollen. Dann ändern Sie die Ansicht auf Nur zugeordnete Felder.
Öffnen Sie nun mit einem Rechtsklick auf die Schaltfläche
hinter einer zu kopierenden Feldzuordnung
das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl Feldzuordnung kopieren auf... Daraufhin wird das Fenster
Einzelne Felder auf Konfigurationen übertragen angezeigt. Verwenden Sie die Filterfunktion im Titelbereich
dieses Fensters, um die Listenanzeige zugeordneter Felder zu steuern. Aktivieren Sie nun das
Kontrollkästchen vor jedem Feld in der Liste, dessen Zuordnung Sie kopieren möchten. Als Nächstes
aktivieren Sie im unteren Fensterabschnitt das Kontrollkästchen vor dem Namen der Konfiguration, in
welche die Zuordnung kopiert werden soll. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang auszuführen und das
Fenster zu schließen.
Börsenkonfiguration vollständig oder teilweise kopieren
Sie können eine gesamte Konfiguration oder ein Felder-Set, das für ein bestimmtes Objektprofil
zusammengestellt wurde, auf eine andere Konfiguration mit der gleichen Vertriebsart übertragen. Dieses
Verfahren bietet den Vorteil, dass Sie bereits erprobte Einstellungen übernehmen können und nur noch
Anpassungen vornehmen müssen, um zusätzliche Felder zuzuordnen oder nicht benötigte Zuordnungen zu
entfernen.
Wählen Sie zunächst im Subregister Konfiguration ein Objektprofil. Klicken Sie auf die Dropdownliste rechts
davon und selektieren Sie Kopieren auf Felder oder Kopieren auf Profile. Es wird ein Fenster eingeblendet, in
dem Sie einzelne Felder bzw. ein Profil als Ziel für die Kopie bestimmen können. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Kopieren von... und wählen Sie im eingeblendeten Fenster "Konfiguration kopieren" die Quell-
Konfiguration, aus der einzelne bzw. alle Felder kopiert werden sollen. Klicken Sie anschließend auf die
Schaltfläche Objektkonfigurationen aktualisieren, um die Aktion anzuwenden.
Aktualisierung der Konfiguration zu übertragender Felder und Daten
Nachdem Sie Änderungen an der Felderkonfiguration und -zuordnung vorgenommen haben, gelten diese
standardmäßig nur für Objekte, die Sie zukünftig für die Übertragung an die Börse einstellen. Wenn Ihre
Änderungen auch auf Objekte angewendet werden sollen, die schon bereitgestellt oder übertragen wurden,
müssen Sie die Konfiguration für diese Objekte explizit aktualisieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Objektkonfigurationen aktualisieren im unteren Fensterabschnitt des
Subregisters Konfiguration. Daraufhin wird das Fenster "Änderung Börsenkonfiguration" geöffnet.
Abb. 3.7.1-9: Aktualisierung der Objektkonfigurationen nach Änderung der Börsenkonfiguration.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 124 von 351

Das Fenster enthält eine Liste aller Objekte, die bereits mit der aktiven globalen Börsenkonfiguration an die
jeweilige Internetbörse übertragen oder zumindest für die Übertragung bereitgestellt wurden (vor der aktuellen
Änderung). Bei der nächsten Übertragung dieser Objekte werden die soeben vorgenommenen Änderungen
nur angewendet, wenn Sie dies explizit bestätigen. Markieren Sie das Kontrollkästchen vor jedem Objekt,
auf das die zuletzt vorgenommenen Änderungen an der globalen Börsenkonfiguration angewendet werden
sollen.
Wenn auch solche Objekte aktualisiert werden sollen, für die Sie eine individuelle Börsenkonfiguration
zusammengestellt haben, müssen Sie die Option Auch individuelle Konfigurationen aktualisieren oberhalb
der Objektliste aktivieren. Für alle nicht markierten Objekte wird bei der nächsten Übertragung erneut die
ursprünglich verwendete globale oder ggf. individuelle Konfiguration verwendet.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 125 von 351

Arbeiten mit dem
Objektmanager
Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
Suchfunktionen des Objektmanagers
Objekte anlegen und erfassen
Interessenten suchen und Angebote erstellen
Aktionsbefehle des Objektmanagers
Objekte verwalten und im Internet vermarkten
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 126 von 351

Mit dem estateOffice-Objektmanager erfassen, verwalten und vermarkten Sie Ihre Immobilienobjekte. Der
Objektmanager ist ein zentrales Modul von estateOffice, das auch einige Funktionen der anderen
Anwendungsmodule benutzt. Hier starten Sie Ihren Arbeitsablauf für Immobilienangebote mit dem Anlegen
neuer Objekte. Dafür erfassen Sie zunächst eine detaillierte und klassifizierte Beschreibung aller
Objektdaten (Typ, Lage, Größe usw.) und ordnen die zugehörigen Adressen und Dokumente zu.
Nachdem Sie Ihre Objekt- und Adressdatenbank mit Daten befüllt haben, verwenden Sie die Aktionsbefehle
des Objektmanagers, um nach Interessenten zu suchen, Angebote zu erstellen und Ihre weiteren Aktivitäten
für den Maklerauftrag zu planen. Neben Funktionen für die herkömmlichen Vertriebswege bietet der
estateOffice-Objektmanager auch Optionen für die Internet-Vermarktung von Immobilien.
Sie starten den Objektmanager entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der
Symbolleiste oder die Kachel Objekte auf dem Homescreen. Dieser enthält auch Kacheln für den direkten
Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Funktionen des Objektmanagers, Neues Objekt erfassen und
Interessenten suchen. Sie können weitere Instanzen des Objektmanagers aufrufen, um mehrere Objekte
gleichzeitig anzuzeigen und zu bearbeiten. Dafür enthält das Dropdown-Menü Home in der Symbolleiste den
Befehl Objekte / Neues Fenster. Durch Auswahl dieses Befehls wird eine weitere Modulansicht des
Objektmanagers auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
Nach dem Aufrufen des Objektmanagers stehen zunächst nur vier Befehle in der Navigationsleiste zur
Auswahl: Kurzsuche, Detailsuche, Ablagen und Objekt erfassen. Die Gesamtauswahl aller Befehle und
Funktionen wird erst angezeigt, nachdem Sie mit den Suchfunktionen ein Objekt ausgewählt haben oder mit
dem Befehl Objekt erfassen eine Modulansicht zum Anlegen eines Objekts geöffnet haben.
Die Navigationsleiste des Objektmanagers ist in drei Befehlsgruppen gegliedert:
Befehlsgruppe
Objekte suchen
Aktionen
Objekt
Beschreibung
Enthält die Befehle zum Aufrufen der Suchfunktionen (Kurzsuche,
Detailsuche und Ablagen).
Enthält alle Befehle für die Aktionen des angebotsseitigen Arbeitsablaufs
der Maklertätigkeit (Objekterfassung, Angebotserstellung und -
nachbearbeitung, Organisation von Aktivitäten, Aufgaben und Terminen
sowie Korrespondenzerstellung).
Enthält die Befehle zur Bearbeitung und Verwaltung von Objekten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 127 von 351

4.1 Suchfunktionen des Objektmanagers
4.1.1 Kurzsuche
Mit dieser Suchfunktion können Sie Objekte schnell finden und zur Bearbeitung öffnen. Die Kurzsuche
eignet sich auch, um eine tabellarische Übersicht von Objekten zu erhalten, die ein allgemeines Kriterium
erfüllen, beispielsweise eine Liste aller Objekte, die Sie betreuen.
Die Kurzsuche-Funktion des Objektmanagers bietet Ihnen die Möglichkeit zur schnellen Suche über die
gesamte Datenbank, ohne eine detaillierte Datenbankabfrage definieren zu müssen. Stattdessen verwenden
Sie ein vereinfachtes Suchformular, das Sie im Systemmodul entsprechend Ihren Anforderungen
vorkonfigurieren und bei Bedarf im Objektmanager anpassen können. Zum Aufrufen der Kurzsuche wählen
Sie in der Navigationsleiste Objekte suchen > Kurzsuche. Wenn Sie das Formular noch nicht im
Systemmodul konfiguriert haben, wird zunächst das Standardformular angezeigt.
Abb. 4.1.1-1: Die Registerkarte zur Objekt-Kurzsuche mit dem Fenster zur Konfiguration des Suchformulars.
Geben Sie ein oder mehrere Kriterien ein und klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen oder drücken Sie
die Eingabetaste, um die Suche zu starten. Eine Kurzsuche ist auch ohne Eingabe von Suchkriterien
möglich. Drücken Sie einfach die Eingabetaste oder klicken in der Symbolleiste auf Suchen, direkt
nachdem Sie die Registerkarte "Kurzsuche" geöffnet haben. Als Ergebnis erhalten Sie eine
tabellarische Übersicht aller Objekte, für die Sie mindestens das Anzeige-Zugriffsrecht besitzen.
Die Suchergebnis-Tabelle lässt sich beliebig strukturieren und sortieren. Um die Spaltenreihenfolge zu
ändern, drücken und halten Sie die Maustaste über einem Spaltentitel und verschieben ihn an die
gewünschte Tabellenposition. Durch Anklicken eines Spaltentitels wird die Tabelle nach dieser Spalte
sortiert. Mit dem Menübefehl Extras > Liste definieren können Sie außerdem die Felderliste (Spalten),
gruppierte Darstellung und weitere Optionen für das Suchergebnis festlegen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 128 von 351

Nachdem Sie einen Suchvorgang ausgeführt haben und das Ergebnis angezeigt wird, stehen in der
Navigationsleiste alle weiteren Befehle und Funktionen des Objektmanagers zur Auswahl. Legen Sie
zunächst fest, welche Aktion grundsätzlich beim Öffnen von Objekten ausgeführt werden soll. Wählen Sie in
der Menüleiste den Befehl Extras > Aktion beim Öffnen > Bearbeiten, damit beim Öffnen eines Objekts
die Profilansicht zum Bearbeiten angezeigt wird. Wenn Sie die frei definierbare Übersichts-darstellung zu
einem Objekt erhalten wollen, wählen Sie Extras > Aktion beim Öffnen > Detailansicht. Um mehrere
Objekte gleichzeitig zu öffnen halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während Sie die Objekte in der
Suchergebnis-Tabelle nacheinander anklicken. Dann führen Sie einen Rechtsklick auf einem Objekteintrag
aus und wählen einen Befehl aus dem Kontextmenü. Folgende Befehle zum Öffnen und Bearbeiten stehen
im Kontextmenü zur Auswahl:
Kontextmenü-Befehl
Öffnen
Auswahl öffnen
Auswahl in Tabs öffnen
Ablage erstellen
Aktivität erstellen
Aktivität für die Auswahl
erstellen
Beschreibung
Öffnet das ausgewählte Objekt in der voreingestellten Ansicht.
Öffnet alle selektierten Objekte auf einer Registerkarte in der
voreingestellten Ansicht. Mit den Pfeil-Schaltflächen in der Symbolleiste
können Sie durch die gewählten Objekte blättern.
Öffnet jedes selektierte Objekte auf einer eigenen Registerkarte.
Dieses Submenü enthält zwei Befehle. Mit dem Befehl Neue Ablage wird
füe alle selektierten Objekte eine neue Ablage angezeigt, und der Befehl
Anfügen an öffnet ein Fenster zur Auswahl einer bestehenden Ablage, um
die selektierten Objekte dort hinzuzufügen.
Führt den Befehl Aktivität anlegen für das selektierte Objekt aus.
Führt den Befehl Aktivität anlegen für alle gewählten Objekte aus.
Alles markieren
Markierung aufheben
Liste definieren...
Gruppieren ein/aus
Selektiert alle Objekte in der Suchergebnis-Tabelle.
De-selektiert alle Objekte in der Suchergebnis-Tabelle.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Suchergebnis-Tabelle festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw. aus.
Die folgende schrittweise Anleitung zeigt, wie Sie Suchkriterien für die Kurzsuche-Funktion des
Objektmanagers individuell zusammenzustellen.
Kurzsuche-Formular im Objektmanager konfigurieren:
1. Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extras > Suchfelder definieren. Daraufhin wird das Fenster
"Suche konfigurieren" eingeblendet, das im linken Abschnitt eine hierarchische Liste der verfügbaren
Suchkriterien enthält und im rechten Abschnitt die Entwurfsansicht des Kurzsuche-Formulars. Klicken
Sie in der Liste Suchkriterien auf das Pluszeichen vor den Kriteriengruppen, um die Detailebenen mit
allen verfügbaren Feldern anzuzeigen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 129 von 351

2. Um ein Feld in das Suchformular zu übernehmen, verschieben Sie es mit Drag & Drop aus der Liste an
die vorgesehene Formularposition oder wählen es mit einem Doppelklick in der Liste aus, damit es unter
bzw. rechts neben dem vorherigen Feld im Formular eingefügt wird.
3. Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben unbedingt erforderlich sind (z. B. bei einem Feld mit
Mehrfachauswahl oder Dropdown-Liste), wird automatisch ein Dialogfeld eingeblendet. Geben Sie die
angeforderten Angaben ein und klicken Sie auf OK. Bei einigen Feldtypen haben Sie auch die
Möglichkeit, die Verknüpfung der Elemente oder Operatoren für logische und Zeichenketten-Vergleiche
festzulegen. Öffnen Sie nach dem Einfügen mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung das
Kontextmenü, um die Optionen für Verknüpfungs- und Vergleichsbedingungen anzuzeigen und
auszuwählen.
Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für alle Felder, die Sie in das Formular übernehmen wollen.
4. Wenn Sie die Anordnung eines Felds nachträglich ändern möchten, klicken Sie die Feldbeschriftung an
und verschieben es mit Drag & Drop an die gewünschte Position.
5. Um ein Feld wieder aus dem Formular zu entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen. Wenn Sie alle Formularfelder entfernen
wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Liste leeren.
6. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie das Kurzsuche-Formular konfiguriert haben.
Alle zusammengestellten Suchkriterien-Felder sind standardmäßig UND-verknüpft, d. h. die Ergebnisse
einer Suchabfrage mit diesem Formular müssen ALLE eingegebenen Kriterien erfüllen.
Das hier definierte Kurzsuche-Formular bleibt für weitere Suchvorgänge erhalten, bis Sie im Dialogfeld
"Suche konfigurieren" auf die Schaltflächen Liste leeren und Standard laden klicken. Dann wird wieder das
Formular verwendet, das Sie im Systemmodul für die Objekte-Kurzsuche vorkonfiguriert haben.
Sie können die Ergebnis-Datensätze einer Kurzsuche in verschiedenen Formaten nach Excel oder
Powerpoint exportieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Export in der Symbolleiste und legen Sie die
spezifischen Export-Formate und -Einstellungen in den daraufhin angezeigten Fenstern fest.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 130 von 351

4.1.2 Detailsuche
Diese Suchfunktion verwenden Sie, um Ihr Immobilien-Portfolio gezielt nach Objekten zu durchsuchen, die
eine spezielle Kombination von Merkmalen bzw. Kriterien erfüllen. Bei einer Detailsuche können Sie auch
Ausschlussbedingungen definieren um festzulegen, ob ein Objektmerkmal zutreffen muss, zutreffen darf
oder nicht zutreffen darf.
Mit der Detailsuche-Funktion des Objektmanagers können Sie komplexe Datenbankabfragen rein grafisch
per "Ziehen und Loslassen" definieren und für spätere Wiederverwendung speichern. Sie benötigen keine
Kenntnisse einer Datenbank-Abfragesprache und der internen Struktur der zugrunde liegenden Datenbank.
Stattdessen verwenden Sie den grafischen Abfragedesigner von estateOffice, der Ihnen übersichtliche
Formular-Layouts für den Zugriff auf Datenbankinhalte bietet.
Zum Aufrufen der Detailsuche wählen Sie in der Navigationsleiste Objekte suchen > Detailsuche.
Abb. 4.1.2-1: Die Registerkarte zur Detailsuche nach Objekten mit zusammengestelltem Suchformular.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält im linken Abschnitt die beiden Subregister Objekt-
Detailsuchen und Suchkriterien und im rechten Abschnitt die Entwurfsfläche für das Abfrageformular.
Definieren einer Detailsuche-Abfrage
Sie beginnen die Definition einer neuen Abfrage, indem Sie in der Symbolleiste auf Neue Abfrage klicken
und anschließend auf den Reiter des Subregisters Suchkriterien. Es enthält eine gruppierte Liste aller
Felder, die als Abfragekriterien verfügbar sind. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor den Feldgruppen, damit
die Detailebenen mit den einzelnen Feldern angezeigt werden.
Um ein Feld als Abfragekriterium zu verwenden, verschieben Sie es mit Drag & Drop aus der Liste nach
rechts auf die Formular-Entwurfsfläche oder wählen es mit einem Doppelklick in der Liste aus, damit es
unter bzw. rechts neben dem vorherigen Feld im Abfrageformular eingefügt wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 131 von 351

Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben unbedingt erforderlich sind (z. B. bei einem Feld mit
Mehrfachauswahl oder Dropdown-Liste), wird automatisch ein Dialogfeld eingeblendet. Bei einigen Feldtypen
haben Sie auch die Möglichkeit, die Verknüpfung der Elemente oder Operatoren für logische und
Zeichenketten-Vergleiche festzulegen. Öffnen Sie nach dem Einfügen mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü, um die Optionen für Verknüpfungs- und Vergleichsbedingungen
anzuzeigen und auszuwählen.
Vor jedem eingefügten Feld steht ein Kontrollkästchen, das bestimmt, ob das Feld als Abfragekriterium
ausgewertet wird oder nicht. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird das Feld bei der nächsten
Abfrageausführung als Kriterium benutzt, andernfalls nicht. Außerdem steht vor jedem eingefügten Feld ein
vertikaler Farbbalken, mit dem Sie die Ausschlussbedingung für dieses Kriterium festlegen. Öffnen Sie mit
einem Rechtsklick auf den Farbbalken das Kontextmenü und wählen Sie, ob das Abfragekriterium zutreffen
muss, zutreffen darf oder nicht zutreffen darf. Anschließend wird der Farbbalken grün (muss), gelb (kann)
oder orange (darf nicht) angezeigt und reflektiert damit die gewählte Bedingung.
Zum Löschen eines Felds aus dem Formular öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung das
Kontextmenü und wählen Entfernen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie alle
gewünschten Abfragekriterien und Bedingungen festgelegt haben. Sie werden aufgefordert, die Abfrage zu
benennen. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf OK. Danach wird die Abfrage im Subregister
Objekt-Detailsuchen angezeigt und steht für spätere Wiederverwendung zur Verfügung.
Ausführen einer Objekt-Detailsuche
Klicken Sie im Datenbereich der Registerkarte Detailsuche auf das Subregister Objekt-Detailsuchen und
wählen Sie eine Abfrage aus. Aktivieren Sie auf dem Abfrageformular das Kontrollkästchen vor jedem
Kriterium, das ausgewertet werden soll. Um die Ausschlussbedingung eines Kriteriums zu ändern, klicken
Sie mit der rechten Maustaste auf den zugehörigen Farbbalken und wählen die gewünschte Option aus dem
Kontextmenü. Geben Sie die Werte für jedes Abfragekriterium ein. Bei allen Mehrfachauswahl-Feldern
können Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld einen Auswahldialog zur Selektion von Feldwerten
einblenden.
Zum Starten der Datenbankabfrage drücken Sie die Eingabetaste oder klicken in der Symbolleiste auf
Suchen. Je nach Komplexität der Abfrage und Größe der Ergebnismenge kann die Anzeige des
Suchergebnisses einige Sekunden dauern.
Nachdem Sie einen Suchvorgang ausgeführt haben und das Ergebnis angezeigt wird, stehen in der
Navigationsleiste alle weiteren Befehle und Funktionen für die Objektbearbeitung zur Auswahl. Jetzt haben
Sie eine Reihe von Möglichkeiten, ein oder mehrere Objekte zu öffnen. Wenn Sie mehrere Objekte
gleichzeitig öffnen wollen, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während Sie die Objekte in
Suchergebnis-Tabelle nacheinander anklicken.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 132 von 351

Führen Sie einen Rechtsklick in der Tabelle aus und wählen Sie einen Befehl aus dem Kontextmenü.
Folgende Befehle zum Öffnen und Bearbeiten stehen im Kontextmenü zur Auswahl:
Kontextmenü-Befehl
Öffnen
Auswahl öffnen
Auswahl in Tabs öffnen
Beschreibung
Öffnet das zuletzt ausgewählte Objekt in Profilansicht.
Öffnet alle selektierten Objekte auf einer Registerkarte in der Profilansicht.
In der Symbolleiste werden zusätzliche Schaltflächen angezeigt, mit
denen Sie durch die ausgewählten Objekte blättern können.
Öffnet jedes der selektierten Objekte auf einer eigenen Registerkarte in der
Profilansicht.
Ablage erstellen Dieses Submenü enthält zwei Befehle. Mit dem Befehl Neue
Ablage werden alle selektierten Objekte in einer neuen Ablage auf der
Registerkarte "Ablage" angezeigt, und der Befehl Anfügen an öffnet ein
Fenster zur Auswahl einer vorhandenen Ablage, um die selektierten
Objekte dort hinzuzufügen.
Aktivität erstellen
Aktivität für die Auswahl
erstellen
Alles markieren
Markierung aufheben
Liste definieren
Gruppieren an/aus
Führt den Befehl Aktivität anlegen für das selektierte Objekt aus.
Führt den Befehl Aktivität anlegen für alle gewählten Objekte aus.
Selektiert alle Objekte in der Suchergebnis-Tabelle.
De-selektiert alle Objekte in der Suchergebnis-Tabelle.
Öffnet das Dialogfeld Listendefinition, in dem Sie die Felderliste (Spalten),
gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Suchergebnis-Tabelle
festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw. aus.
Die Suchergebnis-Tabelle lässt sich beliebig strukturieren und sortieren. Um die Spaltenreihenfolge zu
ändern, drücken und halten Sie die Maustaste über einem Spaltentitel und verschieben ihn an die
gewünschte Tabellenposition. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die Tabelle nach dieser Spalte
sortiert. Nochmaliges Klicken auf den Spaltentitel bewirkt, dass die Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt
und die gesamte Tabelle entsprechend neu sortiert wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 133 von 351

4.1.3 Ablagen
Mit dieser Funktion können Sie ausgewählte Objekten und Adressen zusammenstellen, die sich sonst nicht
mit einem einzelnen Suchvorgang filtern lassen, und diese in benannten Ablagen speichern.
In einer Ablage sind Objekte und Adressen mit sämtlichen zugehörigen Aktivitäten, Verbindungen und
Anforderungen aufgelistet. Sie können mehrere Ablagen zusammenstellen, um für verschiedene
Makleraufträge alle jeweils relevanten Objekte und Adressen im schnellen Zugriff zu haben. Ablagen
ersparen viele Einzel-Suchvorgänge über die gesamte Datenbank und beschleunigen den gesamten
Workflow, indem sie eine Übersichtsdarstellung des Kontexts zu den enthaltenen Elementen liefern. Neue
Aktionen mit den zusammengestellten Objekten und Adressen können schnell gemeinsam ausgeführt und
die zugehörigen Elemente direkt angezeigt oder bearbeitet werden.
Zum Aufrufen der Ablage-Funktion wählen Sie in der den Navigationsleiste des Objektmanagers den Befehl
Objekte suchen > Ablagen.
Abb. 4.1.3-1: Die Registerkarte Ablagen mit der Liste bestehender Ablagen.
Nach dem Öffnen der Registerkarte enthält der Datenbereich Listen der bereits vorhandenen Ablagen, die
Objekte und Adressen, nur Adressen oder nur Objekte enthalten. Falls der aktuelle Benutzer noch keine
Ablagen erstellt hat, wird rechts oben im Datenbereich ausschließlich das Dropdownfeld zur
Benutzerauswahl angezeigt. Hier können Sie einen anderen Benutzer auswählen, um dessen Ablagen
anzuzeigen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 134 von 351

In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind nach dem Öffnen einer Ablage folgende zusätzliche
Schaltflächen verfügbar:
Schaltfläche
Neu
Öffnen
Suchen
Speichern
Löschen
Druck
Export
Beschreibung
Öffnet ein Dialogfeld zum Erstellen und Benennen einer neuen Ablage.
Zeigt ein Dialogfeld zum Auswählen und Öffnen bereits gespeicherter
Ablagen an.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Objekte oder Adressen für die
aktive Ablage zu suchen und einzufügen. Je nachdem, welches
Subregister im oberen Abschnitt des Datenbereichs aktiviert ist, wird das
Fenster mit dem Formular für die Kurzsuche nach Adressen bzw.
Objekten angezeigt. Die Ausführung einer Kurzsuche wird hier (Link)
beschrieben.
Wenn Sie im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche den Befehl Ablage
speichern wählen, wird ein Dialogfeld zum Benennen und Speichern der
aktuell geöffneten Ablage angezeigt. Mit dem Befehl Speichern
unter können Sie die aktive Ablage unter einem anderen Namen bzw. als
Kopie speichern.
Wenn Sie im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche den Befehl Ablage
löschen wählen, wird die aktuell aktive Ablage gelöscht. Mit dem Befehl
Einträge löschen werden die aktuell selektierten Einträge aus der Ablage
gelöscht.
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie die
aktive Ablage entweder als Word- oder als PDF-Dokument ausgeben.
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie die
aktive Ablage nach Excel oder Powerpoint exportieren.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 135 von 351

4.1.3.1 Bestehende Ablagen verwenden
Nachdem Sie in der Navigationsleiste den Befehl Ablagen gewählt haben, doppelklicken Sie in der daraufhin
angezeigten Liste vorhandener Ablagen auf einen Namen. Die gewählte Ablage wird geöffnet und im oberen
Abschnitt des Datenbereichs werden auf den Subregistern Adressen und Objekte die darin gespeicherten
Adressen und Objekte tabellarisch aufgeführt.
Wenn Sie ein oder mehrere Adressen bzw. Objekte selektieren, werden die zugehörigen Aktivitäten,
Verbindungen und (bei Adressen) Anforderungen auf den Subregistern des unteren Abschnitts tabellarisch
aufgelistet.
Zum Hinzufügen weiterer Objekte oder Adressen klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen oder öffnen mit
einem Rechtsklick auf dem Subregister Adressen bzw. Objekte das Kontextmenü und wählen dort den
Befehl Suchen. Dadurch wird das Kurzsuche-Fenster zur Ausführung einer neuen Datenbank-Suchabfrage
geöffnet. Um bereits enthaltene Adressen bzw. Objekte zu bearbeiten, selektieren Sie diese in der Tabelle
der aktiven Ablage und verwenden die Schaltflächen in der Symbolleiste oder die Befehle des
Kontextmenüs.
Zum Löschen von Ablage-Inhalten markieren Sie die Elemente in der tabellarischen Adress- bzw.
Objektliste, öffnen das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Löschen und wählen den Befehl
Einträge löschen.
Wenn Sie vorhandene Aktivitäten, Verbindungen oder Anforderungen zu Adressen bzw. Objekten zu
bearbeiten wollen, selektieren Sie zunächst im oberen Fensterabschnitt ein Objekt bzw. eine Adresse.
Dann aktivieren Sie im unteren Abschnitt das entsprechende Subregister Aktivitäten, Verbindungen oder
Anforderungen, führen einen Rechtsklick auf einem Element aus und wählen im Kontextmenü den
gewünschten Befehl. Falls noch keine Aktivität, Verbindung oder Anforderung zum gewählten Element
vorhanden ist und neu erstellt werden soll, aktivieren Sie das entsprechende Subregister, öffnen mit einem
Rechtsklick das Kontextmenü und wählen den gewünschten Befehl.
Sie können die Inhalte einer Ablage auch in verschiedenen Formaten nach Excel oder Powerpoint
exportieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Export in der Symbolleiste und legen Sie die
spezifischen Exportformate und -einstellungen in den daraufhin angezeigten Fenstern fest.
Abb. 4.1.3.1-1: Eine Ablage mit Adressliste und Aktivitäten zu Adressen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 136 von 351

Für die Erstellung und Bearbeitung von Ablagen sind außer den Schaltflächen in der Symbolleiste auch
entsprechende Befehle in der Menüleiste verfügbar. Die einzelnen Fensterabschnitte und Subregister bieten
zudem jeweils spezifische Kontextmenüs. Wenn Sie im Subregister "Adressen" oder "Objekte" ein Element
selektieren und einen Rechtsklick ausführen, enthält das Kontextmenü folgende Befehle:
Kontextmenü-Befehl
Eintrag öffnen
Auswahl in Tabs öffnen
Suchen
Beschreibung
Öffnet den selektierten Eintrag in der Profilansicht.
Öffnet jeden der selektierten Einträge auf einer eigenen Registerkarte in
der Profilansicht.
Öffnet das Kurzsuche-Fenster für einen neuen Suchvorgang nach
Adressen oder Objekten.
Kopieren Kopiert ein oder mehrere selektierte Ablage-Elemente in die
Zwischenablage.
Einfügen
Löschen
Aktivität erstellen
Aktivität für die Auswahl
erstellen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage in die aktive Ablage ein.
Löscht ein oder mehrere Ablage-Elemente aus der aktiven Ablage.
Führt den Befehl Aktivität anlegen für das zuletzt selektierte Ablage-
Element aus.
Führt den Befehl Aktivität anlegen für alle gewählten Elemente aus.
Telefonwahl
Alles markieren
Markierung aufheben
Liste definieren
Gruppieren an/aus
Dieser nur für Adressen verfügbare Befehl öffnet das Dialogfeld zur
direkten Telefonnummern-Anwahl des selektierten Eintrags.
Selektiert alle Elemente in der Ablage.
De-selektiert alle Elemente in der Ablage.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Ablage-
Tabelle festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Ablage-Tabelle ein bzw. aus.
Wenn Sie dagegen im Subregister "Aktivitäten", "Verbindungen" oder "Anforderungen" ein Element
selektieren und rechtsklicken, enthält das Kontextmenü passende Befehle zur Bearbeitung und
Neuerstellung von Aktivitäten bzw. Verbindungen oder Anforderungen.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie eine Ablage erstellen, kopieren oder löschen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 137 von 351

4.1.3.2 Neue Ablage erstellen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Objekte suchen > Ablagen.
2. Aktivieren Sie im oberen Abschnitt des Datenbereichs entweder das Subregister Adressen oder
Objekte, je nachdem, welchen Elementtyp Sie zuerst einfügen möchten.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Suchen. Daraufhin wird das Fenster "Objekt
suchen" bzw. "Adressen suchen" eingeblendet.
5. Führen Sie eine Kurzsuche aus, um Adressen bzw. Objekte für die Ablage zu finden. Übernehmen Sie
die gefundenen Elemente durch Auswahl in der Suchergebnisliste und schließen Sie das Kurzsuche-
Fenster.
6. Wiederholen Sie bei Bedarf die Kurzsuche, wenn Sie einen anderen Elementtyp suchen oder weitere
Elemente mit anderen Suchkriterien finden und zur Ablage hinzufügen möchten. Übernehmen Sie die
gefundenen Elemente wiederum durch Auswahl in der Suchergebnisliste und schließen Sie das
Kurzsuche-Fenster.
7. Zusätzlich können Sie Objekte oder Adressen, die bereits in der Zwischenablage gespeichert sind, mit
dem Menübefehl Bearbeiten > Einfügen oder dem Kontextmenü-Befehl Einfügen direkt in die neue
Ablage übernehmen.
8. Nachdem Sie alle gesuchten Elemente in die Ablage eingefügt haben, öffnen Sie das Dropdown-Menü
der Symbolleisten-Schaltfläche Speichern und wählen den Befehl Ablage speichern.
9. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für die neue Ablage ein und klicken Sie
auf OK, damit die Ablage in der Datenbank gesichert wird.
4.1.3.3 Ablage kopieren oder löschen
1. Selektieren Sie in der angezeigten Liste die Ablage, die Sie kopieren oder löschen möchten.
2. Um die Ablage zu kopieren öffnen Sie das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche
Speichern und wählen den Befehl Ablage speichern unter. Geben Sie im anschließend angezeigten
Dialogfeld einen Namen für die Kopie ein und klicken Sie auf OK.
3. Zum Löschen der Ablage öffnen das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Löschen und
wählen den Befehl Ablage löschen. Bestätigen Sie die daraufhin angezeigte Meldung, um den Vorgang
auszuführen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 138 von 351

4.2 Objekte erfassen
Mit dem estateOffice-Objektmanager werden Immobilienobjekte entweder für die Vertriebsart "Vermietung"
oder "Verkauf" angelegt. Die dabei verwendeten Erfassungsformulare sind als Objektprofile in der Datenbank
gespeichert und können über das Systemmodul bearbeitet werden.
Um entscheiden zu können, wie Sie beim Anlegen von neuen Projekten am besten vorgehen und welche
Merkmale und Optionseinstellungen von estateOffice zu berücksichtigen sind, sollten Sie einige
Vorüberlegungen zu den wichtigsten Anforderungen Ihrer Makler-/Objektaufträge anstellen.
4.2.1 Vorüberlegungen
Bevor Sie mit der Objekterfassung beginnen, sollten Sie prüfen, ob im Systemmodul Voreinstellungen für
Ihre geschäftlichen Anforderungen erforderlich bzw. sinnvoll sind. Solche Voreinstellungen können die
Objektprofile betreffen (z. B. Pflichtfelder-Festlegung, Definition zusätzlicher Felder, AuswahllistenElemente
und Flächen) oder die Optionen zur Objektverwaltung und Angebotserstellung. Die folgenden Abschnitte
beschreiben, wie diese grundlegenden Merkmale in estateOffice implementiert sind.
Allgemeine Einstellungen für Objekte
Diese Einstellungen werden im Systemmodul mit dem Befehl Objekte > Allgemein definiert. Auf der
entsprechenden Registerkarte können Sie die Verwaltung von Objektnummern, von Dokumenten und Bildern
zu Objekten sowie Funktionen für die Angebotserstellung (z. B. Versandarten) anpassen.
Vertriebsarten und Objektprofile
Beim Erfassen von Objekten wählen Sie zuerst die Vertriebsart und damit das Standard-Objektprofil. Die in
estateOffice vordefinierten Objektprofile enthalten bereits sämtliche allgemein erforderlichen Felder für eine
detaillierte Beschreibung der Merkmale und Kriterien von Immobilienobjekten. estateOffice bietet jedoch die
Möglichkeit, weitere Feldelemente und eigene Felder zu definieren und die vorgegebenen Formulare damit
zu erweitern.
Objektprofil
Verkauf
Vermietung
Beschreibung
Das Standardprofil für Objekte, die zum Verkauf angeboten werden.
Das Standardprofil für Objekte, die zur Vermietung angeboten werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 139 von 351

Zusätzliche Felder
Mit den Befehlen Zusätzl. Felder für Objekte, Zusätzl. Felder für Verkauf und Zusätzl. Felder für Vermietung
können Sie im Systemmodul benutzerdefinierte Felder für die Standard-Objektprofile erstellen. Diese Felder
werden dauerhaft in der Datenbank gespeichert und stehen zukünftig allen Benutzern für die Erfassung
neuer Objekte zur Verfügung.
Elemente für Auswahlfelder und Dropdown-Listen
Mit den estateOffice Systemeinstellungen können Sie zusätzliche, eigene Elemente für alle festen und
benutzerdefinierten Auswahlfelder und Dropdown-Listen anlegen und außerdem bestimmen, welche
Elemente in den Listen und Feldern bei der Objekterfassung zur Auswahl stehen sollen. Diese
Einstellungen werden im Systemmodul mit dem Befehl Objekte > Listen (für feste Felder) und mit den
Befehlen Objekte > Zusätzl. Felder... (für benutzerdefinierte Felder) vorgenommen.
Flächen
Die Flächen bzw. Datenbankfelder für die Flächentabelle werden im Systemmodul mit dem Befehl Objekte
> Flächen definiert. Beim Objektprofil wird festgelegt, welche Flächen für ein Objekt angezeigt werden
sollen. Die Fläche Gesamt stellt die gesamte existierende Fläche eines Objekts dar. Der hier eingetragene
Wert wird standardmäßig in die Flächenfelder Verfügbar und Teilbar übernommen und kann dort geändert
werden.
Objektspezifische Einstellungen
Bevor Sie ein neues Objekt anlegen ist es sinnvoll zu planen, welche Berechtigungen andere Benutzer
hierfür erhalten sollen. Zusätzlich zur allgemeinen Berechtigungskonfiguration auf Benutzer- und
Gruppenebene bietet estateOffice die Möglichkeit, differenzierte Objektberechtigungen festzulegen:
Sie können Zugriffsrechte pro Objekt erteilen und dabei festlegen, ob ein Benutzer den Datensatz anzeigen,
aktualisieren und löschen darf. Objektbezogene Berechtigungen lassen sich bei der Objekterfassung mit
dem Dialogfeld Objektspezifische Einstellungen definieren, das über den Menübefehl Datei >
Objekteinstellungen geöffnet wird. Alle Objektberechtigungen und Betreuer-Zuweisungen sind nachträglich
änderbar.
Im Dialogfeld Objektspezifische Einstellungen können Sie auch die bei Preisangaben verwendete Währung
einstellen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 140 von 351

4.2.2 Objekt erfassen
Öffnen Sie den Objektmanager über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste und
wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen > Objekt erfassen. Alternativ können Sie die Kachel Neues
Objekt erfassen auf dem Homescreen wählen. Beantworten Sie die anschließende Anfrage im Dialogfeld
Verwenden des Assistenten mit Nein.
Geben Sie im nun eingeblendeten Dialogfeld Neues Objekt anlegen einen Namen für das Projekt ein, wählen
Sie in der Dropdown-Liste ein passendes Objektprofil für die Vertriebsart des Projekts und schließen Sie
das Dialogfeld. Daraufhin wird die Profilansicht auf einer neuen Registerkarte angezeigt:
Abb. 4.2.3-1: Die Registerkarte zur Projekterfassung ohne Assistent.
Rechts neben den Detaildaten-Subregistern werden die Optionen zur Vertriebsart angezeigt. Hier legen Sie
den Objektstatus, die Objektnummer sowie die Objektbetreuer fest und wählen weitere Optionen, die vom
gewählten Objektprofil abhängen. Der untere Teil des Formulars enthält die Tabelle für Flächendefinitionen.
Der Aufbau dieser Tabelle und die Eingabemöglichkeiten sind von den Objekteinstellungen für Flächen und
von der Vertriebsart.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 141 von 351

In dieser Registerkartenansicht enthält die Menüleiste folgende zusätzlichen Befehle:
Objektbearbeitungsbefehle im Menü Datei
Element/Option
Neu
Speichern
Abbrechen
Beschreibung
Mit diesem Befehl starten Sie das Anlegen eines neuen Objekts.
Speichert das aktuell bearbeitete Objekt.
Bricht die Bearbeitung des aktuellen Objekts ab und schließt es.
Objekteinstellungen Öffnet ein Dialogfeld, in dem die Basiswährung und die
Objektberechtigungen eingestellt werden können
Objekt kopieren
Objekt löschen
Drucken
Beenden
Kopiert das aktuell geöffnete Objekt..
Löscht das aktuell geöffnete Objekt.
Öffnet das Dialogfeld "Druck Liste Objekte" mit verschiedenen Druck-
Optionen und den Zusatzoptionen Aktivitäten/Aufgaben zum Objekt
drucken.
Bricht die Bearbeitung des aktuellen Objekts ab und schließt
estateOffice.
Objektbearbeitungsbefehle im Menü Ansicht
Element/Option
Automatische Anordnung
erzwingen
Beschreibung
Mit diesem Befehl werden die Objektfelder unabhängig vom eingestellten
Objektprofil der Reihe nach angeordnet.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 142 von 351

Objektbearbeitungsbefehle im Menü Extras
Element/Option
Info Bearbeitung
Preisänderungs-Protokoll
Änderungshistorie
PLZ-Auskunft
Gebietsauswahl
Georeferenzierung
Beschreibung
Öffnet ein Fenster mit folgenden Informationen zum Objekt: Letzte Aktion,
Erstellungsdatum und -uhrzeit, Ersteller inkl. Filiale, Datum und Uhrzeit
der letzten Änderung und letzter Bearbeiter inkl. Filiale.
Öffnet ein Fenster mit der tabellarischen Übersicht aller Preise des aktuell
gewählten Objekts und Zusatzinformationen wie Datum, Bearbeiter, Pfad,
Grund, Alter Betrag, Neuer Betrag, Objektname.
Öffnet ein Fenster mit der tabellarischen Übersicht aller Änderungen des
aktuell gewählten Objekts und Zusatzinformationen wie Benutzer,
Zeitpunkt und Feld.
Öffnet das Fenster der Postleitzahlen-Datenbank zur Auswahl bzw.
Übernahme Postleitzahl für die Objektadresse.
Öffnet das Fenster der Gebietsdatenbank
Öffnet das Georeferenzierung-Fenster, das eine Umgebungskarte mit
entsprechender Markierung des Objekt-Standorts beinhaltet.
Programmeinstellungen Öffnet das Programmeinstellungen-Fenster zum Eintrag der
Anmeldedaten für estateOffice und Meine Immowelt. Darüber hinaus
können hier auch PDF- und Druckoptionen, sowie das Erscheinungsbild
von estateOffice angepasst werden.
Wählen Sie zuerst in der Menüleiste den Befehl Datei > Objekteinstellungen, um das Dialogfeld zur
Festlegung objektspezifischer Einstellungen zu öffnen, das folgende Optionen bietet:
Element/Option
Basiswährung
Rechtezuordnung
Beschreibung
Mit dieser Option können Sie die verwendete Basiswährung für das Objekt
später nachträglich ändern und alle Preise umrechnen.
In dieser Auswahlliste wird der aktuelle Objektrechte-Besitzer angezeigt.
Platzieren Sie die Maus in der rechten unteren Ecke des Felds und
klicken Sie auf das graue Plus-Symbol, um den Dialog Rechte bearbeiten
zu öffnen und die Objektberechtigungen einzustellen.
Füllen Sie das Erfassungsformular beginnend mit der Subregisterkarte Objekt aus. Alle Pflichtfelder für
unbedingt erforderliche Eingaben sind rot unterlegt. Beim Eingeben der Adressdaten steht Ihnen die
automatische Postleitzahlen- bzw. Ortsnamenergänzung zur Verfügung. Mit einem Rechtsklick auf dem
Feld Gebiet wird das Kontextmenü geöffnet und Sie können durch Auswahl des Befehls Gebiet auswählen
das Fenster der Gebietsdatenbank öffnen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 143 von 351

Geben Sie alle weiteren gewünschten Objekt-Detaildaten auf den entsprechenden Subregistern ein und
legen Sie im Abschnitt für die Vertriebsinfos Kauf- bzw. Mietpreise sowie die weiteren Vertriebsoptionen
fest. Tragen Sie anschließend in der Flächentabelle alle benötigten Flächenwerte ein.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie die Objektbeschreibung abgeschlossen haben.
Zur späteren Weiterbearbeitung des Objekts verwenden Sie den Befehl Objekt > Objektdaten in der
Navigationsleiste des Objektmanagers.
Wenn Sie für ein neu angelegtes und gespeichertes Objekt eine andere Vertriebsart festlegen wollen,
müssen Sie das Objekt kopieren, denn eine nachträgliche Änderung der Vertriebsart ist nicht zulässig.
Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Datei > Objekt kopieren, nachdem Sie das Objekt gespeichert
haben. Im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld können Sie verschiedene Kopier-Optionen festlegen und auch
eine andere Vertriebsart wählen.
Nachdem Sie ein Objekt angelegt haben, bestehen verschiedene Möglichkeiten den Arbeitsablauf
fortzusetzen. Im nächsten Schritt können Sie z. B. Exposés und weitere Dokumente hinzufügen oder zuerst
die Verbindungen mit Adressen definieren, bevor Sie Interessenten suchen und ein Angebot erstellen. Sie
können aber auch direkt die Internet-Vermarktung des Objekts starten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 144 von 351

4.3 Interessenten suchen und Angebote erstellen
Die estateOffice-Funktionen zur Angebotserstellung sind in einem vordefinierten Workflow
zusammengefasst, sodass Sie alle Bearbeitungsschritte von einer Registerkarte aus steuern können.
Starten Sie zunächst den Objektmanager über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der
Symbolleiste oder über die Kachel auf dem Homescreen. Verwenden Sie die Kurz- und
Detailsuchefunktionen oder eine Ablage zur Auswahl des Immobilienobjekts, das Sie anbieten wollen.
Selektieren Sie das Objekt und wählen Sie den Befehl Interessenten suchen in der Navigationsleiste.
Daraufhin wird die Registerkarte "Angebotserstellung" angezeigt.
Abb. 4.2-1: Die Registerkarte Angebotserstellung mit dem Subregister Suche nach Adressen.
Diese Registerkarte enthält im Datenbereich fünf Subregister für die einzelnen Schritte der
Angebotserstellung. Am unteren Bildschirmrand sind mehrere Schaltflächen integriert. Mit der Schaltfläche
Angebotsvorgang speichern können Sie den Zwischenstand einer Angebotserstellung jederzeit sichern, um
den Vorgang später fortzusetzen.
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird das Dialogfeld "Neue Aufgabe erstellen" eingeblendet. Dort
können Sie die Angebots-Weiterbearbeitung als neue Aufgabe speichern und den aktuellen
Erstellungsvorgang abbrechen. In diesem Fall öffnen Sie zur späteren Weiterbearbeitung das Modul
"Planer", selektieren in der Übersicht die zugehörige Aufgabe und wählen in der Symbolleiste den Befehl
Erledigen > Angebot weiterbearbeiten. Dadurch wird automatisch der Objektmanager gestartet und das
Angebot im zuletzt gespeicherten Bearbeitungszustand wiederhergestellt.
Mit den beiden Schaltflächen Weiter und Zurück navigieren Sie zum nächsten bzw. vorherigen Schritt der
Angebotserstellung.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 145 von 351

In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Schaltfläche
Vorgang speichern
Vorgang löschen
Zurück
Weiter
Funktion
Öffnet das Dialogfeld Neue Aufgabe erstellen zur Erstellung einer Aufgabe
für die Angebots-Fortsetzung und speichert den Angebotsvorgang im
aktuellen Bearbeitungsstand.
Löscht den gesamten Angebotsvorgang.
Mit dieser Schaltfläche navigieren Sie rückwärts durch die Schritte der
Angebotserstellung.
Mit dieser Schaltfläche navigieren Sie vorwärts zum nächsten Schritt der
Angebotserstellung und aktivieren das zugehörige Subregister.
Die Angebotserstellung ist in fünf Arbeitsschritte gegliedert:
Interessenten suchen
Versandarten festlegen
Vorlagen und Dokumente zusammenführen
Dokumente generieren und zusammenstellen
Angebot versenden, speichern und Nachweis erstellen
Angebotserstellung, Schritt 1: Interessenten suchen
Zur Ausführung des ersten Schritts ist das Subregister Suche nach Adressen aktiviert. Es stehen
verschiedene Methoden (Anforderungssuche, Kurzsuche, Import und Ablage) zur Verfügung, um
Interessenten für ein Angebot zu finden. Sie können diese Methoden nacheinander ausführen und aus den
Suchergebnissen eine Auswahl von Adressen zusammenstellen, an die Sie Ihre Offerte richten wollen.
Durch Klicken auf die Schaltfläche Suchansicht wird die Darstellung dieser Subregisterkarte auf
Detailanzeige der Suchergebnisse umgeschaltet.
Nachdem Sie mit dem Befehl Interessenten suchen die Registerkarte zur Angebotserstellung geöffnet
haben, startet die Suche standardmäßig mit der ersten Suchmethode - der Anforderungssuche.
Dazu ist die Optionsschaltfläche Anforderungssuche links oben auf dem Subregister bereits aktiviert.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Anforderungsprofil ein passendes Profilformular. (Falls Sie noch keine
eigenen Anforderungsprofile im Systemmodul definiert haben, steht hier nur das Standardprofil zur Auswahl.)
Die Kriterien des Objekts, soweit vorher definiert, sind bereits eingetragen. Ergänzen Sie bei Bedarf Werte in
den numerischen Feldern bzw. wählen Sie Elemente für Felder. (Felder mit Mehrfachauswahl erkennen Sie
am grünen Punkt rechts unten im Feld, der erscheint, wenn die Maus über das Feld bewegt wird.) Bei allen
Mehrfachauswahl-Feldern können Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld einen Auswahldialog zur
Selektion von Feldelementen einblenden.
Öffnen Sie anschließend mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung vor jedem Feld das Kontextmenü
und legen Sie die jeweilige Verknüpfungsbedingung fest.
Vor jedem Suchfeld steht ein Kontrollkästchen. Ist es aktiviert, wird das Feld als Kriterium benutzt,
andernfalls nicht. Klicken Sie am unteren Rand des Suchformulars auf das Erweiterungssymbol
(Pluszeichen) vor Anforderungsfilter, wenn Sie zusätzliche Suchfilter-Bedingungen festlegen wollen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 146 von 351

Abb. 4.2-2: Angebotserstellung, Schritt 1 - Suche nach Adressen mit erweiterter Kriterienauswahl.
Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Objekt- oder Adresskriterien hinzuzufügen. Dazu aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Kriterienauswahl einblenden. Einzelne Kriterien werden durch Drag & Drop in das
Anforderungsformular eingefügt. Wenn Sie im Abschnitt Auswahl Adresskriterien auf den Namen einer
gespeicherten Suche doppelklicken, werden alle enthaltenen Kriterien an die vorhandenen angehängt. Diese
Aktion gilt nur für den aktuellen Anforderungs-Suchvorgang.
Um die Anforderungssuche auszuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Jetzt werden im rechten
Abschnitt des Subregisters drei Listen angezeigt. Die erste Liste enthält die in der estateOffice-Datenbank
gefundenen Gesuche (Anforderungen), auf welche die Kriterien des anzubietenden Objekts (innerhalb
festgelegter Toleranzwerte) zutreffen. Wenn Sie dort ein Gesuch markieren, werden in der Liste
Anforderungsdetails die zugehörigen Kriterien und Werte angezeigt. Doppelklicken Sie nun in der
Suchergebnis-Liste auf jede Adresse, an die Sie das Angebot richten wollen. Diese wird in die Liste
Auswahl rechts unten übernommen.
Möchten Sie Ihr Angebot zusätzlich an Adressen richten, für die kein passendes Anforderungsprofil vorliegt,
können Sie die weiteren Methoden für die Suche nach Interessenten verwenden:
Kurzsuche
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Kurzsuche links oben auf dem Subregister. Verwenden Sie das
eingeblendete Formular wie bei der Standard-Kurzsuche. Übernehmen Sie geeignete Suchergebnisse wie
oben beschrieben in die Auswahlliste zur Angebotserstellung.
Import
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Import links oben auf dem Subregister. Dadurch werden auf der
Subregisterkarte drei Optionen (Hyperlinks) eingeblendet, mit denen Sie Angebots-Adressaten aus
Nachweisen anderer Angebote oder aus Aufgaben hinzufügen können.
Ablage
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Ablage. Daraufhin wird eine Liste aller Ablagen des aktuellen
Benutzers angezeigt. (Sie können im Dropdown-Menü einen anderen Benutzer wählen). Doppelklicken Sie
auf den Namen einer Ablage, um die enthaltenen Adressen in Ihr Angebot zu übernehmen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 147 von 351

Überprüfung und Bearbeitung der Adressaten-Liste
Sobald Sie eine Adresse für Ihr Angebot auswählen, prüft estateOffice automatisch, ob das Angebotsobjekt
dem Adressaten bereits früher offeriert wurde. Falls ja, wird ein Dialogfeld eingeblendet. Dort können Sie
entscheiden, ob Sie die Adresse trotzdem in die Auswahl aufnehmen möchten, und außerdem festlegen, ob
bei weiteren derartigen Fällen ebenso verfahren werden soll. Zum Entfernen eines Eintrags aus der Liste der
gewählten Angebots-Adressaten öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die jeweilige Adresse das
Kontextmenü und wählen den Befehl Entfernen.
Nachdem Sie alle Adressaten für Ihr Immobilienangebot zusammengestellt haben, klicken Sie auf die
Schaltfläche Weiter und setzen die Angebotserstellung mit der Festlegung der Versandart fort.
Angebotserstellung, Schritt 2: Versandart festlegen
Zur Ausführung dieses Schritts wird das Subregister Versandart aktiviert.
Abb. 4.2-3: Angebotserstellung, Schritt 2 - Versandarten festlegen.
Im linken Abschnitt stehen drei Optionsschaltflächen für Standard-Versandarten zur Auswahl: Brief, Fax und
E-Mail. Außerdem sind Kontrollkästchen und Links für folgende Optionen verfügbar:
Option/Link
Weitere Objekte anbieten
Experten-Optionen
Individuelle Versandart
Funktion
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird im unteren Abschnitt
das Subregister Weitere Objekte eingeblendet. Klicken Sie auf Objekte
suchen und verwenden Sie das eingeblendete Fenster der Objekt-
Kurzsuche, um Objekte zu finden und in Ihr Angebot zu übernehmen.
Klicken Sie auf diesen Link, wenn Sie das Angebot auf mehrere Arten
versenden wollen. Im Subregister Versandart können Sie anschließend für
jeden Adressaten individuelle Einstellungen festlegen.
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird im unteren Abschnitt
das Subregister Versandauswahl eingeblendet. Die Versandart kann für
jeden Adressaten separat eingestellt werden. Die Auswahlmöglichkeiten
sind auch von den Experten-Optionen und den verfügbaren Adressdetails
abhängig.
Konfigurieren Sie die Versandarten für jeden Adressaten und klicken Sie auf Weiter.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 148 von 351

