Ressort-Beschriebe der Schulpflege - Schule Hedingen

1. EinleitungIn der Geschäftsordnung der Schule Hedingen werden die Aufbau- und Ablauforganisationder Schule Hedingen beschrieben. Alle wiederkehrenden Aufgaben wurdenin Form von Prozessabläufen dargestellt. Das Zusammenwirken der Ressorts, Koordinationsstelle,der Schulen, der Schulverwaltung und des Hausdienstes wurde aufdiese Weise verbindlich geregelt.Die Geschäftsordnung wurde am 26. Juni 2012 von der Schulpflege genehmigt undauf Beginn des Schuljahres 2012/13 in Kraft gesetzt.Die Ressorts erledigen einerseits ihre Aufgaben, die ihnen gemäss Geschäftsordnungzugewiesen wurden, andererseits übernehmen sie stellvertretend für dieSchulpflege die Aufsicht über das Arbeitsgebiet, auf das ihr jeweiliger Name verweist.Sie beaufsichtigen die Tätigkeit der Koordinationsstelle und Schulen anhandvon persönlichen Kontakten und dem Studium von Akten. Die Mitglieder der Ressortshaben das Recht, sämtliche Akten einzusehen, die zu ihrem jeweiligen Arbeitsgebietgehören.Stellen die Ressorts Verbesserungsmöglichkeiten fest, informieren sie die zuständigenStellen und fordern diese auf, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten unddiese gegebenenfalls umzusetzen. Bei Bedarf wirken die Ressorts beratend oder unterstützendmit.Die Ressorts unterbreiten der Schulpflege Vorschläge für die Anpassung der bestehendenund den Erlass von neuen Reglementen und Richtlinien, die ihr jeweiligesArbeitsgebiet betreffen.Entscheide fällen die Ressorts aufgrund von Anträgen aus dem Schulbetrieb.Die Ressorts verfügen anstelle der Schulpflege und unter Einhaltung ihrer Kompetenzengemäss Geschäftsordnung über alle Kompetenzen, die sie zur Erfüllung ihrerAufgaben benötigen. Gegen eine Anordnung eines Ressorts kann innert 10 Tagennach Erhalt der Mitteilung eine Einsprache gemacht werden. Hierfür ist ein begründeterAntrag bei der Gesamtschulpflege einzureichen.Im vorliegenden Dokument sind die wichtigsten Aufgaben aller Ressorts zusammengestelltund soll der Übersichtlichkeit und Rollenfindung dienen.Schule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 3

• Schulpflegesitzungen leiten• Ausserordentliche Schulpflegesitzungen einberufen• Ordentliche Schulpflegesitzungen aufgrund mangelnder Traktanden absagen• Dringliche Geschäfte, die einen sofortigen Entscheid erfordern oder Geschäfte,die keinem Ressort zugewiesen werden können, behandeln undentscheiden• Präsidialbeschlüsse fällen• Gesamtschule Hedingen sowie die Schulpflege nach aussen vertreten• Verantwortlich für die Führung von Rechtsstreitigkeiten mit Aussenstellen2.5. Personelles• Hauptverantwortung bei der Rekrutierung und Anstellung neuer Schulleitungspersonen• Probezeit der neuen Schulleitenden auswerten, Probezeitgespräche führen• bei nicht bestandener Probezeit Kündigungen veranlassen• Als Beurteilungsverantwortlicher MAG und MAB der Schulleitenden durchführen• Zielvereinbarungen mit Schulleitenden treffen und dokumentieren• Umsetzung der Fördermassnahmen begleiten und überprüfen• Bezahlte und unbezahlte Urlaube für Schulleitende innerhalb der eigenenFinanzkompetenz bewilligen• Stellvertretungen für Schulleitende genehmigen• Gesuche über berufliche Weiterbildung von Schulleitenden beurteilen undinnerhalb der eigenen Finanzkompetenz entscheiden• Disziplinarmassnahmen gegenüber Schulleitenden beschliessen, fallsnotwendig Kündigung von Schulleitenden bei Schulpflege beantragen• Arbeits- und Zwischenzeugnisse der Schulleitenden in Zusammenarbeitmit der Schulverwaltungsleitung erarbeiten und unterzeichnen• In Zusammenarbeit mit der zuständigen Führungsperson Austrittsgesprächemit allen Mitarbeitenden in gekündigtem Arbeitsverhältnis führenSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 5

