Ticket-Systeme im Vergleich - ADACOR Hosting GmbH

29TeamkommunikationBesser informiert undorganisiert mitDaily Standup Meetings„Wie schaffen wir es, den notwendigen Informationsfluss innerhalb unserer Abteilungeffizient zu organisieren und die Arbeitsfähigkeit eines jeden einzelnen MitarbeitersTag für Tag sicherzustellen?“ Diese Frage stellten sich die Geschäftsführerder ADACOR angesichts der besonderen Anforderungen an den Informationsflussin einem derart agilen Umfeld wie der IT.ππDas Thema Kommunikation ist komplex, deshalb hat ADACORein ganzes Bündel von Maßnahmen entwickelt, um den Informationsflussinnerhalb des Unternehmens weiter zu systematisierenund kontinuierlich zu verbessern. „Ein Baustein, mit demwir die Teamkommunikation innerhalb der Softwareentwicklungoptimieren möchten, sind so genannte Daily Standup Meetings“,erklärt Andreas Bachmann, Chief Information Officer (CIO) beiADACOR. Die Beweggründe für die Einführung dieses neuen„Meeting-Formats“ liegen auf der Hand: ADACOR strebt eineeffizientere Kommunikation und mehr Transparenz innerhalbder Teamkommunikation an, um in Bezug auf die tägliche Priorisierungvon Aufgaben zukünftig flexibler reagieren zu können.Außerdem unterstützen diese Meetings ein verbessertes Task-Management und helfen dabei, die unstrukturierte und unorganisierteCross-Kommunikation innerhalb des Unternehmenseinzudämmen.Strukturierter Informationsfluss stattspontane Cross-Kommunikation„Wir haben nach einer Möglichkeit gesucht, die Kommunikationinnerhalb unserer Teams zu strukturieren und den täglichenInformationsbedarf unserer Softwareentwickler in denneu eingeführten Daily Standup Meetings zu bündeln“, erläutertAndreas Bachmann, Geschäftsführer bei ADACOR, die Gründe fürdie Implementierung dieses neuen Kommunikationsansatzes.„Wir haben mit diesem Tool einen Weg gefunden, unsere Kommunikationeffizienter zu gestalten. Denn wir haben festgestellt,dass die ständige Cross-Kommunikation, d. h. die unstrukturierteKommunikation über den gesamten Tag hinweg, Geschäftsführer,Teamleiter und die involvierten Mitarbeiter immer wiederaus ihrer Arbeitskonzentration heraus gerissen hat. Wenn es z. B.darum ging, spontan Informationen einzuholen, eine wichtigeFrage mit jemanden zu erörtern oder einem Kollegen bei derLösung eines Problems behilflich zu sein.Durch diese Störungen ging jeden Tag wertvolle Konzentrationder Mitarbeiter und auch Arbeitszeit verloren. Die Daily StandupMeetings helfen uns dabei, die Cross-Kommunikation einzudämmenund einen besseren Rahmen für konzentriertes Arbeitenzu schaffen.“Flexiblere Projekt-, Aufgaben- und Teamsteuerungdank Daily Standup MeetingsFür die Daily Standup Meetings hat ADACOR einen Stehtischangeschafft, an dem nun jeden Morgen der Teamleiter der Software-Entwicklungund die sieben Teammitglieder - sowie beiBedarf auch einer der Geschäftsführer - zusammenkommen.Reihum berichtet jeder Mitarbeiter von seiner Arbeit am Vortagund davon, an welchen Aufgaben er im Laufe dieses Tages arbeitenwill. Falls es die aktuelle Situation erfordert, werden anschließendAufgaben neu priorisiert und – falls notwendig – umverteilt.Die Projekt-, Aufgaben- und Teamsteuerung wird alsodeutlich flexibler. Und diese Flexibilität ist für ADACOR und ihreKunden wichtig. Die morgendlichen Meetings, die in der Regelnicht länger als 15 Minuten dauern, können außerdem genutztwerden, um den Teamleiter auf spezielle Problemstellungenaufmerksam zu machen. Diese können dann direkt im Anschlussan das Meeting besprochen und aus dem Weg geschafft werden.So werden bereits zu Beginn eines jeden Arbeitstages fürjeden Mitarbeiter die idealen Voraussetzungen geschaffen, seineAufgaben im Laufe des Tages möglichst unbehindert und ungestörterledigen zu können. „Die ersten Veränderungen durchdiese neue Form des täglichen Informationsaustausches warenbereits nach kurzer Zeit spürbar“, stellt Sebastian Krack, Teamleiterder Software-Entwicklung, zufrieden fest. „Die Ablenkungund Zerstreuung durch Cross-Kommunikation hat deutlichnachgelassen und die Produktivität der Mitarbeiter – inklusivermeiner eigenen - merkbar zugenommen.“