Angebotserstellung, Schritt 3: Vorlagen und Dokumente zusammenführen
Zur Ausführung dieses Schritts wird das Subregister Vorlagen aktiviert. Hier legen Sie fest, welche
Dokumente Ihrem Angebot beigefügt werden und wählen die zu verwendenden Text- und Layoutvorlagen. Es
sind nur Vorlagen verfügbar, die Sie vorher im Modul "Vorlagen" erstellt oder importiert haben. Im oberen
Abschnitt des Subregisters sind folgenden Elemente und Optionen verfügbar:
Element/Option
Anschreiben mit Exposé
Nur Anschreiben
Nur Exposés
Anschreiben
E-Mail-Vorlage
Dokument-Optionen
Druckereinstellungen
Beschreibung
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot aus einem Anschreiben plus
Exposé bestehen soll.
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot nur aus einem Anschreiben
bestehen soll.
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot nur aus einem Exposé
bestehen soll.
In dieser Dropdown-Liste können Sie eine Textvorlage für das Anschreiben
wählen. Es sind alle Vorlagen verfügbar, die Sie vorher im Modul
"Vorlagen" erstellt haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche hinter der
Dropdown-Liste klicken, wird eine Kopie der Originalvorlage geöffnet und
kann für dieses Angebot angepasst werden.
In dieser Dropdown-Liste können Sie eine Vorlage für das E-Mail-
Anschreiben wählen. Im Systemmodul können Sie eigene Vorlagen
hinzufügen, die Sie vorher im Modul "Vorlagen" erstellt haben. Wenn Sie
auf die Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste klicken, wird eine Kopie der
Vorlage geöffnet und kann für dieses Angebot angepasst werden.
Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird das Dialogfeld "Optionen zur
Dokumenterstellung" eingeblendet, in dem Sie weitere Einstellungen zum
Generieren der Angebotsdokumente festlegen und als
Standardeinstellung für alle Angebote speichern können.
Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird das Dialogfeld "Drucker-
Einstellungen" eingeblendet, in dem Sie das Ausgabeformat für
Angebotsdokumente festlegen. Es enthält auch Optionen zur Auswahl
des Druckerschachts und zum Wechseln des Windows-Standard-
Druckers. Berücksichtigen Sie, dass von einem Wechsel des Standard-
Druckers auch andere Windows-Anwendungen betroffen sind.
Überprüfen Sie die Liste Exposés und Dateien im unteren Abschnitt des Subregisters, nachdem Sie Ihre
Einstellungen vorgenommen haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 149 von 351

In dieser Liste sind alle Angebots-Objekte mit den zugehörigen Dokumenten aufgeführt. Falls für ein Objekt
keine Dokumente vorhanden sind, enthält die Liste nur den Objektnamen und die Adresse und es kann nur
ein Anschreiben für das Objekt generiert werden.
Abb. 4.2-4: Angebotserstellung, Schritt 3 - Dokumente und Vorlagen zusammenführen.
Um das gesicherte Exposé zu verwenden, aktivieren Sie die Checkbox neben den Druckeinstellungen und
hinterlegen Sie eine Mailadresse, an die Bestätigungsnachricht erfolgen soll.
Sofern Dokumente vorhanden sind und Sie eine der Optionsschaltflächen Anschreiben mit Exposés oder
Nur Exposés aktiviert haben, wird vor dem Objektnamen ein Erweiterungssymbol (Pluszeichen) angezeigt.
Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Anzeige zu erweitern und die Liste der entsprechenden
Dokumente anzuzeigen.
Bei E-Mail-Versand ist auch eine Option zum Anfügen von Datei-Anhängen verfügbar. Auf der Objekt-
Detailebene wird die aktuelle Druckoption und die Exposé-Art angegeben. Aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Drucken, wenn das Exposé-Dokument gedruckt werden soll.
Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Angebotsdokumente zusammengestellt und die
Druckeinstellungen festgelegt haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 150 von 351

Angebotserstellung, Schritt 4: Dokumente generieren
Nachdem Sie zum Abschluss des vorherigen Schritts auf Weiter geklickt haben, wird das Subregister
Dokumente aktiviert und die Erzeugung der Angebotsdokumente startet automatisch. Dabei zeigt ein
Statusbalken den Fortschritt der Dokumenterstellung an.
Abb. 4.2-5: Angebotserstellung, Schritt 4 - Dokumente generieren.
Je nach Anzahl der Objekte, Dokumente und Adressaten Ihres Angebots kann dieser Vorgang einige
Sekunden dauern. Anschließend wird eine tabellarische Übersicht aller angebotenen Objekte und der
zugehörigen Dokumente angezeigt.
Zum Einstellen der Felder-/Spaltenanzeige der Übersichtsliste öffnen Sie mit einem Rechtsklick das
Kontextmenü und wählen den Befehl Liste definieren. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie die
Felderauswahl individuell zusammenstellen und damit als Profilstandard für zukünftige Angebote speichern.
Wenn Sie auf eine Objektzeile doppelklicken, wird das zugehörige Dokument in dem Programm zur
Bearbeitung geöffnet, mit dem es erstellt wurde. An diesem Punkt haben Sie noch Gelegenheit, jedes
Dokument zu bearbeiten und als neue Version zu speichern, bevor das Angebot ausgesendet wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 151 von 351

Diese und weitere Aktionen können Sie auch mit dem Kontextmenü aufrufen, das folgende Befehle enthält:
Befehl
Öffnen
Alle veralteten neu erstellen
Neu erstellen
Liste definieren...
Gruppieren
Beschreibung
Wenn Sie diesen Befehl wählen, wird das aktuell in der Liste selektierte
Dokument in dem Programm zur Bearbeitung geöffnet, mit dem es erstellt
wurde.
Wählen Sie diesen Befehl, um Exposés und Anschreiben neu zu
generieren, die nicht mehr aktuell sind. Der Befehl ist nur auswählbar,
wenn veraltete Dokumente vorliegen.
Wählen Sie diese Option, um ein in der Liste selektiertes Dokument neu
zu generieren.
Dieser Befehl öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die
Felderliste, gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Dokumenteliste festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw. aus. Bei
gruppierter Darstellung können Sie die Spaltenköpfe zum Umsortieren der
Liste verwenden.
Mit dem Kontrollkästchen rechts unten auf der Registerkarte können Sie außerdem festlegen, ob die
Angebotsdokumente vor dem Druck bzw. Versand auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Ihre
Einstellung bleibt für zukünftige Angebotsvorgänge gültig, bis sie an dieser Stelle geändert wird.
Klicken Sie auf Drucken/Versenden, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen und geprüft haben, ob alle
benötigten Dokumente erstellt wurden.
Falls Sie für einige Interessenten und Dokumente E-Mail- oder Fax-Versand gewählt haben, werden die
Dokumente (bei entsprechender Voreinstellung) jetzt automatisch an Ihre Office-Anwendungen übergeben
und ausgesendet. Bei E-Mail-Versand wir je nach gewählter Option zum direkten Versand entweder das E-
Mail-Fenster angezeigt oder die E-Mail direkt verschickt. Dabei werden Dateianhänge automatisch an die
E-Mail angehängt. Alle Fax-Aussendungen werden an Tobit übergeben und automatisch versendet.
E-Mails werden im lokalen Outlook-Ordner "Gesendete Objekte" abgelegt und, über eine Aktivität verknüpft,
als Kopie in estateOffice gespeichert. MS-Word-Dokumente werden unter dem vorgegebenen Namen bei der
automatisch erzeugten Aktivität gespeichert. (Ändern Sie den Dateinnamen deshalb nicht ab.) FAX-
Dokumente werden im MS-Word-Format gespeichert und im FAX-Center unter "Gesendete Objekte"
abgelegt.
Alle Anschreiben in Briefform und sämtliche Exposés sind jetzt in Ihrem Ordner "Eigene Dateien"
versandfertig abgelegt. (Dies gilt nur für die Standardeinstellung, d. h. sofern nicht im Systemmodul ein
anderer Ordner für die Speicherung der Dokumente konfiguriert wurde.)
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 152 von 351

Angebotserstellung, Schritt 5: Nachweis erstellen und speichern
Nach dem Ausführen des Befehls Drucken/Versenden wird automatisch das Subregister Nachweis
geöffnet.
Abb. 4.2-6: Angebotserstellung, Schritt 5 - Nachweiserstellung und Formular für Wiedervorlage-Aufgabe.
In den Feldern dieser Modulansicht sind folgende Angaben für den Nachweis bereits eingetragen:
Angebotsart
Betreuer
Datum und Uhrzeit
Der Standardtext Angebot erstellt
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 153 von 351

Verwenden Sie die weiteren Optionen auf diesem Subregister, um den Angebotsnachweis zu komplettieren.
Folgende Elemente stehen zur Auswahl:
Element/Option
Angebotsart
Aktion
Betreuer
Datum/Uhrzeit
Kosten
Quelle
Text
Wiedervorlage erstellen
Letzten Kontakt bei Adresse
aktualisieren
Beschreibung
Geben Sie in dieser Dropdown-Liste an, welche Art von Angebot erstellt
wurde. Folgende Optionen sind möglich: E-Mail, Persönlich, Schriftlich,
SMS, Telefax und Telefon.
Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste eine Aktion, z. B. Exposé versandt,
um die Arbeitsschritte für Folgeaktivitäten zu definieren.
Hier ist der aktuelle Betreuer eingetragen, der nach Rechtsklicken auf
dem Auswahlfeld mit dem Dialogfeld "Rechte bearbeiten" geändert werden
kann.
Die Werte in diesen Feldern werden vom System übernommen und sind
unveränderlich.
Tragen Sie hier die Kosten für den Angebotsvorgang ein.
Wenn Sie das Angebot auf Basis einer Anfrage erstellt haben, können Sie
hier angeben, wie der Interessent auf Sie aufmerksam geworden ist.
Sie können den vorgegebenen Standardtext mit eigenen Anmerkungen
ergänzen.
Aktivieren Sie eine der Optionsschaltflächen als Termin oder als Aufgabe,
um einen Termin oder eine Aufgabe für die Wiedervorlage des Angebots
zu erfassen. Sobald Sie eine dieser Optionen aktivieren, wird das
entsprechende Eingabeformular angezeigt (siehe Hinweis weiter unten).
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das Feld Letzter Kontakt bei allen
Adressaten des Angebots auf das aktuelle Datum gesetzt.
Falls Sie eine der Wiedervorlage-Optionen aktiviert haben, wird im unteren Abschnitt des Subregisters ein
entsprechendes Formular zur Termin- bzw. Aufgabenerfassung angezeigt. Eine detaillierte Beschreibung
dieser Formulare finden Sie unter "Termin vereinbaren" und im Kapitel "Arbeiten mit dem Planer".
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Angebotserstellung abzuschließen und den Nachweis zu
speichern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 154 von 351

4.4 Aktionsbefehle des Objektmanagers
4.4.1 Angebote nachbearbeiten
Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte aktualisieren Sie den Status von Immobilienangeboten. Sie
können weitere Termine, Aufgaben und Aktivitäten erfassen, neu hinzugekommene Kontakte und
Dokumente zuordnen oder einfach die Status-Einstufung ändern.
Wenn Sie sich im Objektmanager befinden und den Angebotsstatus eines bereits geöffneten Objekts
aktualisieren möchten, wählen Sie in der Navigationsleiste direkt den Befehl Angebote nachbearbeiten.
Andernfalls starten Sie den Objektmanager, führen eine Kurzsuche aus und öffnen in der Suchergebnisliste
das Objekt, dessen Angebotsstatus Sie aktualisieren möchten. Wählen Sie dann den Befehl Angebote
nachbearbeiten, um die Registerkarte "Angebotsnachbearbeitung" anzuzeigen.
Abb. 4.3.1-1: Die Registerkarte Angebotsnachbearbeitung im Objektmanager.
Der Datenbereich enthält im oberen Abschnitt eine tabellarische Liste der Angebotsaktivitäten zum
gewählten Objekt. Falls noch keine entsprechende Aktivität vorliegt, ist die Liste leer und es sind keine
weiteren Optionen verfügbar.
Wenn Sie einen Angebotsvorgang selektieren und in der Dropdown-Liste Neuer Status den Status ändern,
werden die vier Abschnitte Zuordnungen, Aktivität, Dokumente und Termin eingeblendet. Es kann eine
Anmerkung eingetragen werden, die in den Aktivitätstext übernommen wird. Der neue Status und die
Anmerkung werden beim Angebot hinterlegt. Bei der Änderung des Objektstatus erscheint eine Abfrage, ob
das Objekt aus den Internetbörsen entfernt werden soll, falls diese Option im Systemmodul unter Objekte >
Allgemein im Abschnitt Börsenexport aktiviert wurde. Sie können auch mehrere Angebote selektieren und
bearbeiten. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol (Pluszeichen) vor den Abschnitten, um die enthaltenen
Optionen anzuzeigen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 155 von 351

Abschnitt Zuordnungen
In diesem Abschnitt werden die Adressen und Objekte des gewählten Angebots aufgelistet. Durch
Anklicken des Hyperlinks Adressen oder Objekte können Sie das Fenster zur Adress- bzw. Objektsuche
öffnen und weitere Adressen/Objekte hinzufügen.
Abschnitt Aktivität
In diesem Abschnitt wird das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität angezeigt. Nachdem Sie in der
Dropdown-Liste Aktion eine Aktivität gewählt haben, können Sie Betreuer zuordnen, die Kosten eintragen,
eine Beschreibung hinzufügen und diese Daten als Aktivitätsnachweis speichern. Weitere Details finden Sie
in der Beschreibung der Funktion "Aktivität anlegen".
Abschnitt Dokumente
Hier wird das Formular zum Erstellen neuer Korrespondenz angezeigt. Sie können entweder mittels Drag &
Drop vorhandene Dokumente zur aktuell gewählten Aktivität hinzufügen oder mit den Links Word-Dokument,
E-Mail und Datei(en) neue Dokumente erstellen. Weitere Details finden Sie in der Beschreibung der
Funktion "Korrespondenz erstellen".
Abschnitt Termin
In diesem Abschnitt wird das Formular zur Erstellung eines neuen Termins bzw. Erstellen einer neuen
Aufgabe angezeigt, je nachdem, welche Optionsschaltfläche Sie aktivieren. Wenn Sie die
Optionsschaltfläche Termin aktivieren, enthält dieser Abschnitt die drei Subregister
Terminplanung (Anzeige des Terminkalenders), Infos (Termindetails) und
Status (Besprechungseinladungen). Durch Aktivierung der Option Aufgabe wird ein Bereich mit den Feldern/
Optionen für Aufgabendetails angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in den Beschreibungen der
Funktionen "Termin vereinbaren" und "Aufgabe erstellen".
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Angebotsstatus aktualisiert haben.
Hinweis: Abhängig von der Bildschirmauflösung Ihres Monitors sind eventuell nicht alle Bereiche
gleichzeitig sichtbar. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um alle Inhalte einzusehen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 156 von 351

4.4.2 Korrespondenz erstellen
Mit dieser Aktion erstellen Sie neue Dokumente zu einem Objekt. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen > Korrespondenz erstellen, nachdem Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin
wird die Registerkarte Korrespondenz angezeigt.
Abb. 4.3.2-1: Registerkarte Korrespondenz vor (oben) und nach (unten) dem Hinzufügen von Dokumenten.
Der Datenbereich enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Dokumente, Aktivität und Termin. Die Anzeige
des Abschnitts Dokumente ist bereits erweitert und Sie können entweder mittels Drag & Drop vorhandene
Dokumente hinzufügen oder mit den Links Word-Dokument, E-Mail und Datei(en) neue Dokumente erstellen
bzw. zuordnen.
Wenn Sie ein neues Dokument oder eine Datei zugeordnet haben, können Sie über das Dropdown-Menü der
Symbolleisten-Schaltfläche Folge auch eine Folgeaktivität, Folgeaufgabe oder einen Folgetermin generieren.
Nach dem Anlegen neuer Korrespondenz lassen sich alle Informationen durch Anklicken der Symbolleisten-
Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren.
Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der Objektbetreuer
eingetragen.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie neue Dokumente zu einem Objekt
hinzufügen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 157 von 351

Neue Textdokument-Korrespondenz erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen >
Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte Korrespondenz anzuzeigen.
2. Wenn dem Dokument auch ein Adresse zugeordnet werden soll, wählen Sie im Abschnitt
Zuordnungen einen oder mehrere Adressen für das neue Dokument. (Falls noch keine Adressen
zugeordnet sind, klicken Sie auf Adressen, um die gewünschten Adressen zu finden.)
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link Word-Dokument. Daraufhin wird das Dialogfeld
"Neues Word-Dokument" eingeblendet.
4. Geben Sie im Feld Titel einen Namen für das neue Dokument ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste
Kategorie die gewünschte Dokumentkategorie sowie in der Dropdown-Liste Vorlage eine
Dokumentvorlage. Wenn Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste
Vorlagen klicken, wird die ausgewählte Vorlage zur Bearbeitung in MS Word geöffnet.
5. Wählen Sie unter Ein Dokument... eine der Optionsschaltflächen für den/die Adressaten und klicken Sie
auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Je nach gewählter Adressat-Option werden ein oder mehrere
neue Dokumente generiert und in MS Word zur Bearbeitung geöffnet.
6. Bearbeiten Sie das/die geöffnete(n) Word-Dokument(e). Da Adresse(n), Absender, Anrede und
Grußformel bereits eingetragen sind, können Sie direkt Ihren Text schreiben. Anschließend speichern
Sie das/die Dokument(e) innerhalb von MS Word. Die Dokumentablage erfolgt im Standard-
Dokumentenverzeichnis bzw. unter dem Pfad, den Sie im Systemmodul für estateOffice-Dokumente
konfiguriert haben.
7. Verwenden Sie die Druckbefehle von MS Word, um ein oder mehrere geöffnete Dokumente zu drucken.
Abhängig vom gewählten Ausgabeformat werden weitere Fenster angezeigt. Die Druckausgabe erfolgt
auf dem voreingestellten Drucker.
8. Nachdem Sie MS Word beendet haben und die Registerkarte "Korrespondenz" wieder im Vordergrund
angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen des neuen Dokuments. Klicken Sie in der
Symbolleiste auf Speichern, um Ihre neue Korrespondenz zu sichern.
Neue E-Mail-Korrespondenz erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen >
Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte "Korrespondenz" anzuzeigen.
2. Wählen Sie im Abschnitt Zuordnungen einen oder mehrere Adressaten für das neue Dokument. Klicken
Sie auf Adressen, um mit der Kurzsuche-Funktion neue Adressen hinzuzufügen.
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link E-Mail. Daraufhin wird das Dialogfeld "Neue E-Mail"
eingeblendet. Der E-Mail-Adressat ist hier bereits eingetragen.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Vorlage eine E-Mail-Vorlage. Bei Auswahl einer Vorlage im HTML-
Format muss Outlook bereits geöffnet sein, sonst wird der Vorgang abgebrochen. In der Dropdown-
Liste Kategorie ist bereits ein passender Eintrag vorgegeben, den Sie bei Bedarf ändern können. Wenn
Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste Vorlagen klicken, wird die ausgewählte
Vorlage zur Bearbeitung geöffnet.
5. Fall Sie Dateien an die E-Mail anhängen möchten, klicken Sie auf das Erweiterungssymbol vor dem
Abschnitt Dokumente an die E-Mail anhängen. Markieren Sie in der eingeblendeten Liste ein oder
mehrere Dokumente, die Sie bereits als Korrespondenz zum gewählten Objekt erstellt haben.
6. Klicken Sie auf OK, um die E-Mail mit dem aktuellen Inhalt der Seriendruckfelder zur Kontrolle zu öffnen
oder auf Direkt versenden, wenn die E-Mail sofort versendet werden soll. Vor dem Versand muss MS
Outlook geöffnet sein, sonst kann der Vorgang nicht fortgesetzt werden.
7. Nachdem die E-Mail gespeichert oder versendet wurde und die Registerkarte "Korrespondenz" wieder
im Vordergrund angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen der neuen E-Mail. Klicken
Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Korrespondenz zu sichern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 158 von 351

Datei als neue Korrespondenz zuordnen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen >
Korrespondenz erstellen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link Datei(en). Daraufhin wird der Dateiauswahl-Dialog
angezeigt. Suchen Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf Öffnen. Nun wird das Dialogfeld "Neue
Datei zuordnen" eingeblendet und das Feld Titel enthält den Namen der ausgewählten Datei.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kategorie eine passende Dokumentkategorie, vergeben Sie einen
Dateinamen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen In das Dokumentenverzeichnis kopieren, damit
andere Benutzer auch auf die Datei zugreifen können. Schließen Sie den Vorgang durch Klicken auf
OK ab. Danach wird die Registerkarte "Korrespondenz" wieder im Vordergrund angezeigt und die
Dokumenteliste enthält den Namen der neuen Datei.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Korrespondenz zugeordnet wird.
4.4.3 Termin vereinbaren
Mit dieser Aktion erstellen Sie einen neuen Termin zu einem Objekt. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen > Termin vereinbaren, nachdem Sie ein Objekt ausgewählt oder geöffnet haben. Daraufhin wird
die Registerkarte "Terminvereinbarung" angezeigt.
Abb. 4.3.3-1: Termindetailansicht und Kalenderansicht auf der Registerkarte Terminvereinbarung.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 159 von 351

Der Datenbereich enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Termin, Dokumente und Aktivität. Die Anzeige
des Abschnitts Termin ist erweitert und enthält die drei Subregister Infos, Terminplanung und Status.
Außerdem ist die Optionsschaltfläche Termin bereits aktiviert, sodass Sie direkt die Details für den neuen
Termin eingeben können. Beim Erzeugen eines neuen Termins lassen sich alle Informationen durch
Anklicken der Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer E-Mail weiterleiten, um
Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist
standardmäßig der Objektbetreuer eingetragen.
Detaillierte Informationen zu verfügbaren Terminoptionen finden Sie im Kapitel "Arbeiten mit dem Planer"
unter Verwendung von Terminoptionen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie einen neuen Termin zum gewählten Objektauftrag
hinzufügen.
Einen neuen Termin erfassen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Aktionen >
Termin vereinbaren.
2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, wenn Sie die verbundenen Adressen
und Objekte ändern oder ihre Detailansichten überprüfen möchten.
3. Geben Sie im linken Abschnitt des Subregisters Infos die Anfangszeit und das geplante Ende des
Termins ein und aktivieren Sie die gewünschten Optionen für Erinnerungsfunktion, Wichtigkeit und
Serientermin.
4. Geben Sie auf der rechten Seite im Feld Betreff einen Termintitel und im Feld Text eine Beschreibung
des Besprechungsthemas ein.
5. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld Teilnehmer das Dialogfeld "Auswahl Teilnehmer" und
wählen Sie die Besprechungsteilnehmer.
6. Wählen Sie optional Ressourcen, z. B. einen Besprechungsraum. Führen Sie dazu einen Rechtsklick
auf dem Feld Ressourcen aus und treffen Sie im eingeblendeten Dialogfeld "Auswahl Ressourcen" eine
Auswahl. (Die Liste der hier verfügbaren Ressourcen können Sie im Systemmodul erweitern.)
7. Klicken Sie im linken Abschnitt auf den Subregister-Reiter Terminplanung, um den Kalender anzuzeigen
und die Eintragung des neuen Termins zu überprüfen.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen, damit der neue Termin übernommen und
die Registerkarte geschlossen wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 160 von 351

4.4.4 Aufgabe erstellen
Mit dieser Aktion erstellen Sie eine neue Aufgabe zu einem Objekt. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen > Aufgabe erstellen, nachdem Sie ein Objekt ausgewählt oder geöffnet haben. Daraufhin wird die
Registerkarte "Aufgabe" angezeigt.
Abb. 4.3.4-1: Die Registerkarten-Ansicht für die Erstellung einer neuen Aufgabe.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Termin/Aufgabe, Dokumente
und Aktivität. Die Anzeige des Abschnitts Termin/Aufgabe ist erweitert und die Optionsschaltfläche
Aufgabe bereits aktiviert, sodass Sie direkt mit der Eingabe der Aufgabendetails beginnen können. Beim
Erzeugen einer neuen Aufgabe lassen sich alle Informationen durch Anklicken der Symbolleisten-
Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren.
Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der Objektbetreuer
eingetragen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie eine neue Aufgabe zum ausgewählten Objekt
hinzufügen.
Neue Aufgabe erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen > Aufgabe
erstellen, um die Registerkarte Aufgabe anzuzeigen.
2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, wenn Sie die verbundenen Adressen
und Objekte ändern oder ihre Detailansichten überprüfen möchten.
3. Geben Sie im Feld Betreff einen Titel für die Aufgabe ein.
4. Geben Sie im Feld Fällig am: ein, wann die Aufgabe erledigt werden muss.
5. Legen Sie in der Dropdown-Liste die Priorität der Aufgabe fest und aktivieren Sie die gewünschten
Optionen für Serientermin, Erinnerungsfunktion und E-Mail-Benachrichtigung.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zuständig den Benutzer, der für die Durchführung der Aufgabe
verantwortlich ist.
7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktionsart eine Aktivität.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 161 von 351

8. Falls eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Aktion erforderlich ist, klicken Sie auf den Link
Mehr Text und tragen im daraufhin angezeigten Textfeld die auszuführenden Schritte ein.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen, damit die neue Aufgabe übernommen und
die Registerkarte geschlossen wird.
4.4.5 Aktivität anlegen
Mit dieser Funktion legen Sie eine neue Aktivität zu einem Objekt an. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen > Aktivität anlegen, nachdem Sie ein Objekt ausgewählt oder geöffnet haben. Daraufhin wird die
Registerkarte "Aktivität" angezeigt.
Abb. 4.3.5-1: Die Registerkarte für die Erstellung neuer Aktivitäten zu einem Objekt.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Aktivität, Dokumente und
Termin/Aufgabe. Die Anzeige des Abschnitts Aktivität ist bereits erweitert, sodass Sie direkt mit der
Eingabe der Aktivitätsdetails beginnen können. Beim Erzeugen einer neuen Aktivität lassen sich alle
Informationen durch Anklicken der Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer E-Mail
weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet.
Als Empfänger ist standardmäßig der Objektbetreuer eingetragen..
Die folgende schrittweise Anleitung beschreiben, wie Sie eine neue Aktivität für das ausgewählte Objekt
anlegen.
Neue Aktivität anlegen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen > Aktivität
anlegen, um die Registerkarte "Aktivität" anzuzeigen.
2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, wenn Sie die verbundenen Adressen
und Objekte ändern oder ihre Detailansichten überprüfen möchten.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktion eine Aktivität aus. Falls Sie im Systemmodul
benutzerdefinierte Zusatzfelder für Aktivitäten angelegt haben, wird evtl. ein neues Subregister
Zusatz auf dem Formular eingefügt. Die hier angebotenen Optionen sind von Ihrer individuellen
Konfiguration abhängig, die Sie im Systemmodul vorgenommen haben.
4. Als Verantwortlicher für die neue Aktivität ist standardmäßig der aktuelle Benutzer vorgegeben. Soll
diese Zuordnung geändert werden, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld Betreuer das
Dialogfeld "Rechte bearbeiten". Hier können Sie einen anderen Betreuer bzw. eine andere Filiale und/
oder Gruppe auswählen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 162 von 351

5. Legen Sie in den darauf folgenden Feldern das Datum und die Uhrzeit für die Ausführung der Aktivität
fest.
6. Geben Sie, falls erforderlich, im Feld Kosten den Kostenfaktor für die Aktivität ein und wählen Sie in der
Dropdown-Liste Quelle ggf. das Marketing-Medium.
7. Aktivieren Sie bei Bedarf die Optionen zur Nachweiserstellung und zur Aktualisierung des letzten
Kontaktdatums. Im Textfeld auf dem rechten Formularabschnitt können Sie zusätzlich eine individuelle
Beschreibung der Aktivität eintragen.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen.
4.4.6 Bilder hinzufügen
Mit dieser Aktion fügen Sie Bilder zu einem Objekt hinzu. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Aktionen
> Bilder hinzufügen. Daraufhin wird das "Datei öffnen"-Dialogfeld angezeigt. Suchen Sie das gewünschte
Bild und klicken Sie auf OK, um es auszuwählen. Sobald Sie ein neues Bild einfügen, wird die
Bilderübersicht des Objekts mit einer Bildvorschau und Dateiinformationen eingeblendet. Wählen Sie in der
Dropdown-Liste Ansicht eine Ansicht-Kategorie und im Feld Index die fortlaufende Indexnummer für das
neue Bild.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 163 von 351

4.5 Objekte verwalten und im Internet vermarkten
Für die Weiterbearbeitung und Verwaltung von Objekten verwenden Sie die Befehle der Gruppe Objekt in der
Navigationsleiste. Diese Gruppe enthält auch den Befehl Internet, mit dem Sie einzelne Objekte für die
Vermarktung auf Internetbörsen bereitstellen und exportieren können. Die folgenden Abschnitte enthalten
eine ausführliche Beschreibung dieser Befehle und Funktionen.
4.5.1 Objekte in der Profilansicht bearbeiten
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Objekt > Objektdaten, nachdem Sie ein Objekt selektiert
oder geöffnet haben.
Abb. 4.4.1-1: Die Objektdaten-Profilansicht zur Weiterbearbeitung eines Objekts.
Auf der angezeigten Registerkarte werden die Detaildaten des gewählten Objekt dargestellt. Diese
Standard-Objektansicht eignet sich am besten als Ausgangspunkt für objektbezogene Arbeitsschritte, wenn
dabei alle Objekt-Profildetails sichtbar sein sollen.
Mit den Befehlen der Navigationsleiste lassen sich objektbezogene Aktivitäten, Aufgaben und Termine
anlegen und einzelne Objektangebote auf Internetportale übertragen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 164 von 351

Durch Rechtsklicken auf die Anbieterinformation können Sie direkt zur verbundenen Adresse springen oder
das Telefonwahlfenster öffnen, um den Anbieter anzurufen. Außerdem lassen sich in dieser Ansicht
Objektdaten bearbeiten, neue Unterobjekte hinzufügen oder vorhandene löschen. Über dem Profilformular
wird die Art der Profilansicht angezeigt: Flächenaufteilung, Verkauf oder Vermietung. Falls mehrere
Vertriebsarten angelegt wurden, können Sie durch Klicken auf diese Schaltflächen zwischen den
Vertriebsart-Ansichten wechseln.
Der untere Teil des Formulars enthält die Tabelle für Flächendefinitionen. Der Aufbau dieser Tabelle und die
Eingabemöglichkeiten sind vom Objektprofil abhängig, das im Objektbaum gewählt wird.
Nachdem Sie die Registerkarte mit der Profilansicht eines Objekts geöffnet haben, stehen in der Menüleiste
folgende Befehle zur Bearbeitung des Objekts zur Verfügung:
Befehle im Menü Datei
Menübefehl
Neu
Speichern
Abbrechen
Funktion/Beschreibung
Mit diesem Befehl starten Sie das Anlegen eines neuen Objekts.
Speichert das aktuell bearbeitete Objekts.
Bricht die Bearbeitung des aktuellen Objekts ab und schließt es.
Objekteinstellungen Öffnen ein Dialogfeld, in dem die Basiswährung und die
objektspezifischen Zugriffsrechte eingestellt werden können.
Objekt kopieren
Objekt löschen
Drucken
Kopiert das aktuell geöffnete Objekt in die Zwischenablage.
Löscht das aktuell geöffnete Objekt.
Öffnet das "Drucken"-Dialogfeld mit folgenden Optionen: Objektliste
drucken (hier können Vorlagen gewählt werden, die im Modul "Vorlagen"
erstellt wurden), und Aktivitäten/Aufgaben zum Objekt drucken. Die Listen
werden vor dem Drucken in Microsoft Word angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass ein Objekt nur dann gelöscht werden kann, wenn dessen
Internetbereitstellung beendet ist. Dies gilt auch für eventuell vorhandene Unterobjekte.
Übertragen Sie in diesem Fall erst eine Löschung an sämtliche betreffende Börsen.
Anschließend kann das Objekt über den Löschen-Befehl im Menü Datei entfernt werden.
Befehle im Menü Ansicht
Menübefehl
Automatische Anordnung
erzwingen
Funktion/Beschreibung
Mit diesem Befehl werden die Objektfelder unabhängig vom eingestellten
Objektprofil der Reihe nach angeordnet.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 165 von 351

Befehle im Menü Extras
Menübefehl
Info Bearbeitung
Preisänderungs-Protokoll
PLZ-Auskunft
Gebietsauswahl
Funktion/Beschreibung
Öffnet ein Fenster mit folgenden Informationen zum Objekt: Letzte Aktion,
Erstellungsdatum und -uhrzeit, Ersteller inkl. Filiale, Datum und Uhrzeit
der letzten Änderung und letzter Bearbeiter inkl. Filiale.
Öffnet ein Fenster mit der tabellarischen Übersicht aller Preise des aktuell
gewählten Objekts und Administrations-Informationen.
Öffnet das Fenster der Postleitzahlen-Datenbank.
Öffnet das Fenster der Gebietsdatenbank.
Vorhandene Objekte in der Profilansicht bearbeiten
Zur Bearbeitung eines Objekts klicken Sie im Objektbaum auf den Objektnamen und wählen rechts oben im
Datenbereich die gewünschte Profilansicht. (Nur wenn verschiedene Vertriebsarten definiert wurden, können
Sie die Ansicht wechseln.) Geben Sie in den Subregistern, der Flächentabelle und im Abschnitt
Vertriebsinfos die neuen bzw. zu ändernden Daten ein. Sie können für jedes Objekt eine zusätzlichen
Verkaufs- oder Vermietungs-Datensatz anlegen, wenn bisher nur eine bzw. keine Vertriebsart vorhanden ist.
Um eine weitere Vertriebsart zuzuweisen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Objekt in der
Baumstruktur das Kontextmenü, wählen Verkauf anlegen bzw. Vermietung anlegen und geben die
entsprechenden Detaildaten, Vertriebsinformationen und Flächenwerte ein. Klicken Sie anschließend in der
Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Änderungen übernommen werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 166 von 351

4.5.2 Bilder verwalten
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers den Befehl Objekt > Bilder/Video-Links, nachdem
Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht
aller Bilder, die für das selektierte Objekt hinterlegt wurden. Sie können vorhandene Bilder bearbeiten und
verwalten, neue Bilder hinzufügen oder vorhandene entfernen.
Abb. 4.4.2-1: Die Registerkarte für die Verwaltung der Bilder zu einem Objekt.
Sobald Sie in der Liste der bereits vorhandenen Bilder ein Element selektieren, werden im rechten Abschnitt
des Datenbereichs die zugehörigen Detailinformationen angezeigt: Bildname, Ansicht-Kategorie und
Indexnummer (änderbar), sowie Erfassungsdatum, Bildgröße in KBytes und in Pixel. Wenn das gewählte
Bild (bzw. die Ansicht und der Indexwert) bereits in einer Börsenkonfiguration enthalten ist, steht das
Kontrollkästchen Internetfreigabe zur Verfügung, mit dem Sie die Freigabe bestätigen oder widerrufen
können. Durch Anklicken des Links Details zu den einzelnen Internetbörsen wird ein Dialogfeld geöffnet, das
detaillierte Informationen zur Übertragung des gewählten Bilds auf den eingerichteten Internetbörsen anzeigt.
Zum Anzeigen einer vergrößerte Bildansicht aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bildvorschau rechts unten
auf der Registerkarte. Durch Klicken auf die Schaltfläche Vollbild erhalten Sie eine Originalgrößen-
Bildansicht in einem separaten Fenster. (Das Vollbild-Fenster wird durch Drücken der ESC-Taste oder
Klicken auf das Schließfeld des Fensters wieder geschlossen).
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 167 von 351

Zum Hinzufügen eines neuen Bilds klicken Sie in der Symbolleiste auf Hinzufügen. Daraufhin wird das
"Datei öffnen"-Dialogfeld angezeigt. Sofern Sie einen TWAIN-kompatiblen Scanner angeschlossen haben, ist
in der Symbolleiste das Scanner-Symbol aktiviert. Klicken Sie auf das Symbol, wenn Sie ein neues Bild
einscannen möchten. Sie können Bilder auch mit Drag & Drop aus dem Windows-Explorer direkt auf diese
estateOffice-Registerkarte verschieben. Auf diese Weise lassen sich auch mehrere selektierte Bilder
gleichzeitig übernehmen. Zum Löschen einer Bildzuordnung markieren Sie das Bild in der Bilderliste und
klicken in der Symbolleiste auf Löschen.
Legen Sie die Details für ein neues Bild fest, indem Sie im Feld Bezeichnung einen Namen vergeben und in
den Dropdown-Feldern Ansicht und Index eine Ansichtskategorie sowie den nächsten freien Indexwert
wählen. Berücksichtigen Sie dabei die durch Ihre Börsenkonfigurationen vorgegebene Struktur der
Objektpräsentation.
Im Kontextmenü stehen folgende Befehle zur Auswahl:
Befehl/Option
Öffnen
Öffnen mit
Hinzufügen
Ändern
Bearbeiten
Kopieren
Einfügen
Löschen
Ansicht
Beschreibung
Zeigt das gewählte Bild in einem neuen Fenster an.
Zeigt ein Dialogfeld zur Auswahl einer Bildbearbeitungssoftware an und
öffnet das gewählte Bild mit diesem Programm.
Zeigt das "Datei öffnen"-Dialogfeld zur Auswahl eines neuen Bilds an.
Zeigt das "Datei öffnen"-Dialogfeld zur Auswahl eines Bilds an, dass das
gewählte Bild ersetzen soll.
Öffnet ein Fenster, in dem Sie die Bildgröße und -ansicht bearbeiten
können.
Kopiert das aktuell gewählte Bild in die Zwischenablage.
Fügt ein in die Zwischenablage kopiertes Bild beim gewählten Objekt ein.
Löscht das aktuell gewählte Bild nach Bestätigungsaufforderung.
In diesem Submenü können Sie die Optionen zur Darstellung der
Bilderliste wählen.
Alle Bilder, die Sie hinzufügen, werden als Kopie hinterlegt und bearbeitet. Das Original wird nicht
verschoben und bleibt unverändert.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie Änderungen an der Bilderzuordnung eines
Objekts vorgenommen haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 168 von 351

4.5.3 Exposés verwalten
Zur Verwaltung von Exposés zu einem Objekt führen Sie eine Kurzsuche aus, selektieren das Objekt in der
Suchergebnisliste und wählen in der Navigationsleiste Objekt > Exposés. Mit den Funktionen und Optionen
auf dieser Registerkarte können Sie neue Exposés (aus Vorlagen) erstellen und vorhandene Exposés
zuordnen, aktualisieren, archivieren, neu generieren oder als PDF betrachten.
Abb. 4.4.3-1: Die Registerkarte zur Exposé-Verwaltung mit einem in MS-Word geöffneten Exposé.
Der Datenbereich enthält rechts neben dem Objektbaum eine Übersichts-Liste aller Exposés, dei dem
aktuell im Objektbaum gewählten Objekt zugeordnet wurden. Weiter unten befinden sich fünf Links für
verschiedene Verwaltungsbefehle (die auch im Kontextmenü verfügbar sind). Wenn dem aktuellen im
Objektbaum gewählten Objekt noch kein Exposé zugeordnet wurde, starten Sie die Exposéverwaltung,
indem Sie zunächst ein neues Exposé aus einer Vorlage erstellen oder ein bereits vorbereitetes Exposé
zuordnen. Falls schon Exposés zugeordnet sind, selektieren Sie ein Exposés in der Übersichts-Liste, um
die Verwaltungs- und Bearbeitungsoptionen auf der Registerkarte zu aktivieren.
Die Symbolleiste dieser Modulansicht enthält die zusätzlichen Schaltflächen Neues Exposé, Exposé
zuordnen, Exposé öffnen, Eigenschaften und Exposé löschen. Ihre Funktionalität ist identisch mit den
entsprechenden Befehlen im Kontextmenü.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 169 von 351

Das Kontextmenü zu dieser Registerkarte bietet folgende Befehle und Optionen:
Befehl/Option
Neu
Zuordnen
Öffnen
Felder aktualisieren
Neu generieren
Archivieren
PDF öffnen
Dokument Historie
Löschen
Ansicht
Eigenschaften
Beschreibung
Öffnet das Dialogfeld "Neues Exposé anlegen". Wählen Sie eine
Exposéart, eine Vorlage und die gewünschten Druckoptionen. Klicken Sie
auf OK, um das neue Exposé anzulegen und in MS Word zu öffnen.
Zeigt das Dialogfeld "Öffnen" an, in dem Sie ein vorbereitetes Dokument
als Exposé auswählen können. Standardmäßig sind Exposés im
estateOffice-Ordner unter /Dokumente/ Exposés/ gespeichert.
Öffnet das in der Liste gewählte Exposé in Microsoft Word.
Aktualisiert die als aktualisierbar gekennzeichneten Felder des gewählten
Exposés. Wenn zwischenzeitlich keine Objektdaten geändert wurden,
erfolgt keine Aktion.
Generiert das Exposé komplett neu. Dabei werden alle Felder mit den
neuen Daten überschrieben.
Archiviert das gewählte Exposé im PDF-Format, sofern ein PDF-Printer
installiert ist. Andernfalls wird das Exposé als Word-Dokument archiviert.
Öffnet das gewählte Exposé mit dem PDF-Viewer.
Öffnet ein Fenster mit der Liste aller archivierten Exposé-Versionen.
Löscht das gewählte Exposé nach Bestätigungsaufforderung.
In diesem Submenü können Sie die Dateiansicht-Optionen für die
tabellarische Liste der Exposés einstellen.
Öffnet ein Dialogfeld mit Angaben zu Exposéart, verwendeter Vorlage und
den gewählten Druckoptionen.
In der Exposé-Verwaltung müssen Sie Exposés nur dann aktualisieren, wenn Sie die automatische
Aktualisierungsanfrage nach einer Objektbearbeitung (an anderer Stelle) abgelehnt haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 170 von 351

4.5.4 Aktivitäten zu Objekten verwalten
Zur Verwaltung Ihrer Aktivitäten zu einem Objekt klicken Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers
auf Objekt > Aktivitäten, nachdem Sie das Objekt geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte können
Sie vorhandene Aktivitäten bearbeiten, neue Folgeaktivitäten, Folgeaufgaben oder -termine hinzufügen und
direkt die Bearbeitungsansicht aller zugeordneten Dokumente, Objekte und Adressen öffnen.
Abb. 4.4.4-1: Die Registerkarte für die Verwaltung der Aktivitäten zu Objekten.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält rechts neben dem Objektbaum eine tabellarische Übersicht
aller Aktivitäten zum aktuell gewählten Objekt. Unterhalb der Liste sind die Gesamtkosten der Aktivitäten
angegeben. Mit der Filterliste im Tabellenkopf können Sie die Aktivitäten-Übersicht nach Betreuer,
Vertriebsart, Aktion usw. filtern. Die Anzeige der Filterliste und die Auswahl der Filterkriterien legen Sie mit
den entsprechenden Befehlen im Kontextmenü fest.
Sind bisher keine Aktivitäten zum gewählten Objekt vorhanden und Sie möchten eine neue Aktivität
erstellen, klicken in der Symbolleiste auf Neu. Daraufhin wird die Registerkarte zum Anlegen einer neuen
Aktivität geöffnet.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 171 von 351

Andernfalls selektieren eine Aktivität und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü, um einen der
folgenden Befehle auszuführen:
Befehl/Option
Neue Aktivität erfassen
Öffnen
Zugeordnete Dokumente
öffnen
Sprung zu [Adresse]
Sprung zu [Objekt]
Folgeaktivität erstellen
Folgeaufgabe erstellen
Folgetermin erstellen
Löschen
Filterliste anzeigen
Liste definieren...
Gruppieren
Beschreibung
Öffnet die Registerkarte "Aktivität" zum Erfassen einer neuen Aktivität für
das aktuell gewählte Objekt.
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Aktivität.
Dieses Submenü enthält einen Eintrag für jedes zugeordnete Dokument
des aktuellen Objekts. Wenn Sie ein Dokument auswählen, wird es in der
verknüpften Anwendung zur Bearbeitung geöffnet.
Für jede Adresse, die zur gewählten Aktivität vorliegt, enthält das
Kontextmenü eine Instanz dieses Befehls. Wenn Sie eine Adresse
auswählen, wird sie im Adressmanager in der Detailansicht geöffnet.
Für jedes Objekt, das zur gewählten Aktivität vorliegt, enthält das
Kontextmenü eine Instanz dieses Befehls. Wenn Sie ein Objekt
auswählen, wird es in der Profilansicht geöffnet.
Öffnet die Registerkarte "Aktivität" zum Erstellen einer Folgeaktivität für
die aktuell gewählte Aktivität. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden
übernommen.
Öffnet die Registerkarte "Aufgabe" zum Erstellen einer neuen Aufgabe für
die aktuell gewählte Aufgabe. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden
übernommen. Anschließend wird sie in der Aufgabenübersicht des
Moduls "Planer" eingetragen.
Öffnet die Registerkarte "Termin" zum Erfassen eines neuen Termins für
den aktuell gewählten Termin. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden
übernommen. Der neue Termin wird automatisch in die Terminübersicht
des Moduls "Planer" übernommen.
Löscht die aktuell gewählte Aktivität.
Schaltet die Anzeige der Filterliste ein bzw. aus.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Aktivitäten-
Übersicht festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Aktivitäten-Übersicht ein bzw. aus.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 172 von 351

4.5.5 Verbindungen von Objekten verwalten
Wählen in der Navigationsleiste Objekt>Verbindungen, nachdem Sie ein oder mehrere Objekte selektiert
oder geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller zugehörigen
Verbindungen und können diese bearbeiten, löschen oder neue Verbindungen anlegen.
Abb. 4.4.5-1: Die Registerkarte zur Verwaltung der Verbindungen von Objekten.
Der Datenbereich dieser Registerkarte rechts neben dem Objektbaum eine tabellarische Übersicht aller
Verbindungen, die zum aktuell in der Baumstruktur gewählten Objekt angelegt wurde. Mit der Filterliste im
Tabellenkopf können Sie die Übersicht nach Verbindungen zu Adressen, anderen Objekten und nach
Verbindungsart filtern. (Evtl. müssen Sie die Anzeige der Filterliste erst im Kontextmenü aktivieren).
Um die Details einer Verbindung anzuzeigen doppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Liste. Daraufhin wird
das Formular mit der Verbindungsdefinition geöffnet. Wenn Sie eine neue Verbindung erfassen möchten,
klicken in der Symbolleiste auf Neu. Damit wird das leere Formular zum Anlegen einer neuen Verbindung
angezeigt.
Um einen Ansprechpartner telefonisch zu kontaktieren öffnen Sie das Kontextmenü bei der gewählten
Verbindung und klicken auf die Option Anruf bei. Ihr System muss hierzu die TAPI-Funktionalität
unterstützen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 173 von 351

Zum Bearbeiten einer bestehenden Verbindung markieren Sie in der Baumstruktur ein Objekt und
selektieren in der Übersichts-Liste eine Verbindung. Dann öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü
und verwenden einen der folgenden dort angebotenen Befehle:
Befehl/Option
Neue Verbindung erfassen
Aktivität erzeugen
Öffnen
Sprung zu [Adresse]
Filterliste anzeigen
Liste definieren...
Gruppieren
Nachweisliste für
Eigentümer...
Löschen
Beschreibung
Öffnet das Formular zum Erfassen einer neuen Verbindung.
Öffnet das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität mit Verknüpfung
zur Adresse.
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Verbindung.
Öffnet den Adressmanager mit der Detailansicht der verbundenen
Adresse.
Schaltet die Anzeige der Filterliste ein bzw. aus.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Aktivitäten-
Übersicht festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Verbindungen-Übersichtsliste ein
bzw. aus.
Öffnet das Fenster zur Erstellung einer Aktivitäten-Nachweisliste für den
Eigentümer des gewählten Objekts.
Löscht die aktuell gewählte Verbindung.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitungen legen Sie eine neue Verbindung an.
Neue Verbindung im Objektmanager anlegen
1. Öffnen Sie im Objektmanager Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekt > Verbindungen,
um die Registerkarte "Verbindungen" anzuzeigen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu oder wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Neue
Verbindung erfassen. Daraufhin wird das Formular zur Erfassung einer neuen Verbindung angezeigt.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Verbindungsart den Typ (Eigentümer, Käufer usw.) der Adresse aus,
die mit dem Objekt verbunden werden soll.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Beziehung die Art der Adressbeziehung (Anbieter oder Mieter) aus.
5. Klicken Sie auf Auswählen links neben dem Feld Adresse oder öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf
diesem Feld das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl Adresse suchen. Daraufhin wird das Fenster
"Adresse suchen" eingeblendet.
6. Führen Sie eine Adresssuche aus und klicken Sie auf OK, um die Adresse zu übernehmen und das
Fenster zu schließen.
7. Ändern Sie ggf. den vorgegebenen Status und tragen Sie eine Bemerkung ein.
8. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol vor Provision, wenn Sie die Provisionsvereinbarung für den
Auftrag/Kunden hier eingeben wollen. Verwenden Sie die angebotenen Optionsfelder.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die Verbindung übernommen wird, und klicken Sie
anschließend in der Symbolleiste auf Zurück, um zur Registerkarte mit der Übersichtsliste aller
Verbindungen zurückzukehren.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitung erstellen Sie eine Aktivitäten-Nachweisliste.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 174 von 351

Aktivitäten-Nachweisliste im Objektmanager erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekt >
Verbindungen.
2. Selektieren Sie in der Übersichts-Liste eine Verbindung und wählen Sie aus dem Kontextmenü den
Befehl Nachweisliste für Eigentümer. Daraufhin wird das Fenster "Nachweisliste für Eigentümer"
geöffnet. Im oberen Abschnitt werden Name und Adresse des Eigentümers und des Objekts angezeigt.
Der untere Abschnitt besteht aus vier Subregistern für die Optionen der Nachweiserstellung.
3. Wählen Sie im ersten Subregister im Aktionen-Auswahlfeld die durchgeführten Aktivitäten, legen Sie
einen Zeitraum fest und klicken Sie auf Weiter, um das nächste Subregister Optionen zu aktivieren.
4. Wählen Sie eine vorhandene Word-Vorlage für das Nachweisdokument oder klicken Sie auf Neu, um
eine neue Vorlage mit Word zu erstellen. Legen Sie anschließend die zeitliche Sortierung der Aktionen
fest und klicken Sie auf Weiter, um das nächste Subregister zu aktivieren.
5. Wählen Sie die gewünschten Optionen für den Druck und Versand der Nachweisliste.
Hinweis: Wenn Sie E-Mail-Versand wählen, muss MS Outlook geöffnet sein. Zusätzlich können Sie eine
Aktivität anlegen. Klicken Sie anschließend auf Fertigstellen.
6. Daraufhin wird das Subregister Erstellen geöffnet und ein Fenster mit der Anfrage eingeblendet, ob das
Druckdatum nach dem Erstellen der Liste aktualisiert werden soll. Nachdem Sie die Anfrage
beantwortet haben, wird die Liste erzeugt, in Microsoft Word angezeigt sowie gedruckt und versendet,
falls Sie die entsprechenden Optionen gewählt haben.
7. Speichern Sie die Nachweisliste und schließen Sie Word, um zum Fenster "Nachweisliste für
Eigentümer" zurückzukehren.
8. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster "Nachweisliste für Eigentümer" zu schließen und zur
Registerkarte "Verbindungen" zurückzukehren.
Abb. 4.4.5-2: Das Fenster zur Erstellung einer Nachweisliste für den Eigentümer.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 175 von 351

4.5.6 Angebote zu Objekten verwalten
Wählen in der Navigationsleiste Objekt > Angebote, nachdem Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet haben.
Auf dieser Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller zugehörigen Angebote. Sie können die
Detailansichten von Angeboten oder die Profilansicht zugeordneter Adressen oder des Objekts aufrufen und
eine Angebots-Nachweisliste drucken.
Abb. 4.4.6-1: Die Registerkarte für die Verwaltung der Angebote zu Objekten.
Wählen Sie im Objektbaum ein Objekt, um alle dazu erstellten Angebote aufzulisten. Aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Angebote untergeordneter Objekte anzeigen oberhalb der Tabelle, wenn auch diese
einzubezogen werden sollen. Durch Anklicken der Schaltfläche Details einblenden unterhalb der Tabelle
werden die Details selektierter Angebote eingeblendet.
Zum Drucken einer Angebots-Nachweisliste klicken Sie in der Symbolleiste auf Drucken und wählen die
gewünschten Optionen im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld. Hier können Sie auch eine Dokumentvorlage
auswählen, sofern diese vorher im Modul "Vorlagen" unter Angebotslisten erstellt oder importiert wurde. Die
Nachweisliste kann nur gedruckt und nicht bearbeitet werden, daher erscheint nach dem automatischen
Öffnen in Word direkt das Drucken-Dialogfeld.
Mit den Befehlen im Kontextmenü können Sie direkt zur Detailansicht des Objekts oder der verbundenen
Adresse eines Angebots springen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 176 von 351

4.5.7 Dokumente zu Objekten verwalten
Wählen Sie in der Navigationsleiste Objekt > Dokumente, nachdem Sie ein Objekt im Objektmanager
selektiert oder geöffnet haben. Wählen Sie im Objektbaum ein Objekt, um alle zugeordneten Dokumente
aufzulisten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumente untergeordneter Objekte anzeigen oberhalb der
Tabelle, wenn auch diese einzubezogen werden sollen. Es werden sämtliche Dokumente aufgeführt, die Sie
bei der Angebots- und Korrespondenzerstellung oder mit den Verwaltungsbefehlen für Exposés und
Dokumente hinzugefügt haben. In dieser Modulansicht können Sie Dokumente und Dateien zur Bearbeitung
öffnen oder löschen, neue Dokumente/Dateien zuordnen, Dokumente einscannen oder die
Zuordnungskategorie von Dokumenten und Dateien ändern.
Abb. 4.4.7-1: Die Registerkarte für die Verwaltung der Dokumente zu Objekten.
Wenn Sie ein Dokument in der Übersichtstabelle selektieren, werden darunter die jeweiligen Attribut-Details
angezeigt. Mit der Filterliste im Tabellenkopf der Übersichtsliste lassen sich alle Einträge nach Stichworten,
Dokument-Kategorien, Zuordnungstyp usw. filtern. Durch Klicken auf das Filtersymbol hinter einem
Spaltennamen wird eine Dropdown-Liste eingeblendet, in der Sie weitere Filterbedingungen wählen können.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 177 von 351