• Schulverwaltungsleitung in Zusammenarbeit mit dem Gemeindeschreiberund den Schulleitenden rekrutieren und anstellen• In Zusammenarbeit mit dem Gemeindeschreiber und den SchulleitendenProbezeit auswerten und Probezeitgespräch führen• bei nicht bestandener Probezeit Kündigung bei Gemeindeschreiber veranlassen• Im Konfliktfall in den Schulen Kosten für externe Unterstützung (Mediationoder ähnliches) bewilligen2.6. Finanzen• Kontoverantwortlich für die dem Ressort Präsidiales & Öffentlichkeit zugewiesenenKonti• Mitwirkung beim Budgetabgleich mit Ressort Finanzen und Finanzvorstandder Einheitsgemeinde• bei Bedarf Budget gemäss Rückmeldungen der RPK und des Gemeinderatesin Zusammenarbeit mit dem Ressort Finanzen bereinigen• Teilnahme an der jährlichen Koordinationssitzung zur Bereinigung des Finanz-und Investitionsplans2.7. Liegenschaften• Mitglied des Führungsgremiums im Bereich Liegenschaften(Abteilungsleiter Liegenschaftenverwaltung, Schulpräsident, Ressort Liegenschaften,Schulleitende, bei Bedarf Hauswarte)• Aktive Mitarbeit als Mitglied des Führungsgremiums Liegenschaften in folgendenBereichen:– Standortbestimmung– Unterhaltsplanung– Budget Bereich Infrastruktur– Schulraum-, Bau- und InvestitionsplanungSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 6

2.8. Öffentlichkeit• Anlaufstelle für Presse und Öffentlichkeit• Kommunikationskanäle und Kommunikationsmedien festlegen• Redaktionsteams bilden und beaufsichtigen• Artikel in Printmedien und amtlichen Mitteilungen gegenlesen• Artikel mit strategischer/politischer Bedeutung „gut zum Druck“ geben• Erscheinungsbild Homepage überwachen, bei Bedarf erneuern bzw. neufestlegen• Verantwortungsbereiche auf Homepage in Zusammenarbeit mit der Koordinationsstellefestlegen• Halbjährliche Kommunikationsplanung und Aktionsplan in Zusammenarbeitmit der Koordinationsstelle und dem Schulpflegemitglied des Redaktionsteamserarbeiten• Verantwortlich für Krisenkonzept• Öffentliche Auftritte in Krisensituationen durchführen• Öffentlicher Auftritt wiederkehrend beurteilen2.9. Diverses• Drittinstanzliche Mitwirkung bei Disziplinarmassnahmen gegenüber Schülern• Massnahmen gegenüber Erziehungsberechtigten bei Verletzung der Elternpflichtenin Zusammenarbeit mit der betroffenen Schulleitung beschliessen• Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben überwachen• Beziehungen zu anderen Behörden und Amtsstellen pflegenSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 7

3. Ressort Personal- & Schulentwicklung3.1. Zusammensetzung des Ressorts Personal- & Schulentwicklung• Das Ressort Personal- und Schulentwicklung setzt sich aus zwei Behördenmitgliedernzusammen.3.2. Ressortbeschlüsse und Ressortentscheide• Ressortentscheide werden von den beiden Mitgliedern gemeinsam gefällt.Kann keine Einigung erzielt werden, wird das Geschäft von der Gesamtschulpflegebehandelt und entschieden.• Alle Beschlüsse des Ressorts werden vom Ressortvorstand oder dem zuständigenMitarbeiter der Schulverwaltung schriftlich festgehalten und zurInformation in den Akten der darauffolgenden Schulpflegesitzung aufgelegtbzw. im Intranet publiziert.• Für die administrative Verarbeitung (Verschicken von Anordnungen undProtokollauszügen etc.) sowie für die Archivierung der Ressortprotokolleist der zuständige Mitarbeiter der Schulverwaltung zuständig.3.3. Qualitätssicherung & Qualitätsentwicklung• Sicherstellung, dass alle Personalprozesse der Geschäftsordnung, Kapitel4.2. bis 4.7. korrekt und in hoher Qualität umgesetzt werden. Bei BedarfQualitätsentwicklung anregen.• Reglemente und Richtlinien, welche die Prozesse Kapitel 4.2. und 4.7. derGeschäftsordnung betreffen, aktualisieren, weiterentwickeln oder neu verfassenals Vorschlag zuhanden der Gesamtschulpflege.Schule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 8