Verwenden Sie die Schaltflächen in der Symbolleiste oder die Befehle aus dem Kontextmenü zur
Verwaltung der zugehörigen Dokumente. Im Kontextmenü stehen folgende Befehle zur Auswahl:
Befehl/Option
Neues Dokument zuordnen
Neues Dokument scannen
Öffnen
Löschen
Eigenschaften
Liste definieren
Gruppieren
Beschreibung
Zeigt das "Datei öffnen"-Dialogfeld zur Auswahl eines neuen Dokuments
an.
Öffnet ein Fenster zum Starten des Scan-Vorgangs. Dieser Befehl ist nur
auswählbar, wenn Sie ein TWAIN-kompatibles Gerät zum Scannen
eingerichtet haben.
Öffnet das aktuell gewählte Dokument zur Bearbeitung mit dem
verknüpften Programm.
Löscht das aktuell gewählte Dokument (nach Bestätigungsaufforderung).
Öffnet ein Fenster, in dem Sie die Zuordnungskategorie des aktuell
gewählten Dokuments ändern können.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Übersichtsliste festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Übersichtsliste ein bzw. aus.
In der Symbolleiste sind folgende zusätzlichen Schaltflächen verfügbar:
Schaltfläche
Zuordnen
Scannen
Öffnen
Eigenschaften
Beschreibung
Zeigt das "Datei öffnen"-Dialogfeld zur Auswahl eines neuen Dokuments
an.
Öffnet ein Fenster zum Starten des Scan-Vorgangs.
Öffnet das aktuell gewählte Dokument zur Bearbeitung mit dem
verknüpften Programm.
Blendet ein Fenster ein, in dem der Titel des gewählten Dokuments
angezeigt wird und die Dokument-Kategorie geändert werden kann.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 178 von 351

4.5.8 Termine und Aufgaben zu Objekten verwalten
Klicken Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers auf Objekt > Termine&Aufgaben, nachdem Sie ein
Objekt selektiert oder geöffnet haben. Wählen Sie dann im Objektbaum ein Objekt. Auf der angezeigten
Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller zugeordneten Termine und Aufgaben und können diese zur
Bearbeitung öffnen, neue Termine und Aufgaben erstellen sowie Folgetermine, -aufgaben oder -aktivitäten
erfassen.
Abb. 4.4.8-1: Die Registerkarte für die Verwaltung von Terminen und Aufgaben zu Objekten.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält tabellarische Listen der Termine und Aufgaben, die zum
aktuell in der Baumstruktur gewählten Objekt erstellt wurden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Termine
aller untergeordneten Objekte anzeigen oberhalb der Tabelle, wenn auch diese einzubezogen werden sollen.
Wenn Sie auf das Filtersymbol hinter einem Tabellen-Spaltentitel klicken wird eine Dropdown-Liste
eingeblendet, in der Sie Filterbedingungen für die Spalte festlegen können.
Zur Bearbeitung eines Termins oder einer Aufgabe selektieren Sie das Element in der jeweiligen
Übersichtsliste und verwenden die Schaltflächen in der Symbolleiste oder die Befehle aus dem
Kontextmenü.
Weitere Informationen zu den verfügbaren Terminoptionen finden Sie im Kapitel "Arbeiten mit dem Planer"
unter Verwendung von Terminoptionen.
Mit den Funktionen zur Termin- bzw. Aufgabenerstellung auf dieser Registerkarte wird dieselbe
Modulansicht geöffnet wie durch Auswahl der Aktionsbefehle Termin vereinbaren und Aufgabe erstellen in
der Navigationsleiste, und die Vorgehensweise entspricht den Beschreibungen für diese Aktionsbefehle.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 179 von 351

Im Kontextmenü stehen folgende Befehle zur Auswahl:
Befehl/Option
Neuen Termin erfassen/
Neue Aufgabe erfassen
Folgeaktivität erfassen
Folgetermin erfassen
Folgeaufgabe erfassen
Öffnen im Planer
Liste definieren
Gruppieren
Beschreibung
Je nachdem, auf welcher Übersichtsliste Sie einen Rechtsklick ausführen,
enthält das Kontextmenü entweder den Befehl Neuen Termin
erfassen oder Neue Aufgabe erfassen. Entsprechend wird entweder das
Formular zur Erfassung eines neuen Termins oder einer neuen Aufgabe
geöffnet, sobald Sie einen dieser Befehle wählen.
Öffnet das Formular zur Erfassung einer Folgeaktivität für die gewählte
Aktivität. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Öffnet ein Formular zum Erstellen eines Folgetermins für den gewählten
Termin. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Öffnet das Formular zur Erfassung einer Folgeaufgabe für die gewählte
Aufgabe. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Öffnet die Detailansicht des gewählten Termins bzw. der gewählten
Aufgabe im Planer-Modul.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Übersichtslisten festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Übersichtslisten ein bzw. aus.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 180 von 351

4.5.9 Muster-Anforderungen zu Objekten
Mit dieser estateOffice-Funktion können Sie zu jedem Objekt ein Muster-Gesuch erstellen. Die Funktion
wird verwendet, um für jede Anfrage, die aufgrund einer Offerte eingeht, ein Gesuch ("Anforderung") zu
erzeugen, das auf ausgewählten Kriterien des nachgefragten Objekts basiert. Wählen Sie in der
Navigationsleiste des Objektmanagers Objekt > Anforderungen, nachdem Sie ein Objekt selektiert oder
geöffnet haben.
Abb. 4.4.9-1: Das Formular zur Erstellung einer Muster-Anforderung für ein Objekt.
Wenn Sie auf dieser Registerkarte ein Objekt im Objektbaum selektieren, wird das Formular der
zugehörigen Muster-Anforderung angezeigt, sofern bereits vorhanden. Andernfalls erscheint der Hinweis,
dass noch keine Anforderung beim Objekt hinterlegt ist.
Die Muster-Anforderung wird aus den Profildaten des selektierten Objekts erstellt. Sie wird verwendet, um in
der Datenbank eine kriterienbasierte Zuordnung zwischen einer Offerte und einer Anfrage herzustellen.
Beispiel: Angenommen, Sie erhalten eine Anfrage für ein Objekt, das Sie auf einer Internetbörse
angeboten haben. Die Anfrage geht per E-Mail ein, und Sie speichern die Adresse des Interessenten im
Adressmanager. Standardmäßig werden Sie schon bei der Adressspeicherung nach der Folgeaktion gefragt
und können mit der Option Automatische Erfassung der Anforderung vom Objekt die Verbindung zum
nachgefragten Objekt herstellen. Alternativ wählen Sie nach dem Speichern der Adresse ohne direkte
Folgeaktion im Adressmanager den Befehl Anforderung > Neu > Neu vom Objekt und verwenden die Muster-
Anforderung des nachgefragten Objekts, um sie bei der Anfrage in der Datenbank zu speichern - und damit
die Verbindung zwischen der neuen Adresse und dem nachgefragten Objekt in der Datenbank herzustellen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 181 von 351

Muster-Anforderung für ein Objekt erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekt >
Anforderungen.
2. Selektieren Sie im Objektbaum ein Objekt und klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu. Daraufhin wird
das Formular für die Muster-Anforderung auf Basis des Anforderungsprofils für die Vertriebsart des
Objekts angezeigt. Alle Felder, die bei der Objekterfassung ausgefüllt wurden, haben bereits einen
Eintrag.
3. Füllen Sie bei Bedarf die leeren Kriterienfelder des Formulars aus. Felder mit Mehrfachauswahl
erkennen Sie am grünen Punkt rechts unten im Feld, der eingeblendet wird, wenn Sie die Maus darüber
platzieren. Bei allen Mehrfachauswahl-Feldern können Sie mit einem Rechtsklick einen Auswahldialog
zur Selektion von Feldelementen einblenden.
4. Vor jedem Feld steht ein vertikaler Farbbalken, mit dem Sie die Ausschlussbedingung für dieses
Kriterium festlegen. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den Farbbalken das Kontextmenü und wählen
Sie, ob das Anforderungskriterium zutreffen muss, zutreffen darf oder nicht zutreffen darf. Anschließend
wird der Farbbalken grün (muss), gelb (kann) oder orange (darf nicht) angezeigt und reflektiert damit die
gewählte Bedingung.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie alle gewünschten Kriterien und
Bedingungen festgelegt haben.
Zum Löschen einer Muster-Anforderung klicken in der Symbolleiste auf Löschen, sobald die Registerkarte
mit dem Anforderungsformular angezeigt wird.
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4.5.10 Objektbereitstellung und -export
Mit den Internet-Funktionen des Objektmanagers stellen Sie Ihre Objektangebote für die Vermarktung auf
Immobilienbörsen bereit. Außerdem können hier einzelne Objekte direkt auf mehrere ausgewählte Börsen
exportiert werden, nachdem letzte Änderungen vorgenommen worden sind.
Hinweis: Für die Internetübertragung Ihres gesamten Objektportfolios oder ausgewählter Objekte sollten Sie
die Funktionen zur Internetübertragung im Modul "Tools" verwenden. Dort werden die Übertragungsdetails
Ihrer Objektportfolios für alle Börsen dargestellt und können bearbeitet werden.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers Objekt > Internet, nachdem Sie ein Objekt
selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin wird die Registerkarte "Objektbereitstellung" angezeigt.
Abb. 4.4.10-1: Die Registerkarte Objektbereitstellung.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält rechts neben dem Objektbaum eine Liste der vorkonfigurierten
Börsen und Hyperlinks zum Anzeigen der Übertragungshistorie.
Wählen Sie im Objektbaum ein Objekt, das Sie auf einer oder mehreren Börsen anbieten möchten.
Markieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Namen der gewünschten Börse(n), um es zur Übertragung auf
die Börse(n) bereitzustellen. Falls für eine gewählte Börse noch keine Konfiguration hinterlegt wurde, die
Pflichtfeldzuordnung für das aktuelle Objekt unvollständig ist oder einige Felder unzulässige Werte
enthalten, wird ein Hinweis angezeigt. Sie können den Vorgang erst fortsetzen, nachdem Sie die Fehler
überprüft und berichtigt haben.
Sollte beim Setzen der Freigabe-Markierung ein Hinweis erscheinen, dass nicht alle Pflichtfelder zugeordnet
sind, können Sie durch die weiter unten beschriebene individuelle Konfiguration den fehlenden Eintrag
hinzufügen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 183 von 351

Wenn Sie auf den Link Übertragungshistorie für Börse... hinter dem Borsennamen klicken, wird das Fenster
mit der Historie des Objekts für die gewählte Börse angezeigt. In diesem Fenster können Sie prüfen, wann
das Objekt zuletzt bereitgestellt oder exportiert wurde und welcher Benutzer den Vorgang ausgeführt hat.
Abb. 4.4.10-2: Die Übertragungshistorie.
Sobald Sie auf der Registerkarte "Objektbereitstellung" die Freigabe-Markierung bei einem Börsennamen
setzen, wird unterhalb der Kontrollkästchen-Liste für diese Börse ein Info-Abschnitt angezeigt. Im Abschnitt-
Titel ist neben dem Börsennamen das Datum der letzten Übertragung und der letzten Änderung angegeben.
Klicken Sie auf den Doppelpfeil am Anfang des Abschnitt-Titels, um die Anzeige zu erweitern und die
Börsendetails einzusehen.
Jeder Börsen-Abschnitt enthält eine tabellarische Liste der konfigurierten Felder und Zuordnungen. Hier
können Sie eine individuelle Börsenkonfiguration definieren, indem Sie Ergänzungen und Korrekturen an der
Übertragungskonfiguration für das Objekt vornehmen.
Abb. 4.4.10-3: Individuelle Objektkonfiguration bei Bereitstellung (hier für die Immowelt-Erweiterung).
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 184 von 351

Individuelle Konfiguration für den aktuellen Export eines Objekts
Angenommen, Sie möchten eine neue, weitere Foto-Ansicht zur Präsentation des Objekts hinzufügen, die
noch nicht in den Objekt-Profildaten enthalten ist. Klicken Sie auf den Doppelpfeil am Anfang des Info-
Abschnitts der jeweiligen Börse, um die Anzeige zu erweitern und die Börsendetails einzusehen. Dann
stellen Sie in der Filterzeile die Ansicht auf Nur Objektfelder ein, erweitern die Anzeige der einzelnen
Tabellenabschnitte und suchen den Abschnitt Anhänge.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche hinter dem Abschnitt-Titel Anhänge. Dadurch wird eine neue Zeile
Eintrag...Noch nicht definiert am Ende des Abschnitts Anhänge eingefügt. Blättern Sie zu dieser neuen
Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Zeilentitel. Nun wird ein Fenster eingeblendet, mit dem
Sie das neue Bild auswählen können.
Wenn Sie beispielsweise auf der Börse einen anderen Kauf- oder Mietpreis eintragen möchten als den im
Objektprofil hinterlegten, suchen Sie in der Felderliste des Tabellenabschnitts Preise das entsprechende
Preisfeld (bzw. filtern die Anzeige durch Eingabe des Feldnamens im Feld filtern:), ändern die
Feldzuordnung auf Fester Wert und geben den gewünschten Preis direkt ein.
Abb. 4.4.10-4: Individuelle Übertragungs-Konfiguration - Zuordnung eines festen Werts.
Diese Vorgehensweise zur nachträglichen individuellen Konfiguration eines Objekts können Sie
entsprechend für weitere Felder durchführen. Eine ausführliche Beschreibung der Schnittstellenfelder-
Konfiguration und Zuordnung von Werten finden Sie im KapitelestateOffice einrichten und anpassen unter
Einrichten einer Internetbörsen-Konfiguration.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 185 von 351

Börsenexport eines einzelnen Objekts im Objektmanager
Zum direkten Exportieren eines einzelnes Objekts auf eine oder mehrere Börsen markieren Sie die
gewünschten Börsen, selektieren Sie das Objekt im Objektbaum und klicken in der Symbolleiste auf
Börsenexport. Bestätigen Sie die Abfrage, ob die Objektänderungen an die Börsen übertragen werden
sollen. Daraufhin wird ein Dialogfeld eingeblendet, in dem Sie die Exportparameter festlegen und den
Vorgang starten können.
Abb. 4.4.10-5: Dialogfeld zum Börsenexport eines einzelnen Objekts.
Falls eine direkte Ausführung des Uploads nicht möglich ist, werden die Exportdaten in einer ZIP-Datei
verpackt gespeichert und es erscheint je nach gewählter Einstellung ein Fenster mit Details zu dieser
Aktion.
Wenn die Definition des zu exportierenden Objekts fehlerhaft ist, z. B. weil Pflichtfeld-Angaben fehlen oder
ein Feldinhalt nicht korrekt formatiert ist, erscheint ein entsprechender Warnhinweis und der Exportvorgang
wird abgebrochen.
Wichtig: Beim Börsenexport werden die Daten lediglich an den jeweiligen Empfänger (z. B. via FTP an ein
Immobilienportal) übertragen. Eine Gewähr für die Entgegennahme und Weiterverarbeitung der Daten beim
Empfänger kann jedoch nicht übernommen werden. Daher ist nach jeder Übertragung (Export) von Daten die
korrekte Verarbeitung und Darstellung der Angebotsdaten beim Empfänger zu überprüfen.
Im Dialogfeld "Börsenexport" wird für jede Börse eine Tabellenzeile mit folgenden Optionen angezeigt:
Spalte/Option
Beschreibung
Übertragen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit das Objekt an die
nachstehende Börse exportiert wird bzw. deaktivieren Sie das
Kontrollkästchen, wenn keine Übertragung an diese Börse stattfinden soll.
Börse
Status
Upload
Letzte Übertragung
Verzeichnis öffnen
Der Name der Börse, an die exportiert wird.
Zeigt den aktuellen Status des Objekts vor dem Export an.
Dies Option ist nur verfügbar, sofern in der Börsenkonfiguration (im
Systemmodul) eine direkte Übertragung an einen FTP-Server konfiguriert
und aktiviert wurde. Wenn die Option aktiviert ist, werden die Objektdaten
direkt an die jeweilige Börse übertragen, andernfalls werden die Daten in
einem ZIP-Archiv verpackt und lokal gespeichert.
Das Datum der letzten Übertragung des Objekts an die jeweilige Börse.
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird nach einem Export
ohne Upload ein Fenster geöffnet, das Informationen zur Speicherung des
ZIP-Archivs mit den Exportdaten enthält.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 186 von 351

4.5.11 Journal zu Objekten
Mit der Journal-Funktion erhalten Sie einen Überblick über alle bisher aufgezeichneten Termine, Aktivitäten
und Aufgaben zu einem Objekt. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers Objekt >
Journal, nachdem Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet haben.
Die gezeigte Tabellenansicht lässt sich durch Anklicken eines Spaltentitels nach der jeweiligen Spalte
sortieren. Außerdem kann über den Befehl Liste definieren festgelegt werden, welche Spalten bzw. Felder in
der Tabelle erscheinen sollen.
Abb. 4.4.11-1: Das Journal mit der Liste aller Termine, Aktivitäten und Aufgaben zu einem Objekt.
Mit einem Doppelklick auf einer Aktivität wird die Detailansicht angezeigt. Durch Doppelklicken auf einem
Termin- oder Aufgaben-Eintrag wird die Detailansicht des Elements im Planer-Modul geöffnet.
Wenn Sie mit einem Rechtsklick über einem Tabellenelement das Kontextmenü öffnen, stehen dort Befehle
zum Erstellen einer Folgeaktivität, einer Folgeaufgabe und eines Folgetermins zur Verfügung.
4.5.12 Objektänderungshistorie
Mit dieser Funktion lassen Sie sich sämtliche Änderungen an dem gewählten Objekt anzeigen. Klicken Sie
in der Menüleiste auf Extras > Änderungshistorie, nachdem Sie eine Adresse geöffnet haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 187 von 351

Abb. 4.4.12-1: Die Anzeige der Objektänderungshistorie.
Die in dieser Übersicht angezeigten Felder legen Sie in den Systemeinstellungen fest. Über das
Eingabefeld Filter können Sie jederzeit nach Feldinhalten suchen und die Anzeige der Einträge
übersichtlicher gestalten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 188 von 351

Arbeiten mit dem
Adressmanager
Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
Suchfunktionen des Adressmanagers
Adressen, Anforderungen und Verbindungen anlegen
Angebote erstellen
Aktionsbefehle des Adressmanagers
Adressen verwalten
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 189 von 351

Im Adressmanager befüllen und verwalten Sie Ihre Adressdatenbank. Alle Adressen zu
Immobilienangeboten und -gesuchen werden nach Adresstyp (Eigentümer, Mieter, Interessent usw.)
kategorisiert in der Datenbank gespeichert.
Mit den Befehlen und Funktionen des Adressmanagers starten Sie auch Ihren Arbeitsablauf für
Immobiliengesuche. Nach Erfassung der Adressen erstellen Sie detaillierte und klassifizierte
Beschreibungen der Gesuche und speichern diese als "Anforderungen". Dabei ermöglicht Ihnen die
vielseitige Funktionalität des estateOffice-Adressmanagers, differenzierte Anforderungsprofile für die
verschiedenen Vertriebsarten anzulegen.
Nachdem Sie Ihre Adressdatenbank befüllt und Anforderungsprofile erstellt haben, können Sie die
Datenbank nach passenden Objekten durchsuchen, Angebote erstellen und Ihre weiteren Aktivitäten
organisieren. Mit dem estateOffice-Adressmanager bearbeiten Sie auch alle eingehenden Anfragen für
offerierte Objekte. Die intelligente Datenbanksuche und weitere Sonderfunktionen des estateOffice-
Adressmanagers, z. B. die Gebietsdatenbank, unterstützen Sie bei der Suche nach geeigneten Objekten für
Interessenten und der systematischen Vertriebsrecherche.
Sie starten den Adressmanager entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der
Symbolleiste oder die Kachel Adressen auf dem Homescreen. Dieser enthält auch Kacheln für den direkten
Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Funktionen des Adressmanagers, Neue Adresse anlegen und
Objekte anbieten. Sie können mehrere Instanzen des Adressmanagers aufrufen, um mehrere Adressen und
Anforderungen gleichzeitig anzuzeigen und zu bearbeiten. Dazu enthält das Dropdown-Menü Home in der
Symbolleiste den Befehl Adressen / Neues Fenster. Durch Auswahl dieses Befehls wird eine weitere
Modulansicht des Adressmanagers auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
Nach dem Aufrufen des Adressmanagers stehen zunächst nur vier Befehle in der Navigationsleiste zur
Auswahl: Kurzsuche, Detailsuche, Ablagen und Adresse erfassen. Die Gesamtauswahl aller Befehle und
Funktionen wird erst angezeigt, nachdem Sie mit den Suchfunktionen eine Adresse ausgewählt oder mit
dem Befehl Adresse erfassen eine Modulansicht zum Anlegen einer Adresse geöffnet haben. Die
Navigationsleiste ist in drei Befehlsgruppen gegliedert:
Befehlsgruppe
Adresse suchen
Aktionen
Adresse
Beschreibung
Enthält die Befehle zum Aufrufen der Suchfunktionen (Kurzsuche,
Detailsuche und Ablagen).
Enthält die Befehle zum Befüllen der Adressdatenbank und für die
Aktionen des nachfrageseitigen Arbeitsablaufs der Maklertätigkeit
(Immobiliengesuche erfassen, passende Objekte finden, Anfragen
bearbeiten, Objekte anbieten, Angebotserstellung und -nachbearbeitung,
Organisation von Aktivitäten, Aufgaben und Terminen sowie
Korrespondenzerstellung.)
Enthält die Befehle zur Bearbeitung und Verwaltung von Adressen und
allen zugehörigen Elementen wie Angeboten, Anforderungen, Aktivitäten
usw.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 190 von 351

5.1 Suchfunktionen des Adressmanagers
5.1.1 Kurzsuche
Mit dieser Suchfunktion können Sie Kunden- und Kontaktadressen schnell finden und zur Verwendung oder
Bearbeitung öffnen. Die Kurzsuche eignet sich auch, um eine tabellarische Übersicht von Adressen zu
erhalten, die ein allgemeines Kriterium erfüllen, beispielsweise eine Liste aller Kunden, die Sie betreuen.
Die Kurzsuche-Funktion des Adressmanagers bietet Ihnen die Möglichkeit zur schnellen Suche über die
gesamte Datenbank, ohne eine detaillierte Datenbankabfrage definieren zu müssen. Stattdessen verwenden
Sie ein vereinfachtes Suchformular, das Sie im Systemmodul entsprechend Ihren geschäftlichen
Anforderungen vorkonfigurieren und im Adressmanager anpassen können.
Zum Aufrufen der Kurzsuche wählen Sie in der Navigationsleiste Adresse suchen > Kurzsuche. Wenn Sie
das Kurzsuche-Formular noch nicht im Systemmodul angepasst haben, wird zunächst das
Standardformular angezeigt.
Abb. 5.1.1-1: Die Registerkarte Kurzsuche mit dem Fenster zur Bearbeitung des Suchformulars.
Geben Sie ein oder mehrere Kriterien ein, z. B. einen Vor- und Nachnamen, und klicken Sie in der
Symbolleiste auf Suchen oder drücken Sie die Eingabetaste. Eine Kurzsuche ist auch ohne Eingabe von
Suchkriterien möglich. Drücken Sie einfach die Eingabetaste oder klicken in der Symbolleiste auf Suchen,
direkt nachdem Sie die Registerkarte "Kurzsuche" geöffnet haben. In diesem Fall erhalten Sie als Ergebnis
eine tabellarische Übersicht aller Adressen, für die Sie mindestens das Anzeige-Zugriffsrecht besitzen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 191 von 351

Die Suchergebnistabelle lässt sich beliebig strukturieren und sortieren. Zum Ändern der Spaltenreihenfolge
drücken und halten Sie die Maustaste über einem Spaltentitel und verschieben ihn an die gewünschte
Tabellenposition. Dabei zeigen zwei rote Pfeile die aktuelle Einfügeposition an. Durch Klicken auf einen
Spaltentitel wird die Tabelle nach dieser Spalte sortiert. Wenn Sie erneut auf den Spaltentitel klicken, wird
die Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt. Mit dem Menübefehl Extras > Liste definieren können Sie
außerdem die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für das Suchergebnis
festlegen.
Nachdem Sie einen Suchvorgang ausgeführt haben und das Ergebnis angezeigt wird, stehen in der
Navigationsleiste alle weiteren Befehle und Funktionen des Adressmanagers zur Auswahl. Über der
Suchergebnistabelle werden drei Optionschaltflächen eingeblendet, mit denen sich die Anzeige nach
Firmenadressen oder Firmen-Hauptansprechpartnern strukturieren lässt. Legen Sie zunächst fest, welche
Aktion grundsätzlich beim Öffnen von Adressen ausgeführt werden soll.
Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extras > Aktion beim Öffnen > Detailansicht, wenn Sie beim
Öffnen die frei definierbare Übersichtsdarstellung aller Aktivitäten, Anforderungen und Verbindungen zu einer
Adresse erhalten wollen, oder Extras > Aktion beim Öffnen > Bearbeiten, damit beim Öffnen einer Adresse
das Adressformular angezeigt wird.
Wenn Sie mehrere Adressen gleichzeitig öffnen wollen, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während
Sie die Adressen in der Suchergebnis-Tabelle nacheinander anklicken. Dann führen Sie einen Rechtsklick
auf einem Adress-Eintrag aus und wählen einen Befehl in der Menüleiste, der Symbolleiste oder aus dem
Kontextmenü.
Die Symbolleiste enthält außer den Standard-Schaltflächen folgende zusätzliche Befehls-Schaltflächen:
Schaltfläche
Objekte anbieten
Export
Druck
Funktion
Öffnet die Registerkarte zur Angebotserstellung.
Öffnet ein Dialogfeld mit dem Sie die gewählten Adressdaten in entweder
als Text-Datensatz oder als Pivot-Diagramm nach Excel exportieren
können.
Mit den Optionen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie eine
Adressliste entweder als Word- oder PDF-Dokument ausgeben. Für die
Ausgabe als Word-Dokument wird ein Dialogfeld mit Zusatzoptionen
angezeigt. Hier können Sie festlegen, ob zu jeder Adresse alle
zugehörigen Verträge, Verbindungen, Aktivitäten, Aufgaben und
Anforderungen aufgeführt werden sollen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 192 von 351

Folgende Befehle zum Öffnen und Bearbeiten stehen im Kontextmenü zur Auswahl:
Kontextmenü-Befehl
Öffnen
Auswahl öffnen
Auswahl in Tabs öffnen
Aktivität erstellen
Aktivität für die Auswahl
erstellen
Telefonwahl
Datenübergabe nach
Outlook
Alles markieren
Markierung aufheben
Liste definieren...
Gruppieren ein/aus
Beschreibung
Öffnet die zuletzt ausgewählte Adresse in der Detailansicht.
Öffnet alle selektierten Adressen auf einer Registerkarte in der
Detailansicht. In der Symbolleiste werden zusätzliche Schaltflächen
angezeigt, mit denen Sie durch die ausgewählten Adressen blättern
können.
Öffnet jede der selektierten Adressen auf einer eigenen Registerkarte in
der Detailansicht.
Führt den Aktionsbefehl Aktivität anlegen für die zuletzt selektierte
Adresse aus.
Führt den Aktionsbefehl Aktivität anlegen für alle gewählten Adressen
aus.
Wenn zur gewählten Adresse eine oder mehrere Telefonnummern
hinterlegt sind, wird bei Auswahl dieses Befehls das Dialogfeld zur
Telefonnummern-Anwahl geöffnet und Sie können - sofern die TAPI-
Schnittstelle konfiguriert ist - direkt eine Nummer anwählen.
Nach der Adressauswahl können Sie mit diesem Befehl die Adress-daten
als Kontakt(e) nach MS-Outlook exportieren. Der Befehl ist nur verfügbar,
wenn im Modul "Planer" die Einstellungen für Outlook entsprechend
konfiguriert sind und Outlook geöffnet ist.
Selektiert alle Adressen in der Suchergebnis-Tabelle.
De-selektiert alle Adressen in der Suchergebnis-Tabelle.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Suchergebnis-Tabelle festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw. aus.
Die folgende schrittweise Anleitung zeigt, wie Sie Suchkriterien für die Kurzsuche-Funktion des
Adressmanagers individuell zusammenzustellen.
Kurzsuche-Formular im Adressmanager konfigurieren:
1. Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extras > Suchfelder definieren. Daraufhin wird das Fenster
"Suche konfigurieren" eingeblendet, das im linken Abschnitt eine hierarchische Liste der verfügbaren
Suchkriterien enthält und im rechten Abschnitt die Entwurfsansicht des Kurzsuche-Formulars. Klicken Sie
in der Liste Suchkriterien auf das Pluszeichen vor den Kriteriengruppen, um die Detailebenen mit allen
verfügbaren Feldern anzuzeigen.
2. Um ein Feld in das Suchformular zu übernehmen, verschieben Sie es mit Drag & Drop aus der Liste an
die vorgesehene Formularposition oder wählen es mit einem Doppelklick in der Liste aus, damit es unter
bzw. rechts neben dem vorherigen Feld im Formular eingefügt wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 193 von 351

3. Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben für das Feld erforderlich sind, wird automatisch ein Dialogfeld
eingeblendet. Geben Sie die angeforderten Angaben ein und klicken Sie auf OK. Bei einigen Feldtypen
haben Sie auch die Möglichkeit, die Verknüpfung der Elemente oder Operatoren für logische und
Zeichenketten-Vergleiche festzulegen. Öffnen Sie nach dem Einfügen mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü, um die Optionen für Verknüpfungs- und Vergleichsbedingungen
anzuzeigen und auszuwählen.
Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für alle Felder, die Sie in das Formular übernehmen wollen.
4. Wenn Sie die Anordnung eines Felds nachträglich ändern möchten, klicken Sie die Feldbeschriftung an
und verschieben es mit Drag & Drop an die gewünschte Position.
5. Um ein Feld wieder aus dem Formular zu entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen. Wenn Sie alle Formularfelder entfernen wollen,
klicken Sie auf die Schaltfläche Liste leeren.
6. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie das Kurzsuche-Formular konfiguriert haben.
Alle zusammengestellten Suchkriterien-Felder sind standardmäßig UND-verknüpft, d. h. die Ergebnisse
einer Suchabfrage mit diesem Formular müssen ALLE eingegebenen Kriterien erfüllen.
Das hier definierte Kurzsuche-Formular bleibt für weitere Suchvorgänge erhalten, bis Sie im Dialogfeld
"Suche konfigurieren" auf die Schaltflächen Liste leeren und Standard laden klicken. Dann wird wieder das
Formular verwendet, das im Systemmodul für die Adress-Kurzsuche vorkonfiguriert wurde.
Sie können die Ergebnis-Datensätze einer Kurzsuche auch in verschiedenen Formaten nach Excel oder
Powerpoint exportieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Export in der Symbolleiste und legen Sie die
spezifischen Export-Formate und -Einstellungen in den daraufhin angezeigten Fenstern fest.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 194 von 351

5.1.2 Detailsuche
Diese Suchfunktion verwenden Sie, um Ihre Adressdatenbank gezielt nach Adressen zu durchsuchen, die
eine spezielle Kombination von Merkmalen bzw. Kriterien erfüllen. Bei einer Detailsuche können Sie auch
Ausschlussbedingungen definieren um festzulegen, ob ein Adressmerkmal zutreffen muss, zutreffen darf
oder nicht zutreffen darf.
Mit der Detailsuche-Funktion des Adressmanagers können Sie komplexe Datenbankabfragen rein grafisch
per "Drag&Drop" definieren und für spätere Wiederverwendung speichern. Es sind keine Kenntnisse einer
Datenbank-Abfragesprache und der internen Struktur der zugrunde liegenden Datenbank erforderlich.
Stattdessen verwenden Sie den grafischen Abfragedesigner von estateOffice, der Ihnen übersichtliche
Formular-Layouts für den Zugriff auf Datenbankinhalte bietet.
Zum Aufrufen der Detailsuche wählen Sie in der Navigationsleiste Adresse suchen > Detailsuche. Wenn
noch keine Suchabfragen gespeichert sind, wird zunächst die folgende Ansicht angezeigt.
Abb. 5.1.2-1: Adress-Detailsuche mit Suchabfragen-Definitionsansicht.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält im linken Abschnitt die beiden Subregister Adress-
Detailsuchen und Suchkriterien und im rechten Abschnitt die Entwurfsfläche für das Abfrageformular.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 195 von 351

Definieren einer Detailsuche-Abfrage:
Sie beginnen die Definition einer neuen Abfrage, indem Sie in der Symbolleiste auf Neue Abfrage klicken
und anschließend auf den Reiter des Subregisters Suchkriterien. Es enthält eine gruppierte Liste aller
Felder, die als Abfragekriterien verfügbar sind. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor den Feldgruppen, damit
die Detailebenen mit den einzelnen Feldern angezeigt werden.
Um ein Feld als Abfragekriterium zu verwenden, verschieben Sie es mit Drag & Drop aus der Liste nach
rechts auf die Formular-Entwurfsfläche oder wählen es mit einem Doppelklick in der Liste aus, damit es
unter bzw. rechts neben dem vorherigen Feld im Abfrageformular eingefügt wird. Falls beim Einfügen
zusätzliche Angaben für das Feld erforderlich sind, wird automatisch ein Dialogfeld eingeblendet. Geben Sie
die angeforderten Angaben ein und klicken Sie auf OK. Bei einigen Feldtypen haben Sie auch die
Möglichkeit, die Verknüpfung der Elemente oder Operatoren für logische und Zeichenketten-Vergleiche
festzulegen. Öffnen Sie nach dem Einfügen mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung das
Kontextmenü, um die Optionen für Verknüpfungs- und Vergleichsbedingungen anzuzeigen und
auszuwählen. Das Kontextmenü enthält auch einen Befehl zum Entfernen eines Felds.
Vor jedem eingefügten Feld steht ein Kontrollkästchen, das bestimmt, ob das Feld als Abfragekriterium
ausgewertet wird oder nicht. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird das Feld bei der nächsten
Abfrageausführung als Kriterium benutzt, andernfalls nicht.
Außerdem steht vor jedem eingefügten Feld ein vertikaler Farbbalken, mit dem Sie die
Ausschlussbedingung für dieses Kriterium festlegen. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den Farbbalken
das Kontextmenü und wählen Sie, ob das Abfragekriterium zutreffen muss, zutreffen darf oder nicht zutreffen
darf. Anschließend wird der Farbbalken grün (muss), gelb (kann) oder orange (darf nicht) angezeigt und
reflektiert damit die gewählte Bedingung.
Um ein Feld wieder aus dem Formular zu entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern,
nachdem Sie alle gewünschten Abfragekriterien und Bedingungen festgelegt haben. Sie werden aufgefordert,
die Abfrage zu benennen. Danach wird die Abfrage im Subregister Adress-Detailsuchen angezeigt und steht
für spätere Wiederverwendung zur Verfügung.
Ausführen einer Adress-Detailsuche:
Klicken Sie im Datenbereich der Registerkarte "Detailsuche" auf das Subregister Adress-Detailsuchen und
wählen Sie eine Abfrage aus. Aktivieren Sie auf dem Abfrageformular das Kontrollkästchen vor jedem
Kriterium, das bei der Abfrageausführung benutzt werden soll. Um die Ausschlussbedingung eines
Kriteriums zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zugehörigen Farbbalken und wählen
die gewünschte Option aus dem Kontextmenü.
Zum Starten der Datenbankabfrage drücken Sie die Eingabetaste oder klicken in der Symbolleiste auf
Suchen. Je nach Komplexität der Abfrage und Größe der Ergebnismenge kann die Anzeige des
Suchergebnisses einige Sekunden dauern. Nachdem Sie einen Suchvorgang ausgeführt haben und das
Ergebnis angezeigt wird, stehen in der Navigationsleiste alle weiteren Befehle und Funktionen des
Adressmanagers zur Auswahl. Jetzt haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten, eine oder mehrere Adressen
zu öffnen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 196 von 351

Wenn Sie mehrere Adressen gleichzeitig öffnen wollen, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während
Sie die Adressen in Suchergebnis-Tabelle nacheinander anklicken. Führen Sie einen Rechtsklick in der
Tabelle aus und wählen Sie einen Befehl aus dem Kontextmenü. Folgende Befehle zum Öffnen und
Bearbeiten stehen im Kontextmenü zur Auswahl:
Kontextmenü-Befehl
Öffnen
Auswahl öffnen
Auswahl in Tabs öffnen
Aktivität erstellen
Aktivität für die Auswahl
erstellen
Telefonwahl
Alles markieren
Markierung aufheben
Liste definieren
Gruppieren an/aus
Beschreibung
Öffnet die zuletzt ausgewählte Adresse in der Detailansicht.
Öffnet alle selektierten Adressen auf einer Registerkarte in der
Detailansicht. In der Symbolleiste werden zusätzliche Schaltflächen
angezeigt, mit denen Sie durch die ausgewählten Adressen blättern
können.
Öffnet jede der selektierten Adressen auf einer eigenen Registerkarte in
der Detailansicht.
Führt den Befehl Aktivität anlegen für die zuletzt selektierte Adresse aus.
Führt den Befehl Aktivität anlegen aus und ordnet die gewählten Adressen
zu.
Wenn zu der gewählten Adresse eine oder mehrere Telefonnummern
vorliegen, wird das Dialogfeld zur Telefon-Anwahl eingeblendet.
Selektiert alle Objekte in der Suchergebnis-Tabelle.
De-selektiert alle Objekte in der Suchergebnis-Tabelle.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Suchergebnis-Tabelle festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw. aus.
Die Suchergebnistabelle lässt sich beliebig strukturieren und sortieren. Um die Spaltenreihenfolge zu
ändern, drücken und halten Sie die Maustaste über einem Spaltentitel und verschieben ihn an die
gewünschte Tabellenposition. Dabei zeigen zwei rote Pfeile die aktuelle Einfügeposition an. Durch Klicken
auf einen Spaltentitel wird die Tabelle nach dieser Spalte sortiert. Nochmaliges Klicken auf den Spaltentitel
bewirkt, dass die Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt wird.
5.1.3 Ablagen
Mit dieser Funktion können Sie Adressen und Objekten auswählen, die sich sonst nicht mit einem
einzelnen Suchvorgang filtern lassen, und diese in benannten Ablagen speichern.
In einer Ablage sind Adressen und Objekte mit sämtlichen zugehörigen Aktivitäten, Verbindungen und
Anforderungen aufgelistet. Sie können mehrere Ablagen zusammenstellen, um für verschiedene
Makleraufträge alle jeweils relevanten Adressen und Objekte im schnellen Zugriff zu haben. Ablagen
ersparen viele Einzel-Suchvorgänge über die gesamte Datenbank und beschleunigen den gesamten
Workflow, indem sie eine Übersichtsdarstellung des Kontexts zu den enthaltenen Elementen liefern. Neue
Aktionen mit den zusammengestellten Adressen und Objekten können schnell gemeinsam ausgeführt und
die zugehörigen Elemente direkt angezeigt oder bearbeitet werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 197 von 351

Zum Aufrufen der Ablage-Funktion wählen Sie in der den Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl
Adressen suchen > Ablagen.
Abb. 5.1.3-1: Die Registerkarte Ablagen mit der Liste bestehender Ablagen.
Nach dem Öffnen der Registerkarte enthält der Datenbereich Listen der bereits bestehenden Ablagen, die
Objekte und Adressen, nur Adressen oder nur Objekte enthalten. Falls der aktuelle Benutzer noch keine
Ablagen erstellt hat, wird rechts oben im Datenbereich ausschließlich das Dropdownfeld zur
Benutzerauswahl angezeigt. Hier können Sie einen anderen Benutzer auswählen, um dessen Ablagen
anzuzeigen. Auf die Ablagen anderer Benutzer kann nur zugegriffen werden, sofern entsprechende
Berechtigungen vorliegen.
In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Schaltfläche
Neu
Öffnen
Suchen
Speichern
Löschen
Druck
Export
Beschreibung
Öffnet ein Dialogfeld zum Erstellen und Benennen einer neuen Ablage.
Zeigt ein Dialogfeld zum Auswählen und Öffnen bereits gespeicherter
Ablagen an.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Adressen oder Objekte für die aktive
Ablage zu suchen und einzufügen. Je nachdem, welches Subregister im
oberen Abschnitt des Datenbereichs aktiviert ist, wird das Fenster mit dem
Formular für die Kurzsuche nach Adressen bzw. Objekten angezeigt. Die
Ausführung einer Kurzsuche wird hier (Link) beschrieben.
Wenn Sie im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche den Befehl Ablage
speichern wählen, wird ein Dialogfeld zum Benennen und Speichern der
aktuell geöffneten Ablage angezeigt. Mit dem Befehl Speichern
unter können Sie die aktive Ablage unter einem anderen Namen bzw. als
Kopie speichern.
Wenn Sie im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche den Befehl Ablage
löschen wählen, wird die aktuell aktive Ablage gelöscht. Mit dem Befehl
Einträge löschen werden die aktuell selektierten Einträge aus der Ablage
gelöscht.
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie die
aktive Ablage entweder als Word- oder als PDF-Dokument ausgeben.
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie die
aktive Ablage nach Excel und Powerpoint exportieren.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 198 von 351

5.1.3.1 Bestehende Ablagen verwenden
Nachdem Sie in der Navigationsleiste den Befehl Ablagen gewählt haben, doppelklicken Sie in der daraufhin
angezeigten Liste vorhandener Ablagen auf einen Namen. Die gewählte Ablage wird geöffnet und im oberen
Abschnitt des Datenbereichs werden auf den Subregistern Adressen und Objekte die darin enthaltenen
Adressen und Objekte tabellarisch aufgeführt.
Wenn Sie ein oder mehrere Adressen bzw. Objekte selektieren, werden die zugehörigen Aktivitäten,
Verbindungen und (bei Adressen) Anforderungen auf den Subregistern des unteren Abschnitts tabellarisch
aufgelistet.
Zum Hinzufügen weiterer Adressen bzw. Objekte klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen oder öffnen mit
einem Rechtsklick auf dem Subregister Adressen bzw. Objekte das Kontextmenü und wählen dort den
Befehl Suchen. Dadurch wird das Kurzsuche-Fenster zur Ausführung einer neuen Datenbank-Suchabfrage
geöffnet. Um bereits enthaltene Adressen bzw. Objekte zu bearbeiten, selektieren Sie diese in der Tabelle
der aktiven Ablage und verwenden die Schaltflächen in der Symbolleiste oder die Befehle des
Kontextmenüs.
Zum Löschen von Ablage-Inhalten markieren Sie die Elemente in der Adress- bzw. Objektliste, öffnen das
Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Löschen und wählen den Befehl Einträge löschen.
Wenn Sie vorhandene Aktivitäten, Verbindungen oder Anforderungen zu Adressen bzw. Objekten zu
bearbeiten wollen, selektieren Sie zunächst im oberen Fensterabschnitt ein Objekt bzw. eine Adresse.
Dann aktivieren Sie im unteren Abschnitt das entsprechende Subregister Aktivitäten, Verbindungen oder
Anforderungen, führen einen Rechtsklick auf einem Element aus und wählen im Kontextmenü den
gewünschten Befehl. Falls noch keine Aktivität, Verbindung oder Anforderung zu der gewählten Adresse
bzw. dem Objekt vorhanden ist und neu erstellt werden soll, aktivieren Sie das entsprechende Subregister,
öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen den gewünschten Befehl.
Sie können die Inhalte einer Ablage auch in verschiedenen Formaten nach Excel oder Powerpoint
exportieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Export in der Symbolleiste und legen Sie die
spezifischen Export-Formate und -Einstellungen in den daraufhin angezeigten Fenstern fest.
Abb. 5.1.3-2: Die Ablage-Registerkarte mit Adressliste.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 199 von 351

Für die Erstellung und Bearbeitung von Ablagen stehen außer den Schaltflächen in der Symbolleiste auch
entsprechende Befehle in der Menüleiste zur Verfügung. Außerdem bieten die unterschiedlichen
Fensterabschnitte und Subregister jeweils spezifische Kontextmenüs. Wenn Sie im Subregister "Adressen"
oder "Objekte" ein Element selektieren und einen Rechtsklick ausführen, enthält das Kontextmenü folgende
Befehle:
Kontextmenü-Befehl
Suchen
Beschreibung
Öffnet das Kurzsuche-Fenster für einen neuen Suchvorgang nach
Adressen oder Objekten.
Kopieren Kopiert ein oder mehrere selektierte Ablage-Elemente in die
Zwischenablage.
Einfügen
Löschen
Aktivität erstellen
Aktivität für die Auswahl
erstellen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage in die aktive Ablage ein.
Löscht ein oder mehrere gewählte Ablage-Elemente aus der aktiven
Ablage.
Führt den Befehl Aktivität anlegen für das zuletzt selektierte Ablage-
Element aus.
Führt den Befehl Aktivität anlegen für alle gewählten Elemente aus.
Telefonwahl
Alles markieren
Markierung aufheben
Liste definieren
Gruppieren an/aus
Dieser nur für Adressen verfügbare Befehl öffnet das Dialogfeld zur
direkten Telefonnummern-Anwahl des selektierten Eintrags.
Selektiert alle Elemente in der Ablage.
De-selektiert alle Elemente in der Ablage.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Ablage-
Tabelle festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Ablage-Tabelle ein bzw. aus.
Wenn Sie dagegen im Subregister "Aktivitäten", "Verbindungen" oder "Anforderungen" ein Element
selektieren und rechtsklicken, enthält das Kontextmenü passende Befehle zur Bearbeitung und
Neuerstellung von Aktivitäten bzw. Verbindungen oder Anforderungen.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie eine Ablage erstellen, kopieren oder löschen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 200 von 351

5.1.3.2 Neue Ablage erstellen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Adressen suchen > Ablagen.
2. Aktivieren Sie im oberen Abschnitt des Datenbereichs entweder das Subregister Adressen oder
Objekte, je nachdem, welchen Elementtyp Sie zuerst einfügen möchten.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Suchen. Daraufhin wird das Fenster "Adressen
suchen" bzw. "Objekt suchen" eingeblendet.
5. Führen Sie eine Kurzsuche aus, um Adressen bzw. Objekte für die Ablage zu finden. Übernehmen Sie
die gefundenen Elemente durch Auswahl in der Suchergebnisliste und schließen Sie das Kurzsuche-
Fenster.
6. Wiederholen Sie bei Bedarf die Kurzsuche, wenn Sie einen anderen Elementtyp suchen oder weitere
Elemente mit anderen Suchkriterien finden und zur Ablage hinzufügen möchten. Übernehmen Sie die
gefundenen Elemente wiederum durch Auswahl in der Suchergebnisliste und schließen Sie das
Kurzsuche-Fenster.
7. Zusätzlich können Sie Adressen oder Objekte, die bereits in der Zwischenablage gespeichert sind, mit
dem Menübefehl Bearbeiten > Einfügen oder dem Kontextmenü-Befehl Einfügen direkt in die neue
Ablage übernehmen.
8. Nachdem Sie alle gesuchten Elemente in die Ablage eingefügt haben, öffnen Sie das Dropdown-Menü
der Symbolleisten-Schaltfläche Speichern und wählen den Befehl Ablage speichern.
9. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für die neue Ablage ein und klicken Sie
auf OK, damit die Ablage in der Datenbank gesichert wird.
5.1.3.3 Ablage kopieren oder löschen
1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Befehl Adressen suchen > Ablagen und selektieren Sie in
der daraufhin angezeigten Liste die Ablage, die Sie kopieren oder löschen möchten.
2. Um die Ablage zu kopieren öffnen Sie das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche
Speichern und wählen den Befehl Ablage speichern unter. Geben Sie im anschließend angezeigten
Dialogfeld einen Namen für die Kopie ein und klicken Sie auf OK.
3. Zum Löschen der Ablage öffnen das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Löschen und
wählen den Befehl Ablage löschen. Bestätigen Sie die daraufhin angezeigte Meldung, um den Vorgang
auszuführen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 201 von 351

5.2 Adressen, Anforderungen und Verbindungen anlegen
Im Adressmanager starten Sie die Bearbeitung eines Maklerauftrags mit der Adresserfassung. Dabei
berücksichtigt estateOffice die möglichen Arten von Adressen und Aufträgen und bietet im Anschluss an die
Erfassung Optionen für den nahtlosen Übergang zum nächsten Workflow-Arbeitsschritt an.
Für die Vermarktung von Objekten erfassen Sie die zugehörigen Anbieter-Adressen (Eigentümer, Vermieter
usw.) und stellen anschließend die Objekt-Verbindungen her. (Voraussetzung ist, dass Sie die
Objektbeschreibungen bereits im Objektmanager angelegt haben.) Bei Kunden bzw. Interessenten, die eine
Immobilie suchen, erfassen Sie die Adressen und können dann direkt die Immobiliengesuche
("Anforderungen") erstellen. Wenn Sie Anfragen zu offerierten Objekten erhalten, können Sie nach der
Adresserfassung oder dem Objektanfragen-Import direkt ein Angebot erstellen.
Falls Sie Objekte auf Internetbörsen angeboten haben und eine elektronische Anfrage (E-Mail-Anfrage)
eingeht, wird die Interessentenadresse automatisch über den Objektanfragen-Import erfasst und Sie können
die Bearbeitung mit der Angebotserstellung fortsetzen.
Alle sonstigen Adressen, die Sie im Zusammenhang mit der Maklertätigkeit erfassen (z. B. Notar, Tippgeber
und weitere Kontakte), speichern Sie zunächst ohne direkte Folgeaktion.
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie Adressen erfassen und eine passende Folgeaktion
auswählen.
Adresstyp/Beziehung
Objektanbieter
(Eigentümer, Vermieter)
Interessent/
Immobiliengesuch
Interessent/
Anfrage für Objekt
Folgeaktion
Verbindung zum Objekt herstellen
Immobiliengesuch erfassen
Immobiliengesuch auf Basis der Profil-/
Vertriebsdaten vom Objekt erfassen
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 202 von 351

5.2.1 Verschiedene Arten von Adressen erfassen
Öffnen Sie den Adressmanager über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste und
wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen > Adresse erfassen. Alternativ können Sie die Kachel Neue
Adresse anlegen auf dem Homescreen nutzen. Selektieren Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld die
Art der Adresse: Privatadresse, Firma, oder Firma mit Ansprechpartner. Klicken Sie auf OK, um die
Registerkarte "Adresse" anzuzeigen.
Abb. 5.2.1-1: Die Registerkarte zur Adresserfassung.
Auf dieser Registerkarte wird je nach gewählter Art der Adresse das Adressdaten-Formular für die Erfassung
einer Privat- oder Firmenadresse angezeigt. Welche Felder das (außer den Standardfeldern) das Formular
enthält und wie die Funktionen zur Adressergänzung (Postleitzahlenauskunft, Gebietsauswahl,
Telefonvorwahl) eingesetzt werden, hängt von den Adressmanager-Voreinstellungen ab, die im Systemmodul
konfiguriert wurden.
Beim Speichern einer Adresse zeigt estateOffice standardmäßig ein Dialogfeld mit verschiedenen Optionen
für den nächsten Arbeitsschritt an. Sie können Ihren Arbeitsablauf entweder direkt mit dem Erfassen eines
Immobiliengesuchs fortsetzen, im nächsten Schritt die Verbindungen zu dieser Adresse definieren oder den
Vorgang ohne eine Folgeaktion beenden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 203 von 351

Wenn die Registerkarte zur Adresserfassung angezeigt wird, enthält die Menüleiste folgende zusätzliche
Befehle und Optionen:
Befehle im Menü Datei
Menübefehl
Neu
Speichern
Abbrechen
Löschen
Kopie erstellen
Drucken
Funktion/Beschreibung
Zeigt eines neues, leeres Formular zur Erfassung einer Adresse an.
Speichert die aktuell bearbeitete Adresse.
Bricht die Adresserfassung ab, schließt die Registerkarte und zeigt
wieder das Adress-Kurzsucheformular an.
Löscht die aktuell geöffnete Adresse.
Nur bei Privatadresse.
Öffnet das Dialogfeld zur Druckausgabe einer Adressliste.
Befehle im Menü Bearbeiten
Menübefehl
Datenübergabe in
Zwischenablage
Datenübergabe aus
Zwischenablage
Adressdaten importieren
aus...
Funktion/Beschreibung
Öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl der Daten des Adressformulars, die in
der Zwischenablage gespeichert werden sollen.
Öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl der Daten aus der Zwischenablage, die
im Adressformular gespeichert werden sollen. Der Befehl ist nur bei
Firmenadressen verfügbar.
Dieser Befehl ist nur bei Ansprechpartner- und Privatadressen verfügbar
und ermöglicht den Import von Adressdaten aus der Zwischenablage oder
einer VCard-Datei (*.vcf).
Befehle im Menü Ansicht
Menübefehl
Freie Kriterien mehrspaltig
anzeigen
Detailbereich anzeigen
Funktion/Beschreibung
Wenn Ihr Adressformular eine große Anzahl benutzerdefinierter Felder
enthält und Sie diese Option aktivieren, werden die freien Felder in
mehreren Spalten nebeneinander angeordnet.
Teilt den Datenbereich horizontal und zeigt eine tabellarische Liste aller
Aktivitäten, Verbindungen und Anforderungen zur Adresse an.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 204 von 351

Befehle im Menü Extras
Menübefehl
Info Bearbeitung
PLZ-Auskunft
Dublettencheck
Telefonwahl
Adressänderungshistorie
Datenübergabe nach
Outlook
Optionen
Funktion/Beschreibung
Öffnet ein Fenster mit Informationen zur Bearbeitung des aktuellen
Adress-Datensatzes.
Öffnet das Fenster der PLZ-Auskunft.
Öffnet das Fenster "Dublettencheck", mit dem Sie prüfen können, ob die
aktuell angezeigte Adresse möglicherweise bereits in der estateOffice-
Datenbank enthalten ist.
Öffnet das Fenster zur Telefonnummern-Anwahl.
Öffnet ein Fenster mit der gesamten Änderungshistorie der aktuellen
Adresse.
Sobald die Adresse gespeichert wurde, können Sie die Adressdaten als
Kontakt nach MS-Outlook exportieren. Zur Ausführung des Befehls
müssen die Outlook-Einstellungen im Modul "Planer" entsprechend
konfiguriert und Outlook muss geöffnet sein. Der Befehl ist nur bei Privatund
Ansprechpartner-Adressen verfügbar.
Öffnet ein Fenster, in dem Sie festlegen, welche Aktion standardmäßig im
Anschluss an die Erfassung einer neuen Adresse ausgeführt werden soll.
Die Verfügbarkeit dieser Option ist von Ihren Voreinstellungen im
Systemmodul abhängig.
Viele dieser Befehle können Sie auch in der Symbolleiste wählen. Das Dropdown-Menü der
Symbolschaltfläche Neu enthält außerdem folgende Befehle für die Adresserfassung:
Dropdownmenü-Befehl
Neue Privatadresse
Neue Firma
Neue Firma mit
Ansprechpartner
Neuer Ansprechpartner
Funktion/Beschreibung
Zeigt ein neues Formular zur Erfassung einer Privatadresse an.
Zeigt ein neues Formular zur Erfassung einer Firmenadresse an.
Zeigt ein neues Formular zur Erfassung einer Firmenadresse mit
Ansprechpartner-Daten an.
Zur Ausführung dieser Funktion muss eine Firmenadresse geöffnet sein.
Es wird eines neues Formular mit bereits eingetragener Firmenadresse
und leeren Feldern für die Ansprechpartner-Daten angezeigt.
Bevor Sie die Erfassung von Adressen starten, sollten Sie auch die estateOffice-Sonderfunktionen für die
Adresserfassung kennen lernen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 205 von 351

Verwendung der Postleitzahlen-Auskunft
Bei der Adresserfassung haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die
Postleitzahlen-Auskunft einzusetzen, je nachdem, mit welchen
Elementen der Anschrift Sie die Erfassung beginnen.
Abb. 5.2.1-2: Das Fenster
Postleitzahlen-Auskunft.
Standardmäßig wird zunächst das Land, die Straße und Hausnummer
sowie der Ort einer Adresse eingegeben. Tragen Sie den Namensteil
"Straße" am besten in abgekürztem Format ein, d. h. als "Str.".
Klicken Sie anschließend auf einem der Felder PLZ oder PLZ-Postf.,
um das Fenster "Postleitzahlen-Auskunft" zu öffnen. Abhängig von
Ihren Voreinstellungen im Systemmodul wird das Fenster der PLZ-
Auskunft automatisch eingeblendet, sobald die Einfügemarke in ein
Anschrift-Adressfeld gesetzt wird.
Das Fenster der Postleitzahlen-Auskunft enthält folgende Elemente und Optionen:
Element/Option
Ortsname
Straßenname
Liste der Orte
Liste der Straßen
Beschreibung
In diesem Feld wird der Ortsname angezeigt, den Sie im Adressformular
eingetragen haben. Sie können den Eintrag an dieser Stelle nachträglich ändern,
um eine Liste gleichnamiger Straßen für einen anderen Ort anzuzeigen. Falls Sie
bezüglich der Schreibweise des Ortsnamens unsicher sind, geben Sie nur den
exakt bekannten Namensteil ein. Drücken Sie die Eingabetaste, nachdem Sie eine
Änderung in diesem Feld vorgenommen haben. Dann werden in der Ortsliste alle
Orte aufgeführt, die den eingegebenen Namen tragen bzw. Namensteil enthalten.
In diesem Feld wird der Straßenname angezeigt, den Sie im Adressformular
eingetragen haben. Sie können den Eintrag an dieser Stelle nachträglich ändern,
um eine andere Straßenauswahl für den angegebenen Ort anzuzeigen. Falls Sie
bezüglich der Schreibweise des Straßennamens unsicher sind, geben Sie nur den
exakt bekannten Namensteil ein. Drücken Sie die Eingabetaste, nachdem Sie eine
Änderung in diesem Feld vorgenommen haben. Daraufhin wird die Liste aktualisiert
und es werden alle Straßen angezeigt, die den eingegebenen Namen tragen bzw.
den Namensteil enthalten.
In der ersten Tabellenspalte werden alle Orte mit dem im Adressformular (bzw. im
PLZ-Fenster) eingegebenen Ortsnamen(steil) angezeigt und in der zweiten Spalte
die zugehörigen Postleitzahlen. Falls mehrere Ortsnamen zur Auswahl stehen,
selektieren Sie einen Namen, um die Liste der zugehörigen Straßen zu
aktualisieren. Wenn der Ort nur eine Postleitzahl hat, doppelklicken Sie auf den
Namen, damit die Postleitzahl in das Adressformular übernommen und das PLZ-
Fenster geschlossen wird.
In der ersten Spalte dieser Tabelle werden alle Straßen mit dem im Adressformular
(bzw. im PLZ-Fenster) eingegebenen Namen angezeigt, die sich im gewählten Ort
befinden. In der zweiten und dritten Spalte werden Hausnummernbereiche
angezeigt, wenn eine Straße sich über mehrere Postleitzahlen erstreckt. In der
vierten Spalte sind die zugehörigen Postleitzahlen aufgeführt. Falls mehrere
Straßennamen oder verschiedene Postleitzahlen zur Auswahl stehen,
doppelklicken Sie in der Liste auf den gewünschten Eintrag, um ihn in das
Adressformular zu übernehmen und das Fenster zu schließen.
Wenn Sie bei der Adresserfassung bezüglich der Ortsnamen- oder Straßennamen-Schreibweise unsicher
sind, reicht auch die Eingabe von Namensteilen oder nur die Eingabe eines Orts- oder Straßennamens aus,
um mit der Postleitzahlen-Auskunft die Adresse zu ergänzen. Klicken Sie auf einem der Felder PLZ oder
PLZ-Postf., um das Fenster "Postleitzahlen-Auskunft" zu öffnen, nachdem Sie die exakt bekannten
Adresselemente eingegeben haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 206 von 351

Verwendung der Gebietsdatenbank
Die Gebietsdatenbank stellt wichtige Kontextinformationen zu den Standard-Adressdaten bereit. Dazu
zählen: Stadtteil, Landkreis, Bundesland, Einwohnerzahl, Kfz-Kennzeichen und Postleitzahlen. Sobald Sie
eine Adresse einem Gebiet bzw. Ort zugeordnet haben, stehen diese Gebietsdaten als Kriterien für
Datenbankabfragen zur Verfügung und ermöglichen Ihnen, die Suche nach Objekten und Interessenten
weiter zu optimieren und wesentlich passgenauere Angebote zu erstellen. Die Gebietsdatenbank liefert
Ihnen wertvolle Informationen, die Sie auch bei der allgemeinen Vertriebsrecherche einsetzen können.
Abb. 5.2.1-3: Das Gebietsdatenbank-Fenster mit
aktiviertem Subregister Ortsausw ahl.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Gebietsdatenbank bei der Adresserfassung zu verwenden.
Unabhängig von der Vorgehensweise und Reihenfolge bei der Dateneingabe können Sie das Fenster der
Gebietsdatenbank jederzeit öffnen, indem Sie im Adressformular einen Rechtsklick auf dem Feld
Gebiet ausführen und im Kontextmenü den Befehl Gebiet wählen selektieren.
Standardmäßig wird die Gebietsdatenbank bei der Adresserfassung verwendet, nachdem die
Adresselemente Straße, Postleitzahl oder Ort eingetragen sind. Klicken Sie nach dem Eingeben eines oder
mehrerer dieser Elemente auf einem der Felder PLZ-Postf. oder Gebiet, um das Fenster "Gebiet Auswahl"
zu öffnen. In einigen Situationen wird das Fenster der Gebietsdatenbank auch automatisch geöffnet. Das
Fenster enthält fünf Subregisterkarten mit folgenden Funktionen und Optionen:
Subregister Ortsauswahl
Diese Subregisterkarte enthält eine internationale Länderliste aller Kontinente. Sämtliche internationalen
Listeneinträge bestehen ausschließlich aus Ländernamen und dienen zur Orientierung bei der Ländersuche.
Nur für Deutschland, Österreich und die Schweiz sind alle Bundesländer, Kantone, Regionen usw. bis zur
Ortsteil-Ebene enthalten.
Entsprechend lässt sich die Baumstruktur-Anzeige durch Klicken auf die Pfeilsymbole erweitern:
international bis auf Länderebene und für Deutschland, Österreich und die Schweiz bis auf die Detailebene
sämtlicher Ortsteile. Um den Namen eines Orts/Ortsteils in das Feld Gebiet des Adressformulars zu
übernehmen, doppelklicken Sie auf den Listeneintrag oder wählen ihn aus und klicken auf die Schaltfläche
Übernehmen.
Zum schnelleren Auffinden von Einträgen kann die Listenanzeige auf ausgewählte Gebiete bzw.
untergeordnete Gebietsebenen beschränkt werden. Dazu markieren Sie eine Ebene bzw. einen Eintrag in
der Baumstruktur, klicken Sie auf den Link Anzeige ab und im daraufhin angezeigten Fenster
"Gebietsauswahl Einschränkung" auf die Schaltfläche Auswahl übernehmen. Diese Voreinstellung bleibt für
die Anzeige der Gebietsdatenbank erhalten, bis Sie im Fenster "Gebietsauswahl Einschränkung" wieder
gelöscht wird. Durch Deaktivieren des Kontrollkästchens hinter dem Link kann jederzeit wieder die
vollständige Liste angezeigt werden.
Die Listenanzeige lässt sich auch mit dem Feld Filter und den zugehörigen Filtersymbol-Schaltflächen
steuern. Dazu geben Sie im Feld Filter einen Gebietsnamen ein und klicken auf die linke Filtersymbol-
Schaltfläche. Zum Löschen der Filterbedingung klicken Sie auf die rechte Filtersymbol-Schaltfläche.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 207 von 351

Subregister Ortssuche
Auf dieser Subregisterkarte können Sie nach Ortsnamen, Postleitzahlen und Kfz-Kennzeichen oder einer
Kombination dieser Merkmale suchen. In der Suchergebnisliste werden Datensätze mit folgenden Feldern
(Spalten) angezeigt: Name, Postleitzahl(en), Landkreis, Bundesland und Einwohnerzahl. Um den Namen
eines Orts/Ortsteils in das Feld Gebiet des Adressformulars zu übernehmen, doppelklicken Sie auf den
Listeneintrag oder selektieren ihn und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen.
Wenn Sie einige der angebotenen Kontextinformationen (z. B. Bundesland und Einwohnerzahl) in Ihre
Adressdaten übernehmen und als Kriterien verwenden wollen, müssen Sie zuerst im Systemmodul
entsprechende Zusatzfelder für das Adressformular definieren und die Informationen dann manuell aus dem
Fenster der Gebietsdatenbank übertragen.
Das Subregister "Ortssuche" enthält folgende Elemente und Optionen:
Element/Option
Ortsname
PLZ
KFZ-Kennzeichen
Vergleichen (Orte)
Suchergebnis
Schließen
Beschreibung
Geben Sie in diesem Feld einen Ortsnamen ein. Es wird eine Liste aller
Orte dieses Namens in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit den
entsprechenden Kontextinformationen angezeigt.
Geben Sie in diesem Feld die PLZ eines Orts ein. Es wird der Name des
Ortes mit den entsprechenden Kontextinformationen angezeigt.
Geben Sie in diesem Feld ein Kfz-Kennzeichen ein, um den zugehörigen
Ort bzw. Landkreis zu bestimmen. Es wird eine Liste aller Orte in
Deutschland angezeigt, die in diesem Kfz-Kennzeichen-Bereich liegen,
inkl. der entsprechenden Kontextinformationen.
In dieser Dropdown-Liste legen Sie fest, wie ein Zeichenketten-Vergleich
bei der Ortsnamensuche ausgeführt werden soll. Wenn Sie z. B. kleinere
Orte im Umland einer Großstadt wie Berlin finden möchten, geben Sie als
Ortsname "Berlin" ein und wählen die Option Ende des Ortes. Dann
werden alle Orte "...bei Berlin" gefunden.
Diese Liste enthält für jeden gefundenen Ort eine Zeile bzw. einen
Datensatz mit den Feldern Name, PLZs, Landkreis, Bundesland und
Einwohnerzahl. Durch Doppelklicken auf eine Zeile wird der Ortsname in
das Adressformularfeld Gebiet übernommen und das Fenster der
Gebietsdatenbank geschlossen.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Fenster der Gebietsdatenbank
ohne Datenübernahme zu schließen.
Subregister Definierte Gruppen
Diese Subregisterkarte bietet die Möglichkeit, Gruppen von Ortsnamen zu definieren. Beim nächsten Öffnen
der Gebietsdatenbank wird auf der Registerkarte "Ortssuche" ein Gebietslisten-Ausschnitt mit den Orten der
aktuell gewählten Gruppe angezeigt. Mit dieser Funktion können Sie die Suche in der Gebietsdatenbank
wesentlich beschleunigen, indem Sie Suchvorgänge über dieses Subregister ausführen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 208 von 351

Zum Anlegen einer neuen Gruppe klicken Sie auf Neue Gruppe erzeugen und geben im eingeblendeten
Fenster einen Gruppennamen ein. Daraufhin wird eine zweite Instanz der Gebietsdatenbank geöffnet.
Erweitern Sie die Listenanzeige und markieren Sie alle Orte in Deutschland, Österreich oder der Schweiz,
die in die neue Gebietsgruppe übernommen werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufnehmen und
anschließend auf Übernehmen. Jetzt wird die neue Gruppe mit den enthaltenen Orten im ersten Fenster der
Gebietsdatenbank angezeigt. Klicken Sie hier erneut auf Übernehmen, damit die Einstellung angewendet
und das Fenster der Gebietsdatenbank geschlossen wird.
Beim nächsten Öffnen der Gebietsdatenbank werden auf dem Register Ortsauswahl zuerst die Orte der
gewählten Gruppe angezeigt. Zur Übernahme eines Orts-/Ortsteilnamens in das Feld Gebiet des
Adressformulars doppelklicken Sie auf den Listeneintrag oder wählen ihn aus und klicken auf die
Schaltfläche Übernehmen.
Nach dem Anlegen einer oder mehrerer Gebietsgruppen können Sie die Ortssuche und Namensübernahme
in das Adressformular vereinfachen, indem Sie das Fenster der Gebietsdatenbank öffnen und direkt zum
Subregister Definierte Gruppen wechseln. Dort markieren Sie eine Gruppe, wählen in der Liste Zugeordnete
Orte den gewünschten Ort und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen. Der gewählte Ortsname wird im
Feld Gebiet des Adressformulars eingetragen und das Fenster der Gebietsdatenbank geschlossen.
Zum Löschen einer Gruppe markieren Sie den Namen in der Gruppenliste und klicken auf die Schaltfläche
Markierte Gruppe löschen.
Subregister Ortssuche nach Einwohnerzahl
Auf dieser Subregisterkarte können Sie Orte in Deutschland, Österreich und der Schweiz nach Größe bzw.
Einwohnerzahl sortiert anzeigen und Orte suchen, deren Einwohnerzahl in einem bestimmten Bereich liegt.
Dazu geben Sie in den Feldern Einwohnerzahl (min.) und Einwohnerzahl (max.) jeweils einen Grenzwert ein
und klicken auf Suchen. Daraufhin werden in der Suchergebnisliste Datensätze aller Orte angezeigt, deren
Einwohnerzahl im angegebenen Größenbereich liegt. Jeder Datensatz besteht aus dem Ortsnamen, der
Einwohnerzahl und den zugehörigen Postleitzahlen. Um den Namen eines Orts/Ortsteils in das Feld
Gebiet des Adressformulars zu übernehmen, doppelklicken Sie auf den Listeneintrag oder wählen ihn aus
und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen.
Verwendung der Telefonvorwahl-Ergänzung
Die Adressformularfelder für Telefonnummern enthalten eine Schaltfläche zur automatischen Ergänzung der
Vorwahl-Komponenten. Zum Eintragen einer Telefon- oder Telefaxnummer klicken Sie im Anschluss an die
Eingabe der Adresse auf die Schaltflächen mit dem Telefonsymbol. Dadurch wird automatisch die passende
Länder- und Ortsvorwahl zu der Adress-Anschrift eingetragen und Sie können die Rufnummern ergänzen.
Nachdem diese Felder gefüllt sind, werden die Telefonsymbole nicht mehr grau, sondern schwarz
dargestellt. Wenn der Benutzer später ein Telefonsymbol anklickt, wird das Fenster zur Rufnummern-
Anwahl eingeblendet, und bei entsprechender Software-Konfiguration kann die jeweilige Rufnummer
automatisch angewählt werden.
Adressfeld-Sonderfunktionen für E-Mail und Internet
Nach der Eintragung einer E-Mail-Adresse wird diese in einen Hyperlink konvertiert. Wenn der Benutzer
später das Briefsymbol rechts im E-Mail-Feld anklickt, wird automatisch MS-Word geöffnet, das Formular
zur Erstellung einer neuen E-Mail angezeigt und die gewählte E-Mail-Adresse im Empfänger-Feld
eingetragen. Außerdem werden in Word unterhalb der Symbolleisten drei estateOffice-Schaltflächen
angezeigt.
Nach dem Eintragen einer Internet-Adresse wird diese ebenfalls in einen Hyperlink konvertiert. Wenn der
Benutzer später das Globussymbol rechts im Internet-Adressfeld anklickt, wird automatisch der Internet-
Browser gestartet und die Website mit der angegebenen Adresse geöffnet.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Adressen erfassen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 209 von 351

Neue Privatadresse erfassen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen > Adresse anlegen.
Alternativ können Sie die Kachel Neue Adresse auf dem Homescreen verwenden. Aktivieren Sie im
anschließend angezeigten Dialogfeld die Option Privatadresse und klicken Sie auf OK.
2. Füllen Sie das Adressformular sequentiell aus, um die Adressergänzungsfunktionen optimal nutzen zu
können. Tragen Sie zunächst im obersten Abschnitt die Namensangaben ein. Die Briefanrede wird
daraufhin (entsprechend der Konfiguration im Systemmodul) automatisch ergänzt, kann aber manuell
geändert werden.
3. Tragen Sie danach die Straße und Hausnummer ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste Land das
Land aus. Geben Sie die Elemente Postleitzahl und Ort ein. Abhängig von der Reihenfolge und
Vollständigkeit Ihrer Eingaben werden automatisch die Fenster der Postleitzahlen-Auskunft und
Gebietsdatenbank geöffnet. Verwenden Sie diese Funktionen wie in den vorherigen Abschnitten
beschrieben.
4. Führen Sie einen Rechtsklick auf dem Feld Gebiet aus, falls dieses Feld noch leer sein sollte oder die
Eintragung nicht detailliert genug ist (d. h. keinen Ortsteil angibt). Öffnen Sie über das eingeblendete
Kontextmenü die Gebietsdatenbank, wählen Sie den Ortsteil und suchen Sie ggf. die Postleitzahl.
5. Füllen Sie die Felder für Telefonnummern, E-Mail- und Internet-Adresse aus. Nutzen Sie dabei die
automatischen Ergänzungsfunktionen wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Anschrift die entsprechenden Elemente und ihre Reihenfolge für den
Briefkopf. Tragen Sie das Erstkontaktdatum ein, wählen Sie die zuständigen Betreuer und die Filiale
und vergeben Sie eine Adressnummer.
7. Füllen Sie jetzt das Subregister Kriterien rechts auf dem Adressformular aus. Wählen Sie zuerst im
Feld Adresstyp aus, welche Geschäftsbeziehung zu der Adresse besteht. Die Zusammenstellung der
weiteren enthaltenen Felder ist unterschiedlich, da es sich um benutzerdefinierte Felder handelt, die im
Systemmodul individuell konfiguriert werden.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Adressformular ausgefüllt haben.
Daraufhin wird standardmäßig ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie bestimmen können, welche Aktion
im Anschluss ausgeführt werden soll.
Neue Firmenadresse erfassen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen > Adresse anlegen.
Alternativ können Sie die Kachel Neue Adresse auf dem Homescreen verwenden. Aktivieren Sie im
anschließend angezeigten Dialogfeld die Option Firma und klicken Sie auf OK.
2. Füllen Sie das Adressformular sequentiell aus, um die Adressergänzungsfunktionen optimal nutzen zu
können. Tragen Sie zunächst im obersten Abschnitt den Firmennamen ein.
3. Tragen Sie danach die Straße und Hausnummer ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste Land das
Land aus. Geben Sie die Elemente Postleitzahl und Ort ein. Abhängig von der Reihenfolge und
Vollständigkeit Ihrer Eingaben werden automatisch die Fenster der Postleitzahlen-Auskunft und
Gebietsdatenbank geöffnet. Verwenden Sie diese Funktionen wie in den vorherigen Abschnitten
beschrieben.
4. Führen Sie einen Rechtsklick auf dem Feld Gebiet aus, falls dieses Feld noch leer sein sollte oder die
Eintragung nicht detailliert genug ist (d. h. keinen Ortsteil angibt). Öffnen Sie über das daraufhin
eingeblendete Kontextmenü die Gebietsdatenbank, wählen Sie den Ortsteil und suchen Sie ggf. die
Postleitzahl.
5. Füllen Sie die Felder für Telefonnummern, E-Mail- und Internet-Adresse aus. Nutzen Sie dabei die
automatischen Ergänzungsfunktionen wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Anschrift die entsprechenden Elemente und ihre Reihenfolge für den
Briefkopf.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 210 von 351

7. Wählen Sie rechts oben auf dem Formular die zuständigen Betreuer und die zuständige Filiale und
vergeben Sie eine Adressnummer. Die Briefanrede wird (entsprechend der Konfiguration im
Systemmodul) automatisch ergänzt, kann aber manuell geändert werden.
8. Füllen Sie jetzt das Subregister Zusatz rechts auf dem Adressformular aus. Wählen Sie zuerst im Feld
Adresstyp aus, welche Geschäftsbeziehung zu der Adresse besteht. Die Zusammenstellung der
weiteren enthaltenen Felder ist unterschiedlich, da es sich um benutzerdefinierte Felder handelt, die im
Systemmodul individuell konfiguriert werden.
9. Wenn Sie einen Ansprechpartner hinzufügen wollen, klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche
Ansprechpartner erfassen. Andernfalls klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern. Daraufhin wird
standardmäßig ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie bestimmen können, welche Aktion im Anschluss
ausgeführt werden soll. Haben Sie die Adresse zu einem Immobiliengesuch erfasst, wählen Sie eine der
Folgeaktionen zur Anforderungserfassung. Andernfalls wählen Sie die Option für die Erstellung der
Verbindung zu einem Objekt.
Neue Firmenadresse mit Ansprechpartner erfassen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen > Adresse erfassen.
Alternativ können Sie die Kachel Neue Adresse auf dem Homescreen verwenden. Aktivieren Sie
im anschließend angezeigten Dialogfeld die Option Firma mit Ansprechpartner und klicken Sie auf OK.
Der Ansprechpartner, den Sie direkt mit der mit der Firmenadresse erfassen, wird automatisch als
Hauptansprechpartner eingestuft.
2. Füllen Sie das Adressformular sequentiell aus, um die Adressergänzungsfunktionen optimal nutzen zu
können. Tragen Sie zunächst im obersten Abschnitt die Namensdetails des Ansprechpartners ein und
darunter den Firmennamen und die Abteilung.
3. Tragen Sie danach die Straße und Hausnummer ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste Land das
Land aus. Geben Sie die Elemente Postleitzahl und Ort ein. Abhängig von der Reihenfolge und
Vollständigkeit Ihrer Eingaben werden automatisch die Fenster der Postleitzahlen-Auskunft und
Gebietsdatenbank geöffnet. Verwenden Sie diese Funktionen wie in den vorherigen Abschnitten
beschrieben.
4. Führen Sie einen Rechtsklick auf dem Feld Gebiet aus, falls dieses Feld noch leer sein sollte oder die
Eintragung nicht detailliert genug ist (d. h. keinen Ortsteil angibt). Öffnen Sie über das daraufhin
eingeblendete Kontextmenü die Gebietsdatenbank, wählen Sie den Ortsteil und suchen Sie ggf. die
Postleitzahl.
5. Füllen Sie die Felder für Telefonnummern, E-Mail- und Internet-Adresse aus. Nutzen Sie dabei die
automatischen Ergänzungsfunktionen wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben. Wenn Sie weitere
Kontakte hinzufügen möchten, führen Sie auf dem nachfolgenden Feld Weitere Kontakte einen
Rechtsklick aus, wählen den Kontextmenübefehl Neu und geben im anschließend eingeblendeten
Dialogfeld die Kontaktdaten ein.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Anschrift die entsprechenden Elemente und ihre Reihenfolge für den
Briefkopf. Tragen Sie das Erstkontaktdatum ein, wählen Sie die zuständigen Betreuer und die Filiale
und vergeben Sie eine Adressnummer.
7. Füllen Sie jetzt das Subregister Kriterien rechts auf dem Adressformular aus. Wählen Sie zuerst im
Feld Adresstyp aus, welche Geschäftsbeziehung zu der Adresse besteht. Die Zusammenstellung der
weiteren enthaltenen Felder ist unterschiedlich, da es sich um benutzerdefinierte Felder handelt, die im
Systemmodul individuell konfiguriert werden.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Adressformular ausgefüllt haben.
Daraufhin wird standardmäßig ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie wählen können, welche Aktion im
Anschluss ausgeführt werden soll. Wenn Sie die Adresse zu einem Immobiliengesuch erfasst haben,
wählen Sie eine der Folgeaktionen zur Anforderungserfassung. Andernfalls wählen Sie die Option für die
Erstellung der Verbindung zu einem Objekt.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 211 von 351

5.2.2 Immobiliengesuche erfassen
Die Erfassung eines Immobiliengesuchs - in estateOffice als "Anforderung" bezeichnet - lässt sich am
einfachsten direkt im Anschluss an die Erfassung einer Interessentenadresse durchführen. Jedesmal, wenn
eine Adresse angelegt und gespeichert wird, zeigt estateOffice standardmäßig ein Dialogfeld an, in dem Sie
zwischen verschiedenen Optionen zur anschließenden Anforderungserstellung wählen können. Um ein
Immobiliengesuch unabhängig von der Adresserfassung zu erfassen, verwenden Sie den Befehl Aktionen >
Anforderung erfassen in der Navigationsleiste, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben.
Abb. 5.2.2-1: Das Dialogfeld Anforderung erfassen/Verbindung herstellen.
Wenn Sie mit dem Befehl in der Navigationsleiste das Dialogfeld "Anforderung erfassen/Verbindung
herstellen" öffnen, stehen folgende Optionen zur Erfassung eines Immobiliengesuchs zur Auswahl:
Adresstyp
Interessent/
Immobiliengesuch
Interessent/
Anfrage
Anforderungs-Aktion
Leeres Formular zur Erfassung einer Anforderung
(Wählen Sie diese Option, um das Immobiliengesuch unabhängig von
einem Objekt, Muster-Anforderungen oder automatischen erfassten
Anforderungen zu erstellen)
Automatische Erfassung der Anforderung vom Objekt
(Wählen Sie diese Option, wenn die Adresse aufgrund einer Anfrage für
ein angebotenes Objekt erfasst wurde oder wenn Sie Profil-/
Vertriebsdaten eines Objekts übernehmen wollen.)
Automatische Erfassung der Anforderung mit weiterem Sprung zum
Angebot
(Wählen Sie diese Option, wenn die Adresse aufgrund einer Anfrage für
ein angebotenes Objekt erfasst wurde oder wenn Sie Profil-/
Vertriebsdaten eines Objekts übernehmen und direkt ein Angebot
erstellen wollen.)
Bei Auswahl der Option Leeres Formular zur Erfassung einer Anforderung entspricht die weitere
Vorgehensweise der Beschreibung "Neue Anforderung erfassen". Bei Auswahl einer der beiden Optionen
Automatische Erfassung der Anforderung vom Objekt entspricht die Vorgehensweise der Beschreibung
"Neue Anforderung erfassen (mit Übernahme von Profil-/Vertriebsdaten eines Objekts)". In beiden Fällen wird
die Anforderungserfassung direkt gestartet, ohne dass Befehle in der Navigationsleiste gewählt werden
müssen, d. h. der erste Schritt der folgenden Anleitungen ist obsolet.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 212 von 351

Abb. 5.2.2-2: Die Registerkarte zur Erfassung eines Immobiliengesuchs (hier mit Übernahme der Objektdaten).
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben die Erfassung von Immobiliengesuchen.
Neue Anforderung erfassen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen > Anforderung erfassen,
nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben.
2. Tragen Sie im Feld Stichworte eine klassifizierende Beschreibung des Gesuchs ein (z. B. "Reihenhaus
zur Miete") und wählen Sie in der Dropdown-Liste Anforderungspofil ein passendes Profil. Daraufhin wird
im rechten Abschnitt das Anforderungsformular angezeigt.
3. Füllen Sie zunächst die administrativen Felder Status, Betreuer und Erfassungsdatum aus bzw. ändern/
ergänzen Sie die vorhandenen Einträge. Beschreiben Sie die vom Kunden gewünschten Eigenschaften
der gesuchten Immobilie dann im rechten Abschnitt Kriterienzusammenstellung.
4. Tragen Sie in den numerischen Feldern die gewünschten Werte ein.
5. Bei jedem Listenfeld öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld das Kontextmenü und selektieren
im angezeigten Auswahldialog die Feldelemente (Listenfelder erkennen Sie am grünen Punkt rechts
unten im Feld, der eingeblendet wird, wenn Sie die Maus darüber platzieren.) Zur Übernahme mehrerer
Elemente halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie die Elemente im Auswahldialog
nacheinander anklicken. Legen Sie dann die Verknüpfungsbedingung für die selektierten Feldelemente
fest, indem Sie mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung das Kontextmenü öffnen und die
entsprechende Option wählen.
6. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Farbbalken vor jedem Kriterien-Feld das Kontextmenü und
wählen Sie die Ausschlussbedingung, d. h. ob das Kriterium zutreffen muss, zutreffen darf oder nicht
zutreffen darf. Anschließend wird der Farbbalken grün (muss), gelb (kann) oder orange (darf nicht)
angezeigt und reflektiert damit die gewählte Bedingung.
7. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Anforderungsformular ausgefüllt
haben. Wenn Sie anschließend nach Objekten für den Kunden suchen, wird die hier definierte
Gesuchbeschreibung zugrunde gelegt, um passende Objekte in der Datenbank zu finden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 213 von 351

Zum Entfernen von Kriterieneinträgen klicken Sie die Feldbeschriftung an und wählen im Kontextmenü den
Befehl Leer. Wenn Sie wieder Einträge zulassen wollen, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Und.
Neue Anforderung erfassen (mit Übernahme von Profil-/Vertriebsdaten eines
Objekts)
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen > Anforderung erfassen,
nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben.
2. Wählen Sie anschließend aus dem Dropdown-Menü der Schaltfläche Neu (Symbolleiste) den Befehl
Neue vom Objekt. Daraufhin wird das Fenster "Objektauswahl" mit dem Formular zur Objektsuche
angezeigt.
3. Suchen Sie das angefragte Objekt und selektieren Sie es durch Doppelklicken in der Suchergebnisliste,
damit die Muster-Anforderung (d. h. die ausgewählten Profil-/Vertriebsdaten) des Objekts für das
Gesuch übernommen werden. Die Profildaten werden auch ohne vorhandene Muster-Anforderung
übernommen, sofern Sie dem Anforderungsprofil vorher im Systemmodul eine Definition für die
automatische Anforderungserstellung zugeordnet haben.
4. Tragen Sie im Feld Stichworte eine Beschreibung des Gesuchs ein und wählen Sie in der Dropdown-
Liste Anforderungsprofil das passende Profil zur Vertriebsart. Wenn Sie Profil-/Vertriebsdaten
automatisch übernehmen wollen, müssen Sie ein entsprechendes Anforderungsprofil wählen (siehe
vorheriger Schritt). Im rechten Abschnitt des Datenbereichs wird daraufhin das Anforderungsformular mit
den Profil-/Vertriebsdaten des Objekts gefüllt, die entweder aus der Muster-Anforderung übernommen
oder automatisch definiert wurden.
5. Füllen Sie die administrativen Felder Status, Betreuer und Erfassungsdatum aus bzw. ändern Sie die
vorhandenen Einträge. Ergänzen Sie bei ggf. die im rechten Abschnitt Kriterienzusammenstellung vom
Objekt übernommenen Profilkriterien.
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Anforderungsformular ausgefüllt
haben. Wenn Sie anschließend ein Angebot erstellen oder ein ähnliches Objekt für den Interessenten
finden wollen, wird die hier definierte Gesuchbeschreibung bzw. "Anforderung" für die Datenbanksuche
verwendet.
Sämtliche Änderungen an einer bestehenden Anforderung werden von estateOffice
protokolliert. Sie öffnen die zugehörige Änderungshistorie, indem Sie bei geöffneter
Anforderung in der Menüleiste auf Extras > Änderungshistorie klicken.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 214 von 351

5.2.3 Adress-Verbindungen herstellen
Die Verbindungen zwischen Adressen und Objekten oder mehreren Adressen können Sie am einfachsten
direkt im Anschluss an die Adresserfassung herstellen. Nach dem Speichern einer Adresse zeigt
estateOffice ein Dialogfeld zur Auswahl der Folgeaktion an. Wenn Sie dort die Option Verbindung
herstellen selektieren, werden Sie direkt zur dieser Funktion weitergeleitet.
Um eine neue Adressverbindung unabhängig von der Adresserfassung anzulegen verwenden Sie den Befehl
Aktionen > Verbindung erstellen in der Navigationsleiste, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder
geöffnet haben. In beiden Fällen wird die folgende Registerkarte geöffnet.
Abb. 5.2.3-1: Die Registerkarte zum Herstellen von Adressverbindungen.
Die daraufhin angezeigte Registerkarte enthält die beiden Abschnitte Verbindungsdefinition und
Details sowie den Abschnitt Provision, in dem Sie Provisionskonditionen eingeben können. Die Symbolleiste
dieser Modulansicht enthält eine Schaltfläche, mit der Sie direkt im Anschluss an die Verbindungserfassung
eine Aktivität anlegen oder Mietvertragsdaten erfassen können.
Wenn Sie mit der Dropdownliste Beziehung eine Kundenbeziehung festlegen, wird die Adresse
anschließend in den Vertriebsinformationen auf Objekt-Formularen angezeigt. Dies ermöglicht einen
direkten Sprung vom Objekt zur Adresse und die direkte Telefonwahl.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 215 von 351

In der Dropdown-Liste Verbindungsarten stehen standardmäßig folgende Optionen zur Auswahl:
Art der Verbindung
Eigentümer
Käufer
Mieter
Notar
Partner
Tippgeber Adresse
Tippgeber Objekt
Vermieter
Vormieter
Kategorie
Objekt
Objekt
Objekt
Adresse
Adresse
Adresse
Objekt
Objekt
Objekt
Sie können im Systemmodul zusätzliche Einträge für diese Liste definieren, wenn im Geschäftsablauf Ihrer
Firma weitere Arten von Adressen verwendet werden.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Adressverbindungen herstellen. Wenn Sie
diese Aktionen direkt im Anschluss an die Adresserfassung ausführen, ist keine Befehlsauswahl in der
Aufgaben- oder Symbolleiste nötig um den Vorgang zu starten, d. h. der erste Schritt der folgenden
Anleitungen entfällt.
Neue Verbindung zwischen Adressen herstellen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen > Verbindung erstellen,
nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben. Daraufhin wird die Registerkarte
"Verbindung" angezeigt.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Verbindungsart einen der Einträge mit Personen-Symbol. Das
nachfolgende Textanzeigefeld erhält nun die Beschriftung Adresse.
3. Klicken Sie auf den Link auswählen, um das Fenster zur Adresssuche einzublenden.
4. Geben Sie den Namen der gesuchten Person ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
5. Doppelklicken Sie in der Suchergebnisliste auf den gefundenen Namen, um ihn in das Auswahlfeld
Adresse zu übernehmen.
6. Legen Sie in der Dropdown-Liste Status den aktuellen Adress-Status fest und tragen Sie im
nachfolgenden Feld ggf. eine Bemerkung ein.
7. Wenn es sich bei der Ausgangsadresse um einen Kunden mit Provisionsvertrag handelt, klicken Sie auf
das Pluszeichen vor dem Abschnitt Provision, um das Formular zur Eingabe von Provisionsdetails
anzuzeigen. Wählen Sie in den dort enthaltenen Dropdown-Listen die Provisionsart sowie den
Provisions- und Mehrwertsteuersatz und tragen Sie bei Bedarf eine Anmerkung zu den
Vertragskonditionen ein.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben. Falls Sie
direkt anschließend eine Aktivität anlegen wollen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Aktivität anlegen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 216 von 351

Neue Verbindung zwischen Adresse und Objekt herstellen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen > Verbindung erstellen,
nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben. Daraufhin wird die Registerkarte
"Verbindung" angezeigt.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Verbindungsart einen der Einträge mit Haus-Symbol. Das
nachfolgende Textanzeigefeld erhält nun die Beschriftung Objekt.
3. Klicken Sie auf den Link auswählen, um das Fenster zur Objektsuche einzublenden.
4. Geben Sie die Objektnummer oder ein anderes spezifisches Kriterium des gesuchten Objekts ein und
klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
5. Doppelklicken Sie in der Suchergebnisliste auf das gefundene Objekt, um die Objektadresse in das
Auswahlfeld Objekt zu übernehmen.
6. Legen Sie in der Dropdown-Liste Status den aktuellen Objektstatus fest und tragen Sie im
nachfolgenden Feld ggf. eine Bemerkung ein.
7. Wenn es sich bei der Ausgangsadresse um einen Kunden mit Provisionsvertrag handelt, klicken Sie auf
das Pluszeichen vor dem Abschnitt Provision, damit das Formular zur Eingabe von Provisionsdetails
angezeigt wird. Wählen Sie in den dort enthaltenen Dropdown-Listen die Provisionsart sowie den
Provisions- und Mehrwertsteuersatz und tragen Sie bei Bedarf eine Anmerkung zu den
Vertragskonditionen ein.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben. Falls Sie
direkt anschließend eine Aktivität oder Mietvertrags-Daten zu dem verbundenen Objekt anlegen wollen,
klicken Sie in der Symbolleiste auf Aktivität anlegen bzw. Mietvertrag anlegen.
9. Wenn Sie die hier angelegten Verbindungen später ändern oder löschen möchten, wählen Sie in der
Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Adresse > Verbindungen, nachdem Sie eine Adresse
ausgewählt oder geöffnet haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 217 von 351

5.3 Passende Objekte suchen und Angebote erstellen
Die estateOffice-Funktionen zur Angebotserstellung sind in einem vordefinierten Workflow
zusammengefasst, sodass Sie alle Bearbeitungsschritte von einer Registerkarte aus steuern können.
Starten Sie zunächst den Adressmanager über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der
Symbolleiste oder über die Kachel auf dem Homescreen. Verwenden Sie die Kurz- und
Detailsuchefunktionen oder eine Ablage zur Auswahl der Personen oder Firmen, denen Sie ein oder mehrere
Objekte anbieten wollen. Selektieren Sie die Adressen und wählen Sie den Befehl Aktionen > Objekte
anbieten in der Navigationsleiste. Falls für eine ausgewählte Adresse entweder noch kein Anforderungsprofil
vorhanden ist oder mehrere Anforderungsprofile definiert wurden, erscheint zunächst ein Fenster zur
Auswahl eines Profils. Anschließend wird die Registerkarte "Angebotserstellung" angezeigt.
Abb. 5.3-1: Die Registerkarte Angebotserstellung mit Formular zur Objektsuche und einem Suchergebnis.
Diese Registerkarte enthält im Datenbereich fünf Subregister für die einzelnen Schritte der
Angebotserstellung. Am unteren Bildschirmrand sind mehrere Schaltflächen integriert. Mit der Schaltfläche
Angebotsvorgang speichern können Sie den Zwischenstand einer Angebotserstellung jederzeit sichern, um
den Vorgang später fortzusetzen.
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird das Dialogfeld "Neue Aufgabe erstellen" eingeblendet. Dort
können Sie die Angebots-Weiterbearbeitung als neue Aufgabe speichern und den aktuellen
Erstellungsvorgang abbrechen. In diesem Fall öffnen Sie zur späteren Weiterbearbeitung das Modul
"Planer", selektieren in der Übersicht die zugehörige Aufgabe und wählen in der Symbolleiste den Befehl
Erledigen > Angebot weiterbearbeiten. Dadurch wird automatisch der Adressmanager gestartet und das
Angebot im zuletzt gespeicherten Bearbeitungszustand wiederhergestellt.
Mit den beiden Schaltflächen Weiter und Zurück navigieren Sie zum nächsten bzw. vorherigen Schritt der
Angebotserstellung.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 218 von 351

In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Schaltfläche
Vorgang speichern
Vorgang löschen
Zurück
Weiter
Funktion
Öffnet das Dialogfeld "Neue Aufgabe erstellen" zur Erstellung einer
Aufgabe für die Angebots-Fortsetzung und speichert den
Angebotsvorgang im aktuellen Bearbeitungsstand.
Löscht den gesamten Angebotsvorgang.
Mit dieser Schaltfläche navigieren Sie rückwärts durch die Schritte der
Angebotserstellung.
Mit dieser Schaltfläche navigieren Sie vorwärts zum nächsten Schritt der
Angebotserstellung und aktivieren das entsprechende Subregister.
Die Angebotserstellung ist in fünf Arbeitsschritte gegliedert:
Suche nach passenden Objekten
Versandarten festlegen
Vorlagen und Dokumente zusammenführen
Dokumente generieren und zusammenstellen
Angebot versenden, speichern und Nachweis erstellen
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 219 von 351

Angebotserstellung, Schritt 1: Objekte suchen
Zur Ausführung des ersten Schritts ist zunächst das Subregister Suche nach Objekten aktiviert. Es stehen
verschiedene Suchmethoden zur Verfügung: Anforderungssuche, Kurzsuche, Import und Ablage. Sie
können diese Methoden nacheinander ausführen und aus den Suchergebnissen eine Auswahl von Objekten
zusammenstellen, die angeboten werden sollen. Durch Klicken auf die Schaltfläche Suchansicht wird die
Darstellung der Subregisterkarte auf Detailanzeige der Suchergebnisse umgeschaltet.
Nachdem Sie mit dem Befehl Objekte anbieten die Registerkarte zur Angebotserstellung geöffnet haben,
startet die Suche nach Objekten standardmäßig mit der Anforderungssuche.
Abb. 5.3-2: Suche nach Objekten per Anforderungssuche, hier mit eingeblendeter Kriterienauswahl.
Dazu ist die Optionsschaltfläche Anforderungssuche links oben auf dem Subregister bereits aktiviert und
das Anforderungsprofil-Formular zur ausgewählten Adresse wird angezeigt. Vor jedem Feld steht ein
Kontrollkästchen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie das Feld als Suchkriterium verwenden
wollen. Tragen Sie dann Werte in die numerischen Felder für Flächen, Preise usw. ein und wählen Sie die
Elemente für Felder mit Mehrfachauswahl. Diese Felder erkennen Sie am grünen Punkt rechts unten im
Feld, der erscheint, wenn die Maus über das Feld bewegt wird. Bei allen Mehrfachauswahl-Feldern können
Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld einen Auswahldialog zur Selektion von Feldelementen einblenden.
Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die Feldbeschriftung vor jedem Feld und legen Sie
im Kontextmenü die Verknüpfungsbedingung fest.
Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Kriterien zur Anforderungssuche hinzuzufügen. Dazu aktivieren Sie
das Kontrollkästchen Kriterienauswahl einblenden. Einzelne Kriterien werden durch Drag & Drop in das
Anforderungsformular eingefügt. Diese Aktion gilt nur für den aktuellen Anforderungs-Suchvorgang.
Nachdem die Suchkriterien definiert sind, legen Sie nun die Kriterienbedingungen fest.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den vertikalen Farbbalken vor jedem Feld, um die
Ausschlussbedingung für das Kriterium festzulegen. Wählen Sie im eingeblendeten Kontextmenü, ob das
Kriterium zutreffen muss, zutreffen darf oder nicht zutreffen darf. Anschließend wird der Farbbalken grün
(muss), gelb (kann) oder orange (darf nicht) angezeigt und reflektiert damit die gewählte Bedingung.
Sie können zusätzlich Suchfilter-Bedingungen festlegen. Klicken Sie dazu am unteren Rand des
Suchformulars auf das Erweiterungssymbol (Pluszeichen) vor der Option Objektfilter und verwenden Sie die
angebotenen Optionen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 220 von 351

Um die Objektsuche auszuführen klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Jetzt werden im rechten
Abschnitt des Subregisters drei Listen angezeigt. Die oberste Liste enthält die Suchergebnisse. Wenn Sie
dort ein Objekt markieren, werden darunter in der Liste Objektübersicht alle Merkmale des Objekts
angezeigt. Doppelklicken Sie in der Suchergebnis-Liste auf Objekte, die Sie für die Angebotserstellung
verwenden möchten. Die Objekte werden in die Liste Auswahl unten auf der Registerkarte übernommen.
Möchten Sie weitere Objekte in Ihr Angebot aufnehmen, die nicht dem Anforderungsprofil entsprechen,
können Sie dazu die weiteren Methoden für die Suche nach Objekten verwenden:
Kurzsuche
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Kurzsuche links oben auf dem Subregister. Verwenden Sie das
eingeblendete Formular wie bei der Standard-Kurzsuche. Übernehmen Sie geeignete Suchergebnisse wie
oben beschrieben in die Auswahlliste zur Angebotserstellung.
Import
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Import links oben auf dem Subregister. Dadurch werden drei Optionen
(Hyperlinks) eingeblendet, mit denen Sie Objekte aus Nachweisen anderer Angebote oder aus Aufgaben
hinzufügen können.
Ablage
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Ablage. Daraufhin wird eine Liste aller Ablagen des aktuellen
Benutzers angezeigt. (Sie können im Dropdown-Menü einen anderen Benutzer wählen.) Doppelklicken Sie
auf den Namen einer Ablage, um die enthaltenen Objekte in Ihr Angebot zu übernehmen.
Zum Entfernen eines Eintrags aus der Liste der gewählten Objekte öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den
jeweiligen Objektnamen das Kontextmenü und wählen den Befehl Entfernen. Nachdem Sie die Objekte für
Ihr Immobilienangebot zusammengestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und setzen die
Angebotserstellung mit der Festlegung der Versandart fort.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 221 von 351

Angebotserstellung, Schritt 2: Versandart festlegen
Zur Ausführung dieses Schritts wird das Subregister Versandart aktiviert.
Abb. 5.3-3: Angebotserstellung, Schritt 2 - Versandarten festlegen.
Im linken Abschnitt stehen drei Optionsschaltflächen für Standard-Versandarten zur Auswahl: Brief, Fax und
E-Mail. Außerdem sind Kontrollkästchen und Links für folgende Optionen verfügbar:
Option/Link
Weiteren Empfängern
anbieten
Experten-Optionen
Individuelle Versandart
Funktion
Durch Aktivierung dieses Kontrollkästchens wird im unteren Abschnitt das
Subregister Weitere Empfänger eingeblendet. Klicken Sie auf Adressen
suchen, damit das Fenster "Adressauswahl" mit dem Formular zur
Adresssuche angezeigt wird. Hier können Sie weitere Interessenten
suchen, um ihnen die gewählten Objekte anzubieten.
Klicken Sie auf diesen Link, wenn Sie das Angebot auf mehrere Arten
versenden wollen. Im Subregister Versandart können Sie anschließend
individuelle EInstellungen für jeden Adressaten festlegen.
Durch Aktivierung dieses Kontrollkästchens wird im unteren Abschnitt das
Subregister Versandauswahl eingeblendet. Hier kann die Versandart für
jeden einzelnen Adressaten eingestellt werden. Die
Auswahlmöglichkeiten sind auch von den Experten-Optionen und den
verfügbaren Adressdetails abhängig.
Konfigurieren Sie die Versandarten für jeden Adressaten und klicken Sie auf Weiter.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 222 von 351

Angebotserstellung, Schritt 3: Vorlagen und Dokumente zusammenführen
Zur Ausführung dieses Schritts wird das Subregister Vorlagen aktiviert. Hier legen Sie fest, welche
Dokumente Ihrem Angebot beigefügt werden sollen, und wählen die zu verwendenden Text- und
Layoutvorlagen. Im oberen Abschnitt des Subregisters sind folgenden Elemente und Optionen verfügbar:
Element/Option
Anschreiben mit Exposé
Nur Anschreiben
Nur Exposés
Anschreiben
E-Mail-Vorlage
Dokument-Optionen
Druckereinstellungen
Beschreibung
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot aus einem Anschreiben plus
Exposé bestehen soll.
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot nur aus einem Anschreiben
bestehen soll.
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot nur aus einem Exposé
bestehen soll.
Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste eine Textvorlage für das
Anschreiben. Im Systemmodul können Sie eigene Vorlagen hinzufügen,
die Sie vorher im Modul "Vorlagen" erstellt haben. Wenn Sie auf die
Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste klicken, wird eine Kopie der
Originalvorlage geöffnet und kann für dieses Angebot angepasst werden.
In dieser Dropdown-Liste können Sie eine Vorlage für das E-Mail-
Anschreiben wählen. Im Systemmodul können Sie eigene Vorlagen
hinzufügen, die Sie vorher im Modul "Vorlagen" erstellt haben. Wenn Sie
auf die Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste klicken, wird eine Kopie der
Vorlage geöffnet und kann für dieses Angebot angepasst werden.
Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird das Dialogfeld "Optionen zur
Dokumenterstellung" eingeblendet, in dem Sie weitere Einstellungen zum
Generieren der Angebotsdokumente festlegen und als
Standardeinstellung für alle Angebote speichern können.
Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird das Dialogfeld "Drucker-
Einstellungen" eingeblendet, in dem Sie das Ausgabeformat für
Angebotsdokumente festlegen. Es enthält auch Optionen zur Auswahl
des Druckerschachts und zum Wechseln des Windows-Standard-
Druckers. Berücksichtigen Sie, dass von einem Wechsel
des Standard-Druckers auch andere Windows-Anwendungen betroffen
sind.
Überprüfen Sie die Liste Exposés und Dateien im unteren Abschnitt des Subregisters, nachdem Sie Ihre
Einstellungen vorgenommen haben.
In dieser Liste sind alle Angebots-Objekte mit den zugehörigen Dokumenten aufgeführt. Falls für ein Objekt
keine Dokumente vorhanden sind, enthält die Liste nur den Objektnamen sowie die Adresse und es kann
nur ein Anschreiben für das Objekt generiert werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 223 von 351

Abb. 5.3-4: Angebotserstellung, Schritt 3 - Dokumente und Vorlagen zusammenführen.
Um das gesicherte Exposé zu verwenden, aktivieren Sie die Checkbox neben den Druckeinstellungen und
hinterlegen Sie eine Mailadresse, an die Bestätigungsnachricht erfolgen soll.
Wenn Dokumente vorhanden sind und Sie eine der Optionsschaltflächen Anschreiben mit Exposé oder Nur
Exposés aktiviert haben, wird vor dem Objektnamen ein Erweiterungssymbol (Pluszeichen) angezeigt.
Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Liste der Dokumente einzublenden.
Bei E-Mail-Versand ist auch eine Option zum Anfügen von Datei-Anhängen verfügbar. Auf der Objekt-
Detailebene wird die aktuelle Druckoption und die Exposé-Art angegeben. Aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Drucken, wenn das Exposé-Dokument gedruckt werden soll.
Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Angebotsdokumente zusammengestellt und die
Druckeinstellungen festgelegt haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 224 von 351

Angebotserstellung, Schritt 4: Dokumente generieren
Nachdem Sie zum Abschluss des vorherigen Schritts auf Weiter geklickt haben, wird das Subregister
Dokumente aktiviert und die Erzeugung der Angebotsdokumente startet automatisch. Dabei zeigt ein
Statusbalken den Fortschritt der Dokumenterstellung an.
Abb. 5.3-5: Angebotserstellung, Schritt 4 - Dokumente generieren.
Je nach Anzahl der Adressaten, Objekte und Dokumente Ihres Angebots kann dieser Vorgang einige
Sekunden dauern. Anschließend wird eine tabellarische Übersicht aller Angebots-Empfänger und der
zugehörigen Dokumente angezeigt.
Zum Einstellen der Felder-/Spaltenanzeige der Übersichtsliste öffnen Sie mit einem Rechtsklick das
Kontextmenü und wählen den Befehl Liste definieren. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie die
Felderauswahl individuell zusammenstellen und als Profilstandard für zukünftige Angebote speichern.
Dieses Dialogfeld enthält auch Optionen zum Einfärben und Filtern von Zeilen und zum Wiederherstellen der
Standard-Listenansicht.
Wenn Sie auf einer Objektzeile doppelklicken, wird das zugehörige Dokument in dem Programm zur
Bearbeitung geöffnet, mit dem es erstellt wurde. An diesem Punkt haben Sie noch Gelegenheit, jedes
Dokument zu bearbeiten und als neue Version zu speichern, bevor das Angebot ausgesendet wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 225 von 351