3.6. Förderung & BeurteilungRessortvorstand:• MAB-Teams in Zusammenarbeit mit den Schulleitenden bilden und Lehrpersonenden MAB-Teams zuteilen• MAB aller Lehr- und Fachpersonen genehmigen• Gesamtschulpflege über MAB-Ergebnisse informierenRessortvorstand:• Zuständig für das jährliche MAB der Bibliotheksleitung• Gesuche um berufliche Weiterbildungen, die die Finanzkompetenzen derSchulleitenden überschreiten, genehmigen3.7. Einsprachen• Alle Einsprachen der Mitarbeitenden und Erziehungsberechtigten in personellenBelangen (Geschäftsordnung Kapitel 4.2 bis 4.7.) behandeln(rechtliches Gehör gewähren) und Vorschlag zuhanden der Gesamtschulpflegeerarbeiten3.8. Schulentwicklung & Qualitätssicherung / QualitätsentwicklungOrdentliche Schulbesuche durch die Schulpflege:• - Beobachtungsschwerpunkte,- Formular zur Erfassung der Beobachtungen- Auswertungsverfahren der ordentlichen Schulbesuchein Zusammenarbeit mit den Schulleitenden als Vorschlag zuhanden derGesamtschulpflege erarbeiten• Schulen über die Beobachtungsschwerpunkte informieren• Fachspezifischer Austausch in den Schulen, dem Ressort und der GesamtschulpflegefördernEntwicklungsplanung:• Erarbeitung behördlicher Legislaturziele initiieren• Vorgaben für die Schulprogramme der Schulen• Evtl. Projektaufträge erteilen - Projektaufsicht wahrnehmenSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 10

4. Ressort Schülerbelange4.1. Zusammensetzung des Ressorts Schülerbelange• Das Ressort Schülerbelange setzt sich aus zwei Schulpflegemitgliedernzusammen.4.2. Ressortbeschlüsse und Ressortprotokolle• Ressortbeschlüsse werden von beiden Mitgliedern gemeinsam gefällt.Kann keine Einigung erzielt werden, wird das Geschäft von der Gesamtschulpflegebehandelt und entschieden.• Alle Beschlüsse des Ressorts werden vom Ressortvorstand oder dem zuständigenMitarbeiter der Schulverwaltung schriftlich festgehalten und zurInformation in den Akten der darauffolgenden Schulpflegesitzung aufgelegtbzw. im Intranet publiziert.• Für die administrative Verarbeitung (Verschicken von Anordnungen undProtokollauszügen etc.) sowie für die Archivierung der Ressortprotokolleist der zuständige Mitarbeiter der Schulverwaltung zuständig.4.3. Qualitätssicherung & Qualitätsentwicklung• Sicherstellung, dass alle Prozesse der Geschäftsordnung, Kapitel 4.8. bis4.14., Kapitel 4.15.1. bis 4.15.2. und Kapitel 4.16. korrekt und in hoherQualität umgesetzt werden. Bei Bedarf Qualitätsentwicklung anregen.• Reglemente und Richtlinien, welche die Prozesse der Geschäftsordnung,Kapitel 4.8. bis 4.14., Kapitel 4.15.1. bis 4.15.2. und Kapitel 4.16. betreffen,aktualisieren, weiterentwickeln oder neu verfassen als Vorschlag zuhandender Gesamtschulpflege.4.4. Ressortvorstand Schülerbelange• Planung, Organisation und Führung des Ressorts Schülerbelange• Ressortsitzungen organisieren und leiten• Zusammenarbeit innerhalb und ausserhalb des Ressorts sicherstellen• Ressorts Schülerbelange nach aussen vertreten• Ressortbezogene Themen aufgreifen, fachspezifischer Austausch im Ressortund der Gesamtschulpflege fördernSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 11