Diese und weitere Aktionen können Sie auch mit dem Kontextmenü aufrufen, das folgende Befehle enthält:
Befehl
Öffnen
Alle veralteten neu erstellen
Neu erstellen
Liste definieren...
Gruppieren
Beschreibung
Wenn Sie diesen Befehl wählen, wird das aktuell in der Liste selektierte
Dokument in dem Programm zur Bearbeitung geöffnet, mit dem es erstellt
wurde.
Wählen Sie diesen Befehl, um Exposés und Anschreiben neu zu
generieren, die nicht mehr aktuell sind. Der Befehl ist nur auswählbar,
wenn veraltete Dokumente vorliegen.
Wählen Sie diese Option, um ein in der Liste selektiertes Dokument neu
zu generieren.
Dieser Befehl öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die
Felderliste, gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Objektdokument-Liste festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw. aus. Bei
gruppierter Darstellung können Sie die Spaltenköpfe zum Umsortieren der
Liste verwenden.
Mit dem Kontrollkästchen rechts unten auf der Registerkarte können Sie außerdem festlegen, ob die
Angebotsdokumente vor dem Druck bzw. Versand auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Ihre
Einstellung bleibt für zukünftige Angebotsvorgänge gültig, bis sie an dieser Stelle geändert wird.
Klicken Sie auf Drucken/Versenden, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen und geprüft haben, ob alle
benötigten Dokumente erstellt wurden.
Wenn Sie für einige Interessenten und Dokumente E-Mail- oder Fax-Versand gewählt haben, werden die
Dokumente (bei entsprechender Konfiguration) jetzt automatisch an Ihre Office-Anwendungen übergeben
und ausgesendet. Bei E-Mail-Versand wird je nach gewählter Option zum direkten Versand entweder das E-
Mail-Fenster angezeigt oder die E-Mail direkt verschickt. Dateianhänge werden dabei automatisch an die E-
Mail angehängt. Alle Fax-Aussendungen werden an Tobit übergeben und automatisch versendet.
E-Mails werden im lokalen Outlook-Ordner "Gesendete Objekte" abgelegt und, über eine Aktivität verknüpft,
als Kopie in estateOffice gespeichert. MS-Word-Dokumente werden unter dem vorgegebenen Namen bei der
automatisch erzeugten Aktivität gespeichert. (Ändern Sie den Dateinnamen deshalb nicht ab.) FAX-
Dokumente werden im MS-Word-Format gespeichert und im FAX-Center unter "Gesendete Objekte"
abgelegt.
Alle Anschreiben in Briefform und sämtliche Exposés sind jetzt in Ihrem Ordner "Eigene Dateien"
versandfertig abgelegt. (Dies gilt nur für die Standardeinstellung, sofern Sie nicht im Systemmodul einen
anderen Ordner für die Speicherung Ihrer Dokumente konfiguriert haben.)
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 226 von 351

Angebotserstellung, Schritt 5: Nachweis erstellen
Nach Ausführen des Befehls Drucken/Versenden wird automatisch das Subregister Nachweis geöffnet.
Abb. 5.3-6: Angebotserstellung, Schritt 5 - Nachweiserstellung und Formular für Wiedervorlage-Aufgabe.
In den Feldern dieser Modulansicht sind bereits folgende Angaben für den Nachweis eingetragen:
Angebotsart
Betreuer
Datum und Uhrzeit
Der Standardtext "Angebot erstellt"
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 227 von 351

Verwenden Sie die weiteren Optionen auf diesem Subregister, um den Angebotsnachweis zu komplettieren.
Folgende Elemente stehen zur Auswahl:
Element/Option
Angebotsart
Aktion
Betreuer
Datum/Uhrzeit
Kosten
Quelle
Text
Wiedervorlage erstellen
Letzten Kontakt bei Adresse
aktualisieren
Beschreibung
Geben Sie in dieser Dropdown-Liste an, welche Art von Angebot erstellt
wurde. Folgende Optionen sind möglich: E-Mail, Persönlich, Schriftlich,
Telefax und Telefon.
Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste eine Aktion, z. B. Exposé versandt,
um die Arbeitsschritte für Folgeaktivitäten zu definieren.
Hier ist der aktuelle Betreuer eingetragen, der nach Rechtsklicken auf
dem Auswahlfeld im Dialogfeld "Rechte bearbeiten" geändert werden
kann.
Die Werte in diesen Feldern werden vom System übernommen und sind
unveränderlich.
Tragen Sie hier die Kosten für den Angebotsvorgang ein.
Wenn Sie das Angebot auf Basis einer Anfrage erstellt haben, können Sie
hier angeben, wie der Interessent auf Sie aufmerksam geworden ist.
Sie können den vorgegebenen Standardtext mit eigenen Anmerkungen
ergänzen.
Aktivieren Sie eine der Optionsschaltflächen als Termin oder als Aufgabe,
um einen Termin oder eine Aufgabe für die Wiedervorlage des Angebots
zu erfassen. Sobald Sie eine dieser Optionen aktivieren, wird das
entsprechende Eingabeformular angezeigt (siehe Hinweis weiter unten).
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das Feld Letzter Kontakt bei allen
Adressaten des Angebots auf das aktuelle Datum gesetzt.
Falls Sie eine der Wiedervorlage-Optionen aktiviert haben, wird im unteren Abschnitt des Subregisters ein
entsprechendes Formular zur Termin- bzw. Aufgabenerfassung angezeigt. Eine detaillierte Beschreibung
dieser Formulare und der verfügbaren Optionen finden Sie in diesem Kapitel unter "Termin vereinbaren" und
"Aufgabe erstellen" sowie im Kapitel "Arbeiten mit dem Planer" unter "Verwendung von Terminoptionen".
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Angebotserstellung abzuschließen und den Nachweis zu
speichern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 228 von 351

5.4 Aktionsbefehle des Adressmanagers
5.4.1 Angebote nachbearbeiten
Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte aktualisieren Sie den Status von Immobilienangeboten. Sie
können weitere Termine, Aufgaben und Aktivitäten erfassen, neu hinzugekommene Kontakte und
Dokumente zuordnen oder einfach die Status-Einstufung ändern.
Öffnen Sie im Adressmanager die Adresse, deren zugehörige Angebote Sie aktualisieren möchten. Wählen
Sie dann in der Navigationsleiste den Befehl Aktionen > Angebote nachbearbeiten, um die Registerkarte
"Angebotsnachbearbeitung" anzuzeigen. Der Befehl ist nur verfügbar, wenn eine Personen- oder
Ansprechpartner-Adresse gewählt wird.
Abb. 5.4.1-1: Die Registerkarte Angebotsnachbearbeitung im Adressmanager.
Der Datenbereich enthält im oberen Abschnitt eine tabellarische Liste der Angebotsaktivitäten zur gewählten
Adresse. Falls noch keine entsprechende Aktivität vorliegt, ist die Liste leer und es sind keine weiteren
Optionen verfügbar.
Wenn Sie einen Angebotsvorgang selektieren und in der Dropdown-Liste Neuer Status den Status ändern,
werden die vier Abschnitte Zuordnungen, Aktivität, Dokumente und Termin eingeblendet. Es kann eine
Anmerkung eingetragen werden, die in den Aktivitätstext übernommen wird. Der neue Status und die
Anmerkung werden beim Angebot hinterlegt. Sie können auch mehrere Angebote selektieren und
bearbeiten. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol (Pluszeichen) vor den Abschnitten, um die enthaltenen
Optionen anzuzeigen.
Abschnitt Zuordnungen
In diesem Abschnitt werden die Adressen und Objekte des gewählten Angebots aufgelistet. Durch
Anklicken des Hyperlinks Adressen oder Objekte können Sie das Fenster zur Adress- bzw. Objektsuche
öffnen und weitere Adressen/Objekte hinzufügen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 229 von 351

Abschnitt Aktivität
In diesem Abschnitt wird das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität angezeigt. Nachdem Sie in der
Dropdown-Liste Aktion eine Aktivität gewählt haben, können Sie Betreuer zuordnen, die Kosten eintragen,
eine Beschreibung hinzufügen und diese Daten als Aktivitätsnachweis speichern. Weitere Details finden Sie
in der Beschreibung der Funktion Aktivität anlegen.
Abschnitt Dokumente
Hier wird das Formular zum Erstellen neuer Korrespondenz angezeigt. Sie können entweder mittels Drag &
Drop vorhandene Dokumente zur aktuell gewählten Aktivität hinzufügen oder mit den Links Word-Dokument,
E-Mail und Datei(en) neue Dokumente erstellen. Weitere Details finden Sie in der Beschreibung der
Funktion Korrespondenz erstellen.
Abschnitt Termin
In diesem Abschnitt wird das Formular zum Erstellen eines neuen Termins bzw. einer neuen Aufgabe
angezeigt, je nachdem, welche Optionsschaltfläche Sie aktivieren. Wenn Sie die Optionsschaltfläche
Termin aktivieren, enthält dieser Abschnitt die drei Bereiche Terminplanung (Anzeige des Terminkalenders),
Infos (Termindetails) und Status (Besprechungsanfrage-Status). Durch Aktivierung der Option Aufgabe wird
ein Bereich mit den Feldern/Optionen für Aufgabendetails angezeigt. Weitere Details finden Sie in den
Beschreibungen der Funktionen Termin vereinbaren und Aufgabe erstellen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Angebotsstatus aktualisiert haben.
Hinweis: Abhängig von der Bildschirmauflösung Ihres Monitors sind eventuell nicht alle Bereiche
gleichzeitig sichtbar. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um alle Inhalte einzusehen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 230 von 351

5.4.2 Ansprechpartner anlegen
Mit dieser Aktion legen Sie einen neuen Ansprechpartner zu einer Firmenadresse an. Wählen Sie in der
Navigationsleiste Aktionen > Ansprechpartner anlegen, nachdem Sie eine Firmendresse ausgewählt oder
geöffnet haben. Daraufhin wird die Registerkarte "Adresse" angezeigt.
Abb. 5.4.2-1: Die Registerkarte zum Hinzufügen eines Ansprechpartners zu einer Firmenadresse.
Auf dieser Registerkarte wird das Adressdaten-Formular der gewählten Firmenadresse angezeigt. Der
Firmenname ist bereits eingetragen und abhängig von den Voreinstellungen, die Sie im Systemmodul
vorgenommen haben, sind folgende Felder bereits belegt:
Ortsdaten: Straße, Ort, Gebiet
Kontaktdaten: Telefon, Fax, E-Mail, Internet
Tragen Sie im Personendaten-Abschnitt den Namen und die Anrede des Ansprechpartners ein und füllen
Sie die weiteren Formularfelder entsprechend der allgemeinen Beschreibung zur Adresserfassung und der
schrittweisen Anleitung zur Erfassung von Firmenadressen aus.
Sie können an allen Stellen mit Personenverknüpfung schnell und komfortabel weitere
Ansprechpartner der selben Firma hinzufügen. Öffnen Sie an der entsprechenden Stelle einfach
ein Kontextmenü und wählen Sie die Option Weiteren Ansprechpartner der Firma hinzufügen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 231 von 351

5.4.3 Korrespondenz erstellen
Mit dieser Aktion erstellen Sie neue Dokumente zu einer Adresse. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen > Korrespondenz erstellen, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin
wird die Registerkarte "Korrespondenz" angezeigt.
Abb. 5.4.3-1: Die Registerkarte Korrespondenz vor und nach dem Hinzufügen eines Dokuments.
Der Datenbereich enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Dokumente, Aktivität und Termin. Die Anzeige
des Abschnitts Dokumente ist bereits erweitert und Sie können entweder mittels Drag & Drop vorhandene
Dokumente hinzufügen oder mit den Links Word-Dokument, E-Mail und Datei(en) neue Dokumente erstellen
bzw. zuordnen. Sobald Sie ein Dokument zugeordnet haben, können Sie durch Rechtsklicken auf den
Dokumentnamen das Kontextmenü öffnen und mit den enthaltenen Befehlen das Dokument zur Bearbeitung
öffnen sowie die Zuordnung ändern oder löschen.
Wenn Sie ein Dokument oder eine Datei neu zugeordnet haben, lässt sich über das Dropdown-Menü der
Symbolleisten-Schaltfläche Folge auch eine Folgeaktivität, eine Folgeaufgabe oder ein Folgetermin
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generieren. Bei jeder neuen Korrespondenz-Aktion können Sie alle Informationen durch Anklicken der
Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu
informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der
Adressbetreuer eingetragen.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie neue Dokumente zu einer Adresse
hinzufügen.
Neue Textdokument-Korrespondenz zu einer Adresse erstellen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen >
Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte "Korrespondenz" anzuzeigen.
2. Wenn dem Dokument auch ein Adresse zugeordnet werden soll, wählen Sie im Abschnitt
Zuordnungen einen oder mehrere Adressen für das neue Dokument. (Falls noch keine Adressen
zugeordnet sind, klicken Sie auf Adressen, um mit der Kurzsuche-Funktion die gewünschten Adressen
zu finden.)
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link Word-Dokument. Daraufhin wird das Dialogfeld
"Neues Word-Dokument" eingeblendet.
4. Geben Sie im Feld Titel einen Namen für das neue Dokument ein, wählen Sie in der Dropdown-Liste
Kategorie die gewünschte Dokumentkategorie und in der Dropdown-Liste Vorlage eine
Dokumentvorlage. Wenn Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste Vorlagen
klicken, wird die ausgewählte Vorlage zur Bearbeitung in MS Word geöffnet.
5. Wählen Sie unter Ein Dokument... eine der Optionsschaltflächen für den/die Adressaten und klicken Sie
auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Je nach gewählter Adressat-Option werden ein oder mehrere
neue Dokumente generiert und in MS Word zur Bearbeitung geöffnet.
6. Bearbeiten Sie das/die geöffnete(n) Word-Dokument(e). Da Adresse(n), Absender, Anrede und
Grußformel bereits eingetragen sind, können Sie direkt Ihren Text schreiben. Anschließend speichern
Sie das/die Dokument(e) innerhalb von MS Word. Die Dokumentablage erfolgt im Standard-
Dokumentenverzeichnis bzw. unter dem Pfad, den Sie im Systemmodul für estateOffice-Dokumente
konfiguriert haben.
7. Verwenden Sie die Druckbefehle von MS Word, um ein oder mehrere geöffnete Dokumente zu drucken.
Abhängig vom gewählten Ausgabeformat werden weitere Fenster angezeigt. Die Druckausgabe erfolgt
auf dem voreingestellten Drucker.
8. Nachdem Sie MS Word beendet haben und die Registerkarte "Korrespondenz" wieder im Vordergrund
angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen des neuen Dokuments. Klicken Sie in der
Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre neue Korrespondenz gesichert wird.
Neue E-Mail-Korrespondenz erstellen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen >
Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte "Korrespondenz" anzuzeigen.
2. Wählen Sie im Abschnitt Zuordnungen einen oder mehrere Objekte für das neue Dokument. Klicken Sie
auf Objekte, um mit der Kurzsuche-Funktion neue Objekte hinzuzufügen.
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link E-Mail. Daraufhin wird das Dialogfeld "Neue
E-Mail" eingeblendet. Der E-Mail-Adressat ist hier bereits eingetragen.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Vorlage eine E-Mail-Vorlage. Bei Auswahl einer Vorlage im HTML-
Format muss Outlook bereits geöffnet sein, sonst wird der Vorgang abgebrochen. In der Dropdown-
Liste Kategorie ist bereits ein passender Eintrag vorgegeben, den Sie bei Bedarf ändern können. Wenn
Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste Vorlagen klicken, wird die ausgewählte
Vorlage zur Bearbeitung geöffnet.
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5. Fall Sie Dateien an die E-Mail anhängen möchten, klicken Sie auf das Erweiterungssymbol vor dem
Abschnitt Dokumente an die E-Mail anhängen. Markieren Sie in der eingeblendeten Liste ein oder
mehrere Dokumente, die Sie bereits als Korrespondenz zum gewählten Objekt erstellt haben.
6. Klicken Sie auf OK, um die E-Mail mit dem aktuellen Inhalt der Seriendruckfelder zur Kontrolle zu öffnen
oder auf Direkt versenden, wenn die E-Mail sofort versendet werden soll. Vor dem Versand muss MS
Outlook geöffnet sein, sonst erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis und der Vorgang kann nicht
fortgesetzt werden.
7. Nachdem die E-Mail gespeichert oder versendet wurde und die Registerkarte "Korrespondenz" wieder
im Vordergrund angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen der neuen E-Mail. Klicken
Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Korrespondenz zu sichern.
Datei als neue Korrespondenz zuordnen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen >
Korrespondenz erstellen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link Datei(en). Daraufhin wird der Dateiauswahl-Dialog
angezeigt. Suchen Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf Öffnen. Nun wird das Dialogfeld "Neue
Datei zuordnen" eingeblendet und das Feld Titel enthält den Namen der ausgewählten Datei.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kategorie eine passende Dokumentkategorie, vergeben Sie einen
Dateinamen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen In das Dokumentenverzeichnis kopieren, damit
andere Benutzer auch auf die Datei zugreifen können. Schließen Sie den Vorgang durch Klicken auf
OK ab. Danach wird die Registerkarte "Korrespondenz" wieder im Vordergrund angezeigt und die
Dokumenteliste enthält den Namen der neuen Datei.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und schließen, damit Ihre Korrespondenz zugeordnet
wird.
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5.4.4 Termin vereinbaren
Mit dieser Aktion erstellen Sie neue Termine zu einer Adresse. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen > Termin vereinbaren, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin wird die
Registerkarte "Terminvereinbarung" angezeigt.
Abb. 5.4.4-1: Die Registerkarte Terminvereinbarung im Adressmanager.
Der Datenbereich besteht aus den vier Abschnitten Zuordnungen, Termin, Dokumente und Aktivität. Die
Anzeige des Abschnitts Termin ist bereits erweitert und enthält die drei Subregister Infos,
Terminplanung.und Status. Außerdem ist die Optionsschaltfläche Termin schon aktiviert, sodass Sie direkt
die Details für den neuen Termin eingeben können. Beim Anlegen eines neuen Termins lassen sich alle
Informationen durch Anklicken der Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer E-Mail
weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet.
Als Empfänger ist standardmäßig der Adressbetreuer eingetragen.
Detaillierte Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie im Kapitel "Arbeiten mit dem Planer" unter
Verwendung von Terminoptionen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie einen neuen Termin zur gewählten Adresse
hinzufügen.
Neuen Termin erfassen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen > Termin
vereinbaren.
2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, wenn Sie die verbundenen Adressen
und Objekte ändern oder ihre Detailansichten überprüfen möchten.
3. Geben Sie im linken Abschnitt des Subregisters Infos die Anfangszeit und das geplante Ende des
Termins ein und aktivieren Sie die gewünschten Optionen für Erinnerungsfunktion, Dringlichkeit und
Serientermin.
4. Geben Sie auf der rechten Seite im Feld Betreff einen Termintitel und im Feld Text eine Beschreibung
des Besprechungsthemas ein.
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5. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld Teilnehmer das Dialogfeld "Auswahl Teilnehmer" und
wählen Sie die Besprechungsteilnehmer.
6. Wählen Sie optional Ressourcen, z. B. einen Besprechungsraum. Führen Sie dazu einen Rechtsklick
auf dem Feld Ressourcen aus und treffen Sie im eingeblendeten Dialogfeld "Auswahl Ressourcen" eine
Auswahl. (Die Liste der hier verfügbaren Ressourcen können Sie im Systemmodul erweitern.)
7. Klicken Sie im linken Abschnitt auf den Subregister-Reiter Terminplanung, um den Kalender anzuzeigen
und die Eintragung des neuen Termins zu überprüfen.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen, damit der neue Termin übernommen und
die Registerkarte geschlossen wird.
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5.4.5 Aktivität anlegen
Mit dieser Funktion legen Sie eine Aktivität zu einer Adresse an. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen > Aktivität anlegen, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin wird die
Registerkarte "Aktivität" angezeigt.
Abb. 5.4.5-1: Die Registerkarten-Ansicht für die Erstellung einer neuen Aktivität zu einer Adresse.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Aktivität, Dokumente und
Termin/Aufgabe. Die Anzeige des Abschnitts Aktivität ist bereits erweitert, sodass Sie direkt mit der
Eingabe der Aktivitätsdetails beginnen können. Beim Anlegen einer neuen Aktivität lassen sich alle
Informationen durch Anklicken der Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer E-Mail
weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet.
Als Empfänger ist standardmäßig der Adressbetreuer eingetragen. Nach dem Speichern und Schließen der
Aktivität wird die Aktivitätenübersicht geöffnet und Sie können mit der Symbolleisten-Schaltfläche Folge
erstellen zusätzlich eine Folgeaktivität anlegen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreiben, wie Sie eine neue Aktivität für die ausgewählte Adresse
anlegen.
Neue Aktivität anlegen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen > Aktivität
anlegen.
2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, wenn Sie die verbundenen Adressen
und Objekte ändern oder ihre Detailansichten überprüfen möchten.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktion eine Aktivität aus. Falls Sie im Systemmodul
benutzerdefinierte Zusatzfelder für Aktivitäten angelegt haben, wird evtl. ein neues Subregister
Zusatz auf dem Formular eingefügt. Die hier angebotenen Optionen sind von Ihrer individuellen
Konfiguration abhängig, die Sie im Systemmodul vorgenommen haben.
4. Als Verantwortlicher für die neue Aktivität ist standardmäßig der aktuelle Benutzer vorgegeben. Soll
diese Zuordnung geändert werden, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld Betreuer das
Dialogfeld "Rechte bearbeiten". Hier können Sie einen anderen Betreuer bzw. eine andere Filiale und/
oder Gruppe auswählen.
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5. Legen Sie in den darauf folgenden Feldern das Datum und die Uhrzeit für die Ausführung der Aktivität
fest.
6. Geben Sie, falls erforderlich, im Feld Kosten den Kostenfaktor für die Aktivität ein und wählen Sie in der
Dropdown-Liste Quelle ggf. das Marketing-Medium.
7. Aktivieren Sie bei Bedarf die Optionen zur Nachweiserstellung und zur Aktualisierung des letzten
Kontaktdatums. Im Textfeld auf dem rechten Formularabschnitt können Sie zusätzlich eine individuelle
Beschreibung der Aktivität eintragen.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen.
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5.4.6 Aufgabe erstellen
Mit dieser Aktion erstellen Sie eine neue Aufgabe zu einer Adresse. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen > Aufgabe erstellen, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin wird die
Registerkarte "Aufgabe" angezeigt.
Abb. 5.4.6-1: Die Registerkarten-Ansicht für die Erstellung einer neuen Aufgabe.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Termin/Aufgabe, Dokumente
und Aktivität. Die Anzeige des Abschnitts Termin/Aufgabe ist erweitert und die Optionsschaltfläche
Aufgabe bereits aktiviert, sodass Sie direkt mit der Eingabe der Aufgabendetails beginnen können.
Beim Anlegen einer neuen Aufgabe lassen sich alle Informationen durch Anklicken der Symbolleisten-
Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren.
Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der Adressbetreuer
eingetragen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie eine neue Aufgabe zur ausgewählten Adresse
hinzufügen.
Neue Aufgabe erstellen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen > Aufgabe
erstellen.
2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, wenn Sie die verbundenen Adressen
und Objekte ändern oder ihre Detailansichten überprüfen möchten.
3. Geben Sie im Feld Betreff einen Titel für die Aufgabe ein.
4. Geben Sie im Feld Fällig am: ein, wann die Aufgabe erledigt werden muss.
5. Legen Sie in der Dropdown-Liste Priorität die Dringlichkeit der Aufgabe fest und aktivieren Sie die
gewünschten Optionen für Serientermin, Erinnerungsfunktion und E-Mail-Benachrichtigung.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zuständig den Benutzer, der für die Durchführung der Aufgabe
verantwortlich ist.
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7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktionsart eine Aktivität.
8. Falls eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Aktion erforderlich ist, klicken Sie auf den Link
Mehr Text und tragen im daraufhin angezeigten Textfeld die auszuführenden Schritte ein.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen, damit die neue Aufgabe übernommen und
die Registerkarte geschlossen wird.
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5.5 Adressen verwalten
Für die Weiterbearbeitung und Verwaltung von Adressen verwenden Sie die Befehle der Gruppe Adresse in
der Navigationsleiste. Diese Gruppe enthält auch Befehle, mit denen Sie die Angebote, Anforderungen und
Dokumente sowie Aktivitäten, Termine und Aufgaben zu Adressen verwalten. Die folgenden Abschnitte
enthalten eine ausführliche Beschreibung dieser Befehle und Funktionen.
5.5.1 Adressen in der Detaildaten-Ansicht bearbeiten
Zur Weiterbearbeitung einer Adresse nach der Erfassung führen Sie im Adressmanager eine Kurzsuche
aus, selektieren die Adresse in der Suchergebnisliste und wählen in der Navigationsleiste Adresse >
Adressdaten. Alternativ können Sie in der Suchergebnisliste auf eine Adresse doppelklicken.
Abb. 5.5.1-1: Die Registerkarte zur Verwaltung einer Adresse in der Detaildaten-Ansicht.
Auf dieser Registerkarte wird das Detaildaten-Formular der gewählten Adresse angezeigt und Sie können
diese bearbeiten, neue Adressen oder Ansprechpartner hinzufügen oder bestehende löschen. Eine Liste der
verfügbaren Menü- und Symbolleisten-Optionen finden Sie in der Beschreibung zur Adresserfassung.
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Ansprechpartner-Liste
Bei Firmenadressen mit mehreren Ansprechpartnern enthält die Registerkarte im unteren Abschnitt eine
Ansprechpartner-Liste. Wenn Sie auf einem Namen doppelklicken, wird das zugehörige Adressformular
geöffnet. Bei einem Einfachklick und anschließendem Rechtsklick wird das Kontextmenü geöffnet, das
folgende Befehle enthält:
Befehl/Option
Beschreibung
Sprung zum Ansprechpartner Öffnet das Detaildaten-Formular der gewählten Ansprechpartner-Adresse.
Als Hauptansprechpartner
festlegen
Mit diesem Befehl wird der gewählte Ansprechpartner als
Hauptansprechpartner festgelegt.
Neuen Ansprechpartner
erfassen
Bestehenden
Ansprechpartner zuordnen
Liste definieren
Gruppieren
Öffnet ein neues, leeres Formular zur Ansprechpartner-Erfassung für die
aktuell gewählte Tochter- oder Mutterfirma.
Öffnet das Fenster der Adress-Kurzsuche zur Auswahl eines neuen
Ansprechpartners.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten),
gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Ansprechpartner-Liste
festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Ansprechpartner-Liste ein bzw. aus.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie Ihre Ansprechpartner-Einstellungen
vorgenommen haben.
Unternehmensstrukturen mit Firmenadressen abbilden
Wenn Sie eine Firmenadresse in der Detailansicht öffnen, werden im Registerkarten-Titelbereich die
Hierarchie-Ebenen der Adresse als Hyperlinks ("Breadcrumb-Zeile") angezeigt.
Abb. 5.5.1-2: Firmenadresse mit Unternehmensstruktur.
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Bei einer Einzelfirma ist anfänglich nur ein Hyperlink vorhanden, falls noch kein Ansprechpartner erfasst
wurde. Sobald ein Ansprechpartner oder eine Mutter-/Tochterfirma existiert und damit mehrere verknüpfte
Adressen vorhanden sind, besteht die Breadcrumb-Zeile aus mehreren Einträgen.
Durch Klicken auf einen Link in der Breadcrumb-Zeile wird die Detaildaten-Darstellung der verknüpften
Adresse angezeigt. Die Darstellung des Datenbereichs ändert sich und unterhalb der Firmenadresse wird
die Firmenhierarchie und eine Liste der Ansprechpartner eingeblendet.
Mit zwei Kontrollkästchen lässt sich die Anzeige der Firmenhierarchie und die Anzeige von
Ansprechpartnern untergeordneter Firmen aktivieren bzw. deaktivieren.
Mit der Firmenhierarchie-Option und der Ansprechpartner-Liste können Sie die Struktur großer Unternehmen
bzw. Konzerne inklusive der zuständigen Ansprechpartner als Adress-Baumstruktur darstellen. Dadurch
werden Beziehungen zwischen Mutter-/Tochterfirmen und den jeweiligen Ansprechpartnern auf einen Blick
erkennbar und der Benutzer kann direkt zu den richtigen Adressen und Ansprechpartnern wechseln.
Firmenhierarchie
Wenn die Anzeige der Firmenhierarchie aktiviert ist, können Sie in der Baumstruktur auf einen Eintrag
klicken, um die Adressdetails einer Mutter-/Tochterfirma und eine Liste der zugehörigen Ansprechpartner
anzuzeigen. Durch Rechtsklicken auf der freien Fläche des Abschnitts Firmenhierarchie wird das
Kontextmenü mit folgenden Befehlen eingeblendet:
Befehl/Option
Tochterfirma zuordnen
Tochterfirma erfassen
Mutterfirma zuordnen
Mutterfirma erfassen
Aus Hierarchie entfernen
Beschreibung
Öffnet das Fenster der Adress-Kurzsuche zur Auswahl einer Adresse
bzw. Firma, die der in der Hierarchie gewählten Firma als Tochterfirma
zugeordnet werden soll.
Öffnet ein neues, leeres Formular zur Erfassung einer Firmenadresse als
Tochterfirma der in der Hierarchie gewählten Firma.
Öffnet das Fenster der Adress-Kurzsuche zur Auswahl einer Adresse
bzw. Firma, die der in der Hierarchie gewählten Firma als Mutterfirma
zugeordnet werden soll.
Öffnet ein neues, leeres Formular zur Erfassung einer Firmenadresse als
Mutterfirma der in der Hierarchie gewählten Firma.
Entfernt die aktuell in der Baumstruktur gewählte Firma aus der
Hierarchie.
Achten Sie darauf, vor Auswahl eines Kontextmenü-Befehls die richtige Tochter-/Mutterfirma in der
Firmenhierarchie zu wählen.
Alle Elemente bzw. Adressen in der Firmenhierarchie-Baumstruktur können Sie nachträglich per Drag &
Drop verschieben, um die Beziehungen von Mutter- und Tochterfirmen eines Konzerns korrekt abzubilden
(Konzernspinne).
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie Ihre Firmenhierarchie-Einstellungen
vorgenommen haben.
Filteroptionen
Prinzipiell können Sie sämtliche Feldinhalte der Detaildaten-Ansicht in der Adress-Kurzsuche verwenden.
So bietet Ihnen unter Anderem die Option Letzter Kontakt die Möglichkeit, Firmen nach dem Zeitpunkt der
letzten Kommunikation mit dem Unternehmen, bzw. dessen Ansprechpartnern anzuzeigen. Lassen Sie also
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 243 von 351

eispielsweise einem Interessenten ein Angebot zukommen, wird das Feld Letzter Kontakt mit dem
entsprechenden Datum und der Uhrzeit aktualisiert. Sie können diesen Eintrag gezielt für Auswertungen und
Marketing-Aktionen verwenden um beispielsweise Kunden, zu denen seit längerer Zeit kein Kontakt mehr
bestand, mit neuen Informationen zu versorgen.
Die Option Sperre bei einer Firma dient einem anderen Filterzweck: Wenn Sie hier den Haken bei einem
Unternehmen setzen, wird dieses inklusive der zugehörigen Ansprechpartner und Anforderungen bei
Suchanfragen nicht berücksichtigt. Sie erhalten eine diesbezügliche Meldung, wenn Sie nach Aktivierung
der Sperre die Änderungen speichern.
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5.5.2 Adressen in der Übersicht-Darstellung verwalten
Zum Verwalten einer Adresse mit allen zugehörigen Aktivitäten, Anforderungen, Verbindungen und
Ansprechpartnern wählen Sie in der Navigationsleiste Adresse > Übersicht, nachdem Sie die Adresse
selektiert oder geöffnet haben.
Abb. 5.5.2-1: Übersichtdarstellung einer Adresse mit zugehörigen Aktivitäten, Objekten, Kosten usw.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält unterhalb der Adressdaten weitere Abschnitte, in denen alle
zugehörigen Aktivitäten, Anforderungen, Verbindungen und (bei Firmenadressen) alle Ansprechpartner
aufgeführt sind.
In jedem Abschnitt können Sie mit einem Rechtsklick auf einen Eintrag bzw. eine Tabellenzeile das
Kontextmenü öffnen und Befehle zur Bearbeitung des jeweiligen Elements wählen. Folgende Kontextmenü-
Befehle stehen in den verschiedenen Abschnitten zur Auswahl:
Kontextmenü-Befehle im Abschnitt Aktivitäten
Befehl/Option
Öffnen
Zugeordnete Dokumente
öffnen
Löschen
Filterliste anzeigen
Liste definieren
Gruppieren
Beschreibung
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Aktivität zur weiteren
Bearbeitung. Die Ansicht und alle verfügbaren Optionen entsprechen der
Beschreibung Aktivität anlegen in der Navigationsleiste.
Falls Dokumente zur gewählten Aktivität vorhanden sind, können Sie im
Submenü ausgewählt und zur Bearbeitung geöffnet werden.
Löscht die gewählte Aktivität nach Bestätigungsanfrage.
Blendet über der Aktivitätenliste eine Filterliste mit Dropdown-Listen zur
Filterung nach Betreuer, Aktion und Vertriebsart ein.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Aktivitätenliste festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Aktivitätenliste ein bzw. aus.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 245 von 351

Kontextmenü-Befehle im Abschnitt Anforderungen
Befehl/Option
Neu
Neu vom Objekt
Öffnen
Filterliste anzeigen
Liste definieren
Gruppieren
Löschen
Beschreibung
Öffnet das Formular zur Erfassung einer neuen Anforderung. Dieser Befehl
entspricht dem Aktionsbefehl Anforderung erfassen in der
Navigationsleiste.
Öffnet das Fenster zur Objekt-Kurzsuche. Wenn Sie ein Objekt
ausgewählt haben, wird das Formular zur Erfassung einer neuen
Anforderung auf Basis der Muster-Anforderung vom Objekt geöffnet.
Dieser Befehl entspricht dem Aktionsbefehl Anforderung erfassen > Neue
vom Objekt in der Navigationsleiste.
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Anforderung zur
weiteren Bearbeitung. Die Ansicht und alle verfügbaren Optionen
entsprechen der Beschreibung des Aktionsbefehls Anforderung erfassen.
Blendet über der Anforderungen-Liste eine Filterliste mit Dropdown-Listen
zur Filterung nach Betreuer und Ersteller oder nach aktiven Anforderungen
ein.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Anforderungenliste festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Anforderungen-Liste ein bzw. aus.
Löscht die gewählte Anforderung nach Bestätigungsanfrage.
Kontextmenü-Befehle im Abschnitt Verbindungen
Befehl/Option
Aktivität erzeugen
Öffnen
Filterliste anzeigen
Liste definieren
Gruppieren
Löschen
Beschreibung
Öffnet das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität für die selektierte
verbundene Adresse. Dieser Befehl entspricht dem Aktionsbefehl Aktivität
anlegen in der Navigationsleiste.
Öffnet die Definition der selektierten Verbindung. Dieser Befehl entspricht
dem Aktionsbefehl Verbindung erstellen in der Aufgabenleiste.
Zeigt oberhalb der Verbindungen-Liste eine Filterliste mit Optionen zur
Filterung des Verbindungstyps (Verbindungen zu Allen, Adressen oder
Objekten) an sowie eine Dropdown-Liste zur Filterung nach
Verbindungsart.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Verbindungen-Liste festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Verbindungen-Liste ein bzw. aus.
Löscht die gewählte Verbindung nach Bestätigungsanfrage.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 246 von 351

Kontextmenü-Befehle im Abschnitt Ansprechpartner
Befehl/Option
Sprung zum Ansprechpartner
Liste definieren
Gruppieren
Beschreibung
Öffnet das Detaildaten-Formular der gewählten Adresse. Dieser Befehl
entspricht dem Aktionsbefehl Adresse > Adressdaten in der
Navigationsleiste.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Ansprechpartner-Liste festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Ansprechpartner-Liste ein bzw.
aus.
Mit den Menübefehlen Kriterienausgabe für Firmen definieren und Kriterienausgabe für Personen
definieren im Menü Extras können Sie einstellen, welche Adresskriterien im ersten Abschnitt dieser
Registerkarte angezeigt werden sollen.
Wenn Sie eine Firmenadresse in der Übersicht-Darstellung öffnen, werden im Registerkarten-Titelbereich die
Hierarchie-Ebenen der Adresse als Hyperlinks ("Breadcrumb-Zeile") angezeigt. Bei einer Einzelfirma ist
anfänglich nur ein Hyperlink vorhanden, solange noch kein Ansprechpartner erfasst wurde.
Sobald ein Ansprechpartner oder eine Mutter-/Tochterfirma existiert und damit mehrere verknüpfte Adressen
vorhanden sind, besteht die Breadcrumb-Zeile aus mehreren Einträgen. Durch Klicken auf einen Link wird
das Detaildaten-Formular der verknüpften Adresse angezeigt. Um wieder zur Übersicht-Darstellung
zurückzukehren, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Zurück.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 247 von 351

5.5.3 Aktivitäten zu Adressen
Zum Verwalten von Aktivitäten zu einer Adresse wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers
den Befehl Adresse > Aktivitäten, nachdem Sie die Adresse ausgewählt oder geöffnet haben. Auf der
angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller bisher erfassten Aktivitäten zu einer Adresse.
Sie können vorhandene Aktivitäten bearbeiten sowie neue Folgeaktivitäten, Folg-aufgaben oder Folgetermine
hinzufügen und direkt die Bearbeitungs- bzw. Profilansichten aller zugeordneten Dokumente, Adressen und
Objekte öffnen.
Abb. 5.5.3-1: Die Registerkarte für die Verwaltung der Aktivitäten zu einer Adresse.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält eine tabellarische Übersicht aller Aktivitäten, die zur
gewählten Adresse angelegt wurden. Mit der Filterliste im Tabellenkopf können Sie die Aktivitäten-Übersicht
nach Datum, Betreuer, Aktion usw. filtern. Die Auswahl der Felder/Spalten sowie die Anzeige der Filterliste
und Auswahl der Filterkriterien legen Sie mit den Befehlen im Kontextmenü fest.
Unterhalb der Liste sind die Gesamtkosten der angezeigten Aktivitäten angegeben. Wenn bisher keine
Aktivitäten zur gewählten Adresse vorhanden sind und Sie eine neue Aktivität erfassen möchten, klicken in
der Symbolleiste auf Neu. Dann wird die Registerkarte zum Anlegen einer neuen Aktivität geöffnet. Über die
Symbolleisten-Schaltfläche Folge erstellen können Sie zur aktuell selektierten Aktivität eine Folgeaktivität,
Folgeaufgabe oder einen Folgetermin erstellen. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Zur Bearbeitung selektieren Sie eine Aktivität, öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und führen
einen der folgenden Befehle aus:
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 248 von 351

Befehl/Option
Neue Aktivität erfassen
Öffnen
Zugeordnete Dokumente
öffnen
Folgeaktivität erstellen
Folgeaufgabe erstellen
Folgetermin erstellen
Löschen
Filterliste anzeigen
Liste definieren
Gruppieren
Beschreibung
Öffnet die Registerkarte "Aktivität" zum Erfassen einer neuen Aktivität für
die gewählte Adresse.
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Aktivität.
Dieses Submenü enthält einen Eintrag für jedes zugeordnete Dokument
der aktuellen Adresse. Wenn Sie ein Dokument auswählen, wird es in der
verknüpften Anwendung zur Bearbeitung geöffnet.
Öffnet die Registerkarte "Aktivität" zum Erstellen einer Folgeaktivität für
die aktuell gewählte Aktivität. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden
übernommen.
Öffnet die Registerkarte "Aufgabe" zum Erstellen einer neuen Aufgabe für
die aktuell selektierte Aufgabe. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden
übernommen. Anschließend wird sie in der Aufgabenübersicht des
Moduls "Planer" eingetragen.
Öffnet die Registerkarte "Termin" zum Erfassen eines neuen Termins für
den aktuell gewählten Termin. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden
übernommen. Der neue Termin wird automatisch in die Terminübersicht
des Moduls "Planer" übernommen.
Löscht die aktuell gewählte Aktivität.
Schaltet die Anzeige der Filterliste ein bzw. aus.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Aktivitäten-
Übersicht festlegen können.
Schaltet die Gruppierung der Aktivitäten-Übersicht ein bzw. aus.
Die Symbolleiste zu dieser Registerkarte enthält zwei zusätzliche Befehle:
Befehl
Neu
Folge erstellen
Beschreibung
Öffnet die Registerkarte "Aktivität" zum Erfassen einer neuen Aktivität für
die gewählte Adresse.
Startet die Erstellung einer Folgeaktivität, einer Folgeaufgabe oder eines
Folgetermins.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 249 von 351

5.5.4 Angebote zu Adressen
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Adresse > Angebote, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder
geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine tabellarische Übersicht aller bisher
erstellten Angebote zu einer Adresse und können die Detailansichten von Angeboten und die Profilansichten
von zugeordneten Objekten aufrufen sowie eine Angebots-Nachweisliste drucken.
Abb. 5.5.4-1: Die Registerkarte für die Verwaltung der Angebote zu einer Adresse.
Wenn Sie ein Angebot auswählen und auf die Schaltfläche Details einblenden unterhalb der Liste klicken,
werden die Angebotsdetails eingeblendet. Zum Drucken klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Drucken und wählen die gewünschten Optionen im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld. Hier
können Sie auch eine Dokumentvorlage auswählen, sofern diese vorher im Modul "Vorlagen" unter
Angebotslisten erstellt oder importiert wurde. Die Angebots-Nachweisliste kann nur gedruckt und nicht
bearbeitet werden, daher erscheint nach dem Öffnen in Word direkt das Drucken-Dialogfeld.
Mit den Befehlen im Kontextmenü können Sie direkt zur Detaildaten-Ansicht einer gewählten Adresse und
Profilansicht eines angebotenen Objekts springen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 250 von 351

5.5.5 Verbindungen von Adressen
Wählen in der Navigationsleiste den Befehl Adresse > Verbindungen, nachdem Sie eine Adresse selektiert
oder geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Verbindungen zu
anderen Adressen und Objekten und können vorhandene Verbindungen bearbeiten oder neue anlegen.
Abb. 5.5.5-1: Die Registerkarte für die Verwaltung der Verbindungen einer Adresse.
Mit der Filterliste im Tabellenkopf können Sie die tabellarische Übersicht nach Verbindungsart, Status,
Adressen usw. filtern. Die angezeigten Felder/Spalten sowie die Anzeige der Filterliste und Auswahl der
Filterkriterien legen Sie mit den entsprechenden Befehlen im Kontextmenü fest.
Für die Erfassung einer neuen Verbindung klicken in der Symbolleiste auf Neu. Daraufhin wird ein leeres
Formular zum Anlegen einer neuen Verbindung angezeigt. Eine detaillierte Darstellung des Vorgangs finden
Sie in der Beschreibung des Aktionsbefehls Verbindung erstellen.
Um einen Ansprechpartner telefonisch zu kontaktieren öffnen Sie das Kontextmenü bei der gewählten
Verbindung und klicken auf die Option Anruf bei. Ihr System muss hierzu die TAPI-Funktionalität
unterstützen.
Zum Anzeigen der Details einer gewählten Verbindung markieren Sie eine Verbindung in der Übersichts-
Liste und klicken in der Symbolleiste auf Öffnen. Um einen Aktivitätennachweis für den Eigentümer zu
erstellen, selektieren Sie in der Übersichts-Liste die Verbindung zur Eigentümer-Adresse und wählen aus
dem Kontextmenü den Befehl Nachweisliste für Eigentümer.
Wenn Sie eine vorhandene Verbindung bearbeiten möchten, selektieren Sie diese in der Übersichts-Liste,
öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und führen einen der folgenden Befehle aus:
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 251 von 351

Befehl/Option
Neue Verbindung erfassen
Aktivität erzeugen
Öffnen
Sprung zu [Objekt]
Sprung zu [Adresse]
Filterliste anzeigen
Liste definieren...
Gruppieren
Nachweisliste für
Eigentümer...
Löschen
Beschreibung
Öffnet das Formular zur Erfassung einer neuen Verbindung.
Öffnet das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität zur aktuell
gewählten Adresse mit Verbindung zum Objekt.
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Verbindung.
Für jedes Objekt, das zur gewählten Verbindung vorliegt, enthält das
Kontextmenü eine Instanz dieses Befehls. Wenn Sie ein Objekt
auswählen, wird es im Objektmanager in der Profilansicht geöffnet.
Für jede Adresse, die zur gewählten Verbindung vorliegt, enthält das
Kontextmenü eine Instanz dieses Befehls. Wenn Sie eine Adresse
auswählen, wird sie im Adressmanager in der Detailansicht geöffnet.
Schaltet die Anzeige der Filterliste im Tabellenkopf ein bzw. aus.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Verbindungen-Übersicht festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Verbindungen-Übersicht ein bzw.
aus.
Öffnet das Fenster zur Erstellung einer Aktivitäten-Nachweisliste für den
Eigentümer des gewählten verbundenen Objekts.
Löscht die aktuell gewählte Verbindung.
Hinweis: Abhängig vom Typ der gewählten Verbindung sind im Kontextmenü verschiedene spezifische
Befehle enthalten.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitung erstellen Sie eine Aktivitäten-Nachweisliste.
Nachweisliste im Adressmanager erstellen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Adresse >
Verbindungen.
2. Selektieren Sie in der Übersichts-Liste eine Verbindung und wählen Sie aus dem Kontextmenü den
Befehl Nachweisliste für Eigentümer. Daraufhin wird das Fenster "Nachweisliste für Eigentümer" geöffnet.
3. Im oberen Abschnitt dieses Fensters werden der Name und die Adresse des Eigentümers und des
Objekts angezeigt. Der untere Abschnitt besteht aus vier Subregistern für die Optionen der
Nachweiserstellung. Wählen Sie im ersten Subregister aus dem Aktionen-Auswahlfeld die durchgeführten
Aktivitäten, legen Sie einen Zeitraum fest und klicken Sie auf Weiter, um das nächste Subregister, Optionen
Erstellung, zu aktivieren.
4. Wählen Sie eine vorhandene Word-Vorlage für das Nachweisdokument oder klicken Sie auf Neu, um
eine neue Vorlage mit Microsoft Word zu erstellen. Legen Sie anschließend die zeitliche Sortierung der
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 252 von 351

Aktionen fest und klicken Sie auf Weiter, um das nächste Subregister zu aktivieren.
5. Wählen Sie die gewünschten Optionen für den Druck und Versand der Nachweisliste. (Hinweis: Wenn
Sie E-Mail-Versand wählen, muss MS Outlook geöffnet sein.) Zusätzlich können Sie eine Aktivität anlegen.
Klicken Sie anschließend auf Fertigstellen.
6. Daraufhin wird das Subregister Erstellen geöffnet und ein Fenster mit der Anfrage eingeblendet, ob das
Druckdatum nach dem Erstellen der Liste aktualisiert werden soll. Nachdem Sie die Anfrage beantwortet
haben, wird die Liste erzeugt, in Microsoft Word angezeigt sowie gedruckt und versendet, falls Sie die
entsprechenden Optionen gewählt haben.
7. Speichern Sie die Nachweisliste und schließen Sie Word, um zum Fenster "Nachweisliste für
Eigentümer" zurückzukehren.
8. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster "Nachweisliste für Eigentümer" zu schließen und zur
Registerkarte "Verbindungen" zurückzukehren.
Abb. 5.5.5-2: Das Fenster zur Erstellung einer Nachweisliste für den Eigentümer eines Objekts.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 253 von 351

5.5.6 Immobiliengesuche verwalten
Zur Verwaltung von Immobiliengesuchen eines Interessenten klicken Sie in der Navigationsleiste auf
Adresse > Anforderungen, nachdem Sie die Adresse ausgewählt oder geöffnet haben. Auf der angezeigten
Registerkarte erhalten Sie eine tabellarische Übersicht der Anforderungen bzw. Gesuche und können
vorhandene Anforderungen bearbeiten, neue anlegen oder direkt zur Angebotserstellung für ein Gesuch
wechseln.
Abb. 5.5.6-1: Die Registerkarte für die Verwaltung der Anforderungen/Gesuche eines Interessenten.
Mit der Filterliste im Tabellenkopf lässt sich die Übersicht nach Stichwort, Anforderungsprofil, Betreuer usw.
filtern. Die angezeigten Felder/Spalten sowie die Anzeige der Filterliste und Auswahl der Filterkriterien legen
Sie mit den entsprechenden Befehlen im Kontextmenü fest.
Wenn Sie in der Übersichtsliste eine Anforderung markieren, werden im unteren Abschnitt des
Datenbereichs die Anforderungsdetails angezeigt. Zum Anzeigen des Profilformulars einer Anforderung
doppelklicken Sie in der Übersichts-Liste auf den entsprechenden Eintrag.
Mit den Schaltflächen in der Symbolleiste können Sie vorhandene Anforderungen öffnen, neue erstellen, zur
Angebotserstellung wechseln und Aktivitäten anzeigen oder neu anlegen.
Diese Optionen sind auch im Kontextmenü verfügbar, das folgende Befehle enthält:
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 254 von 351

Befehl/Option
Neue Anforderung
Neu vom Objekt
Kopieren
Öffnen
Objekte anbieten
Aktivität anlegen
Filterliste anzeigen
Liste definieren
Gruppieren
Löschen
Beschreibung
Öffnet das Formular zur Erfassung einer neuen Anforderung. Dieser Befehl
entspricht dem Aktionsbefehl Anforderung erfassen in der
Navigationsleiste.
Öffnet das Formular zur Erfassung einer Anforderung auf Basis der
Muster-Anforderung bei einem Objekt. Dieser Befehl entspricht dem
Aktionsbefehl Anforderung erfassen > Neu vom Objekt in der
Navigationsleiste.
Mit den Optionen dieses Submenüs können Sie eine Anforderung
innerhalb der Übersichtsliste kopieren, die Kopie in einer anderen Adresse
erstellen oder die Anforderung zu einer anderen Adresse verschieben.
Wenn Sie eine der letzten beiden Optionen wählen, wird das Fenster der
Adress-Kurzsuche zur Auswahl der Zieladresse eingeblendet.
Öffnet die gewählte Anforderung in der Profilansicht. Die anschließend
verfügbaren Optionen und die Vorgehensweise zur Bearbeitung finden Sie
in der Beschreibung des Aktionsbefehls Anforderung erfassen.
Öffnet das Formular zur Angebotserstellung. Dieser Befehl entspricht dem
Aktionsbefehl Objekte anbieten in der Navigationsleiste.
Öffnet das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität für das selektierte
Gesuch. Dieser Befehl entspricht dem Aktionsbefehl Aktivität anlegen in
der Navigationsleiste.
Schaltet die Anzeige der Filterliste im Tabellenkopf ein bzw. aus.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Verbindungen-Übersicht festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Anforderungen-Übersichtsliste ein
bzw. aus.
Löscht die gewählte Anforderung nach Bestätigungsanfrage.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 255 von 351

5.5.7 Dokumente zu Adressen
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Adresse > Dokumente, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder
geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Dokumente, die der
gewählten Adresse zugeordnet sind. Hier können Sie Dokumente zur Bearbeitung öffnen oder löschen, neue
Dokumente zuordnen oder die Zuordnungskategorie von Dokumenten ändern.
Abb. 5.5.7-1: Die Registerkarte für die Verwaltung der Dokumente zu einer Adresse mit einem in MS Word geöffneten Exposé.
Unterhalb der tabellarischen Liste werden die Eigenschaften-Details des selektierten Dokuments angezeigt.
Die Filterliste oberhalb der Übersichtstabelle enthält ein Freitextfeld und eine Dropdown-Liste zur Eingabe
bzw. Auswahl von Filterkriterien. Mit der zusätzlichen Filterliste im Tabellenkopf können Sie alle Einträge
nach Dokument-Kategorien, Name usw. filtern. Die Auswahl der Felder/Spalten für die Übersichtsliste legen
Sie mit dem Befehl Liste definieren im Kontextmenü fest.
Wenn Sie auf ein Element in der Übersichts-Liste doppelklicken, wird das Dokument in dem verknüpften
Programm (z. B. Microsoft Word, Excel oder Powerpoint) zu Bearbeitung geöffnet.
Das Kontextmenü zu dieser Registerkarte enthält folgende Befehle:
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 256 von 351

Befehl/Option
Neues Dokument zuordnen
Neues Dokument scannen
Öffnen
Löschen
Eigenschaften
Liste definieren
Gruppieren
Beschreibung
Zeigt das "Datei öffnen"-Dialogfeld zur Auswahl eines neuen Dokuments
an.
Öffnet ein Fenster zum Starten des Scan-Vorgangs. Dieser Befehl ist nur
auswählbar, wenn ein Twain-kompatibles Gerät zum Scannen eingerichtet
wurde.
Öffnet das aktuell gewählte Dokument mit dem verknüpften Programm zur
Bearbeitung.
Löscht das aktuell gewählte Dokument (nach Bestätigungsaufforderung).
Öffnet ein Fenster, in dem Sie die Zuordnungskategorie des aktuell
gewählten Dokuments ändern können.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Übersichtsliste festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Übersichtsliste ein bzw. aus.
In der Symbolleiste sind folgende zusätzlichen Schaltflächen verfügbar:
Schaltfläche
Zuordnen
Scannen
Öffnen
Eigenschaften
Beschreibung
Zeigt das "Datei öffnen"-Dialogfeld zur Auswahl eines neuen Dokuments
an.
Öffnet ein Fenster zum Starten des Scan-Vorgangs.
Öffnet das aktuell gewählte Dokument zur Bearbeitung (je nach
Dokumenttyp z. B. in MS Word oder Powerpoint).
Blendet ein Fenster ein, in dem der Titel des gewählten Dokuments
angezeigt wird und die Dokument-Kategorie geändert werden kann.
Selektieren Sie in der Übersichtsliste eine Adresse und verwenden Sie die Schaltflächen in der Symbolleiste
oder die Befehle aus dem Kontextmenü zur Verwaltung der zugehörigen Dokumente.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 257 von 351

5.5.8 Termine und Aufgaben zu Adressen
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Adresse > Termine & Aufgaben, nachdem Sie eine Adresse
ausgewählt oder geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Termine
und Aufgaben zur gewählten Adresse und können diese zur Bearbeitung öffnen, neue Termine und Aufgaben
erstellen sowie Folgetermine, -aufgaben oder -aktivitäten erfassen.
Abb. 5.5.8-1: Die Registerkarte für die Verwaltung der Termine und Aufgaben zu einer Adresse.
Der Datenbereich enthält zwei Übersichtslisten der Termine und Aufgaben, die zur gewählten Adresse
vereinbart bzw. erstellt wurden. Wählen Sie einen Termin bzw. eine Aufgabe und verwenden Sie die Befehle
aus dem Kontextmenü, um das Element zur Bearbeitung zu öffnen. Wenn Sie auf einen Eintrag in der
Übersicht doppelklicken, wird der Termin bzw. die Aufgabe im Terminplaner geöffnet. Verwenden Sie die
Schaltflächen in der Symbolleiste, wenn Sie einen neuen Termin vereinbaren oder eine neue Aufgabe
anlegen wollen.
Verwenden Sie die Schaltflächen in der Symbolleiste, um einen neuen Termin zu vereinbaren oder eine neue
Aufgabe anzulegen.
Im Kontextmenü stehen folgende Befehle zur Auswahl:
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 258 von 351

Befehl/Option
Neuen Termin erfassen/
Neue Aufgabe erfassen
Folgeaktivität erfassen
Folgeaufgabe erfassen
Folgetermin erfassen
Öffnen im Planer
Liste definieren
Gruppieren
Beschreibung
Je nachdem, auf welcher Übersichtsliste Sie einen Rechtsklick ausführen,
enthält das Kontextmenü entweder den Befehl Neuen Termin
erfassen oder Neue Aufgabe erfassen. Entsprechend wird entweder das
Formular zur Erfassung eines neuen Termins oder einer neuen Aufgabe
geöffnet.
Öffnet das Formular zur Erstellung einer Folgeaktivität für die gewählte
Aktivität.
Öffnet das Formular zur Erstellung einer Folgeaufgabe für die gewählte
Aufgabe.
Öffnet ein Formular zum Erstellen eines Folgetermins für den gewählten
Termin.
Öffnet die Detailansicht des gewählten Termins bzw. der gewählten
Aufgabe im Terminplaner.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Übersichtslisten festlegen können
Schaltet die gruppierte Darstellung der Übersichtslisten ein bzw. aus.
Mit der Filterliste im Tabellenkopf der beiden Listen können alle Einträge nach verschiedenen Kriterien
gefiltert werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 259 von 351

5.5.9 Journal zu Adressen
Mit der Journal-Funktion erhalten Sie eine Übersicht aller bisher aufgezeichneten Termine, Aktivitäten und
Aufgaben zu einer Adresse. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Adresse > Journal, nachdem Sie eine
Adresse geöffnet haben. Die Tabellenansicht lässt sich durch Anklicken eines Spaltentitels nach der
jeweiligen Spalte sortieren. Außerdem kann über den Befehl Liste definieren im Kontextmenü festgelegt
werden, welche Spalten bzw. Felder in der Tabelle erscheinen sollen.
Abb. 5.5.9-1: Das Journal zu einer Adresse mit der Liste aller Aktivitäten, Aufgaben und Termine.
Durch Doppelklicken auf einem Aktivitätseintrag wird die Detailansicht angezeigt. Durch Doppelklicken auf
einem Termin- oder Aufgaben-Eintrag wird die Detailansicht des Elements im Planer-Modul geöffnet. Wenn
Sie durch Rechtsklicken über einem Tabellenelement das Kontextmenü öffnen, stehen dort Befehle zum
Erzeugen einer Folgeaktivität, einer Folgeaufgabe und eines Folgetermins zur Verfügung.
5.5.12 Adressänderungshistorie
Mit dieser Funktion lassen Sie sich sämtliche Änderungen an der gewählten Adresse anzeigen. Klicken Sie
in der Menüleiste auf Extras > Adressänderungshistorie, nachdem Sie eine Adresse geöffnet haben.
Abb. 5.5.10-1: Die Anzeige der Adressänderungshistorie.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 260 von 351

Die in dieser Übersicht angezeigten Felder legen Sie in den Systemeinstellungen fest. Über das
Eingabefeld Filter können Sie jederzeit nach Feldinhalten suchen und die Anzeige der Einträge
übersichtlicher gestalten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 261 von 351

Arbeiten mit dem
Planer
Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
Aufgaben, Termine und Notizen verwalten
Neue Aufgaben, Termine und Notizen anlegen
Datenabgleich mit Outlook
Mit dem Planer organisieren Sie Ihre Termine, Aufgaben und Notizen. In diesem Modul konfigurieren Sie
auch die Synchronisation mit Microsoft Outlook und können einen manuellen Abgleich aller Elemente
durchführen. Darüber hinaus bietet der Planer Funktionen für Gruppenzeitpläne. Sie starten den Planer
entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder über die Kachel Planer
auf dem Homescreen. Dieser enthält auch Kacheln für den direkten Zugriff auf die Planerübersicht aller
Termine, Aufgaben und Notizen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 262 von 351

6.1 Aufgaben, Termine und Notizen verwalten
6.1.1 Übersicht
Nach dem Starten des Moduls "Planer" wird zunächst die Planerübersicht mit allen Terminen des aktuellen
Datums sowie sämtlichen Einladungen, Aufgaben und Notizen dargestellt.
Abb. 6.1.1-1: Die Planer-Übersicht.
Die Planer-Übersicht wird standardmäßig für den aktuellen Benutzer angezeigt. Sie können auch die
Übersicht eines anderen Benutzers anzeigen lassen (wenn Sie über entsprechende Zugriffsrechte verfügen).
Dazu öffnen Sie die Dropdown-Liste Benutzer rechts oben auf der Übersicht und wählen einen
Benutzernamen. Mit dem Menübefehl Ansicht > Übersicht anpassen lässt sich die Übersicht durch
verschiedene Optionen wie Einschränkung der Aufgaben-Anzeige, Sortierung, sowie Einstellung des
Erinnerungsintervalls usw. modifizieren.
Alle Einträge auf dieser Registerkarte bestehen aus Hyperlinks. Durch Anklicken eines Eintrags wird der
Termin bzw. die Aufgabe oder Notiz in der Detailansicht geöffnet. Um nach der Bearbeitung wieder zur
Übersicht zurückzukehren, klicken Sie in der Navigationsleiste auf Übersicht > Allgemein.
Grundlegende Planeroptionen
Um die Basiseinstellungen vorzunehmen, öffnen Sie in der Menüleiste den Punkt Ansicht und klicken Sie
auf Planeroptionen. Hier stehen Ihnen, unterteilt in die verschiedenen Anwendungsbereiche des Planers,
folgende Optionen zur Verfügung.
Kalenderoptionen
Die folgenden Einstellungen wirken sich direkt auf die globale Ansicht Ihres Terminkalenders und die
grundlegende Erinnerungsfunktion aus. Die Anzeige der einzelnen Termine können Sie hingegen mit den
Darstellungsoptionen beeinflussen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 263 von 351

Option
Erinnerungen für Termine und
Aufgaben deaktivieren
Standarderinnerung
Zeiteinteilung
Beschreibung
Hier können Sie die Erinnerungen für anstehende Termine und Aufgaben
komplett abschalten.
Ist die Erinnerungsfunktion nicht deaktiviert, erhalten Sie rechtzeitig vor
Ihrem jeweiligen Termin eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm
eingeblendet. Haken Sie das Optionsfeld Standarderinnerung an und
wählen Sie aus dem nebenstehenden Dropdown-Menü aus, wie viele
Minuten, Stunden oder sogar Tage und Wochen das Erinnerungsfenster
vor einem Termin erscheinen soll. Dies ist eine globale Voreinstellung, die
grundsätzlich für alle Termine greift. Die hier festgelegte Zeit erscheint
also automatisch unter Erinnerung, wenn Sie einen neuen Termin
erstellen. Sie können die Zeit für die Erinnerung des einzelnen Termins
aber nach wie vor individuell ändern.
Mit dieser Option legen Sie fest, wie detailliert Ihr Kalender bei der Tagesund
Wochenübersicht dargestellt wird. Haben Sie beispielsweise viele
kurze Termine oder müssen Sie diese minutengenau planen, so
empfehlen wir die Einstellung einer möglichst kleinen Zeiteinheit
(beispielsweise 5 oder 6 Minuten).
Müssen Sie hingegen häufig längere Termine wahrnehmen, so wählen Sie
30 oder sechzig Minuten für die Darstellung der Übersicht.
Prinzipiell gilt: Je größer die gewählte Zeiteinheit, desto mehr Termine
können auf dem Bildschirm dargestellt werden. Profi-Tipp: Wenn Sie
zwingend die kleinste Zeiteinheit benötigen, sich aber trotzdem mehr
Übersicht wünschen, können Sie unter Umständen die Auflösung des
Monitors erhöhen. Dies funktioniert allerdings nur bis zu einem
bestimmten Grad. Für eine noch höhere Auflösung und Steigerung der
angezeigten Bildgröße benötigen Sie dann in der Regel einen größeren
Monitor.
KW Anzeige
Die Anzeige der Kalenderwochen ist ein hilfreiches Instrument für Ihre
langfristige Terminplanung. Bei Aktivierung dieser Option finden Sie die
Anzeige in der Monatsansicht links neben den jeweiligen Zeilen. In den
übrigen Ansichten haben Sie diese Anzeige nicht. Hier können Sie sich
jedoch mit dem Datumsnavigator leicht einen Überblick verschaffen. Sie
finden diese Mini-Kalenderanzeige in der rechten oberen Ecke Ihres
Terminplaners. Auch hier werden die Kalenderwochen links von der
eigentlichen Datumsanzeige eingeblendet.
Profi-Tipp: Über den Datumsnavigator wechseln Sie schnell und einfach
zu den gewünschten Tagen, Wochen oder Monaten, je nachdem welche
Ansicht derzeit aktiv ist. Klicken Sie im Datumsnavigator einfach auf den
gewünschten Tag oder die gewünschte Woche, damit diese in der
Hauptansicht eingeblendet werden.
Anzeige der Aufgaben
Mit diesen Optionen beeinflussen Sie, welche Informationen in der Aufgabenliste dargestellt werden. Sie
können sich entweder alle existierenden Aufgaben oder nur die Aufgaben des heutigen Tages anzeigen
lassen. Wählen Sie letztere Option, steht Ihnen noch eine weitere Checkbox zur Verfügung. Mit dieser
bestimmen Sie, ob auch Aufgaben angezeigt werden sollen, für die kein Fälligkeitsdatum vergeben wurde.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 264 von 351

Aufgaben und Notizen sortieren
Die unter diesem Bereich zur Verfügung stehenden Schalter dienen ebenfalls der Anzeige der Aufgaben. In
diesem Fall geht es aber um deren Sortierung. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Aufgaben nach einem
zweistufigen System zu sortieren, indem Sie unter Aufgabenliste sortieren nach das erstere Kriterium und
unter anschließend nach das zweite Kriterium wählen.
Folgende Sortierkriterien stehen Ihnen zur Verfügung:
Alphabet
Fälligkeitsdatum
Erstellzeit
Priorität
Sie können Ihre Aufgaben also beispielsweise nach Fälligkeitsdatum und innerhalb dieser Anzeige nach
Priorität sortieren lassen. Selbstverständlich können Sie innerhalb dieser Sortierung auch noch auswählen,
ob die Anzeige in auf- oder absteigend erfolgen soll. Gleiches gilt für Ihre Notizen. Für diese ist jedoch
ausschließlich die Sortierung nach Alphabet vorgesehen.
Darstellung der Arbeitszeit ändern
Unter diesem Eintrag legen Sie die Darstellung des Kalenders im Hinblick auf Ihre Arbeitszeit fest. Sie
stellen zunächst die Uhrzeiten ein, während derer Sie regulär arbeiten, also beispielsweise 8 Uhr bis 17 Uhr.
Im Anschluss legen Sie dann noch per anhaken der darunter befindlichen Checkboxen fest, an welchen
Tagen Sie arbeiten.
Die so ausgewählten Flächen werden in Ihrem Kalender weiß dargestellt, die restlichen (Frei-)Zeiten. Damit
erhöhen Sie die Übersicht über Ihren Terminplaner. Beachten Sie dabei, dass sich die Angabe der
Arbeitstage vor allem auf die Anzeige der Ansicht Arbeitswoche auswirkt.
Die Option Erster Wochentag regelt den Beginn der Zählung der Kalenderwochen. Folgende Optionen
stehen zur Auswahl:
Beginnt am ersten Januar
Die erste Kalenderwoche ist diejenige, in welcher der erste Januar liegt, unabhängig von der Anzahl
der Tage dieser Woche.
Erste volle Woche
Die erste Kalenderwoche ist diejenige mit sieben Wochentagen.
Erste 4-Tage-Woche
Die erste Kalenderwoche ist diejenige, welche über mindestens vier Wochentage verfügt.
Termindarstellung anpassen
Unter dem Eintrag Termindarstellung finden sich verschiedene Möglichkeiten zur Beeinflussung der Anzeige
der Termine. Die beiden linken Optionen dienen der Definition einer Farbe für den Hintergrund des Termins,
sowie des darum liegenden Rahmens. Sie erreichen die Farbpalette über das Icon rechts neben der
zugehörigen Textbox. Hier wählen Sie entweder eine der vorgegebenen 64 Grundfarben oder nehmen die
Farbgestaltung über den Button Farben definieren selbst in die Hand. Die Farbpaletten-Fenster für
Hintergrund und Rahmen sind identisch. Sobald Sie die gewählte Farbe mit OK bestätigt haben, wird das
Fenster geschlossen und die Vorschau in der rechten unteren Ecke der Planeroptionen gemäß Ihren
Vorgaben eingefärbt.
Die Option Schrift dient ebenfalls zum Ändern der Farben. So können Sie nach einer Anpassung des
Hintergrundes die Lesbarkeit der Termineinträge steigern. Sollte dies noch nicht ausreichen, können Sie
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 265 von 351

entweder den Hintergrund nochmals anpassen, oder Sie verwenden die Checkbox Termintext fett anzeigen.
Kontrollieren Sie im Anschluss nochmals die Lesbarkeit über die Vorschau und korrigieren Sie die
Einstellungen gegebenenfalls, bevor Sie die Planeroptionen über OK beenden und Ihre Änderungen
gleichzeitig speichern. Wenn Sie mit den Einstellungen nicht zufrieden sind, können Sie auch die
Werkseinstellungen laden, indem Sie auf den Button Standard-Darstellung klicken und die Konfiguration von
neuem beginnen.
Grundlegende Planeroptionen
Um die Basiseinstellungen vorzunehmen, öffnen Sie in der Menüleiste den Punkt Ansicht und klicken Sie
auf Planeroptionen. Hier stehen Ihnen, unterteilt in die verschiedenen Anwendungsbereiche des Planers,
folgende Optionen zur Verfügung.
Kalenderoptionen
Die folgenden Einstellungen wirken sich direkt auf die globale Ansicht Ihres Terminkalenders und die
grundlegende Erinnerungsfunktion aus. Die Anzeige der einzelnen Termine können Sie hingegen mit den
Darstellungsoptionen beeinflussen.
Option
Erinnerungen für Termine und
Aufgaben deaktivieren
Standarderinnerung
Zeiteinteilung
Beschreibung
Hier können Sie die Erinnerungen für anstehende Termine und Aufgaben
komplett abschalten.
Ist die Erinnerungsfunktion nicht deaktiviert, erhalten Sie rechtzeitig vor
Ihrem jeweiligen Termin eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm
eingeblendet. Haken Sie das Optionsfeld Standarderinnerung an und
wählen Sie aus dem nebenstehenden Dropdown-Menü aus, wie viele
Minuten, Stunden oder sogar Tage und Wochen das Erinnerungsfenster
vor einem Termin erscheinen soll. Dies ist eine globale Voreinstellung, die
grundsätzlich für alle Termine greift. Die hier festgelegte Zeit erscheint
also automatisch unter Erinnerung, wenn Sie einen neuen Termin
erstellen. Sie können die Zeit für die Erinnerung des einzelnen Termins
aber nach wie vor individuell ändern.
Mit dieser Option legen Sie fest, wie detailliert Ihr Kalender bei der Tagesund
Wochenübersicht dargestellt wird. Haben Sie beispielsweise viele
kurze Termine oder müssen Sie diese minutengenau planen, so
empfehlen wir die Einstellung einer möglichst kleinen Zeiteinheit
(beispielsweise 5 oder 6 Minuten).
Müssen Sie hingegen häufig längere Termine wahrnehmen, so wählen Sie
30 oder sechzig Minuten für die Darstellung der Übersicht.
Prinzipiell gilt: Je größer die gewählte Zeiteinheit, desto mehr Termine
können auf dem Bildschirm dargestellt werden. Profi-Tipp: Wenn Sie
zwingend die kleinste Zeiteinheit benötigen, sich aber trotzdem mehr
Übersicht wünschen, können Sie unter Umständen die Auflösung des
Monitors erhöhen. Dies funktioniert allerdings nur bis zu einem
bestimmten Grad. Für eine noch höhere Auflösung und Steigerung der
angezeigten Bildgröße benötigen Sie dann in der Regel einen größeren
Monitor.
KW Anzeige
Die Anzeige der Kalenderwochen ist ein hilfreiches Instrument für Ihre
langfristige Terminplanung. Bei Aktivierung dieser Option finden Sie die
Anzeige in der Monatsansicht links neben den jeweiligen Zeilen. In den
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 266 von 351

übrigen Ansichten haben Sie diese Anzeige nicht. Hier können Sie sich
jedoch mit dem Datumsnavigator leicht einen Überblick verschaffen. Sie
finden diese Mini-Kalenderanzeige in der rechten oberen Ecke Ihres
Terminplaners. Auch hier werden die Kalenderwochen links von der
eigentlichen Datumsanzeige eingeblendet.
Profi-Tipp: Über den Datumsnavigator wechseln Sie schnell und einfach
zu den gewünschten Tagen, Wochen oder Monaten, je nachdem welche
Ansicht derzeit aktiv ist. Klicken Sie im Datumsnavigator einfach auf den
gewünschten Tag oder die gewünschte Woche, damit diese in der
Hauptansicht eingeblendet werden.
Anzeige der Aufgaben
Mit diesen Optionen beeinflussen Sie, welche Informationen in der Aufgabenliste dargestellt werden. Sie
können sich entweder alle existierenden Aufgaben oder nur die Aufgaben des heutigen Tages anzeigen
lassen. Wählen Sie letztere Option, steht Ihnen noch eine weitere Checkbox zur Verfügung. Mit dieser
bestimmen Sie, ob auch Aufgaben angezeigt werden sollen, für die kein Fälligkeitsdatum vergeben wurde.
Aufgaben und Notizen sortieren
Die unter diesem Bereich zur Verfügung stehenden Schalter dienen ebenfalls der Anzeige der Aufgaben. In
diesem Fall geht es aber um deren Sortierung. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Aufgaben nach einem
zweistufigen System zu sortieren, indem Sie unter Aufgabenliste sortieren nach das erstere Kriterium und
unter anschließend nach das zweite Kriterium wählen.
Folgende Sortierkriterien stehen Ihnen zur Verfügung:
Alphabet
Fälligkeitsdatum
Erstellzeit
Priorität
Sie können Ihre Aufgaben also beispielsweise nach Fälligkeitsdatum und innerhalb dieser Anzeige nach
Priorität sortieren lassen. Selbstverständlich können Sie innerhalb dieser Sortierung auch noch auswählen,
ob die Anzeige in auf- oder absteigend erfolgen soll. Gleiches gilt für Ihre Notizen. Für diese ist jedoch
ausschließlich die Sortierung nach Alphabet vorgesehen.
Darstellung der Arbeitszeit ändern
Unter diesem Eintrag legen Sie die Darstellung des Kalenders im Hinblick auf Ihre Arbeitszeit fest. Sie
stellen zunächst die Uhrzeiten ein, während derer Sie regulär arbeiten, also beispielsweise 8 Uhr bis 17 Uhr.
Im Anschluss legen Sie dann noch per anhaken der darunter befindlichen Checkboxen fest, an welchen
Tagen Sie arbeiten.
Die so ausgewählten Flächen werden in Ihrem Kalender weiß dargestellt, die restlichen (Frei-)Zeiten. Damit
erhöhen Sie die Übersicht über Ihren Terminplaner. Beachten Sie dabei, dass sich die Angabe der
Arbeitstage vor allem auf die Anzeige der Ansicht Arbeitswoche auswirkt.
Die Option Erster Wochentag regelt den Beginn der Zählung der Kalenderwochen. Folgende Optionen
stehen zur Auswahl:
Beginnt am ersten Januar
Die erste Kalenderwoche ist diejenige, in welcher der erste Januar liegt, unabhängig von der Anzahl
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 267 von 351

der Tage dieser Woche.
Erste volle Woche
Die erste Kalenderwoche ist diejenige mit sieben Wochentagen.
Erste 4-Tage-Woche
Die erste Kalenderwoche ist diejenige, welche über mindestens vier Wochentage verfügt.
Termindarstellung anpassen
Unter dem Eintrag Termindarstellung finden sich verschiedene Möglichkeiten zur Beeinflussung der Anzeige
der Termine. Die beiden linken Optionen dienen der Definition einer Farbe für den Hintergrund des Termins,
sowie des darum liegenden Rahmens. Sie erreichen die Farbpalette über das Icon rechts neben der
zugehörigen Textbox. Hier wählen Sie entweder eine der vorgegebenen 64 Grundfarben oder nehmen die
Farbgestaltung über den Button Farben definieren selbst in die Hand. Die Farbpaletten-Fenster für
Hintergrund und Rahmen sind identisch. Sobald Sie die gewählte Farbe mit OK bestätigt haben, wird das
Fenster geschlossen und die Vorschau in der rechten unteren Ecke der Planeroptionen gemäß Ihren
Vorgaben eingefärbt.
Die Option Schrift dient ebenfalls zum Ändern der Farben. So können Sie nach einer Anpassung des
Hintergrundes die Lesbarkeit der Termineinträge steigern. Sollte dies noch nicht ausreichen, können Sie
entweder den Hintergrund nochmals anpassen, oder Sie verwenden die Checkbox Termintext fett anzeigen.
Kontrollieren Sie im Anschluss nochmals die Lesbarkeit über die Vorschau und korrigieren Sie die
Einstellungen gegebenenfalls, bevor Sie die Planeroptionen über OK beenden und Ihre Änderungen
gleichzeitig speichern. Wenn Sie mit den Einstellungen nicht zufrieden sind, können Sie auch die
Werkseinstellungen laden, indem Sie auf den Button Standard-Darstellung klicken und die Konfiguration von
neuem beginnen.
Die Elemente der Registerkarte "Übersicht"
Mit den Navigationsleisten-Befehlen der Gruppe Übersicht verwalten Sie alle Termine und Aufgaben, die Sie
im Objekt- und Adressmanager oder im Planer erstellt haben. Zum Anlegen neuer Termine, Aufgaben und
Notizen können Sie entweder die Schaltflächen in der Symbolleiste, die Aktionsbefehle in der
Navigationsleiste oder die entsprechenden Befehle in der Menüleiste verwenden. Die Menüleiste enthält
auch Befehle zur Anzeige des Erinnerungsfensters und Einstellung des Erinnerungs-Intervalls. Alle im
Planer erstellten Termine und Aufgaben werden bei entsprechender Konfiguration sofort (wenn Outlook aktiv
ist) oder beim nächsten Start von Outlook automatisch nach Outlook exportiert.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 268 von 351

Zum Löschen eines Termins oder einer Notiz öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Element das
Kontextmenü und wählen den Befehl Löschen. Wenn Sie über einer Aufgabe rechtsklicken, stehen folgende
Befehle zur Auswahl:
Kontextmenü-Befehl
Öffnen
Als "erledigt" markieren
Als "erledigt" markieren und
Aktivität erstellen
Löschen
Löschen und Aktivität
erstellen
Beschreibung
Öffnet die gewählte Aufgabe zur Bearbeitung in der Detailansicht.
Ändert den Status der Aufgabe in "erledigt".
Ändert den Status der Aufgabe in "erledigt" und öffnet die Registerkarte
zum Erstellen einer Folgeaktivität.
Löscht die Aufgabe unwiderruflich.
Löscht die Aufgabe unwiderruflich und öffnet die Registerkarte zum
Erstellen einer Aktivität.
Aufgaben, die Sie als erledigt markiert haben, bleiben in der Übersichtsliste erhalten, werden aber
durchgestrichen dargestellt. Um den Status einer Aufgabe wieder auf "unerledigt" zu ändern, öffnen Sie
diese in der Detailansicht. Dann wählen Sie aus dem Dropdownmenü der Symbolleisten-Schaltfläche
Erledigen den Befehl Erledigt aufheben. Die meisten dieser Befehle sind auch in der Menüleiste verfügbar.
Hier stehen außerdem Befehle zum Drucken von Terminen, Aufgaben und Notizen sowie Optionen für die
Erinnerungsfunktion zur Verfügung.
Wichtig:
Bei der Arbeit mit dem Planer ist es in vielen Situationen notwendig, dass Microsoft Outlook im Hintergrund
aktiv ist. Überprüfen Sie am besten direkt nach dem Aufrufen des Planers in der Windows-Taskleiste, ob
Outlook geöffnet ist.
Aufgaben, deren Status Sie in "erledigt" ändern, bleiben in der Übersichtsliste erhalten, werden aber
durchgestrichen dargestellt. Alle neu erstellten Aufgaben werden bei entsprechender Konfiguration sofort
(wenn Outlook aktiv ist) oder beim nächsten Start von Outlook automatisch nach Outlook exportiert.
Detaillierte Informationen zu den Optionen bei der Bearbeitung einer Aufgabe finden Sie in der Beschreibung
zum Erstellen einer Aufgabe.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 269 von 351

6.1.2 Aufgaben im Planer verwalten
Wählen Sie in der Navigationsleiste Übersicht > Aufgaben, nachdem Sie den Planer geöffnet haben. Auf der
angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Aufgaben und können diese sortieren und
durchsuchen, zur Bearbeitung öffnen oder zu den verbundenen Adressen und Objekten springen.
Abb. 6.1.2-1: Die Aufgaben-Übersicht im Planer.
Die Aufgaben-Übersichtsliste wird standardmäßig für den aktuellen Benutzer angezeigt. Wenn Sie über
entsprechende Funktions- und Datenrechte verfügen, können Sie auch die Aufgaben anderer Benutzer
anzeigen lassen. Dazu öffnen Sie die Dropdown-Liste Benutzer rechts oben auf der Übersicht und wählen
einen Benutzernamen.
Mit dem Dropdown-Listen oberhalb der Übersichtsliste können Sie alle Aufgaben nach verschiedenen
Kriterien filtern. Die Suchfunktion ermöglicht Ihnen, Aufgaben nach einem Begriff oder einer beliebigen
Zeichenkette zu durchsuchen. Mit dem Befehl Liste definieren aus dem Kontextmenü lässt sich Auswahl
der Spalten für die Übersichtsliste individuell zusammenstellen. Wenn Sie eine Aufgabe markieren, werden
die Details unterhalb der Liste eingeblendet (dazu muss das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen oberhalb
der Liste aktiviert sein).
Doppelklicken Sie auf eine Aufgabe, um sie zur Bearbeitung zu öffnen oder ihren Status zu ändern.
Alternativ können Sie eine Aufgabe in der Übersicht anklicken, mit einem Rechtsklick das Kontextmenü
öffnen und einen der folgenden Befehle wählen:
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 270 von 351

Kontextmenü-Befehl
Neue Aufgabe
Drucken
Öffnen
Sprung zum Objekt
Sprung zur Adresse
Telefonwahl
Zugehöriges Angebot
nachbearbeiten
Als "erledigt" markieren
und Aktivität erstellen
Als "erledigt" markieren
Löschen
Liste definieren
Gruppieren
Beschreibung
Öffnet die Modulansicht zur Erstellung einer neuen Aufgabe.
Öffnet das Dialogfeld "Listendruck", in dem Sie eine Druckvorlage
auswählen und die Aktivitätenliste der Aufgabe drucken können.
Öffnet die gewählte Aufgabe in der Bearbeitungsansicht.
Wenn Sie in diesem Submenü ein verbundenes Objekt wählen, wird es im
Objektmanager in der Profilansicht geöffnet.
Wenn Sie in diesem Submenü eine verbundene Adresse wählen, wird sie
im Adressmanager in der Detailansicht geöffnet.
Öffnet das Fenster "Telefon-Nummer Anwahl"
Öffnet das zugehörige Angebot im Objektmanager in der Ansicht zur
Angebotsnachbearbeitung.
Ändert den Status der Aufgabe in "erledigt" und öffnet die Registerkarte
zum Erstellen einer Folgeaktivität
Ändert den Status der Aufgabe in "erledigt".
Löscht die Aufgabe unwiderruflich.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Aufgabenliste festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Übersichtsliste ein bzw. aus.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 271 von 351

6.1.3 Termine im Planer verwalten
Zur Anzeige Ihres Terminkalenders wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers Übersicht > Termine.
Auf dieser Registerkarte werden alle Termine in einer Tages-, Wochen- oder Monatsübersicht dargestellt.
Hier können Sie Ihre Terminplanung organisieren und aktualisieren, Termine in der Bearbeitungsansicht
öffnen und bearbeiten oder zu den verbundenen Adressen und Objekten springen.
Abb. 6.1.3-1: Die Tagesansicht des Terminkalenders.
Alle neu erstellten Termine werden bei entsprechender Konfiguration sofort (wenn Outlook aktiv ist) oder
beim nächsten Start von Outlook automatisch nach Outlook exportiert. Wenn Sie in Ihrer Firma Microsoft
Exchange Server einsetzen und in Outlook sowie in estateOffice die entsprechenden Einstellungen
vorgenommen haben, wird jeder neue Termin mit anderen Benutzern als Einladung in die Kalender der
Teilnehmer eingetragen.
Standardmäßig wird der Kalender-Tagesansicht des aktiven Benutzers - also Ihr persönlicher
Terminkalender - angezeigt. Wenn Sie über entsprechende Funktions- und Datenrechte verfügen, können
Sie auch die Terminkalender anderer Benutzer anzeigen lassen. Dazu öffnen Sie die Dropdown-Liste
Benutzer rechts oben auf der Übersicht und selektieren einen Benutzernamen.
Um zwischen der Tages-, Wochen, Arbeitswochen- oder Monatsdarstellung zu wechseln, klicken Sie in der
Symbolleiste auf Ansicht und selektieren die gewünschte Darstellungsart im Dropdown-Menü.
Unabhängig von der Darstellungsart wird rechts oben auf der Registerkarte immer die Kalenderübersicht
angezeigt. Darunter sind die Details des aktuell gewählten Termins aufgeführt. Jedes Datum, für das Sie
bereits Termine geplant haben, wird hervorgehoben angezeigt. Unterhalb der Kalenderübersicht sind die
Details des aktuell gewählten Termins aufgeführt. Statt einer Standard-Kalenderansicht können Sie auch
einen beliebigen Zeitraum anzeigen lassen. Hierfür markieren Sie in der Kalenderübersicht das
Anfangsdatum, halten die Umschalttaste gedrückt und klicken dann das Enddatum des gewünschten
Zeitraums an.
Zum schnellen Wechseln zwischen den Standard-Darstellungsarten können Sie statt der Symbolleisten-
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Schaltfläche Ansicht auch Tastaturbefehle verwenden. Dazu halten Sie die Alt-Taste gedrückt und drücken
nacheinander die in der folgenden Tabelle angegebenen Tasten.
Tasten
"D"+"H"
"D"+"T"
"D"+"A"
"D"+"W"
"D"+"M"
Befehl/Aktion
Tagesansicht des aktuellen Datums öffnen.
Tagesansicht des in der Kalenderübersicht gewählten Datums öffnen.
Arbeitswochenansicht des in der Kalenderübersicht gewählten Datums
öffnen.
Wochenansicht des in der Kalenderübersicht gewählten Datums öffnen.
Monatsansicht des in der Kalenderübersicht gewählten Datums öffnen.
Terminverwaltung in der Tagesansicht
In der Tagesansicht wird jeder Termin als Balken auf einer Zeitskala von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr dargestellt.
Mit der Bildlaufleiste neben der Skala kann das Tageszeit-Raster durchblättert werden. Um die Uhrzeit eines
Termins zu ändern, verschieben Sie den Terminbalken mit Drag & Drop auf der Zeitskala zur gewünschten
Uhrzeit. Zum Ändern der Anfangzeit oder Dauer klicken Sie den Terminbalken an, drücken und halten die
Maustaste auf einem der Griffpunkte und erweitern den Balken bis zur gewünschten Uhrzeit auf der Skala.
Zum Hinzufügen eines neuen Termins klicken Sie zunächst in der Kalenderübersicht auf dem geplanten
Datum. Dann klicken Sie in der Tageszeitskala auf der geplanten Uhrzeit, geben im daraufhin angezeigten
Terminbalken den Anlass (Betreff) ein und drücken die Eingabetaste. Damit haben Sie bereits einen Termin
ohne weitere Detailangaben angelegt. Wenn Sie anschließend auf dem Termin doppelklicken, wird das
Terminformular zur Bearbeitung geöffnet und Sie können alle Details sowie die verbundenen Adressen und
Kunden festlegen. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern und schließen, um zur
Tagesansicht zurückzukehren.
Sobald Sie einen Terminbalken anklicken, werden im Block unterhalb der Kalenderübersicht die
verbundenen Adressen und Objekte sowie die Teilnehmer und Ressourcen für den gewählten Termin
angezeigt. Wenn Sie ein verbundenes Objekt oder eine Adresse anklicken, wird das Element in der
Detailansicht des Adress- bzw. Objektmanagers geöffnet.
Jedes Datum, für das Sie bereits Termine geplant haben, wird in der Kalenderübersicht fett dargestellt.
Wenn Sie ein Datum anklicken, wird der Terminplan des gewählten Tages angezeigt.
Terminverwaltung in der Arbeitswochenansicht
Wählen Sie im Dropdown-Menü der Schaltfläche Ansicht die Option Arbeitswoche. In dieser
Kalenderansicht werden fünf Spalten für die Wochentage Montag bis Freitag mit einer Uhrzeitskala
angezeigt. Der aktuelle Wochentag ist bereits markiert. Um das Bearbeitungsformular eines eingetragenen
Termins zu öffnen, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Terminbalken.
Zum Hinzufügen eines neuen Termins doppelklicken Sie in der Spalte des geplanten Arbeitstags auf die
gewünschte Uhrzeit der Zeitskala, geben den Anlass (Betreff) ein und drücken die Eingabetaste. Wenn Sie
anschließend auf den neuen Termin doppelklicken, wird das Formular zur Bearbeitung des Termins geöffnet
und Sie können alle weiteren Details sowie die verbundenen Adressen und Kunden festlegen. Alle weiteren
Funktionen und Optionen sind wie in der Tagesansicht verfügbar.
Terminverwaltung in der Wochenansicht
Wählen Sie im Dropdown-Menü der Schaltfläche Ansicht die Option Wochenansicht. Diese Kalenderansicht
besteht aus einem zweispaltigen Raster mit Übersichtsfeldern für jeden Wochentag. Sie können die
Bildlaufleiste neben dem Raster verwenden, um durch die Wochen(tage) des laufenden Monats zu blättern.
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Zum Anzeigen des Detailformulars eines Termins doppelklicken Sie auf den jeweiligen Terminbalken. Zum
Hinzufügen eines neuen Termins klicken Sie auf dem Feld des geplanten Arbeitstag-Datums. Daraufhin wird
die Tagesansicht des gewählten Datums geöffnet. Alle weiteren Funktionen und Optionen sind wie in der
Tagesansicht verfügbar.
Terminverwaltung in der Monatsansicht
Wählen Sie im Dropdown-Menü der Schaltfläche Ansicht die Option Monatsansicht. Diese Kalenderansicht
besteht aus einem Raster, in dem die Wochen des Monats, beginnend mit der aktuellen Woche,
untereinander in Reihen angeordnet sind. Verwenden Sie die Bildlaufleiste rechts neben dem Raster, um
durch die Kalenderwochen des Jahres zu blättern.
Zum Öffnen eines Termin-Detailformulars doppelklicken Sie auf den jeweiligen Terminbalken. Zum
Hinzufügen eines neuen Termins klicken Sie auf dem Feld des geplanten Datums. Daraufhin wird die
Tagesansicht des gewählten Datums geöffnet. Alle weiteren Funktionen und Optionen sind wie in der
Tagesansicht verfügbar.
Alle neu erstellten Termine werden bei entsprechender Konfiguration sofort (wenn Outlook aktiv ist) oder
beim nächsten Start von Outlook automatisch nach Outlook exportiert.
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6.1.4 Terminoptionen
Wenn Sie Termine in der Detailansicht öffnen, erhalten Sie eine unterschiedliche Ansicht und verschiedene
Optionen zur Auswahl, je nachdem, ob es sich um einen Termin ohne interne Teilnehmer, eine von Ihnen
initiierte Besprechung mit anderen Mitarbeitern oder um eine Einladung handelt, die Sie selbst erhalten
haben. Bei Aktivierung der Option Serientermin sind weitere Einstellungen verfügbar.
Terminserien
Wenn Sie einen Termin als Serientermin definiert haben, wird durch Anklicken des Links Serientermin ein
Dialogfeld zur Einstellung der spezifischen Optionen (Serienmuster, Seriendauer usw.) angezeigt.
Abb. 6.1.4-1: Dialogfeld beim Öffnen eines Serientermins.
Einladungen
Einladungen zu Gruppenterminen können Sie im Kalender-Widget auf dem Startbildschirm erkennen. Durch
Klicken auf den Link Bitte um Antwort wird ein Fenster eingeblendet, das alle erhaltenen Einladungen
auflistet, die noch unbeantwortet sind.
Abb. 6.1.4-2: Die Kalender-Kachel auf dem estateOffice-Startbildschirm mit geöffnetem Einladungen-Fenster.
Durch Doppelklicken auf einen Eintrag wird die jeweilige Termin-Detailansicht mit dem Titel "Besprechung"
geöffnet. Über die Schaltflächen in der Symbolleiste können Sie den Besprechungstermin zusagen, mit
Vorbehalt bestätigen oder ablehnen. Auf dem Formular sind außerdem der Initiator der Besprechung sowie
alle vorgesehenen Teilnehmer angegeben.
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Abb. 6.1.4-3: Registerkarte mit der Detailansicht einer Besprechungs-Einladung.
Besprechungen
Alle Besprechungen, die Sie veranstalten, sind im Abschnitt Einladungen der Info-Leiste auf dem
Startbildschirm erkennbar. Durch Klicken auf den Link Teilnehmer abgesagt oder Vorläufige Zusage wird ein
Fenster eingeblendet, in dem alle initiierten Besprechungen und die entsprechenden Daten aufgelistet sind.
Mit einem Doppelklick auf einem Eintrag wird ein Besprechungstermin in der Detailansicht geöffnet. Dort
zeigt das Subregister Status die Liste der vorgesehenen Teilnehmer und ihre Antwort auf die Einladung an.
Mit den zusätzlichen Schaltflächen in der Symbolleiste können Sie eine Termin-Aktualisierung senden und
eine Folgeaktivität erstellen. Termine, die über eine Folgeaktivität erledigt werden, erhalten automatisch eine
Kennzeichnung. Hierzu wird im Betreff des Termins die Markierung (*) gesetzt.
Erinnerungsfunktion
Wenn Sie auf dem Termin-Detailformular die Option Erinnerung aktivieren, wird im dabei festgelegten
Intervall eine Terminerinnerung auf dem Bildschirm eingeblendet.
Abb. 6.1.4-4: Das Termin-Erinnerungsfenster.
Das Erinnerungsfenster listet alle aktuell offenen Termine auf. Sie haben die Möglichkeit, direkt zur
Detailansicht eines Termins zu wechseln, das Erinnerungsintervall zu ändern oder die Erinnerungsfunktion
für ausgewählte bzw. alle Termine zu deaktivieren.
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6.1.5 Notizen verwalten
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Übersicht > Notizen. Auf der angezeigten
Registerkarte wird eine Übersicht Ihrer Notizen dargestellt. Sie können die Notiztexte einsehen und
bearbeiten oder neue Notizen hinzufügen.
Abb. 6.1.5-1: Die Registerkarte zur Verwaltung von Notizen.
Standardmäßig wird eine Übersicht Ihrer persönlichen Notizen angezeigt. Wenn Sie über entsprechende
Funktions- und Datenrechte verfügen, können Sie auch die Notizen anderer Benutzer anzeigen lassen. Dazu
öffnen Sie die Dropdown-Liste Benutzer rechts oben auf der Übersicht und wählen einen Benutzernamen.
Zum Bearbeiten einer Notiz markieren Sie das Notizsymbol in der Übersichtsliste und editieren den Text im
Fensterabschnitt unterhalb der Liste. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern, damit
Ihre Änderungen übernommen werden.
Zur Erstellung einer neuen Notiz klicken Sie in der Symbolleiste auf Neue Notiz. Daraufhin wird in der
Übersichtsliste ein Symbol für die neue Notiz eingefügt und der Cursor im Fensterabschnitt unterhalb der
Liste platziert. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Notiztext eingegeben
haben.
Mit einem Rechtsklick auf der Übersichtsliste wird das Kontextmenü geöffnet. Mit den enthaltenen Befehlen
können Sie eine neue Notiz erstellen, eine gewählte Notiz löschen, die Größe der Notizsymbole umschalten
und die Anzeige von Datumsdetails in der Übersichtsliste aktivieren.
Durch Klicken auf die Schaltfläche Drucken in der Symbolleiste wird das Dialogfeld "Speichern unter"
angezeigt.
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6.1.6 Gruppenplaner
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Übersicht > Gruppenplaner. Auf dieser
Registerkarte können Sie Gruppenzeitpläne anlegen, um Team-Besprechungen zu organisieren und
einzuberufen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die schon bestehende Terminplanung der Teilnehmer zu
berücksichtigen und Einträge in ihren Terminkalender zu veranlassen.
Abb. 6.1.6-1: Die Tabellenansicht (Frei/Belegt-Raster) eines Gruppenzeitplans.
Nach dem Öffnen des Gruppenplaners wird zunächst der Zeitplan der Standardgruppe auf dem Subregister
Tabellenansicht angezeigt, sodass Sie sofort eine Besprechung planen können. (Die Ansicht des
Gruppenplaner ist nach dem Öffnen leer, solange noch keine Standardgruppe eingerichtet wurde.)
Die Standardgruppe erkennen Sie am Symbol hinter der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan. Zur Darstellung
eines anderen Gruppenzeitplans wählen den Namen in dieser Liste. Das in der Tabellenansicht dargestellte
Frei/Belegt-Raster des Plans enthält am oberen Rand die Datums- und Uhrzeitskala und darunter die
tabellarische Liste der Teilnehmer/Benutzer. Mit dem Kontrollkästchen rechts unterhalb der Tabelle können
Sie die Tageszeitskala von Arbeitszeit-Ansicht (8:00 bis 17:00 Uhr) auf 24-Std-Ansicht umschalten.
Klicken Sie in der Kalenderübersicht auf ein Datum oder blättern Sie durch den Kalender, damit bereits
vorhandene Besprechungs- bzw. Termineinträge angezeigt werden. In der Kalenderübersicht wird jedes
Datum fett dargestellt, für das schon Besprechungen geplant sind.
Auf dem Tabellenraster ist jeder Termineintrag als magentafarbenes Feld dargestellt. Wenn Sie einen
Eintrag anklicken, werden die Details rechts neben der Tabelle eingeblendet. Mit einem Doppelklick auf
einem Termineintrag wird das Detailformular des Termins geöffnet.
Wenn Sie zur Kalender-Tagesansicht eines Gruppenplans wechseln möchten, klicken Sie auf den
Subregister-Reiter Kalenderansicht. Auf diesem Subregister wird auch die Kalender-Tagesansicht aller
Benutzer der Gruppe angezeigt, die Sie als Teilnehmer gewählt haben (sofern die Integration mit Outlook
genutzt wird).
Um einen Gruppenplan-Teilnehmer zu entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Benutzernamen
das Kontextmenü und wählen Entfernen. Zum Löschen eines Gruppenzeitplans wählen Sie den Namen in
der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan und klicken auf den roten Punkt rechts neben dem Namen.
Wenn Sie in Ihrer Firma Microsoft Exchange Server einsetzen und in Outlook sowie in estateOffice die
entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben, wird jeder neue Gruppentermin als Einladung in die
Kalender der Gruppenteilnehmer eingetragen.
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Die folgenden schrittweisen Anleitungen zeigen, wie Sie neue Gruppenzeitpläne anlegen und
Besprechungen einberufen:
Neuen Gruppenzeitplan anlegen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Übersicht > Gruppenplaner.
2. Klicken Sie auf das Dokumentsymbol rechts in der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan und geben Sie
einen Namen für den neuen Plan ein.
3. Wählen Sie Teilnehmer/Benutzer für Ihren Gruppenplan. Dazu öffnen Sie die Dropdown-Liste Teilnehmer
einladen und wählen einen Benutzernamen. Klicken Sie anschließend auf den grünen Punkt neben dem
Namen. Daraufhin wird im Tabellenraster eine Zeile für den gewählten Benutzer eingefügt. Wiederholen
Sie diesen Schritt für jeden Benutzer, den Sie in Ihren Plan aufnehmen wollen.
4. Wenn Sie diese Gruppe zukünftig als Standardgruppe verwenden möchten, klicken Sie auf das Symbol
hinter der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan.
5. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan auf das Diskettensymbol neben dem Namen, um
den neuen Gruppenzeitplan zu speichern. Fügen Sie anschließend Besprechungstermine entsprechend
der folgenden Anleitung zur Bearbeitung von Gruppenzeitplänen ein.
Neue Besprechung einberufen
1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Übersicht > Gruppenplaner und wählen Sie im Dropdown-Menü
der Symbolleisten-Schaltfläche Gruppenzeitplan den Plan der Gruppe, für die Sie eine Besprechung
einberufen möchten. (Falls Sie eine völlig neue Teilnehmergruppe einladen wollen, erstellen Sie
zunächst einen neuen Gruppenplan.)
2. Um einen zusätzlichen Teilnehmer einzuladen, der noch nicht im Gruppenplan aufgeführt ist, öffnen Sie
die Dropdown-Liste Teilnehmer einladen, indem Sie das Pfeilsymbol anklicken. Wählen Sie einen
Benutzernamen und klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol neben dem Namen. Wiederholen
Sie diesen Schritt für jeden zusätzlichen Teilnehmer. (Sie können die Teilnehmerliste auch später auf
dem Terminformular ändern.)
3. Klicken Sie in der Kalenderübersicht auf das Datum an dem die Besprechung stattfinden soll, und
überprüfen Sie im Frei/Belegt-Raster, ob die vorgesehenen Teilnehmer an diesem Tag zur geplanten
Uhrzeit verfügbar sind.
4. Markieren Sie die geplante Uhrzeit im Tabellenraster. Möchten Sie eine längere Besprechungsdauer als
eine Stunde auswählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie mehrere Rasterfelder
markieren. Wenn Sie eine Besprechung mit nur einem Gruppenmitglied planen, markieren Sie den
Termin in der Tabellenzeile mit dem Namen des Teilnehmers.
5. Klicken Sie im Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Besprechung auf Neue Besprechung,
falls Sie nur einen Teilnehmer einladen. Klicken Sie dort auf Neue Besprechung mit allen, wenn alle
Gruppenmitglieder teilnehmen sollen. Daraufhin wird das Formular zur Erstellung eines neuen Termins
geöffnet. Datum, Uhrzeit und Dauer des Termins sowie die gewählten Teilnehmer sind bereits
eingetragen und Sie können die Festlegung der weiteren Details und Optionen wie in der Beschreibung
"Termin vereinbaren" vornehmen.
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern & Schließen, damit der Termin gespeichert und
automatisch im Terminkalender alle gewählten Teilnehmer eingetragen wird.
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6.2 Neue Aufgaben, Termine und Notizen anlegen
Zum Aufrufen dieser Funktionen verwenden Sie die Befehle der Gruppe Aktionen in der Navigationsleiste des
Planers.
6.2.1 Termine vereinbaren
Wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen > Neuer Termin.
Abb. 6.2.1-1: Die Registerkarte Termindetails bei der Erfassung eines neuen Termins (Einladung).
Neue Termine, die Sie im Planer erstellen, sind nicht automatisch mit Objekten oder Kundenadressen
verbunden, d. h. hier legen Sie in erster Linie objekt- und adressunabhängige Termine und interne Termine
mit Kollegen bzw. Mitarbeitern (Besprechungen) fest. Objekt- und kundenspezifische Termine werden
dagegen meist im Objekt- und Adressmanager erstellt, um die automatische Zuordnung zu nutzen. Mit den
Links Adressen und Objekte oben auf dem Terminformular können Sie aber jederzeit Zuordnungen
herstellen.
Wenn Sie in Ihrer Firma Microsoft Exchange Server einsetzen und in Outlook sowie in estateOffice die
entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben, wird jeder neue Termin als Einladung in die Outlook-
Kalender der Teilnehmer eingetragen. Alle estateOffice-Benutzer erhalten Einladungen auf dem estateOffice-
Startbildschirm im Info-Bereich angezeigt.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie einen neuen Termin vereinbaren.
Neuen Termin vereinbaren
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Aktionen > Termin vereinbaren.
2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, um Adressen und Objekte
zuzuordnen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 280 von 351

3. Geben Sie im linken Abschnitt des Subregisters Infos die Anfangszeit und das geplante Ende des
Termins ein und aktivieren Sie die gewünschten Optionen für Erinnerungsfunktion, Dringlichkeit und
Serientermin.
4. Geben Sie auf der rechten Seite im Feld Betreff einen Termintitel und im Feld Text eine Beschreibung
des Besprechungsthemas ein.
5. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld Teilnehmer das Dialogfeld "Auswahl Teilnehmer" und
wählen Sie die Besprechungsteilnehmer.
6. Legen Sie den Besprechungsort fest, indem Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld Ressourcen das
Dialogfeld "Auswahl Ressourcen" öffnen und eine Option wählen.
7. Klicken Sie im linken Abschnitt auf den Subregister-Reiter Terminplanung, damit der Kalender angezeigt
wird und Sie etwaige Terminkollisionen vorab feststellen können.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen, um den neuen Termin zu sichern die
Registerkarte "Terminvereinbarung" zu schließen.
Eine ausführliche Beschreibung der verfügbaren Optionen finden Sie im Abschnitt Verwendung von
Terminoptionen.
Sollte estateOffice beim Speichern des neuen Termins feststellen, dass dieser sich mit bereits geplanten
Terminen überschneidet, wird eine entsprechende Meldung eingeblendet und Sie können entscheiden, ob
Sie den Termin verwerfen, speichern oder zur Terminerfassung zurückkehren möchten.
Nach dem Speichern wird der neue Termin automatisch in den Outlook-Terminkalender aller
Besprechungsteilnehmer eingetragen, sofern Sie estateOffice entsprechend konfiguriert haben. Die sofortige
Datenübergabe kann nur erfolgen, wenn Outlook geöffnet ist, andernfalls wird der Termin beim nächsten
Starten von Outlook übergeben.
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6.2.2 Aufgaben erstellen
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Aktionen > Neue Aufgabe, um das Formular zur
Erfassung einer neuen Aufgabe anzuzeigen.
Abb. 6.2.2-1: Die Registerkarte Aufgabendetails mit dem Formular zur Erfassung einer neuen Aufgabe.
Wenn Sie im Planer neue Aufgaben erstellen, sind diese nicht automatisch mit Objekten oder
Kundenadressen verbunden, d. h. hier legen Sie in erster Linie objektunabhängige bzw. allgemeine
Aufgaben fest. Objekt- und kundenspezifische Aufgaben werden dagegen meist im Objekt- und
Adressmanager erstellt, um die automatische Zuordnung zu nutzen. Mit den Links Adressen und Objekte
oben auf dem Terminformular können Sie aber jederzeit Zuordnungen herstellen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie eine neue Aufgabe erstellen.
Neue Aufgabe erstellen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Aktionen > Aufgabe erstellen.
2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, wenn Sie Zuordnungen zu Adressen
und/oder Objekten herstellen möchten.
3. Geben Sie im Feld Betreff einen Titel für die Aufgabe ein.
4. Geben Sie im Feld Fällig am: ein, wann die Aufgabe erledigt werden muss.
5. Legen Sie in der Dropdown-Liste Priorität die Dringlichkeit der Aufgabe fest und aktivieren Sie die
gewünschten Optionen für Serientermin, Erinnerungsfunktion und E-Mail-Benachrichtigung.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zuständig den Benutzer, der für die Durchführung der Aufgabe
verantwortlich ist.
7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktionsart eine Aktivität.
8. Falls eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Aktion erforderlich ist, klicken Sie auf den Link
Mehr Text und tragen im daraufhin angezeigten Textfeld die auszuführenden Schritte ein.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 282 von 351

Nach dem Erstellen einer neuen Aufgabe wird bei entsprechender Konfiguration eine Anfrage eingeblendet,
ob die Aufgabe direkt in die Outlook-Aufgabenliste des zuständigen Benutzers eingetragen werden soll. Eine
sofortige Datenübergabe ist nur möglich, wenn Outlook geöffnet ist, andernfalls wird die Aufgabe beim
nächsten Starten von Outlook übergeben.
Falls Sie die Option E-Mail-Benachrichtigung aktiviert haben, versucht estateOffice direkt nach dem
Speichern der Aufgabe, die E-Mail an den zuständigen Benutzer zu versenden. Die Benachrichtigung kann
nur erfolgen, wenn Outlook geöffnet ist, andernfalls wird die E-Mail beim nächsten Starten von Outlook
versendet.
6.2.3 Notizen erstellen
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Aktionen > Neue Notiz.
Abb. 6.2.3-1: Die Registerkarte Notizen.
Im oberen Abschnitt dieser Registerkarte wird die Übersichtsliste Ihrer Notizen und ein Symbol für die neue
Notiz angezeigt. Im unteren Abschnitt ist der Standardtext "Neue Notiz" eingetragen und die Einfügemarke
bereits hinter dem Text platziert. Überschreiben Sie den Text mit Ihrer Notiz und klicken Sie in der
Symbolleiste auf Speichern.
Wenn Sie mit einem Rechtsklick auf der Übersichtsliste das Kontextmenü öffnen, können Sie mit den
enthaltenen Befehlen eine weitere neue Notiz erstellen, eine gewählte Notiz löschen und die Anzeige von
Datumsdetails in der Übersichtsliste aktivieren.
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6.3 Datenabgleich mit Outlook
Über die estateOffice-Schnittstelle zu Microsoft Outlook können Sie alle Termine, Aufgaben und Kontakte
schnell und verlässlich abgleichen. Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie den automatischen und
manuellen Abgleich mit Outlook konfigurieren, einen manuellen Datenabgleich durchführen und die
Integration mit MS Exchange Server konfigurieren.
6.3.1 Einstellungen
Stellen Sie sicher, dass Microsoft Outlook aktiv ist, bevor Sie diese Funktion verwenden. Wählen Sie dann
in der Navigationsleiste Datenabgleich > Einstellungen. Daraufhin wird das Fenster "Einstellungen zum
Abgleich mit Outlook" eingeblendet.
Abb. 6.3.1-1: Das Fenster Einstellungen zum Abgleich mit Outlook.
Der obere Abschnitt des Fensters, Outlook Import/Export-Verzeichnis, enthält drei Dropdown-Felder mit
den Titeln Aufgaben, Termine und Kontakte. Hier wählen Sie die Outlook-Ordner, mit denen die Daten
abgeglichen werden sollen. Hinter den Feldern ist angegeben, wie viele Aufgaben, Termine und Kontakte der
gewählte Outlook-Ordner aktuell enthält.
Hinweis: Standardmäßig wählen Sie "Persönliche Ordner", bei Verwendung eines MS Exchange Servers
wählen Sie die Ordner mit Ihrem Benutzernamen.
Der untere Fensterabschnitt enthält zwei Subregister, in denen die Regeln für den automatischen und
manuellen Abgleich festgelegt werden. Erweitern Sie die Anzeige durch Klicken auf die Pfeilsymbole vor den
Optionen, um die Details für den Datenabgleich anzuzeigen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 284 von 351