• Kontoverantwortlich für die dem Ressort Schülerbelange zugewiesenenKonti4.5. Schülerbelange• Sämtliche Schullaufbahnentscheide inkl. Übertritt in die Sekundarschuleals Vorschlag zuhanden der Gesamtschulpflege fällen, sofern keine Einigungzwischen Erziehungsberechtigten und der Klassenlehrperson erzieltwerden konnte (rechtliches Gehör gewähren)• Genehmigung von Therapien und Hausaufgabenhilfe, sofern diese ausserhalbder zur Verfügung stehenden Pensen der Schulischen Heilpädagogen,Therapeuten bzw. ausserhalb des Budgets für Therapien liegen• Aufnahme von Schülern aus anderen Wohngemeinde auf Antrag derSchulleitung genehmigen, Schulgeld/Tarife festlegen• Genehmigung von DaZ-Stunden (Deutsch als Zweitsprache), sofern dieseausserhalb der zur Verfügung stehenden Pensen der DaZ-Lehrpersonenliegen• Aufsicht der schulergänzenden Angebote, regelmässige Berichterstattungüber Qualität und Kosten dieser Angebote• Schülerdispensationsgesuche ab 2 Wochen bearbeiten und entscheiden• Versetzung eines Schülers in eine andere Gemeinde auf Antrag der Schulleitunggenehmigen• Frühzeitige Mitwirkung bei der Zuteilung von Schülern in externe Sonderschulenbzw. Einzelunterricht.• Geeignete Institutionen in Zusammenarbeit mit dem schulpsychologischenDienst suchen, Kostengutsprachen bei der Schulpflege erwirken• Entwicklung der externen Schüler wiederkehrend beurteilen, Reintegrationprüfen• In schwerwiegenden Fällen Disziplinarmassnahmen gegenüber Schülernin Zusammenarbeit mit der betroffenen Schulleitung beschliessen• Timeouts auf Antrag der Schulleitenden genehmigen, Schulpflege informieren• Prüfung und Visierung der Rechnungen von externen Sonderschulen• Gefährdungsmeldungen in Zusammenarbeit mit der betroffenen Schulleitungabsetzen• Notwendige Begleitmassnahmen für die Erziehungsberechtigten bei frühzeitigerEntlassung aus der Schulpflicht veranlassenSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 12

4.6. Einsprachen• Alle Einsprachen im Bereich Schülerbelange (Geschäftsordnung Kapitel4.8. bis 4.14. und 4.16.) behandeln (rechtliches Gehör gewähren) undVorschlag zuhanden der Gesamtschulpflege erarbeiten4.7. Diverses• Begleitung, Unterstützung und Aufsicht der institutionalisierten ElternmitwirkungSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 13

5. Ressort Finanzen5.1. Zusammensetzung des Ressorts Finanzen• Das Ressort Finanzen setzt sich aus einem Schulpflegemitglied zusammen.5.2. Ressortbeschlüsse und Ressortprotokolle• Ressortbeschlüsse werden vom Ressortvorstand oder dem zuständigenMitarbeiter der Schulverwaltung schriftlich festgehalten und zur Informationin den Akten der darauffolgenden Schulpflegesitzung aufgelegt bzw. imIntranet publiziert.• Für die administrative Verarbeitung (Verschicken von Anordnungen undProtokollauszügen etc.) sowie für die Archivierung der Ressortprotokolleist der zuständige Mitarbeiter der Schulverwaltung zuständig.5.3. Qualitätssicherung & Qualitätsentwicklung• Sicherstellung, dass alle Finanzprozesse der Geschäftsordnung, Kapitel4.17. korrekt und in hoher Qualität umgesetzt werden. Bei Bedarf Qualitätsentwicklunganregen.• Reglemente und Richtlinien, welche die Finanzprozesse der Geschäftsordnung,Kapitel 4.17. betreffen, aktualisieren, weiterentwickeln oder neu verfassenals Vorschlag zuhanden der Gesamtschulpflege.• Zusammenarbeit mit Finanzverwaltung prüfen, klären, weiterentwickeln5.4. Ressortvorstand Finanzen• Sicherstellung der Zusammenarbeit mit den übrigen Ressorts und anderenGremien• Vertretung des Ressorts Finanzen nach aussen• Kontoverantwortlich für die dem Ressort Finanzen zugewiesenen Konti• Beratung aller Gremien und Finanzverantwortlichen in finanziellen Belangen• Finanzpolitische Themen aufgreifen, fachspezifischer Austausch in denSchulen und der Schulpflege fördernSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 14

5.5. Finanzen• Liste mit allen Kontoverantwortlichen als Vorschlag zuhanden der Gesamtschulpflegeerarbeiten• Güter und Dienstleistungen im Budget bezeichnen, über deren Beschaffungdas Ressort bzw. die Schulpflege (unabhängig der Kontoverantwortung)entscheiden will.• Verantwortlich für gesamten Budgetierungsprozess inkl. Finanzplan undInvestitionsbudget• Aufsicht über die Finanzmittelverwendung• Mahnungen und Betreibungen auf Meldung der Finanzverwaltung veranlassenbzw. Abschreibungen vornehmen• Aufsicht über die anfallenden Vikariatskosten aufgrund der Vikariatsliste• Abrechnungen Sitzungsgeld der Schulleitenden und Lehrpersonen für dieTeilnahme an den ordentlichen Schulpflegesitzungen prüfen und Auszahlungveranlassen• Besoldung- und Entschädigungsabrechnungen der Schulpflegemitgliederprüfen und Zahlungen dreimal jährlich veranlassen• Bei Budgetüberschreitungen Korrekturmassnahmen auf Antrag der Kontoverantwortlichengenehmigen und vollziehen• Rechnungsabschlusses in Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltungerstellen, überprüfen• Budgetbegründungen erarbeiten• Rechnungsabschluss gegenüber Schulpflege und dem Souverän vertreten• Internes Kontrollsystem (IKS) in Zusammenarbeit mit der Schulverwaltungdurchführen• Sicherstellung, dass verwaltungsseitig alle Staatsbeiträge eingefordertwurdenSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 15