Der automatische Abgleich kann beim Anlegen neuer oder Ändern vorhandener Termine, Aufgaben und
Kontakte in estateOffice einen automatischen Export nach Outlook durchführen. Termine, Aufgaben und
Kontakte, die ursprünglich in Outlook neu angelegt wurden, werden durch den automatischen Abgleich nicht
nach estateOffice übernommen. Zu diesem Zweck müssen Sie einen manuellen Abgleich starten. Für
folgende Aktionen wird je nach Einstellung ein automatischer Abgleich ausgeführt:
Anlegen einer Aufgabe Anlegen eines Kontakts Anlegen eines Termins
Erledigen einer Aufgabe Ändern eines Kontakts Löschen eines Termins
Löschen einer Aufgabe Löschen eines Kontakts
Regeln für den automatischen Abgleich mit Outlook
Aktivieren Sie das Subregister "Automatische Datenübertragung nach Outlook" und klicken Sie auf die
Pfeilsymbole vor den einzelnen Kategorien Aufgaben, Termine und Kontakte, um die Anzeige zu erweitern.
Aktivieren Sie entweder das Kontrollkästchen Nicht synchronisieren oder legen Sie die in den folgenden
Tabellen angegebenen Detaileinstellungen fest, indem Sie die jeweiligen Kontrollkästchen und
Optionsschaltflächen aktivieren bzw. deaktivieren. Klicken Sie anschließend auf OK, damit die Regeln
angewendet werden.
Regeln für Aufgaben
Element Option Beschreibung
Neue Aufgaben Nicht übernehmen Neue Aufgaben werden nicht exportiert.
Mit Bestätigung vor
Übernahme
Automatisch in Outlook
übernehmen
Bei Übernahme die
zugeordneten Adressen
ebenfalls übernehmen
Neue Aufgaben werden erst nach Bestätigen einer
estateOffice-Meldung in Outlook angelegt.
Neue Aufgaben werden automatisch in Outlook
angelegt.
Neben der Aufgabe wird auch die Adresse in Outlook
als Kontakt angelegt und mit der Aufgabe verknüpft.
Erledigte Aufgaben Keine Änderung in
Outlook
In Outlook als erledigt
kennzeichnen
In Outlook löschen
Nach Erledigung einer Aufgabe in estateOffice wird
diese nicht mit Outlook synchronisiert.
In estateOffice erledigte Aufgaben werden in Outlook
ebenfalls als erledigt gekennzeichnet.
In estateOffice erledigte Aufgaben werden in Outlook
gelöscht.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 285 von 351

Regeln für Termine
Element Option Beschreibung
Neue Termine Nicht übernehmen Neue Termine werden nicht exportiert.
Mit Bestätigung vor
Übernahme
Automatisch in Outlook
übernehmen
Bei Übernahme die
zugeordneten Adressen
ebenfalls übernehmen
Neue Termine werden erst nach Bestätigen einer
estateOffice-Meldung in Outlook angelegt.
Neue Termine werden automatisch in Outlook
angelegt.
Neben dem Termin wird auch die Adresse in Outlook
als Kontakt angelegt und mit der Adresse verknüpft.
Gelöschte Termine Nie in Outlook löschen In estateOffice gelöschte Termine werden in Outlook
nicht gelöscht.
Mit Bestätigung löschen
Automatisch in Outlook
löschen
In estateOffice gelöschte Termine werden in Outlook
nach Bestätigen einer Meldung gelöscht.
In estateOffice gelöschte Termine werden in Outlook
gelöscht.
Regeln für Kontakte
Element Option Beschreibung
Neue Kontakte Nicht übernehmen Neue Kontakte werden nicht exportiert.
Mit Bestätigung vor
Übernahme
Automatisch in Outlook
übernehmen
Neue Kontakte werden erst nach Bestätigen einer
estateOffice-Meldung in Outlook angelegt.
Neue Kontakte werden automatisch in Outlook
angelegt.
Geänderte Kontakte Nie in Outlook ändern In estateOffice geänderte Kontakte werden in Outlook
nicht geändert.
Mit Bestätigung ändern
Automatisch in Outlook
ändern
In estateOffice geänderte Kontakte werden in Outlook
nach Bestätigen einer Meldung geändert.
In estateOffice geänderte Kontakte werden in Outlook
geändert.
Gelöschte Kontakte Nie in Outlook löschen In estateOffice gelöschte Kontakte werden in Outlook
nicht gelöscht.
Mit Bestätigung löschen
Automatisch in Outlook
löschen
In estateOffice gelöschte Kontakte werden nach
Bestätigen einer estateOffice-Meldung in Outlook
gelöscht.
In estateOffice gelöschte Kontakte werden in Outlook
gelöscht.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 286 von 351

Regeln für den manuellen Abgleich mit Outlook
Aktivieren Sie das Subregister "Manueller Abgleich" und klicken Sie auf die Pfeilsymbole vor den einzelnen
Kategorien Aufgaben, Termine und Kontakte, um die Anzeige zu erweitern und die jeweiligen Optionen
anzuzeigen. Legen Sie die Regeln für den manuellen Abgleich mit Outlook fest, indem Sie entweder für die
Elemente Aufgaben, Termine und Kontakte das Kontrollkästchen Nicht synchronisieren aktivieren oder die
in den folgenden Tabellen angegebenen Detaileinstellungen wählen. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die
jeweiligen Kontrollkästchen oder Optionsschaltflächen und klicken auf OK, um die Regeln zu übernehmen
und das Fenster zu schließen.
Im Gegensatz zum automatischen Abgleich kann ein manueller Abgleich bidirektional erfolgen, d. h. es
findet eine echte Synchronisation mit Outlook nach den hier festgelegten Regeln statt.
Aktivieren oder deaktivieren Sie die jeweiligen Kontrollkästchen bzw. Optionsschaltflächen und klicken Sie
auf OK, um Ihre Einstellungen zu übernehmen und das Fenster zu schließen. Beim nächsten manuellen
Abgleich, den Sie über den Befehl Manueller Abgleich in der Navigationsleiste starten, werden die hier
definierten Regeln angewendet.
Regeln für Aufgaben
Element Option Beschreibung
Aufgaben
Alle offenen Aufgaben
synchronisieren
Alle Aufgaben, die unerledigt sind, werden beim
nächsten manuellen Abgleich synchronisiert.
Nur aktuelle/zukünftige
Aufgaben synchronisieren
Nur Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum noch nicht
überschritten wurde, werden synchronisiert.
Automatisch in Outlook
übernehmen
Neue Aufgaben werden automatisch in Outlook
angelegt.
In Outlook erledigte
Aufgaben
In estateOffice löschen
In Outlook als erledigt gekennzeichnete Aufgaben
werden in estateOffice gelöscht.
In estateOffice erledigen
(Aktivität erstellen)
In Outlook erledigte Aufgaben werden in estateOffice
ebenfalls als erledigt gekennzeichnet.
In estateOffice
erledigte Aufgaben
In Outlook löschen
In estateOffice als erledigt gekennzeichnete
Aufgaben werden in Outlook gelöscht.
In Outlook als erledigt
kennzeichnen
In estateOffice erledigte Aufgaben werden in Outlook
ebenfalls als erledigt gekennzeichnet.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 287 von 351

Regeln für Termine
Element Option Beschreibung
Termine
Alle Termine
synchronisieren
Alle Termine werden beim nächsten manuellen
Abgleich synchronisiert.
Alle aktuellen/zukünftigen
Termine synchronisieren
Nur zukünftige Termine werden synchronisiert.
Konflikte
Den zuletzt geänderten
Termin übernehmen
Im Konfliktfall wird der Termin übernommen, der
später geändert wurde.
Termin aus estateOffice
übernehmen
Im Konfliktfall wird immer der Termin aus estateOffice
übernommen.
Termin aus Outlook
übernehmen
Im Konfliktfall wird immer der Termin aus Outlook
übernommen.
Regeln für Kontakte
Element Option Beschreibung
Konflikte
Den zuletzt geänderten
Kontakt übernehmen
Im Konfliktfall wird der Kontakt übernommen, der
später geändert wurde.
Kontakt aus estateOffice
übernehmen
Im Konfliktfall wird immer der Kontakt aus
estateOffice übernommen.
Kontakt aus Outlook
übernehmen
Im Konfliktfall wird immer der Kontakt aus Outlook
übernommen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 288 von 351

6.3.2 Integration mit MS Exchange Server
Bei Verwendung von Microsoft Exchange Server können die erweiterten estateOffice-Funktionen zur
Outlook-Synchronisation genutzt werden. Dadurch lassen sich Termine für andere Benutzer automatisch
und direkt von estateOffice in die jeweiligen Outlook-Kalender der Microsoft-Exchange Postfächer
übertragen. Der Abgleich von Outlook in Richtung estateOffice erfolgt weiterhin über den manuellen
Abgleich. Um einen reibungslosen Datenabgleich in Richtung Outlook zu gewährleisten, müssen die im
Folgenden beschriebenen Einstellungen für jeden beteiligten Benutzer vorgenommen werden.
Hinweis: Wurden bereits vor Version 1.6 von estateOffice Gruppentermine mit MS-Outlook synchronisiert,
muss zuerst ein manueller Abgleich von allen Benutzern durchgeführt werden. Hierbei werden vorhandene
Termine über neue Einladungen erneut versendet und die vorhandenen gelöscht. Prüfen Sie unbedingt beim
manuellen Abgleich und nach der Durchführung die synchronisierten Termine.
Postfach-Einstellungen in MS Outlook und estateOffice
Voraussetzung ist, dass Sie bereits ein Outllook E-Mail-Konto vom Typ "Exchange Server" eingerichtet
haben und das Konto (bzw. das entsprechende Profil) ausgewählt ist. Überprüfen Sie deshalb zunächst in
Outlook die Kontoeinstellungen und aktivieren Sie das Exchange-Server-Konto, falls dies noch nicht
geschehen ist. Danach wählen Sie in der estateOffice-Benutzerverwaltung Ihr Outlook E-Mail-Konto vom Typ
"Exchange Server" aus.
Abb. 6.3.3-1: Die Registerkarte Benutzer mit aktiviertem Subregister Details.
Dazu öffnen Sie das estateOffice-Systemmodul, wählen in der Navigationsleiste Verwaltung > Benutzer und
aktivieren das Subregister Details.
Klicken Sie auf das Symbol hinter der Dropdown-Liste Outlook-Account und wählen Sie Ihren
Benutzernamen (bzw. den Namen Ihres Exchange Server-Kontos).
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um die Einstellung anzuwenden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 289 von 351

Zugriffsrechte-Einstellungen in estateOffice
Im nächsten Schritt müssen die Datenrechte "Anzeigen" und "Bearbeiten" für die Termine der Benutzer oder
Gruppen freigegeben werden, auf die ein Zugriff erfolgen soll.
Abb. 6.3.3-2: Das Subregister Datenrechte der Registerkarte Benutzer.
Dazu wählen Sie in der Navigationsleiste des Systemmoduls Verwaltung > Benutzer und aktivieren das
Subregister Datenrechte. Erweitern Sie die Anzeige des Abschnitts Termin/Aufgabe. Wenn der Zugriff für
einzelne Benutzer eingerichtet werden soll, erweitern Sie den Bereich Auf Daten von Benutzern und
aktivieren die Kontrollkästchen in den Spalten Anzeigen und Bearbeiten hinter dem jeweiligen
Benutzernamen.
Um den Zugriff für Benutzergruppen zu ermöglichen, erweitern Sie den Bereich Auf Daten von
Benutzergruppen und aktivieren die Kontrollkästchen in den Spalten Anzeigen und Bearbeiten hinter dem
jeweiligen Gruppennamen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Einstellungen anzuwenden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 290 von 351

Planer-Einstellungen in estateOffice
Im Planer-Modul von estateOffice müssen die entsprechenden Ordner bzw. Verzeichnisse für die
Synchronisation gewählt werden.
Abb. 6.3.3-3: Das Fenster Einstellungen zum Abgleich mit Outlook im Planer-Modul.
Öffnen Sie das Planer-Modul und wählen Sie in der Navigationsleiste Datenabgleich mit Outlook >
Einstellungen. Daraufhin wird das Fenster "Einstellungen zum Abgleich mit Outlook" eingeblendet.
Der obere Fensterabschnitt, Outlook Import/Export-Verzeichnis, enthält drei Dropdown-Felder mit den Titeln
Aufgaben, Termine und Kontakte. Wählen Sie hier jeweils den Ordner, der Ihren Benutzernamen trägt.
Aktivieren Sie im Subregister Automatischer Abgleich auch die Optionen zur Synchronisation, falls dies
noch nicht geschehen ist. Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu speichern. Wenn vorher mit einem
anderen Outlook-Ordner abgeglichen wurde, erscheint beim Schließen des Fensters ein Hinweis.
Abb. 6.3.3-4: Hinweis nach dem Ändern eines Ordners für
den Datenabgleich mit Outlook.
Bestätigen Sie die Meldung mit "Ja" und führen Sie anschließend einen manuellen Abgleich durch, um die
bis zum diesem Zeitpunkt in estateOffice eingetragenen Termine nach Outlook zu übertragen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 291 von 351

Kalender-Freigabe in Microsoft Outlook
Zum Abschluss müssen Sie Ihren Outlook-Kalender freigeben, um die direkte Eintragung von Terminen zu
ermöglichen. Dazu öffnen Sie MS Outlook und doppelklicken im Navigationsbereich unter Meine Kalender
auf den Namen des Kalenders, der für andere estateOffice-Benutzer freigegeben werden soll.
Abb. 6.3.3-5: Die Kalender-Liste im
Navigationsbereich von Outlook.
Es wird das Dialogfeld "Kalender: Eigenschaften" eingeblendet.
Um allen Benutzern Zugriff zu gestatten, klicken Sie im Feld Name auf Standard. Wenn nur bestimmte
Benutzer Zugriff erhalten sollen, selektieren Sie die jeweiligen Benutzernamen im Feld Name und klicken
auf Hinzufügen.
Hinweis: Berücksichtigen Sie, dass Details bezüglich der Vorgehensweise und der Einstellungen in
verschiedenen Versionen von Microsoft Outlook und Microsoft Exchange Server abweichen können. Zudem
ergeben sich Abweichungen durch die Kombination verschiedener Microsoft Outlook und Microsoft
Exchange Server Versionen.
Klicken Sie nun unter Berechtigungen auf die Dropdownliste Berechtigungsstufe und wählen Sie den
Eintrag Prüfer. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld "Kalender: Eigenschaften" in Microsoft Outlook
2013:
Abb. 6.3.3-6: Das Outlook-Dialogfeld zur Festlegung der Kalendereigenschaften.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 292 von 351

Alle Berechtigungen lassen sich mithilfe der Kontrollkästchen und Optionsschaltflächen auch einzeln
festlegen. Jedem Benutzer müssen folgende Rechte auf den Outlook-Kalender gewährt werden:
Elemente erstellen
Elemente lesen
Elemente bearbeiten: "Alle"
Elemente löschen: "Alle"
Ordner sichtbar
Dies entspricht der Berechtigungsstufe "Prüfer" (MS Outlook 2010) bzw. der Berechtigungsstufe "6" (MS
Outlook Versionen 2003 und 2007). Um Outlook-Absagen bzw. -Zusagen eines Besprechungsteilnehmers in
estateOffice zu erkennen, ist ein manueller Abgleich erforderlich.
Hinweis: Details der Vorgehensweise sind in verschiedenen Versionen von Outlook unterschiedlich. Die
Benennung der Berechtigungen ist beispielsweise in Outlook 2010 anders als bei früheren Versionen. Der
Berechtigungsstufe 6 früherer Outlook-Versionen entspricht in Microsoft Outlook 2010 die
Berechtigungsstufe "Prüfer".
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 293 von 351

Statistische
Auswertungen
Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
Auswertungen nach Aktivitäten erstellen
Globale Suche mit kombinierten Datenelementen
Mit dem Modul "Auswertung" können Sie statistische Auswertungen nach Aktivitäten erstellen und globale
Suchabfragen mit beliebigen Kombinationen von Datenbankinhalten ausführen. Sie öffnen dieses
Anwendungsmodul entweder über die Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder über die Kachel
Auswertung auf dem Homescreen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 294 von 351

7.1 Aktivitäten-Auswertungen
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Auswertungen > Aktivitäten, um die Modulansicht zur
Definition und Ausführung von Aktivitäten-Abfragen zu öffnen. Sie haben die Möglichkeit, entweder
allgemeine Auswertungen vorzunehmen oder Aktivitäts-Detailsuchen zu definieren, die gespeichert und
wiederverwendet werden können.
7.1.1 Allgemeine Aktivitäten-Auswertungen
Im oberen Abschnitt der Registerkarte "Aktivitäten" sind die zwei Dropdownfelder angeordnet. Selektieren
Sie im ersten Feld, Suchen nach, die Art der zu suchenden Aktivitäten - entweder Aktivitäten mit Terminen,
Aktivitäten mit Aufgaben oder Alle Aktivitäten.
Abb. 7.1.1-1: Ausführung einer allgemeinen Aktivitätenauswertung.
Legen Sie dann in der zweiten Dropdown-Liste fest, ob ohne weitere Einschränkung gesucht werden soll
oder nur nach Aktivitäten zu einer Adresse bzw. einem bestimmten Objekt. Bei Auswahl einer der Optionen
Vom Objekt oder Von der Adresse wird das Fenster zur Adress- bzw. Objektsuche eingeblendet und Sie
müssen eine Adresse bzw. ein Objekt selektieren. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen, um die
Auswertung zu starten. Die Ergebnisse werden im unteren Abschnitt der Registerkarte auf fünf Subregistern
angezeigt, die tabellarische Listen der gefundenen Aktivitäten, Verknüpfungen, Objekte und Adressen
enthalten.
Das erste Subregister, Aktivitäten, enthält im Tabellenkopf Dropdown-Listen, mit denen Sie die Ergebnisse
zusätzlich nach Betreuer, Aktion und Vertriebsart filtern können. Außerdem sind am unteren Rand der Liste
die Gesamtkosten aller gefundenen Aktivitäten angegeben. Bei allen Subregistern mit Suchergebnis-Listen
können Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen einstellen. Wenn Sie auf
einem Listeneintrag doppelklicken, wird das gewählte Element im Adress- oder Objektmanager zur
Bearbeitung geöffnet. Eine Tabelle der hier verfügbaren Kontextmenü-Befehle finden Sie in der
nachfolgenden Beschreibung spezieller Aktivitäten-Auswertungen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 295 von 351

7.1.2 Spezielle Aktivitäten-Auswertungen
Für spezielle Auswertungen können Sie im Modul "Auswertung" Aktivitäts-Detailsuchen definieren.
Klicken Sie in der Symbolleiste der Registerkarte "Auswertungen" auf die Schaltfläche Neue Abfrage.
Abb. 7.1.1.1-1: Ausführung und Ergebnis-Ansicht einer gespeicherten Aktivitäts-Detailsuche.
Aktivieren Sie dann im mittleren Abschnitt der Registerkarte das Subregister Suchkriterien. Stellen Sie ein
Abfrageformular für die Detailsuche zusammen, indem Sie in der Baumstruktur die gewünschten
Kriterienfelder durch Doppelklicken auswählen. Die selektierten Felder werden in den Formularbereich
Suchkriterien übernommen. Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben für ein Feld erforderlich sind, wird
automatisch ein Dialogfeld eingeblendet. Nachdem Sie das Abfrageformular zusammengestellt haben
klicken Sie in der Symbolleiste auf Abfrage speichern und benennen die Abfragedefinition, damit sie für
spätere Wiederverwendung gesichert wird.
Aktivieren Sie nun auf dem Abfrageformular das Kontrollkästchen vor jedem Kriterium, das bei der Abfrage
berücksichtigt werden soll, und wählen in allen Dropdown- und Listenfeldern auf dem Formular die
gewünschten Elemente. Zum Starten der Abfrage klicken Sie nun in der Symbolleiste auf Suchen. Die
Ergebnisse werden im unteren Abschnitt der Registerkarte in tabellarischen Listen angezeigt. Sie sind in
fünf Subregister gegliedert, die sämtliche gefundenen Aktivitäten, Verknüpfungen, Objekte und Adressen
enthalten.
Das erste Subregister, Aktivitäten, enthält im Tabellenkopf Dropdown-Listen, mit denen Sie die Ergebnisse
zusätzlich nach Betreuer, Aktion und Vertriebsart filtern können. Außerdem sind am unteren Rand der Liste
die Gesamtkosten aller gefundenen Aktivitäten angegeben.
Bei allen Suchergebnis-Tabellen können Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere
Optionen einstellen. Wenn Sie auf einem Listeneintrag doppelklicken, wird das gewählte Element im
Adress- oder Objektmanager zur Bearbeitung geöffnet.Durch Rechtsklicken auf einem Eintrag in den
Suchergebnistabellen wird ein Kontextmenü mit unterschiedlichen, spezifischen Befehlen eingeblendet, die
in der folgenden Tabelle zusammengefasst sind:
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 296 von 351

Kontextmenü-Befehl
Öffnen
Aktivität erstellen
Sprung zu [Adresse]
Sprung zu [Objekt]
Telefonwahl
Löschen
Exportieren
Drucken
Alles markieren
Markierung aufheben
Liste definieren...
Gruppieren an/aus
Beschreibung
Öffnet das gewählte Element in der Detail- bzw. Bearbeitungs-ansicht.
Führt den Befehl Aktivität anlegen für das selektierte Element aus.
Dieser Befehl öffnet die Adresse, die zur gefundenen Aktivität vorliegt. Sie
wird im Adressmanager in der Detailansicht geöffnet.
Dieser Befehl öffnet das Objekt, das zur gefundenen Aktivität vorliegt. Es
wird in der Profilansicht im Objektmanager geöffnet.
Wenn zur verknüpften Adresse eine oder mehrere Telefonnummern
hinterlegt sind, wird bei Auswahl dieses Befehls das Dialogfeld zur
Telefonnummern-Anwahl geöffnet und Sie können - sofern die TAPI-
Schnittstelle konfiguriert ist - direkt eine Nummer anwählen.
Löscht die aktuell gewählte Aktivität.
Öffnet ein Dialogfeld, mit dem Sie die gewählten Daten nach Excel
exportieren können.
Mit diesem Befehl können Sie eine Ergebnisliste entweder als Word- oder
PDF-Dokument ausgeben.
Selektiert alle Elemente in der Suchergebnis-Tabelle.
De-selektiert alle Elemente in der Suchergebnis-Tabelle.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Suchergebnis-Tabelle festlegen können.
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw. aus.
Zur Ausführung einer bereits gespeicherten Aktivitäts-Detailsuche klicken Sie im mittleren Abschnitt der
Registerkarte auf den Reiter des Subregisters Gespeicherte Detailsuchen und wählen diese durch
Doppelklicken in der angezeigten Liste aus.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 297 von 351

7.2 Globale Suche mit kombinierten Datenelementen
Bei diesen Datenbankabfragen können Sie Suchkriterien aus verschiedenen Datenelement-Kategorien
kombinieren, d. h. Sie können beispielsweise nach Adressen, Objekten und Objektangeboten mit einer
Abfrage suchen. Da die Abfragen benannt und gespeichert werden können bieten sie die Möglichkeit,
individuelle Datenbank-Sichten zu erstellen.
7.2.1 Neue globale Suchabfrage erstellen
Wenn Sie eine neue Suchabfrage aus einzelnen Datenkategorien selbst zusammenzustellen wollen, wählen
Sie in der Navigationsleiste Globale Suche > Neue Abfrage.
Globale Suchabfrage aus einer Vorlage erstellen
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Globale Suche > Neue Abfrage. Daraufhin wird das Fenster
"Vorlagenauswahl" eingeblendet, das eine Liste von Symbolen der verschiedenen Datenkategorie-
Kombinationen enthält.
Abb. 7.2.1-1: Auswählen der Abfrage-Vorlage für eine globale Suche.
Doppelklicken Sie auf das Symbol der gewünschten Datenkategorien für Ihre neue Abfrage. Es wird eine
neue Modulansicht angezeigt.
Der linke Abschnitt enthält die Liste Einzelsuchen, aus dem Sie weitere Datenkategorien übernehmen
können. Im rechten Abschnitt wird das grafische Abfrageformular angezeigt. Die Datenkategorien der
Vorlage sind dort bereits als "Kriterien-Container" eingefügt.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 298 von 351

Bei Vorlagen, die aus einer Kombination mehrerer Kategorien besteht, sind die Verknüpfungen schon
vorgegeben. Wenn Sie diese ändern möchten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken mit der
linken Maustaste nacheinander auf die Titelbalken von zwei verknüpften Containern. Öffnen Sie das
Kontextmenü und wählen Sie den Befehl zum Löschen der Verknüpfung.
Anschließend legen Sie auf gleiche Weise eine neue Verknüpfung fest: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt
und klicken Sie mit der linken Maustaste nacheinander auf die Titelbalken von zwei zu verknüpfenden
Containern. Dann öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen eine
Verknüpfungsbedingung.
Im nächsten Schritt werden die Abfragekriterien-Felder zusammengestellt. Klicken Sie in jedem Kriterien-
Container auf die Schaltfläche Suchfelder, wählen Sie im daraufhin angezeigten Fenster Suche
definieren die benötigten Abfragekriterien, und klicken Sie auf Übernehmen. Wenn beim Einfügen
zusätzliche Angaben für ein Feld erforderlich sind, wird ein Dialogfeld eingeblendet.
Abb. 7.2.1-2: Auswählen der Felder für die Kriterien-Container einer Abfrage-Vorlage.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Feldbeschriftung jedes eingefügten Felds und legen Sie im
eingeblendeten Kontextmenü die zusätzlichen Auswertungsvorschriften des Kriteriums fest. Damit ist die
Definition der Globalsuche soweit vollständig, dass die Abfrage gespeichert werden kann. Klicken Sie in der
Symbolleiste auf Abfrage speichern und benennen Ihre Abfrage, damit sie für spätere Ausführung bzw.
Wiederverwendung zur Verfügung steht.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 299 von 351

Nachdem Sie in der Navigationsleiste den Befehl Neue Abfrage gewählt haben, stehen in der Symbolleiste
folgende zusätzliche Schaltflächen zur Auswahl:
Schaltfläche
Suchen
Beschreibung
Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird die aktuell geöffnete globale
Abfrage ausgeführt.
Vorlage wählen Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Fenster
"Vorlagenauswahl" eingeblendet.
Abfrage speichern
Export
Druck
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die aktuell geöffnete globale
Abfrage zu speichern. Es wird zunächst ein Dialogfeld zum Benennen der
Abfrage angezeigt.
Nachdem Sie eine Abfrage ausgeführt haben und eine Ergebnismenge
angezeigt wird, können Sie auf diese Schaltfläche klicken und die Daten
nach Excel exportieren.
Um die Ergebnismenge einer Abfrage im Word- oder PDF-Format zu
speichern, wählen Sie im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche den
entsprechenden Befehl.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 300 von 351

7.2.2 Gespeicherte globale Abfragen ausführen
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Globale Suche > Gespeicherte Abfragen. Daraufhin wird eine
Liste der bereits vorhandenen gespeicherten Abfragen angezeigt. Wenn Sie in der Liste auf einen Eintrag
doppelklicken, wird die Registerkarte "Globalsuche" mit dem Formular der gewählten Abfrage geöffnet.
Legen Sie bei Bedarf neue Parameterwerte für die Felder der Kriterien-Container fest und klicken Sie in der
Symbolleiste auf Suchen, um die Abfrage auszuführen.
Abb. 7.2.2-1: Die Auswahlliste bestehender globaler Suchabfragen.
Nachdem Sie in der Navigationsleiste den Befehl Globale Suche > Gespeicherte Abfragen gewählt haben,
stehen in der Symbolleiste folgende zusätzliche Schaltflächen zur Auswahl:
Schaltfläche
Neue Abfrage
Abfrage öffnen
Beschreibung
Öffnet das Fenster "Vorlagenauswahl".
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird die aktuell in der Liste
selektierte vorhandene Abfrage geöffnet.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 301 von 351

Die Abfrage-Ergebnisse werden in tabellarischen Listen unterhalb des Formulars angezeigt. Abhängig von
den Abfrage-Datenkategorien stehen eventuell verschiedene Ausgabemöglichkeiten zur Auswahl. In diesem
Fall werden unterhalb der Kriterien-Container entsprechende Optionsschaltflächen angezeigt.
Abb. 7.2.2-2: Ausführung und Ergebnis-Ansicht einer Suchabfrage, die aus einer Vorlage erstellt wurde.
Aktivieren Sie hier die gewünschten Ausgabe-Optionen. Sie können die Abfrage-Ergebnisse auch als Word-
Dokument speichern und ausdrucken, im PDF-Format ausgeben oder die Daten als Excel-Arbeitsblatt
exportieren. Um die Ergebnisse direkt weiter zu verarbeiten selektieren Sie ein oder mehrere Elemente in
der Ergebnistabelle und wenden einen Kontextmenü-Befehl an.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 302 von 351

Dokumentvorlagen
und eBlog
Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
Verwalten von Dokumentvorlagen
Verwalten des eBlogs
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 303 von 351

8.1 Verwalten von Dokumentvorlagen
Mit dem Anwendungsmodul "Vorlagen" verwalten Sie die Vorlagen für alle in estateOffice verwendeten
Dokumente, beispielsweise Exposés, Anschreiben, Präsentationen und Listen. Sie öffnen das Modul
entweder über das Dropdown-Menü Home in der Symbolleiste oder über die Kachel Vorlagen auf dem
Homescreen.
Abb. 8.1-1: Übersicht der verfügbaren Korrespondenz-Vorlagen und erstellen einer Neuen Vorlage.
Wählen Sie in der Navigationsleiste einen Befehl der Gruppe Vorlagen, um die Liste der vorhandenen
Dokumentvorlagen einer Kategorie anzuzeigen. In dieser Übersicht enthält die Symbolleiste zusätzliche
Schaltflächen, mit denen Sie Vorlagen zur Bearbeitung öffnen und importieren, neue Vorlagen erstellen oder
vorhandene löschen können. Durch Doppelklicken auf einen Eintrag in der Übersichtsliste wird die Vorlage in
dem verknüpften Programm zur Bearbeitung geöffnet. Bei E-Mail-Vorlagen wird je nach Format (Text oder
HTML) ein spezielles estateOffice-Fenster oder Microsoft Outlook zur Bearbeitung geöffnet.
Nach der Installation von estateOffice stehen zunächst keine Vorlagen zur Auswahl. Sie können entweder
neue Vorlagen erstellen, Ihre firmeneigenen Dokumentvorlagen verwenden oder ein Standard-Vorlagenpaket
der Immowelt AG importieren.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 304 von 351

8.1.1 Neue Dokumentvorlagen erstellen
Klicken Sie in der Gruppe Vorlagen der Navigationsleiste auf eine Vorlagen-Kategorie und dann in der
Symbolleiste auf Neue Vorlage. Legen Sie im daraufhin eingeblendeten Fenster die Eigenschaften für die
neue Vorlage fest und klicken Sie auf OK. Bei allen Vorlagen-Kategorien mit Ausnahme von Anschreiben E-
Mail und Powerpoint wird Microsoft Word mit einem neuen, leeren Dokument geöffnet und das Fenster
"Felder einfügen" eingeblendet.
Abb. 8.1.1-1: Erstellung einer E-Mail-Vorlage im HTML-Format mit eingefügten estateOffice-Feldern.
Neue Dokumentvorlage mit Microsoft Word erstellen
Gestalten Sie zunächst das Layout für das neue Dokument mit Ihren firmeneigenen Druckformatvorlagen
und Corporate-Design-Elementen. Um ein estateOffice-Datenbankfeld einzufügen, platzieren Sie den Cursor
an der vorgesehenen Position im Dokument und suchen das gewünschte Seriendruckfeld in den Registern
des Fensters "Felder einfügen".
Zum Einfügen eines Hauptfelds aktivieren Sie das Register Hauptfelder und doppelklicken auf den Namen
des gewünschten Felds, damit es in die Vorlage übernommen wird.
Zum Einfügen eines Flächenfelds aktivieren Sie das Register Flächenfelder. Dann wählen Sie das
Quellobjekt und die Fläche in den Dropdown-Listen, selektieren eine Vertriebsart und klicken auf die
Schaltfläche Einfügen, damit es in die Vorlage übernommen wird.
Zur Erstellung einer neuen Tabelle mit einem oder mehreren Listenfeldern legen Sie zuerst in Word eine
Tabelle an und platzieren den Cursor in der ersten Spalte der ersten Tabellenzeile (unterhalb des
Tabellenkopfteils). Klicken Sie im Fenster "Felder einfügen" auf den Reiter des Registers Listenfelder und
wählen Sie in der Dropdown-Liste Liste den gewünschten Listentyp. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche
Einfügen, um zunächst die Listen-Tags in die Vorlage zu übernehmen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 305 von 351

Anschließend platzieren Sie den Cursor vor der öffnenden geschweiften Klammer des Tags Endliste und
doppelklicken im Fenster "Felder einfügen" auf das erste einzufügende Datenbankfeld, damit es an der
Cursorposition in die Tabelle übernommen wird. Bei mehrspaltigen Tabellen mit mehreren Feldern setzen
Sie das Tag Endliste unter die Tabelle und fügen die Felder darüber in den vorgesehenen Tabellenspalten
ein. Soll nicht nur der Feldinhalt, sondern auch der Feldname in die Dokumentvorlage übernommen werden,
aktivieren Sie im Fenster "Felder einfügen" das Kontrollkästchen Feldname einfügen.
Sobald Sie den Mauszeiger über ein Seriendruckfeld im Dokument bewegen, erscheint ein Info-Symbol.
Klicken Sie auf das Symbol, um Informationen zum eingefügten estateOffice-Feld zu erhalten und zu
überprüfen, ob das richtige Feld gewählt wurde.
Speichern Sie Ihre neue Vorlage in Word unter dem vorgegebenen Namen.
Neue Präsentations-Vorlage in Powerpoint erstellen
Wenn Sie eine neue Vorlage der Kategorie Powerpoint erstellen, wird ein neues, leeres Präsentations-
Dokument in Microsoft Powerpoint geöffnet und das Fenster "Felder einfügen" eingeblendet. Gestalten Sie
zunächst das Präsentations-Design mit Ihren firmeneigenen Elementen für Folienmaster, Layout und
Design. Fügen Sie die Textfelder hinzu, in denen Sie Seriendruckfelder einfügen möchten.
Platzieren Sie den Cursor in einem Powerpoint-Textfeld und suchen Sie das gewünschte Datenbankfeld in
den Registern des Fensters "Felder einfügen".
Zum Einfügen eines Hauptfelds aktivieren Sie das Register Hauptfelder und doppelklicken auf den Namen
des gewünschten Felds, damit es in die Vorlage übernommen wird.
Soll nicht nur der Feldinhalt, sondern auch der Feldname übernommen werden, aktivieren Sie im Fenster
"Felder einfügen" das Kontrollkästchen Feldname einfügen. Doppelklicken Sie auf den Namen des Felds,
damit es in die Präsentation übernommen wird.
Sie können auch estateOffice-Listenfelder einfügen und mit Datenbankfeldern füllen. Klicken Sie im Fenster
"Felder einfügen" auf den Reiter des Registers Listenfelder und wählen Sie in der Dropdown-Liste Liste den
gewünschten Listentyp. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen, um zunächst die Listen-Tags in die
Vorlage zu übernehmen.
Anschließend platzieren Sie den Cursor vor der öffnenden geschweiften Klammer des Tags Endliste und
doppelklicken im Fenster "Felder einfügen" auf die einzufügenden Datenbankfelder, damit sie
an der Cursorposition in das Textfeld übernommen werden.
Sobald Sie den Mauszeiger über ein Seriendruckfeld im Dokument bewegen, erscheint ein Info-Symbol.
Durch Klicken auf das Symbol werden Informationen zum eingefügten estateOffice-Feld eingeblendet und
Sie können überprüfen, ob das richtige Feld gewählt wurde.
Speichern Sie Ihre neue Vorlage in Powerpoint unter dem vorgegebenen Namen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 306 von 351

Neue E-Mail-Vorlage erstellen
Beim Erstellen einer neue Vorlage der Kategorie Anschreiben E-Mail können Sie zwischen den Formaten
"Text " und "HTML" wählen. Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage im Textformat erstellen, wird ein estateOffice-
Fenster zur Bearbeitung angezeigt. Zum Erstellen einer Vorlage im HMTL-Format wird automatisch
Microsoft Outlook geöffnet.
Abb. 8.1.1-2: Ausführung einer allgemeinen Aktivitätenauswertung.
E-Mail-Vorlage im Textformat erstellen
Wählen Sie in der Auswahlliste Format des Dialogfelds "Neue E-Mail-Vorlage erstellen" die Option Text.
Nachdem Sie das estateOffice-Fenster "E-Mail-Vorlage bearbeiten" geöffnet haben, platzieren Sie den
Cursor zuerst im Feld Betreffzeile und geben den E-Mail-Titel ein. Zum Einfügen eines Datenbankfelds in der
Betreffzeile selektieren Sie das Feld in der Feldauswahlliste und klicken auf die Schaltfläche Betreffzeile.
Schreiben Sie dann Ihren E-Mail-Haupttext im darunter angezeigten Textbereich und fügen Sie ausgewählte
Datenbankfelder an der Cursorposition ein, indem Sie diese in der Feldauswahlliste selektieren und auf die
Schaltfläche Text klicken.
Zum Einfügen einer Liste markieren Sie den Listentitel in der Feldauswahl und klicken auf Text, um
zunächst die Listen-Tags in die Vorlage zu übernehmen. Dann platzieren Sie den Cursor vor der
geschweiften Klammer des Tags Endliste und doppelklicken im Fenster "Felder einfügen" auf das erste
einzufügende Datenbankfeld, damit es an der Cursorposition in die Liste übernommen wird. Setzen Sie alle
weiteren Felder für die Liste auf gleiche Weise vor dem Tag Endliste ein.
Soll nicht nur der Feldinhalt, sondern auch der Feldname übernommen werden, aktivieren Sie im Fenster
"Felder einfügen" das Kontrollkästchen Feldname einfügen. Doppelklicken Sie auf den Namen des Felds,
damit es in die Präsentation übernommen wird.
Sobald der Mauszeiger über ein Datenbankfeld im Dokument bewegt wird, erscheint ein Info-Symbol. Durch
Klicken auf das Symbol werden Informationen zum eingefügten estateOffice-Feld eingeblendet werden und
Sie können überprüfen, ob das richtige Feld gewählt wurde.
Klicken Sie anschließend im Bearbeitungsfenster auf Speichern
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 307 von 351

E-Mail-Vorlage im HTML-Format erstellen
Wählen Sie in der Auswahlliste Format des Dialogfelds "Neue E-Mail-Vorlage erstellen" die Option Html,
geben Sie einen Namen für die neue Vorlage ein und klicken Sie auf OK. Daraufhin wird MS Outlook zur
Erstellung der Vorlage geöffnet und im Feld Betreff ist der Vorlagenname bereits eingetragen.
Abb. 8.1.1-3: Ausführung einer allgemeinen Aktivitätenauswertung.
Schreiben Sie den Standard-Haupttext und gestalten Sie das Layout mit Ihren firmeneigenen HTML-
Formatvorlagen und -Designelementen.
Hinweis:
Sie können den Text einer Microsoft Word E-Mail-Vorlage über die Zwischenablage in eine Microsoft
Outlook E-Mail-Vorlage kopieren.
Um ein Seriendruckfeld einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der vorgesehenen Position im Dokument
und suchen das gewünschte estateOffice-Datenbankfeld in den Registern des Fensters "Felder einfügen".
Zum Einfügen eines Hauptfelds aktivieren Sie das Register Hauptfelder und doppelklicken auf den Namen
des gewünschten Felds, damit es in die Vorlage übernommen wird.
Zur Erstellung einer neuen Tabelle mit einem oder mehreren Listenfeldern formatieren Sie zuerst in Outlook
den Tabellenbereich und platzieren den Cursor in der ersten Spalte der ersten Tabellenzeile (unterhalb des
Tabellenkopfteils). Klicken Sie im Fenster "Felder einfügen" auf den Reiter des Registers Listenfelder und
wählen Sie in der Dropdown-Liste Liste den gewünschten Listentyp. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche
Einfügen, um zunächst die Listen-Tags in die Vorlage zu übernehmen.
Anschließend platzieren Sie den Cursor vor der öffnenden geschweiften Klammer des Tags Endliste und
doppelklicken im Fenster "Felder einfügen" auf das erste einzufügende Datenbankfeld, damit es an der
Cursorposition in die Tabelle übernommen wird. Bei mehrspaltigen Tabellen mit mehreren Feldern setzen
Sie das Tag Endliste unter die Tabelle und fügen die Felder darüber in den vorgesehenen Tabellenspalten
ein. Soll nicht nur der Feldinhalt, sondern auch der Feldname in die Dokument-vorlage übernommen werden,
aktivieren Sie im Fenster "Felder einfügen" das Kontrollkästchen Feldname einfügen.
Speichern Sie Ihre neue Vorlage in MS Outlook unter dem vorgegebenen Namen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 308 von 351

8.1.2 Importieren von Dokumentvorlagen
Wählen Sie in der Navigationsleiste den entsprechenden Befehl der Gruppe Vorlagen für die gewünschte
Dokument-Kategorie und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Importieren. Suchen Sie im
nun angezeigten Öffnen-Dialogfeld die zu importierende Datei und klicken Sie auf Öffnen.
Daraufhin wird das estateOffice-Fenster "Eigenschaften der Vorlage" eingeblendet. Legen Sie die Attribute
der Vorlage fest (Name, Gruppe und Beschreibung). Klicken Sie anschließend auf OK, um die neue Vorlage
in die Vorlagen-Übersichtsliste zu importieren oder klicken Sie auf Dokument öffnen, wenn Sie die Vorlage
importieren und direkt bearbeiten wollen.
8.2 Verwalten des eBlogs
Der eBlog auf dem estateOffice-Startbildschirm stellt Ihnen eine unternehmensinterne
Kommunikationsplattform zur Verfügung, auf der Sie neueste Marktberichte, tagesaktuelle Informationen
und Social-Network-Nachrichten mit Kollegen austauschen können. Sie starten das eBlog-Modul entweder
über das Dropdown-Menü Home in der Symbolleiste oder über die Kachel eBlog auf dem Homescreen.
Abb. 8.2-1: Anzeige der eBlog-Übersicht.
Zunächst wird die Modulansicht zum Durchsuchen des eBlog-Archivs dargestellt. Zur Anzeige aller Inhalte
des Archivs klicken Sie direkt nach dem Öffnen der Registerkarte in der Symbolleiste auf Suchen oder
wählen in der Navigationsleiste den Befehl Suche. Daraufhin wird eine tabellarische Liste aller eBlog-Artikel
dargestellt, die vom aktuellen Benutzer verfasst wurden. Die Liste ist chronologisch absteigend sortiert, d. h.
der neueste Artikel steht an erster Stelle.
Mit der Dropdown-Liste Nach Tag filtern lassen sich die Artikel thematisch filtern, und durch Eingabe eines
Textteils im Suchfeld können alle Artikel nach einer Zeichenfolge durchsucht und gefiltert werden. Wenn Sie
in der Übersichtsliste auf einem Artikel-Eintrag doppelklicken, wird der Artikel in der Modulansicht "eBlog
Eintrag" zur Bearbeitung geöffnet. Diese Ansicht wird auch geöffnet, wenn Sie in der Navigationsleiste
Neu wählen, um einen neuen eBlog-Artikel zu erstellen.
Die Bearbeitung der eBlog-Kategorienliste erfolgt im Systemmodul unter Allgemein > Listen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 309 von 351

Abb. 8.2-2: Die eBlog-Kategorien im Modul System.
Zur Bearbeitung eines eBlog-Artikels klicken Sie den gewünschten Artikel-Link in der Such-Übersicht des
Archivs an. In der Symbolleiste ist nun die zusätzliche Schaltfläche Löschen verfügbar, mit der Artikel aus
dem Archiv entfernt werden können. Ein zugeordnetes Bild oder eine Datei entfernen Sie mit den
Schaltflächen Bild entfernen bzw. Datei entfernen. Die weitere Vorgehensweise entspricht dem Erstellen
eines eBlog-Artikels.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 310 von 351

8.2.1 eBlog-Artikel erstellen
Wählen Sie in der Navigationsleiste des eBlogs den Befehl Neu. Daraufhin wird die Registerkarte "eBlog-
Eintrag" angezeigt.
Abb. 8.2.1-1: Die Registerkarte zur Erstellung und Bearbeitung von eBlog-Artikeln.
Nach Auswahl einer eBlog-Kategorie und Festlegung von Stichworten (Tags) schreiben Sie Ihren Artikeltext
in das Textfeld oder kopieren eine Textvorlage an diese Stelle. Soll ein Titelbild neben der Überschrift Ihres
Artikels erscheinen, können Sie es mit Drag & Drop direkt aus dem Datei-Explorer einfügen, oder auf Neues
Bild auswählen klicken und das Bild über den Datei-Öffnen-Dialog suchen. Folgende Bildformate werden
unterstützt: JPEG, PNG, BMP und GIF.
Auf gleiche Weise lässt sich durch Klicken auf Neue Datei auswählen oder mit Drag & Drop auch ein
Dateianhang hinzufügen, der später durch ein Heftklammern-Symbol unter dem eBlog-Artikel
gekennzeichnet wird.
Zum Einfügen einer Webadresse bzw. eines Hyperlinks in Ihren Text kopieren Sie einfach die vollständige
Url an die gewünschte Stelle. Die Konvertierung in einen Hyperlink wird automatisch von estateOffice
vorgenommen, sobald der Artikel auf dem Startbildschirm veröffentlicht wird.
Sie können besonders wichtige Beiträge an erster Stelle innerhalb eines eBlog-Widgets platzieren.
Aktivieren Sie hierfür die Checkbox Immer an erster Stelle anzeigen. Nachfolgend eingetragene Einträge
erscheinen dann an zweiter Stelle und schieben alle Weiteren nach unten.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihr neuer Artikel beim nächsten Öffnen des
Startbildschirms angezeigt wird.
Zur Bearbeitung eines eBlog-Artikels selektieren Sie den gewünschten Artikel in der Such-Übersicht und
wählen den Befehl Bearbeiten in der Navigationsleiste oder doppelklicken auf den Artikel-Eintrag. In der
Symbolleiste ist nun die zusätzliche Schaltfläche Löschen verfügbar, mit der Artikel aus dem Archiv entfernt
werden können. Ein zugeordnetes Bild oder eine Datei entfernen Sie mit den Schaltflächen Bild
entfernen bzw. Datei entfernen. Die weitere Vorgehensweise entspricht den Schritten zur Bearbeitung eines
Artikels.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 311 von 351

8.2.2 Objekt- und Adresslinks in eBlog-Beiträgen
Sie können auch Adressen und Objekte direkt in den eBlog-Widgets auf Ihrem Homescreen platzieren.
Hierzu öffnen Sie zunächst die Adress- oder Objekt-Kurzsuche und kopieren das gewünschte Objekt
entweder über das Kontextmenü oder mit der Tastenkombination STRG + C.
Anschließend legen Sie im eBlog-Manager einen neuen Beitrag an, vergeben Kategorie und Titel und fügen
im Textbereich den kopierten Link ein. Falls Sie das Titelbild aus dem Datensatz in den eBlog-Beitrag
übernehmen möchten, bestätigen Sie die nun erscheinende Meldung mit Ja.
Gegebenenfalls müssen Sie das entsprechende Widget noch dem Homescreen
hinzufügen. Anschließend erscheint der eingefügte Datensatz in der Box auf dem
Homescreen. Mit einem Klick auf den hinterlegten Text öffnen Sie den entsprechenden
eBlog-Eintrag. Der hier angegebene Link führt Sie direkt auf die zugehörige Objektoder
Adressmaske.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 312 von 351

Datenbank-Tools
Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
Telefonanlagen-Optionen einstellen
Duplikate bereinigen
Datenbank-Duplikatprüfung
Ändern der Zuordnung von Datenbankinhalten
Internetübertragung von Immobilienangeboten
Internetbörsenmanager
Datenmanager
Anforderungsmanager
Objektanfragen-Import
Adressimport
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 313 von 351

Für die Verwaltung der estateOffice-Datenbank verwenden Sie außerhalb von estateOffice die
Dienstprogramme von Microsoft SQL Server und den estateOffice-Datenbankassistenten (das
Dienstprogramm "estateOfficeDBTool.exe" finden Sie im Ordner "Immowelt AG"). Es liegt in Ihrer
Verantwortung, mit diesen Tools regelmäßig Datensicherungen durchzuführen.
Innerhalb von estateOffice führen Sie die Datenbankverwaltung mit dem Systemmodul und dem Modul
"Tools" durch. Letzteres bietet auch Funktionen zum Übertragen von Angeboten an Internetportale sowie für
den Import von Objektanfragen und Adressen. Sie starten das Modul "Tools" entweder über das Dropdown-
Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder über die Kachel Tools auf dem Homescreen, der
auch einige Kacheln für den direkten Zugriff auf Funktionen dieses Moduls bietet.
9.1 Allgemein
9.1.1 Telefonanlagen-Optionen einstellen
Auf der Startseite des Moduls Tools können Sie durch Anklicken der Schaltfläche TAPI die Fenster
"Anrufliste" und "Einstellungen" der Telefonanlagen-Schnittstelle öffnen, sofern eine Telefonanlage
angeschlossen und funktionsbereit ist.
Abb. 9.1.1-1: Die Fenster Anrufliste und Einstellungen der Telefonanlagen-Schnittstelle von estateOffice.
Verwenden Sie die Optionen im Fenster "Einstellungen", um die TAPI-Schnittstelle zu konfigurieren. Die
automatische Telefonwahl ist auf vielen Registerkarten über einen Kontextmenübefehl verfügbar.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 314 von 351

9.1.2 Rechteübertragung
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Moduls Tools den Befehl Allgemein > Rechteübetragung.
Abb. 9.1.2-1: Änderung der Zuordnung von Datenbankinhalten.
Mit dieser Funktion können Sie nicht nur die Datenzuordnung ausgewählter Datenelemente zu Personen,
sondern auch zu Filialen und Gruppen ändern. Deshalb ist diese Funktion auch hilfreich, wenn neue
Gruppen bzw. Filialen eingerichtet oder die Vertriebszuständigkeiten neu strukturiert werden sollen.
Selektieren Sie zunächst im oberen Abschnitt dieser Registerkarte einen oder mehrere Benutzer Benutzer.
Legen Sie mit den weiter unten enthaltenen Kontrollkästchen fest, welche Datenelemente neu zugeordnet
werden sollen und wählen Sie in den Dropdown-Listen einen neuen Benutzer und/oder eine Gruppe bzw.
Filiale. Klicken Sie dann auf Konvertierung starten, um die Neuordnung durchzuführen. Ein Statusbalken
zeigt den Fortschritt der Bearbeitung an.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 315 von 351

9.1.4 Datenmanager
Mit dem Datenmanager können Sie im Rahmen einer Massenbearbeitung Feldinhalte von Objekt- und
Adress-Datensätzen ersetzen oder löschen. Sie müssen als Benutzer "Supervisor" angemeldet sein, damit
Sie diese Funktion ausführen können. Klicken Sie in der Navigationsleiste des Tools-Moduls auf Allgemein
> Datenmanager, um die Registerkarte anzuzeigen.
Abb. 9.1.4-1: Ersetzen eines Datenbank-Feldinhalts mit dem Datenmanager.
Bestimmen Sie zunächst die Adress- oder Objekt-Datensätze, deren Felder bearbeitet werden sollen:
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Suchen und wählen Sie im Dropdownmenü einen der
Befehle Adressen oder Objekte. Daraufhin wird ein Suchfenster zur Adress- bzw. Objektsuche angezeigt.
Alternativ können Sie Adressen oder Objekte aus der Zwischenablage einfügen. Die gewählten Elemente
werden im unteren Abschnitt des Datenbereichs aufgelistet. Sie können nacheinander mehrere Aktionen
definieren, die anschließend in einem Durchgang auf das gewählte Feld und die selektierten Datensätze
angewendet werden.
Wählen Sie aus der Dropdownliste Feld ein zu bearbeitendes Feld und aus der Dropdownliste Aktion eine
der Optionen Feldinhalte ersetzen oder Feldinhalte löschen. Selektieren Sie in der dritten Dropdownliste den
neuen Feldinhalt. Durch Klicken auf Hinzufügen wird die so definierte Aktion in die Liste
Aktionen übernommen. Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren gewünschten Aktionen.
Zum Starten der Datensatz-Bearbeitung klicken Sie in der Symbolleiste auf Ausführen. Nach erfolgter
Bearbeitung wird in der Aktionen-Liste vor jeder durchgeführten Aktion ein grüner Haken angezeigt.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 316 von 351

9.1.6 Gesichertes Exposé
Über diese Option importieren Sie die von Ihren Kunden akzeptierten Widerrufsbelehrungen und die
Einverständniserklärungen zum vorzeitigen Vertragsbeginn.
Abb. 9.1.6-1: Die importierten Daten der Internethistorie.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt einlesen in der Symbolleiste. Hierüber werden die online vorhandenen
Daten importiert und der Eintrag Akzeptiert am mit Datum und Uhrzeit gefüllt. Darüber hinaus wird beim
Abruf automatisch eine Aktivität mit dem Hinweis Widerrufsbelehrung online akzeptiert und einer
Objektverknüpfung erzeugt.
9.2 Dubletten
9.2.1 Duplikate bereinigen
Mit dieser Funktion lassen sich jeweils zwei ausgewählte Datensätze vergleichen. Falls Sie einen der
Datensätze als Duplikat identifizieren, können Sie die Datensätze zusammenfügen oder das Duplikat
löschen. Wählen Sie den Befehl Dubletten > Dubletten bereinigen in der Navigationsleiste des Moduls
"Tools".
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 317 von 351

Abb. 9.2-1: Duplikatbereinigung bei mehreren Adressdatensätzen durch löschen und zusammenführen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen und übergeben Sie zwei Adressdatensätze. Alternativ können
Sie Adressen aus der Zwischenablage einfügen. Die weitere Vorgehensweise entspricht der Verwendung
des "Adressdubletten-Bereinigungsassistent" (siehe Datenbank-Duplikatprüfung).
Durch Anklicken des Links Informationen zum Bereinigungsvorgang erhalten Sie detaillierte Informationen,
wie alle Daten, die mit den gewählten Adressdatensätzen verknüpft sind, bei Anwendung dieses Verfahren
gehandhabt werden.
Sie können auch mit den Befehlen des Kontextmenüs Adressen öffnen, suchen oder entfernen und den
Bereinigungsvorgang starten.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 318 von 351

9.2.2 Datenbank-Duplikatprüfung
Zur Durchführung einer Duplikatprüfung aller Adressdatensätze der estateOffice-Datenbank wählen Sie in der
Navigationsleiste des Moduls "Tools" den Befehl Dubletten > Gesamt-Dublettencheck.
Abb. 9.3-1: Die Registerkarte Gesamt-Dublettencheck mit Resultaten einer Duplikatprüfung.
Der Datenbereich dieser Registerkarte ist in zwei Abschnitte unterteilt. Der obere Abschnitt enthält die Prüfund
Filteroptionen zur Duplikatprüfung sowie drei Schaltflächen zum Starten der Prüfung und der Aktionen
für die Weiterbearbeitung. Im unteren Abschnitt werden nach erfolgter Prüfung die gefundenen potenziellen
Duplikate in einer tabellarischen Liste angezeigt.
Hinweis: Eine Datenbank-Duplikatprüfung sollten Sie in regelmäßigen Abständen durchführen, um
redundante Datenbankeinträge zu erkennen und die Datenbank zu bereinigen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 319 von 351

Legen Sie zuerst die allgemeinen Prüfoptionen und Filter-/Suchbereiche fest.
Prüfoptionen & Filter/Suchbereiche
Beschreibung
Personen Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden
Personenadressen in der Datenbank untersucht.
Firmen Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden
Firmenadressen in der Datenbank untersucht.
Exakt
Normal
Rechteverwalter
Name von/bis
PLZ
Ort
Nur innerhalb der eigenen Filiale
Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens wird beim Vergleich
der Adressen sowohl die Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung)
als auch die vollständige Zeichenkette in jedem einzelnen Feld
der Adresse berücksichtigt, d. h. nur Adressen mit identischer
Groß-/Kleinschreibung und exakt gleicher Zeichenkette in jedem
Adressfeld werden als potenzielle Duplikate bewertet.
Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens wird beim Vergleich
der Adressen die Schreibweise in jedem einzelnen Feld der
Adresse nicht berücksichtigt, d. h. auch Adressen mit
unterschiedlicher Groß-/Kleinschreibung werden als potenzielle
Duplikate bewertet.
Wenn Sie in dieser Dropdown-Liste einen Benutzer auswählen,
werden nur Adressen untersucht, deren Rechte-Eigentümer der
gewählte Benutzer ist.
Wenn Sie in diesen Feldern Namen-Anfangsbuchstaben
eingeben, wird nur der eingegrenzte Alphabet-Bereich
untersucht.
Wenn Sie in diesem Feld eine oder mehrere PLZ-Ziffern
eingeben werden nur Adressen untersucht, deren PLZ mit diesen
Ziffern beginnt.
Wenn Sie in diesem Feld einen Ortsnamen oder den ersten Teil
eines Ortsnamens eingeben, werden nur Adressen in Orten
untersucht, die mit der eingegebenen Buchstabenfolge beginnen.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, falls nur solche
Adressen in der Datenbank untersucht werden sollen, die der
Filiale des aktuellen Benutzers zugeordnet sind.
Zum Ausführen der Duplikatprüfung klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Starten. Abhängig
vom Größe Ihrer estateOffice-Datenbank und den gewählten Optionen kann die Anzeige der Prüfresultate
einige Sekunden oder mehrere Minuten dauern.
Untersuchen Sie nun die angezeigten Resultate. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol (Pluszeichen) vor
einer Zeile der tabellarischen Liste, damit die möglichen Duplikate des gewählten Datensatzes eingeblendet
werden. Selektieren Sie den ersten Datensatz und klicken Sie auf die Schaltfläche Vergleichen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 320 von 351

Abb. 9.3-2: Das Fenster Dublettenvergleich für Adressen.
Daraufhin wird das Fenster "Dublettenvergleiche für Adressen" eingeblendet. Es zeigt die Adressdaten des
ersten Datensatzes und seine potenziellen Duplikate in separaten Abschnitten neben- oder untereinander
an. Allgemein wichtige Felder und solche mit unterschiedlichen Werten sind farblich hervorgehoben. Wenn
Sie die verschiedenen Abschnitte anklicken, werden im Bereich Details weitere Daten aufgelistet, z. B. alle
Aktivitäten zum gewählten Datensatz. In der ersten Spalte links neben den Adressdaten werden die
Feldnamen angezeigt. Sie können die Reihenfolge der Felder neu anordnen, indem Sie die Feldnamen mit
Drag & Drop umgruppieren.
Prüfen Sie, ob die Datensätze tatsächlich dieselbe Adresse darstellen und welche Version der Adresse Sie
beibehalten möchten. Sollten Sie feststellen, dass ein ähnlicher bzw. Duplikat-Datensatz eigentlich einem
anderen Benutzer zuzuordnen ist, schließen Sie das Fenster, markieren den Datensatz in der Resultatliste
und klicken auf Delegieren, damit er einem anderen Benutzer zugewiesen wird.
Möchten Sie jedoch ein oder mehrere mögliche Duplikate eines Datensatzes bereinigen, schließen Sie das
Fenster, markieren das erste mögliche Duplikat des Datensatzes in der Resultatliste und klicken auf
Bereinigen. Daraufhin wird das Fenster "Adressdubletten-Bereinigungsassistent" eingeblendet, in dem der
Adressdatensatz und die potenziellen Duplikate in separaten Abschnitten nebeneinander angezeigt werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 321 von 351

Abb. 9.3-3: Das Fenster Adressdubletten-Bereinigungsassistent.
Jeder Abschnitt enthält am oberen Rand ein Dropdown-Menü zur Auswahl der Bereinigungsaktion.
Folgenden Befehle stehen hier zur Auswahl:
Dropdownmenü-Befehl
Ignorieren
Hauptadresse
Dublette zusammenführen
Dublette löschen
Beschreibung
Der Datensatz wird unverändert beibehalten.
Leere Hauptfelder werden durch die Daten des Duplikats erweitert. Alle
anderen Details (Aktivitäten, Kontakte usw.) werden ebenfalls in die
Hauptadresse übertragen, ausgenommen Kriterien und Rechte.
Der Datensatz wird mit der Hauptadresse zusammengeführt.
Das Duplikat wird aus der Datenbank gelöscht.
Wählen Sie die gewünschten Bereinigungsaktionen in den Dropdown-Menüs und klicken Sie auf OK. Führen
Sie diese Schritte für jeden Datensatz aus, zu dem potenzielle Duplikate gefunden wurden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 322 von 351

9.3 Internet
9.3.1 Internetübertragung von Immobilienangeboten
Mit den Funktionen auf der Registerkarte "Internetübertragung" können Sie Ihr gesamtes Objektportfolio oder
ausgewählte Objekte an Immobilienbörsen im Internet und Ihre eigene Website übertragen. Wählen Sie in
der Navigationsleiste des Moduls "Tools" den Befehl Internet > Internetübertragung. Diese Registerkarte
lässt sich auch direkt vom estateOffice-Startbildschirm aus über die Kachel Internetübertragung auf dem
Homesreen öffnen.
Abb. 9.5-1: Die Registerkarte für die Übertragung von Objektofferten an Immobilienbörsen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Auswahl Börse eine Immobilienbörse oder Firmen-Website, zu der Sie
Angebote übertragen möchten. Daraufhin wird eine tabellarische Liste Ihres Angebotsportfolios für das
Übertragungsziel angezeigt. Die Tabelle enthält alle Objekte, die vorher im Objektmanager für die
Übertragung an die gewählte Börse bereitgestellt oder schon zu einem früheren Zeitpunkt auf der Börse
eingestellt wurden. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Ansicht zu aktualisieren. Aktivieren bzw.
deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen bei den Objekten, die für die nächste Übertragung
vorgesehen sind. Um weitere Objekte hinzuzufügen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Objekt hinzufügen.
Daraufhin wird ein Suchfenster geöffnet, mit dem Sie Objekte in der Datenbank finden und in die Liste
übernehmen können.
Hinweis: Damit über diese Registerkarte Objektangebote an Internetportale exportiert werden können,
muss im Systemmodul eine Konfiguration für jedes Ziel (Börse oder Firmen-Website) definiert sein.
Klicken Sie als Nächstes auf die Schaltfläche Aktualisieren, um den Status der Ansicht zu aktualisieren.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 323 von 351

Die tabellarische Liste ist folgendermaßen gegliedert:
Spalte/Titel
Übertragen
Objekt
Letzte Übertragung
Keine Aktualisierung
Letzte Änderung
Beschreibung
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird das jeweilige Objekt
beim nächsten Abgleich übertragen, andernfalls nicht. Falls die
Objektbeschreibung unvollständig ist, wird ein Hinweis eingeblendet.
Die zusammenfassende Beschreibung des zu übertragenden Objekts,
bestehend aus Vertriebsart, Objektnummer, Kurz-beschreibung und
Objektadresse. Wenn das Kontrollkästchen Übertragen für dieses Objekt
aktiviert wurde, ist das Feld grün unterlegt, andernfalls ist es rot markiert.
Durch Doppelklicken auf eine Listenzeile wird die Profilansicht des
enthaltenen Objekts direkt im Objektmanager geöffnet.
Das Datum und die Uhrzeit der letzten Übertragung des jeweiligen Objekts
an die Börse.
Durch Aktivierung dieses Kontrollkästchens wird das Feld rot unterlegt und
die Aktualisierung auf der Börse unterbunden, auch wenn das Objekt
zwischenzeitlich geändert wurde.
Das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung des jeweiligen Objekts auf
der Börse. Der Status wird durch farbliche Unterlegung des Felds
angezeigt:
Grün = das Objekt bzw. seine Konfiguration wurde zwischenzeitlich
geändert;
Blau = das Objekt ist seit der letzten Einstellung auf der Börse unverändert;
Beige = Objekt zum Löschen.
Über das Dropdownmenü rechts oberhalb der Objektliste wird die Auswahlanzeige der Objekte gesteuert
und die Legende der für den Objektstatus verwendeten Farben angezeigt.
Wichtig: Beachten Sie bitte, dass beim Exportieren von Angeboten lediglich die Daten an den jeweiligen
Empfänger (z. B. via FTP an ein Immobilienportal) übertragen werden. Eine Gewähr für die Entgegennahme
und Weiterverarbeitung der Daten beim Empfänger kann nicht übernommen werden. Daher ist nach jeder
Übertragung (Export) von Daten die korrekte Verarbeitung und Darstellung der Angebotsdaten beim
Empfänger zu überprüfen.
Zur Bearbeitung der Übertragungs-Auswahl öffnen Sie durch Rechtsklicken auf einem Tabelleneintrag das
Kontextmenü und wählen einen der enthaltenen Befehle:
Kontextmenü-Befehl
Konfiguration öffnen
Sprung zum Objekt
Objekt aus Übertragung
löschen
Alles markieren
Alle Markierungen löschen
Beschreibung
Öffnet den Objektmanager und die Registerkarte "Objektbereit-stellung" mit
der Übertragungshistorie des gewählten Objekts.
Öffnet die Profilansicht des gewählten Objekts im Objektmanager.
Löscht das gewählte Objekt aus der Liste der zu übertragenden Objekte
und deaktiviert das Kontrollkästchen in der Spalte Übertragen.
Selektiert alle freigegebenen und korrekt konfigurierten (grün unterlegten)
Objekte für die Übertragung (Aktivierung des Kontrollkästchens
Übertragen).
De-selektiert alle für die Übertragung freigegebenen Objekte (Deaktivierung
des Kontrollkästchens Übertragen).
Zum Starten der Übertragung klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Exportieren. Vor
Ausführung des Vorgangs wird zunächst das Fenster "Aktuelle Einstellungen zum Export" eingeblendet
(Dieses Fenster können Sie mit dem Dropdownmenü der Symbolleisten-Schaltfläche Exportieren öffnen.).
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 324 von 351

Abb. 9.5-2: Das Fenster Aktuelle Einstellungen zum Export.
Dieses Fenster enthält eine tabellarische Liste mit folgenden Optionen:
Option
Börse
Upload
Modus
Exportpfad öffnen
Datum letzte Übertragung
aktualisieren
Gelöschte Objekte aus
Übertragungsliste nehmen
Beschreibung
Hier wird der Name der Börse angezeigt, zu der exportiert wird.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit die Übertragung zur Börse direkt
nach dem Schließen dieses Fensters ausgeführt wird. Die Option ist nur
auswählbar, sofern in der globalen Börsenkonfiguration ein FTP-Server für
den Upload eingetragen und aktiviert wurde. Wenn das Kontrollkästchen
nicht markiert oder grau dargestellt ist, findet anschließend kein direkter
Export an die Börse statt, sondern die Angebotsdaten werden in einem ZIP
verpackt und lokal gespeichert.
Wenn Sie auf diese Spalte klicken, wird ein Dropdown-Feld ange-zeigt in
dem Sie wählen können, ob ein Voll- oder Teilabgleich durchgeführt werden
soll. Bei einem Vollabgleich werden die neu ausgewählten Objekte auf die
Börse übertragen und gleichzeitig alle bisher dort eingestellten Objekte
gelöscht. Bei einem Teilabgleich werden die ausgewählten (neuen oder
geänderten) Objekte an die Börse übertragen, ohne den Status der übrigen
bereits dort vorhandenen Objekte zu ändern.
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird nach Starten des
Exports ein Fenster eingeblendet das anzeigt, in welchem Pfad die ZIP-
Datei mit den Exportdaten abgelegt ist. Diese Option ist nur auswählbar,
wenn der direkte Upload nicht aktiviert wurde.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nach erfolgtem Export das
Übertragungsdatum auf der Registerkarte "Internetübertragung" aktualisiert
werden soll.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn alle Objekte, die durch einen
Voll- oder Teilabgleich auf der Börse gelöscht werden, auch aus der
Übertragungsliste entfernt werden sollen.
Die im Fenster "Aktuelle Einstellungen zum Export" gewählten Optionen werden nur dann für zukünftige
Exportvorgänge wirksam, wenn Sie das Kontrollkästchen Einstellungen speichern markieren.
Falls ein Angebot in der Spalte Objekt trotz Auswahl für die Übertragung rot unterlegt ist, weil die
erforderlichen Angaben unvollständig sind, können jetzt noch Änderungen an der Auswahl und Inhalt-
Zuordnung zu übertragender Datenfelder vorgenommen werden. Eine ausführliche Beschreibung der
Vorgehensweise finden Sie im Kapitel, "estateOffice einrichten und anpassen" im Abschnitt Einrichten einer
Internetbörsen-Konfiguration.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 325 von 351

9.3.2 Internetbörsenmanager
Der Internetbörsenmanager bietet eine Übersichtsdarstellung aller Internetbörsen und Objekte, die zur
Übertragung bereitgestellt oder schon übertragen wurden. Mit den Funktionen dieser Registerkarte lässt
sich auf einen Blick der Status jedes Objektangebots bei allen Börsen gleichzeitig einsehen und verwalten.
Sie können neue Objekte hinzufügen, vorhandene entfernen, den Status bereitgestellter Objekte bearbeiten
und die Internetübertragung an alle gewählten Börsen gleichzeitig ausführen.
Abb. 9.6-1: Der Internetbörsenmanager mit der Bereitstellungsübersicht aller Börsen und Objekte.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Moduls "Tools" den Befehl Internet > Internetbörsenmanager. Die
Registerkarte lässt sich auch vom estateOffice-Startbildschirm aus über die Kachel Börsenmanager auf dem
Homescreen öffnen. Zunächst wird die Bereitstellungsübersicht angezeigt.
Jede Tabellenzeile enthält die Daten für ein Objekt, und die nummerierten Spalten im rechten Abschnitt
zeigen die aktuellen Objekteinstellungen für die verschiedenen Börsen an. Wenn Sie den Mauszeiger in der
Tabellenkopfzeile über eine dieser Spalten bewegen, wird der jeweilige Börsenname eingeblendet. Die farbig
unterlegten Kontrollkästchen-Felder geben die Einstellungen bzw. den Status jedes Objekts für die
verschiedenen Börsen an. Durch Anklicken der Kontrollkästchen legen Sie die neue Exporteinstellung
einzelner Objekte separat für jede Börse fest.
Wenn Sie den Mauszeiger auf einem Feld positionieren, das rot unterlegt ist (d. h. der Objektexport ist für
diese Börse nicht möglich), werden Informationen zur Fehlerursache eingeblendet. Am unteren Rand der
Börsenspalten ist angegeben, wie viele Objekte Ihr Angebotsportfolio für die verschiedenen Börsen aktuell
umfasst.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 326 von 351

Die Objekteinstellungen in den Börsenspalten sind wie folgt dargestellt:
Feld
Status/Einstellung
Das Objekt ist nicht für die Börse ausgewählt und wird nicht übertragen.
Das Objekt bleibt unverändert auf der Börse bestehen.
Das Objekt wird als neues Objekt an die Börse übertragen.
Das Objekt ist seit der letzten Übertragung geändert worden und wird auf der Börse
aktualisiert.
Das Objekt wird bei der nächsten Übertragung von der Börse gelöscht.
Das Objekt ist für die Übertragung ausgewählt, kann aber nicht übertragen werden.
Entweder ist keine Börsenkonfiguration eingerichtet oder Pflichtfelder sind nicht korrekt
ausgefüllt.
Die Bereitstellungstabelle lässt sich beliebig strukturieren und sortieren. Im Kontextmenü können Sie
zunächst mit dem Befehl Liste definieren festlegen, welche Objektbeschreibungsspalten angezeigt werden
sollen.
Um die Spaltenreihenfolge zu ändern, drücken und halten Sie die Maustaste über einem Spaltentitel und
verschieben ihn an die gewünschte Tabellenposition. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die Tabelle
nach dieser Spalte sortiert. Nochmaliges Klicken auf den Spaltentitel bewirkt, dass die Sortierreihenfolge auf
Basis dieser Spalte umgekehrt wird. Mit der Filterzeile im Tabellenkopf können Sie die Anzeige außerdem
nach jedem Stichwort bzw. jeder Zeichenfolge filtern, das (die) Sie dort eingeben.
Durch Drag & Drop des Griffpunkts am linken Tabellenrand lässt sich zusätzlich zur
Bereitstellungsübersicht die Börsenübersicht anzeigen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 327 von 351

Abb. 9.6-2: Die Registerkarte des Börsenmanagers mit Börsen- und Bereitstellungsübersicht.
In der Börsenübersicht werden folgende Informationen dargestellt:
Tabellenspalte
Nr.
Name
Objekte
Kontingent
Export
FTP Upload
Beschreibung
Die Indexnummer der Börse.
Der im Systemmodul definierte Name der Börse.
Zeigt die Anzahl der für diese Börse ausgewählten Objekte an.
Max. Anzahl Objekte, die auf der Börse eingestellt werden können.
Nach erfolgreichem Export auf diese Börse wird ein grüner Haken
dargestellt. Bei fehlgeschlagenem Export erscheint ein rotes Kreuz.
Ein grüner Haken signalisiert, dass der FTP-Upload für diese Börse
aktiviert ist.
Um die Übertragungshistorie eines Objekts anzuzeigen, klicken Sie in der Spalte Historie auf den Link
Anzeigen. Bei entsprechender Voreinstellung kann das Datum der letzten Übertragungsaktion hier manuell
geändert werden.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 328 von 351

Abb. 9.6-3: Das Fenster der Übertragungshistorie.
Alle weiteren Aktionen auf dieser Registerkarte führen Sie mit den Befehlsschaltflächen in der Symbolleiste
oder den Kontextmenüs der Börsen- oder Bereitstellungsübersicht aus.
Das Kontextmenü der Börsenübersicht enthält folgende Befehle:
Kontextmenü-Befehl
Beschreibung
Alle markierten Objekte
bereitstellen
Mit diesem Befehl werden alle in der Bereitstellungsübersicht gewählten
Objekte für den Export auf die selektierte(n) Börse(n) aktiviert.
Alle markierten Objekte nicht
bereitstellen
Markierte Börsen exportieren
Alles markieren
Markierung aufheben
Liste definieren...
Gruppieren an/aus
Mit diesem Befehl wird der Export auf die selektierte(n) Börse(n) für alle in
der Bereitstellungsübersicht gewählten Objekte deaktiviert.
Startet den Exportvorgang auf alle aktuell selektierten Börsen.
Selektiert alle Börsen in der Börsenübersicht.
De-selektiert alle Börsen in der Börsenübersicht.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Börsenübersichts-Tabelle festlegen können.
Schaltet die gruppierte Tabellendarstellung ein bzw. aus.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 329 von 351

Das Kontextmenü der Bereitstellungsübersicht enthält folgende Befehle:
Kontextmenü-Befehl
In allen Börsen bereitstellen
In allen Börsen nicht
bereitstellen
Aus der Ablage einfügen...
Sprung zum Objekt
Kopieren
Einfügen
Entfernen
Alles markieren
Markierung aufheben
Liste definieren...
Gruppieren an/aus
Beschreibung
Mit diesem Befehl werden alle in der Bereitstellungsübersicht gewählten
Objekte für den Export auf die selektierte(n) Börse(n) aktiviert.
Mit diesem Befehl wird der Export auf die selektierte(n) Börse(n) für alle in
der Bereitstellungsübersicht gewählten Objekte deaktiviert.
Öffnet eine Liste alle bestehenden Ablagen zum Einfügen zusätzlicher
Objekte.
Öffnet die Profilansicht des selektierten Objekts zur Bearbeitung im
Objektmanager.
Kopiert das selektierte Objekt in die Zwischenablage.
Fügt den Inhalt der Zwischenablage ein.
Entfernt selektierte Objekte aus der Bereitstellungsübersicht. Diese Aktion
ist nur für Objekte möglich, die mit dem Befehl Objekte einfügen neu
hinzugefügt und noch nicht bereitgestellt oder übertragen wurden.
Selektiert alle Objekte in der Bereitstellungsübersicht.
De-selektiert alle Objekte in der Bereitstellungsübersicht.
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Bereitstellungsübersicht-Tabelle festlegen können.
Schaltet die gruppierte Tabellendarstellung ein bzw. aus.
Wenn Sie den Kontextmenü-Befehl In allen Börsen bereitstellen wählen, werden bei allen in der
Bereitstellungsübersicht selektierten Objekten die entsprechenden Kontrollkästchen in den Börsenspalten
markiert. Außerdem wird die Ansicht der Börsenspalten-Felder aktualisiert und zeigt den momentanen
Export-Status der Objekte durch farblich unterlegte Felder an.
Nachdem Sie mit dem Kontextmenü-Befehl Aus der Ablage einfügen Objekte zur Bereitstellungsübersicht
hinzugefügt haben, müssen Sie Ansicht evtl. aktualisieren, um die neuen Objektzeilen anzuzeigen. Da neue
Objekte am Ende der Tabelle eingefügt werden, ist es meist erforderlich, die Tabelle neu zu sortieren oder
zu durchblättern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 330 von 351

In der Symbolleiste des Börsenmanagers sind folgende zusätzliche Befehls-Schaltflächen verfügbar:
Schaltfläche
Objekte hinzufügen
Speichern
Abbrechen
Börsenexport
Beschreibung
Öffnet ein Dialogfeld zum Erstellen und Benennen einer neuen Ablage.
Speichert den aktuellen Inhalt und Status aller Einstellungen der
Börsenmanager-Tabellen.
Wenn noch kein Exportvorgang ausgeführt wurde, stellt der Befehl den
Zustand nach dem letzten Speichern bzw. beim Öffnen des
Börsenmanagers wieder her.
Dieser Befehl startet den Exportvorgang. Falls ein oder mehrere Objekte
fehlerhafte Konfigurationen haben, wird ein Warnhinweis angezeigt und
der Export kann abgebrochen werden. Vor der weiteren Auführung wird
noch das Fenster "Aktuelle Einstellungen zum Export" eingeblendet.
Druck Druckt den Tabelleninhalt der Bereitstellungsübersicht auf dem
konfiguierten Drucker bzw. in eine PDF-Datei.
Zum Starten der Übertragung klicken Sie in der Symbolleiste auf Börsenexport. Vor Ausführung der Aktion
wird das Fenster "Aktuelle Einstellungen zum Export" eingeblendet, in dem Sie verschiedene Optionen für
den aktuellen und künftige Exportvorgänge festlegen können. Details zu den Optionen in diesem Fenster
finden Sie in der Beschreibung der Registerkarte Internetübertragung.
Abb. 9.6-4: Das Fenster Aktuelle Einstellungen zum Export.
Klicken Sie immer in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie im Börsenmanager Einstellungen
geändert oder einen Börsenexport durchgeführt haben.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 331 von 351

9.3.3 Internethistorie
Dank dieser Übersicht sehen Sie
auf einen Blick, welche Objekte
wann an welche Börsen übertragen
wurden. Die angezeigte Liste
können Sie per Listendefinition im
Kontextmenü nach Ihren eigenen
Vorstellungen gestalten. Über das
Kontextmenü ist außerdem der
Sprung zum entsprechenden
Objekt und der jeweiligen
Börsenkonfiguration möglich.
Die Auswahl Exporte anzeigen von
in der rechten oberen Ecke
ermöglicht eine Eingrenzung des
Zeitraums, in dem die Exporte
stattfanden. Natürlich können Sie auch wie gewohnt die Anzeige nach sämtlichen enthaltenen Feldtypen
gruppieren lassen.
9.4 Import
9.4.1 Objektanfragen-Import
Mit dieser Funktion werden die E-Mail-Anfragen zu Objekten importiert, die Sie auf Internetbörsen angeboten
haben. Zum Aufrufen der Funktion wählen Sie in der Navigationsleiste des Moduls "Tools" den Befehl Import
> Objektanfragenimport, nachdem Sie geprüft haben, ob Microsoft Outlook aktiv ist.
Abb. 9.8-1: Die Registerkarte Objektanfragenimport nach dem Einlesen von E-Mail-Anfragen.
Mit dem Objektanfragen-Import werden die Daten aus den Börsen-Kontaktformularen importiert. Die
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 332 von 351

Verwendung dieser Funktion erfordert deshalb spezifische Voreinstellungen für jede Börsenkonfiguration im
Systemmodul.
Wechseln Sie zunächst zum Systemmodul und wählen Sie den Befehl Internet > Börsen. Selektieren Sie in
der Liste Internetbörsen nacheinander jede Börsenkonfiguration und prüfen Sie, ob in den Feldern Anfragen
E-Mail und Anfragen-CC bereits die notwendigen E-Mail-Adressen für den Empfang von Objektanfragen
eingetragen sind. Ist dies nicht der Fall, holen Sie es jetzt nach. Welche Eingaben in diesen Feldern
erforderlich sind, erfahren Sie von der jeweiligen Immobilienbörse. Unter Anfragen E-Mail tragen Sie die von
der Börse mitgeteilte E-Mail-Adresse ein. In das Feld Anfragen-CC muss bei Anfragen von "Immowelt.de"
die E-Mail-Adresse objektanfragen@immowelt.de eingetragen werden.
Speichern Sie Ihre Einstellungen, schließen Sie das Systemmodul und öffnen Sie im Modul "Tools" die
Registerkarte Objektanfragenimport.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 333 von 351

Klicken Sie in der Symbolleiste auf Optionen, um das Fenster "Optionen" anzuzeigen. In diesem Fenster
stehen folgende Elemente und Optionen zur Auswahl:
Element/Option
Beschreibung
Börseneinstellungen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einlesen vor jeder Börse, die nach E-
Mail-Anfragen ausgewertet werden soll.
Letzte Erstellungsoptionen
für Aktivität und Aufgabe
speichern
Letzte Adresseigenschaft
speichern
Beim Modulstart nach neuen
E-Mail-Anfragen suchen
Dublettenprüfung beim
Einlesen durchführen
Posteingangsordner
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Einstellungen für Aktivität,
Aufgabe, Anforderungen und Kriterien benutzerbezogen gespeichert und
beim nächsten Import verwendet.
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Einstellungen für Aktivität,
Aufgabe, Anforderungen und Kriterien benutzerbezogen gespeichert und
beim nächsten Import verwendet.
Aktivieren Sie diese Option, damit beim Aufruf der Funktion
"Objektanfragenimport" automatisch in den eingestellten Posteingangsordnern
nach neuen Objektanfragen gesucht wird.
Um den mehrfachen Import einzelner Anfragen zu verhindern, können Sie
die automatische Filterung identischer Importdaten aktivieren.
Hier legen Sie einen oder mehrere Posteingangsordner von MS Outlook
fest, wo nach Objektanfragen gesucht werden soll: Klicken Sie auf das
grüne Plus-Symbol und wählen Sie im eingeblendeten Dialogfeld die
gewünschten aktiven Postfächer aus. Um einen gewählten Ordner wieder
zu entfernen, selektieren Sie das Element in der Liste
Posteingangsordner und klicken auf das rote Kreuz-Symbol.
Bei jedem Einlesen von Objektanfragen wird die Einspielzeit aktualisiert. Wenn Sie diese Zeitangabe für ein
Postfach manuell ändern möchten, führen Sie in der Liste Posteingangsordner einen Rechtsklick auf dem
Ordnernamen aus und wählen den Kontextmenübefehl Letzte Einspielzeit manuell setzen. Im daraufhin
angezeigten Dialogfeld können Sie die gewünschte Zeit individuell einstellen.
Nachdem Sie alle Voreinstellungen festgelegt und das Fenster "Optionen" geschlossen haben, können Sie
in der Symbolleiste auf Einlesen klicken, um Ihre Posteingangsordner manuell zu prüfen und neue Anfragen
zu importieren. Falls vorhanden, werden die neuen E-Mail-Anfragen und die zugehörigen Objektinformationen
in der tabellarische Liste auf dieser Registerkarte angezeigt. Wenn Sie eine Anfrage selektieren, erscheinen
die Details unterhalb der Liste in einer Voransicht.
Beim Einlesen von E-Mail-Anfragen wird automatisch eine Duplikatprüfung durchgeführt und ggf. angezeigt,
wenn eine Absender-Adresse bereits in der Datenbank vorhanden ist.
Im Fenster "Dublettencheck" lässt sich für jedes potenzielle Duplikat festlegen, ob eine weitere Aktivität
oder Anforderung zu der bereits vorhandenen Adresse erzeugt oder eine neue Adresse angelegt werden soll.
Nachdem alle Anfragen eingelesen und die Adressen abgeglichen wurden, stehen sie mit verschiedenen
Optionen zur Übernahme bereit. Dazu markieren Sie einzelne Adressen in der Liste der eingelesenen
Anfragen, öffnen das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Übernehmen und wählen einen der
enthaltenen Befehle:
Daten übernehmen (Die Adresse wird mit den gewählten Optionen gespeichert.)
Daten übernehmen mit Angebot (Die Adresse wird mit den gewählten Optionen gespeichert und die
Angebotserstellung für das angefragte Objekt gestartet.)
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Daten übernehmen mit Sprung zur Adresse (Die Adresse wird mit den gewählten Optionen gespeichert
und im Adressmanager angezeigt.)
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9.4.2 Adressimport
Diese estateOffice-Funktion bietet eine universelle Schnittstelle für den Massenimport von Adressdaten.
Zusätzlich zum Import von Kontakten aus MS Outlook steht Ihnen damit eine Funktion zur Verfügung, mit
der Sie Adressdaten übernehmen können, die in Microsoft Access, Excel oder diversen Textformaten
vorliegen. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Moduls "Tools" den Befehl Import > Adressimport.
Abb. 9.9-1: Die Registerkarte Adressimport beim Starten eines vereinfachten Adressimports.
Auf der angezeigten Registerkarte stehen zwei Verfahren zur Auswahl: vereinfachter und detaillierter
Adressimport. Beim vereinfachten Import speichern Sie zunächst eine Excel-Vorlage, die Sie anschließend
manuell bzw. per "Kopieren & Einfügen" mit Adressdaten befüllen und dann re-importieren. Demgegenüber
bietet der detaillierte Adressimport die Möglichkeit, vorhandene Dateien verschiedener Quellformate zu
importieren und aufzubereiten, indem Sie z. B. die Zuordnung zwischen jedem Datenquellen- und
estateOffice-Adressfeld separat festlegen. Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie einen
vereinfachten oder detaillierten Adressimport durchführen.
Vereinfachter Adressimport
Nachdem Sie den Befehl Adressimport in der Navigationsleiste des Moduls "Tools" gewählt haben, ist
zunächst das Subregister Format im Vordergrund geöffnet. Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche
Vereinfacht und klicken Sie auf Vorlage ausgeben.
Tragen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld "Speichern unter" einen Namen für die Vorlage ein, wählen
Sie den Speicherort und klicken Sie auf Speichern.
Jetzt wird die neue Vorlage automatisch in Microsoft Excel geöffnet. Die Spalten in der ersten Zeile des
Arbeitsblatts enthalten die Namen sämtlicher verfügbaren estateOffice-Adressfelder. Jede weitere Zeile stellt
einen (zu befüllenden) Adressdatensatz dar.
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Abb. 9.9-2: Die automatisch erzeugte Importvorlage vor und nach der Anpassung in Excel.
Grundsätzlich gibt es zwei Methoden, die Vorlage zu befüllen. Mit der ersten Methode setzen Sie die
Feldinhalte aus Ihrer Datenquelle einzeln in die Importvorlage ein. Dazu kopieren Sie den Inhalt einzelner
Felder oder ganzer Spalten Ihrer Datenquelle in die Zwischenablage und fügen ihn in den passenden Feldern
und Spalten der Importvorlage ein.
Mit der zweite Methode passen Sie die Felderliste der Importvorlage an die Struktur der Adressdatensätze
Ihrer Datenquelle an. Dann können Sie vollständige Adresszeilen oder ganze Blöcke von Adresszeilen über
die Zwischenablage einfügen. (Dies erfordert, dass jede Adresse in der Datenquelle aus einer Zeile mit TABgetrennten
Feldern besteht. Bei Word- und Excel-Tabellen ist dies automatisch der Fall, außerdem bieten
viele Programme Exportmöglichkeiten, mit denen TAB-getrennte Zeilen erzeugt werden können.)
Möchten Sie die zweite Methode verwenden, dann speichern Sie Ihre Datenquelle zunächst in einem TABgetrennten
Format und setzen den Vorgang folgendermaßen fort: Wenn eine Adresszeile in Ihrer
Datenquelle z. B. aus den Feldern "Vorname", "Nachname", "Straße", "PLZ", "Ort", "Telefon", "Fax", "E-
Mail" und "Webadresse" besteht, löschen Sie alle nicht benötigten Spalten aus der Importvorlage und
ordnen die zu verwendenden Spalten exakt wie in der Datenquelle an. Berücksichtigen Sie dabei, dass bei
estateOffice-Adressfeldern zwischen Privat- und Firmenadressen unterschieden wird.
Nachdem Sie die Struktur der Importvorlage angepasst haben, aktivieren Sie das Fenster Ihrer Datenquelle.
Selektieren eine oder mehrere Adresszeilen und kopieren Sie sie in die Zwischenablage. Dann wechseln Sie
zur Importvorlage und platzieren den Cursor in der ersten Spalte der zweiten Zeile (unterhalb der Feldtitel).
Wählen Sie nun den Menübefehl Einfügen, damit alle aus Ihrer Datenquelle kopierten Adressen in der
richtigen Anordnung in die Importvorlage eingesetzt werden.
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Abb. 9.9-3: Datenquelle mit Importadressen (oben) und Vorlage (unten) mit eingefügten Adressen.
Für einen erfolgreichen Import müssen die Datensätze alle definierten Pflichtfelder enthalten. Die
Importvorlage sollte standardmäßig mindestens folgende, mit Daten befüllte Felder umfassen:
Privatadressen
Person.Vorname
Person.Nachname
Person.Straße
Person.PLZ
Person.Ort
Firmenadressen
Firma.Firmenname
Firma.Name
Firma.Straße
Firma.PLZ
Firma.Ort
Nachdem Sie die Importvorlage mit einer der beschriebenen Methoden befüllt haben, wählen Sie den Excel-
Menübefehl Speichern. Bestätigen Sie die nun angezeigte Meldung, dass die Originaldatei schreibgeschützt
ist, und geben Sie im anschließend eingeblendeten Dialogfeld "Speichern unter" einen neuen Namen für das
Arbeitsblatt ein. Lassen Sie den vorgegebenen Speicherpfad und das Dateiformat unverändert und klicken
Sie auf Speichern.
Schließen Sie Excel und kehren Sie zu estateOffice zurück, um die befüllte Importvorlage dort zu öffnen.
Aktivieren Sie in estateOffice das nächste Subregister, Datei, indem Sie auf den Subregister-Reiter oder in
der Symbolleiste auf Weiter klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Dokumentpfad-Feld und wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die zu
importierende Datei. Wenn die Datei erfolgreich geöffnet werden kann, wird auf der Registerkarte ein
Listenfeld mit dem Namen der Importtabelle angezeigt.
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Abb. 9.9-4: Das Subregister Datei nach dem Befüllen und Laden der Vorlage.
Beim vereinfachten Adressimport können Sie die folgenden Subregister (Vorschau, Spalte teilen,
Feldzuordnung, Feldeinstellungen) jeweils mit einem Klick auf Weiter durchlaufen, ohne zusätzliche Schritte
ausführen zu müssen. Möchten Sie jedoch weitere Anpassungen vornehmen, lesen Sie Beschreibung
dieser Subregister für den detaillierten Adressimport.
Sobald Sie das Subregister Fertigstellen öffnen, wird eine Tabelle der erzeugten Feldzuordnungen
angezeigt. Überprüfen Sie diese Tabelle. Bei ungenügenden Zuordnungen können Sie durch Klicken auf
Zurück zum Subregister Feldzuordnung blättern und nachträglich Ergänzungen vornehmen.
Ansonsten sichern Sie Ihre Importeinstellungen für spätere Wiederverwendung, indem Sie in der
Symbolleiste auf Einstellungen speichern klicken, und starten den Import durch Klicken auf Fertigstellen. Es
wird eine Bestätigungsmeldung ausgegeben, wenn der Adressimport erfolgreich ausgeführt werden kann,
andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Zum Fortfahren klicken Sie auf Weiter und öffnen damit das Subregister Fehlerinfo, das eine Berichttabelle
aller vollständig, teilweise oder nicht eingespielten Datensätzen anzeigt.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 339 von 351

Abb. 9.9-5: Der Bericht zum Adressimport nach Durchführung des Importvorgangs.
Jetzt haben Sie noch Gelegenheit, die importierten Adressen wieder aus der estateOffice-Datenbank zu
entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche Rückgängig klicken.
Wenn Sie den Bericht als HTML-Report speichern möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Report erzeugen.
Bevor Sie die neuen Adressen weiter verarbeiten, sollten Sie mit dem Befehl Gesamt-
Dublettencheck prüfen, ob Ihre estateOffice-Datenbank nach dem Import eventuell Adressduplikate enthält.
Detaillierter Adressimport
Mit dem detaillierten Import können Sie Microsoft Access-Tabellen, Exel-Tabellen und Dateien der
verschiedensten Textformate einlesen und mit einer Vielzahl von Optionen aufbereiten. Die folgenden
Abschnitte beschreiben die einzelnen Schritte des Imports und die dabei verfügbaren Optionen.
Nachdem Sie den Befehl Import > Adressimport in der Navigationsleiste des Moduls "Tools" gewählt haben,
ist zunächst das Subregister Format im Vordergrund geöffnet.
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Format auswählen
Aktivieren Sie auf dem Subregister Format die Optionsschaltfläche Detailliert und geben Sie das Format der
Datenquelle durch Auswahl einer der Optionsschaltflächen Microsoft Access, Microsoft Excel oder
Textdateien an.
Abb. 9.9-6: Erste Schritte eines detaillierten Adressimports auf dem Subregister Format.
Klicken Sie in anschließend der Symbolleiste auf Weiter, um das Subregister Datei anzuzeigen.
Datei auswählen
Klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Dokumentpfad-Feld und wählen Sie im Dialogfeld "Öffnen" die zu
importierende Datei aus.
Abb. 9.9-7: Subregister Datei des detaillierten Adressimports mit Dialogfeld Öffnen.
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Wenn Sie eine Excel- oder Access-Datei öffnen, wird auf der Registerkarte anschließend eine Auswahlliste
aller in der Importdatei enthaltener Tabellen angezeigt. Selektieren Sie in diesem Fall den Namen einer
Tabelle. Handelt es sich bei der Importdatei um ein Textformat, ist keine weitere Auswahl möglich.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Weiter, um das Subregister Vorschau zu öffnen.
Vorschau
Auf dieser Subregisterkarte wird der Importdatei-Inhalt als Tabelle oder Liste angezeigt.
Abb. 9.9-8: Subregister Vorschau mit der Voransicht des Importdatei-Inhalts.
Bei Access- oder Excel-Tabellen und bei Textdateien im CSV-Format sind die Elemente der
Adressdatensätze bereits in Spalten bzw. Felder unterteilt. Öffnen Sie dagegen eine Komma-, TAB-, oder
Leerzeichen-getrennte Textdatei, wird jede Adresse als fortlaufende Zeile dargestellt. In diesem Fall müssen
Sie das Spaltentrennzeichen explizit angeben, indem Sie die entsprechende Schaltfläche im Abschnitt
Optionen aktivieren oder dort ein Trennzeichen eingeben.
Sie können den aktuellen Inhalt einer Spalte im weiteren Verlauf des Imports auch noch auf mehrere
estateOffice-Felder verteilen oder zwei Spalten zu einem estateOffice-Feld zusammenfassen.
Überprüfen Sie zunächst, ob die richtigen Daten ausgewählt wurden und klicken Sie auf Weiter, um das
nächste Subregister Spalte teilen zu öffnen.
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Spalte teilen
Mit den Optionen dieses Subregisters können Sie den Inhalt einzelner Spalten/Felder der Importdatei auf
mehrere estateOffice-Felder aufteilen. Damit eine Spalte geteilt werden kann, muss sie jedoch mindestens
ein mögliches Trennzeichen enthalten. Sollten Sie die Optionen auf dieser Registerkarte nicht benötigen,
können Sie direkt auf Weiter klicken und das nächste Subregister öffnen.
Abb. 9.9-9: Aufteilung eines Felds der Datenquelle in mehrere estateOffice-Felder.
Andernfalls wählen Sie in der Dropdown-Liste Zu teilende Spalte einen Spaltennamen aus. Daraufhin wird im
Listenfeld Inhalt der Importspalte der Inhalt der zu teilenden Spalte angezeigt. Tragen Sie im Feld Anzahl der
neuen Spalten ein, in wie viele Felder Sie die Spalte aufteilen wollen, und wählen Sie in der Dropdown-Liste
Trennzeichen ein Zeichen, das als Spaltentrennzeichen interpretiert werden soll. Geben Sie in der Liste
Spaltenbezeichnungen die Namen für die neuen Felder/Spalten ein und überprüfen Sie in der Liste
Voransicht der Spalteninhalte die Aufteilung der Spalte. Ist die Darstellung wie vorgesehen, klicken Sie im
rechten Abschnitt des Subregisters auf die Schaltfläche Hinzufügen. Dadurch wird der Name der aufgeteilten
Importspalte in das Listenfeld Bearbeitete Spalten übernommen.
Wiederholen Sie die beschriebenen Schritte, wenn Sie weitere Spalten der Datenquelle aufteilen möchten.
Ansonsten setzen Sie den Importvorgang fort, indem Sie auf Weiter klicken und damit das nächste
Subregister öffnen.
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Feldzuordnung
Auf dem Subregister Feldzuordnung legen Sie die Zuordnung zwischen Importspalten und Spalten bzw.
Feldern von estateOffice fest.
Abb. 9.9-10: Zuordnung zwischen estateOffice-/Importdatei-Feldern.
Suchen Sie in der tabellarischen Liste und unter estateOffice-Feld das erste Adressfeld von estateOffice,
dem Sie eine Importspalte (oder eine durch Teilung neu erzeugte Spalte) zuordnen wollen. Wählen Sie die
Zeile aus und klicken dort auf das Feld unter dem Titel Importfeld1. Daraufhin wird eine Dropdown-Liste
eingeblendet. Wählen Sie hier die Spalte der Importdatei, die zugeordnet werden soll. Wiederholen Sie den
Vorgang für alle weiteren estateOffice-Felder, denen Importspalten zugeordnet werden sollen.
Zusätzlich können Sie den Inhalt von zwei Spalten der Importdatei in einem estateOffice-Feld
zusammenfassen. Hierfür wählen Sie in der Liste die Zeile mit dem estateOffice-Feld aus. Klicken Sie in
dieser Zeile auf das Feld unter dem Titel Importfeld1 und wählen Sie in der eingeblendeten Dropdown-Liste
die erste Importspalte,. Klicken Sie in der gleichen Zeile unter dem Titel Importfeld2 und wählen Sie in der
Dropdown-Liste die zweite Importspalte für das estateOffice-Feld.
In der Spalte Pflichteingabe können Sie festlegen, ob ein Feld als Pflichtfeld für den neuen Adressdatensatz
bewertet werden soll. Klicken Sie auf den entsprechenden Spalteneintrag und wählen Sie im Dropdown-Feld
die gewünschte Option. Klicken Sie zum Abschluss in der Symbolleiste auf Weiter, um das nächste
Subregister, Feldeinstellungen, anzuzeigen.
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Feldeinstellungen
Auf diesem Subregister können Sie den Importadressen zusätzliche Stammdatenfelder von estateOffice
hinzuzufügen und mit festen Werten befüllen. Diese Option ist nützlich, wenn die Importadressen bestimmte
Stammdatenmerkmale haben (z. B. Adresstyp), die in der Datenquelle nicht explizit definiert sind.
Abb. 9.9-11: Subregister Feldeinstellungen beim Einfügen eines Stammdatenfelds mit fester Zuordnung.
Sollten Sie diese Optionen nicht benötigen, können Sie direkt zum Subregister Fertigstellen wechseln,
indem Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken.
Andernfalls öffnen Sie auf dem Subregister Feldeinstellungen die Dropdown-Liste Stammdatenfeld
estateOffice, wählen dort ein zu ergänzendes Feld aus und setzen den Vorgang wie folgt fort:
Stammdatenfeld mit fester Zuordnung ergänzen
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Feste Zuordnung, wenn alle Importadressen im gewählten
estateOffice-Stammdatenfeld denselben Wert erhalten sollen. Selektieren Sie in der nun eingeblendeten
Dropdown-Liste Fester Wert den Eintrag für das Stammdatenfeld und klicken Sie auf die Subregister-
Schaltfläche Hinzufügen.
Daraufhin wird das neu ergänzte Datenfeld im Listenfeld Zugeordnete Stammdaten aufgeführt.
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Stammdatenfeld mit detaillierter Zuordnung ergänzen
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Detaillierte Zuordnung, wenn die verschiedenen Importadressen im
gewählten estateOffice-Stammdatenfeld unterschiedliche Werte erhalten sollen. Selektieren Sie in der nun
eingeblendeten Dropdown-Liste Importdatenfeld das Feld der Importadresse, das als
Differenzierungsmerkmal für den jeweiligen Wert des Stammdatenfelds verwendet werden soll.
Abb. 9.9-12: Anzeige der Optionen zur detaillierten Zuordnung auf dem Subregister Feldeinstellungen.
Daraufhin wird eine tabellarische Liste mit den Spalten Wert und estateOffice-Wert angezeigt. Klicken Sie in
jeder Listenzeile auf die Spalte estateOffice-Wert und wählen Sie in der eingeblendeten Dropdown-Liste den
festen Wert, der im hinzugefügten Stammdatenfeld für diese Adresse eingetragen werden soll. Klicken Sie
auf die Subregister-Schaltfläche Hinzufügen. Daraufhin wird das neu ergänzte Datenfeld im Listenfeld
Zugeordnete Stammdaten aufgeführt.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Weiter, um das Subregister Fertigstellen zu öffnen und den
Importvorgang durchzuführen.
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Adressimport fertigstellen
Auf der Subregisterkarte Fertigstellen wird eine tabellarische Liste aller erzeugten Feldzuordnungen
angezeigt und der Importvorgang durchgeführt.
Abb. 9.9-13: Meldung nach Durchführen des Importvorgangs auf dem Subregister Fertigstellen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Fertigstellen. Es wird eine Bestätigungsmeldung ausgegeben, wenn der
Vorgang erfolgreich ausgeführt werden kann, andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Überprüfen Sie, ob alle Zuordnungen wie geplant ausgeführt wurden und sichern Sie Ihre Importeinstellungen
für spätere Wiederverwendung, indem Sie in der Symbolleiste Einstellungen speichern anklicken.
Klicken Sie anschließend auf Weiter, um das Subregister Fehlerinfos zu öffnen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 347 von 351

Bericht zum Adressimport auswerten
Auf der Subregisterkarte Fehlerinfos wird nach Durchführung des Importvorgangs ein Berichttabelle über die
vollständig, teilweise oder nicht eingespielten Datensätze angezeigt.
Abb. 9.9-14: Der Bericht zum Adressimport nach Durchführung des Importvorgangs.
Wenn Sie den Bericht als HTML-Report speichern möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Report erzeugen.
Auf der Subregisterkarte Fehlerinfos wird nach Durchführung des Importvorgangs ein Berichttabelle über die
vollständig, teilweise oder nicht eingespielten Datensätze angezeigt.
An dieser Stelle haben Sie noch die Möglichkeit, alle importierten Adressen wieder aus der estateOffice-
Datenbank zu entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche Rückgängig klicken.
Sobald Sie zum Abschluss des Adressimports auf der Registerkarte oder in der Symbolleiste auf Fertig
klicken, werden die Adressen in Ihre estateOffice-Datenbank eingetragen.
Bevor Sie die neuen Adressen weiter verarbeiten, sollten Sie mit dem Befehl Gesamt-
Dublettencheck prüfen, ob Ihre estateOffice-Datenbank nach dem Import eventuell Adressduplikate enthält.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 348 von 351

Anhang
10.1 Tastenkombinationen
In der folgenden Tabelle sind estateOffice-Tastenkombinationen und -Funktionstasten aufgeführt, die
zusätzlich zur Bedienung mit dem Mauszeiger anwendungsweit für die Navigation auf dem Bildschirm und
zur Ausführung von Befehlen verwendet werden können. Weitere spezielle Tastenkombinationen, die nur in
bestimmten Modulen oder Modulansichten anwendbar sind, werden in den jeweiligen
Funktionsbeschreibungen erwähnt.
Taste
[Strg] + [Umschalt] + [A]
[Strg] + [Umschalt] + [O]
[Strg] + [T]
[Strg] + [Umschalt] + [P]
[Strg] + [Umschalt] + [Q]
[Strg] + [Umschalt] + [F]
[Strg] + [Umschalt] + [L]
[Strg] + [Umschalt] +
[Enter]
[F1]
[Alt] + [F2]
[Alt] + [D]
[Alt] + [B]
[Alt] + [A]
[Alt] + [E]
[Alt] + [H]
Strg] + [W]
[Strg] + [Tab]
[Strg] + [Umschalt] +
[Tab]
[Tab]
Aktion
Neuer Adressen Tab
Neuer Objekt Tab
Neuer Tab (gleiche Art wie der aktuelle)
Grid/Tabelle: Drucken
Grid/Tabelle: Cardview
Grid/Tabelle: Vollbildansicht
Lizenzen Registrierung
estateOffice Vollbildmodus
Öffnet die estateOffice Hilfe
Öffnet ein Browserfenster auf support.immowelt.de
Öffnet Datei in Menüleiste
Öffnet Bearbeiten in Menüleiste
Öffnet Ansicht in Menüleiste
Öffnet Extras in Menüleiste
Öffnet Hilfe in Menüleiste
Öffnet die Telefonwahl an den entsprechenden Stellen
Nächste Registerkarte aktivieren.
Vorherige Registerkarte aktivieren.
Zum nächsten Feld/Steuerelement springen.
[Umschalt] + [Tab] Zum vorherigen Feld/Steuerelement springen.
[Umschalt] + DoppelKlick Adresse oder Objekt auf neuer Registerkarte öffnen.
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