6. Ressort Liegenschaften6.1. Zusammensetzung des Ressorts Liegenschaften• Das Ressort Liegenschaften setzt sich aus einem Schulpflegemitglied zusammen.6.2. Ressortbeschlüsse und Ressortprotokolle• Ressortbeschlüsse werden vom Ressortvorstand oder dem zuständigenMitarbeiter der Schulverwaltung schriftlich festgehalten und zur Informationin den Akten der darauffolgenden Schulpflegesitzung aufgelegt bzw. imIntranet publiziert.• Für die administrative Verarbeitung (Verschicken von Anordnungen undProtokollauszügen etc.) sowie für die Archivierung der Ressortprotokolleist der zuständige Mitarbeiter der Schulverwaltung zuständig.6.3. Qualitätssicherung & Qualitätsentwicklung• Sicherstellung, dass alle Liegenschaftenprozesse gemäss Geschäftsordnung,Kapitel 4.18. korrekt und in hoher Qualität umgesetzt werden. BeiBedarf Qualitätsentwicklung anregen.• Reglemente und Richtlinien, welche die Liegenschaftenprozesse der Geschäftsordnung,Kapitel 4.18. betreffen, aktualisieren, weiterentwickelnoder neu verfassen als Vorschlag zuhanden der Gesamtschulpflege.6.4. Ressortvorstand Liegenschaften• Sicherstellung der Zusammenarbeit mit den übrigen Ressorts und anderenGremien• Vertretung des Ressorts Liegenschaften nach aussen• Kontoverantwortlich für die dem Ressort Liegenschaften zugewiesenenKonti• Beratung aller Mitarbeitenden und Gremien im Bereich Liegenschaftenund Infrastruktur• Schulische Interessen in den Bereichen Liegenschaften und Infrastrukturgegenüber der Einheitsgemeinde vertretenSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 16

• Themen im Bereich Liegenschaften und Infrastruktur aufgreifen, fachspezifischerAustausch in den Schulen und der Gesamtschulpflege fördern6.5. Liegenschaften und Infrastruktur• Mitglied des Führungsgremiums im Bereich Liegenschaften(Abteilungsleiter Liegenschaftenverwaltung, Schulpräsident, Ressort Liegenschaften,Schulleitende, bei Bedarf Hauswarte)• Aktive Mitarbeit als Mitglied des Führungsgremiums Liegenschaften in folgendenBereichen:– Standortbestimmung– Unterhaltsplanung– Budget Bereich Infrastruktur– Schulraum-, Bau- und Investitionsplanung• Anforderungsprofil der Hauswarte in Zusammenarbeit mit der Liegenschaftenverwaltungund den Schulleitenden festlegen• Behebung von Mängeln sowie Vertreten von Beanstandungen im Liegenschaftenbereichgegenüber der Liegenschaftenverwaltung und Einheitsgemeindein konfliktträchtigen Situationen• Sicherstellung und Beaufsichtigung der Betriebssicherheit in allen Schulliegenschaftenund Aussenanlagen der Schule Hedingen• Regelmässige Notfallübungen gemäss Notfallkonzept in Zusammenarbeitmit der Liegenschaftenverwaltung organisieren• Durchführung der Notfallübungen beaufsichtigen• Bedürfnisse für Bauvorhaben als aktives Mitglied des Führungsgremiumsabklären, aktive Teilnahme an Baukommissionssitzungen, Interessen derSchulen einbringen und vertreten• Bau für Schulbetrieb freigeben• Kurz-, mittel- und langfristiger Finanzbedarf im Bereich Liegenschaften inZusammenarbeit mit der Liegenschaftenverwaltung und der Schulleitungermitteln• Kurz-, mittel- und langfristiger Finanzbedarf im Bereich mobiler Infrastruktur(inkl. Informatik) in Zusammenarbeit mit der Koordinationsstelle ermitteln• Finanzplan und Investitionsbudget in Zusammenarbeit mit dem RessortFinanzen erstellen und fortschreiben• Veranlassen der Inventare mobiler und immobiler WerteSchule HedingenRessortbeschriebe, genehmigt am 26.06.2012Seite 17